ORGANIGRAMAS QUE ES UN ORGANIGRAMA? El organigrama es la representacin grfica mediante smbolos convencionales de la estructura orgnica de una entidad o institucin.

El organigrama como documento formal reflejar la estructura escogida y la interrelacin funcional entre sus componentes. A travs de los organigramas se trata de representar: El agrupamiento de funciones. La estructura y niveles jerrquicos. La naturaleza de las Unidades Orgnicas. Las relaciones de autoridad responsabilidad. Los canales formales de comunicacin. Las jefaturas de unidades Las relaciones entres los cargos, etc. UTILIDAD E IMPORTANCIA UTILIDAD Los organigramas ofrecen una gran utilidad como herramienta de comunicacin. A continuacin sealamos algunos de sus usos: Se usa para proveer un cuadro general de la estructura que permita su comprensin y anlisis. Para informar a los miembros de la organizacin, la posicin relativa que ocupan y su relacin con el resto de la estructura. Para facilitar a las personas que se incorporen a la organizacin, el conocimiento de la estructura de la misma. Para facilitar la comprensin acerca de las posibilidades que tienen las personas de ascender a otras posiciones dentro de la organizacin. Para informar al pblico ajeno a la Institucin cmo se encuentra estructurada la misma.

IMPORTANCIA La importancia de los organigramas radica en que permite observar como estn dispuestas y relacionadas las partes constitutivas de una organizacin; as como dar a conocer con precisin el lugar que le corresponde a cada trabajador dentro de la misma. La aplicacin de los organigramas es importante porque:

Permite visualizar los niveles jerrquicos y los que tienen poder de decisin; as como las relaciones de autoridad - responsabilidad. Identifica a las unidades orgnicas que conforman la organizacin (oficinas, direcciones, departamentos, secciones, etc.); as como a los cargos desempeados en ellas. Da a conocer con sencillez, claridad y precisin el lugar que le corresponde a cada dependencia, grupo y cargo dentro de la organizacin. Se constituye en un valioso medio de estudio y consulta a efectos de analizar los aspectos positivos y negativos de la estructura. OBJETIVOS

Los organigramas se disean a fin de cumplir con dos objetivos primordiales: Objetivo Tcnico.- Para analizar organizaciones existentes, cambiar estructuras, planear nuevas organizaciones, capacitar al personal sobre la organizacin, facilitar el cumplimiento de funciones, etc. Objetivo de Comunicacin.- Para difundir la existencia, estructura, propsitos, funciones y actividades de la organizacin.

FACTORES PARA SU DISEO Entre los factores organizativos que consideramos de mucha importancia para la diagramacin de los organigramas tenemos: Autoridad y Responsabilidad.- Se representa por los niveles jerrquicos. La autoridad se considera en forma descendente, en tanto que la responsabilidad en las dos formas (ascendente y descendente). La responsabilidad es inherente a la funcin que el individuo desempea, luego no se pierde por delegacin. Facultad de mando.- Seala el derecho de dar instrucciones obligatorias y de tomar decisiones. Existe en todos los niveles de la organizacin en forma delimitada y regulando las conexiones del mismo nivel. Equilibrio orgnico.- Objetivo importante de la organizacin es conseguir equilibrio dentro de la misma, es decir conseguir que todas sus partes trabajen con el mayor rendimiento para el logro de la meta propuesta. En tal sentido el proceso de departamentalizacin debe resguardar el equilibrio de la estructura. Bsicamente, todo organigrama debe estructurarse teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Diferenciar claramente, los diferentes tipos de unidades administrativas. Esto ya sea por la nomenclatura, la ubicacin o el nivel. Evitar el nmero excesivo de niveles jerrquicos en lo posible.

Asegurar que las personas o unidades son responsables slo ante un jefe. Cada funcin necesaria para el cumplimiento de los objetivos del organismo deber integrarse a una unidad orgnica.

ELEMENTOS Y SIGNOS CONVENCIONALES PARA SU DISEO ELEMENTOS Para el trazado de un organigrama deber tenerse en cuenta la utilizacin de los siguientes elementos, los cuales son pautas convencionales y en ningn caso reglas universales validas. Las casillas.Que representa las diversas unidades estructurales del organismo. Estas casillas son generalmente rectngulos horizontales. La importancia de la unidad graficada generalmente se manifiesta en el rea del rectngulo as como en la altura en el plano organizacional. Los rectngulos a un mismo nivel generalmente sern del mismo tamao sobre la lnea horizontal. Las casillas en lneas punteadas indican estructuras por crear.

Las lneas continuas.-

Que representan las relaciones directas de autoridad, stas pueden ser verticales horizontales y oblicuas:

El espesor de las lneas de las unidades administrativas puede ser de 0.5 mm y de las lineas de autoridad 1 mm. La lnea de autoridad de mando principal deber diferenciarse de las otras hacindolas de mayor espesor.

Las lineas punteadas.Utilizadas para sealar que existe relaciones de coordinacin entre las unidades. _______________ ...

Lineas Quebradas.La desconcentracin, especialmente la geogrfica, o territorial se expresa a travs de una lnea Quebrada. Ejemplo

Puente Se utiliza cuando por requerimiento de diseo se cruzan dos lineas sin que exista conexin entre ellas.

SIGNOS CONVENCIONALES: Para llevar a cabo la representacin grfica del organismo, es necesario utilizar determinados signos convencionales que permiten su graficacin. Los principales son los siguientes. Las lineas de autoridad. Que se presentan por lineas rectas que van en ngulos rectos, en plano horizontal o vertical. Estas lineas salen de la parte media inferior del rectngulo superior, (lnea de mando) descendiendo a la parte media superior del rectngulo inferior que representa la unidad subordinada.

Las lineas de asesora. Son de dos tipos: Cuando no existe dependencia Son las lneas laterales que une a dos rectngulos por sus lados laterales de forma directa.

Cuando existe dependencia La lnea asesor (a) sale lateralmente de la lnea de autoridad (b) del nivel asesorado, y va a intersectar a la unidad asesora(c).

Las lineas de relacin Mediante ellas se muestran las relaciones funcionales o dependencias tcnica o mando especializado. Se representan por lineas oblicuas que salen de la parte media inferior del rectngulo de mayor nivel jerrquico, y termina en la parte media superior del rectngulo inferior que representa a la estructura del grado inferior de dependencia.

Es preferible omitir en un organigrama, la representacin de las relaciones funcionales para evitar confusin en la distincin de los niveles. Lineas de coordinacin. Se representan con lineas punteadas uniendo las unidades comprendidas en la coordinacin.

FORMAS DE REPRESENTAR ALGUNOS ORGANOS REPRESENTACION DE LOS ORGANOS DE DIRECCIN Cuando una Direccin cuenta con director y sub-dierector, y cuando ambos comparten la responsabilidad de la Direccin sin separacin especifica de funciones; en este caso se representar por un rectngulo dividido en dos partes iguales por una lnea horizontal. DIRECTOR SUB-DIERCTOR

Cuando en una Direccin exista director y ste delega en el sub-director especficamente algunas responsabilidades de Direccin, de carcter tcnico y administrativo, con exclusin de las otras, se representa la Direccin por dos rectngulos separados, uno inmediatamente debajo y unido por una lnea continua vertical. La lnea de mando se establece a travs del sub-director

DIRECTOR

SUBDIRECTOR

Cuando la Direccin tiene un director y un asistente del director, es decir cuando el sub-director no tiene definida su responsabilidad ni sus funciones delegadas. Se representa por dos rectngulos separados, estando el sub-director en la parte lateral inferior, y unidos por una lnea vertical y horizontal.

DIRECTOR

SUBDIRECTOR Los cuerpos colegiados, directivos de funcin determinante e interpretativas, se representan de la siguiente forma: Cuando la direccin ejerce la presidencia el consejo se representa por medio de un rectngulo de mayores dimensiones y antepuesto en la parte superior, por un rectangulo menor donde se ubica la direccin.

DIRECTOR

CONSEJO

Cuando la direccin no tiene la presidencia del cuerpo colegiado, pero participa como secretario o representante de las funciones ejecutivas, el consejo se representa por un rectangulo mayor en la parte superior y la direccin por otro rectangulo que va en la parte inferior.

CONSEJO DIRECTOR

Cuando la direccin no participa del cuerpo colegiado, el consejo se representa por un rectangulo que va en la parte superior y la direccin por otro rectangulo que va en la parte inferior unido al primero por una lnea vertical de autoridad.

CONSEJO

DIRECTOR

REPRESENTACIN DE ORGANOS CONSULTIVOS Los cuerpos colegiados consultivos, de funcin asesora, se representan por rectngulos ubicados en el espacio funcional correspondiente a las estructuras de asesoramiento y a la altura de la alta direccin.

ALTA DIRECCIN

ORGANOS CONSULTIVOS

REPRESENTACIN DE ORGANOS DE CONTROL Para graficar las unidades de control y fiscalizacin en un Organismo, estas se representan por medio de un rectangulo en la parte lateral izquierda de la alta direccin seguido por una lnea continua horizontal.

UNIDAD DE CONTROL

ALTA DIRECCIN

REPRESENTACIN DE ORGANOS DE ASESORAMIENTO La representacin de las unidades de asesora de un organismo, se har por medio de rectngulos ubicados en la parte lateral derecha inferior a la direccin y, unidas por una lnea vertical y horizontal; de tal forma que la lnea vaya al lado lateral de la unidad asesora.

ALTA DIRECCIN

ORGANOS DE ASESORIA

REPRESENTACION DE ORGANOS DE APOYO Para el caso de las unidades de apoyo, estas se ubicaran unidas a la direccin por una lnea vertical y horizontal, de tal forma que de la lnea horizontal descienda otra lnea vertical a la parte media superior del rectangulo que representa la unidad de apoyo.

DIRECCIN

APOYO

APOYO

REPRESENTACIN DE ORGANOS DE LINEA La representacin de las unidades de lnea o de ejecucin de un organismo, se har por medio de rectngulos ubicados en las partes inferiores; de tal forma que de la mitad inferior del rectangulo que representa a la direccin baje una lnea en forma vertical sobre la parte superior media del o los rectngulos que representan a la unidad de lnea.

DIRECCIN

LINEA REPRESENTACIN DE ORGANOS DESCONCENTRADOS La representacin de la o las unidades desconcentradas de un organismo se har mediante rectngulos que se ubicarn en la parte inferior de la grafica que se representan, utilizando para ello los signos convencionales sealados anteriormente de tal forma que la o las desconcentradas estn ceidas a la direccin por una lnea que baje la parte superior media del rectangulo(s) de dicha(s) unidad(es).

DIRECCIN

Unidad Orgnica A

Unidad Orgnica B

Unidad Orgnica C

Unidad Desconcentrada