Manualde Base de Datos 3

Manual de Base de Datos
ACERCA DEL CURSO.....................................................................................................................................1 PANORAMA DEL CURSO...................................................................................................................................1 FLUJO DEL CURSO.............................................................................................................................................2 ESQUEMA DEL CURSO......................................................................................................................................2 USANDO ACCESS CON EXCEL Y OTRAS APLICACIONES..................................................................4 IMPORTAR O VINCULAR DATOS........................................................................................................................4 SE DEBE IMPORTAR O VINCULAR UNA TABLA?..............................................................................................5 IMPORTAR O VINCULAR ARCHIVOS DE MICROSOFT FOXPRO O DBASE..........................................................7 MTODOS PARA RECUPERAR DATOS DE UNA BASE DE DATOS EXTERNA...............................9 USAR MICROSOFT QUERY PARA RECUPERAR DATOS EXTERNOS...................................................................10 INSTALAR MICROSOFT QUERY..............................................................................................................11 OBTENER DATOS EXTERNOS UTILIZANDO MICROSOFT QUERY......................................................................11 DIRECTRICES PARA REALIZAR UNA CONSULTA..............................................................................................12 OBTENER DATOS EXTERNOS UTILIZANDO EL ASISTENTE PARA CONSULTAS.................................................13 CREAR UNA CONSULTA MS COMPLEJA EN MICROSOFT QUERY...................................................................14 CREAR UNA CONSULTA QUE PIDA CRITERIOS.................................................................................................15 CAMBIAR EL MENSAJE PERSONALIZADO DE UNA CONSULTA DE PARMETROS EN MICROSOFT EXCEL........16 UTILIZAR UN VALOR DE PARMETRO CONSTANTE EN UNA CONSULTA.........................................................16 UTILIZAR LOS DATOS DE UNA CELDA DE HOJA COMO VALOR DE PARMETRO..............................................17 CMO GENERAR UNA CONSULTA DESDE EXCEL............................................................................................17 TABLAS DINMICAS: ANLISIS INTERACTIVO DE DATOS...........................................................23 CREAR UNA TABLA DINMICA.......................................................................................................................24 RECUPERAR DATOS EXTERNOS DE UNA TABLA DINMICA UTILIZANDO MICROSOFT QUERY.......................26 CAMBIAR LA FRMULA DE UN CAMPO CALCULADO EN UNA TABLA DINMICA............................................27 SINTAXIS DE LAS FRMULAS DE CAMPOS Y ELEMENTOS CALCULADOS EN LAS TABLAS DINMICAS............28 NOMBRES DE TABLAS DINMICAS..................................................................................................................28 OPERADORES DE CLCULO DE LAS FRMULAS..............................................................................................29 CREAR UN GRFICO A PARTIR DE UNA TABLA DINMICA..............................................................................30 CAMBIAR LA CONSULTA PARA UNA TABLA DINMICA BASADA EN DATOS EXTERNOS.................................31 CAMBIAR EL FORMATO DE NMERO DEL REA DE DATOS EN UNA TABLA DINMICA..................................31 PARTES DE UNA TABLA DINMICA.......................................................................................................32 CAMBIAR EL ORDEN DE CLCULO DE LOS ELEMENTOS CALCULADOS DE UNA TABLA DINMICA.................34 SOLUCIN DE PROBLEMAS DE FORMATO Y DE CAMBIO DE TABLAS DINMICAS...........................................35 GLOSARIO DE TERMINOS.........................................................................................................................38
Acerca del Curso

Panorama del Curso
Descripcin
Este curso proporcionar las herramientas adecuadas para ejecutar consultas usando las herramientas MS-Query y Access combinndola con Excel. Este curso est dirigido a personas que tengan necesidad de explotar bases de datos de Microsoft y de otros fabricantes usando herramientas sencillas como MSQuery y Excel.
Requisitos
Experiencia de trabajo con Windows 95/98 o NT Workstation, incluyendo la habilidad para: Usar el explorador de Windows Iniciar una Aplicacin Abrir, Cerrar, Minimizar y Maximizar ventanas Intercambiar entre aplicaciones que se estn ejecutando
Objetivos Al finalizar el curso el asistente podr: Instalar la herramienta MS-Query Ejecutar consultas utilizando esta herramienta de trabajo Abrir consultas previamente diseadas con la herramienta MS-Query o aquellas afines Crear desde una consulta, los datos base para la ejecucin de una Tabla Dinmica de Excel Conocer y manejar las partes fundamentales de una Tabla Dinmica Establecer las diferencias entre el manejo de datos de Excel y una Tabla desde un Administrador de Bases de Datos como Access Crear Reportes
Flujo del curso
DIA 1
MODULO 3
DIA 2
MS-Query Aplicacin de consultas y elaboracin de Queries. Ejercicios de clase.
Excel. Uso de tablas dinmicas. Conceptos y ejercicios de clase.
Esquema del Curso

Mdulo 3: Uso de Herramientas de Excel para el anlisis de datos.
Mdulo 3: En este mdulo se estudiar la utilizacin de MS-Query como una Herramienta de Excel para el anlisis de datos. Se analizarn datos desde tablas de Bases de Datos de Access o alguna otra y finalmente al conjunto de datos se les aplicar el uso de Tablas Dinmicas para lograr reportes de dos y tres dimensiones.
Panorama Usando Access con Excel y otras aplicaciones Importar o vincular datos Se debe vincular o no una tabla Importar o vincular archivos de FoxPro o dBASE Mtodos para recuperar datos de una base de datos externa Usar MS-Query para recuperar datos de una base de datos externa Instalacin de MS-Query o Obtener datos externos usando MS-Query o Directrices para realizar una consulta o Obtener datos externos utilizando el asistente de consultas o Crear una consulta ms compleja en MS-Query o Crear una consulta que pida criterios o Cambiar mensaje personalizado de una consulta de parmetros en Excel o Utilizar un valor de parmetro constante en una consulta o Utilizar los datos de una celda de hoja como valor de parmetro
Objetivos
Al finalizar el tema el asistente estar en posibilidades de: Conocer la conveniencia de utilizar una herramienta que permite la vinculacin de datos y tablas con otras bases de datos Conocer los mtodos para vincular una tabla de otra base de datos Instalar la Herramienta MS-Query que viene como un add-on de Excel Utilizar la herramienta de consulta de MS-Query
Usando Access con Excel y otras Aplicaciones

Las aplicaciones dominantes son las hojas de clculo y los procesadores de textos. De acuerdo con reportes de la industria, ms del 70 por ciento de todas las instalaciones de Windows en los negocios incluye una instalacin de Excel y Word. Dichos programas forman parte de la Suite de Aplicaciones de Office 95, 97 y 2000 a 32 bits. Uno de los principales usos de Access es la de convertir de grandes hojas de clculo en una estructura de bases de datos relacionales. Algunas de las razones ms importantes para hacer esto se sealan enseguida: Las consultas de Access dan mayor flexibilidad a la hora de seleccionar y ordenar datos que la que puede ofrecer la opcin Datos de Excel. Se pueden crear Formularios de Access para simular formas comunes de captura en el negocio, lo cual es muy difcil de lograr en las hojas de clculo. La validacin de datos est asegurada en Access. Las opciones de formateo de reportes es mayor en Access que en la mayora de las hojas de clculo (grupos, filtros, etc.). Con el lenguaje de VBA se pueden escribir programas en un lenguaje totalmente de programacin estndar, en vez de los comandos propios de una hoja de clculo. Una base de datos diseada adecuadamente elimina la duplicidad de datos, acelera la captura y reduce espacio de disco.
Por otra parte, cambiar una hoja de clculo a una base de datos es imprctico en muchos casos. Se podra necesitar estar en posibilidades de ver, importar o editar datos contenidos dentro de Excel en una aplicacin de Access. Para este caso, vincular la hoja de clculo como un Objeto OLE es la mejor alternativa de solucin.
Importar o vincular datos

Importante. Antes de que pueda importar o vincular datos, debe crear o abrir una base de datos de Microsoft Access que contenga las tablas importadas o vinculadas. Microsoft Access puede importar o vincular una tabla de datos de otras bases de datos de Microsoft Access (versiones 1.x, 2.x y 7.0/95, y 8.0/97), al igual que datos de otros programas y formatos de archivo, como los de Microsoft Excel, dBASE,
Microsoft FoxPro o Paradox. Tambin puede importar o vincular (slo lectura) tablas y listas de HTML, las cuales pueden estar en su equipo local, en un servidor de red, o en un servidor Internet. Al importar datos se crea una copia de la informacin en una tabla nueva de su base de datos de Microsoft Access. La tabla o archivo de origen no se modifica en este proceso. La vinculacin de datos le permite la lectura y en muchos casos la actualizacin de los datos en el origen de datos externo sin tener que importar. El formato del origen de datos externo no se modifica para que pueda continuar utilizando el archivo con el programa que lo creo originalmente, pero tambin puede agregar, eliminar o editar sus datos utilizando Microsoft Access. Microsoft Access utiliza iconos diferentes para representar las tablas vinculadas y las tablas que estn guardadas en la base de datos actual. Si elimina el icono que representa a una tabla vinculada, elimina el vnculo con la tabla, pero no la tabla externa. Cuando importe datos, no los podr agregar a tablas existentes (excepto cuando importe una hoja de clculo o archivos de texto). Sin embargo, una vez que haya importado la tabla, podr efectuar una consulta de datos anexados para agregar estos datos a otra tabla. Puede importar tambin otros objetos que no sean tablas, como formularios o informes de otra base de datos de Microsoft Access.
Si necesita efectuar una operacin de importacin, puede automatizar el proceso de importacin de datos utilizando macros o cdigo de Visual Basic para aplicaciones.
Se Debe importar o vincular una tabla?

Microsoft Access proporciona dos opciones a la hora de utilizar datos de un origen externo. Importar los datos en una tabla Microsoft Access nueva, en la base de datos actual.
Dejar los datos en su posicin y utilizarlos en su formato actual, sin importarlos. Esto se llama vincular.
Son ejemplos de origen de datos externos tablas de otras bases de datos Microsoft Excel ubicadas en una red, HTML y tablas y listas HTX ubicadas en un servidor local, de red interna, o Internet, y los datos de otros programas, como pueden ser Microsoft Excel, Microsoft Exchange, Microsoft FoxPro, Paradox y Microsoft SQL Server. Si sabe que utilizar sus datos slo en Microsoft Access, debera importarlos. Microsoft Access trabaja generalmente ms rpido con sus propias tablas, y de todas maneras si lo necesitara, podra modificar la tabla importada, para satisfacer sus necesidades, como cualquier otra tabla creada con Microsoft Access. Si los datos que desea utilizar los actualiza otro programa diferente de Microsoft Access, es mejor vincularlos. Si utiliza esta opcin, puede conservar los mtodos actuales de actualizar, administrar y compartir los datos y puede al mismo tiempo, utilizar Microsoft Access para trabajar con los datos. Por ejemplo, puede crear consultas, formularios e informes que utilicen los datos externos, combinen datos externos con los datos de tablas Microsoft Access e incluso presentar y editar los datos mientras otros los estn utilizando en el programa original. Tambin puede vincular tablas de otras bases de datos Microsoft Access. Por ejemplo, puede querer utilizar una tabla de otra base de datos de Microsoft Access que se comparte en una red. Esto es particularmente til si desea guardar todas sus tablas en una base de datos en un servidor de red, mientras se mantienen formularios, informes y otros objetos en una base de datos separada que est copiada entre los usuarios de la base de datos compartida. Puede dividir fcilmente una base de datos existente utilizando el subcomando Divisor de bases de datos del comando Complementos en el men Herramientas. Importar o vincular datos desde otros programas o formatos de archivo Puede importar o vincular datos desde una gran variedad de formatos de archivo y de otros programas. Orgenes de los datos que Microsoft Access puede importar o vincular
Nota Los controladores de Lotus 1-2-3 y Paradox no estn incluidos en el Programa de instalacin, pero estn disponibles en el Value Pack de Office 97.
Origen de datos Microsoft FoxPro DBASE Paradox Hoja de clculo de Microsoft Excel
Versin o formato admitido 2.x y 3.0 (slo importar) III, III+, IV y 5 3.x, 4.x y 5.0 3.0, 4.0, 5.0, 7.0/95 y 8.0/97
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Hojas de clculo Lotus 1-2-3 (el vnculo .wks, .wk1, .wk3 y .wk4 es de slo lectura) Archivos de texto delimitado Archivos con valores separados por comas, tabuladores u otros caracteres; deben ser de MS-DOS o formato de texto ANSI de Windows Archivos de texto de ancho fijo Archivos con valores organizados y cuyos campos tienen un ancho fijo, deben tener formato de texto MS-DOS o ANSI de Windows HTML 1.0 (si es una lista) 2.0, 3.x (si es una tabla o lista) Tablas SQL, y datos de programas y bases de datos que soportan el protocolo ODBCPara una lista de controladores de soporte de ODBC, busque en Microsoft Knowledge Base el artculo nmero Q140548, "Listado de los controladores de ODBC instalados con el producto." Si tiene datos en cualquiera de estos programas o formatos, puede tanto importar como vincular estos archivos. Si tiene un programa cuyos datos no estn guardados en uno de estos formatos, pero el programa puede exportarlos, convertirlos o guardarlos en uno de estos formatos, tambin puede importar los datos.
Importar o vincular archivos de Microsoft FoxPro o dBASE

Puede importar o vincular archivos .dbf en formato de Microsoft FoxPro 2.x y dBASE III, IV 5. Puede importar tambin pero no vincular con el formato de FoxPro 3.0 (.dbc). 1 2 Abra una base de datos o cambie a la ventana Base de datos de la base de datos abierta. Para importar archivos, en el men Archivo, elija a Obtener datos externos y haga clic en Importar.
Para vincular archivos, en el men Archivo, elija a Obtener datos externos y haga clic en Vincular tablas. 3 4 En el cuadro de dilogo Importar (o Vincular), seleccione uno de los tipos de archivos de Microsoft FoxPro o dBASE. Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro Buscar en, seleccione la unidad y la carpeta donde est ubicado el archivo .dbf y haga un doble clic en su icono.
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Si est importando, Microsoft Access crea una tabla con el nombre segn el del archivo que ha seleccionado e importa los datos del archivo .dbf. Vaya al paso 7. Si est vinculando, Microsoft Access presenta un cuadro de dilogo donde puede asociar los archivos de ndice de FoxPro o dBASE. Vaya al paso 5. Haga doble clic en cada archivo ndice de FoxPro (.idx. o .cdx) o de dBASE (.ndx o .mdx) que desea utilizar y luego seleccione Cerrar. Si no hay ndices seleccione Cancelar para continuar. En el cuadro de dilogo Seleccionar identificador de registro nico, seleccione un ndice que identifique de forma unvoca a cada registro. Este ndice no debe contener valores duplicados o Microsoft Access no podr actualizar correctamente los datos de las consultas con combinaciones. Si desea importar o vincular otro archivo de FoxPro o dBASE, repita los pasos 4, 5 y 6.
7 Notas:
Tras importar o vincular un archivo .dbf o .dbc, puede establecer las propiedades de los campos de la tabla. Si importa un archivo .dbf o .dbc, podra tambin querer establecer una clave principal para la tabla. Si vincula un archivo .dbf y asocia un archivo ndice (.idx, .cdx, .ndx o .mdx), Microsoft Access necesita el archivo ndice para abrir la tabla vinculada. Si elimina o mueve los archivos ndice de FoxPro o dBASE o el archivo de informacin (.inf) que crea Microsoft Access, no podr abrir la tabla vinculada. Cuando utilice Microsoft Access para actualizar los datos de su archivo, ste actualiza los archivos ndice para reflejar los cambios. Si utiliza FoxPro o dBASE para actualizar los datos, debe actualizar los ndices asociados tambin con FoxPro o dBASE. Microsoft Access no puede utilizar una tabla vinculada si los ndices que especifica no estn actualizados. Si sus tablas de FoxPro o dBASE estn guardadas en una unidad de slo lectura o de CD-ROM, Microsoft Access no puede crear el archivo .inf en la misma carpeta que los archivos .dbf. Para vincular una tabla en una unidad de slo lectura, site el archivo .inf en una unidad de lectura/escritura. Puede especificar la ruta de acceso del archivo .inf en el Registro de Windows.
Mtodos para recuperar datos de una base de datos externa

Pueden incluirse los datos de una fuente de datos externa en Microsoft Excel. Cuando se recuperan datos externos, se puede: Recuperar datos que estn almacenados en una base de datos externa, como Microsoft Access. Tambin pueden recuperarse los datos almacenados en una lista de Microsoft Excel
Para recuperar datos de una fuente de datos externa o de una lista de Microsoft Excel, es necesario instalar el controlador ODBC correspondiente. Recuperar en un solo paso los datos de una base de datos que est organizada en varias tablas. Especificar los criterios que debern cumplir los datos para que se incluyan en el rango de datos externos. De este modo, pueden excluirse los datos que no sean pertinentes. Por ejemplo, puede tenerse inters en las cifras de ventas, pero nicamente en las correspondientes a un mes determinado.
Existen diversas opciones para incluir datos externos en Microsoft Excel: Puede utilizarse el Asistente para consultas para crear una consulta simple, o bien pueden utilizarse otras caractersticas de criterios ms avanzados en Microsoft Query para crear una consulta ms compleja. Microsoft Query, que incluye el Asistente para consultas, es una caracterstica opcional en Microsoft Excel. Si selecciona la opcin de instalacin Tpica durante la instalacin del programa, Microsoft Query no se instalar en el equipo. Puede obtener datos de World Wide Web e incluirlos en Microsoft Excel. Puede utilizar el Asistente para tablas dinmicas para recuperar los datos externos que desee resumir en una tabla dinmica. Para tener acceso a la fuente de datos externos, puede utilizar una macro de Visual Basic.
Usar Microsoft Query para recuperar datos externos

Con Microsoft Query es posible recuperar o visualizar datos externos a partir de Excel como se ha indicado lneas arriba, para ello, es necesario recalcar el concepto de consulta. Una consulta es una pregunta que se hace acerca de los datos almacenados en una base de datos externa. Por ejemplo, si los datos se almacenan en una base de datos de Microsoft Access, puede que desee conocer las cifras de ventas de un producto determinado por regiones. Para buscar la respuesta, se recuperarn los datos de una base de datos que puede estar organizada en diversas tablas. Cada tabla puede contener datos diferentes. Por ejemplo, una tabla puede contener campos para los importes de ventas y categoras de productos. Otra, puede contener un campo para la regin.
El Asistente para consultas facilita la seleccin y la recuperacin de los datos de las diferentes tablas y campos de la base de datos y la integracin de los mismos en Microsoft Excel. Una vez seleccionados los datos, puede utilizarse el Asistente para consultas para filtrar u ordenar los resultados de la consulta. Pueden afinarse ms los resultados de la consulta mediante el panel de criterios en Microsoft Query. Para iniciar el Asistente para consultas, haga clic en Obtener datos externos en el men Datos y, a continuacin, elija Crear nueva consulta.Nota Microsoft Query, que incluye el Asistente para consultas, es una caracterstica opcional de Microsoft Excel que, si se elige la opcin Tpica durante el proceso de instalacin, no estar instalada en el equipo.
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Una vez incluidos los resultados de la consulta en Microsoft Excel, no podrn analizarse los resultados ni aplicar autoformato a los datos como se hara con otros datos de Microsoft Excel. Pueden utilizarse herramientas como el Asistente para grficos o el Asistente para tablas dinmicas para presentar y resumir los datos. Tambin puede crearse una plantilla que actualice automticamente los datos cada vez que se abra.
Instalar Microsoft Query

Microsoft Query, que incluye el Asistente para consultas, es una caracterstica opcional en Microsoft Excel. Si se selecciona la opcin de instalacin Tpica durante la instalacin del programa, Microsoft Query no se instalar en el equipo. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Notas Cuando instale Microsoft Query, se instalar de forma automtica la Ayuda de Microsoft Query. Si inicialmente se instal Microsoft Excel desde un servidor de archivos de red o una carpeta compartida, ejecute esa copia del programa de instalacin. Cierre todos los programas abiertos. En el men Inicio, elija Configuracin y haga clic en Panel de control. Haga doble clic en Agregar o quitar programas. Haga clic en la ficha Instalar o desinstalar, elija Microsoft Office o Microsoft Excel y, a continuacin, haga clic en Agregar o quitar. Cuando aparezca el cuadro de dilogo Inicializacin, haga clic en Agregar o quitar. Elija Controles de acceso a datos y ActiveX y, a continuacin, haga clic en Modificar opcin. Elija Controladores de bases de datos y haga clic en Modificar opcin. Seleccione los controladores ODBC que desee instalar y haga clic en Aceptar. Active la casilla de verificacin Microsoft Query y haga clic en Aceptar. Haga clic en Continuar y siga las instrucciones para completar la instalacin.
Obtener datos externos utilizando Microsoft Query

Si se selecciona la opcin de instalacin Tpica durante la instalacin del programa, Microsoft Query no se instalar en el equipo.
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Puede utilizarse Microsoft Query de varios modos para generar una consulta y recuperar datos de una fuente de datos externa. Mediante el Asistente para consultas, puede crearse una consulta simple e incluir el rango de datos externos en Microsoft Excel. Puede crearse una consulta ms compleja utilizando otras caractersticas de Microsoft Query ms avanzadas. Puede utilizarse Microsoft Query para crear una consulta, denominada consulta de parmetros, que pida criterios cuando se ejecute.
Nota Existen otros medios para incluir datos externos en Microsoft Excel sin utilizar Microsoft Query.
Directrices para realizar una consulta

En Microsoft Query, existen varias opciones para recuperar datos externos. Para utilizar eficazmente estas opciones y garantizar la obtencin de resultados, tenga en cuenta las siguientes directrices: Utilice el Asistente para consultas cuando desee crear una consulta simple. Mediante el Asistente para consultas, pueden seleccionarse las tablas y los campos que se desee incluir y se crear de forma automtica una unin interior cuando el Asistente para consultas reconozca un campo de clave principal en una tabla y un campo con el mismo nombre en la otra tabla. Asimismo, el Asistente para consultas permite ordenar el rango de datos externos y realizar un filtrado simple antes de incluir los datos en Microsoft Excel. Si se crea una consulta en el Asistente para consultas, tambin podr modificarse en ste. Una vez creada la consulta, podr ejecutarse en Microsoft Excel o Microsoft Query. Si desea crear una consulta ms compleja, utilice Microsoft Query. Este mtodo facilita un mayor control, ya que puede reducirse el conjunto de resultados creando una unin interna o una unin externa, o bien mediante el uso de criterios y expresiones. Las expresiones son clculos que pueden realizarse utilizando operadores, funciones, nombres de campo y constantes. Puede realizarse un filtrado ms complejo mediante el uso de criterios. Puede verse el conjunto de resultados en Microsoft Query. Una vez comprobado que el conjunto de resultados contiene los datos que se desea, pueden incluirse en Microsoft Excel. Una vez creada la consulta, podr ejecutarse en Microsoft Excel o Microsoft Query.
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Una consulta de parmetros es una consulta que pide criterios cuando se ejecuta. Solamente puede crear una consulta de parmetros en Microsoft Query, no puede crearse en el Asistente para consultas. Los criterios que se introduzcan se utilizarn para recuperar datos de las tablas en la consulta. Una vez creada la consulta, podr ejecutarse en Microsoft Excel o Microsoft Query. Una consulta parmetros es un tipo de consulta que, cuando se ejecuta, pide los valores que se utilizarn para seleccionar los registros para el conjunto de resultados, de modo que una misma consulta puede utilizarse para recuperar diferentes conjuntos de resultados. Puede escribirse un texto personalizado que describa el parmetro que se solicita para la pregunta que presentar Microsoft Query cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, puede crearse una consulta de parmetros que seleccione registros por ciudad. Cuando se ejecute la consulta, puede presentarse una pregunta personalizada, "Escriba el nombre de la ciudad" y la consulta nicamente seleccionar los registros de la ciudad que escriba el usuario.
Obtener datos externos utilizando el Asistente para consultas

1 2 3 Haga clic en la celda en que desee que comience el rango de datos externos. En el men Datos, elija Obtener datos externos y, a continuacin, haga clic en Crear nueva consulta. En la ficha Bases de datos, seleccione la base de datos de la que desee recuperar los datos.
Si es necesario establecer una nueva fuente de datos, haga doble clic en Nueva fuente de datos y especifique la fuente de datos. 4 5 6 Compruebe que la casilla de verificacin Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas est activada y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Siga las instrucciones en el Asistente para consultas. Para incluir los datos directamente en Microsoft Excel, haga clic en Devolver datos externos a Microsoft Excel, elija Finalizar y seleccione la ubicacin en que desee colocar los datos externos.
Para afinar ms la consulta, haga clic en Ver datos o modificar consulta en Microsoft Query, elija Finalizar y realice los cambios que desee. Para obtener ms informacin acerca de cmo pueden afinarse los resultados de una consulta, consulte la Ayuda de Microsoft Query. Si decide afinar ms la consulta en Microsoft Query, aparecer el conjunto de resultados en Microsoft Query. Si lo desea, puede incluir posteriormente el conjunto de resultados en Microsoft Excel.
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Notas Puede comprobarse el estado de una consulta que se est ejecutando en segundo plano y que tarde en recuperar datos. Durante la ejecucin de la consulta, haga clic en Actualizar estado en la barra de herramientas Datos externos. Para cancelar la consulta, haga clic en Detener actualizacin.
Crear una consulta ms compleja en Microsoft Query

1 2 3 4 5 6 Haga clic en la celda en que desee que comience el rango de datos externos. En el men Datos, elija Obtener datos externos y, a continuacin, haga clic en Crear nueva consulta. En la ficha Bases de datos, seleccione la base de datos de la que desee recuperar los datos, o bien cree una nueva fuente de datos. Desactive la casilla de verificacin Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Agregue las tablas que desee. Para obtener ms informacin, utilice la Ayuda de Microsoft Query. Agregue los campos que desee que aparezcan en el conjunto de resultados. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda de Microsoft Query.
Si desea reducir el conjunto de resultados para que incluya registros especficos, escriba las expresiones y los criterios para filtrar los registros. Si desea crear una consulta de parmetros que pida criterios cuando se ejecute, especifique los criterios. Pueden crearse uniones internas o uniones externas entre las tablas para modificar el conjunto de resultados. Para obtener ms informacin, utilice la Ayuda de Microsoft Query. 7 Para incluir el conjunto de resultados en Microsoft Excel, haga clic en Devolver datos Aparecer el cuadro de dilogo Devolver datos externos a Microsoft Excel. 8 9 Haga clic en Propiedades para controlar las opciones de formato y diseo del modo en que el rango de datos externos se incluye en Microsoft Excel. Para recuperar el rango de datos externos en la hoja de clculo seleccionada, haga clic en Hoja de clculo existente. En la hoja de clculo, haga clic en la celda en que desee colocar la esquina superior izquierda del rango de datos externo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
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Para recuperar el rango de datos externos en otra hoja de clculo, haga clic en Hoja de clculo nueva y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Microsoft Excel agregar una nueva hoja de clculo al libro y colocar de forma automtica el rango de datos externos en la esquina superior izquierda de la nueva hoja de clculo. Para utilizar los datos externos en una tabla dinmica elija Informe de tabla dinmica y haga clic en Aceptar. Nota Puede comprobarse el estado de una consulta que se est ejecutando en segundo plano y que tarde en recuperar datos. Durante la ejecucin de la consulta, haga clic en Actualizar estado en la barra de herramientas Datos externos. Para cancelar la consulta, haga clic en Detener actualizacin.
Crear una consulta que pida criterios

Puede crearse un tipo especial de consulta que pida criterios cuando se ejecute. En una consulta con parmetros, los criterios que se introduzcan, se utilizarn para recuperar datos de las tablas en la consulta. Puede crearse una peticin personalizada para que Microsoft Excel la presente cada vez que se ejecute la consulta o se actualice el rango de datos externos. Por ejemplo, si se ejecuta con frecuencia una consulta para buscar el nmero total de los pedidos de un vendedor. Puede disearse una consulta que pida el nombre del vendedor cada vez que se ejecute la consulta y recupere todos los registros de los pedidos realizados por ese vendedor. Cuando se actualice varias veces un rango de datos externos utilizando un valor de parmetro constante, Microsoft Excel podr utilizar los mismos criterios para la consulta hasta que se cambien. Microsoft Excel puede utilizar tambin los criterios almacenados en una celda del libro de Microsoft Excel. Crear una consulta de parmetros que pida criterios cada vez que se ejecute 1 2 3 4 5 Cree una consulta que incluya las tablas y campos de los registros que desee. No devuelve los resultados a Microsoft Excel. Compruebe que la caracterstica Consulta automtica no est activada. Compruebe que la caracterstica Ocultar o mostrar los criterios est presionada. Haga clic en la primera celda en la fila Campos de criterios y, a continuacin, haga clic en la flecha de la celda para seleccionar un campo de la lista que desee utilizar como el parmetro de la consulta. Haga clic en la primera celda de la fila Valor. Escriba [ (un corchete izquierdo) seguido del texto de la peticin que desee que presente Microsoft
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Query cuando se ejecute la consulta y, a continuacin, escriba ] (un corchete derecho). En la siguiente ilustracin se muestra un ejemplo.
El texto de la peticin deber ser diferente del nombre del campo, aunque puede incluirlo. 6 7 Presione ENTRAR. Para ejecutar la consulta en Microsoft Query, haga clic en Ejecutar consulta ahora Para devolver el conjunto de resultados a Microsoft Excel, haga clic en Devolver datos .
Cambiar el mensaje personalizado de una consulta de parmetros en Microsoft Excel

Este procedimiento cambia la peticin personalizada nicamente para la sesin actual del libro. 1 2 3 4 5 En Microsoft Excel, haga clic en una celda situada en el rango de datos externos creada con una consulta de parmetros. En la barra de herramientas Datos externos, haga clic en Parmetros de la consulta . En el cuadro Parmetro, haga clic en el parmetro que desee cambiar. En el cuadro Pedir valor usando la cadena siguiente, escriba el texto que desee utilizar en la peticin y haga clic en Aceptar. La peticin personalizada puede contener 100 caracteres como mximo. Para utilizar la nueva peticin personalizada y actualizar los datos, haga clic en Actualizar datos en la barra de herramientas Datos externos.
Nota Si desea guardar permanentemente los cambios realizados en la peticin personalizada, guarde el libro o cambie la peticin de la consulta en Microsoft Query.
Utilizar un valor de parmetro constante en una consulta
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En Microsoft Excel, haga clic en una celda del rango de datos externos creada con una consulta de parmetros. En la barra de herramientas Datos externos, haga clic en Parmetros de la consulta . En el cuadro Parmetro, haga clic en el parmetro que desee cambiar. Haga clic en Usar el valor siguiente. Escriba el valor que desee usar para el parmetro y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Para actualizar los datos, haga clic en Actualizar datos herramientas Datos externos. en la barra de
Utilizar los datos de una celda de hoja como valor de parmetro

1 2 3 4 5 6 7 8 En la hoja de clculo en Microsoft Excel, escriba los valores que desee utilizar como criterios en la consulta. Haga clic en una celda del rango de datos externos creada con una consulta de parmetros. En la barra de herramientas Datos externos, haga clic en Parmetros de la consulta . En el cuadro Parmetro, haga clic en el parmetro que desee cambiar. Haga clic en Tomar el valor de la siguiente celda. En la hoja de clculo, haga clic en la celda que contenga el valor que desee utilizar. Haga clic en Aceptar. Para actualizar los datos, haga clic en Actualizar datos herramientas Datos externos. en la barra de
Cmo generar una consulta desde Excel

En la siguiente figura, una vez que se haya instalado MS-Query se puede iniciar el proceso de construir una consulta de una base de datos externa.
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Como se puede apreciar existen tres opciones la primera es bastante evidente, la segunda (Ejecutar consulta de base de datos), solicita abrir una consulta previamente establecida ya como archivo dentro del disco duro.
La tercera abre la caja de dilogo que permite escoger el tipo de fuente de datos para elaborar la consulta, como se indica en la figura:
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En este punto es importante sealar que ya se debieron de haber instalado los controladores ODBC de 32 bits. Si no se hubiera hecho esto, es necesario hacerlo a partir del siguiente procedimiento: Inicio Configuracin Panel de Control
Presionar el Icono Aparecer la siguiente caja de dilogo:
En este punto se puede seleccionar si se desea configurar uno de los controladores de la lista o bien agregar uno. En este caso se presentar la siguiente caja de dilogo:
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A partir de este momento se puede establecer el origen de datos para ese controlador en particular.
En esta pantalla se abrirn las cajas de dilogo de exploracin del disco duro y ella se deber escoger una tabla existente o bien la creacin de una nueva, inclusive se podrn ejecutar procesos de reparacin y de compactacin de la base de datos en cuestin. Una vez que se ha logrado la apertura de la base de datos fuente se tendr la pantalla de MS Query como se muestra a continuacin:
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En esta pantalla se aprecia la barra de herramientas de Microsoft Query, en ella se encuentran los botones que se sealan en la siguiente imagen.
Lo central de MS Query es que se pueden ejecutar consultas uniendo dos o ms tablas a travs de un campo comn a ambas tal y como se haca desde Access. De hecho esta una herramienta que contiene buena parte de la filosofa de Access y sus mtodos de trabajo.
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Panorama
Objetivos
Tablas Dinmicas: Anlisis interactivo de datos Crear una Tabla Dinmica Recuperar datos externos de una Tabla Dinmica usando MS-Query Cambiar la frmula de un campo calculado en una Tabla Dinmica Sintaxis de las frmulas de campos y elementos calculados en las Tablas Dinmicas Operadores de clculo de frmulas Crear una grfica a partir de una Tabla Dinmica Cambiar la consulta para una Tabla Dinmica basada en datos externos Cambiar el formato de nmero del rea de datos en una Tabla Dinmica Partes de una Tabla Dinmica Cambiar el orden de clculo de los elementos calculados de una Tabla Dinmica Solucin de problemas de formato y de cambio de Tablas Dinmicas
Al finalizar el tema el asistente estar en posibilidades de: Conocer las partes esenciales de una Tabla Dinmica Aplicar las distintas herramientas como MS-Query, Access y el propio Excel a la creacin de una Tabla Dinmica Resolver problemas derivados del uso de Tablas Dinmicas
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Tablas dinmicas: Anlisis interactivo de datos

Una tabla dinmica es una tabla interactiva que resume, o ejecuta una comprobacin cruzada, de grandes volmenes de datos. Podr girar sus filas y columnas para ver diferentes resmenes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes pginas, o ver en pantalla los detalles de determinadas reas de inters. Podr crear una tabla dinmica a partir de una lista o base de datos de Microsoft Excel, de una base de datos externa, de varias hojas de clculo de Microsoft Excel o de otra tabla dinmica. Una tabla dinmica contiene campos, cada uno de los cuales resume mltiples filas de informacin de los datos originales. Arrastrando un botn de campo hasta otra parte de la tabla dinmica, podr ver los datos de distintas maneras. Por ejemplo, podr ver los nombres de los vendedores en las filas o en las columnas.
Para crear una tabla dinmica, utilice el Asistente para tablas dinmicas como gua para la bsqueda y organizacin de los datos que desee organizar. Para comenzar, haga clic en Asistente para tablas dinmicas del men Datos. La tabla dinmica resume los datos utilizando la funcin de resumen que especifique, como SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podr incluir automticamente subtotales y totales generales, o utilizar sus propias frmulas agregando campos y elementos calculados. En este ejemplo, se calcula el total de los datos de la columna Ventas de la lista original en la tabla dinmica.
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Crear una tabla dinmica

Cuando se basa una tabla dinmica en datos externos, pueden recuperarse los datos externos antes de crear la tabla dinmica. 1 Abra el libro en que desee crear la tabla dinmica.
Si se basa la tabla dinmica en una lista o en una base de datos de Microsoft Excel, haga clic en una celda en la lista o en la base de datos. 2 En el men Datos, haga clic en Asistente para tablas dinmicas.
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Siga las instrucciones del Asistente para tablas dinmicas.
En esta parte se seleccionan los campos que van a encabezar tanto renglones como columnas y los cuales ms adelante se podrn cambiar de posicin segn se requiera con slo arrastrar de una posicin a otra.
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Recuperar datos externos de utilizando Microsoft Query
una
tabla
dinmica
Para recuperar datos externos desde el Asistente para tablas dinmicas, en primer lugar deber instalar Microsoft Query y los controladores ODBC (Open Database Connectivity, o conectividad de base de datos abierta) correspondientes para tener acceso a los datos externos que se desee. Para obtener ms informacin acerca de cmo configurar Microsoft Query, haga clic en . Puede iniciar Microsoft Query en el cuadro de dilogo Asistente para tablas dinmicas - paso 2 de 4 haciendo clic en Obtener datos. En Microsoft Query, puede seleccionar un archivo de consulta existente o utilizar el Asistente para consultas para crear una consulta para recuperar datos especficos de una base de datos externos o de un conjunto de datos. Para utilizar el Asistente para
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consultas del Asistente para tablas dinmicas para crear una nueva consulta, ejecute los pasos que se indican a continuacin: Especifique la fuente de datos que desee utilizar o defina una nueva. Para obtener ms informacin acerca de cmo configurar fuentes de datos, haga clic en . Especifique las tablas o los archivos en la fuente de datos que contengan los datos deseados. Presente, ordene y filtre los datos de las tablas seleccionadas en la fuente de datos externa antes de devolver los datos al Asistente para tablas dinmicas.
Si es necesario realizar una consulta ms compleja que la que puede crearse mediante el Asistente para consultas, puede ejecutar Microsoft Query desde el ltimo paso del Asistente para consultas.
Cambiar la frmula de un campo calculado en una tabla dinmica

1 2 Haga clic en una celda en la tabla dinmica. Elija Frmulas (men Tabla dinmica, barra de herramientas Tabla dinmica) y haga clic en Campo calculado.
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En el cuadro Nombre, haga clic en el campo calculado en que desee cambiar la frmula. En el cuadro Frmula, modifique la frmula.
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Para utilizar los datos de un campo en la frmula, haga clic en el campo en el cuadro Campos y, a continuacin, haga clic en Insertar campo. 5 Haga clic en Modificar.
Sintaxis de las frmulas de campos y elementos calculados en las tablas dinmicas

En las frmulas que se creen para los campos calculados y los elementos calculados, pueden utilizarse operadores y expresiones como en cualquier otra frmula de la hoja de clculo. Pueden utilizarse constantes y hacer referencia a los datos de la tabla dinmica, pero no pueden utilizarse referencias de celda o nombres definidos. No pueden utilizarse funciones que requieran referencias de celda o nombres definidos como parmetros ni funciones matriciales.
Nombres de tablas dinmicas

Microsoft Excel asigna nombres a los elementos de una tabla dinmica para que pueda hacerse referencia a los datos de la tabla dinmica en las frmulas. Los nombres se componen del nombre de campo y del nombre de elemento. En el siguiente ejemplo, los datos en el rango D3:D11 se denominan Trim3.
Por ejemplo, un campo calculado denominado Previsin puede prever futuros pedidos con una frmula como ='Importe del pedido' * 1,2. Un elemento calculado en el campo Producto que calcula las ventas de un nuevo producto basndose en las ventas de Marisco, puede utilizar una frmula como =Marisco * 115%. Las frmulas para los campos calculados operan sobre la suma de los datos subyacentes de los campos de la frmula. Por ejemplo, la frmula 'Importe del pedido' * 1,2 multiplica 1,2 veces la suma de los importes de los pedidos de cada producto y cada vendedor; no multiplica 1,2 veces cada pedido individual y para luego sumar los importes multiplicados. Sin embargo, las frmulas para los elementos calculados operan en los registros individuales; la frmula Marisco
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*115% multiplica cada pedido individual Marisco por 115%, despus los importes multiplicados se resumen conjuntamente en el rea de datos.
Operadores de clculo de las frmulas

Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia. Los operadores aritmticos ejecutan las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos. Significado Suma Resta 31 Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponente Ejemplo 3+3
Operador aritmtico + (signo ms) - (signo menos) Negacin 1 * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo)
3*3 3/3 20% 3^2 (el mismo que 3*3)
Los operadores de comparacin comparan dos valores y generan el valor lgico VERDADERO o FALSO. Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1
Operador de Significado comparacin = (igual) Igual a > (mayor que) Mayor que < (menor que) Menor que >= (mayor o igual que) Mayor o igual que <= (menor o igual que) Menor o igual que <> (distinto) Distinto de
El operador de texto "&" combina uno o ms valores de texto para generar una nica porcin de texto. Significado Ejemplo Conecta o concatena dos "Viento" & "norte" genera valores para producir un "Viento del norte" valor de texto continuo.
Operador de texto & (y comercial)
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Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los clculos. Significado Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas. Operador de unin que combina varias referencias en una sola. Operador de interseccin, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias. Ejemplo B5:B15
Operador de referencia :(dos puntos)
, (coma) (un espacio)
SUMA(B5:B15,D5:D15) SUMA(B5:B15 A7:D7) En este ejemplo, la celda B7 es comn a ambos rangos
Crear un grfico a partir de una tabla dinmica

1 En el men Tabla dinmica de la barra de herramientas de la Tabla dinmica, elija Seleccionar y, a continuacin, haga clic en Habilitar seleccin para que no est presionado el botn. Quite todos los subtotales de la tabla dinmica. Seleccione los datos que desee representar en el cuerpo principal de la tabla dinmica, incluidos los campos de columna y los campos de fila. No seleccione sumas totales o campos de pgina. Para incluir en la seleccin la primera fila y la primera columna de la tabla dinmica, inicie el arrastre en la esquina inferior derecha de los datos. Haga clic en Asistente para grficos Siga las instrucciones del Asistente para grficos.
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4 5 Notas
Un grfico creado a partir de una tabla dinmica cambiar cuando se oculten elementos, se muestren detalles o se reorganicen campos en la tabla dinmica fuente. Si la tabla dinmica tiene campos de pgina, el grfico cambiar cuando se presenten diferentes pginas. Cuando se presente cada elemento de la lista del campo de pgina, Microsoft Excel actualizar el grfico para que muestre los datos actuales. Para guardar e imprimir los grficos de todos los campos de pgina de una tabla dinmica, haga clic en Mostrar pginas en la barra de herramientas Tabla dinmica para presentar cada pgina en una hoja de clculo separada. A continuacin, puede representar cada pgina en un grfico individual.
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Si la tabla dinmica subyacente est basada en datos externos y se utiliza Microsoft Query para agregar o eliminar campos en los datos externos, asegrese de que tambin se actualiza la tabla dinmica; si no lo hace, Microsoft Excel no actualizar el grfico.
Cambiar la consulta para una tabla dinmica basada en datos externos

1 2 3 4 5 6 7 8 9 Haga clic en una celda en la tabla dinmica. En la barra de herramientas de Tabla dinmica, haga clic en Asistente para tablas dinmicas . En el cuadro de dilogo Asistente para tablas dinmicas - paso 3 de 4, haga clic en Atrs. En el cuadro de dilogo Asistente para tablas dinmicas - paso 2 de 4, haga clic en Obtener datos. En Microsoft Query, modifique la consulta. En el men Archivo de Microsoft Query, haga clic en Devolver datos a Microsoft Excel. En el cuadro de dilogo Asistente para tablas dinmicas - paso 2 de 4, haga clic en Siguiente. En el cuadro de dilogo Asistente para tablas dinmicas - paso 3 de 4, cambie la tabla dinmica para que incluya los nuevos campos, si fuera necesario. Haga clic en Terminar.
Cambiar el formato de nmero del rea de datos en una tabla dinmica

Para retener los cambios de formato cuando se haga una actualizacin o se cambie el diseo de una tabla dinmica, elija Seleccionar en el men Tabla dinmica de la barra de herramientas Tabla dinmica y, antes de seleccionar los datos a los que desee dar formato, compruebe que est activado Habilitar seleccin 1 2 3 4 5 .
Seleccione una celda del rea de datos de la tabla dinmica. En la barra de herramientas Tabla dinmica, haga clic en Campo de tabla dinmica . Haga clic en Nmero. En el cuadro Categora, haga clic en la categora de formato que desee. Seleccione las opciones que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
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Para obtener ayuda acerca de una opcin, haga clic en el signo de interrogacin y, a continuacin, haga clic en la opcin. Nota En una tabla dinmica, Microsoft Excel cambiar el formato de nmero de todas las celdas que pertenezcan al mismo campo de datos que la celda seleccionada. Si la tabla dinmica tiene ms de un campo en el rea de datos, deber dar formato a cada campo por separado.
Partes de una Tabla Dinmica
Un campo de pgina es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado una orientacin de pgina en una tabla dinmica. En el ejemplo, Regin es un campo de pgina que puede utilizarse para filtrar los datos resumidos por regiones. Si hace clic en otro elemento de un campo de pgina, la tabla dinmica cambiar para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento. Cada entrada o valor exclusivos del campo o columna de la lista de origen o de la tabla ser un elemento en la lista de un campo de pgina. En el ejemplo, el elemento Este se presenta actualmente en el campo de pgina Regin y la tabla dinmica muestra nicamente los datos resumidos para la regin Este. Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los que se ha asignado una orientacin de fila en la tabla dinmica. En el ejemplo, Producto y Vendido son campos de fila. Los campos de fila interiores como Vendido son los ms prximos al rea de datos; los campos de fila exteriores, como Producto, estn situados a la izquierda de los campos de la fila interior.
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Un campo de columna es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado una orientacin de columna en una tabla dinmica. En el ejemplo, Trimestres es un campo de columnas con dos elementos; Trim.2 y Trim.3. Los campos de columna interiores son los que tienen sus elementos ms prximos al rea de datos; los campos de columna exteriores estn encima de los campos de columna interiores (en el ejemplo se muestra nicamente un campo de columna). Un campo de datos es un campo de una lista o de una tabla de origen que contiene datos. En el ejemplo, Suma de importes de pedidos es un campo de datos que resume las entradas del campo Importe de pedidos o de la columna en los datos de origen. Normalmente, un campo de datos resume datos numricos, como estadsticas o importes de ventas, pero tambin puede contener texto. Como valor predeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla dinmica mediante la funcin Contar y los datos numricos mediante la funcin Suma. Los elementos son una subcategora de un campo de la tabla dinmica. En el ejemplo, Carne y Pescado son elementos del campo Producto. Los elementos representan las entradas en el mismo campo o las columnas en los datos de origen exclusivas. Los elementos aparecen como rtulos de columna o de fila, o aparecen en las listas desplegables de los campos. El rea de datos es la parte de la tabla dinmica que contiene los datos resumidos. Las celdas del rea de datos muestran los datos resumidos de los elementos de los campos de fila y de columna. Los valores de cada celda del rea de datos representan un resumen de los datos procedentes de filas o registros de origen. En el ejemplo, el valor de la celda C6 es un resumen de importes de pedidos de cada registro en los datos de origen que contiene los elementos Carne, Fuller y Trim.2.
Ahorrar memoria recuperando individualmente los datos de cada elemento de campo de pgina, o recuperar simultneamente todos los elementos Este procedimiento nicamente puede utilizarse en las tablas dinmicas basadas en datos externos. 1 2 Haga doble clic en el botn de campo del campo de pgina que se desee modificar. Haga clic en Avanzado.
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Para recuperar todos los datos de un elemento de un campo de pgina a la vez, para que se pueda trabajar con conjuntos extensos de datos externos, seleccione Consultar fuente de datos externa al seleccionar cada elemento en Opciones de campo de pgina.
Para bloquear el campo en la posicin de la pgina para que no pueda arrastrarse a otra seccin de la tabla dinmica, compruebe que la casilla de verificacin Deshabilitar crear tablas a partir de este campo (recomendado) est activada. Para recuperar los datos externos de todos los elementos a la vez para que la tabla dinmica se actualice con menos frecuencia y el clculo sea ms rpido, seleccione Recuperar datos externos para todos los elementos. Notas Si hay ms de una tabla dinmica basada en la misma tabla dinmica, las opciones del campo de pgina no estarn disponibles y no podr cambiarse el modo en que se consultan los datos de los campos de pgina en las tablas dinmicas. Si el controlador ODBC de la base de datos externa no permite consultas de parmetros, las opciones del campo de pgina no estarn disponibles y no podr cambiarse el modo en que se consultan los datos de los campos de pgina. Si se agrupa el campo de pgina o si el campo en los datos de origen es un campo de memorando, o contiene objetos OLE, las opciones del campo de pgina no estarn disponibles y no podr cambiarse el modo en que se consultan los datos de los campos de pgina. Si se arrastra un campo de pgina que est configurado para consultar datos externos cuando se selecciona cada elemento a otra posicin en el rea de tabla dinmica, los datos de todos los elementos se recuperarn a la vez. Si un campo de pgina est configurado para consultar cada elemento a medida que se seleccione, el elemento Todos no estar disponible para el campo de pgina y Mostrar pginas no estar disponible.
Cambiar el orden de clculo de calculados de una tabla dinmica
los
elementos
Utilice este procedimiento para determinar qu elementos se calcularn en primer lugar cuando haya elementos calculados para diferentes campos o varias frmulas para el mismo elemento calculado.
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1 2
Haga clic en una celda en la tabla dinmica. Elija Frmulas (men Tabla dinmica, barra de herramientas Tabla dinmica) y haga clic en Orden de resolucin.
3 4
Elija una frmula y haga clic en Mover hacia arriba o Mover hacia abajo. Contine hasta que las frmulas aparezcan en el orden en que desee que se calculen.
Nota Para eliminar una frmula de un elemento calculado, haga clic en Eliminar en el cuadro de dilogo Orden de resolucin de elemento calculado.
Solucin de problemas de formato y de cambio de tablas dinmicas

No se muestra el formato de nmero para los datos con formato en la tabla dinmica Si se crea una tabla dinmica, Microsoft Excel no utilizar el formato de nmero de la lista de origen para los datos de las celdas de la tabla dinmica. Para aplicar un formato de nmero en una tabla dinmica, haga clic en una celda del rea de datos. En la barra de herramientas Tabla dinmica, elija Campo . Haga clic en Nmero y, a continuacin, seleccione la categora y las opciones que desee. Repita este procedimiento para cada campo del rea de datos. Para retener los cambios del formato de nmero cuando se actualicen los datos o bien para cambiar el diseo de la tabla dinmica, antes de seleccionar los datos a los que desee dar formato, compruebe que se ha presionado Habilitar seleccin
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en el submen Seleccionar del men de la barra de herramientas Tabla dinmica. Un campo no puede arrastrarse a una nueva posicin Si el campo que desea arrastrar est definido para consultar datos externos cuando se seleccione cada elemento, puede estar bloqueado en la orientacin del campo de pgina. Haga clic en el campo y elija Campo en la barra de herramientas Tabla dinmica. Haga clic en Avanzado y desactive la casilla de verificacin Deshabilitar crear tablas a partir de este campo (recomendado) en Opciones de campo de pgina. Si se arrastra el campo de modo que ya no est en la orientacin de pgina, Microsoft Excel recuperar al mismo tiempo los datos externos de todos los elementos del campo, a no ser que se vuelva a arrastrar el campo a la orientacin de pgina. Si se utiliza el programa Visual Basic o bien macros para crear una tabla dinmica, puede desactivarse la posibilidad de cambiar el diseo arrastrando los campos. Puede reconocerse que se ha desactivado el arrastre de un campo individual, si al intentar arrastrar el campo aparece el smbolo de cancelacin sobre el puntero. Si necesita ayuda, pngase en contacto con la persona que haya escrito el programa o las macros.
Se ha perdido el formato al actualizar la tabla dinmica o al cambiar su diseo Para retener el formato cuando se actualicen los datos en la tabla dinmica o se cambie el diseo, siga los pasos que se indican a continuacin: Elija una celda en la tabla dinmica y haga clic en Opciones (men Tabla dinmica, barra de herramientas Tabla dinmica). En Opciones de formato, compruebe que la casilla de verificacin Mantener formato est activada. Compruebe que Habilitar seleccin est presionado (en el submen Seleccionar, men Tabla dinmica, barra de herramientas Tabla dinmica) antes de seleccionar los datos a los que desee dar formato.
Despus de la actualizacin de la tabla dinmica han desaparecido datos Si no aparecen los datos que se esperaba en la tabla dinmica despus de actualizarla, compruebe lo siguiente: Antes de actualizar la tabla dinmica, asegrese de que selecciona Todos para todos los campos de pgina. Si la lista de un campo de pgina no tiene el elemento Todos, ste est configurado para consultar datos externos a medida
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que seleccione cada elemento y los datos se actualizarn siempre que seleccione un elemento diferente. En una tabla dinmica basada en una lista de Microsoft Excel, los nuevos datos pueden haberse agregado fuera del rango de origen que se especific originalmente, o puede que los datos de origen se hayan movido a otra ubicacin. Cambie la especificacin del rango de origen para que incluya los nuevos datos o para especificar la nueva ubicacin. Si la tabla dinmica est basada en datos externos, revise la consulta en Microsoft Query para asegurarse de que se estn recuperando los datos que se desea.
El campo o el elemento calculado no se calculan como se haba previsto Los campos y los elementos calculados se calculan de diferentes modos. Las frmulas para los campos calculados operan sobre la suma de los datos subyacentes de los campos de la frmula. Por ejemplo, la frmula 'Importe del pedido' * 1,2 multiplica 1,2 veces la suma de los importes de los pedidos de cada producto y cada vendedor; no multiplica 1,2 veces cada pedido individual para luego sumar los importes multiplicados. Sin embargo, las frmulas para los elementos calculados operan en los registros individuales; la frmula Marisco *115% multiplica cada pedido individual Marisco por 115%, despus los importes multiplicados se resumen conjuntamente en el rea de datos. Si un campo o un elemento calculado no se calcula correctamente, compruebe lo siguiente: Compruebe que las frmulas de todos los campos y elementos calculados en la tabla dinmica son las previstas. Para que aparezca una lista de las frmulas, elija Frmulas (men Tabla dinmica, barra de herramientas Tabla dinmica) y haga clic en Crear lista de frmulas. Si se ha creado ms de una frmula para las celdas de un elemento calculado, asegrese de que el orden en que se calculan las frmulas es correcto.
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GLOSARIO DE TERMINOS
1- LGICA: Es una secuencia de operaciones realizadas por el hardware o por el software. Lgica del hardware, Son los circuitos y Chips que realizan las operaciones de control de la computadora. Lgica del software o lgica del programa, Es la secuencia de instrucciones en un programa. 2- ALGORITMO: Conjunto de sentencias / instrucciones en lenguaje nativo, los cuales expresan la lgica de un programa. ALGORITMO CUALITATIVO, Son aquellos que resolver un problema no ejecuta operaciones matemtica en el desarrollo de algoritmo. ALGORITMO CUANTITATIVO, Son aquellos algoritmos que ejecutan operaciones numricas durante su ejecucin. 3 - ARCHIVO: Son un conjunto de registros lgicos. 4- BASE DE DATOS: Es un almacenamiento colectivo de las bibliotecas de datos que son requeridas y organizaciones para cubrir sus requisitos de procesos y recuperacin de informacin. 5 - BIT:(dgito binario ) un dgito simple de un numero binario (1 0) en el computador. 6 - BYTE: Grupo de bits adyacentes operados como una unidad, ( grupos de 8 bits ). 7- BUFFERS: Memoria intermedia, una porcin reservada de la memoria, que se utiliza para almacenar datos mientras son procesados. 8- BASIC: ( BIGINNERS ALL PURPUS SIMBOLIC INSTRUTION CODE ), Lenguaje de instrucciones simblicas de propsito general para principiantes, esta disponible en modo compilador e interprete, siendo este ultimo el mas popular para el usuario circunstancial y para el programador principiante. 9- DIAGRAMA DE FLUJO: Es la representacin grfica de una secuencia de instrucciones de un programa que ejecuta un computador para obtener un resultado determinado. 10- CDIGO FUENTE: Programa en su forma original, tal y como fue escrito por el programador, el cdigo fuente no es ejecutable directamente por el computador, debe convertirse en lenguaje de maquina mediante compiladores, ensambladores o interpretes.
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11- CAMPO: Es el espacio en la memoria que sirve para almacenar temporalmente un dato durante el proceso, Su contenido varia durante la ejecucin del programa. CAMPO NUMRICO, el que solo puede almacenar valores ( dgitos ). CAMPO ALFANUMERICO, el que puede almacenar cualquier carcter ( dgito, letra, smbolo especial ). 12- COMPILADOR: Programa de computadora que produce un programa en lenguaje de maquina, de un programa fuente que generalmente esta escrito por el programador en un lenguaje de alto nivel. 13- INTERPRETE: Dispositivo o programa que recibe una por una las sentencias de un programa fuente, la analiza y la convierte en lenguaje de maquina si no hay errores en ella. Tambin se puede producir el listado de las instrucciones del programa. 14- VARIABLE: En programacin es una estructura que contiene datos y recibe un nombre nico dado por el programador, mantiene los datos asignados a ella hasta que un nuevo valor se le asigne o hasta que el programa termine. 15- CONSTANTE: Valor o conjunto de caracteres que permanecen invariables durante la ejecucin del programa. 16- ACUMULADOR: Campo o variable que sirve para llevar una suma o cuenta de diferentes valores. 17- DATO: El termino que usamos para describir las seales con las cuales trabaja la computadora es dato; Aunque las palabras dato e informacin muchas veces son usadas indistintamente, s existe una diferencia importante entre ellas. En un sentido estricto, los datos son las seales individuales en bruto y sin ningn significado que manipulan las computadoras para producir informacin. 18- HARDWARE: Es la parte tangible del computador. 19-SOFTWARE: Conjunto de programas, documentos, procesamientos y rutinas asociadas con la operacin de un sistema de computadoras, es decir, la parte intangible de computador. 20- INFORMACION: Es lo que se obtiene del procesamiento de datos, es el resultado final. 21- PROGRAMA: Es una coleccin de instrucciones que indican a la computadora que debe hacer. Un programa se denomina software, por lo tanto , programa, software e instruccin son sinnimos.
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22- PROGRAMA FUENTE: Instruccin escrita por el programador en un lenguaje de programacin para plantear al computador el proceso que debe ejecutar. 23- PROGRAMA OBJETO: Instrucciones en lenguaje maquina producida por el computador. 24- MEMORIA RAM: ( RADOM ACCESS MEMORY ), memoria de acceso aleatorio cuyo contenido permanecer presente mientras el computador permanezca encendido. 25- MEMORIA ROM: Memoria de solo lectura. Chip de memoria que solo almacena permanentemente instrucciones y datos de los fabricantes. 26- REGISTRO: Es un grupo de campos relacionados que se usan para almacenar datos acerca de un tema ( registro maestro ) actividad ( registro de transaccin ). 27- PSEUDOCODIGO: Herramienta de anlisis de programacin. Versiones falsificadas y abreviadas de las actuales instrucciones de computadora que son escritas en lenguaje ordinario natural. 28- SUBRUTINA: Programa ( conjunto de instrucciones ), que desde otro programa se pueden llamar a ejecucin bien se puede, decir grupo de instrucciones que realizan una funcin especifica, tal como una funcin o marco. Una subrutina grande se denomina usualmente * * MODULO * * * * PROCEDIMIENTO * *, pero todos los trminos se utilizan de manera alternativa. 29- FUNCION: En programacin, una rutina que hace una tarea particular. Cuando el programa pasa el control a una funcin, sta realiza la tarea y devuelve el control a la instruccin siguiente a la que llamo. 30- RUTINA: Es el conjunto de instrucciones dentro del mismo programa, que se puede llamar a ejecucin desde diferentes partes del mismo programa. 31- INTERFAZ: Una conexin e interaccion entre hardware, software y usuario, es decir como la plataforma o medio de comunicacin entre usuario o programa. 32- USUARIO: Cualquier individuo que iteracta con la computadora a nivel de aplicacin. Los programadores, operadores y otro personal tcnico no son considerados usuarios cuando trabajan con la computadora a nivel profesional. 33- PROGRAMADOR: Un individuo que disea la lgica y escribe las lneas de cdigo de un programa de computadora. 34-PROGRAMADOR DE APLICACIONES: Individuo que escribe programas de aplicacin en una organizacin usuaria. La mayora de los programadores son programadores de aplicacin.
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35- PROGRAMADOR DE SISTEMAS: En el departamento de procesamiento de datos de una gran organizacin, tcnico experto en parte o en la totalidad de software de sistema de computadora, tal como el sistema operativo, el programa de control de red y el sistema de administracin de base de datos. Los programadores de sistemas son responsables del rendimiento eficiente de los sistemas de computacin. 36- EMULADOR: es un dispositivo que se construye para trabajar como otro. 37- PILA: Es el conjunto de registros de hardware cantidad reservada de memoria principal que se usa para clculos aritmticos o para el seguimiento de las operaciones internas. Las pilas se usan para realizar el seguimiento de la secuencia de rutinas que se llamen en un programa. 38- ALMACENAMIENTO PRIMARIO: La memoria interna de la computadora ( RAM ). 39- CDIGO MAQUINA: para que se pueda ejecutar un programa, debe estar en lenguaje de maquina de la computadora que lo esta ejecutando. 40- PROGRAMA EJECUTABLE: Los archivos de programa a menudo se denominan programas ejecutables, puesto que, al teclear su nombre al hacer clic sobre el icono que le corresponda en un entorno grfico, logra que la computadora cargue y corra, o ejecute las instrucciones del archivo. 41- DEPURADOR ( debugger ): Es un programa que asiste en la depuracin de un programa. 42- ALMACENAMIENTO VIRTUAL: Es una tcnica que simula mas memoria que la que realmente existe y permita a la computadora ejecutar varios programas simultneamente, sin importar su tamao. 43- PROGRAMA ENSAMBLADOR: Es un programa de computador preparado por un programador que toma las instrucciones que no estn en lenguaje de maquina y las convierte en una forma que puede ser usada por el computador. 44- PERIFERICOS: cualquier dispositivo de hardware conectado a una computadora. 45- INSTRUCCION O SENTENCIA: Conjunto de caracteres que se utilizan para dirigir un sistema de procesamiento de datos en la ejecucin de una operacin . 46- MODULO OBJETO: Es la salida directa de un ensamblador un compilador. 47- EDITOR: Es un software empleado para crear y manipular archivos de texto, tales como programas en lenguaje fuente, lista de nombres y direcciones.
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48- ANSI: Una abreviacin de American National Standards Institute (Instituto Nacional Americano de Estndares). ANSI en el contexto de Windows se refiere al conjunto de caracteres que Microsoft decidi usar para Windows (en vez del conjunto de caracteres de IBM que incluye caracteres especiales para dibujar lneas llamados el conjunto de caracteres OEM). El conjunto de caracteres ms comn es el ASCII (American Standard Code for Information Interchange- Cdigo Estndar Americano para el Intercambio de Informacin) el cual para el alfabeto Ingls y caracteres numricos es igual al ANSI. 49- APPLET. Una aplicacin de Windows que es suministrada como un componente de otra aplicacin Windows. Ejemplos de Applets son Wordpad, Notepad y el Mapa de Caracteres suministrado en Windows 95/98. 50- CACHE: Un bloque de memoria reservado para almacenamiento temporal. Los Cachs generalmente almacenan datos del disco duro en memoria para hacer los accesos a los datos ms rpidos. 51- OBJETOS DE ACCESO DE DATOS: El contenedor de todos los objetos que pueden ser incorporados en una Aplicacin de Access. El miembro ms alto de la jerarqua de los Objetos de Acceso de Datos es el objeto DBEngine, el cual contiene los objetos workplace, User y Group en colecciones. Los objetos Database estn contenidos en objetos workspace. 52- DEFINICION DE DATOS: El proceso de descripcin las bases de datos as como sus objetos tales como tablas, ndices, vistas, procedimientos, reglas, valores predeterminados y otras caractersticas. 53- DICCIONARIO DE DATOS: El resultado de la definicin de datos. Tambin se usa para describir un conjunto de tablas de sistema que contienen las definiciones de los objetos de las bases de datos. 54- ELEMENTO DE DATO: El valor contenido en una celda de dato, tambin denominada elemento de dato o simplemente un elemento. Una pieza de dato que describe una simple propiedad de una entidad de dato tal como el nombre de una persona, apellido, edad, sexo o color de cabello. En este caso la entidad del dato es la persona. 55- ENTIDAD DE DATO: Un conjunto distinguible de objetos que son la materia de una tabla de datos y generalmente tienen al menos un elemento nico. Una entidad de Dato puede ser una persona (RFC nico), una factura o un nmero de serie de un vehculo. Bibliografa: Using Access Special Edition Jennings
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