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INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA -INE-

MANUAL DE PROCESOS DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA DS-AI (VERSIN 1)

FUNDAMENTACIN LEGAL:
ACUERDO No. 09-2003 CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS, Numeral 1.10. MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS GUATEMALA, JUNIO 2010

MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA ELABORADO POR: DIRECCIN DE PLANIFICACIN

JUNIO 2010

NDICE GENERAL

Manual de Procesos de la Direccin de Auditoria Interna


PAGINA No. Introduccin Mapa de macroproceso, proceso y procedimientos MACROPROCESO: Auditoria Interna Gubernamental PROCESO No.1: PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA INTERNA Ficha tcnica del proceso Procedimiento No.1: Planificacin especifica de la auditoria Procedimiento No.2: Realizacin de la visita preliminar Procedimiento No.3: Evaluacin preliminar del control interno Procedimiento No.4: Redaccin de objetivos generales y especficos Procedimiento No.5: Criterios para seleccin de muestras Procedimiento No.6: Elaboracin de programas de auditoria Procedimiento No.7: Elaboracin del memorando de planificacin PROCESO No.2: EJECUCIN DE LA AUDITORIA INTERNA Ficha tcnica del proceso Procedimiento No.1: Gua general para la ejecucin de la auditora Procedimiento No.2: Evaluacin del control interno Procedimiento No.3: Evaluacin de disposiciones legales y Reglamentarias Procedimiento No.4: Preparacin de papeles de trabajo Procedimiento No.5: Obtencin de la carta de representacin Procedimiento No.6: Creacin y actualizacin del archivo Permanente 1 3 5 7 9 10 13 16 19 22 26 29 33 35 37 42 46 49 54 57

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Procedimiento No.7: Organizacin del archivo corriente Procedimiento No.8: Seguimiento de recomendaciones PROCESO No.3: COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA Ficha tcnica del proceso Procedimiento No.1: Informe final de los resultados de la auditoria Procedimiento No.2: Informe de hallazgos Procedimiento No.3: Trmite de hallazgos PROCESO No.4: SUPERVISIN DE LA AUDITORIA INTERNA Ficha tcnica del proceso Procedimiento No.1: Supervisin de la auditoria interna PROCESO No.5: CONSULTORA Y ASESORA EN MATERIA DE AUDITORIA INTERNA Ficha tcnica del proceso Procedimiento No.1: Asesora en auditoria interna a requerimiento Procedimiento No.2: Consultara en materia de auditoria interna DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS Glosario Acrnimos y abreviaturas Organigrama oficial del INE con nomenclatura Organigrama oficial parcial de la Direccin de Auditoria Interna del INE con nomenclatura Recopilacin de leyes ANEXOS ndice de anexos Gua de elaboracin de manuales

60 62 67 69 70 75 79 85 87 88 93 95 96 99 103 105 108 109 110 111 113 115 117

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INTRODUCCIN

Las autoridades del INE plantearon la necesidad de contar con manuales que refirieran por escrito la dinmica de las actividades de la Direccin de Auditoria Interna, asimismo que en el futuro se puedan identificar acciones de mejoras dentro de los procesos, para la agilizacin del trabajo en pro de fomentar la cultura de la calidad estadstica. Por ello dentro del marco del fortalecimiento y modernizacin del Instituto Nacional de Estadstica y en respuesta al requerimiento de las autoridades; El equipo tcnico de la Direccin de Planificacin document los procesos de la Direccin de Auditoria Interna en base a 2 fuentes de informacin primarias, que son; a) A travs de entrevistas, recopilacin de documentos, revisiones y validaciones y b) De acuerdo a las normas y procedimientos que dicta la Contralora General de Cuentas para cumplimiento de las disposiciones legales establecidas en el Decreto 31-2002 y su reglamento, esto para la correcta labor del auditor interno y la adecuada ejecucin de la Auditora Interna Gubernamental. En este levantamiento de informacin se identifico: el macroproceso de la Direccin de Auditoria Interna, el cual esta integrado por 5 procesos con 21 procedimientos, los cuales conforman la estructura bsica del presente manual y el quehacer de esta direccin. Por lo que cabe mencionar que el presente manual es una herramienta que da a conocer el desarrollo de las actividades de la Direccin de Auditoria Interna, siendo a su vez un documento de consulta, induccin y apoyo en sus actividades diarias, as como, el de la propia institucin. Finalmente es importante destacar que gracias al profesionalismo de quienes laboran en esta direccin, se ha logrado la elaboracin del presente documento que a continuacin se da a conocer.

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MAPA DEL MACROPROCESO, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA


MACROPROCESO Auditoria Interna Gubernamental

PROCESO No.1 Planificacin de la auditoria interna

PROCESO No.2 Ejecucin de la auditoria interna

PROCESO No.3 Comunicacin de los resultados de la auditoria interna

PROCESO No.4 Supervisin de la auditoria interna

PROCESO No.5 Consultora y asesora en materia de auditoria interna

Procedimiento No.1 Planificacin especifica de la auditoria

Procedimiento No.2 Realizacin de la visita preliminar

Procedimiento No.1 Gua general para la ejecucin de la auditora

Procedimiento No.2 Preparacin de papeles de trabajo

Procedimiento No.1 Informe final de resultados de la auditoria interna

Procedimiento No.1 Supervisin de la auditoria interna

Procedimiento No.1 Consultara en auditoria interna a requerimiento

Procedimiento No.3 Evaluacin preliminar del control interno

Procedimiento No.4 Redaccin de objetivos generales y especficos

Procedimiento No.3 Evaluacin del control interno

Procedimiento No.4 Evaluacin de disposiciones legales y reglamentarias

Procedimiento No.2 Informe de hallazgos

Procedimiento No.2 Asesora en auditoria interna a requerimiento

Procedimiento No.5 Criterios para seleccin de muestras

Procedimiento No.6 Elaboracin de programas de auditoria

Procedimiento No.5 Obtencin de la carta de representacin

Procedimiento No.6 Creacin y actualizacin del archivo permanente

Procedimiento No.3 Trmite de hallazgos

Procedimiento No.7 Elaboracin del memorando de planificacin

Procedimiento No.7 Organizacin del archivo corriente

Procedimiento No.8 Seguimiento de recomendaciones

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MAPA DEL MACROPROCESO Y PROCESOS DE LA DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA

MACROPROCESO
Auditoria Interna Gubernamental

PROCESO No.1 Planificacin de la auditoria interna

PROCESO No.2 Ejecucin de la auditoria interna

PROCESO No.3 Comunicacin de los resultados de la auditoria interna

PROCESO No.4 Supervisin de la auditoria interna

PROCESO No.5 Asesora y consultora en materia de auditoria interna

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PROCESO No.1: PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA INTERNA

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Planificacin de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Planificacin especifica de la auditoria 2. Realizacin de la visita preliminar

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Familiarizacin con la unidad a auditar - Visita preliminar - Recopilacin de informacin y documentos - Evaluacin de control interno

3. Evaluacin preliminar del control interno

- Aspectos de objetivos generales - Aspectos de objetivos especficos - Criterio de aplicacin de la muestra - Definicin del universo - Definicin de programas de auditoria - Seleccin de tcnicas y procedimientos - Revisin de la familiarizacin - Revisin de la evaluacin preliminar

4. Redaccin de objetivos generales y especficos

5. Criterios para seleccin de muestras

SALIDAS - Planificacin especifica de la auditoria - Papeles de trabajo - Informe resumido de la visita preliminar - Identificacin de actividades sustantivas - Identificacin de reas crticas - Definicin de objetivos generales - Definicin de objetivos especficos - Diseo de la muestra - Seleccin de la muestra - Programas de auditoria con cambios y ajustes - Archivo de programas de auditoria - Resultados de las revisiones - Memorando de planificacin
ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

6. Elaboracin de programas de auditoria

7. Elaboracin del memorando de planificacin

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Formularios de narracin de procedimientos, de cuestionario de evaluacin y de diagramas de flujo - Formatos de programas de auditoria y de cronogramas de actividades - Modelos de programas de evaluacin preliminar, de programas de auditoria y de memorandos de planificacin - Guas para redaccin de objetivos generales y especficos y de pasos para definir programas de auditoria

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NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


No. DE PASOS: 5 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.1: Planificacin especifica de la auditora. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Desarrollar una estrategia para la ejecucin de la auditora interna gubernamental, con el fin de asegurar un adecuado y oportuno conocimiento y comprensin de la unidad auditada. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 4 1 Familiarizacin Direccin de Auditor Para familiarizarse el auditor interno con la con la unidad Auditoria Interno unidad que se tiene programada auditar, el horas a auditar Interna debe de revisar el archivo permanente y el archivo corriente, esto para recolectar informacin de informes de auditorias previas, asuntos pendientes, recomendaciones, hallazgos, leyes, etc. Con esta informacin se crea el archivo corriente, el cual se va incrementado en el transcurso del proceso de la auditoria interna y a la vez sirve de criterio para definir los alcances de la planificacin especfica. 8 2 Planificacin Direccin de Auditor Como resultado de la investigacin prelide la Auditoria Interno minar y para establecer el grado de efi- horas evaluacin Interna ciencia y efectividad en la salvaguarda de preliminar los recursos, la confiabilidad de la informacin financiera, tcnica y administrativa, as como de los procesos operacionales, se debe de efectuar una revisin y anlisis preliminar del control interno. Esta evalacin preliminar del control interno permite identificar las posibles reas crticas y definir la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora por medio de mtodos de evaluacin (Cuestionarios de control interno, flujogramacin del control interno, narracin de procedimientos, etc.) aplicados de acuerdo a la naturaleza de las operaciones. Ver normas y lineamientos.

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UNIDAD No. DE RESPONSABLE ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 3 Planificacin Direccin de Auditor de los Auditoria Interno programas Interna de auditoria

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD Para cada auditora se planifican y prepararan programas especficos aplicables a las muestras establecidas. Estos programas de auditora son un instrumento que permite relacionar de una forma ordenada los procedimientos que se aplicarn en la ejecucin de la auditora, con el fin de obtener evidencia suficiente, competente y pertinente al caso, para permitir alcanzar los objetivos establecidos en la planificacin, ayudando al desarrollo del trabajo con pasos especficos planteados, sirviendo a la vez de gua en la aplicacin de procedimientos y aseguramiento de la calidad de la auditora. Ver normas y lineamientos. En este documento se planifican los alcances del trabajo, estimaciones de recursos y tiempo necesarios, se definen objetivos, resumen del resultado del proceso de la familiarizacin y la evaluacin preliminar del control interno, definicin de los criterios a ser utilizados por el auditor, los cuales servirn de base para definir los antecedentes generales ms importantes de la unidad a auditar, revisin de aspectos legales, normativos y reglamentarios que le son aplicables para efectuar la auditora. La supervisin de la auditora planifica apropiadamente a efecto de orientar y evaluar permanentemente las actividades del auditor interno, para asegurar la calidad tcnica y profesional, as como para cumplir con los objetivos propuestos, de manera eficiente y eficaz. Fin del procedimiento.

TIEMPO 2 horas

Planificacin del memorando

Direccin de Auditoria Interna

Auditor Interno

2 horas

Planificacin de la supervisin

Direccin de Auditoria Interna

Supervisor y Auditor Interno

1 hora

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 2: Para dejar constancia del trabajo efectuado en la visita preliminar, se deben elaborar papeles de trabajo de acuerdo a la metodologa establecida en el procedimiento No.4 del proceso No.2 de este manual. La auditoria se debe planificar de acuerdo al manual de la Contralora General de Cuentas para realizar auditorias internas gubernamentales. Del paso 3: Este programa debe contener la gua del trabajo a efectuar para la evaluacin preliminar del control interno, el cual debe elaborarse de acuerdo a los programas de auditora. El auditor interno debe mantener actualizado el archivo permanente por direccin.

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NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


NMERO DE PASOS: 5 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.1: Planificacin especifica de la auditora. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO SUPERVISOR

INICIO

2 Planificacin de la evaluacin preliminar

4 Planificacin del memorando

5 Planificacin de la supervisin

5 Planificacin de la supervisin

1 Familiarizacin con la unidad a auditar

3 Planificacin de los programas de auditoria

FIN

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


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ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Planificacin de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Planificacin especifica de la auditoria 2. Realizacin de la visita preliminar

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Familiarizacin con la unidad a auditar - Visita preliminar - Recopilacin de informacin y documentos - Evaluacin de control interno

3. Evaluacin preliminar del control interno

- Aspectos de objetivos generales - Aspectos de objetivos especficos - Criterio de aplicacin de la muestra - Definicin del universo - Definicin de programas de auditoria - Seleccin de tcnicas y procedimientos - Revisin de la familiarizacin - Revisin de la evaluacin preliminar

4. Redaccin de objetivos generales y especficos

5. Criterios para seleccin de muestras

SALIDAS - Planificacin especifica de la auditoria - Papeles de trabajo - Informe resumido de la visita preliminar - Identificacin de actividades sustantivas - Identificacin de reas crticas - Definicin de objetivos generales - Definicin de objetivos especficos - Diseo de la muestra - Seleccin de la muestra - Programas de auditoria con cambios y ajustes - Archivo de programas de auditoria - Resultados de las revisiones - Memorando de planificacin
ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

6. Elaboracin de programas de auditoria

7. Elaboracin del memorando de planificacin

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Formularios de narracin de procedimientos, de cuestionario de evaluacin y de diagramas de flujo - Formatos de programas de auditoria y de cronogramas de actividades - Modelos de programas de evaluacin preliminar, de programas de auditoria y de memorandos de planificacin - Guas para redaccin de objetivos generales y especficos y de pasos para definir programas de auditoria

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NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


No. DE PASOS: 5 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.2: Realizacin de la visita preliminar. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Indagar sobre aspectos o eventos subsecuentes ocurridos desde la fecha del informe de la auditora anterior. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO No. DE UNIDAD ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO PASO EJECUTORA 2 1 Realizacin Direccin de Auditor Se presenta el Auditor Interno a la unidad de visita Auditoria Interno a ser auditada, para obtener informacin y horas preliminar Interna documentacin necesaria que permita cumplir con los objetivos de esta fase del proceso de planificacin de la auditora. Dentro de la informacin que se debe solicitar est: financiera, legal, tcnica y operativa, incluyendo manuales que permitan conocer y evaluar los procedimientos diseados por la unidad. Ir al anexo No.1 Modelo de programa de visita preliminar. 2 Coordinacin Direccin de Auditor Para obtener los resultados esperados de 1 con Auditoria Interno / esta visita, se debe de coordinar el trabajo hora funcionarios Interna / Personal de auditoria con el personal responsable de la unidad Direccin Tcnico de las principales reas de la unidad, esto Tcnica Administrativo dependiendo del tipo de auditora. por lo Administraque es necesario establecer una comunitiva cacin que facilite al personal de la unidad y atender oportunamente los requerimientos. 3 Recopilacin Direccin de Auditor Durante la visita preliminar se requiere 1 de informacin Auditoria Interno informacin y documentacin que permita hora y documentos Interna actualizar el archivo permanente, esto para trabajar tcnica y objetivamente el proceso de la planificacin especfica, por lo que el programa de auditora debe ser una gua de aseguramiento de informacin de calidad. Ver normas y lineamientos.

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UNIDAD No. DE RESPONSABLE ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 4 Elaboracin Direccin de Auditor de diseo de Auditoria Interno los papeles Interna de trabajo

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD Para dejar constancia del trabajo efectuado en la visita preliminar, se llenan los bosquejos preliminares de los papeles de trabajo, esto para definir el diseo de los papeles de trabajo, esto de acuerdo a la metodologa establecida para la preparacin de los papeles de trabajo. Como resultado del trabajo efectuado y de acuerdo a los numerales 1, 2 y 3 anteriores, se elabora un resumen, el cual se tomar de base para elaborar el Memorando de Planificacin. Fin del procedimiento.

TIEMPO 2 horas

Resumen de visita preliminar

Direccin de Auditoria Interna

Auditor Interno

2 horas

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 3: En la obtencin de informacin se debe de respetar el modelo del programa para la visita preliminar.

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NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


NMERO DE PASOS: 5 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DIRECCIN: Auditoria Interna

DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: Direccin de Auditoria Interna Procedimiento No.2: Realizacin de la visita preliminar. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA DIRECCIN TCNICA O ADMINISTRATIVA AUDITOR INTERNO PERSONAL
2 Coordinacin con funcionarios de la unidad 2 Coordinacin con funcionarios de la unidad

INICIO

1 Realizacin de visita preliminar

3 Recopilacin de informacin y documentos

4 Elaboracin de diseo de los papeles de trabajo

5 Resumen de visita preliminar

FIN

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Planificacin de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Planificacin especifica de la auditoria 2. Realizacin de la visita preliminar

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Familiarizacin con la unidad a auditar - Visita preliminar - Recopilacin de informacin y documentos - Evaluacin de control interno

3. Evaluacin preliminar del control interno

- Aspectos de objetivos generales - Aspectos de objetivos especficos - Criterio de aplicacin de la muestra - Definicin del universo - Definicin de programas de auditoria - Seleccin de tcnicas y procedimientos - Revisin de la familiarizacin - Revisin de la evaluacin preliminar

4. Redaccin de objetivos generales y especficos

5. Criterios para seleccin de muestras

SALIDAS - Planificacin especifica de la auditoria - Papeles de trabajo - Informe resumido de la visita preliminar - Identificacin de actividades sustantivas - Identificacin de reas crticas - Definicin de objetivos generales - Definicin de objetivos especficos - Diseo de la muestra - Seleccin de la muestra - Programas de auditoria con cambios y ajustes - Archivo de programas de auditoria - Resultados de las revisiones - Memorando de planificacin
ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

6. Elaboracin de programas de auditoria

7. Elaboracin del memorando de planificacin

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Formularios de narracin de procedimientos, de cuestionario de evaluacin y de diagramas de flujo - Formatos de programas de auditoria y de cronogramas de actividades - Modelos de programas de evaluacin preliminar, de programas de auditoria y de memorandos de planificacin - Guas para redaccin de objetivos generales y especficos y de pasos para definir programas de auditoria

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No. DE PASOS: 4 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.3: Evaluacin preliminar del control interno. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Conocer y comprender el funcionamiento del control interno de la unidad sujeta a auditora, para identificar las posibles reas crticas. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 4 1 Evaluacin e Direccin de Auditor Las actividades sustantivas se evalan e identificacin Auditoria Interno identifican, estas pueden tener asociadas horas de actividades Interna actividades complementarias, para lo cual sustantivas se realiza lo siguiente: Revisin de leyes y reglamentos, revisin del flujo de documentos a autorizar, registrar, controlar y conciliar en sus respectivas cuentas, revisin de la adecuada segregacin de funciones, revisin de los aspectos de control administrativo (Estructura orgnica, responsabilidades, adquisicin de bienes, contratacin de servicios, resguardo y seguridad de los fondos fijos e inversiones, control y manejo de los ingresos, pago de las obligaciones contradas, asignacin de funciones de cada puesto de trabajo, supervisin, comunicacin, autorizacin y registro de operaciones, documentacin de soporte, formas presumeradas, presentacin del formulario P, sistemas de archivo, auditorias realizadas por la Contralora General de Cuentas, etc.) y revisin del archivo permanente que es una de las principales fuentes de evidencia. 2 Identificacin Direccin de Auditor Una vez familiarizado con la estructura, 2 de los medios Auditoria Interno ambiente y actividades sustantivas, se horas de evaluacin Interna identifican los medios o programas de evaluacin preliminar del control interno, esto a travs de cuestionarios, narracin de procedimientos y diagramas de flujo. Ir al anexo No.2 Formulario del cuestionario

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No. DE PASO

ACTIVIDAD

UNIDAD RESPONSABLE EJECUTORA

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD para la evaluacin preliminar del control interno, al anexo No.3 Formulario de narracin de procedimientos para la evalacin preliminar del control interno y al anexo No.4 Formulario de diagramas de flujo para la evaluacin preliminar del control interno. Se elabora el programa de trabajo de auditora de acuerdo con la Gua de elaboracin de programas de auditora y su formato, esto para ejecutar la evalacin preliminar del control interno, Con base en el resultado de la evaluacin preliminar de las reas sustantivas, se debe concluir respecto a la existencia o no de posibles reas crticas o de riesgo, las cuales se detallarn en el Memorando de Planificacin as como el alcance que tendr la auditora. Fin del procedimiento.

TIEMPO

Programacin Direccin de del trabajo de Auditoria auditoria Interna

Auditor Interno

1 hora

Identificacin de reas criticas

Direccin de Auditoria Interna

Auditor Interno

1 hora

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NMERO DE PASOS: 4 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.3: Evaluacin preliminar del control interno. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO

INICIO

2 Identificacin de los medios de evaluacin

3 Programacin del trabajo de auditoria

4 Identificacin de reas criticas

1 Evaluacin e identificacin de actividades sustantivas

FIN

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


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ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Planificacin de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Planificacin especifica de la auditoria 2. Realizacin de la visita preliminar

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Familiarizacin con la unidad a auditar - Visita preliminar - Recopilacin de informacin y documentos - Evaluacin de control interno

3. Evaluacin preliminar del control interno

- Aspectos de objetivos generales - Aspectos de objetivos especficos - Criterio de aplicacin de la muestra - Definicin del universo - Definicin de programas de auditoria - Seleccin de tcnicas y procedimientos - Revisin de la familiarizacin - Revisin de la evaluacin preliminar

4. Redaccin de objetivos generales y especficos

5. Criterios para seleccin de muestras

SALIDAS - Planificacin especifica de la auditoria - Papeles de trabajo - Informe resumido de la visita preliminar - Identificacin de actividades sustantivas - Identificacin de reas crticas - Definicin de objetivos generales - Definicin de objetivos especficos - Diseo de la muestra - Seleccin de la muestra - Programas de auditoria con cambios y ajustes - Archivo de programas de auditoria - Resultados de las revisiones - Memorando de planificacin
ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

6. Elaboracin de programas de auditoria

7. Elaboracin del memorando de planificacin

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Formularios de narracin de procedimientos, de cuestionario de evaluacin y de diagramas de flujo - Formatos de programas de auditoria y de cronogramas de actividades - Modelos de programas de evaluacin preliminar, de programas de auditoria y de memorandos de planificacin - Guas para redaccin de objetivos generales y especficos y de pasos para definir programas de auditoria

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NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


No. DE PASOS: 4 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.4: Redaccin de objetivos generales y especficos. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Enfocar con claridad el trabajo a realizar para fundamentar la elaboracin del Memorando de Planificacin Especfica y los Programas de Auditoria. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 1 1 Revisin Direccin de Auditor Los aspectos generales que se revisan de aspectos Auditoria Interno para la definicin de los objetivos genera- hora generales Interna les y para que la orientacin del trabajo sea una sucesin de acciones con origen en el conocimiento administrativo, financiero, legal, tcnico y operativo son: marco conceptual, normas de auditora interna gubernamental, normas de control Interno, ley o reglamento orgnico interno, aspectos legales aplicables, presupuesto de ingresos, egresos, estados financieros y manuales. Esto para orientar el trabajo de forma tcnica y profesional y obtener resultados de calidad. 2 Redaccin Direccin de Auditor Despus de conocer el marco de referen de objetivos Auditoria Interno cia, se debe contar con los insumos sufi- hora generales Interna cientes para permitir la redaccin concreta de los objetivos generales en forma tcnica y poder ordenar los pasos que plantean las siguientes preguntas: Qu debe hacerse?, Con base en qu? y Para qu debe hacerse?. Ir al anexo No.5 Gua para redaccin de objetivos generales.

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UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 3 Revisin Direccin de Auditor Entre los aspectos especficos a revisar de aspectos Auditoria Interno estn los siguientes: la organizacin, hora especficos Interna funciones, controles internos, procedimientos, eficiencia de las operaciones y confiabilidad de la informacin. Los objetivos especficos se derivan de los objetivos generales, por lo que los mismos deben de orientar las actividades particulares a realizarse en el desarrollo de las fases y alcances del objetivo general. 4 Redaccin Direccin de Auditor Se redactan los objetivos especficos por de objetivos Auditoria Interno medio de la identificacin de los aspectos hora especficos Interna claves que definen el objetivo general, los cuales al ser analizados individualmente darn como resultado final dichos objetivos. La actividad indicada para la redaccin de los objetivos generales nuevamente se repite, esto para ir adaptando cada paso a los componentes de los objetivos especficos. Ir al anexo No.6 Gua para redaccin de objetivos especficos. Fin del procedimiento.

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NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


NMERO DE PASOS: 4 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.4: Redaccin de objetivos generales y especficos. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO

INICIO

1 Revisin de aspectos generales

2 Redaccin de objetivos generales

3 Revisin de aspectos especficos

4 Redaccin de objetivos especficos

FIN

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Planificacin de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Planificacin especifica de la auditoria 2. Realizacin de la visita preliminar

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Familiarizacin con la unidad a auditar - Visita preliminar - Recopilacin de informacin y documentos - Evaluacin de control interno

3. Evaluacin preliminar del control interno

- Aspectos de objetivos generales - Aspectos de objetivos especficos - Criterio de aplicacin de la muestra - Definicin del universo - Definicin de programas de auditoria - Seleccin de tcnicas y procedimientos - Revisin de la familiarizacin - Revisin de la evaluacin preliminar

4. Redaccin de objetivos generales y especficos

5. Criterios para seleccin de muestras

SALIDAS - Planificacin especifica de la auditoria - Papeles de trabajo - Informe resumido de la visita preliminar - Identificacin de actividades sustantivas - Identificacin de reas crticas - Definicin de objetivos generales - Definicin de objetivos especficos - Diseo de la muestra - Seleccin de la muestra - Programas de auditoria con cambios y ajustes - Archivo de programas de auditoria - Resultados de las revisiones - Memorando de planificacin
ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

6. Elaboracin de programas de auditoria

7. Elaboracin del memorando de planificacin

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Formularios de narracin de procedimientos, de cuestionario de evaluacin y de diagramas de flujo - Formatos de programas de auditoria y de cronogramas de actividades - Modelos de programas de evaluacin preliminar, de programas de auditoria y de memorandos de planificacin - Guas para redaccin de objetivos generales y especficos y de pasos para definir programas de auditoria

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NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


No. DE PASOS: 5 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.5: Criterios para la seleccin de muestra. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Obtener la evidencia ajustada a la naturaleza y objetivos de la auditora, la cual debe tener la misma probabilidad de seleccin, esto para una adecuada aplicacin de pruebas de cumplimiento y as reducir el riesgo a un nivel aceptablemente bajo. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO No. DE UNIDAD ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO PASO EJECUTORA 2 1 Aplicacin de Direccin de Auditor Se aplican criterios y/o procedimientos socriterios sobre Auditoria Interno bre la muestra (Menor al 100% de los pro- horas la muestra Interna cedimientos que integran el universo), lo cual implica para la auditoria que todos los procedimientos de una unidad deben tener la misma oportunidad de ser seleccionados. Esto permite al auditor interno planificar adecuadamente los procedimientos de auditora en la obtencin y evaluacin de la evidencia, la identificacin de posibles reas crticas; de igual forma sirve de base para establecer el tamao de la muestra (nmero de operaciones, registros, documentos, etc.) que deben examinarse. 2 Definicin Direccin de Auditor El auditor interno define el universo y debe 2 del universo Auditoria Interno asegurarse que este bien definido y sea el horas Interna apropiado a los objetivos del estudio, esto para que la seleccin de la muestra sea la adecuada (El universo representa el total de los datos y del cual se selecciona una muestra para la emisin de conclusiones de la auditoria interna).

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UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 8 3 Elaboracin Direccin de Auditor Para la elaboracin del diseo de la del diseo Auditoria Interno muestra se deben considerar los atributos horas muestral Interna del universo, los objetivos especficos, la combinacin de procedimientos de auditora, la naturaleza de la evidencia de auditora y las condiciones de error posible u otras caractersticas relacionadas con dicha evidencia que ayudarn a disear la muestra. Se llevan a cabo pruebas de cumplimiento por medio de evaluaciones preliminares de la tasa de error que se espera encontrar en el universo y en el nivel de riesgo de control. Esta evaluacin se basa en el conocimiento previo o en el examen de un pequeo nmero de partidas del universo. De modo similar se debe hacer una evaluacin preliminar para pruebas sustantivas. Estas evaluaciones preliminares son tiles para disear una muestra de auditora y determinar el tamao de la misma. 2 4 Determinacin Direccin de Auditor El tamao de la muestra puede determidel tamao de Auditoria Interno narse por la aplicacin de una frmula horas la muestra Interna estadstica o mediante el ejercicio del juicio profesional aplicado objetivamente a las circunstancias. Al determinar el tamao de la muestra se debe considerar si el riesgo de muestreo se reduce a un nivel aceptable. Los factores que influyen en la determinacin del tamao de la muestra para pruebas de cumplimiento son: Apoyo a los sistemas de contabilidad, presupuesto, control interno, error tolerable, error esperado y nivel de confianza. Los factores que influyen en la determinacin del tamao de la muestra para pruebas sustantivas son: La evaluacin del riesgo inherente, evaluacin del riesgo de control, otros procedimientos sustantivos, nivel de confianza, error tolerable, error esperado y estratificacin. El tamao de la muestra se ve afectado por el nivel del riesgo de muestreo que se est dispuesto a aceptar. Mientras ms bajo sea el riesgo de muestreo, mayor ser el tamao de la muestra. 5 Seleccin de Direccin de Auditor La seleccin de la muestra se puede rea2 la muestra Auditoria Interno lizar por medio de dos tcnicas generales, horas Interna las cuales son: a) Muestreo no estadstico o de criterio, esta tcnica se fundamenta en la capacidad y experiencia profesional, por lo que con base en un criterio subjetivo se determina el tamao de la muestra, la

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No. DE PASO

ACTIVIDAD

UNIDAD RESPONSABLE EJECUTORA

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD seleccin de las partidas que lo integran y la evaluacin de los resultados. Los mtodos principales para seleccionar muestras a seleccin de juicio son: la seleccin por bloques o conglomerados y la seleccin estratificada (Ejemplos: Tablas de nmeros al azar, seleccin sistemtica, seleccin porcentual, seleccin por montos y seleccin al tanteo) y b) Muestreo estadstico, es aquel en el que: la determinacin del tamao de la muestra, la seleccin de las partidas y la evaluacin de los resultados, se hace empleando mtodos matemticos basados en el clculo de probabilidades, Los principales mtodos para seleccionar muestras son: muestreo aleatorio, muestreo sistemtico, muestreo por variables y muestreo sobre importes acumulados. Fin del procedimiento.

TIEMPO

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NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


NMERO DE PASOS: 5 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.5: Criterios para la seleccin de muestra. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO

INICIO

1 Aplicacin de criterios sobre la muestra

2 Definicin del universo

3 Elaboracin del diseo muestral

4 Determinacin del tamao de la muestra

5 Seleccin de la muestra

FIN

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Planificacin de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Planificacin especifica de la auditoria 2. Realizacin de la visita preliminar

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Familiarizacin con la unidad a auditar - Visita preliminar - Recopilacin de informacin y documentos - Evaluacin de control interno

3. Evaluacin preliminar del control interno

- Aspectos de objetivos generales - Aspectos de objetivos especficos - Criterio de aplicacin de la muestra - Definicin del universo - Definicin de programas de auditoria - Seleccin de tcnicas y procedimientos - Revisin de la familiarizacin - Revisin de la evaluacin preliminar

4. Redaccin de objetivos generales y especficos

5. Criterios para seleccin de muestras

SALIDAS - Planificacin especifica de la auditoria - Papeles de trabajo - Informe resumido de la visita preliminar - Identificacin de actividades sustantivas - Identificacin de reas crticas - Definicin de objetivos generales - Definicin de objetivos especficos - Diseo de la muestra - Seleccin de la muestra - Programas de auditoria con cambios y ajustes - Archivo de programas de auditoria - Resultados de las revisiones - Memorando de planificacin
ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

6. Elaboracin de programas de auditoria

7. Elaboracin del memorando de planificacin

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Formularios de narracin de procedimientos, de cuestionario de evaluacin y de diagramas de flujo - Formatos de programas de auditoria y de cronogramas de actividades - Modelos de programas de evaluacin preliminar, de programas de auditoria y de memorandos de planificacin - Guas para redaccin de objetivos generales y especficos y de pasos para definir programas de auditoria

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NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


No. DE PASOS: 6 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.6: Elaboracin de programas de auditora. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Elaborar programas para desarrollar el trabajo, guiar la aplicacin de las tcnicas hacia la obtencin de evidencia suficiente, competente y pertinente para asegurar la aplicacin y alcanzar el grado requerido de calidad. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO No. DE UNIDAD ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO PASO EJECUTORA 1 Definicin de Direccin de Auditoria Se definen los programas de auditoria a los programas Auditoria Interna elaborar, como parte del proceso de la hora de auditoria Interna planificacin de la auditoria interna, estos forman parte del memorando de planificacin y los cuales van orientados de acuerdo a las reas o cuentas seleccionadas. Estos comprenden la descripcin del rea a examinar, en base a la definicin del manual de clasificaciones presupuestarias, manual contable, organizacin de la entidad, ley, reglamento, etc. Ir al anexo No.7 Supuestos bsicos para la definicin de tcnicas y procedimientos de la auditora. 2 Redaccin de Direccin de Auditoria Estos comprenden los objetivos especfi Objetivos de Auditoria Interna cos que se esperan alcanzar en cada rea hora los programas Interna o cuenta definida y para lo cual debe de consultarse la gua de objetivos. Ir al anexo No.8 Gua de pasos para definir programas de auditoria interna. 3 Seleccin Direccin de Auditoria La seleccin se realiza con fundamenta1 de tcnicas y Auditoria Interna cin en los siguientes aspectos: Alcance, hora procedimientos Interna seleccin de la muestra, trabajo a desarrollar (Estudio general, anlisis, inspeccin, confirmacin, investigacin, clculo, revisin analtica, declaracin y observacin), fechas, firmas de responsabilidad, supuestos bsicos para la definicin de tcnicas y procedimientos

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No. DE PASO

ACTIVIDAD

UNIDAD RESPONSABLE EJECUTORA

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD (Existencia, ocurrencia, integridad, propiedad, valuacin, cuantificacin, oportunidad, legalidad, legitimidad, econmico e impacto ambiental) y redaccin de documentos. Este es el medio fundamental a travs del cual se planifica la obtencin de evidencia suficiente, competente y pertinente. Se elaboran los programas de auditoria. Ir al anexo No.9 Formato para elaborar programas de auditora. Ver normas y lineamientos. Los programas de auditora pueden ser modificados durante el proceso de la auditora, atendiendo a las siguientes causas: Por iniciativa del supervisor, por solicitud de las mximas autoridades, por cambios en el personal, por la ocurrencia de posibles eventualidades y por iniciativa del auditor. Los cuales deben documentarse, justificarse y someterse a conocimiento y aprobacin del supervisor y Director de Auditora Interna. Ir al anexo No.10 Modelo de programa de auditoria. La Direccin de Auditora Interna archiva y resguarda los programas de auditora en forma adecuada en la base de datos documental de la institucin, as como para mantener la debida confidencialidad. Fin del procedimiento.

TIEMPO

Elaboracin de Direccin de los programas Auditoria de auditoria Interna Cambios y ajustes a los programas de auditoria Direccin de Auditoria Interna

Auditoria Interna

3 horas

Auditoria Interna

1 hora

Archivo de los Direccin de programas de Auditoria auditoria Interna

Auditoria Interna

hora

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 4: Los programas de auditora deben contener la siguiente estructura bsica: Encabezado, cuerpo del programa, identificacin de responsables y fechas.

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NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


NMERO DE PASOS: 6 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.6: Elaboracin de programas de auditora. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO

INICIO

2 Redaccin de Objetivos de los programas

4 Elaboracin de los programas de auditoria

6 Archivo de los programas de auditoria

1 Definicin de los programas de auditoria

3 Seleccin de tcnicas y procedimientos

5 Cambios y ajustes a los programas de auditoria

FIN

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Planificacin de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Planificacin especifica de la auditoria 2. Realizacin de la visita preliminar

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Familiarizacin con la unidad a auditar - Visita preliminar - Recopilacin de informacin y documentos - Evaluacin de control interno

3. Evaluacin preliminar del control interno

- Aspectos de objetivos generales - Aspectos de objetivos especficos - Criterio de aplicacin de la muestra - Definicin del universo - Definicin de programas de auditoria - Seleccin de tcnicas y procedimientos - Revisin de la familiarizacin - Revisin de la evaluacin preliminar

4. Redaccin de objetivos generales y especficos

5. Criterios para seleccin de muestras

SALIDAS - Planificacin especifica de la auditoria - Papeles de trabajo - Informe resumido de la visita preliminar - Identificacin de actividades sustantivas - Identificacin de reas crticas - Definicin de objetivos generales - Definicin de objetivos especficos - Diseo de la muestra - Seleccin de la muestra - Programas de auditoria con cambios y ajustes - Archivo de programas de auditoria - Resultados de las revisiones - Memorando de planificacin
ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

6. Elaboracin de programas de auditoria

7. Elaboracin del memorando de planificacin

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Formularios de narracin de procedimientos, de cuestionario de evaluacin y de diagramas de flujo - Formatos de programas de auditoria y de cronogramas de actividades - Modelos de programas de evaluacin preliminar, de programas de auditoria y de memorandos de planificacin - Guas para redaccin de objetivos generales y especficos y de pasos para definir programas de auditoria

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NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


No. DE PASOS: 5 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.7: Elaboracin del memorando de planificacin. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Proporcionar informacin a los responsables de desarrollar la planificacin especfica para definir los objetivos de la auditora, naturaleza, oportunidad y alcance del trabajo, conforme lo establecen las normas de auditora interna gubernamental. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO No. DE UNIDAD ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO PASO EJECUTORA 1 Definicin del Direccin de Auditor Se define el memorando de planificacin memorando de Auditoria Interno mediante el resumen de los resultados de hora planificacin Interna las fases de familiarizacin y evaluacin preliminar del control interno de la unidad a auditar; as como los criterios que deben seguirse para realizar la planificacin especfica y el cual servir de base para la ejecucin del trabajo. 2 Revisin de la Direccin de Auditor Se revisan las fuentes de evidencia obteni1 familiarizacin Auditoria Interno das en la familiarizacin. Los auditores hora Interna internos deben tener acceso a cualquier base de datos o sistemas de informacin utilizados por la unidad a auditar, segn el desarrollo tecnolgico de la misma. 2 3 Revisin de Direccin de Auditor En esta fase se revisan las evidencias la evaluacin Auditoria Interno obtenidas en la evaluacin preliminar y se horas preliminar Interna identifica la existencia de polticas y controles internos claves, sin llegar a realizar una evaluacin de fondo de la misma. Durante esta fase se hace uso del SICOIN u otro sistema en uso, para extraer la mayor cantidad de informacin presupuestaria, financiera y administrativa que se relacione con el rea a auditar, esto para contar con mayores elementos de juicio en el momento de la planificacin y en la ejecucin de la auditoria aplicar las pruebas de cumplimiento.

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UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 4 Conclusiones Direccin de Auditor La informacin obtenida y su anlisis, dan 1 sobre las Auditoria Interno como resultado que el auditor concluya so- hora revisiones Interna bre los siguientes aspectos: Condiciones para auditar la unidad, estimacin de recursos y cronograma de actividades. Ir al anexo No.11 Formato de cronograma de actividades. 5 Elaboracin Direccin de Auditor Se elabora el memorando de planificacin. 1 del Auditoria Interno Ir al anexo No.12 Modelo del memorando hora memorando Interna de planificacin. Actualizado de acuerdo de al INE. Ver normas y lineamientos. Fin planificacin del procedimiento.

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 5: El memorando de planificacin debe contar con la siguiente estructura bsica: Cartula, contenido, antecedentes, legislacin, auditabilidad de la unidad, identificacin de posibles reas crticas, objetivos de la auditora, alcance, criterios para la seleccin de la muestra, informes que se presentarn, cronograma de actividades, recursos humanos, financieros y materiales.

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NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


NMERO DE PASOS: 5 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.7: Elaboracin del memorando de planificacin. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO

INICIO

1 Definicin del memorando de planificacin

2 Revisin de la familiarizacin

3 Revisin de la evaluacin preliminar

4 Conclusiones sobre las revisiones

5 Elaboracin del memorando de planificacin

FIN

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MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA ELABORADO POR: DIRECCIN DE PLANIFICACIN

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PROCESO No.2: EJECUCIN DE LA AUDITORIA INTERNA

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


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ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Ejecucin de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Gua general para la ejecucin de la auditora interna

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Estudio y evaluacin del control interno - Evaluacin de leyes, normas y regulaciones - Evidencia obtenida - Preparacin de papeles de trabajo - Tipos de papeles de Trabajo - Contenido de los papeles de trabajo - Definicin del control interno y de reas a evaluar - Seleccin de tcnicas y procedimientos de evaluacin - Definicin de disposiciones legales y naturaleza de la unidad - Evaluacin preliminar de disposiciones legales - Solicitud de la carta de representacin

2. Preparacin de papeles de trabajo

SALIDAS - Actualizacin del archivo permanente y corriente - Supervisin de la auditoria - Ejecucin de programas de auditoria - Legajos de papeles de trabajo

3. Evaluacin del control interno

- Evaluacin del control Interno

4. Evaluacin de disposiciones legales y reglamentarias

- Aplicacin de programas, pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas - Hallazgos de auditoria - Obtencin de la carta de representacin - Archivo de la carta de Representacin - Actualizacin del archivo permanente - Organizacin, anlisis y clasificacin del archivo corriente - Proceso de evaluacin del cumplimiento - Informe del seguimiento de recomendaciones - Informe final de la ejecucin de la auditoria

5. Obtencin de la carta de representacin

- Creacin del archivo permanente - Estructura bsica y fsica del archivo corriente - Programacin del seguimiento de auditoria - Control del Cumplimiento - Registro de recomendaciones

6. Creacin y actualizacin del archivo permanente 7. Organizacin del archivo corriente

8. Seguimiento de recomendaciones

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RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Cdula de Balance de Trabajo, Cdula Sumaria, Cdula Analtica, Cdula de Asientos de Ajuste, Cdula de Asientos de Reclasificacin, Cdula de Deficiencias de Control Interno, Cdula de Hoja de Hallazgos, Cdula de ndices, Cdula de Revisin de Papeles de Trabajo y Cdula de Legajo de Papeles de Trabajo. - Modelo de solicitud de la carta de representacin. - Modelo de la carta de representacin. - Modelo de confirmaciones a terceros. - Parmetros para evaluar los resultados del cumplimiento de las recomendaciones. - Modelo de registro de recomendaciones emitidas. - Modelo de resultados del seguimiento de recomendaciones.

ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

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NOMBRE DEL PROCESO: EJECUCIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


No. DE PASOS: 11 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.1: Gua general para la ejecucin de la auditoria. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Orientar la ejecucin de la auditora con base en la planificacin especfica para la adecuada aplicacin de tcnicas y procedimientos, examinar a fondo las reas crticas, identificar las causas de los problemas, emitir recomendaciones, evaluar la eficiencia y eficacia del ambiente y estructura del control interno, evaluar el cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, ejercer una adecuada supervisin, asegurar la calidad tcnica y profesional, organizar un registro completo y detallado en papeles de trabajo para concluir con el informe de auditora. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO No. DE UNIDAD ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO PASO EJECUTORA 4 1 Estudio y Direccin de Auditor Este comprende la evaluacin de la efievaluacin del Auditoria Interno ciencia y eficacia del ambiente y estructura horas control interno Interna del control interno establecido en la unidad, para determinar su grado de confiabilidad y repercusin en los resultados de las operaciones y la razonabilidad de la informacin financiera y administrativa. debe asegurarse que se evalen como mnimo los siguientes aspectos: ambiente y estructura de control, evaluacin de riesgos, los sistemas integrados contables y de informacin, actividades de control, supervisin, seguimiento del ambiente y estructura de control, por medio de pruebas de cumplimiento, pruebas sustantivas, programas de auditoria y desarrollo de hallazgos. Ver normas y lineamientos. 2 Orientacin Direccin de Auditor Se orienta la evaluacin para el cumpli2 para la Auditoria Interno miento de los aspectos legales, normati- horas evaluacin de Interna vos y dems regulaciones aplicables a la leyes y unidad, esto a travs de pruebas de cumregulaciones plimiento. Esto como parte de la ejecucin de la auditoria.

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UNIDAD No. DE RESPONSABLE ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 3 Orientacin Direccin de Auditor para la Auditoria Interno ejecucin de Interna programas

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

TIEMPO

Orientacin Direccin de para la Auditoria supervisin Interna de la auditoria

Supervisor de la Auditoria Interna

Recopilacin y Direccin de revisin de la Auditoria evidencia Interna

Auditor Interno

Organizacin Direccin de de los papeles Auditoria de trabajo Interna Integracin y archivo de papeles de trabajo Direccin de Auditoria Interna

Auditor Interno

Auditor Interno

Acciones ante Direccin de la identificacin Auditoria de hallazgos Interna

Auditor Interno

De acuerdo al cronograma definido en la 24 planificacin especfica, el auditor interno horas orienta la ejecucin de la auditora interna, promedio esta debe observar lo siguiente: ejecutar el programa de acuerdo a los procedimientos definidos, realizar un adecuado y oportuno seguimiento al control de la ejecucin del trabajo, realizar cambios y ajustes y archivo de los programas y papeles de trabajo. Ver normas y lineamientos. La orientacin que se le da a la supervi4 sin como proceso tcnico, consiste en: horas dirigir, controlar y asesorar la ejecucin de una auditora desde su inicio hasta la aprobacin final del informe por parte del nivel jerrquico competente. Ver normas y lineamientos. 1 El auditor interno para fundamentar su opinin recopila evidencia e informacin, hora la cual revisar y decidir si cuenta con las caractersticas bsicas de calidad suficiente, competente y pertinente. La evidencia es la certeza manifiesta y perceptible sobre la existencia de un hecho especfico y que nadie puede racionalmente dudar de ella. Est debe de ajustarse a la naturaleza y objetivos del examen mediante la aplicacin de pruebas de cumplimiento sustantivas, que permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que se formulen respecto a la unidad. El auditor interno organiza un registro completo y detallado de los papeles de hora trabajo que documenten la ejecucin de la auditora y sus resultados. Por cada trabajo de auditora concluido, el encargado de la misma integra y conso- hora lida los legajos de papeles de trabajo, para ser entregados al responsable del archivo de la Direccin de Auditoria Interna para su resguardo. Ver normas y lineamientos. Durante la ejecucin de la auditora el 1 auditor interno identifica y considera las hora posibles acciones legales y administrativas que se deriven de los hallazgos reportados en la unidad. Ver el Proceso de Comunicacin de Resultados de la Auditoria Interna en el Procedimiento No. 3 Trmite de hallazgos, de este manual.

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UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 9 Actualizacin Direccin de Auditor Consiste en la recopilacin y organizacin 1 del archivo Auditoria Interno de diferentes documentos, tales como: hora permanente Interna copias, extractos de informacin, por lo que el auditor interno en cada auditora debe recopilar y agregar todos los documentos que permitan mantener ordenado y actualizado dicho archivo. 10 Actualizacin Direccin de Auditor Este archivo se actualiza y organiza con del archivo Auditoria Interno los papeles de trabajo que tienen vigencia hora corriente Interna de un ao, y que sirvieron de evidencia, comunicacin e informacin, por ejemplo, los documentos que sirvieron para una adecuada administracin de la ejecucin de la auditora. Ver normas y lineamientos. 11 Programacin Direccin de Auditor De acuerdo al cronograma definido en la para presentar Auditoria Interno planificacin, el auditor interno programa hora la carta de Interna el mejor momento para presentar la carta representacin de representacin, esta es el documento por medio del cual la autoridad superior de la unidad auditada reconoce haber puesto a disposicin del auditor la informacin requerida e informado de cualquier hecho significativo ocurrido durante el perodo bajo examen hasta la fecha de terminacin del mismo. Fin del procedimiento.

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: La ejecucin de la auditora se debe realizar de acuerdo a las Normas de Auditora Interna Gubernamental, establecidas por la Contralora General de Cuentas. Del paso 3: La actualizacin del archivo permanente es responsabilidad del auditor interno y debe realizarse por direccin y de acuerdo al procedimiento de actualizacin del archivo permanente. Del paso 4: La actualizacin del archivo corriente es responsabilidad del auditor interno y debe realizarse por direccin y de acuerdo al procedimiento de organizacin del archivo corriente. Del paso 7: Los papeles de trabajo elaborados por los auditores internos, son propiedad de la Direccin de Auditora Interna. Del paso 10: Una vez discutidos los hallazgos y obtenidos los comentarios de la unidad auditada, estos deben quedar definidos en los papeles de trabajo y de acuerdo al procedimiento para desarrollo de hallazgos.

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NOMBRE DEL PROCESO: EJECUCIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


NMERO DE PASOS: 11 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.1: Gua general para la ejecucin de la auditoria, DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO

INICIO

2 Orientacin para la evaluacin de leyes y regulaciones

3 Orientacin para la ejecucin de programas

1 Estudio y evaluacin del control interno

Va a la Pg. No.41

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JUNIO 2010

SUPERVISOR

DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO


5 Recopilacin y revisin de la evidencia 6 Organizacin de los papeles de trabajo

Viene de la Pg. No.40

4 Orientacin para la supervisin de la auditoria

7 Integracin y archivo de papeles de trabajo

8 Acciones ante la identificacin de hallazgos

9 Actualizacin del archivo permanente

10 Actualizacin del archivo corriente

11 Programacin para presentar la carta de representacin

FIN

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Ejecucin de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Gua general para la ejecucin de la auditora interna

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Estudio y evaluacin del control interno - Evaluacin de leyes, normas y regulaciones - Evidencia obtenida - Preparacin de papeles de trabajo - Tipos de papeles de Trabajo - Contenido de los papeles de trabajo - Definicin del control interno y de reas a evaluar - Seleccin de tcnicas y procedimientos de evaluacin - Definicin de disposiciones legales y naturaleza de la unidad - Evaluacin preliminar de disposiciones legales - Solicitud de la carta de representacin

2. Preparacin de papeles de trabajo

SALIDAS - Actualizacin del archivo permanente y corriente - Supervisin de la auditoria - Ejecucin de programas de auditoria - Legajos de papeles de trabajo

3. Evaluacin del control interno

- Evaluacin del control Interno

4. Evaluacin de disposiciones legales y reglamentarias

- Aplicacin de programas, pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas - Hallazgos de auditoria - Obtencin de la carta de representacin - Archivo de la carta de Representacin - Actualizacin del archivo permanente - Organizacin, anlisis y clasificacin del archivo corriente - Proceso de evaluacin del cumplimiento - Informe del seguimiento de recomendaciones - Informe final de la ejecucin de la auditoria

5. Obtencin de la carta de representacin

- Creacin del archivo permanente - Estructura bsica y fsica del archivo corriente - Programacin del seguimiento de auditoria - Control del Cumplimiento - Registro de recomendaciones

6. Creacin y actualizacin del archivo permanente 7. Organizacin del archivo corriente

8. Seguimiento de recomendaciones

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RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Cdula de Balance de Trabajo, Cdula Sumaria, Cdula Analtica, Cdula de Asientos de Ajuste, Cdula de Asientos de Reclasificacin, Cdula de Deficiencias de Control Interno, Cdula de Hoja de Hallazgos, Cdula de ndices, Cdula de Revisin de Papeles de Trabajo y Cdula de Legajo de Papeles de Trabajo. - Modelo de solicitud de la carta de representacin. - Modelo de la carta de representacin. - Modelo de confirmaciones a terceros. - Parmetros para evaluar los resultados del cumplimiento de las recomendaciones. - Modelo de registro de recomendaciones emitidas. - Modelo de resultados del seguimiento de recomendaciones.

ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

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NOMBRE DEL PROCESO: EJECUCIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


No. DE PASOS: 7 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.2: Preparacin de papeles de trabajo. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Registrar los resultados de las pruebas aplicadas y las evidencias sobre los hallazgos, proporcionar evidencia del trabajo realizado y dar conclusiones, como soporte del informe de auditora en procesos judiciales, patrimoniales y administrativos. Respaldar el contenido del informe, constituir una fuente permanente de informacin y consulta para referencia en la planificacin de futuras auditoras, orientacin de anlisis, gua de la auditora actual e instrumento para mejorar la calidad de la labor. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 1 Preparacin Direccin de Auditor Los papeles de trabajo deben ser prepara de los papeles Auditoria Interno dos en forma limpia, sin lastimadura del hora de trabajo Interna papel y escritos a lpiz para efectuar fcilmente las correcciones necesarias durante el desarrollo de las pruebas. Los reportes que se generan del SICOIN, y de otros sistemas integrados de informacin financiera, a travs de medios computarizados, formarn parte de los papeles de trabajo. Ver normas y lineamientos. 2 Clasificacin Direccin de Auditor El auditor clasifica los papeles o documede tipos de Auditoria Interno ntos de trabajo de la auditora en: Papeles hora papeles de Interna de integracin de informacin, de anlisis trabajo de datos, de soporte entre otros. Ir al anexo No.13 Cdula de Balance de Trabajo, al anexo No.14 Cdula Sumaria, al anexo No.15 Cdula Analtica, al anexo No.16 Cdula de Asientos de Ajuste, al anexo No.17 Cdula de Asientos de Reclasificacin, al anexo No.18 Cdula de Deficiencias de Control Interno, al anexo No.19 Cdula de Hoja de Hallazgos al anexo No.20 Cdula de ndices, al anexo No.21 Cdula de Revisin de Papeles de Trabajo y al anexo No.22 Cdula de Legajo de Papeles de Trabajo. Ver normas y lineamientos.

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No. DE ACTIVIDAD PASO 3 Elaboracin de los ndices de los papeles de trabajo 4 Marcacin de los papeles de trabajo

UNIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO EJECUTORA Direccin de Auditor Se elaboran los ndices que se utilizan 1 Auditoria Interno para identificar las reas o cuentas bajo hora Interna examen, esto para una adecuada referenciacin. Ver normas y lineamientos. Direccin de Auditor El auditor realiza marcas en los papeles Auditoria Interno de trabajo que sirven para resaltar un hora Interna hecho, accin o criterio relacionado con el anlisis o prueba que se realiza, y facilitan la revisin y consulta de los mismos. Ver normas y lineamientos. Referenciacin Direccin de Auditor Se realiza mediante el cruce de informa de los papeles Auditoria Interno cin dentro de un mismo papel de trabajo, hora de trabajo Interna o entre varios papeles de trabajo. esto con el objeto de que toda la informacin contenida en las cdulas pueda ser localizada, interpretada y revisada rpidamente. Firmas y Direccin de Auditor Todas las cdulas se identifican por medio fechas de los Auditoria Interno de la firma y fecha de ejecucin y revisin hora papeles de Interna del trabajo. Ver normas y lineamientos. trabajo 1 Compilacin Direccin de Auditor Se compilan los papeles de trabajo que se de legajos de Auditoria Interno preparan en cada auditora ejecutada, los hora papeles de Interna cuales se estructuran de la siguiente matrabajo nera: Archivo permanente, archivo corriente, hojas de hallazgos monetarios y de cumplimiento a leyes y reglamentos, hojas de hallazgos de deficiencias de control interno, asientos de ajuste, asientos de reclasificacin, balance de trabajo (B/T) y legajos de papeles de trabajo por rea. Fin del procedimiento.

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NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: El auditor interno podr utilizar tinta cuando lo amerite el caso y estos deben quedar completamente terminados, referenciados, firmados, fechados y ordenados de acuerdo a los ndices y al legajo que corresponde. As mismo deben contener los comentarios que se consideren necesarios, la conclusin correspondiente en las cdulas sumarias. Identificar claramente la unidad, hacer referencia al perodo bajo examen. Contener los ndices, marcas y referencias que aseguren el uso adecuado de la informacin y faciliten su consulta y revisin, incluir los comentarios y recomendaciones del asunto examinado. Debe usarse papel tabular, en los tamaos estndar (oficio y doble oficio) para efectuar las pruebas. Cuando se obtengan copias de documentos, detalles o integraciones de cuentas u otro tipo de documento de soporte, que no sean del tamao estndar, deben ser pegados en las hojas tabulares. Del paso 2: Los papeles de trabajo deben ser elaborados en forma ordenada, el tamao de los papeles se debe estandarizar. Se utilizan dos tamaos de papeles, uno de tamao oficio y el otro equivalente a dos hojas de tamao oficio. Todas las cdulas que conforman los papeles de trabajo deben contener encabezado (Identificacin de la unidad, ndice, nombre de la cdula, y perodo que abarca) y cuerpo del trabajo. Del paso 3: Se debe utilizar nicamente en forma alfabtica. Ir seguido de un nmero, separarse del nmero colocando un guin, contener como mximo tres dgitos y ser escritos en los papeles de trabajo con tinta roja. Del paso 4: Se deben escribir en color rojo. Ser simples, distintivas, limpias, claras, legibles y explicarse claramente en cada cdula. No debe usarse ms de cinco marcas en cada cdula. Se pueden usar las mismas marcas en diferentes cdulas y se colocan al lado derecho del hecho, accin, criterio, cifras, que se explicar al pie de la cdula. Del paso 6: La firma y fecha de elaborado el trabajo deben ser colocadas por el auditor interno, la firma y fecha de revisado deben ser colocadas por el supervisor.

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NOMBRE DEL PROCESO: EJECUCIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


NMERO DE PASOS: 7 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DIRECCIN: Auditoria Interna

DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: Direccin de Auditoria Interna Procedimiento No.2: Preparacin de papeles de trabajo. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO

INICIO

2 Clasificacin de tipos de papeles de trabajo

4 Marcacin de los papeles de trabajo

6 Firmas y fechas de los papeles de trabajo

1 Preparacin de los papeles de trabajo

3 Elaboracin de los ndices de los papeles de trabajo

5 Referenciacin de los papeles de trabajo

7 Compilacin de legajos de papeles de trabajo

FIN

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Ejecucin de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Gua general para la ejecucin de la auditora interna

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Estudio y evaluacin del control interno - Evaluacin de leyes, normas y regulaciones - Evidencia obtenida - Preparacin de papeles de trabajo - Tipos de papeles de Trabajo - Contenido de los papeles de trabajo - Definicin del control interno y de reas a evaluar - Seleccin de tcnicas y procedimientos de evaluacin - Definicin de disposiciones legales y naturaleza de la unidad - Evaluacin preliminar de disposiciones legales - Solicitud de la carta de representacin

2. Preparacin de papeles de trabajo

SALIDAS - Actualizacin del archivo permanente y corriente - Supervisin de la auditoria - Ejecucin de programas de auditoria - Legajos de papeles de trabajo

3. Evaluacin del control interno

- Evaluacin del control Interno

4. Evaluacin de disposiciones legales y reglamentarias

- Aplicacin de programas, pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas - Hallazgos de auditoria - Obtencin de la carta de representacin - Archivo de la carta de Representacin - Actualizacin del archivo permanente - Organizacin, anlisis y clasificacin del archivo corriente - Proceso de evaluacin del cumplimiento - Informe del seguimiento de recomendaciones - Informe final de la ejecucin de la auditoria

5. Obtencin de la carta de representacin

- Creacin del archivo permanente - Estructura bsica y fsica del archivo corriente - Programacin del seguimiento de auditoria - Control del Cumplimiento - Registro de recomendaciones

6. Creacin y actualizacin del archivo permanente 7. Organizacin del archivo corriente

8. Seguimiento de recomendaciones

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RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Cdula de Balance de Trabajo, Cdula Sumaria, Cdula Analtica, Cdula de Asientos de Ajuste, Cdula de Asientos de Reclasificacin, Cdula de Deficiencias de Control Interno, Cdula de Hoja de Hallazgos, Cdula de ndices, Cdula de Revisin de Papeles de Trabajo y Cdula de Legajo de Papeles de Trabajo. - Modelo de solicitud de la carta de representacin. - Modelo de la carta de representacin. - Modelo de confirmaciones a terceros. - Parmetros para evaluar los resultados del cumplimiento de las recomendaciones. - Modelo de registro de recomendaciones emitidas. - Modelo de resultados del seguimiento de recomendaciones.

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NOMBRE DEL PROCESO: EJECUCIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


No. DE PASOS: 5 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.3: Evaluacin del control interno. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Determinar el grado de confiabilidad y repercusin de la informacin financiera y administrativa, evaluar los componentes del control interno con eficiencia, eficacia y economa, contar con criterios slidos para definir la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora e identificar posibles reas crticas, sus causas y presentar recomendaciones. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO No. DE UNIDAD ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO PASO EJECUTORA 1 Estudio y Direccin de Auditor El estudio y evaluacin del control Interno 4 evaluacin Auditoria Interno comprende la comprobacin del adecuado horas del control Interna funcionamiento de los componentes del interno control interno, el ambiente de control, la evaluacin de riesgos, las actividades de control, los sistemas de informacin y comunicacin, supervisin y seguimiento del sistema de control interno, esto para establecer el grado de confianza del sistema y definir los criterios que guiarn la ejecucin del trabajo de auditora. 2 Aplicacin de Direccin de Auditor Se aplican las pruebas de cumplimiento 2 pruebas de Auditoria Interno descritas en los programas de auditora, horas cumplimiento Interna esto da como resultado las conclusiones de los del auditor interno sobre los procedimienprogramas tos de control de la unidad, si son suficientes y estn operando en forma efectiva, para alcanzar los objetivos. 3 Evaluacin Direccin de Auditor Se evalan las reas que estn definidas y de reas Auditoria Interno totalmente de acuerdo con el memorando hora definidas Interna de planificacin.

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UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 1 4 Aplicacin de Direccin de Auditor Esta es una actividad en la cual el auditor tcnicas y Auditoria Interno interno debe emplear su criterio profesio- hora procedimientos Interna nal y experiencia, analizando los compode evaluacin nentes de toda gestin (Nivel gerencial, nivel de asesora, apoyo y nivel operativo), alcance, seleccin de las reas y subreas a evaluar, operaciones financieras, operaciones administrativas, operaciones especiales y perodos de evaluacin. Para una adecuada aplicacin y desarrollo de los programas de auditora, se deben identificar y seleccionar las tcnicas y procedimientos que mejor cumplan los objetivos del programa para obtener evidencia suficiente, competente y pertinente de acuerdo a la naturaleza, objetivos y alcances de la auditora, 5 Evaluacin Direccin de Auditor La evaluacin del control interno el auditor 4 del control Auditoria Interno / la desarrollar en tres fases: 1) Fami- horas interno Interna / Personal liarizacin y planificacin, 2) Ejecucin de Direccin Tcnico la evaluacin (Determinacin de los Tcnica Administrativo procedimientos de control vigentes, de los Administraobjetivos de control interno, de reas tiva fuertes y dbiles, de tipos de evidencias y aplicacin de pruebas), y 3) Comunicacin de resultados. Ver normas y lineamientos. Fin del procedimiento.

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 5: Para la elaboracin de los informes deber seguir los pasos establecidos en los procedimientos 1 y 2 del Proceso No. 3 Comunicacin de resultados de la auditoria interna de este manual.

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NMERO DE PASOS: 5 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DIRECCIN: Auditoria Interna

DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: Direccin de Auditoria Interna Procedimiento No.3: Evaluacin del control interno. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA DIRECCIN TCNICA O ADMINISTRATIVA AUDITOR INTERNO PERSONAL
2 Aplicacin de pruebas de cumplimiento de los programas 3 Evaluacin de reas definidas

INICIO

1 Estudio y evaluacin del control interno

4 Aplicacin de tcnicas y procedimientos de evaluacin

5 Evaluacin del control interno

5 Evaluacin del control interno

FIN

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ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Ejecucin de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Gua general para la ejecucin de la auditora interna

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Estudio y evaluacin del control interno - Evaluacin de leyes, normas y regulaciones - Evidencia obtenida - Preparacin de papeles de trabajo - Tipos de papeles de Trabajo - Contenido de los papeles de trabajo - Definicin del control interno y de reas a evaluar - Seleccin de tcnicas y procedimientos de evaluacin - Definicin de disposiciones legales y naturaleza de la unidad - Evaluacin preliminar de disposiciones legales - Solicitud de la carta de representacin

2. Preparacin de papeles de trabajo

SALIDAS - Actualizacin del archivo permanente y corriente - Supervisin de la auditoria - Ejecucin de programas de auditoria - Legajos de papeles de trabajo

3. Evaluacin del control interno

- Evaluacin del control Interno

4. Evaluacin de disposiciones legales y reglamentarias

- Aplicacin de programas, pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas - Hallazgos de auditoria - Obtencin de la carta de representacin - Archivo de la carta de Representacin - Actualizacin del archivo permanente - Organizacin, anlisis y clasificacin del archivo corriente - Proceso de evaluacin del cumplimiento - Informe del seguimiento de recomendaciones - Informe final de la ejecucin de la auditoria

5. Obtencin de la carta de representacin

- Creacin del archivo permanente - Estructura bsica y fsica del archivo corriente - Programacin del seguimiento de auditoria - Control del Cumplimiento - Registro de recomendaciones

6. Creacin y actualizacin del archivo permanente 7. Organizacin del archivo corriente

8. Seguimiento de recomendaciones

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RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Cdula de Balance de Trabajo, Cdula Sumaria, Cdula Analtica, Cdula de Asientos de Ajuste, Cdula de Asientos de Reclasificacin, Cdula de Deficiencias de Control Interno, Cdula de Hoja de Hallazgos, Cdula de ndices, Cdula de Revisin de Papeles de Trabajo y Cdula de Legajo de Papeles de Trabajo. - Modelo de solicitud de la carta de representacin. - Modelo de la carta de representacin. - Modelo de confirmaciones a terceros. - Parmetros para evaluar los resultados del cumplimiento de las recomendaciones. - Modelo de registro de recomendaciones emitidas. - Modelo de resultados del seguimiento de recomendaciones.

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No. DE PASOS: 12 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.4: Evaluacin de disposiciones legales y reglamentarias. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Conocer las caractersticas y tipos de riesgos potenciales con la posibilidad de que ocurran actos ilcitos e irregulares, conocer las caractersticas de las normas y reglamentos internos, identificar la existencia de irregularidades, determinar reas crticas y determinar si la unidad cumple con los aspectos legales aplicables. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO No. DE UNIDAD ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO PASO EJECUTORA 1 1 Evaluacin Direccin de Auditor Se realiza la evaluacin interina de los interina de Auditoria Interno aspectos legales, normativos y reglamen- hora aspectos Interna tarios aplicables a la unidad a auditar, esta legales es importante debido a que permite conocer oportunamente las caractersticas y tipos de riesgos potenciales de la unidad y de posibles actos ilcitos e irregulares. La planificacin de la auditora debe prever, como parte de la familiarizacin con la unidad y con el rea evaluada, la identificacin y anlisis de las leyes, normas y regulaciones que le son aplicables. Ver normas y lineamientos. 2 Estudio de la Direccin de Auditor Es importante estudiar para conocer la naturaleza Auditoria Interno naturaleza de la unidad, as como sus fun- hora de la unidad Interna ciones, ya que dependiendo de qu tipo de unidad se trate o qu funciones realiza, se identificar la reglamentacin especfica a la que est afecta, adems de su normativa interna. 3 Estudio de Direccin de Auditor De igual forma es importante estudiar para regulaciones Auditoria Interno conocer las regulaciones de tipo general hora generales y Interna (Leyes, cdigos y reglamentos) y especfiespecificas co (Ley y reglamento interno), las cuales se deben tener presentes para poder llevar a cabo una adecuada evaluacin de los aspectos legales. 4 Identificacin Direccin de Auditor Para la identificacin de las fuentes de de las fuentes Auditoria Interno evidencia el auditor interno consulta el ar- hora de evidencia Interna chivo permanente, el cual debe tener organizado y actualizado por direccin, ya que este es la principal fuente de evidencia Pgina 49 - V01 - DS-AI

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No. DE PASO

ACTIVIDAD

UNIDAD RESPONSABLE EJECUTORA

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD para identificar las leyes, normas y dems regulaciones aplicables a la unidad. La informacin obtenida es objeto de evaluacin para determinar, con base en la naturaleza de la unidad y sus funciones, qu leyes o normas tienen mayor incidencia o aplicabilidad, y por lo tanto, cualquier incumplimiento o desviacin podra repercutir en la correcta rendicin de cuentas y la elaboracin, presentacin e interpretacin de la informacin. El cumplimiento de las disposiciones se evala en el trabajo de campo, por medio de pruebas de cumplimiento aplicadas a las operaciones o documentos seleccionados conforme el alcance y tamao de la muestra. Esto a travs de los diferentes medios de evaluacin del control interno, dejando evidencia de la existencia y conocimiento de las disposiciones legales especficas a las que est sujeta la unidad, rea, proceso o actividad que se evalo, La aplicacin de pruebas de cumplimiento y de las pruebas sustantivas, se ejecuta a travs de los programa de auditora elaborados, estos deben permiten obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, para conocer las caractersticas y tipos de riesgos potenciales de la unidad auditada y de posibles actos ilcitos e irregulares que pudiesen ocurrir, por falta de aplicacin de la ley y dems aspectos legales que influyan significativamente en los resultados de la auditora. Estas pruebas se aplican evaluando el cumplimiento de las leyes, normas, reglamentos, convenios, contratos y otros aspectos legales aplicables, con las cuales se conocern las caractersticas y tipos de riesgos potenciales y posibles actos ilcitos e irregulares que pudiesen ocurrir, por falta de aplicaciones de la ley y dems aspectos legales que influyan significativamente en los resultados. Se analizar la documentacin de soporte, para buscar a travs de la misma, la evidencia que demuestre la forma cmo se ha cumplido u observado los requisitos legales y normativos; dicha evaluacin debe incluir los resultados obtenidos, es decir, si los objetivos de control que persiguen dichas regulaciones, se han alcanzado en forma

TIEMPO

Evaluacin de Direccin de las fuentes de Auditoria evidencia Interna

Auditor Interno

hora

Evaluacin de Direccin de disposiciones Auditoria legales Interna

Auditor Interno

2 horas

Aplicacin de Direccin de los programas Auditoria de auditoria Interna / Direccin Tcnica Administrativa

Auditor Interno / Personal Tcnico Administrativo

4 horas

Aplicacin de pruebas de cumplimiento

Direccin de Auditoria Interna / Direccin Tcnica Administrativa

Auditor Interno / Personal Tcnico Administrativo

2 horas

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No. DE PASO

ACTIVIDAD

UNIDAD RESPONSABLE EJECUTORA

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD satisfactoria y se ha minimizado, reducido o eliminado cualquier riesgo. Ver normas y lineamientos. Se aplican pruebas sustantivas para obtener evidencia directa sobre la validez de las transacciones y saldos incluidos en los registros contables y administrativos e informacin financiera y administrativa. Estas pruebas sustantivas incluyen procedimientos para verificar el adecuado cumplimiento de los aspectos legales aplicables, de una manera ms analtica y detallada, lo cual complementa el trabajo efectuado por la auditoria. Los hallazgos identificados en la evalacin se discuten con los responsables del rea evaluada, as como con el personal tcnico para corroborar los mismos, ratificar y establecer la viabilidad y aplicabilidad de las recomendaciones. Ver normas y lineamientos. El personal responsable de la unidad auditada presenta las pruebas o documentos de soporte para el desvanecimiento de los hallazgos, que a criterio del auditor, si estas son suficientes se desvanecen los hallazgos en caso contrario se confirman los mismos. Los hallazgos confirmados en la evalacin del cumplimiento de leyes, normas, reglamentos, convenios, contratos y otros aspectos legales aplicables, son redactados en el informe final de la auditoria. Ver normas y lineamientos. Fin del procedimiento.

TIEMPO

Aplicacin de pruebas sustantivas

Direccin de Auditoria Interna / Direccin Tcnica Administrativa

Auditor Interno / Personal Tcnico Administrativo

2 horas

10

Discusin de hallazgos de la auditoria interna

11

Confirmacin desvanecimiento de hallazgos

Direccin de Auditoria Interna / Direccin Tcnica Administrativa Direccin de Auditoria Interna

Auditor Interno / Personal Tcnico Administrativo

4 horas

Auditor Interno

12

Redaccin de hallazgos de la auditoria

Direccin de Auditoria Interna

Auditor Interno

1 hora

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: La evaluacin del cumplimiento de las disposiciones y aspectos legales aplicables a la unidad auditada, se podr hacer en dos momentos, dependiendo de la magnitud de la unidad de forma interina (quiere decir intermedia) y al final. Del paso 8: El anlisis se hace posterior a las pruebas y con base en la visita preliminar. Del paso 10: El personal responsable del rea evaluada debe presentar las pruebas o documentos de soporte, para que a criterio del auditor se desvanezcan los hallazgos o se confirmen. Del paso 12: Los hallazgos se deben desarrollar y redactar de forma objetiva y concisa en el informe final, esto despus de ser discutidos con el personal de la unidad y sus autoridades. Esto en cumplimiento del Decreto 31-2002, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas.

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NMERO DE PASOS: 11 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.4: Evaluacin de disposiciones legales y reglamentarias. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO

INICIO

2 Estudio de la naturaleza de la unidad

4 Identificacin de las fuentes de evidencia

6 Evaluacin de disposiciones legales

1 Evaluacin interina de aspectos legales

3 Estudio de regulaciones generales y especificas

5 Evaluacin de las fuentes de evidencia

Va a la Pg. No.53

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DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO

DIRECCIN TCNICA ADMINISTRATIVA PERSONAL

Viene de la Pg. No.52

11 Confirmacin desvanecimiento de hallazgos

7 Aplicacin de los programas de auditoria

7 Aplicacin de los programas de auditoria

8 Aplicacin de pruebas de cumplimiento 12 Redaccin de hallazgos de la auditoria 9 Aplicacin de pruebas sustantivas

8 Aplicacin de pruebas de cumplimiento

9 Aplicacin de pruebas sustantivas

FIN

10 Discusin de hallazgos de la auditoria interna

10 Discusin de hallazgos de la auditoria interna

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Ejecucin de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Gua general para la ejecucin de la auditora interna

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Estudio y evaluacin del control interno - Evaluacin de leyes, normas y regulaciones - Evidencia obtenida - Preparacin de papeles de trabajo - Tipos de papeles de Trabajo - Contenido de los papeles de trabajo - Definicin del control interno y de reas a evaluar - Seleccin de tcnicas y procedimientos de evaluacin - Definicin de disposiciones legales y naturaleza de la unidad - Evaluacin preliminar de disposiciones legales - Solicitud de la carta de representacin

2. Preparacin de papeles de trabajo

SALIDAS - Actualizacin del archivo permanente y corriente - Supervisin de la auditoria - Ejecucin de programas de auditoria - Legajos de papeles de trabajo

3. Evaluacin del control interno

- Evaluacin del control Interno

4. Evaluacin de disposiciones legales y reglamentarias

- Aplicacin de programas, pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas - Hallazgos de auditoria - Obtencin de la carta de representacin - Archivo de la carta de Representacin - Actualizacin del archivo permanente - Organizacin, anlisis y clasificacin del archivo corriente - Proceso de evaluacin del cumplimiento - Informe del seguimiento de recomendaciones - Informe final de la ejecucin de la auditoria

5. Obtencin de la carta de representacin

- Creacin del archivo permanente - Estructura bsica y fsica del archivo corriente - Programacin del seguimiento de auditoria - Control del Cumplimiento - Registro de recomendaciones

6. Creacin y actualizacin del archivo permanente 7. Organizacin del archivo corriente

8. Seguimiento de recomendaciones

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RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Cdula de Balance de Trabajo, Cdula Sumaria, Cdula Analtica, Cdula de Asientos de Ajuste, Cdula de Asientos de Reclasificacin, Cdula de Deficiencias de Control Interno, Cdula de Hoja de Hallazgos, Cdula de ndices, Cdula de Revisin de Papeles de Trabajo y Cdula de Legajo de Papeles de Trabajo. - Modelo de solicitud de la carta de representacin. - Modelo de la carta de representacin. - Modelo de confirmaciones a terceros. - Parmetros para evaluar los resultados del cumplimiento de las recomendaciones. - Modelo de registro de recomendaciones emitidas. - Modelo de resultados del seguimiento de recomendaciones.

ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

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NOMBRE DEL PROCESO: EJECUCIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


No. DE PASOS: 4 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.5: Obtencin de la carta de representacin. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO La carta de representacin tiene como objetivo, obtener de la autoridad superior de la unidad auditada, evidencia escrita para corroborar la veracidad y confiabilidad de la informacin proporcionada, as como que durante el proceso de la auditora fue presentada la informacin requerida a los auditores y los hechos significativos ocurridos fueron informados oportunamente. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO No. DE UNIDAD ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO PASO EJECUTORA 1 Solicitud de Direccin de Auditor El auditor interno solicita con tiempo pru1 la carta de Auditoria Interno dencial la carta de representacin, la cual hora representacin Interna es recomendable preparar cuando la ejecucin del trabajo lleve un noventa por ciento de avance, para ser solicitada por escrito a la mxima autoridad de la unidad auditada, esto de acuerdo al modelo. Ir al anexo No.23 Modelo de solicitud de la carta de representacin. Ver normas y lineamientos. 3 2 Elaboracin y Direccin de Auditor Se elabora y presenta el borrador de la presentacin Auditoria Interno / carta de representacin, la cual debe ser horas del borrador Interna / Director o elaborada en papel membretado de la unide la carta Direccin Jefe Tcnico dad auditada. Si la autoridad superior de Tcnica Administrativo la unidad auditada se rehsa a proporcioAdminisnar la carta de representacin, dicha situatrativa cin se debe considerar como una limitacin en el alcance de la auditora, por lo que el auditor debe evaluar el efecto de la misma al expresar su opinin. Ir al anexo No.24 Modelo de la carta de representacin y al anexo No.25 Modelo de confirmaciones a terceros. 3 Elaboracin y Direccin Director o Jefe El director o jefe responsable de la unidad 1 entrega de la Tcnica / Tcnico auditada extienden firma y sella la carta de hora carta de Direccin Administrativo representacin a los auditores que efecrepresentacin Administuaron la evaluacin, esto para corroborar trativa que la informacin que se present es veraz y confiable.

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No. DE ACTIVIDAD PASO 4 Archivo de la carta de representacin

UNIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO EJECUTORA Direccin de Auditor La carta de representacin se recibe y 10 Auditoria Interno archivada en el Archivo Corriente. Fin del minutos Interna procedimiento.

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: La respuesta a la solicitud y la carta de representacin firmada por la autoridad superior de la unidad auditada, debe ser dirigida al supervisor del equipo que ejecut el trabajo de auditora. La carta deber tener la misma fecha del dictamen del auditor.

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NOMBRE DEL PROCESO: EJECUCIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


NMERO DE PASOS: 4 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.5: Obtencin de la carta de representacin. DIRECCIN TCNICA / DIRECCIN DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA ADMINISTRATIVA AUDITOR INTERNO DIRECTOR / JEFE
2 Elaboracin y presentacin del borrador de la carta 2 Elaboracin y presentacin del borrador de la carta

INICIO

1 Solicitud de la carta de representacin

4 Archivo de la carta de representacin

3 Elaboracin y entrega de la carta de representacin

FIN

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Ejecucin de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Gua general para la ejecucin de la auditora interna

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Estudio y evaluacin del control interno - Evaluacin de leyes, normas y regulaciones - Evidencia obtenida - Preparacin de papeles de trabajo - Tipos de papeles de Trabajo - Contenido de los papeles de trabajo - Definicin del control interno y de reas a evaluar - Seleccin de tcnicas y procedimientos de evaluacin - Definicin de disposiciones legales y naturaleza de la unidad - Evaluacin preliminar de disposiciones legales - Solicitud de la carta de representacin

2. Preparacin de papeles de trabajo

SALIDAS - Actualizacin del archivo permanente y corriente - Supervisin de la auditoria - Ejecucin de programas de auditoria - Legajos de papeles de trabajo

3. Evaluacin del control interno

- Evaluacin del control Interno

4. Evaluacin de disposiciones legales y reglamentarias

- Aplicacin de programas, pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas - Hallazgos de auditoria - Obtencin de la carta de representacin - Archivo de la carta de Representacin - Actualizacin del archivo permanente - Organizacin, anlisis y clasificacin del archivo corriente - Proceso de evaluacin del cumplimiento - Informe del seguimiento de recomendaciones - Informe final de la ejecucin de la auditoria

5. Obtencin de la carta de representacin

- Creacin del archivo permanente - Estructura bsica y fsica del archivo corriente - Programacin del seguimiento de auditoria - Control del Cumplimiento - Registro de recomendaciones

6. Creacin y actualizacin del archivo permanente 7. Organizacin del archivo corriente

8. Seguimiento de recomendaciones

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RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Cdula de Balance de Trabajo, Cdula Sumaria, Cdula Analtica, Cdula de Asientos de Ajuste, Cdula de Asientos de Reclasificacin, Cdula de Deficiencias de Control Interno, Cdula de Hoja de Hallazgos, Cdula de ndices, Cdula de Revisin de Papeles de Trabajo y Cdula de Legajo de Papeles de Trabajo. - Modelo de solicitud de la carta de representacin. - Modelo de la carta de representacin. - Modelo de confirmaciones a terceros. - Parmetros para evaluar los resultados del cumplimiento de las recomendaciones. - Modelo de registro de recomendaciones emitidas. - Modelo de resultados del seguimiento de recomendaciones.

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No. DE PASOS: 4 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.6: Creacin y actualizacin del archivo permanente. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Facilitar el proceso de familiarizacin, documentacin de hallazgos tcnicos, legales y contables. Crear una fuente permanente de informacin y consulta para facilitacin en la preparacin de papeles de trabajo. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 1 1 Creacin Direccin de Auditor La creacin y contenido final del archivo hora del archivo Auditoria Interno permanente depender principalmente de permanente Interna la naturaleza de la unidad, sus operaciones, las necesidades de informacin de la Direccin de Auditora Interna, entre otros aspectos. Para la creacin de este se toma como referencia la siguiente estructura bsica la cual no es limitativa, sino por el contrario, es indicativa: Cartula, ndice, informacin general, estructura organizacional, leyes y regulaciones, planificacin de operaciones, informacin administrativa e informacin presupuestaria, contable y financiera. 2 Actualizacin Direccin de Auditor La actualizacin del archivo permanente es del archivo Auditoria Interno indispensable para que los auditores se hora permanente Interna apoyen eficientemente en el proceso de la auditora. El archivo ser de utilidad en la medida que la informacin que contiene, est debidamente clasificada y actualizada. La clasificacin y actualizacin de la informacin del archivo permanente es una actividad que debe estar inmersa en el proceso de toda auditora. La consulta de la informacin permitir al auditor evaluar la utilidad de la misma para decidir si se desecha, o si por el contrario, debe seguir figurando.

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UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 3 Utilizacin Direccin de Auditor El archivo permanente se utiliza como la del archivo Auditoria Interno principal fuente de evidencia y de consulta hora permanente Interna constante en el proceso de la ejecucin de la auditoria, por lo que su acceso esta normado por la Direccin de Auditora Interna. 4 Identificacin, Direccin de Auditor Est actividad se delega a una persona de anlisis, Auditoria Interno la Unidad de Auditoria Interna, quien reali- hora clasificacin y Interna zar sus actividades conforme a los procearchivo dimientos que establezca el director de la misma. Fin del procedimiento.

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NMERO DE PASOS: 4 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.6: Creacin y actualizacin del archivo permanente. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO

INICIO

2 Actualizacin del archivo permanente

3 Utilizacin del archivo permanente

4 Identificacin, anlisis, clasificacin y archivo

1 Creacin del archivo permanente

FIN

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ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Ejecucin de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Gua general para la ejecucin de la auditora interna

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Estudio y evaluacin del control interno - Evaluacin de leyes, normas y regulaciones - Evidencia obtenida - Preparacin de papeles de trabajo - Tipos de papeles de Trabajo - Contenido de los papeles de trabajo - Definicin del control interno y de reas a evaluar - Seleccin de tcnicas y procedimientos de evaluacin - Definicin de disposiciones legales y naturaleza de la unidad - Evaluacin preliminar de disposiciones legales - Solicitud de la carta de representacin

2. Preparacin de papeles de trabajo

SALIDAS - Actualizacin del archivo permanente y corriente - Supervisin de la auditoria - Ejecucin de programas de auditoria - Legajos de papeles de trabajo

3. Evaluacin del control interno

- Evaluacin del control Interno

4. Evaluacin de disposiciones legales y reglamentarias

- Aplicacin de programas, pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas - Hallazgos de auditoria - Obtencin de la carta de representacin - Archivo de la carta de Representacin - Actualizacin del archivo permanente - Organizacin, anlisis y clasificacin del archivo corriente - Proceso de evaluacin del cumplimiento - Informe del seguimiento de recomendaciones - Informe final de la ejecucin de la auditoria

5. Obtencin de la carta de representacin

- Creacin del archivo permanente - Estructura bsica y fsica del archivo corriente - Programacin del seguimiento de auditoria - Control del Cumplimiento - Registro de recomendaciones

6. Creacin y actualizacin del archivo permanente 7. Organizacin del archivo corriente

8. Seguimiento de recomendaciones

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RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Cdula de Balance de Trabajo, Cdula Sumaria, Cdula Analtica, Cdula de Asientos de Ajuste, Cdula de Asientos de Reclasificacin, Cdula de Deficiencias de Control Interno, Cdula de Hoja de Hallazgos, Cdula de ndices, Cdula de Revisin de Papeles de Trabajo y Cdula de Legajo de Papeles de Trabajo. - Modelo de solicitud de la carta de representacin. - Modelo de la carta de representacin. - Modelo de confirmaciones a terceros. - Parmetros para evaluar los resultados del cumplimiento de las recomendaciones. - Modelo de registro de recomendaciones emitidas. - Modelo de resultados del seguimiento de recomendaciones.

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No. DE PASOS: 3 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No. 7: Organizacin del archivo corriente. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Facilitar la administracin de todos los documentos que sirvieron de evidencia, comunicacin e informacin durante la ejecucin de la auditora y servir de apoyo para la planificacin de auditoras subsecuentes. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 1 1 Creacin Direccin de Auditor La creacin y contenido final de cada del archivo Auditoria Interno archivo corriente depender entre otros hora corriente Interna aspectos, de las necesidades de informacin, comunicacin y evidencia durante la ejecucin de la auditora. La estructura del archivo corriente es: Cartula, ndice, planificacin, informe, acciones legales y administrativas, esta estructura no es limitativa, sino por el contrario, es indicativa. Ver normas y lineamientos. 2 Utilizacin Direccin de Auditor El archivo corriente se utiliza como una de del archivo Auditoria Interno las principales fuentes de evidencia y de hora corriente Interna consulta constante por parte de los auditores, durante la ejecucin de la auditora, por lo que su utilizacin esta normada por el Director de Auditoria Interna. 3 Identificacin, Direccin de Auditor Esta actividad se le delega a una persona anlisis, Auditoria Interno de la Direccin de Auditoria Interna, quien hora clasificacin y Interna realizar sus actividades conforme a los archivo procedimientos que establezca el director de la misma. Fin del procedimiento.

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: La estructura fsica del archivo corriente es la siguiente: Cartula, ndice, planificacin (Familiarizacin, evaluacin preliminar, evaluacin de acciones legales, memorando de planificacin especifica, cronograma de actividades y programas de auditoria), acciones legales (Actas suscritas, solicitudes de sanciones, liquidaciones, denuncias y otros) y administrativo (Nombramientos del personal, carta de representacin, hoja de pendientes, hojas de revisin de papeles de trabajo, estados financieros, comentarios de la administracin, correspondencia interna, correspondencia externa, copias de confirmaciones, copias de reportes, integraciones, estados de cuenta bancarios, documentos y otros. Pgina 60 - V01 - DS-AI

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NMERO DE PASOS: 3 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DIRECCIN: Auditoria Interna

DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: Direccin de Auditoria Interna Procedimiento No. 7: Organizacin del archivo corriente. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO

INICIO

2 Utilizacin del archivo corriente

3 Identificacin, anlisis, clasificacin y archivo

1 Creacin del archivo corriente

FIN

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ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Ejecucin de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Gua general para la ejecucin de la auditora interna

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Estudio y evaluacin del control interno - Evaluacin de leyes, normas y regulaciones - Evidencia obtenida - Preparacin de papeles de trabajo - Tipos de papeles de Trabajo - Contenido de los papeles de trabajo - Definicin del control interno y de reas a evaluar - Seleccin de tcnicas y procedimientos de evaluacin - Definicin de disposiciones legales y naturaleza de la unidad - Evaluacin preliminar de disposiciones legales - Solicitud de la carta de representacin

2. Preparacin de papeles de trabajo

SALIDAS - Actualizacin del archivo permanente y corriente - Supervisin de la auditoria - Ejecucin de programas de auditoria - Legajos de papeles de trabajo

3. Evaluacin del control interno

- Evaluacin del control Interno

4. Evaluacin de disposiciones legales y reglamentarias

- Aplicacin de programas, pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas - Hallazgos de auditoria - Obtencin de la carta de representacin - Archivo de la carta de Representacin - Actualizacin del archivo permanente - Organizacin, anlisis y clasificacin del archivo corriente - Proceso de evaluacin del cumplimiento - Informe del seguimiento de recomendaciones - Informe final de la ejecucin de la auditoria

5. Obtencin de la carta de representacin

- Creacin del archivo permanente - Estructura bsica y fsica del archivo corriente - Programacin del seguimiento de auditoria - Control del Cumplimiento - Registro de recomendaciones

6. Creacin y actualizacin del archivo permanente 7. Organizacin del archivo corriente

8. Seguimiento de recomendaciones

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RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Cdula de Balance de Trabajo, Cdula Sumaria, Cdula Analtica, Cdula de Asientos de Ajuste, Cdula de Asientos de Reclasificacin, Cdula de Deficiencias de Control Interno, Cdula de Hoja de Hallazgos, Cdula de ndices, Cdula de Revisin de Papeles de Trabajo y Cdula de Legajo de Papeles de Trabajo. - Modelo de solicitud de la carta de representacin. - Modelo de la carta de representacin. - Modelo de confirmaciones a terceros. - Parmetros para evaluar los resultados del cumplimiento de las recomendaciones. - Modelo de registro de recomendaciones emitidas. - Modelo de resultados del seguimiento de recomendaciones.

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No. DE PASOS: 7 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.8: Seguimiento de recomendaciones. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Asegurar que se ha cumplido oportunamente con la implementacin de las recomendaciones, as como de que se aplicaron las acciones correctivas (legales o administrativas) segn los acuerdos establecidos en la fase de discusin de los informes, para que se mejoren los procesos, controles y operaciones. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO No. DE UNIDAD ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO PASO EJECUTORA 1 Programacin Direccin de Auditor El seguimiento de las recomendaciones se en el PAA Auditoria Interno programa en el PAA (Plan Anual de hora Interna Auditoria), como una actividad permanente. Para que este sea oportuno, debe programarse conforme se vence el tiempo que se ha concedido para su implementacin y no esperar hasta que se realice la siguiente auditora. Sin embargo cada vez que se realiza una auditora se verifica e informa del estado actual de las recomendaciones que no se hayan cumplido y por lo cual debe incluirse en las planificaciones especficas. 2 Seguimiento Direccin de Auditor Con base en la fecha que se oficializa la 1 del Auditoria Interno entrega del informe de auditora, se inicia hora cumplimiento Interna el seguimiento del cumplimiento de las de plazos recomendaciones incluidas en el mismo, ya que a partir de esta fecha se contabilizan los plazos previamente acordados y asegurarse que el informe sea del conocimiento de los funcionarios y responsables a quienes se dirige. 3 Registro de Direccin de Auditor Se lleva un registro de recomendaciones, 1 recomenAuditoria Interno para el cual se utiliza el formulario de hora daciones Interna recomendaciones emitidas y el cual debe llenarse por cada auditora realizada y se archivar por unidad auditada.

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UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 4 Designacin Direccin de Supervisor de El supervisor dentro de la planificacin 10 de personal Auditoria Auditoria Interna especfica debe designar a los auditores minutos de auditoria Interna que sern los responsables de efectuar el seguimiento de las recomendaciones, con base en los vencimientos. 2 5 Evaluacin Direccin de Auditor La evaluacin del cumplimiento promueve, del Auditoria Interno facilita y permite asegurar que fue entendi- horas cumplimiento Interna da la recomendacin, establecer una fecha precisa y la identificacin de los responsables, dar a conocer la necesidad del cambio propuesto y los beneficios, exponer los criterios para identificar y aclarar las posibles dudas e incluir en el nuevo informe las recomendaciones no implementadas. Se hace una comparacin entre la situacin que prevaleca antes de la implementacin de la recomendacin y la actual para tener un efecto sobre el logro de los objetivos y metas institucionales, as como en los indicadores de gestin establecidos por la misma unidad. Ir al anexo No.26 Parmetros para evaluar los resultados del cumplimiento de las recomendaciones. 6 Elaboracin Direccin de Supervisor de la El auditor elabora el informe de seguimien del informe de Auditoria Auditoria Interna to de recomendaciones, el cual es exami- hora seguimiento Interna / Auditor Interno nado por el supervisor, esto con el objetivo de evaluar los resultados del trabajo efectuado sobre el cumplimiento de las recomendaciones. Ir al anexo No.27 Modelo de registro de recomendaciones emitidas. 2 7 Elaboracin Direccin de Supervisor de la Con base en la informacin recabada en del informe Auditoria Auditoria Interna las unidades se elabora el informe final, el horas final de la Interna / Auditor Interno cual se a conocer por medio de reuniones ejecucin a nivel superior, esto con el fin de que se cumpla el 100% de las recomendaciones emitidas. As como las recomendaciones incumplidas y los riesgos o efectos potenciales que esta situacin tiene sobre la calidad y solidez del control interno y en los objetivos institucionales. Ir al anexo No.28 Modelo de resultados del seguimiento. Fin del procedimiento.

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NOMBRE DEL PROCESO: EJECUCIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


NMERO DE PASOS: 7 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DIRECCIN: Auditoria Interna

DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: Direccin de Auditoria Interna Procedimiento No.8: Seguimiento de recomendaciones. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO

SUPERVISOR

INICIO

2 Seguimiento del cumplimiento de plazos

3 Registro de recomendaciones

4 Designacin de personal de auditoria

1 Programacin en el cronograma de actividades

Va a la Pg. No.65

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DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO

SUPERVISOR

Viene de la Pg. No.64

6 Elaboracin del informe de seguimiento

6 Elaboracin del informe de seguimiento

5 Evaluacin del cumplimiento

7 Elaboracin del informe final de la ejecucin

7 Elaboracin del informe final de la ejecucin

FIN

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MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA ELABORADO POR: DIRECCIN DE PLANIFICACIN

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PROCESO No.3: COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Comunicacin de los resultados de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Informe final de resultados de la auditoria

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Contenido y estructura del Informe - Discusin del informe - Informacin de hallazgos - Estructura del informe - Informe de hallazgos

2. Informe de hallazgos 3. Trmite de hallazgos

SALIDAS - Presentacin y aprobacin del informe - Seguimiento de recomendaciones - Dictamen de los hallazgos - Resarcimiento del dao causado
ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Modelo del resumen de atributos de hallazgos - Recomendaciones especficas para la redaccin de hallazgos - Formato de cdula centralizadora de hallazgos - Estructura del informe de auditoria interna - Modelos de dictmenes de auditora financiera

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NOMBRE DEL PROCESO: COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA
No. DE PASOS: 6 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.1: Informe final de resultados de la auditoria interna. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Presentar a las unidades auditadas resultados imparciales sobre la informacin financiera, el cumplimiento de polticas, planes, programas y el ambiente de control interno. Emitir opinin sobre los estados financieros elaborados de acuerdo a los principios de contabilidad y con criterios de sistemas integrados. Facilitar la comprensin de los hallazgos, proporcionar recomendaciones para mejorar los sistemas administrativos, financieros, tcnicos, operativos y los procesos de control e informacin. Informar de los criterios tcnicos que permitieron formular las recomendaciones y servir como gua para llevar a la prctica las recomendaciones formuladas. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO No. DE UNIDAD ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO PASO EJECUTORA 1 Preparacin Direccin de Auditor Se preparan los documentos (Papeles de 15 de documentos Auditoria Interno trabajo, cdulas, etc.) que servirn de minutos para el informe Interna base en la realizacin del informe escrito, escrito el cual tiene como propsito comunicar los resultados y garantizar el entendimiento de las acciones correctivas. 16 2 Elaboracin Direccin de Auditor Se elabora el informe escrito utilizando un del informe Auditoria Interno lenguaje sencillo y fcilmente entendible, horas de auditoria Interna tratando los asuntos en forma concreta y promedio concisa, esto para suministrar suficiente informacin que permita al usuario una adecuada interpretacin de los resultados, lo cual debe coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos observados. La estructura del informe es la siguiente: Cartula, resumen gerencial, contenido (ndice), antecedentes, objetivos, alcance, dictamen, estados financieros, notas a los estados financieros, informe de hallazgos (Monetarios, de incumplimiento de aspectos legales, de deficiencias de control interno y comentarios sobre su estado actual) y las recomendaciones de auditoras anteriores y detalle de funcionarios y personal responsable. Ir al anexo No.29 Formato de la estructura del informe de auditoria interna.

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UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 4 3 Discusin Direccin de Supervisor de El contenido de cada informe de auditora del informe Auditoria Auditoria Interna es discutido con los responsables de la horas de auditoria Interna / Auditor Interno unidad auditada, para asegurar la aceptacin de los hallazgos y el cumplimiento de las recomendaciones. Esto para asegurar que fueron entendidas las recomendaciones, subsanar las debilidades encontradas, definir la metodologa, obtener el compromiso formal de implementacin de recomendaciones, definir el grado de avance en las acciones correctivas, confirmar los asientos de ajustes y reclasificaciones, concluir sobre la condicin final de los hallazgos, asientos de ajustes y reclasificaciones. Ver normas y lineamientos. 5 4 Entrega Direccin de Supervisor de Se entrega el informe de auditoria oportudel informe Auditoria Auditoria Interna namente al finalizar el trabajo, de acuerdo minutos de auditoria Interna / Auditor Interno a los plazos establecidos en el cronograma de actividades de la planificacin especifica. Entre la fecha de emisin del borrador del informe, su discusin y la fecha de entrega del informe definitivo, se deben establecer plazos razonables para obtener respuestas y comentarios finales de la unidad auditada, para ser incluidos oportunamente en el informe final. Ir al anexo No.30 Modelos de dictmenes de auditora financiera. 5 Aprobacin Direccin de Director de Emitido el informe definitivo y despus de 2 del informe Auditoria Auditoria haberse sometido al proceso de control de horas de auditoria Interna Interna calidad, es presentado al Director de Auditoria Interna, quien lo recibe y revisa, si todo est bien da su aprobacin y en este momento es considerado oficial, luego es entregado en forma oficial a las autoridades: en caso contrario se procede con el paso 5.1 Se anotan observaciones y 5.2 Se devuelve al supervisor y se va al paso 2. Ver normas y lineamientos. 6 Seguimiento Direccin de Director de La Direccin de Auditora Interna, peridi del Auditoria Auditoria Interna camente debe realizar el seguimiento del hora cumplimiento Interna cumplimiento de las recomendaciones de de recomenlos informes de auditora emitidos, asigdaciones nando personal para asegurar que se aplicaron las acciones correctivas segn los acuerdos convenidos en la fase de discusin. Ver normas y lineamientos. Fin del procedimiento.

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NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 3: Toda discusin del informe debe hacerse a nivel de borrador. Cuando las circunstancias lo ameriten podr participar el Director de Auditoria Interna. Las personas responsables de los hallazgos de las unidades evaluadas, podrn solicitar una prorroga de 5 das ms para presentacin de pruebas o documentos de descargo, esto de acuerdo al instructivo de hallazgos de la Direccin de Auditoria Interna. Del paso 5: En la distribucin del informe, debe incluirse un ejemplar para la delegacin de la Contralora General de Cuentas. De acuerdo a las necesidades de informacin y en relacin a los resultados, se emiten y reproducen los informes adicionales. Del paso 6: El incumplimiento de las recomendaciones dar lugar a la aplicacin de sanciones administrativas o econmicas por parte de las autoridades superiores de la entidad o de la Contralora General de Cuentas, segn corresponda. El informe de auditora, por la naturaleza de la informacin incluida, debe ser destinado para el uso de las unidades auditadas y por la Contralora General de Cuentas, y en los casos de irregularidades, por las instancias legales, segn sea el caso. Sin embargo, un informe de auditora sobre gestin pblica, debe ser accesible a la ciudadana, para que conozca cmo se manejan los recursos del Estado, producto de sus impuestos. El informe de auditora constituye un documento de aplicacin legal, especialmente cuando los hechos encontrados son constitutivos de responsabilidad penal, tales como denuncias, irregularidades, fraudes, etc.

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NOMBRE DEL PROCESO: COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA
NMERO DE PASOS: 6 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.1: Informe final de resultados de la auditoria interna. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO SUPERVISOR

INICIO

1 Preparacin de documentos para el informe escrito

2 Elaboracin del informe de auditoria

3 Discusin del informe de auditoria

3 Discusin del informe de auditoria

Va a la Pg. No.74

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AUDITOR INTERNO

DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA SUPERVISOR

DIRECTOR

Viene de la Pg. No.73

5 Aprobacin del informe de auditoria

4 Entrega del informe de auditoria

4 Entrega del informe de auditoria Est todo bien? SI

NO

6 Seguimiento del cumplimiento de recomendaciones

5.1 Se anotan observaciones

FIN

5.2 Se devuelve al supervisor se va al paso 2

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Comunicacin de los resultados de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Informe final de resultados de la auditoria

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Contenido y estructura del Informe - Discusin del informe - Informacin de hallazgos - Estructura del informe - Informe de hallazgos

2. Informe de hallazgos 3. Trmite de hallazgos

SALIDAS - Presentacin y aprobacin del informe - Seguimiento de recomendaciones - Dictamen de los hallazgos - Resarcimiento del dao causado
ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Modelo del resumen de atributos de hallazgos - Recomendaciones especficas para la redaccin de hallazgos - Formato de cdula centralizadora de hallazgos - Estructura del informe de auditoria interna - Modelos de dictmenes de auditora financiera

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JUNIO 2010

NOMBRE DEL PROCESO: COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA
No. DE PASOS: 4 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.2: Informe de hallazgos. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Evaluar si la evidencia obtenida satisface los objetivos especficos definidos en la planificacin. Obtener suficiente satisfaccin respecto a las apreciaciones que corresponden a cada rea o cuenta examinada. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 1 Elaboracin de Direccin de Auditor El auditor elabora los componentes de 2 componentes Auditoria Interno informe de hallazgos, los cuales son: ttu- horas del informe Interna lo, condicin, criterio, causa, efecto y recomendacin. Ver normas y lineamientos. Ir al anexo No.31 Modelo del resumen de atributos de hallazgos. 2 Redaccin Direccin de Auditor Con la obtencin de la evidencia, la apli2 de hallazgos Auditoria Interno cacin del juicio profesional e indepen- horas Interna diente y segn su anlisis, el auditor redacta, describe y documenta los hallazgos en forma objetiva de la situacin encontrada (condicin), la cual debe ser comprobable y convincente, como resultado de la calidad de dicha evidencia. Ver normas y lineamientos. Ir al anexo No.32 Recomendaciones especficas para la redaccin de hallazgos. 3 DocumenDireccin de Auditor Los hallazgos se sustentan mediante la 15 tacin de los Auditoria Interno documentacin de la evidencia, que debe minutos hallazgos Interna ser suficiente competente y pertinente, la cual est constatada en los papeles de trabajo y referenciada en el borrador del informe y en la cdula centralizadora de hallazgos. Ver normas y lineamientos. Ir al anexo No.33 Formato de Cdula Centralizadora de Hallazgos.

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UNIDAD No. DE RESPONSABLE ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 4 Deteccin e Direccin de Auditor identificacin Auditoria Interno de actos Interna ilegales

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD Dentro de los hallazgos detectados, existe la posibilidad de que se hayan cometido hechos anmalos o ilcitos, por lo que el auditor debe detectar dicha posibilidad, identificar posibles responsables y delimitar el tipo de responsabilidad que corresponda, para iniciar las acciones administrativas y legales respectivas, as como asegurarse que la evidencia disponible es suficiente y competente para sustentar el procedimiento legal que deba seguirse, para ello debe proceder de acuerdo al siguiente procedimiento Trmite de hallazgos, para que su funcin sea efectiva. Ir al anexo No.34 Normativo de hallazgos. Fin del procedimiento.

TIEMPO 2 Horas

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: El titulo debe indicar claramente y en forma resumida, lo que se detect, para la identificacin precisa del problema. La condicin describir con el detalle necesario y en forma clara, en qu consiste la deficiencia o la desviacin observada. El criterio debe expresar concretamente las polticas, normas y regulaciones incumplidas. La causa debe expresar la razn fundamental de la desviacin del cumplimiento del criterio. Los efectos dependiendo de la forma cmo se enfoque la redaccin, se pueden valorar la importancia del hallazgo. Las recomendaciones deben contener los datos necesarios que permitan a las personas responsables de su cumplimiento, tener una comprensin amplia y clara que facilite llevarlas a la prctica. La evaluacin del efecto de un hallazgo se identifica cunto se ha visto afectada el rea o cuenta evaluada, expresado en: a) valores monetarios, b) calidad de bienes o servicios, c) cantidad de unidades producidas o servicios prestados etc. Cuando quines o qu funciones bsicas de control han resultado afectadas: por ejemplo: la autorizacin, registro y custodia de operaciones, de bienes, valores e informacin de la unidad. Cuando los perodos se han afectado: el efecto puede extenderse a diferentes perodos que pueden ser aos, meses, semanas, das, horas, etc. dependiendo de la naturaleza de la unidad y sus operaciones. Cuando el impacto ha sido institucional en relacin con: a) la eficiencia de las operaciones, b) el logro de los objetivos y metas y c) la imagen institucional. Del paso 2: Los hallazgos deben desarrollarse cuando los hechos detectados tengan la importancia necesaria para darse a conocer en el informe. Cuando se haya obtenido la evidencia suficiente, competente y pertinente, que sustente lo que se necesita informar. Cuando haya la posibilidad de que los hechos sean corregidos y produzcan los beneficios futuros. Cuando el costo en que se necesita incurrir para la adopcin de las recomendaciones, se vea compensado con beneficios futuros que superen dicho costo. Cuando tcnicamente sea factible la implantacin de las recomendaciones que se formulen. Del paso 3: La evidencia que sustenta los hallazgos debe ser convincente incluso para una persona que no ha participado en la auditora.

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JUNIO 2010

NOMBRE DEL PROCESO: COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA
NMERO DE PASOS: 4 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DIRECCIN: Auditoria Interna

DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: Direccin de Auditoria Interna Procedimiento No.2: Informe de hallazgos. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO

INICIO

2 Redaccin de hallazgos

3 Documentacin de los hallazgos

4 Deteccin e identificacin de actos ilegales

1 Elaboracin de componentes del informe

FIN

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Comunicacin de los resultados de la auditoria interna Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Informe final de resultados de la auditoria

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Contenido y estructura del Informe - Discusin del informe - Informacin de hallazgos - Estructura del informe - Informe de hallazgos

2. Informe de hallazgos 3. Trmite de hallazgos

SALIDAS - Presentacin y aprobacin del informe - Seguimiento de recomendaciones - Dictamen de los hallazgos - Resarcimiento del dao causado
ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna - Modelo del resumen de atributos de hallazgos - Recomendaciones especficas para la redaccin de hallazgos - Formato de cdula centralizadora de hallazgos - Estructura del informe de auditoria interna - Modelos de dictmenes de auditora financiera

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NOMBRE DEL PROCESO: COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA
No. DE PASOS: 13 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Gerencia DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.3: Trmite de hallazgos. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Formular acciones legales y administrativas en los casos de deteccin de hallazgos para garantizar el resarcimiento por el dao que se hubiere causado al patrimonio de la institucin. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 1 Deteccin Direccin de Auditor Durante el transcurso de la ejecucin de la Periodo de los Auditoria Interno auditoria, se detectan situaciones (Hallaz- de ejehallazgos Interna gos) de importancia como resultado de la cucin aplicacin de las pruebas de cumplimiento y sustantivas, las cuales tienen un efecto importante en el cumplimiento de los objetivos. Ver normas y lineamientos. 2 Clasificacin Direccin de Auditor Los hallazgos se clasifican de acuerdo a 5 de los Auditoria Interno su condicin: a) Hallazgo monetario y minutos hallazgos Interna hallazgo de incumplimiento de aspectos legales y b) Hallazgos sobre deficiencias del control interno. 3 Formulacin Direccin de Auditor Cuando los hallazgos identificados en la 1 de objecin Auditoria Interno unidad evaluada son monetarios y/o de hora de hallazgos Interna incumplimiento de aspectos legales, se formula la objecin por escrito a funcionarios, empleados, ex funcionarios y ex empleados de la institucin, para que reintegren una cantidad determinada por haber ocasionado dao al patrimonio de la institucin. 4 Notificacin Direccin de Auditor Se notifica el hallazgo al responsable, ya 15 del hallazgo Auditoria Interno / sea en forma personal, por correo certifi- minutos al responsable Interna / Personal cado con aviso de recepcin o por medio Direccin Tcnico del jefe inmediato superior, entregndole Tcnica o Administrativo copia legible del mismo. Ver normas y Adminislineamientos. trativa

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UNIDAD No. DE RESPONSABLE ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 5 Presentacin Direccin de Auditor de pruebas Auditoria Interno / de descargo Interna / Personal Direccin Tcnico Tcnica o Administrativo Administrativa 6 Anlisis de Direccin de argumentos Auditoria y pruebas Interna documentales Auditor Interno

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD El responsable debe presentar en memorial dirigido al Director de Auditora Interna, los medios de prueba individualizados que le favorezcan, esto para el descargo de las responsabilidades que se le sealan y/o proponer el medio para la obtencin de las pruebas de descargo. Ver normas y lineamientos. Se analizan las pruebas documentales y argumentos presentados, si estos no son suficientes y competentes a juicio del auditor interno responsable de la emisin del hallazgo, podr dar por confirmado los hallazgos; en caso contrario se procede con el paso 6.1 Se da por desvanecido el hallazgo y 6.2 Se archiva el expediente y fin del procedimiento. Ver normas y lineamientos. Se elabora el informe de hallazgos, al cual se adjunta el expediente de los hallazgos detectados. Este informe se traslada al Director de Auditoria Interna. Ver normas y lineamientos. Se recibe y revisa el informe, si est todo bien, da la aprobacin al informe y lo traslada a la Subgerencia Administrativa Financiera; en caso contrario se procede con el paso 8.1 Anota observaciones y 8.2 Lo devuelve al auditor y se va al paso 6. Se recibe y analiza el informe y el expediente de hallazgos, de este anlisis se deber emitir la resolucin fundamentada en sanos principios de equidad. Si los hallazgos son suficientes y competentes, se dan por confirmados y se emite resolucin confirmando lo resuelto y actuado por la Auditoria Interna, notificando al afectado, al jefe inmediato, a la Direccin de Asesora Jurdica, a la Direccin Financiera y a la Direccin de Auditoria Interna: en caso contrario se procede con el paso 10.1 Se emite resolucin de desvanecimiento de hallazgos, 10.2 Se notifica a la Auditoria Interna y 10.3 Se archiva la documentacin y fin del procedimiento. El afectado puede interponer un recurso de revocatoria ante la Gerencia, quien lo traslada a los integrantes de Junta Directiva para emisin de resolucin.

TIEMPO 5 a 10 das

10 das

Elaboracin y traslado del informe

Direccin de Auditoria Interna

Auditor Interno

3 horas

Aprobacin y traslado del informe

Direccin de Auditoria Interna

Director de Auditoria Interna

2 horas

10

Anlisis del informe y expediente de hallazgos Emisin de resolucin de hallazgos

Subgerencia Administrativa Financiera Subgerencia Administrativa Financiera

Subgerente Administrativo Financiero Subgerente Administrativo Financiero

1 da

2 horas

11

Recurso de Direcciones revocatoria por Tcnicas / el afectado Direcciones Adminis trativas

Personal Tcnico administrativo

5 das

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UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 12 Emisin de Junta Integrantes La Junta Directiva emite resolucin confor15 resolucin de Directiva de Junta me a la Ley de lo Contencioso Adminis- das hallazgos Directiva trativo Decreto 119-96 del Congreso de la Republica. 13 Cumplimiento Gerencia Gerente Al conocer la resolucin de JD que 2 de acciones confirma o modifica la resolucin de la horas administrativas Subgerencia Administrativa Financiera, el Gerente dicta las acciones administrativas a donde corresponde para cumplimiento de los efectos legales o administrativos. Fin del procedimiento.

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: Los funcionarios y empleados pblicos son responsables del reguardo, custodia, manejo y conservacin de los valores y bienes de la institucin. Del paso 4: En el expediente quedar constancia del lugar, fecha y hora de la notificacin, quien entrega y recibe el expediente y el vencimiento del plazo para presentar pruebas de descargo en la audiencia de hasta un mximo de 5 das. Del paso 5: El afectado puede solicitar 5 das ms de prorroga para la audiencia, para as poder presentar las pruebas de descargo, si no se presentan las pruebas de descargo en este lapso de 10 das, el hallazgo se da por confirmado. Del paso 6: La Direccin de Auditora Interna tendr 10 das hbiles para analizar la calidad de las pruebas y argumentos presentados. Del paso 7: El informe debe contar con el visto bueno del Director de Auditoria Interna. Del paso 9: Las resoluciones que dicta la Subgerencia Administrativa Financiera se toma en consideracin, ya que dichas resoluciones constituyen resoluciones de Gerencia. Del procedimiento: La base de este procedimiento es el Instructivo para Formular Tramitar y Desvanecer los Hallazgos emitidos por la Direccin de Auditoria Interna. Ir al anexo No.34 para ver dicho instructivo.

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NOMBRE DEL PROCESO: COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA
NMERO DE PASOS: 13 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: DIRECCIN: Auditoria Interna DIRECCIN TCNICA ADMINISTRATIVA PERSONAL
4 Notificacin del hallazgo al responsable

DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: Direccin de Auditoria Interna Procedimiento No.3: Trmite de hallazgos. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO
2 Clasificacin de los hallazgos 4 Notificacin del hallazgo al responsable

INICIO

1 Deteccin de los hallazgos

3 Formulacin de objecin de hallazgos

5 Presentacin de pruebas de descargo

5 Presentacin de pruebas de descargo

Va a la Pg. No.82

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JUNIO 2010

DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO DIRECTOR

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA SUBGERENTE

Viene de la Pg. No.81

8 Aprobacin y traslado del informe

9 Anlisis del informe y expediente de hallazgos

10 Emisin de resolucin de hallazgos

6 Anlisis de argumentos y pruebas documentales

7 Elaboracin y traslado del informe

Est todo bien?

SI

Se confirma el hallazgo?

SI

Va a la Pg. No.83 NO Se confirma el hallazgo? SI NO 8.1 Anota observaciones 10.1 Se emite resolucin de desvanecimiento de hallazgos

NO

6.1 Se da por desvanecido el hallazgo

6.2 Se archiva el expediente y fin del procedimiento

8.2 Lo devuelve al auditor se va al paso 6

10.2 Se notifica a la Auditoria Interna

10.3 Se archiva la documentacin y fin del procedimiento

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DIRECCIN TCNICA O ADMINISTRATIVA PERSONAL

JUNTA DIRECTIVA INTEGRANTES

GERENCIA GERENTE

Viene de la Pg. No.82

11 Recurso de revocatoria por el afectado

12 Emisin de resolucin de hallazgos

13 Cumplimiento de acciones administrativas

FIN

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MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA ELABORADO POR: DIRECCIN DE PLANIFICACIN

JUNIO 2010

PROCESO No. 4 SUPERVISIN DE LA AUDITORIA INTERNA

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JUNIO 2010

NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Supervisin de la auditoria interna Director / Supervisor ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCESO 1. Supervisn de la auditoria interna

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Consideracin de aspectos especficos y generales de la supervisin

SALIDAS - Supervisin y participacin en el proceso de la auditoria interna


ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y tiles de oficina - Software - Internet y red interna

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JUNIO 2010

NOMBRE DEL PROCESO: SUPERVISIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


No. DE PASOS: 4 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.1: Supervisin de la auditoria interna. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Asegurar el cumplimiento de las normas de auditora interna gubernamental para mantener y elevar la calidad, asimismo utilizar en forma eficiente, efectiva y econmica los recursos, promover la madurez de juicio, el anlisis y la capacitacin profesional, evaluar la calidad, cantidad y pertinencia de los papeles de trabajo y de la evidencia que respalda las conclusiones y los hallazgos. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO No. DE UNIDAD ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO PASO EJECUTORA 2 1 Programacin Direccin Supervisor Se revisa el PAA (Plan Anual de Aude actividades de Auditoria de Auditoria ditoria), para identificar los trabajos a horas segn el PAA Interna Interna realizar, planificar las tareas, hacer el enlace con el ente a auditar, conformar el equipo de trabajo, programar una supervisin continua y oportuna, dar a los auditores la oportunidad para que demuestren su iniciativa y desarrollen nuevas y mayores responsabilidades, expresar en forma reservada, cualquier deficiencia detectada en el trabajo de los auditores, reconocer las labores sobresalientes realizadas por los auditores, colaborar con los auditores en sus esfuerzos por corregir deficiencias personales y profesionales, buscar los mecanismos que permitan la coordinacin y comunicacin necesaria entre todos los equipos de trabajo, velar porque los auditores ejecuten su trabajo en un ambiente adecuado y evaluar el trabajo ejecutado por los auditores calificando su rendimiento. Ver normas y lineamientos. 2 Supervisin de Direccin Supervisor Se supervisa y participa en las etapa de: N/A la planificacin de Auditoria de Auditoria familiarizacin (Asegurar el cumplimiento de la auditoria Interna Interna de la metodologa), en la evaluacin preliminar del control interno y de los aspectos legales, papeles de trabajo, archivo permanente, memorando de planificacin,

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No. DE PASO

ACTIVIDAD

UNIDAD RESPONSABLE EJECUTORA

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD objetivos generales y especficos, identificacin de los alcances de la auditora, establecimiento de las muestras, elaboracin del cronograma de actividades en cuanto a la distribucin de las reas a examinar, asignacin del personal y de recursos, asesorar y apoyar la distribucin de tareas para cada auditor, que conformar el equipo de trabajo, de tal manera que se garantice una distribucin equitativa del trabajo, tomando como base la experiencia y necesidades de desarrollo profesional del personal asignado. Se supervisa y participa de forma continua y oportuna en la ejecucin del trabajo para garantizar lo siguiente: la aplicacin de los programas de acuerdo a la metodologa, que los cambios que puedan darse a los programas de auditora, estn revisados y se modifiquen adecuada y tcnicamente, que las muestras se seleccionen conforme a los criterios tcnicos y se aplique de forma coherente, que los papeles de trabajo estn elaborados y revisados tcnicamente, que la informacin en cdulas de anlisis, cdulas de soporte, etc. cumplan los objetivos y alcances de la auditora, que el archivo permanente est actualizado oportuna y adecuadamente, que las cdulas centralizadoras de los hallazgos, asientos de ajustes y reclasificaciones estn desarrolladas adecuadamente y tcnicamente referenciadas, que se cumplan los requisitos establecidos para que la evidencia sea suficiente, competente y pertinente, realizar reuniones de trabajo para corroborar los posibles hallazgos, asientos de ajustes, reclasificaciones, ratificar las evidencias y definir los hallazgos, establecer oportunamente las posibles acciones legales y administrativas, informar a la Direccin de Auditora, sobre los avances y dificultades, asesorar el trabajo de campo de los auditores y evaluar lo realizado y el desempeo de ellos y reportar el resultado a los niveles respectivos.

TIEMPO

Supervisin de Direccin de la ejecucin de Auditoria la auditoria Interna

Supervisor de Auditoria Interna

N/A

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UNIDAD No. DE RESPONSABLE ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 4 Supervisin Direccin Supervisor de la de Auditoria de Auditoria comunicacin Interna Interna de los resultados

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD Se supervisa y participa en las siguientes actividades: Asesoramiento en la elaboracin del informe, revisin en la definicin de los hallazgos, coordinacin de reuniones con los funcionarios para discusin del informe, revisin del informe en cuanto a estructura y contenido y traslado al Director de Auditora para su aprobacin y presentacin oficial. Ver normas y lineamientos. Fin del procedimiento.

TIEMPO N/A

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: Los aspectos especficos que se deben considerar son los procesos de planificacin especfica de la auditoria interna, ejecucin de la auditoria interna, comunicacin de los resultados de la auditoria interna, entre otras responsabilidades. Del paso 4: Una copia del informe debe quedar debidamente referenciada de acuerdo a la metodologa de papeles de trabajo, y asegurarse que el mismo se agregue al archivo corriente. Debe asegurarse que el informe sea entregado oportunamente, segn los plazos establecidos para la comunicacin de resultados.

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JUNIO 2010

NOMBRE DEL PROCESO: SUPERVISIN DE LA AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA


NMERO DE PASOS: 4 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DIRECCIN: Auditoria Interna

DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: Direccin de Auditoria Interna Procedimiento No.1: Supervisin de la auditoria interna. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA SUPERVISOR

INICIO

2 Supervisin de la planificacin de la auditoria

3 Supervisin de la ejecucin de la auditoria

4 Supervisin de la comunicacin de los resultados

1 Programacin de actividades segn el PAA

FIN

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MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA ELABORADO POR: DIRECCIN DE PLANIFICACIN

JUNIO 2010

PROCESO No.5: CONSULTORA Y ASESORA EN MATERIA DE AUDITORIA INTERNA

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JUNIO 2010

NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Consultora y asesora en materia de auditoria interna. Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Consultara en auditoria interna a requerimiento 2. Asesora en auditoria interna a requerimiento

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Requerimiento de consultora - Solicitud de intervencin

SALIDAS - Emisin de opinin de Auditoria - Informe de auditoria

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y utilice de oficina - Software - Internet y red interna

ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

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JUNIO 2010

NOMBRE DEL PROCESO: CONSULTORA Y ASESORA EN MATERIA DE AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA
No. DE PASOS: 5 CDIGO: INICIA: DS-AI ALCANCE TERMINA: Gerencia / Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.1: Consultora en auditoria interna a requerimiento. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Brindar consultora en materia de auditoria interna gubernamental a las mximas autoridades de la institucin. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 1 Recepcin de Direccin Secretaria Se recibe de la Gerencia o subgerencias 15 requerimiento de Auditoria de Auditoria el requerimiento y documento para opinin minutos de consultora Interna Interna en materia de auditoria interna gubernarmental y se le traslada al Director de Auditoria Interna. Ver normas y lineamientos. 2 Asignacin Direccin Director El Director o el Supervisor asignan el de trabajo de Auditoria Supervisor de trabajo a uno de los auditores internos hora Interna Auditoria Interna para anlisis y emisin de opinin. 3 Emisin de Direccin Auditor El auditor interno analiza el documento y 1 opinin de de Auditoria Interno emite opinin en materia de auditoria da auditoria Interna interna por escrito y lo remite al director o supervisor. 4 Revisin y Direccin Director El director o supervisor recibe y revisa el 3 visto bueno de Auditoria Supervisor de expediente, si est todo bien da su visto horas del expediente Interna Auditoria Interna bueno para el traslado a Gerencia o subgerencias: en caso contrario se procede con el paso 4.1 Anota observaciones y 4.2 Lo remite al auditor interno y se va al paso 3. 5 Entrega del Direccin Secretaria de La secretaria entrega el expediente en 15 expediente de Auditoria Auditoria Interna Gerencia. Ver normas y lineamientos. Fin minutos Interna / / Secretaria de del procedimiento. Gerencia Gerencia NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: Quienes pueden solicitar consultoras en materia de auditoria interna gubernamental son: Gerencia, Subgerencia Administrativa Financiera y Subgerencia Tcnica. Del paso 5: El expediente se entrega por medio de oficio, el cual debe ser firmado y sellado de recibido.

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JUNIO 2010

NOMBRE DEL PROCESO: CONSULTORA Y ASESORA EN MATERIA DE AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA
NMERO DE PASOS: 5 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Gerencia / Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.1: Consultora en auditoria interna a requerimiento. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA SECRETARIA DIRECTOR / SUPERVISOR AUDITOR INTERNO

2 Asignacin de trabajo INICIO

3 Emisin de opinin de auditoria

1 Recepcin de requerimiento de consultora

Va a la Pg. No.98

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JUNIO 2010

DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA DIRECTOR / SUPERVISOR SECRETARIA

GERENCIA SECRETARIA

Viene de la Pg. No.97

4 Revisin y visto bueno del expediente

5 Entrega del expediente

5 Entrega del expediente

Est todo bien?

SI FIN

NO 4.1 Anota observaciones

4.2 Lo remite al auditor interno se va al paso 3

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL


INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

ORGANIGRAMA

DIRECCIN: AUDITORIA INTERNA Consultora y asesora en materia de auditoria interna. Director ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Consultara en auditoria interna a requerimiento 2. Asesora en auditoria interna a requerimiento

NOMBREL DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

ENTRADAS - Requerimiento de consultora - Solicitud de intervencin

SALIDAS - Emisin de opinin de Auditoria - Informe de auditoria

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Recurso Humano - Mobiliario, equipo y utilice de oficina - Software - Internet y red interna

ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

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NOMBRE DEL PROCESO: CONSULTORA Y ASESORA EN MATERIA DE AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA
No. DE PASOS: 7 CDIGO: DS-AI ALCANCE INICIA: TERMINA: Direccin de Auditoria Interna Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.2: Asesora en auditoria interna a requerimiento. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Elaborar un informe de auditoria donde se detalle lo observado en el transcurso de la asesora. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO No. DE UNIDAD ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO PASO EJECUTORA 1 Recepcin de Direccin Secretaria Se recibe la solicitud de intervencin por 15 solicitud de de Auditoria de Auditoria parte de la Direccin Administrativa, para minutos intervencin Interna Interna participar en la investigacin del hecho ilcito, anmalo o la cancelacin de una relacin laboral. 2 Asignacin Direccin Director o El director o supervisor asigna el trabajo a de trabajo de Auditoria Supervisor uno de los auditores internos, para que hora Interna de Auditoria intervenga en el hecho. Interna 3 Intervencin Direccin Auditor El auditor se presenta al lugar. Este pueN/A de auditoria de Auditoria Interno de tener una participacin activa o estar interna Interna simplemente como observador para que los procesos se efecten correctamente. 4 Elaboracin Direccin Auditor El auditor interno con la informacin reco1 del informe de de Auditoria Interno pilada y lo observado en la intervencin, da auditoria Interna elabora el informe de auditoria. Y lo entrega el director de su unidad. 5 Revisin y Direccin Director o El director o supervisor recibe y revisa el 3 visto bueno de Auditoria Supervisor informe si est todo bien da su visto bueno horas del informe Interna de Auditoria y lo traslada a la secretaria para su entreInterna ga a administrativo y se contina con el paso 6; en caso contrario se procede con el paso 5.1 Anota las observaciones y 5.2 Lo devuelve al auditor y se va al paso 4. 6 Entrega del Direccin Secretaria Se entrega el informe de auditoria por 15 informe de de auditoria de Auditoria medio de oficio. Ver normas y linea- minutos auditoria interna / Interna / mientos. Direccin Secretaria Adminisde Direccin trativa Administrativa

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UNIDAD No. DE RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD EJECUTORA PASO 7 Archivo de Direccin Secretaria La secretaria procede a archivar la copia 10 informe de Auditoria de Auditoria del informe de auditoria. Fin del proce- minutos Interna Interna dimiento.

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 6: El informe de auditoria es entregado por medio de oficio a la Direccin Administrativa y el cual debe ser firmado y sellado de recibido.

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JUNIO 2010

NOMBRE DEL PROCESO: CONSULTORA Y ASESORA EN MATERIA DE AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA
NMERO DE PASOS: 7 CDIGO: DS-AI INICIA: Direccin de Auditoria Interna ALCANCE TERMINA: Direccin de Auditoria Interna DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Direccin de Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento No.2: Asesora en auditoria interna a requerimiento. DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA SECRETARIA DIRECTOR / SUPERVISOR AUDITOR INTERNO

INICIO

1 Recepcin de solicitud de intervencin

3 Asignacin de trabajo

3 Intervencin de auditoria interna

Va a la Pg. No.102

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JUNIO 2010

DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO DIRECTOR / SUPERVISOR SECRETARIA

DIRECCIN ADMINISTRATIVA SECRETARIA

Viene de la Pg.. No.101

5 Revisin y visto bueno del informe

6 Entrega del informe de auditoria

6 Entrega del informe de auditoria

4 Elaboracin del informe de auditoria

Est todo bien?

SI

7 Archivo de informe

NO

5.1 Anota las observaciones FIN

5.2 Lo devuelve al auditor se va al paso 4

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MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA ELABORADO POR: DIRECCIN DE PLANIFICACIN

JUNIO 2010

DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS

MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIN DE AUDITORA INTERNA ELABORADO POR: DIRECCIN DE PLANIFICACIN

JUNIO 2010

GLOSARIO Actividad Es el conjunto de tareas necesarias para mantener, de forma permanente y continua, la operatividad de la accin de gobierno. Representa la produccin de los bienes y servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atribuciones dentro de los procesos y tecnologas acostumbrados. Rene acciones que concurren en la operatividad y mantenimiento de los servicios pblicos o administrativos existentes. Representa la produccin de los bienes y servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atribuciones, dentro de los procesos y tecnologas vigentes. Es permanente y continua en el tiempo. Responde a objetivos que pueden ser medidos cualitativa o cuantitativamente, a travs de sus componentes y metas. Es el clculo que permite volver a expresar las cifras histricas contenidas en los estados financieros de una entidad, o valores de moneda constante; consecuentemente actualizando y expresando. Se consideran administrados respecto de algn procedimiento administrativo concreto: 1. Quienes lo promuevan como titulares de derechos o intereses legtimos individuales o colectivos. 2. Aquellos que, sin haber iniciado el procedimiento, posean derechos o intereses legtimos que pueden resultar afectados por la decisin a adoptarse. Mtodo estadstico usado para cuantificar la importancia de cada uno de los factores actuantes en un fenmeno. Conjunto de registros que guardan relacin. Al registro se le puede considerar como la informacin bsica a la que se puede acceder en bloque y al archivo como una organizacin de los registros. (Datos o programas). Contiene los papeles de trabajo elaborados en las dos ltimas auditoras practicadas por el personal de la Direccin de Auditora Interna. El archivo corriente debe contener, como mnimo lo siguiente: nombramientos de auditoria y de supervisin, documentos que dieron origen al nombramiento (Denuncias, solicitudes de auditora, etc.), planificacin especifica, evaluacin del control interno, programas de auditora, copia de comunicacin con otros auditores (firmas privadas de auditora y contralora general de cuentas, etc.), papales de trabajo y evidencias que respaldan el informe de auditora, borrador del informe para discusin, informes de auditora (De la UDAI, CGC y firmas privadas de auditora), otros documentos que se consideren necesarios. Es el legajo que debe, en esencia, contener los aspectos legales relacionados, y la estructura orgnica con sus polticas administrativas y financieras. Todas las Unidades de Auditora Interna de las entidades sujetas a control deben implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente. El archivo permanente esta conformado por un conjunto orgnico de documentos que contienen copias y/o extractos de informacin de inters, de utilizacin continua y necesaria para futuros exmenes, bsicamente relacionados con: Ley Orgnica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento, organigrama aprobado, manual e organizacin y funciones aprobado, flujo gramas de las principales actividades de la entidad, plan operativo institucional, presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y evaluaciones, estados financieros (En los casos aplicables).

Actualizacin

Administrativo

Anlisis Archivo

Archivo corriente

Archivo permanente

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MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIN DE AUDITORA INTERNA ELABORADO POR: DIRECCIN DE PLANIFICACIN

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Auditor

Auditoria

Calidad Consultora

Criterio

Criterios de auditoria

Diagrama de flujo

Estructura del control interno

Financiero

Persona que realiza labores de auditora. Pueden ser de dos tipos: Auditor externo: Aquel que realiza las labores de auditora y que no forma parte de la empresa que se est auditando. Auditor interno: Aquel que realiza labores de auditora y que forma parte de la empresa que se est auditando. Actividad profesional consistente en el examen de los libros de comercio de una sociedad por una persona competente o auditor, generalmente tcnico contable, y cuyo informe garantiza la exactitud y correcta interpretacin de las anotaciones efectuadas en ellos. Las auditoras pueden ser: Auditora administrativa: Trata de poner de manifiesto el resultado de la gestin llevada a cabo por cada una de las reas de responsabilidad y el grado de cumplimiento de las metas u objetivos que en su momento estableci la direccin. - Auditora externa: La que realiza un auditor externo. - Auditora interna: La que realiza un auditor interno. - Auditora operacional: Anlisis y evaluacin de la efectividad de los controles internos implantados en una unidad econmica, con miras a facilitar la tarea del auditor. Serie de caractersticas que tiene un producto o servicio para ser aceptado. El contratista que presta servicios profesionales en la elaboracin de estudios y proyectos y en la supervisin y gerencia de obras; en la inspeccin de fbrica, peritajes y puesta en servicio de obras, equipos bienes y maquinarias; en investigaciones; auditoras asesoras, estudios de prefactibilidad y de factibilidad tcnica, econmica y financiera, estudios bsicos, preliminares y definitivos, asesoramiento en la ejecucin de proyectos y en la elaboracin de trminos de referencia, especificaciones tcnicas y Bases de distintos procesos de seleccin, entre otros. Conjunto de normas o principios de valoracin de activos, devengos, ingresos, etc. que deben seguirse para que la contabilidad de una sociedad refleje de la forma ms ajustada posible la realidad econmica de la misma. Comprende la norma con la cual el auditor mide la condicin. Es tambin la meta que la entidad est tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluacin de la condicin actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma transgredida de carcter legal-operativo o de control que regula el accionar de la entidad examinada. Esquema construido con el fin de representar grficamente un fenmeno, proceso u organizacin determinado. Diagrama de Hamilton: Sistema de prediccin burstil en el que mediante un cuadro o diagrama, se representan los posibles caminos de las posiciones de dinero y las posiciones de papel. Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, mtodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccin de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que estn logrndose los objetivos del control interno. El concepto moderno del control interno discurre por cinco componentes y diversos elementos, los que se integran en el proceso de gestin y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. Dcese de aquella persona que aporta dinero a una empresa o a un determinado proyecto. Tambin se les da este nombre a las personas relevantes en el mundo de la banca y las finanzas.

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MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIN DE AUDITORA INTERNA ELABORADO POR: DIRECCIN DE PLANIFICACIN

JUNIO 2010

Hallazgos

Informe

Son todas aquellas situaciones de importancia, que se han detectado como resultado de la aplicacin de las pruebas de cumplimiento y sustantivas en la ejecucin de la auditoria y que tienen un efecto importante sobre los objetivos previstos, as como en la calidad de la informacin y las operaciones de las unidades evaluadas. Dictamen, generalmente por escrito, de un tcnico o experto en la materia.

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MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIN DE AUDITORA INTERNA ELABORADO POR: DIRECCIN DE PLANIFICACIN

JUNIO 2010

ACRNIMOS CGC INE MINECO MINFIN PAA SIAF SICOIN WEB Contralora General de Cuentas Instituto Nacional de Estadstica Ministerio de Economa Ministerio de Finanzas Pblicas Plan Anual de Auditoria Sistema Integrado de Administracin Financiera Sistema de Contabilidad Integrada a travs de la red de informacin electrnica Sistema de Gestin

SIGES

ABREVIATURAS Depto. JD N/A No. Pg. Departamento Junta Directiva No aplica Nmero Pgina

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MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA ELABORADO POR: DIRECCIN DE PLANIFICACIN JUNIO 2010

ORGANIGRAMA OFICIAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA CON NOMENCLATURA

ORGANIGRAMA OFICIAL DEL INE CON NOMENCLATURA


JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA DS-GER

AUDITORA INTE RNA DS-AI

PLANIFICACIN DS-P

ASES ORA JURDICA DS-A J

COMUNICACIN Y DIFUSIN DS-C D

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SAF

SUBGERENCIA TCNICA ST

DIRECCIN A DMINISTRATIVA SAF 1

DIRECCIN FINANCIERA SAF 2

DIRECCIN DE INFORMTICA SAF 3

DIRECCIN DE NDICES Y ESTADSTICAS CONTNUAS ST 1

DIRECCIN CENSOS Y ENCUESTAS ST 2

DEPARTAMENTO RECURS OS HUMANOS SAF 1.1

DEP ARTAMENTO SE RVICIOS INTERNOS SAF 1 .2

DEPARTAMENTO PRE SUPUESTO Y COMPRAS SAF 2.1

DEPA RTAMENTO CONTABILIDAD Y TESORERA SAF 2 .2

DEPARTAMENTO ANL ISIS Y DESARROL LO SAF 3.1

DEPTO. EST. SOCIOECONMICAS Y AMBIENTAL ES ST 1.1

DEPARTAMENTO ESTA DS TICAS DE PRECIOS ST 1 .2

DEPA RTAMENTO DE COORDINACIN REGIONAL ST 1.3

DEPARTAME NTO CENSOS Y ENCUESTAS ST 2.1

DEPARTAMENTO DE ANLISIS ESTADSTICO S T 2.2

DE PARTAMENTO CARTOGRAFA ST 2.3

DEPARTAMENTO DEMOGRAFA ST 2 .4

DEPA RTAMENTO MUES TREO ST 2.5

S ECCIN PERSONAL SAF 1.1.1

SECCIN TRANSP ORTES Y TALL ERES SAF 1.2.1

S ECCIN P RESUPUESTO SAF 2.1.1

SECCIN TESORERA SAF 2.2.1

DEPTO. MANT. DE PROGRAMAS Y EQUIPOS SAF 2.2

SECCIN ESTADSTICAS SOCIAL ES ST 1.1 .1

SECCIN NDICE DE PRECIOS AL CONSUMIDOR ST 1.2.1

SECCIN CENSOS Y ENCUESTAS S OCIODE MOGRFICAS ST 2.1.1

SECCIN ACTUALIZACIN CARTOGRFICA ST 2.3.1

S ECCIN CAPACITA CIN Y BECAS SAF 1.1.2

SECCIN RE PRODUCCIN 1 .2 .2

S ECCIN COMPRAS SAF 2.1.2

SECCIN CONTABILIDAD SAF 2.2.2

SECCIN ESTADSTICAS E CONMICAS ST 1.1 .2

S ECCIN OTROS NDICES ST 1.2.2

SECCIN CENSOS Y Y ENCUESTAS E CONMICAS ST 2.1..2

SECCIN ROTULACIN Y DIBUJO ST 2.3 .2

CLNICA MDICA SAF 1.1.3

SECCIN S ERVICIOS GENERA LES SAF 1.2.3

SECCIN ESTADSTICAS AMBIENTALES ST 1.1 .3

SECCIN ALMACN Y PROVEEDURA SAF 1.2.4

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MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA ELABORADO POR: DIRECCIN DE PLANIFICACIN JUNIO 2010

ORGANIGRAMA DEL INE (PARCIAL) CON NOMENCLATURA DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA

JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA DS-GER

DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA DS-AI

PROCESO No.1 Planificacin de la auditoria interna

PROCESO No.2 Ejecucin de la auditoria interna

PROCESO No.3 Comunicacin de los resultados de la auditoria interna

PROCESO No.4 Supervisin de la auditoria interna

PROCESO No.5 Consultora y asesora en materia de auditoria interna

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MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA ELABORADO POR: DIRECCIN DE PLANIFICACIN

JUNIO 2010

RECOPILACIN DE LEYES
Decreto Ley No. 3-85 Ley Orgnica del Instituto Nacional de Estadstica (Ir al anexo No.35) Acuerdo No. 09-2003 Contralora General de Cuentas (Ir al anexo No.36) Acuerdo Gubernativo No.526-99 Reglamento de Gasto de Vitico del INE (Ir al anexo No.37) Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala (Ir al anexo No.38) Contralora General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental Proyecto SIAF-SAG Normas Generales de Control Interno Gubernamental (Ir al anexo No.39)

Contralora General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental Proyecto SIAF-SAG Marco Conceptual de Sistema de Auditoria Gubernamental (Ir al anexo No.40) Contralora General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental Proyecto SIAF-SAG Normas de Auditoria Gubernamental (Ir al anexo 41) Contralora General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental Proyecto SIAF-SAG Marco Conceptual Control Interno Gubernamental (Ir al anexo No.42)

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ABRIL 2010

ANEXOS
(Ver CD del manual de procesos)

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JUNIO 2010

INDICE DE ANEXOS
ANEXO 1: ANEXO 2: ANEXO 3: ANEXO 4: ANEXO 5: ANEXO 6: ANEXO 7: ANEXO 8: ANEXO 9: ANEXO 10: ANEXO 11: ANEXO 12: ANEXO 13: ANEXO 14: ANEXO 15: ANEXO 16: ANEXO 17: ANEXO 18: ANEXO 19: ANEXO 20: ANEXO 21: ANEXO 22: ANEXO 23: ANEXO 24: ANEXO 25: ANEXO 26: ANEXO 27: ANEXO 28: ANEXO 29: ANEXO 30: ANEXO 31: ANEXO 32: ANEXO 33: ANEXO 34: ANEXO 35: ANEXO 36: Modelo de programa de visita preliminar. Formulario del cuestionario para la evaluacin preliminar del control interno. Formulario de narracin de procedimientos para la evaluacin preliminar del control interno. Formulario de diagramas de flujo para la evaluacin preliminar del control interno. Gua para redaccin de objetivos generales. Gua para redaccin de objetivos especficos. Supuestos bsicos para la definicin de tcnicas y procedimientos de la auditora. Gua de pasos para definir programas de auditoria interna. Formato para elaborar programas de auditora. Modelo de programa de auditoria. Formato de cronograma de actividades. Modelo del memorando de planificacin. Formato de Cdula de Balance de Trabajo. Formato de Cdula Sumaria. Formato de Cdula Analtica. Formato de Cdula de Asientos de Ajuste. Formato de Cdula de Asientos de Reclasificacin. Formato de Cedula de Deficiencias de Control Interno. Formato de Cdula de Hoja de Hallazgos. Formato de Cdula de ndices. Formato de Cdula de Revisin de Papeles de Trabajo. Formato de Cdula de Legajo de Papeles de Trabajo. Modelo de solicitud de la carta de representacin. Modelo de la carta de representacin. Modelo de confirmaciones a terceros. Parmetros para evaluar los resultados del cumplimiento de las recomendaciones. Modelo de registro de recomendaciones emitidas. Modelo de resultados del seguimiento de recomendaciones. Formato de la estructura del informe de auditoria interna. Modelos de dictmenes de auditora financiera. Modelo del resumen de atributos de hallazgos. Recomendaciones especficas para la redaccin de hallazgos. Formato de Cdula Centralizadora de Hallazgos. Normativo de hallazgos. Decreto Ley No. 3-85 Ley Orgnica del Instituto Nacional de Estadstica. Acuerdo No. 09-2003 Contralora General de Cuentas

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JUNIO 2010

ANEXO 37: ANEXO 38: ANEXO 39:

ANEXO 40:

ANEXO 41:

ANEXO 42:

Acuerdo Gubernativo No.526-99 Reglamento de Gasto de Vitico del INE Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala Contralora General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental Proyecto SIAF-SAG Normas Generales de Control Interno Gubernamental Contralora General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental Proyecto SIAF-SAG Marco Conceptual de Sistema de Auditoria Gubernamental Contralora General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental Proyecto SIAF-SAG Normas de Auditoria Gubernamental Contralora General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental Proyecto SIAF-SAG Marco Conceptual Control Interno Gubernamental

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA -INE-

GUA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Guatemala, Julio 2007

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INDICE
Pgina 1. PRESENTACIN 2. OBJETIVO 2.1 De la Gua 2.2 De los procesos 2.3 De los manuales de procesos 3. PASOS PRIMORDIALES EN EL DISEO DE PROCESOS 3.1 Investigacin 3.2 Anlisis 3.3 Diseo 4. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL INE 4.1 Concepto 4.2 Funciones 5. LINEAMIENTOS BSICOS 5.1 De presentacin o forma 5.1.1 Portada 5.2 De contenido 5.2.1 ndice 5.2.2 Introduccin 5.2.3 Ficha de proceso 5.2.4 Matriz para el levantamiento de procesos 5.2.4.1 Marginado superior 5.2.4.2 Encabezado (header) 5.2.4.3 Cuerpo de la matriz 5.2.4.4 Numeracin de los procedimientos 5.2.5 Diagrama de flujo 5.2.5 Glosario 5.2.6 Acrnimos 5.2.7 Informe 5.2.8 Justificacin en caso de actualizacin (si aplica) 5.2.10 Validacin 5.2.11 Visto Bueno 5.2.12 Anexos 6. CONSIDERACIONES FINALES 6.1 Responsables de elaborar el manual de procedimientos 6.2 Causas que originan su revisin y actualizacin 3 4 4 4 4 4 4 5 6 7 7 7 7 8 8 8 8 8 8 10 10 10 13 14 14 17 18 18 18 18 18 19 19 19 19

GUA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. PRESENTACIN
La Gerencia, de conformidad con lo que establece el Decreto Ley No. 3-85, artculo 17, numeral 15, Ley Orgnica del Instituto Nacional de Estadstica y su Reglamento, es responsable de crear los mecanismos para la elaboracin e implementacin de procesos y metodologas; de ordenar el cumplimiento de la normalizacin de los documentos, manuales y de promover el fortalecimiento y desarrollo institucional, presenta la gua que describe las secciones mnimas que se deben incluir en la documentacin de procedimientos. As mismo se deber llevar a cabo la revisin y actualizacin de los manuales de procesos cada vez que se presenten cambios en la normatividad y funcionalidad del INE. Por lo que se le da cumplimiento a lo establecido en las normas generales de control interno, emitidas y aprobadas por la Contralora General de Cuentas mediante acuerdo No. 09-2003 en su numeral 1.10 que literalmente dice: La mxima autoridad de cada ente pblico, debe apoyar y promover la elaboracin de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los jefes, directores y dems ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgacin, capacitacin al personal para su adecuada implementacin, aplicacin de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo Con esta gua se pretende la elaboracin de manuales de funciones y procesos que se constituyan como un instrumento administrativo cuyo fin primordial sea dar a conocer de forma simple y sucesiva la manera en que se desenvuelven las actividades que se han delegado a las distintas reas y dependencias tanto tcnicas como administrativas, adems que permitan las consultas en el desarrollo de procedimientos dentro de procesos continuos. El INE, est enfrentando una etapa de modernizacin institucional, por lo que es de suma importancia que existan estas herramientas para que contribuyan a la mejora contina de sus procesos, el fortalecimiento institucional y la calificacin bajo normas ISO de calidad.

2. OBJETIVO
2.1 De la gua Estandarizar la elaboracin de manuales de procesos y procedimientos que se realicen en las distintas unidades tcnicas y administrativas, contribuyendo a la mejora de metodologas, prcticas de elaboracin, actualizacin y levantamiento de procesos en las unidades que se disponga hacerlo, con lo que se evita que exista una asimetra en la presentacin y contenido de dichos manuales. 2.2 De los procesos Hacer una descripcin de la metodologa y sucesin de actividades que deben realizarse para elaborar un proceso. Esto para tener una claridad y delimitacin de cada una de las actividades que se realizan en las unidades tcnicas y administrativas de la institucin. 2.3 De los manuales de procesos Integrar los procedimientos institucionales y / o especficos del INE mediante una metodologa estandarizada, propia y ordenada que permita el conocimiento de la operativizacin en cada una de las unidades tcnicas y administrativas que integran la institucin.

3. PASOS PRIMORDIALES EN EL DISEO DE PROCESOS


La tarea de realizar manuales de procedimientos conlleva la elaboracin de metodologas mnimas que se estarn usando en el levantamiento de la informacin. Para lo cual se detallan los pasos mnimos que se usarn para el diseo de dichas herramientas. 3.1 Investigacin La investigacin encaminada a la elaboracin de manuales de procedimientos deber tener imprescindiblemente un plan de investigacin que presentar los siguientes pasos: Revisin de las unidades responsables, Cmo se conforman?, Cules son las fuentes de informacin que estn disponibles?, Qu tipo de estructura organizacional existe?, Qu normas, manuales u otros documentos que sean de utilidad? Adems realizar reconocimientos visuales de las reas, opiniones y descripciones de los que laboran en la unidad.

El establecimiento de los mtodos y mecanismos para la investigacin como: la visita guiada, la observacin directa, la lectura de documentos, la entrevista abierta o dirigida, entre otras. Se recomienda que en simultneo se identifiquen las actividades de la unidad tcnica o administrativa. La elaboracin y aplicacin de instrumentos que ayuden en la investigacin, tales como: encuestas, guas de entrevista u observacin; cuestionarios y anlisis FODA (si aplica), entre otros, con los que se pueda disponer de la informacin necesaria para la elaboracin del manual. El reconocimiento de las normas, atribuciones, funciones y actividades bsicas y complementarias. La identificacin de la depuracin, actualizacin, sistematizacin creacin de nuevos procedimientos. modificacin,

La consolidacin de la informacin se realizar con el fin de facilitar la identificacin de las necesidades, anlisis de resolucin de problemas (de operacin o productividad) y jerarqua de secuencias lgicas en las actividades de acuerdo al marco funcional y normativo de las unidades tcnicas y administrativas. 3.2 Anlisis La fuente de informacin para la elaboracin del anlisis de los procedimientos est compilada en los resultados de la investigacin. El anlisis en s plantea una metodologa que persigue identificar, estudiar y diferenciar las partes de un todo (Direccin, unidad responsable, etc.). Esto con el fin de conocer las atribuciones, estructura, funciones, procesos, recursos, interacciones, objetivos, metas y resultados. Para alcanzar dicho anlisis se plantean las siguientes tres fases: 1. Fase. Un exhaustivo estudio de la situacin para conocer el inicio y la evolucin de cada unidad tcnica o administrativa. As como su funcionamiento, eficacia y formas en que se llevan a cabo una o varias operaciones. Esto con la finalidad de entender la situacin actual y facilitar las acciones de mejoramiento continuo. 2. Fase. El anlisis de la situacin actual de la institucin y de las unidades responsables tiene como fin comprender la conformacin y relacin de atribuciones, objetivos, ordenaciones orgnicas, normas, polticas, competencias, funciones, actividades, procedimientos, operaciones y puestos dentro de las unidades. Paralelamente es importante conocer la situacin que impera en cuanto a control, asignaciones de trabajo, comunicacin, coordinacin y las relaciones funcionales del personal.

3. Fase. El examen de la informacin se hace mediante indagaciones respecto a los siguientes temas: Qu actividades ms importantes (macroprocesos) se llevan a cabo en su departamento? Respecto a la naturaleza y los fines de la funcin de la que se derivan las actividades sujetas a procedimentar, actualizar, redimensionar o detener. Para qu? Objetivo de las actividades y de las consecuencias de la ejecucin. Quines? Detalle de las unidades o puestos responsables de la ejecucin de las actividades. Cmo se realiza? Desglose del mtodo con que se trabaja y de la utilizacin de instrumentos, equipos, espacios y materiales, para alcanzar los objetivos de una accin. Cundo se realiza? Cuantificacin de tiempos en la ejecucin y obtencin de resultados dentro de las actividades. Dnde se realiza? Referencia del lugar tanto de la unidad responsable y puestos de trabajo. Con qu se realiza? Indicacin de los insumos, equipo y otros medios usados para la operacin y consecucin de los resultados. Cules son sus principales resultados? Indicacin de los principales productos. Quines son sus usuarios? Descripcin de las personas que reciben el servicio prestado o se benefician del mismo. Cmo considera el desempeo de su unidad? Por qu? Especificar si se considera bueno, malo, regular. Y explicar los motivos que impulsan el desempeo descrito.

3.3 Diseo Son los mtodos y tcnicas que permiten interpretar en forma cronolgica las actividades y procedimientos.

4. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL INE


4.1 Concepto Es un documento de apoyo y consulta integrado por procesos y procedimientos de carcter tcnico y administrativo debidamente estructurados. Con el fin de sustentar el funcionamiento y la prestacin de los servicios de las distintas unidades que integran la institucin. 4.2 Funciones Este documento tiene las siguientes funciones: Constituir una fuente formal y permanente de informacin y orientacin sobre la manera de ejecutar un trabajo determinado. Documentar procedimientos e interrelaciones entre secciones tcnicas y administrativas permitiendo una adecuada visualizacin integral del que hacer institucional. Presentar una visin integral de como opera una unidad responsable. Apoyar la continuidad de la ejecucin de actividades tcnicas o administrativas pblicas independientemente de que cambien los responsables del mismo. Servir como mecanismo de induccin y orientacin para el personal de nuevo ingreso en una unidad tcnica y administrativa para facilitar su incorporacin. Ser uno de los insumos principales para la revisin, simplificacin y mejora de los procesos. Facilitar a los niveles gerenciales la supervisin del trabajo mediante la supervisin y verificacin del cumplimiento de las tareas y/o productos delegados.

5. LINEAMIENTOS BSICOS
Todo proceso que se realice dentro de la Institucin debe ser documentado velando su apego a los lineamientos mnimos establecidos en la presente gua. Esto con el fin de mantener la normalizacin de los documentos que se elaboran en la institucin. En este apartado se mencionan los principales elementos estandarizados que han de aplicarse a los manuales de procesos. Los cuales se describen a continuacin.

5.1 De presentacin o forma 5.1.1 Portada Se refiere a la portada o cartula del manual de procedimientos que ha de contener: Logotipo de la institucin de acuerdo al manual de identidad. (Centrado), en la parte superior de la hoja. Nombre de la institucin (Arial 20, negrita, centrado y todo en maysculas) Nombre y cdigo1 de la direccin. (Arial 18, negrita, centrado y todo en mayscula) Fundamentacin legal (Arial 12, negrita, maysculas, justificado). La palabra FUNDAMENTACIN LEGAL se escribir centrada, con tipo de letra Arial Black 14, todo en mayscula) Lugar y fecha de elaboracin (Arial 12, negrita, con inicial mayscula)

5.2 De contenido 5.2.1 ndice: Aqu se enumeran los elementos del contenido del manual, as como el nmero de pgina correspondiente. La palabra ndice deber escribirse al centro, con letra Arial 14, con negrita; y el listado de elementos que lo integran deber aparecer a la izquierda, escritos con letra inicial mayscula y a su derecha el nmero de pgina de acuerdo al orden en que aparecen en el referido documento, con letra Arial 12.

5.2.2 Introduccin: En este punto se contempla la presentacin del documento, su objetivo, as como su utilidad. El formato para la presentacin del mismo ser en orientacin vertical. La palabra introduccin se escribir en Arial 14, todo en mayscula, centrado, con negrita. El contenido se redactar con letra inicial mayscula al inicio de cada oracin, Arial 12 a espacio sencillo. 5.2.3 Ficha de proceso La ficha de proceso es un resumen de todos los procedimientos que comprende un proceso especfico. En ella se pueden visualizar todos los insumos que ingresan a un determinado procedimiento y sus productos resultantes despus de
1

Los cdigos pueden consultarse en el anexo No. 1 titulado Organigrama Oficial del INE con nomenclatura.

su realizacin. Se deber elaborar una ficha por cada proceso documentado. Ver ejemplo a continuacin:
MANUAL DE PROCESOS
NOMBRE DEL MACROPROCESO:

ESTADSTICAS CONTINUAS
b
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA DIRECCIN: ndices y Estadsticas Continuas DEPARTAMENTO: Estadsticas Socioeconmicas y Ambientales SECCIN: Estadsticas Econmicas UNIDAD: Estadsticas Vitales

ORGANIGRAMA

NOMBRE DEL PROCESO: DUEO DEL PROCESO:

Estadsticas Vitales Jefe de Unidad

f
ENTRADAS - Boletas provenientes de las Delegaciones Departamentales a travs del Departamento de Coordinacin Regional ESTRUCTURA DEL PROCESO: PROCEDIMIENTOS 1. Codificacin, Digitacin y Archivo de Boletas de Hechos Vitales SALIDAS - Informacin Digitada para las bases de datos de CS/400 y EPIINFO.

e d

Boletas de Nacimientos, Matrimonios, Divorcios, Defunciones, Mortinatos y resumen de municipio. - Cuadros con la informacin solicitada en formato de texto. 2. Elaboracin de la publicacin anual de Estadsticas Vitales

- Boletas procesadas para la Seccin de Archivo.

- Publicacin anual impresa lista para ser revisada por el Jefe de la Seccin de Estadsticas Econmicas.

RECURSOS Y/O DOCUMENTOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Cdigos Cartogrficos, de Ocupacin, CIE-10 y de pases - Recurso Humano: Codificadores, Supervisores, Digitadores, Tcnicos de Informtica y Jefe - Computadoras y software especfico para digitar y manipular la informacin. - Libro de conocimientos de la Unidad - Acceso a la red interna y computadoras conectadas con el servidor. - Utiles y material de oficina. - Estanteras y mobiliario adecuado.

ELABORACIN DEL MANUAL FECHA INICIO 01-Mar-06 FECHA FINAL 31-Dic-06 NO. DE PAGINAS DEL PROCESO 12 pginas

Fig. 1

Se deben considerar los siguientes lineamientos: Logotipo de la institucin de acuerdo al manual de identidad en la parte superior izquierda de la hoja. (Fig. 1. a) Nombre de la institucin con letra Arial 10, negrita, centrado y todo en maysculas. (Fig. 1. b) La narrativa y ttulos de la descripcin del organigrama deber escribirse con letra Arial 10, centrada con alineacin del texto vertical superior.(Fig.1c) Ttulos con letra Arial 10, negrita, centrado y sombreada dentro de la celda. Narrativa del contenido con letra Arial 10 con alineacin del texto vertical superior y horizontal izquierda. (Fig. 1 d) Las entradas son todos los insumos, servicios, documentos y/o informacin que ingresa directa o indirectamente a los procedimientos. (Fig. 1 e)

Los procedimientos es el conjunto de actividades que generan valor agregado y servicio al proceso en general. (Fig. 1. f) Las salidas son los productos, servicios, documentos (finales o preliminares) y/o informacin que se obtienen directamente de los procedimientos. (Fig. 1. g) Los recursos y/o documentos son parte de los insumos necesarios para el inicio, procesamiento y agilizacin de los procesos. (Fig. 1. h) En elaboracin del manual se colocar la fecha de inicio y final. (Fig. 1. i) En No. de pginas del proceso se escribir la cantidad total de pginas que conforman cada proceso incluyendo matrices y flujogramas. (Fig. 1. j)

5.2.4 Matriz para el levantamiento de procesos Este apartado enuncia lo relacionado con todos los procesos que se van a describir en el manual, se recomienda que se redacten de forma sencilla, sintetizada, de tal manera que expresen la esencia del servicio. Se han de considerar la inclusin de los puntos siguientes:

5.2.4.1 Marginado superior Se escribir MANUAL DE PROCESOS, el cual debe aparecer en la parte superior centrado, en letra mayscula, con negrita, Arial 14. Lnea divisora, la cual debe aparecer debajo de la frase enunciada anteriormente. El grosor de la lnea debe ser 2 pt. (Ver Fig. 2)

MANUAL DE PROCESOS
Fig. 2

Marginado superior

5.2.4.2 Encabezado A continuacin se muestra un ejemplo del encabezado (Fig. 3) que ir en la primera pgina de cada matriz de procedimiento. Todos los puntos van con letra Arial 10 y centrado dentro de la celda. El nico que no va centrado es la descripcin del objetivo del procedimiento, ir alineado a la izquierda.

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Encabezado

Logotipo

Cdigo

NOMBRE DEL PROCESO: ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

Nombre del Proceso

No. de Pasos

Departamento y Direccin

ALCANCE INICIA: TERMINA: 32 SAF 1.1.1 Departamento de Recursos humanos Gerencia DEPARTAMENTO Y/O SECCIN: DIRECCIN: Departamento de Recursos Humanos, Seccin de Administrativa Personal Procedimiento No. 1: Reclutamiento y Seleccin de personal de los renglones presupuestarios 011, 022 y/o Fig. 029 3 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Describir las actividades que se realizan para el reclutamiento y seleccin del personal que ingresa al INE bajo los renglones presupuestarios del Estado 011, 022 y/o 029.

No. DE PASOS:

CDIGO:

Alcance

Nombre del Procedimiento Objetivo del Procedimiento

Pgina 01 - V01 - SAF 1.1.1

Marginado Inferior

Logotipo nicamente en la primera hoja de la matriz se colocar el logotipo del INE (de acuerdo al manual de identidad de la institucin) y debajo, el nombre de la institucin (Arial 14, centrado, negrita, mayscula).

Nombre del proceso Con este se identifica el nombre del proceso actual que refleje y englobe las actividades que lo conforman. (Arial 14, negrita, centrado, todo mayscula)

Nmero de pasos El ttulo deber ir con letra Arial 10 negrita y mayscula. No. DE PASOS. Y ha de indicar la totalidad de las actividades desde su inicio hasta la finalizacin (Arial 10, centrado).

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Nomenclatura La nomenclatura del proceso deber integrarse por el cdigo de la subgerencia, cdigo de la direccin y nmero de departamento y/o seccin de acuerdo al organigrama institucional (Arial 10, negrita, todo mayscula). Ver Fig. 4. En el caso que existan unidades de trabajo o proyectos que no aparezcan dentro del organigrama se deber extender el cdigo asignando un nmero a cada una de las unidades o proyecto donde se realizan los procedimientos.
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

SAF

SAF 1
DIRECCIN ADMINISTRATIVA

SAF 1.1.
DEPTO. DE RR.HH.

SAF 1.1.1.
Fig. 4

SECCIN DE PERSONAL

Alcance Permite conocer en qu direccin, departamento, seccin etc. inicia un procedimiento y en dnde termina. (Arial 10, negrita, inicial mayscula)

Nombre del procedimiento Muestra el nombre del procedimiento dado que englobe las actividades en la que se compone. As mismo ser importante diferenciar los procedimientos colocando el nmero correspondiente adems del nombre de cada uno de ellos. (Arial 10, negrita, centrado, con inicial mayscula).

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Objetivo del procedimiento En este apartado se debe incluir los propsitos fundamentales del proceso que debido a la particularidad del mismo se hace necesario especificar, este debe ser claro y conciso. (Arial 10, negrita, inicial mayscula, justificado).

Marginado Inferior En el lado inferior derecho de las hojas del manual, aparecer una nomenclatura que relaciona el nmero de pgina, la versin del manual y el cdigo.

5.2.4.3 Cuerpo de la matriz Para la redaccin de los procesos se debe utilizar la herramienta Word Microsoft, tipo de letra Arial 10, a rengln cerrado, orientacin vertical y los mrgenes del documento de acuerdo a los formatos adjuntos en esta gua.

Denominacin de la actividad Se seala brevemente cul es la actividad. (Arial 10, inicial mayscula, verticalmente centrado y alineado a la izquierda).

Nombre de la unidad ejecutora del procedimiento En este apartado se pretende dejar constancia del nombre de la unidad que es parte activa del proceso. (Arial 10, negrita, inicial mayscula, verticalmente centrado y alineado a la izquierda). Cargo del responsable del procedimiento Se considera importante dejar plasmado el nombre del puesto de quien realiza una actividad en determinado proceso, ya que de esta manera se delimitan funciones evitando la inadecuada y equivocada distribucin del trabajo. (Arial 10, negrita, inicial mayscula, centrado).

Descripcin de la actividad En este apartado se deben detallar secuencialmente las actividades que se realizan de una forma sencilla y amigable al usuario. (Arial 10, negrita, inicial mayscula, justificado). En la descripcin tambin debe hacerse referencia sobre algn anexo, norma o lineamiento que apoye o justifique la informacin que se est dando en determinado paso.
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Tiempo A cada paso se le colocar el tiempo estimado que toma realizarlo, se puede colocar en minutos, horas, das, meses etc. Adems si dentro del paso existen sub-pasos se debe colocar el tiempo de cada uno de estos.

Normas y / o lineamientos Se deben incluir en los casos que aplique el conjunto de reglas o parmetros de decisin que se deben observar durante el desarrollo de las tareas o actividades del proceso. As mismo se debern mencionar las bases legales que apoyan dicha norma. Se identificarn en cada descripcin de la actividad dentro de parntesis con la frase (Ver normas y lineamientos). Las normas y / o lineamientos debern aparecer al final de cada procedimiento y sus subprocedimientos y debern indicar a que paso o sub-paso hacen referencia. (Arial 10, inicial mayscula, justificado).

5.2.4.4 Numeracin de procedimientos La numeracin para los procedimientos ser en un orden correlativo de 1 a n.... de acuerdo a cada proceso. Por ejemplo los procedimientos que integran el proceso No. 1 debern llevar un orden correlativo, cuando se trabajan los procedimientos del proceso No. 2 deber iniciar de nuevo la numeracin del 1 al n....

5.2.5 Diagrama de flujo Es la representacin grfica con secuencia lgica de los pasos interrelacionados, que se realizan en un procedimiento. Se deben considerar los siguientes lineamientos:

Se elaborar el flujograma en base al formato predeterminado. (Ver Fig. 5) Para el flujograma se escogi el formato horizontal ya que en l, la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente, siendo funcional. El flujograma refleja quin es el responsable de ejecutar cada actividad as como la unidad ejecutora de la misma. (Fig. 5. a) Se diagramar en hojas de Excel Microsoft, con simbologa ANSI2, utilizando la herramienta denominada autoformas. (Ver Fig. 6) Los smbolos, deben ir apareciendo en un orden lgico y congruente al desarrollo de las actividades del proceso. (Fig. 5. b) Dentro de cada smbolo del flujograma se colocar el nmero de actividad y el nombre de cada actividad con letra Arial 8, centrado. (Fig.5. c)

ANSI: American National Standard Institute. Se determin utilizar esta simbologa debido su facilidad de interpretacin adems de adaptarse a las normas ISO 9000.

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MANUAL DE PROCESOS
DIRECCION DE INFORMATICA TECNICO

SUPERVISOR (A) 1
Viene de la INICIO Pg. 5

UNIDAD DE ESTADISTICAS VITALES SUPERVISOR (A) 2 CODIFICADORES

DIGITADORES
11.3.B Correccin de lo digitado. Se regresa al paso 11.A.)

a e

b
Est todo bien en la codificacin? SI

9 Archivo temporal Qu boletas se van a digitar? 10 Asignacin de trabajo a los Digitadores Matrimonios, divorcios y nacimientos 11.A. Digitacin 8.1 Indicar a los Codificadores el error 8.1 Indicar a los Codificadores el error 8.2 Correccin de errores. (A partir de este paso el procedimiento contina con el paso 9)

Defunciones y Mortinatos SE INICIA SUBPROCEDIMIENTO 1.A.

NO

11.B. Revisin de lo digitado

NO NO

Esta todo bien en la revisin simultnea?

f
SI

Va a la pg. 7

FIN

13 Recepcin de Boletas digitadas

12 Traslado de Boletas digitadas

Se contina con la revisin de lo digitado (regresar al paso 11.B.)

11.2.B Verificacin de la digitacin

11.1.B Se le comunican los errores al Supervisor 1

Pgina 06 - V01 - ST 1.1.1.1

Fig. 5

Para una mejor comprensin visual, los smbolos de inicio y fin se identifican con color celeste, los conectores de pgina con color amarillo; los conectores de pasos A con color verde, los conectores de paso B con color anaranjado y conectores de paso C color rojo y as sucesivamente cada conector con diferente letra dentro de un mismo procedimiento se aplicara un color distinto. (Fig. 5. d) No se puede conectar un subpaso con un paso, si se presenta dicha situacin se debe hacer una referencia dentro del smbolo indicando que el subpaso regresa o contina en un determinado paso. (Fig. 5. e) En el smbolo de decisin (rombo), la alternativa SI siempre se colocar del lado derecho o abajo del rombo y la alternativa NO siempre se colocar del lado izquierdo o abajo. (Fig. 5. f) Cuando es un paso compartido entre dos personas ambos tendrn la misma secuencia de pasos en el flujograma. (Fig. 5. g) Las palabras inicio y fin siempre se colocarn todas en mayscula. (Fig. 5 h)

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SMBOLOS3 DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (Diagramacin administrativa)


SIMBOLO REPRESENTA
Inicio o trmino. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser accin o lugar, adem s se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona inform acin. Actividad. Describe las funciones que desempean las personas involucradas en el procedimiento.

Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisin entre dos o ms alternativas.

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma tem poral .

Archivo. Indica que se guarda un docum ento en forma permanente.

Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagram a de flujo.

Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del diagram a de flujo con otra parte lejana del mismo.

Traslado, envo y coneccin de un paso a otro: Representa la accin de rem itir algn documento u objeto, asim ism o se utiliza para dar secuencia de un paso a otro. Paso com partido: Esta lnea se utiliza para indicar que dos personas hacen la m ism a actividad.

Subprocedim iento: El cuadro som breado indica que de ese paso se deriva un subprocedimiento.

Fig. 6

5.2.6 Glosario Se deber incluir un glosario que de a conocer la relacin de trminos con definiciones tcnicas que se utilizan para orientar la comprensin de un texto. El formato para la presentacin del mismo ser en orientacin portrait (vertical), la palabra glosario estar redactada en letra Arial 14, con negrita, centrada y todo en mayscula. Dentro del contenido, al lado izquierdo aparecer el listado de trminos (Arial 10 con negrita) y a su derecha el respectivo significado (Arial 10), con el cual se debe relacionar. Todo en orden alfabtico.

El smbolo que representa los conectores (crculo), puede utilizarse de dos maneras, una de ellas para conectar una fila de smbolos que finaliz con otra que va a iniciar en la misma hoja, tambin puede utilizarse para unir dos actividades que derivan en un mismo paso.

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5.2.7 Acrnimos En este apartado se establece el significado de las diferentes siglas que aparecen en el documento. El formato para la presentacin del mismo ser en orientacin portrait (vertical), se redactar la palabra acrnimos, en letra Arial 14, centrado, todo en mayscula, con negrita. Dentro del contenido, al lado izquierdo aparecer el listado de siglas (Arial 10) y a su derecha el desglose de dichas siglas (Arial 10). Todo en orden alfabtico.

5.2.8 Informe Al finalizar el levantamiento de determinado procedimiento, los responsables debern presentar un informe que de a conocer el desarrollo de dicha actividad, los actores involucrados, el tiempo, el rea (Direccin, Departamento, Seccin etc.) proporcionando una descripcin totalmente detallada. El formato para la presentacin del mismo ser en orientacin vertical, se colocar la palabra informe final, en letras maysculas, Garamond 25, centrada y con negrita. El contenido del informe estar redactado con inicial mayscula al inicio de cada oracin, Arial 10 e interlineado de 1.5 puntos.

5.2.9 Justificacin en caso de actualizacin (Si aplica) nicamente en caso de realizar una o varias actualizaciones al momento de hacer la validacin del proceso, se har necesario explicar los motivos de dicha actualizacin. El formato para la presentacin del mismo ser en orientacin horizontal, se colocar la palabra Justificacin de Actualizacin, en letras maysculas, Arial 14 con negrita. El contenido de este documento estar redactado con inicial mayscula al inicio de cada oracin, Arial 12, espacio sencillo.

5.2.10 Validacin En este apartado se identifican a las personas que intervienen como responsables principales en el levantamiento, relato, revisin y validacin de los procedimientos. Se dejar constancia de su nombre, puesto, unidad, firma y cuando sea necesario el sello. La redaccin ser en Arial 10, los ttulos con negrita y en mayscula y el resto en minscula. Ver la figura 7 como ejemplo del formato de validacin.

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MANUAL DE PROCESOS

VALIDACION DEL PROCEDIMIENTO: "7. SOLICITUD DE PERMISOS LABORALES" DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
NOMBRE PUESTO Tcnico de Modernizacin Institucional PUESTO Asesor de Modernizacin Institucional PUESTO DIRECCIN FIRMA

Proceso Levantado por:


Francisco Vallejo Bolaos

Planificacin

NOMBRE

DIRECCIN

FIRMA

Supervisado por :
Ing. Jaime Aguilar

Planificacin

NOMBRE

DIRECCIN

FIRMA

Relator (es) :

Srita. Claudia Patricia Veliz

Encargada de Asistencias

Administrativa

NOMBRE

PUESTO

DIRECCIN

FIRMA

Validado por :
Lic. Sergio Guerra

Jefe de Seccin de Personal

Administrativa

Fig. 7

5.2.11 Visto Bueno El visto bueno es un formato realizado en Word que tiene como objetivo la aprobacin del manual de procesos por parte de las autoridades del INE. Este se deber realizar incluyendo los siguientes aspectos: Nombre, puesto, departamento, firma de visto bueno y sello de la mxima autoridad de la Direccin en dnde se est haciendo el levantamiento, en su defecto un suplente). Nombre, puesto, departamento, firma de visto bueno y sello del Director de Planificacin, en su defecto un suplente). Nombre, puesto, departamento, firma de visto bueno y sello del Gerente del INE, en su defecto un suplente). Nombre, puesto, departamento, firma de visto bueno y sello de los subgerentes tcnico o administrativo, en su defecto un suplente).

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5.2.12 Anexos Se deben incorporar todos aquellos elementos que se hayan producido o generado interna o externamente a la organizacin del INE, que regulan o controlan su accionar. Con ello se pretende que el usuario tenga todos los elementos necesarios para realizar el procedimiento en mencin. Por ejemplo, manuales, folletos, material de consulta, normas, leyes etc. Todos los anexos debern incluirse nicamente de forma electrnica en un documento de Word que contenga al inicio un ndice general, desde el cual se podr acceder por medio de hipervnculos.

6. CONSIDERACIONES FINALES
6.1 Responsables de elaborar y actualizar el manual de procesos Estn obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de procesos el Gerente del INE, los Subgerentes, Directores y Jefes de cada una de las unidades tcnicas y administrativas, as mismo, tendrn la responsabilidad de su divulgacin y capacitacin al resto de colaboradores, para la implementacin de los mismos. Cada unidad tcnica o administrativa, deber actualizar sus respectivos manuales en la medida que se presenten modificaciones relevantes en sus contenidos, pero previo a dicha actividad deber justificar las modificaciones al documento y obtener la autorizacin del responsable de la elaboracin del manual. El Manual se procesar y se remitir a la Direccin de Planificacin para su revisin, en archivo magntico utilizando el paquete Word Microsoft. 6.2 Causas que originan su revisin y actualizacin La necesidad de revisar y actualizar los manuales de procesos surge al modificarse las tareas al interior de las unidades tcnicas administrativas que son resultado de la reestructuracin y reclasificacin de puestos que surti efectos a partir del 11 de diciembre del ao 2004 en el INE. En ese sentido, estarn obligadas a mantenerlos actualizados, conforme a las bases y los lineamientos vigentes, para lo cual, los titulares de las mismas debern informar oportunamente a los responsables de elaborar el documento, sobre todo cambio que se origine y que se deba registrar en el mismo, a fin de que se realicen las adecuaciones correspondientes. As mismo, se dar prioridad a la creacin, revisin, y actualizacin de aquellos procesos que sirvan para atender acciones relacionadas directamente con el usuario o la comunidad. La presencia de los manuales actualizados, es sinnimo de que la unidad responsable posee:

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Una fuente cualitativa de informacin formal y permanente para la toma de decisiones en la planeacin y en el desarrollo de funciones, actividades y procedimientos. Las bases, los lineamientos, mecanismos e instrumentos para orientar y agilizar la ejecucin de las actividades. El conocimiento de la secuencia, interaccin o conexin entre funciones, actividades, procedimientos, sistemas, unidades responsables y usuarios. Un respaldo, ante las auditoras que realiza la Contralora General de Cuentas y la Auditora Interna del INE.

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