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Manual de organizacin

QU ES UNA ORGANIZACIN? Una organizacin es un sistema diseado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones especficas. Una organizacin es un grupo social formado por personas, tareas y administracin, que interactan en el marco de una estructura sistemtica para cumplir con sus objetivos. Cabe destacar que una organizacin slo puede existir cuando hay personas que se comunican y estn dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misin. QU ES UN MANUAL DE ORGANIZACIN? El manual de organizacin es un documento oficial que describe claramente la Estructura orgnica y las funciones asignadas a cada elemento de una organizacin, as como las tareas especficas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo. El manual de organizacin es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgnicas que se dan entre las unidades administrativas de una dependencia, enunciando sus objetivos y funciones, siendo por ello, un elemento de apoyo al funcionamiento administrativo.

Objetivo El manual de organizacin se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la informacin bsica de la organizacin y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas. Objetivos especficos: Definir la estructura orgnica formal y real de la institucin que establezca los niveles jerrquicos, lneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional. Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc. Identificar las lneas de comunicacin para lograr una adecuada interrelacin entre las unidades administrativas integrantes de la institucin.

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Ventajas

Presentar una visin de conjunto de la unidad administrativa. Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa, para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades. Colaborar en la ejecucin correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de las funciones, evitando la repeticin de instrucciones y directrices. Proporcionar informacin bsica para la planeacin e instrumentar medidas de modernizacin administrativa. Servir como medio de integracin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin e induccin a las distintas reas. Ser un instrumento til de orientacin e informacin sobre las funciones o atribuciones asignadas a las unidades responsables.

PROCESOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Para proceder a elaborar el manual de organizacin es indispensable allegarse de un conjunto de informacin, para obtener los elementos bsicos de anlisis que nos proporcionen conocimiento de la situacin orgnica, funcional y jurdica de la institucin de referencia. Para tal efecto se recomienda la SIG. Metodologa que comprende una serie de actividades interrelacionadas entre s y conformndose en 3 fases: 1.-Recabacin de informacin. 2.-Anlisis de la informacin. 3.-Integracin del manual. 1.-RECABACIN DE LA INFORMACIN: Para la realizacin de esta fase, es necesario el contar con tcnicas de investigacin que permitan recopilar un conjunto de informacin para obtener el conocimiento acerca de la estructura orgnica y funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institucin de referencia. Estas tcnicas para el efecto mencionado son: La investigacin documental y la investigacin de campo.

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1.1. INVESTIGACIN DOCUMENTAL: El empleo de esta tcnica permite captar la situacin formal de la institucin, esta se obtiene a travs del anlisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos: Marco jurdico Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el marco jurdico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones y dichos documentos son entre otros, estatuto general, reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares. Estos se consideran importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases normativas de la institucin. Objetivo institucional A partir del anlisis efectuado a los documentos legales, se contar con elementos suficientes para describir el objetivo primordial que se ha determinado para la institucin. Para este trabajo, tomamos como concepto de objetivo, " El propsito a cumplir mediante el desempeo de las funciones encomendadas a la institucin. Antecedentes Obtener la informacin necesaria para efectuar la descripcin de la gnesis de la institucin indicando la ley o decreto que dio origen a la misma, e incluyendo la relacin de hechos sobresalientes de su desarrollo histrico. Es conveniente incluir los datos de las disposiciones jurdicas que hayan modificado cualquier aspecto de su organizacin en el proceso evolutivo de la institucin.

1.2. INVESTIGACIN DE CAMPO. Es conveniente recurrir a las tcnicas de obtencin de informacin en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por los encargados de obtener la informacin, a travs del dilogo personal con los responsables de las distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guion o cuestionario al respecto, en la cual se obtenga la sig. Informacin. Descripcin de objetivos especficos por unidad administrativa. En esta etapa de la investigacin, se recabar la informacin relativa a los objetivos especficos asignados a cada unidad administrativa lo cual permitir analizar la congruencia entre la naturaleza misma de las unidades en particular y dichos objetivos. Para el desarrollo de este punto se seala como concepto de

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objetivo especfico: " El propsito a cumplir, con el desempeo de la funcin correspondiente a cada rea especfica.

Estructura orgnica actual En este apartado se obtendr informacin que permita contar con la relacin de las dependencias que conforman la institucin, as como funcionarios que la integran y la ubicacin orgnica de ambos en la estructura orgnica institucional. Lo cual permitir efectuar una descripcin ordenada de los principales puestos y unidades administrativas. La informacin anterior permitir obtener una visin integral de la institucin a travs de la elaboracin de los organigramas actuales que muestren la conformacin estructural de la institucin, facilitando a su vez el anlisis y el estudio correspondiente. Funciones actual Este aspecto es uno de los que preferentemente se requieren obtener a travs de entrevistas directas, a modo de recabar informacin sobre las funciones que son realizadas en los distintos puestos integrantes de la estructura orgnica vigente, para proceder a su trascripcin y anlisis especfico. Para este trabajo, tomamos como concepto de funcin " El conjunto de actividades, que interactan entre s para cumplir con el objetivo fijado a la unidad correspondiente. Tomando en cuenta el concepto anterior, se comprende la importancia que representa el conocer, las funciones que se realizan en los distintos puestos, para establecer su adecuada interrelacin y su congruencia para con la naturaleza misma de la unidad administrativa de adscripcin. Programas y/o proyectos Con el fin de reforzar el conocimiento obtenido de los apartados anteriores, se considera conveniente recabar informacin referente a programas y/o proyectos a realizar o que se realizan en dichas unidades. Esta obtencin de informacin tiene como propsito, verificar si estos programas y/o proyectos son coherentes al carcter funcional de cada descendencia.

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2.- ANLISIS DE LA INFORMACIN. Una vez obtenida la informacin requerida para la elaboracin del manual, se proceder a su respectivo anlisis que comprende las actividades de revisin, identificacin, o ubicacin de los aspectos funcionales y estructurales de la institucin.

2.1. CLASIFICACIN DE FUNCIONES. Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes puestos, se proceder a efectuar su clasificacin, atendiendo 2 criterios de forma y contenido, lo cual facilitar una adecuada agrupacin de ellas. Por su forma
-Similares -Equivalentes.

Por su contenido -Operacin. -Control. -Supervisin. -Coordinacin. -Programacin. -Evaluacin. -Asesora.

2.2. UBICACIN DE FUNCIONES Una vez clasificadas las funciones bajo los criterios mencionados, ser conveniente ubicarlas considerando los siguientes aspectos: - Identificacin funcional de puestos y unidades con objetivos afines - Agrupacin y reubicacin de funciones a sus puestos correspondientes, eliminando a su vez, duplicidad y sobrecargas de trabajo. - Asignacin congruente de los puestos en las unidades con afinidad funcional. - Agrupacin funcional por reas de las unidades encargadas de realizar funciones homogneas. Una vez efectuado el anlisis funcional con su correspondiente clasificacin y ubicacin de funciones, as como, detectadas las reas y unidades de ejecucin se debern conformar reas funcionales que correspondan adecuadamente a la instauracin de una nueva estructura funcional, jerrquicamente equilibrada, para satisfacer las necesidades de operacin, control y supervisin.

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2.3. ANLISIS ESTRUCTURAL La clasificacin obtenida en base al anlisis deber permitir detectar la naturaleza de las reas funcionales, entendiendo como tales: " El conjunto de unidades administrativas interrelacionadas, que realizan funciones de naturaleza similar para el logro de un objetivo comn 2.4. ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS En correspondencia al anlisis estructural, se deber realizar una representacin grfica de la estructura orgnica en Gral. Y de reas especficas de la institucin. Esta representacin grfica se mostrar a travs de organigramas que debern contener las siguientes caractersticas. - La ubicacin funcional. - Los niveles jerrquicos. - Las lneas de autoridad y responsabilidad. - La naturaleza lineal o asesoramiento de la unidad de referencia.

2.5 PRESENTACIN DEL MANUAL Al haber realizado todos los pasos anteriores se recomienda que la presentacion del manual sea de la siguiente manera: A.- Presentacin. B.- Instrucciones. C.- Objetivos. D.- Organigramas - General - Particular E.- Organizacin. F.- Funciones generales. G.- Descripcin de funciones

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Existe un documento en el que se concentran todas las funciones de todos los puestos, este documento se llama Manual de Organizacin.

1. Portada 2. Presentacin: Aqu se describe brevemente lo que contiene el manual 3. ndice 4. Antecedentes: En este apartado se incluye una breve resea de la empresa y de los documentos en que anteriormente se han integrado las funciones de los trabajadores, as como de las razones que motivaron a realizar el manual. 5. Marco Normativo: En el que se refieren las normas que fundamentan las funciones establecidas en el anlisis de puesto 6. Objetivos de la empresa 7. Organigrama 8. Descripcin de puesto por reas.

Enseguida presentamos un ejemplo de la estructura de un manual de organizacin de una empresa que se dedica a la Educacin asistida por computadora

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PRESENTACIN En el presente documento se incluye el organigrama y las funciones de todos los puestos de A515TE: Educacin asistida por computadora. Los anlisis se presentan por reas de trabajo y constituyen una primera versin formal de las actividades que realizan todos los trabajadores. ANTECEDENTES A515TE: Educacin asistida por computadora inicio sus actividades en 1994 en ese entonces ofreca software educativo que funcionaba en el Sistema Operativo DOS y que era presentado a travs de discos de alta densidad. La comercializacin de sus productos se realizaba sobre todo de manera regional y mediante la distribucin de los catlogos de productos va correo a los principales centros de enseanza de la psicologa en el pas. Actualmente tiene un catlogo amplio de libros electrnicos sobre psicologa y educacin que son comercializados por va internet y en eventos acadmicos a nivel nacional. Hasta la fecha las funciones se han distribuido mediante listas de tareas sin embargo se ha observado la necesidad de sistematizar toda la informacin y experiencia que a lo largo de los aos se ha generado en nuestra empresa. Por estas razones se decidi elaborar un primer manual de organizacin que facilite la organizacin de las tareas que se realizan dentro de la empresa. MARCO NORMATIVO La informacin contenida en este documento est fundamentada en la siguiente normatividad: la X de la Ley Federal del Trabajo OBJETIVOS DE LA EMPRESA La empresa tiene como objetivo principal: La generacin y comercializacin de libros electrnicos que faciliten la divulgacin de la psicologa cientfica a diversos pblicos.

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ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

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CEDULAS DE DESCRIPCIN DE FUNCIONES
INSTITUCIN: A515TE: Educacin asistida por computadora SUBDIRECCIN: Direccin administrativa. DEPARTAMENTO: Departamento de Recursos Humanos. REA: rea de Capacitacin. PUESTO: Instructor Interno. CLAVE DEL PUESTO: CAP01 NIVEL: 27A UBICACIN DEL PUESTO: Subdireccin Administrativa Departamento de Recursos Humanos rea de Capacitacin REPORTA A: Responsable del rea de capacitacin. SUPERVISA A: Ninguno RELACIONES INTERNAS CON: Instructores, participantes en curso RELACIONES EXTERNA CON: Capacitadores externos SALARIO: $10,000.00 mensuales CATEGORA: Operativo. HORARIO: 9:00 a 16:00 hrs..

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ADSCRIPCIN: Direccin General de Recursos Humanos, Edificio de Capacitacin. Joaqun Amaro 408, Col. Figueroa. Oaxaca, Oaxaca DESCRIPCIN GENRICA: Planear, organizar, ejecutar y evaluar el desarrollo de acciones de capacitacin. DESCRIPCIN ESPECFICA: Funciones didcticas Planear las actividades de capacitacin elaborando: cartas descriptivas (planes de clase), exmenes o evaluaciones, recursos didcticos (textos de apoyo, presentaciones, etc.) . Realizar la investigacin bibliogrfica para fundamentar las actividades de capacitacin. Impartir las conferencias, cursos o actividades de capacitacin programadas. Evaluar el aprendizaje de los capacitando al inicio y final del curso y las actividades de capacitacin desarrolladas. Elaborar los informes tcnicos de las actividades de capacitacin desarrolladas Funciones administrativas Promover las actividades de capacitacin dentro y fuera de la organizacin. Confirmar las actividades de capacitacin que tiene programadas Establecer un programa de trabajo de las actividades de capacitacin, que incluya metas especficas y cumplirlas. Proporcionar programa de trabajo a capacitando y supervisores. Entregar calificaciones a los capacitados. Integrar los expedientes de las actividades realizadas. Realizar un informe de las actividades realizadas y entregarlo al rea que administra la capacitacin. Proponer mejoras a las actividades que realiza. Asistir a las reuniones de planeacin. Asistir a las actividades de capacitacin tcnica y didctica que se les programen. Actualizar su currculo profesional y proporcionar copias de documentos comprobatorios Asistir puntualmente a todas sus clases. Firmar la lista de asistencia respectiva. Tomar la lista de asistencia a los capacitados. Solicitar el equipo audiovisual de acuerdo al reglamento interno y reguardar el equipo durante el prstamo.

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Realizar con anticipacin los trmites para visitas acadmicas y viajes de prcticas. Cumplir el reglamento y vigilar su cumplimiento por parte de los capacitandos
II. ESPECIFICACIN DEL PUESTO CONOCIMIENTOS REQUERIDOS: Adems de dominar los conceptos bsicos de la(s) materia(s) a o cursos a impartir. Explicar los fundamentos tericos y filosficos que sustentan las acciones que realiza en su prctica docente Explicar el modelo de sistematizacin de la enseanza en que sustentan las acciones que realiza en su prctica docente HABILIDADES REQUERIDAS: Elaboracin de objetivos de aprendizaje Elaboracin de instrumentos de evaluacin Diseo experiencias de aprendizaje Habilidades de exposicin. Elaboracin de cartas descriptivas y planes de clase Habilidades de comunicacin asertiva. Habilidades de manejo de grupos educativos Elaboracin y manejo de recursos didcticos. Preferentemente elementos bsicos de word, excel, power point y navegacin en pginas web. Elaborar materiales de autocapacitacin. Elaboracin de audiovisuales educativos. ESCOLARIDAD: Nivel Superior: Licenciatura con ttulo (Obligatorio) o comprobar experiencia en el rea en que impartir cursos. Postgrado: Maestra y/o Doctorado (Preferentemente) Especialidad o diplomados (Deseables) MANEJO DE EQUIPO: Preferentemente manejo del equipo de cmputo y audiovisual (proyector de acetatos, proyector de can, cmara de video, DVD)

IDIOMA: Preferentemente Lectura en ingls. EXPERIENCIA: Mnima en el campo profesional relacionado con la materia: 1 ao. Mnima en actividades de capacitacin: 1 Ao o haber tomado el curso de formacin de instructores OTRO TIPO DE EXPERIENCIA PROFESIONAL: Preferentemente haber recibido cursos de capacitacin (20 horas en el ltimo ao)

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Preferentemente hacer impartido cursos de capacitacin (20 horas en el ltimo ao) Preferentemente haber participado en organizacin de eventos acadmicos Preferentemente haber participado como ponente de eventos acadmicos Preferentemente haber participado como asistente de eventos acadmicos Preferentemente haber publicado investigacin en revistas especializadas Preferentemente haber publicado artculos en diversos impresos Preferentemente haber participado en la edicin de un libro Preferentemente haber participado en asesoras de trabajos de titulacin o investigacin Preferentemente haber participado como administrador de actividades docentes RESPONSABILIDAD: A) En cuanto a valores monetarios: Ninguna. B) En cuanto a materiales: Es responsable del manejo de listas de asistencia, exmenes, audiovisuales y materiales para el desarrollo del curso. C) En cuanto a bienes muebles e inmuebles: Es responsable del cuidado de las instalaciones y del mobiliario que se encuentran en el aula durante la imparticin del curso. D) En cuanto a equipo: Es responsable del cuidado del material de apoyo que sea prestado por la Institucin como lo son proyector de acetatos, can, TV, cmara de video, DVD, grabadora o cualquier otro que el curso requiera. E) En cuanto a supervisin: Es responsable de supervisar el buen uso del material de apoyo y del comportamiento del estudiante en el aula y de la aplicacin respectiva del reglamento. F)En cuanto a tramites: Es responsable de la elaboracin y firma de lista de asistencia, de elaborar
CONDICIONES DE TRABAJO: El instructor se desempea en aulas con suficiente ventilacin y luz. Las aulas cuentan con luz elctrica, y estn acondicionadas con escritorio, sillas, mesa y pintarrn. Asimismo se desempea en biblioteca y sala audiovisual cuando este lo requiera EQUIPO DE SEGURIDAD QUE MANEJA: Extintor RIESGOS DE TRABAJO:

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Existe un riesgo de presentar accidentes de trnsito en el traslado a las sus actividades de capacitacin y laringitis crnica con nudosidades en las cuerdas vocales.
ESFUERZO FSICO: Permanece de pie durante el desarrollo de las conferencias, sentado durante la planeacin de sus actividades y habla durante por largos periodos. REQUISITOS FSICOS: Los necesarios para poder desarrollar sin dificultad las funciones de instructor CARACTERSTICAS SOCIOECONMICAS ESPECFICAS: Ninguna REQUISITOS PSICOLGICOS: Inteligencia: Con un CI mayor o igual al trmino medio. Personalidad: Sin trastornos del comportamiento que puedan afectar su desempeo laboral (Sin trastornos mentales orgnicos F00-09, Sin trastornos mentales producidos por el consumo de sustancias F10-19, Sin esquizofrenia, trastorno esquizotpico y trastornos de ideas delirantes F20-29) Intereses vocacionales : Sociales y en el rea de humanidades. Inters en la enseanza. Adems del perfil propio de su profesin. Habilidades o aptitudes especificas: Habilidades docentes. OTRAS CARACTERSITICAS: Edad: Indistinta Sexo: Indistinto Estado civil: Indistinto

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