Casi todas las vistas se encuentran en la ficha Vista.

Aqu encontramos algunas vistas ms adems de las que ya aparecan en la barra inferior, como la Pgina de notas o las Vistas patrn.

La nica vista que no se encuentra aqu es la de Presentacin. Puesto que se trata de una vista muy importante, porque nos permite ver el resultado final tal cul lo ver nuestro pblico, posee una ficha propia llamada Presentacin con diapositivas. En ella encontraremos distintas formas de ejecutarla.

Vista Normal
La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente. Con ella podemos ver, disear y modificar la diapositiva que seleccionamos. La iniciamos desde Vista > Normal o bien desde la barra inferior pulsando el botn .

Puesto que se trata de la vista que se muestra inicialmente al iniciar PowerPoint, ya la hemos comentado en la unidad anterior. Sin embargo, la repasaremos brevemente. En la parte izquierda de la pantalla aparece el rea de esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el rea de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva. Esta es la vista que ms utilizars ya que desde ella modificaremos la presentacin. Es la vista de trabajo, por decirlo de alguna manera. Podemos insertar texto en las diapositivas, cambiar su color y diseo, etc.

2.3. Vista Clasificador de diapositivas

La vista clasificador muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparicin. Dicho orden se representa con un pequeo nmero situado en la esquina inferior izquierda de cada una de las diapositivas. Tambin pueden aparecer clasificadas en secciones, si as lo hemos establecido. Por lo tanto, con este tipo de vista tenemos una visin ms global de la presentacin. Nos permite localizar una diapositiva ms rpidamente y es muy til para mover, copiar o eliminar las diapositivas. En definitiva, para organizarlas. Se inicia tambin desde Vista > Vistas de presentacin > Clasificador de diapositivas. Tambin dispones de un botn en la barra inferior que presenta el siguiente aspecto .

Zoom
El zoom no es exactamente una vista, pero permite acercar o alejar las diapositivas en algunas vistas, como Normal y Clasificador de diapositivas. Para aplicarlo deberemos situarnos primero en la diapositiva sobre la que queramos que se aplique el zoom. Ten presente que no es lo mismo tener la diapositiva seleccionada en el rea de esquema que en el rea de trabajo. Dependiendo de cul seleccionemos, el zoom se aplicar sobre sta zona. Observa el siguiente ejemplo del zoom aplicado a una diapositiva en el rea de trabajo.

Las miniaturas de las diapositivas mantienen el mismo tamao, al igual que la propia ventana. Lo nico que cambia es la diapositiva seleccionada en el rea de trabajo. Encontrars la herramienta Zoom en la ficha Vista. Al hacer clic sobre ella, se desplegar una ventana donde podrs escoger el porcentaje de zoom deseado de entre las opciones, o bien escribir uno personalizado.

Tambin se puede aplicar el zoom a travs de la barra de estado con el control , desplazando el marcador o pulsando los botones - y +. Una opcin muy til es la de ajustar el tamao de la diapositiva al tamao de la ventana. Es decir, que la diapositiva se ver ms pequea si la ventana de PowerPoint se encuentra restaurada, y ms grande si se maximiza. Eso s, siempre se ver completa. Para ajustarla, hacemos clic en el botn Ajustar a la ventana de la ficha Vista o bien pulsamos el botn de la barra inferior.

2.5. Vista Presentacin con diapositivas

La vista Presentacin con diapositivas reproduce la presentacin para mostrar cul ser el resultado final. Lo habitual es reproducir la presentacin desde la diapositiva que se est visualizando en ese momento, normalmente para ver cmo queda la diapostiva que acabamos de realizar y poder apreciar todos los elementos, incluidos los efectos animados que no se apreciaran en ninguna otra vista. Podemos iniciar esta vista desde:

La cinta, en Presentacin con diapositivas > grupo Iniciar presentacin con diapositivas > Desde la diapositiva actual. El botn de la barra inferior.

Lo habitual es que una presentacin contenga diversas diapositivas. Durante la exposicin de cara al pblico es imprescindible que sepas moverte de una a otra con soltura para ir avanzando. La siguiente tabla muestra las teclas apropiadas para realizar las acciones bsicas:
Accin Teclas
S INTRO AV PG FLECHA DERECHA FLECHA ABAJO BARRA ESPACIADORA

Ejecutar la siguiente animacin o avanzar a la siguiente diapositiva.

Clic con el mouse

A RE PG FLECHA IZQUIERDA FLECHA ARRIBA RETROCESO NMERO+INTRO 1+INTRO

Ejecutar la animacin anterior o volver a la diapositiva anterior

Ir a diapositiva nmero

Volver a la primera diapositiva

presionar los dos botones del ratn durante 3 segundos.

ESC CTRL+PAUSA GUIN (-)

Finalizar una presentacin con diapositivas

Presentar el men contextual

MAYS+F10

clic con el botn derecho del ratn

Adems de estas acciones, tambin es posible modificar la forma del puntero del ratn o dibujar y resaltar sobre la diapositiva. Poner la pantalla en blanco o en negro para que las personas nos miren a nosotros en un momento dado, sin la distraccin de la diapositiva, etc. Pulsando la tecla F1 desde la vista de presentacin puedes ver el cuadro de ayuda con todas las teclas para cada funcin. Todas estas funciones se podran realizar tambin mediante el men contextual. Es decir, haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre la presentacin y utilizando las opciones Anterior, Siguiente, Ir a diapositiva, Fin de la presentacin, etc. Sin embargo, esto no es muy recomendable, ya que adems de ser incmodo, la visualizacin del men puede distraer la atencin del pblico y dar una imagen poco profesional.

Hemos comentado que esa es la forma ms habitual de reproducir la presentacin, pero no la nica. En la ficha Presentacin con diapositivas encontramos otras formas de reproduccin que pueden resultarnos tiles:

Desde el principio para reproducirla toda. Tambin se puede ejecutar este tipo de presentacin pulsando la tecla F5. Y Presentacin personalizada, para escoger exactamente en qu orden reproducirlas. Esto puede resultar muy til si en la exposicin de cara al pblico se decide modificar el orden de ciertos puntos, de este modo no ser necesario modificar la presentacin. Esto nos ahorrar mucho tiempo y evitar que terminemos con distintas versiones o copias de lo mismo, ya que podremos almacenar varios rdenes de reproduccin en la propia presentacin y as utilizar la misma para distintos pblicos. Por ltimo comentaremos la opcin Difundir presentacin de diapositivas, que es una novedad muy interesante de esta ltima versin de PowerPoint. Permite publicar en internet una presentacin para que los receptores de la misma la puedan seguir desde su ordenador, mvil, o cualquier otro dispositivo. Lo que hace grande a esta idea es que el pblico no slo dispone de la presentacin, sino que la visualiza al ritmo que marca el locutor en tiempo real. Veremos esto en detalle ms adelante, en la unidad dedicada a la publicacin de las presentaciones.

2.6. Otras vistas

Adems de las vistas que hemos visto a lo largo del tema, existen otras formas de visualizar la presentacin. En este apartado las introduciremos ligeramente, aunque las ms importantes las iremos viendo en profundidad a lo largo del curso.

Pgina de notas. Muestra cada diapositiva en una pgina, seguida de sus correspondientes anotaciones. Se inicia desde la ficha Vista.

Vista de lectura. La vista es muy similar a la de presentacin. Se abre a pantalla completa y permite observar las animaciones y transiciones. Sin embargo, esta vista se muestra en una ventana que se puede restaurar y maximizar a placer. As podremos ver el resultado final pero de una forma ms flexible para trabajar. Se inicia desde la ficha Vista o desde el botn la barra inferior.

Para movernos por las diapositivas, a nuestro ritmo, deberemos utilizar los botones que se muestran en la zona inferior. Tambin desde ah podremos cambiar de vista de nuevo.

Vistas enfocadas a la impresin Las vistas Patrn de documentos y Patrn de notas que se encuentran en la ficha Vista estn enfocadas a la impresin. En el primer caso, de varias diapositivas en la misma pgina, y en el segundo de diapositivas junto con sus correspondientes anotaciones. Pero, en ambos casos, se muestran respetando aspectos importantes en el diseo enfocado a la impresin, como los mrgenes, o pies y encabezados de pgina. Tambin existe una Vista previa de impresin en Archivo > Imprimir, que no es ms que el aspecto que tendr la presentacin si se imprime. Permite modificar el zoom, pasar de pgina, y poco ms. Patrn de diapositivas Esta vista, disponible en la ficha Vista, muestra el patrn empleado para facilitar su modificacin. Con una imagen quedar ms claro. La siguiente diapositiva se muestra en la vista normal a la izquierda y en vista patrn a la derecha.

4.1. Reglas, cuadrcula y guas

Antes de nada es conveniente aprender a utilizar las reglas y guas, puesto que nos ayudarn a situar y alinear los distintos objetos en la diapositiva. Se muestran y ocultan desde la ficha Vista, grupo Mostrar, activando y desactivando sus correspondientes casillas de verificacin. En la imagen siguiente estn todas activas.

Recuerda que slo se pueden mostrar en la vista Normal. Esto significa que, si te encuentras en otra vista, las opciones aparecern inactivas. Tampoco debes olvidar que estas marcas no se imprimen ni se muestran en la presentacin final, sino que se dibujan simplemente en el rea de trabajo como elementos de apoyo. Reglas Al activar las reglas se mostrarn dos: una vertical a la izquierda y otra horizontal en la zona superior. Nos permiten conocer la posicin de cualquier objeto, ya que al situar el cursor sobre la diapositiva, una pequea lnea discontnua marca su posicin en ambas reglas.

En la imagen hemos situado el cursor donde empieza el ttulo de nuestra presentacin. De ese modo vemos las lneas en la regla que nos dan las coordenadas del mismo. Los valores de la regla siempre van del 12 al 12, situando el 0 en el punto central. Ten en cuenta que la precisin de los valores de la regla depender del espacio de la ventana de PowerPoint. Si se encuentra maximizada, se mostrarn ms valores, si en cambio ocupa un pequeo espacio se vern las mediciones ms espaciadas, como se aprecia en la imagen.

Cuadrcula La cuadrcula est formada por lneas que dividen la diapositiva en secciones, creando pequeos cuadrados que facilitan la alineacin de los objetos en la diapositiva.

Desde el botn Configuracin de cuadrcula que se encuentra tambin en Vista > Mostrar, podremos configurarla para establecer su tamao y comportamiento. Para ver cmo hacerlo visita el siguiente avanzado. Guas Las guas no son ms que unas lneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro secciones iguales. De esta forma podemos conocer el centro de la diapositiva y repartir la informacin mejor.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Reglas, cuadrcula y guas

7.3. Patrn de notas

Hemos visto cmo se muestra una Pgina de notas. Pero, qu ocurre si queremos personalizar dicha vista? Al igual que personalizbamos los diseos de diapositivas desde la vista Patrn de diapositiva, disponemos de un patrn para modificar la pgina de notas. Lo haremos desde la ficha Vista, grupo Vistas Patrn, haciendo clic en la opcin Desde esta vista podremos configurar las pginas, por ejemplo, para que siempre muestren nuestro nombre o el membrete de la empresa. Lo haremos desde la ficha Patrn de notas que se muestra. .

Algunas funciones tiles de la cinta son:

La posibilidad de cambiar la orientacin de la miniatura de diapositiva y de la propia pgina, de forma independiente. La facilidad para activar y desactivar elementos desde la seccin Marcadores de posicin, aunque lo ideal es que estn todos activados para tener la posibilidad de incluirlos. Recuerda que, de estar activados, tendrs la opcin de utilizarlos o no, pero de desactivar un elemento ya no dispondrs de l en ninguna de las pginas de notas de la presentacin. Modificar los colores o las fuentes. As, por ejemplo, podremos utilizar en las pginas de notas una tipografa ms ptima para la impresin que la que utilizaramos en la diapositiva de presentacin. Aplicar un fondo comn a todas las pginas de notas, que resulte ms atractivo que la pgina en blanco que viene por defecto.

Sin embargo, probablemente los cambios ms frecuentes que se realizan sobre el patrn son ligeras modificaciones. Por ejemplo:

Ajustar el tamao de la miniatura de diapositiva para que por defecto se presente ms pequea. Dar un formato concreto al texto desde la ficha Inicio. Mover elementos como el nmero de pgina o la fecha a otra posicin. Cambiar la posicin o tamao del cuadro de texto destinado a albergar las notas.

Para cerrar la vista, deberemos hacer clic en su correspondiente botn en la cinta o bien escoger cualquier otra en la ficha Vista.