Anda di halaman 1dari 39

Divisi Logistik Divisi Logistik salah satu divisi di bawah dari Direktorat Operasi

Struktur organisasi DIvisi Logistik Terdiri dari 3 Dinas dan 1 Seksi 1. Dinas Perencanaan pengendalian Logistik 2. Dinas Pengadaan barang & Jasa 3. Dinas Gudang 4. Seksi Administrasi Logistik Jumlah Karyawan : 12 Orang Organik 3 Outsourcing

Usia rata-rata : 45 Th Tugas Divisi Logistik menyediakan kebutuhan barang & jasa yang diperlukan seluruh unit kerja PT Krakatau Daya Listrik kecuali Unit otonom UOJ , agar dalam operasional perawatan & operasi pembangkit dalam kondisi handal sehingga tujuan perusahaan tercapai. Dalam proses bisnis Divisi Logistik ada 5 kegiatan inti yang dilaksanakan setiap hari adal;ah sebagai berikut : 1. Perencanaan Pengadaan Barang 2. Pengadaan Barang & Jasa 3. Penerimaan ,Pemeriksaan Barang & Klaim 4. Penyimpanan & pelayanan Barang Di Gudang 5. Administrasi Logistik Proses perencanaan pengadaan jasa saat ini ditangani oleh Divisi Perencanaan , dari pengadaan jasa kebutuhan rutin , overhaul , proyek baru dan proyek pengembangan strategis.

Makalah Kelogistikan

Page 1

Semua kebutuhan jasa dari masing-masing unit kerja seluruh PT Krakatau Daya Listrik diproses dengan cara membuat SPPJ ( Surat Permintaan Pengadaan Jasa) yang ditujukan kepada Divisi Perencanaan untuk di proses menjadi MRA & RAB kemudian disahkan sesuai otoritas , selanjutnya dokumen tersebut di kirim ke Divisi Logistik untuk di proses pengadaan Jasa (Tender). PERENCANAAN PENGENDALIAN LOGISTIK I. TUJUAN Menjamin setiap barang yang dibutuhkan telah terstandarisasi spesifikasinya , kualitas , satuan ukuran , harga perkiraan , jumlah serta estimasi lama pemesanan , kodefikasi ( Kataloging) Menjamin setiap barang yang dibutuhkan terencanan sehingga ketersediaan dan persediaan kondisi optimal II. RUANG LINGKUP Menyusun, melengkapi & memelihara setiap barang kebutuhan PT KDL mempunyai standar spesifikasi ( Indentifikasi dan klasifikasi ) , parameterparameter untuk persiapan pembuatan permintaan pengadaan barang PR (Purchase Request) III. DEFINISI a. Suku cadang adalah barang yang berbentuk tetap yang digunakan untuk menggantikan bagian yang rusak dari suatu mesin/peralatan misalnya : fuse , motor , pumpa , condensator , bushing , shaft dll b. Non Suku cadang adalah Barang selain katagori suku cadang misalnya : a) bahan baku ; b) work shop material : pipa , plat , round bar dll ; c) Refractory : castable semens , insulating blanket , fire brick dll ; d) operating supply : pelumas , kimia dll ; e) workshop tools : hand tools , cutting tools , majun dll f) office supplies : ATK dll ; g) aktiva tetap : mesin las , meja kursi , printer kendaraan dll c. Barang stock adalah barang yang sifat kebutuhannya dan pengadaannya mengharuskan adanya persediaan di gudang pt KDL atau gudang para pemasok ( untuk barang-barang dengan pengiriman system just in time). Yang dikelompokkan menjadi barang fast moving , slow moving dan insurance spare d. Barang fast moving yang frekwensi pemakaian atau pengambilam 3 kali dalam 1 tahun terakhir atau 8 kali dalam 3 tahun terakhir

Makalah Kelogistikan

Page 2

e. Barang Slow Moving adalah barang stock yang pemakaian atau pengambilan antara 3 s/d 7 kali dalam 3 tahun terakhir. f. Insurance Spare adalah suku cadang peralatan pabrik yang memenuhi kreteria sebagai berikut : Jika barang /alat yang terpasang rusak , ketiadaan suku cadangnya menyebabkan operasi terhenti Jika barang tersebut rusak , pelaksanaan perbaikannya membutuhkan waktu yang lama , waktu pengadaannya lebih dari 1 tahun.

g. Dead Stock adalah barang stock yang secara teknis dan ekonomis tidak dapat dipergunakan lagi oleh PT KDL h. Barang Non Stock adalah barang yang berdasarkan kebutuhannya yang sesaat , tidak perlu adanya persediaan di gudang PT KDL . Termasuk dalam kreteria barang ini yaitu aktiva tetap , barang trial , barang overhaul , produk jadi dan barang kebutuhan insidentil i. Aktiva Tetap adalah barang (aktiva wujud) yang diperoleh dalam bentuk siap pakai (atau dengan dibangun terlebih dahulu ) yang digunakan dalam operasi perusahaan , tidak dimaksudkan untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan dan mempunyai masa manfaat lebih dari 1 tahun serta nilai per unit Rp 1 Juta keatas. Barang Spesifik adalah barang yang secara teknis tidak dapat digantikan oleh barang/produk lain atau hanya diproduksi oleh pabrik tertentu , yang yang proses pengadaannya harus dilengkapi dengan Lembar spesifik yang disetujui oleh Direksi

j.

k. Barang Utama adalah barang penting termasuk suku cadang atau non suku cadang yang harus selalu ada di plant atau di gudang , karena bila tidak ada akan mempengaruhi kwalitas hasil produksi dan kehandalan opersi yang proses pengadaannya harus dilengkapi dengan Daftar Barang Utama yang disetujui oleh Direksi l. Barang Trial adalah barang yang dapat diduga dapat menjadi substitusi atau pengganti barang serupa yang biasa dipakai PT KDL

m. Barang On Hand adalah barang yang ada stock di gudang PT KDL n. Barang Overhaul adalah barang yang dibutuhkan untuk suatu proses rekondisi unit mesin secara terencana tetapi bukan barang stock Makalah Kelogistikan Page 3

o. Safety stock adalah tingkat stock minimal dari suatu barang yang harus tersedia di guadang PT KDL IV. PROSES PERENCAAN PENGADAAN BARANG Setiap barang yang dibutuhkan adalah dalam rangka menunjang proses kerja masing masing unit kerja organisasi PT KDL dengan memperhatikan sebagai berikut : a. Azas efektifitas , efisiensi dan akuntabilitas b. Kejelasan spesifikasi teknis , kualitas (merek/produsen) , ekuivalensi , kuantitas dan delivery time barang yang dibutuhkan c. Aspek keselamatan dan kesehatan kerja serta pencegahan terjadinya pencemaran lingkungan d. Mengutamakan produksi dalam negeri e. Pemanfaatan standar-standar yang telah ada seperti specification for material , raw material standard , daftar barang di PT KDL Tanggung jawab pengendalian persediaan barang stock minimal maximal yang terdiri dari barang fast moving , slow moving & insuran spare di gudang adalah Dinas Perencanaan Pengendalian Logistik. Berdasarkan kondisi minimal stock dari daftar Memo Request Planning ( MRP) dan selalu melihat / menganalisa laju pemakaian dalam periode tertentu Ahli Pertama Perencanaan akan membuat permintaan Pengadaan Barang PR (Purchase Request) Pengendalian barang-barang stock tersebut , Dinal P2L dapat melakukan berdasarkan nilai pengadaan , atau tingkat kekritisan material / suku cadang dan selalu berkoordinasi dengan pihak pihak terkait. Pengendalian persediaan barang stock dilakukan dengan menyusun parameter yaitu Safety stock , consumtion rate , Lead Time , Re order Point dan Re Order Quantity Setiap barang yang dibutuhkan harus terkatalog , dalam system integrasi berdasarkan suatu system kodifikasi barang dan standard penulisan spesifikasi barang yang sesuai kebutuhan perusahaan dan kondisi pasar / pemasok. Dalam menjaga agar daftar catalog barang selalu up date Dinas P2L melakukan penambahan , pengurangan atau penyempurnakan sesuai

Makalah Kelogistikan

Page 4

perkembangan dan kebutuhan (bersifat dinamis) selalu koordinasi dan konsultasi dengan pihak-pihak terkait

Tanggung jawab pengendalian persediaan barang non stock yang meliputi aktiva tetap , trial dan barang barang kebutuhan insidentil yang tidak memenuhi batasan barang slow moving , fast moving atau insuran spare menjadi tanggung jawab user (unit kerja pemakai barang tersebut) Klasifikasi barang dari non stock item menjadi stock item atau sebaliknya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Usulan dari user minimal setingkat Kadis , disertai dukungan seperti stock dan atau estimasi kebutuhan per-periode waktu tertentu (Consumtion Rate) khusus insurance spare dengan sepengetahuan Kadis Akuntansi untuk proses pembebanan biaya dan pengendalian asset. b. Hasil evaluasi yang dilakukan Dinas P2L untuk barang suku cadang dan non suku cadang terhadap riwayat pembelian atau transaksi pengambilan barang dimaksud c. Usulan dai Dinas P2L untukperubahan klasifikasi dari barang stock item menjadi non stock item dengan sepengetahuan user terkait , minimal setingkat kepala Dinas. Permintaan barang non stock oleh user menggunakan dokumen : a. MRA-PW untuk permintaan kebutuhan overhaul yang meliputi barang barang aktiva tetap maupun non aktiva tetap b. MPAT untuk permintaan kebutuhan aktiva tetap c. Asreq yang dilampiri hasil uji teoritis atau hasil uji pemakaian untuk permintaan kebutuhan trial dan kebutuhan-kebutuhan non stock lainya Kebutuhan urgent / Darurat (yang dinyatakan oleh pejabat minmal setingkat Kepala Divisi dan disetujui oleh Direksi yang dilampirkan dalam permintaan pengadaan barang tersebut. Setelah PR (Purchase Request ) di terbitkan selanjutnya oleh Ahli Pertama Harga Perkiraaan Sendiri (HPS) mencari sumber-sumber harga untuk menghitung Estimasi Harga barang yang akan dipesan.

Makalah Kelogistikan

Page 5

Harga Perkiraan Sendiri/Owner Estimate (HPS/OE) disusun oleh Dinas P2L dan pemelihara validasinya dilakukan sesuai kebutuhan berdasarkan data yang diperoleh dari berbagai sumber antara lain : 1. Harga yang dikeluarkan oleh pemerintah atau instansi yang berwenang 2. Harga yang dikeluarkan oleh pabrikan / agen 3. Harga yang diperoleh melalui survey 4. Harga pembelian-pembelian yang lalu 5. Harga berdasarkanperhitungan engineering (Engineering Estimate) 6. Harga dari sumber-sumber lain yang dianggap relevan Otorisasi pengesahan HPS /OE dan Purchase Request adalah : NO NILAI (Rp) PENGESAHAN HPS/OE 1. Kadis P2l 1 S/D 50 Juta 2. Kadiv Logistik 1. Kadiv Logistik 2. Direktur Operasi 1. Direktur Operasi 2. Direktur Utama PENGESAHAN PR 1. Kadis P2l 2. Kadiv Logistik 1. Kadis P2l 2. Kadiv Logistik 1. Kadis P2l 2. Kadiv Logistik

Diatas 50 Juta s/d 250 Juta

Diatas 250 Juta

Evaluasi / Revisi HPS/OE dapat dilakukan apabila : HPS/OE tidak valid , karena : a) Ada kenaikan harga dari manufacture yang dibuktikan dengan bukti resmi Makalah Kelogistikan Page 6

b) Adanya perubahan quantity di Purchase Request (PR) c) Adanya pengaruh moneter / inflasi sepanjang ada perhitungan yang jelas dan bisa dipertanggungjawabkan d) Dari proses negosiasi akhir menghasilkan harga penawaran masih di atas HPS/OE

Dari proses mendapatkan HPS sehingga di syahkan dapat di tentukan nilai proses pengadaan menjadi sebagai berikut : NO 1 2 3 NILAI (Rp) S/D 50 Juta Diatas 50 Juta s/d 250 Juta Diatas 250 Juta KATAGORI PROSES Penunjukan Langsung Pemilihan Langsung Pelelangan

PENGADAAN BARANG & JASA I. TUJUAN Menjamin perolehan barang/jasa kebutuhan PT KDL dengan kwalitas , jumlah , waktu , keselamatan dan kesehatan kerja dan persyaratan lain yang sesuai dengan permintaan (Purchase Request) serta dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan Menjamin keabsahan suatu kontrak jual beli dengan kondisi yang sesuai dengan kepentingan PT KDL dan dapat diterima oleh rekanan II. RUANG LINGKUP Menerima dokumen PR ( Purchase Request) pengadaan barang dari Dinas P2L atau dokumen permintaan pengadaan jasa dari Divisi Perencanaan (berupa Bestek , RAB , MRA dan dokumen lainnya) , menyiap DRTU (daftar rekanan terseleksi untuk diundang) sesuai dengan katagori pengadaan dan bidang usaha, kemampuan rekakan , menyiapkan permintaan penawaran , evaluasi penawaran , negosiasi , menyiapkan PC (Purchase Contrac) / JO (Job Order) , pengurusan pembuatan aplikasi L/C untuk

Makalah Kelogistikan

Page 7

barang Import /Non Import , penunjukan forwarder untuk pengurusan barang Import. III. DEFINISI Pengadaan Barang/jasa adalah upaya atau usaha untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa PT Krakatau Daya Listrik atas barang yang diperlukan dalam mendukung kegiatan bisnis. Harga Perhitungan Sendiri (HPS) Owners Estimate (OE) adalah perkiraan harga barang yang diolah dari sumber-sumber yang dapat dipertanggung jawabkan atau berdasarkan perhitungan ahli yang digunakan sebagai acuan dalam proses pengadaan. Purchase Request (PR) adalah dokumen yang diinput dan diproses melalui suatu program komputer, yang dikeluarkan oleh perencanaan dari Divisi Logistik sebagai permintaan pembelian barang yang siap diproses pengadaannya. Struktural Divisi Logistik adalah suatu organisasi atau unit kerja yang melaksanakan proses pengadaan barang / jasa sejak dari penerbitan, permintaan pembelian, pembuatan kontrak / pembelian tunai, inspeksi dan penerimaan barang mulai tingkat pelaksana Divisi Logistik sampai tingkat Direktur Utama. Rekanan adalah perusahaan atau mitra kerja yang melaksanakan pengadaan barang/jasa yang terdiri dari dari pabrikan, agen, trader dan kontraktor yang beralamat di dalam & diluar negeri. Usaha Kecil adalah Perorangan atau Badan Usaha yang melakukan kegiatan usaha ekonomi kerakyatan yang mempunyai asset setinggi-tingginya Rp. 200 juta di luar tanah dan bangunan yang ditempati atau penjualan/omzet per-tahun setinggi-tingginya Rp. 1 milyar, termasuk industri kecil dan koperasi skala usaha kecil. Daftar Rekanan Potensial adalah daftar nama nama rekanan yang telah terseleksi dan memiliki kompetensi kinerja yang baik berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan secara periodik. Daftar Rekanan Terseleksi (DRT)

Makalah Kelogistikan

Page 8

adalah daftar rekanan pengadaan barang/jasa yang memiliki kemampuan nyata dalam bidang usahanya dan memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan PT KDL Penjelasan (Anweijzing) adalah proses tatap muka dengan para rekanan peserta tender untuk menjelaskan secara rinci perihal data-data dan persyaratan lainnya sebelum proses permintaan penawaran dilakukan. E Bidding adalah penawaran yang dilakukan oleh Vendor dengan cara menginput penawaran langsung ke sistem di komputer Bidding Room PT. KDL pada saat penutupan penawaran resmi yang tercantum di dalam permintaan penawaran. E Auction adalah proses penawaran harga yang dilakukan secara bersamaan terhadap maksimal 5 (lima) rekanan melalui sistem EAuction di Bidding Room PT. KDL dan penawar terendah merupakan hasil nego final. Klarifikasi adalah proses tatap muka antara Dinas Pengadaan Barang/Jasa, Dinas Kerja atau Unit Kerja terkait dan rekanan untuk melakukan klarifikasi dan penjelasan dari aspek administrasi & teknis terhadap barang yang akan dibeli (diadakan). Permintaan Penawaran adalah kegiatan pengiriman permintaan penawaran untuk menawarkan harga pengadaan barang/jasa kepada Rekanan yang mengacu pada dokumen pengadaan (tender). Jaminan Penawaran (Bid Bond) adalah Jaminan dari Bank umum/pemerintah atau bank devisa (dalam dan luar negeri yang direkomendasi oleh Bank Indonesia) yang dimintakan kepada rekanan sebagai jaminan atas penawaran dengan nilai 1 s/d 3 % dari nilai penawaran yang berlaku minimal sama dengan validity penawaran yang diberikan (khusus untuk penawaran yang diatas 100 juta rupiah). Jaminan Pelaksanaan adalah jaminan dari Bank umum / pemerintah / Bank Devisa (dalam/luar negeri yang direkomendasikan oleh Bank Indonesia yang dimintakan kepada Rekanan sebagai jaminan atas pelaksanaan kontrak dengan nilai 5 % dari nilai kontrak yang berlaku minimal 1 bulan setelah selesai Makalah Kelogistikan Page 9

pengiriman barang / pekerjaan ( khusus untuk nilai kontrak diatas 100 juta rupiah.. Penunjukan Langsung adalah proses pengadaan barang/jasa yang dilakukan dengan cara mengundang sekurang-kurangnya satu Rekanan sebagai pemasok barang . Pemilihan Langsung adalah proses pengadaan barang/jasa yang dilakukan dengan mengundang sekurang-kurangnya tiga penawar dari daftar Rekanan PT KDL. Comparation of Quotation (COQ) adalah Tabel perbandingan yang berisi OE dan penawaran harga yang diterima dari Rekanan. Variation PR Adalah Perubahan spesifikasi dari spesifikasi awal permintaan menjadi spesifikasi yang disetujui dari hasil klarifikasi antara Pemakai (user) dengan Dinas P2L. Rekomendasi Calon Pemenang (RCP) Adalah Rekomendasi yang dibuat berdasarkan 3 (tiga) penawar terendah yang memenuhi persyaratan administrasi dan teknis Surat Keputusan Penetapan Calon Pemenang Tender adalah penetapan Rekanan yang diputuskan oleh Pejabat berwewenang sebagai calon pelaksana pengadaan barang/jasa yang penawarannya secara teknis, delivery time dan harga adalah yang paling menguntungkan perusahaan. Pengumuman Calon Pemenang Sementara Adalah pemberitahuan keputusan Pejabat berwewenang tentang penetapan pemenang, yang diumumkan secara luas dan transparan kepada seluruh peserta lelang. Masa Sanggah Adalah waktu yang diberikan kepada peserta tender/lelang untuk melakukan sanggahan dalam waktu maksimum 4 (empat) hari kerja. Surat keputusan Penunjukan Pemenang Tender Adalah penunjukan rekanan atas pengajuan penawarannya yang dinyatakan menang dalam pelelangan dan sudah tidak ada sanggahan dari peserta lainnya, untuk selanjutnya direalisasikan dengan penandatanganan surat perjanjian / kontrak

Makalah Kelogistikan

Page 10

Post Audit Adalah pemeriksaan kemudian atas pelaksanaan pengadaan barang oleh Satuan Pengawasan Intern Pelelangan adalah proses pengadaan barang yang dilakukan dengan mengundang sekurang-kurangnya lima Rekanan yang dipilih dari daftar rekanan PT KDL dengan atau tanpa pengumuman melalui papan pengumuman dan atau media massa cetak/ elektronik. Evaluasi Penawaran adalah kegiatan pembukaan, penetapan keabsahan dan pemeriksaan kesesuaian antara permintaan penawaran dengan surat penawaran yang masuk serta penetapan atau rekomendasi calon pemenang yang dilakukan oleh struktural Divisi Logistik. Negosiasi adalah proses tawar menawar antara pihak perusahaan sesuai otoritasnya dengan pihak rekanan untuk mencapai kesepakatan atas kondisi dengan syarat syarat perjanjian jual beli. Panitia Pengadaan Barang / Jasa adalah organisasi independen yang dibentuk oleh Direksi PT KDL untuk melaksanakan proses pengadaan barang / jasa dengan cara pemilihan atau pelelangan untuk nilai tertentu mulai dari proses penerimaan dokumen PR / Bestek TOR gambar sampai dengan penerimaan. BA pembukaan surat penawaran adalah berita acara yang dibuat sehubungan dengan telah dibukanya semua Surat Penawaran yang masuk untuk diketahui kelengkapan dan keabsahannya. Catatan : Dalam Petunjuk Operasional khusus RCP hanya diberlakukan untuk proses Pemilihan Langsung & Lelang. Sedangkan Pengumuman Calon Pemenang Sementara, SK Penetapan Calon Pemenang, dan Penunjukan Pemenang khusus diberlakukan dalam proses Pelelangan. Pakta Integritas Adalah pernyataan yang ditanda tangani bersama antara Pemasok/kontraktor dengan pejabat pengadaan barang/jasa yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan praktek KKN dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Material Safety Data sheet (MSDS)

Makalah Kelogistikan

Page 11

Adalah dokumen yang berisi mengenai informasi yang berkaitan dengan keselamatan kerja atas barang tersebut yang menyangkut penyimpanan, penggunaan dan pembuangannya IV. PROSES PENGADAAN BARANG & JASA Proses pengadaan barang & jasa harus diselenggarakan secara mandiri dengan tetap berpedoman pada azas-azas keselamatan , efisiensi , efektifitas , transparansi , adil , akuntabilitas ,mengutamakan produk dalam negeri dan pemberdayaan usaha kecil / koperasi Proses pengadaan barang & jasa dilaksanakan sepenuhnya oleh structural Divisi Logistik Setelah menerima dokumen PR ( Purchase Request) untuk pengadaan barang dari Dinas P2L atau dokumen permintaan pengadaan jasa dari Divisi Perencanaan (berupa Bestek , RAB , MRA dan dokumen lainnya) harus diperhatikan : a. Kelengkapan data barang spesifikasi , merk/produsen , satuan , ukuran , ekuivalensi , material code , harga perkiraan , kuantitas , waktu kedatangan (urgensi) dan syarat syarat lainnya termasuk dokumen pendukung seperti : Brossur , Katalog , Drawing , hasil uji teoritis/pemakaian (barang trial) , MPAT dan Asreq dll Kelengkapan data jasa Bestek , RAB , MRA , Gambar dan persyaratan lainnya , catatan jika diperlukan Anweizing b. Tidak diperbolehkan mengadakan perubahan / tambahan spesifikasi , kuantitas , kualitas dan persyaratanlainnya yang tercantum dalam PR /MRA , tanpa pemberitahuan tertulis kepada Dinas P2l & Divisi Perencanaan c. Pemanfaatan data Daftar Rekanan Potensial dan historis pembelian yang lalu d. Tidak memecah permintaan pengadaan menjadi beberapa bagian dengan maksud menghindari ketentuan proses Pemilihan Langsung atau Pelelangan e. Penentuan cara pengadaan (katagori) barang & jasa berdasarkan HPS/OE dari Dinas P2l atau Divisi Perencanaan seperti table berikut : NO 1 NILAI (Rp) S/D 50 Juta KATAGORI PROSES Penunjukan Langsung Page 12

Makalah Kelogistikan

2 3

Diatas 50 Juta s/d 250 Juta Diatas 250 Juta

Pemilihan Langsung Pelelangan

Penunjukan Langsung pengadaan barang dapat dilakukan apabila memenuhi salah satu kreteria berikut ini : a. Nilai PR sampai dengan Rp 50 Juta b. Permintaan yang bersifat darurat (yang ditunjukan dengan adanya Lembar Darurat /LD atau Lembar justifikasi yang dibuat oleh pejabat setingkat Kepala Divisi dan disetujui olek Direksi) c. Jenis barang yang berdasarkan analisa teknis belum dapat ditentukan ekuivalensi atau substitusinya (yang ditunjukan dengan adanya lembar spesifik yang dibuat oleh pejabat setingkat Kepala Divisi disetujui oleh Direktur user) dan sesuai keadaan pasar hanya rekanan tertentu (pabrikan/distributor/agen) yang dapat menyediakan barang tersebut d. Hanya manufacture/Autorized agent (yang ditunjuk oleh manufacture) tertentu yang dapat menyediakan barang tersebut e. Anak perusahaan PT Krakatau Steel dengan kreteria barang tersebut merupakan produk/hasil bisnis intinya, mempunyai pengalaman & reputasi yang baik dalam mensupplay ke PT KS f. Group Dana Pensiun Krakatau Steel yang mempunyai program joint improvement , dengan ketentuan barang tersebut merupakan hasil bisnis intinya, mempunyai pengalaman & reputasi yang baik dalam mensupplay ke PT KS g. Material bahan baku dan bahan pembantu ( Barang Utama) diantaranya adalah seperti BBM , Bahan Kimia h. Barang Trial order yang hanya rekanan tertentu (Pabrikan/Agent) yang dapat menyediakan barang tersebut , dengan dilengkapi Hasil Uji Teoritis oleh Pihak terkait i. Penyedia barang adalah BUMN sepanjang barang tersebut merupakan produk/hasil bisnis intinya

Makalah Kelogistikan

Page 13

j.

Pembelian berulang (repeat order) sepanjang memenuhi kreteria untuk repeat order

k. Barang yang bersifat knowledge intensive dimana untuk menggunakan dan memelihara produk tersebut membutuhkan kelangsungan pengetahuan dari penyedia barang tersebut l. Barang yang dimiliki oleh pemegang hak atas kekayaan intelektual (HAKI) atau yang memiliki jamainan (waranty) dari Original Equipment Manufacture

m. Penanganan darurat akibat bencana alam , baik yang bersifat lokal maupun nasional n. Barang lanjutan yang secara tehnis merupakan satu kesatuan yang bersifat tidak dapat dipecah pecah dari pekerjaan yang sudahdilaksanakan sebelumnya o. Jenis barang yang berdasarkan alasan Cost Performance adalah yang lebih menguntungkan dibandingkan barang sejenis (ekuivalensi atau substitusi) p. Hasil proses Pemilihan Langsung dan Pelelangan yang telah dilakukan 2 (dua) kali namun gagal. Proses penunjukan langsung pengadaan jasa dapat dilakukan apabila memenuhi salah satu kriteria : a. Nilai jasa sampai dengan Rp 50 juta diprioritaskan kepada pengusaha kecil dan Koperasi. b. Hubungan kemitraan dengan : Sumber Utama yang dapat melakukan pekerjaan adalah dari Pabrikan , Keagenan yang dinyatakan dengan surat penunjukan resmi pabrikan sebagai keagenan Anak perusahaan PT Krakatau Steel Group dengan kreteria jasa tersebut merupakan produk/hasil bisnis intinya, mempunyai pengalaman dan reputasi yang baik dalam melaksanakan pekerjaan ke PT Krakatau Steel Group Dana Pensiun Krakatau Steel yang mempunyai program joint improvment dengan ketentuan jasa tersebut merupakan hasil bisnis intinya, mempunyai pengalaman dan reputasi yang baik dalam melaksanakan pekerjaan ke PT Krakatau Steel Penyedia jasaBUMN sepanjang jasa tersebut merupakan produk/hasil bisnis intinya , mempunyai pengalaman dan reputasi yang baik dalam melaksanakan pekerjaan. Makalah Kelogistikan Page 14

c. Jenis pekerjaan tersebut hanya dapat dilakukan oleh salah satu satu instansi pemerintah / lembaga di syah oleh pemerintah d. Jenis pekerjaan termasuk dalam Daftar Pekerjaan Utama PT KDL dan hanya rekanan tertentu yang telah teruji pengalamannya e. Pekerjaan tersebut merupakan pekerjaan yang sama sebelumnya (repeat order) sepanjang memenuhi kreteria : Penyedia jasa sama sebelumnya Spesifikasi pekerjaan sama sebelumnya Harga tidak mengalami kenaikan Ketepatan waktu penyelesaian pekerjaan , dll f. Spesifikasi jelas dan harga dipasaran umum standar, sehingga cara pengadaan dengan penunjukan dipandang lebih efektif / efisien dibandingkan cara lainnya. g. Permintaan yang bersifat darurat / mendesak (dilengkapi dengan Lembar Darurat) dan ditinjau secara teknis maupun ekonomis tidak memungkinkan lagi dilakukan dengan cara tender. h. Jenis pekerjaan penanganan darurat akibat bencana alam , baik yang bersifat local maupun nasional i. Jenis pekerjaan spesifik dan hanya Rekanan tertentu yang mampu melaksanakan pekerjaan dimaksud. j. Pekerjaan lanjutan yang secara teknis merupakan satu kesatuan yang bersifat tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yang sudah dilakukan sebelumnya k. Jasa yang bersifat knowledge intensive dimana untuk menggunakan dan memelihara membutuhkan kelangsungan pengetahuan dari penyedia jasa tersebut. l. Telah dilakukan atau diupayakan dengan cara Pemilihan Langsung atau Pelelangan sebanyak 2 (dua) kali tetapi tidak berhasil / gagal. m. Pengadaan Jasa tambahan yang merupakan kelanjutan pekerjaan sebelumnya dan nilai tidak lebih dari 10% dari Kontrak semula. n. Pekerjaan tambahan yang nilainya lebih dari 10 % tetapi karena homoginitasnya dari pekerjaan terdahulu maka perlu dijaga kontinuitasnya. o. Atau karena alasan yang lain dapat dipertanggung jawabkan dan dinyatakan dalam suatu analisis dari/atas persetujuan Divisi pemakai / pengelola dan disetujui oleh Direksi yang harus memuat alasanalasan secara rinci, seperti: Analisis Cost Performance, Analisis teknis seperti (kepercayaan / keindahan / keakuratan atau keterkaitan teknologi), Analisis Benefit (manfaat jangka panjang). p. Pengadaan jasa untuk penjualan jasa Penunjukan langsung dilakukan dengan Cara : a. Pemanfaatan daftar rekanan potensial PT KDL yang berlaku sesuai bidang usaha b. Prioritas kepada industry kecil atau usaha kecil sesuai bidang usaha dan kemampuan financial , yang berlokasi di Kodya Cilegon Makalah Kelogistikan Page 15

(Pertama) , Propinsi Banten (Kedua) , wilayah lainny (Ketiga) secara bergiliran untuk Barang & Jasa

Pemilihan Langsung dapat dilakukan berdasarkan Kreteria sebagai berikut : a. Nilai PR Rp 50 Juta s/d Rp 250 Juta b. Penawar yang diundang minmal 3 rekanan c. Penawar yang masuk minimal 2 rekanan dengan mencantumkan harga & spesifikasi sesuai permintaan d. Tidak memberikan permintaan penawaran kepada lebih satu rekanan yang merupakan kelompoknya , rekanan yangberpotensi besar melakukan kolaborasi , rekanan yang sedang dikenai sanksi

Pelelangan dapat dilakukan berdasarkan kreteria sebagai berikut : a. Nilai PR 250 Juta b. Penawar yang diundang minmal 5 rekanan c. Penawar yang masuk minimal 3 rekanan dengan mencantumkan harga & spesifikasi sesuai permintaan d. Tidak memberikan permintaan penawaran kepada lebih satu rekanan yang merupakan kelompoknya , rekanan yangberpotensi besar melakukan kolaborasi , rekanan yang sedang dikenai sanksi

Menentukan daftar rekanan terseleksi untuk diundang (DRTU) kreteria sebagai berikut : a. Mempunyai bidang usaha sesuai yang dibutuhkan pengadaan barang maupun jasa b. Sebagai distributor/keagenan /produsen c. Mempunyai pengalaman /mendapat kontrak sesuai yang dibutuhkan pengadaan barang maupun jasa

Makalah Kelogistikan

Page 16

d. Memenuhi persyaratan dalam proses prakualifikasi yang dibutuhkan pengadaan barang maupun jasa e. Kondisi persyaratan sebagai rekakan PT KDL valid f. Daftar rekanan terseleksi untuk diundang (DRTU) disyahkan oleh pejabat sesuai otoritasnya

Membuat permintaan penawaran sesuai DRTU

Dalam membuat permintaan penawaran kepada rekanan yang terdaftar dalam DRTU memuat pemberitahuan untuk melakukan anweizing (jika pengadaan tersebut diperlukan Anweizing) , jika tidak diperlukan anweizing dalam surat permintaan penawaran harga memuat kapan , jam berapa diserahkan , persyatan lain ( jaminan penawaran) untuk proses pembukaan surat penawaran tersebut.

Penyiapan dan pengiriman dokumen Permintaan Penawaran yang harus diperhatikan sebagai berikut :

Penyiapan dan pengiriman dokumen Permintaan Penawaran oleh Dinas PBJ memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Kelengkapan

dokumen Permintaan Penawaran seperti: spesifikasi, kualitas, kuantitas, waktu pengiriman dan persyaratan-persyaratan lainnya. b. Diyakini bahwa dokumen PP sampai kepada rekanan yang bersangkutan tepat waktu. c. Kemampuan Rekanan dalam memahami dan memenuhi Permintaan Penawaran seperti kejelasan permintaan, waktu pengiriman, tempat serah terima barang, cara pembayaran, mata uang (currency), masa berlaku penawaran, batas waktu penerimaan penawaran, sistem penyampaian penawaran dan sistem evaluasi penawaran, jika diperlukan dapat dilakukan Penjelasan (Anweijzing) terlebih dahulu Penyampaian dokumen penawaran oleh rekanan dapat dipilih salah satu dari tiga sistem penyampaian yaitu :

Makalah Kelogistikan

Page 17

a. Sistem Satu Sampul yaitu seluruh dokumen penawaran yang terdiri

dari persyaratan administrasi, teknis dan perhitungan harga dimasukan dan disampaikan dalam satu sampul tertutup. b. Sistem Dua Sampul yaitu persyaratan administrasi dan teknis dimasukan dalam sampul kesatu sedangkan harga penawaran dimasukan dalam sampul tertutup kedua, selanjutnya sampul kesatu dan kedua dimasukan dan disampaikan dalam 1 sampul (sampul tertutup). c. Sistem Dua Tahap yaitu persyaratan administrasi dan teknis dimasukan dalam sampul tertutup kesatu, sedangkan harga penawaran dilakukan dalam sampul tertutup kedua, yang penyampaiannya dilakukan dalam dua tahap secara terpisah dan dalam waktu yang berbeda Penerimaan dan sebagai berikut : evaluasi penawaran memperhatikan hal-hal

a. Penerimaan Surat Penawaran Harga dilaksanakan berdasarkan batas waktu yang telah ditentukan dalam dokumen Permintaan Penawaran. b. Pembukaan Surat Penawaran Harga dilaksanakan apabila jumlahnya kuorum (memenuhi persyaratan jumlah minimal peserta yang harus menawarkan) c. Penilaian penawaran yang dilakukan secara teliti dengan mengacu pada kriteria dan rumusan yang telah ditentukan dalam dokumen Permintaan Penawaran. d. Penyusunan sesuai urutan penawaran yang memenuhi syarat baik dari segi teknis dan harga setelah dilakukan analisa perbandingan. e. Transparansi dan Disclosure hasil evaluasi penawaran. f. Apabila diperlukan dilakukan klarifikasi dengan pihak Proses Pemilihan/Pelelangan , dinyatakan tidak memenuhi syarat atau gagal apabila : a. Setelah dilakukan pembukaan amplop penawaran untuk pemilihan , ternyata peserta yang memberikan penawaran kurang dari 2 (dua) peserta / untuk pelelangan , ternyata peserta yang memberikan penawaran kurang dari 3 (tiga). b. Setelah dilakukan evaluasi administrasi dan teknis, ternyata peserta yang memenuhi syarat untuk pemilihan kurang dari 2 (dua) , untuk pelelangan kurang dari tiga peserta. c. Untuk Pemilihan Langsung, terdapat dua peserta atau lebih yang memenuhi syarat administrasi dan teknis tetapi semuannya di atas HPS / OE dan setelah dilakukan Negosiasi tidak ada yang bersedia dengan harga sama atau lebih rendah dari pada HPS / OE. d. Untuk Pelelangan, terdapat tiga peserta atau lebih yang memenuhi syarat administrasi dan teknis tetapi semuanya di atas HPS / OE dan setelah dilakukan Negosiasi tidak ada yang bersedia dengan harga sama atau lebih rendah dari pada HPS / OE Makalah Kelogistikan Page 18

e. Setelah dilakukan evaluasi administrasi dan teknis peserta yang memenuhi syarat diketemukan kenyataan bahwa sebagian besar peserta yang memenuhi syarat berada dibawah satu kendali kepemilikan atau kepengurusan atau terjadi kolaborasi dan atau kolusi diantara peserta dan atau dengan Pejabat / Pelaksana Pengadaan barang f. Pemenang urutan pertama, kedua (untuk Pemilihan Langsung) dan Pemenang urutan pertama, kedua dan ketiga (untuk Pelelangan) tidak bersedia ditunjuk sebagai pelaksana pekerjaan Pengadaan g. Khusus proses pelelangan, apabila ada sanggahan terhadap hasil pelelangan oleh Rekanan / Peserta ternyata benar Negosiasi dilaksanakan sesuai kbutuhan kepada rekanan sesuai urutan kondisi penawaran terbaik dengan tujuan : a. Memastikan bahwa Rekanan akan mampu memenuhi kewajiban sebagaimana yang tertuang dalam Permintaan Penawaran dan Penawaran Harga. b. Memperoleh kesepakatan untuk halhal tambahan selain yang tercantum dalam Permintaan Penawaran. c. Mendapatkan Harga yang lebih baik dengan acuan HPS / OE yang ada Setiap pengadaan barang harus dihindari kondisi Cost Plus Fee dan dituangkan dalam dokumen Kontrak yang menjamin kepentingan PT KDL dan sekurang-kurangnya memuat ketentuan sebagai berikut : a. Business Deal, yaitu pokok-pokok pekerjaan yang diperjanjikan dengan uraian yang jelas mengenai spesifikasi barang kualitas, kuantitas, waktu dan tempat serah terima barang, harga dan cara pembayaran, syarat-syarat lainnya seperti persyaratan K3LH untuk Material B3 dan sistem Pemeriksaan Barang. b. Business Protection, yaitu pokok-pokok perlindungan seperi jaminan legalitas barang, garansi/jaminan kualitas, jaminan pelaksanaan, masa berlaku Kontrak, dan sanksi-sanksi dalam hal Rekanan tidak memenuhi kewajibannya. c. Law Enforcement, yaitu pokok-pokok pemberlakuan hukum atas Kontrak dan penyelesaian perselisihan Pengadaan dengan Kontrak berjangka diupayakan dalam rangka mendapatkan jaminan kualitas, delivery / pasokan, biaya dan service kepada Rekanan yang telah teruji mempunyai kinerja / reputasi baik dengan mempertimbangkan : b. Jenis barang stock item (fast moving atau slow moving) yang memenuhi kriteria Penunjukan Langsung point b), c), d), dan e) atau barang non stock item yang memerlukan desain dan investasi tersendiri dalam pembuatannya dengan penyerahan beberapa kali. c. Sistem serah terima barang yang paling menguntungkan perusahaan misalnya dengan kepada Blanket Order (jumlah dan waktu pengiriman telah ditetapkan dalam Kontrak), kepada Just In Time (jumlah dan Makalah Kelogistikan Page 19

waktu pengiriman diatur oleh PT KDL sesuai kebutuhan) dan kepada Consignment stock Rekanan di gudang PT KDL pemakaian / pengambilan sesuai kebutuhan). d. Harga yang dicantumkan secara jelas dan tegas termasuk rumusan dan ketentuan penyesuaian harga (Price Adjustment) jika ada. e. Masa berlaku Kontrak satu tahun atau lebih dalam rangka memberikan waktu yang cukup untuk penyiapan pemberlakuan, evaluasi dan proses tindak lanjut Jaminan Penawaran (Bid Bond) Peserta yang menyampaikan penawaran harus menyertakan Surat Jaminan Penawaran (Bid Bond) dari bank devisa umum minimal sebesar 1 % s/d 3 % dari perkiraan harga penawaran untuk penawaran yang nilainya 100 juta rupiah, yang berlaku, minimal sama dengan validity penawaran yang diberikan. Kecuali : 1. Proses penunjukan langsung Rekanan anak perusahaan Krakatau Stell Group dan afiliasinya Pabrikan , Autorized Agent yang ditunjuk oleh pabrikan yang beralamat didalam/diluar negeri Instansi pemerintah / lembaga /konsultan yang kedudukannya di syahkan oleh pemerintah (dilengkapi dengan bukti kesepakatan) Swasta Asing yang berkedudukan di dalam negeri (dilengkapi dengan bukti kesepakatan) Perusahaan Asing yang berkedudukan di luar negeri (dilengkapi dengan bukti kesepakatan) Permintaan bersifat Darurat ( dilengkapi dengan Lembar Darurat) Penanganan darurat akibat bencana alam , baik bersifat local maupun nasional 2. Proses Pemilihan / Pelelangan yang seluruh pesertanya anak perusahaan Krakatau Steel Group dan afiliasinya / perusahaan swasta asing (perusahaan asing) Jaminan pelaksanaan (Performance Bond) bank devisa umum sebesar 5% terhadap Kontrak pengadaan dengan nilai > Rp.100juta dipersyaratkan kepada Rekanan dan diserahterimakan pada saat penadatanganan dan atau pengambilan kontrak, dengan masa berlaku sampai minimal satu bulan sejak barang/jasa diterima dengan baik oleh PT KDL, kecuali : Rekanan anak perusahaan Krakatau Stell Group dan afiliasinya Pabrikan , Autorized Agent yang ditunjuk oleh pabrikan yang beralamat didalam/diluar negeri Instansi pemerintah / lembaga / konsultan yang kedudukannya di syahkan oleh pemerintah (dilengkapi dengan bukti kesepakatan) Makalah Kelogistikan Page 20

Swasta Asing yang berkedudukan di dalam negeri (dilengkapi dengan bukti kesepakatan) Perusahaan Asing yang berkedudukan di luar negeri (dilengkapi dengan bukti kesepakatan) Kontrak jangka panjang

Pembelian dapat dilakukan dengan cara pembayaran tunai (P.PBH.02 Prosedur pengeluaran dana / IK pembayaran permintaan uang muka) apabila memenuhi kepada: a. Kebutuhan darurat. b. Hanya satu-satunya cara yang dapat ditempuh dengan pengadaan barang dimaksud c. Kebutuhan barang tidak rutin yang nilainya tidak lebih dari Rp.5.000.000,- dan dapat dipertanggungjawabkan bahwa cara demikian jauh lebih murah dan lebih cepat dibandingkan dengan cara pengadaan non tunai sedangkan untuk nilai lebih dari Rp.5.000.000,- diproses atas persetujuan Direksi Otorisasi Proses Pemilihan / Pengundangan Rekanan pelaksanaan Negosiasi dan Penetapan/ Pengesahan Kontrak (PC) adalah sebagai berikut :
No. Nilai (juta) DRTU SPPH & BA
pembukaa n

Rekomenda si

TT Negosiasi

Negosiasi

PC Kontrak

Ralat PC Kontrak

Perpanjangan Delivery Time Dan Pembatalan

penawara n 1. Rp.50 juta Kadiv Log Kadis PBJ Kadis PBJ Kadis PBJ dan Kadiv Log 2. Diatas Kadiv Log Kadis PBJ Rp.50 juta & s/d Dir.Operasi Rp.250 juta Di atas Rp.250 juta Kadiv Log Kadis PBJ & Dir.Operasi Kadiv Log Kadis PBJ dan Kadiv Log Kadis PBJ dan Kadiv Log. Kadis PBJ dan Kadiv Log.

Kadiv Log

Kadiv Log Kadiv Log Kadiv Log. Kadiv Log. & & Dan Dan Dir.Operas Dir.Operas Dir.Operasi Dir.Operasi

Dir. Operasi

3.

Kadiv Log & Dir.Operasi

Dirut atau Dirut atau Dirut atau Dirut atau Dirut atau Dir. Dir. Keu & Dir. Keu & Dir. Keu & Dir. Keu & Keu & Dir.Operasi Dir.Operasi Dir.Operasi Dir.Operasi Dir.Operasi

Catatan : Otorisasi pembatalan PC sesuai dengan penandatanganan PC Proses Penunjukan Langsung dilaksanakan oleh Struktural Logistik sesuai dengan otorisasi proses Negosiasi

Makalah Kelogistikan

Page 21

Untuk kondisi serah terima barang selain Franco Gudang PT KDL , proses pengangkutan barang (dari proses serah terima barang melalui Forwarder yang mewakili PT KDL , pembongkaran barang sampai pengiriman barang ke gudang PT KDL dan proses pembebasan barang (import) dilaksanakan dibawah kendali Kadis PBJ Setiap kontrak yang mempersyaratkan pembayaran di muka (Down Payment) terhadap pengadaan barang/jasa , kepada rekanan yang bersangkutan harus menyerahkan Bank Garansi sebesar Down Payment tersebut.
Time Frame Pengadaan Barang
Penunjukan Langsung Pemilihan Langsung Hari Kerja (Paling Lambat) Lelang

No.

Kegiatan

Hari Kerja (Paling Lambat)

Hari Kerja (Paling Lambat)

1. Pengiriman SPPH
Pengambilan dokumen Penjelasan dan peninjauan lapangan

2 hari

3 hari

2. Pengiriman SPPH
Pendaftaran Rekanan untuk ikut pelelangan Pengambilan dokumen lelang Penjelasan dan Peninjauan Lapangan

3 hari

3. Pemasukan SPPH dan Klarifikasi 4. Negosiasi 5. Rekomendasi Calon Pemenang


Negosiasi

4 hari 1 hari

7 hari

7 hari

3 hari

6. Negosiasi
Penetapan Calon Pemenang

3 hari

Makalah Kelogistikan

Page 22

Pengumuman Pemenang Surat Keputusan penunjukan

7. Pemenang

1 hari 4 hari

8. Sanggahan dari Peserta Lelang 9 Proses Pembuatan Kontrak / PC


Proses Penandatanganan Kontrak / PC Total Hari Proses

2 hari

2 hari

5 hari

9 hari

15 hari

23 hari

Time Frame proses Pengadaan Jasa adalah sebagai berikut:


Penunjukan Langsung Pemilihan Langsung Hari Kerja (Paling Lambat) Lelang Hari Kerja (Paling Lambat)

No.

Kegiatan

Hari Kerja (Paling Lambat)

1. Pengiriman SPPH
Pengambilan dokumen Penjelasan dan peninjauan lapangan

2 hari

3 hari

2. Pengiriman SPPH
Pendaftaran pelelangan Rekanan untuk ikut

3 hari

Pengambilan dokumen lelang Penjelasan dan Peninjauan Lapangan

3. Pemasukan SPPH dan Klarifikasi 4. Pemasukan dan Pembukaan SPPH

3 hari

7 hari

7 hari

Perbandingan Penawaran Harga / COQ Rekomendasi dan Klarifikasi

5. Negosiasi

1 hari

Makalah Kelogistikan

Page 23

6. Rekomendasi Calon Pemenang 7. Pengumuman Calon Pemenang


Sementara (Lelang)

2 hari

2 hari 3 hari 4 hari 1 hari 1 hari

8. Sanggahan dari Peserta Lelang 9. SK Penetapan Pemenang (lelang) 10. Pengumuman Pemenang (Lelang) 11. Proses Pembuatan Kontrak / PC
Proses Penandatanganan Kontrak / PC Total Hari Proses

2 hari 8 hari

2 hari 14 hari

2 hari 23 hari

Otorisasi Pembatalan Proses Pemilihan / Pengundangan Rekanan pelaksanaan Negosiasi dan Penetapan / Pengesahan Kontrak (PC) sesuai dengan penandatangan PC Distribusi dokumen-dokumen pengadaan barang/jasa seperti Permintaan penawaran, PC dan perubahan-perubahan atas PC dilaksanakan oleh Dinas Pengadaan Barang & Jasa. Semua barang yang diadakan harus tidak menimbulkan bahaya bagi keselamatan, kesehatan dan lingkungan hidup PT Krakatau Daya Listrik. Pengadaan Bahan Berbahaya dan Beracun harus menyertakan Lembar Data Keselamatan Bahan (LDKB) atau Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk mengetahui komposisi, bahaya dan penanganan keadaan darurat dari Bahan Berbahaya dan Beracun tersebut. Pejabat pengadaan barang/jasa PT Krakatau Daya Listrik wajib menjelaskan Isi Pakta Integritas yang sudah tercantum dalam JO (job order), Kontrak dan atau PC (purchase contract) kepada pemasok atau kontraktor pemenang tender

PENERIMAAN , PEMERIKSAAN BARANG & KLAIM

I.

TUJUAN Page 24

Makalah Kelogistikan

Menjamin setiap barang yang diterima sesuai dengan persyaratan Kontrak Jual Beli (Purchase Contract) Menjamin setiap komplain atau klaim baik dari pihak PT KDL maupun pihak Rekanan sehubungan dengan Purchase Contract dapat diselesaikan dengan tepat waktu dan diterima oleh kedua belah pihak. Menjaminpersyaratan aspek keselamatan & kesehatan kerja dan lingkungan terpenuhi. Menjamin setiap barang yang disimpan terpelihara dan tertata dengan rapi, serta siap pakai.

II.

RUANG LINGKUP Penerimaan barang dan dokumen yang dikirim oleh rekanan yang mendapatkan kontrak (Purchase order) meliputi pemeriksaan jumlah , kualitas dan persyaratan dokumen , transfer barang ke gudang penyimpanan dan pelayanan sampai dengan penanganan dan penyelesaian komplaim dan klaim

III.

DIFINISI 1. Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, baik yang merupakan suku cadang maupun non suku cadang diluar hal-hal yang berkaitan dengan jasa seperti konsultasi, perancangan, instalasi dan commisioning. Barang import adalah barang yang diperoleh dari transaksi Jual Beli dengan kondisi harus dilakukan pembebasan Bea Cukai (custom clearance) oleh PT Krakatau Daya Listrik. Rekanan adalah perusahaan atau mitra kerja yang melaksanakan pengadaan barang (dalam hal ini sebagaimana tercantum dalam Perjanjian Jual Beli/ Purchase Contract). Freight Forwarder (Usaha Jasa Transportasi)
adalah perusahaan yang ditunjuk untuk mewakili kepentingan Penjual / Pembeli antar negara dalam mengurus semua kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman barang melalui laut, darat dan udara.

2.

3.

4.

5.

Ekspedisi Muatan Kapal Laut/ Udara (EMKL/U) adalah perusahaan yang melakukan pengurusan dokumen-dokumen dan pekerjaan yang menyangkut penerimaan/penyerahan muatan yang Page 25

Makalah Kelogistikan

diangkut melalui Laut/Udara untuk diserahkan atau diterima dari perusahaan jasa transportasi untuk kepentingan pemilik barang. 6. Purchase Contract (PC) adalah dokumen yang lazim dipakai sebagai ikatan perjanjian Jual Beli Barang antara PT Krakatau Daya Listrik sebagai Pembeli dan Rekanan sebagai Penjual yang memuat hak dan kewajiban kedua belah pihak. Surat Pengiriman Barang (SP) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh Rekanan sebagai bukti kepemilikan atas barang yang akan diserahkan kepada PT Krakatau Daya Listrik. Nama dokumen yang bermakna sama yaitu antara lain: Delivery Order, Bill of Lading dan Air Way Bill (berikut Packing List). Berita Acara Penerimaan Barang Import (BAPI) adalah dokumen bukti penerimaan dan pemeriksaan kondisi fisik atau kemasan barang yang diserahkan oleh EMKL/U. Goods Received Slip (GR) adalah dokumen bukti penerimaan dan pemerikasaan kondisi fisik atau kemasan barang yang diserahkan oleh Rekanan. Form Pemberitahuan Kedatangan Barang (FPKB) adalah Dokumen yang dikeluarkan oleh Dinas Gudang yang ditujukan kepada User, berisi Pemberitahuan Kedatangan Barang berdasarkan PC terkait. Inspection Report (IR) adalah dokumen yang berisi metode dan hasil pemeriksaan spesifikasi dan kualitas barang. Inspector adalah orang yang berdasarkan struktur organisasi PT Krakatau Daya Listrik diberi wewenang untuk memeriksa spesifikasi dan kualitas serta memutuskan menerima atau menolak barang yang dikirim oleh Rekanan. Receiving Inpection Report (RIR) adalah dokumen yang menerangkan bahwa barang diterima (spesifikasi dan kualitas sesuai PC). Payment Certificate adalah dokumen yang menerangkan permintaan pembayaran atas barang import dengan Term of Payment menggunakan Telegraphic Transfer. Purchase Rejection Report (PRR) Page 26

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

Makalah Kelogistikan

adalah dokumen yang menerangkan bahwa barang ditolak (spesifikasi dan kualitas tidak sesuai PC).

16.

Transfer Barang (TB) adalah dokumen pengalihan barang dari proses penerimaan dan pemeriksaan barang kepada proses penyimpanan. Komplain adalah pernyataan ketidakpuasan yang disampaikan secara tertulis dalam rangka proses pengadaan barang. Klaim adalah pernyataan permintaan kompensasi yang disampaikan secara tertulis dan dinyatakan dalam besaran nilai moneter (uang, discount atau barang).

17.

18.

IV.

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BARANG 1. Proses penerimaan dan pemeriksaan barang dilaksanakan oleh Dinas Gudang berdasarkan persyaratan-persyaratan yang tercantum dalam Kontrak Jual-Beli (Purchase Contract). 2. Proses penerimaan dan pemeriksaan barang, yang meliputi kegiatan inspeksi hingga transfer ke gudang penyimpanan harus mempertimbangkan aspek keselamatan dan kesehatan kerja serta pencegahan terjadinya pencemaran lingkungan atas barang yang diterima. 3. Penerimaan barang yang dilengkapi dengan dokumen pengiriman bertujuan untuk memastikan bahwa barang yang dikirim oleh Rekanan atau Perusahaan perwakilan adalah untuk PT KDL. Dokumen pengiriman barang adalah sebagai berikut : a. Pembelian Import yaitu : - Bill of Lading (B/L) atau Air Way Bill (AWB). - Packing List. - Dokumen pendukung lainnya sesuai PC / Sales Agreement, seperti MSDS untuk bahan-bahan B3. b. Pembelian Lokal yaitu : - Fotocopy Purchase Contract ( surat permintaan pengiriman barang) - Surat Pengiriman Barang.

Makalah Kelogistikan

Page 27

Dokumen pendukung lainnya sesuai PC / Sales Agreement, seperti MSDS untuk bahan-bahan B3. Untuk pembelian lokal, dapat dilakukan penolakan atas pengiriman Rekanan jika : Fotocopy PC/ SPPB atau Surat Pengiriman Barang (SPB) tidak ada. Jenis barang atau kuantitas barang tidak sesuai dengan yang tercantum dalam PC dan SPB Rekanan (penolakan dilakukan secara tertulis). 4. Sebagai bukti penerimaan SPB dan untuk pembelian import dibuatkan Berita Acara Penerimaan Barang Import (BAP). Untuk pembelian import atau pembelian lokal dengan kondisi serah terima tidak di Gudang PT Krakatau Daya Listrik, setiap penyimpangan seperti kerusakan kemasan, beda kuantitas dan cacat pada barang agar dibuatkan laporannya untuk keperluan proses komplain / Klaim. 5. Proses pemeriksaan spesifikasi dan kuantitas secara normal dilaksanakan sebelum barang ditransfer kepada User atau Gudang penyimpanan yaitu sebagai berikut : a. Sertifikat kualitas seperti : Mill Certificate dan Quality Certificate dari Surveyor External jika tercantum dalam PC atau Sales & Purchase Agreement, pemeriksaan ulang dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan untuk keperluan komplain/ klaim. b. Pengiriman Formulir Pemberitahuan Kedatangan Barang kepada User untuk bersama melakukan pengecekan secara fisik dan teknis. c. Pemeriksaan sendiri sesuai kompetensi inspector dan kelengkapan prasarana mengacu pada Instruksi kerja yang disusun untuk masingmasing jenis barang. d. Pemeriksaan dengan asistensi/bantuan pihak lain seperti Laboratorium Kimia, Laboratorium Mekanik, work shop atau pihak external untuk barang-barang yang perlu diperiksa secara seksama sesuai dengan kebutuhan. Laporan hasil pemeriksaan spesifikasi dan kualitas tersebut dituangkan ke dalam dokumen Inspection Report (IR) dengan kondisi PASS (sesuai) atau FAIL (tidak sesuai) yang dilengkapi dengan penjelasan teknis untuk hasil pemeriksaan yang FAIL. e. Penandatanganan dalam kolom Assistensi user pada Form IR paling tidak Kadis User ybs 6. Penerbitan dokumen Receiving Inspection Report (RIR) oleh Dinas Gudang dan pemeriksaan barang berdasarkan: - Hasil inspection Report PASS atau FAIL yang terakomodasi perhitungan pinaltinya dalam PC. - Barang yang akhirnya dapat diterima setelah penyelesain proses klaimnya. Khusus pembelian import dengan Term of Payment dengan Telegraphic Transfer, diterbitkan Payment Certificate oleh Administrasi Logistik yang diserahkan kepada Rekanan yang bersangkutan.

Makalah Kelogistikan

Page 28

7. Untuk barang dengan hasil Inspection Report FAIL yang tidak terakomodasi klaimnya dalam PC diberlakukan ketentuan : a. Jika barang tersebut tidak diberlakukan kompensasi klaim karena eks pembelian lokal dengan kondisi serah terima barang di Gudang PT Krakatau Daya Listrik dan bukan kebutuhan darurat, maka diterbitkan dokumen Purchase Rejection Report (PRR) yang selanjutnya barang diserahkan kembali kepada Rekanan. b. Jika barang tersebut diberlakukan kompensasi klaim karena eks pembelian import atau pembelian lokal dengan kondisi serah-terima barang tidak di Gudang PT Krakatau Daya Listrik atau kebutuhan darurat, maka diterbitkan Purchase Rejection Report (PRR) barang Unspec atau memo ketidaksesuaian yang selanjutnya diserahkan kepada Administrasi Logistik dan klaim cq Dinas Gudang. 8. Barang yang telah dinyatakan diterima dipindahkan ke Gudang penyimpanan menggunakan dokumen Transfer Barang (TB) untuk katagori PC/ PR stock item dan ditransfer langsung kepada User untuk katagori PC/PR non stock item. 9. Dinas PBJ melakukan evaluasi terhadap komplain-komplain yang datang dari Dinas Gudang, User dan dari Rekanan untuk menentukan langkahlangkah penyelesainnya berupa rekomendasi dengan berpegang kepada Etika bisnis yang berlaku. 10.Dinas PBJ dapat berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait untuk tindak lanjut penyelesaian komplain dengan prinsip Win-Win Solution Contoh tindak lanjut penyelesaian komplain antara lain: a. Pengajuan komplain kepada Asurador dan atau Freight Forwarder untuk kerusakan kemasan luar atau kehilangan barang eks pembelian import, dengan copy ke Dinas terkait (Dinas Akuntansi dan Dinas PBJ) untuk proses klaimnya sesuai kontrak pengadaan. b. Pengajuan komplain kepada Rekanan atau pengajuan klaim yang telah disepakati atas penyimpangan kualitas barang karena kesalahan Rekanan dengan copy ke Dinas terkait c. Pengajuan permintaan reimbursement atas komplain / klaim Rekanan yang disetujui oleh PT KDL kepada Dinas terkait. d. Pengembalian atau re-export barang kepada Rekanan setelah diselesaikan pengembalian pembayarannya atau adanya jaminan. e. Komplain atau permintaan peningkatan kinerja Rekanan (Quality, Service, Cost, Delivery, Safety, Moral) 11.Proses penerimaan, pemeriksaan dan klaim yang terekam dalam integrasi maupun Manual dipergunakan sebagai dasar untuk monitoring dan evaluasi kinerja Rekanan yang bersangkutan (Prosedur Seleksi/Evaluasi Rekanan)

Makalah Kelogistikan

Page 29

12.Time Frame :
NO. 1 AKTIVITAS Penerim aan barang di gudang a. Proses Non Laboratorium b.Proses LaboratoriumInternal c.Proses LaboratoriumExternal 2 3 4 Pelayanan barang di gudang Penerbit RIR atau PRR Pem beritahuan PRR pengam bilan barang PRR oleh Rekanan 2 Hari 3 Hari 11 Hari 8m enit 1 hari 7 hari Kadis Gudang APP & PB Kadis Gudang Kadis Gudang TARGET (HARI KERJA) PENANGGUNG JAWAB

PENYIMPANAN & PELAYANAN BARANG

I.

TUJUAN Menjamin barang tersimpan dengan ringkas, rapi dan dalam kondisi siap pakai dengan mempertimbangkan aspek keselamatan dan kesehatan kerja serta pencegahan terjadinya pencemaran lingkungan. Menjamin pelayanan barang tepat permintaan dan tepat waktu.

II.

RUANG LINGKUP
Mengatur , merawat & menyimpan dari proses penerimaan barang (hasil pemeriksaan), labelisasi, pelayanan permintaan barang dan pelaporan kondisi barang.

Meliputi seluruh barang yang tersimpan di Gudang Logistik baik baru maupun eks repair, suku cadang (PM) maupun non suku cadang (RM)

III.

DIFINISI Barang Baru adalah barang baik suku cadang maupun non suku cadang yang diperoleh lewat proses pembelian. Barang Return adalah barang baru atau barang eks repair yang dikirim kembali oleh User atau Workshop.

Makalah Kelogistikan

Page 30

Tag/ Label
adalah bentuk identifikasi barang yang ditempatkan pada fisik barang.

Bin Card adalah dokumen untuk mencatat transaksi keluar masuk barang yang ditempatkan dilokasi barang. Internal Sock Take adalah pencocokan data antara sistem (catatan) dengan fisik barang yang dilakukan secara internal oleh pergudangan. Stock Adjustment adalah penyesuaian antara sistem (catatan) dengan fisik barang yang dilakukan oleh pihak-pihak terkait (Pergudangan dan Akuntansi) Deat Stock adalah barang stock yang tidak dapat dipergunakan lagi oleh PT KDL. Stock Card adalah dokumen untuk pengendalian/ mengetahui kondisi stock barang di Gudang.

IV.

PROSES PENYIMPANAN & PELAYANAN BARANG 1. Dinas Gudang menerima transfer dengan memastikan kondisi fisik dan kualitasnya sesuai dengan dokumen yang dilampirkan yaitu : a. Barang Baru: dokumen Transfer Barang (TB) dari Gudang penerima dan pemeriksa barang (P.LOG.03 Prosedur Penerimaan, Pemeriksaan Barang & Klaim) b. Barang Return : Dokumen Material Return Voucher (MRV) dari User untuk barang baru stock item yang dikembalikan atau dari Workshop untuk barang stock item eks repair yang telah siap pakai. 2. Terhadap fisik barang dilakukan identifikasi untuk memastikan kesesuaian jenis barang dengan kode material SILOG kemudian dibuatkan Tag/Label yang berisi Kode Material, Tanda Baru/ ks Repair / Insurance dan Kode Lokasi penempatan untuk memudahkan pengenalan barang dan penataannya.
3. Barang yang telah diberi Tag/ Label dipindahkan kelokasi penyimpanan

dan ditata dengan memperhatikan aspek keselamatan dan kesehatan Makalah Kelogistikan Page 31

kerja serta pencegahan terjadinya pencemaran lingkungan dengan cara sistem Grouping, Racking dan kodifikasi Bin Location . 4. Untuk menjamin barang siap pakai, dilakukan monitoring dan pemeliharaan (preservasi) secara berkala sesuai dengan karakteristik barangnya (menggunakan Check List) yang berfungsi juga sebagai internal stock take, dan jika diperlukan perawatan ringan dapat berkoordinasi dengan Workshop terkait.

5. Bilamana ada permintaan barang dari User berdasarkan dokumen Material Requeisition (MR) dan penyerahan barang dengan dokumen Issue Ticket (IT) sebelum dilayani Dinas Gudang harus memeriksa validasi dokumen, jenis barang, kode barang dan kuantitasnya dibandingkan dengan stock yang tersedia dan quota masing-masing User, untuk penetapan aktual barang yang akan dilayani Gudang dapat berkoordinasi dengan Dinas P2L. 6. Pelayanan barang sesuai dengan IT dan kuantitas yang telah disetujui kemudian diserahterimakan kepada personil User yang berwenang dengan bukti serah terima menggunakan dokumen Issue Ticket (IT). Terhadap pelayanan barang yang mempunyai potensi bahaya, diberikan penjelasan kepada User mengenai resiko bahaya yang ditimbulkan dari barang tersebut. Setiap terjadi transaksi agar dilakukan pengecekan kesesuaian antara kondisi aktual/ fisik dengan sistem/dokumen (Bin Card / Stock Card) dan segera dilakukan stock Adjustment jika ada perbedaan (discreppancy). 7. Sekurang-kurangnya sekali dalam setahun, Dinas Gudang membuat laporan kondisi barang-barang yang disimpan dan yang keluar masuk kepada pihak-pihak terkait seperti Dinas P2L untuk proses tindak lanjut. 8. Khusus terhadap barang-barang yang termasuk kriteria dead stock, Dinas Gudang menyiapkan daftarnya untuk disampaikan kepada Dinas P2L dan User terkait atau Tim yang ditunjuk agar dilakukan pemeriksaan fisik barang. 9. Kriteria barang Dead Stock adalah : a. Barang yang sudah melewati batas tanggal pemakaian (kedaluarsa). b. Barang yang berubah karakteristik fisik/ kimia akibat sifat barang atau kemasannya karena terlalu lama tersimpan. c. Barang yang rusak karena penataan atau penyimpanan. Makalah Kelogistikan kesalahan penanganan( handling),

Page 32

d. Barang yang sudah tidak dipakai lagi oleh User karena adanya modifikasi pabrik. e. Barang yang lebih dari 4 tahun tersimpan di Gudang tidak pernah ada pemakaian dan bukan barang insurance spare. 11.Barang-barang yang telah dinyatakan Dead Stock oleh Divisi terkait atau Tim yang ditunjuk, dituangkan dalam Berita Acara yang disahkan oleh pejabat berwenang selanjutnya diproses ke P.KEU.03 untuk mendapatkan Persetujuan Dewan Komisaris. 12. Barang Dead Stock yang telah disetujui dilakukan Stock Adjustment dan fisik barang dipisahkan lokasinya untuk tindak lanjut seperti: pemusnahan, pemanfaatan oleh sesama anak perusahaan atau pelelangan.

SELEKSI DAN EVALUASI REKANAN

I.

TUJUAN Mendapatkan Rekanan (penyedia barang dan jasa) yang berkualitas dan memiliki berkemampuan dalam pemenuhan kebutuhan pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan berpedoman pada kualitas, biaya, delivery, berwawasan lingkungan dan moral. Terbentuknya system seleksi dan evaluasi rekanan yang efektif dan efisien guna meningkatkan kinerja dan produktifitas perusahaan secara berkelanjutan dalam aspek pemasok/pemenuhan kebutuhan barang dan jasa Membangun hubungan kerja yang baik dan berkesinambungan dalam pandangan Stake Holder (pemangku kepentingan) , khususnya para penyedia dan pihak pihak lain yang berkepentingan

II.

RUANG LINGKUP Mengatur mulai dari proses penerimaan, pendaftaran/regristrasi , seleksi, klasifikasi, kualifikasi , monitoring & evaluasi kinerja dan pembinaan kepada Rekanan.

Makalah Kelogistikan

Page 33

Mencakup penerbitan Kartu Rekanan Pengadaan (KRP) yang diperuntukan bagi rekanan pengadaan barang & jasa dalam dan luar negeri yang telah memenuhi persyaratan yang ditentukan

III.

DIFINISI Rekanan adalah mitra kerja perusahaan yang bertindak sebagai penyedia barang dan jasa yang yang berbentuk Badan Usaha atau Orang Perorang

Badan Usaha adalah badan usaha yang berbentuk badan hukum maupun yang bukan badan hukum, yang kegiatannya menyediakan kebutuhan barang/layanan jasa

Usaha Orang Perseorangan adalah bentuk usaha barang/jasa orang perseorangan yang memiliki kompetensi dan kemampuan profesi menurut disiplin keilmuan/kefungsian/keterampilan tertentu dalam kegiatan usahanya menyediakan kebutuhan barang/layanan jasa, seperti bidang usaha Keuangan, Kesehatan, Hukum, dll. Registrasi adalah pencatatan data Penyedia barang/jasa yang meliputi klasifikasi, kualifikasi, data keuangan serta data administrasi yang dipersyaratkan Klasifikasi adalah bagian kegiatan Registrasi untuk menetapkan penggolongan Penyedia barang/jasa menurut bidang dan sub-bidang usaha. Kualifikasi adalah bagian kegiatan Registrasi untuk menetapkan penggolongan Penyedia barang/jasa menurut tingkat/kedalaman kompetensi dan potensi kemampuan usaha. Daftar Rekanan Terseleksi adalah daftar nama-nama Badan Usaha/Orang Perseorangan yang telah diseleksi dan dicatat sebagai Rekanan perusahaan untuk pengadaan barang/jasa. Makalah Kelogistikan Page 34

Daftar Rekanan Potensial adalah daftar nama nama Badan Usaha yang telah diseleksi dan memiliki kemampuan dalam bidang usaha barang/jasa serta mempunyai kompetensi kinerja yang baik dengan mendapatkan angka kesalahan yang tidak signifikan berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan secara periodic kecuali terhadap pabrikan , agen , atau distributor. Kartu Pengadaan Adalah kartu identitas yang diterbitkan oleh Kadiv Logistik sebagai tanda bukti pengakuan formal atas penggolongan bidang dan sub-bidang usaha serta tingkat / kedalaman kompetensi dan kemampuan usaha Sanksi adalah kesalahan yang harus diterima oleh Rekanan karena telah melakukan pelanggaran tertentu yang dibagi menjadi 2 (dua) bagian : 1. Sanksi Administrasi berupa angka kesalahan 2. Denda yang berupa biaya Pelanggaran adalah suatu tindakan yang dilakukan oleh Rekanan dengan tidak melaksanakan kewajiban-kewajiban yang telah disepakati bersama dan diatur dalam kontrak pengadaan Angka Kesalahan adalah Sanksi Administrasi yang menggambarkan skor pelanggaran (jumlah dalam angka) yang diberikan oleh Pejabat Logistik kepada Rekanan sesuai tingkat kesalahannya Denda adalah besarnya biaya yang harus dibayar oleh Rekanan kepada perusahaan karena melakukan pelanggaran tertentu Surat Peringatan adalah informasi tertulis dari Pejabat Berwenang perihal akumulasi angka kesalahan yang dikenakan kepada Rekanan sebagaimana diatur dalam Buku Panduan untuk Rekanan. Surat Peringatan (SP) terdiri dari 3 tahap sbb: SP I : Diberikan kepada rekanan yang telah mencapai angka akumulasi kesalahan 15 dengan sanksi tidak diikutsertakan dalam Permintaan Penawaran (PP) selama 4 bulan sejak tanggal dikeluarkan SP I. : Diberikan kepada Rekanan yang telah mencapai angka akumulasi kesalahan 30 dengan ketentuan pada saat Rekanan Page 35

SP II

Makalah Kelogistikan

sedang menjalankan SP I terbit SP II, atau rekanan yang pernah mendapatkan SP I dengan jeda waktu 2 tahun terhitung dari tanggal berakhirnya pelaksanaan SP I dengan tanggal pengenaan SP II, dengan sanksi tidak diikutsertakan dalam Permintaan Penawaran (PP) selama 4 bulan sejak tanggal dikeluarkannya SP II. SP III : Diberikan kepada rekanan yang telah mencapai angka akumulasi kesalahan 45 dengan ketentuan pada saat Rekanan sedang menjalankan SP II terbit SP III atau rekanan yang sedang mendapatkan SP II dengan jeda waktu 2 tahun terhitung dari tanggal berakhirnya pelaksanaan SP II dengan tanggal pengenaan SP III dan/atau rekanan yang melakukan tindakan kriminal, dengan sanksi dikeluarkan dari Daftar Rekanan PT. KDL Pengurangan / Penghapusan Angka Kesalahan adalah pengurangan/penghapusan angka kesalahan yang dikenakan kepada Rekanan yang diatur sebagai berikut :
a. Angka kesalahan yang telah mencapai 2 (dua) tahun dari tanggal pengenaan sanksi, atau b. Jumlah Angka kesalahan dan historis Surat Peringatan yang terakumulasi dalam Surat Peringatan I dan/atau II yang telah diselesaikan masa pengenaan sanksinya, atau c. Bilamana terjadi sanggahan oleh Rekanan dan dinyatakan benar, maka khusus untuk butir c proses pengurangan/penghapusan angka kesalahan dilakukan oleh Pejabat satu tingkat di atas Pejabat yang memberikan sanksi

IV.

PROSES SELEKSI DAN EVALUASI REKANAN 1. PT. Krakatau Daya Listrik terbuka dan berlaku adil kepada pihak-pihak yang mempunyai itikad baik untuk menjadi mitra kerja (Rekanan) dalam proses pengadaan barang/jasa. 2. Inisiasi penerimaan Rekanan dapat berasal dari : a. Pejabat yang berwenang mengundang Rekanan (Memberikan rekomendasi Pabrikan, Agen, Distributor/Jasa Spesialisasi Khusus) b. Calon Rekanan Baru. c. Rekanan Lama yang mendaftar ulang. 3. Khusus bagi Badan Usaha/Orang Perseorangan yang belum terdaftar sebagai Rekanan, namun bertindak sebagai Pabrikan/Jasa spesialisasi khusus, Agen dan Distributor dalam negeri dan Trader luar negeri yang produk/jasanya sangat diperlukan oleh PT KDL dan direkomendasikan oleh Pejabat yang Berwenang, maka Perusahaan tersebut dapat diikutsertakan dalam proses pengadaan barang / jasa.

Makalah Kelogistikan

Page 36

4. Berdasarkan rekomendasi dari Pejabat yang Berwenang sesuai butir 3 (tiga) di atas, maka dilakukan penginputan data pada Sistem Integrasi yang secara otomatis tercatat sebagai Rekanan di PT KDL 5. Terhadap Badan Usaha/Orang Perseorangan tersebut (butir 3) diberikan surat pemberitahuan untuk melengkapi persyaratan rekanan dalam kurun waktu 1 (satu) bulan. Apabila dalam kurun waktu tersebut, Badan Usaha/Orang Perseorangan belum memenuhi persyaratan yang diminta, maka diterbitkan kembali surat pemberitahuan yang ke dua. 6. Bagi Badan Usaha/Orang Perseorangan yang telah diberikan surat pemberitahuan ke dua kali untuk melengkapi persyaratan rekanan, namun belum memenuhi persyaratan yang diminta, maka masuk dalam daftar rekanan dengan kategori tidak aktif yang suatu saat dapat diikutsertakan kembali dalam proses pengadaan bilamana PT KDL memerlukan produk/jasa yang bersangkutan 7. Pendaftaran Calon Rekanan Baru yang berdomisili di Dalam Negeri sesuai referensi pada Buku Panduan Rekanan yaitu menyiapkan Surat Perkenalan kepada Kadiv Logistik dengan melampirkan dokumen : a. Formulir Kualifikasi Rekanan b. Photo copy Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) & Pengusaha Kena Pajak (PKP) c. Photo copy Akte Pendirian Perusahaan & perubahan terakhir (bila ada) d. Photo copy Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) e. Photo copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP) f. Photo copy Surat Izin Tempat Usaha (SITU)/Domisili g. Contoh tanda tangan Rekanan selaku pemegang otorisasi penerimaan transfer pembayaran dari PT Krakatau Daya Listrik h. Photo copy Surat Penunjukan Keagenan/Distributor (bila ada) i. Photo copy Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) khusus bidang konstruksi j. Photo copy Sertifikat Badan Usaha (SBU) Jasa dari Asosiasi terkait/Sertifikat Keterampilan Kerja (SKT) bagi Orang Perseorangan (khusus rekanan jasa) k. Photo copy Kartu Tanda Anggota (KTA) dari Asosiasi terkait (khusus rekanan jasa) l. Photo copy Laporan Keuangan 1 (satu) tahun terakhir yang ditandatangani oleh Direktur Perusahaan/diterbitkan oleh Akuntan Publik. 8. Pendaftaran untuk Calon Rekanan yang berdomisili di Luar Negeri (Manufaktur, Agen, Distributor, Trader) adalah sebagai berikut : a. Kelengkapan Data Alamat, Nomor Telepon, Facsimile, dan Person In Charge. b. Nama dan Alamat Bank serta Account No. c. Data-data lain sesuai kebutuhan

Makalah Kelogistikan

Page 37

9. Her-registrasi/Pendaftaran ulang bagi Rekanan lama adalah : a. Memperbaharui dokumen persyaratan yang telah habis masa berlakunya, bila pendaftaran ulang dilaksanakan kurang dari 2 tahun sejak masa berakhirnya KRP b. Memenuhi persyaratan selayaknya calon rekanan baru sesuai butir 7 atau 8 diatas, bila pendaftaran ulang dilaksanakan lebih dari 2 tahun sejak masa berakhirnya KRP 10.Proses penerimaan dan pendaftaran Rekanan dilaksanakan oleh Administrasi Logistik. Data Rekanan yang telah diterima akan diadakan proses Prakualifikasi 11.Bagi Rekanan Dalam Negeri yang telah lulus seleksi / yang telah memperbaharui dokumen persyaratan yang telah habis masa berlakunya, akan diberikan Kartu Rekanan Pengadaan (KRP) yang ditandatangani oleh Kadiv Logistik dengan masa berlaku 2 (dua) tahun terhitung sejak tanggal penerbitan KRP 12.Evaluasi data administrasi Rekanan yang masa berlakunya telah habis akan diberikan surat pemberitahuan untuk melengkapi persyaratan yang diberikan kepada Rekanan yang bersangkutan 13.Secara periodik dilaksanakan evaluasi terhadap kinerja Rekanan yang bersangkutan berdasarkan data yang diterima dari Dinas PB & J dan Dinas Gudang, meliputi sanksi administrasi berupa angka kesalahan 14.Hasil evaluasi administrasi maupun kinerja Rekanan akan dipergunakan sebagai acuan dalam proses pengadaan barang/jasa selanjutnya V. DAFTAR DOKUMEN
FUNGSI DOKUMEN Persyaratan Rekanan PENYUSUN & DISTRIBU PENGESAHAN PEMERIKSA SI Administrasi Logistik Administrasi Logistik Rekanan Ybs.

NO. NAMA DOKUMEN 1. Persyaratan Pendaftaran Rekanan Baru/Registrasi Persyaratan Pendaftaran Rekanan Lama/HerRegistrasi Tanda Terima Biodata Rekanan

2.

Persyaratan Rekanan

Administrasi Logistik

Administrasi Logistik

Rekanan Ybs

3.

Bukti Penerimaan Biodata Rekanan

Administrasi Logistik

Administrasi Logistik

Rekanan Ybs

Makalah Kelogistikan

Page 38

Buku Panduan Kualifikasi/Registr asi Rekanan Kartu Rekanan Pengadaan (KRP)

Panduan untuk menjadi Rekanan & Tata cara pengadaan Tanda bukti sebagai Rekanan

Administrasi Logistik

Kadiv Logistik

Rekanan Ybs

Administrasi Logistik Administrasi Logistik

Kadiv Logistik

Rekanan Ybs Rekanan Ybs

Surat Pengantar Pemberitahuan Pengambilan Kartu Pengambilan KRP Rekanan Pengadaan Teguran Kelengkapan Dokumen Persyaratan Evaluasi Rekanan

Kadiv Logistik

Administrasi Logistik

Kadiv Logistik

Rekanan Ybs

Surat Evaluasi Rekanan Pemberitahuan Pengenaan Sanksi Surat Peringatan 1 Evaluasi Rekanan

Administrasi Logistik

Kadiv Logistik

Rekanan Ybs

Administrasi Logistik Administrasi Logistik Administrasi Logistik Administrasi Logistik

Kadis PB & J

Rekanan Ybs Rekanan Ybs Rekanan Ybs Rekanan Ybs

10

Surat Peringatan 2 Evaluasi Rekanan

Kadiv Logistik

11

Surat Peringatan 3 Evaluasi Rekanan

Dir. Operasi

12

Surat Pemberitahuan Pemutihan Sanksi

Evaluasi Rekanan

Kadiv Logistik

Makalah Kelogistikan

Page 39