Anda di halaman 1dari 48

PEPATAH MENGATAKAN :

“TAK KENAL MAKA TAK SAYANG”

KENALILAH PROGRAM MICROSOFT (MS)


EXCEL

KARENA DENGAN MICROSOFT (MS)


EXCEL
KITA AKAN DIPERMUDAH DALAM SEGALA
URUSAN PERHITUNGAN

ADA KESULITAN ????? JANGAN KHAWATIR

HUBUNGI :

EMAIL : gosal2007@yahoo.com
boedytea@gmail.com
kesala6.blogspot.com

gosal2007@yahoo.com 1
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
APLIKASI KOMPUTER BERBASIS KEUANGAN

1. PENGANTAR MICROSOFT (MS) EXCEL


Microsoft excel merupakan salah satu aplikasi dalam Microsoft
Office. Versi dari MS excel menyesuaikan dengan versi MS
Officenya.

a. Menjalankan dan pengenalan Komponen MS Excel

Langkah-langkah untuk menjalankan aplikasi MS excel adalah:


Klik menu start, arahkan pointer pada all programs, pilih
Microsoft office, kemudian klik Microsoft Office Excel

Gambar 1. Menu Short cut exel

gosal2007@yahoo.com 2
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Setelah langkah 1 maka akan muncul tampilan dengan
berbagai pengenalan tombol sebagai berikut:

Formula bar

Toolbar Standar Menu Bar Toolbar formatting


Sel aktif/Pointer
Minimize, restore,
close
Name Box

Scroll Bar Vertikal

Task pane

Scroll Bar
Navigasi sheet Lembar kerja Horisontal

Gambar 2. Jendela Aplikasi Excel

Dari tampilan di atas terlihat beberapa bagian, yaitu:


1) Menu Bar terdiri dari beberapa menu yang dapat digunakan
untuk membantu pekerjaan kita: File, Edit, View, Insert,
Format, Tools, Data, Windows dan Help.
2) Tollbar merupakan kotak yang berisi tombol-tombol untuk
mempercepat proses yang dilakukan (tombol open, save,
preview, dll).
3) Minimize untuk memperkecil tampilan excel dan akan terlihat
icon pada taskbar.
4) Maximize untuk memperbesar tampilan excel sehingga penuh
satu layer.
5) Restore untuk mengembalikan tampilan jendela windows
(excel) kebentuk semula.
6) Name Box adalah sebuah kotak yang menunjukkan alamat sel
aktif yang digunakan untuk memberi nama sel atau range.

gosal2007@yahoo.com 3
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
7) Formula Bar berfungsi untuk menuliskan persamaan dan rumus
yang akan ditampilkan dalam sel serta dapat digunakan untuk
menuliskan isi dari suatu sel.
8) Task Pane merupakan sebuah panel yang menyediakan
beberapa fasilitas bantuan atau informasi tertentu.
9) Scroll Bar berfungsi untuk menggulung layer secara vertical
atau horizontal.
10) Lembar kerja terdiri dari baris dan kolom. Kolom-kolom sel
diberi nama A, B, C dan seterusnya hingga IV dengan total kolom
256 kolom. Sedangkan baris-baris (rows) ditandai dengan angka
1, 2, 3, dan seterusnya hingga 65536.
11) Navigasi Worksheet berfungsi untuk menampilkan atau
berpindah dari satu sheet ke sheet yang lain dalam satu buku
kerja.

b. Mengaktifkan Buku Kerja

Langkah-langkah yang digunakan untuk mengaktifkan Buku Kerja


adalah sebagai berikut:
1) Klik menu Start, lalu pilih All Programs, kemudian klik open
office Document.
2) Kemudian pilih file yang diinginkan dan klik menu open
Selain itu, ada cara lain: klik Start, pilih My Recent Document,
kemudian pilih file yang diinginkan.

c. Memilih dan Memberi Nama Range

Langkah yang digunakan untuk memilih range dengan


menggunakan tombol Ctrl adalah:
1. Pilih beberapa sel yang diinginkan dengan dengan cara dragging
2. Tekan tombol Ctrl dan jangan dilepaskan sebelum proses
memilih range selesai.
3. Pilih beberapa sel atau range lain dan dengan langkah 2
tersebut, maka kita dapat memilih range sesuai dengan
keinginan kita.
Langkah untuk memberi nama pada range tertentu adalah:
1) Sorot range tertentu sesuai dengan keinginan kita.
2) Klik Insert, pilih Name, kemudian klik Define.
3) Ketik nama range sesuai dengan keinginan kita pada bagian
Names in workbook.
4) Pada bagian Refers to terlihat alamat range yang kita pilih.

gosal2007@yahoo.com 4
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
5) Klik tombol Add untuk membuat nama baru dan dimasukkan
dalam daftar nama range.
6) Klik Close atau OK.

d. Menambah Komentar

Fitur komentar ini digunakan untuk memperjelas maksud dari sel


tertentu. Langkah yang digunakan untuk membuat komentar
adalah:
1) Klik alamat sel yang akan diberi komentar
2) Klik kanan pada alamat sel yang akan diberi komentar, lalu pilih
Insert Comment.
3) Tuliskan komentar yang diinginkan
Untuk mengedit komentar: klik kanan sel yang diberi komentar,
kemudian pilih Edit Comment.

2. ENTRI DATA DAN SISTEM SECURITY

a. Entri Data pada Lembar Kerja secara Berurutan


Data dapat dimasukkan dalam lembar kerja secara berurutan,
misalnya dalam memberikan nomor urut secara cepat:
1) Klik alamat sel A1 dan ketik angka 1
2) Klik alamat sel A2 dan ketik angka 2
3) Blok atau sorot range A1:A2
4) Posisikan mouse dipojok kanan bawah sehingga muncul tanda +
5) Dragging atau tekan terus mouse dan digeser kebawah sesia
dengan keinginan.
Cara tersebut juga berlaku untuk teks, misalnya memberi nama hari
dalam seminggu.

b. Entri Data dengan Referensi Sel dan Sheet lain


Data dapat diinput melalui sel dan sheet lain sehingga jika kita
mengubah perhitungan pada sel tertentu maka akan berubah semua
secara otomatis. Untuk melakukan entri data dengan referensi sel lain
adalah sebagai berikut: ketik tanda ( = ) pada sel tempat entri data,
kemudian klik alamat sel yang diinginkan dapat berubah secara
otomatis jika sel input data dirubah. Perhatikan gambar dibawah ini.

gosal2007@yahoo.com 5
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Gambar 3. Tampilan referensi sel

Selain itu, data dapat diinput dari sheet lain seingga jika sel tertentu
pada suatu sheet dirubah, maka sheet lain yang sudah diberi rumus
akan berubah pula. Cara ini dapat memudahkan penghitungan dan
menghindari terjadinya salah pengetikan karena proses pengetikan
data lebih diperkecil frekuensinya.
Langkah yang digunakan adalah sebagai berikut:

1) Klik sel tertentu dalam sheet tertentu, misalnya sel A2 pada sheet
1 dan ketik angka tertentu (misalnya: angka 99).
2) Klik sheet lain dan pilih alamat sel tertentu pada sheet tersebut,
misalnya sheet2 alamat sel A4.
3) Ketik rumus (=sheet1!A2) pada sheet2 sel A4 dan tekan enter,
maka angka 99 akan muncul pada alamat yang diinginkan tersebut.

Gambar 4. Tampilan Data Referensi sheet lain

gosal2007@yahoo.com 6
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Di samping angka, cara tersebut juga berlaku untuk teks sehingga
banyak memudahkan pekerjaan kita dan menghindari banyak
kesalahan.

c. Entri Data dengan Persamaan Matematika

Operasi matematika yang digunakan adalah pangkat (^), perkalian


(*), Pembagian (/), penambahan (+), dan pengurangan (-). Langkah
yang digunakan untuk setiap operasi matematika tersebut sama,
sebagai contohnya adalah
1) Ketik angka yang akan dikalikan pada dua alamat sel berbeda
atau lebih, misalnya kita mengalikan 99 dengan 98 dan ditulis
pada sel A2 dan Sel A3.
2) Tempatkan pointer pada sel yang akan dijadikan tempat hasil
perkalian, misalnya sel A4.
3) Tuliskan pada sel A4 (=A2*A3), kemudian tekan enter, maka
hasil perkaliannya (9702) akan muncul.
Untuk operasi matematika yang lain caranya sama seperti di atas.

d. Sistem Proteksi Lembar Kerja (Worksheet)

Langkah yang digunakan untuk melakukan proteksi terhadap


lembar kerja (Worksheet) adalah:

1) Pilih lembar kerja yang akan diproteksi


2) Pilih dan klik menubar Tools, kemudian pilih Protection, lalu
pilih Protect Sheet, sehingga muncul tampilan gambar sebagai
berikut:

gosal2007@yahoo.com 7
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Gambar 5. Kotak Dialog Protect Sheet

3) Ketik sandi/password pada kotak dialognya dan klik OK


4) Ketik sandi/password yang sama pada kotak dialog Confirm
Password, kemudian tekan OK

Untuk membuka Proteksi cara yang digunakan adalah klik Tools pilih
Protection, kemudian klik Unprotct Sheet…, lalu masukkan
passwordnya dan klik OK.

e. Menyimpan file dengan password

Untuk melindungi file-file kita sehingga tidak dapat diubah-ubah


isinya, maka file tersebut perlu disimpan dengan password. Sistem
security ini yang dapat menjaga keamanan isi file dan hanya orang-
orang tertentu saja yang dapat membukanya.
Langkah-langkah yang digunakan untuk menyimpan file dengan
password adalah sebagai berikut:
1) Klik menubar file, kemudian pilih save/save as.
2) Ketik file name untuk memberi nama file pada bagian file name,
misalnya “latihan akuntansi sekolah-passw”.

Gambar 6. Proses penyimpanan data dengan password

gosal2007@yahoo.com 8
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
3) Pada kotak dialog di atas klik tombol tools kemudian pilih
general options.
4) Maka dilayar akan muncul kotak dialog save options sbb:

Gambar 7. Proses pengisian sandi


5) Tempatkan kursor pada kotak password to open dan ketik
sandinya sesuai dengan keinginan saudara, kemudian tempatkan
kursor pada password to modify dan ketik sandi yang berbeda
atau sama dengan sebelumnya kemudian klik OK sehingga
muncul tampilan berikut:

Gambar 8. Confrimasi sandi

6) Pada kotak dialog Confirm Password ketik ulang sandi


pertama yang dibuat sebelumnya, yaitu pada password to
open dan klik OK.
7) Kemudian akan muncul Confirm Password yang kedua dan
ketik ulang sandi kedua yang dibuat sebelumnya, yaitu pada
password to modify.
8) Klik tombol save untuk menyimpan file saudara.

3. Format Data

a. Format Perataan (Alignment)

gosal2007@yahoo.com 9
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Untuk mengatur posisi data ditengah, kanan, dan kiri dalam sel
dilakukan format perataan melalui menu toolbar Formatting,
sedangkan untuk mengatur teks sehingga tidak terlalu panjang
dalam sel dilakukan dengan langkah sebagai berikut:

1) Block (sorot) range yang akan diformat


2) Klik menubar Format, kemudian pilih Cells atau tekan Ctrl+1
3) Klik Alignment, kemudian pilih Center untuk vertical dan
horizontal
4) Centang bagian Warp text untuk perataan kata sehingga
kelebihan kata dalam kolom akan berada dibawahnya
5) Klik OK
6) Klik diluar block untuk menghilangkan tanda block.

b. Format Angka
Format angka digunakan untuk mengubah tampilan data normal
menjadi format yang sesuai dengan kebutuhan kita, dan langkah-
langkahnya sebagai berikut:

1) Sorot range yang akan diubah


2) Klik menubar Format, lalu Cells atau menekan tombol Ctrl+1
3) Klik tab Number, lalu tentukan kategori angka (klik Category,
misal pilih general)
4) Decimals Places berfungsi untuk menentukan digit angka
disebelah kanan tanda koma.
5) Aktifkan pemisah ribuan dengan memberi ceklist pada Use 1000
separator
6) Jika angka yang dimasukkan negatif, maka kita dapat memilih
format angka negatif pada Negative numbers
7) Klik OK

Melalui langkah tersebut diatas juga dapat melakukan beberapa


pilihan kategori format angka, misalnya format accounting, date,
time, text, dan lain-lain, yang mana kita dapat mencobanya sendiri
dengan langkah yang hampir sama, tetapi langkah 3 disesuaikan.

c. Format Bingkai (Border) dan Pewarnaan Range

Langkah yang digunakan untuk format border agar memudakan


dalam pembacaan kelompok data adalah sebagai berikut:
1. Sorot range yang akan diformat
gosal2007@yahoo.com 10
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
2. Klik menubar Format, lalu Cells atau menekan tombol Ctrl+1
3. Klik tab Border
4. Tentukan bingkai sesuai dengan keinginan, misal klik outline
dengan style garis tertentu (dengan klik garis pada pilihan
style)
5. Bagian Color digunakan untuk memberi warna garis
6. Klik OK

Untuk membuat format lembar kerja menarik dan memudahkan


dalam melihat kelompok data, maka diperlukan perwarnaan range
dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1) Sorot range yang akan diwarnai
2) Klik menubar Format, lalu Cells atau menekan tombol Ctrl+1
3) Klik tab Patterns
4) Tentukan pilihan warna sesuai dengan keinginan
5) Kita dapat menentukan pola garis dan warna melalui tab
Patterns ini.
6) Klik OK

d. Format Painter

Format painter berfungsi untuk menyalin atribut suatu data dan


dikenakan pada data lainnya. Langkah-langkahnya adalah:
1) Sorot range yang akan diformat
2) Klik lambang painter pada Toolbar Standar, lalu klik ganda
lambang painter tersebut

3) Klik range yang akan dikenai format sesuai keinginan kita


(pointer mouse akan berubah menjadi gambar kuas)
4) Untuk menormalkan klik ganda pada lambang painter lagi.

4. Proses Database

a. Mengurutkan Data

Langkah-langkah untuk mengurutkan data adalah sebagai berikut:


1) Blok range data yang akan diurutkan
2) Klik menubar Data, lalu Klik Sort….

gosal2007@yahoo.com 11
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
3) Tentukan judul kolom sebagai panduan pengurutan pada bagian
Sort by
4) Klik Ascending untuk pengurutan secara menaik atau klik
Descending untuk pengurutan secara menurun.
5) Pada bagian My data range has beri pilihan Header row jika
kita menganggap baris pertama dari range yang dipilih
merupakan baris judul atau No Header row jika menganggap
judul tidak ada.
6) Klik OK

b. Entri Data dengan Form

Langkah-langkah yang digunakan dalam pembuatan form untuk


pengisian data adalah sebagai berikut:
1) Buatlah database dengan judul kolom (field name), misalnya:
nomor induk mahasiswa, nama mahasiswa, alamat
mahasiswa

Gambar 9. Tabel untuk data form

2) Blok judul kolom tersebut seperti gambar 9.


3) Klik menubar Data, kemudian klik Form sehingga muncul
konfirmasi bahwa satu baris paling atas dari range yang dipilih
akan digunakan sebagai baris judul dan akan ditampilkan
4) Klik OK, maka akan muncul kotak form untuk entri data yang
sesuai dengan judul kolom tersebut.

gosal2007@yahoo.com 12
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Gambar 10. Pengisian data melalui Form

5) Terdapat beberapa tombol, yaitu New, Delete, Find Prev, Find


Next, Criteria, Close

c. Melacak Data dengan Data Filter


Data filter digunakan untuk menemukan data secara cepat. Data
filter ada dua macam, yaitu Autofilter dan Advanced Filter
Langkah-langkah untuk pelacakan dengan AutoFilter adalah
1) Blok range judul kolom
2) Klik menubar Data, kemudian pilih Filter dan klik AutoFilter
sehingga muncul kotak pilihan (dropdown)

Gambar 11. Pelacakan data dengan AutoFilter

gosal2007@yahoo.com 13
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
3) Pilih kriteria yang diinginkan pada setiap judul kolom (field),
dengan cara klik daftar pilihan (dropdown) pada judul kolom field
tersebut, misalnya mencari data berdasarkan kota asal, maka
klik dropdown pada alamat mahasiswa dan pilih kota asalnya
(yogyakarta), maka akan muncul mahasiswa yang dari
Yogyakarta saja.

d. Validasi Angka
Apabila kita ingin membuat validasi untuk mengisi data
Pengeluaran yang hanya dapat diisi dengan nilai maximal
5.000.000,-, maka langkah-langkah yang digunakan adalah sebagai
berikut:

1) Blok range yang akan dibatasi pengeluarannya.


2) Klik menubar Data, kemudian pilih Validation sehingga muncul
tampilan sebagai berikut:

Gambar 12. Kotak Dialog Data Validation

3) Klik drop down Allow, kemudian tentukan pilihan Decimal


4) Klik drop down Data, kemudian tentukan pilihan less than
gosal2007@yahoo.com 14
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
5) Ketik 5.000.000,- pada bagian Maximum
6) Klik tab Input Message, kemudian ketik teks “Validasi” pada
bagian Title dan ketik teks “Entri data pengeluaran maximum
5.000.000,-“ pada bagian Input Message
7) Klik tab Error Alert, kemudian klik pilihan Stop pada bagian
Style. Ketik teks “Salah” pada bagian Title dan ketik teks “data
harus di bawah 5.000.000,- pada bagian Error message seperti
tampilan berikut:

Gambar 13. Kotak Dialog Data Validation Error Alert

8) Klik Tombol OK

5. Tampilan Data dalam Bentuk Grafik

a. Membuat Grafik
Langkah-langkah yang digunakan untuk membuat grafik adalah
sebagai berikut:
1) Blok tabel yang akan ditampilkan dalam bentuk grafik
2) Klik menubar Insert, kemudian pilih Chart, klik tombol Chart
Wizard pada toolbar standar.

gosal2007@yahoo.com 15
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Gambar 14. Tabel dan Chart Wizard

3) Klik tab Standar Types, klik dan pilih Column pada bagian
Chart Types, dan tentukan pula tampilan grafik yang sesuai
dengan keinnginan kita pada bagian Chart sub-type, misalnya
kita pilih 3-D
4) Jika kita ingin mengetahui tampilan grafik, maka klik dan tahan
pada tombol Press and Hold to View Sample
5) Klik Next>
6) Lengkapi elemen grafik pada bagian Chart title untuk judul
grafik, category (X) untuk judul sumbu X, series (Y) untuk judul
sumbu Y, value (Z) untuk judul sumbu Z.
7) Pada tab Exes berfungsi untuk menampilkan atau
menyembunyikan keterangan pada sumbu X, Y, dan Z.
8) Pada tab Gridlines berfungsi untuk menampilkan atau
menyembunyikan garis skala pembantu pada sumbu X, Y, dan Z.
9) Pada tab Legend berfungsi untuk menampilkan atau
menghilangkan keterangan gambar grafik.
10) Pada tab Data labels berfungsi untuk menempatkan label data
pada grafik.
11) Pada tab Data tables berfungsi untuk menampilkan atau
menyembunyikan tabel data pada tampilan lembar kerja grafik.
12) Klik tombol Finish untuk mengakhiri pembuatan grafik.

gosal2007@yahoo.com 16
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
b. Pewarnaan Grafik

Langkah yang digunakan untuk menentukan atau merubah elemen


warna grafik adalah sebagai berikut:
1) Klik Chart Area grafik
2) Klik tombol mouse sebelah kanan, kemudian klik Format Plot
Area
3) Klik Patterns, tentukan pola warna sesuai dengan keinginan
4) Klik OK

c. Merubah Tampilan Grafik 3D

1) Klik Chart Area grafik


2) Klik kanan mouse, kemudian klik 3-D View
3) Klik Rotation dab ketik 30 untuk merubah tampilan menjadi 30
derajat.
4) Klik tombol OK

6. Fungsi Gabungan

a. Fungsi ROUND
Fungsi ini digunakan untuk membulatkan data angka ke digit
tertentu sesuai kebutuhan.
Model perumusan:

=ROUND(sel;digit pembulatan)

Gambar 15. Contoh Fungsi Round

b. Fungsi SUM dan SUMIF


Langkah-langkah dalam penggunaan fungsi SUM adalah
1) Tempatkan pointer pada alamat sel B10
2) Ketik =SUM(

gosal2007@yahoo.com 17
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
3) Klik sel B3
4) Tekan tombol Shift bersamaan dengan Klik sel B9
5) Ketik )
6) Tekan Enter, sehingga pada alamat sel D10 terlihat hasil dari
penjumlahan 627, lihat gambar 16.

Gambar 16. Contoh Fungsi SUM

Penggunaan fungsi SUMIF digunakan untuk menjumlahkan seluruh


data angka (numerik) dari sederetan angka sesuai dengan kriteria
tertentu. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1) Tempatkan pointer pada alamat sel B10


2) Ketik =SUM(
3) Klik sel B3
4) Tekan tombol Shift bersamaan dengan Klik sel B9
5) Ketik )
6) Tekan Enter, sehingga pada alamat sel D10 terlihat hasil dari
penjumlahan 627, lihat gambar 16.

gosal2007@yahoo.com 18
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
APLIKASI KOMPUTER BERBASIS KEUANGAN

1. Pengantar MS Excel
a. Menjalankan dan Pengenalan Komponen MS Excel
b. Mengaktifkan Buku Kerja
c. Memilih dan Memberi nama Range
d. Menambah Komentar

2. Entri Data dan Sistem Security


a. Entri Data pada Lembar Kerja secara Berurutan
b. Entri Data dengan Referensi Sel dan Sheet Lain
c. Entri Data dengan Persamaan Matematika
d. Sistem Proteksi Lembar Kerja (Sheet)
e. Menyimpan file dengan Sistem Security (Password)

3. Format Data
a. Format Perataan Teks pada Range
b. Format Angka
c. Format Bingkai dan Pewarnaan Sel/Range
d. Format Painter

4. Proses Database
a. Mengurutkan Data
b. Entri Data dengan Form
c. Melacak Data dengan Data Filter
d. Validasi Data

5. Tampilan Data dalam Bentuk Grafik


a. Membuat Garfik
b. Pewarnaan Grafik
c. Merubah Jenis Grafik
d. Menentukan Elemen Grafik
e. Merubah Tampilan Grafik 3D
f. Menyunting Elemen dan Shape Grafik
g. Menyunting Teks Judul

6. Fungsi Gabungan
a. Fungsi ROUND
b. Fungsi AVERAGE, dan SUMIF
gosal2007@yahoo.com 19
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
c. Fungsi VLOOKUP, HLOOKUP, DAN IF

7. Penanganan Error
a. Error ######
b. Error #VALUE!
c. Error #NUM!
d. Error #NAME?
e. Error #REF!
f. Error #NULL
g. Error #DIV/0!

8. Aplikasi

A. PENGOPERASIAN SOFTWARE

gosal2007@yahoo.com 20
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Contoh data yang telah
diisi

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengoperasian


software ini adalah : “Seandainya ada transaksi yang terlewat tidak
masuk ke dalam Input Data Keuangan ini, sebaiknya jangan
menyisipkan cell dengan cara meng-insert cell dan atau move data di
tengah-tengah transaksi yang sudah dimasukkan, karena data yang
sudah dimasukkan ke dalam table secara otomatis diproses oleh
rumus sehingga akan mengganggu formula yang telah ada yang
mengakibatkan tidak akan terbaca di output atau di laporan akhir,
sebaiknya sorot dari cell dimana letak transaksi yang akan dimasukkan
lalu Copy & Paste dibawah cell yang akan dikosongkan untuk
memasukan transaksi yang terlewat”.
Dalam pengisian data pada K3 dan K4 langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :

1. Untuk membuat laporan K3, klik sheet K3 dan pada cell A5


untuk memasukan asal dana, dalam hal ini BOS; cell A6 untuk
memasukan periode yang diinginkan (contohnya Januari
2007); seperti pada contoh di bawah ini.

gosal2007@yahoo.com 21
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Masukan Periode Masukan jenis
yang diinginkan Asal Dana disini
disini (cell A6) (cell A5)

Setelah melakukan langkah-langkah tersebut di atas, maka


setelah di enter akan muncul data yang diinginkan, seperti
gambar di bawah ini :

2. Untuk membuat laporan K4, kita tidak perlu lagi memasukan


data apa-apa seperti asal dana dan periode yang diinginkan
karena apabila di format K3 kita sudah memasukan asal dana

gosal2007@yahoo.com 22
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
dan periode maka di sheet K4 ini telah otomatis keluar data
sesuai dengan perintah yang ada di sheet K3, dan hasilnya
seperti contoh pada gambar berikut :

B. LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN SOFTWARE

Untuk mengetahui dan memahami langkah-langkah pembuatan


software Laporan dan format BOS, dibawah ini akan dijelaskan secara
detail.
1. Buka program Microsoft excel; setelah dibuka maka akan kita
lihat biasanya 3 sheet, yaitu sheet1, sheet2, dan sheet3.
Untuk memudahkan kerja kita, tiap sheet kita beri nama :
Sheet1 = Data
Sheet2 = Track
Sheet3 = K3
Langkah-langkahnya adalah :
1. Klik kanan mouse di sheet1 – rename – tik “Data”
2. Klik kanan mouse di sheet2 – rename – tik “Track”, dan
3. Klik kanan mouse di sheet3 – rename – tik “K3”

gosal2007@yahoo.com 23
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
2. Di sheet1 kita buat format untuk Data Input, seperti gambar
berikut ini:

gosal2007@yahoo.com 24
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
3. Di sheet2 kita buat format pengolah data dari sheet1 sehingga
akan memudahkan pengerjaan selanjutnya di sheet3

4. Di sheet3 kita buat format K3, seperti gambar berikut :

gosal2007@yahoo.com 25
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Setelah ketiga sheet dibuat format masing-masing, maka kita mulai
pengerjaan di sheet1/Data.

a. Masukan data pada format Data dengan transaksi keluar maupun


masuk secara lengkap dari mulai nomor bukti
pemasukan/pengeluaran, tanggal transaksi, asal dana terserbut
diperoleh, dan jumlah uang yang diterima/dikeluarkan.

b. Setelah data secara lengkap dimasukkan, langkah selanjutnya


adalah pembuatan Kode Nomorn Kode Transaksi; sorot cell A dan
B lalu insert; cell A untuk Kode transaksi dan cell B untuk Nomor
Transaksi

gosal2007@yahoo.com 26
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Setelah selesai berinama kolom A (Kode 1) dan kolom B (Kode 2)

c. Sebelum penomoran dimulai, kita harus tentukan dulu asal dana


dan periode tanggal di sheet K3, karena penomoran di sheet
Data akan berhubungan langsung dengan K3.

d. Pembuatan Kode Nomor dan Kode Transaksi


• Kode Nomor (Sheet Data)
Rumus yang digunakan : IF, DATE, dan MAXA
- Klik cursor di cell B4, apabila periode tanggal yang ada pada
sheet Data cell D4 sama dengan periode tanggal yang ada
pada sheet K3 maka beri angka 1, dan kalau tidak sama
kosongkan saja.

gosal2007@yahoo.com 27
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
=IF(DATE(YEAR(D4);MONTH(D4);1)=DATE(YEAR('K3'!
$A$6);MONTH('K3'!$A$6);1);1;"")
Rumus 1

Sampai disini penomoran khusus untuk nomor 1 sudah selesai


tapi harus diantisipasi untuk menghindari kemungkinan-
kemungkinan lain yang tidak bisa dibaca oleh excel; rumus
tadi hanya menyatakan jika sama (=), untuk antisipasinya
masukan rumus jika tidak sama (<>):
Rumus 1 + Rumus antisipasi
Jika periode tanggal (D4) tidak sama dengan kosong (“”),
maka jalan rumus 1 tadi, kalau sama dengan kosong maka
kosongkan saja (“”)

Rumus
antisipasi

gosal2007@yahoo.com 28
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Untuk penomoran selanjutnya copykan rumus pertama ke cell
dibawahnya, dan tambahkan rumus MAXA, rumusnya sebagai
berikut :

Apabila bila rumus ini berhasil, maka untuk selanjutnya


tinggal di copy ke cell dibawahnya sesuai dengan kebutuhan
untuk transaksi; hasilnya akan seperti gambar di bawah ini :

• Kode Transaksi
Rumus yang digunakan : UPPER, IF, DATE, TEXT
Kode transaksi fungsinya untuk menyortir jenis asal dana dan
periode yang ditampilkan atau dibutuhkan pada laporan
akhir/output; langkah-laangkahnya sebagai berikut :
- Copy rumus di cell B4 ke cell A2, karena pada intinya sama
hanya mengurutkan nomor transaksi, tapi di cell ini lebih
spesifik lagi yaitu untuk menentukan jenis Asal Dana dan
Periode yang diinginkan di sheet K3.
- Setelah selesai di copy ke cell A4 maka akan terlihat tampilan
seperti ini karena ada beberapa rumus yang
gosal2007@yahoo.com 29
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
tidak di kunci sehingga apabila dipindah/dicopy
akan berubah karena rumus tersebut menyesuaikan dengan
letak cell barunya. Antisipasinya cursor simpan di cell A4 klik
status bar lalu ganti seperti pada cell asal :

Rumus di cell B4/cell asal

=IF(D4<>"";IF(DATE(YEAR(D4);MONTH(D4);1)=DATE(Y
EAR('K3'!$A$6);MONTH('K3'!$A$6);1);1;"");"")

Setelah dipindah ke cell A4, berubah jadi :

=IF(C4<>"";IF(DATE(YEAR(C4);MONTH(C4);1)=DA
TE
(YEAR('K3'!$A$6);MONTH('K3'!$A$6);1);1;"");"")

Tampilan di cell A4 dan B4 akan sama apabila telah diganti


C4-nya menjadi D4.

- Setelah angka 1 masuk ke cell A4, selanjutnya adalah


mengabungkan asal dana dengan nomor tersebut caranya
adalah dengan menggunakan rumus UPPER dan TEXT.

=IF(D4<>"";IF(DATE(YEAR(D4);MONTH(D4);1)=DATE(Y
EAR('K3'!$A$6);MONTH('K3'!$A$6);1);1;"");"")

Sisipkan rumus Ganti angka 1 ini dengan


UPPER dari asal rumus TEXT dari hasil
dana formula di cell B4

Maka rumus barunya adalah :

=IF(D4<>"";UPPER(E4)&"-"&IF(DATE(YEAR(D4);
MONTH(D4);1)=DATE(YEAR('K3'!$A$6);MONTH
('K3'!$A$6);1);TEXT(B4;"000");"");"")

gosal2007@yahoo.com 30
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Tampilannya sebagai berikut :

Setelah selesai pengkodean di cell A4, maka kebawahnya


tinggal copy paste dari cell A4.

Selesai sudah pekerjaan di sheet Data dalam pembuat Kode


Nomor dan Kode transaksi.

e. Pengerjaan di sheet2/sheet track


Sheet2/sheet track adalah sheet yang dipakai untuk membuat
rumus-rumus yang mengolah data dari sheet1; sheet ini akan
disembunyikan (hide) nantinya karena hanya sebagai sheet

gosal2007@yahoo.com 31
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
pembantu untuk mempermudah pengerjaan dan tampilan di
sheet laporan.
Format sheet pembantu ini bebas bentuknya, hanya sebagai
contoh seperti gambar di atas tadi.

Di sheet Data kita telah menentukan nomor urut dan kode


transaksi baik transaksi masuk maupun keluar di urutkan dalam
satu array; di sheet pembantu/track ini nomor tersebut dipisah
antara nomor transaksi keluar dan transaksi masuk karena
mengikuti format laporan K3.
Sebelum membagi nomor urut dan kode dari sheet Data,
pertama-tama kita harus mentransfer dulu input data dari sheet
Data, untuk mempermudah pengerjaan, kita harus membuat cell
pembantu dulu supaya tidak terlalu memusingkan pekerjaan kita
karena selalu bolak-balik ke sheet yang lain.
Pertama kita transfer dulu tampilan asal dana dan periode dari
sheet K3.

Langkah kedua yaitu pengkodean dengan memasukan tampilan di


cell A7 (BOS) digabungkan dengan format TEXT “000” serta

gosal2007@yahoo.com 32
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
mengambil data minimal (MIN) dari sheet data yang ada pada cell
B4 s.d. B21 (Kode 2)

Rumusnya
=A1&"-"&TEXT(MIN(Data!B4:B21);"000")

Untuk nomor selanjutnya, harus mengambil nilai terbesar dari


transaksi di sheet data dulu, caranya :

Maka baru kita dapat melakukan penomoran selanjutnya, caranya :

gosal2007@yahoo.com 33
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Setelah selesai penomoran yang ke 2, maka untuk selanjutnya
tinggal meng-copy paste ke cell berikutnya sesuai dengan
kebutuhan.

Langkah selanjutnya adalah pengambilan Nomor bukti dari sheet


data, caranya :
Dalam pengisian data disini yang menjadi patokan adalah cell A7
(Kode) BOS-001 karena kolom yang terletak dalam table array
paling kiri (data di sheet Data).

gosal2007@yahoo.com 34
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Pengambilan nomor bukti yang ke 1 telah selesai, untuk nomor
bukti selanjutnya hanya tinggal meng-copy paste dari cell 1 (B7) ke
cell dibawahnya sebanyak yang kita butuhkan.

gosal2007@yahoo.com 35
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Mengambilan nomor bukti telah selesai, untuk pengambilan
periode/tanggal transaksi, uraian/keterangan dari dan untuk apa
dana tersebut, pemasukan dan pengeluaran dana pada prinsipnya
sama dengan langkah-langkah yang dilakukan pada pengambilan
nomor bukti seperti contoh di atas, hanya tinggal mengganti nomor
kolom disesuaikan dengan nomor kolom yang dibutuhkan dan
disesuaikan dengan kolom yang ada pada sheet Data.
Untuk mempermudah pengerjaan kolom-kolom tersebut di atas, kita
bisa menyorot/meng-copy paste dari cell C7, selanjutnya kita ganti
nomor kolom yang sesuai dengan yang dibutuhkan.

Patokan kita adalah


lookup_value-nya harus
ingaa.. sama yaitu pada kolom
ingaa.. paling kiri dalam table array
(A7)

Setelah selesai, tampilan nilai dan teks belum terlihat ada


perbedaan dengan sebelum di copy paste rumus dari C7, karena
harus ada yang diubah lookup_value dan nomor kolomnya.

Tampilan rumus di cell D7

=IF(B7<>"";IF(ISERROR(VLOOKUP(B7;Data!$A$4:$H$21;4;0))
;"";VLOOKUP(B7;Data!$A$4:$H$21;4;0));"")
gosal2007@yahoo.com
boedytea@gmail.com
36
kelasa6.blogspot.com
B7 harus diganti menjadi A7 karena merupakan lookup_value,
dan angka 4 ganti dengan angka 6, karena nomor kolom yang
dicari adalah kolom uraian yang letaknya di kolom ke 6.

Tampilan rumus di cell E7

=IF(C7<>"";IF(ISERROR(VLOOKUP(C7;Data!$A$4:$H$21;4;0))
;"";VLOOKUP(C7;Data!$A$4:$H$21;4;0));"")

C7 harus diganti menjadi A7 karena merupakan lookup_value,


dan angka 4 ganti dengan angka 7, karena nomor kolom yang
dicari adalah kolom pemasukan yang letaknya di kolom ke 7.

Tampilan rumus di cell F7

=IF(D7<>"";IF(ISERROR(VLOOKUP(D7;Data!$A$4:$H$21;4;0))
;"";VLOOKUP(D7;Data!$A$4:$H$21;4;0));"")

D7 harus diganti menjadi A7 karena merupakan lookup_value,


dan angka 4 ganti dengan angka 8, karena nomor kolom yang
dicari adalah kolom pengeluaran yang letaknya di kolom ke 8.
Apabila pengeditan telah selesai tampilan dengan sendirinya akan
berubah, seperti gambar di bawah ini :

Langkah selanjutnya tinggal sorot cell D7 sasmpai F7 dan copy


paste ke cell dibawahnya sesuai dengan kebutuhan.

gosal2007@yahoo.com 37
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Pembuatan Sheet pembantu/track sampai disini sudah selesai,
tapi ada satu lagi pekerjaan yang biasanya digunakan dalam
laporan tidak terkecuali di dalam format-format BOS, yaitu saldo
periode sebelumnya dan saldo akhir periode bulan berjalan.
Untuk saldo akhir periode, bisa dibuat pada lembar laporan
langsung, tetapi untuk saldo periode sebelumnya lebih baik di
sheet pembantu supaya di lembar laporan tidak terlalu bertumpuk
rumus yang akan mengganggu tampilan di layer monitor apabila
cell di sorot.
Langkah pertama kita harus mengambil dulu criteria atau syarat
dari isi sel range yang harus dijumlahkan.

Klik cell A4, ambil tampilan di cell A1 (BOS) dan tambahkan teks -0
(&”-0”); “-0” ini bukan berupa nilai tetapi teks karena diapit
dengan tanpa petik (“”). Maka hasilnya adalah BOS-0, nantinya
rumus akan membaca atau menjumlahkan baik pemasukan
maupun pengeluaran yang sejajar dengan teks BOS-0 saja.

Setelah diketahui syaratnya maka klik cell E4 untuk mengetahui


seluruh pemasukan pada periode sebelumnya, dan klik cell F4
untuk mengetahui seluruh pengeluaran pada periode sebelumnya,
keduanya menggunakan rumus SUMIF, Caranya :
tik =SUMIF  masuk ke range yang akan dievaluasi data-datanya
(sheet 1/sheet data)  tentukan kriterianya (A4)  masuk ke sel-
sel yang isinya akan dijumlahkan (sheet 1/sheet data).

gosal2007@yahoo.com 38
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Setelah jumlah pemasukan dan pengeluaran diketahui, maka
untuk mengetahui saldo sebelumnya tinggal klik cell G4 lalu cell
E4-F4 yang terlebih dahulu ketik tanda sama dengan (=).
Saldo periode lalu di laporan ini belum terlihat karena bulan
laporan Januari 2007 dan bulan sebelumnya (Des 2006) tidak ada
transaksi.
Untuk mengetahui hasil rumus tersebut supaya lebih jelas kita
coba ganti periode di K3 ke bulan Februari 2007, maka hasilnya:

Untuk melanjutkan ke lembar berikutnya yaitu sheet K3, karena di


format BOS K3 antara kolom pemasukan dan kolom pengeluaran
terpisah, maka terlebih dahulu harus membuat rumus pemisahan
transaksi masuk dan keluar, caranya insert 2 kolom paling kiri
(kolom A dan B) di sheet pembantu/track yang kegunaannya
kolom A untuk kolom nomor transaksi masuk, dan kolom B untuk
kolom nomor transaksi keluar.
Caranya sorot kolom A dan B, mouse klik kanan dan insert

Setelah selesai membuat kolom untuk penyimpan nomor, langkah


selanjutnya adalah memisahkan nomor masuk dan keluar, caranyas
adalah :

gosal2007@yahoo.com 39
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Nomor Masuk :
Apabila kolom KODE tidak sama dengan kosong, kolom TANGGAL
tidak sama dengan kosong, kolom MASUK tidak sama dengan
kosong, kolom MASUK tidak sama dengan nol (0), maka
munculkan angka 1, kalau kosong, kosongkan saja.

Untuk nomor selanjutnya telah dijelaskan pada penomoran di


sheet Data.

Nomor Keluar :
Caranya sama hanuya yang disorot bukan transaksi masuk tetapi
transaksi keluar.
Selanjutnya kita harus menentukan dan mengetahui nilai terbesar
dari transaksi mauk dan keluar, caranya menggunakan rumus
MAXA.

gosal2007@yahoo.com 40
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Apabila menentukan nilai terbesar dari transaksi sudah ditemukan,
langkah selanjutnya ke sheet K3.

SHEET PELAPORAN BOS (K3)


Pertama-tama yang harus dilakukan di sheet K3 ini adalah
menyimpan saldo periode sebelumnya.
Caranya :

Setelah saldo periode sebelumnya ada, langkah selanjutnya


adalah mengambil data periode sekarang dari Track.
Sebelum mengambil data dari track, kita harus menyimpan dulu
jumlah maksimal transaksi periode sekarang yang nantinya akan
di hide supaya tidak tampil dilayar.
Caranya :
Sorot cell A  insert dan akan muncul di kolom paling kiri kolom
kosong yang akan digunakan untuk kolom nomor transaksi.

gosal2007@yahoo.com 41
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Apabila kolom transaksi telah tersedia, maka rumus pertama
untuk cell A11 adalah:
Apabila nilai maksimal yang ada di sheet Bantu/track (H1) nilainya
lebih besar dari 0 (nol) maka beri nilai 1, apabila tidak kosongkan
saja.

=IF(Track!$H$1>0;1;"")

Nomor berikutnya adalah apabila nilai di atas ditambah 1 (+1)


lebih kecil/sama dengan (<=) nilai maksimal yang ada di sheet
Bantu/track (H1), maka nilai di atas ditambah 1, kalau tidak sama
(<>) kosongkan saja.

IF(A11+1<=Track!$H$1;A11+1;"");"
Untuk antisipasi beri lagi ")
rumus:

=IF(A11<>"";IF(A11+1<=Track!$H$1;A11+1;"")
;"")
Selanjutnya copy paste rumus di cell ke 2 ke cell dibawahnya
sesuai dengan kebutuhan.

gosal2007@yahoo.com 42
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Supaya tidak mengganggu tampilan format K3 kolom A di hide,
sehingga yang tampil di layer mulai dari kolom B.
Tahap pertama pada sheet laporan telah selesai, selanjutnya
adalah mengambil data yang ada di track ke sheet K3 dari mulai
Nomor Bukti keluar masuk, periode tanggal keluar masuk, uraian
keluar masuk, jumlah dana keluar masuk.
Pada prinsipnya sama dengan yang dilakukan pengambilan data di
sheet Bantu/track, hanya bedanya kalau Track mengambil dari
sheet Data, sedangkan sheet K3 mengambil dari sheet Track.

Rumus yang digunakan sama yaitu :


VLOOKUP ditambah rumus antisipasi yaitu ISERROR dan IF,
maka hasilnya :

SHEET PELAPORAN BOS (K4)


Untuk membuat Laporan K4, pada prinsipnya sama dengan
langkah-langkah yang dilakukan pada pembuatan lapaoran K3,
hanya ada sedikit perbedaan dalam pengambilan Jenis asal Dana,
Periode, dan Saldo.

Jenis asal dana rumusnya hanya sama dengan (=) klik Track 
klik asal dana yang ada di sheet tersebut  ENTER; untuk Periode
tanggal sama langkahnya seperti pengambilan asal dana.

gosal2007@yahoo.com 43
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Saldo sampai dengan akhir bulan lalu diambil dari Track, caranya :
Sorot cell F4 di sheet K4 yang akan dijadikan cell penyimpanan
saldo, sama dengan (=) klik Track  klik cell jumlah pemasukan
(H4) lalu kurangkan (-) ke cell jumlah pengeluaran (I4) – ENTER

Sebelum melangkah ke nomor urut transaksi, perlu diingat bahwa


nomor urut ini harus diambil dari Track, sedangkan untuk laporan
K4 di Track belum mempunyai kode nomor, maka langkah
selanjutnya kembali ke sheet Track untuk membuat nomor
transaksi di lembar K4.
Caranya :
Masuk ke Sheet Track.
Sorot cell A dan insert, lalu beri nama No K4.
Masukan rumus untuk penomoran ke 1 dan ke 2, untuk
penomoran ke 3 dst, lakukan copy paste dari penomoran yang ke
2.

gosal2007@yahoo.com 44
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Apabila telah selesai penomoran, langkah selanjutnya ambil nilai
maksimal dari nomor transaksi tersebut yang akan dijadikan
patokan dalam pengisian data di laporan K4 nanti caranya dengan
menggunakan rumus MAXA.

Tugas penomoran untuk laporan K4 selesai, kemudian kita kembali


lagi ke Sheet K4 untuk melakukan penomoran di sheet tersebut.

gosal2007@yahoo.com 45
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Untuk penomoran di cell ke 3 dst, lakukan copy paste dari
penomoran yang

ke 2.
Langkah selanjutnya adalah memasukan data ke cell tanggal
transaksi (B16), cell uraian kegiatan (C16), cell masuk dana (D16),
dan cell keluar dana (E16).

Caranya (lihat langkah-langkah memasukan data ke laporan K3)

Setelah selesai memasukan data ke tiap-tiap cell dan copy paste


ke cell dibawahnya.
Khusus untuk Cell F17 dan ke bawahnya, ada tambahan rumus
antisipasi yaitu :

gosal2007@yahoo.com 46
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
Rumus 1 : Rumus 2 :

=IF(OR(D17<>””;E17<>””);F14
=F14+D16-E16
+D16-E16;””)

Secara utuh hasil laporan K4 adalah sebagai berikut :

gosal2007@yahoo.com 47
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com
gosal2007@yahoo.com 48
boedytea@gmail.com
kelasa6.blogspot.com