Manual del Usuario Proceso de Expedicin de Gafetes Permanentes y Administracin de Usuarios

Este manual presenta los pasos que deber seguir cada una de las entidades que requieren acceso para su personal al Recinto de la Aduana del Aeropuerto Internacional de la Ciudad de Mxico. El proceso de expedicin de gafetes est diseado a fin de requerir el menor tiempo posible y evitar largas esperas en colas y mostradores. Las actividades que conforman este proceso se llevarn a cabo en el Mdulo de Gafetes AAADAM, el cual ha sido especficamente preparado para tal fin. De manera general, el proceso involucra los siguientes pasos: Paso Descripcin Ubicacin Efectuar el alta de la empresa en el sistema Oficina Aduana AICM 1 Precaptura de datos del personal de la Va remota a travs de Internet 2
3 4 5 empresa Pago por el uso de gafete Local de expedicin de gafetes Toma de huellas digitales, fotografa, firma y Local de expedicin de gafetes entrega de documentacin Entrega y personalizacin de gafete Local de expedicin de gafetes

Para poder efectuar el proceso, es necesario contar con los requerimientos siguientes: 1. 2. 3. 4. Computadora personal con acceso a Internet, con Sistema Operativo Microsoft Windows 95, 98, NT, 2000 XP. Navegador de Web Internet Explorer 5 superior, Netscape 6 superior, que tengan Javascript activado. Cuenta de correo electrnico. (No puede ser la misma cuenta de correo que se utilizar para la notificacin). Impresora, (de inyeccin de tinta lser), que sea compatible con la mquina descrita en el inciso 1 y que funcione correctamente.

5.

IMPORTANTE: Identificacin oficial vigente. Puede ser cualquiera de las siguientes: a. b. c. d. Credencial de Elector (IFE). Cartilla del Servicio Militar Mexicano. Cdula Profesional expedida por la SEP con fotografa. Pasaporte.

NOTA: El sistema impedir el registro de cualquier persona que no se presente con la identificacin oficial original vigente. Al finalizar el proceso, cada usuario tendr un gafete que le permitir el acceso al Recinto de la Aduana del AICM a travs de los torniquetes y las lectoras biomtricas. En los siguientes prrafos se detalla cada uno de los pasos que deber de seguir cada empresa y su personal para obtener su nuevo gafete de identificacin y control de acceso.

Descripcin Detallada de los Pasos a Seguir para el Proceso de Expedicin de Gafetes para Acceso a la Aduana del AICM
1. Alta de la Empresa en el Sistema. Un representante legal de la empresa deber presentarse en la Aduana del Aeropuerto Internacional de la Ciudad de Mxico en la oficina de la subadministracin de la seccin aduanera satlite con el Lic. Carlos Garca Castillo, y la documentacin que la Autoridad le requiera en horario hbil. IMPORTANTE: El representante legal de la empresa, deber traer consigo una identificacin original vigente. Es intil presentarse sin este requisito, ya que el sistema impedir el alta de la empresa. Las identificaciones oficiales originales vigentes vlidas son las siguientes: I. II. III. IV. Credencial de Elector (IFE). Cartilla del Servicio Militar Mexicano. Cdula Profesional expedida por la SEP con fotografa. Pasaporte.

El representante legal dela empresa, se presentar en la oficina de la Aduana del AICM con el Lic. Carlos Garca 2

Castillo, Subadministrador de la seccin Aduanera Satlite, quien entregar la documentacin al personal del SAT. El personal proceder a tomar las huellas digitales. La empresa deber proporcionar una direccin de correo electrnico en la cul podr recibir notificaciones acerca del proceso. Es necesario que esta cuenta sea distinta a las que se van a utilizar para notificar al personal que sus gafetes estn listos. El representante legal de la empresa, deber indicar el nmero de gafetes que solicita la empresa para el personal que requiere acceso a la Aduana del AICM. El representante legal de la empresa recibir dos diferentes tipos de claves de usuario con sus respectivas contraseas: I. Clave de usuario de administracin: le permitir a la empresa efectuar actividades de altas, consultas y bajas sobre su personal a travs del sistema de Internet.

NOTA: Esta cuenta es muy importante ya que la empresa es responsable de su personal dentro de la Aduana y por consiguiente del mal uso que se pudiera hacer con sus gafetes. Debido a que la empresa es la responsable de informar la baja de gafetes de forma inmediata, despus de terminar la relacin laboral con cualquiera de sus empleados, la clave de administracin incluye la funcionalidad de notificar una baja de forma inmediata a la autoridad. Una vez que se ha dado de baja un gafete, ste se desactiva de forma inmediata y ya no permite a su portador el acceso al interior de la Aduana del AICM. La empresa realizar un escrito a la Aduana notificando la baja marcando copia para el rea del mdulo de gafetes de la AAADAM, a fin de formalizar esta accin. Adicionalmente, la clave de usuario de administracin le permitir a la empresa realizar nuevas solicitudes de gafetes causadas por la rotacin de personal. El proceso de rotacin de gafetes ser exactamente igual que el proceso actual.

Las claves de usuario de administracin no tienen caducidad, por lo que ser responsabilidad de la empresa el mal uso que se pueda hacer con ellas. Se recomienda que el nombre de usuario y contrasea de administracin se almacenen de forma segura y siempre bajo control del personal responsable. Las claves de usuario de administracin permiten hacer consultas sobre la informacin del personal, solicitar las bajas de los gafetes y monitorear en qu parte del proceso de expedicin de gafetes se encuentra cada miembro del personal de la empresa. Las cuentas de administracin no permiten efectuar ninguna modificacin a la informacin capturada. NOTA: La clave de administrador de la empresa ser entregada en un sobre de papel de seguridad gris y a partir de la firma de recepcin es responsabilidad exclusiva de la empresa. II. El representante legal de la empresa recibir adems una clave de usuario y contrasea para efectuar altas por cada 25 gafetes que solicite, por lo que quienes soliciten ms de 25 gafetes podrn recibir varios sobres. Esto permitir que la empresa pueda realizar la precaptura de los datos del personal en mltiples computadoras de forma simultnea, haciendo ms expedito el proceso. Estos nombres de usuario y contraseas son exclusivos de este proceso inicial de expedicin; pudiendo expirar por cualquiera de las 2 causas siguientes: Se efectuaron las 25 altas a las que tiene derecho la cuenta. Se da por terminado el proceso de registro por los tiempos establecidos..

Estas cuentas solamente podrn utilizarse para precapturar la informacin del personal para efecto de la expedicin de gafetes, no pueden realizar consultas de ningn tipo ni modificar informacin existente en el sistema.

NOTA: Las claves de precaptura de informacin sern entregadas en sobres de papel de seguridad color verde y a partir de la firma de recepcin, sern responsabilidad exclusiva de la empresa.

2.

Precaptura de Datos del Personal:

Una vez que la empresa ha sido dada de alta y los nombres de usuario y contrasea hayan sido recibidos, se deber realizar la precaptura de datos de cada una de las personas para las que solicitan gafetes. Los pasos a seguir son los siguientes: En una computadora conectada a Internet, se deber de acceder a la pgina de la AAADAM a travs de un navegador (Internet Explorer o Netscape Navigator, de acuerdo con las especificaciones presentadas al principio de este documento). htpp: //www.aaadam.com.mx/ En la pgina principal encontrar una seccin llamada Control de Gafetes de la Aduana del AICM, donde podr accederse dando click con el mouse. El navegador desplegar una pgina solicitando al usuario su nombre de usuario y contrasea. Para realizar la precaptura de informacin se debern de utilizar el nombre de usuario y contrasea que fue entregado en los sobres verdes en el paso anterior. Si es la primera vez que se utiliza el nombre de usuario y la contrasea, el sistema solicitar al usuario que cambie la contrasea. La contrasea deber tener un mnimo de 6 caracteres, pudiendo ser estos nmeros y/o letras. Se recomienda mezclar maysculas y minsculas. NOTA: Es importante que se efecte el cambio de contrasea y que sta se mantenga secreta. El mal uso que se realice con la cuenta de precaptura ser responsabilidad de la empresa.

Una vez que se haya validado el nombre de usuario y la contrasea, se presentar la hoja de precaptura de datos. El contenido de esta hoja depende del tipo de empresa que se encuentre dando el alta. Altas posibles por tipo de empresa: 1. Agentes Aduanales: Deber especificar el tipo de gafete que se est solicitando, seleccionando con el Mouse entre: a. b. c. Agente Aduanal Mandatario Dependiente

2. Apoderados Aduanales: Deber seleccionar el tipo de gafete que se est solicitando, seleccionando con el Mouse entre: a. b. Apoderado Aduanal Dependiente de Apoderado Aduanal

3. Apoyo y Servicio. La hoja de precaptura que se despliega a las empresas de apoyo y servicio permiten solamente la precaptura de gafetes para Apoyo y Servicio. 4. Eventuales. Se definir en etapa posterior. Se deber proseguir a llenar cada uno de los campos que se solicitan a continuacin, no pudiendo quedar vaco ninguno de ellos, en caso de que alguna persona cuente con un solo apellido este deber de colocarse en el campo de apellido paterno, y en el campo de apellido materno se deber de teclear un espacio en blanco presionando la barra espaciadora:

IMPORTANTE: Es responsabilidad de la empresa que su personal proporcione informacin correcta y completa. Una vez que se ha efectuado el proceso de preregistro, no se puede modificar la informacin en el sistema. La aceptacin de datos vlidos contar como si se hubiera emitido un gafete. Por favor, sensibilicen a su personal

para que revise su informacin y no tengan que pasar por procesos lentos para la obtencin de sus gafetes. 1. Nombre o nombres: Capturar el nombre o nombres de pila del interesado (Capture en MAYUSCULAS). 2. 3. 4. Apellido Paterno: Capturar el apellido paterno completo del interesado (Capture en MAYUSCULAS). Apellido Materno: Capturar el apellido materno completo del interesado (Capture en MAYUSCULAS). Correo Electrnico: Capturar el correo electrnico en el que se recibirn notificaciones para el interesado (ste puede ser un correo electrnico personal o uno general para la empresa). Esta direccin de correo electrnico se ocupar para enviar el comprobante para recoger el gafete una vez que se haya impreso (Capture en MINUSCULAS.

5. Confirmar Correo: Recapturar la informacin del correo electrnico, para validar que sea correcto (Capture en MINUSCULAS. IMPORTANTE: Teclear nuevamente el correo, no realizar un copiado y pegado (copy/paste) del campo anterior. Si el correo electrnico que se proporcione en estos campos es incorrecto, no se podr recibir la confirmacin de que el gafete est listo. 6. 7. 8. 9. 10. R.F.C.: Capturar el Registro Federal de Contribuyentes del interesado, sin homoclave (Capture en MAYUSCULAS). CURP.: Capturar la CURP del interesado (Capture en MAYUSCULAS). Cargo: Capturar el cargo del interesado en la empresa (Capture en MAYUSCULAS). Fecha de contratacin: Capturar la fecha de contratacin del interesado. Identificacin Oficial Original Vigente:

IMPORTANTE: Se deber especificar la identificacin oficial original vigente, que deber de presentarse durante todo el proceso. Ser intil presentarse en el mostrador para 7

la toma de fotografa sin presentar la identificacin oficial original vigente que se especifique en este punto. No se aceptarn copias fotostticas, ni identificaciones oficiales que no se encuentren dentro de su periodo de vigencia. Podr ser una de las siguientes alternativas: a. b. c. d. fotografa. 11. Credencial de Elector (IFE). Pasaporte. Cartilla del Servicio Militar Mexicano. Cdula Profesional expedida por la SEP con

Nmero de la identificacin oficial original vigente: a. Credencial de Elector (IFE): Capturar el nmero que se encuentra en el reverso de la credencial y que se encuentra escrito en la vertical.

b. c. d.

Pasaporte: Indicar el nmero del pasaporte. Cartilla del Servicio Militar Nacional: Indicar el nmero de la Cartilla. Cdula Profesional expedida por la SEP con fotografa: Indicar el nmero de la Cdula Profesional con fotografa.

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Una vez que se ha capturado la informacin, se deber oprimir el botn enviar, para permitir que el sistema valide la informacin. En caso de que existier algn error en la informacin, el sistema regresar una pantalla con informacin sobre el mismo y permitir realizar la correccin necesaria. Si no se detecta un error, se presentar al usuario toda la informacin que se ha precapturado para validar que sea correcta, permitiendo una ltima oportunidad de revisin de datos. La pgina permite regresar y realizar las correcciones que sean necesarias.

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15. Una vez que se ha revisado que la informacin es correcta, se oprimir el botn de aceptar. IMPORTATE: A partir de este punto el sistema restringe que la informacin del interesado pueda ser modificada en cualquiera de los pasos siguientes. El sistema regresar una pgina que contiene el comprobante de la precaptura. Este comprobante deber ser impreso (VERIFICAR QUE CONTENGA EL CODIGO DE BARRAS EMITIDO POR EL SISTEMA, ADEMAS DE LOS DATOS DE LA IDENTIFICACION DECLARADA Y TIPO DE GAFETE) y presentado en el mostrador junto con la identificacin oficial original vigente que se precaptur. La falta de cualquiera de estos elementos causar que se le niegue efectuar la toma de la fotografa. (nica y exclusivamente el usuario que dispone de la clave de administracin podr reimprimir el comprobante de precaptura. 17. El recibo de precaptura impreso deber de ser firmado en original por el representante legal de la empresa, que cuente con poder para ejercer actos de Administracion. Una vez que se termine el alta de un interesado, se puede continuar con la captura de gafetes. IMPORTANTE: Una vez que se termine la actividad de precaptura, se deber de oprimir el botn de terminar para finalizar la sesin.

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3.

Pago por el Uso de Gafete.

a.

Una vez generado el recibo de precaptura y firmado en original por el representante legal de la empresa, deber de acceder a la pgina de la AAADAM a travs de un navegador a la direccin http://www.aaadam.com.mx En la pgina principal encontrar una seccin que indicar la entrada al proceso de precaptura para cobro (GAFETES AUTORIZADOS PARA COBRO) para acceder deber dar un click con el mouse. Se presentar una pantalla en la cual despus de leer las instrucciones correspondientes, deber de dar de alta y confirmar su password para proceder con la precaptura de los datos, tanto de la entidad econmica como de los usuarios autorizados para portar gafete, por lo que deber llenar los campos con la informacin que le sea requerida.

b.

c.

NOTA: Los campos son obligatorios por lo que debern de ser llenados en su totalidad. Es responsabilidad de la empresa que su personal proporcione la informacin completa y correcta, por favor sensibilice a su personal para que revise su informacin. d. Una vez concluida la precaptura de informacin se solicitar la confirmacin de los datos asentados. Una vez aceptados, se imprimir el comprobante respectivo. Este proceso deber repetirse por cada gafete que sea considerado para pago. No realizar la captura originar la imposibilidad del 10

pago y/o canje, ya que la informacin respectiva no aparecer en el sistema de cobranza.

NOTA: S recibirn pagos en cheque en la ventanilla del local de expedicin de gafetes. Tambien se podr presentar la ficha de depsito, con el monto correcto. Con los siguientes datos.

Institucin Bancaria: Sucursal: Cuenta: Beneficiario:

989 Aduana Aeropuerto 2828099 Promotora de Servicios y Recursos Aduanales, S. A. de C. V.

Banamex

El tipo de cambio aplicable ser el de la fecha de pago, tipo bancario, mismo que podr ser consultado en la pgina de la AAADAM A.C

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En caso de pago con cheque y, ste sea devuelto por el banco, causar el 20% por comisin y sern a discrecin de la Autoridad las acciones a tomar.

3.

Toma de Huellas Digitales, Fotografa, Firma y Entrega de Documentacin:

Al terminar el proceso de pago de gafetes , el interesado deber presentarse en el local de expedicin de gafetes, en un horario de 9:00 a 15:00 horas de lunes a viernes con los siguientes elementos: Recibo de precaptura firmado por el representante legal de la empresa, que cuente con poder para ejercer actos de Administracion en original y 2 copias.

Comprobante de pago (vale de entrega de gafete) o en caso de canje deber entregar su gafete vigente de acceso a la Aduana del AICM, el cual debe de cumplir con las siguientes caractersticas: 1. Corresponder al siguiente formato:

2. Tener vigencia hasta el ao 2005 3. Que la persona titular del gafete continue prestando sus servicios en la empresa que lo tramito..

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 Identificacin oficial original vigente, especificada durante el proceso de precaptura. NOTA: La siguiente documentacin deber de ser entregada en la oficina de la subadministracin de la seccin aduanera satlite de la Aduana del Aeropuerto Internacional de al Ciudad de Mxico. La documentacin solicitada por la Autoridad para generar el expediente, de acuerdo con lo estipulado en el recibo de precaptura es la siguiente: Para los Agentes Aduanales: Hoja de control con fotografa a color. Registro Patronal de la Agencia Aduanal (empresa). Copia simple de Identificacin Oficial (Credencial de Elector (IFE), Pasaporte, Cartilla del Servicio Militar Mexicano o Cdula Profesional expedida por la SEP con fotografa). Copia simple de R.F.C. Copia simple de la CURP. Copia simple de comprobante de domicilio fiscal.

Para los Mandatarios: Formato A.G.A. 5.1 (Patentes Nacionales) o A.G.A. 1.1. (Patentes Locales), con fotografas a color. Hoja de control con fotografas a color. Copia simple de hoja rosa del IMSS o contrato individual del empleado. Copia simple de Identificacin Oficial (Credencial de Elector (IFE) o Pasaporte o Cartilla del Servicio Militar Nacional o Cdula Profesional). Copia simple de comprobante de domicilio particular. Copia simple del oficio de registro de Mandatarios, expedido por la Administracin General de Aduanas. Copia simple del poder notarial. Catlogo de firmas. Copia simple de RFC. Copia simple de CURP. 13

Para los Dependientes: Formado A.G.A. 5.1 (Patente Nacional) o A.G.A. 1.1 (Patentes Locales), con fotografas a color. Hoja de control con fotografas a color. Copia simple del CURP. Copia simple de la hoja rosa del IMSS o contrato individual de trabajo. Copia simple de Identificacin Oficial (Credencial de Elector (IFE), Pasaporte, Cdula Profesional expedida por la SEP con fotografa o Cartilla del Servicio Militar Nacional). Copia simple de comprobante de domicilio particular.

Para Apoyo y Servicio: Formato A.G.A. 26 con fotografa a color. Hoja de control con fotografas a color. Copia simple de la hoja rosa del IMSS o contrato individual de trabajo. Copia simple del CURP. Copia simple de identificacin oficial (Credencial del IFE, Pasaporte, Cartilla o Cdula Profesional). Copia simple de comprobante de domicilio.

Para Apoderado Aduanal: Hoja de control con fotografa a color. Copia simple de identificacin oficial (IFE o Pasaporte oCartilla o Cdula Profesional). Copia simple del CURP. Copia simple de comprobante de domicilio.

Para Dependiente de Apoderado Aduanal: Formato A.G.A. 7.1 con fotografa a color. Hoja de control con fotografa a color. Copia simple de la hoja rosa del IMSS o contrato individual de trabajo. Copia simple del CURP.

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Copia simple de identificacin oficial (IFE o Pasaporte o Cartilla o Cdula Profesional). Copia simple de comprobante de domicilio particular.

IMPORTANTE: La falta de alguno de los elementos anteriores le impedir la toma de fotografa. Para evitarse molestias y mltiples visitas, verifique que tenga todos los elementos de forma correcta, en caso de faltarle el CURP deber de dirigirse a la calle Madrid #18, Col. Tabacalera, Delegacin Cuhutemoc, con su credencial de elector y acta de nacimiento en original. El personal del mostrador proceder a realizar las siguientes acciones: Se le tomarn las huellas digitales. Se le tomar la fotografa. Se capturar la firma del interesado.

El personal de la AAADAM proceder a sellar la copia del recibo de precaptura.

IMPORTANTE: Guarde este recibo, ya que ser la herramienta para efectuar cualquier aclaracin posterior. Una vez terminado este proceso, la autoridad proceder a verificar la documentacin presentada para dar la autorizacin de la emisin del gafete.

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e. El personal deber presentarse en el local de expedicin de gafetes en la ventanilla de caja, con los siguientes elementos: Recibo emitido por la autoridad para recoger gafete (original y 2 copias), esto por cada gafete autorizado. Cheque o ficha de depsito. Comprobante de registro de precaptura en sistema cobranza. En caso de canje de gafete, copia del gafete a cambiar, el cual debe de cumplir con las siguientes caractersticas: 1. Corresponder al siguiente formato:

2. Tener vigencia hasta el ao 2005 3. Que la persona titular del gafete continue prestando sus servicios en la empresa que lo tramito. NOTA: 16

La falta de estos elementos imposibilita el cobro. f. El cajero valida la documentacin recibida contra la informacin del sistema de cobranza. De ser correcto, emite factura y vales de entrega de gafetes, mismos que fungirn como comprobantes de pago para la entrega del gafete.

NOTA: Horario de cobro: de lunes a viernes de 9:00 a 15:00 horas.

5.

Personalizacin y Entrega de Gafete

Durante los 5 das hbiles a la entrega de documentos y toma de fotografa, el interesado deber de estar revisando su correo electrnico. En caso de que su expediente tuviera algn problema, se le notificar por correo electrnico para que proceda a corregir la situacin a la brevedad ante la Aduana del AICM. Una vez que la Autoridad ha validado el expediente, permitir que se expida el gafete al interesado. El interesado recibir por correo electrnico un recibo para presentarse en el local de expedicin de gafetes para recoger su nuevo gafete con un horario de 16:00 a 18:00 horas, de lunes a viernes. Le recomendamos guardar este correo hasta que el gafete haya sido recogido. IMPORTANTE: Para interesado deber elementos: poder recoger el gafete, el de presentar los siguientes

Recibo para recoger el gafete. Identificacin oficial original vigente que se especific durante el proceso de precaptura. Comprobante de pago (vale de entrega de gafete) o en caso de canje deber entregar su gafete vigente de acceso a la Aduana del AICM, el cual debe de cumplir con las siguientes caractersticas: 3. Corresponder al siguiente formato:

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4. Tener vigencia hasta el ao 2005 3. Que la persona titular del gafete continue prestando sus servicios en la empresa que lo tramito.. NOTA: La falta de cualquiera de estos elementos evitar la entrega de su gafete. El interesado deber de presentar al personal los elementos anteriores. El personal de la AAADAM realizar las siguientes acciones: Ubicar el gafete del interesado. Efectuar la toma de huellas digitales. Digitalizar la identificacin oficial del interesado. Activacin del gafete. En caso de canje deber recoger gafete vigente de la Aduana del AICM . Entregar el nuevo gafete.

El interesado firmar de conformidad en el vale de entrega del gafete, el cual quedar como comprobante final de la recepcin del mismo.

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