DOCUMENTOS COMERCIALES

Son todos los comprobantes extendidos por escrito, en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad comercial, de acuerdo con usos y costumbres y de acuerdo a las disposiciones de la ley. Funciones: * permiten dejar concretada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en la operacin. * constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de actos de comercio * constituyen un elemento fundamental para contabilizar las operaciones. * sirven para el control de las empresa. Pedido: es el documento mediante el cual una persona o empresa, formula un pedido de compra a otras empresa. Obliga al comprador si el vendedor se ajusta al pedido en cantidad y calidad. Nota de Venta: en algunas empresas, una vez recibido el pedido, se emite la nota de venta, que sirve para documentar todos los pedidos, puesto que stos pueden recibirse por telfono, personalmente . De esta manera se concreta el compromiso entre las partes y adems se pueden programar las entregas de la mercadera. Remito: se usa para entregar la mercadera vendida. En l, la persona que recibe los bienes deja constancia de la conformidad y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar. Factura: despus de entregada la mercadera (mediante el correspondiente remito o sin l) se extiende la factura. Con este documento de contabiliza la deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilizacin queda registrado el compromiso de pago. Nota de dbito: tiene como objeto contabilizar una partida a favor de una empresa y en contra de un cliente de ella. Se usa cuando se han hecho gastos que debe pagar el cliente (fletes, sellados), cuando se formula un cargo por intereses a cobrar y cuando se comete un error por defecto en la factura.
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Nota de crdito: sirve para documentar un crdito a favor de un cliente por devoluciones, rebajas de mercadera, para corregir excesos efectuados por error en las facturas, etc. Resumen de cuenta: es le comprobante en el que se detallan los dbitos y crditos que se le han practicado al cliente en un determinado perodo de tiempo, incluyendo tambin el saldo correspondiente. Recibo: es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido de otra una determinada suma de dinero, cheques o pagar. Es el que realmente justifica el pago. Pagar: es un documento mediante el cual una persona adquiere el compromiso de pagar a otra una suma de dinero en una fecha determinado. Cheque: es una orden de pago dada sobre un banco, en el cual tiene un librador fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crditos en descubierto. CONTABILIDAD

La contabilidad es la herramienta que nos permite obtener gran parte de la informacin que se utiliza en una empresa para tomar decisiones. La contabilidad clasifica, registra, acumula y presenta los diversos hechos econmicos que se generan dentro del mbito de la empresa. DEFINICION: Es una metodologa concebida para producir informacin sistemticamente organizada, a fin de conocer la situacin y los resultados de la empresa y controlar todo cuanto se relaciona con su desenvolvimiento. Mediante la contabilidad : 1) Se registra la actividad econmica de la empresa a fin de reunir la informacin necesaria para conocer su situacin, sus beneficios y prdidas. 2) Se consigna en los libros de comercio el derecho de propiedad de la empresa sobre sus bienes y las deudas a su cargo. 3) Se resguardan esos bienes con sistemas de control destinados a impedir fraudes y errores.
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TENEDURIA DE LIBROS: Es la tcnica de que se vale la contabilidad para llevar a cabo la tarea de registrar las operaciones de una empresa en sus libros principales y auxiliares.

LIBROS DE COMERCIO Son los registros en donde se anotan las operaciones que realiza la empresa, con el fin de cumplir las disposiciones de la ley y lograr la informacin necesaria para conocer su situacin . Las operaciones registradas en los libros de contabilidad son hecho revelados contablemente, y para probar stos hechos es necesaria la documentacin comercial. En la contabilidad se trabaja con datos de distinta naturaleza ( ventas, compras, etc. ). Esos datos deben ser agrupados, dependiendo de su origen, para poder llevar un ordenamiento, un control y su propio estudio. Estas agrupaciones de la que hablamos se denominan cuentas. Definicin de cuenta: Es elemento bsico para la compilacin de los datos. Cuenta o rubro es la agrupacin de todas las partidas o anotaciones que son de la misma naturaleza o responden al mismo concepto.

Resumen de disposiciones legales: 1) Todo comerciante esta obligado a llevar cuenta y razn de todas sus operaciones. 2) Los libros declarados indispensables son: El Diario, donde se asientan da por da , y en orden en que se realizan, todas las operaciones de la empresa, con la determinacin precisa de las partidas acreedoras y deudoras. El libro de Inventarios y balances, que se inicia con la anotacin de todo lo que el comerciante posee (dinero, mercaderas, propiedades, documentos a cobrar, etc. ) y de todo lo que debe a sus acreedores. Tambin se registran los balances y estados de ganancias y perdidas y el inventario de los bienes y deudas a la fecha de cada balance.
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3) Los balances deben ser confeccionados todos los aos, con excepcin de los minoristas que lo pueden realizar cada tres. 4) Los libros indispensables deben estar encuadernados y foliados y deben rubricarse en el Registro Pblico de Comercio. 5) Conservar los libros hasta diez aos despus del cese de actividades Libros no indispensables : El Mayor , es el que se dispone una hoja para cada cuenta y se anota cada movimiento de la misma. PATRIMONIO. Est formado por el conjunto de los bienes econmicos y derechos de una persona o asociacin y tambin por los cargos que la gravan. Activo: Son los bienes econmicos que se poseen ( dinero, mercaderas, documentos a cobrar, etc ) Pasivo: Es todo lo que se debe por distintos conceptos (obligaciones con terceros, documentos a pagar, intereses a pagar, etc ) Se denomina Patrimonio Neto a la diferencia que existe entre el activo y el pasivo. Activo - Pasivo = Patrimonio Neto ( ec. esttica ) Activo - Pasivo = Capital + Ganancias - Prdidas. ( ec dinmica ) PARTIDA DOBLE: Es un sistema de contabilidad mediante el cual en toda anotacin o asiento se registran una o ms partidas ( importes que se anotan ) deudoras o acreedoras. Como condicin inexcusable de exactitud, el importe de las partidas deudoras debe coincidir con el de las partidas acreedoras. Cada cuenta est dividida en dos partes: el debe y el haber.

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Principios fundamentales de la partida doble. 1) No hay deudor sin acreedor y viceversa. 2) La cuenta que recibe le debe a la que da. 3) Lo que entra se debita y lo que sale se acredita. 4) Todo lo que entra es igual a todo lo que sale. 5) Un aumento de activo o una disminucin de pasivo se debitan. 6) Un aumento de pasivo o una disminucin de activo se acreditan. 7) Las prdidas se debitan y las ganancias se acreditan. Reglas prcticas para determinar el deudor y el acreedor. Para determinar partidas deudoras: quin recibe ? qu cuenta recibe ? qu recibo ? qu entra ? Para determinar partidas acreedoras: quin entrega ? qu cuenta entrega ? qu entrego ? qu sale ? Clasificacin de las cuentas 1) cuentas patrimoniales 2) cuentas de resultados 3) cuentas de orden 1) Las cuentas patrimoniales se dividen en tres grupos: Cuentas activas o de activo: comprenden todos los bienes y derechos de que es titular la sociedad. ( caja, mercadera, documentos a cobrar, etc. )
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activos corriente: son aquellos cuyas realizacin se produce dentro de los doce meses a partir del balance general. disponibilidades: Constituyen el dinero que dispone la empresa para enfrentar sus compras, gastos, y compromisos. crditos: son los derechos que la empresa tiene contra terceros para recibir sumas de dinero u otros bienes y servicios. inversiones: son las colocaciones efectuadas con nimo de obtener una renta u otro beneficio y no formen parte de la estructura comercial de la empresa. bienes de uso: son los bienes que utiliza la empresa para poder realizar sus operaciones comerciales. bienes de cambio: incluyen las cuentas donde se van a contabilizar los bienes con cuya produccin o compraventa se persiguen los beneficios de la empresa. activos no corrientes: son los que se exceden del perodo de doce meses previsto para considerarlo corriente. cuentas pasivas o de pasivo: comprende todos los derechos que a la fecha de cierre de balance los terceros adquieran o puedan llegar a adquirir contra la empresa. pasivos corrientes: son aquellos cuyo vencimiento se produce dentro de los doce meses a partir de la fecha de cierre de balance. pasivos no corrientes: son aquellos cuyo vencimiento se produce en un perodo en el cual no se los considera corriente. acreedores varios: represente las deudas con los proveedores . obligaciones a pagar: representa las deudas documentadas contra terceros. Cuentas representativas del patrimonio neto: representa el exceso de activo sobre el pasivo y adems la participacin de los socios en el total del activo de la sociedad.

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2) Cuentas de resultado: tienen como finalidad de contabilizar todos

los

quebrantos, gastos, prdidas, y beneficios o utilidades, de cualquier naturaleza que sean, para determinar el aumento o la disminucin del patrimonio, que se refleja en el saldo de las cuenta Ganancia y Prdida. De lo expuesto se deduce que existen cuentas de resultados negativos ( costos y prdidas ) y cuentas de resultado positivo ( ingresos de la explotacin y beneficios ). a) cuentas de resultados negativos: Costo de mercadera vendida: se usa para contabilizar el costo de las mercaderas que se han vendido a los clientes. Gastos generales: en este rubro se registran gastos como por ejemplo pago de luz, telfonos, etc. alquileres: Se cargan en esta cuenta los importes pagados en conceptos de locacin de los edificios afectados a la explotacin. Sueldos: contabiliza los sueldos pagados al personal. Intereses: Contabiliza los intereses pagados a nuestro cargo. Impuestos: Pago de impuestos a la propiedad, etc. b) cuentas de resultado positivo: Ventas: en este rubro se contabilizan las ventas de mercadera. Es la fuente principal de ganancias de la empresa. Renta de propiedades: Se acreditan en esta cuenta los alquileres que percibimos por la locacin de nuestros edificios. Descuentos: Se contabilizan los descuentos que obtenemos cuando por ejemplo anticipamos un pago a un proveedor. Intereses: Se registran en esta cuenta los intereses que percibimos por capitales prestados a otras personas o por el crdito que le concedemos. 3) cuentas de orden: Son representativas de operaciones que no repercuten directamente en el patrimonio, ni afectan a los resultados de la explotacin.
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Mercaderas a consignacin: Su saldo es deudor. Se debita por mercaderas que recibimos en consignacin y se acredita por las que salen. Valores recibidos en garanta: Se debita por los valores que recibimos en garanta, por ejemplo en el caso de un contrato de alquiler. Se acredita cuando devolvemos esos valores.

JORNALIZACION DE LAS OPERACIONES Se denomina de esta manera al acto de registrar los asientos de contabilidad en el libro diario. Diario de dos Columnas. 1 caja a capital 20000 2 20000

( inicio de las operaciones con un capital nicamente efectivo) FUENTE DE LA JORNALIZACION Los documentos son la fuente de donde provienen los datos necesarios para la JORNALIZACION de las operaciones.

PASE AL LIBRO MAYOR. Tiene como objetivo clasificar las distintas partidas acreedoras o deudoras de cada cuenta, donde se dedica un folio para cada una de stas. BALANCE DE SUMAS Y SALDOS Es un estado en el cual se consignan todas las cuentas abiertas en el libro mayor, con sus respectivos importes acreedores y deudores y el saldo que resulta de estos. Tiene como objetivo comprobar si el pase de los asientos de Diario al Mayor ha sido hecho
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correctamente, y por ello se lo denomina tambin Balance de Comprobacin. Sirve adems para la preparacin del balance general que se practica al final de cada ejercicio. Este balance se confecciona peridicamente, segn la necesidad de cada empresa; por lo general se lo realiza al final de cada mes. BALANCE GENERAL El balance general es un estado de contabilidad que permite conocer la situacin patrimonial de una empresa o comerciante y sus resultados econmicas. La situacin patrimonial que revela el balance se advierte a travs de la composicin que presenta el activo, el pasivo y la diferencia resultante ( patrimonio neto ), formada por el capital y las reservas, ms las ganancias o menos las prdidas de las operaciones realizadas. Los resultados econmicos se reflejan en el saldo final de la cuenta Ganancias y prdidas, que por naturaleza incrementa o reduce el patrimonio, segn se trate de un beneficio o un quebranto, respectivamente, y se demuestran por medio del estado de ganancias y prdidas, en donde figuran todas las cuentas que representan ingresos de la explotacin y beneficios y todas las que se utilizan para contabilizar costos y prdidas. CONCEPTO DE EJERCICIO ECONMICO El ejercicio econmico es el perodo de tiempo que media entre las fechas de dos balances consecutivos. No es obligatorio, pero casi todas las empresas cierran su ejercicio el 31 de diciembre. En general, el ejercicio debe cerrarse al concluir una temporada de produccin y venta, para que la informacin brindada por el mismo se no sea incompleta. Las operaciones previas a la preparacin del balance general son:
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1) Balance de comprobacin y saldos. 2) Inventario: Para practicarlo hay que proceder al recuento de las mercaderas, muebles, mquinas y otros bienes semejantes, y la arqueo de los valores en existencias ( dinero, documentos, etc). En el inventario tambin se incluyen los depsitos en los bancos, las cuentas a cobrar no documentadas y el pasivo de la empresa. 3) Control de cuentas: Con el balance de comprobacin debe verificarse la exactitud de los saldos que han de integrar el balance general y el estado demostrativo de ganancias y prdidas. Si este control se corre el peligro de que ese estados no reflejen la verdadera situacin de la empresa. 4) Ajustes: Estas operaciones tienen los siguientes objetivos: a) Hacer concordar los valores de inventario con los saldos de libros. As, por ejemplo, es posible que el saldo de la cuenta mercadera no coincida con los valores recontados, si se han producido prdidas o roturas. Ello debe ser subsanado mediante la contabilizacin de asientos de ajuste. b) Los bienes de uso ( maquinarias, muebles, instalaciones, etc ), se desvalorizan por su desgaste o deterioro, o por cual hay que contabilizar la depreciacin respectiva a efectos de ajustar el valor de estos bienes. c) Las mercaderas pueden desvalorizarse por diferentes razones ( roturas, cambio de moda, etc ). En consecuencia, es necesario regularizar el valor de las mercaderas y contabilizar la depreciacin que hayan sufrido. d) Todas las empresas tienen deudores incobrables, obligando a realizar los ajustes pertinentes. e) Refundicin de cuentas: para practicar el balance de todas las cuentas de resultados deben refundirse en la de ganancia y prdida, con el objeto de conocer la ganancia o prdida neta del ejercicio. f) Balance final de comprobacin y saldos: Despus de contabilizar los asientos de ajuste hay que preparar otro balance de comprobacin y saldos, pues el anterior habr sufrido diversas modificaciones. Con este se confecciona el balance general y su estado de ganancias y prdidas.
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