AREA DE CONTABILIDAD

PROGRAMA DE AUDITORIA
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-TERCEROS HECHO REF. FECHA POR P/T TOTAL HORAS

OBJETIVO GENERALES Comprobar si las cuentas por cobrar son autnticas y si tienen origen en operaciones de ventas. Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en soles y dlares). Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse. Comprobar si hay una valuacin permanente respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance. Verificar la existencia de deudores incobrables y su mtodo de clculo contable.

PROCEDIMIENTOS GENERALES
1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las cuentas por cobrar. 2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por cobrar. 3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. 4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente. 5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa. 6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda. 7. Verificar que las cuentas por cobrar ests adecuadamente respaldadas. 8. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de ste por parte de los clientes y deudores.

9. Controlar el efectivo recibido de proveedores. 10. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar. 11. Controlar Notas de dbito y de crdito (Rebajas por volmenes de compras, etc.).

CUESTIONARIO DE CONTROL

AUDITORIA: PERIODO : DEL 01/01 AL 31/12/2012

AREA: CONTABILIDAD-CUENTAS POR COBRAR RESPONSABLE: AUDITOR SENIOR

SI NO N/A OBSERVACIONES

PREGUNTAS HECHO POR 1.- Existe una vigilancia constante y efectiva sobre vencimientos y cobranza? 2.- Se concilian peridicamente Las cuenta corriente de los clientes y la cuenta de mayor correspondiente? 3.- Se cuenta con programa de cmputo adecuado para el control colectivo de cuentas? 4.- Se preparan mensualmente informes de cuentas por cobrar por antigedad de saldos? 5.Dichos informes son revisados por algn funcionario autorizado tomando decisiones mensualmente las cuentas atrasadas? 6.- Se tienen listas o catlogos de clientes con direcciones, telfono, RPC, otros datos, etc.? 7.- Se realiza una confirmacin peridica por escrito mediante el envo de los estados de cuenta de los saldos por cobrar? 8.- Las diferencias reportadas por los clientes, en su caso, se investigan por una persona distinta a la encargada del auxiliar de cuentas por cobrar o de las cobranzas? 9.- Se obtienen comprobantes de que los clientes hayan recibido la mercanca que se les enva? 10.- Es adecuada la custodia fsica de los documentos por cobrar, tenindolos a su cuidado personal distinto al cajero o al contador? 11.- Se practican arqueos peridicos y sorpresivos?

12.- Existe un afianzamiento del personal que maneja la cobranza? 13.- Se cuenta con procedimientos para el registro de estimaciones de cuentas difciles o dudosas de recuperacin y, en su caso tienen creada alguna reserva? 14.- Las cancelaciones por cuentas incobrables son aprobadas por algn funcionario autorizado y, se contabilizan en cuentas por separado? 15.- Se tiene algn control adicional por las cuentas incobrables canceladas? 16.- Se contina las gestiones de cobro despus de que las cuentas incobrables son canceladas en la contabilidad? 17.- Se tiene autorizacin a algunos funcionarios para otorgar en garanta, prenda o ceder los derechos que amparan las cuentas? 18.- Se aceptan cheques para ser cobrado en Fechas posteriores? 19.- Se depositan los cobros en efectivo intactos diariamente? 20.- Se depositan puntualmente, los cheques a favor de la empresa? 21.- Las cuentas incobrables se cancelan consultando la opinin del departamento legal? 22- Se depositan puntualmente, los cheques a favor de la empresa?

23- Existe un control detallado sobre los Documentos o facturas entregadas a cada cobrador? - De ser as, Permite ese control conocer en cualquier momento cuales son los documentos Pendientes de cobro en poder de cada cobrador?

HALLAZGO ENCONTRADOS EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD-CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-TERCEROS SUMILLA: CUENTAS POR COBRAR DE AOS ANTERIORES NO RECUPERADAS CONDICION En los registros existen saldos de cuentas por cobrar a clientes que se originan desde el ao 2010 por un monto de S/ 345,670.00 importe que no ha sido recuperados a la fecha.

Se comprob que el Sr. Juan Prez Godoy el cual es el encargado de manejar los documentos por cobrar, no realiza los informes para Gerencia correspondientes a la antigedad y deuda de las facturas por cobrar, se observa una pasividad por la contadora la Sra. Carla Rueda Garca al no informar el detalle de los saldos contables de las cuentas por cobrar. Se profundizo con este hallazgo encontrndose que el Gerente de Ventas El Sr. Carlos Gonzales tapia es accionista de todas estas empresas junto al Sr. Renzo Tapia Salazar Gerente de Administracin y finanzas, los cuales aprovechando su rango administrativo autorizaron las ventas, no contando estas empresas con los documentos como son solicitud de crdito, ltimos 3 Pdts de ventas, el ltimo balance declarado a sunat y el punto resaltante no cuenta con una prenda en garanta por el alto valor de los crditos. En resumen se determin que los Seores en mencin trabajan en coordinacin, aprovechando la confianza de los directores de la empresa, incumpliendo sus funciones y su falta de tica y profesionalismo.

La deuda de las empresas en mencin se desglosa de la siguiente forma:

CLIENTE Grifo Estacin norte S.A Grifo Estacin norte S.A Grifo Estacin norte S.A Estacin Centro Per S.A Estacin Centro Per S.A Grifo La Arequipea S.A Grifo La Arequipea S.A Estacin Mi Puno S.A Proveedores Varios.

COMPROBANTE Factura Factura Factura Factura Factura Factura Factura

NUMERO 001-1539 001-1592 001-1620 001-1570 001-1689 001-2142 001-2293

FECHA EMISION 15/03/2011 10/07/2011 28/09/2011 20/04/2011 30/10/2011 25/05/2012 24/07/2012

IMPORTE DEUDA S/ 42,375.00 S/ 68,970.00 S/ 53,685.00 S/ 38,540.00 S/ 25,370.00 S/ 32,590.00 S/ 43,875.00

Factura Factura

001-2270 Varias.

21/06/2012 21/09/2012

S/ 28,975.00 S/ 11,290.00

CRITERIO En el manual de polticas contables y administrativas est contenido en el numeral 8, la recuperacin de saldos deudores establece que: El departamento de crditos, debe requerir la recuperacin de todos los saldos deudores, con la previa revisin de auditoria interna y autorizacin de la Gerencia. Siendo recuperados en un plazo que no exceda de un mes. Para despus pasar a la etapa legal de ser necesario. CAUSA Desviacin de las polticas contables establecidas por la entidad en la recuperacin de saldos deudores, deficiente control que no exigieron los reportes de deuda de clientes segn su antigedad al Dpto. de Cobranzas. EFECTO Ingresos no recuperados oportunamente, afectando al patrimonio de la entidad.

PROGRAMA DE AUDITORIA
INMUEBLE MAQUINARIA Y EQUIPOS HECHO POR REF. FECHA P/T TOTAL HORAS

OBJETIVO GENERALES Si las bases de presentacin y clasificacin de las cuentas son razonables. Si los aumentos registrados durante el perodo objeto de auditora constituyen cargos debidamente realizado y representan elementos fsicos propiedad de la entidad. Si los costos de los elementos de cierto costo que se han desechado, enajenado o estn fuera de servicio han sido debidamente eliminados, junto con las correspondientes amortizaciones excedentes de revaluacin de la contabilidad. Si la dotacin a la depreciacin del ejercicio es adecuada pero no excesiva y ha sido calculada con un mtodo razonable que guarda uniformidad con el utilizado en periodos anteriores. Si los saldos de las cuentas de la depreciacin son razonables teniendo en cuenta la vida til de los elementos de y su posible valor residual.

Si todos los gravmenes, hipotecas, garanta y otros de similar importancia que tengan las propiedades de la empresa estn debidamente reflejados o sealados en los estados financieros y si se ha comprobado este punto con el registro de la propiedad. Si el proceso establecido para la adquisicin, mejora y retiro de los elementos del activo fijo est funcionando efectivamente y si tal proceso es adecuado para asegurar un buen control en este campo. Si la poltica de seguros, que se viene siguiendo, cubre adecuadamente los riesgos potenciales a que estos bienes estn sujetos. Si se estn observando todas las normas establecidas por la legislacin en vigor en cuanto hace referencia a los inmuebles y maquinarias y equipo, fondo de previsin para inversiones, planes de depreciacin acelerada. Si la entidad tiene por norma realizar peridicamente recuentos fsicos de los bienes.

Si es correcto el tratamiento contable dado para todo el activo de la cuenta correspondiente.

PROCEDIMIENTOS GENERALES
1. Examinar las autorizaciones para las compras y ventas o retiros de inmuebles, maquinaria y equipo. 2. Examinar las facturas de los proveedores y las liquidaciones de los contratistas por trabajos realizados, as como otros documentos justificativos de los desembolsos efectuados por concepto de construcciones de obras en curso. 3. Comparar los presupuestos de obras o los importes autorizados para la construccin, compra o adquisicin de propiedades y equipo con los desembolsos reales y verificar si coinciden. 4. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Inmuebles, maquinaria y equipo. 5. Comprobar fsicamente la existencia de vehculos. 6. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor y de inmuebles, maquinarias y equipo e investigar cualquier irregularidad. 7. Comprobar fsicamente la existencia de los inmuebles, maquinarias y equipo, en su defecto hacer una seleccin de acuerdo al criterio de materialidad. 8. Seleccionar el nmero de rdenes de compra de importancia y comparar el precio de las mismas con las cotizaciones obtenidas. 9. Seleccionar un nmero de facturas de proveedores y comprobar las entradas de aquellas en las respectivas tarjetas de control.

10. Comprobar si la base para la depreciacin se ajusta a las disposiciones legales y a la poltica aprobada por la junta directiva. 11. Verificar los clculos de la depreciacin. 12. Comprobar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros.

CUESTIONARIO DE CONTROL

AUDITORIA: PERIODO : DEL 01/01 AL 31/12/2012

AREA: CONTABILIDAD-INMUEBLE MAQUINARIA RESPONSABLE: AUDITOR SENIOR

SI NO N/A

Y EQUIPOS

PREGUNTAS HECHO POR 1.- Se hace peridicamente un inventario fsico del activo fijo y se compara con los registros respectivos? 2.- Las personas que tienen a su cuidado el activo fijo, estn obligadas a reportar cualquier cambio habido como ventas, bajas, obsolescencias, excedentes, movimientos, traspasos, etc.? 3.- La venta de activos fijos requiere la autorizacin previa de los directivos? 4. Cuenta la empresa con archivos permanentes de los documentos soporte del costo de los activos? 5.- Existe una poltica definida sobre la autorizacin de inversiones en activo fijo, y que estn a cardo de determinadas personas? 6.- Estn correctamente clasificados los activos fijos? 7.- Se realiza el conteo fsico de los activos fijos cuando se sustituye al responsable de un rea y se le confecciona al nuevo responsable el Acta de Fijacin de Responsabilidad?. 8.- Se adquieren los activos fijos mediante requisicin previa debidamente autorizada? 9.- Se constatan oportunamente los costos reales de los activos fijos? 10.- Cuentan con cobertura de seguro suficientes los activos fijos? 11.- Se revisa peridicamente este grado de

OBSERVACIONES

cobertura? 12.- Cundo se vende o descarta algn activo fijo, se rebaja de su cuenta? 13.- Se lleva correctamente la cuenta de Maquinarias, la existencia de las mismas, sus registros contables y rgimen de depreciacin? 14.- Si los trabajos de construccin son efectuados por contratistas o sub-contratistas el personal de la empresa tiene autorizados para revisar sus registros de costos y comprobantes de respaldo? 15.- Tiene la empresa normas adecuadas para diferenciar las adiciones de activos fijos de los gastos tales decisiones y por quin? 16.- Revisa la compaa peridicamente la cuenta de construcciones en proceso, para evitar que a esta cuenta se lleven cargos por concepto de reparaciones y mantenimiento? 17.- Se enva una copia de las ventas, bajas, perdida, robo, desmantelamiento u otros directamente al departamento de contabilidad por la persona que la aprueba? 18.- Las autorizaciones para adquisicin de elementos nuevos indican las unidades que van a ser reemplazadas? 19.- Se informa al gerente las diferencias que se presenten entre el inventario fsico, y los registros auxiliares? 20.- Existe un registro del uso diario de que persona lo usa, cargo, destino y tiempo?

HALLAZGO ENCONTRADOS EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD-INMUEBLE, MAQUINARIA Y EQUIPOS

SUMILLA: ACTIVOS EN MAL ESTADO SIN GESTION DE BAJA DE INVENTARIO Y DEPRECIACION TOTAL CONDICION Se determin que bienes del activo fijo inservibles , consistentes en equipo de computacin, mobiliarios y equipos de oficina, vehculos , se encuentran en mal estado, sin que se hayan hecho las gestiones para darles de baja del inventario y de las cuentas correspondientes en el balance general, para los cuales no se han elaborado un inventario fsico de los mismos. As mismo el departamento contable desconoci el aspecto tributario de seguir depreciando el activo o darle de baja por el valor que falta depreciar.

El importe por seguir depreciando para contar con un escudo fiscal es de S/ 67,450.00 o su baja de activos con el informe tcnico segn lo decida la Gerencia. Se detalla el listado de activos sin gestin de baja de inventarios:

DESCRIPCION DE FECHA VALOR DEPRECIACION VALOR BIEN ADQUISICION HISTORICO HISTORICA EN LIBROS COMPUTADORA 600.00 SAMSUMG 15/04/2008 3,500.00 2,900.00 MODELO 25-2011 IMPRESORA MULTIFUNCIONAL 20/09/2008 35,000.00 12,300.00 22,700.00 EPSON 770 ESCRITORIO 23/07/2008 2,500.00 2,500.00 0.00 MODELO LIXO ESCRITORIO 04/01/2008 2,500.00 900.00 1,600.00 MODELO MAXO CAMION TOYOTA 15/08/2008 60,000.00 18,900.00 41,100.00 2010 MOTO ONDA 24/11/2008 4,000.00 3,500.00 500.00 2009 COMPRESORA 28/10/2008 42,000.00 32,500.00 950.00 SULLIVAN

FECHA DE ALTA

FECHA OBSERVACIONES DE BAJA 15/04/2008 SIN OBSOLETO FECHA 20/09/2008 SIN FECHA 23/07/2008 SIN FECHA 04/01/208 SIN FECHA 01/09/2008 SIN FECHA 01/12/2008 SIN FECHA 01/11/2008 SIN FECHA OBSOLETO

OBSOLETO OBSOLETO OBSOLETO OBSOLETO OBSOLETO

Criterio El memorndum de Gerencia N 030-2009 establece que los inventarios de almacn, Inmuebles, Maquinarias y equipos deben ser solicitados por el departamento de contabilidad realizando los cruces de informacin para la baja de bienes con el informe respectivo. Causas Atraso en las operaciones del balance general, Incrementando los activos fijos. Efectos No existe anlisis oportuna para el seguimiento de la informacin de los activos fijos , para que estos sean eficientes y competentes.