CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF Introduo ........................................................................................ 01 O gerenciamento da informao e a gesto de documentos.......................

02 Lista de questes ............................................................................... 33 Bibliografia ........................................................................................ 40

Introduo

Prezado Aluno, Vamos dar continuidade ao nosso curso de Arquivologia para o concurso de Escrivo da Polcia Federal. Agora, abordaremos o segundo item do edital: O gerenciamento da informao e a gesto de documentos. Nas aulas anteriores, falamos sobre alguns dos conceitos fundamentais de arquivologia tais como: natureza e a funo dos arquivos, princpios arquivsticos e caractersticas dos documentos de arquivo. Hoje, comentaremos 37 questes em torno do tema gesto de documentos. Discutiremos os conceitos por trs dessa expresso, suas principais fases e como a gesto dos documentos aplicada em arquivos correntes, intermedirios e permanentes. Voc se lembra da Teoria das Trs Idades, que abordamos na aula inaugural? Retomaremos essa discusso mais uma vez nessa aula. J na semana que vem, concluiremos nosso curso falando sobre uma fase especfica da gesto de documentos o arquivamento e sobre tipologia documental e suportes fsicos. Dessa forma, abordaremos todo o contedo programtico previsto. Outro detalhe, caso voc queira resolver as questes antes de ver os comentrios, v diretamente ao final deste arquivo, l voc encontrar a lista de todas as questes tratadas durante a aula. E, por ltimo, participe do Frum de dvidas, que um dos diferenciais do Ponto. L, voc poder tirar suas dvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos. Bom... chega de papo, mos obra...

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O gerenciamento da informao e a gesto de documentos

1 (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) Chama-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas realizados na fase corrente e na intermediria e que abrangem produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinao, isto , determinando a eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Gabarito: C Resoluo: Vamos iniciar nossa aula trazendo o conceito fundamental de gesto de documentos dado pela Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Perceba que, apenas com a leitura da legislao, j seria possvel responder a questo. Isso uma dica muito importante! Leiam a Lei n 8.159/91 so apenas quatro pginas, das quais o CESPE adora retirar suas questes. Voltando ao conceito de gesto de documentos, podemos traduzir a definio acima como sendo todas as atividades que envolvem os documentos de arquivo nas fases corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Podemos destacar trs fases bsicas da gesto de documentos: produo, utilizao e destinao. Produo de documentos: refere-se elaborao dos documentos em decorrncias das atividades de um rgo ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais administrao, evitando duplicao e emisso de vias desnecessrias. Utilizao de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio e tramitao), expedio, organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria. Alm
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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF disso, nessa fase, so elaboradas as normas de acesso documentao e recuperao de informaes. Avaliao e destinao de documentos: compreende a anlise e avaliao dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivo permanente e quais sero eliminados por terem perdido o seu valor de prova e de informao para a instituio. Voltando nossa questo, temos que: Chama-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas realizados na fase corrente e na intermediria e que abrangem produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinao, isto , determinando a eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Ou seja, a questo , praticamente, uma cpia literal da definio trazida pela Lei n 8.159/91. O nico conceito diferente destinao que, como vimos, significa definir quais documentos sero eliminados ou recolhidos para guarda permanente. Portanto, o item est correto. muito importante que o aluno guarde o conceito de gesto de documentos e suas fases (produo, utilizao e destinao), pois isso muito cobrado pelo CESPE. Veremos, nas prximas questes, como esse assunto abordado nas mais diversas formas...

2- (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) Com a gesto eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundrio sejam conservados permanentemente. Gabarito: E Resoluo: Para responder essa questo, basta lembrarmos-nos do conceito de valor secundrio dos documentos e ter em mente a definio de gesto de documentos. Como vimos na aula passada, o valor secundrio atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles
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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF para os quais foi originalmente cultural, informativo, etc.). produzido (valor histrico,

Dessa forma, a gesto de documentos no impede que os documentos de valor secundrio sejam conservados de forma permanente. exatamente o oposto disso. Uma gesto eficaz avalia os documentos e determina quais sero objeto de arquivo permanente, justamente em face do seu valor secundrio. Portanto, o item est errado.

3(CESPE TRE/MA Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) No objetivo da gesto de documentos racionalizar a produo dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundrio. Gabarito: E Resoluo: Essa questo contm dois erros, tambm diretamente ligados ao conceito de gesto de documentos. O primeiro est em afirmar que no objetivo da gesto de documentos racionalizar sua produo. Ora, j vimos que uma das principais caractersticas da fase de produo de documentos contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais administrao, evitando duplicaes desnecessrias. Ainda nessa fase, cabe ao arquivista propor a consolidao de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequncia, sugerir a criao ou extino de modelos de formulrios, apresentar estudos sobre adequao e aproveitamento de recursos reprogrficos e informticos, contribuir para a difuso de normas e informaes, opinar sobre a escolha de equipamentos. Enfim, desempenhar atividades visando sempre racionalizao da criao de documentos. J, o segundo erro o mesmo que constatamos na questo anterior: o objetivo da gesto de documentos no eliminar os documentos de valor secundrio. Pelo contrrio, deve-se avaliar o valor de prova e de informao para instituio (=avaliao) para determinar quais vo para o arquivo permanente e quais sero eliminados (=destinao). Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 4

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Portanto, o item est errado.

4- (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 - Adaptada) A criao, o arquivamento e a eliminao documentos so as trs fases bsicas da gesto de documentos. Gabarito: E Resoluo: Outra questo sobre as fases da gesto de documentos. Como vimos, as fases da gesto de documentos so

de

trs: produo,

utilizao e destinao. O arquivamento faz parte da fase de utilizao. Falaremos, mais adiante, sobre essa atividade, em especial, sobre os mtodos de arquivamento. Por enquanto, basta saber que arquivamento constitui os procedimentos necessrios para guardar (=arquivar) os documentos correntes, de forma a permitir que as informaes sejam eficientemente recuperadas de acordo com as necessidades da administrao. Voltando questo, arquivamento no uma fase da gesto de documentos, somente pertence fase de utilizao. Portanto, o item est errado.

5- (CESPE MMA Agente Administrativo 2009) Na gesto de documentos, a fase de produo refere-se elaborao de documentos resultantes de atividades de um rgo ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias. Gabarito: C Resoluo: Essa questo trata da fase de produo que j estudamos, fica fcil respond-la, no? Veja s...
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de

documentos.

Pelo

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF Vimos que a fase de produo refere-se elaborao de documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Alm disso, falamos que uma importante caracterstica dessa fase a otimizao da criao de documentos, evitando duplicaes e a emisses de vias desnecessrias. Portanto, o item correto.

6- (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) A fase da gesto de documentos em que so feitas a anlise e a avaliao de documentos acumulados em arquivos conhecida como preservao de documentos. Gabarito: E Resoluo: Essa questo, por sua vez, trata da fase de destinao de documentos. J falamos tambm sobre essa fase. Trata-se das atividades de anlise (=avaliao do valor dos documentos) e seleo (=decidir quais os documentos sero preservados no arquivo permanente e quais sero eliminados). Olhando para o enunciado da questo, possvel constatar o erro: no existe a fase preservao na gesto de documentos. Preservar documentos de valor secundrio no arquivo permanente apenas uma das consequncias das atividades da fase de destinao. Portanto, o item est errado.

7- (CESPE MMA Agente Administrativo 2009) Na gesto de documentos, as atividades de protocolo, a recuperao de informaes e a elaborao de normas de acesso documentao so desenvolvidas na fase de utilizao de documentos. Gabarito: C Resoluo: Finalmente essa questo trata da fase de utilizao de documentos. Como vimos, refere-se ao fluxo de atividades que documentos percorrem para dar cumprimento de sua funo administrativa. os

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF Essa fase envolve mtodos de protocolo, de classificao, de organizao e de arquivamento durante a idade corrente e intermediria. Alm disso, so tambm desenvolvidas as normas de acesso documentao e recuperao de informaes, indispensveis ao desenvolvimento de funes administrativas, tcnicas ou cientficas das instituies. Voltando descritas questo, podemos ver que todas as atividades no enunciado fazem parte da fase de utilizao de documentos.

Portanto, o item est certo. Voc deve j estar ficando cansado de tanta repetio, no ? Contudo, como j foi dito, isso proposital! Esse tema um dos mais batidos nas provas do CESPE e, provavelmente, vai haver pelo menos um item sobre isso na prova da PF/2009. Portanto, queremos que esses conceitos fiquem mais do que claros, queremos que eles fiquem presos sua memria. Sabe aquelas msicas que no gostamos, mas sabemos a letra de cor. exatamente isso! (risos) Portanto, podemos resumir os pontos mais importantes sobre o conceito e as fases da gesto de documentos no quadrinho abaixo.
Produo elaborao dos documentos em decorrncias das atividades da instituio criao de documentos essenciais administrao, evitando duplicao e emisso de vias desnecessrias protocolo, classificao, organizao e corrente arquivamento durante a idade e intermediria normas de acesso documentao e recuperao de informaes anlise e avaliao dos documentos (valor) definio de quais sero objeto de arquivo permanente e quais sero eliminados

Gesto de Documentos

Utilizao Destinao

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8- (CESPE ME - Arquivista 2008) O diagnstico da situao arquivstica pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o rgo pblico tem uma massa documental acumulada de grandes propores. Gabarito: E Resoluo: Antes de responder a questo, vamos dar um passo para trs e falar um pouco sobre um assunto que vem antes da gesto de documentos: organizao e administrao de arquivos. A organizao de arquivos consiste no desenvolvimento de quatro etapas de trabalho: 1- Levantamento de dados: atividades de exame e coleta de informaes acerca da documentao do arquivo. Nessa etapa, so coletadas as informaes sobre o gnero dos documentos (textuais, iconogrficos, informticos etc.), as espcies documentais (cartas, faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de conservao do acervo, os recursos humanos da instituio, enfim, todos os dados relevantes para o arquivo da instituio. 2- Anlise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior, ser feita uma anlise objetiva da real situao dos servios de arquivo e um diagnstico que permita propor alteraes no sistema a ser implantado. Ou seja, o diagnstico consiste em uma constatao das falhas existentes na administrao que impedem o correto funcionamento do arquivo. 3- Planejamento: elaborao de um plano leve em considerao tanto as disposies necessidades da organizao. Esse plano considerao os seguintes elementos: arquivstico que legais quanto as deve levar em

a) posio do arquivo na estrutura organizacional da administrao recomenda-se que seja a mais alta possvel; b) centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo em fase corrente (Lembra que falamos sobre isso no final da aula passada?);

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF c) criao de uma coordenao central dos servios de arquivo, nos casos de descentralizao; d) definio dos mtodos de arquivamento; e) estabelecimentos das regras e normas de funcionamento; f) necessidades de recursos humanos; g) escolha das instalaes e equipamentos; h) constituio de arquivos intermedirios e permanentes. 4- Implantao e acompanhamento: implementao do plano de arquivo na instituio em conjunto com testes de procedimentos, rotinas, normas, formulrios etc. A implantao deve ser procedida por um acompanhamento constante dos resultados, a fim de corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades ou falhas no sistema arquivstico. Bom... vamos voltar, agora, nossa questo. Na realidade, no era preciso saber tudo o que falamos acima para respond-la. Contudo, foi bom poder aproveitar a oportunidade para tratar, com um pouco mais de detalhes, da organizao de arquivos. O enunciado fala que o diagnstico deve ser adotado apenas em instituies com massa documental acumulada de grandes propores. Como vimos, o diagnstico faz parte da organizao do arquivo e permite apontar, a partir dos dados coletados, as impropriedades que impedem o correto funcionamento do arquivo. Dessa forma, realizar um diagnstico no est relacionado quantidade de documentos acumulados em uma instituio (isso provavelmente seria o resultado do diagnstico). Ou seja, mesmo organizaes que no tenham grande quantidade de documentos acumulados, podem e devem passar por um diagnstico, de forma a permitir que as eventuais falhas sejam identificadas e seja possvel propor melhorias no sistema arquivstico. Portanto, o item est errado.

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF 9- (CESPE ME - Arquivista 2008) O principal dado a ser coletado em um diagnstico da situao arquivstica de um rgo pblico a quantificao de seu acervo documental. Gabarito: E Resoluo: Essa questo tambm trata sobre diagnstico do arquivo. O enunciado afirma que principal dado a ser coletado em um diagnstico a quantificao de seu acervo documental. Vimos que o diagnstico realizado a partir de diversos dados coletados, tais como: gneros e espcies documentais, tamanho e estado de conservao do acervo, recursos humanos, funes e atividades afetas instituio etc. Dessa forma, est incorreto afirmar que o principal dado o tamanho do acervo, pois apenas uma das inmeras informaes necessrias para a realizao do diagnstico. Portanto, o item est errado.

10(CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 - Adaptada) O arquivo corrente constitudo de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primrio. Gabarito: C Resoluo: Vamos retomar agora um tema j exaustivamente discutido em nossas aulas: Teoria das Trs Idades (no esquea que, muitas vezes, vamos repetir, repetir e repetir, at saber de cor). Como vimos, os arquivos correntes (= primeira idade) so constitudos por documentos que, pelo seu valor primrio, so frequentemente consultados. Lembre-se que o valor primrio de um documento atribudo em funo do interesse que possa ter para a organizao, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc. Ora, s com isso j podemos, facilmente, responder essa questo, no ? Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

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O item est correto. Contudo, vamos aproveitar o espao para introduzir um novo assunto: gesto de documentos correntes. No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes devem permitir aproveitar, ao mximo, a informao disponvel e necessria tomada de decises, aumentando, assim, a eficincia administrativa. Podemos destacar idade do arquivo: 1) 2) 3) 4) 5) cinco atividades distintas, inerentes a essa

Protocolo (recebimento, classificao, registro e movimentao) Expedio Arquivamento Emprstimo e consulta Destinao

No se preocupe, pois falaremos dessas atividades adiante, principalmente sobre Protocolo e Destinao, que esto explcitas no contedo programtico da PF/2009.

11- (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinao na gesto de documentos. Gabarito: E Resoluo: Agora, podemos responder acabamos de discutir.

essa

questo

com

base

no

que

Bom... aqui, a banca quis fazer uma confuso entre as atividades presentes no arquivo corrente, misturando protocolo com destinao. Como vimos, protocolo e destinao so fases distintas e uma no faz parte da outra. Portanto, o item est errado.

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF 12- (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) As atividades a seguir so rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituies; despachar documentos enviados por setores do rgo; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devoluo do documento; prestar informaes contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relao prtica e tica profissional. Gabarito: E Resoluo: Como falamos na questo anterior, a primeira gesto de documentos correntes o protocolo.

atividade

na

Sabemos que os documentos em fase corrente so aqueles necessrios s atividades desenvolvidas na instituio. Dessa forma, as unidades de protocolo executam os procedimentos de recebimento, classificao, registro e movimentao dos documentos consituindo verdadeiras portas de entrada para a informao. Ou seja, atividades como recebimento e expedio de correspondncias, classificao dos documentos recebidos em ostensivos ou sigilosos, distribuio de documentos etc. Portanto, a vai uma dica importante para responder questes sobre protocolo: sempre se lembre das atividades de Recebimento, Classificao, Registro e Movimentao dos documentos. Re-Cla-Re-Mo... gostou do mnemnico? (risos) Geralmente, as questes trazem uma srie de atividades e perguntam se fazem parte do protocolo. fcil! Basta verificar se se encaixam no Re-ClaRe- Mo. Essa questo, por exemplo, fala que as seguintes atividades so rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituies (Recebimento) despachar documentos enviados por setores do rgo (Movimentao) armazenar os documentos em fase corrente (?) emprestar os documentos aos setores que os solicitarem (?) fazer o controle de retirada dos documentos (?) controlar o prazo para devoluo do documento (?) prestar informaes contidas nos documentos (?) Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 12

CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relao prtica e tica profissional (?) Observe que apenas as duas primeiras atividades se encaixam no Re-Cla-ReMo. As outras no so recebimento, classificao, registro ou movimentao. Na realidade, fazem parte da fase de arquivamento. De qualquer forma, para responder esse tipo de questo, no precisamos saber em que fase esto inseridas as atividades, basta sabermos se pertencem ou no ao protocolo. Para isso, usamos nosso Re-Cla-Re-Mo. Portanto, o item est errado.

13-

(CESPE

SECAD/TO

Papiloscopista e

e classificao, registro e movimentao preservao so rotinas de protocolo. Gabarito: E

2008) Recebimento conservao e

14- (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) A incluso de dados sobre o documento em uma base de dados conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes. Gabarito: C 15- (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) As atividades de registro, expedio, distribuio e movimentao so tpicas do protocolo, apesar de essa ltima ter uma participao importante dos setores de trabalho do rgo/instituio. Gabarito: C Resoluo: As questes 13, 14 e 15 podem ser resolvidas de acordo com a dica que acabamos de dar: checar se as atividades so do tipo RE-CLA-RE-MO. Na questo 13, temos: Recebimento e Classificao Registro e Movimentao Conservao e preservao (?)

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF Conservar e preservar os documentos no fazem parte das atividades de recebimento, classificao, registro ou movimentao. Portanto, o item est errado. Na questo 14, temos: incluso de dados sobre o documento em uma base de dados (Registro) Portanto, o item est certo.

Na questo 15, temos: registro, (Registro) expedio, distribuio e movimentao (Movimentao) Portanto, o item est certo. Viu como simples? Basta se lembrar das atividades do protocolo Recebimento, Classificao, Registro e Movimentao.

16- (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa - 2008) O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso. Gabarito: C 17- (CESPE MMA Agente Administrativo 2009) Determinada organizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado. Na situao em apreo, se o documento fosse um ofcio de carter ostensivo, ele no deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado
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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF diretamente ao destinatrio, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo. Gabarito: E Resoluo: Para resolver as questes 16 e 17, vamos abordar outro assunto muito recorrente nas provas do CESPE: carter ostensivo e sigiloso dos documentos. Na aula passada, explicamos que, quanto natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos (=ordinrios) ou sigilosos. Por um lado, a classificao de ostensivo dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. Por outro lado, consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. A regulamentao dos documentos sigilosos feita pelo Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002. O art. 5 deste decreto classifica as informaes sigilosas, em razo do seu teor e de seus elementos intrnsecos, em quatro graus de sigilo:

Documento reservado Documento confidencial Documento secreto Documento ultra-secreto

Nesse contexto, a unidade de protocolo, ao receber documentos, deve: separar o que sigiloso (Classificao); de carter ostensivo do que de carter

encaminhar diretamente os documentos respectivos destinatrios (Movimentao);

sigilosos

aos

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF abrir os documentos de carter ostensivo e, a partir da sua leitura, interpretar e classific-los com base no cdigo de assuntos, se for o caso (Classificao); e encaminhar os documentos de carter ostensivo ao setor responsvel (Movimentao);

Observe, ento, que o protocolo deve tomar conhecimento do contedo de documentos ostensivos, contudo, no pode tomar conhecimento do contedo de documentos sigilosos. Bom... vamos voltar s questes. Para resolver a questo 16, na realidade, no precisamos saber muito sobre arquivos ostensivos e sigilosos. Basta lembrar-se do no mnemnico Re-Cla-ReMo. Separar correspondncias oficiais das particulares e separar correspondncias oficiais de carter ostensivo das de carter sigiloso so atividades de classificao, ou seja, de protocolo. Portanto, o item est certo. J a questo 17 afirma que as correspondncias de carter ostensivo no devem ser abertas pelo protocolo. Como vimos, isso incorreto. So as de carter sigiloso que no podem ser abertos. Portanto, o item est errado.

18- (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente ser realizada aps autorizao da presidncia do rgo, e sancionada em instncia superior: se federal, pela Casa Civil da Presidncia da Repblica; se estadual, pelo Gabinete do Governador. Gabarito: E Resoluo: Vamos falar agora de documentos: avaliao e destinao.

outra

importante

fase

da

gesto

de

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF J vimos que alguns documentos tm valor temporrio, enquanto que outros tm valor permanente. Alm disso, alguns deles so frequentemente utilizados, enquanto outros nem tanto. Devido a essas diferenas relativas ao valor e frequncia de uso, surge a necessidade de avaliar, selecionar e eliminar os documentos. Essas trs atividades objetivam estabelecer o prazo de vida dos documentos, de acordo com seus valores informativo e probatrio. Em relao ao seu valor, os documentos podem ser: Permanente vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem de importncia vital para a organizao. Permanente: devem ser conservados no serem vitais, a informao que em carter permanente. indefinidamente contm deve ser apesar de preservada

Temporrios: podem ser descartados, aps determinado prazo, quando cessa o valor do documento.

evidente que a eliminao de documentos, no pode ser feita indiscriminadamente. Dessa forma, h pontos-chave que sempre devem ser observados: importncia do documento com relao aos valores administrativo e probatrio (=primrio) ou histrico (=secundrio); possibilidade e custos de reproduo (e.g. microfilmagem falaremos sobre isso na aula 03); espao, equipamento utilizado e custos de arquivamento; prazos de prescrio e decadncia de direitos, de acordo com a legislao vigente; e nmero de cpias existentes. Bom... saindo um pouco da teoria e entrando na legislao, o artigo 9 da Lei n 8.159/91, traz o seguinte:

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Voltando nossa questo, temos que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico no depende de autorizao da presidncia do rgo em questo, muito menos deve ser sancionada em instncia superior (Casa Civil da Presidncia da Repblica, Gabinete do Governador etc.) A eliminao desses documentos se d mediante autorizao da instituio arquivstica pblica. Portanto, o item est errado.

19- (CESPE SEPLAG/DFTRANS Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) A eliminao dos documentos pode ser feita, desde que, aps a extino do valor primrio (administrativo, legal ou fiscal), os documentos no apresentem valor secundrio (informativo ou probatrio). Gabarito: C Resoluo: De acordo

com

que

vimos dos

na

questo

documentos constitui um avaliao e destinao.

produtos

anterior, a eliminao finais da fase de

dos

nessa fase que os documentos so avaliados, selecionados e eliminados, de acordo com o seu valor. Dessa forma, aps a extino do valor primrio, os documentos que no apresentem valor secundrio sero eliminados. Portanto, item certo.

20- (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) Na avaliao dos documentos, aplica-se o cdigo de classificao de documentos de arquivo. Gabarito: E

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF Resoluo: Essa questo trouxe uma nova expresso: cdigo de classificao. Antes de explicar o que significa isso, quero fazer uma pergunta a voc. Mesmo sem saber o que cdigo de classificao, voc acha que esse instrumento aplicado na fase de avaliao e destinao? Voc lembra em qual fase da gesto de documentos falamos de classificao? Na fase de protocolo!!! Lembre do Re-Cla-Re-Mo. O cdigo de classificao um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. Como vimos, a classificao fase de protocolo e esse instrumento mais utilizado. dos documentos o momento em que o feita referido na

A avaliao tem como objetivo analisar os documentos de arquivo e estabelecer os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos. Portanto, o item est errado.

21- (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) Os prazos de prescrio e decadncia de direitos, que podem ser verificados na legislao em vigor, so elementos importantes para o trabalho de avaliao de documentos. Gabarito: C Resoluo: Essa mais uma questo sobre destinao de documentos. Vimos que a avaliao o processo de anlise de documentos, visando a estabelecer sua destinao (guarda temporria ou permanente, ou eliminao), de acordo com os valores primrios e secundrios que lhes so atribudos. Alm disso, tambm falamos de alguns pontos-chave que devem ser considerados nesse processo. Um deles refere-se aos prazos de prescrio e decadncia de direitos.
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Ora, isso tudo bem lgico, no? Temos que levar em contas os prazos prescricionais e decadenciais antes de eliminar um documento. Pense no seu imposto de renda. Voc no tem que guardar todos os documentos por, pelo menos, cinco anos? Portanto, o item est certo.

22- (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) A destinao dos documentos indicada pela tabela de temporalidade. Gabarito: C Resoluo: Os instrumentos de destinao so os atos normativos elaborados pela organizao, nos quais so fixadas diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos. Os dois principais instrumentos de destinao so: Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes. Alm disso, estabelece os critrios para recolhimento no arquivo permanente e eliminao. Em uma tabela de temporalidade de uma empresa, por exemplo, poderia estar definido que os cartes de ponto deveriam ser conservados por sete anos no Servio de Pessoal e depois eliminados; ou que os contratos de prestao de servios de limpeza deveriam ser conservados em carter definitivo no arquivo permanente. Lista de Eliminao: consiste em uma relao especfica de documentos a serem eliminados de uma s vez e que necessita ser aprovada pela autoridade competente. De volta questo, fica, agora, fcil encontrar a resposta, no? O enunciado afirma que a destinao dos documentos indicada pela tabela de temporalidade. exatamente isso, a destinao dos documentos (prazos e critrios para eliminao e guarda) definida nesse instrumento.
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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF Portanto, o item est certo.

23- (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) Fazem parte das rotinas para destinao de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder eliminao; elaborar termo de eliminao; elaborar lista de documentos destinados fase intermediria; operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio. Gabarito: C Resoluo: Essa questo veio com um enunciado enorme, trazendo uma srie de atividades relacionadas destinao de documentos, para assustar os candidatos. Veremos que no nenhum bicho de sete cabeas. Vejamos... Fazem parte das rotinas para destinao de documentos na fase corrente as seguintes atividades: 1. verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; Acabamos de falar sobre isso na questo anterior. A tabela de temporalidade organiza os documentos a serem destinados, a partir de prazos e critrios para recolhimento e eliminao. Portanto, verificar esse instrumento faz parte da fase de destinao. 2. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; Essa atividade tambm bem lgica. Para proceder com a destinao preciso verificar, na tabela de temporalidade, os prazos de guarda estabelecidos. 3. registrar os documentos a serem eliminados; As listas de eliminao, como vimos, relacionam os documentos a serem eliminados. 4. proceder eliminao;
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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF Essa atividade tambm bem lgica. O ato de eliminar os documentos tambm faz parte da fase de destinao. 5. elaborar termo de eliminao; Ainda no havamos falado sobre o termo de eliminao, mas j dava para perceber que tambm faz parte da fase de destinao, no ? O termo de eliminao o instrumento do qual consta o registro de informaes sobre documentos eliminados aps terem cumprido o prazo de guarda. 6. elaborar lista de documentos destinados fase intermediria; e De forma semelhante lista de eliminao, existem as listas de transferncia (documentos destinados fase intermediria) e as listas de recolhimento (documentos destinados fase permanente). Falaremos, adiante, sobre as diferenas entre recolhimento e transferncia. 7. operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio. Essa atividade tambm bem lgica. Permitir que os documentos passem ao arquivo intermedirio tambm faz parte da fase de destinao. Voc viu que apesar da extenso da questo e de algumas definies que ainda no havia visto, possvel respond-la sem muitos problemas. Basta entender bem no que consiste fase de destinao. Portanto, no se assuste ao se deparar com uma questo que traga alguns termos ou expresses que ainda no viu de forma literal. Procure entender, o que est por trs e, a partir da, concluir em que fase da gesto de documento a questo se refere. Quanto a essa questo, vimos, item a item, que est correta.

24- (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) O instrumento resultante da atividade de avaliao o catlogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente ostensiva ou sigilosa, indicando os nveis legais de acesso a cada documento ou informao. Gabarito: E
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Resoluo: Em questes como essa, temos que ter em mente quais so os principais instrumentos de destinao:tabela de temporalidade e lista de eliminao. Catlogo seletivo de documentos aquele que toma por unidade, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos, segundo critrio temtico. Nada tem a ver com a fase de destinao. Portanto, o item est errado.

25- (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) A destinao dos documentos indicada pelo plano de classificao. Gabarito: E Resoluo: Mais uma questo que tenta confundir os instrumentos de destinao com os de classificao. J no temos com errar, no mesmo? A destinao dos documentos indicada na tabela de temporalidade e no no plano de classificao. O plano de classificao o esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. esse plano que vai dar origem ao cdigo de classificao. Portanto, o item est errado.

26- (CESPE ANAC Tcnico Administrativo 2009) O arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio. Gabarito: C

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF 27(CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 - Adaptada) Os documentos de idade intermediria so os que so consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. Gabarito: E Resoluo: Vamos utilizar as questes 26 e 27 para relembrar um conceito importante visto na aula inaugural: arquivo intermedirio. Como vimos, o arquivo intermedirio (=segunda idade) o conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinao. constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria, por esse motivo, tambm denominado de limbo ou purgatrio. Bom... j podemos responder, agora, as questes. A questo 26 afirma que o arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio. Isso est correto, pois os documentos que compem o arquivo intermedirio ainda tm valor primrio. A nica diferena para o arquivo corrente diz respeito frequncia de utilizao dos documentos. Portanto, o item est correto. A questo 27 afirma que os documentos de idade intermediria so os que so consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. J d para ver o erro da questo: o arquivo intermedirio no acessado frequentemente. Portanto, o item est errado.

28(CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 - Adaptada) O arquivo permanente formado por documentos de valor administrativo, legal ou fiscal.
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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF Gabarito: E Resoluo: Vamos utilizar essa questo para lembrar, mais uma vez, o que so arquivos permanentes. Vimos que o arquivo permanente (=terceira idade) constitudo de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa (=valor primrio), que so conservados em razo de seu valor histrico ou documental (=valor secundrio) e que permitem conhecer o passado e a evoluo de uma organizao. A questo comete um erro ao afirmar que o arquivo permanente formado por documentos com valor primrio (valor administrativo, legal ou fiscal), quando, na realidade, formado por documentos de valor secundrio. Portanto, o item est errado. Agora que j relembramos o que so arquivos intermedirios e permanentes, vamos em frente para discutir como se d a gesto de documentos nessas idades do arquivo.

29- (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, transferncia e recolhimento. Gabarito: C Resoluo: Como estudamos, na fase de avaliao e destinao, os documentos so analisados em funo do valor e da frequncia de uso. Essas duas variveis definem qual ser o destino do documento: transferncia para o arquivo intermedirio, recolhimento para o arquivo permanente ou eliminao. O quadro, abaixo, resume bem o que estamos falando:

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF Valor com valor primrio com valor primrio sem valor primrio, mas com valor secundrio sem valor primrio e secundrio eliminao Frequncia de uso alta baixa baixa Destino permanece no arquivo corrente transferncia para o arquivo intermedirio recolhimento para o arquivo permanente

Vamos aproveitar a oportunidade para falar sobre duas palavrinhas que, at agora, estvamos utilizando de maneira indiscriminada, mas que, no fundo, so bem diferentes: transferncia e recolhimento. Transferncia: passagem do arquivo corrente para o intermedirio. Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente. Portanto, cuidado! Isso muito cobrado pelo CESPE. Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, transferncia e recolhimento. Guarde isso! Indo um pouco mais a fundo, podemos definir dois tipos de transferncias: permanente e peridica. A transferncia permanente ocorre em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique, em cada documento, a data em que o documento dever ser transferido. A transferncia peridica, por sua vez, ocorre em intervalos determinados, ou seja, periodicamente, e pode ser de trs tipos: 1. Transferncia em uma etapa: os documentos com valor secundrio so recolhidos diretamente para o arquivo permanente, sem passar pelo limbo. Ou seja, a mesma coisa que recolhimento.
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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF Voc lembra o que limbo, no ? (Limbo = Arquivo Intermedirio). 2. Transferncia em duas etapas (= dupla capacidade, transferncia mltipa ou mtodo do ciclo): os documentos so transferidos para o arquivo intermedirio, onde permanecem por determinado perodo e, finalmente, se considerados com valor secundrio, so recolhidos para o arquivo permanente. 3. Transferncia de mnimo e mximo: os documentos compreendidos entre um intervalo de datas (mnimo e mximo) so transferidos para o arquivo intermedirio. Ou seja, ao atingir um prazo mnimo, o documento transferido para o arquivo intermedirio, depois de passar de um prazo mximo, recolhido para o arquivo permanente ou eliminado.

Importante! Perceba que recolhimento um tipo de transferncia. Cuidado, pois a banca pode tentar confundir voc. Podemos fazer um quadro para resumir o que acabamos de ver: Permanente (intervalos irregulares) recolhidos diretamente uma etapa (=recolhimento) para o arquivo permanente passam, primeiramente, pelo limbo (arquivo duas etapas Peridica intermedirio) (intervalos quando compreendidos determinados) entre um intervalo de datas mnimo e (mnimo e mximo), so mximo transferidos para o arquivo intermedirio

Transferncia

Voltando questo, o enunciado afirma que os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, transferncia e recolhimento.

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF exatamente o que falamos: transferncia a passagem para o arquivo intermedirio e recolhimento a passagem para o arquivo permanente. Portanto, o item est certo.

30 - (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, arquivamento e acondicionamento. Gabarito: E Resoluo: Agora ficou fcil matar essa questo, no? Arquivamento e Acondicionamento? Nada a ver! Arquivamento, como vimos no incio dessa aula, uma das fases da gesto de documentos, que consiste no conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Falaremos com mais detalhes sobre essa fase e sobre os diversos mtodos de arquivamento na aula 03. Acondicionamento so as formas de embalagem guarda de documentos visando sua preservao e acesso. ou

Sabemos que os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, transferncia e recolhimento. Portanto, o item est errado.

31(CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo Documentos transferidos a arquivos intermedirios devem classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes. Gabarito: C

2007) conservar a

Resoluo: Vimos que a funo primordial dos arquivos intermedirios servir como um arquivamento transitrio.
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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF Dessa forma, permite que documentos ainda com valor primrio (=valor administrativo, legal ou fiscal), que j no tm uso to frequente, sejam guardados, at serem destinados ao recolhimento ou eliminao. Uma importante caracterstica dos documentos transferidos ao arquivo intermedirio que conservam a classificao que lhes foi dada no arquivo corrente. Isso se deve ao fato de as caractersticas e propriedades dos documentos continuarem as mesmas, no que se refere s funes organizacionais (valor primrio) para as quais foram criados. No esquea, a nica diferena entre os documentos correntes e intermedirios se refere s suas frequncias de uso. Suas funes para a entidade continuam sendo as mesmas. Portanto, o item est correto.

32 - (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009) O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos. Gabarito:E 33- (CESPE SEPLAG/DFTRANS Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) Os documentos de guarda temporria devem ser mantidos por cinco anos. Gabarito: E Resoluo: Vamos aproveitar essas duas questes para falar de algo que frequentemente cai em provas. Os prazos de guarda so baseados em estimativas de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fim dos quais a destinao efetivada (recolhimento para guarda permanente ou eliminao). Vimos que as tabelas de temporalidade, de acordo com as especificidades de cada documento, determinam os prazos em que os documentos devem ser
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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, recolhidos aos arquivos permanentes ou eliminados. Ou seja, os prazos de guarda so definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questo. Por exemplo, notas fiscais de compras de matria-prima podem ficar armazenadas por um perodo de tempo diferente dos cartes de ponto dos empregados. Tudo isso pode depender de diversas variveis administrativas, legais e fiscais. Portanto, cuidado! Toda vez que a banca afirmar, de forma genrica, que os documentos do arquivo corrente e/ou intermedirio devem ser mantidos por X anos, a questo estar errada. Dessa forma, olhando os enunciados das questes 32 e 33, possvel ver que ambas esto erradas.

34- (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) A funo de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos. Gabarito: C Resoluo: Ao longo das nossas aulas, vimos que os arquivos passam por uma evoluo que os afasta cada vez mais de seu objetivo primrio, diminuindo seu valor administrativo (=primrio) e aumentando seu valor histrico (=secundrio). Dessa forma, os documentos, que uma vez tiveram utilidade funcional, podem constituir peas fundamentais para a histria da organizao e de toda a sociedade. nesse estgio que surge o arquivo permanente. A funo de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custdia. Assim, podemos classificar as atividades de um arquivo permanente em quatro grupos:

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF Arranjo: consiste na reunio e ordenao adequada dos documentos no arquivo permanente. Descrio e publicao: so instrumentos de pesquisa para a localizao dos documentos no acervo, que permitem a consulta e divulgao. Conservao: medidas lugar de guarda. de proteo dos documentos e do seu

Referncia: consiste nas polticas de acesso e uso dos documentos. Se invertermos a ordem dos grupos descritos acima, podemos pensar em um mnemnico bem legal... que tal De-Co-Re-Ar? Descrio Conservao Referncia Arranjo Voltando questo temos: reunir e arranjar (=Arranjo) conservar (=Conservao) descrever e facilitar a consulta (=Descrio) Portanto, o item est correto.

35- (CESPE SEPLAG/DFTRANS Analista de Transportes Urbanos/Arquivista 2008) As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrio e publicao, conservao e referncia. Gabarito: C Resoluo: Bom... Agora, ficou fcil, no ? A questo uma aplicao direta do nosso De-Co-Re-Ar. As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrio e publicao, conservao e referncia. Portanto, o item est certo.

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF 36- (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) Arranjo, descrio, publicao, preservao, avaliao, criao e referncia so atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. Gabarito: E Resoluo: Essa mais uma questo sobre as atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. Vejamos: arranjo descrio e publicao preservao (=conservaco) avaliao (?) criao (?) referncia

Avaliao e criao no so atividades do arquivo permanente (no fazem parte do nosso De-Co-Re-Ar), so fases da gesto de arquivos correntes. Portanto, o item est errado.

37 - (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) O tratamento da documentao permanente deve ser feito a partir da aplicao do princpio da territorialidade, um dos princpios fundamentais da arquivologia. Gabarito:E Resoluo: A administrao do arquivo permanente bastante complexa, talvez mais complexa que a de arquivos correntes e intermedirios. A razo disso se deve ao fato de, na maioria das vezes, concentrar documentos emanados de diversos rgos, de muitas subdivises administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Lembra quando falamos, no final da aula passada, centralizao e descentralizao de arquivos correntes? sobre

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF Ou seja, o arquivo permanente tende a crescer indefinidamente, pois o resultado da contnua reunio de documentos enviados pelos diversos arquivos correntes e intermedirios. Dessa forma, ao tratar da documentao de carter permanente, deve-se sempre levar em considerao o princpio da provenincia (=princpio do respeito aos fundos). Como vimos na aula passada, esse um princpio bsico da arquivologia e afirma que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia (=fundo de arquivo) no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. O fato de o arquivo permanente ser constitudo de diversos fundos faz necessria a anlise de quais unidades administrativas iro constituir cada fundo. A escolha desses fundos estabelecida de acordo com a convenincia de cada situao, contudo, pode ser feita a partir de dois critrios. 1. Estrutural: fundos so constitudos pelo agrupamento dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. Por exemplo, seria constitudo um fundo para cada rgo: Ministrio de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energtica EPE, agncia Nacional de Energia Eltrica ANEEL etc. 2. Funcional: fundos so constitudos por documentos reunidos de acordo com sua semelhana temtica, provenientes de diversas fontes geradoras de arquivo. Por exemplo, poderamos constituir um nico fundo relacionado atividade comum a todos os rgos: Energia (Ministrio de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energtica EPE, agncia Nacional de Energia Eltrica ANEEL etc.)

Bom... voltando questo, o enunciado afirma que o tratamento da documentao permanente deve ser feito a partir da aplicao do princpio da territorialidade. O princpio certo seria o da provenincia. O princpio da territorialidade, como vimos na aula passada, afirma que os arquivos devem ser conservados em servios de arquivo do territrio no qual foram produzidos.
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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF

Portanto, o item est errado.

Ento, amigo, vamos parar por aqui. Encontrar-nos-emos na prxima aula, na qual fecharemos nosso contedo programtico e falaremos sobre arquivamento (conceito e mtodos), tipologia documental e suportes fsicos. At l e bons estudos... Davi Barreto e Fernando Graeff

Lista de Questes

1 (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) Chama-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas realizados na fase corrente e na intermediria e que abrangem produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinao, isto , determinando a eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 2- (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) Com a gesto eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundrio sejam conservados permanentemente. 3(CESPE TRE/MA Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) No objetivo da gesto de documentos racionalizar a produo dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundrio. 4- (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 - Adaptada) A criao, o arquivamento e a eliminao documentos so as trs fases bsicas da gesto de documentos. de

5- (CESPE MMA Agente Administrativo 2009) Na gesto de documentos, a fase de produo refere-se elaborao de documentos resultantes de atividades de um rgo ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias. 6- (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) A fase da gesto de documentos em que so feitas a anlise e a avaliao de documentos acumulados em arquivos conhecida como preservao de documentos. 7- (CESPE MMA Agente Administrativo 2009) Na gesto de documentos, as atividades de protocolo, a recuperao de informaes e a elaborao de normas de acesso documentao so desenvolvidas na fase de utilizao de documentos. 8- (CESPE ME - Arquivista 2008) O diagnstico da situao arquivstica pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o rgo pblico tem uma massa documental acumulada de grandes propores.

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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF 9- (CESPE ME - Arquivista 2008) O principal dado a ser coletado em um diagnstico da situao arquivstica de um rgo pblico a quantificao de seu acervo documental. 10(CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 - Adaptada) O arquivo corrente constitudo de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primrio. 11- (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinao na gesto de documentos. 12- (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) As atividades a seguir so rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituies; despachar documentos enviados por setores do rgo; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devoluo do documento; prestar informaes contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relao prtica e tica profissional. 13(CESPE SECAD/TO Papiloscopista e 2008) Recebimento conservao e

e classificao, registro e movimentao preservao so rotinas de protocolo.

14- (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) A incluso de dados sobre o documento em uma base de dados conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes. 15- (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) As atividades de registro, expedio, distribuio e movimentao so tpicas do protocolo, apesar de essa ltima ter uma participao importante dos setores de trabalho do rgo/instituio. 16- (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa - 2008) O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso. 17- (CESPE MMA Agente Administrativo 2009) Determinada organizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado
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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado. Na situao em apreo, se o documento fosse um ofcio de carter ostensivo, ele no deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretamente ao destinatrio, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo. 18- (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente ser realizada aps autorizao da presidncia do rgo, e sancionada em instncia superior: se federal, pela Casa Civil da Presidncia da Repblica; se estadual, pelo Gabinete do Governador. 19- (CESPE SEPLAG/DFTRANS Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) A eliminao dos documentos pode ser feita, desde que, aps a extino do valor primrio (administrativo, legal ou fiscal), os documentos no apresentem valor secundrio (informativo ou probatrio). 20(CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 - Adaptada) Na avaliao dos documentos, aplica-se o cdigo de classificao de documentos de arquivo. 21- (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) Os prazos de prescrio e decadncia de direitos, que podem ser verificados na legislao em vigor, so elementos importantes para o trabalho de avaliao de documentos. 22- (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) A destinao dos documentos indicada pela tabela de temporalidade. 23- (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) Fazem parte das rotinas para destinao de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder eliminao; elaborar termo de eliminao; elaborar lista de documentos destinados fase intermediria; operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio. 24- (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) O instrumento resultante da atividade de avaliao o catlogo
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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente ostensiva ou sigilosa, indicando os nveis legais de acesso a cada documento ou informao. 25- (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) A destinao dos documentos indicada pelo plano de classificao. 26- (CESPE ANAC Tcnico Administrativo 2009) O arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio. 27(CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 - Adaptada) Os documentos de idade intermediria so os que so consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. 28(CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 - Adaptada) O arquivo permanente formado por documentos de valor administrativo, legal ou fiscal. 29- (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, transferncia e recolhimento. 30- (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, arquivamento e acondicionamento. 31(CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo Documentos transferidos a arquivos intermedirios devem classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes. 2007) conservar a

32- (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009) O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos. 33- (CESPE SEPLAG/DFTRANS Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) Os documentos de guarda temporria devem ser mantidos por cinco anos. 34- (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) A funo de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos.
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CURSO ON-LINE EM EXERCCIOS DE ARQUIVOLOGIA PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF 35- (CESPE SEPLAG/DFTRANS Analista de Transportes Urbanos/Arquivista 2008) As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrio e publicao, conservao e referncia. 36- (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) Arranjo, descrio, publicao, preservao, avaliao, criao e referncia so atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. 37 - (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) O tratamento da documentao permanente deve ser feito a partir da aplicao do princpio da territorialidade, um dos princpios fundamentais da arquivologia.

GABRITOS:

1C 5C 9E 13 E 17 E 21 C 25 E 29 C 33 E 37 E

2E 6E 10 C 14 C 18 E 22 C 26 C 30 E 34 C

3E 7C 11 E 15 C 19 C 23 C 27 E 31 C 35 C

4E 8E 12 E 16 C 20 E 24 E 28 E 32 E 36 E

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff

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Bibliografia

BRASIL. Conarq - Conselho Terminologia Arquivstica.

Nacional

de Arquivos.

Dicionrio

Brasileiro

de

Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.

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