BOLETIN

Usar Publisher para crear un boletn de clase

SE APLICA A
Microsoft Office Publisher 2003 Microsoft Publisher 2002

Crear un boletn es una oportunidad para que los estudiantes trabajen en grupo mientras practican sus habilidades de investigacin y redaccin. Una vez terminado, pueden distribuir o mostrar su trabajo con todo orgullo. Este artculo explica cmo crear un boletn sobre el cuerpo humano, pero el formato de la publicacin puede adaptarse a una amplia variedad de temas.

Crear los artculos del boletn

Puede comenzar el proyecto pidiendo a los estudiantes que propongan nombres para el boletn y decidan cul desean usar. A continuacin, necesitar dividir la clase en grupos y asignarle un artculo a cada uno de los grupos. Aqu tiene algunas ideas sobre temas que pueden servir de base para comenzar:

Editorial sobre la importancia de la nutricin. "Entrevistas" con los rganos o sistemas vitales sobre la funcin que desempean en el organismo. Sugerencias para conservar una buena salud. Una resea de noticias mdicas. Preguntas o adivinanzas que pongan a prueba los conocimientos del lector sobre el cuerpo humano. El boletn necesitar contar con un editor o corrector. Puede que desee que los estudiantes revisen su trabajo recprocamente o bien, es posible que prefiera realizar las funciones de edicin usted mismo. En cualquier caso, una vez corregidos los artculos de los estudiantes, llega el momento de recopilar los artculos y publicar el boletn.

Crear el boletn
Antes de que los estudiantes agreguen sus artculos al boletn, ofrzcales alguna orientacin sobre el aspecto que desea que tenga el boletn. Con Publisher es fcil disear y publicar boletines atractivos. Aunque con Publisher puede crear boletines (o cualquier otra publicacin) desde cero, este artculo se centra en la creacin de un boletn usando uno de los diseos del Asistente para boletines con que cuenta Publisher.
SUGERENCIA Si tiene previsto usar Publisher para convertir automticamente el boletn en un sitio Web, deber crear primero el boletn usando uno de los diseos del Asistente para boletines.

Para crear un boletn

1. Inicie Publisher. En el panel de tareas Nueva publicacin, haga clic en Publicaciones para impresin y, despus, en Boletines.
NOTA Si va a utilizar Publisher 2002, haga clic en la opcin Boletines del panel de tareas Nueva publicacin.

2.

En el panel de tareas Opciones de boletn:

En la seccin Impresin a una o dos caras, haga clic en 1 o en 2, dependiendo de cmo desee que se imprima el boletn. En Direccin del cliente, haga clic en Ninguna. Haga clic en Contenido de la pgina para especificar el nmero de columnas y el tipo de informacin que desea incluir en ellas. En el caso de pginas interiores de un boletn de dos caras, aparece el cuadro Seleccione una pgina que modificar. Seleccione A la izquierda de la pgina o A la derecha de la pgina y, a continuacin, para cada una de las pginas, elija uno de los siguientes formatos: 3 historias, Calendario, Formulario de pedido, Formulario de respuesta o Formulario de inscripcin. Haga clic en Diseos de publicacin si desea elegir otro diseo. Haga clic en Combinaciones de colores para seleccionar la combinacin que desea utilizar.

3.

Haga clic en Combinaciones de fuentes para elegir los tipos de fuentes que desea emplear. Reemplace el texto del marcador con el texto de los propios artculos:

Haga clic en el texto del marcador y escriba el texto que desee incluir. Para insertar texto contenido en otro archivo, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) para seleccionar el texto del marcador, elija Cambiar texto, haga clic en Archivo de texto, seleccione el archivo correspondiente y haga clic en Aceptar.
NOTAS

4.

El texto del marcador sirve como estimacin del nmero de palabras que debe contener un artculo para caber en el boletn. Esta informacin puede resultar til a la hora de asignar trabajos a los estudiantes. En la mayora de los casos, como el de los titulares de los artculos, el texto cambia automticamente de tamao para ajustarse al cuadro de texto. Si ya ha creado un conjunto de datos personales, su informacin de contacto y su logotipo sustituirn automticamente parte del texto del marcador.

Reemplace las imgenes de marcador con sus propias imgenes:

Haga clic con el botn secundario del mouse en la imagen de marcador y, a continuacin, elija Cambiar imagen. (Si no ve la opcin Cambiar imagen al hacer clic con el botn secundario, haga clic una vez en la imagen de marcador hasta que vea crculos blancos en torno al marco de la imagen. Vuelva a hacer clic hasta que vea crculos grises con letras x en su interior alrededor de la propia imagen y, entonces, haga clic con el botn secundario del mouse en la imagen.)

5.

Elija el origen de la nueva imagen, seleccione el archivo correspondiente y, por ltimo, haga clic en Insertar. Cuando el boletn adquiera el aspecto que desea que tenga, haga clic en el elemento Guardar del men Archivo.

Imprimir el boletn
Puede imprimir el boletn en su impresora de escritorio. En primer lugar, imprima una cantidad reducida de copias para realizar la correccin de pruebas y que los estudiantes puedan comprobar que el boletn es tal y como desean que sea. Cuando el boletn est listo, imprima copias para que los estudiantes puedan llevrselas a casa o mostrrselas a las dems clases.

Para imprimir un boletn en una impresora de escritorio

1. 2. 3. 4. 5. En Publisher, abra la publicacin de boletn que desea imprimir. En el men Archivo, haga clic en Vista preliminar para revisar el trabajo y haga clic en Cerrar cuando haya terminado. En el men Archivo, haga clic en Imprimir y elija la impresora en la que desea imprimir el boletn. En la opcin Copias, seleccione el nmero de copias que desea imprimir. Bajo Intervalo de impresin, haga clic en Todo y, a continuacin, en Aceptar.

Crear su propia plantilla de boletn

Sus estudiantes pueden divertirse tanto con este proyecto que puede que desee repetirlo el prximo ao. O bien, puede que estime conveniente usar el formato del boletn para explorar otras reas temticas. Una vez terminado el primer boletn, puede guardarlo como una plantilla para usarla una y otra vez. Las plantillas mantienen la coherencia de los boletines al recordarle todas sus decisiones anteriores sobre el formato. El archivo de la plantilla puede abrirse y modificarse, pero la nueva publicacin debe guardarse con un nombre distinto para evitar cambiar inadvertidamente la plantilla de boletn original.

Para crear una plantilla de boletn a partir de una publicacin existente

1. 2. 3. 4. En Publisher, abra la publicacin de boletn que desee utilizar como base para la plantilla. En el men Archivo, haga clic en Guardar como. En el cuadro de dilogo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, seleccione Plantilla de Publisher (*.pub). En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo que reconozca fcilmente (como Plantilla de boletn de 4 pginas) y haga clic en Aceptar.

Para crear el siguiente nmero del boletn

1. En el panel de tareas Nueva publicacin, haga clic en Plantillas y, a continuacin, haga clic en su plantilla de boletn en la parte derecha.
NOTA Si est usando Publisher 2002, haga clic en la opcin Estilo personal del panel de tareas Nueva publicacin, seleccione la plantilla previamente guardada (por ejemplo, Plantilla de boletn de 4 pginas) y, por ltimo, haga clic en Crear nueva.

2.

Incluya el contenido nuevo, como se explica en el paso 3 del procedimiento Para crear un boletn incluido en una seccin anterior de este artculo.

boletin informativo en publisher

1. 2. 3. 4. Inicie Publisher. En la lista Tipos de publicacin, haga clic en Boletines. En Boletines, haga clic en Diseos ms recientes o en Diseos clsicos. Realice una de las siguientes acciones: Haga clic en la imagen de vista previa para el diseo de boletn que desee.

La plantilla de boletn Perfil es el punto de partida del boletn que se muestra en este artculo. Busque diseos de plantillas de boletn adicionales en Microsoft Office Online.

Cmo? Importante En primer lugar, debe estar conectado a Internet para poder buscar plantillas en Office Online.

1. Realice una de las siguientes acciones: En el catlogo Boletines, haga clic en Ver las plantillas de Microsoft Office Online. En el cuadro Buscar plantillas, escriba una palabra clave. Por ejemplo, escriba boletines. En la lista, haga clic en Microsoft Office Online y a continuacin, haga clic en el botn verde Buscar. Nota El cuadro Buscar plantillas est por encima del encabezado Boletines. 2. Haga clic en la plantilla que desee.

5. Elija las opciones que desee para personalizar el diseo. Nota Si utiliza una plantilla que ha descargado desde Office Online, no podr personalizar el diseo hasta que se abra la publicacin. Realice una de las siguientes acciones: En Personalizar, haga clic en el esquema de colores y el esquema de fuentes que desee. En Personalizar, haga clic en el conjunto de datos empresariales que desee, o cree uno nuevo. En Opciones, haga clic en Ver una pgina si va a imprimir el boletn por una cara, o en Ver dos pginas si desea trabajar con un diseo que tenga pginas enfrentadas y vaya a imprimir el boletn a dos caras o en papel tamao tabloide. En Opciones, active la casilla de verificacin Incluir direccin del cliente si desea que la direccin del cliente aparezca en el boletn para enviarlo, en lugar de utilizar un sobre.

6. Haga clic en Crear.

7. Crear catlogos
11. 12. 8. Mostrar todo 9. En Microsoft Publisher, se pueden crear catlogos de dos formas principales: Comenzar con una publicacin de catlogo prediseada Si desea crear un catlogo que muestre un reducido nmero de elementos, entonces puede comenzar el catlogo seleccionando una de las publicaciones de catlogos prediseadas de Publisher. (En el panel de tareas Nueva publicacin, haga clic en Publicaciones para impresin, haga clic en Catlogos y, a continuacin, haga clic en el diseo que desee.) Puede reemplazar el texto y los grficos de los marcadores de posicin de la publicacin de catlogo prediseada con texto y grficos propios. Tambin puede personalizar la apariencia del catlogo cambiando el diseo de la pgina, la combinacin de fuentes o la combinacin de colores. Utilizar el asistente de combinacin de catlogos y de correspondencia para crear pginas combinadas para un catlogo Si desea crear un catlogo de gran tamao que muestre muchos elementos y mantener los registros de los elementos en una hoja de clculo, tabla, base de datos o cualquier otro archivo de origen de datos, puede crear las pginas del catlogo mediante la combinacin de catlogos para combinar estos registros en una publicacin. Con la combinacin de catlogos puede combinar varios registros de un origen de datos en una sola publicacin. Esta funcin se puede utilizar para crear las pginas de cualquier publicacin que muestre uno o ms elementos por pgina, como un catlogo, un directorio o un lbum de fotos. En una publicacin puede combinar texto e imgenes. Para crear pginas combinadas con la combinacin de catlogos, comience con una publicacin en blanco de una sola pgina. Esta publicacin ser la plantilla de combinacin de catlogos. En la plantilla de combinacin de catlogos, disee el formato que tendrn los datos combinados en las pginas de la publicacin final. A continuacin, inserte los campos de combinacin que sern los marcadores de posicin de la informacin del origen de datos en el rea de combinacin de catlogos de la plantilla de combinacin de catlogos. Una vez finalizada la combinacin, los campos de combinacin se rellenarn con la informacin del origen de datos y el rea de combinacin de catlogos se repetir en todas las pginas combinadas de la publicacin hasta que se muestren todos los registros del origen de datos. Una vez finalizada la combinacin, puede agregar las pginas combinadas al final de una publicacin existente o guardarlas como una nueva publicacin. Estas pginas se pueden modificar del mismo modo en que se modifica cualquier

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otra publicacin de Publisher. Puede guardar la plantilla de combinacin de catlogos y utilizarla de nuevo siempre que actualice la informacin del origen de datos para crear conjuntos adicionales de pginas combinadas. Tambin puede crear un catlogo combinando los dos mtodos anteriores: Utilizar el asistente de combinacin de catlogos y de correspondencia con una publicacin de catlogo prediseada Si desea crear el contenido del catlogo con el asistente de combinacin de catlogos y de correspondencia y utilizar un diseo de portada de una publicacin de catlogo prediseada, puede hacerlo fcilmente. En primer lugar, cree la portada y la contraportada del catlogo seleccionando la publicacin de catlogo prediseada que desee. Elimine todas las pginas del catlogo excepto la primera y la ltima y, a continuacin, guarde y cierre la publicacin. Despus de crear la plantilla de combinacin de catlogos, asegrese de que est configurada con las mismas dimensiones y vistas de pgina (a dos pginas) que la portada del catlogo. Para ello, seleccione Folleto en Tipo de publicacin, en el cuadro de dilogo Configurar pgina (men Archivo , comando Configurar pgina). Una vez finalizada la combinacin, haga clic en la opcin Agregar a una publicacin existente y seleccione la publicacin de portada de catlogo guardada. Publisher agregar las pginas combinadas al final de la publicacin de portada. Para reorganizar las pginas o mover la pgina de la contraportada al final de al publicacin, haga clic en una pgina del clasificador de pginas y arrstrela hasta la ubicacin deseada.

Crear una combinacin de catlogos

Mostrar todo
Publisher tiene la capacidad de conectarse a un origen de datos (como por ejemplo una base de datos, una hoja de clculo o incluso un archivo de texto) y de usar los datos para crear fcilmente un catlogo de los productos o servicios. La combinacin de catlogos tambin se puede usar para crear directorios, lbumes de fotos o cualquier otro tipo de publicacin que muestre uno o varios elementos en cada pgina.

En este artculo

Funcionamiento de la combinacin de catlogos Planear el catlogo Crear la publicacin de una plantilla Conectar con el origen de datos Insertar campos de combinacin Completar, imprimir y guardar la publicacin de un catlogo

Funcionamiento de la combinacin de catlogos

La combinacin de catlogos es similar a la combinacin de correspondencia. Cuando se usa la combinacin de catlogos, se crea una publicacin de la plantilla de combinacin de catlogos y luego se combina la plantilla con la informacin de un origen de datos para generar pginas combinadas.

1 Origen de datos con informacin de registro, como por ejemplo nombres de artculos y descripciones. 2 Publicacin de plantilla de combinacin de catlogos con rea de combinacin de catlogos y campos de combinacin que son marcadores de posicin de la informacin de registro. 3 Pginas combinadas resultantes que muestran varios registros por pgina. Puede guardar la combinacin de catlogos como una nueva publicacin o puede agregarla al final de una publicacin existente. Tambin puede guardar la plantilla de combinacin de catlogos y utilizarla de nuevo, cada vez que actualice la informacin en el origen de datos, para crear conjuntos adicionales de pginas combinadas.

Antes de empezar
Las siguientes sugerencias le ayudarn a crear correctamente una combinacin de catlogos:

Inicie la combinacin de catlogos en una nueva publicacin. Adems de las pginas como la portada, la tabla de contenido y los formularios de pedido, reserve una pgina para los campos de combinacin, aunque, una vez que haya creado el documento combinado, probablemente su catlogo contenga varias pginas. Configure la plantilla de combinacin de catlogos con las dimensiones de pgina que desee para las pginas combinadas finales. Si planea agregar las pginas combinadas creadas al final de una publicacin existente, asegrese de que la plantilla de combinacin de catlogos coincida con la publicacin existente en relacin con los siguientes aspectos: Tamao de pgina (alto y ancho) Vista de pgina (una o dos pginas) Tipo de publicacin (web o impresa) Orden de las pginas (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda) Volver al principio

Planear el catlogo
Antes de comenzar con la combinacin de catlogos, piense en el tipo de informacin que desea incluir en las pginas combinadas finales.

Desea enumerar los nombres de artculos y precios? Desea incluir una descripcin de cada artculo?

Desea incluir una imagen de cada artculo?

Planear el origen de datos

Despus de decidir qu tipo de informacin va a incluir en el catlogo, puede crear el origen de datos que usar para la combinacin de catlogos. Si ya tiene un origen de datos, compruebe que contenga toda la informacin que desea incluir en la combinacin. La combinacin de catlogos de Publisher puede usar diferentes formatos de orgenes de datos. Si an no tiene un origen de datos para usar en la combinacin, puede generar uno en Publisher. Tambin puede crear un origen de datos en una hoja de clculo de Microsoft Office Excel o en una tabla de Microsoft Office Word. Los campos de datos que incluye en el origen de datos corresponden a los campos de combinacin que inserta en la plantilla de combinacin de catlogos. Al configurar el origen de datos, cree una columna para cada tipo de informacin, como el nombre del artculo, el nmero y el precio. Cada fila, o registro, corresponde a la informacin de un artculo. Importante Asegrese de que el origen de datos incluya un campo de datos, o una columna, para cada tipo de informacin que va a combinar. Segn cul sea el tipo de origen de datos, es posible que pueda realizar algunos cambios en los datos despus de conectarse a ellos en Publisher aunque es mejor finalizar la informacin antes de empezar. Si planea combinar fotos en las pginas del catlogo, debe incluir una columna para la ruta de acceso de cada archivo de imagen que planee usar. No incluya las fotos o imgenes en s en el origen de datos. Si planea crear el origen de datos en Publisher, puede hacerlo despus de crear la publicacin de la plantilla. Volver al principio

Crear la publicacin de una plantilla

Ahora puede crear la publicacin de una plantilla de combinacin de catlogos, en la cual puede disear las pginas combinadas finales. Cuando finalice la combinacin, use esta plantilla de combinacin de catlogos para generar pginas combinadas, que puede guardar como una nueva publicacin o agregar al final de una publicacin existente. La plantilla de combinacin de catlogos debe tener el mismo diseo (tamao de pgina y orientacin) que desea para las pginas combinadas finales. Adems, debera contener cualquier texto o grfico que desea que aparezca en cada pgina de la publicacin final; por ejemplo, una imagen de fondo o el nombre y el nmero de telfono de su compaa. Esto se logra mejor con una Pgina principal para estos elementos de la plantilla de combinacin. Si planea agregar las pginas combinadas al final de una publicacin existente, asegrese de que la plantilla de combinacin de catlogos coincida con la publicacin existente de las siguientes maneras:

Tamao de pgina (alto y ancho) Vista de pgina (una o dos pginas) Tipo de publicacin (web o impresa) Orden de las pginas (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

Crear la plantilla de combinacin de catlogos

1. Elija una plantilla de publicacin apropiada para su catlogo.

2.

En la ficha Insertar, haga clic en Pginas de catlogo.

3.

Las pginas del catlogo se crearn con un rea de combinacin de catlogos predeterminada y en la cinta de opciones aparecer la ficha Herramientas de catlogo. A estas alturas, puede ubicar el rea de combinacin de catlogos en la pgina tal como desee y agregar cualquier texto o imagen que desee que aparezcan en cada pgina del catlogo. Cuanto ms pequea sea el rea de combinacin, ms elementos del catlogo pueden combinarse en la pgina. Por ejemplo, un rea de combinacin de 2x2 cm se repetir ms veces que un rea de combinacin de 4x4 cm. No se preocupe demasiado por hacerlo perfectamente bien, ya que puede volver a editar estos elementos en cualquier momento. Sugerencia No configure el rea de combinacin de catlogos en este momento; espere a que sea el momento de insertar los campos combinados y use uno de los diseos predeterminados de la galera de diseo. Volver al principio

Conectar con el origen de datos

Despus de aplicar formato a la pgina de la plantilla de combinacin de catlogos, el paso siguiente es crear o ubicar y conectar con el origen de datos. La opcin que elija a continuacin depender de si ya tiene un origen de datos o de si desea crear una nueva lista en Publisher. 1. En la ficha Herramientas de catlogo, haga clic en Agregar lista y siga uno de los procedimientos que se describen a continuacin:

Si necesita crear el origen de datos para la combinacin, seleccione Escribir una lista nueva. Si ya tiene un origen de datos que desea usar, haga clic en Utilizar una lista existente. Si desea crear un directorio de sus contactos, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.

Escribir una lista nueva

1. En el cuadro de dilogo Nueva lista de productos, escriba la informacin para el primer artculo o registro que desea incluir en el catlogo. Si desea agregar o quitar columnas (por ejemplo, si no incluye imgenes), haga clic en Personalizar columnas y a continuacin realice los cambios que desee. 2. 3. 4. Despus de escribir toda la informacin para el primer registro, haga clic en Nueva entrada y luego escriba la informacin para el siguiente registro. Contine hasta que haya escrito la informacin de todos los registros que desea incluir. Cuando la nueva lista est completa, haga clic en Aceptar. En el cuadro de dilogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la lista nueva y luego haga clic en Guardar.

Usar una lista existente

1. En el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos, ubique y haga clic en el origen de datos que desea. De manera predeterminada, Publisher guarda los orgenes de datos en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Para encontrar el origen de datos, posiblemente deba buscar la carpeta Mis archivos de origen de datos. 2. Haga clic en Abrir. En funcin del tipo de origen de datos que seleccione, pueden aparecer otros cuadros de dilogo que solicitan informacin especfica. Por ejemplo, si el origen de datos es una hoja de clculo de Excel que contiene informacin sobre varias fichas, debe seleccionar la ficha que contenga la informacin que desee y, a continuacin, hacer clic en Aceptar.

Seleccionar de los contactos de Outlook

1. Siga uno de estos procedimientos: En el cuadro de dilogo Elegir perfil, seleccione el perfil adecuado para los contactos que desea usar. Haga clic en Aceptar.

2.

En el cuadro de dilogo Seleccionar contactos, haga clic en la lista de contactos que desea usar.

Agregar ms listas
Si desea utilizar ms de una lista en la combinacin de catlogos, puede agregar listas. 1. Haga clic en Editar lista y luego, en la Lista de productos de combinacin de catlogos bajo Agregar a la lista de productos, haga clic en Utilizar una lista existente, Seleccionar de los contactos de Outlook o Escribir una lista nueva. Publisher abrir el cuadro de dilogo Agregar a la lista de productos para solicitarle que corrija los errores de coincidencia entre los campos de las distintas listas de origen. En el cuadro de dilogo Agregar a la lista de productos, seleccione un campo que no est marcado en la columna Coincidencia, seleccione el campo al cual desea que corresponda en la lista Campos de la lista de productos con campos coincidentes y luego haga clic en Coincidir. En el cuadro de dilogo Asignar campo, compruebe que el campo que seleccion aparezca en Hacer coincidir con el campo de lista de productos o seleccione otro y haga clic en Aceptar. Si necesita agregar un nuevo campo a la lista de destinatarios para crear una coincidencia, seleccione el campo que desea agregar en la nueva lista (la lista a la izquierda en el cuadro de dilogo Agregar a la lista de destinatarios), haga clic en Agregar y luego en Aceptar. Los campos agregados se muestran en Nuevos campos que se agregarn a la lista de destinatarios.

2.

3. 4.

Seleccionar los registros que desea incluir

1. 2. Haga clic en Editar lista. En el cuadro de dilogo Lista de productos de combinacin de catlogos, realice uno de los siguientes procedimientos:

Active las casillas de verificacin situadas junto a los registros que desea incluir y desactive aqullas junto a los registros que desea excluir.

Sugerencia Si desea incluir solo algunos registros en la lista, haga clic en Borrar todo y luego seleccione los registros que desea.

Para filtrar la lista de acuerdo con un criterio especfico, haga clic en la flecha situada junto al encabezado de la columna del elemento por el que desea filtrar y, a continuacin, haga clic en el valor que desea usar como filtro. (Vacas) muestra todos los registros en los cuales el campo correspondiente aparece en blanco. (No vacas) muestra todos los registros en los cuales el campo correspondiente contiene informacin. Nota Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma informacin y hay diez o menos valores nicos en la columna, puede filtrar por informacin especfica. Por ejemplo, si el origen de datos es una lista de propiedades para la venta y hay varios registros de propiedad que enumeran Madrid como la ciudad o ubicacin, puede filtrar por Madrid. El cuadro de dilogo Lista de productos de combinacin de catlogos solo muestra los registros designados. Para mostrar nuevamente todos los registros, haga clic en (Todos).

Para ordenar los elementos de la lista, haga clic en el encabezado de columna del elemento segn el cual desea ordenar. Por ejemplo, si desea mostrar la lista alfabticamente por ciudad o localidad, haga clic en el encabezado de columna Ciudad o localidad.

3.

Haga clic en Aceptar. Volver al principio

Insertar campos de combinacin

Ha llegado el momento de organizar la informacin que desea mostrar en la publicacin. Para disear la pgina, agregue los campos de combinacin al rea de combinacin de catlogos. Cada campo de combinacin representa una columna del origen de datos y el rea de combinacin de catlogos muestra cmo aparecer la informacin en un registro. Organice el rea de combinacin de catlogos de la manera que desee y luego especifique la cantidad de veces que el rea de combinacin se repite en cada pgina. Por ejemplo, quizs desee mostrar cuatro elementos en cada pgina. Cada elemento se mostrar de la misma manera segn la forma en que se hayan organizado en el rea de combinacin de catlogos. Puede ajustar el tamao de cada elemento y cambiar el tamao del rea de combinacin de catlogos. Importante Si inserta campos de combinacin fuera del rea de combinacin de catlogos, stos no se repetirn una vez finalizada la combinacin.

Seleccionar un diseo para el rea de combinacin

1. En el grupo Diseo, realice uno de los procedimientos siguientes:

Seleccione una opcin de las galeras de diseo predeterminadas.

Seleccione el nmero de filas y columnas en cada pgina en la lista desplegable Filas y columnas.

Insertar campos de combinacin de texto en el rea de combinacin de catlogos

1.

Haga clic en el botn Campo de texto y despus en el primer campo de combinacin que desea insertar.

2.

En el rea de combinacin de catlogos, seleccione el campo de combinacin y luego mueva el campo de combinacin y cambie su tamao de la siguiente manera:

3. 4.

Para mover el campo de combinacin, coloque el puntero del mouse sobre el campo de combinacin hasta que se convierta en el puntero de desplazamiento y luego arrastre el campo de combinacin hasta la nueva posicin. y, a Para cambiar el tamao del campo de combinacin, coloque el puntero del mouse sobre uno de los controladores de

tamao del cuadro de texto o del marco de imagen hasta que se convierta en el puntero de ajuste de tamao continuacin, arrastre el mouse hasta que el cuadro de texto o el marco de imagen tengan el tamao que desea. Haga clic fuera del campo de combinacin para que no quede seleccionado. Repita los pasos del 1 al 3 hasta haber insertado todos los campos que desee desde el origen de datos.

Importante Los campos se insertan en el punto de insercin actual (cursor intermitente en punto de insercin). Si no hay un punto de insercin, se crear un nuevo cuadro de texto y el campo de combinacin se colocar en este nuevo cuadro de texto.

Dar formato a los campos de combinacin de texto

Para dar formato a los datos de catlogos combinados, puede aplicar formato a los campos de combinacin en la plantilla de combinacin de catlogos. Estos campos se pueden tratar como cualquier cuadro de texto y en ellos se puede incluir texto no combinado y formato as como tambin elementos combinados. 1. 2. En la plantilla de combinacin de catlogos, seleccione el campo que contiene la informacin a la que desea dar formato, incluidos los caracteres delimitadores del campo de combinacin ( ). En la ficha Herramientas de cuadro de texto, seleccione las opciones que desea.

Insertar campos de combinacin de imagen en el rea de combinacin de catlogos

1. 2. Haga clic en el botn Campo de imagen y luego en el primer campo de combinacin que desea insertar. En el rea de combinacin de catlogos, seleccione el campo de combinacin y luego mueva el campo de combinacin y cambie su tamao de la siguiente manera:

3. 4.

Para mover el campo de combinacin, coloque el puntero del mouse sobre el campo de combinacin hasta que se convierta en el puntero de desplazamiento y luego arrastre el campo de combinacin hasta la nueva posicin. y luego arrastre

Para cambiar el tamao del campo de combinacin, coloque el puntero del mouse sobre uno de los controladores del

cuadro de texto o del marco de imagen hasta que se convierta en el puntero de ajuste de tamao el mouse hasta que el cuadro de texto o el marco de imagen sea del tamao que desea. Haga clic fuera del campo de combinacin para que no quede seleccionado. Repita los pasos del 1 al 3 hasta haber insertado todos los campos que desee desde el origen de datos.

Importante Los campos se insertan en el punto de insercin actual (cursor intermitente en punto de insercin). Si no hay un punto de insercin, se crear un nuevo cuadro de texto y el campo de combinacin se colocar en este nuevo cuadro de texto.

Mover el rea de combinacin de catlogos o cambiar su tamao

Si los campos de combinacin con formato ya no caben en el rea de combinacin de catlogos, puede modificar su tamao. Nota Si aumenta el tamao, quizs deba colocar menos elementos o registros en cada pgina. 1. 2. 3. Haga clic en el rea de combinacin de catlogos para seleccionarla. Coloque el puntero del mouse sobre uno de los controladores del rea de combinacin de catlogos y luego arrastre el mouse. Especifique cuntos elementos deben aparecer en cada pgina. Para ello, escriba la cantidad de elementos que desea que aparezcan en la pgina en la barra de herramientas Diseo de combinacin de catlogos.

Finalizar y obtener una vista previa de la plantilla

1. 2. Haga clic en Vista previa de resultados. Haga clic en las flechas para ver cada pgina de datos combinados.

Si decide no incluir un elemento, haga clic en el elemento en la vista previa y luego seleccione Excluir entrada en el grupo Vista previa de pgina. Volver al principio

Completar, imprimir y guardar la publicacin de un catlogo

Para completar la combinacin, tiene tres opciones:

Puede imprimir la publicacin combinada directamente. Puede crear e imprimir una nueva publicacin que contenga el contenido combinado. Puede realizar cambios en el contenido de esta publicacin tal como cambiara cualquier otra publicacin en Publisher. Sugerencia Si desea incluir varias combinaciones de catlogos en una publicacin, deber crear una nueva publicacin para las pginas combinadas, ya que solo puede haber un conjunto de pginas de catlogo por publicacin.

Puede agregar el contenido combinado a una publicacin existente. Si desea agregar una portada y una contraportada a su publicacin, o si desea agregar alguna otra pgina, deber crear una nueva publicacin o agregar el contenido a una publicacin existente.

Combinar en una nueva publicacin

Si desea editar las pginas combinadas, guardarlas para usarlas ms adelante o imprimirlas posteriormente, puede recopilar y guardar todas las pginas combinadas como una nica publicacin nueva combinada que contenga los datos en s (por ejemplo, precios y nombres de productos) en lugar de campos de combinacin.

3.

En el grupo Combinar, haga clic en Combinar en nueva.

4. 5. 6.

Publisher crea una nueva publicacin que se puede guardar y editar. Tambin se pueden agregar portadas y contraportadas. Note Si piensa imprimir el catlogo como un folleto, asegrese de que el nmero total de pginas sea mltiplo de cuatro. En el panel de tareas Combinacin de catlogos, haga clic en Guardar esta publicacin. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la nueva publicacin y, a continuacin, haga clic en Guardar. Si es necesario, guarde tambin cualquier cambio que haya realizado en la plantilla de combinacin de catlogos. Puede volver a usar esta plantilla de combinacin de catlogos para crear otras pginas combinadas cada vez que actualice la informacin en el origen de datos.

Agregar a una publicacin existente

Si ya tiene las portadas configuradas en una publicacin independiente o si desea colocar el catlogo al final de una publicacin ms larga, puede agregar el contenido combinado directamente. Antes de agregar las pginas combinadas al final de una publicacin existente, asegrese de que la plantilla de combinacin de catlogos coincida con la publicacin existente de las siguientes maneras:

Tamao de pgina (alto y ancho) Vista de pgina (una o dos pginas) Tipo de publicacin (web o impresa) Orden de las pginas (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

Nota Publisher no puede agregar pginas combinadas a una publicacin abierta. Si est trabajando en la publicacin en la que desea realizar la combinacin, gurdela y cirrela antes de completar la combinacin. 1. En el grupo Combinar, haga clic en Agregar a existente.

2.

En el cuadro de dilogo Abrir publicacin, busque y seleccione la publicacin a la cual desea agregar las pginas combinadas y luego haga clic en Abrir. Publisher agrega las pginas combinadas al final de la publicacin existente. Sugerencia Para reorganizar las pginas en la publicacin actualizada, haga clic en cualquier pgina que desee mover en el panel Navegacin de pginas y luego arrstrela hasta la ubicacin que desee.

3. 4.

En la publicacin existente, haga clic en Guardar para guardar las actualizaciones. Si es necesario, guarde tambin cualquier cambio que haya realizado en la plantilla de combinacin de catlogos. Puede volver a usar esta plantilla de combinacin de catlogos para crear otras pginas combinadas cada vez que actualice la informacin en el origen de datos.

Imprimir la publicacin combinada

En el grupo Combinar, haga clic en Imprimir.

Publisher abre la pgina de impresin en la vista Backstage.