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UNIDAD 5: LA PLANEACIÓN DE LOS PROCESOS PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Lina María Medina
UNIDAD 5: LA PLANEACIÓN DE LOS PROCESOS
UNIDAD 5: LA PLANEACIÓN DE LOS PROCESOS

PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Lina María Medina H. Economista Docente E-mail: linamedina@puj.edu.co

Y SEGUIMIENTO Lina María Medina H. Economista Docente E-mail: linamedina@puj.edu.co Santiago de Cali , Abril de

Santiago de Cali , Abril de 2013

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Y SEGUIMIENTO Lina María Medina H. Economista Docente E-mail: linamedina@puj.edu.co Santiago de Cali , Abril de

CONTENIDO

El proceso de planeación operativa

Objetivo, alcance, y líder

Identificación de requisitos e interacciones

Secuencia de actividades del proceso (diagrama de flujo)

Concepto de riesgo y contexto del riesgo

Identificación, análisis, evaluación y tratamiento de riesgos del proceso

Definición de métodos de operación, control y recursos

Establecimiento de seguimiento y mediciones

Documentación

Implementación

Evaluación y mejora del proceso

de seguimiento y mediciones • Documentación • Implementación • Evaluación y mejora del proceso 2

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OBJETIVOS

Entender los conceptos básicos de la planeación operativa

Aplicar el ciclo completo PHVA al diseño de un proceso de manera que

este esté alineado con los objetivos organizacionales y tenga en cuenta las perspectivas de diferentes sistemas de gestión.

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alineado con los objetivos organizacionales y tenga en cuenta las perspectivas de diferentes sistemas de gestión.

INTRODUCCIÓN

La planeación de los procesos (con enfoque de gestión de riesgos)

La planeación de los procesos en un enfoque de gestión integral requiere un diseño considerando simultáneamente todas las perspectivas de la gestión teniendo en cuenta los requisitos y expectativas de las partes interesadas y los requisitos de las diferentes normas aplicables.

En un sistema de gestión ya estandarizado y que cumple los requisitos de alguna de las normas, la planeación integral implica el ajuste de los procesos ya establecidos. Rara vez se puede hacer planeación integral desde el inicio.

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implica el ajuste de los procesos ya establecidos. Rara vez se puede hacer planeación integral desde

INTRODUCCIÓN

La planeación de los procesos (con enfoque de gestión de riesgos)

Directrices y requisitos de la planeación estratégica PROCESO P H Lineamientos normas de sistemas de
Directrices y
requisitos de la
planeación
estratégica
PROCESO
P
H
Lineamientos
normas de
sistemas de
A
V
gestión
(ej . ISO 14004)
Documentación del proceso
Requisitos y
expectativas
de las partes
interesadas
Requisitos y expectativas de las partes interesadas Requisitos de normas de sistemas de gestión Ej. ISO

Requisitos de normas de sistemas de gestión

Ej. ISO 14001

Requisitos legales
Requisitos
legales

5

Adaptado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 61

EL PROCESO DE PLANEACIÓN OPERATIVA

El proceso de planeación operativa , incluye el establecimiento del producto y de los procesos del sistema de gestión (objeto) y cubre a los procesos de realización y de apoyo (alcance).

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EL PROCESO DE PLANEACIÓN OPERATIVA

ENTRADAS • Resultados de la planeación estratégica • Requisitos y expectativas de las partes interesadas
ENTRADAS
• Resultados de la
planeación estratégica
• Requisitos y
expectativas de las
partes interesadas
• Procesos de la
organización
PROCESO DE
PLANEACIÓN
OPERATIVA
• Requisitos legales
• Requisitos y
lineamientos de
normas
• Desempeño de los
procesos
SALIDAS PLANEACIÓN DEL PRODUCTO • Objetivos, especificaciones, criterios de aceptación . • Requisitos de
SALIDAS
PLANEACIÓN DEL PRODUCTO
• Objetivos, especificaciones, criterios de
aceptación .
• Requisitos de seguimiento y medición.
PLANEACIÓN DE LOS PROCESOS
• Objetivos, alcance e interacciones.
• Responsabilidades y autoridad.
• Aspectos e impactos ambientales y su
significancia.
• Identificación de riesgos y peligros.
• Procedimientos e instructivos de realización,
controles operacionales.
• Seguimiento y medición del producto y del
desempeño.
• Necesidades de recursos y competencias
• Planes de control operacional
recursos y competencias • Planes de control operacional Adaptado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión

Adaptado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 62

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EL PROCESO DE PLANEACIÓN OPERATIVA

Etapas de la planeación de los procesos

Definir el objetivo y alcance del proceso
Definir el objetivo y
alcance del proceso
Asignar un dueño o líder
Asignar un dueño o
líder
Identificar requisitos aplicables al proceso
Identificar requisitos
aplicables al proceso
Definir interacciones (entradas-salidas)
Definir interacciones
(entradas-salidas)
Determinar secuencia de actividades
Determinar secuencia
de actividades
Identificar aspectos e impactos ambientales
Identificar aspectos e
impactos ambientales
Identificar riesgos y peligros del proceso
Identificar riesgos y
peligros del proceso
Definir los métodos de operación del proceso
Definir los métodos de
operación del proceso
Definir controles operacionales Definir recursos necesarios
Definir controles
operacionales
Definir recursos
necesarios

Establecer las mediciones

Documentar el proceso Implementar el proceso Verificar el logro de los objetivos del proceso
Documentar el proceso
Implementar el proceso
Verificar el logro de los
objetivos del proceso
Mejorar el proceso
Mejorar el proceso
el logro de los objetivos del proceso Mejorar el proceso Adaptado de CARRISOSA, Francisco. El sistema
el logro de los objetivos del proceso Mejorar el proceso Adaptado de CARRISOSA, Francisco. El sistema

Adaptado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 63

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LA GESTIÓN DE RIESGOS

Antes de profundizar en cada etapa de la planeación de los procesos es

importante presentar la gestión de riesgos como una herramienta que se

integra a la planeación, de hecho las normas ISO 14001, OHSAS 18001,y otras, establecen requisitos de planeación, partiendo de la identificación de

riesgos y de aspectos e impactos ambientales aplicables al proceso. Esta

identificación permite establecer actividades, responsabilidades, competencias, criterios, controles operacionales y actividades de verificación.

9

actividades, responsabilidades, competencias, criterios, controles operacionales y actividades de verificación. 9

LA GESTIÓN DE RIESGOS

Concepto de riesgo. Es la posibilidad de que suceda algo (evento) que

tenga impacto en los objetivos y se evalúa en términos de las consecuencias

y la ocurrencia.

Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 64

Las consecuencias son el impacto (positivo o negativo) de la ocurrencia de un evento sobre los objetivos.

La ocurrencia es la posibilidad de que se materialice un evento.

La ocurrencia del evento depende de los controles establecidos en el

proceso.

Los controles son actividades y métodos que se enfocan en la prevención, o

sea que evitan la ocurrencia del evento. Actividades como inspección, capacitación, verificación y sensibilización son ejemplos de controles.

evento . Actividades como inspección, capacitación, verificación y sensibilización son ejemplos de controles. 10

10

LA GESTIÓN DE RIESGOS

Concepto de Riesgo

Consecuencia

Muy alto Alto Riesgo Moderado Bajo Ocurrencia
Muy alto
Alto
Riesgo
Moderado
Bajo
Ocurrencia

Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 64

11

Moderado Bajo Ocurrencia Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p

LA GESTIÓN DE RIESGOS

Cuando los controles son incapaces de prevenir la ocurrencia de un evento por su costo o limitaciones técnicas o administrativas. Se pueden diseñar

acciones de contingencia para mitigar las consecuencias cuando se

materialice el evento. Estas acciones incluyen los planes de emergencia , continuidad y restauración de la operación. Las consecuencias también

pueden mitigarse con la transferencia de riesgo por ejemplo con pólizas de

seguro.

La implementación de controles o las acciones de contingencia o

transferencia del riesgo, buscan modificar el nivel de riesgo inherente de

cualquier actividad y a esto se le llama tratamiento del riesgo.

12

modificar el nivel de riesgo inherente de cualquier actividad y a esto se le llama tratamiento

LA GESTIÓN DE RIESGOS

Tratamiento del riesgo

Consecuencias Riesgo inherente Contingencias o transferencia de Riesgo riesgo residual Controles Ocurrencia
Consecuencias
Riesgo
inherente
Contingencias o
transferencia de
Riesgo
riesgo
residual
Controles
Ocurrencia

Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 65

El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 65 El riesgo residual es aquel que

El riesgo residual es aquel que resulta después de aplicar acciones de tratamiento. La

opción inicial de tratamiento es la prevención. Cuando el riesgo inherente es bajo no

siempre es necesario aplicar un tratamiento.

13

LA GESTIÓN DE RIESGOS

Planeación con enfoque de gestión de riesgos. La gestión de riesgos permite la planeación de procesos con énfasis en la prevención de pérdidas y

de la ocurrencia de eventos que afecten de forma adversa los objetivos.

Planeación del sistema

de gestión, identificación, análisis y evaluación de riesgos

A P V H
A
P
V
H

Establecimiento de controles y

medidas de

tratamiento de riesgos

Implementación de controles y operación del sistema
Implementación
de controles y
operación del
sistema
Mantenimiento y mejora de la gestión y los controles
Mantenimiento y mejora de la gestión y los controles
Mantenimiento y mejora de la gestión y los controles

Mantenimiento y mejora de la gestión y los controles

del sistema Mantenimiento y mejora de la gestión y los controles Seguimiento y medición de controles
del sistema Mantenimiento y mejora de la gestión y los controles Seguimiento y medición de controles
Seguimiento y medición de controles y su eficacia
Seguimiento y medición de controles y su eficacia

Seguimiento y medición de controles y su eficacia

Seguimiento y medición de controles y su eficacia

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LA GESTIÓN DE RIESGOS

Actividad

Identifique un riesgo de su empresa imaginaria, su causa, consecuencia y la posibilidad de que ocurra, de acuerdo a lo anterior defina globalmente el nivel de riesgo como bajo,

moderado, alto o muy alto, establezca las medidas de control o contingencia y como se

les debe hacer seguimiento.

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moderado, alto o muy alto, establezca las medidas de control o contingencia y como se les

OBJETIVO, ALCANCE, Y LÍDER

Luego de que la dirección ha definido la estructura del sistema de gestión, se

inicia la planeación o ajuste de los procesos. El primer paso en la planeación

es la definición de su propósito, es decir su objetivo.

Objetivo: responde a ¿Qué se espera lograr con el proceso?, ¿Para qué

está definido? ¿Cómo contribuye el proceso en la creación de valor? La definición del objetivo condiciona el seguimiento y medición del proceso. El

objetivo del proceso también es llamado misión o propósito.

Objetivo del proceso= Resultado esperado + Características hacia las partes interesadas ( eficiencia y eficacia).

El resultado esperado es el producto o salida principal del proceso, el cual se entrega a los clientes internos o externos con unas características.

salida principal del proceso, el cual se entrega a los clientes internos o externos con unas

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OBJETIVO, ALCANCE, Y LÍDER

Ejemplos de procesos y sus objetivos

Proceso Resultado Características Objetivo Producción Producto Cumplimiento de Elaborar productos que cumplan
Proceso
Resultado
Características
Objetivo
Producción
Producto
Cumplimiento
de
Elaborar
productos
que
cumplan
con
las
terminado
especificaciones
especificaciones
técnicas,
dentro
de
los
Productividad
Oportunidad
Seguridad
Desempeño ambiental
estándares
de
costo,
con
oportunidad,
garantizando
la
seguridad
para
el
personal
y
reduciendo
el
desperdicio
y
desechos
no
reciclables.
Logística de
Entrega
del
Oportuna
Entregar el producto al cliente cumpliendo las
salida
producto
Completa
Sin
errores
de
fechas, cantidades pactadas y requisitos de
documentación.
documentación
Gestión
Personal
Competente y motivado
Asegurar
la
competencia
y
motivación
del
humana
personal
para
su
buen
desempeño
en
la
organización.
Gestión de
Información
e
Disponible y actualizada
la
infraestructura
información
tecnológica
Garantizar que la información y la plataforma
tecnológica que la soporta se encuentren
disponibles y adecuadas par su uso.
Adaptado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 67
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OBJETIVO, ALCANCE, Y LÍDER

Alcance del proceso. Es el límite de actividades que cubre el mismo y que

determina las interacciones.

Dueño o líder del proceso. Es quien debe dar cuenta del logro de los

objetivos del mismo. Es responsable de la gestión es decir de la aplicación del ciclo PHVA. Puede coincidir con un jefe o director de área funcional.

El líder debe tener las competencias apropiadas, las cuales incluyen además de la capacidad de liderazgo y administrativa, los conocimientos del PHVA, el enfoque por procesos, indicadores de gestión y conceptos de mejora, además del conocimiento específico del proceso.

18

por procesos, indicadores de gestión y conceptos de mejora, además del conocimiento específico del proceso. 18

IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS E INTERACCIONES

La definición de las actividades y controles del proceso , está condicionada

por los requisitos aplicables a éste. Dichos requisitos son definidos por los

clientes, la organización, la ley y las normas del sistema de gestión.

Identificar que requisitos de normas de sistema de gestión aplican para un

proceso, requiere el conocimiento y comprensión de estos requisitos, y para ello se puede aplicar una matriz de requisitos versus procesos.

19

y comprensión de estos requisitos, y para ello se puede aplicar una matriz de requisitos versus

IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS E INTERACCIONES

Ejemplo tabla identificación requisitos aplicables a procesos

   

PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

 

Requisitos de las normas

 

Gestión estratégica

Comercialización

 

Realización del producto

Gestión de información

Infraestructura

Gestión humana

Auditorías

 

Numeral

 

Compras

9001

14001

18001

4.1

4.1

4.1

X

             

4.2

4.4.4

4.4.5

4.4.4

4.4.5

       

X

     

5.3

4.2

4.2

X

         

X

 

7.4

4.4.6

4.4.6

   

X

X

       

8.5.3

4.5.3

4.5.2

X

X

X

X

X

X

X

X

Adaptado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 69

Disponible en archivo : Unid 5 Ej tabla identificacion requisitos aplicables a procesos.xlxs

20

Bogotá. ICONTEC 2008 p 69 Disponible en archivo : Unid 5 Ej tabla identificacion requisitos aplicables

IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS E INTERACCIONES

Ejemplo : archivo con tabla identificación requisitos aplicables a procesos de la

norma NTC 6001

MATRIZ_REQUISITOS_NTC_6001

xlsx

21

archivo con tabla identificación requisitos aplicables a procesos de la norma NTC 6001 MATRIZ_REQUISITOS_NTC_6001 xlsx 21

IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS E INTERACCIONES

En cuanto a los requisitos legales, su identificación depende del

conocimiento y experiencia del personal responsable de las actividades y del

asesor legal de la empresa. Adicionalmente las normas de sistemas de gestión usualmente tienen la identificación de dichos requisitos como parte

de sus requerimientos e incluso en algunos casos se pide un procedimiento

documentado de la identificación y actualización de la legislación aplicable.

Normalmente los requisitos legales aplican en varios procesos de la

organización , por lo cual es recomendable construir una tabla similar a la de los requisitos de las normas aplicables a los procesos.

22

es recomendable construir una tabla similar a la de los requisitos de las normas aplicables a

IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS E INTERACCIONES

Identificación de requisitos legales en las normas del sistema de gestión

Norma

Numeral

Alcance del requisito

ISO 9001

7.2.1

Identificación de requisitos legales para el producto, incluyendo especificaciones o normas obligatorias, de gestión metrológica y de los procesos de producción.

ISO 14001

4.3.2

Identificación de requisitos legales relacionados con aspectos ambientales.

OHSAS

4.3.2

Identificación y acceso a requisitos legales aplicables relacionados con la salud ocupacional y seguridad.

18001

BASC

4.2.3

Identificación y acceso de requisitos legales aplicables relacionados con control y seguridad.

ISO/IEC

4.2.1 b)

Tener en cuenta requisitos legales y reglamentarios en la política de seguridad de la información.

27001

Adaptado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 69

23

información. 27001 Adaptado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 69

IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS E INTERACCIONES

Interacciones del proceso (entradas y salidas). Las interacciones de los

procesos son los medios con los que se relaciona y comunica un proceso del

sistema de gestión con otros procesos del sistema de gestión o con procesos

o sistemas externos.

Esos medios pueden ser información, documentos, registros, recursos o materiales. Cuando estos medios son el insumo para lograr los resultados de

un proceso se llaman entradas y quien las suministra proveedor del

proceso. Cuando los medios son el resultado del proceso se les conoce como salidas y a quien los recibe como cliente del proceso.

Existen resultados que no van dirigidos a un cliente externo al proceso, por tanto no son medios de interacción y no deben incluirse en las salidas .

24

cliente externo al proceso, por tanto no son medios de interacción y no deben incluirse en

LA GESTIÓN DE RIESGOS

Actividad

Para el proceso elegido para su trabajo final escriba el resultado esperado, características de este y con esta información redacte el objetivo del proceso, defina su alcance y líder,

entradas y salidas y un requisito legal (pag. 23).

Ver ejemplo Unidad 5: Caracterización proceso de compras.

Recuerda que esto lo debe realizar en una matriz en Excel o en Word.

25

Unidad 5: Caracterización proceso de compras. Recuerda que esto lo debe realizar en una matriz en

SECUENCIA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO

El concepto de proceso incluye una secuencia de actividades que transforma

las entradas en salidas. Para definir las etapas de un proceso es importante

tener en cuenta que no se trata sólo de describir lo que se hace actualmente

sino de evaluar la necesidad de rediseñar y mejorar el proceso para crear

valor agregado.

Las etapas involucran diferentes actividades que muchas veces siguen la

secuencia del ciclo PHVA. Para la planeación de los procesos es apropiado el

uso de diagramas de flujo en donde mediante símbolos gráficos se presenta cómo se lleva a cabo las actividades del proceso.

26

de flujo en donde mediante símbolos gráficos se presenta cómo se lleva a cabo las actividades

SECUENCIA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO

Diagrama de flujo: es un mapa secuencial de las actividades que deben

realizarse para alcanzar una meta o cumplir con un objetivo. El diagrama

utiliza una serie de símbolos que definen exactamente el tipo de actividad

que ocurre en cada paso del proceso.

Ver archivo digital

“Guía para hacer flujogramas” pág. 5 a la 13

y 19

Nota: Tenga en cuenta que los procesos administrativos se diagraman en esta materia con la simbología ANSI y en diagramas de flujo de bloques, mientras que los procesos de producción con diagramas de flujo verticales con la simbología ASME.

27

bloques, mientras que los procesos de producción con diagramas de flujo verticales con la simbología ASME.

SECUENCIA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO

Símbolos básicos para elaborar diagramas de flujo

Símbolo

Descripción

Uso

 
  Inicio y final de las actividades Se usa para marcar las entradas o inicio de

Inicio y final de las actividades

Se usa para marcar las entradas o inicio de los procesos, y también el final o salidas.

   

Actividades

Con rectángulos se pueden identificar operaciones del proceso en las que ocurren transformaciones, también par esperas y almacenamientos

 
  Decisión Se usan para identificar actividades de inspección, verificación o controles que implican una

Decisión

Se usan para identificar actividades de inspección, verificación o controles que implican una decisión.

 

Dirección

del

Indican el flujo de la secuencia del proceso.

 
  proceso

proceso

 
  Referencia Conecta actividades del proceso

Referencia

Conecta actividades del proceso

Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 71

28

actividades del proceso Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p

SECUENCIA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO

Símbolos ASME para elaborar diagramas de flujo

Símbolo

Descripción

 
  Operación

Operación

   

Inspección

 
  Transporte

Transporte

 
  Demora

Demora

 
  Almacenamiento

Almacenamiento

ASME American Society of Mechanical Engineers

29

  Transporte   Demora   Almacenamiento ASME American Society of Mechanical Engineers 29

SECUENCIA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO

Etapas del proceso de ventas y aceptación de pedidos

Inicio 1 No Aceptación Presupuesto de ventas del cliente 1 Si Elaboración de contrato Elaborar
Inicio
1
No
Aceptación
Presupuesto de ventas
del cliente
1
Si
Elaboración de contrato
Elaborar plan de visitas
No
Revisión
No
Aprobación
del plan
Si
Distribución y entrega
Si
Visita al cliente
Fin
Entrega de propuesta
Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 72

30

Investigación de causas de rechazo

CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 72 30 Investigación de causas

Trabajo independiente

Según el ejemplo de la página 30, realice los diagramas de flujo respectivos para los siguientes procesos tomados como ejemplos en las copias dadas en clase. Tenga en cuenta por lo menos un símbolo de decisión.

tomados como ejemplos en las copias dadas en clase. Tenga en cuenta por lo menos un

31

tomados como ejemplos en las copias dadas en clase. Tenga en cuenta por lo menos un

Secuencia de actividades

ACTIVIDAD

Realice un flujograma de uno de los procesos que se lleven a cabo en

alguno de los negocios de la universidad

Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 72

32

negocios de la universidad Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008

ACTIVIDAD

Haga el diagrama de flujo de la producción de gaseosas.

Observe los riesgos de salud ocupacional y normatividad legal de dicho proceso:

Riesgos de salud ocupacional

Normatividad legal

Normas sistemas de gestión Unidad 3 Ejercicio Matriz relación ISO 9001 OHSAS 18001 ISO14001

Normas sistemas de gestión Unidad 3 Ejercicio Matriz relación ISO 9001 OHSAS 18001 ISO14001 33

33

IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

Identificación de aspectos ambientales del proceso. Antes de definir y

documentar las actividades de los procesos y asignar las responsabilidades,

se identifica los aspectos ambientales y su significancia. Esta actividad asegura que en la posterior documentación del proceso se tengan en cuenta

los controles necesarios desde la perspectiva ambiental.

Todo proceso de la organización interactúa con el medio ambiente. Los

aspectos ambientales son los elementos de las actividades o productos de la organización que interactúan con el medio ambiente y los impactos son

los cambios benéficos o adversos ocasionados por estos.

La identificación de aspectos e impactos se puede lograr analizando cada proceso por separado considerando cada actividad y evaluando sus interacciones con el ambiente.

analizando cada proceso por separado considerando cada actividad y evaluando sus interacciones con el ambiente. 34

34

IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

Interacciones ambientales del proceso

Energía

Agua

Interacciones ambientales del proceso Energía Agua Recursos naturales Tomado de CARRISOSA, Francisco. El

Recursos naturales

Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 73

Materias

primas

Proceso o actividad
Proceso
o actividad

Producto

terminado

35

Materias primas Proceso o actividad Producto terminado 35 Emisiones al aire Descargas al agua Descargas al

Emisiones al aire Descargas al agua Descargas al suelo Energía emitida (calor, radiación) Residuos ( no especiales, Especiales/peligrosos ) Ruido

al agua Descargas al suelo Energía emitida (calor, radiación) Residuos ( no especiales, Especiales/ peligrosos )

IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

Identificación de aspectos ambientales del proceso. (Continuación)

Al analizar de forma separada el proceso o la actividad, se definen aspectos de entrada ( que recursos consume o utiliza la actividad) y aspectos de salida

( que productos se generan incluyendo desechos). La relación existente entre

las actividades realizadas, los aspectos ambientales e impactos se muestra en la siguiente diapositiva.

Una vez definidos los aspectos ambientales se determinan las consecuencias o impactos ( con una relación de causa- consecuencia). Estos impactos pueden ser el agotamiento de los recursos para el caso de los recursos de entrada o la generación de residuos no deseables para los aspectos de salida.

36

el caso de los recursos de entrada o la generación de residuos no deseables para los

IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

Identificación de aspectos ambientales del proceso. (Continuación)

Gráfico de interacciones ambientales del proceso

Recursos
Recursos

Causa

Consecuencia

Actividad o Aspecto Impacto producto ambiental ambiental
Actividad o
Aspecto
Impacto
producto
ambiental
ambiental
Significancia del impacto
Significancia
del impacto

Necesidad de controles

ambiental Significancia del impacto Necesidad de controles Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión
ambiental Significancia del impacto Necesidad de controles Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión

Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 74

37

IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

Identificación de aspectos ambientales del proceso. (Continuación)

La significancia de los impactos ambientales consiste en determinar cuales aspectos causan mayor impacto en el entorno y la organización y que

deberían atenderse de forma prioritaria, para ello se considera:

Tipo de impacto: nivel de las consecuencias para el medio ambiente por

consideraciones de tamaño o frecuencia.

Aspectos legales: determinar si existe legislación sobre el impacto generado cuyo incumplimiento genere un riesgo para la organización.

La gestión existente: cuales controles se aplican para mitigar el impacto y que nivel de eficacia tienen.

Eventos como quejas, accidentes o incidentes sobre el aspecto.

38

impacto y que nivel de eficacia tienen . • Eventos como quejas, accidentes o incidentes sobre

IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

Identificación de aspectos ambientales del proceso. (Continuación)

Normalmente el análisis de aspectos e impactos se hace por tipo de recurso como base de evaluación ( agua, energía, consumos, uso de sustancias

químicas, residuos).

El análisis de significancia se hace definiendo criterios y puntajes que lleven

a concluir si el impacto es significativo o no y las directrices para definir

controles operacionales para mitigar los impactos, para ello existen diversas metodologías como la matriz de Leopold.

39

operacionales para mitigar los impactos, para ello existen diversas metodologías como la matriz de Leopold .

IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

Identificación de aspectos ambientales del proceso. (Continuación)

ANÁLISIS DE SIGNIFICANCIA Estructura de una matriz de aspectos e impactos ambientales No Actividad Recurso
ANÁLISIS DE SIGNIFICANCIA
Estructura de una matriz de aspectos e impactos ambientales
No
Actividad
Recurso
Aspecto
Impacto
del
consecuencia
proceso
Conducir
el
Emisión
Aire
1 vehículo a
de gases
Contaminación del
aire
3
2 2
1 12
la oficina
Conducir
Consumo
el
Consumo
de
Agotar el recurso
3
1 2
1 6
2 vehículo a
de gasolina
recursos
la oficina
Conducir
Generación
de
el
Residuos
residuos
de aceite y
filtros
Generación de
residuos especiales
con alto potencial de
contaminar
2
2 2
2 16
3 vehículo a
la oficina
Tomado de CARRISOSA Francisco El sistema de gestión integrado Bogotá ICONTEC 2008 p 75
Disponible en: Unid 5 Ej Estructura matriz aspectos e impactos ambientales.xlsx
40
Impacto
Gestión actual
Legal
Eventos
Total significancia
(producto de
puntajes)

IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

Normalmente el análisis de aspectos e impactos se hace por tipo de recurso

como base de evaluación ( agua, energía, consumos, uso de sustancias

químicas, residuos).

El análisis de significancia se hace definiendo criterios y puntajes que lleven

a concluir si el impacto es significativo o no y las directrices para definir controles operacionales para mitigar los impactos, para ello existen diversas

metodologías como la matriz de Leopold.

41

operacionales para mitigar los impactos, para ello existen diversas metodologías como la matriz de Leopold .

IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE RIESGOS

Proceso para la gestión del riesgo

El proceso para la gestión del riesgo es descrito en la norma ISO 31000 versión 2009 la cual se basó en la norma australiana AS/NS 4369. En

Colombia la ISO 31000 se adoptó de manera idéntica mediante la NTC ISO

31000 Gestión del Riesgo Principios y Directrices, en el año 2011.

42

de manera idéntica mediante la NTC ISO 31000 Gestión del Riesgo Principios y Directrices, en el

IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE RIESGOS

Proceso para la gestión del riesgo

DE RIESGOS Proceso para la gestión del riesgo Tomado ICONTEC. NTC- ISO 31000 Gestión del Riesgo

Tomado ICONTEC. NTC- ISO 31000 Gestión del Riesgo Principios y Directrices. Bogotá. ICONTEC 2011 p 17

43

del riesgo Tomado ICONTEC. NTC- ISO 31000 Gestión del Riesgo Principios y Directrices. Bogotá. ICONTEC 2011

GESTIÓN DEL RIESGO

A continuación se presentan etapas de la gestión de riesgo adaptadas a la

planeación de procesos del sistema de gestión.

Contexto del riesgo. El primer paso para la gestión del riesgo es el

establecimiento del contexto y esto incluye determinar las condiciones para la

aplicación considerando:

Identificación de partes interesadas y sus expectativas

Objetivos del proceso con relación a las partes interesadas.

Criterios para la gestión del riesgo.

Criterios de análisis y evaluación de riesgos.

Estructura para la gestión del riesgo.

44

del riesgo. • Criterios de análisis y evaluación de riesgos. • Estructura para la gestión del

GESTIÓN DEL RIESGO

Ejemplo del establecimiento del contexto para un proceso

Parte Objetivo Criterio Estructura Interesada Accionista Eficiencia (en Financiero Por activos de la
Parte
Objetivo
Criterio
Estructura
Interesada
Accionista
Eficiencia (en
Financiero
Por
activos
de
la
Administración
costos
y
gastos)
Prevención de eventos que
causen pérdida económica a la
organización
organización
físicos o financieros)
(
Cliente
Cumplimiento
Calidad/client
Proveedores
de
requisitos
e
(ISO
del cliente
9001/9004)
Prevención de eventos que
causen incumplimiento de los
requisitos o expectativas del
cliente.
Por características del
producto o servicio.
Personas
Salud
Contratistas
Bienestar de
las personas
en el trabajo
ocupacional
(OHSAS
Prevención de eventos (
peligros) que impacten la salud
de las personas
Por cargo u oficio de la
organización o por
actividad del proceso.
18001)
Sociedad
Desarrollo
Ambiental
Comunidades
sostenible
(ISO 14001)
Prevención de eventos que
tengan impacto negativo en el
Se hace el análisis por
aspecto ambiental de
vecinas
medio
ambiente
las actividades del
(contaminación) por
condiciones anormales o
normales de operación.
proceso
Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 77
45

GESTIÓN DEL RIESGO

Ejemplo del establecimiento del contexto para un proceso (continuación)

Parte

Objetivo

 

Criterio

 

Estructura

Interesada

   

Sociedad

Cumplimiento de la ley

Seguridad

Prevención de eventos que impacten la seguridad como por ejemplo los actos ilícitos.

Por

actividad

del

(BASC)

proceso

Todas las

Proteger

los

Seguridad

de

Prevención de eventos (amenazas) que causen impacto en la confidencialidad, integridad o disponibilidad de la información.

Por

activos

de

partes

activos

de

la información

información

de

la

interesadas

información

organización.

Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 77

46

organización. Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 77 46

GESTIÓN DEL RIESGO

Criterios de análisis del riesgo. Son las escalas con las cuales se van a

medir las consecuencias y la ocurrencia de un evento. Estas escalas pueden

ser cualitativas o cuantitativas. Las escalas de consecuencias se derivan de los criterios de riesgo que se definen a su vez a partir de los objetivos, como

se muestra en el ejemplo dado a continuación.

47

de riesgo que se definen a su vez a partir de los objetivos, como se muestra

GESTIÓN DEL RIESGO

Medición de las consecuencias

Descripción de las consecuencias 1 Muy bajo Pérdida menor a 1 SMMV Incomodidad menor del
Descripción de las consecuencias
1
Muy bajo
Pérdida menor a
1 SMMV
Incomodidad
menor del cliente
No oprtunidad de
información inferior
a 1 hora
Incumpliento
menor,
detectable y sin
consecuencias
Sin
consecuencia en
la salud
No contamina
2
Bajo
Pérdida de 1 a 3
SMMV
Insatisfacción
leve y quejas
No oportunidad de
información inferior
a 1 hora. Pérdida
de datos no críticos.
Incumpliento
menor detectado
externamente
pero que no
genera sanción
Accidente con
incapacidad
menor a un día
Contaminación
leve y reversible
Incumpliento
Insatisfacción
Pérdida de 1 a
3 Medio
moderada y
externamente
SMMV
Contaminación
media reversible
quejas
No disponibilidad
superior a 8 horas y
daño de
información crítica
recuperable.
detectado
10
que genera
sanción
Accidente o
enfermedad
profesional con
incapacidad
mayor a un día
Insatisfacción
Pérdida de 10 a
4
Alto
20
SMMV
alta con quejas y
reclamos
No disponibilidad
superior a 8 horas y
daño de
información crítica
recuperable.
Incumpliento
detectado
externamente
que genera
sanción y daño a
la imagen de la
organización
Accidente o
enfermedad
profesional con
incapacidad
mayor a 5 días
Contaminación
alta no reversible
Incumpliento
detectado
Insatisfacción
externamente
Desastre
5
Muy alto
Pérdida de más
de 21 SMMV
total, pérdida del
cliente y
demandas
Pérdida total y no
recuperable de
información crítica o
estratégica. No
disponibilidad
superior a 8 horas
que genera
Incapacidad total
o muerte
ambiental
sanción con
interrupción de
la operación
Adaptado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 78
48
Nivel de
consecuencias
Financiero
Calidad/cliente
Seguridad de
la información
Seguridad
Salud
ocupacional
Ambiental

GESTIÓN DEL RIESGO

Medición de la ocurrencia de un evento. Está en función de los controles

actuales de tal forma que si no hay controles, la ocurrencia es casi segura, y

si hay muy buenos controles la ocurrencia es muy baja. Si se tiene datos de la ocurrencia de un evento (frecuencia) se cuestiona la eficacia del control.

Por esto se recomienda una escala que tenga en cuenta los dos elementos

para calificar la ocurrencia como se muestra a continuación

49

una escala que tenga en cuenta los dos elementos para calificar la ocurrencia como se muestra

GESTIÓN DEL RIESGO

Medición de la ocurrencia

Nivel de Por eficacia de los controles Frecuencia ocurrencia 1- muy baja Los controles necesarios
Nivel de
Por eficacia de los controles
Frecuencia
ocurrencia
1- muy baja
Los controles necesarios están establecidos y han
No se tiene registro o conocimiento de
demostrado eficacia
incidentes
2-baja
Los controles necesarios están establecidos y han
Se ha presentado al menos un evento en
demostrado eficacia pero se puede mejorar
los últimos dos años
3-media
Los
controles
establecidos
muestran
algunas
Se han presentado al menos
dos
debilidades.
incidentes en los últimos dos años.
4-Alta
Debilidad grande de los controles
Se han presentado de tres a cinco
incidentes en los últimos dos años.
5- Muy alta
No existen controles establecidos
Se han presentado más
de
cinco
incidentes en los últimos dos años.
Adaptado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 79
50

GESTIÓN DEL RIESGO

Criterios de evaluación del riesgo. Incluyen la definición de los niveles de

riesgo y las directrices para el tratamiento según el nivel de riesgo como se

muestra a continuación.

   

Niveles de riesgo

 
 

1 Muy baja

1 2

 

3

4

5

2 Baja

2 4

 

6

8

10

3 Media

3 6

 

9

12

15

Nivel de

4 Alta

4 8

 

12

16

20

ocurrencia

5 Muy Alta

5 10

 

15

20

25

 

Muy bajo

Bajo

Medio

Alto

Muy Alto

1

2

3

4

5

 

Nivel de consecuencias

 
Nivel de riesgo Directrices generales de tratamiento 1-4 Aceptable No requiere tratamiento de riesgos. Solo
Nivel de riesgo
Directrices generales de tratamiento
1-4 Aceptable
No requiere tratamiento de riesgos. Solo fortalecer controles si es económico y fácil de implementar
( Aceptar el riesgo)
5-9 Medio
Riesgo no prioritario. Requiere fortalecer controles como acción preventiva si es económicamente
viable.
10 a 15 Alto
Requiere acciones de tratamiento de riesgo definiendo y fortaleciendo los controles como acción
correctiva y análisis de aplicabilidad de acciones de transferencia de riesgo y contingencias.
>16 Crítico
Acción de tratamiento de riesgo prioritaria definiendo controles, acción correctiva y definición de
planes de contingencia y otras opciones de transferencia de riesgo.
51

Adaptado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 79

GESTIÓN DEL RIESGO

Identificación de riesgos del proceso. Consiste en determinar cuales

eventos podrían ocurrir que tengan impacto en los objetivos del proceso.

Debe manejar un equilibrio entre la creatividad para encontrar posibles situaciones de riesgo y el sentido común para no plantear situaciones

inverosímiles. Para esto se aplican técnicas como lluvia de ideas con

personas que conozcan el proceso, listas de chequeo, registros históricos de incidentes y consulta con expertos .

52

que conozcan el proceso, listas de chequeo, registros históricos de incidentes y consulta con expertos .

GESTIÓN DEL RIESGO

Elementos de la identificación de un riesgo

RIESGO Controles Fuente de riesgo Causa Evento
RIESGO
Controles
Fuente de riesgo
Causa
Evento

Elemento

de

origen

del

riesgo

como actividades,

equipos,

herramientas

comportamientos.

y

La razón para la ocurrencia del evento,

Normalmente son

debilidades en los

controles .

Hecho

que

puede

ocurrir

relativo

a

la

fuente.

Normalmente se

en

términos físicos.

define

Elemento

de

análisis

Actividad

Activo

u oficio

Consecuencias actuales Impacto del y evento sobre los objetivos y las partes interesadas Medios métodos
Consecuencias
actuales
Impacto
del
y
evento
sobre
los
objetivos
y
las
partes interesadas
Medios
métodos
establecidos
actualmente para
(incluye
lesión,
detectar
y
enfermedad, daño
prevenir
la
en
propiedad,
sobre
costos,
ocurrencia de un
evento
sanciones etc.
Necesidad de
controles
de un evento sanciones etc. Necesidad de controles Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión

Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 80

53

GESTIÓN DEL RIESGO

Análisis y evaluación de riesgos del proceso. El análisis de riesgos

consiste en calificar el nivel de consecuencias de la ocurrencia de un evento

y la probabilidad de que suceda, empleando los criterios establecidos en las diapositivas 44 y 46. El análisis requiere un enfoque multidisciplinario para

llegar por consenso a una calificación más objetiva.

54

El análisis requiere un enfoque multidisciplinario para llegar por consenso a una calificación más objetiva .

GESTIÓN DEL RIESGO

La evaluación del riesgo es determinar el nivel del riesgo como:

Nivel de riesgo = Consecuencia * Ocurrencia

Este resultado se confronta con criterios como los de la diapositiva 47 que

dan lineamientos generales para el tratamiento. En algunas metodologías el nivel de riesgo se ve afectado por factores de vulnerabilidad (Fv) que

modifican el nivel.

Nivel de riesgo = Consecuencia * Ocurrencia* factor de vulnerabilidad

Este factor de vulnerabilidad puede determinarse por ejemplo por el valor o número de activos expuestos, el tiempo de exposición al riesgo, la criticidad de una característica o el número de personas y tiempo de exposición. Para usar el factor de exposición con las escalas preestablecidas en esta presentación se puede calificar valores desde 0,1 para la menor exposición a 1 para la mayor.

en esta presentación se puede calificar valores desde 0,1 para la menor exposición a 1 para

55

GESTIÓN DEL RIESGO

La evaluación del riesgo ( continuación)

También es posible que la valoración del riesgo incluya la calificación de existencia de requisito legal para que impacte la calificación de severidad.

La identificación, análisis y evaluación de riesgos de un proceso puede

hacerse considerando todos los criterios de forma simultánea (financiero,

ambiental, seguridad, cliente etc) o de forma separada, esto depende de la complejidad del mismo.

Un mismo evento (ej. un incendio) puede impactar personas, activos, productos e información, lo cual justifica hacer un solo análisis por proceso para no repetir la información.

56

e información, lo cual justifica hacer un solo análisis por proceso para no repetir la información.

GESTIÓN DEL RIESGO

La definición y valoración de riesgos se realiza con matrices o mapas de

riesgo donde se identifican los posibles eventos en las actividades, activos o

cargos y se califican las consecuencias y probabilidad de ocurrencia para determinar los niveles de riesgos y la necesidad de controles operacionales.

La identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales y de riesgos en los procesos se convierte en una entrada para la planeación

estratégica, para determinar los objetivos de gestión y la definición de planes

o programas de gestión. Los objetivos de la planeación a su vez pueden tener una gestión de riesgos.

57

o programas de gestión. Los objetivos de la planeación a su vez pueden tener una gestión

GESTIÓN DEL RIESGO

Ejemplo de matriz de riesgos para el proceso de compras

Identificación del riesgo Análisis del riesgo Consecuencias Elemento del proceso Actividad Tipo Activo Fuente
Identificación del riesgo
Análisis del riesgo
Consecuencias
Elemento
del
proceso
Actividad
Tipo
Activo
Fuente de
Controles
de
No
Oficio
riesgo
Evento
Efecto
Causa
actuales
riesgo
Sobre
Personas
facturación
Sobre
Inadecuada
Auditoría
1
Compras
maliciosas
de compras
costos
auditoría
de proceso
4
1 1
4 1
1 16
4
Alto
Daño de
Pérdida de
Inspeccion
Compras
equipos por
información.
Diseño de
es de
equipos de
choque
Retrazo en
instalación
mantenimi
2
computo
Eléctrico
eléctrico
el proceso
incorrecto
ento
3
2 4
1 1
2 12
3
Alto
Personal
Traumas y
de
Puesto de
Postura
problemas
Diseño del
Descansa
3
compras
trabajo
inadecuada
musculares
puesto
pies
3
1 1
1 3
1 6
2
Medio
Nota: para la calificación de las consecuencias se selecciona el valor más alto
Tomado de CARRISOSA, Francisco.
El sistema de gestión integrado. Bogotá.
ICONTEC 2008 p 83
58
Financiero
Calidad/cliente
Seguridad de la
información
Seguridad
Salud ocupacional
Ambiental
Ocurrencia
Nivel de riesgo

GESTIÓN DEL RIESGO

Tratamiento de riesgos. El tratamiento de riesgos es la identificación de las

medidas para modificar el nivel de riesgo y para eso como se dijo hay dos

caminos; el preventivo, mediante controles que impidan la ocurrencia o las

medidas para mitigar el impacto cuando el evento se materializa. Las

medidas incluyen:

Aceptación del riesgo, se da generalmente cuando el nivel de riesgo es

bajo y no se aplica ningún tratamiento.

Controles preventivos, generalmente en el proceso.

Transferencia del riesgo con pólizas de seguro para eventos donde el control preventivo es insuficiente.

Acciones de contingencia para atender el evento (emergencia), la continuidad y la recuperación de la operación.

de contingencia para atender el evento (emergencia), la continuidad y la recuperación de la operación. 59

59

GESTIÓN DEL RIESGO

Tratamiento de riesgos. (continuación)

Creación de fondos para tener reservas económicas en eventos críticos.

Compartir el riesgo con sociedades o uniones temporales

* En la asignatura de gestión de calidad se profundizará más a cerca de la

gestión del riesgo incluyendo la comunicación y monitoreo.

60

de calidad se profundizará más a cerca de la gestión del riesgo incluyendo la comunicación y

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Cuando se ha establecido las actividades del proceso y su secuencia e

identificado, valorado y evaluado los riesgos; se define como controlar el

proceso buscando :

Asegurar el logro de los objetivos del proceso en cuanto a eficiencia y

eficacia.

Garantizar el cumplimiento de los requisitos del proceso incluyendo los de

las normas aplicables.

Mantener la variación en los resultados del proceso dentro de los límites admisibles y tomar acciones para reducirla.

Controlar las actividades asociadas a riesgos disminuyendo la probabilidad de eventos con impacto negativo incluyendo tares rutinarias y no rutinarias.

riesgos disminuyendo la probabilidad de eventos con impacto negativo incluyendo tares rutinarias y no rutinarias. 61

61

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Los controles del proceso y los controles operacionales se definen en función

de las causas de variación del proceso relacionadas con las cinco m: medio

ambiente, maquinaria, mano de obra, método y materiales.

62

del proceso relacionadas con las cinco m: medio ambiente, maquinaria, mano de obra, método y materiales.

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

Control de la variación del proceso

N,

FACTOR DE CONTROL ESTABLECIDO OBJETIVO DE CONTROL VARIACIÓN Maquinaria y Mantenimiento y metrología equipos
FACTOR DE
CONTROL ESTABLECIDO
OBJETIVO DE CONTROL
VARIACIÓN
Maquinaria y
Mantenimiento y metrología
equipos
Mantenimiento: asegurar la aptitud de los
equipos de realización, la infraestructura
y confiabilidad de los resultados de las
mediciones con confirmación metrológica
de equipos.
Método
Documentar y entrenar
Se busca la repetibilidad del método de
operación y control para lograr la
reproductibilidad de resultados.
Personas
Competencias y motivación
Calificación de las personas para realizar
las operaciones según lo planificado.
Materiales
Seguimiento, medición y preservación.
Inspección de características de calidad
de productos en las etapas
realización.
de
Condiciones
ambientales
Condiciones adecuadas y seguimiento de
parámetros de proceso.
Control de variables de proceso y
condiciones de orden, aseo, organización
y otros requisitos legales asociados al
producto.
Tomado de CARRISOSA, Francisco.
El sistema de gestión integrado. Bogotá.
ICONTEC 2008 p 87
63

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Control de maquinaria y equipos. El mantenimiento debe considerar no

solo la continuidad de las operaciones, sino también la eficiencia, el

desempeño ambiental y la seguridad. El mantenimiento no solo es aplicable a

procesos operativos sino a actividades de oficina e incluye los controles

dados a continuación.

Mantenimiento de primer nivel ( auto mantenimiento) . Es el realizado

por el responsable de la operación del equipo e incluye actividades de

orden, aseo, revisión, control del tiempo de funcionamiento, y evaluación de comportamiento anormales como fugas o ruidos.

64

revisión, control del tiempo de funcionamiento, y evaluación de comportamiento anormales como fugas o ruidos. 64

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Mantenimiento correctivo. Según la norma GTC 62 es el mantenimiento

efectuado a un equipo, máquina o instalación, cuando la avería ya se ha

producido, restituyéndole a condición admisible de utilización

Mantenimiento predictivo. basado en el conocimiento del estado de un

equipo, máquina o instalación por medición periódica o continua de algún elemento significativo.

65

estado de un equipo, máquina o instalación por medición periódica o continua de algún elemento significativo.

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Metrología. Según la norma ISO 10012 la confirmación metrológica se define

como el “conjunto de operaciones para asegurar que un equipo de medición

es conforme con los requisitos de uso previsto”. Éstas actividades son:

Calibración. Consiste en comparar los resultados de las mediciones de un

equipo con los resultados de un patrón con un valor de referencia dado. Lo anterior permite saber que tan cerca está el valor indicado por el equipo

con el del patrón para determinar el error del equipo.

Verificación. Consiste por ejemplo en comparar el error encontrado en la calibración con un error máximo permitido que puede establecerse por las condiciones del producto, proceso, normas técnicas o la ley.

66

permitido que puede establecerse por las condiciones del producto, proceso, normas técnicas o la ley. 66

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

Metrología. (continuación)

N,

Ajuste: es la operación para dejar un instrumento de medición en un estado de funcionamiento adecuado para su uso, incluye el cambio de

partes, reparación, y conduce siembre una re-calibración y verificación.

Sellado o etiquetado: es identificar de forma visible el estado de

conformación metrológica de un equipo, asegurando que los usuarios lo

puedan emplear confiablemente.

En un sistema de gestión integral la gestión metrológica y el mantenimiento incluyen el control de equipos para medir variables del producto, métodos de ensayo, control de proceso, desempeño ambiental, de salud ocupacional y seguridad.

67

del producto, métodos de ensayo, control de proceso, desempeño ambiental, de salud ocupacional y seguridad. 67

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Control de métodos de operación y control. Los métodos de operación y

control de los procesos normalmente se controlan mediante la

documentación de los mismos y el entrenamiento a los responsables de las

actividades. La documentación puede incluir lo siguiente.

Caracterización o descripción de proceso: documento que describe el proceso con sus objetivos, interacciones, actividades (siguiendo la

secuencia PHVA), recursos, mediciones y referencia a la documentación

aplicable.

Procedimiento documentado de proceso: especifica las actividades del proceso y su secuencia, las responsabilidades, metodologías, controles (de producto, proceso, ambienta, salud ocupacional y seguridad), recursos y registros que evidencian la ejecución.

68

(de producto, proceso, ambienta, salud ocupacional y seguridad), recursos y registros que evidencian la ejecución. 68

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Control de métodos de operación y control. (continuación)

Instructivos de trabajo: documento que describe las tareas de una actividad. Con la misma estructura de un procedimiento entra en detalles

específicos de las actividades. Pueden ser:

Instructivos de puesta a punto de equipos.

Instrucciones de trabajo

Métodos de ensayo o análisis

Fichas técnicas. Documentos que incluyen las especificaciones técnicas de producto o servicio.

Fichas de seguridad: recomendaciones de manejo, preservación y almacenamiento de producto. Pueden incluir aspectos de disposición final y prácticas de seguridad industrial y salud ocupacional.

producto. Pueden incluir aspectos de disposición final y prácticas de seguridad industrial y salud ocupacional. 69

69

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Control de métodos de operación y control. (continuación)

Planes de control operacional: documento que establece las actividades, controles y recursos para un producto, proceso, proyecto o

contrato.

70

documento que establece las actividades, controles y recursos para un producto, proceso, proyecto o contrato. 70

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Control relacionado con las personas. El objetivo de control de proceso en

un sistema de gestión integral es asegurar que el personal cuente con lo

siguiente.

Competencia: conjunto de conocimientos, destrezas, atributos y actitudes

que dan al empleado la capacidad de realizar sus actividades con idoneidad. Existen muchas definiciones sobre competencia, y dos

perspectivas para hablar de la competencia del personal.

La competencia desde lo estratégico se refiere a las cualidades y atributos a desarrollar por personal en procesos o actividades críticas del negocio de las que depende la competitividad y que por tanto requieren un desempeño superior. La competencia desde la perspectiva operativa son los requisitos para el desempeño de un oficio o actividad.

71

La competencia desde la perspectiva operativa son los requisitos para el desempeño de un oficio o

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Control relacionado con las personas. (continuación)

Elementos de la competencia del personal

ELEMENTOS

CONCEPTO

Educación

Estudios formales que dan la estructura y base de conocimientos y habilidades requeridas para una actividad.

Formación

Conocimientos específicos requeridos para el cargo que se obtienen normalmente de la capacitación. Ej. Conocimiento de las actividades, aspectos ambientales, riesgos, peligros y controles operacionales.

Experiencia

Tiempo suficiente desempeñando una actividad para desarrollar las habilidades que esta requiere. Normalmente incluye el entrenamiento en el puesto de

trabajo.

Habilidades

Aptitudes y actitudes necesarias para lograr los objetivos y desempeño del

cargo.

Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 90

7272

del cargo. Tomado de CARRISOSA, Francisco. El sistema de gestión integrado. Bogotá. ICONTEC 2008 p 90

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Control relacionado con las personas. (continuación)

Competencia: la identificación y definición de las competencias para un

cargo u oficio depende de factores como la estrategia de la organización,

estructura, procesos, asignación de responsabilidades y autoridad.

Motivación. Es el “querer hacer”. La empresa debe tener definidas estrategias, programas y mediciones encaminadas a la motivación del

personal.

La competencia es el “poder hacer” y unida con la motivación constituyen los elementos para lograr el desempeño deseado es decir el “hacer”

73

y unida con la motivación constituyen los elementos para lograr el desempeño deseado es decir el

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Control relacionado con las personas. (continuación)

Confiabilidad: confianza es la esperanza firme que una organización

puede tener hacia sus colaboradores y se determina desde la selección y

contratación del personal.

Toma de conciencia. Conocimiento reflexivo de las consecuencias. Para la gestión ambiental es el conocimiento reflexivo de los aspectos e

impactos ambientales, en salud ocupacional de los riesgos y peligros

relacionados con las actividades; en gestión de calidad del impacto de las actividades en el logro de los objetivos y en gestión de seguridad las

consecuencias de los actos ilícitos.

de

capacitación y sensibilización que son parte de los programas de formación, también con el seguimiento y el liderazgo a través del ejemplo.

La

toma

de

conciencia

del

personal

se

logra

con

actividades

el seguimiento y el liderazgo a través del ejemplo. La toma de conciencia del personal se

74

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Control de los materiales. Incluye asegurar que la materia prima, insumos,

producto en proceso y producto terminado cumplan los requisitos, este

control tiene los siguientes componentes.

Seguimiento y medición del producto: actividades de control de

calidad de materia prima, producto en proceso, terminado e insumos. El cual requiere especificaciones documentadas de los productos,

materiales, responsabilidades asignadas, métodos de ensayo,

evaluación o análisis, equipos o instrumentos de verificación y conservar la evidencia mediante registros. Se busca detectar

anomalías tempranamente para reducir su costo e impacto.

75

la evidencia mediante registros. Se busca detectar anomalías tempranamente para reducir su costo e impacto. 75

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Control de las condiciones ambientales. De acuerdo a la ISO 9001:2008

numeral 6.4, son las condiciones físicas que deben controlarse para no

afectar el producto, esto incluye variables del proceso como temperatura,

humedad e iluminación. Para una gestión integral se debe incluir también

condiciones que puedan afectar la salud, seguridad o el medio ambiente.

Parte de estas condiciones ambientales son el orden aseo e higiene.

76

la salud, seguridad o el medio ambiente. Parte de estas condiciones ambientales son el orden aseo

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Control de los materiales. (Continuación)

Preservación. Incluye todos los controles para evitar daño o deterioro

que pueda convertirse en producto no conforme, accidente de trabajo o impacto ambiental negativo.

Para ello se requieren especificaciones de manejo, almacenamiento, seguridad del personal, compatibilidad y disposición de los

productos, todo lo anterior suele documentarse en fichas de

seguridad.

También es importante la identificación visible del producto incluyendo su estado de conformidad (conforme, pendiente de verificación, sospechoso o no conforme), para evitar confusión o liberación no autorizada.

77

pendiente de verificación, sospechoso o no conforme), para evitar confusión o liberación no autorizada. 77

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Control de los materiales

Confiabilidad: Incluye asegurar que los productos (materia prima,

insumos, producto en proceso y producto terminado) cumplan los requisitos este control tiene los siguientes componentes.

Seguimiento y medición del producto: actividades de control de calidad de materia prima, producto en proceso, terminado e insumos.

El cual requiere especificaciones documentadas de los productos,

materiales, responsabilidades asignadas, métodos de ensayo, evaluación o análisis, equipos o instrumentos de verificación y conservar la evidencia mediante registros. Se busca detectar anomalías tempranamente para reducir su costo e impacto.

78

la evidencia mediante registros. Se busca detectar anomalías tempranamente para reducir su costo e impacto. 78

DEFINICI

N DE M TODOS DE OPERACI CONTROL Y RECURSOS

N,

Consiste en identificar los

recursos necesarios para el desarrollo del proceso de forma que este cumpla

sus

caracterización del proceso como procedimientos e instrucciones de trabajo.

Los recursos para el proceso incluyen:

Instalaciones físicas

Maquinaria y equipos

Software y hardware

Información

Recursos humanos

Equipo de protección y seguridad.

Definir recursos necesarios para el proceso.

objetivos.

Los recursos se identifican en los documentos de

79

Definir recursos necesarios para el proceso. objetivos. Los recursos se identifican en los documentos de 79

ACTIVIDAD

Ver video de la planta farmacéutica e identificar controles

80

de la planta farmacéutica e identificar controles http://www.youtube.com/watch?gl=ES&hl=es&v=rR48Lg2tP7c 80

ESTABLECIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y MEDICIONES

Después de que se estableció un objetivo que define los resultados

esperados del proceso en cuanto a eficiencia, calidad, desempeño ambiental

salud ocupacional y seguridad; el seguimiento y medición consiste en definir

métodos para evaluar el logro de dicho objetivo en cuanto a sus resultados

esperados.

También es necesario establecer como se hace seguimiento al cumplimiento

de los controles operacionales y los requisitos legales que le aplican al

proceso y que fueron identificados. A continuación se describen los métodos para hacer seguimiento y medición.

Indicadores

Listas de chequeo

Revisiones

81

describen los métodos para hacer seguimiento y medición. • Indicadores • Listas de chequeo • Revisiones

ESTABLECIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y MEDICIONES

Indicadores de gestión. Evaluación cuantitativa del logro del objetivo del

proceso. Los indicadores de los procesos se definen de manera similar a los

estratégicos, pero partiendo del objetivo específico del proceso ej.:

Objetivo proceso de fabricación Elaborar productos que cumplan las especificaciones técnicas, dentro de los
Objetivo
proceso de
fabricación
Elaborar productos que cumplan las especificaciones técnicas, dentro de los estándares de costo, con
oportunidad, garantizando la seguridad para el personal y reduciendo el desperdicio y desechos no
reciclables
Frecuencia
Variable o
Unidad de
característica
medida
Procedimiento de cálculo
Medición
Análisis
Responsable
Límite
Meta
Jefe de
Calidad de
100* unidades rechazadas
externamente/ unidades
control de
producto
%
entregadas
Mes
Mes
calidad
Máx 0,1%
0,05%
100*costo real por
unidad/costo estandar por
Jefe de
Costo