Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

Qu es exportar?
Cuando hablamos de exportar nos referimos a la forma en como llevamos nuestros datos hacia otra fuente que los va a utilizar o gestionar, puede ser otro proyecto de Excel como tambin un manejador de base de datos.

Exportar datos de Excel

El simple hecho de guardar nuestros proyectos en Excel ya estamos exportando la informacin, la cual la podemos llevar a cualquier lugar y hacer uso de ella para las diferente necesidades. Existen varios formatos en los que podemos exportar los datos de Excel, solo basta con hacer clic en el botn de office Excel y guardar como; seguidamente nos mostrara una ventana en donde podremos observar los diferentes formatos.

excelaccessmysql@gmail.com

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

Carga Masiva de Datos a MySQL

La carga masiva de datos a MySQL se realiza por la necesidad de procesar gran cantidad de datos de una hoja de Excel a la base de datos en una forma mucho ms rpida. NOTA: para que la carga masiva se haga de forma correcta y sin ningn error, es necesario que los campos que existan en los libros u hojas de Excel coincidan exactamente con los de la tabla en la base de datos de MySQL. Es decir que si tenemos el siguiente libro de trabajo, con los datos en una hoja.

excelaccessmysql@gmail.com

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

Debemos crear en MySQl para efectos del aprendizaje; una tabla que contenga los mismos campos, naturalmente especificando el tipo de dato correspondiente. Creando la base de datos y tabla

Lo primero que hay que hacer es eliminar la primera fila de la tabla ya que estos son solo ttulos y MySQL los asignara como valores lo cual no es correcto.

excelaccessmysql@gmail.com

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

excelaccessmysql@gmail.com

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

Luego Guardar el archivo de Excel en un archivo de texto plano como (.txt), por lo cual vamos a Guardar como y seleccionamos Otros formatos, Texto (delimitado por tabulaciones). Tambin lo podremos guardar en un disco extrable como una USB.

Nos enviara el siguiente mensaje, solo debemos dar aceptar y listo

Y luego en s, para que nos guarde el archivo

excelaccessmysql@gmail.com

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

Se recomienda guardar el archivo en una parte del disco donde la ruta de acceso sea corta para evitar inconvenientes ms adelante, por ejemplo: F:\cursobd.txt.

Cargar los datos a MySQL Para cargar los datos masivamente a MySQL desde Excel solo basta con ir a la consola de MySQL o cualquier gestor de bases de datos de forma interactiva y digitar la siguiente lnea de cdigo.

LOAD cargue DATA los datos INFILE que estn en el archivo o ruta INTO TABLE Usuarios dentro de la tabla Usuarios Esta sentencia est compuesta por tres partes. La primera es LOAD DATA INFILE que es la sentencia o instruccin en s. La segunda es "F:/cursobd.txt" que es la direccin donde se encuentra ubicado el archivo de texto plano que acabamos de guardar, por este motivo se recomend que se guardara este archivo en un parte del disco cuya ruta fuera lo ms corta posible para no complicarnos al escribir esta direccin.

excelaccessmysql@gmail.com

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

La tercera es INTO TABLE datos; donde INTO TABLE indica que debe guardar los datos en un tabla y datos es el nombre de dicha tabla. Si ejecutamos la consulta

Observamos que se han insertado correctamente los datos.

Si hacemos una consulta a la base datos en la tabla usuarios, debemos encontrar los datos que guardamos en el archivo que exportamos de Excel.

excelaccessmysql@gmail.com

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

Importar datos a Access

Es difcil pensar en capturar manualmente todos los registros de una tabla. Es por eso que Access nos permite Importar datos desde Excel de una manera sencilla.

Qu es Importar datos?
En informtica importar datos es traer de un archivo alguna informacin hacia otro tipo de archivo, se utiliza en su gran mayora para incorporar a una aplicacin objetos que fueron creados en otra aplicacin o en algunos casos en versiones antiguas de la misma aplicacin.
excelaccessmysql@gmail.com 8

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

Lo primero que debemos tener en cuenta antes de iniciar la importacin de datos de Access es decidir si haremos la importacin hacia una nueva tabla de Access o a una tabla que ya existe en Access. Importacin a una Nueva tabla en Access: debemos tener en cuenta que para este mtodo Access intentara asignarle el tipo de datos adecuado para cada campo de forma automtica lo cual puede llevar a errores ms adelante, por lo cual recomiendo revisar la asignacin de los datos manualmente (lo veremos ms adelante) para asegurarse de que Access haya asignado los tipos de datos adecuados en cada campo.
Importacin a una Tabla en Access ya Existente: Esta opcin

requiere que la importacin se haga directamente a ella. De manera que podremos definir los campos apropiados y el tipo de dato con antelacin a la importacin.

Proceso de Importacin de datos en Access

El proceso de importacin en Access se realiza a travs de un asistente el cual nos llevara para la importacin de los datos. Debemos ir a la ficha de Datos externos y dar clic en la opcin Excel.

excelaccessmysql@gmail.com

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

La primera ventana del Asistente nos permitir especificar el archivo de Excel que contiene la informacin. Aqu debemos dar clic en Examinar para especificar la ubicacin del libro de Excel que contenga la informacin a Importar y seleccionar el botn de radio (Radio Button) Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.

Elegir hoja de Excel a Importar

Aqu el Asistente nos permitir Seleccionar la Hoja de Clculo que contiene la informacin a Importar del libro de Excel previamente seleccionado. (En nuestro caso Hoja 1). Con la opcin por defecto Mostrar hojas de trabajo (Radio Button), Clic en siguiente para continuar.
excelaccessmysql@gmail.com 10

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

En esta nueva ventana el Asistente nos permitir seleccionar la primera fila de la tabla como encabezados o Campos de la tabla en Access con la opcin del Check: Primera fila contiene encabezados de la columna.

excelaccessmysql@gmail.com

11

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

Esta nueva ventana del Asistente es una de las ms importantes en el Proceso de Importacin, porque aqu se nos permitir editar los nombres de los campos, y a su vez seleccionar los tipos de datos de cada campo de la tabla.

excelaccessmysql@gmail.com

12

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

Como se muestra en la imagen, el nombre del Capo 1 es CEDULA y su Tipo de dato es Doble debido a que es un numrico, aqu se nos permite editar cualquiera de estos campos a nuestras necesidades, recomendamos revisar cada Campo o Columna y verificar que sea realmente el Tipo de dato de acuerdo a lo que contendr. En caso de no necesitar algn campo debemos seleccionar la columna y activar la opcin del Check No importar el campo (Saltar). Clic en Siguiente.

Definir Clave Principal en la Tabla.

El Asistente de Importacin nos permite la opcin de asignar una clave principal para la tabla, esta puede ser automtica es decir que se crea un nuevo campo en la tabla o se selecciona algn campo en especfico de la tabla. Clic en Siguiente.

excelaccessmysql@gmail.com

13

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

Por ltimo paso tenemos el de darle algn nombre a la nueva tabla que se va a crear en Access, en su defecto el asistente le coloca el nombre de Hoja 1, podemos editar este nombre por el que deseemos.

Clic en finalizar y en Cerrar y podremos ver la Tabla de Excel Importada en Access.

excelaccessmysql@gmail.com

14

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

Importar datos a MySQL
Para importar datos de Excel a MySQL debemos tener en cuenta que el archivo que se crea en Excel debemos guardarlo con un tipo de formato diferente al acostumbrado (.xlsx) este nuevo tipo de formato es (.csv) (delimitado por comas) y adems debemos tener creada una base de datos con el igual nmero Campos o Columnas que el documento creado en Excel.

En el documento de Excel vamos a Guardar como y en Tipo seleccionaremos CSV (delimitado por comas) (*.csv), nos mostrar una nueva ventana advirtiendo que el tipo de archivo seleccionado no es compatible con libros que contienen mltiples hojas, y daremos Aceptar, nuevamente una nueva ventana nos advierte que el archivo que vamos a guardar puede tener caractersticas no compatibles con CSV (delimitado por comas) y simplemente clic en Aceptar.

excelaccessmysql@gmail.com

15

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

Ahora sigue la otra parte importante del proceso, como ya lo haba mencionado antes esta consiste en crear en MySQL una base de datos con el igual nmero de campos o columnas de la tabla de Excel Ejemplo:

excelaccessmysql@gmail.com

16

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

Como se muestra en la imagen existen 5 columnas y estas mismas columnas debemos crear en la base de datos que serian los Campos de la misma.

Aqu creamos la base de datos, Clic en Crear.

Aqu asignamos un nombre para una Tabla y el nmero de campos en este caso 5 que contendr y clic en Continuar.

Los respectivos campos de la tabla con sus tipos de datos, se lesionamos a CEDULA como Llave Primaria, Clic en Grabar.

excelaccessmysql@gmail.com

17

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

Esta es la ventana siguiente confirmando el xito al crear la nueva tabla con sus respectivos campos. Ahora clic en Importar como lo indica la imagen y procederemos a importar los datos de Excel. En la nueva ventana clic en Seleccionar Archivo.

Seleccionamos el Archivo ya creado con la extensin (.CSV) y clic en Abrir.

excelaccessmysql@gmail.com

18

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

Seleccionamos la segunda opcin en el botn de radio y en la Opcin de Campos terminados en (;) lo cambiamos por (,) esto se debe al tipo de formato que le dimos al documento en Excel, en algunos casos MySQL tambin acepta los punto y comas (;). Clic en Continuar.

Como muestra en la imagen menciona que No se ha recibido ningn dato. Pero no se preocupen ya se realizo la importacin, este error solo se debe a que estamos dentro de la base de datos y todo lo que tenemos que hacer es dar clic en la tabla y nos mostrara los datos ya importados.

excelaccessmysql@gmail.com

19