AULAS 8 e 9

CONSERVAO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS O principal objetivo da conservao o de estender a vida til dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Ex. - desinfestao - limpeza - alisamento - restaurao

Agentes exteriores que danifica os documentos:

1) Luminosidade a luz um dos fatores mais

agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos, por isso deve-se evitar a exposio dos documentos a luz natural e reproduo pois tais fatores causam o envelhecimento do papel.

2) Temperatura - temperaturas demasiado

altas ou baixas aceleram a degradaao do papel, que encontra na casa aproximada dos 22 graus sua temperatura ideal

3) Umidade o excesso de umidade, bem como

o clima muito seco tambm contribuem para a acelerao do porocesso de

Fatores qumicos :
1) Poluio atmosfrica poeira e

fumaa 2) Tintas utilizadas para escrever nos documentos 3) Gordura e oleosidade manuseio dos documentos 4) Objetos metlicos uso de grampos, clips e colchetes pois enferrujam o material

Fatores biolgicos
1) Insetos Vrios so os insetos que

atacam como baratas, traas e brocas. 2) Microorganismos fungos 3) Roedores ratos 4) Homem utilizao constante.

Fotografias
1 Devem receber proteo individual de boa qualidade; 2 - Devem ser manuseadas cm luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao; 3 No forar a separao de uma fotografia da outra; 4 - Escrever o necessrio somento no verso, com lpis macio.

Microfilmes
1) Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios a prova de fogo, vedadas a umidades 2) Devem ser feitas duplicatas 3) A sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecidos com Kodak Film Cleaner.

Disquetes e CD-Rom
- Usar os disquetes de boa qualidade - Manter os disquetes em local fresco, seco e longe

do computador - Usar programas antivrus - Proteger CD contra arranhes e poeira.

Caixas de arquivo
1 Utilizar caixas de papelo ao invs das de plsticos, pois estas ltimas tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas. 2 Na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas eletronicamente, evitando o uso de canetas hidrogrficas ou esfereogrficas.

Limpeza do assoalho: 1)No utilizar gua no arquivo,e sim panos midos ou aspirador de p. 2)Remover a poeira depositada no assoalho com cuidado. 3)Nunca utilizar panos molhados que respinguem pelo ambiente.

 Restaurao

 Conservao

1-(Cespe- UNB/TRT 2004) Julgue os itens seguintes relativos a microfilmagem (1) - Os recursos tcnicos de microfilmagem so contra-indicados para os processos que tramitam no TRT em virtude de os documentos serem originais. (2) - Concludo o processo de microfilmagem, o filme original e o filme cpia sero armazenados no mesmo local, devido classificao que recebem.

-(CESPE Coab/Bauru/2004) Para uma organizao moderna e informatizada, existe o que se chama de gerenciamento eletrnico de documentos (GED). O GED elimina completamente a necessidade de se manter um acervo de documentos em papel. - (CESPE Anatel/2004) O gerenciamento eletrnico de documentos (GED) bastante eficaz em uma organizao moderna e informatizada, j que elimina a necessidade de se manter um acervo

2- -(Cespe-Anatel/2004) Digitalizao pode ser definida como a reproduo por varredura eletrnica ou em outro suporte de alta densidade, permitindo a visualizao do documento em terminal ou sua impresso em papel. 3-(Cespe-UNB/CREA/DF2003) -A preservao de documentos pressupe a adoo de determinadas medidas buscando a integridade dos suportes documentais e do teor informacional dos documentos. Julgue os itens a seguir, que se referem s medidas preventivas adotadas nos acervos arquivsticos. 1) -Ao manusear os negativos e as fotografias, recomendvel que o profissional use luvas de algodo . 2) -O papel que se tem revelado como o suporte documental de maior durabilidade, deve estar isento de objetos metlicos, como clipes e grampos . 3) - A higienizao dos documentos deve ser realizada

4-(Cespe-UNB/Crea/DF/2003) Julgue os itens a seguir em certos ou errados. (1)- A luminosidade natural deve ser evitada, porque afeta a conservao dos documentos, podendo provocar o enfraquecimento do papel. (2) A reproduo de documentos deve ser evitada. 5-(Cespe-UNB/Pol.Federal/2004) Julgue o item a seguir em certo ou errado, de acordo com os princpios que norteiam a preservao e a conservao de documentos. Para melhor preservao dos documentos, deve-se guard-los em caixas ou pastas suspensas, acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira e deve-se utilizar

6-Com relao ao bom acondicionamento de documentos, analise as seguintes rotinas. I Ao fazer anotaes nos documentos deve-se fazlo com lpis preto (grafite) macio, em local predeterminado. II No preenchimento de etiquetas identificadoras das caixas, deve-se utilizar canetas hidrogrficas e esferogrficas. III Deve-se utilizar , nas caixas, etiquetas que colam quando umedecidas, ao invs de auto-adesivas. IV Deve se preencher os espaos vazios dentro das caixas com calos, evitando que os documentos se dobrem dentro delas. Assinale a quantidade de itens corretos. a) 0 b) 1 c) 2 d) 3

7-Julgue os itens seguintes relativos a preservao de documentos arquivsticos. 1) A escolha do local adequado para o arquivo deve considerar vrios fatores ambientais. A esse respeito, est correta a instalao do arquivo em ambientes que receberam a luz direta do Sol para evitar a formao e a proliferao de fungos. 2) Quanto as instalaes fsicas da unidade de arquivo, devem ser evitados locais com umidade e com ar seco.

8-Julgue os itens seguintes relativos a preservao de documentos arquivisticos. 1) Nos processos que tramitam no TRT, em virtude da insero frequente de novos documentos, indicado o uso de hastes plsticas. 2) A luz e a temperatura so alguns dos principais agentes de deteiorao dos documentos de cunho arquivstico.

9-CESPE UNB/STM/2004 1) -No caso de ser imprescindvel a juno de anexos aos documentos , indicado o uso de clipe plstico. 2) - No caso de ocorrerem rasgos, indicado o uso de fitas adesivas para as pequenas restauraes dos documentos em suporte papel. 3) - Para o registro do cdigo de classificao nos documentos do STMm deve ser utilizada caneta esferogrfica, pois esta no danifica as fibras do papel. 4) -As embalagens devem se de tamanho maior que os documentos em suporte papel a fim de se evitar dobras e rasgos. 5) - O uso de luvas de algodo recomendvel para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no acervo arquivstico. 6) - O piso do espao reservado guarda dos documentos deve ser lavado semanalmente com gua e sabo neutro afim de se evitar as aes de agentes nocivos.

10-Julgue o item seguinte em Certo ou Errado. 1 -Para identificao da caixas nos arquivos devem ser evitadas as tintas hidrogrficas e esferogrficas,pois esmaecem com rapidez. 2 O local para instalao de unidade de arquivo no deve receber luz direta do sol.

11-Leia as afirmaes abaixo, que dizem respeito conservao dos documentos. I A umidade e o ar seco so fatores de enfraquecimento do papel, sendo que a primeira provoca mofo. II A luz artificial deve ser abolida na rea de armazenamento, por acelerar o desaparecimento das tintas. III A desinfestao e a restaurao incluem-se entre as principais operaes de conservao de documentos. IV A utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado, mantendo a temperatura muito baixa, destri as fibras do papel. So corretas as afirmaes: a) I e III apenas. b) III e IV apenas. c) I, II, e III apenas d) I, II e IV apenas e) II, III e IV apenas.

12 -Assinale a opo que contm medida preventiva correta que deve ser adotada nos acervos arquivsticos, visando a sua preservao . a) Os conjuntos documentais que possuam mais de duas folhas devem ser juntados por meio de grampo. b) No manuseio de documentos fotogrficos, incluindo-se os negativos e as reprodues, indicado o uso de luvas de borracha. c) Na preservao de documentos, devem-se manter os ndices de umidade relativa do ar e de temperatura idnticos para os documentos em suporte papel e para os rolos de microfilmes. d) Deve-se proteger os documentos da incidncia da luz solar , que provoca o enfraquecimento do papel . e) Deve se proibir a entrada de pessoas transportando alimentos lquidos no espao destinado ao acervo arquivsitico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com alimentos slidos.

13 -Avalie os seguintes itens relativos conservao e preservao de documentos arquivsticos. I Nas reas de depsito, devem ser utilizados sistemas de combate ao fogo que no empreguem substncias lquidas. II A higienizao o conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos. III As reas de depsito de documentos do arquivo devem ser integradas s reas de trabalho administrativo. IV A exposio dos documentos luz natural deve ser reduzida, por acelerar sua deteriorao. A quantidade de itens corretos igual a: a) 0 b) 1 c) 2 d) 3 e) 4

Aula 10

 DIPLOMTICA E TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Entender o documento desde o seu nascedouro a

compreender o porque e o como ele estruturado no momento de sua produo.

Ocupa-se da estrutura formal dos atos escritos de

origem governamental e ou/notorial, sendo portanto, fundamental para a compreenso das relaes Estado/Cidado.
Caractersticas dos documentos diplomticos 1) um documento escrito

2) A natureza jurdico-administrativa de seu contedo exclui outro documento 3)Sua forma de redao obedece a normas precisas

TIPOLOGIA DOCUMENTAL Configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. Alguns conceitos de espcies de documentais a que na tipologia as funes devem estar ligadas: Exemplos Ata documento que relata os acontecimentos de uma reunio ou sesso. Atestado declarao de autoridade competente Aviso - correspondncia usada nos ministrios militares, do oficial superior para o subordinado.