AUDITORA OPERATIVA

UNIDAD N 1 AUDITORIA INTRODUCCIN 1.1. AUDITORA.- El vocablo auditora fue asimilado al idioma castellano luego de su amplia y profunda difusin en el idioma ingls. Deriva etimolgicamente del vocablo latn Audire que significa Or.

Definicin de Auditora.- Una auditora trata de la revisin, anlisis y evaluacin de las diferentes operaciones o procedimientos establecidos dentro de una organizacin o actividad, con la finalidad de determinar si se estn ejecutando de acuerdo a los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas.

1.2. AUDITORA FINANCIERA.- Definiciones: La auditora financiera, es el examen de los libros, comprobantes y otros documentos que sustenten los estados financieros de una entidad, efectuado para que el auditor formule su dictamen sobre la situacin financiera, los resultados de sus operaciones y su conformidad con las disposiciones vigentes. La auditora financiera, se puede definir como el examen realizado por un auditor acerca de la evidencia con que las cuentas finales de ingresos o el balance general de una organizacin han sido preparados, para cerciorarse de que presentan una visin fiel y clara de las transacciones resumidas del periodo en revisin del estado financiero de la organizacin en la fecha tope, permitiendo al auditor informar formulando su dictamen. La auditora financiera, es un examen sistemtico de los estados financieros, registro y transacciones relacionadas para determinar la adherencia a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, a las polticas de direccin o a los requerimientos establecidos. La auditora financiera es un examen a los estados financieros de una entidad a una fecha determinada de acuerdo a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas (N.A.G.A.) con el propsito de emitir una opinin profesional independiente de que si esos estados financieros bajo examen, presentan o no

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

razonablemente la situacin financiera y patrimonial de dicha entidad, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (P.C.G.A.).

1.3. NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS (N.A.G.A.).- Las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, son criterios o lineamientos bsicos que nos indican cmo debe practicarse la auditora financiera y se clasifican en tres grupos:

1. Normas Personales. 2. Normas relativas a la realizacin del trabajo. 3. Normas relativas al dictamen.

1.3.1 Normas Personales.- El Auditor debe:

a) Ser una persona que teniendo ttulo profesional o universitario oficialmente reconocido o la habilitacin oficial correspondiente, tenga entrenamiento tcnico y capacidad profesional para ejercer la auditoria. b) Realizar sus trabajos y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional. c) Mantenerse en una posicin de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios.

1.3.2 Normas relativas a la realizacin del trabajo.- El trabajo de auditora debe comprender:

a) Una adecuada planeacin y supervisin de los colaboradores. b) Un estudio y evaluacin adecuados del sistema de control interno vigente en la entidad examinada, para determinar la naturaleza, tensin y oportunidad de los procedimientos de auditora a aplicar. c) La obtencin, mediante la aplicacin de procedimientos de auditora, de evidencias y comprobatoria vlida y suficiente.

1.3.3 Normas relativas al dictamen.-

a) Siempre que el nombre de un profesional queda asociado con estados contables, deber expresar de manera clara e inequvoca la naturaleza de su relacin con tales estados. Si practic un examen de

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

ellos, el auditor deber manifestar de modo expreso y claro el carcter de su examen, su alcance y el grado de responsabilidad que asume.

b) El auditor debe aclarar si en su opinin los estados examinados presentan razonablemente la situacin y los resultados de las operaciones de la entidad, conforme a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y si los mismos se aplicaron uniformemente respecto al ejercicio anterior.

c) Salvo expresa indicacin en contrario por parte del auditor considerar que l estima que las declaraciones informales que contienen los estados contables son razonablemente adecuadas.

d) Cuando el auditor se considere obligado a presentar limitaciones o excepciones a algunas de las afirmaciones genricas, su dictamen deber expresarlo de modo claro e inequvoco, manifestar a cual de tales afirmaciones genricas se refiere al indicar los motivos y la trascendencia o importancia de la salvedad en relaciones con los estados contables considerados en conjuntos. En su caso podr llegar a abstenerse de expresar opiniones o emitir una opinin negativa.

e) Cuando el auditor considere no estar en condiciones de expresar una opinin profesional respecto a los estados contables, tomados en conjuntos, debe declararlo as de manera explcita, an cuando despus de tal declaracin podr hacer los comentarios parciales que considere prudente.

1.4. CONCEPTO DE DICTAMEN.- El dictamen sobre los estados financieros, es el informe escrito mediante el cual un auditor independiente, fundado en el examen de los mismos y practicado de acuerdo con Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, emite su opinin o expresa que se abstiene de opinar sobre dichos estados de acuerdo con estas normas.

1.5. TIPOS DE DICTAMEN.- A continuacin se sealan los tipos de opinin:

a) Opinin sin salvedades.- Declara que los estados financieros presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situacin financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la entidad.

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

b) Opinin con salvedades.- Declara que, excepto por los efectos del asunto o asuntos a los que se refiere la salvedad, los estados financieros presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situacin financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la entidad.

c) Opinin adversa.- Declare que los estados financieros no presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situacin financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la entidad.

d) Abstencin de opinin.- Declara que el auditor no expresa una opinin sobre los estados financieros.

1.6. MODELO TRADICIONAL DE DICTAMEN ESTNDAR DE UNA AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS

Dictamen del auditor independiente:

Lugar y fecha

Seores Al directorio Compaa X

Hemos examinado el balance general de la compaa X al 31 de diciembre del 20XX, y los correspondientes estados de ganancias y perdidas, de cambio en el patrimonio y de flujo de efectivo por el ao terminado en esa fecha, que se acompaan. Estos estados financieros son responsabilidad de la gerencia de la compaa. Nuestra responsabilidad, es expresar una opinin sobre estos estados financieros basados en nuestra auditora.

Efectuamos nuestro examen de acuerdo con las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas. Estas normas requieren que planifiquemos y ejecutemos la auditora para obtener razonable seguridad respecto a si los estados financieros estn libres de presentaciones incorrectas significativas.

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

Una auditora incluye examinar, sobre una base de pruebas, evidencias que sustenten los importes y revelaciones en los estados financieros, una auditora tambin incluye evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones significativas hechas por la gerencia, as como tambin evaluar la presentacin de los estados financieros en su conjunto. Consideramos que nuestro examen proporciona una base razonable para nuestra opinin.

En nuestra opinin los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situacin patrimonial y financiera de la compaa X al 31 de diciembre de 20XX, los resultados de sus operaciones, los cambios en su patrimonio neto y su flujo de efectivo por el ao terminado en esa fecha, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Razn social del auditor

Firma y nombre del socio responsable de los auditores y matricula profesional.

1.7. AUDITORA INTERNA.- Definiciones: La auditora interna, es una actividad de evaluacin independiente dentro de una organizacin, para la revisin de operaciones de contabilidad, financiera y otras, como base de servicio a la direccin. Es un control general que funciona mediante la medicin y evaluacin de la efectividad de otros controles. La auditora interna es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas efectuadas con posterioridad a su ejecucin como un servicio a la gerencia por personal de una unidad de auditora interna completamente independiente de dichas operaciones, con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar un informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones. La auditora interna es la evaluacin independiente de las diversas operaciones y sistemas de control dentro de una organizacin, a fin de determinar si las polticas y procedimientos establecidos son aplicados. La auditora interna es una actividad independiente, objetiva y de consultora, diseada para agregar valores y optimizar la operacin de una organizacin. Contribuye a que una organizacin alcance sus
LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

objetivos al proveer un enfoque disciplinado y sistemtico para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestin de riesgos, control y direccin.

1.8. OBJETIVOS DE LA AUDITORA INTERNA.- El objetivo general de la auditora interna consiste en la cooperacin de todos los miembros de la organizacin en el desempeo activo de sus funciones y responsabilidades.

Entre los objetivos especficos de la auditora interna podemos citar los siguientes:

a) Dedicarse, a las reas o sectores de mayor exposicin y riesgo y no concentrarse en las reas fuertes. b) Evaluar permanentemente e independientemente el control interno, para determinar si el mismo est operando en forma efectiva y eficiente, esto con el propsito de lograr el cumplimiento de los objetivos formulados. c) Determinar el grado de confiabilidad y utilidad de la informacin procesada como base para la toma de decisiones. d) Generar e implementar recomendaciones pare fortalecer los controles internos existentes o para sugerir otros nuevos. e) Proporcionar servicio y asesoramiento a los ejecutivos en la toma de decisiones. f) Reducir los problemas de las auditorias anuales superando un plan o programa con los auditores externos. g) Realizar trabajos de auditoria en el nivel de direccin que asegurara una medida efectiva de correccin. h) Establecer y asegurar que las cuentas presentadas son correctas y perfectamente expuestas. i) Determinar por intermedio de revisiones, exmenes, investigaciones o estudios, que todos los procesos operativos se estn llevando a cabo de una manera eficiente y econmica y con la adecuada organizacin y administracin. j) Vigilar que todos los funcionarios de la organizacin cumplan con lo establecido en los manuales, instrucciones, normas, etc. que fueron aprobadas por la direccin superior.

1.9. ALCANCE DE LA AUDITORA INTERNA.- El alcance de la auditora interna incluye entre otros aspectos, lo siguiente: La revisin, anlisis y evaluacin de todos los sistemas establecidos en la organizacin, para garantizar su cumplimiento, como ser de sus actividades, procesos, polticas, planes, procedimientos, leyes,
LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

estndares y reglamentos, determinando si todos los componentes de la organizacin los ejecutan y los cumplen.

1.10. ROL DEL PROFESIONAL EN AUDITORA INTERNA.- Los ambientes en los cuales los auditores deben ejecutar sus actividades, cambian de manera rpida y permanente. Por lo tanto los profesionales que practican la auditora interna, deben cambiar en todo orden de cosas para hacerle frente al entorno actual, requirindose cada da un mayor profesionalismo, conocimientos, capacidad tcnica y habilidades adecuadas para satisfacer los requerimientos de la empresa actual.

De manera general se espera que los auditores, promotores del cambio, estn capacitados pare proporcionar servicios orientados a agregar valor a las operaciones, mediante la realizacin de auditorias, promocin y participacin en los procesos de autoevaluacin del control, en la evaluacin y manejo de riesgos, aplicacin de la tecnologa informtica, calidad y proteccin medioambiental y prestacin de servicios de consultoras.

1.11. NORMAS O CRITERIOS PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA AUDITORA INTERNA.- El Instituto de Auditores Internos (I.A.I.), una organizacin profesional, que tiene su sede en los Estadas Unidos, emiti las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna (N.E.P.A.I.), definindolas como criterios a travs de las cuales se evala, mide e intenta representar la forma como debera practicarse la auditora interna.

Estas normas N.EP.A.I., en resumen se refieren a los cinco siguientes grandes tpicos de la auditora interna:

100 200 300 400 500

Normas relativas a la independencia Normas relativas a la idoneidad profesional del departamento de auditora y del auditor interna. Normas relativas al alcance de las labores. Normas relativas a la ejecucin de la labor de auditora. Normas relativas a la administracin del departamento de auditora interna.

100 Normas Relativas a la Independencia.- Los auditores internos deben ser independientes de las actividades que auditan:

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

110 Ubicacin Orgnica.- La ubicacin orgnica del departamento de auditora interna debe ser suficiente para permitir el logro de sus responsabilidades de auditora.

Los auditores internos deben tener el apoyo de la direccin superior y del directorio, de modo que puedan lograr la cooperacin de los auditados y realizar su trabajo sin interferencias.

120 Objetividad.- Los auditores internos deben actuar con objetividad al efectuar las auditoras.

200 Normas Relativas a la idoneidad profesional del departamento de auditoria y del auditor.Las auditoras deben ser efectuadas con pericia y con el debido cuidado profesional.

210 Procedimiento de reclutamiento.- El departamento de auditoria interna debe asegurarse de que la idoneidad tcnica y los antecedentes educacionales de los auditores internos son apropiados para las auditorias que efectuarn.

220 Conocimientos, habilidades y disciplinas.- El departamento de auditora interna debe poseer u obtener los conocimientos, habilidades y disciplinas necesarias pare llevar a cabo sus responsabilidades de auditorias.

230 Supervisin.- El departamento de auditora interna debe asegurarse que las auditoras internas estn debidamente supervisadas.

240 Cumplimiento de la norma de conducta.- Los auditores internos deben cumplir con las normas profesionales de conducta.

250 Conocimientos, habilidades y disciplinas.- Los auditores internos deben poseer los conocimientos, habilidades y disciplinas esenciales para efectuar la auditora interna.

260 Relaciones humanas y comunicaciones.- Los auditores internos deben poseer cualidades para tratar con la gente y comunicar efectivamente.

270 Capacitacin continua.- Los auditores internos deben mantener su competencia tcnica a travs de la capacitacin continua.
LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

280 Debido cuidado profesional.- Los auditores internos deben ejercer el debido cuidado profesional al efectuar las auditorias internas.

300 Normas relativas al alcance de las labores.- El alcance de la auditoria interna debe abarcar el examen y evaluacin del sistema de control interno de la organizacin y la calidad de la ejecucin de las labores asignadas.

310 Confiabilidad e integridad de la informacin.- Los auditores internos deben revisar la confiabilidad e integridad de la informacin financiera y operacional y las medidas utilizadas para identificar, medir, clasificar y comunicar dicha informacin.

320 Cumplimiento de polticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos.- Los auditores internos deben revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de las polticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos qua podran tener un impacto significativo en las operaciones e informaciones y determinar si la organizacin los cumple.

330 Salvaguardia de los activos.- Los auditores internos deben revisar las medidas de salvaguardia de los activos y en lo que fuera apropiado, verificar la existencia de dichos activos.

340 Utilizacin econmica y eficiente de recursos.- Los auditores internos deben evaluar la economa y eficiencia de la utilizacin de los recursos.

350 Logros de objetivos y metas de operaciones o programas.- Los auditores internos deben revisar las operaciones o programas para determinar si los resultados son consistentes con los objetivos y metas establecidos y si se llevan a cabo dichas operaciones o programas segn lo planeado.

400 Normas relativas a la ejecucin de la labor de auditora.- La labor de auditora debe incluir: su planificacin, el examen y evaluacin de la informacin, la comunicacin de los resultados y el seguimiento.

410 Planificacin de la auditora.- Los auditores internos deben planificar cada auditora.
LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

420 Examen y evaluacin de la informacin.- Los auditores internos deben obtener, analizar, interpretar y documentar la informacin, para apoyar los resultados de la auditora.

430 Comunicacin de los resultados.- Los auditores internos deben informar los resultados de su labor.

440 Seguimiento.- Los auditores internos deben efectuar el seguimiento de los hallazgos de auditora que se hubieren informado, para asegurarse que se han tomado las acciones apropiadas.

500 Normas relativas a la administracin del departamento de auditora interna.- El director de auditora interna debe administrar debidamente el departamento de auditora interna.

510 Propsito, autoridad y responsabilidad.- El director de auditora interna debe tener una declaracin de propsitos, de autoridad y responsabilidad del departamento de auditora interna.

520 Planificacin.- El director de auditora interna debe preparar los planes necesarios para llevar a cabo las actividades de la unidad de auditora interna.

530 Polticas y procedimientos.- El director de auditora interna debe establecer por escrito polticas y procedimientos para guiar al personal de auditora.

540 Administracin y desarrollo del personal.- El director de auditora interna debe establecer un programa para seleccionar y desarrollar los recursos humanos del departamento de auditora interna.

550 Los auditores externos.- El director de auditora interna debe coordinar los esfuerzos de auditora interna y externa.

560 Garantas de calidad.- El director de auditora interna debe establecer y mantener un programa que asegure la calidad para evaluar las operaciones del departamento de auditora interna.

LIC. GUSTAVO GIL

10

AUDITORA OPERATIVA

UNIDAD N 2 AUDITORIA OPERATIVA Con el paso del tiempo el proceso de la auditora ha ido evolucionando en cuanto a su objetivo, de accin y dinmica, ya que en sus orgenes el objetivo de esta disciplina era primordialmente el de detectar y divulgar fraudes, posteriormente su objetivo fue ms profesional, como es el de determinar y dar fe pblica sobre la presentacin razonable de la informacin y documentacin de los entes, que a su vez incorporo dentro de sus procedimientos, la auditora de cumplimientos. De acuerdo a la concepcin moderna, el auditor operacional es el individuo de orientacin general o administrativa que pertenece al equipo asesor de la alta direccin, cuyo objetivo principal es el de prestar a la administracin una ayuda o apoyo que requiere la entidad para lograr eficiencia, eficacia y economa en sus operaciones. Ante esta responsabilidad el auditor operativo no solo debe reunir las condiciones propias de los auditores tradicionales, sino condiciones especiales que le permitan cumplir a cabalidad su importante misin. Durante los ltimos aos se han utilizado denominaciones para identificar el alcance y caractersticas de este tipo de auditora, en efecto trminos como: Auditora Integral, Auditora Gerencial, Auditora Administrativa, Auditora de Rendimientos, Auditora de Gestin, son empleados de una manera similar al trmino Auditora Operativa, todas estas expresiones son bien conocidas por los auditores, por lo que se utilizan como sinnimos. De todas las expresiones formuladas, se considera que el trmino ms adecuado es el de Auditora Operativa Auditora Operacional, por cuanto significa la evaluacin de las Operaciones Procedimientos Operativos integrales que realiza una entidad. 2.1. AUDITORA OPERATIVA.- Definiciones: La auditora operativa consiste en la realizacin de exmenes estructurados de programa de accin, organizaciones, actividades o segmentos operativa de una entidad pblica o privada, con el propsito de evaluar e informar sobre la utilizacin, de manera econmica y eficiente, de sus recursos y el logro de sus objetivos.

LIC. GUSTAVO GIL

11

AUDITORA OPERATIVA

La auditora operativa es el examen y evaluacin realizados de una entidad para establecer el grado de eficacia y eficiencia en la implementacin de las normas que dictan los sistemas administrativos de apoyo, as como su planificacin, organizacin, direccin y control administrativo interno. La auditora operativa, es una disciplina de control para evaluar la efectividad de los procedimiento operativos y los controles internos. La auditora operativa es el examen y evaluacin realizados en una entidad para establecer el grado de efectividad y economa de planificacin, organizacin, direccin y control interno. La auditora operacionales es un examen objetivo de la gestin financiera y operativa de una entidad, su entorno, organizacin, programas, sistemas, controles, actividades y procesos y se orienta a identificar oportunidades de mejoras o cambio con el propsito de lograr eficiencia, efectividad y economa en sus operaciones. La auditora operativa debe ser: Crtica.- El auditor no debe aceptar solamente lo que se le presenta, debe buscar todas las evidencias posibles para tener un buen juicio. Sistemtica.- Porque se debe elaborar un plan para lograr los objetivos de la auditora. Imparcial.- El auditor nunca debe dejar de ser objetivo e independiente, tanto en lo econmico como en lo personal. 2.2. IMPORTANCIA DE LA AUDITORA OPERATIVA.- Con el devenir de los tiempos, las empresas tanto privadas como pblicas, se hicieron cada vez ms grandes y complejas, debido al aumento de la poblacin y a las necesidades cambiantes de la misma que requiere ms y nuevos productos y servicios, lo que trajo como consecuencia que la gerencia o las personas que conforman la alta direccin, se vieran obligados a hacer ms amplia la delegacin de autoridad y responsabilidad en diversos niveles jerrquicos de las organizaciones, perdiendo de esa manera la facultad de poder controlar directamente y conocer la marcha de estas entidades. Es por esta razn que surge la auditora operacional, con la finalidad de prestar un servicio de carcter gerencial, ya no conformndose tan solo esta, con tener una opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros y la eficacia del control interno, sino que tuvo necesidad de conocer las diferencias

LIC. GUSTAVO GIL

12

AUDITORA OPERATIVA

o debilidades existentes que atentan contra la eficiencia, efectividad y economa, a fin de buscar la manera ms rpida, barata y mejor de hacer las cosas. La importancia que va adquiriendo la auditora operativa, dejando al olvido la imagen del auditor que slo se concentraba a la revisin de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes y malversaciones de fondos y otra irregularidades, convirtindose en un elemento pensante, creativo y con gran dosis de migracin y sentido comn, a parte de los conocimientos profesionales y tcnicos requeridos para ejercer en mejor forma sus funciones, que pudiesen evaluar la ejecucin y valorizar los resultados obtenidos. 2.3. BENEFICIOS DE LA AUDITORA OPERATIVA.- Cuando en una entidad implementan programas de auditora operacional, dentro de sus procesos y los mismos cuentan con el respaldo de la alta direccin, se obtiene un efecto saludable en cuanto a la presentacin de los planes programticos, la ejecucin de los programas operativos y de forma permanente se benefician de las recomendaciones que realiza el auditor operativo. De forma ms especfica indicamos algunos de los beneficios obtenidos por la organizacin o entidad: a) Calidad en la planificacin y en el establecimiento de las metas y objetivos. b) Claridad y efectividad de las responsabilidades y facultades asignadas en lo que concierne a ejecutar los planes y programas acordados. c) Calidad de los informes gerenciales internos sobre el progreso de los proyectos. d) Mejoramiento de los resultados, mediante la optimizacin de la eficacia y la eficiencia de los procesos. e) Identificacin de criterios para la medicin del logro de los objetivos organizacionales. f) Evaluacin independiente y objetiva de operaciones especificas. g) Evaluacin del cumplimiento de objetivos y procedimientos organizacionales. h) Evolucin de la confiabilidad y utilizacin de la informacin gerencial. i) Agilidad en la ejecucin de los procesos y monitoreo permanente de los mismos. j) Identificacin de las reas criticas y de las causas que las originan. k) Identificacin de reas que contribuyen a un posible aumento de ganancias y/o reduccin de costos. l) Identificacin de alternativas de accin.

LIC. GUSTAVO GIL

13

AUDITORA OPERATIVA

2.4. ALCANCE DE LA AUDITORA OPERATIVA.- El alcance de la auditora operativa es variable y puede aplicarse a toda la organizacin o slo a algunas de sus partes, actividades o dependencias. Respecto al periodo, se podra fijar su alcance para varios aos o por periodos cortos que abarquen algunas semanas solamente. Esta caracterstica ha hecho que se describa a este auditorio como una auditora de alcance variable. Una auditora operativa puede abarcar las siguientes tareas: Estudio o anlisis de las normativas legal y administrativa, aplicable al sector en operacin bajo examen y verificar que las mismas se cumplan. Evaluacin de las polticas que sirven de parmetro a la planeacin y ejecucin de actividades. Anlisis del sistema o metodologa de planificacin y orientacin de objetivos y metas. Estudio del sistema de formulacin, ejecucin y control presupuestario. Anlisis de la estructura organizativa, asignacin de responsabilidades, delegacin de autoridad, a los distintos niveles, y racionalizacin de la nmina. Comprobacin de la efectividad del sistema de informacin en sus aspectos bsicos, incluyendo la confiabilidad de los estados contables. Evaluacin de la idoneidad del personal. Verificacin de las normas del control interno tpico del rea financiera (tesorera, compras, nminas, inventarios, etc.). Observacin y evaluacin de prcticas y procedimientos operacionales. Anlisis y comparacin de datos estadsticos sobre costos, produccin, ganancias, etc. Anlisis del sistema de retroalimentacin utilizado por la gerencia para evaluar su gestin y aplicar correctivos. Examen de las relaciones externas y/o factores que puedan incidir en la gestin. Verificacin del cumplimiento de metas y objetivos mediante evidencias fehacientes incluyendo el control respectivo directo. Examinar con nfasis los mecanismos utilizados para lograr precios justos y razonables en la contratacin de obras y servicios y en las adquisiciones. Adems la auditora operacional debe considerar los siguientes aspectos:

LIC. GUSTAVO GIL

14

AUDITORA OPERATIVA

El Entorno Empresarial.- Identificacin de los aspectos en los que opera la empresa y que bsicamente son: Cultural.- que comprende los antecedentes histricos, ideolgicos, valores y normas sociales. Tecnolgicos.- Que constituye el nivel de adelanto cientfico y tecnolgico alcanzado por la sociedad. Educacional.- Que significa el grado y la calidad de educacin que tiene la poblacin, tanto como profesional y el entretenimiento tcnico. Poltico.- Constituye el ambiente poltico en el que la sociedad y las empresas desarrollan sus actividades. Legal.- Es el marco legal en el que se desenvuelven las actividades de las empresas, tales como el sistema tributario, laboral y otros. Recursos Naturales.- Relativos al tipo, cantidad y disponibilidad de los recursos con que cuenta la regin y el pas. Demografa.- Relacionado con el tipo de recursos humanos, su cantidad, formacin, edad, sexo y distribucin geogrfica. Econmicos.- Se refiere principalmente al marco econmico general, al sistema financiero, la poltica fiscal, el nivel de inversin en recursos fsicos y las caractersticas econmicas de los consumidores. Sociolgicos.- La estructura social, el modelo de organizacin y sus organizaciones sociales.

Las empresas por sus caractersticas especificas, realizan operaciones con su entorno y lgicamente son afectadas por los cambios que se producen en los mismos. El entorno tiene la caracterstica de cambiar de manera permanente y a un ritmo cada vez ms acelerado, por lo que la empresa debe acomodase de manera constante a esta dinmica. El marco legal de la Constitucin de la Empresa.- Permite establecer los fines previstos en la fecha de su constitucin, se mantienen a las fecha y son congruentes con sus fines actuales. El impacto del marco geogrfico en las actividades de la empresa.- Estudiar y evaluar las caractersticas del medio geogrfico, como ser clima, fuente de aprovisionamiento de insumos,

LIC. GUSTAVO GIL

15

AUDITORA OPERATIVA

caractersticas de los mercados de consumo, caractersticas del transporte y accesos a servicios pblicos. Las condiciones econmicas en las que opera la empresa.- Estudiar y determinar el grado de influencia que la empresa tiene en el medio (pas, regin, etc.). Las caractersticas sociolgicas del personal de la empresa.- Estudiar y analizar las caractersticas sociolgicas del personal de la empresa, motivacin, mstica, ganas, etc. El modelo de gestin empresarial.- Estudiar y evaluar la estrategia, la calidad de los recursos que utiliza, la cultura empresarial, los mercados y el posicionamiento que tiene la empresa y el modelo de organizacin reflejada en su estructura organizativa, el sistema de informacin gerencial y los procesos gerenciales. El impacto ambiental.- Se debe realizar una evaluacin de los posibles efectos de la normativa ambiental, poltica de seguridad industrial, regulaciones y otros, para evitar la contaminacin del medio ambiente. Como se menciono el alcance el alcance de la evaluacin podr ser selectivo y exhaustivo de acuerdo con un programa anual de revisiones o los requerimientos formulados por la empresa. Sin embargo siempre se deben considerar la poltica bsica de auditora operacional que se anuncia en la siguiente forma: los esfuerzos de los recursos de auditora (humanos, materiales y tiempo) deben aplicarse principalmente a las situaciones, reas, procesos, actividades, etcen la que el examen rinda el mejor resultado, considerando el propsito de prestar la mejor la mejor ayuda posible al descargo de responsabilidades de la alta administracin de la entidad. 2.5. OBJETIVOS DE LA AUDITORA OPERACIONAL.- La auditora operacional tiene por objetivo poner a prueba el funcionamiento de los sistemas implementados en la empresa, examinar debilidades aparentes, informar de las condiciones observadas, sacar conclusiones y formular recomendaciones. Se pone nfasis en identificar problemas presuntos u observados que requieren correccin, mejoramiento o cambios. La auditora operacional integral se debe basar en examen y evaluacin de las siguientes cuestiones especficas: Si las actividades, procesos o programas estn alcanzando sus objetivos previstos.
LIC. GUSTAVO GIL

16

AUDITORA OPERATIVA

Si el origen de los operativos, financieros y de la revisin para la ejecucin de las actividades, procesos y programas, se obtuvieron de manera efectiva, eficiente y econmica. Si los recursos operativos, financieros y de inversiones estn aplicando de manera apropiada y se ejecutan con efectividad, eficiencia y economa. Si el sistema de informacin gerencial, cumplen con las caractersticas de un buen sistema de informacin. Si el sistema de control interno implementado, permite el logro de los objetivos empresariales. El objetivo principal, es lograr mejoras o cambios en el futuro funcionamiento operativo de la empresa. 2.6. FILOSOFA DE LA AUDITORA OPERACIONAL.- La auditoria operacional tiene por finalidad prestar un servicio a la administracin identificando las debilidades y deficiencias operativas y recomendando mejoras o cambios. Lamentablemente, sea cual fuere la descripcin o denominacin que se refiere a la funcin de la auditoria operacional, normalmente se la considera como investigacin o inspeccin que busca comprobar deficiencias en las operaciones y en quienes las realizan. Por lo tanto para evitar en su caso atenuar, esta connotacin negativa se debera tratar de divulgar y aplicar la siguiente filosofa: Que las auditoras operativas sean emprendidas con carcter evaluativo y no investigativo. Que la auditora operacional se pondr nfasis en un anlisis objetivo. No se realizaran con ninguna conclusin preconcebida y no tendr por objeto a ninguna unidad operativa o persona especifica. Que en los informes de auditora los resultados que se expones sean equilibrados, en el sentido de que se har todo lo posible por identificar las reas en las cuales se han alcanzado xitos, as como tambin las reas en las cuales se evidencio deficiencia o debilidades respecto de las previsiones originales. Que todos los hallazgos, conclusiones y recomendaciones se basaran en hechos evidenciados y no en apariciones o suposiciones. Que se har todo lo posible por establecer una relacin operativa de trabajo con los funcionarios de las unidades involucradas, afectados o participantes en todas las auditorias operacionales. Entre otros medios de fomentar una colaboracin y entendimiento pleno de las metas y metodologas de cada auditoria, se debera adoptar una poltica de puerta abierta, en virtud de la cual ponga a prueba el programa de auditoras detalladas y el mtodo que proyecta utilizar y
LIC. GUSTAVO GIL

17

AUDITORA OPERATIVA

los cuestionarios y otras de tcnicas de recoleccin de datos objetivos. Los funcionamientos de la empresa deben tener una participacin activa en la evaluacin. 2.7. LA METODOLOGA DE LA AUDITORA OPERATIVA.- Se reconoce la existencia de varios enfoques bsicos por la realizacin de este tipo de auditora, los que asignan preponderancia a determinados elementos de la administracin, presentes en todos los tipos y tamaos de empresas. Algunos de los principales enfoques y criterios para la realizacin de este tipo de auditora que se han emitido en los ltimos aos, por diferentes y reconocidos autores, de forma breve los mencionamos a continuacin: a) Mtodo propuesto por Alexander Hamilton Institute.- Este mtodo sostiene que la auditora operativa abarca una gama de procedimientos, mtodos de evaluacin, polticas y enfoques. Se propone analizar, evaluar, examinar y calificar la actuacin de la firma con relacin en una serie de normas prefijadas, o bien a ciertas normas o directrices que gozan de aceptacin general en la compaa. El objetivo general por lo tanto, consiste en evaluar la eficiencia y eficacia de la organizacin. Este enfoque incluye las siguientes etapas: 1. Definicin del alcance del proyecto.- Tanto el personal superior como el personal como el personal que lleva a cabo la auditoria deben estar totalmente de acuerdo en cuanto al alcance general que incluir una evaluacin detallada de cada aspecto operativo de la organizacin. 2. Planificacin, Preparacin y Organizacin.- Se debe formular un plan de accin a fin de llevar la misin. El plan seala las etapas a seguir y calcula el tiempo requerido para cumplir cada etapa. 3. Recopilacin de datos y actualizacin de la documentacin.- Consiste en la acumulacin de datos informativos relacionados con los sectores definidos enb el alcance. Los datos se obtienen de la correspondencia, polticas y procedimientos y otra que se obtiene de los empleados mediante entrevistas. 4. Investigacin y anlisis.- Es la ms crtica del proceso. En esta etapa se acumulan las pruebas y datos necesarios para dar validez al informe final.

LIC. GUSTAVO GIL

18

AUDITORA OPERATIVA

5. Informe.- Consiste en la sntesis del trabajo realizado, la descripcin del alcance del proyecto, una relacin detallada de las conclusiones principales y un examen de las opciones con que cuenta la administracin superior para eliminar los elementos del problema existente. b) Mtodo propuesto por Joaqun Rodrguez Valencia.- Este enfoque sostiene que la tarea de la auditora consiste en determinar las ineficiencias existentes, elevar soluciones y prestar colaboracin a la empresa para su efectivizacin. Para el efecto propuso la siguiente metodologa: 1. Estudio preliminar.- Se realiza esta etapa basndose en revisiones someras, entrevistas no profundas, etc. Con el objetivo de formar un criterio sobre el campo de trabajo, tener una idea global y usara como base para la siguiente etapa. 2. Planeacin de la auditora.- Comprende la tarea de integrar un numero de elementos que el auditor administrativo debe tener presente aun durante el anlisis preliminar, de otra forma se vera mas tarde en dificultades. Una fase de esta etapa comprende el programa de auditora, que es el medio para guiar al auditor administrativo y sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a seguir. 3. Investigacin y Examen.- Mediante entrevistas, lista de comprobacin, cuestionario, observacin de diagramas de flujos, manuales, organigramas, etc. El auditor deber

cerciorarse de obtener la informacin correcta y suficiente para dar apoyo confiable a todo el anlisis y a las recomendaciones de la auditora que se realicen. 4. Anlisis y Evaluacin de la informacin obtenida.- El cuidado y minuciosidad con que se elabore el anlisis determinara el valor de la auditora, aunque las interpretaciones que se deriven no deben tomarse como conclusiones definitivas, ya que tienen que estar relacionadas con otras inferencias y tal vez hasta haya que reformularlas por alguna razn. La finalidad del anlisis, sea la divisin por elementos, es preparar una sntesis, que ser el proceso de combinar diferentes elementos. 5. Informe final.- La base para elaborar el informe final de auditora en forma adecuada es: En primer lugar determinar Quin lo va a leer? Y Qu uso va a tener?, en segundo lugar Cmo va a estructurarse este? 6. Implantacin de las recomendaciones.- La implantacin de las recomendaciones formuladas por el auditor es tan importante como cualquiera de las etapas anteriores, ya que constituye el momento en las medidas del mejoramiento administrativo propuesto deben ponerse en vigor, para resolver los problemas que originaron la aplicacin de la auditoria administrativa.

LIC. GUSTAVO GIL

19

AUDITORA OPERATIVA

Adems existen otros enfoques que los resumimos a continuacin: c) Mtodo de William P. Leonard.- Para el cumplimiento de los objetivos propone la siguiente metodologa: 1. Anlisis preliminar 2. Anlisis, Interpretacin y Sntesis 3. Preparacin del informe

d) Mtodo propuesto por Luis Fernando Valeriano Ortiz.- Para su realizacin formula una propuesta que se apoya en los mtodos de investigacin cientfica y comprende la ejecucin de las siguientes etapas: 1. Planeamiento de la investigacin 2. Recopilacin de datos 3. Anlisis de datos 4. Formulacin del informe 5. Implementacin e implantacin 6. Evaluacin

e) Mtodo propuesto por Fernando Hernndez Rodrguez.- Este mtodo se efecta aplicando las siguientes etapas: 1. Trabajo preliminar 2. Revisin de la legislacin 3. Revisin y prueba de control operativo 4. Examen y prueba detallada del control operativo 5. Informe de auditorio

f) Mtodo propuesto por Rubn Oscar Rusenas.- Para el cumplimiento de los objetivos de la auditora operativa, los pasos a ejecutar son: 1. Conocimiento 2. Verificacin 3. Evaluacin 4. Informe

LIC. GUSTAVO GIL

20

AUDITORA OPERATIVA

2.8. EL PROCESO DE LA AUDITORA OPERATIVA.- Cualquiera que sea l o los enfoques mtodos seleccionados, para la realizacin de una auditora operativa, la metodologa bsica comprende la ejecucin de determinadas fases que cumplidas progresivamente llevan al auditor fases que permiten el suficiente conocimiento de las actividades examinadas que conduzcan a la emisin del informe correspondiente. A pesar de que no existe uniformidad de criterio entre los diferentes autores, en cuanto al enfoque o mtodo a utilizar en la realizacin de una auditora operativa, consideramos que el esquema metodolgico sobre el cual existe mayor acuerdo y que se adecua a las necesidades de una auditoria operacional, est constituido por cuatro fases que mencionamos como modelo a continuacin: 1. Auditora o diagnstico preliminar.- El propsito de esta fase es bsicamente obtener informacin de los aspectos ms importante del rea, funcin, operacin, actividad, etc., lo ms rpidamente posible, y que sirva para fines de planificacin de la auditoria de la siguiente fase. Como todo trabajo de auditora esta fase requiere, previa a su realizacin, la preparacin de un Memorndum de Planificacin. 2. Examen y evaluacin de reas crticas.- Los propsitos de esta fase son los de identificar las condiciones favorables o desfavorables, principalmente desfavorable, en cualquiera de los puntos de la gestin operativa de la empresa, determinando si la situacin amerita accin correctiva o no, proporcionando una base firme para la redaccin del informe de auditora. En definitiva, los propsitos de esta fase son los de la auditora operativa misma. 3. Desarrollo de hallazgos de auditora.- Es el proceso ms importante de la auditora operativa, porque los resultados y todo aquello que merecer ser comunicado a los destinatarios del informe. La palabra hallazgos tiene relacin con el verbo hallar que es sinnimo encontrar, es el resultado de recopilacin, anlisis, sntesis y evolucin de informacin pertinente a un sistema, proceso, actividad, operacin, unidad, etc.., cuyo conocimiento se considera de inters y utilidad para determinadas personas y respecto del cual pueden formular recomendaciones. 4. Comunicacin de resultados.- El propsito de esta fase es el de comunicar resultados obtenidos, mediante un informe que contenga entre otras cosas las conclusiones y recomendaciones de auditora puestas en conocimiento de la empresa o entidad con carcter oficial.

LIC. GUSTAVO GIL

21

AUDITORA OPERATIVA

Las fases citadas anteriormente no deben ser consideradas como partes independientes entre s, ms bien como componentes de un todo, en tal sentido esta muy interrelacionadas, ya que entre ellas existe una dependencia de causa a efecto, es decir, una es deducible de la otra, manteniendo con mucha flexibilidad el orden expuesto dentro del esquema total. 2.9. LA AUDITORA OPERATIVA A CARGO DE AUDITORES INTERNOS Y AUDITORES EXTERNOS.- Una de las razones ms importantes que puede motivar cambios en el modelo propuesto, para el proceso de la auditora operacional tiene relacin con el tipo de auditor que realiza el examen: Sobre el particular se admiten dos modalidades: a) Auditora operacional a cargo de auditores internos.- El hecho de ser parte de la organizacin constituye para el auditor interno una ventaja pues conoce la operativa de la entidad y la realizacin de la auditora preliminar evidentemente se reduce en su alcance, debido a que est en posesin de antecedentes e informacin referida a aspectos beneficiosos que sea su propia unidad de auditora interna la que efecte el examen y evaluacin de las operaciones administrativas.

Adicionalmente, su presencia permanente en la empresa le permite y facilita la ejecucin del seguimiento de las recomendaciones propuestas de su informe, lo que, nuevamente contribuye a incrementar la eficiencia de su servicio.

En consecuencia, el esquema de la metodologa podra modificarse as:

1. Examen y evaluacin de reas crticas 2. Desarrollo de hallazgos 3. Comunicacin de resultados 4. Seguimiento

b) Auditora operacional a cargo de auditores externos.- Loa auditores externos pueden ser firmas privadas o de organismos gubernamentales de fiscalizacin. Cuando los auditoras son realizadas por auditores de estudios privados, la metodologa que sigan comprender la ejecucin de la siguiente fase:

LIC. GUSTAVO GIL

22

AUDITORA OPERATIVA

1. Auditora o diagnostico preliminar 2. Contratos de servicios 3. Examen y evaluacin de reas crticas 4. Desarrollo de hallazgos

5. Comunicacin de resultados El contrato de servicios es el documento de compromisos entre la empresa externa de auditora y la entidad, donde se condiciona la ejecucin de la fase Examen y Evaluacin de reas Criticas. La fase de seguimiento es ms difcil de llevar a la prctica por la discontinuidad que caracteriza a los servicios a cargo de auditores externos, salvo situaciones en contrario o que el seguimiento sea asignado a los auditores internos. En el caso de los auditores externos pertenecientes a la Contralora General de la Repblica o entidades que realizan servicios de evaluacin, la ejecucin se facilita por el acceso irrestricto de estos organismos a las fuentes de informacin en las entidades sujetas a control. La auditora operacional realizada por los auditores gubernamentales, pondr nfasis en la realizacin de la fase de auditora preliminar, a las disposiciones legales que normas las actividades del estado, por constituir la fuente de autoridad, polticas, restricciones, etc. Las fases de una auditora operativa a cargo de auditores gubernamentales sern las siguientes: 1. Auditora o diagnostico preliminar 2. Examen y evaluacin de reas crticas 3. Desarrollo de hallazgos 4. Comunicacin de resultados 5. Seguimiento 2.10. NORMAS DE AUDITORA OPERATIVA.- La XIII Conferencia Interamericana de Contabilidad lanz algunas resoluciones y recomendaciones que constituyen pautas de carcter general para orientar el trabajo y los estudios que la Asociacin Interamericana de Contabilidad deber continuar por medio de sus rganos Directivos y Comisiones Tcnicas, a fin de someterse posteriormente, en su caso, al proceso de emisin de opiniones, recomendaciones e informes establecidos en los Estatutos y Reglamento de la propia Asociacin.
LIC. GUSTAVO GIL

23

AUDITORA OPERATIVA

Uno de los puntos ms importantes de la XIII Conferencia declara: Que las tareas de auditora operativa son propias de los profesionales del rea contable, quienes a su vez y cuando tareas lo exijan, podrn solicitar la colaboracin de profesionales de otras disciplinas, formando un equipo interdisciplinario que deber actuar bajo su coordinacin, control y responsabilidad. Que es responsabilidad del Contador Pblico al llevar a cabo una auditora operativa, la actuacin de los integrantes del equipo interdisciplinario, en la medida en que los mismos hayan sido por l designados. Tambin la XIII Conferencia aprob una resolucin referente a los objetivos educacionales de la formacin del Contador Pblico, donde se detallan las reas bsicas que deben cubrir los programas universitarios de las carreras de auditora y que tienen relacin con Contabilidad, Administracin, Finanzas, Auditora, Anlisis de sistemas, Computacin o Procesamiento de Datos, Matemticas, Economa, Derecho, Tributacin y Humanidades. En cuanto a las Normas propiamente dichas, la XIII Conferencia Interamericana de Contabilidad propone la conformacin de grupos, basadas en la Norma Generales de auditora, (N.A.G.A.), vale decir: a) Normas Personales: Primera Norma.- El auditor operativo debe ser una persona con titulo profesional universitario o equivalente en la especialidad de Contador Pblico y entrenamiento y capacidad profesional para ejercer la auditora operativa. Segunda Norma.- El auditor operativo debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional. Tercera Norma.- El auditor operativo debe mantenerse en su posicin de independencia a fin de garantizar la imparcialidad de sus juicios.

b) Normas relativas a la realizacin del trabajo: Primera Norma.- El trabajo de auditora operativa debe comprender una adecuada planeacin y supervisin de los colaboradores.

LIC. GUSTAVO GIL

24

AUDITORA OPERATIVA

Segunda Norma.- El trabajo de auditora operativa debe comprender un estudio y evaluacin adecuados del sistema de control vigente en la entidad examinada, para determinar la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos a aplicar. Tercera Norma.- El trabajo de auditora operativa debe comprender la obtencin, a travs del desarrollo de la tarea, de los elementos de juicio vlidos y suficientes que permitan respaldar las aseveraciones formuladas en el informe.

c) Normas relativas al informe: Primera Norma.- El informe deber reunir como mnimo las caractersticas de Oportunidad, Materialidad, Prudencia, Presin, Veracidad, Claridad, Integracin y Comisin. Segunda Norma.- El informe deber como mnimo precisar el objeto de la auditora, fijando sus limitaciones y alcance y el motivo de su realizacin. Tercera Norma.- El informe deber como mnimo indicar los hechos y circunstancias analizados que originan en fallas de gestin. Cuarta Norma.- El informe deber como mnimo describir sintticamente los procedimientos utilizados para la obtencin de los elementos de juicio vlidos y suficientes. Quinta Norma.- El informe deber como mnimo describir todo elemento que, a juicio del auditor, mejore su comprensin. Sexta Norma.- El informe deber como mnimo indicar en orden de importancia las recomendaciones sugeridas. 2.11. NORMAS DE AUDITORA OPERACIONAL, ESTABLECIDAS POR LA

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA DE BOLIVIA: La contralora general de la Repblica de Bolivia a formulado un conjunto de norma la realizacin de la auditora operativa en las instituciones pblicas del pas, cuyo resumen expresamos a continuacin: 230 NORMAS DE AUDITORA OPERACIONAL: 231 Planificacin 232 Supervisin

LIC. GUSTAVO GIL

25

AUDITORA OPERATIVA

233 Controles administrativos 234 Evidencias 235 Comunicacin de resultados 2.12. COMPARACIN DE LA AUDITORA FINANCIERA CON LA AUDITORA OPERATIVA: a) Propsito: Auditora financiera (A.F.).- Dar una opinin (dictaminar) sobre la responsabilidad de los estados financieros. Auditora operativa (A.O.).- Ayudar a la administracin al mejor cumplimiento de sus responsabilidades, a travs de la identificacin de deficiencia, debilidades y situaciones crticas y recomendaciones cuando sea necesario, para lograr eficiencia, eficacia y economa. b) Orientacin: (A.F.).- Hacia el componente financiero, de custodia y cumplimiento. (A.O.).- Hacia los componentes financieros, de custodia y cumplimiento de eficiencia, eficacia y economa. c) Alcance: A.F.- Comprende los estados financieros y controles contables desde un punto de vista retrospectivo. A.O.- Comprende el sistema de planeamiento y control, concretamente la estructura organizativa, mtodos operativos, recursos y controles administrativos, considerados de principio comprensivamente a partir de la condicin reciente de los mismos y con proyeccin hacia el futuro. d) Medicin: A.F.- En base a principios de contabilidad generalmente aceptados. A.O.- En base a principios de administracin, que no tienen el carcter de ser generalmente aceptados, elemento de sistema de planeamiento y control. e) Mtodo: A.F.- Especificar en normas de auditora generalmente aceptadas.

LIC. GUSTAVO GIL

26

AUDITORA OPERATIVA

A.O.- En normas de auditora interna o normas de auditora operativa, an no generalmente aceptadas. f) Precisin: A.F.- Ostensiblemente absoluta. O.A.- Internos a la empresa. g) Poltica de auditora: A.F.- El examen es comprensivo, ya que para fines de dictaminacin considera a los estados financieros tomados en conjunto. A.O.- El examen es selectivo, porque los recursos de auditora se aplican a funciones, actividades, unidades, etc., tipificadas como crticas o dbiles, y en las que puede prestarse el mejor servicio de auditora. h) Usuario: A.F.- Externos e internos de la empresa. A.O.- Internos a la empresa. i) Programa de auditora: A.F.- Preparado de una sola vez, aunque susceptibles de modificacin posterior. A.O.- Preparado progresivamente para cada fase, condicin y hallazgo de auditora. j) Requerimiento: A.F.- Requisito establecido por ley. A.O.- Se practica a solicitud de la administracin o plan de trabajo. k) Capacidad profesional del auditor: A.F.- Requerida individualmente. A.O.- Requerida en conjunto. l) Frecuencia: A.F.- El examen se realiza para cada ejercicio o gestin. A.O.- El examen se realiza en una forma continua o cuando lo solicita la administracin. m) Dictamen: A.F.- Emite un dictamen que contiene la expresin de una opinin acerca de los estados financieros tomados en conjunto o la afirmacin en sentido de no ser posible la expresin de dicha opinin. A.O.- No emite dictamen. Rinde un informe constructivo en el que se incluyen condiciones y hallazgos favorables o desfavorables con respecto a la eficiencia,
LIC. GUSTAVO GIL

27

AUDITORA OPERATIVA

efectividad y economa de la entidad y recomendaciones tendientes a facilitar el descargo de responsabilidades de los administradores. Ejemplo prctico de una diferencia: Cuenta por cobrar: A.F.- Determina la exactitud de los registros, la validez y la cobrabilidad, y utiliza los procedimientos de reconcilia las cuentas auxiliares establece la antigedad, efecta circularizacin. A.O.- Determina la buena condicin del crdito del cliente, determina la responsabilidad de la poltica de crdito, determina lo adecuado de las prcticas seguidas, examina los procedimientos a travs de pruebas desde el inicio de operacin hasta el final.

LIC. GUSTAVO GIL

28

AUDITORA OPERATIVA

UNIDAD N 3 SISTEMAS, EL PROCESO ADMNISTRATIVO Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO

3.1 Componentes del Sistema.- Un sistema constituye un conjunto de partes independientes que juntas forman un todo unitario que cumplen alguna funcin. Esencialmente las partes deben ser interdependientes y actuar unas sobre otras.

La empresa, las unidades que las forman y la administracin misma, constituyen sistemas. Igualmente los planes y proyectos administrativos son sntomas cuyos componentes son los recursos humanos, las materias primas, los equipos o instalaciones, el mercado, los clientes, etc.

Casi todas las cosas constituyen sistemas y la empresa no es la excepcin. El sistema ms caracterstico quo puede percibirse en ella lo constituye el proceso administrativo que es efectivamente un todo, cuyas partes interdependientes son las funciones de administracin: Planificacin, organizacin, ejecucin y control.

3.2. El Proceso Administrativo.- Muchas son las versiones que se conocen acerca de las funciones que integran este proceso. A los efectos del tema del presente captulo se ha elegido el siguiente esquema que comprende cuatro funciones: Planeacin, Organizacin, Ejecucin y Control.

3.3. Planificacin.- Planificar es predecir el futuro, pero es algo ms que eso, es intentar controlarlo. Es proyectar o establecer un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo. Es adoptar un conjunto de decisiones interrelacionadas respecto a lo que se har y como se va hacer. Es un proceso continuo, que posiblemente tenga un inicio, pero no un fin.

La planificacin constituye una necesidad y es adems importante porque: Elimina y aminora la incertidumbre y el cambio. Enfoca la atencin hacia los objetivos. Contribuye a que las operaciones sean efectivas, eficientes y econmicas. Hace posible y facilita el control interno.

LIC. GUSTAVO GIL

29

AUDITORA OPERATIVA

En realidad planificacin es la base del proceso administrativo, pues sin planificacin no hay nada que organizar, ejecutar y controlar.

Sin embargo, no constituye el punto de partida del proceso administrativo, ya que previamente son necesarias algunas premisas.

Premisas de Planeacin.- Son las otras cosas que el ambiente, marco o condiciones anticipadas en los que se estima que los planes operen. Estas premisas adoptan la forma de: Suposiciones o pronsticos y Condiciones conocidas.

Por ejemplo el pronstico sobre la evolucin de la poblacin constituye una promesa del presupuesto de ventas, pero tambin las ventas del perodo anterior son una promesa de ese mismo presupuesto. En rigor de la verdad un pronstico ser una premisa si constituye un pre- requisito de la planeacin y no si constituye el resultado de la planeacin.

Las premisas pueden ser:

Externas, como las condiciones econmicas generales, la demanda del producto o el mercado de capitales.

Internas, como el capital ya invertido, la estructura organizacional o la calidad de los administradores,

Tangibles, vale decir las que pueden ser cuantificadas, como horas/hombres y horas/mquinas.

Intangibles, como el prestigio de la firma. Incontrolables, como los niveles de precios o la paridad cambiaria. Controlables, como la eficiencia laboral.

Tipos de Planeamiento.- Se reconocen dos tipos de planeamientos: Planeamiento Estratgico y Planeamiento Tctico.

En opinin de algunos autores la clasificacin es relativa y no absoluta, por cuanto que en determinadas
LIC. GUSTAVO GIL

30

AUDITORA OPERATIVA

circunstancias lo tctico puede ser estratgico. No se pretende aqu dilucidar la controversia, pero si mencionar tres factores que ayudan a distinguir uno respecto de la otra y que tiene relacin con el efecto del plan, el compromiso que genera y las categoras y medios de la planificacin.

Cuanto ms largo es el efecto de un plan, es ms estratgico. En este sentido la planeacin estratgica trata de decisiones de efecto duradero. Cuanto ms funciones de las actividades de una organizacin sean afectadas o comprometidas por un plan, ms estratgico ser.

La planeacin estratgica tiene una perspectiva amplia, en tanto que la tctica es ms estrecha.

La planeacin tctica trata de la seleccin de medios para los cuales han de perseguirse objetivos especficos y de corto plazo y la estrategia se refiere tanto a la formulacin de objetivos a largo plazo como a la seleccin de los medios para alcanzarlos.

En consecuencia, las decisiones estratgicas, por estar relacionadas con objetivos y polticas, suelen producir efectos a largo plazo. Entonces el planeamiento estratgico tendr que ser, por ejemplo, con la adquisicin y distribucin de las principales instalaciones, divisiones o filiales de la empresa con sus estructuras organizativas, afectando de manera ms o menos permanente a los esquemas fsico, financiero y organizativo en los que se llevan a cabo las operaciones.

3.4. Organizacin.- Esta es la funcin que mayor atencin ha merecido por los investigadores y tcnicos de la administracin, tanto as que se reconoce la existencia de tendencias o escuelas, cada una de las cuales formula su planteamiento como crtica a la otra, aportando nuevos conceptos que al presente han dado lugar a una teora muy amplia.

Definicin de organizacin.- Organizar es estructurar, agrupar y ordenar todos los elementos materiales y humanos de un ente, con el propsito de obtener el mximo aprovechamiento de los mismos, con el fin de alcanzar los planes y objetivos fijados por la alta direccin. Para ello es necesario asignar las funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua en las relaciones de todas las unidades de la organizacin.

El esquema terico trata de seis aspectos bsicos que en conjunto identifican lo que posteriormente lleg a denominarse la organizacin formal, y estos aspectos se refieren a:
LIC. GUSTAVO GIL

31

AUDITORA OPERATIVA

La determinacin de objetivos y la deduccin a partir de ellos de una relacin detallada de tareas a ejecutar.

La reunin de esas tareas en secciones y esas secciones en departamentos y unidades administrativas superiores.

La delegacin de autoridad. La definicin de responsabilidades y controles que permitan seguir de cerca las realizaciones.

La definicin de la estructura de relaciones entre empleados, de tal forma que cada uno conozca su situacin de la Empresa.

La organizacin del trabajo a nivel de taller.

Organigrama.- Es la representacin grfica y simplificada de la forma en que estn dispuestas y relacionadas las partes de una organizacin. El o los organigramas deberan ser elementos constitutivos del manual de organizacin, que tambin describe detalladamente las funciones, tareas, responsabilidades y nivel de autoridad de cada puesto.

Los

organigramas

pueden

ser

macro-organigramas

(maestros)

micro-organigramas

(complementarios). Los primeros muestran toda la estructura de la organizacin formal y los segundos muestran exclusivamente la de un departamento u otro tipo de desagregacin estructural, dando mayor nfasis a las relaciones, autoridad y responsabilidad de cada rea.

Los organigramas son tiles para la comunicacin y anlisis de la empresa. Como comunicacin: se puede informar a los miembros de la organizacin sobre la posicin que ocupan y la relacin que tienen con el resto de la estructura. Como medio de anlisis se puede mencionar lo siguiente: Fallas de control interno, como funciones de caja y cuentas corrientes asignadas a un mismo cargo; departamentalizacin inadecuada, como funciones de contabilidad y ventas asignadas a un mismo cargo; relaciones de dependencias confusas; indefinicin de niveles; etc..

Los organigramas pueden graficarse de varias formas: Vertical, Horizontal, Circular, Semicircular, Lineal.

Los organigramas tambin pueden incluir informacin referente a: Jerarqua de los cargos, categora de
LIC. GUSTAVO GIL

32

AUDITORA OPERATIVA

los empleados, nombre de las personas que ocupan los cargos, funciones, categoras de sueldos, cuenta presupuestaria o centro de costo y cantidad de personas.

3.5. Ejecucin.- La Ejecucin es aquel factor de la administracin en que se logra la realizacin efectiva de todos lo planeado por las decisiones generales directamente o por delegacin.

Los principios fundamentales de la ejecucin son:

a) Principio de la coordinacin do inters, con la finalidad que todos unan sus esfuerzos para lograr una meta comn. b) Principio de impersonalidad de mando, para conseguir que las disposiciones gerenciales sean mejores obedecidas. c) Principios de aprovechamiento del conflicto, con finos constructivos para forzar la meta a buscar que sean beneficiosas para ambas partes.

La toma de decisiones permite escoger entre una o ms alternativas, aquella que ofrezca ms ventajas. La toma de decisiones es la llave final de todo proceso administrativo, ningn plan, ningn control, ningn sistema de organizacin tiene efecto mientras no se da una decisin.

La toma de decisiones gerenciales, se basa en intuicin, hechos, experiencias y autoridad. La toma de decisiones para ser ejecutada, debe ser oportunamente transmitida a sus destinatarios, para lo cual es necesario una buena comunicacin, que es un proceso en virtud del cual se contribuye a la mejor ejecucin de los trabajos, la captacin de polticas, el logro de la cooperacin con los dems y hacer que las ideas e instrucciones se entiendan con claridad.

La comunicacin tiene etapas, cuya aplicacin le permitir cumplir con su cometido: I. II. III. IV. Comprender lo que se desea comunicar. Trasmitir eficazmente. Estudiar ha eficacia de la comunicacin. Seguir el curso de la comunicacin.

3.6.

Control.- Consiste en verificar si todo se desarrolla de conformidad con el plan adoptado, las

instrucciones emitidas y los principios establecidos. Su propsito es determinar las deficiencias, con el
LIC. GUSTAVO GIL

33

AUDITORA OPERATIVA

objeto de corregirlas y recomendar lo ms conveniente para corregirlas y evitar que se repitan. En el control; se miden los resultados actuales y pasados en relacin con lo previsto, ya sea en forma total o parcial, con el fin de corregirlos, mejorar y programar nuevos planes.

El control incluye el establecimiento de normas medidas y rendimientos y la accin correctiva de las desviaciones.

Para que el control sea ms efectivo, requiere como mnimo los siguientes requisitos:

a) Identificacin de los factores claves a ser controlados para el logro de los resultados. b) Especificacin de las bases para el establecimiento de normas de rendimiento. c) Definicin y acumulacin de la informacin para previa explotacin de Ia misma, medir el rendimiento. d) Implementacin de una infraestructura de informacin de que identifique los resultados, determine las causas y efectos, seale las tendencias e identifique resultados, de acuerdo a las, reas de responsabilidad.

El control permite asegurarse de una ptima ejecucin, conocer que parte de una actividad se est cumpliendo y cual no, de qu modo, en que tiempo y por qu se desea.

El gerente al ejercer las funciones de control, no ser autoritario, autcrata, sino cooperador, y al sealar errores lo har con el propsito de rectificarlos y evitar que no se cometan nuevamente, debiendo ser el gerente en este concepto, un educador, ayudante y consejero para sus subordinados. Un instrumento importante en el control gerencial, es el principio de excepcin, que tiend e a convertir el cumplimiento en lo Normal y las desviaciones de los planes en lo Excepcional: Los controles versarn sobre estos ltimos exclusivamente, o al menos principalmente.

Otros instrumentos de control que pueden sealarse son los siguientes: informes, estadsticas, presupuesto, costos, plan, volumen (calidad y cantidad) de los trabajos realizados. 3.6.1. Control y Controles.- En materia de administracin ha palabra control no es plural de la palabra controles. El trmino Control se considera corno una funcin de la administracin, que se
LIC. GUSTAVO GIL

34

AUDITORA OPERATIVA

define como un proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizndolo y si es necesario aplicando medidas correctivas de manera que la ejecucin se lleve de acuerdo con lo planeado. En el Control, la vigilancia activa de una operacin para mantenerla dentro de lmites definidos es una continuacin de las otras tres funciones fundamentales de la administracin. Por su parte la palabra Controles se refiere a las formas, medios especficos o tcnicas a travs de los cuales se practica control. La diferencia entre ambos trminos la podemos apreciar por lo siguiente: Ocurre no slo que el aumento del nmero de controles no siempre determina mayor control sino que en el contexto de las instituciones sociales las dos palabras tienen sentidos completamente distintos. Los sinnimos de los controles son la medicin y la informacin. El sinnimo de control es la direccin. Los controles se relacionan con los medios, el control con el fin. Los controles tratan con hechos, es decir, con hechos ocurridos, el control se ocupa de las expectativas, es decir del futuro. Los controles son analticos y se interesan en lo que era y en lo que es. El control es normativo, y se ocupa de lo que debera ser.

A propsito de la auditora operativa sta distincin implica una gran importancia y por lo siguiente: aceptada la distincin, par el auditor no significar lo mismo revisin del control que revisin de los controles. En el primer caso se examinar una de las funciones del proceso administrativo denominada, precisamente, control o si se quiere control directivo, en tanto que en el segundo caso se examinaran las antes mencionadas formas concretas de realizar el control.

El control es una funcin y solamente una, que consiste en un proceso. Los controles pueden ser muchos. El control es lo general y los controles son lo especfico.

3.7. Sistema de Control Interno:

3.7.1. Introduccin.- El sistema de control interno est profundamente vinculado con la administracin de las empresas. La organizacin consiste en diagramar, tomando como base las premisas generales que conforman la estructura de la empresa, en la cual se apoyarn las dems partes componentes, con el propsito de lograr o alcanzar los objetivos que primaron en su gestin. La administracin consiste en manejar la realidad o los hechos diarios mediante la direccin, supervisin y control de la totalidad de las operaciones de un ente, que tienden a cumplir con los objetivos preestablecidos en la creacin de dicha organizacin o empresa. En la poca actual, las organizaciones, ya fueren privadas o pblicas deben poseer un sistema de control interno, consistente, idneo y slido, que tienda a lograr eficiencia operativa.
LIC. GUSTAVO GIL

35

AUDITORA OPERATIVA

El control interno nace y crece en la organizacin con mtodos, procedimientos y sistemas, que confirman su lgica estructura mediante el funcionamiento de, medios humanos, material o tecnolgico e ideolgico. 3.7.2. Naturaleza.- La expresin control interno es, generalmente, interpretada o utilizada para enunciar las directrices emanadas de los dueos, propietarios o ejecutivos para dirigir, coordinar y controlar a sus subordinados dentro de la pirmide de la organizacin, ya fuera sta de tipo lineal, mixta o funcional.

La naturaleza e importancia del sistema de control interno es que es indivisible por que integra toda la organizacin y, por lo tanto, es funcin y responsabilidad de la direccin de la empresa: La instalacin o implementacin, la vigilancia de su funcionamiento en forma correcta o eficiente, el detectar los desfases respecto de lo que fue predeterminado y, por ltimo el adaptar al tiempo y circunstancia las polticas, normas y procedimientos que componen el sistema de control interno.

3.7.3. Responsabilidad.- El auditor no tiene responsabilidad directa sobre el sistema de control interno, pero es el evaluador del mismo y en base a dicha evaluacin podr determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora a aplicar. Pero como evaluador de dicho sistema de control interno, obtiene conclusiones que debe informar a la direccin de la empresa y, a su vez, puede sugerir cambios para su mejor funcionamiento. Cada funcionario de la empresa, es el responsable del control interno en su mbito de actuacin.

3.7.4. Alcance.- El alcance del control interno est dada par la totalidad de la empresa, y los problemas que se generan al controlar las actividades, tiene origen en los distintos sectores de la organizacin segn la tarea que estos desarrollan, como por ejemplo: las funciones de registracin-contadura, fabricacin, ventas, compras, personal, tesorera, finanzas, etc.

3.7.5.

Sistema de Control Interno: Definicin.

a) Instituto Americano de Contadores Pblicos.- El control interna comprende el plan de organizacin y todos los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa, para salvaguardia de sus activos, controlar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables,
LIC. GUSTAVO GIL

36

AUDITORA OPERATIVA

promover la eficiencia operativa y alentar la adhesin a las polticas gerenciales establecidas b) Instituto de Auditores Internos de Buenos Aires.- Control interno es el conjunto de reglas, principios o medidas enlazadas entre s, desarrollados dentro de una organizacin, con procedimientos que garanticen su estructura, un esquema humano adecuado a las labores asignadas y al cumplimiento de los planes de accin, con el objetivo de lograr: - Razonable proteccin del patrimonio. - Cumplimiento de polticas prescritas por la organizacin. - Informacin confiable y eficiente. - Eficiencia operativa.

3.7.6. Objetivos Bsicos y medidas a adoptar para su funcionamiento:

1. Proteccin de los Activos.- Para lograr este objetivo se deben adoptar las siguientes medias:

1.1. Servicio de vigilancia. 1 .2. Sistema de proteccin contra incendios. 1 .3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1 .8. 1 .9. Mantenimiento preventivo. Separacin de funciones y responsabilidades. Polticas de seguras. Comprobantes o formularios pre numerados. Registros de firmas y rgimen de autorizaciones. Depsito total de ingresos monetarios. Emisin de cheque por cada egreso.

1.10. Cheque con ms de una firma. 1.11. Compromisos u obligaciones de la empresa con terceros. 1.12. Archivos.

2. Obtencin de Informacin Adecuada.- Medidas a adoptar: 2.1. Manual de cuentas contables. 2.2. La sumatoria de la informacin analtica debe ser igual a la sinttica.. 2.3. Instrucciones que determinen conceptos de uniformidad. 2.4. Fuente de informacin diversa o informacin cruzada.
LIC. GUSTAVO GIL

37

AUDITORA OPERATIVA

2.5. Comparacin de datos actuales con datos histricos. 2.6. Comparacin do informacin propia con la de terceros. 2.7. Informacin fluida o constante a regular. 2.8. Comparacin de la informacin real con la pronosticada. 2.9. Comprobante y formularios pre numerados.

3.

Promocin de la Eficiencia Operativa.- Medidas a adoptar:

3.1. 3.2. 3.3. 3.4.

Estructura humana. Divisin del trabajo. Manuales de funcin a procedimientos. Medios materiales y tecnolgicos.

4. Estimular la Adhesin a las Polticas de la Direccin.- Medidas a adoptar:

4.1. 4.2. 4.3. 4.4.

Manual de organizacin. Organigrama. Manual de funciones. Manual de procedimientos.

3.7.7.

Elementos.- Podemos mencionar los siguientes elementos del control interno, y las medidas a

adoptar para que dichos elementos se cumplan:

1. Un plan de organizacin que provea una separacin apropiada de responsabilidades funcionales.

1.1. Definiciones de funciones, autoridad y responsabilidad. 1.2. Segregacin de tareas. 1.3. Comprobacin rutinaria. 1.4. Independencia intersectorial. 1.5. Nivel ptimo de subordinados. 1.6. Divisin del trabajo. 1.7. Auditora interna.

LIC. GUSTAVO GIL

38

AUDITORA OPERATIVA

2. Un sistema de autorizacin y procedimientos de registros adecuados para proveer un control contable razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos.

2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9,

Manual de cuentas. Plan de cuentas. Proceso de comparacin. Homogeneidad o Uniformidad. Medios tecnolgicos. Instrucciones por escrito. Control Operativo. Comprobantes y formularios. Archivos de informacin.

3. Prcticas sanas a seguirse en la ejecucin de los deberes y funciones de cada departamento de la organizacin.

3.1. Separacin de funciones. 3.2. Identificacin de funciones. 3.3. Licitacin a cotizaciones varias 3.4. Control de ingresas y egresos de productos. 3.5. Control de documentacin. 3.6. Hermeticidad de los depsitos. 3.7. Seguro de fidelidad. 3.8. Licencias o vacaciones. 3.9. Rotacin de has tareas a funciones.

4. Un grado de calidad del personal, proporcional a sus responsabilidades.

4.1. Seleccin. 4.2. Entrenamiento. 4.3. Capacitacin. 4.4. Evaluacin. 4.5. Promociones.
LIC. GUSTAVO GIL

39

AUDITORA OPERATIVA

4.6. Remuneraciones. 4.7 Identificacin. 4.8. Rotacin. 4.9. Incompatibilidad.

3.7.8.

La Funcin del Auditor.- El control interno y ha tarea que ejecuta el auditor consiste en:

a) Adecuada planificacin y el correspondiente control de la ejecucin del mismo. b) Un estudio y evaluacin del control interno vigente que permitir determinar la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de auditora a aplicar. c) La obtencin de elementos de pruebas slidas y suficientes que sustenten el contenido del informe, mediante la aplicacin de los procedimientos de auditora.

En el Control Interno, para desarrollar su tarea el auditor debe cumplir tres funciones que son:

1. Estudio de la Situacin Existente.- El auditor har un relevamiento de la organizacin, consultando las polticas, instrucciones, manuales, sistemas, controles, etc. Que actan o estn en funcionamiento, es decir, que tomar contacto con la vida diaria de la organizacin en una primera etapa de su trabajo, la que le permitir llegar a la funcin que sigue.

2. Evaluacin del sistema de control interno.- La etapa anterior le permite al auditor poder formarse un juicio sobre el sistema de control interno vigente, el cual le permite conocer ciertos aspectos del ente examinador en cuanto a:

Su estructura interna. Adecuada organizacin del ente. Confiabilidad de la informacin. Eficiencia operativa. Acatamiento de las polticas y directivas de Ia direccin superior. Calidad del grupo humano. Medias tecnolgicos con que cuenta el ente. La determinacin de cules son en forma clara y precisa, los puntos dbiles de control.

LIC. GUSTAVO GIL

40

AUDITORA OPERATIVA

3. Programacin del Trabajo a Efectuar.- La evaluacin efectuada en el Paso anterior permitir al auditor programar procedimientos de auditora que tendr que aplicar, para efectuar su labor y adems tendr en cuenta lo siguiente:

La naturaleza del procedimiento a aplicar.- Cuando se tengan diferentes procedimientos que logren el mismo objetivo, deber seleccionar cul va a utilizar para aplicar, pero tambin puede existir la aplicacin de ms de un procedimiento.

La extensin del procedimiento a aplicar.- Elegido el procedimiento o procedimientos, deber estipularse un alce mismo, lo que significa que se establecer un lmite de casos a ver al porcentaje que tendr la muestra, sobre el contexto total.

La oportunidad del procedimiento a aplicar.- Se fijar cul es el momento ideal para realizar la prueba, que estar dado por el tipo de procedimiento a aplicar, por circunstancias propias del sector a auditar o por el orden de programacin efectuada.

3.7.9. Tcnicas del Relevamiento del Sistema de Control Interno.- La evaluacin es el anlisis de algo, ya fuera un sistema, un procedimiento, una gestin, etc. Pero la misma debe ser realizada con total objetividad o independencia necesaria para que se llegue a una conclusin lgica, concreta y consistente. Para tal fin se deben establecer ciertas pautas:

a) Detallar en forma clara y breve qu es lo que se va evaluar. b) Momento y oportunidad en el qu se va a realizar ha tarea. c) Quienes efectuarn y realizarn el trabajo. d) Determinacin de un programa de trabajo y control do su cumplimiento. e) Qu temas o controles sern profundizados a ampliados. f) Qu medios so van a utilizar.

El relevamiento de la situacin imperante en la empresa El momento de practicarse la auditoria, debe efectuarse mediante la utilizacin de medios o procedimientos tcnicos que tratan da facilitar el trabajo en cuanto ab orden a cronologa y control, pero que a su vez sirvan como medio de prueba del trabajo realizado y sean el soporte de las conclusiones obtenidas una vez finalizado el mismo.

LIC. GUSTAVO GIL

41

AUDITORA OPERATIVA

Los mtodos o procedimientos del relevamiento del control interno son:

1. Mtodo Descriptivo.- Es la narracin a descripcin detallada en forma de relato de las caractersticas de los sistemas o el modo de operar de una organizacin, referente a las secuencias relevadas provenientes de las explicaciones de los individuos de la empresa, en cuanto a: Funciones, normas, procedimientos, operaciones, archivos, custodia de bienes, etc. Todos los datos o informacin recopilada son incorporados tal como se obtienen, en los papeles de trabajo del auditor.

2. Mtodo de Cuestionarios.- Este mtodo se basa en un conjunto de preguntas estndares, presentadas por escrito en un formulario pre impreso, sobre los aspectos fundamentales del control interno, que son comunes a la mayora de las empresas y que interrogan sobre los sistemas y operaciones que se realizan en la organizacin. La forma orgnica que tienen estos formularios de preguntas, consisten en estar separados por reas operativas, las cuales se encuentran codificadas, presentndose los distintos aspectos en secciones detalladas en un ndice, lo que permite ubicar el tema buscado, mediante un acceso directo y rpido, lo que constituyo a un trabajo ordenado. fcil de revisar y til, tambin para buscar un tema. La interrogacin est diagramada para recibir una de tres posibilidades admitidas: 1) si, 2) no, 3) no aplicable. Las preguntas .son planteadas de modo que las respuestas indiquen lo siguiente: si es afirmativa, indica que es un punto fuerte o eficiente del control; si es negativa denota la falla, debilidad a defecto de control; si es no aplicable indica que Ia pregunta no tiene sentido a o existencia dentro del relevamiento que se realiza.

3. Mtodo de Cursogramas o Flujogramas.- El cursograma o flujograma es la representacin grfica del sentido, curso, flujo o recorrido de una masa de informacin, o de un sistema o proceso administrativo u operativo, dentro del contexto de la organizacin, mediante la utilizacin de smbolos convencionales que representan operaciones, registraciones, controles, etc. Que ocurren a suceden en forma oral a escrita en el quehacer diario del ente. Este mtodo muestra el panorama general a situacin total y simplificada y agiliza la tarea del relevamiento. Reduce considerablemente el tiempo de lectura y control e indica cuando hay errores de informacin, trabajos innecesarios, superfluos y duplicidad de tareas o procesos.

LIC. GUSTAVO GIL

42

AUDITORA OPERATIVA

3.7.10. Enumeracin y Anlisis de los Aspectos Prcticos del Control interno.- El siguiente detalle resume los aspectos prcticos que deben ser tenidos en cuenta para lograr y mantener un sistema de control interno eficiente:

1. Responsabilidad.- La responsabilidad de todos los integrantes de una organizacin debe estar perfectamente delimitada; por lo tanto, cada uno de los individuos conoce su responsabilidad y para que este conocimiento sea efectivo debe comunicrsela por escrito y de forma clara. 2. Funciones.- Se debe realizar la separacin de funciones de los individuos, de tal manera que esto se dividan en las siguientes categoras y cada una de ellas las efecte un individuo diferente:

a) iniciacin de una operacin. b) Registracin en formularios a libros. c) Autorizacin o aprobacin de la operacin y sus registros. d) Custodia do los bienes fsicos a materiales. e) Archivo o final de la operacin.

3. Delegacin.- Existe la posibilidad que los individuos deleguen en otros de menor jerarqua sus funciones, pero debe quedar claro que la responsabilidad sobre esa funcin no puede ser dolegada.

4. Autoridad.- Cuando a un individuo se le asigna una funcin acompaada de Ia correlativa responsabilidad, se le debe dar autoridad necesaria o justa para que pueda ejercer debidamente esa funcin.

5. Operacin.- Ningn funcionario dentro de una organizacin debe ser el responsable de una transaccin desde que esta se inicia hasta que finaliza. Ya que si as fuera, en el caso do existir errores, stos son difciles de detectar, lo quo a su vez posibilita que se cometan dolos o fraudes.

6. Personal.- El factor humano es fundamental en cualquier tipo de ente y, por lo tanto, su seleccin, entrenamiento y capacitacin tienen mucha importancia, ya que ellos son los que ponen en movimiento y desarrollan las empresas. Para tener funcionarios idneos para las funciones que deben ejercer y la responsabilidad de cada cargo, deben ser elegidos teniendo en cuenta sus caractersticas personales y tcnicas.
LIC. GUSTAVO GIL

43

AUDITORA OPERATIVA

7. Autocontrol.- Todo procedimiento, sistema, norma o instruccin, en el momento de su creacin, deben proveerse de sus controles propios o automticos, que permitan detectar errores de procedimientos que generen su correccin en forma inmediata. Este tipo de controles es denominado de diseo, pues permite la auto verificacin de la informacin que se procesa.

8. Control Selectivo.- Toda organizacin debe poseer, dentro de su estructura, funcionarios que efecten controles por excepciones o controles no rutinarios, los cuales se apliquen en forma peridica y de manera sorpresiva ya que, a su vez, evalan si los controles existentes actan de ha manera tal como fueran creados.

9 Funciones Rotativas.- La datacin humana debe tener una rotacin de funciones, que constituyen a eliminar a los individuos denominados indispensables para la organizacin y tambin contribuye a detectar errores y fraudes. Esta rotacin permite que el individuo no se enajene con un trabajo y que a su vez se capacite y entrene en tareas diferentes que lo permitirn evolucionar dentro del mbito de la organizacin.

10. Elemento Materiales.- A aquellos funcionarios que tienen funciones de custodia de bienes de Ia organizacin, debe proverselos do los elementos de seguridad necesarios para que el momento en que el individuo est fuera de la empresa, los valores bajo su custodia estn suficientemente protegidos.

11. Costa.- El costo material de instalar y mantener un control debe ser menor de Ia que realmente se requiere controlar.

12 Instrucciones por Escrito.- Toda instruccin que se le da al personal de una organizacin debe ser entregada por escrito, ya fuere su descripcin de tareas, un manual de procedimientos, etc.. y el receptor debe firmar como que recibi dicha norma.

13. Pre numeracin de Comprobantes y Formularios.- La numeracin correlativa permite el procesamiento de todos los formularios siguiendo su secuencia, facilitando la deteccin de Ia falta de un ejemplar.

14 .Custodia de los Formularios.- Los formularios que no estn puestas en uso deben estar lo
LIC. GUSTAVO GIL

44

AUDITORA OPERATIVA

suficientemente protegidos para que nadie pueda tener acceso a los mismos y que una persona sea encargada de entregrselos a los usuarios y registre a quin se los facilit.

15. Depsito Total de las Cobranzas.- El total del dinero y los cheque entregados a Ia empresa deben ser depositados de inmediato y en forma intacta en los bancos.

16.

Dinero en Efectivo.- El uso del dinero en efectivo debe provenir solo de los fondos fijos o cajas chicas y nicamente debe ser utilizado para los desembolsos permitidos de tipo urgente o para gastos menores que no justifique a la realizacin de un pago con cheque.

17. Pago con cheque.- Todo pago que efecte la organizacin debe realizarlo con un cheque o a la orden del beneficiario y evitando su endoso por ste.

18 Obligaciones con Doble Firma.- Cada vez que la empresa se compromete o se obliga mediante un documento, ya fuere un pagare, un cheque, una letra de cambio, etc.. Es conveniente que cada dicha obligacin tenga la firma de ms de un funcionario.

19. Cuentas de Control.- La sumatoria de la cuenta analticas debe ser igual a lo expresado en las cuentas de control, en el caso de no ser as se debe realizar la conciliacin respectiva.

20. Vacaciones y Licencias.- Todos los funcionarios deben gozar de periodos de descanso, pero a su vez es imprescindible que en los casos de personas que tienen a su cargo funciones de custodia tengan peridicamente ese descanso lo que contribuir a que otra persona tome su funcin y pueda detectar si existen errores o fraudes.

21. Control por Oposicin.- El control por oposicin consiste en aquel que se verifique cuando entre un individuo y otros se verifican mutuamente, coma por ejemplo cuando en un traspaso de valores o informacin, se quiera desligar la responsabilidad de uno, producindose la misma por parte de otro.

22. Confrontar Datos.- Se deben realizar todas las conciliaciones de datos propias con informaciones de terceros. Por lo tanto, se debe realizar la confrontacin de todos los movimientos bancarios y tambin enviar resumen de cuentas a todos los clientes y proveedores, y contestar
LIC. GUSTAVO GIL

45

AUDITORA OPERATIVA

todos los recibos. Se tienen que efectuar, por lo menos una vez al ao, una circularizacin de saldos.

3.8. Control Administrativo.- La definicin siguiente de control administrativo corresponde a los lineamientos comprendidos en el sistema de planeamiento y control. El control administrativo es el proceso mediante el cual los directivos aseguran la obtencin de recursos y su utilizacin efectiva, eficiente y econmica en el logro de los objetivos de Ia organizacin.

- Efectividad.- Es el logro concreto de algo deseado. En cuanta a administracin, lo que se pretende lograr a alcanzar son los objetivos, metas, propsitos, etc... Las acciones quo a este respecto se emprendan tienen por objeto maximizar el logro Una persona, un procedimiento, una maquina etc. Son ms o menos efectivos segn como se aproximen o contribuyan a aproximarse a ciertas situaciones deseadas y anteladamente establecidas. - Economa - Es realizar una operacin o actividad con el mnimo posible de costos, esfuerzo, tiempo, cantidad, etc. Las acciones que a ste respecto se emprendan tienen, por objeto minimizar los elementos citados. - Eficiencia.- Es realizar una accin efectiva con el mnimo de esfuerzo, costos, tiempo, cantidad, etc. Posibles, o con el menor uso posible de recursos escasos. Es la maximizacin de efectividad y economa.

3.8. Control Operacional.- Siempre dentro del sistema de planeamiento y control, el control operacional se define como: El proceso consistente en asegurar que las tareas especificas se cumplan en forma efectiva, eficiente y econmica.

Tareas especficas, quiere decir que tiene vinculacin con mucho ms concreto y especfico que el control administrativo, el que como se indic tiende al cumplimiento do los objetivos de la organizacin.

LIC. GUSTAVO GIL

46

AUDITORA OPERATIVA

Algunas situaciones que ilustran el ejercicio del control operacional sobre tareas o transacciones individuales son:

La programacin y el control de tareas individuales en un taller en oposicin a la medicin del rendimiento del taller en su totalidad.

La obtencin de artculos especficos para el inventario en aposicin a la administracin del inventario en su totalidad.

Acciones especficas del personal, en oposicin a la administracin del personal en su totalidad.

LIC. GUSTAVO GIL

47

AUDITORA OPERATIVA

UNIDAD N 4 PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORA

4.1. Conceptualizacin.- Los papeles de trabajo son la evidencia que guarda el auditor sobre el cumplimiento de los programas de auditora, en lo referente a los pasos o procedimientos aplicados, en la evaluacin de las actividades de una empresa, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditora. Los papeles de trabajo incluyen todas las evidencias que el auditor considera necesario, para apoyar los resultados que se exponen en el informe de evaluacin. Un papel de trabajo es la manifestacin objetiva de las tcnicas y procedimientos aplicados durante el trabajo de auditora. Constituye el eslabn entre los programas de auditora y el informe; por lo tanto los papeles de trabajo:

Proporcionan el registro sistemtico de la labor realizada en la auditora. Proporcionan un registro de informacin y evidencia obtenidas y desarrolladas que respaldan los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Revelan los conocimientos del auditor respecto del rea auditada, as como su habilidad para analizar problemas e identificar situaciones relevantes.

Reflejan hbitos de orden, imaginacin, visin e ingenio del auditor al realizar su trabajo. Ayudan a supervisar y evaluar el desempeo del personal de auditores. Ayudan a coordinar y organizar el trabajo.

Sirven como gua para auditorias posteriores.

En resumen, constituyen la evidencia sistemtica de la forma en la que el auditor dio cumplimiento al contenido de los programas de auditora y por lo mismo son el descargo de su responsabilidad. Algo que es caracterstico de los papeles de trabajo de la auditora operativa, adems de los otros usos que se le da, es que constituyen la base para la preparacin de los programas de auditora de las fases siguientes de la evaluacin.

4.2. Objetivos.- El objetivo y propsito fundamental de los papeles de trabajo es constituir una evidencia clara y completa de la tarea efectuada y delimitar la responsabilidad del auditor, ya que los papeles de trabajo deben demostrar: La fuente y naturaleza de los elementos de juicio obtenidos El alcance de los procedimientos aplicados 48

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

El resumen de las conclusiones arribadas.

Por lo tanto los papeles de trabajo permiten suministrar datos necesarios o importantes para la confeccin de los informes.

4.3. Caractersticas.- Las principales caractersticas que deben reunir los papeles de trabajo son:

Sustento o validez de los informes.- El auditor en su trabajo compila: datos, anlisis, clculos, notas, relaciones, extractos, confirmaciones de terceros, comentarios, etc. Y de ellos extrae los elementos de juicio para su informe.

Revisin del sistema de control interno.- Sabemos que el auditor, como evaluador del sistema de control interno, debe emitir comentarios sobre el funcionamiento y comportamiento de este.

Consulta de datos.- Los datos incorporados a los papeles de trabajo son la fuente de consulta para formular apreciaciones, observaciones y sugerencias sobre la tarea ejecutada.

Elementos de prueba.- En los casos de problemas referentes a la auditora realizada, tienen un valor defensivo, ya que adecuadamente preparados constituyen la mejor ayuda para proteger el trabajo efectuado por el auditor operativo.

Control del trabajo.- Constituye una gua adecuada para revisar la tarea realizada.

Referencias futuras.- Ayuda como gua para la realizacin de auditorias futuras. Adems los papeles de trabajo deben respetar los siguientes conceptos:

a) Precisin.- El trabajo del auditor se basa en los hechos reales y ellos son el sustento de futuras opiniones y conclusiones; por lo tanto hay que describirlos con precisin. b) Minuciosidad.- Los papeles de trabajo deben dar al lector la seguridad de que en ellos est todo en forma clara. Es decir son completos. c) Organizacin.- Es fundamental contar con una razonable organizacin para la recoleccin y registro correcto de datos precisos.

LIC. GUSTAVO GIL

49

AUDITORA OPERATIVA

d) Prolijidad.- Es importante que los papeles de trabajo sean legibles y hay que tener en cuenta que la prolijidad solo insume un pequeo tiempo de ms que se ahorra en la lectura posterior.

4.4. Consideraciones sobre la preparacin.- La preparacin de los papeles de trabajo tiene por finalidad o sirve para:

1. Registrar informacin proveniente de:

Cuestionario de control interno.

Revisin de instrucciones, normas, manuales, etc.

Relevamiento de anlisis de sistemas de procedimientos.

Examen de las transacciones del perodo auditado.

2. Tomar nota de las deficiencias encontradas en el funcionamiento operativo y registrar evidencias encontradas.

3. Realizar auditoras ordenadas y que se puedan contestar estas preguntas:

Qu es lo que debe hacerse? Cmo debe hacerse?

4. Formar el legajo que rena los antecedentes de los temas cuestionados, el que se discutir en secciones o reuniones con los sectores auditados.

5. Reunir los antecedentes de las sugerencias a realizar y la forma en que se llega a esa conclusin. 6. Supervisar o controlar en forma sistematizada el trabajo realizado.

7. En base a la presentacin de los papeles de trabajo se puede apreciar la habilidad y capacidad del auditor que los efectu
LIC. GUSTAVO GIL

50

AUDITORA OPERATIVA

4.5. Requisitos sobre los papeles de trabajo.- Los requisitos que deben reunir los papeles de trabajo son los siguientes:

- Deben estar preparados de forma que permitan una fcil lectura y rpidamente se pueda conocer el concepto de lo que se quiere expresar. Por lo tanto, su redaccin debe ser clara y objetiva.

- El encabezamiento debe ser preciso, conteniendo: el nombre del sector, la descripcin de la tarea que contiene, la fecha de la auditora y la firma de la persona que hace el trabajo.

- Debe indicarse cules son los datos, la informacin o listados preparados por el sector auditado y debe ser revisado o controlado para admitirlo con evidencia vlida.

- Utilizar marcas o smbolos uniformes.

4.6 Clasificacin y ordenamiento.- La clasificacin de los papeles de trabajo la podemos hacer en dos grandes grupos:

1. Auditora del ejercicio.- Son los papeles especficos de los trabajos efectuados durante el ejercicio econmico en curso. A su vez, podemos hacer otra sub-clasificacin:

1. Parte general que contiene:

- Hojas de puntos a realizar - Conclusiones - Programacin - Revisin de tipo general

2. Auditora parcial.- Que contiene:

- Detalle por sector a auditar - Punto del programa detallado - El trabajo realizado.
LIC. GUSTAVO GIL

51

AUDITORA OPERATIVA

2. Legajos permanentes.- Los legajos de tipo permanente deben clasificarse segn el tipo de informacin que contiene. Detallamos los legajos permanentes:

Estructura legal. Estatutos. Copias de actas y asambleas. Organigramas. Manuales. Procedimientos, instrucciones y normas. Localizacin de plantas, oficinas, depsitos, sucursales y agencias. Informes y correspondencias. Reseas de las operaciones. Relevamiento administrativo contable y evaluacin del sistema de control interno. Volumen de operaciones. Documentos importantes. Programas a largo plazo. Revisin peridica y seguimiento de recomendaciones o sugerencias. Memorias y estados contables.

4.7. Marcas o smbolos.- Los smbolos o marcas son utilizados por el auditor para sealar en sus papeles de trabajo el tipo de revisin y pruebas efectuadas. Las marcas que se utilizan en auditora operativa tienen ms relacin con la profundizacin y continuidad del examen que con comprobaciones, aunque estos ltimos no se puedan descartar del todo, por el hecho de que la auditora operativa se ejecuta segn fases que se aplican progresivamente y tambin por el contenido especial de los papeles de trabajo, que en gran parte son narrativos o grficos.

Las marcas o smbolos que figuran en los papeles de trabajo deben ser debidamente aclarados, excepto aquellos que se usan en forma uniforme. Es preferible que estas marcas se efecten en color. Estas marcas o smbolos permiten con una rpida visualizacin determinar el grado de anlisis efectuado y constituyen un medio de control de la labor de los ayudantes. Ejemplos:

LIC. GUSTAVO GIL

52

AUDITORA OPERATIVA

Verificado con la documentacin legal = Control de clculos =

Otros ejemplos

Marcas

Significado

Ubicacin

El dato o asunto de que se trate, por ser an Incompleto o insuficiente debe ser considerado En un siguiente programa.

A la derecha del prrafo en cuestin

El dato o asunto de que se trate, debe ser ampliado Mediante una entrevista o consulta

dem al anterior

Confirmar por escrito o verbalmente

dem al anterior

I A

Inspeccionar u observar fsicamente Analizar

dem al anterior dem al anterior

Dato o asunto que debe consignarse en una hoja de resumen

dem al anterior.

Segn las necesidades podran adicionarse otras marcas, que debern incorporarse a una planilla de marcas de auditora. No se considera necesario explicar el significado de las marcas en cada papel de trabajo, dado que ya se lo ha hecho en la indicada planilla.

Codificacin.- Significa el acto mediante el cual se asigna ndices de identificacin que permiten localizar e identificar el lugar exacto donde se encuentra un papel de trabajo dentro de los archivos que se preparan como resultado del examen. La codificacin de los papeles de trabajo presenta las siguientes ventajas:

Simplifica la localizacin Simplifica el proceso de supervisin y revisin. 53

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

Permite el archivo sistemtico.

Los cdigos o ndices en auditora pueden ser de las siguientes clases: a) Alfabticos, b) Numricos, c) Alfanumricos.

4.8 Contenido de los papeles de trabajo.- El diseo de las hojas de trabajo queda siempre a criterio del ayudante y/o superior, pero es preferible que sea discutido entre ellos. Pero en auditoras repetidas se hace un estndar del papel del trabajo de un tema especfico.

Los papeles deben ser perfectamente comprendidos por cualquier persona ajena a su realizacin y deben contener:

1. 2.

Nmero de papel o de origen (cdigo de archivo) El ttulo de la cdula o el nombre del programa y la fecha de la situacin analizada. Tambin pueden mencionarse el nombre del departamento auditado.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

El nombre de la persona que efectu el trabajo y la fecha en que lo realiz. Si una cdula tiene varias pginas debe colocarse el nmero de pgina y de pginas. Si la cdula comprende informacin preparada por personas ajenas al departamento de auditora. Se debe detallar la fuente de la informacin contenida. La descripcin concreta y clara del trabajo efectuado. Las conclusiones a las que se lleg. El nombre de la persona que revis el trabajo y la fecha de la misma.

4.9. Revisin de los papeles de trabajo.- Cuando se efecta el control de los papeles de trabajo se evala la gestin del auditor que lo realiz. Por lo tanto, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos en la revisin de los mismos:

Se debe comprobar que se cumpli con el programa de auditora. Juzgar si los papeles de trabajo contienen la evidencia suficiente para dar por bien cubiertos los procedimientos y sustentar las conclusiones.

Determinar si los asuntos o temas de mayor importancia han sido debidamente estudiados y resueltos.

Cotejar los datos de los papeles de trabajo con la informacin pertinente. 54

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

Verificar que los papeles de trabajo satisfacen los requisitos formales establecidos.

4.10. Tipos de archivos.- La forma de organizacin y archivos de los papeles de trabajo, responden a una lgica definida, por cuanto estos documentos proporcionan una fuente conveniente de informacin sobre la auditora que es de inters para los auditores, supervisores y otros funcionarios vinculados con el examen.

Para los papeles de trabajo pueden prepararse dos tipos de archivos:

a) Archivo permanente.- La documentacin que se clasifica como permanente es aquella que podr utilizarse en futuras revisiones y que en aos siguientes deber ser actualizada. Entre otras, la siguiente informacin puede ser incluida:

1. Resumen o fotocopia del documento legal de constitucin de la entidad. 2. Macro y micro organigramas. 3. Lista de ejecutivos. 4. Polticas, procedimientos administrativos y financieros. 5. Informacin sobre el sistema de control interno. 6. Hoja de informacin general donde especifique: Tipo de actividad. Tamao de la entidad. Recursos humanos y materiales. Nmero y ubicacin de sucursales, etc.

7. Descripcin completa de los aspectos operativos. 8. Copias de manuales, instructivos y reglamentos. 9. Copias de programas y cuestionarios de auditoras. 10. Copias del informe de auditoras. 11. Hoja de sugerencias o asuntos a ser considerados en posteriores auditorias, etc.

El archivo permanente debe servir como base de informacin para ayudar a planificar futuras labores, por consiguiente, deben proporcionar una informacin resumida rpidamente accesible sobre las labores efectuadas anteriormente y sobre los informes emitidos, incluyendo una lista de las reas

LIC. GUSTAVO GIL

55

AUDITORA OPERATIVA

principales cubiertas en auditoras anteriores y la actual, as como las fechas aproximadas en que se efectu la labor y los resultados alcanzados.

b) Archivo corriente.- Comprende dos tipos de archivos, algunos relacionados con aspectos generales de la revisin y otros con hallazgos especficos de auditora. Los papeles generales resultan de las primeras fases de la auditora que es cuando an no tienen identificados los hallazgos. Se denominan generales por que se vinculan con informacin que compete a la empresa en su conjunto. Aunque principalmente resultan de la fase de trabajo preliminar, en las fases posteriores podra seguir surgiendo informacin general.

Para todos los papeles de trabajo generales debe abrirse un solo legajo, en cambio ser conveniente que para cada hallazgo se habiliten legajos especficos, aunque esto depende de la importancia y la cantidad de papeles.

No es posible indicar la relacin de papeles que podran incluirse en un archivo corriente pero se consideran imprescindibles en cualquier legajo la inclusin de:

a.

Los programas de auditora debidamente referenciados con los papeles de trabajo que apoyan su ejecucin.

b.

Papeles de trabajo que respaldan la realizacin y aplicacin del programa de auditora, preparados para el examen.

c.

Correspondencia cursada, recibida y fundamentalmente las actas de validacin de los hallazgos.

d.

En los legajos especficos, se incluye una hoja resumen del hallazgo que resume la totalidad de los atributos de un hallazgo de auditora.

4.11. Normas generales para la elaboracin de papeles de trabajo.- Las siguientes normas se deben aplicar en la elaboracin de los papeles de trabajo.

1. Totalidad y precisin.- Los papeles deben contener evidencias completas y precisas para proporcionar un respaldo apropiado de las observaciones, conclusiones y recomendaciones,

LIC. GUSTAVO GIL

56

AUDITORA OPERATIVA

por consiguiente, constituir una base para la demostracin de la naturaleza y alcance de nuestro examen, cuando sea necesario.

2. Claridad y comprensibilidad.- Los papeles deben de ser claros y comprensibles sin necesidad de explicaciones verbales adicionales o suplementarias. Debe permitir a quien las utilice determinar de inmediato el propsito, naturaleza y alcance de la labor efectuada y las conclusiones de quien las preparo.

3. Pertinencia.- Los papeles deben limitarse a los asuntos que son materialmente importantes, pertinente y tiles con relacin a los objetivos establecidos en el examen, los papeles para cumplir con la norma anterior deben contener un ttulo que los identifique de manera precisa con su contenido. El costo de la preparacin de los papeles de trabajo es una parte importante del costo total de la labor que efectuamos, por consiguiente debe estar justificado.

4. Uso de hojas separadas para cada asunto.- Este detalle adquiere importancia a partir del momento en que es posible detectar situaciones que posteriormente constituirn un hallazgo, sin embargo no siempre es posible por la presin del tiempo disponible y la forma en que se recibe la informacin, clasificar los papeles desde un principio segn los hallazgos o categoras a la que pertenezcan.

Por otra parte, como se indico an en las fases finales contina obtenindose informacin diferenciada que puede servir a la auditora en ejecucin o a futuros exmenes.

Para evitar el desorden y confusin es recomendable depurar los archivos diariamente, distribuyendo los papeles en los legajos correspondientes.

5. Registro de la fuente.- Por las situaciones de controversia que pueden presentarse en las fases de conclusin de la auditora, es vital que se identifique el nombre, cargo y posicin de las personas o unidades que proporcionan la informacin

LIC. GUSTAVO GIL

57

AUDITORA OPERATIVA

6. Planificacin.- Antes de la preparacin de cualquier papel de trabajo, debe definirse el propsito y la relacin que tenga con la auditora. Esto evitar la proliferacin y preparacin de papeles insulsos.

7. Forma de preparacin.- Para facilitar correcciones los papeles de trabajo del archivo corriente deben prepararse a lpiz o bolgrafo. Los del archivo permanente pueden ser preparados en un ordenador.

8. Referenciacin.- La forma de estructurar y registrar la informacin debe facilitar la referenciacin entre los programas de auditora, los papeles de trabajo y entre stos el informe.

9. Doble espacio.- Se debe escribir a doble espacio para permitir modificaciones, ampliaciones, correcciones y principalmente la anotacin de marcas de auditoras.

10. Facilidades.- Para reducir el tiempo se debe hacer uso intensivo de procedimientos y medios que representan ahorro de tiempo, tales como fotocopias de documentos. Sin embargo, se debe velar que la utilizacin del equipo de fotocopiado sea realizado con moderacin.

11. Preparacin de un ndice.- En cada archivo de papeles de trabajo se debe preparar un ndice con el contenido, para facilitar su exploracin. Los papeles de trabajo de auditora tambin tienen carcter confidencial y son de propiedad del auditor.

LIC. GUSTAVO GIL

58

AUDITORA OPERATIVA

UNIDAD N 5 PLANIFICACIN Y PROGRAMAS DE AUDITORA OPERATIVA

I. PLANIFICACIN DE AUDITORA OPERATIVA

1. LA REALIZACIN DE ACTIVIDADES EN LA AUDITORA OPERACIONAL

El proceso de la auditoria operativa comprende una serie de actividades a cumplir que permiten obtener el suficiente conocimiento de las actividades examinadas que conduzcan a la emisin del informe.

2. RECOPILACIN DE INFORMACIN Puede decirse que la auditora operativa consiste en un proceso ininterrumpido de obtener informacin. La materia prima con la que trabaja el auditor es la informacin, que se somete a un proceso cuyo resultado final son las conclusiones establecidas.

3. PLANIFICACIN DE LA ESTRATEGIA DE AUDITORA La planificacin es la actividad ms importante de todo el trabajo de auditoria operacional, en razn de que su complejidad hace necesario prever con escrupulosidad todos los pasos a seguir y constituye la nica forma de controlar los exmenes, procedimientos y pruebas que van a desarrollarse, y de esta manera optimizar el tiempo para llevar a cabo aquellos procedimientos que han sido programados. La planificacin es un plan estratgico que se basa en los objetivos de la auditora operacional. Su objetivo consiste en realizar y ejecutar el proceso necesario para probar los objetivos planteados mediante la realizacin de pruebas que permitan obtener evidencia suficiente, competente, pertinente, que soporte la emisin de un informe con recomendaciones, si fuera el caso. Todo ello, determinar el enfoque de planificacin, es decir, la forma mediante la cual el auditor operacional abarca su estrategia para la obtencin de la evidencia. La obtencin de la evidencia incluye por tanto la planificacin del trabajo y el diseo de los programas de auditora.

4. NORMAS SOBRE LA PLANIFICACIN En general las normas de auditora hacen referencia a que el trabajo de auditora, debe ser planeado apropiadamente. Para cumplir con esta norma, se deber disear una estrategia global, es decir, el trabajo no puede realizarse de una manera improvisada, sino que es necesario hacer planes anticipados.

LIC. GUSTAVO GIL

59

AUDITORA OPERATIVA

Esta planificacin consistir en decidir previamente los procedimientos que van a emplearse, su extensin y en qu momento se van aplicar. As como, planear los papeles de trabajo en que van a registrarse los resultados. Tambin forma parte de la planificacin, decidir la cantidad de personal que deber asignarse al trabajo.

A estos efectos, se debe considerar: - La importancia del conocimiento de las actividades de la entidad y del contexto en el cual se desarrollan. - Utilizacin de tcnicas y procedimientos para la realizacin del examen de la gestin operativa de la empresa.

5. VENTAJAS DE LA PLANIFICACIN Las principales ventajas de la planificacin permiten:

1. Identificar las actividades ms importantes de la empresa. 2. Identificar puntualmente los problemas que puedan surgir a lo largo de la auditora 3. Asignar el personal con la suficiente experiencia y conocimiento tanto de la entidad como del sector. 4. Comunicar al equipo de auditora los objetivos de la misma.

La planificacin de la auditora tiene que cumplir con los siguientes requisitos:

a) Precisin.- Acciones de antemano planeadas de una manera completa. b) Flexibilidad.- Con relacin a cambios imprevistos o circunstancias que hayan variado c) Unidad.- Que se mencionen las acciones para cada actividad, y que estas estn coordinadas.

6. OBJETIVOS Y ENFOQUES DE LA PLANIFICACIN El propsito de la planificacin es identificar los objetivos de la auditoria, y concretar los procedimientos necesarios para alcanzarlos, de una forma eficaz y con el menor costo posible, esto implica la seleccin de tcnicas y procedimientos a ser aplicables en el examen, y que se reflejen en un programa de Auditoria.

LIC. GUSTAVO GIL

60

AUDITORA OPERATIVA

La planificacin, implica el desarrollo de una estrategia de la forma en que se espera o estima que responder la empresa, pues planificar consiste en definir el objetivo y determinar el plan de acciones para conseguirlo, es decir, la forma ms eficaz de distribuir los procedimientos de auditora.

Se persigue un enfoque de actuacin lgico adaptado a las caractersticas de la empresa y organizando el trabajo de forma que se eviten duplicaciones, para ello es preciso tener presente la relacin existente entre los objetivos y los procedimientos de auditora.

7. LOS

OBJETIVOS

DE

LA

EMPRESA

SU

RELACIN

CON

LOS

PROCEDIMIENTOS Las actividades que ejecuta la empresa se convierten para los auditores en los objetivos de auditora, de los que se trata de probar es si su ejecucin se realiza con eficiencia, efectividad y economa, mediante la aplicacin de los procedimientos de auditora. El mecanismo consiste en que para evaluar estas actividades, se establece el objetivo especfico de auditora correspondiente y posteriormente, se disean los procedimientos necesarios para obtener la evidencia suficiente y pertinente. Este proceso culminar con el logro del objetivo fijado o revelar una deficiencia o debilidad en la actividad.

La evidencia proporciona los medios por los cuales alcanzamos ese estado de seguridad llamado conocimiento, que se opone a la mera creencia.

Para obtener un conocimiento verdadero y lograr adquirir una evidencia vlida, el auditor debe contar con la capacidad y conocimientos adecuados, para as poder estar en condiciones de interpretar aquello que examina. Cuando tratamos de obtener un conocimiento verdadero a travs de nuestros sentidos y observamos un objeto puede suceder que la afirmacin de nuestros sentidos no sea vlida, ya que el ver no siempre es el creer, sino que depende de la interpretacin que le demos a una cosa de acuerdo con nuestros conocimientos.

Lo que demuestra que la evidencia materia de auditora se deriva de una conclusin basada en el conocimiento que tengamos de todo aquello que est a nuestro alcance. Este conocimiento se adquiere mediante el diseo lgico de los procedimientos de auditora y su aplicacin.

LIC. GUSTAVO GIL

61

AUDITORA OPERATIVA

8. EL CONTROL INTERNO La funcin de planificacin se orienta hacia el futuro; hacia lo que debe lograse y cmo hacerlo. En esencia, la planificacin incluye acciones en que los ejecutivos determinan los objetivos para el futuro y los medios apropiados para lograrlo. El resultado de esta funcin es un plan conformado por cuatro elementos fundamentales: los objetivos, las acciones, los recursos y la implantacin.

Los Objetivos Especifican las condiciones futuras que los ejecutivos esperan lograr

Las Acciones Son los medios o actividades especficas planificadas para lograr los objetivos

Los Recursos Son las asignaciones en clase y cantidad que pueden ser aplicados a las actividades.

La implantacin Significa la asignacin de direccin que debe tomar el personal para llevar a cabo el plan. La funcin control, incluye todas las acciones que los ejecutivos llevan a cabo en su intento por asegurar que los resultados reales concuerden con lo planificado. Para que el control sea eficaz es necesario desarrollar estndares para las variables que pueden controlarse para conocer hasta qu punto se est logrando los objetivos empresariales; cuando haya informacin disponible para evaluar los estndares establecidos y la formulacin financiera; cuando los ejecutivos pueden tomar las acciones correctivas para corregir desviaciones y se cumplan las leyes y normas aplicables; y cuando la empresa cuenta con un conjunto de procedimientos de control. De lo expresado anteriormente, podemos concluir que la planificacin y el control, son funciones estrechamente relacionadas. La planificacin tendr poco valor si los ejecutivos no aplican mecanismos de control aplicados.

II. METODOLOGA PARA LA PREPARACIN DE PROGRAMAS DE AUDITORA OPERATIVA La realizacin de una labor de auditoria y evaluacin de las actividades de una empresa, debe ser controlada por medio de la utilizacin de programas de auditora, que constituyen planes formulados por anticipado de lo que se pretende hacer.
LIC. GUSTAVO GIL

62

AUDITORA OPERATIVA

Estos programas tienen las siguientes caractersticas:

1. Los Programas de Auditoria Operacional se preparan progresivamente, con base en los resultados que se van obteniendo y a medida que el examen se desarrolla. 2. La preparacin de los programas de auditora operacional depende de un gran nmero de factores, tales como: la naturaleza y complejidad de actividad bajo examen; por consiguiente, no es factible preparar programas de auditora estndar, excepto para el diagnstico preliminar. 3. Los programas de auditora operacional se refieren por una parte a fases de la auditora, vale decir, a etapas o momentos del examen, y por otra, a condiciones, reas dbiles, hallazgos, etc. En consecuencia, en la auditora operacional habr tantos programas como fases comprendidas en el examen total, y cada programa se preparar de acuerdo a los resultados obtenidos en la fase inmediata anterior.

Los programas de auditora operacional tienen como caracterstica fundamental, que son elaborados de manera especfica para hacer frente a las peculiaridades, necesidades y objetivos previstos. La excepcin se da en el programa del trabajo preliminar, que por la fuerza de las circunstancias se aplican con un formato ms o menos similar.

9. LAS NORMAS DE AUDITORA Y LOS PROGRAMAS DE AUDITORA La evaluacin de las actividades de la empresa, debe ser convenientemente controlada por medio de la utilizacin de programas de auditora, tal como establecen las normas de auditora, en lo referente a planificacin. Los programas de auditora, son planes que se realizan por adelantado para la realizacin de una evaluacin y estn basados en el propsito formulado para la evaluacin, as como en la informacin disponible que posee el auditor con el fin de obtener un mayor conocimiento sobre las actividades, procesos, procedimientos y otros aplicados en la empresa.

10. BENEFICIOS DE LA PREPARACIN DE PROGRAMAS DE AUDITORA La preparacin de programas de auditora constituye un medio que facilita el cumplimiento de nuestras responsabilidades como auditores y tienen algunos beneficios, como los siguientes:

1.- Constituyen un plan sistemtico por la descripcin de los procedimientos a ser aplicados en la evaluacin.
LIC. GUSTAVO GIL

63

AUDITORA OPERATIVA

2.- Permite la asignacin de responsabilidades entre los miembros del equipo de evaluacin. 3.- Facilita la supervisin del examen. 4.- Permite efectuar el seguimiento de los plazos para la ejecucin de la labor encomendada a los auditores.

Los programas de auditora, para ser tiles en la evaluacin de las operaciones de una empresa, deben ser lo suficientemente flexibles para permitir la imaginacin e iniciativa personal del auditor en la ejecucin de los pasos o procedimientos contemplados en estos programas.

11. CARACTERSTICAS DE LOS PASOS O PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA Cada programa de auditora debe contener las siguientes partes: a) rea de identificacin 1.- Razn social de la entidad o empresa. 2.- Nombre del programa de auditora. 3.- Alcance del examen. 4.- Identificacin del responsable de su preparacin. 5.- Fecha de inicio del examen o aplicacin del programa. 6.- Fecha de conclusin del examen. b) rea de anlisis 1.- Propsito del examen. 2.- Pasos o procedimientos a desarrollar. 3.- Mtodos o fuentes de la informacin. 4.- Fecha de inicio de ejecucin del paso o procedimiento 5.- Fecha de conclusin del paso o procedimiento. 6.- Responsable o responsables de la ejecucin del paso o procedimiento. 7.- Referencia al papel de trabajo que evidencia su realizacin o las causas de su no ejecucin. Los aspectos que ameritan una explicacin ms amplia de sus caractersticas, son los referentes a:

Propsito del examen Constituyen los objetivos o productos finales que se pretende alcanzar con el examen, aspecto por el cual deben ser expuestos de manera clara y precisa, para su compresin por parte del personal que aplicar este programa.
LIC. GUSTAVO GIL

64

AUDITORA OPERATIVA

12. PASOS O PROCEDIMIENTOS A DESARROLLAR Los pasos o procedimientos a aplicar consisten en las instrucciones especficas para llevar a cabo el examen. En su contenido y diseo se deben cumplir los siguientes criterios:

1.- Se debe escribir en tercera persona, por la connotacin de orden o mandato que tiene cada paso o procedimientos, enunciados en trminos positivos y no de preguntas. 2.- Cada paso implica la aplicacin de una o varias tcnicas de auditora, buscando que de su aplicacin se obtenga el mximo beneficio. 3.- Cada paso, que es en esencia una instruccin, debe ser estructurado de manera completa, con el propsito que los responsables de su ejecucin comprendan de manera plena la naturaleza de la instruccin. Se espera un alto rendimiento del profesional encargado de su aplicacin. 4.- Justificar la incorporacin de un paso o procedimientos en el programa de auditora, para de esa manera evitar la inclusin de procedimientos innecesarios.

13. MTODOS O FUENTES DE LA INFORMACIN Con el propsito de obtener un mximo rendimiento del personal encargado de la aplicacin del programa de auditora, se debe indicar las posibles fuentes y mtodos para la obtencin de informacin.

14. NORMAS PARA LA PREPARACIN DE PROGRAMAS DE AUDITORIA En la preparacin de programas de auditora se deben aplicar las siguientes normas:

1.- Los programas de auditora son papeles de trabajo, por consiguiente se deben aplicar, en su preparacin, normas referentes a identificacin, supervisin, control y referenciacin. 2.- Los propsitos del examen se deben revelar en los trminos ms especficos posible y deben ser fciles de comprender y alcanzables por los auditores. 3.- Los programas de auditora, excepto el de auditora preliminar o diagnostico, deben ser preparados de manera especfica. 4.- En cada paso o procedimientos se deben establecer claramente la labor a realizar y las causas y motivos de su inclusin. 5.- Los pasos o procedimientos se deben formular en trminos positivos y no de preguntas.

LIC. GUSTAVO GIL

65

AUDITORA OPERATIVA

6.- Los pasos o procedimientos deben implicar el uso y aplicacin de una o ms tcnicas e auditora. 7.- Los pasos o procedimientos deben ser estructurados en forma secuencial y de ser posible bajo el criterio de prioridad o importancia. 8.- Evitar la duplicidad de pasos o procedimientos. 9.- En la aplicacin de los pasos o procedimientos se debe tener permanentemente en cuenta los atributos de los hallazgos de auditora. 10.- Los programas deben ser flexibles, permitiendo la aplicacin de iniciativas y criterios utilizables en las circunstancias.

15. CLASES DE PROGRAMAS DE AUDITORA OPERATIVA Los programas de auditora operativa pueden ser de las siguientes clases:

1.- Memorndum de planificacin 2.- Programa de auditora preliminar o diagnstico 3.- Programa de auditora para el desarrollo de reas crticas.

1.- MEMORNDUM DE PLANIFICACIN: En atencin a lo sealado en las normas de auditora, se considera de utilidad preparar un Memorndum de Planificacin que comprenda informacin introductoria de carcter general referida a la empresa, rea, programa, funcin, etc. bajo examen.

2.- PROGRAMA PRELIMINAR:

DE

AUDITORA

PRELIMINAR

DIAGNSTICO

Por las caractersticas de la evaluacin a practicar y el tipo de informacin que se precisa, este programa es de carcter estndar con un formato ms o menos similar, de acuerdo con las peculiaridades, necesidades y objetivos formulados.

3.- PROGRAMAS DE AUDITORA PARA EL DESARROLLO DE REAS CRTICAS: Con base en los resultados de la auditora preliminar, se deben disear programas adicionales, hasta lograr desarrollar plenamente el hallazgo de auditora, lo que est sujeta al grado de complejidad, que ste tenga.
LIC. GUSTAVO GIL

66

AUDITORA OPERATIVA

En estos programas se debe evaluar y profundizar el estudio de los posibles hallazgos identificados, determinando si una situacin requiere accin correctiva, y si el asunto de hecho es de tal importancia que merezca tal accin y determine la accin correctiva a ser recomendada o su discontinuacin por ser irrelevante.

LIC. GUSTAVO GIL

67

AUDITORA OPERATIVA

PRIMERA ETAPA ALCANCE Y CONTENIDO DEL DIAGNSTICO PRELIMINAR El propsito del estudio preliminar es obtener informacin de todos los aspectos importantes que rodean las operaciones de la empresa, sean estos internos o externos, lo ms rpidamente posible. Dicha informacin debe ser reunida de manera utilizable y de fcil asimilacin en la forma de papeles de trabajo, que sirvan como instrumento de trabajo para el planteamiento de las futuras fases de la auditora. Una revisin general de la informacin obtenida durante el diagnstico preliminar, permitir al auditor contar con la informacin sobre el contexto econmico, poltico, legal, social y cultural en el que la empresa desarrolla sus actividades. En el marco interno la informacin a recopilar se refiere a los antecedentes histricos de la empresa, los recursos con los que opera, sobre los mercados en los que influye, el modelo de organizacin y los valores con que cuenta tales como la cultura empresarial, visin y misin. Y otros puntos importantes de las operaciones que realiza, con base en los cuales se pueda comenzar a planificar el trabajo de auditora y hace planes para la revisin detallada. Un punto importante para levar a cabo un efectivo estudio es realizado rpidamente. El objetivo es acumular informacin til en corto tiempo con base en cual se puedan hacer planes para revisar y probar la eficiencia, efectividad y economa en la realizacin de sus operaciones. Un diagnstico preliminar no deber ser un proceso largo y tedioso, caracterizado por una laboriosa lectura de manuales, documentos y otros materiales. Debe ser un proceso relativamente rpido de recopilacin de informacin, cuyo resultado ser utilizado posteriormente. Durante esta fase de trabajo no se debe perder el tiempo en demostrar la existencia de deficiencias. Sin embargo, debe documentarse cualquier indicio de serias deficiencias encontradas en las operaciones durante esta parte del trabajo, para que sean consideradas en el momento de decidir en qu reas, procesos o actividades se requiere un examen ms detallado y profundo. Este procedimiento permite un enfoque ordenado hacia el planeamiento y logro de los objetivos de la auditora y facilita la utilizacin de los esfuerzos en las reas en que pueden ser ms beneficiosos.

LIC. GUSTAVO GIL

68

AUDITORA OPERATIVA

La documentacin obtenida durante el trabajo preliminar deber ser utilizada para iniciar el archivo permanente de papeles de trabajo. Esta documentacin no se revisa en detalle hasta el momento que se considere apropiado durante las fases siguientes.

ALCANCE Y PROFUNDIDAD DEL ESTUDIO PRELIMINAR El alcance y profundidad de este estudio depende de si es una primera auditora o auditora subsecuente. Si es primera auditora ser conveniente seguir las orientaciones que se dan en este captulo dependiendo el grado de la profundizacin de la experiencia del auditor, del conocimiento previo de la entidad, de la complejidad de las operaciones, etc. En cambio, se si trata de una auditora subsecuente, el estudio preliminar posiblemente consista en una actualizacin y revisin del archivo permanente de papeles de trabajo. Sin embargo, se debe considerar, el posible efecto que la dinmica de las operaciones y actividades de la empresa tengan en la calidad de la informacin recopilada.

CRITERIOS A SER CONSIDERADOS PARA LA REALIZACIN DE LA FASE DE DIAGNSTICO PRELIMINAR La informacin que podra ser recopilada durante la ejecucin de esta fase, estar en directa relacin con las caractersticas, tipo de actividad y naturaleza de las operaciones de la empresa. Para efectos de la consideracin del alcance de la fase de diagnstico preliminar, primera fase de la auditora operativa, se recomienda considerar los siguientes elementos:

DETERMINACIN DEL PROPSITO DEL EXAMEN Se debe fijar: Los objetivos de examen Fijar el alcance general reas de estudio que deben ser considerados en el examen, tcnicas, procedimientos y mtodos que se utilizarn Establecer los indicadores que se emplearn Objetivos del Examen

LIC. GUSTAVO GIL

69

AUDITORA OPERATIVA

Se deber definir los objetivos del examen, porque constituyen la base que orienta todo el proceso de evaluacin. Constituyen los fines a los que se orienta cada una de las actividades que se ejecutarn en el curso del examen.

ALCANCE GENERAL De acuerdo con normas de auditora, el alcance del examen es integral, abarca todas las funciones, actividades y procesos que ejecuta la empresa, en una primera instancia. Sin embargo, se debe considerar la poltica bsica de auditora operativa que seala: que los esfuerzos se deben aplicar a aquellas actividades y procesos donde la posibilidad de mejorar o cambiar, sea ms perentoria. Se podra tambin establecer el alcance del examen, con base en los requerimientos y necesidades de los ejecutivos de la empresa. La objetividad con que se plantee el alcance permitir tener mejores resultados al trmino de la evaluacin. reas de Estudio a ser considerados en el examen, tcnicas, procedimientos y mtodos que se utilizarn. Se enumeran algunas reas de estudi o, as como el alcance que en cuanto a requerimiento se refiere, que se puede realizar durante la etapa de ejecucin del examen. La realizacin de estos estudios depender del ramo, volumen operacional y la actividad de la empresa de que se trate. Comprendera:

Entorno Empresarial Se debe obtener informacin sobre el contexto econmico, poltico legal, social, cultural y demogrfico en la que la empresa desenvuelve sus actividades. Con base en esta informacin se debe realizar un anlisis de los factores del entorno empresarial, que son potenciales y adversos para la empresa, estos son: Econmico

Es un anlisis del marco econmico general, del planteamiento econmico, la poltica fiscal y tributaria, las caractersticas del consumo, y otros de naturaleza similar. El tipo de recursos naturales, su ubicacin y disponibilidad. Identificacin del perfil y fuerzas que compiten en el mercado, en el que acta la empresa.

LIC. GUSTAVO GIL

70

AUDITORA OPERATIVA

Legal

La constitucin poltica del pas, las disposiciones tributaras y de control de las empresas. Cultural

Se consideran los antecedentes histricos, ideolgicos, valores y normas de la sociedad. Se trata de determinar principalmente el tipo de sociedad en que se encuentra enmarcada el pas y la empresa, la forma de pensar de los individuos que trabajan en ella, su educacin y al medio en el que se han desarrollado. Demogrfico

En relacin con las caractersticas de los recursos humanos, su cantidad, distribucin, sexo, concentracin y urbanizacin. Base Legal Se debe obtener informacin y analizar la Minuta de Constitucin, Estatutos y otros documentos de la empresa y determinar si su propsito inicial resulta actual. Se debe considerar el tiempo transcurrido de la creacin de la empresa a la fecha y determinar su vigencia y la de sus reglamentos y contrato. Si se trata de una empresa del sector pblico, se considerar la disposicin legal que determin la creacin de la entidad. Antecedentes Histricos Se debe preparar un resumen de los antecedentes histricos de la empresa, haciendo hincapi en los logros obtenidos, as como posibles conflictos en el pasado y las formas de solucin encontradas, la funcin social que cumple y el crecimiento histrico. Dicho relato debe permitir tener una perspectiva adecuada de las caractersticas de la empresa en su pasado y presente. Caractersticas Geogrficas Se debe obtener informador sobre las caractersticas del medio geogrfico en que desarrolla sus actividades la empresa, y determinar el impacto en las operaciones de la empresa. Los aspectos a considerarse son:
LIC. GUSTAVO GIL

71

AUDITORA OPERATIVA

Caractersticas del Clima La distancia a los centros productivos e industriales de aprovisionamiento de insumos de

la produccin Facilidades para la contratacin de recursos humanos y obtencin de materiales Cercana a los mercados de consumo Facilidades en el transporte de los productos terminados e insumos de la produccin Acceso a los servicios pblicos como telfono, agua, energa elctrica,

combustibles. Aspectos Econmicos Se debe obtener informacin y practicar un anlisis de la situacin econmica de la empresa con su propsito de conocer los siguientes aspectos: Caractersticas del mercado en el que opera la empresa Posibilidades econmicas de participacin en el mercado Determinar el lugar que ocupa la empresa dentro de la comunidad econmica a la que pertenece Sistema de Planteamiento El propsito es obtener informacin sobre las caractersticas del sistema de planeamiento implementado por la empresa, en los siguientes aspectos: Caractersticas formales del modelo de organizacin. La congruencia de la organizacin con los objetivos y metas establecidas. Determinacin de la confianza, creencias, interdependencia, responsabilidad, participacin compartida multigrupal. Mecanismos de seguimiento de objetivos y polticas. Oportunidades de las decisiones. Determinacin de los procedimientos que se aplican en la empresa.

Sistema de Control Interno El sistema de control interno es un medio para dar eficiencia a las operaciones de la empresa, por lo que ser necesario obtener informacin respecto a suficiencia y efectividad de control y las caractersticas del control interno y especficamente a los siguientes componentes:
LIC. GUSTAVO GIL

72

AUDITORA OPERATIVA

Entorno de control, y el grado de compromiso del personal en su aplicacin y cumplimiento.

Evaluacin de riesgo, la realizacin de actividades supone la existencia de un riesgo, la empresa debe establecer los mecanismos para su identificacin, anlisis y tratamiento.

Actividades de control, que se identifican con la aplicacin de polticas, procedimientos y prcticas, para realizar el control interno.

Informacin y comunicacin, vinculadas con las caractersticas de un adecuado sistema de informacin gerencial.

Supervisin, las prcticas de evaluacin peridica para mejorar el sistema de manera permanente.

Caractersticas del Sistema de Personal El propsito es de tener informacin y documentacin sobre la modalidad de administracin de estos recursos, uno de los ms valiosos en la empresa, para el efecto se debe abarcar los siguientes aspectos: Caractersticas el sistema implantado en los procesos de: reclutamiento, seleccin, contratacin, introduccin y desarrollo. Sistemas y procedimientos de evaluacin del personal Polticas motivacionales La existencia y aplicacin de programas de capacitacin y adiestramiento Informacin referente a los ndices de rotacin, antigedad, formacin y otros relativos al caso. Polticas de sueldos y salarios Caractersticas de clima o ambiente laboral Caractersticas de las relaciones sindicales

Evaluacin de los recursos fsicos Se obtendr informacin sobre el volumen y caractersticas de los recursos fsicos con que cuenta la empresa y comprende los siguientes elementos: Caractersticas y configuracin de las instalaciones, equipos, mobiliario e inmuebles. Obtener informacin sobre la evaluacin de estos bienes, por lo menos los tres ltimos aos. Efectuar una inspeccin sobre el rea y distribucin de estos bienes. 73

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

Sistema de Compras y Suministros Se trata de obtener informacin sobre los procedimientos que se utilizan para la realizacin de las compras, para tal efecto se debe indagar sobre: Las caractersticas de la base de datos de proveedores Las polticas de compras aplicadas a la fecha Las modalidades y condiciones de compra de insumos para la produccin: precio, crdito, tiempo de entrega, descuentos, devoluciones y calidad. Polticas y prcticas para la administracin de los inventarios. La recepcin y almacenamiento de producto Sistema de Produccin Se debe obtener informacin relativa al sistema de produccin utilizado por la empresa, bsicamente en los siguientes aspectos: Caractersticas del sistema de planeamiento, programacin y control de la produccin. De ser posible, graficar el o los sistemas de produccin, aplicados por la empresa Realizar una visita de inspeccin y observacin a las instalaciones Obtener informacin referente a los costos de produccin, por tipo de producto, y preparar estados comparativos, de por lo menos los ltimos tres ejercicios. Precisar las polticas y procedimientos de mantenimiento de bienes de uso y de produccin Sistema de Comercializacin Se determinan la posicin de la empresa en el mercado y el grado de competitividad. Mtodos para la planeacin de las ventas Caractersticas del presupuesto de ventas Obtener las polticas de ventas que se aplican Obtener los estudios de mercado actual y potencial, si existen Procedimientos para el establecimiento de los precios de venta de los productos Informacin sobre los costos de publicidad y promocin Mtodos de distribucin de los productos al consumidor Impacto de la competencia en las actividades de la empresa

LIC. GUSTAVO GIL

74

AUDITORA OPERATIVA

Los requerimientos de informacin sobre este sistema son bsicamente los siguientes: Los tipos de sistemas de informacin con que se cuenta Caractersticas del sistema de informacin contable y financiero Nivel de automatizacin de los sistemas

Recursos Financieros La informacin a obtener tiene relacin con los siguientes aspectos: Estados Financieros, comparativos de por lo menos los tres ltimos ejercicios Estados de costos operativos, por similar perodo Estados de ejecucin presupuestaria por similar perodo. Considerando: Proceso de control presupuestario La metodologa de planeacin presupuestaria Prcticas para la elaboracin del presupuesto Criterios de distribucin del presupuesto por reas y actividades Procesos de control del presupuesto Procesos de cierre y evaluacin del presupuesto

Estructura de las inversiones Composicin de los bienes de capital Composicin de las obligaciones por crditos obtenidos

La informacin analtica financiera que se presente deber contemplar comparativa detalladamente los distintos conceptos que integran los estados financieros, as como aquella informacin que a juicio del auditor sea conveniente desglosar.

Impacto Ambiental Se debe obtener informacin sobre los siguientes aspectos: Poltica medioambiental que se aplica en la empresa Grado de divulgacin y comunicacin de esta poltica entre los empleados de la empresa Estudios sobre naturaleza, magnitud e impactos medioambientales aplicables, y con otros requisitos que la empresa suscriba. Indagar respecto a s se ha establecido y mantiene al da la empresa procedimientos para identificar los aspectos medio ambientales de sus actividades, proyectos y servicios.
LIC. GUSTAVO GIL

75

AUDITORA OPERATIVA

Las medidas adoptadas para evitar o disminuir daos a la salud y al ambiente.

Aspectos Adicionales Estos requerimientos de Informacin se determinan considerando las caractersticas y necesidades de cada empresa. Algunos son: Informes y estudios emitidos sobre las actividades de la empresa, por funcionarios de la empresa, as como, personal externo. Conocimiento de la existencia de problemas no resueltos por la empresa Impacto del avance tecnolgico en la rama de actividad de que se trate y su impacto en el mercado

Tcnicas de Apoyo Las tcnicas son los mtodos prcticos de investigacin que el auditor utiliza para lograr obtener la informacin necesaria para poder emitir opiniones y recomendaciones objetivas. Se deben usar slo los mtodos prcticos de investigacin, que permitan obtener la informacin necesaria y tener pruebas y evidencias de los hechos y circunstancias inherentes de lo evaluado, esta informacin ser til para que el grupo pueda emitir una opinin de la situacin de la empresa. Estos mtodos son elementales en la aplicacin del estudio y no pretender limitar al auditor a usar otros. La intencin al seleccionar los mtodos debe ser formar un esquema que sirva de base para organizar y sustentar los resultados. La eleccin, las tcnicas o instrumentos de anlisis estn en relacin con la factibilidad de su aplicacin y de la actividad a giro de cada empresa particular.

Indicadores para la evaluacin Si la empresa cuenta con un sistema de medicin de sus actividades traducido en estndares, normas, indicadores, ratios y otros similares, se facilita en gran medida el examen de auditora y los hallazgos del examen estarn respaldadas con evidencia suficiente y competente y por consiguiente, defendibles. Cuando la empresa no cuenta con un sistema de medicin, obliga al auditor el diseo de los indicadores principales de la funcin, proceso, procedimiento, etc. Los mismos que se deben acordar y encontrar puntos de coincidencia con los responsables de la actividad operativa sujeta a evaluacin y de esta manera eliminar posibles desacuerdos.

LIC. GUSTAVO GIL

76

AUDITORA OPERATIVA

Para que la evaluacin sea objetiva hay que establecer criterios de medicin y de esta manera se elimine cualquier criterio subjetivo. En lo posible, los criterios de medicin, se deberan establecer en trminos cuantificables, para facilitar la interpretacin.

Fuente de las Normas de Evaluacin Para efectos de la auditora se debe relacionar la ejecucin real (condicin) con las normas establecidas (Criterio), con el propsito de establecer desviaciones o hallazgos, de los que se derivan las recomendaciones. Esta comparacin proporciona evidencias sobre si las operaciones son ejecutadas de manera econmica, eficiente y efectiva. Para efectos del examen, las fuentes de las normas de evaluacin sern bsicamente las siguientes: Contempladas en los planes, objetivos y metas Contenidas en contratos de obras o servicios, convenios y reglamentos Leyes, polticas, directivas e instrucciones Experiencias administrativas Sentido comn Resultados de sedes o estadsticas histricas. Comparaciones con otras empresas o

actividades internas similares.

LIC. GUSTAVO GIL

77

AUDITORA OPERATIVA

SEGUNDA ETAPA EXAMEN PROFUNDO DE LAS REAS CRTICAS

Concluida la primera fase del diagnstico preliminar, se hace necesario, de acuerdo con la poltica bsica de auditora operativa, dirigir los esfuerzos de auditora hacia las reas en que se necesita cambiar o mejorar el sistema polticas mtodos, procedimientos administrativos, el objetivo es evaluar la eficiencia, efectividad y economa con las actividades se ejecutan e identificar las posibles debilidades importantes que pueden requerir un examen ms detallado. Segn lo indicado en la primera fase, el anlisis de la informacin general obtenida durante el estudio preliminar, es til para identificar reas o actividades en las cuales la existencia de una debilidad en la gestin puede afectar seriamente los intereses de una actividad, operacin, programa, etc.

En algunos casos, durante la primera fase se abran encontrados indicios de serias debilidades operativas o importantes efectos adversos en determinada rea o actividad Sin embargo, probablemente se necesita ms informacin antes de determinar si es necesario un examen ms detallado. Durante esta fase, el auditor debe acumular informacin adicional sobre la operacin y funcionamiento de los diferentes componentes de la actividad de la empresa ya existentes, lo cual ser til para identificar aquellos asuntos para los que se requerir ms tiempo y esfuerzo al hacer un examen ms profundo.

Con la obtencin adicional, el auditor puede tomar decisiones ms reales acerca de la naturaleza acerca del examen profundo de reas crticas identificadas para lograr los objetivos estableados .Tambin ser til al hacer un estimado de los requerimientos de un personal adicional, programar el trabajo y fijar plazos para la determinacin de la labor de auditora y presentacin del informe.

OBJETIVOS DEL EXAMEN PROFUNDO El propsito del examen profundo de reas crticas, incluye el desarrollo apropiado de los hallazgos detectados por la auditora. Esta fase constituye el medio por el que se logran los objetivos de la auditora, establecidos como tarea especfica. Como resultado de labor ejecutada en esta fase se obtienen datos, se desarrollan hallazgos, se forman opiniones, llegan a conclusiones y se hacen recomendaciones. Tal informacin representa la base del informe y otras comunicaciones relacionadas con los resultados de la auditora.
LIC. GUSTAVO GIL

78

AUDITORA OPERATIVA

No es factible examinar las operaciones efectuadas, ni tampoco es necesario un examen de tal magnitud. Las prcticas administrativas implican la aplicacin de sistemas, procedimientos, prcticas y mtodos que proporcionan un grado razonable de control de las operaciones ejecutadas. El auditor puede cumplir con su responsabilidad por medio de la revisin y prueba del funcionamiento adecuado de los sistemas, procedimientos, prcticas, mtodos, etc. A travs de un examen lo suficiente profundo como para poder emitir y respaldar opiniones apropiadas sobre la efectividad de las operaciones y lograr identificar y revelar las debilidades que en el inters de la entidad deben ser corregidas, mejoradas, simplificadas o cambiadas.

El examen debe incluir una investigacin de las causas y resultados de acciones por decisiones administrativas especficas. Este tipo de trabajo se utiliza para conocer y evaluar su efectividad en relacin con las actividades que han sido asignadas. Loe objetivos especficos de la auditora que se logran por medio de un examen profundo de las reas crticas, varan segus naturaleza y caractersticas de la tarea. El grado de nfasis dado cualquiera de las reas crticas, depender de la importancia del hallazgo y de la racional utilizacin de los recursos humanos en funcin de los distintos factores implicados.

Para una efectiva labor de auditora se requiere un conocimiento de los sistemas, procedimientos, prcticas, polticas genrales y especificas aplicables a la actividad, propsitos, metas, objetivos de la operacin o funcin bajo examen.

Como requerimiento general debe considerarse la eficiencia de los sistemas, procedimientos, prcticas o mtodos a desarrollar ampliamente todos los aspectos que para los auditores denotan ineficiencia. El alcance de este requerimiento es tan amplio como el alcance de cada auditora en particular. Una posible conclusin a la que podran llegar los auditores despus de efectuar casi todo un examen profundo a las reas crticas es aquella relacionada con la eficiencia, con que lleva a cabo la operacin o funcin bajo examen en si o los posibles defectos de tal operacin o funcin sobre las operacin y examinar las deficiencias operantes. Durante estos exmenes el auditor debe estar alerta para encontrar prcticas antieconmicas, inapropiadas o insatisfactorias en la utilizacin de los recursos aplicados en las operaciones y examinar las deficiencias operantes.

LIC. GUSTAVO GIL

79

AUDITORA OPERATIVA

Esto implica organizar a la empresa para que no exista ninguna prdida de tiempo durante el proceso de produccin de bienes o servicios, es ah donde comienza los problemas del viejo paradigma: Las empresas tradicionales no estn estructuradas para ofrecer rapidez. Los modelos tradicionales de administracin seguidos por las empresas, estn presentando grandes deficiencias para adaptarse a entornos altamente competitivos, turbulentos y cambiantes, se necesita evolucionar a modelos ms dinmicos y flexibles capaces de asimilar los nuevos entornos empresariales y hacer ms competitivas a las empresas.

ENFOQUE PRCTICO DEL EXAMEN DE REAS CRTICAS Un enfoque satisfactorio para una revisin y evaluacin de la naturaleza, efectividad y utilidad de los sistemas, es revisar los procedimientos y prcticas realizadas realmente en operaciones y transacciones especficas. Despus de seleccionar actividades que sern examinadas durante la auditora, basndose en la informacin obtenida durante la primera fase, se debe hacer un examen detallado y directo de algunos procedimientos, operaciones, mtodos, prcticas, etc. Especficas relacionadas con los sistemas, procesos y actividades sujetos a examen.

Tambin se podran identificar las debilidades operacionales por medio del examen de informes gerenciales e indagacin a los funcionarios, responsables y vinculados con la actividad sujeta a la evolucin, as como inspecciones de las actividades, procesos y practicas involucradas. Este examen debe ser lo suficientemente profundo como para obtener informacin prctica acerca de lo siguiente: Qu se est haciendo? Por qu se est haciendo, es necesario hacer? Por qu se hace ah, porque no en otro lugar? Cmo se est haciendo, por que se hace de ese modo, es la nica manera de hacer? Quin lo hace, por qu esa persona, es indispensable que lo haga esa persona? Qu factores incluye en las operaciones, se puede mejorar, simplificar, suprimir o cambiar?

Este mtodo de revisin permite a los auditores determinar los procedimientos realmente seguidos y las polticas aplicadas por la entidad con relacin a operaciones especficas, es mucho ms satisfactoria que una revisin detenida y general de los manuales de polticas y procedimientos de una entidad o una

LIC. GUSTAVO GIL

80

AUDITORA OPERATIVA

eventual seleccin de operaciones especificas sometidas a exmenes para determinar si se est cumpliendo con las polticas o procedimientos prescritos. Un excesivo estudio de los manuales de empresa, sin hacer referencia a las operaciones reales no conduce a una auditora eficiente y efectiva. La experiencia ha demostrado que el enfoque directo da como resultado una identificacin ms rpida y eficiente que las debilidades y deficiencia que requiere que un examen ms profundo por lo tanto la revisin de los sistemas, polticas, procedimientos, mtodos, etc. Que gobiernan las actividades de una empresa, se har normalmente basndose en un examen directo de las actividades, operaciones, transacciones o proyectos seleccionados.

El enfoque directo, exige una actitud analtica, mente abierta y libre de perjuicios para detectar situaciones conducentes a eliminar combinar, mejorar, simplificar y en su caso cambiar algn o algunos de los mtodos, practicas, procedimientos, sistemas actividades y procesos.

Se debe tomar en cuenta debidamente la circunstancia especial y los objetivos establecidos para cada auditora, al determinar la naturaleza y alcance del examen. Por lo tanto, no se puede establecer reglas rgidas con relacin al trabajo que deben efectuarse o las tcnicas que pueden utilizarse en esta revisin, el juicio e ingenio de los auditores juega un papel importante en esta labor y su enfoque debe concordar con cada situacin. El examen directo de las operaciones se realiza con el propsito de lograr que las operaciones de la empresa se realicen con eficiencia, efectiva y economa; esto se logra eliminando, combinando, simplificando o cambiando las actividades, procedimientos, mtodos, practicas, etc. En actual aplicacin por parte de la empresa.

SELECCIN DE OPERACIONES Y ACTIVIDADES ESPECFICAS La naturaleza de las operaciones o transacciones que han de revisar dependern de la naturaleza de los objetivos y metas de la evaluacin y del anlisis que haga de los componentes importantes de las actividades bajo exmenes, basados en el trabajo de la fase uno.

El mtodo de seleccionar operaciones especficas y rastrearlas a travs de su procedimiento dentro de la empresa, permite conocer los procedimientos realmente seguidos en las actividades o procesos y si estos son acordes con los objetivos, polticas y normas aplicables a la empresa.

LIC. GUSTAVO GIL

81

AUDITORA OPERATIVA

Las operaciones son actividades seleccionadas para el anlisis y revisin, deben ser representativas y deben incluir cualquier asunto importante fuera de lo comn con este proceso, el nmero o muestras seleccionadas para este tipo de estudio, es menos importante que su carcter representativo.

Para efectos del anlisis de operaciones se debe considerar las siguientes interrogantes: QUIEN Quin lo har? Por qu? Quin debera hacerlo? Quin otro debera hacerlo?

QUE Qu se est haciendo? Qu debera hacerse? Qu otra cosa podra hacerse? Qu otra cosa debera hacerse?

DONDE Dnde se hace? "Dnde debera hacerse?" "Dnde podra hacerse?" "En qu otra parte debera hacerse?"

CUANDO "Cundo hacer?" "Cundo se hace?" "Cundo podra hacerse?" "Cundo debera hacerse?" "En qu otro momento debera hacerse?"

PORQUE "Por qu se hace?" 82

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

"Por qu hacerlo en ese lugar?" "Por qu en ese momento?" "Por qu de esa manera y forma?" "Por qu en esa actividad?" "Por qu no en otra actividad?"

COMO "Cmo se hace?" "Cmo debera hacerse?" "Cmo podra hacerse de otra manera?" "Cmo se podra eliminar, cambiar, combinar o simplificar lo que se hace?"

En la revisin y evaluacin se deben tomar en cuenta los siguientes factores generales, considerando los aspectos mencionados anteriormente: Si los sistemas, polticas, actividades, procesos, procedimientos y prcticas ejecutadas y aplicadas en la realidad, estn en conformidad con lo planeado por los ejecutivos. Si el sistema de control interno y los procedimientos aplicados proporcionan un control satisfactorio de los recursos fsicos, financieros y humanos. Si las practicas aplicadas dan corno resultado la promocin o proteccin de los de la entidad, tomando en cuenta todos los factores.

Los factores especficos que deben considerarse durante esta revisin sobre los logros obtenidos, niveles de productividad, eficiencia operativa, cumplimiento de polticas, normas y otros establecidos por los ejecutivos, incluyen: Grado de efectividad de la planeacin para anticipar problemas. Uso de los recursos con eficiencia, efectividad y economa. Vigencia de la misin y visin de la empresa. La cultura y el clima empresarial. Posibles acciones de duplicidad de esfuerzo. Uso inapropiado o indebido de fondos disponibles. Falta de aceptacin de responsabilidad. El grado de utilizacin de los recursos materiales, financieros y humanos.
LIC. GUSTAVO GIL

83

AUDITORA OPERATIVA

Caractersticas de la estructura organizacional. Capacidad e idoneidad del personal, especialmente con referencia a las debilidades o deficiencias encontradas. Unidad de operaciones o de servicios innecesarios o ineficaces con relacin a su costo de mantenimiento. Atrasos en el trabajo y formas de combatirlos. La existencia de productos defectuosos y sus implicaciones en los costos. Carencia de normas y/o inadecuada aplicacin de mismas existentes que impiden la evaluacin de los logros, produccin, eficiencia, utilizacin de recursos y servicios y otros factores que requieren evaluaciones administrativas continuas. Falta de claridad en los procedimientos escritos, lo cual resulta en interpretaciones inapropiadas e incompetentes. La precisin, confiabilidad, utilidad y oportunidad del sistema de informacin gerencial.

Si se toma en cuenta esta clase en factores durante la revisin, se puede obtener un conocimiento plano y total de forma en que se efectuarn las operaciones bajo revisin y una percepcin de la efectividad de los sistemas, actividades, procesos, procedimientos y prcticas. Tal conocimiento es esencial para una auditora eficaz, adems, este tipo de resultado de una revisin proporciona una base para el planeamiento del trabajo necesario al examinar la efectividad y utilidad de los controles segn procedimiento prcticos y mtodos de la entidad.

RESULTADOS ESPERADOS DE LA EJECUCIN DE ESTA FASE Los resultados esperados se traducen en: Identificacin de las reas crticas o problemtica de mayor significacin y que merezcan un examen ms profundo y cuyos resultados podran conllevar a beneficios importantes. Permitir el establecimiento del alcance y profundidad de las pruebas a ser aplicadas en la siguiente fase. Facilitar la determinacin de los recursos humanos necesarios a ser aplicadas y utilizados durante la siguiente fase o por parte de ella, tanto auditores con especialidades especficas y personal de apoyo especializado, como de asistentes o auxiliares. Permitir estimar el tiempo requerido para completar el examen y presentar el informe.

LIC. GUSTAVO GIL

84

AUDITORA OPERATIVA

AI terminar la ejecucin del programa de auditora de esta fase es necesario considerar en forma objetiva la importancia relativa de las posibles desviaciones observadas y su impacto en las operaciones, identificando y seleccionando aquellas reas crticas o problemticas ms importantes que con el tiempo y recursos disponibles permitirn su examen en la profundidad necesaria, como para desarrollar e informar sobre los hallazgos correspondientes. En efecto, este momento de pausa, reflexin y planificacin del resto del examen es quiz una de las funciones ms importantes del auditor jefe de equipo.

Sin embargo, l no debe tornar decisiones en forma aislada sobre las posibles reas crticas. Tiene que discutirla con los miembros del equipo de auditores que han participado en la primera fase con el auditor supervisor y lo ms importante, con los funcionarios apropiados de la unidad misma. Tratando de lograr sobre la base de consideraciones de todos los elementos de juicios posibles, la seleccin de las reas para el examen profundo, cuyos resultados se presentaran en mayor beneficio para la entidad.

Al elaborar el programa siguiente, es necesario incluir procedimientos respecto a cada rea crtica para determinar: Si realmente requiere accin correctiva. Si su importancia merece dicha accin y su correspondiente costo Si la accin debe ser tomada. Su naturaleza general.

El examen profundo de las reas crticas constituyen entre el 80 y 90% de las labores de auditoria operacional y obviamente es la fase ms importante. En esta fase se desarrollan completamente los hallazgos significativos relacionados con cada rea crtica escogida para el examen profundo al concluir la segunda fase, es esencial haber determinado las condiciones actuales, los criterios de comprobacin y evaluacin, el efecto negativo y la causa o causas que motivaron cada desviacin o problema identificado. En esta fase se ampla el equipo de auditora de acuerdo a las necesidades especficas, aumentando auditores tanto como para utilizar especialistas en reas tcnicas especificas, de acuerdo a las circunstancias. Los auditores a travs de la experiencia y su propio desarrollo, normalmente pueden cubrir la mayora de las reas crticas y las necesidades de obtener evidencia e informacin. Deben cuidarse de no intentar utilizar especialistas de apoyo como muletas para cargar con el peso del examen

LIC. GUSTAVO GIL

85

AUDITORA OPERATIVA

profundo, si no utilizar sus servicios con precisin y nicamente cuando sea necesario. Los especialistas pueden ofrecer asesora tcnica sin la necesidad de participar en el trabajo de campo (por ejemplo: abogados e ingenieros).

Al terminar esta fase es necesario programar la ejecucin de la siguiente fase, a travs del planeamiento de la estructura, organizacin y contenido del informe, as como el planeamiento de la conferencia o conferencias finales.

LIC. GUSTAVO GIL

86

AUDITORA OPERATIVA

TERCERA ETAPA DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA

El desarrollo de los hallazgos de auditora es el proceso ms importante de la auditora operativa, porque define los resultados y todo aquello que merecer ser comunicado a los destinatarios del informe.

La palabra "hallazgo" tiene relacin con el verbo "hallar" que es sinnimo de "encontrar". Efectivamente un hallazgo es algo que se encuentra, que est fuera del auditor en forma latente o patente, que l en cierto sentido descubre y pone en conocimiento de otros. Es el resultado de recopilacin, anlisis, sntesis y evaluacin de informacin pertinente a un sistema, proceso, actividad, operacin, funcin, unidad, etc., cuyo conocimiento se considera de enteres y utilidad para determinar personas y respecto de la que pueden formularse recomendaciones. Un hallazgo puede consistir en: Hechos e informacin que podran referirse a cosas, situaciones o relaciones. Conclusiones basadas en anlisis de los hechos y de informacin concernientes a estos hechos.

Como podr advertirse un hallazgo es el resultado de informacin desarrollada, reunida lgicamente y que motiva conclusiones basadas en dicha informacin, la cual podra estar todo el tiempo ah y posiblemente ser de conocimiento de otras personas.

GNESIS DE HALLAZGOS Un hallazgo de auditora comienza a tomar forma a partir de un proceso de comparacin entre algo que se percibe o capta y punto de referencia que generalmente consiste en formas preconcebida de existencia o realizacin. De la realizacin de comparacin pueden resultar coincidencias o divergencias. Estas ltimas podran ser en exceso o defecto, positivas o negativas, favorables o desfavorables, potenciales o definidas.

El resultado de la comparacin puede emerger instantneamente a ser el producto de un proceso ms o menos largo y complicado. Emerge instantneamente cuando lo percibido es un hecho, una situacin o relacin real cuya forma de existencia o realizacin es nica y generalmente aceptada. Es un producto de un proceso mas o menos complicado y largo cuando lo percibido o captado no se pone en evidencia

LIC. GUSTAVO GIL

87

AUDITORA OPERATIVA

a primera vista debiendo llevarse a cabo un trabajo de identificacin. Por supuesto que en la experiencia y capacidad del auditor.

ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO Aquello que percibe o capta podra ser "lo que es ", lo que se encontr o lo que se realiz, se conoce como "CONDICIN" y los puntos de referencia con los que se compara los percibido o captado podra denominarse "lo que debera ser", lo que deba haberse hecho, que se conoce como CRITERIO.

QU ES LA CONDICIN? En materia de administracin no se cuenta con unidades de medicin para todas las posibles situaciones percibidas o captadas, con base en las cuales las diferentes situaciones puedan medirse, de tal manera que para los diferentes elementos que interviene en la gestin de las empresas que no son necesariamente cuantitativa pudiendo ser de naturaleza cualitativas, se decidi nominar estos hechos con las expresin CONDICION.

QU ES EL CRITERIO? El criterio es posiblemente el atribut clave de un hallazgo de auditora, hasta tal punto que puede determinar la calidad de los resultados el examen. Solo ser posible establecer o desarrollar hallazgos importantes teniendo conocimiento o dominio de las diferentes formas bajo las cuales puede presentarse un criterio. Sin embargo, dicho conocimiento y dominio no es suficiente y debe ser complementado con una buena dosis de experiencia y alta capacidad de discernimiento del auditor.

Lamentablemente la administracin no es una ciencia exacta y por lo tanto no tiene un conjunto de leyes de tipo causal como la fsica, la qumica, incluso la economa. Hay autores que cuestionan que puede ser una ciencia, mientras que otros afirman que no tiene algo de ciencia y algo de arte. Sobre la definicin misma de administracin todava no existe acuerdo general. La administracin opera con una serie de factores extremadamente cambiantes, tales como la capacidad del administrador, el medio en el que opera la empresa, el tipo de actividad, los elementos coyunturales, la tecnologa, las tradiciones, costumbres, etc.

Por estas razones puede resultar en determinadas circunstancias bastante difcil definir un criterio, hasta el extremo de no llegar a un acuerdo sobre el.
LIC. GUSTAVO GIL

88

AUDITORA OPERATIVA

Afortunadamente los ejecutivos de las empresas determinan adelantadamente las normas, estndares, indicadores y otros que representan los rendimientos y realizaciones deseados, as como los objetivos, metas, polticas, presupuestos, procedimientos, cursos de accin, mtodos, estrategias y programas, con esta base se dispone de un cuerpo de criterios que alcanzan a la casi totalidad de los sistemas, procesos, actividades, funciones, operaciones, etc. de la empresa.

CRITERIOS Y NORMAS Las normas pueden adoptar formas concretas y referirse a situaciones fsicas, a los costos, al capital, a los ingresos, a los programas e incluso ser intangibles. Normas Fsicas

No tienen relacin con medidas monetarias y competen al aspecto operativo de la empresa, con el empleo de materiales y bienes.

Asumen expresiones cuantitativas y reflejan mediciones tales como: Rendimiento por horas - mquina. Rendimiento de la materia prima insumida por horas - mquina o unidad de produccin. Capacidad de produccin. Porcentaje de rechazos internos y externos. Capacidad ociosa. Cantidad de combustible por unidad de energa producida. Porcentaje de mezcla de arena y cemento. Contenido de alcohol de una cerveza. Porcentaje de transparencia del vidrio, etc.

Tambin pueden reflejar calidad, a saber: Durabilidad de una tecla. Peso de un papel. Potencia del motor de un vehculo. Capacidad de memoria de un ordenador personal, etc.

LIC. GUSTAVO GIL

89

AUDITORA OPERATIVA

Normas de Costos Tienen relacin con medidas monetarias y con el aspecto operativo de empresa. Traducen los valores monetarios de los costos operativos, tales como: Costo directo o indirecto por unidad de produccin. Costo de venta por unidad producida. Costo por kilmetro de asfalto. Costo de construccin por metro cuadrado. Economicidad de la mano de obra. Economicidad de los materiales, etc.

Normas de Capital Se relacionan con el capitn invertido en la empresa y su relacin activo, pasivo y resultados, tales como: Rentabilidad operativa. Rendimiento de la inversin Capital de trabajo. Rotacin de inventarios. Ciclo de los inventarios. Rotacin de las deudas comerciales. Autonoma financiera, etc.

Normas de Ingresos Son expresiones monetarias de las ventas, tales como: Ingresos por reas geogrficas. Ventas por medio de vendedores. Ingresos por kilmetros recorridos. Gastos por publicidad y las ventas por unidad. Cumplimiento de pedidos. Devoluciones comerciales. Porcentaje de quejas. Incremento de la clientela, etc. 90

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

Normas de Programas Son factores que pueden utilizarse como normas objetivas para evaluar el progreso y desempeo del programa al que por su naturaleza corresponden, de hecho apreciaciones subjetivas de valoracin, tales como: Desarrollo de nuevos productos que podra evaluarse por el tiempo que dura la ejecucin. Cumplimiento de un programa de capacitacin y entrenamiento. Cumplimiento da las metas de ejecucin de obras. Cumplimiento del programa de vacunacin, etc.

Normas Intangibles Son normas que no se expresan ni en trminos monetarios, ni unidades fsicas. Estn referidas al capital intelectual de la empresa, tales como: Activos de mercado: La utilizacin de las marcas. La calidad de la clientela. El grado de fidelidad de los clientes para con la empresa. La repetitividad de los negocios. La existencia de reserva de pedidos. Los canales de distribucin de la produccin. Acuerdos para el uso de licencias y franquicias, etc.

Activos de propiedad Intelectual: El Know - How desarrollado por la empresa en sus operaciones. Los secretos de fabricacin utilizados. Las patentes aplicadas a fa produccin. Derecho de autor vigente. Modelos de servicios, etc.

Activos centrados en el Individuo: Pericia colectiva de los empleados y obreros. Capacidad creativa de los funcionarios. La habilidad para resolver problemas.

LIC. GUSTAVO GIL

91

AUDITORA OPERATIVA

El liderazgo existente. Capacidad empresarial y de gestin, etc.

Activos de Infraestructura: La cultura empresarial vigente. Los mtodos de direccin aplicados. La estructura financiera. Las bases de datos del mercado y los clientes. Los sistemas de comunicacin, existente, etc.

PARIDAD DE LAS NORMAS

No obstante que toda empresa empieza por fijar normas de rendimiento o realizacin ptimas, el auditor debera determinar los niveles deseados que podran alcanzar dicho rendimiento o realizacin. Verificar que las normas establecidas sean las adecuadas.

En otras palabras: Qu puede considerarse como una expectativa razonable o paridad de buen desempeo o realizacin? Para casi todas las normas la paridad existe en el nivel "asequible"' o "tolerable" de rendimiento o realizacin. Por lo general, las divergencias que superan a los niveles ptimos son convenientes en casos tales como niveles de produccin o ingresos, pero no lo son en casos tales como gastos. Tambin hay circunstancias especiales, como el coeficiente de produccin de la lnea de montaje de una fabrica para el que solo puede haber un pequeo margen de tolerancia en las desviaciones por exceso o por defecto en relacin a la norma. Es por lo tanto reconocer que en los controles como en otros aspectos administrativos debe haber un margen de flexibilidad o elasticidad, por ejemplo, una empresa puede aumentar sus inventarios por encima de lo previsto si se han presentado indicadores de escasez, rebajar sus precios para hacer frente a la competencia a sabiendas que sus estimados de ventas ya no sern los anticipados, y as en casos similares. Sin embargo, la flexibilidad no deber aceptarse como una excusa para descuidar los controles o justificar el inadecuado o deficiente desempeo o realizacin, en todo caso, si las condiciones son altamente adversas a un desempeo o realizacin asequible o tolerable, corresponder reajustar,

mejorar o cambiar la norma, estndar, procedimiento, etc.

LIC. GUSTAVO GIL

92

AUDITORA OPERATIVA

QU ES EL EFECTO? Es la comparacin cuantitativa o cualitativa que se establece entre la "CONDICN" y el "CRITERIO", tiene generalmente una significacin o trascendencia positiva o negativa respecto de la actividad, funcin, operacin, etc., con las que estn relacionadas. Esta comparacin ser identificada como: "EFECTO". El "EFECTO" es especialmente importante para el auditor en los casos que quiera persuadir a los ejecutivos de que es necesario un cambio, simplificado o accin correctiva para alcanzar e criterio o meta. En el informe, siempre que sea posible, se debe expresar el efecto cuantificado en dinero y otra unidad de medida. Sin embargo, ciertos aspectos como los cualitativos pueden ser expresados en tales trminos. El hecho de no exista ninguna diferencia entre la CONDICIN y el "CRITERIO", constituye un hallazgo positivo importante, especialmente cuando el objetivo es evaluar o informar sobre la efectividad de un programa o actividad. La importancia de un hallazgo de auditora se juzga generalmente por el EFECTO Si el informe de auditora presenta informacin sobre el efecto real o potencial, el lector puede llegar a la conclusin de que el hallazgo no es importante. Si el efecto es verdaderamente insignificante debe considerarse el no incluirlo en el informe.

QUE ES LA CAUSA? Es la razn o razones fundamentales por la cual ocurri la CONDICION, o es el motivo por el que no se cumpli el CRITERIO. La simple aseveracin en el informe de que el problema existe porqu e no cumpli las normas no siempre es suficiente para convencer al lector. Este enfoque simplifica encasilla al auditor en la ms superficial recomendacin de que se cumplan las normas, con cuya identificacin se integra el esquema total de desarrollo pl eno de un hallazgo de auditora.

RESUMEN DE LOS ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO En conclusin, los atributos de un hallazgo de auditora y a las preguntas que se asocian a cada uno de ellos son:

LIC. GUSTAVO GIL

93

AUDITORA OPERATIVA ATRIBUTO CONDICION PREGUNTA ASOCIADA Cul es el hecho? Qu se encontr? Qu es lo que percibi? Qu se capto? CRITERIO Cmo debi ser? Cmo debi hacerse? EFECTO Cul es el impacto? Qu transcendencia tiene? CAUSA Por qu sucedi? Cul es la razn o razones?

CARACTERSTICAS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA Los hallazgos de auditora debern someterse a lo que podra llamarse un control de calidad. Para el efecto se propone un cuestionario breve relacionado con seis caractersticas que deberan reunir. Un hallazgo debera ser: Importante

El hallazgo es lo suficientemente importante como para ser comunicado a la empresa e incluido el informe? Fundamentado

Est fundamentado el hecho y evidencias que figuran registrados en los papeles de trabajo? Objetivo

En su desarrollo se han aplicado normas de desempeo profesional a tal punto que el hallazgo no es el resultado de prejuicios y subjetividades? Suficiente

Se considera el trabajo realizado suficiente como para respaldar las conclusiones establecidas? Convincente

Las conclusiones son lgicas y razonables y se desprenden claramente de los hechos presentados? Completo

Comprende todos los atributos y estos estn claramente diferenciados y plenamente desarrollados?

LIC. GUSTAVO GIL

94

AUDITORA OPERATIVA

No se puede dar definiciones a cada una de estas caractersticas, ya que estn, sujetas a la consideracin de algunas circunstancias en las que se practica el examen, dependiendo de su significado, de la interpretacin de esas circunstancias y del criterio, del auditor.

PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORA Como resultado de la evaluacin practicada a las operaciones de la empresa, el auditor percibe o capta la deficiencia o debilidad que parece ser importante. A objeto de depurar el carcter aparente de la deficiencia o debilidad, la somete a una serie de pasos con el propsito de continuar o discontinuar la auditora. Estos pasos son: Identificacin de la deficiencia o debilidad Identificacin de los criterios aplicables Determinacin del efecto y su importancia Determinacin de la causa o causas Formulacin de recomendaciones Validez de resultados

El esquema anterior es el que corresponde al ms importante de lo papeles de trabajo de la auditoria: la Hoja Resumen. Este papel de trabajo, una especie de sumario que debe prepararse para cada hallazgo de auditora como paso final de su desarrollo. Este papel de trabajo est estructurado en secciones, una para cada paso del procedimiento antes mencionado, pudiendo registrar cualquier otra informacin que se considera necesaria a los fines de resumir los resultados y trabajos realizados a propsito de cada hallazgo. El desarrollo de un hallazgo supone continuar la operacin de recopilar informacin aplicando todas las tcnicas de auditora que se consideran aun necesarias. Es decir pensando permanente que este resultado habr de ser parte constitutiva del informe. Sera conveniente que continuamente someta el hallazgo en perspectiva al cuestionario de control de calidad antes comentado.

Identificacin de la Deficiencia o Debilidad

Este paso comprende la aplicacin de tcnicas de la auditoria y obtencin de evidencia suficiente, permite y competente con el propsito de reunir y establecer claramente el o los hechos que conforman la CONDUCCIN. Posteriormente, se debe conformar con el CRITERIO.
LIC. GUSTAVO GIL

95

AUDITORA OPERATIVA

Al objeto de alcanzar una conduccin eficiente de la auditora, ser oportuno que el auditor llegue con la empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre los que existen diferencias de opinin o interpretacin. Una deficiencia o debilidad, sobre la que existen opiniones o interpretaciones encontradas, ser discontinuada o excluida del informe nicamente cuando el auditor no est razonablemente seguro de sus conclusiones.

Identificacin de los Criterios Aplicables

El propsito de esta identificacin es saber cules sern los "CRITERIOS", o niveles deseados de rendimiento, aplicable en la evaluacin y eliminar as cualquier subjetividad. La existencia de "CRITERIOS" definidos por los ejecutivos, facilita en gran medida el trabajo de los auditores y el resudado de la evacuacin, sin embargo, estos indicadores deben ser sometidos a un anlisis para establecer su eficiencia y aplicabilidad. En este caso de que la empresa no cuente con CRITERIOS definidos se debern disear los mismos, con la activa participacin de los funcionarios involucrados en el examen.

Determinacin de la importancia

Para este fin debe tomarse en cuenta los siguientes factores: Caracterstica de la empresa. Difusin de la deficiencia o debilidad. Efecto de la divergencia condicin criterios La importancia de un hallazgo es algo que depende en gran medida del criterio del auditor, ya que habr de tomar en cuenta en su decisin factores tales como el tamao, la magnitud de operacin, los objetivos, la situacin actual, etc., de la empresa, como tambin el conocimiento que tenga de empresas similares.

Deber considerar adecuadamente s la deficiencia es aislad, difundida o repetitiva. Una deficiencia podra tener poca significacin en cuanto al EFECTO, pero estar muy difundido a lo largo de la organizacin o estar muy difundida ni ser frecuente, pero por si sola ser muy significativa. La importancia de una debilidad est en funcin del "EFECTO", que puede ser cuantificable o no, efectivo o potencial, tangible, inmediato o mediato, directo o colectivo, etc., cualquiera que sea su forma, tendr que ser ampliamente demostrado.
LIC. GUSTAVO GIL

96

AUDITORA OPERATIVA

Es tambin parte de este paso llegar a tener el convencimiento de que la importancia asignada por auditor a una deficiencia o debilidad, es tambin reconocida por los propios ejecutivos de la empresa, tanto para fines de rendimiento de la auditora como para la aplicacin oportuna de las soluciones.

Determinacin de las Causas

Determinar una causa es comprendera en todo su alcance, lo que equivale a obtener toda la informacin que le concierne, de tal modo que no parezca superficial, sino detenidamente analizada. Si no se capta aproximadamente la causa de una condicin, ser bastante difcil proponer recomendaciones firmes. En pocas ocasiones es fcil encontrar la principal o verdadera "CAUSA", generalmente se encuentra encubierta por informacin o hechos de diversa caracterstica; aspecto por el cual el auditor, debe aplicar ampliamente su capacidad analtica para establecer su naturaleza. Determinar la o las "CAUSAS" es responder a la pregunta: Por qu tuvo lugar la situacin adversa? Las posibles respuestas tentativas, que deben ser profundizadas por el auditor abarcan asuntos tales como: error humano, deficiencias materiales, fallas de maquinara y equipo, inadecuada situacin financiera, cambios en el mercado, debilidades de organizacin, defectos funcionales, incorreccin en las mediciones, inconsistencia de los planes, etc.

Formulacin de Recomendaciones

Las recomendaciones que corresponden deben formularse de manera objetiva, sealando las ventajas y posibles problemas que podran presentarse como resultado de su implementacin. Las recomendaciones propuestas deben contener, de ser posible, una cuantificacin de los beneficios que se espera obtener con su implementacin. Las recomendaciones deben significar un verdadero apoyo y ser congruente con el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa.

Validacin de Resultados

Los hallazgos de auditora as como las conclusiones y recomendaciones formuladas, deben ser puestos en consideracin de los ejecutivos, con el propsito de permitir a los interesados el descargo de sus responsabilidades y garantizar la calidad del examen, que deviene de la aceptacin del hallazgo y la validez de las recomendaciones formuladas. Esta accin compromete a garantizar la implementacin de las recomendaciones, por parte de los ejecutivos y otros funcionarios de la empresa.

LIC. GUSTAVO GIL

97

AUDITORA OPERATIVA

En caso de discrepancia respecto de los resultados del examen, los auditores deben exponer los resultados obtenidos. De percibir la discrepancia, se debe considerar en el cuerpo del informe la naturaleza de las mismas, explicando las causas de la misma.

CARCTER CAMBIANTE DE LA AUDITORA Siempre existe la posibilidad de cambio en la direccin o intensidad del trabajo segn como fue planificado inicialmente, tal vez sea conveniente la ampliacin o reduccin del alcance o quin sabe si hasta discontinuar la auditora. Es en la fase de auditora en profundidad que normalmente se advierten las razones para tomar decisiones a este respecto, en funcin del conocimiento ms profundo que progresivamente se adquiere sobre las condiciones preliminares, que podran dar lugar a hallazgos significativos. Continuar con una probable condicin hasta completar el proceso de desarrollo de un hallazgo, depende de su importancia, de tal modo que vaya logrndose justificar la aplicacin de los recursos y esfuerzos de auditora dentro de las limitaciones de costo y tiempo establecidos al concluir la fase de trabajo preliminar. El desenvolvimiento firme y eficiente de una auditora obliga a ejercer control continuo sobre la potencialidad de las condiciones y sobre las evidencias e informacin recientemente obtenidas. Cuando al profundizar en el examen una posible condicin, pierde progresivamente importancia hasta el punto de no tener mayor significacin, no queda otra alternativa que discontinuarla, es decir, suspender la aplicacin de recursos y cualquier otro trabajo de auditora. Sin embargo, tal decisin no debe ser adoptada considerada en forma aislada la condicin que se piensa discontinuar, ya que tal vez una suma de condiciones no importantes podra repercutir adversamente en la empresa si son considerados en conjunto. Por otra parte, depender mucho de lo que el auditor segn los factores que decida tomar en cuenta considere importante.

LIC. GUSTAVO GIL

98

AUDITORA OPERATIVA

CUARTA ETAPA EL INFORME DE AUDITORA OPERACIONAL

La cuarta fase de la auditora operacional es la comunicacin de los resultados del examen. En realidad el auditor operacional va comunicando los resultados del examen verbalmente durante todo el transcurso, para obtener el punto de vista de los ejecutivos y funcionarios de la empresa y para discutir los hallazgos de la auditora con ellos.

Un aspecto muy importante del informe es la cualidad de ser convincente al lector. Los hallazgos deben presentar los hechos de una manera convincente y las conclusiones y recomendaciones deben referirse lgicamente de los hechos presentados.

Los datos incluidos en el informe deben ser suficientemente convincentes a los lectores de la importancia de los hallazgos, la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones.

Los lectores del informe necesitan conocer los objetivos, el alcance y la metodologa de la auditora para comprender su propsito, juzgar los mritos del trabajo realizado y de sus resultados y entender todas sus limitaciones significativas.

Al incluir los objetivos en sus informes, los auditores deben exponer las razones por las cuales se llev a cabo la auditora y los fines que persigue el informe, expresar claramente los fines del informe implica normalmente indicar el asunto o materia de la auditora y el aspecto del desempeo examinado y, puesto que los resultados de la auditora depende de sus objetivos, los hallazgos son explicados y las conclusiones y recomendaciones a las que se ha llegado.

El contenido del informe debe ser presentado de manera objetiva teniendo cuidado de incluir el punto de vista de los funcionarios de la empresa examinada, en caso de ser diferente al punto de vista del auditor. Una presentacin equitativa de puntos de vista contrarios al criterio del auditor tendr como resultado un resultado que ser mucho ms aceptable a los funcionarios de la empresa y aumentar la posibilidad de la aceptacin de las recomendaciones.

LIC. GUSTAVO GIL

99

AUDITORA OPERATIVA

El contenido del informe debe ser relatado en forma narrativa, haciendo comentario sobre las actividades tendentes a mejorar las tres E de la auditora operacional y debe fundamentalmente permitir la toma de acciones correctivas necesarias por los ejecutivos en forma oportuna.

CARCTER DEL INFORME El informe de auditora debe ser elaborado de acuerdo a un formato que facilite su comprensin y con un alto grado de profesionalismo. Para alcanzar eficazmente los objetivos de la comunicacin de los resultados de la auditora es importante que cada informe, el lo posible, sea un trabajo preciso y convincente, que merezca de ser ledo.

En el alcance se deber indicar la profundidad y cobertura del trabajo que se haya realizado para cumplir los objetivos de auditora. En la medida que sea aplicable, se debe establecer la relacin entre la muestra realizada y el universo, y el perodo bajo examen, especificar los tipos y fuentes de evidencias utilizadas y explicar los problemas relacionados con la calidad u otros problemas con la evidencia. Se debe incluir una referencia a las limitaciones impuestas al enfoque de la auditora debido a las limitaciones de la informacin o del alcance de la auditora.

Se debe hacer referencia a la metodologa aplicada y explicar claramente las tcnicas que se han empleado para obtener y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditora. Esta explicacin debe identificar cualquier supuesto significativo que se haya osado al ejecutar la auditora; tambin debe describir las tcnicas comparativas que se hayan aplicado, describir criterios e indicadores que fueron utilizados y, cuando se haya empleado mtodos de muestreo, explicar la forma como se diseo la muestra y las razones para su eleccin.

IMPORTANCIA DEL CONTENIDO Los asuntos incluidos en todo informe deben ser de la suficiente importancia como para merecer la atencin de aquellos a quienes van dirigidos. La utilidad y por lo tanto la efectividad disminuye con la inclusin de asuntos de poca importancia, porque ellos tienden a distraer la atencin del lector de los asuntos realmente importantes que se informan.

LIC. GUSTAVO GIL

100

AUDITORA OPERATIVA

UTILIDAD Y OPORTUNIDAD La preparacin del informe debe estar precedida de un cuidadoso anlisis de los objetivos buscados, los receptores del informe previsto y la clase de informacin necesaria a los receptores para cumplir los propsitos determinados. El auditor debe estudiar la informacin o proporcionara, desde la perspectiva de los receptores del informe, como el propsito es estimar una accin constructiva al proporcionar informacin, los informes deben ser estructurados en funcin de inters u necesidades de los usuarios.

El informe debe ser escrito de tal forma que sea claro a cualquier persona bien informada y razonablemente inteligente. La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un informe cuidadosamente preparado puede ser escaso de valor si llega demasiado tarde al nivel de decisin como para considerar la informacin con relacin a cualquier accin que necesite efectuar.

Los problemas que afectan la oportunidad del informe generalmente se origina en las fases de planteamiento, administracin y anlisis del trabajo. Las demoras en el proceso del informe generalmente conciernen a problemas no resueltos o desconocidos que deban haber sido resueltos durante la fase de desarrollo del hallazgo. La integracin del informe con la fase de trabajo de planeamiento y ejecucin de la auditora debe ayudar a revelar este problema y facilitar su solucin oportuna.

Los hallazgos que involucran aspectos tales como gastos innecesarios o indebidos, desperdicios de recursos operaciones o transacciones ilegales y otras fallas en proteger los intereses de la empresa, deben ser comunicados sin tardanza de modo que se puedan tomar las decisiones de correccin oportuna

EXACTITUD Y CONVENIENCIA DE LA INFORMACIN SUSTENTATORIA Todos los procedimientos relativos a la preparacin, revisin y procesamiento de informacin deben ser aplicados con el objeto de producir informes que no contengan errores de hechos, lgicos o de razonamiento.

El requisito de exactitud est basado en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe y de asegurar a los usuarios y lectores del mismo que su contenido es digno de crdito. Una falta de exactitud puede ocasionar la duda sobre la validez de todo el informe, de desviar la atencin de lo esencial del informe. Est en juego la reputacin del auditor y la unidad que prepar el informe.
LIC. GUSTAVO GIL

101

AUDITORA OPERATIVA

Todos los datos, hallazgos y conclusiones proporcionadas en el informe deben estar adecuadamente sustentados, con evidencia objetiva suficiente y pertinente y est contenida en los papeles de trabajo para demostrar o probar cuando sea necesario, los fundamentos de los asuntos informados y su exactitud y razonabilidad. No es necesario incluir informacin sustentadora, excepto la que sea necesaria para la presentacin convincente, sin embargo, esta informacin debe ser sistemticamente guardada en los archivos y estar disponibles.

Las opiniones y conclusiones deben estar identificadas claramente como tales en el informe y estar basadas en suficiente trabajo de auditora que las respalden. En la mayora de los casos el ejemplo de una sola deficiencia no puede respaldar una conclusin amplia y la consiguiente recomendacin de accin colectiva.

CLARIDAD CONVINCENTE Los hallazgos deben ser presentados de una manera convincente y las conclusiones y recomendacin se deben inferir lgicamente de los hechos presentados.

Los datos incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a los lectores de la importancia de los hallazgos, razonablemente de las conclusiones y las conveniencias de aceptar las recomendaciones.

Los informes diseados de esta manera ayudan a centrar la atencin de los funcionarios responsables en los asuntos del informe que merecen atencin y para estimular la accin correspondiente.

OBJETIVIDAD Y PERSPECTIVA Cada informe debe presentar los hallazgos de una manera objetiva y clara en incluir suficiente informacin sobre el asunto principal de manera que proporcione a los lectores una perspectiva adecuada. El objetivo es entregar informes que sean reales, que no conduzcan a error y que a la vez hagan nfasis especial en los asuntos que necesitan atencin.

El auditor debe, sin embargo cuidarse de la tendencia a exagerar y enfatizar demasiado la ejecucin deficiente de las operaciones anotadas durante la revisin.
LIC. GUSTAVO GIL

102

AUDITORA OPERATIVA

La informacin necesaria para lograr una perspectiva apropiada del informe debe estar contenida tanto en la sntesis como en el detalle del informe y tiene que incluir: 1. Una declaracin de la naturaleza y alcance del examen. Cuando sea apropiado, el informe debe expresar claramente que el nfasis principal de la auditora fue el examen de los asuntos que aparentemente requeran atencin y de que no se efectuaron las evaluaciones completas de las actividades u operaciones.

2. Informacin sobre el tamao y naturaleza de las actividades o programas a los que se refieren los hallazgos, de la manera que sirvan para proporcionar una perspectiva contra la cual se puede medir la importancia de los mismos.

3. Descripciones correctas y claras de los hallazgos de modo que sea factible evitar malas interpretaciones. Esto requiere el reconocimiento de todos los comentarios obtenidos de funcionarios y la identificacin de todos los factores relevantes, aun cuando algunos sean contrarios a los hallazgos.

4. Informacin no solo de los aspectos deficientes, sino tambin de los aspectos satisfactorios de las operaciones examinadas cuando sean importantes y estn justificadas en el alcance del trabajo. Esto no significa que cuando hay algo inadecuado para informar, que debe decirse algo satisfactorio para balancearlo.

CLARIDAD Y SIMPLICIDAD Para que el informe comunique con efectividad debe presentarse tan claro y simple como sea posible. Tambin es importante la claridad porque la informacin contenida en el informe puede ser usada por otros funcionarios que no participarn directamente en el trabajo principal o en la preparacin y revisin del informe.

No se debe presuponer que los lectores tengan conocimientos tcnicos detallados.

Cuando se usan trminos y abreviaciones no familiares se deben definir claramente. Los esfuerzos en el estilo deben estar dirigidos a que el significado sea claro.

LIC. GUSTAVO GIL

103

AUDITORA OPERATIVA

Para que haya claridad es necesaria una organizacin adecuada del material de informacin y precisin en el detalle de los hechos, en su anlisis y emisin de conclusiones.

Muchos de los informes tienen que ver con asuntos complejos y varias secciones del informe se encuentran interrelacionadas. Esto dificulta a veces a evitar repeticin. Sin embargo, hasta el mximo posible debe estar tan organizado que, excepto, por informacin incluida tambin en la sntesis, todo tipo que tiene que decir sobre una materia dada esta cubierta en alguna parte del informe.

Se debe usar ayudas visuales (dibujos, fotografas, cartas, grficas, mapas, etc.) para que el informe sea ms comprensible y por lo tanto ms til.

CONCLUSIN El informe no debe ser ms largo de lo necesario para comunicar la informacin. Demasiado detalle quita monto al informe y puede desvirtuar el mensaje real o confundir y desanimar a los lectores. En la determinacin del contenido del informe, el auditor debe tener presente que los informes que sean completos, y a la vez costosos tiene mayores probabilidades de restar atencin.

SUFICIENCIA Aunque el informe debe ser conciso, debe recordarse que la brevedad no siempre es una virtud. El informe debe contener informacin suficiente sobre los hallazgos, conclusiones y recomendaciones para promover un entendimiento adecuado de los asuntos informados y para proporcionar presentaciones convincentes y claras en una perspectiva adecuada. Los informes deben incluir tanta informacin como sea necesaria para mantener al lector adecuadamente informado de los resultados del trabajo de auditora.

El auditor no debe esperar que los lectores conozcan los mismos factores que l, por lo tanto el informe no debe ser escrito con una escasa explicacin de los hechos. Si tiene conclusiones, opiniones y recomendaciones y quiere que los lectores conozcan, debe exponerla claramente en lugar de dejarlas a que los lectores las supongan.

LIC. GUSTAVO GIL

104

AUDITORA OPERATIVA

TONO CONSTRUCTIVO De acuerdo con un objetivo bsico de mejorar la administracin de las actividades de la entidad y superar la ideologa de la comodidad y la tirana de las costumbres, el tono del informe debe estar dirigido a provocar una reaccin de aceptacin de los hallazgos y conclusiones.

Los ttulos, captulos y contenidos del informe deben ser enunciados en trminos constructivos. Aunque los hallazgos se presenten en trminos claros, debe tener presente que el objetivo es lograr una reaccin favorable, y que esta se pueda lograr con eficiencia estando el lenguaje que genera innecesariamente acciones defensivas y de oposicin. En resumen los informes se deben preparar considerando lo siguiente:

1. Redacte en forma objetiva, sencilla, concisa y clara, evitando el uso de terminologa tcnica muy especializada. 2. Incluya informacin suficiente de los aspectos significativos, pero evite prrafos largos y complicados. 3. Verifique que exista evidencia suficiente, adecuada y detallada en los papeles de trabajo. 4. Asegure un contenido convincente y de tono constructivo. 5. Concluya su redaccin durante el trabajo de campo y asegure una emisin y entrega oportuna. 6. Confirme la exactitud de la informacin. 7. Conserve la estructura preestablecida. 8. Revise su contenido detenidamente, antes de que se emita.

ORGANIZACIN DEL INFORME La estructura del informe debe ser diseada de acuerdo con la informacin a proporcionar y el propsito a servir. El mensaje o tema central debe proporcionar la direccin y propsito de todo contenido del informe. Cada palabra, oracin, prrafo, seccin o captulo debe contribuir a la comunicacin efectiva del mensaje bsico. La informacin introductoria debe situar la escena, ofrecer la perspectiva y guiar hacia el contenido del tipo del mensaje y la cantidad de informacin depende del mensaje que se va a dar. Se deben evidenciar claramente las relaciones existentes entre las recomendaciones y las causas principales de los problemas discutidos.
LIC. GUSTAVO GIL

105

AUDITORA OPERATIVA

Los comentarios o respuestas de los funcionarios responsables de la entidad y de las personas adversamente afectadas son importantes y de inters a los lectores, deben presentar adecuadamente esos comentarios o reacciones junto a las evaluaciones.

Debe hacerse uso liberal de subttulos cortos y comprensivos en el informe. Tales subttulos son, particularmente tiles a los lectores que desean recorrer rpidamente con la vista el informe para localizar cierto material o recordar el flujo de ideas expuestas.

El formato bsico que se pone es lo suficientemente flexible para la presentacin del informe, as como para otro tipo de informes preliminares cuando sea necesario. La estructura es como sigue:

1. Caratula 2. Carta del informe 3. ndice y lista de abreviaturas. 4. Sntesis o resumen. 5. Informacin introductoria. 6. Captulos de comentarios sobre hallazgos (incluye conclusiones y recomendaciones). 7. Informacin financiera complementaria (cuando sea apropiada). 8. Anexos (cuando sea necesario). 9. Contra caratula. La sntesis o resumen del informe puede publicarse en forma separada.

TTULO DEL INFORME El ttulo del informe debe ser interesante y debe disearse para transmitir el mensaje del informe. En la mayora de los casos este debe presentar el rasgo ms importante de la auditora o del resultado constructivo a lograr a travs de una accin apropiada sobre los hallazgos.

PRIMERAS HOJAS La cartula y la primera hoja del informe normalmente tienen idntica informacin. La segunda hoja presenta la carta del informe.
LIC. GUSTAVO GIL

106

AUDITORA OPERATIVA

La tercera hoja debe presentar el ndice del informe con la relacin a los rubros que la conforman y el nmero de pgina que le corresponden al informe. Luego del contenido es aconsejable presentar una lista de las abreviaturas usadas en el informe. No se deben incluir abreviaturas de uso corriente, si no aquellas abreviaturas o siglas pertinentes al contenido del informe.

LA CARTA DEL INFORME Es la nota de presentacin del informe y va dirigida al ejecutivo de mayor nivel de la empresa. Los asuntos que cubre esta carta son: Identificacin del informe, indicando ttulo y nmero. Mencin a la naturaleza y autorizacin del examen. Nombres y cargos de otros funcionarios a los que se hacen llegar copias del informe. Referencia a que tanto los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del informe fueron vlidos con los funcionarios afectados. Dependiendo de la condicin del auditor (interno y externo) la mencin que se practicar la correspondiente accin de seguimiento.

CAPTULO DE INFORMACIN INTRODUCTORIA Esta informacin servir de base para una mejor comprensin del mensaje principal del informe, el material expuesto debe ser relativamente corto. El contenido de esta informacin es:

a. Antecedentes de las operaciones o actividades examinadas: una breve informacin sobre el origen de la actividad, programa, etc. Ayudar a situar la escena para los hallazgos detallados y de inters para los lectores que no estn familiarizados con los antecedentes. b. Alcance y naturaleza del examen. El captulo introductorio debe incluir toda la informacin acerca del alcance y naturaleza del trabajo para situarlos en la perspectiva adecuada. El auditor debe considerar que los lectores del informe tienen derecho a conocer el alcance y la naturaleza del trabajo as como una indicacin de la cobertura establecida como esquema de referencia para los hallazgos.

LIC. GUSTAVO GIL

107

AUDITORA OPERATIVA

Declaraciones positivas. El informe debe considerar el transmitir a los lectores la imagen ms imparcial posible.

Principales funcionarios responsables. Cada informe debe incluir nombres, cargos y prioridades de servicio de los funcionarios principales responsables de las actividades examinadas.

CAPTULO DE COMENTARIOS SOBRE LOS HALLAZGOS Constituye el mensaje principal que el auditor quiere comunicar a los lectores a travs de la presentacin del informe. Atributos del hallazgo.- El siguiente patrn es recomendado para el contenido de los captulos de comentarios sobre los hallazgos (debe considerarse los tres atributos claves: criterio, efecto y causa).

Tipo descriptivo.- Los hallazgos deben tener un ttulo que de por s indique la naturaleza del problema, debe ser expresado positivamente, y en algunos casos puede incluir el efecto expresado en trminos cuantitativos.

Introduccin de la conclusin.- Es un resumen del hallazgo; debe ser expuesta al comienzo de la seccin, proporcionada al lector una breve sinopsis del hallazgo y un sentido deseable de la perspectiva.

FORMULACIN DE CONCLUSIONES Las conclusiones son opiniones profesionales del auditor basadas en su examen, su formulacin se basa en la situacin encontrada manteniendo una actitud objetiva positiva e independiente sobre lo examinado, son una parte importante del informe de auditora y estn respaldadas en los papeles de trabajo.

FORMAS DE PRESENTACIN DE LAS CONCLUSIONES Se presenta la conclusin en forma ms detallada y luego de haber presentado los atributos del hallazgo y comentarios de los funcionarios, se puede identificar la conclusin como tal a travs de un subttulo que puede ser numerado en orden correlativo de la presentacin de las conclusiones.

LIC. GUSTAVO GIL

108

AUDITORA OPERATIVA

PROCESAMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Estas son el producto ms importante del informe de la auditora debido a ello deben ser claramente identificadas. Las recomendaciones son sugerencias positivas para mejoras o soluciones prcticas a los problemas o deficiencias encontradas cuyo fin es mejorar o cambiar las operaciones o actividades de la entidad. Al formular recomendaciones el auditor debe incluir las leyes, reglamentos, directivas, etc., que por su mandato deben cumplirse. Deben estar dirigidas al titular de la entidad y al funcionario responsable del rea al nivel ms alto.

CONTENIDO DE LAS RECOMENDACIONES Cuando un informe tiene que ver con las deficiencias, las recomendaciones debern ser diseadas para corregir las causas principales de las deficiencias y lograr un ajuste de los casos especficos que se han identificado. De esta manera se incrementarn hasta los beneficios del trabajo. Esta es la razn por la que se pone nfasis en la identificacin de las causas bsicas, solo mediante la identificacin de estas se pueden proyectar recomendaciones efectivas.

PRESENTACIN DE LAS RECOMENDACIONES EN EL INFORME Las recomendaciones son presentadas conjuntamente con el hallazgo y las conclusiones pertinentes, normalmente al final de cada captulo o sesin referente a hallazgo, identificando la recomendacin por medio de un subttulo descriptivo asignando a cada recomendacin incluida en el informe un nmero correlativo.

IDENTIFICACIN DE LAS RECOMENDACIONES Deben utilizarse la expresin recomendamos que, etc. En el cuerpo del informe para recomendaciones especiales.

IDENTIFICACIN DEL FUNCIONARIO QUE DEBE ACTUAR Para enfocar la atencin en las responsabilidades principales y facilitar al nivel superior el estudio de la accin recomendada, se debe identificar al funcionario de la organizacin que debe llevar a cabo la accin. CLARIDAD DE LAS RECOMENDACIONES Las recomendaciones deben ser expuestas en oraciones afirmativas, simples y estar libre de ambigedades o calificaciones innecesarias.

LIC. GUSTAVO GIL

109

AUDITORA OPERATIVA

SENTIDO CONSTRUCTIVO DE LAS RECOMENDACIONES Las recomendaciones deben ser constructivas y considerar: Ser tan especficas como fuera posible, evite recomendaciones muy generales No limite la recomendacin, a que simplemente se cumplan las disposiciones legales. No recomiende acciones ya tomadas completamente. Identifique la persona que debe tomar accin correctiva. Evite el lenguaje extremado (inmediatamente, sin demora, etc.) Incluya la explicacin de las razones para hacer la recomendacin o su objetivo. Considere el factor costo - beneficio de cada recomendacin. Sea lo ms breve posible. Identifique la recomendacin como tal.

ANEXOS AL INFORME Los anexos deben ser presentados por el auditor de forma clara, accesible al lector, sin abundar en terminologas tcnicas.

FORMATO DE LA SNTESIS DEL INFORME El formato del informe deber constar de un resumen del contenido de la auditora. La sntesis tiene la ventaja de presentar, para revisin rpida por parte del lector, los resultados principales de la auditora. El propsito principal de la sntesis es hacer del informe un instrumento ms til a sus posibles lectores o usuarios. La sntesis debe presentar en forma exacta, justa y clara lo ms importante del informe de tal forma que se evite malos entendidos o interpretaciones. No debe presentar hechos u opiniones que no estn contenidos en el informe ni dar nfasis indebido a partes menos significativas del mismo. La estructura de la sntesis puede ser la siguiente:

a) Encabezamiento. b) Hallazgos y conclusiones principales. c) Recomendaciones principales. d) Comentarios y/ acciones tomadas por la entidad. e) Asuntos importantes no resueltos.

LIC. GUSTAVO GIL

110

AUDITORA OPERATIVA

ESTILO DE LA SNTESIS Sugerencias para preparar la sntesis:

Use la construccin gramatical en tercera persona. Use oraciones y prrafos cortos. Use palabras simples. Use frases que califiquen pero no exagere. Use solo abreviaturas bien conocidas y familiares. Subraye o escriba con otro molde de letra para enfatizar. Haga uso liberal de referencias a pginas del informe para encaminar a los lectores a los detalles del hallazgo, conclusiones y recomendaciones y a los comentarios y/ acciones de las entidades.

SUGERENCIAS PARA EL USO DE AYUDAS VISUALES Se debe: Tener en mente las fotografas y otras ayudas visuales desde el comienzo de una auditoria, especialmente cuando se encuentra en el lugar de trabajo. Buscar oportunidades para hacer que un informe sea ms claro y sucinto, mediante el uso de ayudas visuales. Colocar todas las ayudas visuales cerca del asunto con el cual se relacionan en el texto. Usar ayudas visuales de naturaleza general (mapas) en las primeras pginas del informe. Proporcionar un elemento de comparacin del tamao cuando sea posible; si el asunto es una mquina grande coloque a un hombre en la fotografa. Consiga informacin en la fecha en que fue tomada la foto. Usar siempre un ttulo para explicar que hay en la foto.

No se debe: Principiar sobre la base de terminemos el informe y despus busquemos algo para ilustrarlo. Destacar algo que no se explica en el ttulo de una foto. Usar grficos u otro material tan diminuto que no pueda ser ledo. Reconoce logros positivos de la administracin dignos de ser mencionados?

LIC. GUSTAVO GIL

111

AUDITORA OPERATIVA

Ha hecho el auditor jefe de grupo de equipo, uso suficiente de la autoridad conferidas para efectuar el examen?

RESPONSABILIDADES DE LA REDACCIN Y REVISIN DEL INFORME La redaccin del informe debe hacerla el auditor, jefe del equipo de auditora que realiz el examen, esta responsabilidad es compartida por los auditores que intervinieron en las diferentes fases por las que pasa el borrador del informe hasta llegar a la consideracin del jefe de la unidad, quien aprueba el informe y es el responsable del contenido. Una lista de preguntas que ayudar al jefe de la unidad a efectuar una revisin es la siguiente: Cubre el examen el propsito de la auditoria? Es necesario expresarlo de esa manera? Comunica a la administracin lo observado? Cumplen los hallazgos con los atributos que los caracterizan? Se apoyan las conclusiones en los hallazgos? Responden las recomendaciones a las conclusiones y son factibles, prcticas y econmicas? Es necesaria la accin correctiva que se recomienda? Es adecuada? Son actuales los hechos que se presentan? Entender la administracin el informe? Se debi de decir algo y puede incluirse? Es un resultado profesional? Cumple el informe con las normas de auditora aplicable? Es correcto, completo y bien presentado? Estn los hallazgos expresados en forma objetiva, clara y sencilla, debidamente respaldados en los papeles de trabajo? Est la crtica expuesta bajo una perspectiva equilibrada? Seala asuntos que deben ser estudiados con ms profundidad si el caso lo requiere?

LIC. GUSTAVO GIL

112

AUDITORA OPERATIVA

EL APPRAISAL (APPRAISEMENT LEAST READING)

INTRODUCCIN El Appraisal o evaluacin de los programas de personal es el fundamento sobre la cual se sustenta la auditora del personal. El Appraisal se realiza observando hacia atrs u observando hacia delante. Desde el Appraisal de personal concierne a la comparacin de lo que ha pasado con lo que se esperaba que sucediese (metas) hay una tendencia en convertir la auditora en un simple proceso fiscalizador. Los empleados responsables comienzan a buscar sus descargos en el evento de que sean llamados a entrevistas. Esto fomenta el comprometer a otros, provocando mayores problemas que la correccin buscada.

Por el otro lado, la observacin hacia delante intenta descubrir lo que estuvo mal a fin de que la deficiencia no se repita. Debe ponerse nfasis en que buscamos mejorar la situacin en vez de buscar un culpable de errores pasados.

El xito de un Appraisal y auditoria de personal depende de la persona o personas que conducen el plan as como tambin de la forma como este es conducido, es decir, de un equipo de auditores bien implementados en nmero e idoneidad.

CONTENIDO DE APPRAISAL El Appraisal de las funciones o actividades del personal varan de acuerdo a las caractersticas especficas de la empresa o entidad.

Al igual que en una auditora contable, debe ajustarse a las necesidades de la empresa (entidad).

Algunas de las preguntas que una auditora de personal debe responder, son los siguientes: 113

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

1) Es el departamento de personal productivo? 2) Est cumpliendo con todas las funciones que puede y debera? 3) Est cubriendo sus objetivos, econmicamente?

A fin de contestar completamente a estas tres interrogantes, la auditora de personal incluye, normalmente seis partes: 1) Porcentaje de rotacin del personal. 2) Estadsticas estndar del diseo. 3) Cuestionario funcional del anlisis. 4) Encuestas de actitudes. 5) Inventario psicolgico del personal. 6) Uso racional de los recursos humanos.

LIC. GUSTAVO GIL

114

AUDITORA OPERATIVA

ALGUNAS GUAS Y PROGRAMAS DE AUDITORA OPERATIVA

GUA PARA LA ELABORACIN DE UN PROGRAMA RAMA DE AUDITORA OPERATIVA DE EFICIENCIA INSTITUCIONAL

1. Un programa para la revisin operativa de la eficiencia institucional general de una empresa deber incluir aspectos, reas y actividades que proporcionen al auditor informacin que le permite hacer un estudio crtico de lo siguiente: A.- GENERALES 1. Dicta la mxima autoridad por escrito la poltica interna a seguir en todos los niveles de la entidad? 2. Est la poltica interna de la entidad de acuerdo a las disposiciones legales, reglamentos vigentes? 3. Se sistematizan las acciones de la entidad en el proceso administrativo de: Planeamiento. Organizacin Direccin. Control.

B.- PLANEAMIENTO 1. Se ha elaborado un planeamiento racional e integrado de los recursos humanos, materiales y financieros disponibles? 2. Est orientado el planeamiento a conducir las operaciones de toda entidad, de una manera eficaz, eficiente y econmica? 3. Estn los objetivos y metas de la entidad, encuadrados en la poltica interna dictada por la mxima autoridad? 4. Contribuyen los planes y las acciones que de ellas derivan, al cumplimiento de los objetivos de la entidad? 5. Se cumplen los objetivos programados, con el mximo grado de eficiencia, efectividad y economa? 6. Es el planeamiento la base de la organizacin, direccin, coordinacin y control? 7. Tiene la entidad formulados o esbozados planes a corto plazo? 8. Se solicita la intervencin de todos los niveles de la entidad para elaborar el plan anual?

LIC. GUSTAVO GIL

115

AUDITORA OPERATIVA

9. Es flexible el plan? C.- ORGANIZACIN 1. Se establece claramente las lneas de autoridad y responsabilidad, en todos los niveles de la entidad. 2. Se seala en forma escrita las lneas de autoridad, que aseguren la continuidad de los fines de la entidad. 3. Se ha delimitado en forma escrita, la delegacin de autoridad en todos los niveles de la entidad. 4. Se ha establecido y mantiene la entidad, unidad de mando en todos los niveles. 5. Mantiene las jerarquas de unidades y/ reas, un alcance y lmite de control. 6. Existen en cada nivel de la entidad: 6.1 Manual de organizacin y funciones. 6.2 Manual de procedimientos. 7. Se cumple: 7.1 El manual de organizacin y funciones. 7.2 Manual de procedimientos. 7.3 El reglamento de trabajo. 8. Existe un organigrama aprobado. 8.1 Refleja la verdadera organizacin de la entidad. 9. Se establecen y mantienen adecuadamente las lneas de comunicacin. D.- EJECUCIN O DIRECCIN 1. Se asigna por escrito en forma clara, las funciones y responsabilidades de todos los funcionarios y empleados. 2. Se han separado adecuadamente las funciones en todos los niveles de la entidad,de tal forma que ningn servidor tenga bajo control la ejecucin de una transaccin u operacin en forma completa. 3. En cada operacin o transaccin financiera y administrativa, se cumplen los procedimientos de: 3.1 Autorizacin. 3.2 Registro. 3.3 Control. 4. La autorizacin de operaciones financieras y administrativas se aplica: 4.1 En forma escrita. 4.2 Uniformemente.
LIC. GUSTAVO GIL

116

AUDITORA OPERATIVA

4.3 De acuerdo con disposiciones legales. 4.4 De acuerdo con las normas de sistemas aplicables. E.- PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 1. Se encuentra la documentacin que recibe la entidad registrada y numerada correlativamente. 2. Se Permite el registro de la documentacin, su localizacin rpidamente. 3. Se enumeran correlativamente: 3.1 Las directivas. 3.2 Las resoluciones F.- EVALUACIN I. II. Se han establecidos procedimientos de evaluacin. tienden las evaluaciones a sealar las desviaciones y su correspondiente accin correctiva en sentido constructivo. III. Se basa la evaluacin en disposiciones y reglamentos escritos, que reduzcan la influencia de factores subjetivos. II OTROS El auditor, instruir si cree conveniente aspectos, reas y actividades que complementen la presente gua, de acuerdo a su experiencia y polticas de la empresa o entidad por examinarse.

LIC. GUSTAVO GIL

117

AUDITORA OPERATIVA

ENFOQUE DE LA AUDITORA OPERATIVA EN EL REA DE VENTAS

1. Objetivo. Las ventas constituyen una operacin de primordial importancia en las empresas, en virtud de que son la operacin que produce los ingresos y permite utilizar su objetivo. Su influencia en los resultados que se obtiene es determinante, pues son el elemento natural de que se dispone para hacer frente a los costos y gastos totales que se efectan para llevar a cabo la operacin de la empresa. Consecuentemente, todas las mejoras en la eficiencia de la operacin de ventas, inciden directamente en la obtencin de mejores resultados.

La auditora operativa de ventas, como la de cualquier otra operacin, tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operacin de ventas, con el propsito de lograr incrementar la eficiencia y eficacia operativa, a travs de proponer las recomendaciones que se consideren adecuadas.

2. Responsabilidades de la gerencia de ventas. Las responsabilidades bsicas de la funcin de ventas son: Establecer los objetivos de venta del negocio. Establecer los planes para cumplir dichos objetivos. Distribuir y organizar las responsabilidades de ventas. Establecer estndares de ejecucin. Ejecutar los planes a travs de procedimientos efectivos. Revisar los resultados con el objeto de mejorarlos en el futuro.

3. Factores bsicos de las ventas. La venta de productos y servicios representan la fuente principal del ingreso de una empresa, la mxima utilidad neta de un producto o servicio se obtiene a travs de un adecuado volumen de ventas a un precio favorable que excede de un volumen mayor de ventas. El factor precio y el factor costo debe estar adecuadamente engranado y mantenido con el objeto de producir el resultado deseado. Una revisin de la funcin real de ventas puede determinar que tanto los factores de volumen, precio y costo estn operando en relacin a las polticas establecidas al preparar el presupuesto de ventas o
LIC. GUSTAVO GIL

118

AUDITORA OPERATIVA

cualquier otro tipo de estimado y estndar. Un cuarto factor de ventas que el auditor deber vigilar ser el relativo a la valuacin de la orden con el objeto de ver su costeabilidad, antes de su aceptacin.

4. Ventas a crdito. Es necesario que el otorgamiento del crdito a los clientes se efectu sobre la base de las polticas establecidas en la empresa para tal efecto.

LIC. GUSTAVO GIL

119

AUDITORA OPERATIVA

GUA PARA LA ELABORACIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA OPERATIVA DE VENTAS

1. Familiarizacin general con el medio econmico-poltico-social, en el que acta la empresa y con la operacin de ventas, mediante estudios de sus objetivos, su estructura orgnica, sus polticas, sus sistemas, sus procedimientos y sus prcticas, que permita la ubicacin de ventas en el flujo de las operaciones.

2. Ms especficamente, la familiarizacin puede llevarse a cabo investigando, entre otros, los siguientes aspectos:

a) Los productos que vende la empresa, los mercados que surten, sus competidores, la porcin del mercado que absorben, sus canales de distribucin, el nmero de clientes promedio que maneja, etc. b) Las caractersticas de los productos artculos de primera necesidad o de lujo, de demanda permanente, estacinales o de moda, etc. c) La poltica para la determinacin de precios para saber si son predeterminadas, si son materia de negociacin o si se calculan en cada ocasin, al recibir una solicitud de cotizacin. d) La poltica de crdito que se tenga establecida. e) La poltica de publicidad establecida con objeto de precisar si para llevarla a cabo se cuenta con personal especializado dentro de la misma empresa, se recurre a agencias de publicidad o se sigue un sistema combinado. f) Los clientes importantes que se tengan y en su caso, el grado de dependencia de la empresa de alguna o algunos de ellos.

3. Estudios de los expedientes de auditora, informes cartas de recomendaciones o sugerencias, cuando estos sean aplicables.

4. Anlisis de la informacin existente, tanto de carcter interno como externos, relativa a ventas, como objeto de evaluar su importancia el en conjunto de operaciones de la empresa, comparacin de ventas efectuadas con aos anteriores, vigilando su tendencia y aplicacin de razones financieras.
LIC. GUSTAVO GIL

120

AUDITORA OPERATIVA

Los anlisis ms convenientes a considerar son:

a) Por conductos, en unidades, precios y contribucin a la utilidad. b) Por reas (departamentos de la repblica, regiones, etc.) c) Por vendedores y/o distribuidores. d) Por clientes. e) Por tipo de consumidor (por ej.: mayorista, detallista, grandes almacenes, clientes especiales, etc.). f) El anlisis del costo directo de distribucin y su compensacin contra el precio de ventas por lneas de artculos.

5. Elaboracin de guas de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la operacin de ventas, tendientes a investigar si se efecta eficientemente. Es muy conveniente la elaboracin de diagramas de flujos que nutren grficamente la secuencia de la operacin, los cuales debe completarse con memorndum descriptivos a ellos. 6. Entrevistas con responsables de la ejecucin de las ventas y con los de los departamentos relacionados con ellas, verificando en cumplimiento de las polticas que la empresa tiene establecidas, en algunos casos es conveniente celebrar entrevistas con clientes, comisionistas, agencias de publicidad y dems elementos externos que estn relacionados con las ventas.

7. Estudio de los diversos registros, archivos y formas existentes para comprobar sus funcionalidades.

8. Inspeccin de las instalaciones de los departamentos de ventas y de los dems departamentos vinculados (compras, publicidad, facturacin, embarque, crdito y cobranzas).

9. Precisar si los responsables de la operacin de ventas tienen presentes los objetivos a lograr, los cuales deben ser congruentes con el objetivo general de la empresa y estar aprobados por la direccin. La responsabilidad de su logro debe ser conocida y aceptada por todos los que intervienen en la operacin de ventas. Es necesaria su coordinacin con los presupuestos.

10. Verificacin de la existencia de presupuestos detallados de ventas, por lo menos en los principales artculos, que sirvan de base para preparar los dems presupuestos. Estos
LIC. GUSTAVO GIL

121

AUDITORA OPERATIVA

presupuestos deben basarse en investigaciones de mercados, en la experiencia de los responsables primarios de la operacin de ventas y estar de acuerdo con los objetivos fijados para ellos.

11. Verificacin de la vigencia de un sistema por el cual los responsables de desviaciones presupuestarias informan sobre sus causas, justificacin y medidas correctivas adoptadas al respecto.

12. Seleccin de los productos ms importantes de la empresa a determinar: a) Si su mercado, su promocin y publicidad estn de acuerdo a los estudios y planes previos, as como con el canal de distribucin previsto. b) Su vida probable, su penetracin en el mercado, su posicin frente a la competencia. c) Respecto a producto que acusen una tendencia descendente en ventas, la provisin de artculos sustitutos y de diversificacin.

13. Determinacin de volumen de devoluciones y pedidos no surtidos y en caso de ser importante seleccionar un perodo y definir sus tendencias, los principales artculos que las provocan, las causas, lo que ha hecho la empresa por impedirles, los efectos que han tenido en el cliente, el conocimiento que de este tienen, el responsable de las ventas y sus puntos de vista al respecto.

14. Revisin de los costos de los canales de distribucin, en comparacin con los volmenes de ventas de cada uno, determinacin de que si tales costos se han fijado con base en estudios formales y evaluacin, comprendiendo al aspecto motivacional de los sistemas de remuneracin a las fuerzas de ventas.

15. Conocimiento del nivel de preparacin del personal que ejecuta la operacin para tener una idea general de la forma como se atienden las ventas. An cuando se entiende que el objeto de estudio en la auditora operativa son precisamente las operaciones ms que las personas que las ejecutan o los departamentos responsables de su ejecucin.

16. Elaboracin de informes al cliente, para lo cual es recomendable hacer una recapitulacin de los resultados obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar hallazgos. Finalmente en la metodologa ser necesario utilizar un proceso de comprobacin continua de la informacin
LIC. GUSTAVO GIL

122

AUDITORA OPERATIVA

obtenida de las diversas fuentes y siempre que sea posible la cuantificacin del efecto de los problemas detectados y/o de los posibles cambios en los mtodos de venta que procuren mayor eficiencia que los establecidos en la empresa.

LIC. GUSTAVO GIL

123

AUDITORA OPERATIVA

ENFOQUE DE LA AUDITORA OPERATIVA EN EL REA DE COMPRAS

1.- Objetivo

El objetivo general de una auditora de compras, desde el punto de vista de la gerencia puede expresarse como sigue: Evaluar que tan adecuadas y efectivas son las polticas, los procedimientos y otros medios empleados para obtener bienes y servicios a costos finales ms bajos de acuerdo con las normas adecuadas de calidad y servicio.

Este objetivo est concebido para proporcionar a la gerencia una apreciacin de sus controles en el rea de compras as como recomendaciones para mejorarlas. El auditor de operaciones estar interesado en las polticas de compras, la organizacin, la planeacin, los controles internos, la eficiencia y validez de los datos que se utilizan para tomar decisiones no solo cotejar para ver que se haya obtenido

cotizaciones cuando hayan sido necesarias y que las requisiciones estn firmadas.

2.- Polticas

La revisin que el auditor operativo haga de las polticas deber incluir: a) Una apreciacin de las polticas de compra, en cuanto as son adecuadas para los objetivos de la gerencia de esa rea. b) En apreciacin de la efectividad de la poltica en la prctica para alcanzar los objetivos establecido. c) Sus comentarios y sus recomendaciones en cuanto a la forma en que podran mejorase las polticas y la manera en ponerlas en prctica.

3.- Organizacin

La funcin de compras generalmente est centrada en un rea de compras con diversos grados de descentralizacin y de delegacin de responsabilidad a otros departamentos. El auditor estar interesado en la forma en que este organizada dentro de la infraestructura de la poltica de compras y revisar y evaluar la colocacin de la responsabilidad de compras por toda la organizacin.
LIC. GUSTAVO GIL

124

AUDITORA OPERATIVA

4.- Controles internos

La valorizacin de los controles internos dentro de la funcin de compras ser una parte vital de la auditoria de operaciones de compras. Estos controles son de inters especial, porque la naturaleza de esta actividad implica el compromiso y el gasto de cantidades importantes de dinero, el clculo del tiempo de adquisicin y entregas, la calidad del material y del servicio y el contacto continuo con personas de afuera, deben considerarse los riesgos que entraan estas actividades al organizarla delegacin de autoridad para la funcin de compras. Los mejores controles son aquello que se logran por medio de la asignacin de responsabilidades de manera que ningn individuo o ninguna funcin puedan completar una transaccin si tener que dar cuentas a otros.

5.- tica

Como resultado de que se ve involucrado en grandes volmenes de desembolso y en contacto constante con los proveedores, el personal de compras est expuesto a una amplia variedad de presiones ticas. La gerencia espera que cada empleado maneje un asunto de la empresa sin verse influenciado por intereses personales. Se puede ejercer influencia sobre los cobradores por medio de regalos, agasajos, amistad personal, intereses financieros en otras empresas, etc. El participar en estas actividades hasta cierto grado puede ser aceptable y el punto en el que ya no sirve a los mejores intereses de la empresa es con frecuencia una cuestin de criterio. Sin embargo, los regalos, los sobornos y los conflictos de inters sirven nicamente a intereses personales, de acuerdo con esto una empresa servir su propio inters estableciendo normas de tica elevadas y al mismo tiempo ayudar a proteger a sus empleados de la tentacin de intervenir en las actividades o ticas ilegales.

EI auditor estar interesado en que las normas de la organizacin hayan sido claramente definidas. Adems es de la mayor importancia que se deben conocer a todos los empleados que estn expuestas a tales influencias y a todas las personas de afuera que provean materiales y servicios.

LIC. GUSTAVO GIL

125

AUDITORA OPERATIVA

GUA PARA LA ELABORACIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA OPERATIVA DE COMPRAS

1.- Familiarizacin, sea, llevar a cabo un estudio general de sus objetivos, de su organizacin, la ubicacin de la operacin de compras en el flujo de las operaciones, sus polticas, sus sistemas, sus procedimientos y sus prcticas a fin de efectuar un anlisis crtico de ellos con el objeto de asegurarse de que sean las adecuadas.

2.- Anlisis de la informacin existente relativa a las compras, tanto de carcter interno como externo, con el fin de conocer su importancia relativa en el conjunto de operaciones de la empresa. Estudio de las cifras estadsticas y proyecciones de compras. Comprobacin de las cifras de compras con ejercicios anteriores y de ser posible con otras empresas similares .Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras internas y externas acerca de razones financieras y otros datos relativos a las compras, tales como condiciones de compras precios de algunos artculos, etc.

3.- Estudio de los expedientes de auditora, informes y cartas de recomendaciones o sugerencias cuando esto sea aplicable. De este estudio podran surgir a su vez investigaciones que permitan profundizar en algn aspecto ya observado en el curso del examen de estados financieros.

4.- Elaboracin de cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer como se realiza la operacin de compras. Deber establecerse el nfasis necesario para el enfoque operativo que logra investigar si las compras se efectan eficientemente. En su caso, las entrevistas y cuestionarios sern una base para recomendar algn cambio en los procedimientos que puedan mejorar las operaciones. Es recomendable elaborar algn cambio en los procedimientos que puedan mejorar las operaciones. Es recomendable elabora algn tipo de diagrama de flujo que muestra secuencia de la operacin, lo cual facilita la localizacin de aspectos susceptibles de mejorarse. Adicionalmente pueden elaborarse

memorndum descriptivos de la operacin para su estudio y anlisis posterior.

5.- Entrevistas con los responsables de la ejecucin de las compras y verificacin de las aplicaciones de las polticas en esa rea de acuerdo con los lineamientos generales de la empresa Estas entrevistas debern ser tanto con las persona que deciden las polticas de compras como con los que las ejecutan, as como aquellas responsables de crear un estrecho contacto con las compras tales como las cuentas

LIC. GUSTAVO GIL

126

AUDITORA OPERATIVA

por pagar, produccin, almacenes y finanzas. En algunos casos es conveniente utilizar tambin entrevista con algunos proveedores.

6.- Comprobacin de los datos obtenidos en los procesos de familiarizacin en el anlisis estadsticos y en las entrevistas para medir el grado en que los aspectos que configuran las compras se cumplen en la prctica estudio de los diversos registros y archivos de compras de proveedores de requisiciones atendidas, anlisis de precios de condiciones de compra anlisis de casos particulares y concretos de artculos comprados. (En estas revisiones el muestreo estadstico es aplicable)

7.- Cuantificacin de algn artculo o materiales, en posible efecto de cambios en los mtodos de compra que procuran mayor eficiencia en los establecidos en las empresas. (Ver compra de volumen, determinacin del lote econmico de compra de volumen, determinacin del lote econmico de compra alternativa de compras o fabricas, etc.).

8.- Conocimiento del nivel de preparacin del personal que ejecuta la operacin para tener una idea general de la forma como se atiende las compras. An cuando se entiende que el objeto de estudio de la auditora son precisamente las operaciones ms que las personas que las ejecutan o los departamentos responsables de su ejecucin, de cualquier manera esta conocimiento resulta indispensable, por otra parte es til conocer tambin si hay adecuada distribucin de las cargas de trabajo y de las funciones acorde con la capacidad del personal de compra.

9.- Inspeccin de las instalaciones del departamento de compras de las reas de recepcin y de almacenes.

10.- Revisin de la forma en uso, los mtodos de trabajo, manual de procedimientos e instructiva que regulen las operaciones de compra.

11.- Estudio de la informacin obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en el rea de compras.

LIC. GUSTAVO GIL

127

AUDITORA OPERATIVA

ENFOQUE DE LA AUDITORA OPERATIVA EN EL REA DE PRODUCCIN

1. Objetivo La auditora operativa de produccin, como la de cualquier otra operacin, tiene por objetivo el examen de las actividades que comprende esta operacin, para sealar fallas o puntos dbiles y recomendar modificaciones que tiendan a incrementar la eficacia operativa. Algunos aspectos importantes a examinar son:

1. Claridad y adecuacin de las polticas de produccin. 2. Claridad y adecuacin de los objetivos de la operacin de produccin. 3. Adecuacin y claridad de la organizacin que desarrolle la operacin de produccin. 4. Adecuacin y calidad de los mtodos de trabajo para planear, operar y controlar la produccin. 5. Adecuacin y calidad de la contabilidad de costos. 6. Calidad de los productos. 7. Costos de los productos 8. Eficacia del personal de produccin. 9. Factores limitantes de la produccin. 10. Productividad de la planta. Etc.

2. La funcin de control de produccin La funcin de control de produccin en manufactura, puede ser comprobada a la funcin que realiza el titiritero, a pesar de que los tteres son en realidad el espectculo; el titiritero es el que mueve los hilos necesarios para activarlos. De la misma manera el departamento de manufactura de un negocio produce el producto, pero es controlado por el departamento de control de produccin.

3. Planeacin de la produccin. La planeacin de la produccin consiste en determinar lo que se va a producir, que cantidades, en que departamentos, en que mquinas, en que fechas, etc. Algunos de los elementos bsicos a considerar son: a) Demanda del producto en el mercado.
LIC. GUSTAVO GIL

128

AUDITORA OPERATIVA

b) Disponibilidad de materia prima. c) Capacidad de produccin. d) Capacidad de almacenamiento, etc.

4. Control de costos de produccin. a) Control presupuestario. b) Sistema de costos. c) Variaciones.

5. Control de calidad El grado de calidad que se desee en un producto, est influenciado por las necesidades del cliente, los requisitos reglamentarios, la competencia y el orgullo que el fabricante tenga en su producto. Los efectos de un programa inadecuado de control de calidad son obvios: devoluciones, prdidas de futuras ventas, reproceso excesivo, etc.

LIC. GUSTAVO GIL

129

AUDITORA OPERATIVA

GUA PARA LA ELABORACIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA OPERATIVA DE PRODUCCIN.

1. Familiarizarse con la empresa y la operacin de produccin en la misma y en el mismo ramo.

a) Estudio en la informacin disponible sobre la produccin en la rama industrial a la que pertenece la empresa en: Libros o revistas. Informes de cmaras y asociaciones. Informaciones de la competencia. (V. GR informe a los accionistas)

b) Estado de la informacin disponible en la empresa, la operacin de produccin y en la empresa en general: Organigramas. Manuales de normas, polticas de la organizacin y mtodos, estados financieros. Informes de costos. Informes de ejercicios del presupuesto, y en caso de costos estndar, anlisis de variaciones, o informes especficos de los directivos de la empresa sobre los problemas y marchas de la produccin.

c) Estudio de la informacin previa disponible, si la hubiera. Expedientes de auditoras. Informes y cartas de recomendaciones o sugerencias. Archivos permanentes.

d) Visita a la planta con objeto de conocer: Los productos. Las instalaciones. Sistema de seguridad e higiene industrial.

2. Examen de los datos y hechos investigados con espritu crtico para determinar la situacin sujeta a mejora y hacer recomendaciones.
LIC. GUSTAVO GIL

130

AUDITORA OPERATIVA

Este examen debe desarrollarse con una tcnica indagatoria metdica reflexionando sobre:

a) Qu se hace, dnde, cundo, quin, cmo y con qu? b) Por qu lo anterior? c) Qu cosa podra hacerse al respecto? d) Qu debera hacerse al respecto para lograr ptimos resultados? Los pasos a) y b) se refieren a la interpretacin de la informacin obtenida y los pasos c) y d) representan la parte creativa de la auditora operativa ya que es donde se crean soluciones generales a las deficiencias observadas y se recomienda las ms adecuadas. En esta gua se habla siempre de recomendaciones generales porque no debe confundirse la auditora operativa con la organizacin de una operacin, actividad o parte de una actividad.

LIC. GUSTAVO GIL

131

AUDITORA OPERATIVA

ENFOQUE DE AUDITORA OPERATIVA EN EL REA DE PERSONAL

1.- Objetivo

La evaluacin de la funcin de personal corresponde la crtica de las polticas y procedimientos que se siguen en relacin a la administracin del mismo del mismo dentro de la empresa.

2.-Administracin del personal.

La empresa debe tener polticas definidas en cuanto a:

Reclutamiento del personal Contratacin Administracin de sueldos Adiestramientos Reemplazos capacitacin

3.- La grfica de organizacin. El organigrama de la organizacin es un medio grfico de mostrar las asignaciones y los ttulos administrativos se emplea tambin para mostrar las relaciones entre las funciones.

Los sistemas ms formales y peridicos de informe de control siguen la estructura de la organizacin. Es el punto inicial para una auditora operativa.

En cualquier organizacin, la responsabilidad tiende a fluir

hacia la persona ms capaz y

experimentada, cuando esto es reconocido por la gerencia de alto nivel, se otorgan promociones y se hacen cambios de ttulos y generalmente se cambian la estructura orgnica.

Con mayor frecuencia las relaciones se desarrollan muy aparte de las que se indican formalmente en la grafica de organizacin. Cuando la auditora operativa las identifica y las reporta, la gerencia de alto nivel obtiene una imagen ms clara de la compaa de cmo funciona realmente.

LIC. GUSTAVO GIL

132

AUDITORA OPERATIVA

4.-Coordinacin

Debe existir una adecuada coordinacin entre el departamento de personal y los departamentos de operacin en cuanto a:

Programacin del uso de personal Determinacin de la polticas de personal

5.- La funcin de personal

a) Contratacin del personal requerido y autorizado b) Fijacin de la poltica de sueldos y salarios la personal contratado c) Registro del personal d) Reportes mensuales de: Rotacin de personal. Tiempo ocioso y ausentismo. Vacaciones. Tiempo extra. Encuesta.

LIC. GUSTAVO GIL

133

AUDITORA OPERATIVA

GUA PARA LA ELABORACIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA OPERATIVA DE PERSONAL

Un programa para la revisin operativa de funcin de personal deber incluir puntos que proporciona un auditor informacin que le permite hacer un estudio crtico de los siguientes aspectos:

1. Adecuacin de las polticas y procedimientos establecidos para: a) Reclutar el personal ms capacitado en el mercado de mano de obra. b) Contratar el personal con la asignacin de un sueldo justo que garantice su estancia en la empresa. c) Promover una administracin de sueldos que permita al personal contratado un progreso adecuado y una retribucin justa al empleado haciendo ms eficiente. d) Mantener un programa de adiestramiento que permita a los obreros y empleados de la empresa un desarrollo al mximo de su capacidad a fin de : I. II. Permitir al trabajador oportunidad de realizarse personalmente. Desarrollo dentro de la propia empresa a sus diferentes niveles directivos.

2.

Adecuacin de las polticas y su ejecucin en cuanto a:

a) Horas de trabajo b) Retardos c) Ausentismo d) Vacaciones e) Pago de salarios f) Pago de horas extras g) Pago de das festivos h) Prestaciones (seguro de grupos, servicios mdicos, jubilaciones, cafetera.

Estacionamiento, etc.) i) Deducciones de salarios

LIC. GUSTAVO GIL

134

AUDITORA OPERATIVA

j) Vacaciones de mritos k) Honorarios l) Actividades recreativas m) Reglamento de seguridad n) Premios o) Publicacin de la empresa p) Tableros de boletines q) Planes de sugerencias r) Consejeros personales 3. Estudio y crticas del sistema de informacin que permita una oportuna y adecuada planeacin de la contratacin de personal.

4. Estudio y crtica de la estructura de la organizacin de la empresa que permita una adecuada coordinacin de personal, asignacin de autoridad y responsabilidad y conocimiento por parte del personal y sus funciones (este estudio podra realizarse tambin en cada funcin o dentro del estudio de eficiencia operacional general) 5. Estudio y crticas del sistema de captacin de informacin, accin que permita comparar las cualidades originalmente previstas del personal y la realizacin prctica de su trabajo.

LIC. GUSTAVO GIL

135

AUDITORA OPERATIVA

ENFOQUE DE AUDITORA OPERATIVA EN EL REA FINANCIERA

1. Funcin de finanzas

Algunas personas encuentran dificultades para distinguir lo que es contabilidad y lo que es finanzas. Ellos observan que, tanto contabilidad como finanzas, la misma terminologa y los mismos estados o registros financieros son usados. Sin embargo el fin primario de la funcin de la contabilidad es generar informacin siendo el fin primario de la funcin finanzas el anlisis de esa informacin para ser usada en la toma de decisiones.

2. Objetivos La auditora operativa de la funcin financiera, en cuanto a su alcance puede ser: 1. Total 2. Parcial 3. El auditor deber precisar anticipadamente el tipo de revisin a efectuar, el cual podr referirse a una sub-funcin o departamento determinado o bien a todas las reas que integran la administracin financiera de la empresa. En trminos generales, se podrn dar dos tipos de enfoques a esta revisin: En la funcin de las etapas del proceso administrativo: revisin de la planeacin, organizacin, direccin y control financiero. En funcin de la estructura de organizacin de la funcin: direccin, contabilidad, presupuesto y auditora, etc.

En el primer caso, la revisin se encaminar a comprobar el cumplimiento de los objetivos particulares de cada etapa del proceso administrativo, se partir de lo general hacia lo particular. Este procedimiento presenta el inconveniente de que en muchas ocasiones no son plenamente identificables tales etapas ya que un departamento o inclusive un puesto, podr abarcar labores de planeacin y direccin o control, por ejemplo, lo cual dificultara el trabajo del auditor.

En el segundo caso ms prctico anula la desventaja apuntada en el prrafo anterior, este procedimiento, complementado con el estudio de la organizacin financiera se considera que es el que permite la mayor objetividad y facilita en la revisin.

LIC. GUSTAVO GIL

136

AUDITORA OPERATIVA

3. reas que comprenden la funcin de finanzas La funcin de finanzas dentro de una empresa puede ser comparada a la funcin de tesorera y comprende las siguientes reas, mencionadas en forma enunciativa y no de importancia:

Administracin de efectivos Crditos Administracin de cobranzas Control de inventarios Inversiones permanentes

3.1 Administracin de efectivos

Presupuesto de efectivos: indica la cantidad de fondos que sern necesarios mes por mes o semana por semana, y es una de las herramientas ms importantes de la funcin finanzas. Descuentos de efectivos: es una reduccin en el precio basado dentro de un periodo especfico. Cash Flow (pronstico de efectivo)

3.2 Crdito Normas: Solvencia normal. Solvencia econmica. Capacidad de pago. Autosuficiencia en cuanto a liquidez. Aprovechamiento de inversiones en los recursos del tipo permanente. Que el plazo pactado sea adecuado para lograr la generacin de fondos de operacin. Capacidad y experiencia. Ubicacin. Competencia en el mercado del ramo. Calidad de los productos que vende o fabrica Anlisis del riesgo de crdito

Determinaciones: Del tipo de riesgo 137

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

Del grado de riesgo Eliminacin de arreglos especiales Desarrollar procedimientos de cobranza que reduzcan el riesgo de incobrabilidad

Capital Situacin financiera en general.

Otorgamiento de crdito Datos generales. Antecedentes. Reputacin. Capacitacin de informacin relativa al negocio. Posicin financiera. Destino del crdito. Pronstico de caja.

Fuentes de informacin Internas: Solicitud de crdito, entrevista Externa: Informacin de terceros, estudios financieros

3.2 Administracin de cobranza Objetivos: Deudas por cobrar Con rapidez Conservar buena imagen ante el cliente

Las determinantes ms importantes del nivel de cuentas por cobrar son: Volumen de ventas a crdito Curva de ventas Reglas para limitar crditos Termino de ventas y polticas de crditos Polticas de administracin de cobranzas

LIC. GUSTAVO GIL

138

AUDITORA OPERATIVA

Mtodos de cobranza para: Particulares: Ventas de volumen Ventas de equipo

Gobierno: dificultad en el trmite Ventas de volumen Ventas de equipo Ventas de servicio

3.3 Control de inventarios Para evaluar el nivel de materias primas, el autor debe considerar aspectos tales como: produccin anticipada, produccin de temporada, fuentes de abastecimiento con el factor bsico que influye en el nivel de productos terminados que el auditor de operaciones debe tomar en cuenta es la coordinacin entre la produccin y ventas. El gerente financiero puede estimular las ventas a travs de cambiar los trminos de crdito y permitiendo crditos a clientes marginales, pero ya sea las mercancas (productos terminados) permanezcan registrados en libros, ya sea como inventarios, o como cuentas por cobrar, la empresa tiene que financiar la: Administracin de inventarios: Punto de nivel ptimo. Momento de compra. Mximos y mnimos.

Objetivos al conservar un inventario: Atender una demanda. Lograr un objetivo de ventas y utilidades. Promover la eficiencia en la fabricacin. Obtener las condiciones adecuadas en las compras.

Eficiencia en manejo de inventarios: Costos de mantenimiento Recursos requeridos Costos de administracin y almacenamiento Transporte 139

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORA OPERATIVA

Seguros Obsolescencia Cantidad requerida por producto

3.4 Inversiones Objetivos El auditor debe tener como objetivo bsico en esta rea: asegurarse que las inversiones en activos de carcter permanentes estn apoyadas en estudios econmicos y financieros que justifiquen la propia inversin en funcin de su costo y el rendimiento que se espera obtener de la misma. Fases que cubre el control de inversiones; Autorizacin original Programacin Limite de aprobacin Justificacin econmica

LIC. GUSTAVO GIL

140

AUDITORA OPERATIVA

GUA PARA LA ELABORACIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA OPERATIVA DE FINANZAS

Aspectos generales de la funcin: 1. 2. 3. Obtener esquemas de organizacin Lista de funcionarios responsables de todas las reas Determinacin general de los objetivos a. De la direccin b. De cada uno de los departamentos o secciones 4. Evaluar de acuerdo a la magnitud de la empresa si la organizacin presta planes a corto plazo y a largo plazo, acordes a los objetivos de la funcin y de la empresa.

Sistema de presupuesto Adecuada Separacin de funciones Limitacin de responsabilidad Unidad de mando, descripcin de flujos Distribucin de formas Manuales de funcionamiento y de operaciones Descripcin de flujos Distribucin de formas Sistema de contabilidad general de costos Informacin peridica y constante a la administracin Auditora interna Otros controles

Presupuestos 1. Qu tipo de presupuesto se formulan? a. a corto plazo? Por qu peridico? b. a largo plazo? Cuntos aos? 2. Qu reas de la empresa cubren? Son todas? 3. Quines intervienen en su formulacin? a. Personal de otras funciones?
LIC. GUSTAVO GIL

141

AUDITORA OPERATIVA

b. Personal de finanzas? 4. Son flexibles? a. Se ajustan peridicamente? b. Con que frecuencia? c. Qu bases se toman? 5. Existe un presupuesto de inversiones de capital? a. Concuerda con los objetivos generales de la empresa? b. Prev las fuentes del financiamiento? 6. Existe un presupuesto de operaciones? a. Cubre todas las reas de operacin de la empresa? 7. Existe un presupuesto de caja? a. Cubre todos los aspectos que afectan el flujo de archivo? Ventas al contado Cobranzas Costos de operaciones Pagos

b. Con qu periodicidad se determinan las necesidades de efectivos? c. Se prevn fuentes alternativas de fondos en los casos de insuficiencia? d. Cul es el margen de seguridad para el efectivo? 8. Se comparan los presupuestos con los importes reales? a. Con qu periodicidad? b. Qu investigacin se hacen de las investigaciones? c. Quin la hace? d. A quienes se reportan las desviaciones?

Contabilidad general 1. Existe un catalogo de cuentas en uso? a. Est actualizado? b. Permite obtener informacin completa y precisa? c. Se cuenta con instrucciones para su manejo? Actualizado? d. Estn debidamente difundidos entre el personal encargado del registro de las operaciones?

LIC. GUSTAVO GIL

142

AUDITORA OPERATIVA

2. Sistemas y equipos a. Recibe de contabilidad informacin previa y oportuna a todas las operaciones realizadas? b. Se adapta el sistema a la informacin requerida? c. Permite el sistema rapidez en el registro? d. El equipo con el que cuenta, se adapta a al sistema y volumen de operaciones? e. Si no se cuenta con equipo electrnico: Es posible su utilizacin? Es costeable? f. Si se cuenta con equipo electrnico: Es adecuada la programacin? Cubre todas las reas posibles de utilizacin? Es costeable, en funcin al servicio prestado y a la capacidad de la empresa? 3. Formas utilizadas a. Son prcticas naturales? b. Contienen todos los datos? c. Se pueden fusionar con alguna otra forma? d. Se puede suprimir? e. Su distribucin es adecuada? 4. Informacin a. Qu informes se preparan? b. Con qu periodicidad? c. Con qu oportunidad? Hay atrasos? d. Incluyen informacin completa? Demasiados datos? e. Son comparables con presupuestos? Con que otros datos? f. Sirven de base para la toma de decisiones? g. Se envan a las personas adecuadas? h. Se preparan pensando en las personas a quien van dirigidas? i. Se informa utilizando un criterio por excepcin? j. Las bases son utilizadas para la fijacin de los estimados o estndares? k. Las bases son de aplicacin de gastos indirectos? 5. Proporciona el sistema informacin relativa a: a. Costos totales por perodos? b. Costos unitarios por productos o por lneas? c. Costos fijos o variables?
LIC. GUSTAVO GIL

143

AUDITORA OPERATIVA

d. Volmenes de produccin? 6. Se elabora informes peridicos respecto a lo anterior? a. Con qu periodicidad? b. Con qu oportunidad? 7. Se investigan las variables en relacin a los estimados o estndares? Impuestos Cules impuestos gravan a la empresa? Se consideran para efectos de presupuesto? Se aprovechan las ventajas fiscales? Cules? Hay posibilidades de excepciones o subsidios? Existe un programa formal de planeacin final? Existe una persona en el departamento que vigila el adecuado cumplimiento de las obligaciones fiscales? Hay una adecuada revisin de la informacin proporcionada a los auditores fiscales? La poltica tributaria es determinante en el nivel y estructura de la inversin?

Auditora interna Existe un departamento o seccin de auditora interna? A quin reporta? Se cuenta con un programa que cubra, al menos los siguientes aspectos? a. Revisin de saldos de todo el catalogo de cuentas, al menos una vez al ao b. Supervisin y evaluacin sobre toma de inventarios c. Revisin de cartera al cobro d. Revisin de documentos en cuanto a requisitos internos y fiscales e. Revisin del cumplimiento de las obligaciones fiscales f. Qu tipos de informes se elaboran? g. Se vigila la correccin o atencin de las desviaciones encontradas? h. Se efectan auditoras operativas? Auditoras externas Se practica auditora de estados financieros de la empresa por un contador pblico independiente? Se estudian y/o implementan las sugerencias del auditor independiente?

Estructura y polticas financieras La revisin de la estructura financiera se basa en el anlisis o interpretacin de estados financieros, el uso de razones, tendencias, rotaciones, etc., y su comparacin con otras empresas, tanto del giro como de otros tipos, constituye la herramienta principal del auditor en ese aspecto.
LIC. GUSTAVO GIL

144

AUDITORA OPERATIVA

ENFOQUE DE LA AUDITORA OPERATIVA EN EL REA GERENCIAL

1. Funcin de gerencia La funcin gerencial es una apreciacin que tiene varios enfoques, numerosos autores estn de acuerdo que incluye los procesos administrativos siguientes: a) Fijar los objetivos b) Proveer c) Dirigir d) Coordinar e) Controlar 2. Fijacin de objetivos y polticas Generalmente los objetivos vienen expresados por disposiciones legales y su cumplimiento constituye la esencia misma de las empresas. Ellos deben explicar claramente las metas y ubicarlas dentro de un tiempo, lugar y cifras. Todo plan implica metas a cumplirse, las metas constituyen los objetivos bsicos de la empresa, de all que los objetivos deben definirse claramente. La poltica es la decisin que adopta el funcionario de ms alta jerarqua y los funcionarios de ms alto nivel dentro de cada jerarqua, para proveer a los planes, en forma coordinada, los elementos indispensables que permitan el logro de los objetivos de la empresa.

Si los objetivos y polticas no aparecen claramente definidas, no habr una meta en que basar la orientacin del trabajo y cuando se desconocen las metas a cumplir, la situacin se torna totalmente confusa.

Todo plan por muy pequeo o extenso que sea, estar destinado a cumplir los objetivos predeterminados en funcin de la poltica adoptada.

3. Concepto de previsin Implica la idea de ciertas anticipaciones de acontecimientos y situaciones futuras, sin la cual seria imposible hacer planes. La gerencia como primer paso, deber prever, mirar de antemano hacia los objetivos propuestos, es decir fijar el fin que se persigue de acuerdo a las necesidades. Para hacer previsiones se requiere: a) Determinar objetivos o fines que se requieren.

LIC. GUSTAVO GIL

145

AUDITORA OPERATIVA

b) Investigar factores positivos y negativos que nos ayuda o limitan en la bsqueda de los objetivos. c) Coordinar los distintos recursos con diversas alternativas de ejecucin que nos permita escoger algunas de ellas como nuestra base.

4. Direccin La direccin es aquel factor de la administracin en la que se logra la realizacin efectiva de todo lo planeado por las decisiones gerenciales directamente o por delegacin. Los principios fundamentales de la direccin son: I. Principios de la coordinacin, accin de inters, con la finalidad de que unan sus esfuerzos para lograr una meta comn. II. Principios de impersonalidad de mando, para conseguir que las disposiciones generales sean mejores obedecidas. III. Principios de aprovechamiento del conflicto, con fines constructivos, para forzar la meta a buscar que sean beneficiosas para ambas partes.

La toma de decisiones permite escoger entre una o ms alternativas aquellas que ofrezcan ms ventajas. La forma de decisiones es la llave final de todo proceso administrativo; ningn plan, ningn control, ningn sistema de organizacin tiene efecto, mientras no se da una decisin. La toma de decisiones gerenciales, se basa en la intuicin, hechos, experiencias y la toma de decisiones para ser ejecutadas, debe ser: oportunamente transmitidas a sus destinatarios, para lo cual es necesario una buena comunicacin, que es un proceso en virtud de cual se contribuye a la mejor ejecucin de los trabajos, la captacin de polticas, el logro de la cooperacin con los dems y hacer que las ideas e instrucciones se entiendan con claridad. La comunicaron tiene etapas, cuya aplicacin le permitir cumplir con su cometido: I. II. III. IV. Comprender lo que se desea comunicar. Transmitir eficazmente. Estudiar la eficiencia de la comunicacin Seguir el curso de la comunicacin.

5. Coordinacin La coordinacin ordena y organiza los esfuerzos de varios individuos, unificndolos, para alcanzar el objetivo o meta propuesta, con mayos eficiencia, economa y efectividad.
LIC. GUSTAVO GIL

146

AUDITORA OPERATIVA

Se podr decir que todos los dems principios estn contenidos en la coordinacin, pues significa establecer relaciones entre varias partes de una actividad o empresas; la unin de todas las actividades para alcanzar el desarrollo del plan, es la unificacin de un ambiente de confianza recproca entre todos.

Para alcanzar ese principio, el gerente debe tener una visin amplia del funcionamiento de su empresa y podr emplear como medio de coordinacin, las comunicaciones orales y escritas, entrevistas, reuniones, conferencias, visitas, informes, boletines, etc.

6. Control Es verificar si todo se desarrolla de conformidad con el plan adoptado, las instrucciones emitidas y los principios establecidos. Su propsito es determinar las deficiencias, con el objeto de corregirlas y recomendar cuales son ms convenientes de corregirlas y evitar que se repitan.

En el control, se miden los resultados actuales y pasados en relacin con lo previsto, ya sea en forma total o parcial, con el fin de corregirlo, mejorar y programar nuevos planes. Para que el control sea ms efectivo, se requiere como mnimo los siguientes requisitos:

I. II. III.

Identificacin de los factores claves a ser controlados para el logro de los resultados. Especificacin de las bases para el establecimiento de normas de rendimiento. Definicin y acumulacin de la informacin para previa explotacin de las mismas, y medir rendimientos.

IV.

Implementacin de una infraestructura de informacin que identifique los resultados, determinen las causas y efectos, seale las tendencias e identifique resultados, de acuerdo a las reas de responsabilidad.

El control permite asegurarse de una ptima ejecucin, conocer que parte de una actividad se esta cumpliendo y cual no, de qu modo, en que tiempo y porque se desea. El gerente (jefe de la entidad) al ejercer las funciones de control, no ser autoritario, ni autcrata, sino cooperativo, y al sealar errores lo har con el propsito de rectificarlos y evitar que se cometan nuevamente, debiendo ser el gerente en este concepto un educador, ayudante y consejero para sus subordinados.
LIC. GUSTAVO GIL

147

AUDITORA OPERATIVA

Un instrumento muy importante en el control gerencial, es el principio de excepcin, que tiende a convertir el cumplimiento en lo normal y las desviaciones de los planes en lo excepcional: los controles versaran sobre esto ltimo exclusivamente, o al menos principalmente. Otros instrumentos de control que pueden sealarse son los siguientes: Informes Estadsticas Presupuesto Costos Plan Volumen (calidad y cantidad) de los trabajos realizados, etc. descuide la atencin a las dems actividades

El control no debe realizarse con tal nfasis que

administrativas, pero debe drsele la importancia que tiene, a fin de conocer con certeza la marcha (eficiencia, efectividad y economa) de las metas u objetivos.

7. Cualidades generales que deben reunir un gerente a) Aspecto personal: Comprensin, que le permita atender e interpretar un punto de vista correcto de los dems. Cultura general, para expresarse concisa y claramente tanto por escrito como en forma oral. Superacin, para incrementar su capacidad profesional y mejorar sus cualidades personales. Imparcialidad y justicia, para apreciar con objetividad ecuanimidad y equidad las situaciones que tiene que resolver. Sociabilidad y educacin, para participar correctamente en reuniones, actuando con desenvoltura, cordialidad y don de gestos. Entereza, para expresar sus opiniones con integridad, sinceridad y firmeza. Lealtad, para mantenerse firme y fiel a sus principios y normas de su empresa, a sus superiores, subalternos y los de su mismo nivel. Modestia, para actuar y trabajar sin ostentacin ni personalismo. Serenidad y tacto, para cubrir sin alterarse y reaccionar a forma ecunime y a ajustada a la realidad.
LIC. GUSTAVO GIL

148

AUDITORA OPERATIVA

b. Aspecto intelectual: Inteligencia y juicio, para adquirir conocimientos, conceptos o ideas rpidamente, razonar con lgica y tomas de decisiones prcticas y metdicas. Ingenio, para hbilmente crear soluciones a pesar de las limitaciones. Capacidad profesional, para poseer y aplicar sus conocimientos profesionales relacionados al puesto que desempea. Control para verificar el exacto cumplimiento de sus disposiciones, o las que haya impartido el directorio (alta direccin). Condiciones de administrador, para usar racionalmente los recursos que dispone. Responsabilidad, para actuar por conviccin y sin necesidad de control. Moralidad y honradez, para conducirse de acuerdo con las normas morales y de tica profesional. Puntualidad, para ser puntual o constante en el desempeo de su puesto. Salud y aptitud para ser expuesto, que le permita resistir la fatiga fsica y mental, para trabajar con energa y entusiasmo.

c. Aspecto profesional Conocimiento, que le permita desarrollar con eficiencia, responsabilidad y autoridad las funciones que se le han sido asignadas. Espritu de superacin y empresa, para incrementar su capacidad profesional para que el desempeo de sus funciones con responsabilidad. Experiencia, para pueda actuar en situaciones de complejidad y mayor alcance. Inteligencia, imaginacin y criterio que le permita actuar con capacidad de concepcin y reflexin, lucidez, flexibilidad y facultad de innovar. tica profesional, para actuar con honradez y moral, dentro y fuera de la empresa. Personalidad y carcter, para actuar en sus decisiones superando los obstculos que se le presenten. Salud y aptitud para el cargo y vigor fsico, para tener un rendimiento prolongado y eficiente, y capacidad para trabajar en cualquier dependencia de la empresa.

LIC. GUSTAVO GIL

149

AUDITORA OPERATIVA

GUA PARA LA ELABORACIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA OPERATIVA GERENCAL

1. Introduccin Al aplicar esta lista de verificacin, se debe tener en cuenta que simplemente es una gua y no un programa detallado de auditora. No existe patrn idntico para ser seguido en cualquier auditora, y de hecho, no debera existir. Esta gua ha sido elaborada para documentar las diferentes claves que son los fundamentos del examen. Esta gua, por las razones expuestas est sujeta a ser modificada y/o complementada, as mismo debe emplearse esta gua conjuntamente con cuestionarios especficos que incluyan preguntas dirigidas directas y especficamente a la actividad que se revisa, utilizando conjuntamente los dos listados, servirn como base para determinar los procedimientos a seguirse durante el curso del examen y ayudaran al auditor a preparar su programa de auditora para las distintas reas y actividades de la empresa. La presente gua tiene como propsito desarrollar una lista de verificacin para la evaluacin de control general.

2. Objetivos En este rubro hay que tener en cuenta algunos aspectos importantes como:

I.

Ha determinado las reas claves donde la empresa debe producir resultados positivos? (rentabilidad, innovacin, diversificacin, productividad, recursos humanos, recursos materiales, etc.)

II.

Ha precisado en qu reas claves debe invertir su tiempo y los recursos disponibles?

III.

Se a fijado los objetivos generales y los objetivos especficos?`

IV.

Ha tenido en cuenta para la determinacin de objetivos los siguientes criterios?

Reflejar las polticas de la empresa. Ha sido difundido por escrito y en forma precisa y clara.

LIC. GUSTAVO GIL

150

AUDITORA OPERATIVA

Son factibles de alcanzar. Han sido establecidos en trminos de resultados finales, en vez de actividades, programas o proyectos. Han sido establecidos en trminos positivos. Cubren todas las reas claves, que pueden tener incidencias sobre el xito de la empresa.

V.

Se han determinado prioridades en la formulacin de objetivos?

VI.

Se ha decidido los mtodos que deben emplearse para la consecucin de los objetivos?

VII.

Se identifica su tiempo, lugar y cifras?

VIII.

Se informa peridicamente sobre sus logros?

IX.

En caso de no lograr los objetivos estas se verifican: Con la gerencia - Oralmente? - Por escrito?

X.

Existe un acuerdo general con respecto a los objetivos. Entre el gerente y el director. Entre el gerente y sus subalternos.

3. Planteamiento I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. Tiene la empresa un plan anual operativo? Tiene tambin un plan operativo a largo plazo? Tiene los proyectos y programas detallados? Participan todos los niveles de supervisin en el planeamiento? Conoce la gerencia este plan? Conocen todos los empleados de la empresa este plan? Se mide el rendimiento actual en relacin a la planificacin? Se comunica cualquier cambio en el plan?

LIC. GUSTAVO GIL

151

AUDITORA OPERATIVA

IX. X.

Se hacen frecuentes cambios en el plan? Contiene el plan unidades de medida tales como: costo, nmeros de empleados, fechas, etc.?

XI.

Se preparan informes de avance en compararon con el plan?

4. Organizacin I. II. III. IV. V. Tiene algunos problemas de personal? Est satisfecho con la calidad del personal de su empresa? Tiene la empresa algn programa de entrenamiento en las diferentes reas de la empresa? Se motiva a los trabajadores a seguir cursos de capacitacin? Cmo se mide el rendimiento de los trabajadores? VI. VII. VIII. IX. X. Por objetivos. Midiendo su trabajo. Por otros mtodos.

Saben los empleados que son evaluados? Se mide el rendimiento en forma peridica? Se revisa el resultado de la evaluacin con el trabajador? Existen descripciones de cargos para cada puesto? Existen adecuado alcance de oportunidades? Dentro de la empresa? Fuera de la empresa?

XI. XII. XIII.

Conocen los trabajadores estas oportunidades? Existe algn problema de cambios frecuentes de personal? Dentro de los dos o tres ltimos aos se ha prohibido al personal estar fuera de la sede central de la empresa?

XIV. Existe una estructura orgnica de la empresa? XV. Conocen los trabajadores esta estructura orgnica?

XVI. Existe demasiado personal o demasiados funcionarios que dependen del gerente general? XVII. Se ha cambiado, modificado, complementado o revisado la estructura orgnica en los ltimos dos aos? XVIII. Han rotado cada servidor que depende del gerente general, por lo menos una vez en los ltimos tres aos?

LIC. GUSTAVO GIL

152

AUDITORA OPERATIVA

XIX. Est dotada la empresa, adems de la estructura adecuada y de los recursos humanos y financieros para hacerlo funcionar con los mtodos y sistemas, a travs de los cuales deberan desarrollarse las funciones de la empresa?

5. Control I. II. III. Se ha definido por escrito el papel de la empresa bajo revisin? Existe un acuerdo mutuo entre el gerente y el director? Se ha especificado como se va a medir el rendimiento de la empresa en trminos de: Cumplimiento presupuestario. Recuperacin de gastos operativos. Numero de personal. Coordinacin con otras dependencias o reas. Criterio personal aplicado. Ahorro en costos (economa) Quejas del cliente. Rendimiento programado Logro de objetivos Se han establecido por escrito normas o niveles de rendimiento aceptables en las reas sealadas en el tem 5. Han sido establecido por escrito los objetivos especficos de la empresa. Se ha priorizado los objetivos de acuerdo a su importancia. Sealan los objetivos, tiempo, lugar y cantidades. Se reporta peridicamente el logro de los objetivos. Se revisa con el directorio la falta de cumplimiento de los objetivos: 1. Verbalmente

2. Por escrito. Esta satisfecho el gerente con el rendimiento del objetivo. Existe reas en particular o problemas dentro de la empresa donde el gerente general deseara que se concentren ms los esfuerzos de auditora. Ha revisado y probado el plan anual de operaciones de la empresa. Recibe informes peridicos que muestran y comparan los logros con el plan operativo.

LIC. GUSTAVO GIL

153

AUDITORA OPERATIVA

Se ha hecho anteriormente alguna auditora, revisin o evaluacin de las actividades de la empresa, parcial o totalmente. se ha especificado el papel de la empresa. Especifica este papel: 1. Su funcin en trminos amplios, principales, limitaciones. 2. Responsabilidad y auditora general.

6. Las polticas de control Una poltica es una gua para llevar a cabo una accin con el objeto de lograr los objetivos. Son efectivas desde su establecimiento hasta su anulacin, o reemplazan con otra tiene la empresa polticas por escrito? Se organiza esta en un manual? Estn las polticas actualizadas? se verifica su cumplimiento? Se distribuyen entre los trabajadores? Estn claramente escritas? Est el formato estandarizado?

7. Los procedimientos en el control El procedimiento es un documento que explica la forma de proceder y trabajar para llevar a cabo las polticas: Tiene la empresa procedimientos por escrito? Se originan estos en un manual? Estn actualizados? Se verifica su cumplimiento? Existen procedimientos por escrito para cada poltica? Se distribuyen los procedimientos a los trabajadores? Est el formato estandarizado?

8. Algunas reglas de control El control es la funcin de ms preocupacin del auditor, es por medio de ciertas normas que puede hacer mejor su trabajo, por cuya razn debe conocer a fondo determinadas reglas de control que las relacionar con los objetivos y metas de la empresa.
LIC. GUSTAVO GIL

154

AUDITORA OPERATIVA

Los controles no operan sin sustentacin, actan para asegurarse que determinados objetivos y metas se cumplan.

Hay significativos nmeros de controles que se deben aplicar en una empresa pudiendo citarse a continuacin algunos de ellos, que pueden considerarse bsicos: La gerencia debe establecer normas para su personal de trabajadores. La gerencia debe evaluar a su personal en funcin a normas establecidas. Cada actividad debe tomar un presupuesto y un camino a seguir, debiendo los trabajadores reportarse en funcin a ambas. Se debe establecer prioridades para nuevos trabajos. Las actividades pendientes a evaluarse y las deficiencias deben darse a conocer recomendando su posible medida correctiva. El gerente debe estar informado de los que hace cada uno de los trabajadores de la empresa. El gerente debe poner en conocimiento de sus trabajadores las necesidades y los procedimientos empleados en los diferentes niveles de la empresa. En forma peridica el gerente y sus supervisores deben hacer el seguimiento para luego verificar si las actividades se han realizado se acuerdo a los procedimientos establecidos. De una manera general el control gerencial puede resumirse en las siguientes expresiones: Usar continuamente la supervisin y la retroalimentacin para mejorar la ejecucin mediante acciones correctivas.

FIN

LIC. GUSTAVO GIL

155