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DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA IMDER APARTADO ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

DEPENDENCIA:

IMDER

DOCUMENTO:

Estudio Previo

PRESTACIN DE SERVICIOS PARA EL SOPORTE Y ACTUALIZACIONES DEL SOFTWARE CONTABLE PARA EL AO 2.012
OBJETO:

CIUDAD:

APARTADO Antioquia

FECHA:

10 de abril de 2012

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TABLA DE CONTENIDO

1. ANTECEDENTES 1.1. DEFINICIN TECNICA DE LA FORMA COMO PUEDE SATISFACER LA NECESIDAD 2. CONDICIONES DELCONTRATO A CELEBRAR 3. LOS FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIN 4. SOPORTE TCNICO Y ECONMICO DEL PROCESO CONTRACTUAL A ADELANTARSE 5. JUSTIFICACION 6. ANLISIS DE LOS RIESGOS DE LA CONTRATACIN 7. ANLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS 8. ANEXOS

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1.

ANTECEDENTES

El proceso de modernizacin del Estado ha previsto la importancia para el desarrollo econmico, social y poltico, de la accin conjunta entre las autoridades locales y la comunidad, con el objeto de mejorar la eficiencia en la gestin pblica frente a la provisin de bienes y servicios que antes estaban a cargo de la Nacin. En tal sentido, se consolid un modelo de descentralizacin concebido como un marco para que las entidades territoriales pudiesen contar con una mayor autonoma a travs de la transferencia de poder de decisin y responsabilidad desde el nivel nacional, con el fin de atender oportuna y eficientemente las demandas de la comunidad en procura del bienestar general. Para maximizar los recursos del territorio, consolidar el proceso de descentralizacin, aprovechar mejor las oportunidades para competir en un mundo globalizado y organizar las acciones de los agentes e instituciones, en funcin de los objetivos que la sociedad establece en la Constitucin, es necesario que todos los niveles de decisin cuenten con definiciones claras acerca de los objetivos, medios, viabilizar propsitos y generar mecanismos para verificar su cumplimiento. El Acto Legislativo No. 2 del 2000 modificatorio del artculo 52 de la actual Carta, reconoce el derecho de todas las personas a la recreacin, a la prctica del deporte y al aprovechamiento del tiempo libre, los identifica como elementos que contribuyen en la formacin integral de las personas, el mejoramiento y mantenimiento de la salud, los integra a la educacin y los considera gasto pblico social. Este precepto determina un gran avance en materia de legislacin deportiva colocando al deporte y la recreacin como valores integrados a los intereses fundamentales de la colectividad, que deben ser protegidos y amparados por el Estado y la sociedad. En la Ley 136 de 1994 por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organizacin y el funcionamiento de los municipios. (Art. 3) corresponde al municipio: 5 Solucionar las necesidades insatisfechas de salud, educacin, saneamiento ambiental, agua potable, servicios pblicos domiciliarios, vivienda recreacin y deporte, con especial nfasis en la niez, la mujer, la tercera edad y los sectores discapacitados, directamente y, en concurrencia, complementariedad y coordinacin con las dems entidades territoriales y la Nacin, en los trminos que defina la ley.

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Por su parte la Ley 181 de 1995 en su objetivo especial proyecta la creacin del SISTEMA NACIONAL DEL DEPORTE, la recreacin, el aprovechamiento del tiempo libre, la educacin extra escolar y la educacin fsica. Dentro de sus objetivos se encuentra brindar a la comunidad la oportunidad de participar en todos aquellos procesos relacionados con las prcticas deportivas, recreativas y de aprovechamiento del tiempo libre, con el fin de favorecer el desarrollo integral, y a su vez, contribuir en la construccin de una cultura alrededor del deporte, que conlleve a mejorar la calidad de vida de todos los ciudadanos. El Instituto Municipal de Deportes y Recreacin de Apartad, IMDER, como ente descentralizado, tiene autonoma para el manejo de sus recursos y para garantizar un perfecto manejo de los recursos econmicos requiere contratar el servicio de soporte tcnico al software contable Adquirir software contable que contribuya al control y orden de los registros financieros.

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2. ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DEL CONTRATO Adelantadas las diligencias correspondientes y necesarias para verificar la necesidad de la contratacin para desarrollar el siguiente objeto: PRESTACIN DE SERVICIOS PARA EL SOPORTE Y ACTUALIZACIONES DEL SOFTWARE CONTABLE PARA EL AO 2.012 en concordancia y para dar cumplimiento conforme a lo dispuesto en el artculo 25, numerales 7 y 12 de la ley 80 de 1.993. en relacin con el artculo 3 del decreto 2474 de 2.008 para adelantar el proceso de seleccin por el sistema de seleccin abreviada de mnima cuanta y la consecuente celebracin del contrato requerido. Para el Instituto Municipal de Deportes y Recreacin de Apartad se hace ms exigente el manejo de la informacin contable y financiera, elevndola al rango de investigacin disciplinaria cuando esta no cumple con las indicaciones establecidas en estas normativas. Por esta razn es necesaria la contratacin de soporte y actualizacin del programa contable con que cuenta la entidad que cumpla con los nuevos requerimientos, no solamente legales sino de carcter tcnicos necesarios de la poca y que corresponda a las nuevas exigencias del mercado. Por lo anterior se justifica lograr eficiencia en la gestin administrativa fiscal y financiera mediante la actualizacin del software contable acorde a las necesidades y requerimientos no solo del instituto, sino tambin de sus organismos de control, quienes son cada da ms exigentes en la rendicin de cuentas. Sistematizar los procesos de la tesorera que permitan una administracin eficiente de los recursos y un ptimo manejo de ingresos y egresos.

OBJETIVOS 3. FUNDAMENTOS JURDICAS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIN De conformidad con el Art. 2 de la ley 1150/2007 y en concordancia con el Art. 2 del decreto 2474 de 2.008 y 3576 de 2.009, se requiere adelantar el presente proceso mediante la modalidad de seleccin abreviada de menor cuanta. La presente contratacin est fundamentada en el Art. 3 del decreto 2025 de 2.009 que seala lo siguiente: Cuando el valor del contrato por celebrar sea igual

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o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuanta, la entidad podr contratar tomando como nica consideracin las condiciones del mercado, sin que se requiera tener previamente varias ofertas. De acuerdo con lo preceptuado por el legislador en la ley 1150 de 2007, ttulo I, de la eficiencia y de la transparencia y que en el artculo 2 de las modalidade s de seleccin, numeral 2 prescribe que sern causales de seleccin abreviada las siguientes: b) La contratacin de menor cuanta. Se entender por menor cuanta los valores que a continuacin se relacionan, determinados en funcin de los presupuestos anuales de las entidades pblicas expresados en salarios mnimos legales mensuales. Las que tengan un presupuesto anual inferior a 120.000 salarios mnimos legales mensuales, la menor cuanta ser hasta 280 salarios mnimos legales mensuales. El Instituto Municipal de Deportes y Recreacin de Apartad, IMDER, tiene un presupuesto aprobado $1.824.946.064. La menor cuanta corresponde a los $158.676.000 y el 10% de la menor cuanta corresponde a los $15.867.600, por lo que s factible la utilizacin de la mnima cuanta para contratar el servicio en mencin. PLAZO: OCHO MESES (08) meses Y diez (10) DAS. Desde la firma del acta de iniciacin. FORMA DE PAGO: el Instituto Municipal de Deportes y Recreacin de Apartad, IMDER, pagar al contratista de la siguiente manera: Un primer pago del 40% al vencimiento del primer mes del valor del contrato, previa certificacin de recibo a satisfaccin por parte de la Direccin General, en todo caso previa presentacin de la factura, acreditacin de pago de seguridad social, informe de supervisin y dems requisitos exigidos por la Direccin General que le sean aplicables, un segundo pago del 30% a 4 meses previa certificacin de recibo a satisfaccin por parte de la Direccin General, en todo caso previa presentacin de la factura, acreditacin de pago de seguridad social, informe de supervisin y dems requisitos exigidos por la Direccin General que le sean aplicables, un tercer pago del 20% a 6 meses, previa certificacin de recibo a satisfaccin por parte de la Direccin General, en todo caso previa presentacin de la factura, acreditacin de pago de seguridad social, informe de supervisin y dems requisitos exigidos por la Direccin General que le sean aplicables y un ltimo pago del 10%, al vencimiento del contrato previa certificacin de recibo a satisfaccin por parte de la Direccin General, en todo caso previa presentacin de la factura, acreditacin

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de pago de seguridad social, informe de supervisin y dems requisitos exigidos por la Direccin General que le sean aplicables. 4. ANLISIS TCNICO Y ECONMICO QUE SOPORTAN EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. TCNICO: El presupuesto estimado por el IMDER Apartad es de CUATRO MILLONES DE PESOS ($4.000.000) moneda legal, rubro 003120102 denominado Servicios Tcnicos, el presupuesto asignado para el presente contrato se tuvo en cuenta el precio del mercado, se requiere que la entidad contratada cumpla a tiempo con todo lo concerniente y que cumpla con todas las caractersticas y especificaciones consignadas en la propuesta. ECONMICO: Para determinar el valor del servicio a solicitar se tendr en cuenta los precios actuales del mercado, mediante precios de referencia, y se ha llegado a la conclusin de que el valor promedio a contratar, es de CUATRO MILLONES DE PESOS (4.000.000). De acuerdo con el rubro presupuestal No. 003120102, servicios tcnicos, conforme al CDP No. 31 del 13 marzo de 2012. 5. JUSTIFICACIN DE LOS FACTORES DE SELECCIN. La adquisicin en aos anteriores del programa ARIES, hace necesaria la renovacin anualmente de las licencias de funcionamiento, sin dicha actualizacin el programa no funcionaria, ocasionando retrasos en los procesos de presupuesto y contabilidad. 6. SOPORTE SOBRE LA ESTIMACIN, TIPIFICACIN Y ASIGNACIN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONMICO DEL CONTRATO. Para avalar el cumplimiento de las obligaciones que se contraen en este contrato, EL CONTRATISTA se le exigir pliza de cumplimiento y de calidad. De cumplimiento: Por medio de este amparo, El Instituto Municipal de Deportes, IMDER, se precave contra los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al contratista de las obligaciones emanadas del contrato garantizado. Este amparo comprende el valor de las multas y el de la clusula penal pecuniaria, y su monto se repondr cada vez que por tal motivo se disminuyere o agotare. La reposicin

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por concepto de multas se har por cuenta del contratista, y no podr exceder del cien por ciento (100%) de la garanta de cumplimiento. La cuanta mnima para el amparo de cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos que se celebren, ser determinado en los correspondientes contratos conforme al porcentaje mnimo del diez por ciento (10%) sobre el valor del contrato, y sin que en ningn caso sea inferior al valor de la clusula penal pecuniaria estipulada que se presumir mnimo establecida en un diez por ciento (10%). El cumplimiento de una determinada obligacin a cargo del contratista. La vigencia del riesgo o amparo de cumplimiento ser por el trmino del contrato y cuatro (4) meses ms, como mnimo. Calidad del servicio prestado: Protege a la entidad estatal, frente a los perjuicios que pudiera sufrir, si los bienes o servicios contratados no se adecuan a las especificaciones y requisitos de calidad establecidos en el contrato, tendr una vigencia igual al plazo del contrato, su liquidacin y cuatro (04) meses ms y el porcentaje de aseguramiento ser de un 10% del valor del contrato. 7. ANLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIN DEL PROCESO DE SELECCIN Y DEL CONTRATO A CELEBRAR. Realizado el anlisis de riesgo no se identifican riesgos en el proceso de seleccin.

Atentamente,

FELIPE CAIZALEZ PALACIOS Director General

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