NDICE Pg. Introduccin. Objetivos.. I. II.

General Especifico 3 4 4 4 5 6 7 8 9 9 9 11 16 17 19 27 28 31 33 34 34 38

Justificacin. Misin.. Visin... Resea histrica 1. Metodologa utilizada.. 1.1. Estudio cuantitativo y cualitativo a nivel archivstico y de conservacin 1.2. Elementos a evaluar a nivel archivstico y de conservacin .. Glosario.. Marco jurdico Definicin e importancia de las tvd Pasos metodolgicos para la elaboracin de las tablas de valoracin documental Formato tvd Explicacin formato TVD. Transferencias secundarias

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Bibliografa... Anexos.. I. II. Acuerdo No. 039(Octubre 31 de 2002) Inventario de series documentales

INTRODUCCIN

A partir del cumplimiento a la Ley 594 de 2000, Articulo 24, surge la necesidad de desarrollo de la gestin documental al interior de la institucin, crendose la necesidad de la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Valoracin Documental; los directivos de la organizacin Extremo sin Fronteras se proponen a elaborar y aprobar las Tablas de Valoracin Documental, siguiendo los parmetros y lineamientos archivsticos emanados por el Archivo General de la Nacin, obedeciendo los principios metodolgicos descritos en el Decreto 1382 de 1995, Acuerdo 11 de 1996, Acuerdo 038 de 2002 y dems disposiciones que reglamentan la produccin y conservacin de los documentos en las entidades pblicas. La gestin cotidiana en la organizacin genera grandes masas de documentos que requieren una disposicin que permita a los usuarios acceder a ello cuando as lo demanden. Esto conduce a crear condiciones de ubicacin, localizacin e identificacin de cada unidad documental cuando ellas se encuentran en los depsitos de archivo; en la organizacin se requiere una disposicin permanente de los documentos que permita a los usuarios acceder a ello cuando as lo demanden;dichos fondos que contienen informacin valiosa para las organizaciones y usuarios, no pueden ser consultados por la acumulacin de los documentos. Este fondo acumulado, debe ser reorganizado de acuerdo con las funciones, competencias, estructura y procedimientos de la institucin ya que fueron producidos en el transcurso de su evolucin. Esta problemtica contribuye a la ineficiencia en la prestacin de los servicios de consulta por parte de las unidades administrativas de archivo para la toma de decisiones y acceso a la informacin a los ciudadanos.

OBJETIVO

I.

General:

El objetivo de este trabajo es crear unas TVD que sirvan de instrumento de soporte para recuperar la memoria de la organizacin, mediante la aplicacin de criterios archivsticos que permitan realizar un plan de transferencias satisfactorio.

II.

Especficos: Orientar a los funcionarios responsables del manejo de los archivos sobre los aspectos que es necesario tener en cuenta para la organizacin y valoracin de los archivos acumulados. Divulgar y presentar la metodologa para la organizacin de los archivos acumulados. Constituirse como un instrumento de apoyo para el rescate e incorporacin de los documentos que permanecen acumulados y en riesgo de desaparecer al Sistema de Archivos de la organizacin.

JUSTIFICACIN

Debido a la inexistencia o precariedad de una teora archivstica y de lineamientos tcnicos para el manejo documental, as como de normas que determinaran la conservacin de los documentos, la documentacin generada por la organizacin se fue acumulando sin criterios adecuados de organizacin, conservacin o consulta, lo que ocasion el fenmeno que hoy se denomina como Archivos Acumulados. Estos se definen como documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivstico determinado de organizacin y de conservacin los cuales deben ser asimilados por el Archivos, de tal manera que sean dispuestos para su preservacin y consulta, ya que al finalizar la intervencin tcnica el archivo acumulado dejara de existir y sus documentos se transferirn al archivo central, al histrico o se eliminaran, dependiendo de su contenido informativo y la importancia que aun representen para la gestin de las oficinas o para la historia. La necesidad del desarrollo de la gestin documental al interior de la organizacin y de instruir sobre los procedimientos para organizar y unificar criterios, nos impulso a la elaboracin de este texto sobre la construccin de las TVD, y colocar al alcance de las personas encargadas del archivo y a quien se interese en el tema de los Fondos Acumulados la presente Gua Metodolgica que pretende dar a conocer fundamentos tericos y prcticos, que permitan mejorar el desempeo de las tareas documentales en cada una de las dependencias.

MISIN Proporcionar las mejores alternativas de recreacin y esparcimiento con un alto contenido ecolgico y de aventura, donde la seguridad en nuestras operaciones, la calidad de nuestros servicios y la innovacin, garanticen la satisfaccin plena de las necesidades y expectativas del cliente, dentro de parmetros de rentabilidad y patrones de sostenibilidad ambiental que permitan proteger, conservar y mejorar el medio ambiente con el que interactuamos.

VISIN Ser la empresa de turismo de aventura ms competitiva del Occidente Antioqueo, reconocida por nuestros clientes y socios, por la seguridad, calidad e innovacin en nuestros servicios, como tambin por el compromiso y respeto por el medio ambiente.

RESEA HISTRICA Nuestra historia de aventura as comenz Sus fundadoras, desde sus estudios tecnolgicos siempre soaron con crear una empresa que les permitiese ser independientes y llevar nuevas oportunidades a su regin de origen explotando sus potencialidades. Para sus fundadoras la naturaleza siempre fue un atractivo; en su tiempo libre el mejor plan de amigas fue el de exploracin y el de aventura en donde nunca faltaron las visitas a una hermosa cascada con su piquete en hojas de pltano. En el ao 2011 luego de una idea de empresa frustrada, se les ocurri vender eso que a ellas las diverta y las hacia felices. Con la plena seguridad que ese era el sueo de empresa buscado, crearon la primer empresa de deportes extremos en el municipio de Ebjico, se llam Extremo sin fronteras En el 2012, luego de un ejercicio exitoso en el que se aprende, se gana experiencia, se forma un equipo de trabajo profesional, responsable y sobre todo enamorado de lo que hacan y an siguen haciendo. Es entonces que Extremo sin fronteras gana reconocimiento como empresa dedicada de tiempo completo a la oferta y operacin de actividades de turismo de aventura, con operaciones con los ms altos estndares de seguridad y un servicio personalizado de mucha calidad.

1. METODOLOGA UTILIZADA

Cualquier entidad necesita un soporte funcional y administrativo que le permitan desarrollarse adecuadamente, ya que sin documentos e informacin los organismos no podran ser administrados adecuadamente en forma eficaz. Ello implica que con la elaboracin de la Tabla de Valoracin Documental se reconstruye como era y cmo funcionaba la entidad que produjo el Fondo Acumulado a intervenir. Es necesario entonces aplicar en forma prctica los pasos que se presenta a continuacin para adelantar los procesos de diagnstico, investigacin, plan de accin y la propuesta de la TVD. 1.1. Estudio cuantitativo y cualitativo a nivel archivstico y de conservacin Es la fase de la metodologa para la elaboracin de las TVD, a travs del cual se identifica y analiza la situacin real del archivo y la conservacin de documentos frente a los diferentes factores internos y externos que inciden en ella, para precisar las causas sobre las cuales se debe actuar. Dependiendo de caractersticas tales como tamao de la organizacin, volumen documental, naturaleza y uso de la informacin. Elementos a Evaluar: Este procedimiento permitir reunir todos los datos que se puedan extraer relacionadas con los antecedentes, hechos y situaciones alusivas al fondo acumulado en estudio. Los datos debern aportar informacin sobre el acervo documental en cuanto a origen, funciones, flujo de la informacin, conservacin, cantidad, ubicacin y estado fsico. 1.2. Elementos a evaluar a nivel archivstico y de conservacin Talento humano Capacitacin en el rea Experiencia

Recursos documentales Caractersticas del soporte Conservacin documental

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Valorares de los documentos

Recursos locativos Ubicacin Funcionalidad Condiciones fsicas y de seguridad

Para el desarrollo del proceso de elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental, el uso de fuentes documentales ser siempre necesario. La identificacin de las fuentes, como el levantamiento de los datos dependen de la habilidad del Profesional en Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica y el personal auxiliar para el desarrollo de esta actividad. Sin embargo, para facilitar el desarrollo de este paso del cual dependen los dems, este documento suministra algunos formatos que podrn ser modificados segn las necesidades que surjan en cada caso, pero que permiten evaluar los elementos ms importantes dentro de la organizacin de los fondos acumulados. La evaluacin a nivel cualitativo permitir visualizar, detectar y apreciar la situacin real del Fondo Acumulado, identificando (Datos del Archivo, Planta fsica, Sistemas de Clasificacin, Ordenacin, Consulta e instrumentos de recuperacin, Plazos de retencin y Conservacin). La evaluacin a nivel cuantitativo a travs del Inventario, se puede identificar a nivel documental el estado fsico, deterioro biolgico y las unidades de conservacin (Carpetas, Legajos, Tomos, Libros, paquetes entre otros).

2. GLOSARIO

Acta de transferencia secundaria: Documento jurdico oficial que acredita la recepcin y/o entrega de documentacin de una institucin de archivo a otra, mediante el cual se asume la responsabilidad y custodia de los mismos. Almacenamiento: Lugar donde se ubican y guardan los registros. Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Ley 594 de 2000. Archivo de gestin (administrativo, activo de oficina): Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. Ley 594 de 2000 Archivo electrnico: Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratados archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. Acuerdo 60 de 2001 Archivo histrico Es aqul al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente. Ley 594 de 2000. Archivo total: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. Art. 3 Ley 594. Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina (archivo de gestin) y su conservacin temporal (archivo central), hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente (archivo histrico).

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Clasificacin documental: Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad Comit de archivo: Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. Conservacin de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trmites para las instituciones. Custodia: Una de las funciones fundamentales de un servicio de archivo consistente en asegurar la proteccin material de los documentos y su accesibilidad. Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador. Disposicin final de los documentos: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental. Disposicin: Accin por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de conservacin establecido para los registros. Por ejemplo: destruccin, transferencia al cliente, microfilmacin, entre otros Distribucin de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento: Conjunto constituido por un soporte y la informacin que contiene, utilizado como prueba o con fines de consulta. Documento electrnico de archivo: Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios
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durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos. Documento histrico: Aquel que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe de conservarse permanentemente . Documento Original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento Pblico: Es el producido o tramitado por el funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin. Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes. Expurgo: Consiste en el retiro de los documentos repetidos o intiles dentro de un expediente determinado, durante su formacin, previo a su transferencia al archivo. Esta accin debe realizarse sujetndose a las normas y principios vigentes en la institucin en materia de disposicin documental. Expediente: Conjunto de documentos constituido o bien orgnicamente por la administracin de origen para la consecucin o tratamiento de un asunto, o bien como agrupacin lgica durante su clasificacin en el archivo. Foliacin: Acto de enumerar las hojas. Fondo documental: Es la totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacin institucional, formada por el mismo archivo. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

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Organizacin de los documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos. Produccin documental: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Recepcin de documentos: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desarrolladas. Retencin de documentos: Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin y de valoracin documental Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplo: actas, acuerdos, resoluciones, hojas de vida, historias labores, contratos, informes, rdenes de pago, proyectos, entre otros. Subserie: aquellos documentos que son el resultado de una misma gestin y cuyo contenido temtico se refiere a un asunto especfico. Se derivan de las series y renen documentos de estructura y contenido homogneos. Ejemplo: serie: contratos, subserie: contratos de prestacin de servicios. Contrato de obra, etc. Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. Sticker: Pieza impresa en papel autoadhesivo en su cara o en su reverso. Tablas de valoracin documental: Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposicin final. Tipo documental: unidad documental simple.
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Trmite de documentos: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa Transferencia de archivos: Son los traslados de documentos de archivo de gestin al central, sin alteracin de sus propiedades, para su conservacin cautelosa y cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atencin de trmites. Transferencia primaria: traslado de los documentos del archivo de gestin al archivo central, teniendo en cuenta las tablas de retencin documental. Transferencia Secundaria: Es el traslado de documentos del archivo central (o intermedio) al permanente (o histrico). Estas transferencias concluyen los procesos de valoracin secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la proteccin de los documentos con valor social (cultural e histrico), ms all de las necesidades institucionales de conservarlos. Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservacin e identificacin. Pueden ser unidades de conservacin, entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o tomos. Unidad documental: es la pieza mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada como documento, por ejemplo: acta, informe, comunicacin. La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un slo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. Valoracin documental: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo Valores primarios (administrativo, legal, contable, fiscal y tcnico): es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto

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3. MARCO JURDICO

Entre las normas especficas relacionadas con el manejo tcnico y administrativo de la documentacin durante todo el ciclo vital y particularmente lo atinente a las entidades del Estado que se liquiden, fusionen o privaticen se destacan: Decreto 1382/95 Ordena la transferencia de la documentacin histrica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin. Acuerdo 08/95 Reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los organismos del orden nacional. Decreto 998/97 Reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los organismos del orden nacional al Archivo General de la Nacin. Decreto 254/00 Por el cual se expide el rgimen de liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional. Ley 594/2000 Ley general de archivos. Artculo 20. Las entidades pblicas que se supriman o se fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. Pargrafo. Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado vinculadas. Acuerdo 038/2002 Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la ley general de archivos 594 de 2000. Acuerdo 041/2002 Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las Entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo 20 y su pargrafo. Acuerdo 15/2003 Por el cual se adiciona un pargrafo al artculo primero del Acuerdo 041 de 2002.
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Acuerdo 02/2004 Por el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados.

4. DEFINICION E IMPORTANCIA DE LAS TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL (TVD).

DEFINICIN: Listado de series o asuntos a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en el archivo central como su disposicin final. Se elaboran teniendo en cuenta el cuadro de clasificacin con el fin de registrar correctamente las dependencias productoras (tanto administrativas como misionales) y la documentacin por ellas producida. Producto de la valoracin se tendr en cuenta otros datos como: la retencin de la documentacin y la disposicin final (conservacin total, eliminacin y seleccin).

Las tablas de valoracin documenta se sometern a consideracin y evaluacin del Comit de Archivo.

Importancia de las tablas de valoracin documental (TVD)

Para la administracin: permiten planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el adecuado tratamiento de la documentacin en su segunda y tercera fase; sealan los tiempos en que deben seleccionarse y eliminarse los documentos; sirven de gua a la administracin y al rea de archivo para realizar las transferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente; garantiza el derecho a la informacin; favorece una adecuada seleccin documental;
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permite la adecuada conservacin de los documentos de valor histrico, y racionaliza recursos y espacios.

Para el desarrollo de la labor archivstica: contribuyen a la organizacin de los fondos acumulados; disminuyen el volumen documental; reglamentan el tiempo de retencin en la segunda etapa del ciclo vital del documento; sealan la documentacin que se debe seleccionar y orientan sobre el tipo de muestreo que se debe aplicar; registran los criterios que se deben aplicar en la seleccin documental; identifican la documentacin de valor histrico o permanente que debe conservarse totalmente, y promueven la proteccin y conservacin del patrimonio histrico documental de la institucin.

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5. PASOS METODOLGICOS PARA LA ELABORACIN DE LAS TVD Ordenacin y descripcin: Para ello es necesario tener en cuenta que los procesos que se abordan aqu son los que completan la organizacin del archivo a travs de la aplicacin de los principios de procedencia y de orden natural de los documentos, entendiendo por organizacin documental el proceso tcnico que facilita la consulta y recuperacin de la informacin, y que comprende tres momentos consecutivos y complementarios, la Clasificacin, la Ordenacin y la Descripcin. Sin embargo, dado que previamente se realiz la clasificacin, en sta fase final se abordan los dos ltimos. Lo anterior significa que al finalizar todas las fases que componen la organizacin de un archivo acumulado, ste debe reflejar la composicin estructural y orgnica del momento en que los documentos fueron producidos. Cabe recordar aqu que los procesos tcnicos slo se aplican sobre aquellos documentos de conservacin total y de permanencia temporal en la fase de archivo central, ya que los que se eliminan reciben un tratamiento diferente. A continuacin se describe cada uno de los procedimientos que conforman esta fase: Ordenacin: La ordenacin es el paso consecutivo y complementario a la clasificacin, se define como la labor archivstica en la cual se establece fsicamente la secuencia natural de produccin documental al interior de las series y stas al interior de las secciones. Preparacin fsica: Antes de iniciar este procedimiento, la documentacin debe ser preparada fsicamente, de tal manera que se realice tanto una nueva limpieza de la parte externa de las unidades de conservacin como carpetas, cajas o legajos, como la limpieza interna de los documentos, accin que consiste en el retiro del polvo y la
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suciedad en las dos caras del documento, ya sea con brocha o pincel, ambos de cerdas suaves o utilizando tela de lycra. Igualmente debe retirarse el material metlico, como grapas, clips o ganchos legajadores, que pueda ocasionar o haya ocasionado perforaciones, xido u otra clase de deterioro. Sin embargo si es necesario conservar unidos uno o varios de los documentos que hacen parte de la unidad documental, los elementos metlicos se reemplazan por clips con recubrimiento plstico o por nuevas grapas sobre un papel protector. Cuando el documento presenta pliegues y dobleces, estos se eliminan hasta donde el mismo soporte lo permita. Para los dobleces que no estn muy marcados y cuya reparacin no representan riesgo de roturas en el papel, puede utilizarse una esptula para desdoblar con suavidad. Si durante la limpieza se observan documentos con contaminacin biolgica deben aislarse, si se encuentran dentro de un empaste o legajo es necesario aislar los folios contaminados con cartulina o algn elemento que impida que la contaminacin se extienda, si los documentos contaminados hacen parte de una unidad documental, pero estn sueltos, se retiran de sta, dejando un testigo con los datos del folio retirado e igualmente en este se identifican los de la unidad a la que pertenecen. Ante dudas puntuales sobre el tipo y grado de deterioro debe acudirse a consultas con expertos en el tema para determinar los procedimientos a seguir y comunicar la situacin a la Unidad Nacional de Archivo. Ordenacin cronolgica y depuracin: Con los documentos limpios y una vez aplicadas estas medidas de prevencin, se procede a la ordenacin, que se realiza tomando las unidades documentales que conforman las series o las subseries de las dependencias y se establece una secuencia cronolgica teniendo en cuenta el orden natural y el trmite original y se realiza de manera ascendente, es decir que el primer documento que debe aparecer dentro de la carpeta, una vez ordenados los documentos, es aquel cuya fecha sea ms antigua y el ltimo el de fecha ms reciente, teniendo siempre presente el trmite que se cumpli.

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Simultneo a la ordenacin, se realiza la depuracin, procedimiento que consiste en retirar de las unidades documentales aquellos documentos que han perdido sus valores o que corresponden al archivo facilitativo, adems de documentos sin firma, tarjetas sociales, documentos de apoyo, circulares o memorandos informativos, duplicados, fotocopias, constancias, invitaciones. Es importante aclarar que en caso de encontrar varias copias del mismo documento, se debe conservar una y depurar las dems, excepto aquellas que contengan anotaciones relevantes para el documento o proceso que represente. Durante esta actividad y, en general durante el proceso de organizacin de los archivos, se generan residuos slidos y basuras que ameritan un tratamiento particular.

Almacenamiento y marcacin definitiva Cuando se ha restablecido el orden natural de los documentos, estos pueden empezar a almacenarse en las unidades de conservacin correspondientes. Las unidades documentales ordenadas se almacenan dentro de carpetas y se procede a la marcacin con los datos que identifican su contenido. Se recomienda que el volumen de documentos no exceda de 100 folios por carpeta, dependiendo del grosor del papel, de modo que ningn fragmento de los documentos quede expuesto, aunque esto implique que una unidad documental deba almacenarse en ms de una carpeta.

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La marcacin de las carpetas se hace siempre de izquierda a derecha, registrando el nombre de la oficina productora, el asunto o serie y subserie (si existe), el nmero de caja, el nmero de folios y las fechas extremas. En el extremo derecho se anota el nmero de la carpeta dentro de la caja, iniciando en uno, sin embargo, en caso de que el expediente por su volumen, deba almacenarse en ms de una carpeta, adems del nmero mencionado, las carpetas que se utilicen deben marcarse con el nmero que le corresponda segn la cantidad (1de 3, 2 de 3, 3 de 3). La numeracin de las carpetas debe iniciarse de nuevo en cada caja. Este nmero es correlativo a la caja.

Las carpetas deben almacenarse dentro de las cajas de archivo, de modo que no se mezclen varios asuntos en la misma caja, si del mismo asunto hacen parte tanto empastes como carpetas, el orden determinar que deben intercalarse, no deben ser ordenados por separado. El espacio de la caja debe ser aprovechado de manera eficiente, cuidando que la cantidad de carpetas no exceda su capacidad para que la consulta no contribuya al deterioro; si, por razones de la ordenacin, dentro de una caja quedan pocas carpetas, de manera que no se mantienen en posicin vertical por si solas, deber introducirse un fuelle de cartn firme, ajustado a las dimensiones de la caja, que ayude a sostenerlas e impedir as que se pandeen. Las cajas deben ser marcadas en la parte lateral, teniendo en cuenta: oficina productora, serie y subserie, fechas extremas; el nmero de la caja, que se asigna para todas las cajas que componen el archivo, de manera consecutiva de uno a infinito una vez colocadas en el lugar asignado en la estantera; nmero de carpetas en la caja y observaciones para lo que se considere pertinente registrar.
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Las carpetas se almacenan dentro de las cajas correspondientes, que se marcan en la parte lateral. Fotografas tomadas en el archivo de la Direccin Nacional de Programas Curriculares, 2004.

Disposicin fsica de los documentos Para una mejor conservacin y acceso a los documentos, las cajas marcadas deben colocarse en estanteras, siempre de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo siguiendo el orden de las series de cada dependencia y respetando la periodizacin establecida. Lo anterior significa que los documentos ordenados se ubican en la estantera por perodos, cabe recordar que en la clasificacin la documentacin ya se ha separado de este modo; dentro de cada perodo las cajas se disponen por dependencia y en cada dependencia por series y subseries, si stas ltimas existen, el orden de las series debe ser alfabtico. Una vez dispuestas las cajas se numeran de uno a infinito hasta finalizar las que se encuentren en el depsito. FOLIACIN Con el fin de controlar el nmero de folios de una unidad de conservacin (carpeta, legajo) y la calidad de la organizacin documental (principio de orden original) as como la integridad de la misma es imprescindible realizar la foliacin a los documentos que van a ser conservados en el archivo central o histrico. Esta actividad consiste en numerar todos los folios escritos de una unidad de conservacin, desde uno hasta infinito por su cara recta; entendiendo el folio como hoja y cara recta como la primera cara de ste. Aunque la cara vuelta contenga informacin, no debe numerarse. Adems de los aspectos sealados, la foliacin es requisito indispensable para efectuar las transferencias a que haya lugar y hace parte fundamental de los inventarios finales.
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Para llevar a cabo satisfactoriamente la foliacin debe tenerse en cuenta lo siguiente: Utilizar lpiz de mina negra HB o B y en ningn caso hacer uso de tinta, marcar el nmero de folio en el extremo superior derecho, numerar todos y cada uno de los folios de la unidad de conservacin, independientemente de su formato, cuidar de no repetir ni omitir nmeros o dejar algn folio sin marcar, si existe alguna foliacin anterior y esta no coincide con la que deberan tener las hojas, debe anularse trazando sobre el nmero una lnea diagonal. Cuando se trata de empastes o legajos, se deben foliar todas las hojas, inclusive las que se hallan en blanco y no se folian las pastas ni las hojas guarda en blanco. La numeracin se hace independientemente para cada unidad de conservacin comenzando de nuevo en uno en la unidad siguiente, sin embargo para varias carpetas que componen un mismo expediente, deben foliarse consecutivamente, es decir, si en la primera carpeta se termin la foliacin en 100 en la siguiente debe comenzar en 101, etc. Si existen anexos estos se folian consecutivamente como parte de las unidades documentales, sin embargo, si estos son folletos, boletines, peridicos o revistas, se numeran como un solo folio, si los anexos son fotografas se marcan con el nmero que les corresponda por su cara vuelta, cuando los anexos son radiografa o negativos, se guardan en un sobre de proteccin y se har la foliacin en el sobre. Las anotaciones correspondientes a folios en blanco de los empastes, la existencia de anexos como fotografas, mapas, planos y otros, deben quedar consignadas en la columna respectiva del inventario.

Las cajas marcadas se agrupan por asuntos, se almacenan en la estantera respectiva y se les asigna una numeracin continua de uno a infinito, de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Fotografas tomadas en el Archivo Satlite de la Facultad de Medicina, sede Bogot y cedidas por la Divisin de Archivo y Correspondencia .

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DESCRIPCIN El ltimo procedimiento de la organizacin de los archivos acumulados es la descripcin, definida como la fase del tratamiento archivstico destinada a la elaboracin de los instrumentos de informacin para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos. Para la llevarla a cabo se hace el levantamiento del inventario documental, que de acuerdo con el Manual de Organizacin de Fondos Acumulados publicado por el Archivo General de la Nacin, es un instrumento de control que describe las unidades de un fondo siguiendo la organizacin de las series. Para ello se diligencia el formato de Inventario Documental, adaptado por la Unidad Nacional de Archivo y enviado a las sedes, en el que se registran datos como: oficina productora, oficina que conserva, nmero de orden, serie o asunto, unidades de conservacin, nmero de folios, observaciones, soporte fsico del documento, volumen documental en metros lineales, nmero de cajas y frecuencia de consulta. Igual que en la clasificacin y disposicin fsica de los documentos prima la periodizacin establecida, el levantamiento de los inventarios se realiza por perodo, en el mismo orden en que la documentacin se encuentra en la estantera, de modo que para cada uno de los perodos establecidos se cuente con el inventario respectivo. La importancia de la descripcin radica en que el inventario permite el conocimiento de la documentacin existente en un depsito, producida en cada perodo histrico de la institucin, ya que en l se relacionan los asuntos o series documentales producidas a lo largo de su historia as como las fechas extremas de los asuntos, la frecuencia de consulta, su ubicacin en el depsito y otros datos de importancia consignados en las observaciones. Adems de los documentos a conservar, el inventario debe registrar la documentacin con deterioro biolgico que ha sido separada del resto de los documentos durante la clasificacin y la ordenacin.

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Una vez elaborado el inventario final el proceso de organizacin y valoracin de los archivos acumulados se considera finalizado y los documentos pueden ser puestos al servicio de los investigadores y del pblico en general interesado en conocer ms profundamente la organizacin.

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6. FORMATO TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA:

Cdigo: Versin: 1

FONDO ACUMULADO Fecha: febrero 20 2013

CDIGO S SB

SERIE SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIN EN AOS

DISPOSICIN FINAL CT. E M S

OBSERVACIONES

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7. EXPLICACIN DEL FORMATO DE TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL

Entidad productora: Se coloca el nombre completo de la Institucin, as se identifica la entidad que produjo los documentos. Oficina Productora: Corresponde a la unidad administrativa (oficina, dependencia, seccin o grupo), productora y receptora de los documentos tramitados en ejercicio de sus funciones. Cdigo: En este campo se consignar el nmero asignado a las series y subseries documentales. Series, Subseries y Tipos Documentales: Se anota el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Es decir, se registra el nombre de la serie, subserie y tipos documentales que configuran los expedientes. Para facilitar la visualizacin e identificacin en el cuadro de Tablas de Valoracin Documental, las series, subseries y tipos documentales se escribieron cumpliendo las siguientes caractersticas en cuanto a tipo de letra: Serie: Mayscula sostenida y en negrita Subserie: Mayscula inicial y en negrita Tipos Documentales: Tipo oracin

Retencin: En este campo se define y registra el nmero de aos que la unidad documental permanecer de acuerdo con su ciclo vital en el Archivo Central (AC). Retencin en el Archivo Central (AC): En este archivo se salvaguardan los documentos originales, para ofrecer el servicio de consulta a las diferentes dependencias de la entidad y por un plazo precaucional de las series determinando en aos. Fechas extremas: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada agrupacin documental. Identificada en el quinta y sexta columna de la tabla de valoracin documental. Deben colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 19-may27

1950 23-dic-1960. en el caso de una sola fecha se anotara esta. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotar s.f., que significa sin fecha. Valor Documental: Para el desarrollo de la presente columna se debe recordar que el autor, Cruz Mundet Ramn define de una forma clara este trmino es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar los valores inherentes a los documentos y su importancia. La valoracin debe hacerse sobre la base de un conocimiento general de toda la documentacin de una entidad, no sobre una base parcial Esto nos indica que hay que hacer una evaluacin de los valores delos documentos, que tendr que indicarnos: P =Posee Valor Primario S =Posee Valor Secundario En la casilla de Valoracin Documental se debe indicar si las Agrupaciones Documentales, les corresponden valores primarios o secundarios. El valor documental debe indicarse para las series y/o subseries documentales. Nunca para los tipos documentales, y siempre en forma independiente para cada uno de estas agrupaciones. En este orden de ideas los valores a evaluar sern: VALORES PRIMARIOS: Son aquellos que poseen los documentos para el organismo de origen y que persisten incluso despus haber perdido su valor corriente en los archivos de gestin. Son de carcter: Administrativo: Est relacionado al trmite o asunto que motiv su creacin. Se encuentra en todos los documentos. Son importantes por su utilidad referencial para la planeacin y la toma de decisiones. Jurdico: Es aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales reguladas por el derecho comn. Legal: documentos dispositivos del estado (leyes) y documentos testimoniales (Registro Civil) Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica Valor contable: es la utilidad o actitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. VALORES SECUNDARIOS: Se basa en el tema o asunto. Sirven de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin
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como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son de carcter: Evidnciales: Revelan origen, organizacin y desarrollo de las entidades. (Cambios institucionales orgnicos, normas de trabajo, Poltica interna, economa, estadsticas, etc.).Valores histricos: Evolucin y cambios ms trascendentales desde el punto de vista legal, que ha sufrido la institucin. Se revelan en Directrices, polticas, programas, proyectos, etc. Informativos: Fenmenos sociales e institucionales. correspondencia, organigramas, reglamentos internos, etc.) (Hojas de vida,

Disposicin Final: Corresponde a la seleccin de los documentos en cualquiera de sus tres edades con miras a su Conservacin Total (CT), Seleccin (S), Conservacin en otros soportes: Microfilme o digitalizacin (M/D) o eliminacin(E). Conservacin Total (CT): Para aquellas series y subseries que tienen valor permanente ya sea por disposicin legal o que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la Institucin. As mismo, son Patrimonio documental los documentos producidos, utilizados y conservados para la investigacin, la ciencia y la cultura. Eliminacin (E): Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histrico y carecen de relevancia para la investigacin, la ciencia y la tecnologa. Microfilmacin u Otro Soporte (M/D): Tcnicas como la digitalizacin y microfilmacin. Seleccin (S): Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial dela documentacin por medio de muestreo. Procedimiento: En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, otros soportes y eliminacin.

8. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

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Esta consiste en el traslado sistemtico de la documentacin que ha concluido su periodo de resguardo en su fase semiactiva por haber perdido sus valores primarios, por tanto poseen ahora valores secundarios; de manera ordinaria este tipo de transferencia se realiza de forma anual. El periodo de custodia de la documentacin en el archivo de concentracin pudiera ser distinto segn la serie que se trate, para el total de las series transferidas durante el periodo que comprende la estadstica se consideraron 30 aos a excepcin de la serie de egresados titulados que por causas fsicas tuvieron que ser intervenidos para su ptima conservacin por el Archivo Histrico. La finalidad de la transferencia secundaria es que la documentacin sea puesta al pblico en general, a investigadores y dems interesados, para ello el Archivo Histrico lleva a cabo una serie de procesos internos para lograr los fines de accesibilidad y consulta. Las transferencias obedecen a un programa que permite el adecuado y organizado traslado de la documentacin del archivo de gestin al archivo central de acuerdo con las respectivas tablas de retencin documental. Las transferencias son las remisiones de documentos de archivo de todas las dependencias de la entidad a un solo depsito central. Se realizan por la edad de los documentos y por su valor (administrativo, jurdico, histrico, etc.).Adicionalmente se deben establecer los formatos de control de las transferencias, en las cuales se registra la informacin que permite identificar las caractersticas mnimas del archivo que se transfiere. Una vez realizado el trmite preliminar de transferencia, el responsable del rea de archivo debe efectuar una revisin de las unidades transferidas, verificando su integridad y asegurndose de que corresponda a la informacin contenida en los formularios. Los documentos se deben distribuir y ubicar mediante normas tcnicas archivstica. Una vez acomodada la documentacin se le dar la signatura topogrfica definitiva de acuerdo con el lugar que est ocupando cada unidad de conservacin. Posteriormente, se debe elaborar un listado correlacionando signatura (ubicacin) y documento (unidad de conservacin). Una vez identificados los valores secundarios es realizada la transferencia secundaria, misma que estar controlada de manera certera con el inventario de transferencia secundaria, de igual manera describiendo el volumen documental a transferir. Existen condiciones que presentan los documentos una vez llevada a cabo la valoracin secundaria, la primera si no se detectaron valores histricos se procede
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a su baja definitiva y la segunda de lo contrario si fueron detectados se procede a su transferencia al Archivo Histrico; En caso que, posterior a la valoracin secundaria se concluya que hay documentos que carecen de valores secundarios, como se menciona en el prrafo anterior son objeto de baja definitiva, este proceso es conocido como depuracin. Con esta actividad, es beneficiado el archivo de concentracin al generar el espacio para ingresar documentacin y a su vez cuente con lugar para su tratamiento y custodia dando pauta al flujo documental, para llevar a cabo este proceso se establecen tiempos en el catlogo de disposicin documental instrumento tcnico de control archivstico mediante el cual estn especificados los plazos de conservacin en cada unidad archivstica as como su vigencia y destino final de los documentos. Con base a este instrumento se toma la referencia para verificar el tiempo en que deben ser transferidos los documentos para su custodia en su siguiente fase o dados de baja. Cabe mencionar que los documentos cuando son transferidos previa valoracin secundaria pierden sus valores primarios que son: administrativos, legal o jurdico, fiscal o contable, adquiriendo valores secundarios que son: informativo, testimonial y evidenciar por contener estas caractersticas los documentos dan una aportacin sociocultural. En consecuencia la entrega por parte del Archivo de Concentracin debe ser exacta, el inventario realizado contendr la cantidad exacta de expedientes, as como el contenido por unidad de conservacin (caja), por otro lado, la recepcin por parte del Archivo Histrico a travs de una persona designada la cual revisar detalladamente que la documentacin en cuestin cubra lo descrito en el inventario dando fe y legalidad de que el volumen documental es el correcto.

BIBLIOGRAFA

Cibergrafa:
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http://es.scribd.com/doc/51562803/130/Aplicacion-de-las-tablas-de-valoracion-documental http://es.scribd.com/doc/23062940/INSTRUCTIVOS-TABLAS-DE-VALORACION-DOCUMENTAL http://es.slideshare.net/emiliotorres/gestin-documental http://es.scribd.com/doc/33319124/GUIA-METODOLOGICA-DE-FONDOS-ACUMULADOS

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ANEXOS

I.

ACUERDO No. 039(Octubre 31 de 2002)

Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000 EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594de 2000 CONSIDERANDO: Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) estipula fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la nacin de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999. Que la Administracin Pblica en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones pblicas deben elaborar y adoptar las Tablas de Retencin Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del Estado, la conservacin del patrimonio documental y el fcil acceso del ciudadano a la informacin contenida en los documentos de archivo. Que las Tablas de Retencin Documental es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Que las Tablas de Retencin Documental son el instrumento archivstico esencial que permite la normalizacin de la gestin documental, la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades. ACUERDA: ARTCULO PRIMERO: Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que prestan servicios pblicos, para la
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elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, el que comprender las etapas relacionadas a continuacin. PRIMERA ETAPA. Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales. Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creacin y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creacin de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. SEGUNDA ETAPA. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada. Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentacin o sea los administrativos, legales, jurdicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestin, central e histrico con el fin de racionalizar la produccin y garantizar la proteccin del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicin final. Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su produccin. Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin total, seleccin o eliminacin. La eleccin puede aplicarse a documentacin no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservacin total. En todos los casos, la seleccin se aplicar bajo la modalidad de muestreo y ser el Comit de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, as como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

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TERCERA ETAPA. Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental para su aprobacin. El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tablas de Retencin Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompaada de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboracin. El Comit de Archivo har el estudio correspondiente y producir un Acta avalando la propuesta. Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los archivos, remitirn a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retencin Documental para su evaluacin y aprobacin. CUARTA ETAPA. Aplicacin Aprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia competente, el representante legal expedir e lacto administrativo correspondiente, que ordene su difusin ante los servidores pblicos de la Entidad, para garantizar su aplicacin. La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la Entidad, para la aplicacin de las TRD, as mismo, elaborar los instructivos que refuercen y normalicen la organizacin de los documentos y archivos de gestin y la preparacin de las transferencias documentales. La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestin, central e histrico se har con fundamento en las Tablas de Retencin Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencin Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentacin, eliminacin del material metlico, identificacin de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecer la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se destruirn y se dejar constancia en Acta que ser suscrita por el Presidente del Comit de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

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ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualizacin de las Tablas de retencin Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecer un cronograma de seguimiento para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retencin documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comit de Archivo de la misma. PARAGRAFO: La Tabla de Retencin Documental se aplicar a partir de su aprobacin y servir de referente para la organizacin y conformacin de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobacin, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se bas la elaboracin de las TRD. ARTICULO SEGUNDO: El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de la funcin de inspeccin y vigilancia, verificar la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, en el momento que lo considere pertinente. ARTICULO TERCERO: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga expresamente los dems que le sean contrarios. PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE Dado en Bogot D. C. a los treinta y un (31) das del mes de octubre de dos mil dos (2002).Fdo. ADRIANA MEJIA HERNNDEZ Fdo: ELSA MORENO SANDOVAL Presidente Secretaria Tcnica

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II.

INVENTARIO DE SERIES DOCUMENTALES

SERIES DOCUMENTALES ACTAS ACUERDOS ADJUDICACIONES CENSO CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS COMPROBANTES COMUNICACIONES OFICIALES CONTRATOS CONVENIOS DECRETOS HISTORIAS LABORALES INFORMES INSTRUMENTOS DE CONTROL INVENTARIOS LICITACIONES MANUALES ORDENES PLANES PLIZAS PROYECTOS RESOLUCIONES TTULOS

CDIGO NMERO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

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