Vamos a hacer un repaso de las funciones bsicas ms usuales utilizadas en Excel:

SUMA(Rango).- Determina la suma de todos los valores del rango. Problamente sea la funcin ms usada. Por ejemplo en el cculo de totales en facturas, presupuestos y en cualquier otro tipo de trabajo. o Ejemplos:

SUMA(A1:B5;C8) .- Suma los valores del rango A1 a B5 y el C8 SUMA(5;6;12;A5).- Suma los nmeros 5, 6 12 y el contenido en A5.

PRODUCTO(Rango).- Calcula la multiplicacin de todos los valores de Rango. El uso de esta funcin es verdaderamente escaso, ya que las veces en las que hay que multiplicar muchos nmeros entre s son muy pocas. Para multiplicar dos o ms factores se usa el operador multiplicacin *. o Ejemplos:

PRODUCTO(A4;B4). Multiplica el valor de la celda A4, por el de la B4. Es equivalente a A4*B4 mucho ms comn. PRODUCTO(A1:B5). Multiplica los valores de las celdas de la A1 a la B5.

PROMEDIO(Rango).- Calcula la media artimtica de un rango de valores, es decir, suma todos los valores de Rango y lo divide entre el nmero de stos. o Ejemplos:

PROMEDIO(A1:B5). Media aritmtica de los valores de las celdas de la A1 a la B5. PROMEDIO(5;A4;7). Media aritmtica de 5, 7 y el valor de A4

Funciones MAX, MIN

1. Haz una sencilla hoja de clculo como la que sigue:

2. Sita el cursor en D4 y escribe la frmula: =B4*C4. Cpiala hacia abajo. 3. Escribe al lado de la hoja las nuevas celdas de texto:

4. Escribe las frmulas de las celdas:

Celda Frmula F3=SUMA(D4:D9) F4=PROMEDIO(D4:D9) F5=MAX(D4:D9) F6=MIN(D4:D9) F7=CONTAR(D4:D9) 5. Selecciona el rango de los resultados y convirtelo en formato moneda.

Como habrs imaginado, hemos obtenido el valor mximo, mnimo y adems hemos contado el nmero de elementos numricos que aparecen en el rango D4:D9

SI
La funcin =SI().- Una de las funciones ms potentes que se utilizan en Excel es la funcin =SI(). Esta funcin tiene la siguiente estructura: =SI (condicin;verdadero;falso).

Donde condicin es una condicin que se tiene que cumplir. Si sta se cumple, se ejecutar verdadero, o en caso contrario, se ejecutar falso.Por ejemplo: =SI(A3>B12;"Correcto";"Incorrecto") Si la celda A3 es mayor que la celda B12, aparecer la palabra Correcto. En caso contrario, aparecer la palabra Incorrecto. =SI(A1="Bajo mnimos";"Quiebra";"Normal") Si la celda A1 contiene la palabra Bajo mnimos, en la celda actual aparecer la palabra Quiebra. En caso contrario, aparecer la palabra Normal.

Varias veces necesitamos comparar dos valores y tomar una decisin. A veces con que se cumpla una condicin es suficiente. A veces necesitamos que se cumplan las dos condiciones. Recordando las tablas de lgica del secundario (Tena razn el profesor! para algo servan!), tenemos la comparacin con Y y con O. Ambas son intuitivas: Y implica que ambas condiciones se cumplan. O, que puede ser una u otra. A modo de de recordatorio, estas son las tablas:

FUNCIN Y(valor_lgico 1;valor_lgico_2)

Esta funcin tiene solo dos argumentos (lgicos) y los compara. Solamente devuelve VERDADERO si ambas condiciones se cumplen. Ejemplos:

Y(2>1;3>2) devuelve VERDADERO Y(2<1;3>2) devuelve FALSO Y(2<1;3<2) devueve FALSO

FUNCIN O(valor_lgico 1;valor_lgico_2) Esta funcin tiene solo dos argumentos (lgicos) y los compara. Devuelve VERDADERO al menos una de las dos condiciones se cumple. Ejemplo2:

O(2>1;3>2) devuelve VERDADERO O(2<1;3>2) devuelve VERDADERO O(2<1;3<2) devueve FALSO

Vamos a ver un ejemplo prctico. Dada una lista de vendedores, queremos asignarle la comisin de ventas que le

corresponde segn dos criterios:

El nivel de ventas supera el objetivo. El precio promedio de las ventas supera cierto valor.

Si solo cumple uno de los objetivos, el vendedor tendr un 5% de comisin, mientras que si supera ambos, se llevar un 15%. Por el contrario, si no alcanza al menos uno, no se lleva comisin.

Redactado en palabras: SI las Ventas > Objetivo Y Precio> Objetivo, entonces corresponde 15%; de lo contrario, SI supera el objetivo de venta O el de precio, corresponde 5%. SI no cumple ninguno, entonces la comisin es 0%. Vemos que no solo tenemos las funciones Y y O, sino distintas comparaciones usando SI (para ver una descripcin de la funcin SI, ir ac). Sin embargo, vemos que tenemos varios SI que dependientes entre s. Esto se llaman SI anidados.

Si anidado
Nos referimos a una sentancia que tiene dos o ms niveles de profundidad y que dependiendo de que se cumplan, nos dar uno u otro resultado.

Si Anidado, se puede decir que significa: meter una funcion SI dentro de otra funcion SI. Aqui un ejemplo de una formula introducia en la celda A2: =SI(A1=10,"DIEZ",SI(A1=15,"QUINCENA",SUMA(A3:A20))) aqui la funcion SI esta anidada o esta dentro de otra funcion SI. En esta formula se evaluan 3 condiciones, primero verifica la celda A1, si A1 tiene el numero 10 entonces la frmula devuelve la palabra DIEZ en A2, si A1 es igual a 15 entonces en vez de devolver DIEZ en A2 devuelve QUINCENA, si A1 tiene algo distinto a 10 y 15 entonces suma el rango A3:A20

Recordemos la estructura de la funcin SI: SI(Prueba_logica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso) En la columna D, debemos ingresar las frmula que nos ayude a determinar la comisin

que corresponda. Para esto, vamos a armar la armar la frmula para la celda D7 siguiendo el esquema de arriba. Lo primero que debemos resolver es si se cumplen las DOS condiciones (el primer cuadro azul del diagrama)

Y(B7>$C$1;C7>$C$2) o B7: Ventas del vendedor AAAAA

o

$C$1: Objetivos de ventas (referencias fijas porque no cambiapara los distintos vendedores) C7: Precio promedio vendedor. $C$2: Objetivos de precio.

o o

Ya tenemos la primera parte de la funcin: SI(se cumplen ambas condiciones; 15% de comisin(valor_si_verdadero); <Ac necesitamos armar la otra condicin del segundo cuadrado azul del diagrama) =SI(Y(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$4;<Valor si falso>) [1] Ahora debemos armar la parte de la derecha del diagrama, cuando NO se cumplen ambas condiciones.

O(B7>$C$1;C7>$C$2)

Si la funcin da verdadero, corresponde el segundo nivel de comisin (que definimos en la celda C3). La nica forma en que la evaluacin da FALSO, es si ninguna de las condiciones se cumple. Por lo tanto, corresponde 0% de comisin.

=SI(O(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$3;0%) [2] Al incluir esta ltima frmula en la frmula [1], tenemos para la celda D7: =SI(Y(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$4;SI(O(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$3;0%)) Vista as, es muy difcil de entender. Espero que al haberla armado por etapas, sea ms fcil de comprender.

Filtros
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos: Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios ms complejos

A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

Auto filtro Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecern las flechas de Autofiltro a la derecha de los rtulos de columna del rango filtrado.

1. Rango sin filtrar 2. Rango filtrado Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul. Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. Tambin puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan ms de una condicin en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango especfico (como un valor de Davolio).

Filtro avanzado El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) segn los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios ms complejos.

Varias condiciones en una sola columna Si incluye dos o ms condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor. Vendedor Davolio Buchanan Suyama

Una condicin en dos o ms columnas Para buscar datos que cumplan una condicin en dos o ms columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000 $. Escriba Vendedor Ventas Generar Davolio >1000

Una condicin en una columna u otra Para buscar datos que cumplan una condicin de una columna o una condicin de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor o valores de ventas superiores a 1.000 $.

Escriba Vendedor Ventas Generar Davolio >1000

Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para ms de una columna, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y tambin muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas superiores a 1.500 $. Vendedor Ventas Davolio >3000 Buchanan >1500

Ms de dos conjuntos de condiciones para una columna Para buscar filas que cumplan ms de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas mltiples con el mismo ttulo. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $ junto con aquellas inferiores a 500 $. Ventas Ventas >5000 <8000 <500

Condiciones creadas como resultado de una frmula Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una frmula (frmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).). Si emplea una frmula para crear un criterio, no utilice un rtulo de columna como rtulo de criterios; conserve este rtulo vaco o utilice uno distinto a un rtulo de columna del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra filas que tienen un valor en la columna C mayor que el promedio de las celdas C7:C10.

=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)

Notas La frmula que utilice con el fin de generar una condicin debe utilizar una referencia relativa (referencia relativa: en una frmula, direccin de una celda basada en la

posicin relativa de la celda que contiene la frmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la frmula, la referencia se ajusta automticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) para hacer referencia al rtulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo correspondiente del primer registro. Todas las dems referencias de la frmula deben ser referencias absolutas (referencia de celda absoluta: en una frmula, direccin exacta de una celda, independientemente de la posicin de la celda que contiene la frmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.) y el resultado de la frmula debe ser VERDADERO o FALSO. En el ejemplo, "C7" hace referencia al campo (columna C) del primer registro (fila 7) del rango. En la frmula puede utilizar un rtulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, no necesita tenerlo en cuenta, ya que no afecta a la forma en que se filtra el rango. Cuando evala datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en mayscula y minscula.

Filtrar un rango
Slo puede aplicar filtros a un rango de una hoja de clculo cada vez. 1. Haga clic en la celda del rango que desea filtrar. 2. En el men Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.

Filtrar por el nmero menor o mayor 1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los nmeros y haga clic en (Diez mejores). 2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o inferiores. 3. En el cuadro del medio, escriba un nmero. 4. En el cuadro de la derecha, haga clic en elementos.

Filtrar un rango para buscar filas que contengan texto especfico 1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los nmeros y haga clic en (Personalizar). 2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en igual o en no igual, contiene o no contiene 3. Introduzca el texto que desee en el cuadro de la derecha. 4. Si necesita buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un carcter comodn. Cmo? Los siguientes caracteres comodn pueden usarse como criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) de comparacin para filtros, as como para buscar y reemplazar contenido.

Para buscar Un nico carcter ? (signo de interrogacin) Por ejemplo, Gr?cia buscar "Gracia" y "Grecia" Un nmero de caracteres * (asterisco) Por ejemplo, *este buscar "Nordeste" y "Sudeste" ~ (tilde) seguida de Un signo de interrogacin, un asterisco o una tilde. ?, *, o ~ Por ejemplo, fy91~? buscar "fy91?".

Utilice

5. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior.

Filtrar por celdas vacas o celdas no vacas Haga clic en la flecha de la columna que contiene los nmeros y, a continuacin, elija (Vacas) o (No vacas). Nota Las opciones Vacas y No vacas slo estn disponibles si la columna que desea filtrar contiene una celda vaca.

Filtrar por nmeros mayores o menores que otro nmero 1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los nmeros y haga clic en (Personalizar). 2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en es mayor que, es menor que, es mayor o igual que o es menor o igual que. 3. En el cuadro de la derecha, escriba un nmero. 4. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior.

Filtrar por un nmero igual a o no igual a otro nmero 1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los nmeros y haga clic en (Personalizar). 2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en es igual a o no es igual a. 3. En el cuadro de la derecha, escriba un nmero. 4. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior.

Filtrar por el comienzo o el final de una cadena de texto 1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los nmeros y haga clic en (Personalizar). 2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en comienza por o no comienza por, o en termina con o no termina con. 3. Introduzca el texto que desee en el cuadro de la derecha.

4. Si necesita buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un carcter comodn.

Filtrar por los nmeros superior o inferior, por porcentaje 1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los nmeros y haga clic en (Diez mejores). 2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o inferiores. 3. En el cuadro del medio, escriba un nmero. 4. En el cuadro de la derecha, haga clic en Por ciento. Notas Cuando aplique un filtro a una columna, los nicos filtros disponibles para las dems columnas sern los valores visibles del rango filtrado actualmente. Slo aparecen las 1000 primeras entradas nicas de una lista al hacer clic en la flecha

Utilizar Filtros avanzados. Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja, utilizaremos el cuadro de dilogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de clculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado, pulsaremos en en la seccin Ordenar y filtrar. Rango de la lista: Aqu especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro. Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios). Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opcin Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirn el resultado del filtrado. Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecern.

Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al men Datos - Filtro Mostrar todo.

Funciones de base de datos En el tema de funciones omitimos el apartado de funciones dedicadas a bases de datos, pero ahora vamos a explicar cada una de esas funciones ya que se aplican a tablas de datos. Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar clculos sobre alguna columna pero aadiendo una condicin de seleccin de las filas que entrarn en el clculo, es decir aplicando previamente un filtro. Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automviles (ver figura ms abajo) y queremos saber cunto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la funcin suma porque sumara todos los automviles, en este caso lo podramos conseguir con la funcin de base de datos BDSUMA incluye la condicin de filtrado automvil="Ford" Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la hoja:

En esta hoja tenemos una lista con los automviles de la empresa, con los datos de plazas, aos, rentabilidad y beneficio obtenido. Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros. Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas llevan tres argumentos: el rango de datos que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que se utiliza en la funcin, un rango de criterios para indicar la condicin que deben cumplir las filas que sern utilizadas en el clculo de la funcin (el filtro).

Funcin BDCONTAR(datos;campo;criterios) BDCONTARA(datos;campo;criterios) BDMAX(datos;campo;criterios) BDMIN(datos;campo;criterios) BDPRODUCTO(datos;campo;criterios) BDPROMEDIO(datos;campo;criterios) BDSUMA(datos;campo;criterios) BDEXTRAER(datos;campo;criterios) BDVAR(datos;campo;criterios) BDVARP(datos;campo;criterios) BDDESVEST(datos;campo;criterios) BDDESVESTP(datos;campo;criterios)

Descripcin Cuenta las celdas que contienen un nmero Cuenta las celdas que contienen un valor Obtiene el valor mximo Obtiene el valor mnimo Obtiene el producto de los valores indicados Obtiene el promedio de los valores indicados Obtiene la suma de los valores indicados Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de seleccin Calcula la varianza sobre una muestra de valores Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo Calcula la desviacin estndar sobre una muestra de valores Calcula la desviacin estndar sobre todos los valores de un campo

Esquemas y vistas (I) Introduccin Un esquema podramos definirlo como un resumen preciso que refleja los conceptos ms importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado. As pues, un esquema puede ser perfectamente un ndice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el libro, tambin podemos ver como ejemplo de esquema el ndice de este curso, el cual contiene los puntos ms importantes que se tratan en l y adems est estructurado por niveles de profundizacin sobre un tema en concreto, vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema.

Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos. - Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un esquema deben tener una jerarqua o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las precipitaciones ocurridas a lo largo del ao en toda Espaa con las precipitaciones mensuales de todas las provincias, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema. Pero si nicamente tenemos datos sobre los gastos efectuados en una compra, con una estructura compuesta por Producto---Precio, no disponemos de niveles suficientes para hacer un esquema. - En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener ms de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja. - Para crear esquemas automticamente debemos preparar lo hoja con un formato adecuado como veremos ms adelante. Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2007: Manual y Automtica.

Creacin automtica de esquemas La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que hacindolo manualmente. Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear automticamente el esquema: - Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados. - Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados. Si la disposicin de los datos no se corresponde con estas caractersticas nos veremos obligados a definir el esquema manualmente. En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:

Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20, C20, D20 y la columna E est llena de subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran. En las celdas B21, C21, D21 y E21 son los totales de los subtotales. En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se ha organizado los subtotales de cada comunidad autnoma (filas) y se ha calculado los subtotales de cada trimestre (columnas). Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema. Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y seleccionamos la opcin Autoesquema del men Agrupar que se encuentra en la pestaa Datos.

Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a continuacin:

En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas lneas en la zona izquierda de las celdas y otra lnea sobre las columnas de la tabla. Adems, vemos en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos niveles tiene el esquema. Por columnas podemos ver que existen dos niveles: - La tabla desplegada por completo - y la tabla con los datos trimestrales. Por filas tenemos tres niveles: - La tabla desplegada completamente - Por autonomas - y solo por Espaa.

Para comprimir y expander el esquema slo tenemos que hacer clic en los smbolos - y + de cada nivel. Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el - encima del primer trimestre, comprimiremos ese trimestre, si hacemos lo mismo sobre los niveles de cada autonoma, el esquema se nos quedara como podemos ver en la imagen.

Crear una tabla dinmica Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo ms parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad. Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos. Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacen con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva. Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir. Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica. Con esta herramienta podramos contruir una tabla dinmica con la siguiente estructura: - Una fila para cada una de las Referencias de la tabla. - Una columna para cada uno de los Meses de la tabla. - En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes. Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.

En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a y finalmente el campo IMPORTE a la seccin

, el campo MES a .

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en la seccin Valores el rtulo aparecer en una las secciones de rtulos, si te aparece en Rtulos de columna despliega la lista asociada a l y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila. Eliminar una tabla dinmica. Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr El formato condicional El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan

una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc... Cmo aplicar un formato condicional a una celda: - Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. - Accedemos al men Formato y escogemos la opcin Formato condicional... Nos aparece un cuadro de dilogo Formato condicional como el que vemos en la imagen .

En este cuadro indicaremos una condicin y el formato que debern tener los valores que cumplan esa condicin. Podemos escoger entre una condicin basada en el Valor de la celda o basada en una Frmula. Si nos basamos en Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mnimo y mximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas quie contengan el valor a comparar. Si pulsamos sobre el botn Formato... entramos en un cuadro de dilogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la condicin se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc. Si pulsamos sobre Agregar >> podemos aplicar ms de una condicin. Como mximo podemos aplicar tres condiciones distintas. Si pulsamos sobre Eliminar... nos aparece un cuadro de dilogo donde podemos escoger la condicin a eliminar. Al pulsar sobre Aceptar aplicaremos el formato condicional sobre la celda. Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarn los cambios efectuados en el formato condicional.

Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningn formato especial.

Cmo localizar celdas con formatos condicionales? Para averiguar cuales son las celdas que tienen un formato condicional podemos utilizar el cuadro de dilogo Ir a que abrimos con el men Edicin - Ir a... o pulsando F5. En el cuadro de dilogo Ir a... debemos hacer clic sobre el botn Especial... y en esta pantalla seleccionar Celdas con formatos condicionales. Al pulsar sobre Aceptar se nos remarcarn aquellas celdas que contengan formato condicional.