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Universidade de Braslia UnB

Faculdade de Educao Fsica FEF


Curso de Graduao em Educao Fsica
Disciplina:

Administrao Desportiva

Docente:

Paulo Henrique Azevdo

Doutor em Cincias da Sade


Mestre em Administrao

O D
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E L O

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R O J E
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D E
E

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V E N
N T O
O

(P la n o d e N e g c io )
Local e Data:

Nome do Evento
Empresa Promotora:

Sumrio
1.

Introduo .........................................................................................................................................................................................2
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
1.9.
1.10.
1.11.

2.

Desenvolvimento..............................................................................................................................................................................3
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
2.10.
2.11.
2.12.
2.13.
2.14.
2.15.
2.16.
2.17.
2.18.

3.

Esclarecimento sobre o tema ...............................................................................................................................................................................2


Finalidade .............................................................................................................................................................................................................2
Importncia do evento no contexto em que se insere..........................................................................................................................................2
Clientela-Alvo - Identificao e anlise.................................................................................................................................................................2
Perodo .................................................................................................................................................................................................................2
Organizadores do evento......................................................................................................................................................................................2
Premiao.............................................................................................................................................................................................................2
Local do Evento ....................................................................................................................................................................................................2
Servios oferecidos...............................................................................................................................................................................................2
Materiais necessrios para os inscritos..........................................................................................................................................................2
Organograma da equipe organizadora ...........................................................................................................................................................2
Objetivos...............................................................................................................................................................................................................3
Descrio das atividades previstas ......................................................................................................................................................................3
Relato de eventos semelhantes realizados anteriormente...................................................................................................................................3
Programa completo do evento..............................................................................................................................................................................3
Inscries..............................................................................................................................................................................................................3
Material a ser fornecido aos participantes ............................................................................................................................................................3
Cronograma de atividades ....................................................................................................................................................................................3
Recursos Humanos - Necessrios e disponveis .................................................................................................................................................4
Atividades de divulgao e marketing..................................................................................................................................................................5
Patrocnios, Apoios e Chancelas ....................................................................................................................................................................5
Lista de checagem e custos (por comisso)...................................................................................................................................................5
Extenso do tempo do planejamento..............................................................................................................................................................6
Atividades de controle.....................................................................................................................................................................................6
Interesse dos participantes e assistentes .......................................................................................................................................................6
Regulamento Geral do Evento........................................................................................................................................................................6
Atividades de limpeza, devoluo dos materiais e agradecimentos aos colaboradores - aps o evento......................................................6
Data da reunio de avaliao e elaborao do relatrio final do evento ........................................................................................................6
Retorno esperado ...........................................................................................................................................................................................6

Concluso..........................................................................................................................................................................................6

Proibida a reproduo total ou parcial deste documento, sem a autorizao do autor


O planejamento contnuo e acompanha toda a execuo do projeto.

UnB - FEF - Disciplina: Administrao Desportiva Modelo para Elaborao de Projetos de Evento

1.

Introduo

1.1. Esclarecimento sobre o tema


Sinteticamente, o que ser o evento.
1.2. Finalidade
A que se destina o projeto em longo prazo.
1.3. Importncia do evento no contexto em que se insere
Quais os argumentos potenciais que justifiquem a convico de se realizar o evento.
1.4. Clientela-Alvo - Identificao e anlise
A quem o evento diretamente direcionado. Relacionar as participaes ilustres.
1.5. Perodo
Dia 08 de julho de 2005, das 16h00min s 18h00min horas.
1.6. Organizadores do evento
Apresentao da empresa, seu endereo completo, sua experincia e atuao no
mercado, identificao minuciosa com dados completos dos participantes no planejamento
nomes, endereos, telefones de contato e endereos eletrnicos (do grupo de trabalho).
1.7. Premiao
Qual, a quem e como ser distribuda a premiao.
1.8. Local do Evento
Nome do Local
Endereo completo
Como chegar ao local do evento, a partir de:
ferrovirio; c) aeroporto; d) alojamentos;

a)terminal rodovirio;
e) outros locais.

b) terminal

1.9. Servios oferecidos


a) Alojamentos; b) Hotis conveniados ou existentes prximos ao local;
Social; d) Reunio Profissional;
e) Passeio Turstico.
Inserir dados minuciosos, com descrio do que oferecido e preos.
1.10. Materiais necessrios para os inscritos
Uniforme; material para contatos profissionais;

c) Reunio

mquina fotogrfica.

1.11. Organograma da equipe organizadora


Ao definir o organograma, deve-se definir o chefe de cada comisso, bem como
elaborar uma relao de nomes, endereos, fax e telefone de cada integrante de comisso.
importante que os chefes de cada comisso tenham relao de nomes, endereos, fax e
telefone dos demais, permitindo um canal de comunicao desobstrudo entre os
planejadores.
Sugestes para as comisses a serem criadas:
. Transporte, alojamento e alimentao . Comunicao social e cerimonial
. Servios mdicos . Segurana
. Arbitragem . Tcnica
. Apoio
. Infra-estrutura e equipamentos
. Finanas . Secretaria e administrao

Docente:

P a uulloo Hee n ri q u e A
Azz e vv ddoo - 2006

UnB - FEF - Disciplina: Administrao Desportiva Modelo para Elaborao de Projetos de Evento

2.

Desenvolvimento

2.1. Objetivos
Efeitos pretendidos diretamente com a execuo do atual projeto. a meta a ser
atingida (devem ser previstas estratgias para a verificao do atingimento dos objetivos, o
que deve ser apresentado no relatrio). As aes do projeto devem conduzir para a
consecuo dos objetivos e devem ser previstos instrumentos para a mensurao de
atingimento dos objetivos.
2.2. Descrio das atividades previstas
Redigir o funcionamento do evento, tal como ele se encontra (a idia de sua
concepo, por parte de todos os envolvidos no processo de planejamento).
2.3. Relato de eventos semelhantes realizados anteriormente
Como referncia positiva para incentivo a patrocinadores, relatar eventos afins que
tenham tido grande xito.
2.4. Programa completo do evento
Deve constituir um anexo aps a concluso do projeto onde dever estar descrita
cada atividade a ser realizada, o horrio e os locais, alm de outras informaes
importantes.
2.5. Inscries
Local (endereo completo); perodo; horrio; taxas; requisitos; formas de pagamento.
2.6. Material a ser fornecido aos participantes
Descrio de todo o material a ser fornecido;
onde ser distribudo?
Quando ser distribudo?
Documentao a ser exigida do inscrito para receber o material?
2.7. Cronograma de atividades
Deve constituir um anexo, colocado no sentido paisagem do papel, para que fique
com boa visualizao.
O cronograma geral de atividades dever conter:
Nome do item Quando vai
O que deve
ser feito
Exemplo
prtico

Quem vai
fazer?
Data e hora

fazer? O que faz er? Onde vai


fazer? Como vai fazer? Por qu vai
Nome da
pessoa
Definir tarefa Local Descrio dos
procedimentos
designada

Dia 12 de junho,
s 14 horas. Jos Pedro Assinar contrato

Para auxiliar na identificao das


apresentadas as
sugestes abaixo.

de aluguel

Na
Imobiliria

Levar documentos
da empresa

tarefas que devam fazer parte do cronograma

fazer?
Motivo que
justifique a tarefa
Definio do local
da empresa

de atividades, so

Sugesto de Tarefas para Antes do Evento


Plano de Trabalho da Equipe Elencar e Eleger Agncia de Turismo Aquisio do Material a ser Distribudo
Contato com os Conferencistas Contato e Credenciamento de Agncia de Turismo Contratao do Pessoal de Apoio Necessrio
Estudo sobre o Evento Elencar e Eleger Hotel Instalao de Servios Auxiliares
Reserva do Local do Evento Contato e Credenciamento de Hotel Levantamento: Equipamentos, Materiais e Servios
Criao da Correspondncia em Geral Reserva em Hotel Providncias: Equipamentos, Materiais e Servios
Impresso da Correspondncia em Geral Elencar e Eleger Companhia Area Transporte de Material e Equipamento ao Local
Distribuio da Correspondncia em Geral Contato e Credenciamento de Companhia Area Sinalizao e Preparo do Local
Criao de Cartazes Reserva de Passagem para Conferencista Confeco do Controle de Freqncia
Impresso de Cartazes Definio do Local de Inscrio Definio de outros Servios durante o evento
Distribuio de Cartazes Definio do Servio de Lanchonete e Refeio Contratao de outros Servios durante o evento
Criao de Flderes Contratao do Servio de Lanchonete e Refeio Montagem de balces, estandes etc e outros.
Impresso de Flderes Definio do Pessoal de Apoio Necessrio Recebimento de Inscries
Distribuio de Flderes Seleo do Pessoal de Apoio Necessrio

Docente:

P a uulloo Hee n ri q u e A
Azz e vv ddoo - 2006

UnB - FEF - Disciplina: Administrao Desportiva Modelo para Elaborao de Projetos de Evento
Montagem do Arquivo Definio do Material a ser Distribudo aos
Participantes (Pasta, caneta etc).

Sugesto de Tarefas para Durante e ao Final do Evento

Recepo dos participantes


Recepo aos conferencistas
Traslado dos conferencistas
Checagem das inscries
Entrega de material aos participantes
Checagem de equipamentos e suas instalaes
Emisso de certificados
Servio de arquivo
Correspondncia em geral
Implementao do servio de informaes gerais aos participantes
Implementao do servio de duplicao e distribuio de documentos
Elaborao de relatrio dirio
Implementao de apoio logstico aos conferencistas (gua, caf, sala de estar)
Implementao do servio de lanchonete e refeio
Implementao do servio de som
Avaliao do evento junto aos participantes (questionrios, entrevistas etc)

Sugesto de lista de checagem (por cada comisso)


- Recursos udios-visuais
Retroprojetor
Projetor de slides
Projetor multimdia
Vdeo cassete
Aparelho de TV
Aparelho de som
Microfone
Tela de projeo
Gravao em udio/vdeo
Faixa Sinalizao
Faixa Propaganda

- Materiais de Consumo
Apagador
Durex transparente
Papel para copiadora Crach identificao
Apontador de lpis
Envelope
Papel de embrulho Proteo para crach
Barbante
Etiquetas adesivas
Pasta de 4 abas Papel toalha
Borracha
Extenses
Pasta sem elstico Sabonete
Caixa de elstico
Extrator de grampos
Percevejos Porta clipes
Caneta hidrocor
Fita auto-adesiva
Perfuradores gua potvel
Canetas marca-texto
Fita crepe
Pincel atmico Copo descartvel
Caneta esferogrfica
Fita colorida
Porta clipes Papel higinico
Carbono
Flanela
Porta lpis Corretivo para mquina
Cartes em branco
Giz branco/colorido
Rgua Lpis-borracha
Cartolina
Grampeador
Tesoura Tonner
Clipes
Grampo
Tinta branca/corante
Lpis
Cola basto
Cola lquida
Lanterna
Fita para impressora

- Equipamentos e Servios
Balco para secretaria
Balco para recepo
Balco para expositor
mquina datilogrfica
Telefone
Microcomputador
impressora matricial
Impressora jato tinta
Impressora laser
fotocopiadora
Veculo para transporte
Detran
polcia ostensiva
Corpo de bombeiros
Servio de txi

- Atividades extra-eventos (reunies sociais, turismo)


Reunio Social Reunio Profissional Passeio Turstico

2.8. Recursos Humanos - Necessrios e disponveis


Devem ser previstos todos os recursos humanos: proprietrios, tcnicos e outros;
colocar a qualificao indispensvel; e confeccionar um quadro de controle de RH.
Descrever quais os existentes e os que so necessrios, mas que, at o presente
momento ainda no foram contratados.
Sugere-se que deva ser elaborado sob a forma de anexo, ao final do texto do projeto.
A seguir, um exemplo de controle de recursos humanos necessrios e disponveis.
Qtde
Necessria Cargo Requisitos Qtde
02 Auxiliar de Sv Gerais Experincia/Referncia 01 -01 Maria Lcia
01 Secretria Executiva Formao/Exp./Referncia 00 -01 ----------

Docente:

P a uulloo Hee n ri q u e A
Azz e vv ddoo - 2006

Disponvel Saldo Nome dosdisponveis


j

UnB - FEF - Disciplina: Administrao Desportiva Modelo para Elaborao de Projetos de Evento
Saldo Total de Recursos Humanos

-02

Sugesto de profissionais que podem ser teis na realizao do evento


Coordenador geral
Coordenador de secretaria
Coordenador de servios gerais
Coordenador do plenrio e recepo
Coordenador de transportes
Coordenador de protocolo e mestre-de-cerimnias
Recepcionistas (secretaria, recepo, auditrio)
Datilgrafo (digitador)

Desenhista (artefinalista para cartazes, faixas, folder)


Vigia noturno
Operador de copiadora
Operador de microcomputador
Fotgrafo
Encarregado de filmagens
Motorista
Faxineiros

2.9. Atividades de divulgao e marketing


Para a elaborao e execuo de um plano de marketing, h que se levarem em
considerao as diferentes necessidades, expectativas e desejos do(s) mercado(s) em que
se pretende atuar, alm do uso efetivo das tcnicas de estabelecimento de preo,
comunicao e distribuio, para informar, motivar e servir aos respectivos mercados. As
aes devem conter: As aes devem conter: descrio do produto/servio; esclarecimento
sobre diferencial, a vantagem competitiva; definio dos recursos humanos necessrios e
disponveis; levantamento do preo unitrio; determinar os mecanismos de divulgao;
estabelecer como o produto ser distribudo ao consumidor; escolher o ponto (se for o caso);
prever as vendas (Metas de volume de produo); definir o percentual das vendas almejado
em relao ao mercado total.
Definir quais os veculos, como sero empregados e como sero adquiridos os recursos
para estas atividades. Todos os custos dessas atividades devero estar includos no item
que trata dos investimentos iniciais e de custos variveis (se for o caso). Este um item
exige muito planejamento, criatividade e minuciosa execuo.
Destacam-se como atividades de divulgao: Cartaz; Faixas; Panfleto; Folder; Jornal;
Revista; Televiso; Rdio FM; Rdio AM; Telemarketing; Internet.
2.10. Patrocnios, Apoios e Chancelas
Descrever quem vai
financiar , fornecer produtos e emprestar seu nome
valorizao de uma parceria forte no mercado.
Para auxiliar na identificao de patrocinadores, apoiadores e chancelas em eventos,
so apresentadas as sugestes abaixo.

para a

Sugestes de patrocinadores, apoiadores e chancelas


Rede de TVGlobo Empresa Area Banco Governo
Hotel Papelaria Sesc/Sesi/Sest CREF/DF
Revista Jornal CBCE Universidade
Plano de Sade Instituio de Fomento

2.11. Lista de checagem e custos (por comisso)


uma relao de todo material necessrio implementao do evento.
Cada departamento deve elaborar sua lista que ser ou no confirmada pela direo ou
grupo especfico. Segue um
exemplo sobre como elaborar.
Comisso A
Qtde Descrio do item Preo Unitrio Preo Total
02 Aluguel de microcomputadores

100,00 200,00

200,00

Subtotal
Comisso B
Qtde Descrio do item Preo Unitrio Preo Total
04 Aluguel de barracas
20 Bolas
Subtotal
Total

Docente:

P a uulloo Hee n ri q u e A
Azz e vv ddoo - 2006

150,00 600,00
40,00 800,00
1.400,00
1.600,00

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* Este apenas um pequeno exemplo de levantamento de custos.

2.12. Extenso do tempo do planejamento


Definir de quando a quando ser realizada a atividade de planejamento. Observe bem
que no a execuo, mas somente o planejamento.
2.13. Atividades de controle
So reunies e contatos pessoais e telefnicos para a checagem do cumprimento das
tarefas previstas no cronograma. Ele fundamental para a real constatao do andamento
prtico das atividades planejadas. Devem ser registrados sempre: data, horrio e local.
Nesse item deve ser definido o que ser feito para se verificar constantemente se
todos os integrantes da equipe organizadora esto cumprindo o que lhes foi atribudo no
cronograma de atividades. Para que ocorra o controle, deve ser feita uma perfeita definio
das equipes de trabalho, bem como a identificao minuciosa com endereo e telefones de
contato de todos os integrantes.
O controle tambm pode ser realizado atravs de aes previstas no cronograma de
atividades. Nesse caso pode-se suprimir o atual item.
2.14. Interesse dos participantes e assistentes
Justificativas de convico de que o consumidor necessita daquele evento.
2.15. Regulamento Geral do Evento
Colocado como um anexo, o Regulamento Geral deve tratar das normas que
possibilitem que o evento transcorra da forma planejada.
2.16. Atividades de limpeza, devoluo dos materiais e agradecimentos aos
colaboradores - aps o evento.
Se necessrias, quais as providncias que devem ser tomadas para limpar o local,
devolver materiais cedidos ou alugados e agradecer a colaboradores.
2.17. Data da reunio de avaliao e elaborao do relatrio final do evento
Data, hora e local da reunio de avaliao final do evento.
2.18. Retorno esperado
Consiste na indicao do apoio de mdia e as vantagens a serem consideradas. Deve
ser dada nfase na divulgao da marca para o pblico estimado do evento (audincia
direta) e, caso haja cobertura da mdia, a previso do nmero de leitores do jornal ou
telespectadores da TV.
Deve estar direcionado consecuo dos objetivos propostos

3.

Concluso

Depois de bem analisados e avaliados todos os itens acima, chegado o momento


conclusivo do processo decisrio, donde se conclui pela viabilidade prtica ou no de se
seguir em frente com o trabalho at agora desenvolvido.

Docente:

P a uulloo Hee n ri q u e A
Azz e vv ddoo - 2006