2012

Sistema control de activos Sicaf

VISION DE NEGOCIO

RONNAL ANDRANGO ITSAE-CADE 30/10/2012

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VISION DE NEGOCIOS SISTEMA CONTROL DE ACTIVOS SICAF

VERSION: 1.0 FECHA: 30/10/12

1.INTRODUCCIN.........................................................................................1 1.1PROPSITO..........................................................................................1 1.2ALCANCE............................................................................................1 1.3DEFINICIONES, ACRNIMOS Y ABREVIATURAS.........................................................1 1.5DESCRIPCIN........................................................................................1 2.1OPORTUNIDAD DEL NEGOCIO.........................................................................2 2.2DECLARACIN DEL PROBLEMA.......................................................................2 2.3DECLARACIN DE LA POSICIN DEL PRODUCTO.......................................................4 3.DESCRIPCION DE CLIENTES Y STAKEHOLDERS....................................................4 4OBJETIVOS DEL MODELO DE NEGOCIO..............................................................9 4.1OBJETIVOS...........................................................................................9 5PRECEDENCIA Y PRIORIDAD...........................................................................9 6OTROS REQUERIMIENTOS DE PRODUCTO.........................................................10 6.1ESTNDARES APLICABLES ..........................................................................10 6.2REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA.....................................................................10

Colegio Particular SIGMA

1.

INTRODUCCIN Como objetivo este documento tiene el definir cules son los requerimientos y necesidades que tiene la Institucin ITSAE-CADE en el manejo de bienes y control de inventario. Se enfoca en identificar cuales son los problemas actuales de la institucin, a quienes afectan y cul es el impacto, lo cual impide un desenvolvimiento eficiente de los diferentes procesos. Los detalles de cmo el sistema a proponer satisfar estas necesidades sern detalladas en documentos prximos como casos de uso. 1.1 Propsito El propsito de este documento es definir los requerimientos de mayor relevancia del Sistema de control de inventario en trmino de las necesidades de los administradores de la institucin. 1.2 Alcance Este documento se aplica al Sistema de control de inventario, el cual ser desarrollado por estudiantes del VI semestre de la carrera de Anlisis de sistemas. Involucra toda aquella informacin existente que servir de apoyo para la elaboracin del sistema 1.3 Definiciones, Acrnimos y Abreviaturas RUP: Rational Unified Process. Metodologa estndar que se utiliza para describir el proceso de desarrollo de software. 1.4 Referencias RUP (Rational Unified Process). Glosario de Negocio 1.0 Plan de desarrollo de software.

1.5 Descripcin

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En el presente documento se describir las necesidades de los clientes y la visin de los Analistas de Sistemas con relacin a los problemas descritos por los Stakeholders. POSICIONAMIENTO

2.1 Oportunidad del Negocio Este sistema permitir a la institucin ITSAE-CADE la automatizacin de sus procesos ms importantes, como es el ingreso y devaluacin de bienes, que actualmente representa un inconveniente para la Institucin. Permitir tambin un mejor y ms eficiente control de la informacin de bienes existentes en cada departamento, brindando una mayor rapidez en los procesos contables. 2.2 Declaracin del Problema

El problema es:

La no existencia de informacin confiable para la correcta toma de decisiones dentro de la institucin y la bsqueda de los bienes en los diferentes departamentos de la institucin

Los afectados son:

el mayor afectado es el departamento que ese encarga de la contabilidad de la institucin ya que no existe un registro veraz de los bienes existentes

El impacto es:

La mala toma de decisiones por basarse en informacin que no tiene confiablidad al momento de tomar decisiones , y la prdida del capital que posee la institucin

Una solucin exitosa ser:

la implementacin de un sistema que registre los bienes que ingresan a la institucin y almacenar los de forma detallada y este constantemente actualizada para la correcta toma de decisiones

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2.3 Declaracin de la Posicin del Producto

Para:

Quien Nombre del negocio Que Distinto de Nuestro producto

Dentro del ITSAE-CADE beneficiara al departamento de contabilidad que est relacionado con los diferentes departamentos de la institucin como : administracin, comedor, ITSAE, CADE, laboratorios, mantenimiento, limpieza Obtener informacin que tenga confiablidad en cuanto los bienes activos y pasivos ITSAE-CADE Permitir que se realizan las operaciones contables de manera ms ptima los registros de los bienes y gestionar los bienes distribuidos en los diferentes departamentos Del control manual que se est actualmente utilizando Permitir la obtencin de informacin actualizada del estado de bienes activos y pasivos ,

3. DESCRIPCION DE CLIENTES Y STAKEHOLDERS Descripcin de todos aquellos que sern usuarios del Sistema control de inventario, el cual ser de uso exclusivamente interno para el ITSAE-CADE y afectar a las reas de Contabilidad, y los departamentos, que forman parte del ITSAE-CADE. 3.1 Mercado Demogrfico El personal que trabaja en el ITSAE-CADE, tendr acceso al sistema de control de inventario para agilizar sus labores contables y mejorar el rendimiento de la Institucin,

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3.2 Perfil de Stakeholders

Nombre

Descripcin

Responsabilidades

Representante de la Institucin, Responsable de la aprobacin Gerente establece objetivos a corto y largo del proyecto. plazo. Encargado de realizar los Contador procesos contables dentro de la institucin. Guiar la correcta estructura del sistema en cuanto a sistemas contable se refiere

3.2.1 Gerente Representante Tipo Responsabilidad Criterio de xito Implicaciones Comentario Wladimir Chuquimia Gerente Responsable de la aprobacin del proyecto. Espera un Sistema Acadmico automatizado que pueda ser realizado dentro del presupuesto y en el tiempo previsto. Ninguna. Ninguno.

3.2.2 Contador Representante Tipo Responsabilidad Criterio de xito Implicaciones Comentario Vctor Jimnez contador Supervisa el desarrollo del proyecto y proporciona los requisitos y necesidades del rea contable. Espera que el sistema a implementarse facilite una informacin veras de la realidad de la institucin. No comentadas Ninguno

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3.3 Perfil de Usuarios

Nombre

Descripcin

Responsabilidad Generar los reportes y consultas que considere necesario. Generar reportes para hacer seguimientos de los activos.

Encargado llevar la Contador contabilidad en la institucin. Encargado de llevar el Tesorero estado de cuentas del colegio.

Encargada de generar y entregar Encargado del control de reportes que les sean requeridos. Encargado bienes y su distribucin en Encargada de organizar y de bodega cada departamento registrar los activos de la institucin. Encargado del control y correcto Encargados del activo y Jefes de funcionamiento de los activos responsables del estado rea entregados a su rea del activo 3.3.1 Contador Representante Tipo Responsabilidad Criterio de xito Implicaciones Comentario Vctor Jimnez Contador Supervisa el desarrollo del proyecto y proporciona los requisitos y necesidades del rea contable. Espera que el sistema a implementarse facilite una informacin veraz de la realidad de la institucin. No comentadas Ninguno

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3.3.2 Tesorero Representante Tipo Responsabilidad Criterio de xito Implicaciones Comentario Antonio Aguilar Administrador Encargado de llevar el estado de cuentas de la institucin. Un sistema que permita una mayor eficacia . No comentadas Ninguno

3.3.3 Encargado de bodega Representante Tipo Responsabilidad Criterio de xito Implicaciones Comentario Daniel Bravo Responsable. Encargada del control de activos y distribucin de activos. Un sistema automatizado que permite optimizar los procesos y que reduzcan el tiempo de realizacin de los mismos. No comentadas Ninguno

3.3.4 Jefes de area Representante Tipo Responsabilidad Personal contratado Responsables por los activos existentes en su rea Brindar un servicio a la institucin.

Criterio de xito Implicaciones Comentario

No comentadas. No comentadas Ninguno

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NECESIDAD Control automatizado de activos en la institucin Generar reportes de manera mensual Registro por cdigo de barras

PRIORIDAD PREOCOCUPACIONES La forma en la que se est llevando no es la ms optima

SOLUCION ACTUAL

SOLUCION PROPUESTA

Alta

El encargado de bodega lleva el El encargado de bodega por medio control en de manera manual y en del sistemas podr llevar un control controles de Excel. ms exacto de los activos Se contar con un patrn de reportes que se podrn realizar de manera semanal mensual o anual El sistema permitir que se automatice la colocacin de cdigos de barras en cada activo que no lo posea El sistema registrara a los responsables de los activos dentro de las reas de trabajo

Media

No se realiza un control Se realizan las actividades ni existen reportes de contables con informacin con los activos existentes una mala confiabilidad.

Baja

El registro de los activos no poseen su cdigo de barras

La mayora de activos que se encuentran en la institucin no poseen su cdigo de barras

Registro de No existen responsables la mayor cantidad de activos encargados de de los activos perdidos no tienen ningn activos Media distribuidos en las responsable existentes diferentes reas de dentro de cada trabajo departamento 3.4 NECESIDADES CLAVES DE LOS STAKEHOLDERS

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3.5 Entorno del Usuario l ITSAE-CADE Actualmente, no cuenta con un sistema capaz de cumplir eficientemente con sus requerimientos y necesidades bsicas. Cuentan con un sistema manual, a base de archivos de Excel y documentos de Word, en los cuales guardan toda la informacin de los activos dentro de la institucin. El ITSAE-CADE es consciente de que hace falta un sistema con una base de datos, que pueda mejorar la informacin relacionados con los activos existentes dentro de la institucin y que a la vez sea capaz de registros mensuales, semanales del ingreso de activos 3.6 Alternativas y Competencia Existe una competencia directa como es el CTR ya que este se sistemas se encarga de la informacin contable del ITSAE-CADE pero existen algunos mdulos de informacin que le hacen falta ya que el fin del CTR no es el de dar un control ms detallado de los activos existentes.

4 OBJETIVOS DEL MODELO DE NEGOCIO 4.1 Objetivos Conocer el ambiente en el cual se desarrollara el sistema. Conocer cual es la situacin en la que se encuentra la institucin. Identificacin de las personas responsables o encargados de realizar los diferentes procesos que se realiza en el control de activos

Saber qu tipo de metodologa se utilizan para el desarrollo de procesos. 5 PRECEDENCIA Y PRIORIDAD Dentro de esta seccin se proporciona cierta orientacin acerca de la importancia relativa de las caractersticas propuestas del sistema.

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Para que este sistema funcione de manera eficiente, debe ser implementando en el siguiente orden: Procesos Principales (Vitales para el Funcionamiento del Sistema) Registro de activos en la institucin. Registro de cdigos de barra por cada activo. Registro de informacin del activo. Login

Procesos Secundarios Generar Reportes Registro de activos mensuales, semanales. Registro de encargados de cada rea Historial de activos

6 OTROS REQUERIMIENTOS DE PRODUCTO 6.1 Estndares aplicables El Servidor de Base de Datos y Servidor de Aplicaciones ser Sistema Operativo Windows 7 (seven) 6.2 Requerimientos del Sistema El sistema ser capaz de atender mltiples usuarios que se encuentren registrados en cualquier momento del da, los cuales debern identificarse previamente; determinando su usuario y contrasea. El sistema ser desarrollado en el lenguaje HTML y PHP (Dreamweaver). El sistema se interconectar con una base de datos relacional, la cual ser desarrollada en Mysql. 6.3 Requerimientos de Performance

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El Tiempo de Acceso a la aplicacin Web deber realizarse en menos de 10 segundos. El Tiempo de Respuesta no deber ser mayor de 10 segundos.