UNIVERSIDAD CSAR VALLEJO ESCUELA DE POST GRADO

ENSAYO Impacto de las acciones de control en la eficiencia de la Gerencia de Operaciones Registrales del RENIEC, en el periodo 2011 y 2012

AUTOR: Miguel Angel Abanto Cruz

PROFESOR:

LNEA DE INVESTIGACIN:

LIMA - PER

2013

Titulo Impacto de las acciones de control en la eficiencia de la Gerencia de Operaciones Registrales del RENIEC

NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original, y cualquier archivo electrnico que se encuentren fuera de la intranet UCV sern considerados como COPIA NO

Introduccin El proceso evolutivo que la gestin pblica ha venido asumiendo en los ltimos aos, ha permitido que se vislumbre una nueva perspectiva de lo que se entiende por relacin Estado y Ciudadana; en este contexto la necesidad de lograr condiciones adecuadas de vida y bienestar para la poblacin por parte del Estado; ha obligado a las instituciones pblicas a una evaluacin del cumplimiento de sus fines y objetivos. Es en este contexto que se ha concebido la necesidad de que las instituciones estatales, establezcan mecanismos de control que permitan identificar las dificultades que los procesos internos presentan y que afectan el servicio que stos brindan a la ciudadana, a fin de establecer los correctivos necesarios para que dichos servicios cumplan con las metas trazadas. Sin perjuicio de lo antes mencionado, consideramos que estas acciones de control que las instituciones proponen, no slo deben orientarse a corregir las dificultades que los procesos vienen evidenciado, sino que nos permitan identificar mejoras de los mismos. En este sentido, es que nuestra investigacin se orienta a responder el siguiente cuestionamiento: Cul es el impacto que las acciones de control representan en la eficiencia del trabajo realizado?

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Desarrollo El mbito de nuestra investigacin se centra en el anlisis de la gestin que ha venido desarrollando el Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil RENIEC, en especial de la Gerencia de Operaciones Registrales, durante los aos 2011 y 2012; referidos de forma especfica, a la tramitacin de los documentos nacionales de identidad (DNI), es decir, emisin, modificacin, rectificacin o anulacin de los mismos. Resulta importante mencionar que dicho organismo estatal fue creado a travs de la constitucin del ao 1993, y fue constituido formalmente mediante la Ley N 26497, con fecha 12 de julio de 1995. Constituyendo una de sus principales polticas y esfuerzos institucionales, la de documentar a los peruanos indocumentados adultos, en el marco de lo establecido en el Plan Nacional de Restitucin de la Identidad, previniendo la indocumentacin y restituyndola de ser el caso (RENIEC). Como elemento importante, debemos sealar que la circunscripcin temporal que establece la investigacin, se sustenta en el hecho de que a fines del ao 2010, el Consejo Nacional de la Magistratura, eligi un nuevo Jefe Nacional en la institucin, condicin que recay en la persona del Dr. Jorge Yrivarren Lazo, quien viene asumiendo la conduccin de este organismo en la actualidad. Esta situacin no se encontr exenta de cuestionamientos y denuncias sobre irregularidades en la tramitacin de los documentos de identidad, lo que sumado a diversas situaciones de reordenamiento operativo; propici una reestructuracin interna, que motivo que a principios del ao 2011, que se nombrara a un nuevo
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Gerente de Operaciones Registrales, a fin de hacer frente a las dificultades que dicho rgano vena atravesando, adems de implementar nuevos procedimientos que facilitaran el cumplimiento de los objetivos institucionales. Rol de las instituciones Pblicas En este contexto, resulta necesario asumir que el rol de las instituciones pblicas gira en torno a brindar servicios a los miembros de la sociedad con la finalidad de mejorar o facilitar sus condiciones de vida, en este sentido la importancia de asumir una gestin coherente para responder a esta expectativa resulta siendo importante e indispensable, es aqu donde se configura la necesidad de asumir la Gestin Pblica como un mecanismos especializado que permita articular, los recursos de infraestructura, operativos, humanos existentes a fin de alcanzar el objetivo propuesto. Resulta de suma importancia, manifestar que la operatividad de la Gerencia de Operaciones Registrales del RENIEC, es la que tiene presencia nacional, la que resulta indispensable para garantizar el cumplimiento del objetivo institucional; el mismo que a su vez constituye una de las polticas nacionales a lograrse hasta el ao 2021: la total identificacin de los ciudadanos a nivel nacional. Para cumplir dicho objetivo, el RENIEC, estableci dos mecanismos de tramitacin, el primero a nivel directo en el que los ciudadanos se apersonan a las oficinas registrales a fin de efectuar los tramites respecto a su DNI, y otro a travs del procedimiento relacionado con el trmite de duplicado de DNI, el cual los ciudadanos pueden tramitarlo va web, coordinando su entrega en la oficina registral que les resulta de mejor acceso. El control de la gestin En tal sentido, la gestin asume un mayor nivel de complejidad, es aqu donde el control de la gestin pblica marca una importancia creciente en la administracin de los entes pblicos, como proceso
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que consiste en controlar las acciones, a travs de las cuales se alcanzarn los objetivos planteados por la institucin; es el proceso de verificacin de los resultados, para demostrar que las polticas o acciones tomadas se corresponden con los objetivos, y en caso contrario aplicar las medidas correctivas necesarias. (Elayne, EneroDiciembre 2011). En este aspecto la implementacin de mecanismos o acciones de control se hace imperativo. La necesidad de contar con instrumentos que permitan un adecuado monitoreo y evaluacin de los procesos resulta indispensable; ya que con ello se garantiza el logro de resultados, lo que a su vez servir de base para mejorar la calidad e impacto de las polticas pblicas Necesidad de medir el impacto en la institucin Actualmente, se brinda un gran nfasis a mecanismos de control como son: La Planificacin, el Presupuesto e indicadores, con lo cual se ha medido la supuesta eficiencia y eficacia de la gestin. Sin embargo, dicha instrumentalizacin de las acciones de control no mide el impacto que las actividades tienen a favor o en contra de los ciudadanos, descuidando por completo su repercusin en los propios trabajadores de la entidad. Esto no resulta siendo un hecho aislado, conforme lo seala Rossana Mostajo (2000), se han realizado mediciones sobre la eficacia de los programas pblicos, en tanto se ha medido el grado de cumplimiento de las metas trazadas, pero de manera independiente de los insumos y recursos requeridos para ello, por lo que puede afirmarse que no se han elaborado estudios lo suficientemente adecuados ni completos sobre esta materia. En el caso particular de la Gerencia de Operaciones Registrales del RENIEC, se ha visto que durante los aos 2011 y 2012, una mayor preocupacin en la elaboracin de la planificacin y del presupuesto a travs de sendas directivas y guas de procedimiento que detallan de manera especfica cada paso a seguir; adems de ello se han
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implementado en las 10 Jefaturas Regionales existentes, una instancia denominada Unidad de Fiscalizacin (UFI), encargada de supervisar la correcta aplicacin de los procedimientos normativos y que regulan el trabajo a nivel de las propias jefaturas regionales as como de las oficinas registrales que la conforman; sin embargo, en algunos casos dichas unidades operativas, han sido percibidas como instancias de deteccin de errores y sancionadora, dejando de lado su sentido preventivo y propositivo. Es en esta secuencia de ideas, resulta importante asumir que tipo de impacto, generan los mecanismos y acciones de control, no tanto a nivel de la ciudadana como grupo objetivo al que se encuentra dirigido el servicio; sino adicionalmente a nivel de la percepcin del personal de la institucin pblica que es responsable del desarrollo del procedimiento y por ende de la consecucin de los objetivos y metas trazadas. Evaluacin del Impacto Tal como lo seala Concha Gonzales El impacto puede verse como un cambio en el resultado de un proceso (producto). Este cambio tambin puede verse en la forma como se realiza el proceso o las prcticas que se utilizan y que dependen, en gran medida, de la persona o personas que las ejecutan (Gonzales, 2001 - 2003). En tal sentido, es importante entender que medir el impacto que genera una accin o la implementacin de mecanismos, dentro de la ejecucin de los procedimientos internos de una institucin, conlleva a la evaluacin de las formas en que dichas implementaciones se perciben por los responsables de la ejecucin de los procedimientos. En este aspecto la evaluacin de dicho impacto es determinante, a fin de establecer su nivel de injerencia en el cumplimiento de los objetivos propuestos por la institucin. Esta evaluacin debe contemplar no solamente los resultados previstos, sino aquellos que no lo fueron, adems de contemplar los efectos tanto positivos como
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negativos. Asi en el caso en particular de la Gerencia de Operaciones Registrales del RENIEC, es necesario determinar como la instauracin de unidades de control (UFIs) como de las normativas para la elaboracin de la planificacin y presupuesto; ha impactado en la percepcin del personal de las diferentes oficinas registrales y que ha influido de modo determinante en la ejecucin de los procesos internos que permiten la emisin de los documentos de identificacin DNI, a los ciudadanos que lo requieren. Eficiencia, como finalidad de la gestin pblica Conforme lo hemos precisado, el objeto de la presente investigacin gira entorno a determinar el impacto que las acciones de control en el desarrollo eficiente del trabajo desarrollado por la gerencia de operaciones registrales. En tal sentido, resulta importante determinar lo que se puede entender por eficiencia y como sta se vislumbra en el contexto del trabajo dentro del mbito pblico. Por eficiencia, podemos entender el buen y adecuado uso de los recursos, lo que permite lograr lo mayor posible con aquello que contamos. Si un grupo humano dispone de un determinado nmero de insumos que son utilizados para producir bienes o servicios, "eficiente" ser aquel grupo que logre el mayor nmero de bienes o servicios utilizando el menor nmero de insumos que le sea posible. Por consecuencia diremos que "Eficiente" es quien logra una alta productividad en relacin a los recursos que dispone. En este aspecto resulta importante mencionar que la Contralora General de la Republica, dentro de sus polticas asume al control interno, como uno de los principales pilares de la eficiencia en el trabajo de las instituciones del estado. Identificando a dicho control, como el conjunto de acciones, actividades, planes, polticas, normas, registros, procedimientos y mtodos, incluido el entorno y actitudes
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que desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad pblica. (CGR).

Importancia de la implementacin del Sistema de Control Interno Para la Contralora General de la Repblica, el sistema de control interno, constituido por la Ley N 28716, respecto al control interno de las entidades del Estado debe repercutir en la eficiencia de la gestin de la institucin; puesto que con su accionar se llega a cumplir con los objetivos y metas establecidas, reduciendo los riesgos, asegurando el cumplimiento normativo y fomentando la prctica de valores institucionales. El sistema de control interno, para su implementacin en las instituciones pblicas, debe cumplir con tres fases: La Planificacin, que consiste en el compromiso de la alta direccin institucional y la conformacin de un comit que conduzca el proceso; lo que sumado a la formulacin de un diagnstico de la situacin en que se encuentran las acciones de control interno; servirn de base para la elaboracin del plan de trabajo. La Ejecucin, que comprende el desarrollo de las acciones y actividades previstas en el plan de trabajo, la misma que debe darse en dos etapas, la primera a travs de la emisin o formulacin de polticas y normativas internas, y la segunda tomando en cuenta la ejecucin de cada proceso crtico interno, se evalen la aplicacin de controles que aseguren la obtencin de respuestas adecuadas y oportunas frente a los riesgos que puedan presentarse. La Evaluacin, que consiste en el proceso de anlisis de las acciones generadas y a la implementacin de mejoras continuas a fin de obtener el logro deseado.

El sistema de control interno, conforme lo precisa la est a cargo de la propia entidad pblica. Su implementacin y funcionamiento es responsabilidad de sus autoridades, funcionarios y servidores. Cul es el rol de la Contralora? La Contralora General de la Repblica es responsable de la evaluacin del sistema de control interno de las entidades
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del Estado. Sus resultados contribuyen a fortalecer la institucin, a travs de las recomendaciones que hace de conocimiento de la administracin para las acciones conducentes a superar las debilidades e ineficiencias encontradas. (CGR) Para el caso del RENIEC, la implementacin del Sistema de Control Interno en la institucin, se ha visto recogida en su Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF), aprobado mediante Resolucin Jefatural 1252013/JNAC/RENIEC, de fecha 10 de abril del 2013; la cual en la seccin correspondiente a la Alta Direccin, establece la constitucin de la Oficina de Control y Fiscalizacin, como un rgano dependiente de la Gerencia General. Es as como en su Artculo 15, se indica que la Oficina de Control y Fiscalizacin es el Organo de apoyo de la Gerencia General, responsable de cautelar el cumplimiento de normas y disposiciones dentro del marco de los dispositivos legales aplicables, as como asesorar y brindar soporte tcnico al proceso de implementacin del Sistema de Control Interno, incorpora la gestin de riesgos, propone normativa especfica de control interno, riesgos y fiscalizacin, ejecuta acciones de control y realiza supervisiones e investigaciones administrativas, asegurando el cumplimiento de las polticas y objetivos institucionales. (RENIEC, Transparencia Administrativa)

Conforme a los hechos antes indicados, vemos que la necesidad de determinar como la implementacin de los diversos mecanismos o acciones de control (Sistema de Control Interno) por parte de la Gerencia de Operaciones Registrales, han impactado en la eficiencia del trabajo que este rgano ha realizado; se ha vuelto en una necesidad imperiosa, a fin de poder evidenciar si es que la implementacin de estas acciones, han coadyuvado en el mejor resultado de los objetivo y metas trazadas, o por el contrario se viene afectando el trabajo de los servidores pblicos; puesto que no ha quedado demostrado que su implementacin se perciba como un proceso progresivo de mejora o que motive un alto grado de compromiso por parte del personal de la institucin involucrado en
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ejecutar los procedimientos crticos de la institucin. Del mismo modo, tampoco se ha llegado a tener la percepcin de la existencia de un escenario de incertidumbre, donde la aplicacin de dichas acciones de control perturbe el trabajo diario del servidor. Resultados Operativos Institucionales Finalmente, como elementos de validacin del trabajo institucional, se encuentra la evaluacin del Plan Operativo Institucional (POI), as por ejemplo tenemos el correspondiente al tercer trimestre del ao, en el documento de evaluacin de dicho periodo, se puede apreciar que respecto a la Gerencia de Operaciones Registrales, esta ha cumplido con las metas establecidas en su programacin de actividades; precisando adicionalmente que no han reportado problemas durante el citado periodo; sin embargo en lo concerniente de las Jefatura Regionales, adscritas a dicha gerencia, ha quedado evidenciado la existencia de dificultades en el desarrollo de los procesos que involucran la tramitacin de los Documentos de Identificacin (DNI); sean estos en su recepcin, tramitacin u homologacin para su posterior entrega. Adicionalmente a lo mencionado, tenemos que si bien se indican el cumplimiento de los objetivos en cuanto a las metas programadas para el registro y emisin de los Documentos nacionales de identidad, han cumplido con el promedio necesario en este trimestre; empero, ello podr demostrar de algn modo lo eficaz de la gestin, mas no logra determinar la eficiencia de la misma, dejando sin ninguna explicacin como se ha obtenido dicho logro respecto al tiempo o recursos implementados, as como si esta presunta eficiencia es resultado de alguna motivacin complementaria por parte de los servidores, como puede ser incremento remunerativo, mejora de las instalaciones o condiciones laborales, entre otros.

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CONCLUSIONES Los resultados que la Gerencia de Operaciones Registrales del RENIEC, no se ha llegado a determinar si las acciones de control que ha implementado y que viene ejecutando en el desarrollo de sus actividades cotidianas, realmente cumplen con los objetivos que les dieron origen. No existe claridad en poder determinar como el trabajo de los servidores pblicos, que permite el cumplimiento de las actividades previstas en el Plan Operativo Institucional, se han visto influidas de manera positiva o no, por la aplicacin de las acciones de control. Si bien el Plan estratgico Institucional, refiere la incorporacin de estandartes de calidad, eficiencia y eficacia en el desarrollo de los procedimientos institucionales; empero, la forma en que estos se han visto influenciados por las acciones de control no se hace evidente dentro de la evaluacin de resultados.

Referencias

Bibliografa
-CGR, C. G. (s.f.). Los tres pilares de una gestin pblica, limpia, transparente y eficiente. Recuperado el 15 de mayo de 2013, de https://apps.contraloria.gob.pe/packanticorrupcion/control_interno.ht ml Gonzales, C. (2001 - 2003). Los bibliobuses como instrumento de fomento de la lectura. Bibliotecas - Espaa, 173 - 190.
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Mostajo, R. (2000). Gasto Social y Distribucin del Ingreso: Caracterizacin e impacto redistributivo en paises seleccionados de America Latina y el caribe. Serie de Reformas Economicas - Chile:CEPAL , 69. N., B. M. (Enero-Diciembre 2011). Indicadores de Gestin : Herramienta Informativa del Control de la Gestin Pblica. Venezolana de Gestin Pblica, 111 -139. RENIEC. (s.f.). Que es el RENIEC: Presentacin . Recuperado el 15 de mayo de 2013, de http://www.reniec.gob.pe/portal/institucional.htm# RENIEC. (s.f.). Transparencia Administrativa. Recuperado el 15 de mayo de 2013, de Planeamiento / Organizacin: http://www.reniec.gob.pe/Transparencia/TransparenciaAdm? valorMenu=0&idInformacion=2

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