SUCURSALES Y AGENCIAS Definicin: La agencia y la sucursal son medios para proyectar la organizacin de ventas en territorios situados a alguna distancia

de la oficina central o principal, son de carcter permanente y dependen normalmente de una sociedad. CARACTERISTICAS DE LAS AGENCIAS: Las agencias no originan o confeccionan estados financieros y sus principales caractersticas son: No tienen personera jurdica Tienen mercanca para la exhibicin Tramita pedidos de la casa central No lleva contabilidad Lleva un registro de fondo fijo de caja No maneja su propio fondo de caja, sino que ste proviene de la casa central No tiene capital propio CARACTERISTICAS DE LAS SUCURSALES: Las sucursales originan estados financieros resmenes llamados Estados Combinados, o Borradores Combinados, que son borradores para efectos de mostrar la situacin conjunta de la sucursal y de la Casa Central. Dichos borradores son extra-libros. Las principales caractersticas de las sucursales son: No tienen personera jurdica Tienen mercancas para la venta (de la Casa Central o de otras empresas) Venden directamente (concede crdito, y realiza sus propios cobros) Administra sus dineros (efecta sus propios pagos) Lleva libros de contabilidad (tienen un sistema contable) No tiene capital social

DIFERENCIAS Y SEMEJANZAS ENTRE AGENCIAS Y SUCURSALES: Entre las semejanzas podemos citar: a- No tienen personera jurdica b- No tienen capital propio. Las principales diferencias sern el resto de las caractersticas citadas. CONTABILIDAD PARA LAS AGENCIAS: La casa central puede llevar la contabilidad referente a la agencia de dos formas: 1- Para determinar las utilidades que produce la agencia 2- Sin determinar las utilidades de la agencia, integrando as los gastos de la agencia a los de la casa central. CUENTAS UTILIZADAS PARA EL CONTROL DE AGENCIAS: MUESTRAS DE LA AGENCIA: Esta cuenta pertenece al activo circulante y est constituida por toda aquella mercanca en exhibicin que tiene la agencia. EMBARQUES PARA LA AGENCIA: Es una cuenta de resultados. Se acredita por el valor de la mercanca que se enva a la Agencia, cuando la casa central usa inventario fsico. Se sustituye por la cuenta Inventario, cuando se tiene el sistema de inventario permanente. FONDO FIJO DE LA AGENCIA: Es una cuenta de activo circulante. En ella se registra el dinero en efectivo que la Agencia recibe de la casa central para su financiamiento. GASTOS DE LA AGENCIA: Cuenta de Resultados. En ella se registran todos los gastos en que se incurre por parte de la agencia. VENTAS DE LA AGENCIA: Cuenta de Resultados. Se registran aqu todas las ventas realizadas por la casa central a travs de la agencia. PERDIDAS Y GANANCIAS DE LA AGENCIA: Cuenta puente de Resultados. Se utiliza para cerrar los Gastos e Ingresos de la agencia. 1

EJEMPLO: Registre las siguientes operaciones de una Agencia y su Casa Central: a) Se envan muestras a la agencia por 10.000,0 b) Se establece un fondo de caja en la agencia por 5.000,00 c) La agencia notifica a la casa central, venta de mercancas por 100.000,00. La casa central entrega las mercancas utilizando un porcentaje de utilidad del 35% del precio de venta. d) La casa central solicita que se le repongan gastos por 2.800,00 e) La casa central paga 600,00 de gastos correspondientes a la agencia. Se pide: 1. Hacer los asientos usando inventario fsico, suponiendo: a. Sin determinar la utilidad de la agencia b. Determinando la utilidad de la agencia DETERMINANDO UTILIDAD
a-) MUESTRAS DE LA AGENCIA EMBARQUES PARA LA AGENCIA Envo de muestras a la agencia -----------------------//-----------------Fondo fijo de la agencia Bancos Establecimiento de un fondo de caja en la Agencia ----------------------//-------------------Cuentas por Cobrar o Bancos Ventas de la Agencia -Registros de las ventas por cuenta de la Agencia. ---------------------//-------------------Costo de Venta de la Agencia Embarques para la Agencia -Para rebajar el costo de las mercancas vendidas por la agencia. ---------------------//-------------------Gastos de la Agencia Bancos Reposicin de gastos realizados por la Agencia --------------------//-------------------Gastos de la Agencia Bancos Pago de gatos a cargo de Agencia -------------------//-----------------Ventas de la Agencia Costo de ventas de la Agencia Gastos de la Agencia Prdidas y Ganancias Agencia Para cerrar la cuentas de gastos, costos e ingresos de la Agencia y determinar su utilidad. ---------------------//--------------------10.000,00 10.000,00

SIN DETERMINAR UTILIDAD

MUESTRAS DE LA AGENCIA EMBARQUES PARA LA AGENCIA Envo de muestras a la agencia ------------------------//------------------Fondo Fijo de la Agencia Bancos Establecimiento de un fondo de caja en la Agencia. ------------------//---------------------Cuentas por cobrar o Bancos Ventas Registro de ventas efectuadas 10.000,00 10.000,00

b-)

5.000,00 5.000,00

5.000,00 5.000,00

c-)

100.000,0 0 100.000,0 0

100.000,0 0 100.000,00

65.000,00 65.000,00

-----------------------//-----------------No se hace este asiento

d-)

2.800,00 2.800,00

e-)

600,00 600,00

f-)

100.000,0 0 65.000,00 3.400,00 31.600,00

-------------------------//-------------------Gastos Bancos Pago de gastos realizados por la Agencia. ---------------------------//--------------------Gastos de la Agencia Bancos Pago de gastos de la Agencia --------------------//--------------------No se hace este asiento

2.800,00 2.800,00

600,00 600,00

-----------------------//---------------------

CUENTAS UTILIZADAS EN LA CONTABILIDAD POR LA SUCURSAL: 2. EMBARQUES DE CASA CENTRAL: Funciona similar a la cuenta compras, cuando se utiliza inventario fsico. 3. CASA CENTRAL-CUENTA CORRIENTE: Funciona como cuenta de pasivo. CUENTAS UTILIZADAS POR LA CASA CENTRAL: 1. EMBARQUES PARA LA SUCURSAL: Funciona similar a la cuenta Ventas. Si la empresa vende a las sucursales a un precio superior al costo, se deber hacer una separacin de la parte que representa el costo y la parte que representa la utilidad adicional, en cuyo caso se usarn las siguientes cuentas: a- Embarques a la sucursal-costo: Esta cuenta se presenta en el Estado de Prdidas y Ganancias por ser una reduccin del disponible para la venta en el clculo del costo de ventas. b- Embarques a la sucursal-recargo: Se utiliza para registrar la utilidad adicional. Se presenta en el Balance General como una contracuenta de la cuenta Sucursal-Cuenta Corriente. 2. SUCURSAL CUENTA CORRIENTE: Funciona como una cuenta de activo. EJEMPLO: Registrar las siguientes operaciones tanto en los libros de la Sucursal como de la Casa Central: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Efectivo enviado a la Sucursal 10.000,00 Mercancas enviadas a la Sucursal 50.000,00 al costo Mercancas adquiridas por la sucursal de otra empresa: 10.000,00 a crdito. Ventas de la sucursal al contado 2.000,00 y a crdito 5.000,00. Se usa una tasa de utilidad del 30% del precio de venta. Cobr de cuentas por cobrar de la sucursal 4.200,00 Pag de cuentas por pagar de la sucursal 7.500,00 Gastos pagados por la sucursal 1.200,00 Efectivo remitido por la Sucursal a su casa central 4.000,00

Ambas empresas utilizan inventario fsico. Se pide: a- Asientos de diario en los libros de la Sucursal y en la Casa Central. b- Estados Financieros de la Sucursal c- Asientos de cierre de la Sucursal d- Asientos para registrar en la casa central la utilidad de la Sucursal y el cierre normal. REGISTROS CONTABLES DE LA SUCURSAL 1) CUENTAS Y DETALLE CAJA O BANCOS CASA CENTRAL - CUENTA CORRIENTE -Efectivo recibido de la Casa Central.------------------------//--------------------EMBARQUES DE LA CASA CENTRAL CASA CENTRAL CUENTA CORRIENTE -Mercancas recibidas de la casa central. -------------------------------//----------------------------COMPRAS CUENTAS POR PAGAR -Compra a crdito efectuadas por la sucursal.------------------------//-------------------------CAJA O BANCOS CUENTAS POR COBRAR VENTAS Ventas efectuadas por la sucursal. ------------------------//-------------------------DEBE 10.000,00 HABER 10.000,00 50.000,00 50.000,00 10.000,00 10.000,00 2.000,00 5.000,00 7.000,00

2)

3)

4-)

CUENTAS Y DETALLE

DEBE

HABER

5-)

6-)

7-)

8-)

9-)

CAJA O BANCOS CUENTAS POR COBRAR -Cobro efectuados a clientes en el periodo.--------------------------//-----------------------------CUENTAS POR PAGAR CAJA O BANCOS -Pago realizados a clientes------------------------------//------------------------GASTOS CAJA O BANCOS Pago De gastos varios de la agencia -------------------------//-----------------------------OFICINA CENTRAL CUENTA CORRIENTE CAJA O BANCOS -Efectivo remitido a la Casa Central por la Sucursal ----------------------//-----------------------------INVENTARIO FINAL COSTO DE VENTAS EMBARQUES DE LA OFICINA CENTRAL COMPRAS -Ajuste para determinar el costo de la mercadera vendida. ----------------------------------//----------------------------ESTADO DE RESULTADOS

4.200,00 4.200,00 7.500,00 7.500,00 1.200,00 1.200,00 4.000,00 4.000,00 55.100,00 4.900,00 50.000,00 10.000,00

Ventas netas Menos: Costo de la mercadera vendida: Embarques de casa central (+) Compras de mercancas Mercadera disponible para la venta: (-) Inventario Final =Costo de la mercadera vendida =Utilidad bruta sobre ventas (-) Gastos = Utilidad neta del periodo

7.000,00 50.000,00 10.000,00 60.000,00 55.100,00 4.900,00 2.100,00 1.200,00 900,00

BALANCE DE SITUACION O BALANCE GENERAL ACTIVO: Caja o Bancos Cuentas por cobrar Inventario de mercancas TOTAL DE ACTIVO: PASIVO Y PATRIMONIO Cuentas por pagar PATRIMONIO: Casa Central Total Pasivo y Patrimonio 3.500,00 800,00 55.100,00 59.400,00 2.500,00 56.900,00 56.900,00 59.400,00

59.400,00

ASIENTOS DE CIERRE: VENTAS 7.000,00 5

PRDIDAS Y GANANCIAS COSTO DE VENTAS GASTOS -Para cerrar los ingresos, costos y gastos y Reflejar la utilidad. ----------------------t--------------------------------PERDIDAS Y GANANCIAS OFICINA CENTRAL CUENTA CORRIENTE -Capitalizacin de las utilidades de la Sucursal. ------------------------------//----------------------------

900,00 4.900,00 1.200,00

900,00 900,00

REGISTROS CONTABLES EN LOS LIBROS DE LA CASA CENTRAL: 1. CUENTAS Y DETALLE SUCURSAL CUENTA CORRIENTE CAJA -Remesa enviada a la Sucursal--------------------------//-----------------------------SUCURSAL CUENTA CORRIENTE EMBARQUES A LA SUCURSAL COSTO -Mercancas enviadas a la Sucursal. ----------------------------//-------------------------CAJA SUCURSAL CUENTA CORRIENTE Remesa recibida de la Sucursal ----------------------------//-------------------------------SUCURSAL CUENTA CORRIENTE PERDIDAS Y GANANCIAS DE LA SUCURSAL -Para reflejar la prdida o ganancia con motivo del cierre. ------------------------------//------------------------------DEBE 10.000,00 HABER 10.000,00 50.000,00 50.000,00 4.000,00 4.000,00 900,00 900,00

2.

3.

4.

BORRADORES COMBINADOS: Como su nombre lo indica, es un borrador que muestra la situacin financiera combinada entre la Sucursal y su Casa Central. Se hace con el fin de resumir en un todo la empresa (casa central o Sucursal). Para realizar los borradores combinados se requiere de una hoja de trabajo de 8 columnas, y cuyo tamao depender del mismo nmero de Sucursales que tenga la Casa Central. EJEMPLO: A continuacin se le dan los balances de comprobacin al 30 de marzo de 1997 de la Sucursal y la Casa Central, para que realicen un borrador que muestre la situacin conjunta de la sucursal y la casa central, as como los asientos de cierre: CUENTAS: CASA SUCURSAL CENTRAL Bancos 3.200,00 750,00 Cuentas por cobrar 2.900,00 800,00 Inventario Inicial 3.000,00 Sucursal- Cuenta Corriente 1.500,00 Cuentas por pagar 1.400,00 250,00 Casa Central Cuenta corriente ---1.500,00 Capital Social 7.500,00 ----------Utilidades retenidas 400,00 ---------Ventas 18.000,00 7.000,00 Embarques a la sucursal 5.000,00 ----------Compras 19.000,00 1.000,00 6

Embarques de la casa central Gastos

--------2.700,00

5.000,00 1.200,00

Informacin adicional: Los inventarios finales fueron: Para la Casa Central 5.000,00 y para la Sucursal 1.500,00, todo adquirido de otras empresas. ASIENTOS DE CIERRE DE LA SUCURSAL: Ventas 7.000,00 Inventario Final 1.500,00 Compras Gastos Embarques de Casa Central Prdidas y Ganancias -Cierre de las cuentas de ingresos y gastos---------------------//----------------------Prdidas y Ganancias 1.300,00 Casa Central-Cuenta Corriente -Cierre de la cuenta prdidas y Ganancias y traspaso de la utilidad a la Casa Central--------------------//----------------------ASIENTOS DE CIERRE DE LA CASA CENTRAL: Sucursal Cuenta Corriente 1.300,00 Prdidas y Ganancias de la Sucursal 1.300,00 -Registro de la ganancia reportada por Sucursal-------------------//------------------Ventas 18.000,00 Embarques para la sucursal 5.000,00 Inventario Final 5.000,00 Prdidas y Ganancias de la Sucursal 1.300,00 Compras 19.000,00 Gastos 2.700,00 Inventario Inicial 3.000,00 Prdidas y Ganancias 4.600,00 Cierre de las cuentas de ingresos y gastos en Casa Central-------------------------//-----------------------Prdidas y Ganancias 4.600,00 Utilidades Retenidas 4.600,00 -Cierre de la cuenta prdidas y Ganancias y registro de la ganancia generada por la Casa Central en conjunto--------------------------//----------------------------

1.000,00 1.200,00 5.000,00 1.300,00

1.300,00

INFORMACION GENERAL ESTADO DE PERD. GANANC. Ventas Embarques para la Sucursal Inventario Final Total Inventario Inicial Compras Embarques de Casa Central Gastos Total Utilidad neta del periodo ESTADO DE UTIL. RETEN: Utilidad de periodos anteriores Utilidad neta del periodo Utilidades Retenidas BALANCE GENERAL: Bancos Cuentas por cobrar Inventario Final Sucursal Cuenta Corriente Total Cuentas por pagar Casa Central Cuenta Corriente Capital Social Utilidades Retenidas Total

CASA CENTRAL 18.000,00 5.000,00 5.000,00 28.000,00 3.000,00 19.000,00 ----------2.700,00 24.700,00 3.300,00 400,00 3.300,00 3.700,00 3.200,00 2.900,00 5.000,00 1.500,00 12.600,00 1.400,00 7.500,00 3.700,00 12.600,00

SUCURSAL

AJUSTES Y ELIMINACIONES DEBE HABER b-) 5.000,00

ESTADO COMBINADO 25.000,00 ------------6.500,00 31.500,00 3.000,00 20.000,00 --------3.900,00 26.900,00 4.600,00 400,00 4.600,00 5.000,00 3.950,00 3.700,00 6.500,00 --------14.150,00 1.650,00 ----------7.500,00 5.000,00 14.150,00

7.000,00 ------1.500,00 8.500,00 ---------1.000,00 5.000,00 1.200,00 7.200,00 1.300,00

b-) 5.000,00

5.000,00

5.000,00

1.300,00 1.300,00 750,00 800,00 1.500,00 ----------3.050,00 250,00 1.500,00 ----------1.300,00 3.050,00

5.000,00 5.000,00

5.000,00 5.000,00

a-) 1.500,00

a-) 1.500,00 5.000,00 6.500,00 5.000,00 6.500,00

a-) Eliminacin de cuentas corrientes recprocas b-) Eliminacin de cuentas de embarque recprocas

PRACTICAS PRACTICA 1. A continuacin se le dan las operaciones de la Sucursal El Monte que posee la Casa Central El Montn, S.A. en Puntarenas (ambas utilizan inventario fsico): 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Se reciben embarques de la casa central por 44.000,00 Se vende al contado mercancas por 18.000,00 y al crdito por 29.500,00 Se pagan gastos por 2.500,00 Se reciben abonos de cuentas por cobrar por 27.750,00 Nos devuelven mercancas de la vendida al contado por 750,00 Se enva una remesa de efectivo al Montn, S.A. por 41.500,00 El Balance de Comprobacin al 30 de marzo de 1997, despus de incluirse las anteriores operaciones es el siguiente:

Bancos 2.050,00 Cuentas por cobrar 4.750,00 Inventario Inicial 4.950,00 Ventas 47.500,00 Devoluciones sobre ventas 750,00 Embarques de Casa Central 44.000,00 Gastos 2.500,00 Casa Central Cuenta Corriente 11.500,00 El inventario final al 30-3-1997 es de 5.500,00 (100% provenientes de la casa central). Las operaciones que realiz la CIA EL MONTON, S.A. que afectan a su sucursal son: 1) Se envi mercancas por valor de 41.000,00. La casa central factura la mercadera a la sucursal con un recargo del 10% sobre el costo. 2) Se recibi una remesa de El Monte por 41.500,00 3) El Balance de Comprobacin al 30-3-1997 despus de incluirse las anteriores operaciones es el siguiente: Bancos 8.900,00 Cuentas por cobrar 1.300,00 Inventario Inicial 12.500,00 Sucursal Cuenta Corriente 12.600,00 Cuentas por pagar 2.750,00 Recargo en el Inventario de la Sucursal 450,00 Capital Social 20.000,00 Utilidades retenidas 4.350,00 Ventas 60.000,00 Devoluciones sobre ventas 1.100,00 Embarques a la Sucursal Costo 41.000,00 Embarques a la Sucursal Recargo 4.100,00 Gastos 6.250,00 Compras 90.000,00 Nota: El inventario final de mercancas en la casa central es de 13.750,00 Se pide: a. Asientos de diario para la Sucursal y la Casa Central b. Asientos de cierre para la Sucursal y la Casa Central c. Borradores combinados PRACTICA 2. La Compaa Alfa, S.A. abre una sucursal en Limn, la cual recibe 30.000,00 en efectivo y 78.000,00 en mercancas, esto con fecha 4 de enero de 1997. El 6-1-97 la sucursal compra Mobiliario y Equipo de Oficina para uso por 32.000,00, dando una prima de 10.000,00 y el resto a crdito. El 12-1-97 compra mercadera de otras empresas al contado por 8.000,00 y al crdito por 24.000,00 El 15-1-97 vende al contado mercanca por 46.700,00 El 20-1-97 vende a crdito mercanca por 61.900,00 9

El 25-1-97 la sucursal recibe 12.000,00 de mercanca enviada por la casa central. El 28-1-97 paga gastos de operacin por 9.400,00 El 30-1-97 vende al contado mercanca por 18.700,00 Se sabe que la casa central factura con un recargo del 20% sobre el costo y que la sucursal vende ganndose una utilidad del 30% del precio de venta. La sucursal, con respecto a la mercanca que recibe de la casa central y de otras entidades, vende con la siguiente proporcin: 2/3 y 1/3 respectivamente de cada venta. (2/3 pertenece a la Casa Central y 1/3 comprado a otras compaas). Ambas empresas utilizan inventario fsico. Se pide: A. 1. Asientos de diario para registrar las operaciones de la sucursal 2. Estados econmicos-financieros y asientos de cierre 3. Asientos que afecten a la casa central. B. Usando los mismos datos haga lo que se le pide en el punto A, pero suponiendo que ambas empresas utilizan inventario perpeto.

PRACTICA 3. La compaa Inversiones Oro, S.A., abre una sucursal en Golfito a la cual enva el 14 de febrero de 1998 20.000,00 en efectivo y 80.000,00 en mercancas. El 10-2-98 realiza las siguientes operaciones: 1. Vende al contado 12.500,00 2. Vende a crdito 24.700,00 3. Paga gastos por 7.800,00 4. Compra mercancas a otras empresas por 29.150,00 a crdito. El 15-2-98 recibe 10.000,00 de abonos de clientes y 14.650,00 de ventas al contado El 18-2-98 vende al contado 12.100,00 y a crdito 31.500,00 El 20-2-98 paga lo siguiente: 1. Abonos a proveedores 12.500,00 2. Enva a la casa central 20.000,00 en efectivo. 3. Compra de contado mercancas por 6.750,00 Notas: a. De cada coln que la casa central factura a la Sucursal 0.30 son de utilidad. b. De cada coln que vende la Sucursal 0,25 son de utilidad. c. El porcentaje de compras a otras empresas en el inventario final de la sucursal es de un 30%. Se pide: A. B. C. D. Asientos para la Sucursal y Casa Central por inventario fsico Estados Financieros de la Sucursal Asientos de cierre de la Sucursal Asientos referentes a utilidades de la Sucursal en la Casa Central

PRACTICA 4. La compaa X abre dos Sucursales X1 y X2 y realiza las siguientes operaciones durante el mes de abril de 1997: 1. Enva efectivo a la Sucursal X1 por 10.000,00 y a la Sucursal X2 por 12.000,00 2. La Sucursal X1 compra mobiliario y equipo por 20.000,00 a crdito. 3. Se envan mercancas a la Sucursal X1 facturados por 18.000,00 y a la Sucursal X2 en 14.400,00. La casa central factura a las sucursales con un recargo del 20% sobre el costo. 4. La Sucursal X1 vende mercancas al contado por 50.000,00 y 30.000,00 a crdito; mientras que la Sucursal X2 vende 30.000,00 al contado y 10.000,00 a crdito. 5. Sucursal X1 compra mercancas por 5.000,00 al contado y Sucursal X2 compra mercancas por 4.000,00 a crdito. 6. Sucursal X1 le traslada mercadera de la Casa Central a Sucursal X-2 por valor de 4.800,00, pagando un flete de 50,00 que se carga a Gastos en la Casa Central. 7. Sucursal X2 enva dinero a la Casa Central por 6.000,00 10

8. El inventario final de la Sucursal X1 es de 4.000,00 del cual el 60% fue adquirido a la casa central. 9. El inventario final de la Sucursal X2 es de 2.250,00 del cual el 80% es de la casa central. 10. Sucursal X1 incurri en gastos por 8.000,00 y Sucursal X2 por 10.000,00 todos pagados en efectivo. Se pide: 1- Prepare todos los asientos de diario para Sucursal X1 y X2 2- Todos los asientos que afecten a la casa central. 3- Borradores combinados, sabiendo que el inventario final de la casa central es de 10.000,00 y que tiene el siguiente balance de comprobacin: Bancos Cuentas por cobrar Sucursal X1 Cuenta corriente Sucursal X2 Cuenta corriente Inventario Activos Fijos Compras Fletes Gastos Embarques a Sucursal X1 Costo Embarques a Sucursal X2 Costo Embarques a Sucursal X1 - Recargo Embarques a Sucursal X2 - Recargo Capital Social Utilidades Retenidas Ventas Sumas iguales 10.000,00 15.000,00 27.950,00 20.400,00 5.000,00 160.000,00 20.000,00 50.00 20.000,00 11.000,00 16.000,00 2.200,00 3.200,00 70.000,00 11.000,00 165.000,00 278.400,00

278.400,00

11