GLOBAL SCORECARD

INDICADORES LOGÍSTICOS Y EVALUACIÓN CUALITATIVA DE

ECR

INDICADORES DE SERVICIO

PEDIDOS ENTREGADOS A TIEMPO

Este indicador mide el nivel de cumplimiento de la compañía para realizar la entrega de

los pedidos, en la fecha o periodo de tiempo pactado con el cliente.

Para el cálculo se debe tener en cuenta lo siguiente:

- Los pedidos urgentes generados por el cliente deben hacer parte del cálculo.
- Un pedido podrá ser considerado como recibido a tiempo a pesar de que el cliente lo
registre en el sistema de información en un momento posterior a la recepción física
de la mercancía. Por ejemplo, si la mercancía debe ser almacenada temporalmente
para posteriores verificaciones o porque no hay sistema de información en el
momento de la recepción, la fecha de recibo de la mercancía deberá ser la del arribo
físico de la misma y no la de su ingreso al sistema de información.
- Si se presentan ampliaciones en el plazo de entrega establecido inicialmente, debido
a problemas por parte del proveedor, relacionados con su capacidad de entregar en
la fecha inicialmente pactada, se considerará que el pedido no fue entregado a
tiempo, aunque se haya cumplido con el tiempo de entrega acordado en la segunda
oportunidad.

En los campos correspondientes, indique la incidencia de las distintas causales de

pedidos no entregados a tiempo, calculando el porcentaje para cada causal frente al total
de pedidos evaluados:

No. de pedidos afectados por cada causal en el período X / No. de pedidos

no entregados a tiempo en el período X

Se pueden enumerar, entre otras, las siguientes causales:

- Cliente incumple horarios de generación y/o modificación de pedidos: El cliente

genera el pedido o una modificación a éste, fuera del horario establecido con el
proveedor. La capacidad de entregar a tiempo del proveedor se puede ver afectada,
pues los procesos internos no se alcanzan a ajustar a los nuevos requerimientos.

- Proveedor retrasa la entrega por falta de producto: El proveedor carece de inventario

y por lo tanto, dándole prioridad a realizar la entrega completa, espera a reunir la
mercancía solicitada por el cliente.
- Incumplimiento en los horarios del transporte: El proveedor de transporte
(subcontratado o propio) no puede atender los horarios de recolección de mercancía en
el proveedor y/o los horarios de entrega a los destinatarios.

- Cliente incumple horarios de recepción de los pedidos: El proveedor llega al Centro

de Distribución o Punto de Venta en el horario pactado con el cliente, pero no es
atendido a tiempo por éste. Esta causal también aplica para aquellas entregas que se
hayan visto afectadas por la demora de clientes atendidos previamente.

- Condiciones de orden público: Problemas causados por eventos como cierre de

carreteras, paros, retenes, etc.

Cuando se hace referencia a un "período X", dicho período en lo posible deberá ser el
Segundo Semestre del año 2001. Sin embargo, si no cuenta con información completa
para dicho período, usted podrá establecerlo, teniendo en cuenta un espacio de tiempo
representativo, en el cual podrá obtener los datos solicitados. Este período deberá ser el
mismo a tener en cuenta para todos los indicadores donde se hace referencia a dicho
período.

CALCULO:

Número de pedidos entregados durante el período X en la fecha o período pactado

----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Número total de pedidos solicitados para el periodo X

CAUSALES DE PEDIDOS NO ENTREGADOS A TIEMPO

o Cliente incumple horarios de generación y/o modificación de pedidos

o Proveedor retrasa la entrega por falta de producto
o Incumplimiento en los horarios del transporte
o Cliente incumple horarios de recepción de los pedidos
o Condiciones de orden público
o Otros
 PEDIDOS ENTREGADOS COMPLETOS

Este indicador mide el nivel de cumplimiento en la entrega / recepción de pedidos

completos; es decir, establece la relación entre lo solicitado y lo realmente entregado al
cliente.

Para este indicador se realizarán distintos cálculos:

1. Entregas Completas en Unidades de Producto

2. Entregas Completas en Unidades Monetarias
3. Pedidos Entregados Completos.

Notas:
- Para el cálculo del indicador en pedidos, se considera un pedido como entregado /
recibido completo, aquel que contiene todas las unidades solicitadas, de cada una de
las referencias contenidas en el pedido.
- Para efectos del cálculo del indicador de pedidos perfectos, explicado más adelante,
se debe tener en cuenta el indicador de pedidos completos, siguiendo la tercera
modalidad de cálculo presentada, la cuál es la más exigente.

Para el cálculo se debe tener en cuenta lo siguiente:

- Un pedido puede ser considerado completo aunque no haya sido entregado en la

fecha estipulada; por ejemplo, un pedido es completo cuando se presentan varias
entregas parciales, siempre y cuando, todas ellas hayan sucedido antes de la fecha
de vencimiento de la orden de compra.
- Los pedidos urgentes solicitados por el cliente deben hacer parte del cálculo.

En los campos correspondientes, indique la incidencia de las distintas causales de

pedidos entregados incompletos, calculando el porcentaje para cada causal frente al
total de pedidos evaluados:

No. de pedidos afectados por cada causal en el período X / No. de pedidos

entregados incompletos en el período X

Se pueden enumerar, entre otras, las siguientes causales:

- No Alineación del Catálogo de Productos: La base de datos de productos en el

cliente difiere de la base de datos del proveedor. Esto permite que se generen pedidos
de productos que no están disponibles para ser comercializados. (Ej: productos
regulares que salen del mercado)
- Pedidos Anulados por el Cliente : Esta causal aplica cuando el cliente cancela un
pedido que se colocó al proveedor, por errores en digitación de los pedidos, porque no
hay espacio para almacenar la mercancía, etc. Aunque los pedidos anulados deben ser
eliminados del cálculo de pedidos completos, es importante identificarlos pues son
situaciones puntuales que no se relacionan con el nivel de servicio.

- Faltantes en el Inventario del Proveedores: El proveedor no cuenta con suficiente

inventario de producto para satisfacer los requerimientos de los pedidos por situaciones
internas de planeación del proveedor o porque los pedidos generados por los cliente
presentaron un aumento significativo de la demanda que no fue planeado correctamente
por las partes.

- Demanda de Promociones Diferente a la Pactada: Diferencia en la estimación de los

volúmenes de venta, pactados inicialmente con el cliente, para las promociones.

- Mermas, pérdidas o averías causadas durante el transporte: El cliente no acepta

unidades de producto que estuvieron afectadas durante el proceso de transporte

- Cliente incumple horarios de generación y/o modificación de pedidos: El cliente

comunica los pedidos o las modificaciones a éstos después de los horarios o días que se
han especificado para tal fin.

Cuando se hace referencia a un "período X", dicho período en lo posible deberá ser el
Segundo Semestre del año 2001. Sin embargo, si no cuenta con información completa
para dicho período, usted podrá establecerlo, teniendo en cuenta un espacio de tiempo
representativo, en el cual podrá obtener los datos solicitados. Este período deberá ser el
mismo a tener en cuenta para todos los indicadores donde se hace referencia a dicho
período.

CALCULO:

UNIDADES DE PRODUCTO

Número de Unidades de Producto entregadas en el período X

----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Total de Unidades de Producto solicitadas para el periodo X

UNIDADES MONETARIAS

Valor de la mercancía entregada en el período X

----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Valor Total de la mercancía solicitada para el período X
 PEDIDOS
Número de Pedidos entregados completos en el período X
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Total de Pedidos solicitados para el período X

CAUSALES DE PEDIDOS ENTREGADOS INCOMPLETOS

o No alineación de catalogo de productos

o Pedidos anulados por el cliente
o Faltantes en el inventario del proveedor
o Demanda de promociones diferente a la pactada
o Mermas, perdidas o averías causadas durante el transporte
o Cliente incumple horario de generación y / o modificación de pedidos
o Otros

DOCUMENTACIÓN SIN PROBLEMA

El indicador de Documentación sin Problemas mide el porcentaje de facturas generadas

/ recibidas por la compañía sin ningún error.

Es importante que la compañía además de calcular este indicador documente las

causales de problemas de facturación. En los campos correspondientes, indique la
incidencia de las distintas causales de Documentos con problemas, calculando el
porcentaje para cada causal frente al total de problemas registrados:

No. de documentos afectados por cada causal en el período X / No. total de

documentos con problemas en el período X

Se pueden enumerar, entre otras, las siguientes causales:

- Errores en Precios
- Errores en Descuentos
- Despachado diferente a lo facturado
- Errores en otros datos de la factura

Cuando se hace referencia a un "período X", dicho período en lo posible deberá ser el
Segundo Semestre del año 2001. Sin embargo, si no cuenta con información completa
para dicho período, usted podrá establecerlo, teniendo en cuenta un espacio de tiempo
representativo, en el cual podrá obtener los datos solicitados. Este período deberá ser el
mismo a tener en cuenta para todos los indicadores donde se hace referencia a dicho
período.
CALCULO:

Este indicador mide el porcentaje de facturas generadas recibidas por la

compañía sin ningún error.

Número Total de facturas generadas sin problemas en el período X

----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Número total de facturas generadas en el periodo X

CAUSALES DE DOCUMENTACIÓN

o Errores en Precios
o Errores en Descuentos
o Despachado diferente a lo facturado
o Errores en Otros Datos de la Factura
o Otros

PEDIDOS ENTREGADOS PERFECTOS

Este indicador mide la calidad total de la gestión de entrega de pedidos en una

compañía. Se considera que un pedido es perfecto cuando cumple con las siguientes
condiciones:

- El pedido es entregado / recibido a tiempo.

- El pedido es entregado / recibido completo.
- La factura no presenta ningún error
- Las condiciones del producto son excelentes y se entrega de acuerdo con los
requerimientos del cliente. Es decir, no se presentó ningún problema de no
conformidad por parte de este último: las características físicas y/o químicas del
producto son las apropiadas, no se presentó ningún defecto o daño en el producto o
su empaque y las fechas de vencimiento están de acuerdo con los requerimientos del
cliente.

Cuando se hace referencia a un "período X", dicho período en lo posible deberá ser el
Segundo Semestre del año 2001. Sin embargo, si no cuenta con información completa
para dicho período, usted podrá establecerlo, teniendo en cuenta un espacio de tiempo
representativo, en el cual podrá obtener los datos solicitados. Este período deberá ser el
mismo a tener en cuenta para todos los indicadores donde se hace referencia a dicho
período.
CALCULO

Este indicador mide la calidad total de los pedidos entregados / recibidos por
una compañía.

Número de pedidos entregados perfectos en el período X

----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Número total de pedidos solicitados para el periodo X

INDICADORES DE GESTIÓN DE INVENTARIO

DÍAS DE INVENTARIO:

Este indicador determina para que período de tiempo en promedio la empresa mantiene
inventarios. El costo promedio del inventario corresponde al saldo de inventarios a fin
de mes (en unidades monetarias).
Este indicador se debe calcular para el segundo semestre año 2001. En este caso, el
costo promedio del inventario corresponde al promedio de los saldos de inventario a fin
de mes de los 6 meses de dicho año.

CALCULO

COSTO PROMEDIO DEL INVENTARIO PERIODO X

------------------------------------------------------------------------------------- X Número de Días de la
COSTO NETO DE LA MERCANCÍA VENDIDA PERIODO X Medición

EXACTITUD DEL INVENTARIO:

Este indicador permite que la compañía mida el grado de coherencia entre el inventario
físico y el teórico.

CALCULO

REFERENCIAS:

Número de referencias que en el último inventario presentaron diferencias entre lo físico y teórico
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Total de referencias inventariadas
 PESOS

Suma de las diferencias encontradas en Pesos durante el último inventario (Valor Absoluto)
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Valor Total teórico en Pesos de las Referencias Inventariadas

UNIDADES

Suma de las diferencias encontradas en Unidades durante el último inventario (Valor Absoluto)
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Total teórico en Unidades de las Referencias Inventariadas

FALTANTES EN INVENTARIO:

Los faltantes en inventario buscan identificar los agotados en el inventario de las

bodegas de materiales. Este indicador se debe calcular como el número de referencias
que no están disponibles en el inventario frente al total de referencias que deben estar
disponibles según lo solicitado por producción:

Número de Referencias No Disponibles / Número Total de Referencias que Deben

estar Disponibles

Número Total de referencias que deben estar Disponibles: son el total de referencias
que en el momento de la medición deben encontrarse en el inventario de la bodega de
materiales para poder realizar el picking.

Número de referencias No Disponibles: son las referencias que después de cruzar lo

solicitado por producción con lo que se tiene en inventario, no se alcanzan a cubrir los
requerimientos.

Como ésta es una medición puntual en un momento específico, se deben aplicar

múltiples mediciones durante el período de análisis, con el ánimo de identificar una
tendencia en la compañía. Lo óptimo es llevar a cabo mediciones diarias sobre todas las
referencias que deben estar disponibles. En caso de no tener capacidad de realizar
mediciones con dicha periodicidad, la empresa puede realizar estos seguimientos con
frecuencias semanales, quincenales o mensuales, o realizar seguimientos donde se
cubran diferentes agrupaciones de productos.

Para calcular el comportamiento del indicador en un periodo largo de tiempo, en el cual

se realizaron varias mediciones, se deben promediar los diferentes resultados parciales.
Aclaraciones:

- Cuando la compañía tienen varias bodegas de materiales, el cálculo de los faltantes

en inventario se debe realizar individualmente en cada bodega y luego obtener un
promedio de las distintas mediciones efectuadas durante el período de análisis.

- Para la medición en puntos de venta, el Número Total de Referencias No

Disponibles son aquellas referencias del lineal (góndola) que en el momento de la
medición se encontraron en cero (0).

CALCULO

Este indicador mide la ruptura de inventarios en centros de distribución de clientes y

proveedores y en puntos de venta cuando aplique.

Faltantes en Inventario en CEDIS:

DEVOLUCIONES:

Este indicador mide el impacto de las devoluciones, teniendo en cuenta las realizadas en
el mismo momento de la recepción y las generadas después de haber incluido la
mercancía en el inventario del cliente, por razones como vencimiento o no rotación.

CALCULO

DEVOLUCIONES EN COSTO:

Costo Neto de la mcia. devuelta en el momento de la recepción durante el período X

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Costo Neto de la mcia. despachada en el período X

Costo Neto de la mcia. devuelta en el período X, después de ser incluida en el inventario del cliente
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Costo Neto de la mcia. vendida en el período X

DEVOLUCIONES EN UNIDADES:

Número de Unidades Devueltas en el momento de la recepción durante el período X

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Número Total de Unidades Despachadas en el período X
 Número de Unidades devueltas en el período X, después de ser incluidas en el inventario del cliente
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Número Total de Unidades Vendidas en el período X

CAUSALES:

o Causales de devolución en la recepción:

1. Fallas en la calidad del producto.

2. Diferencias entre la mercancía para entregar y la orden de compra.
3. Problemas en la marcación del producto.
4. Otras causales.

o Causales de devolución después de cargado en el inventario del cliente:

1. Fallas en plantación de demanda/ Baja rotación en el cliente.

2. Producto en mal estado o próximo a vencer.
3. Devoluciones por garantía al consumidor.
4. Otras causales.

DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS LOGÍSTICOS:

Este indicador identifica la distribución de los costos logísticos entre: Gestión del
Suministro, Almacenamiento, Procesamiento de Pedidos y Servicio al Cliente,
Transporte y Distribución, y Planeación y Mantenimiento de Inventarios.

CÁLCULOS:

ACTIVIDAD % % % COSTOS
LOGISTICA SUBCONTRATADO PROPIO LOGÍSTICOS
Gestión de suministro
Almacenamiento
Procesamiento de
Pedidos y Servicio al
Cliente
Transporte y
Distribución
Planeación y
Mantenimiento de
inventarios.

EXACTITUD DEL PRONOSTICO DE VENTAS:

Este indicador establece la coherencia entre las unidades de producto pronosticadas y las
vendidas .
•Se debe calcular de forma independiente para cada referencia.
•La referencia se considerará como exacta si cumple con la venta del +/- 20% (entre el 80 y
120%) de las unidades de producto pronosticadas.

CALCULO

NUMERO TOTAL DE REFRENCIAS QUE CUMPLIERON CON EL PRONOSTICO

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
NUMERO TOTAL DE REFERENCIAS PRONOSTICADAS