BASES DE DATOS EN EXCEL

Ing. Lida Barba M. Abril/2013

BASES DE DATOS

Una base de datos es una coleccin de datos organizados en registros (filas) y en campos (columnas). Un registro contiene toda la informacin perteneciente a un elemento (tem), por ejemplo: los datos de un alumno. Un campo contiene un dato perteneciente al elemento, por ejemplo: su nombre, edad, domicilio, cursos, etc.

BASE DE DATOS
CAMPOS

REGISTROS

BASES DE DATOS EN EXCEL

Una base de datos es toda coleccin de registros, tambin llamada tabla o lista, son ejemplos de listas:

Nmina de Empleados Citas Mdicas Libro diario contable Pacientes Equipos Instrumental, etc.

FORMULARIOS PARA EL INGRESO,

MODIFICACIN O CONSULTA DE DATOS

Un modo para ingresar registros en una Base de Datos es un formulario. Los formularios proporcionan una manera prctica de introducir registros. Si usa un formulario, es menos probable que introduzca informacin equivocada en un campo, esto es muy til a medida que la tabla crece y ya no se pueden ver los rtulos de la columna (nombre de los campos).

INGRESO DE DATOS MEDIANTE UN FORMULARIO

1. Iniciar a llenar la base de datos (tabla, lista), con sus nombres de campos y al menos un registro.

2. Hacer clic en cualquiera de los registros y seleccionar la herramienta formulario (disponible en la barra de herramientas de acceso rpido)

INGRESO DE DATOS MEDIANTE UN

FORMULARIO

Los datos podrn ingresarse de forma fcil a travs del cuadro de dilogo que se presenta en pantalla.

INGRESO DE DATOS MEDIANTE UN

FORMULARIO
Utilizar los botones Nuevo, para agregar un nuevo registro, Eliminar, para eliminarlo, Buscar anterior y Buscar siguiente para recorrer a otro registro y Cerrar para salir.

VALIDACIN DE DATOS EN UN
FORMULARIO

La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo es posible validar y controlar el ingreso de:

Valores enteros Decimales Fecha Hora Valores disponibles en una lista Tamao fijo de caracteres de un texto

VALIDACIN DE DATOS EN UN
FORMULARIO

Para activar la validacin hacer clic en el Men Datos, opcin Validacin de datos

OPCIONES DE VALIDACIN DE DATOS

Por defecto en la opcin configuracin/Permitir se encuentra Cualquier Valor, eso indica que no est configurada una regla especfica de validacin.

OPCIONES DE VALIDACIN DE DATOS

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir nicamente nmeros de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

OPCIONES DE VALIDACIN DE DATOS

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir nicamente nmeros de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

CONFIGURACIN DE VALIDACIN DE DATOS. EJEMPLO NO. 1

Paso 1: Configuracin

Paso 2: Mensaje de Entrada

CONFIGURACIN DE VALIDACIN DE DATOS. EJEMPLO NO. 1

Paso 3: Mensaje de Error Paso 4: Aceptar

CONFIGURACIN DE VALIDACIN DE DATOS. EJEMPLO NO. 1. EJECUCIN

Al seleccionar la celda en donde se va a ingresar el valor, se visualizar el mensaje de entrada colocado en el Paso 2

En el caso de que se ingrese un valor que no cumpla la regla (en este caso de longitud 3 especificada en el Paso 1), se visualizar el mensaje de error colocado en el Paso 3

CONFIGURACIN DE VALIDACIN DE DATOS. EJEMPLO NO. 2: VALIDACIN CON LISTA

1. Escribir en algn sitio de la hoja la lista de valores posibles a ingresar en la celda, en este caso los tipos de dientes (notar que la lista de posibilidades est escrita en el rango K3:K10).

CONFIGURACIN DE VALIDACIN DE DATOS. EJEMPLO NO. 2: VALIDACIN CON LISTA

2. Seleccionar la celda en donde se escribir el valor de la lista. 3. Men Datos / Validacin de Datos / Configuracin, permitir Lista 4. En Origen marcar el rango de celdas de la lista ingresada en el paso 1. 5. Aceptar

CONFIGURACIN DE VALIDACIN DE DATOS. EJEMPLO NO. 2: VALIDACIN CON LISTA

Ahora cuando se vaya a ingresar datos en esa celda, aparecer la lista especificada en la validacin, de la cual bastar hacer clic para elegir el valor deseado.

* Al igual que en otras ocasiones las reglas pueden ser copiadas en otras celdas simplemente arrastrando el caracter de relleno (+)

FILTRADO DE DATOS

FILTRADO DE DATOS

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (condiciones) que se haya especificado y se aplican para ocultar las filas que no cumplen esos criterios. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante grficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.

FILTRADO DE DATOS
Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Para filtrar, hacer clic en la fila de nombres de los campos de la base de datos, elegir el Men Datos, y la opcin Filtro

FILTRADO DE DATOS

Las flechas de seleccin que aparecen en cada campo permiten determinar el criterio de presentacin de datos (presenta los registros que cumplen la condicin y ocultan a los que no la cumplen)

FILTRADO DE DATOS. EJEMPLO NO. 1

1. Seleccionar el filtro de Apellidos 2. Seleccionar Filtros de texto 3. Seleccionar Comienza por

4. Escribir la letra A. En este caso mostrar los apellidos que comienzan con la letra A

FILTRADO DE DATOS. EJEMPLO NO. 1

El resultado del filtro es que solo se muestran los registros de las personas cuyo apellido comienza con la letra A. La figura muestra que en ese campo se ha aplicado una condicin.

FILTRADO DE DATOS

Para quitar una condicin aplicada mediante un filtro hacer clic en seleccionar todo.

* Para quitar el filtro, hacer clic en el Men Datos, opcin Filtro

EJERCICIOS PROPUESTOS CON FILTROS

Filtrar por valores (igual a, no es igual, entre un mnimo y un mximo). Filtrar por fechas (antes de, despus de, ) Filtrar por colores (INVESTIGACIN)

* En todos los casos utilizar al menos 30 registros

FUNCIONES DE BASES DE DATOS

BDCONTAR: Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en una base de datos. BDCONTARA: Cuenta el nmero de celdas no vacas en una base de datos. BDDESVEST: Calcula la desviacin estndar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos. BDDESVESTP: Calcula la desviacin estndar en funcin de la poblacin total de las entradas seleccionadas de la base de datos. BDEXTRAER: Extrae de una base de datos un nico registro que cumple los criterios especificados.

FUNCIONES DE BASES DE DATOS

BDMAX: Devuelve el valor mximo de las entradas seleccionadas de la base de datos. BDMIN: Devuelve el valor mnimo de las entradas seleccionadas de la base de datos. BDPRODUCTO: Multiplica los valores de un campo concreto de registros de una base de datos que cumplen los criterios especificados. BDPROMEDIO: Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos. BDSUMA: Suma los nmeros de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios. BDVAR: Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos. BDVARP: Calcula la varianza a partir de la poblacin total de entradas seleccionadas de la base de datos.

FUNCIONES DE BASE DE DATOS, EJERCICIOS

=BDCONTAR(A4:E10;"Edad";A1:F2) Esta funcin examina los registros de manzanos cuyo alto vara entre 10 y 16 metros y determina cuntos campos Edad de esos registros contienen nmeros.

FUNCIONES DE BASE DE DATOS, EJERCICIOS, CONTINUACIN

=BDCONTAR(A4:E10;"Edad";A1:F2)Esta funcin examina los registros de manzanos cuyo alto vara entre 10 y 16 metros y determina cuntos campos Edad de esos registros contienen nmeros. =BDCONTARA(A4:E10;"Beneficio";A1:F2)Esta funcin examina los registros de manzanos cuyo alto vara entre 10 y 16 metros, y determina el nmero de campos Ganancia de esos registros que no estn en blanco. =BDMAX(A4:E10;"Beneficio";A1:A3)Beneficio mximo de los manzanos y perales =BDMIN(A4:E10;"Beneficio";A1:B2)Beneficio mnimo de los manzanos con un alto superior a 10 =BDSUMA(A4:E10;"Beneficio";A1:A2)Beneficio total de los manzanos

FUNCIONES DE BASE DE DATOS, EJERCICIOS, CONTINUACIN

=BDSUMA(A4:E10;"Beneficio";A1:F2) Beneficio total de los manzanos con un alto entre 10 y 16 =BDPRODUCTO(A4:E10;"Rendimiento";A1:B2) Producto de los rendimientos de los manzanos con un alto superior a 10 =BDPROMEDIO(A4:E10;"Rendimiento";A1:B2) Rendimiento medio de los manzanos con un alto superior a 3 metros =BDPROMEDIO(A4:E10;3;A4:E10) Edad media de todos los rboles de la base de datos =BDDESVEST(A4:E10;"Rendimiento";A1:A3) La desviacin estndar calculada del rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos son nicamente una muestra de la poblacin total de la superficie de frutales

FUNCIONES DE BASE DE DATOS, EJERCICIOS, CONTINUACIN

=BDDESVESTP(A4:E10;"Rendimiento";A1:A3) La desviacin estndar verdadera en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos representan el conjunto de la poblacin =BDVAR(A4:E10,"Rendimiento",A1:A3) La varianza calculada en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos son nicamente una muestra de la poblacin total de la superficie de frutales
=BDVARP(A4:E10;"Rendimiento";A1:A3) La varianza verdadera en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos representan el conjunto de la poblacin =BDEXTRAER(A4:E10;"Rendimiento";A1:A3) Devuelve el valor de error #NUM! porque ms de un registro cumple con los criterios

EJERCICIOS PROPUESTOS CON FUNCIONES

DE BASE DE DATOS

Aplicar todas las funciones de las diapositivas 30 a 33 Desarrollar otro ejercicio con la aplicacin de las mismas funciones pero con datos provenientes de su ejercicio profesional.

Gracias por su atencin

Ing. Lida Barba M. lida_barba@hotmail.com