MICROSOFT PROJECT 2010

INTRODUCCION A LA GESTION DE LOS PROYECTOS

Snchez, Julio Csar

Contents
INTRODUCCION............................................................................................................................................. 3 QUE ES UN PROYECTO? .............................................................................................................................. 4 Fijacin de los objetivos del proyecto....................................................................................................... 4 Evaluar un proyecto y definir un objetivo................................................................................................. 4 Descripcin de la funcin del director de proyecto .................................................................................. 5 DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO .......................................................................................... 5 Definicin de las tareas del proyecto........................................................................................................ 6 Identificacin de los hitos del proyecto .................................................................................................... 6 Definicin de las tareas y los hitos ........................................................................................................ 6 Evaluacin de los recursos del proyecto................................................................................................... 7 Identificacin de recursos ..................................................................................................................... 7 Refinamiento del plan del proyecto ......................................................................................................... 7 COMO PUEDE AYUDAR EL PROGRAMA ........................................................................................................ 7 Identificacin de las fases del proyecto .................................................................................................... 8 USO DE HERRAMIENTAS DE GESTION DE PROYECTOS ................................................................................. 9 Uso del Diagrama de Gantt ....................................................................................................................... 9 Uso del Diagrama de Red (PERT) ............................................................................................................ 10 Conocimiento de las tareas crticas ........................................................................................................ 11 Conclusin ................................................................................................................................................... 12 Bibliografa .................................................................................................................................................. 13

INTRODUCCION
Este documento fue creado con la intencin de dotar a los lectores interesados en el tema de la creacin y gestin de proyectos, de una herramienta inicial que le proporcionara los conocimientos bsicos en el tema, para que se desarrolle de forma correcta y con eso logre planificar, administrar y controlar cualquier proyecto que se proponga implementar. Adems, la induccin del uso de herramientas tecnolgicas computacionales como por ejemplo Microsoft Office Project. El documento est conformado por cuatro reas clasificadas de tal forma que lleve al lector de la mano paso a paso, hasta darle el conocimiento total en el tema de la gestin de proyectos. Como primer tema del documento, se enfoca en dar entender que es un proyecto y cules son los pasos iniciales para definicin de un proyecto de forma realista y alcanzable. El segundo tema del documento se basa en desarrollo de cada una de las partes que lleva un proyecto, esto para que su planificacin, diseo y control se realice de forma ordenada, entendiendo as en que consiste una tarea y un hito dentro de un proyecto. Tambin, se obtiene el conocimiento en la definicin de los recursos a utilizarse en el desarrollo del proyecto y con todo eso ya bien definido y planificado, darle a lector el conocimiento sobre el re anlisis de los definido en el proyecto con el fin de afinarlo aun mas para tener un mejor plan en el desarrollo de proyecto deseado. Como tercer tema del documento, se enfoca en como un programa (software) especializado en la gestin de proyectos puede ser de gran utilidad para llevar el seguimiento de cada paso que se va realizando o implementando en el proyecto y adems, de cul es la mejor forma de plantear un proyecto para lograr el xito del mismo. Como ltimo tema del documento, est enfocado en el uso de las herramientas para la gestin de proyectos, donde ah se trata y se explica sobre los Diagramas Gantt, los Diagramas de Red (PERT) y la ruta criticas. Herramientas muy tiles para llevar a la realizacin exitosa del proyecto. Todo el documento est basado en el conocimiento adquirido en el libro con el nombre Gestin de proyectos con Microsoft Project 2010.

Antes de comenzar un proyecto, es necesario definir el objetivo del proyecto y, luego, determinar las tareas que se necesitan realizar para alcanzar ese objetivo. Una vez definido el objetivo del proyecto y determinadas las tareas, el siguiente para es identificar quien se encargara y cuando comenzara cada una de ellas, as como cuanto se va a tardar en realizarlas. La gestin de un proyecto conlleva el empleo de diferentes actividades de gestin y coordinacin. Una vez que el proyecto est en marcha, resulta adecuado seguir el progreso de cada tarea. Usando Microsoft Office Project 2010, se puede guardar, almacenar informacin sobre el anlisis de hiptesis para anticiparse a los efectos de los acontecimientos en su proyecto.

QUE ES UN PROYECTO?
Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final identificados, que se centra en alcanzar un objetivo claro. La responsabilidad del director del proyecto es llevarlo hasta la meta basndose en unos parmetros establecidos, tales como tiempo, coste y recursos, mantenimiento siempre el nivel de calidad especificado. Un proyecto se diferencia de un proceso es que siempre hay un punto en el que un proyecto se termina y se ha alcanzado el objetivo.

Fijacin de los objetivos del proyecto

Antes de comenzar un proyecto, hay que empezar por determinar su objetivo. Hay que ser tan especifico como se pueda, incluyendo informacin tal como fechas, nmeros y elementos. Un objetivo especfico clarifica el mbito del proyecto, las personas afectadas y el periodo de tiempo. Esto facilita la planificacin del proyecto, ya que se tienen ms directrices sobre las que basar las decisiones.

Evaluar un proyecto y definir un objetivo

Se deben completar los siguientes pasos, tanto en un proyecto que se est gestionando actualmente como en uno en el que se est preparando su gestin. Si actualmente no hay ningn proyecto en mente, se podr usar planificacin de una vacaciones como un ejemplo del proyecto. 1. Considerar la complejidad de su proyecto: Requerir el proyecto una meticulosa planificacin? Cuntas personas requieren la realizacin del proyecto? 2. Escribir los parmetros o restricciones dentro de los que se deber trabajar para llevar a cabo con xito el proyecto. 3. Definir el objetivo del proyecto.

Descripcin de la funcin del director de proyecto

Sea cual fuere la responsabilidad que se tenga o el puesto de trabajo que se ocupe, ser til utilizar tcnicas de gestin de proyectos para alcanzar con xito los objetivos. El director de proyecto es la columna vertebral de una larga red de informacin, ya que se encarga de coordinar, supervisar, estimar, planificar y evaluar el proyecto, tal como se muestra en la siguiente figura. El trabajo del director de proyecto es conducir a ste hacia un final con xito.

Las principales responsabilidades del director de proyecto son la coordinacin, recopilacin y distribucin de la informacin del proyecto. Durante las etapas iniciales del proyecto, el director trabaja con la planilla y la directiva para definir los objetivos y prioridades del proyecto y, luego, define el camino hacia dicho objetivo. Una vez que el proyecto est en marcha, su director supervisa el progreso, evaluando el impacto de las variaciones de la planificacin, y mantiene un plan viable del mismo. Una vez alcanzado el objetivo, el director de proyecto hace una evaluacin del mismo, para que la organizacin pueda seguir planificando proyectos efectivos en el futuro.

DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO

Una vez definido el proyecto, el prximo trabajo es decidir cmo y cundo se alcanzara ese objetivo. Todo proyecto de un tamao considerable se puede dividir en una serie de elementos bien definidos. Cada uno de ellos requerir un cierto tiempo de estudio, anlisis y dedicacin para llevar el proyecto a buen trmino. Un proyecto tpico se compone de las siguientes partes o elementos: Tareas Hitos Recursos

Definicin de las tareas del proyecto

Las tareas, tambin llamadas pasos, se requieren para completar un proyecto y definen el mbito del objetivo del mismo. La identificacin de las tareas es un paso importante en la planificacin de un proyecto. Teniendo presente el objetivo, se comienza por identificar los elementos o fases principales de ste. Una vez identificados, se comienza a descomponer cada elemento o fase. Al identificar las tareas, se deben organizar en una jerarqua o esquema, tambin llamado Estructura de Descomposicin del Trabajo, EDT (en ingls, Work Breakdown Structure, WBS). La naturaleza del proyecto. Algunas tareas se suceden de forma secuencial, mientras que otras se pueden realizar simultneamente. El tiempo necesario para realizar una tarea es su duracin. Al crear la lista de tareas, tambin hay que identificar las duraciones de stas. El plan del proyecto es la lista de tareas y tiempo necesario para la realizacin de cada una de ellas. El plan dice cuando est programado que empiece y acabe cada tarea, as como cunto tiempo va a emplear.

Identificacin de los hitos del proyecto

Un hito representa un evento o condicin que marca la finalizacin de un grupo de tareas relacionadas o la finalizacin de una fase del proyecto. Los hitos ayudan a organizar las tareas en grupos lgicos o secuencias, y se pueden usar para seguir el progreso del proyecto. Al completar un grupo de tareas, se alcanza un hito del proyecto. Cuando se hayan alcanzado todos los hitos del proyecto, el proyecto estar terminado. En la gestin de un proyecto, los hitos suelen tener una duracin cero, ya que un hito marca un punto especfico del plan que designa la finalizacin de una fase del proyecto. Definicin de las tareas y los hitos

La identificacin de las tareas del propio proyecto es una parte importante en el proceso de planificacin. Una buena norma a seguir consiste en identificar las tareas clave y los hitos incluso antes de comenzar a introducir la informacin. Para ello, se deben tener presentes los siguientes puntos: 1. Listar varias tareas importantes de su proyecto. 2. Determinar que tareas dependen de otras: Pueden llevarse a cabo simultneamente algunas de ellas? Ocurren regularmente algunas durante el proyecto?

Hay alguna restriccin, tal como fechas especificas en las que una tarea deba comenzar o finalizar? 3. Considerar si las tareas estn o no relacionadas en algn sentido: Representan partes del mismo proceso o bien completan una fase del proyecto? 4. Identificar los puntos del proyecto que representan los hitos.

Evaluacin de los recursos del proyecto

Para llevar a cabo una tarea, se necesitan recursos. Los recursos pueden incluir personas, equipos o instalaciones especiales necesarios para realizar la tarea, pero los recursos no suelen estar disponibles 24 horas al da, siete das a la semana y, a menudo, se necesitara considerar su disponibilidad. Hay que asegurarse de tener en cuenta estas variables, tales como periodos de vacaciones, duracin de la jornada laboral y acceso a edificios o equipos. Identificacin de recursos

Para identificar los recursos del proyecto, se deben tener en cuenta los siguientes pasos: 1. Identificar las personas o grupos necesarios para realizar las tareas. 2. Identificar el equipamiento necesario para realizar cada tarea. 3. Identificar las instalaciones o locales necesarios para realizar las tareas.

Refinamiento del plan del proyecto

Posteriormente, se necesita refinar el plan y completar cualquier informacin que falte. Hay otra informacin sobre los recursos y tareas del proyecto que tambin forma parte del plan del mismo.

COMO PUEDE AYUDAR EL PROGRAMA

Con Microsoft Office Project es fcil crear y modificar un grupo de tareas para realizar los objetivos. El software de gestin de proyectos es una herramienta imprescindible para el establecimiento de un plan de proyecto inicial. Adems, Microsoft Office Project recalcula rpidamente los planes y permite ver cmo los cambios en una parte del proyecto pueden afectar al plan en conjunto.

Identificacin de las fases del proyecto

Un proyecto se gestiona en fases que progresan a medida que avanza el mismo. Antes de comenzar la primera tarea del proyecto, se crea una programacin del mismo. Una vez que el proyecto est en marcha, se pueden gestionar las tareas a medida que se vayan realizando y efectuar ajustes en la programacin. La lista siguiente identifica las fases del proyecto y describe cmo se puede usar Microsoft Office Project en su implementacin: Crear un plan realista del proyecto: Cuando se establezcan por primera vez las tareas, registros y recursos de un proyecto, Microsoft Office Project ayuda ofreciendo Asistentes de Planificacin, los cuales mantienen un registro de las decisiones que se tomen. Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Gestionar un proyecto implica un seguimiento del estado de las tareas y la determinacin de si stas estn realizndose como se planearon. Si alguna tarea se retrasa, se necesitar determinar si ser factible alcanzar su objetivo y si es necesario un ajuste del plan. Adems, siempre se debe contar con lo inesperado en un proyecto. Comunicacin de los resultados y del progreso: Generalmente un proyecto implica a mas de una persona. Para que todos puedan trabajar efectivamente, es importante comunicar las planificaciones y expectativas del proyecto. Evaluar el rendimiento del proyecto una vez finalizado: A medida que progresa un proyecto, Microsoft Office Project recopila y almacena toda la informacin relativa a tareas, recursos y costes. Al final del proyecto, esta informacin puede ser utilizada para evaluar la efectividad del plan original y hacer recomendaciones sobre cmo mejorar la planificacin y el desarrollo en proyectos futuros.

Las fases de un proyecto y el momento en el que ocurren se muestran en la siguiente figura:

USO DE HERRAMIENTAS DE GESTION DE PROYECTOS

Hay dos herramientas bsicas que ayudan a conseguir las respuestas requeridas durante el desarrollo del proyecto: el Diagrama de Gantt, que indica cuando esta programadas las tareas, y el Diagrama de Red, que ayuda a comprender las relaciones entre tareas. A medida que la necesidad de informacin va cambiando en el curso de un proyecto, es probable que se utilicen diferentes herramientas adicionales.

Uso del Diagrama de Gantt

Una de las herramientas ms familiares para la visualizacin del progreso en un proyecto es el Diagrama de Gantt, donde cada tarea es representada como una barra horizontal. Las barras del Diagrama de Gantt, tambin conocidas como barras de tareas, estn situadas a lo largo de un periodo de tiempo llamado escala temporal, mostrada en la siguiente figura.

La longitud de una barra de Gantt individual representa la duracin de una tarea o el periodo de tiempo que conlleva completar dicha tarea. Como herramienta bsica en la gestin de proyectos, el Diagrama de Gantt es excelente para evaluar rpidamente el estado de tareas individuales en un proyecto. Las lneas que conectan barras individuales en un Diagrama de Gantt reflejan las relaciones entre tareas, por ejemplo, cuando una tarea no puede empezar hasta que otra haya terminado. El nombre del recurso asignado a una tarea tambin aparece en el Diagrama de Gantt.

Uso del Diagrama de Red (PERT)

Cuando es ms importante centrarse en las relaciones entre las tareas de un proyecto que en el plan en si, el Diagrama de Red (a veces denominado Diagrama PERT) puede ser ms ilustrativo que el Diagrama de Gantt. El Diagrama de Red, que se muestra en la figura siguiente, muestra las interdependencias entre tareas. En un Diagrama de Red cada tarea est representada por un recuadro, llamado modo, que contiene informacin bsica sobre la tarea. Las tareas que dependen de otra para ser completadas o, simplemente, siguen a otra en una secuencia de eventos, aparecen conectadas por lneas.

El Diagrama de Red ofrece una representacin grafica de cmo se encuentran enlazadas entre si las tareas del proyecto.

Conocimiento de las tareas crticas

Una tarea crtica es la que, si se retrasa, har que se retrase la finalizacin del proyecto. El camino crtico est compuesto por todas las tareas crticas. Los cambios en las tareas que pertenezcan al camino crtico provocarn un cambio en la fecha de finalizacin del proyecto. Con Microsoft Office Project se puede determinar rpidamente el camino crtico, de modo que permita centrarse en aquellas tareas que necesitan una atencin ms directa. El conocimiento de las tareas que son crticas tambin ayuda a asignar prioridades, a asignar eficazmente los recursos y a determinar el efecto de posibles cambios en el proyecto.

Conclusin
Con este documento se espera haber lograr el objetivo principal, el cual es que dar al lector todos los conocimientos bsicos en lo que concierne un proyecto, desde su concepcin, planificacin, gestin e implementacin. Esperando tambin que sea de gran ayuda para todo tipo de persona, el cual lo guie de la forma correcta para lograr implementar un proyecto exitoso.

Bibliografa
Colmenar, Antonio, Castro Manuel A, Cruz Francisco Javier, Ruiz Elio Sancristbal, Gestin de proyectos con Microsoft Project 2010, RA-MA, 2010.