Manual de Procesos y Procedimientos

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

UNIDAD DE PLANIFICACIN Y SISTEMAS

FORMULARIO DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Disposicin de Bienes de Uso CODIGOS DEL PROCESO Y DE LA OPERACIN A LA QUE PERTENECE EL PROCEDIMIENTO OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Recuperar parcialmente la inversin, evitando gastos innecesarios de almacenamiento, custodia o salvaguarda y la acumulacin de bienes de uso Identificar los bienes del SENAPE que ya no sern de utilidad para sus operaciones Identificar a los servidores pblicos responsables de ejecutar los procesos de disposicin de los bienes institucionales Contar con informacin oportuna para programar la reposicin de los bienes sujetos a disposicin BREVE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Comprende el procedimiento de disposicin de los bienes institucionales, segn las modalidades establecidas en las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NB-SABS). INSUMOS DEL PROCEDIMIENTO Y SUS ESPECIFICACIONES Programacin de Operaciones Anual (POA) Reglamento Especfico del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (RE-SABS) Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (MPP-SABS) Requerimientos de reposicin de bienes Informes sobre el estado y uso de los bienes institucionales DETALLE DE REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS UTILIZADOS Detalle de bienes a disponer Solicitud de disposicin de bienes Informe de bienes en desuso Informe de verificacin fsica Informe legal
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Informe de conveniencia administrativa Informe de precios base Contrato de Perito Informe de recomendaciones de disposicin Contrato con Notario de Fe Pblica Publicacin de convocatoria Propuestas Liquidacin impositiva Contrato, emergente de la disposicin Solicitud de donacin de bienes Otra documentacin de respaldo PRODUCTOS Y/O RESULTADOS VERIFICABLES DEL PROCEDIMIENTO Informe de estado de bienes Conciliacin del inventario Informe de verificacin fsica con recomendaciones de disposicin Informe de conveniencia administrativa, validado Gravmenes identificados Disposicin realizada Acta de disposicin Contrato de disposicin formalizado Documentacin tcnica y legal, acumulada Informacin actualizada para la reposicin de bienes Recuperacin de ingresos por la disposicin de los bienes (alquiler o venta)

OPERATORIA
N
1

RESPONSABLE
Director Administrativo y Financiero Unidad Administrativa

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

Identificacin de bienes de uso a disponer o de desuso Realiza una consulta anual a todas las instancias organizaciones del SENAPE, para que se realicen el detalle de sus bienes a ser dispuestos, sujeto a cronograma Recibe el detalle de bienes a ser dispuestos A partir del inventario que realizan las instancias organizacionales, identifica los bienes a ser

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dispuestos Concilia informacin de los detalles provistos por las instancias organizacionales e informacin de archivo Verifica la existencia y ubicacin en el sistema computarizado de los bienes identificados por las instancias organizacionales y los funcionarios responsables de los mismos Si existen errores en el detalle, solicita a la instancia organizacional su correccin Recibe la Solicitud de Disposicin de las instancias organizacionales A Partir del detalle de bienes a ser dispuestos, se analiza la posibilidad de cumplimiento a la solicitud Si se puede cumplir con la solicitud, continua con el procedimiento Caso contrario se rechaza la solicitud y se emite un informe de justificacin de rechazo a la instancia organizacional solicitante , recomienda su devolucin/asignacin Verifica en el sistema computarizado si los bienes han cumplido su vida til. En caso de aquellos bienes que no han cumplido su vida til contina con el proceso Baja de Bienes de Uso, con determinacin de responsabilidad por el mal uso de bienes Coordina con la instancia organizacional el traslado de bienes a ser dispuestos a depsito, determinando fecha y hora para su realizacin, en caso que amerite Elabora el informe sobre el estado de los bienes Realiza el traslado de los bienes a ser dispuestos, a depsito Realiza la organizacin fsica de los bienes segn su caracterstica y estado Realiza la conciliacin del detalle proporcionado por instancias organizacionales y bienes ingresados a depsito. En caso que se requiera la ayuda de un tcnico especializado, coordina con la instancia pertinente la asignacin de un funcionario tcnico para la revisin tcnica de bienes a ser dispuestos En caso que se requiera la ayuda de un tcnico especializado, coordina con el funcionario tcnico la verificacin fsica de bienes a disponer en depsito En caso que se requiera la ayuda de un tcnico especializado, en coordinacin con el funcionario tcnico, identifica los bienes que se encuentren en desuso en las instancias organizacionales En caso que se requiera la ayuda de un tcnico especializado, elabora el Informe de Bienes en Desuso, especificando sus caractersticas tcnicas y estado En caso que se requiera la ayuda de un tcnico especializado, elabora el Informe de Verificacin Fsica de Bienes en Desuso, incorporando la identificacin de los estados de los bienes con sus correspondientes recomendaciones de disposicin En caso que exista inconsistencia en la documentacin se solicita a las instancias correspondientes la informacin faltante

Factibilidad legal y conveniencia administrativa 1 Director Administrativo y Financiero Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos) Solicita a la Direccin Jurdica la elaboracin del Informe Legal de los bienes a ser dispuestos, transfirindole la documentacin de respaldo Recibe el Informe Legal Consulta a la Unidad Financiera sobre la existencia de gravmenes pendientes Elabora el Informe de Conveniencia Administrativa, con base en la informacin contenida en el Informe de Verificacin Fsica de Bienes a Disponer, conteniendo las recomendaciones de bienes a desechar o disponer y la modalidad de disposicin de bienes en funcin al estado de los mismos Enva el Informe de Conveniencia Administrativa al Director Administrativo y Financiero Recibe el Informe de Conveniencia Administrativa

Director Administrativo y Financiero

Determinacin del Precio Base y la Modalidad de Disposicin

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Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos) Director Administrativo y Financiero Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos) Director Administrativo y Financiero

Solicita la contratacin de un Perito externo para la determinacin del Precio base de los bienes a disponer

Autoriza continuar con el proceso de contratacin del Perito

Recibe informe de Perito contratado, con todos los precios base determinados para la realizacin de la disposicin de los bienes identificados Convoca a Comit Tcnico conformado por: Un Representante del Director General Ejecutivo Un Representante de la Direccin Administrativa y Financiera Un Abogado de la Direccin Jurdica El Jefe de la Unidad Administrativa Organiza la carpeta de los bienes a disponer, con los Informes de Conveniencia Administrativa e Informe Legal, Informe de Inventariacin Fsica y precios base Enva la carpeta al Comit Tcnico Analiza y evala la carpeta de antecedentes, estableciendo las bases y puntos competentes y el tipo de modalidad a utilizar para la disposicin de los bienes identificados Elabora el Informe de Recomendaciones de Disposicin Enva el Informe de Recomendaciones de Disposicin al despacho del Director General Ejecutivo para su aprobacin y validacin Aprueba el Informe de Recomendaciones de Disposicin Continua con el proceso de disposicin (Disposicin Temporal, Disposicin Definitiva a Ttulo Oneroso y Disposicin Definitiva a Ttulo Gratuito) a) Disposicin Temporal

Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos) Comit Tcnico

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Director General Ejecutivo Comit Tcnico

Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos)

En funcin al Informe de Recomendaciones de Disposicin define los Trminos de Referencia y clusulas contractuales en caso de arrendamiento, debiendo contener: o Objeto o Obligaciones o Plazos o Garantas o Precio base o Condiciones de pago o Estado actual del bien o Condiciones de conservacin y salvaguarda En caso de prstamo de uso o comodato se deber definir las condiciones de uso especificando de el tiempo de prstamo, responsabilidades por su uso, etc. Enva al Director Administrativo y Financiero las condiciones de disposicin temporal para su convocatoria o elaboracin de contrato Coordina el proceso de convocatoria con las instancias involucradas Coordina la apertura y adjudicacin de propuestas, en caso de arrendamiento Solicita la contratacin de un Notario de Fe Pblica

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Coordina la suscripcin del contrato con el Director Administrativo y Financiero Coordina con el Notario de Fe Pblica y proponente adjudicado la realizacin de la entrega del bien En coordinacin con el Notario de Fe Pblica redacta el Contrato de Disposicin Temporal Enva copia del Contrato de Disposicin Temporal a los involucrados En caso de prstamo de uso, una vez finalizado el plazo (un ao) de disposicin, se encarga del proceso de devolucin del bien dispuesto por la institucin adjudicada En caso de prstamo de uso, redacta el Acta de Recepcin y formaliza con la firma de los involucrados Disposicin Definitiva a Ttulo Oneroso 1 Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos) En coordinacin con el Director Administrativo y Financiero decide el tipo de modalidad de remate a ser llevado a cabo, ya sea por remate o permuta Basndose en el Informe de Recomendaciones con los bienes identificados para disposicin definitiva, elabora el cronograma de realizacin de la disposicin definitiva, por puja abierta o concurso de propuestas Traslada los bienes a ser rematados o permutados al lugar de exposicin Contando con la aprobacin de la disposicin enva a las instancias pertinentes la solicitud de publicacin de la convocatoria de remate o permuta de bienes En caso de remate entrega las fichas tcnicas a los interesados y proponentes para conocimiento de los bienes a ser rematados o permutados al momento de la realizacin de la consultas o visita al lugar de la exposicin Solicita al Director Administrativo y Financiero la contratacin de un Notario de Fe Pblica En caso de remate por puja abierta, realiza el registro de los proponentes y acreditados, a travs de la verificacin del depsito de seriedad de propuestas presentadas En caso de remate por concurso de propuestas, realiza el registro de los proponentes y acreditarios, a travs de la verificacin del precio base de las propuestas presentadas En caso de remate, organiza la realizacin del remate En caso de remate, coordina con los involucrados e interesados la realizacin del remate En caso de permuta, en coordinacin con el Director Administrativo y Financiero, recibe y evala las ofertas de permuta emitidas de otras entidades pblicas En caso de permuta, elige la oferta ms conveniente en coordinacin con el Director Administrativo y Financiero En caso de permuta, comunica al proponente su adjudicacin y coordina la realizacin de la entrega y recepcin de los bienes En caso de remate por puja abierta, concluido el remate, elabora en coordinacin con el Notario de Fe Pblica, el Certificado de Adjudicacin

Director Administrativo y Financiero

Recibe de la Unidad Administrativa (Recursos Humanos) la nmina de los servidores pblicos retirados o dados de baja. Instruyo el recojo de los muebles de los exservidores pblicos

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Efecta la verificacin fsica de los bienes a recoger con los formularios correspondientes Si no existe conformidad con la devolucin ni con el formulario correspondiente: Establece los faltantes, comunicando a la Unidad Administrativa (Recursos Humanos) para su recuperacin o descuento del ltimo sueldo del exServidor Pblico Establece sobrantes, registra e incorpora al inventario individual del exServidor Pblico

Director Administrativo y Financiero Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos)

Recibe de la Unidad Administrativa (Recursos Humanos) la nmina de servidores pblicos transferidos a otras reas de trabajo del SENAPE. Instruye la transferencia de los bienes y actualizacin de los formularios correspondientes. Verifica los datos de los inventarios individuales con los bienes motivo de transferencia, estableciendo faltantes o sobrantes y los pasos consiguientes, como en el caso de las devoluciones de bienes Actualiza los formularios individuales correspondientes con los nuevos nombres de los servidores pblicos del SENAPE Entrega los bienes a los servidores pblicos transferidos con una copia del formulario individual correspondiente, como constancia Actualiza los registros del inventario general de bienes. Control de ingreso y salida de bienes a) Ingreso

Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos)

Efecta el control de ingreso de bienes a los ambientes del SENAPE Los efectos personales con permanencia temporal en el SENAPE se registran en un libro y se anula al salir nuevamente El ingreso de bienes que pertenecen al SENAPE se registran en el formulario de Entrada de Bienes, mismos que pueden ser clasificados como adquisiciones nuevas o reingreso de bienes por reparaciones Los reingresos por reparacin deben ser cotejados con el formulario de salida por reparaciones, adjuntndose una copia del formulario

Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos)

En el caso de reingresos de bienes por reparacin, mantenimiento, etc., verifica el ingreso de bienes con el formulario de Solicitud de Reparacin Recibe el bien, verifica el correcto funcionamiento y devuelve el activo al Servidor Pblico responsable de su uso y conservacin Control de ingreso y salida b) Salida

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Area o Unidad Solicitante Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos)

Elabora el formulario de Salida de Bienes o Solicitud de Reparacin, prstamo, transferencia, etc. Recibe el formulario de Salida de Bienes, confronta los detalles descritos y verifica el bien En el reingreso coteja nuevamente el formulario con el bien y, de estar conforme, concluye el trmite FIN DEL PROCEDIMIENTO

TIEMPO DE DURACIN DEL PROCEDIMIENTO

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El menor tiempo aceptable, dependiendo de cada tipo de trmite.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Sello y firma

Sello y firma

Sello y firma

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