Instituto Tecnolgico de Nuevo Laredo

Tecnologas de Informacin y Comunicacin

Reporte de Practicas Access

Integrantes: Eduardo Hernandez Salazar Jorge Andres Medina Contreras Maria Guadalupe Valencia Flores Deyci Faviola Villarreal Alvarado

Facilitador: Hugo Gilberto Garca Guerra Fecha: 19 de Febrero del 2013

Practica 1 Conocimiento de una base de datos (en Access) 1) Abrir una base de datos existente (Dulce.mdb o Neptuno.mdb) e identificar los diferentes elementos que la componen: Tablas, Consultas, Formularios, Subformularios Reportes, Macros.

TABLAS Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas.

FORMULARIOS Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. INFORMES Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta especfica, como "Cunto dinero se ha facturado por cliente este ao?" o "En qu ciudades estn nuestros clientes?" Cada informe se puede disear para presentar la informacin de la mejor manera posible. CONSULTAS Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su funcin ms comn es recuperar datos especficos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Adems, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes. MACROS Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programacin simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botn de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se haga clic en el botn. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. MDULOS Los mdulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los mdulos se escriben en el lenguaje de programacin de Visual Basic para

Aplicaciones (VBA). Un mdulo es una coleccin de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un mdulo puede ser de clase o estndar. Los mdulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos especficos del formulario o el informe al que se adjunta. Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn asociados a ningn otro objeto. Los mdulos estndar se enumeran en Mdulos en el panel de exploracin, pero los mdulos de clase no. Creacin de una tabla.- Para crear una tabla se debe seleccionar el botn Nuevo en Tablas y en la ventana que se abre, seleccionar una de las cinco posibilidades que presenta: -Vista de hoja de datos: para crear una nueva tabla en la que se pueden aadir, modificar o analizar los registros. -Vista diseo: para crear o modificar la estructura de una tabla. En la parte superior de la ventana tabla se especifican los campos que se desean insertar, mientras que en la parte inferior se especifican las propiedades para cada campo que sirven para mejorar la funcionalidad de la base de datos. -Asistente para tablas: para crear automticamente una tabla. Abra la primera ventana. En su interior seleccionaremos el tipo de tabla en el recuadro "Tabla de ejemplos" y los campos que deseamos introducir en el recuadro "Campos de ejemplo". Para estos campos debemos seleccionar el campo y hacer click en el botn de Insertar>, haciendo click sobre otro> aparecen adjuntos todos los campos. Haciendo click sobre Siguiente, se abre la segunda ventana en donde le daremos el nombre de la tabla, para hacer de nuevo click en Siguiente. En la tercera elegiremos s, una vez creada la tabla si desea: -Modificar el diseo de la tabla -Introducir datos directamente en la tabla -Introducir datos en la tabla usando un formulario que crea el Asistente -Importar tabla: importa tablas de un archivo externo a la base de datos. Se solicitar la carpeta y el nombre del archivo deseado. -Vincular tabla: crea tablas en la base de datos actual que estn vinculadas a tablas de un archivo externo. Una vez creada la tabla, es posible visualizarla en Vista diseo o Vista hoja de datos. a). Abrir una tabla. para abrir una tabla existente nos vamos al panel de navegacin de la izquierda y damos doble clic en la tabla deseada

b) Seleccionar y editar datos en la misma. para seleccionar datos de una tabla hacemos clic y arrastramos de manera que se ilustre de color celeste y al editar datos de la misma lo que hacemos es ir al campo deseado e introducir la informacin c) Introducir nuevos datos Qu pasa si no introduce datos en el campo clave? El es como un indicador y este nos ayuda a identificar el campo comn al momento de una relacin si lo modificamos y tenemos una relacin este no aceptara el cambio Qu pasa si deja en blanco algn otro campo? Si el campo es requerido no nos dejara continuar Qu pasa si intenta introducir un registro repetido? (Dos veces el mismo valor del campo clave) Al repetir claves el campo nos dar aviso y no nos dejara continuar ni guardar la tabla d) Conmutar entre vista Hoja de datos y vista de diseo. Los elementos de Access tienen diferentes vistas y cada una e) Ver las propiedades de los diferentes campos de la tabla. f) Desplegar una sub hoja de datos g) En vista Hoja de datos, introducir en una celda un texto muy largo que no alcance a verse por completo (alguna frase) o Parangaricutirimicuaro o superarchirrequeterrecontrarrico. Dar Zoom a una celda con Shift + F2 h) Cambiar la apariencia de una tabla (tipo de letra, tamao, color, lneas divisorias, bordes y colores, temas, alineacin) i) Cambiar ancho de columnas y de renglones. j) Revisin ortogrfica. k) Alfabetizar (ordenar) de manera ascendente o descendente. l) Buscar un cierto valor. m) Reordenar campos (por ejemplo colocar primero Nombre y despus Apellido). n) Ocultar columnas, estando en encabezado dar clic al botn de la derecha Ocultar columnas o) Mostrar columnas botn de la derecha Mostrar columnas p) Congelar/Descongelar columnas. botn de la derecha Congelar columnas q) Cambiar de nombre a una columna (campo) r) Agregar una columna (sexo). s) Descartar una columna (sexo). t) Revisar ortografa u) Buscar un dato (bsqueda simple y con comodines) (buscar un cliente dado) Editar Encontrar Buscar, Reemplazar, Buscar solo campo actual o en toda la tabla, Inicio del campo Parte de campo

Plantillas

Access dispone de una serie de plantillas, de las bases de datos ms usuales, para crear las principales tablas con todos sus campos con unos pocos clics del ratn. Entre ellas estn:

Activos Hace un seguimiento de los activos, incluidos los detalles y los propietarios de los activos. Puede colocar activos en categoras y registrar su condicin, fecha de adquisicin, ubicacin y propietario. Contactos Administra informacin sobre personas con las que trabaja su equipo, por ejemplo, clientes y socios. Puede realizar un seguimiento de la informacin de nombre y direccin, nmeros de telfono, direcciones de correo electrnico e incluso adjuntar una imagen. Eventos Realiza un seguimiento de las prximas reuniones, plazos y otros eventos importantes. Registrar un ttulo, una ubicacin, una fecha de inicio, una fecha de finalizacin, una descripcin y adems adjuntar una imagen. Profesores Administra informacin importante acerca de los miembros del profesorado, como los nmeros de telfono, las direcciones, la informacin de los contactos para emergencias y datos sobre el empleo. Problemas Administra y realiza un seguimiento de un conjunto de problemas. Puede asignar, establecer la prioridad y seguir el progreso de los problemas desde el principio hasta el final. Proyectos de marketing Administra los detalles de un proyecto de marketing y programar y supervisar las entregas del proyecto. Proyectos Administra las tareas y realizar un seguimiento del presupuesto de uno o ms proyectos. Canalizacin de ventas Supervisa el progreso de la prospeccin de ventas en un pequeo grupo de profesionales de ventas. Alumnos Administra informacin relativa a los alumnos, incluidos los contactos para emergencias, informacin mdica e informacin acerca de sus tutores. Tareas Realiza un seguimiento de un grupo de elementos de trabajo que usted o su grupo deban realizar. Northwind Crea un sistema de seguimiento de pedidos. Incluye datos de ejemplo. Active todas ellas, identificando sus elementos y propiedades. En Internet, especialmente en ingls hay otras plantillas disponibles.