AIEP: DYNAMICS

CRM FUE UNA DECISIN ACERTADA PARA GESTIONAR NUESTROS PROCESOS DE ADMISIN Y CONOCER LA DATA DISPONIBLE DE MANERA ACTUALIZADA

La implementacin de la solucin CRM Educacin Superior de CMetrix basada en Dynamics CRM fue un cambio profundo en la gestin cultural y organizacional de las 11 sedes del instituto, mejorando ostensiblemente la contactabilidad con sus nuevos alumnos y obteniendo un exitoso proceso de ingreso en 2009

Situacin
ENTIDAD: AIEP PAIS: Chile WEB: www.aiep.cl ALUMNOS: 26.000 SECTOR: Educacin PARTNER: C-Metrix PERFIL: El Instituto Profesional AIEP es una institucin de formacin tcnica y profesional acreditada por la Comisin Nacional de Acreditacin. Forma parte de la Universidad Andrs Bello y cuenta con ms de 45 aos de presencia en el mercado chileno. Actualmente imparte 54 carreras en reas como salud, construccin, negocios, tecnologa y desarrollo social. AIEP tiene presencia en 10 ciudades del pas, desde Calama hasta Puerto Montt.

El Instituto Profesional AIEP es uno de los establecimientos educacionales ms antiguos de Chile dependiente de la Universidad Andrs Bello y uno de los mejores centros acadmicos en la formacin tcnica y profesional del pas. Como institucin educacional vive todos los aos los difciles procesos de admisin, que hasta mayo de 2008 se realizaba con un sistema de ingresos de nuevos estudiantes desarrollado internamente entre AIEP y la Universidad Andrs Bello. Esta era una aplicacin para tomar datos que permita generar distintos informes, exportando los registros a Excel. Juan Pablo Chamorro, Director de Admisin de AIEP, explica que con la gran demanda de postulaciones que tienen todos los aos, este sistema estaba quedndose en el pasado y no les permita tener una data completa de los nuevos prospectos para hacerles un seguimiento como ellos esperaban. Debido a esto, se analiz y evalu la posibilidad de implementar una solucin del mercado que pudiera mejorar los procesos de admisin del instituto. En este contexto conocieron a CMetrix, partner de Microsoft y especialista en Clienting y CRM, quien les dio a conocer los beneficios de implementar la solucin CRM Educacin Superior de CMetrix en AIEP. CMetrix nos present las ventajas que podramos acceder al tener esta herramienta en nuestra organizacin, sobre todo, para poder tener una mejor vinculacin con nuestros alumnos, un elemento importante para nosotros, y que nos llev junto al Vicerrector de Admisin, Fernando Martnez, a decidirnos a adquirir e implementar Dynamics CRM , puntualiza Juan Pablo Chamorro. Drago Eterovic, Gerente Comercial de CMetrix explica que AIEP tena como objetivo mejorar su proceso de admisin. Ellos queran obtener toda la data de sus alumnos desde antes de su ingreso y no de forma posterior, de manera gil y centralizada. Antes usaban un sistema de seguimiento que era muy inconsistente y no haba un repositorio nico de la informacin. Fue all donde CMetrix aport con su reconocida experiencia y con la solucin CRM Educacin Superior. En particular, se implement el modulo de admisin, el que ha sido muy exitoso en otras instituciones acadmicas. Se integr la solucin CRM Educacin Superior de CMetrix con los sistemas internos de AIEP para obtener el mximo de datos del alumno, permitiendo un fcil acceso a dicha informacin por parte de los usuarios de la unidad de admisin, agrega Drago Eterovic.

Manos a la obra El proceso de implementacin fue de 6 meses de duracin y cont con el apoyo constante de CMetrix. Fue as que en octubre de 2008 estaba listo para la puesta en marcha oficial para el proceso de admisin de marzo de 2009. El Director de Admisin de AIEP, explica que al principio fue lenta la adopcin interna de esta herramienta, sobre todo, por el fuerte cambio cultural que implicaba el nuevo uso de la solucin. Tuvimos por precaucin que mantener ambos sistemas para nuestros 11 campus a nivel nacional, porque no todos asimilaron con la misma velocidad el uso de la herramienta. Aunque uno tenga polticas y procedimientos claros, las trabas internas se dan con cualquier cambio cultural, y la transicin de sistemas y de reticencia profesional a un cambio, es algo muy comn en Chile, enfatiza Juan Pablo Chamorro. Un ejemplo de lo anterior fue que en un comienzo Jefes de Admisin de regiones estaban incrdulos de usar y conocer este nuevo sistema, pero gracias a una capacitacin intensiva realizada por CMetrix, el ambiente y percepcin cambi completamente. Esto fue fundamental para un cambio de switch en esa etapa de implementacin, independiente del software mismo. Ahora los funcionarios ya no solo deben ingresar un usuario y clave para usar una aplicacin determinada, sino que aprendieron el uso de un sistema online, ingresar a un link, y ver mltiples mdulos de fcil manejo y aprendizaje, y ensear eso fue fundamental para la buena utilizacin de este sistema, destaca el Director. Drago Eterovic, reafirma los dichos de que la herramienta posee una interfaz de fcil uso y con una buena capacitacin esto se consolida. La modalidad va web es factible 100% con esta aplicacin. Permite consolidar una plataforma nica, con un buen registro histrico, mejora las exportaciones de informacin, y permite tener en forma online el manejo de todo el proceso de admisin en forma detallada de las sedes de AIEP en todo el pas. Necesitbamos una vinculacin total con nuestros operarios internos y externos y la Solucin CRM Educacin Superior de CMetrix cumple con esta funcin tambin con nuestros alumnos y ex alumnos, e incluso, por ejemplo, nos sirve para poder realizar y gestionar capacitaciones para los mismos, explica Chamorro. A su vez, con esta herramienta tambin se pretende fortalecer la retencin de alumnos y el sistema de cobranza de la institucin. Tienen claro que hoy un telfono no basta, y los emails o SMS, u otras aplicaciones, les permiten contactar, escuchar y conocer mejor a sus alumnos. Con Dynamics CRM pueden a cabalidad responder las necesidades y demandas de los futuros y actuales estudiantes de este instituto en todo Chile. Satisfaccin de una buena decisin Afortunadamente los buenos resultados se reflejaron rpidamente. Con Dynamics CRM y la capacidad y calidad de nuestros funcionarios, pudimos cumplir nuestras metas con 2 meses de anticipacin. Hoy tenemos 14 mil alumnos nuevos y a fines de enero de este ao, ya tenamos nuestra meta cumplida, enfatiza Chamorro. El ejecutivo explica que su antiguo sistema colapsaba porque no se poda parar sobre la marcha por su alta demanda de procesos, en cambio, con la solucin CRM Educacin Superior de CMetrix, esto se fue mejorando ostensiblemente hasta llegar a una situacin ptima. Lo importante es que se mejor un 100% la contactibilidad con los

Tenemos claro que toda fuente de contactabilidad con nuestros alumnos, y nuestros ex alumnos, deber ser a travs de esta herramienta como informar capacitaciones, bolsas de trabajo, academias, o gestionar cobranzas. Esto pas a ser algo transversal para AIEP y fundamental para consolidar toda nuestra gestin. El ROI se ha cumplido y este CRM nos ha ayudado a cumplir nuestras metas.
Juan Pablo Chamorro, Director de Admisin AIEP

alumnos. Antes slo se obtena un nombre, rut, carrera y telfono. Hoy en cambio, podemos tener su correo electrnico, telfono de oficina y casa, celular, lo que nos da ms vas de comunicacin con los postulantes. Esto nos permite ingresar nuevos contactos y data que le da una mayor inteligencia a nuestros procesos. Lo importante, destaca Chamorro, es que el contacto esta a la mano y actualizado, la informacin est online y a un click del usuario. Este cambio tambin fue fundamental para toda la organizacin. Adaptamos nuestro modelo de gestin comercial con el potencial de este CRM y los resultados estn a la vista en este primer ao de puesta en marcha. Lo importante es que el xito de esta aplicacin no slo fue en Santiago, sino en todo el pas y obtener 14 mil alumnos nuevos es fruto de esta labor. Para Drago Eterovic, lo importante es que con esta aplicacin se consolida el trabajo 1 a 1 con los estudiantes y es 100% personalizado. Es decirle adis a las acciones de marketing aisladas y sin seguimiento que no generaban una retroalimentacin para el proceso en s, y con esto se mejora la calidad de la admisin. Esto incluso puede incidir en la disminucin de las tasas de desercin, porque se conoce en profundidad al alumno desde antes de postular a la institucin y se puede trabajar de una forma ms personalizada. Hoy AIEP tiene una campaa muy fuerte a nivel nacional en todas sus sedes y est visitando todos los colegios de su segmento y prospectando futuros estudiantes, en su mayora de cuarto medio, como futuros alumnos de AIEP. Con esta herramienta hemos podido reforzar nuestras campaas con SMS y emails focalizados a las necesidades de estos potenciales estudiantes. Tenemos claro que toda fuente de contactabilidad con nuestros alumnos, y nuestros ex alumnos, deber ser a travs de esta herramienta como informar capacitaciones, bolsas de trabajo, academias, o gestionar cobranzas. Esto pas a ser algo transversal para AIEP y fundamental para consolidar toda nuestra gestin. El ROI se ha cumplido y este CRM nos ha ayudado a cumplir nuestras metas, puntualiza Chamorro.

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