LIVROS E DOCUMENTOS FISCAIS

Autor: Orleans Silva Martins

1 INTRODUO Diante de uma das maiores cargas tributrias do mundo, o contribuinte se v coagido quando se trata da tributao sobre a desenvoltura de sua atividade comercial. Conseqentemente este, em alguns casos, passa a procurar maneiras ilcitas de diminuir sua carga tributria, visto que licitamente este no o consegue. Passa ento a se tornar importante figura nesse processo o Estado, que, na tentativa de combater estas fraudes invoca o fisco a regular e fiscalizar estas pessoas, visto que por trs de todo este processo est o interesse da populao como um todo. Para isso, se dispem de vrias ferramentas, entre as quais veremos algumas a seguir. 2 AUDITORIA FISCAL Segundo S (1990, p. 35): AUDITORIA - reviso; percia; interveno ou exame de contas ou de toda uma escrita, peridica ou continuamente, eventual ou definitivamente. Ainda podemos dizer que auditoria a confirmao dos registros e demonstraes contbeis, obtidos atravs do exame de todos os documentos, livros e registros. Sendo assim, podemos definir auditoria fiscal como sendo a auditoria realizada com o objetivo de verificar o correto cumprimento das obrigaes, em matria tributria, dos contribuintes. O agente executor dessa atividade o fiscal, que tem como prerrogativas examinar, e at reter ou apreender todos os livros contbeis e fiscais, mercadorias, arquivos, inclusive os magnticos, papis e documentos de efeitos comerciais e fiscais. Alm disso, pode o fiscal realizar diligncias ou solicitar informaes junto a pessoas jurdicas ou fsicas sobre as atividades do auditado.

3 LIVROS FISCAIS Podemos classificar como livros fiscais os que se encarregam de armazenar todos os fatos relacionados com as atividades fiscais da empresa. atravs deles que as informaes so extradas, destinando-se para aqueles que delas necessitarem. Um dos interessados nessas informaes o Estado, pois, atravs destas informaes que ele exerce sua atividade de policiar parte do grandioso vulto econmico gerado pelas entidades econmicas. Por isso que o prprio instituidor dos livros, no intuito de acompanhar no dia-a-dia todas as transaes realizadas pelas empresas. atravs dos livros fiscais que o fisco audita todas as transaes das empresas, conferindo todos os registros efetuados pela empresa, retificando-os ou ratificando-os conforme constataes. 3.1 Alguns dos livros fiscais so: Registro de Entradas Este livro registra todas as aquisies realizadas pela empresa. Todas as mercadorias (gerando crdito fiscal ou no), e principalmente as em regime de Substituio Tributria. As principais observaes realizadas neste so as referentes aos clculos dos impostos, se houve aproveitamento intempestivo do crdito fiscal, duplicidade de lanamentos de entradas, aproveitamento de crditos fiscais sem o documento original (quando contm apenas a xrox), falta de registro de documento fiscal, etc. Registro de Sadas No registro de sadas temos os lanamentos oriundos das operaes de vendas realizadas pela empresa. Este registro, em contrapartida com os registros de entradas, so os originrios da apurao entre os dbitos e crditos fiscais, resultando no montante de impostos que a empresa vai recolher. As observaes aqui realizadas devem ser, praticamente, as

mesmas a serem realizadas nos livros de registros de sadas. Registro de Controle da Produo e do Estoque O livro de Registro e Controle da Produo e do Estoque obrigatrio para as indstrias e estabelecimentos equiparados, estabelecido pelo Regulamento do IPI, com o objetivo de promover o controle de produo e do estoque. Registro de Utilizao de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncia Um dos livros mais importantes para a fiscalizao ou auditagem de uma empresa, pois, nele que ficam registradas as informaes correspondentes ltima fiscalizao. Nele podem ser observadas informaes como, por exemplo, se a empresa goza de regime especial concedido ou exigido pela repartio fazendria, os resultados da ltima fiscalizao, quais as contas que foram verificadas, os livros examinados, tipos de infraes cometidas pelo contribuinte, etc. Registro de Inventrio Neste livro a empresa realiza o lanamento dos saldos das mercadorias e materiais no comercializados ou consumidos durante o exerccio comercial. Alguns cuidados e observaes devem ser tomados quando nos referimos a este livro, entre eles: verificar a autenticao do livro no rgo competente; verificar se os registros das mercadorias de entrada foram todos realizados; verificar clculos; etc. Registro de Apurao de ICMS O livro de registro de apurao do ICMS o livro encarregado da conta corrente do ICMS. Pelos registros de crditos e dbitos que realizamos nele, podemos apurar o saldo da conta corrente, verificando se este devedor ou credor, e se a empresa ter imposto a recolher ou saldo a transferir ao prximo perodo. Algumas observaes devem ser feitas, como: a autenticao obrigatria pela autoridade competente; verificar se os transportes dos livros de registro de entrada e sada esto corretos, bem como seus saldos; conferir os valores a serem recolhidos e as guias de recolhimento dos respectivos

impostos; entre outros. Livro de Movimentao de Combustvel (LMC) O LMC destina-se ao registro dirio, pelo posto revendedor de combustveis lquidos e gasosos, dos estoques e de movimentao de compra e venda de gasolina, leo diesel, querosene iluminante, lcool etlico hidratado carburante, mistura metanol/etanol/gasolina e gs automotivo. Livro de Controle de Crdito do Ativo Permanente (CIAP) O documento denominado Controle de Crdito de ICMS do Ativo Permanente - CIAP se destina ao controle do crdito do ICMS relativo aquisio de bem destinado ao ativo permanente. Todos os livros so facilmente encontrados nas papelarias, podendo, tambm, ser utilizado o Sistema Eletrnico de Processamento de Dados (SEPD) para sua escriturao. 3.2Formalidades e obrigaes acessrias inerentes aos Livros Fiscais De acordo com o Regulamento do Imposto Sobre Operaes Relativas Circulao de Mercadorias e Sobre Prestaes de Servios de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicao RICMS, em relao s obrigaes acessrias relativas confeco e manuseio dos livros fiscais: Art. 119. So obrigaes do contribuinte: I - inscrever-se na repartio fiscal antes do incio de suas atividades, na forma estabelecida nos arts. 120 a 122; II - solicitar autorizao da repartio fiscal competente, para imprimir ou mandar imprimir documento fiscal; III - solicitar repartio fiscal competente a autenticao de livros e documentos fiscais, antes de sua utilizao; IV - manter em seu poder, devidamente registrados na repartio fiscal do seu domiclio, os livros e documentos fiscais at que ocorra a decadncia dos crditos tributrios decorrentes das operaes a que se refiram, observado o seguinte: a) em se tratando de livros, o prazo se contar a partir do ltimo lanamento nele consignado, quando obedecido o prazo legal de escriturao;

b) em se tratando de documento fiscal, o prazo ocorrer a partir da data de sua emisso; V - exibir ou entregar ao Fisco, quando exigido ou solicitado, os livros e/ou documentos fiscais, assim como outros elementos auxiliares relacionados com sua condio de contribuinte; VI - remeter repartio fiscal de seu domiclio, quando de incio e todas as vezes em que houver substituio, comunicao contendo dados do responsvel pela sua escrita contbil; VII - comunicar repartio fazendria as alteraes contratuais e estatutrias, bem como as mudanas de domiclio fiscal, venda, fuso, ciso, transformao, incorporao, sucesso motivada pela morte do titular, transferncia de estabelecimento, encerramento ou suspenso de atividade, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas aps a ocorrncia do fato, observado o disposto no art. 123; VIII - escriturar os livros e emitir documentos fiscais, observadas as disposies constantes dos Captulos prprios deste Regulamento; XI - exibir a outro contribuinte a FIC, nas operaes que com ele realizar; XIII - comunicar imediatamente repartio fiscal de seu domiclio o extravio ou perecimento de livros e documentos fiscais, bem como o roubo ou inutilizao do equipamento ECF, observado o disposto nos 1 e 2 deste artigo; XV - cumprir todas as exigncias fiscais previstas na legislao tributria; Art. 268. Os livros fiscais, que sero impressos e de folhas numeradas tipograficamente, em ordem crescente, s sero usados depois de visados pela repartio do domiclio fiscal do contribuinte. 1 Os livros fiscais tero suas folhas encadernadas, de forma a impedir sua substituio. 2 O "visto" ser gratuito e aposto em seguida ao termo de abertura lavrado pelo contribuinte, juntamente com a apresentao do livro anterior a ser encerrado, desde que no

se trate de incio de atividade. 3 Para os efeitos do pargrafo anterior, os livros a serem encerrados sero exibidos repartio competente do Fisco dentro de 05 (cinco) dias, contados da data do ltimo lanamento. 3.3 Prazo para escriturao Os lanamentos nos livros fiscais no podem atrasar mais que 5 (cinco) dias, exceo do livro Registro de Inventrio, cujo prazo de 60 (sessenta) dias do fechamento do Balano Contbil ou do ltimo dia do ano civil (quando a empresa no realizar escriturao contbil). 3.4 Perda, extravio ou inutilizao de livros fiscais Na perda, extravio ou inutilizao dos livros fiscais, o contribuinte deve: 1 - Efetuar a imediata publicao da ocorrncia em jornal de circulao em todo o Estado. 2 - Comunicar por escrito repartio fiscal de sua circunscrio em 15 dias, a contar da ocorrncia da seguinte forma: mencionar a espcie, o nmero de ordem e demais caractersticas do livro; informar o perodo a que se referir escriturao do livro; declarar expressamente a possibilidade ou no de se refazer a escriturao em 45 dias; informar a existncia ou no de dbito de imposto, qual o perodo e o valor (se existir); anexar as publicaes no jornal e no Dirio Oficial. O contribuinte est obrigado, no prazo de 45 dias contados da ocorrncia, a comprovar os valores das operaes a que se referir ao livro. A no comprovao ou insuficincia ou inidoneidade das provas, implicar no arbitramento do ICMS. 3.5 Livros escriturados por Sistema Eletrnico de Processamento de Dados (SEPD) Para utilizar sistema de processamento de dados na escriturao de livros fiscais, necessrio solicitar autorizao

para seu uso (SEPD). Na mudana de escriturao manual para a Eletrnica (SEPD), a seqncia numrica dos livros dever ser continuada, observando-se o ltimo Livro Fiscal utilizado. Os livros fiscais escriturados por SEPD devem ser enfeixados ou encadernados, respeitando-se as regras: os formulrios (folhas) de cada livro so numerados pelo sistema, em ordem consecutiva de 1 a 999.999, reiniciada a numerao quando atingido o limite. cada livro deve ser enfeixado por exerccio de apurao, em grupo de, no mximo, 500 (quinhentas) folhas. h a prerrogativa de se enfeixar ou encadernar mensalmente e reiniciar a numerao mensal ou anualmente. Dois ou mais livros diferentes de um mesmo exerccio podem ser enfeixados ou encadernados juntos, num nico volume, de no mximo 500 folhas, desde que separados por contracapas com identificao do tipo de livros fiscal e expressamente relacionados na capa da encadernao. Cada livro possuir seu prprio Termo de Abertura e Encerramento. 3.6 Prazo para escriturao para Sistema Eletrnico de Processamento de Dados (SEPD) O contribuinte tem o prazo de 10 (dez) dias teis contados do encerramento do perodo de apurao para manter disponvel em seu estabelecimento, as respectivas folhas dos livros fiscais. 4 DOCUMENTOS FISCAIS De acordo com S (1990, p. 165), documentos fiscais so: Documentos que se destinam a comprovar os lanamentos suscetveis de fiscalizao; para maior garantia, adota-se um Arquivo Fiscal, exclusivamente destinado a reunir a documentao tornada objeto de fiscalizao imediata, nas verificaes primrias ou iniciais. 4.1 A Nota Fiscal Este o documento mais importante do campo tributrio

exigido pela legislao. Ela faz parte das obrigaes acessrias, que na maioria das vezes gera obrigao principal, isto quando, naturalmente, a operao tributvel. A legitimidade dar-se atravs de autorizao de impresso, a qual feita em 3 vias, uma da repartio, outra do contribuinte e outra da grfica impressora. Alem desse procedimento, sua utilizao ainda depende de autenticao da repartio fiscal responsvel. 4.1.1 Nota Fiscal Modelo 1 ou 1A A nota fiscal de modelo 1 ou 1A emitida por empresas comerciais ou industriais, servindo para as entradas ou sadas de mercadorias. So padronizadas em todo o pas, apresentando campos que identificam todas as informaes referentes circulao das mercadorias sujeitas aos impostos IPI e ICMS. 4.1.2 Nota Fiscal Modelo 2 Emitida exclusivamente para consumidor final, por tanto, gerando apenas dbito fiscal. 4.1.3 Nota Fiscal Modelo nico Conforme sua prpria nomenclatura, serve para substituir as sries acima citadas, gerando crdito fiscal quando destinada a um outro comerciante. 4.1.4 Mquina Registradora Cupom ou Ticket Emitido por empresa que venda exclusivamente a consumidor, e que apresente um valor considervel de vendas exigindo um processo de rpido atendimento. Este documento substituiu a nota fiscal Modelo 2, e sua liberao depende de autorizao especial de rgo Fazendrio. 4.1.5 Nota Fiscal Avulsa Utilizada exclusivamente pelo fisco, sobretudo nas operaes desacompanhadas de documento fiscal e produtos primrios, quando o contribuinte no inscrito no cadastro do Estado.

4.1.6 Nota Fiscal Jogos Soltos So as notas fiscais datilografadas ou informatizadas, impressas. Estes jogos, todos, so autenticados pela repartio fiscal e tambm esto sujeitas s mesmas exigncias legais. 4.2 Credibilidade dos Documentos Fiscais O fisco destina uma ateno especial para a credibilidade do documento fiscal. Assim que agentes fiscais se deparam com uma nota fiscal, so induzidos quase que intuitivamente anlise do documento. So observadas caractersticas intrnsecas como: razo social do emitente; inscrio; tipo de nota fiscal; quantidade de notas confeccionadas; data da confeco; etc., como tambm as caractersticas extrnsecas: empresa destinatria; sua inscrio; localizao; tipo de mercadoria; quantidade fsica e monetria da mercadoria; ICMS destacado; carimbos afixados durante o trnsito da mercadoria; etc. Um elenco considervel de detalhes pode ser averiguado, a fim de se concluir a plena credibilidade do documento fiscal. Isto naturalmente por que a nota fiscal o meio pelo qual o contribuinte d evidncia de sua prpria existncia, pois ela o termmetro que denuncia suas atividades, acusando altas e baixas no relacionamento do dia-a-dia de sua vida comercial. Para a Fazenda, ela uma espcie de talo de cheques. 4.2.1 A Nota Fiscal Fria Nota fiscal fria aquela que tem tudo da nota fiscal legal, isto no que concerne s formalidades intrnsecas e extrnsecas, exceto sua autenticidade. So emitidas engenhosamente com o fim especfico de fraudar o fisco. Sua falsidade est ligada diretamente ao pseudo-emitente que, na maioria das vezes, foi um contribuinte, que um dia nasceu, viveu e morreu para o Estado. Toda via sua morte deu-se apenas de direito, isto por fora de um ato administrativo. Este contribuinte, no tendo recolhido os talonrios quando do encerramento de suas atividade repartio fiscal, conserva-os para ofertar crdito fiscal para outras empresas, envolvendo uma

transao tipicamente de conluio. Neste caso temos duas fraudes conhecidas. A primeira a venda do direito do crdito fiscal, que consequentemente dar condies de o adquirente pagar menos impostos. E a segunda a hiptese de a nota fiscal fria esquentar mercadorias sem nota, ou seja, fazer com que mercadorias que no tinham nota fiscal, que podem ser roubadas, desviadas, etc., passem a ser mercadorias com notas fiscais e livres para a comercializao. 4.2.2 Nota Fiscal Sem Valor Legal Assim considerada a nota fiscal que, embora revestida de todas as caractersticas exigidas pela legislao, no se preste para acobertar determinadas transaes comerciais. Por exemplo: destinao da nota fiscal diversa da empresa em causa, ou seja, nota fiscal em nome de outra empresa, gerando crdito para a empresa em causa; endereo da nota fiscal diverso do endereo em que est sendo entregue a mercadoria; etc. 4.2.3 Nota Fiscal Calada Denomina-se calada pelo fato de o emitente colocar um calo entre a primeira e a segunda via, e assim preencher as respectivas vias com valores diferentes. Geralmente a segunda via, que a via que fica fixada no talonrio, preenchida com um valor menor, a fim de pagar menos impostos. Isto se proliferou nas operaes comerciais envolvendo rgos pblicos e entidades sociais pelo fato de estas no estarem sujeitas fiscalizao, por no estarem obrigadas a cumprir as obrigaes principais por no apresentarem a chancela de contribuintes. Esta prtica se caracteriza como sonegao fiscal, ficando o praticante deste ato sujeito a pesadas multas, alm de implicaes penais. 4.2.4 Nota Fiscal Desdobrada Alm da artimanha citada anteriormente, este fato envolve

mais uma. No satisfeito em apenas calar a nota fiscal, o contribuinte resolve desdobrar o jogo de nota fiscal, pondo um calo entre a 1 e a 2 vias, dividindo o jogo de notas em duas, a fim de ensejar condies de atender a duas operaes comerciais: a primeira para um destinatrio que normalmente uma entidade pblica ou social, clnica, hospital ou at consumidor final; e a segunda para um outro adquirente. Na primeira operao o contribuinte preenche as 1, 3 e 4 vias, que so as que sero destacas e enviadas junto com a mercadoria. E na segunda operao o contribuinte preenche a 2 via para outro adquirente, que a via que ficar fixada no talo e pela qual ele far o recolhimento do imposto devido, ficando assim a primeira obrigao totalmente fora do recolhimento do imposto. 4.2.5 Nota Fiscal Paralela ou Duplicada uma fraude que envolve o contribuinte e a grfica responsvel pela impresso dos talonrios fiscais. Trata-se da impresso de alguns jogos de notas fiscais, ou at mesmo de um dos talonrios inteiro, de forma duplicada. Assim o contribuinte ficar com dois tales fiscais com a mesma numerao de notas. 4.2.6 Notas Fiscais Canceladas Ocorre quando o contribuinte emite a nota fiscal, e at o ato da entrega da mercadoria a nota fiscal no passa pelo fisco. Sendo assim, a nota fiscal trazida de volta ao talo fiscal e consequentemente cancelada. Com essa operao o contribuinte cancela a venda e conseqentemente fica desobrigado de fazer o recolhimento do imposto daquela nota especfica. H grande ateno do fisco em relao a este tipo de operao quando: h muitas notas fiscais canceladas nos tales; h indcios de circulao das notas; etc. 4.3 Documentos Suspeitos de Idoneidade Considera-se inidneo o documento fiscal: I - extraviado, adulterado ou inutilizado;

II - no enquadrado nas hipteses do tpico anterior e com informaes que no correspondam real operao ou prestao; III - que for assim considerado em Resoluo do Secretrio de Estado de Fazenda. 4.3.1 Hipteses Para efeitos do disposto no tpico anterior, considera-se, dentre outras hipteses, inidneo o documento: I - de contribuinte que tenha encerrado irregularmente sua atividade; II - de contribuinte inscrito, porm sem estabelecimento, desde que o documento fiscal tenha sido autorizado; III - apropriado irregularmente, ou desaparecido; IV - que no se refira a uma efetiva sada de mercadoria ou prestao de servio, ressalvados os casos previstos no RICMS. 4.3.2 Emissor de Cupom Fiscal Relativamente ao documento fiscal emitido por ECF, considera-se ainda inidneo aquele: I - que estiver preenchido de forma ilegvel ou apresentar emenda ou rasura que lhe prejudique a clareza. II - emitido por equipamento deslacrado; 4.3.3 Recurso Declarada a falsidade ou a inidoneidade de documento fiscal, qualquer contribuinte interessado poder recorrer dos fundamentos do ato administrativo, no prazo de 10 (dez) dias, contado da publicao do ato declaratrio, apresentando: I - petio dirigida autoridade que o expediu; e II - prova inequvoca da inexistncia dos pressupostos para sua publicao. Reconhecida a procedncia das alegaes, a autoridade competente retificar ou cancelar o ato, nos termos de resoluo que disciplina a matria.

4.3.4 Prova Os documentos falsos ou inidneos fazem prova apenas a favor do Fisco. Constatada a falsidade ou a inidoneidade de documento fiscal, nos termos dos tpicos anteriores, a ao fiscal independe de ato declaratrio prvio que o tenha considerado falso ou inidneo. 5 REFERNCIAS LIMA, Paulo Gildo de Oliveira. AUDITORIA FISCAL CONTBIL. 7 Edio. Joo Pessoa/PB, Grfica e Editora Persona LTDA, 2003. PORTAL DA RECEITA, FINANAS E CONTROLE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO. RESOLUO SEEF N. 2.308 DE 31 DE MAIO DE 1993. Disponvel em: http://www.sef.rj.gov.br/legislacao/tributaria/resolucao/1993 /2308.shtml. Acesso em; 14 de julho de 2006. S, Antnio Lopes de. S, Ana Maria Lopes de. DICIONRIO DE CONTABILIDADE. 8 edio. So Paulo, Ed. Atlas, 1990. SECRETARIA DE ESTADO DA RECEITA DA PARABA. RICMS: Ttulo IV: Captulo I: Do Contribuinte. Disponvel e: http://sre.pb.gov.br/idxinst_leg.php. Acesso em: 20 de julho de 2006. SECRETARIA DE ESTADO DA RECEITA DA PARABA. RICMS: Ttulo IV: Captulo IV: Dos livros Fiscais. Disponvel e: http://sre.pb.gov.br/idxinst_leg.php. Acesso em: 20 de julho de 2006. SECRETARIA DE ESTADO DA RECEITA DO RIO DE JANEIRO. LIVROS FISCAIS. Disponvel em: http://www.receita.rj.gov.br/sub_adj_trib/sefis/autent_livros_ fiscais.shtml. Acesso em: 12 de julho de 2006. SECTA ONLINE. Documento fiscal inidneo. Disponvel em: http://www.secta.com.br/banco_dados/boletim_2004/indireto s/36/mg/indiretos_36_mg_documento.asp. Acesso em: 15 de julho de 2006.

Autor: Orleans Silva Martins Contato: orleansmartins@yahoo.com.br

Graduado em Cincias Contbeis Especializando em Auditoria Contbil-Fiscal