CAP II NEGOCIOS EN LINEA GLOBALES: COMO UTILIZAN LAS EMRPESAS LOS SISTEMAS DE INFORMACION 1. Qu son los procesos de negocios?

Qu papel desempean en la organizacin? De que manera los mejoran los sistemas de informacin? Los procesos de negocios son flujos de trabajo de materiales, informacin y conocimiento, esto es, conjuntos de actividades. Se refieren a las maneras particulares en que las empresas coordinan el trabajo, la informacin y el conocimiento. El desempeo de una empresa depende de que tan bien estn diseados y coordinados sus procesos de negocios. Estos pueden representar una fuente de fortaleza competitiva si dan a la empresa la posibilidad de innovar o de funcionar mejor que sus competidores. Muchos procesos de negocios estn enlazados con un rea funcional especfica, por ejemplo: la funcin de ventas y marketing podra ser la encargada de identificar clientes. Otros procesos de negocios cruzan diferentes reas funcionales y requieren coordinacin entre departamentos. Los sistemas de informacin mejoran los procesos de negocios de dos formas: incrementando la eficiencia de los procesos existentes y posibilitando procesos completamente nuevos capaces de transformar la empresa. La nueva tecnologa puede cambiar el flujo de informacin, dando a una gran cantidad de personas la oportunidad de acceder y compartir informacin, reemplazar tareas secuenciales con tareas que se pueden realizar de manera simultnea y eliminar los atrasos en la toma de decisiones. La informacin puede hacer posibles negocios completamente nuevos. 2. Enliste y describa los sistemas de informacin que dan servicio a cada una de las principales reas funcionales de una empresa. Desde una perspectiva funcional los sistemas se identifican por las funciones empresariales a las que asisten, ellos son: Sistema de ventas y marketing: su funcin es vender los bienes y servicios de la empresa. Marketing identifica los clientes para los productos o servicios de la empresa, determina que necesitan o desean, planea productos y servicios para satisfacer sus necesidades, as como anunciar y promover estos productos y servicios. Ventas se encarga de contactar clientes, vender los productos y servicios, tomar pedidos y llevar registros de las ventas. Sistema de manufactura y produccin: su funcin es producir los bienes y servicios de la empresa. Estos sistemas estn relacionados con la planeacin, el desarrollo y el mantenimiento de las instalaciones de produccin, el establecimiento de las metas de produccin, la adquisicin, mantenimiento y disponibilidad de los materiales de produccin, as como la programacin de equipo, instalaciones, materiales y mano de obra requeridos para obtener productos terminados. Sistema financiero y contable: su funcin es administrar los activos financieros de la empresa como el efectivo, las acciones, bonos y otras inversiones, con el fin de maximizar su rendimiento. Finanzas se encarga tambin de administrar la capitalizacin de la empresa (buscando nuevos activos financieros en acciones, bonos u otras formas de deuda). Contabilidad se encarga de mantener y administrar los registros financieros de la empresa para dar cuenta de sus flujos de fondos.

Sistema de recursos humanos: su funcin es atraer, desarrollar y mantener la fuerza de trabajo de la empresa. Estos sistemas apoyan actividades como identificar empleados potenciales, llevar registros completos de los empleados existentes y crear programas para desarrollar las aptitudes y habilidades de los empleados. Estos sistemas ayudan a la Alta direccin a identificar los requerimientos de recursos humanos.

3. Cules son las caractersticas de los sistemas de procesamiento de transacciones? Qu papel desempean en una empresa? Desde la perspectiva del usuario los sistemas se clasifican considerando los diversos niveles de administracin y los tipos de decisiones que apoyan. Los mismos son: Sistema de procesamiento de transacciones TPS Sistema de informacin gerencial MIS Sistema de apoyo a la toma de decisiones DSS Sistema de apoyo a ejecutivos ESS Los TPS consisten en un sistema computarizado que ejecuta y registra las transacciones ordinarias cotidianas que se requieren para la conduccin de la empresa, como captura de rdenes de ventas, reservaciones hoteleras, nmina, mantenimiento de los registros de los empleados y el embarque de pedidos. Su propsito principal es responder a preguntas rutinarias y dar seguimiento al flujo de transacciones en la organizacin. Los gerentes necesitan los TPS para supervisar el estado de las operaciones internas y las relaciones de la empresa con el entorno. Tambin son productores importantes de informacin para los dems sistemas. Los TPS son tan importantes para una empresa que una falla de alguno por unas cuantas horas puede llevarla al colapso y quiz tambin a otras empresas relacionadas con ella. 4. Cules son las caractersticas de los MIS? En qu difieren los MIS de los TPS? Y de los DSS? El trmino MIS designa una categora especfica de sistemas de informacin que da servicio a la Gerencia Intermedia. Los MIS proporcionan informes sobre el desempeo actual de la organizacin. Esta informacin se utiliza para supervisar y controlar la empresa para pronosticar su desempeo futuro. Los datos de las transacciones bsicas de los TPS se comprimen y por lo general se presentan en informes que se producen con regularidad. Actualmente muchos de estos informes se entregan en lnea. Los MIS dan servicio a gerentes interesados principalmente en resultados semanales, mensuales y anuales, aunque, si es necesario, algunos MIS permiten a los gerentes ver datos por da y por hora. Estos sistemas no son flexibles y tienen poca capacidad analtica. Utilizan rutinas simples, como resmenes y comparaciones, lo contrario de los modelos matemticos complejos o las tcnicas estadsticas. Se difieren de los TPS en que los MIS utilizan la informacin procesada de los TPS, que son sistemas de un nivel inferior. As mismo sirven de base, junto con los TPS, para dar soporte a las decisiones no rutinarias que se toman en base a los DSS, ya que estos ltimos se nutren de la informacin de los dos sistemas anteriores. 5. Cules son las caractersticas de los DSS? En qu difieren de las caractersticas de los ESS?

Los DSS ayudan a la Gerencia Intermedia a tomar decisiones poco habituales. Utilizan informacin interna de los TPS y de los MIS, con frecuencia ocupan informacin de fuentes externas, como precios accionarios actuales o precios de productos de los competidores. Estos sistemas incluyen explcitamente software de fcil manejo para los usuarios. En general se refieren a estos sistemas tambin como sistemas de inteligencia de negocios porque se enfocan en ayudar a los usuarios a tomar mejores decisiones de negocios. Los ESS abordan aspectos estratgicos y tendencias de largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Ayudan a la Alta Direccin a tomar decisiones no rutinarias que requieren juicio, evaluacin y comprensin porque no hay un procedimiento convenido para llegar a una solucin. Proporcionan un entorno generalizado de cmputo y comunicaciones que se puede aplicar a un cambiante conjunto de problemas. Estn diseados para incorporar datos sobre eventos externos, como nuevas leyes impositivas o competidores, pero incluso extraen informacin resumida de los MIS y los DSS internos. Filtran, comprimen y dan seguimiento a datos crticos desplegando los datos de mayor importancia para los directores. Los ESS presentan grficas y datos para los directores provenientes de muchas fuentes mediante una interfaz fcil de utilizar. Con frecuencia, la informacin se entrega a los directores a travs de un portal, que utiliza una interfaz Web para presentar contenido de negocios personalizado e integrado.

6. Describa la relacin entre los TPS, los MIS, los DSS y los ESS. Todos estos sistemas estn interrelacionados. Los TPS son, en general, la mayor fuente de datos para los dems sistemas, mientras que los ESS son sobre todo receptores de datos de los sistemas de nivel inferior. En realidad estos sistemas estn poco integrados en la mayora de las empresas, porque no tienen capacidad para mover rpidamente los datos de un sistema a otro, y por lo tanto, no pueden responder con rapidez a los desafos de su entorno. Pero esta situacin est cambiando gracias a las nuevas tecnologas de conectividad de redes y a los sistemas de software empresariales.
7. Porque las empresas se ocupan de integrar sus procesos de negocios? Cules son las cuatro aplicaciones empresariales ms importantes? Para una empresa es un gran reto lograr que todos los diferentes tipos de sistemas funciones en conjunto. A menudo las corporaciones se encuentran con que tienen un grupo de sistemas cuya mayora son antiguos, y enfrentan el reto de lograr que se comuniquen entre s y funcionen en conjunto como un sistema corporativo. Para solucionar esta problemtica existen varias soluciones, entre ellas podemos mencionar la implementacin de aplicaciones empresariales o recurrir al uso de intranets y extranets. Las intranets y extranets emplean tecnologa y estndares de Internet para integrar la informacin de diversos sistemas y presentarla al usuario en un formato de pgina Web. Las extranets ponen parte de las intranets corporativas privadas a disposicin de usuarios externos. Las aplicaciones empresariales son sistemas que abarcan todas las reas funcionales de una empresa, y que ayudan a las mismas a volverse ms flexibles y productivas por medio de la coordinacin ms estrecha de sus procesos de negocios y la integracin de grupos de procesos, de modo que se enfoque en la administracin eficiente de recursos y el servicio al cliente. Existen 4 aplicaciones empresariales principales:

Sistemas Sistemas Sistemas Sistemas

empresariales ERP de administracin de la cadena de suministro de administracin de las relaciones con el cliente de administracin del conocimiento

Cada una de estas aplicaciones empresariales integra un conjunto relacionado de funciones y procesos de negocios para mejorar el desempeo de una organizacin como un todo.

8. Qu son los sistemas empresariales? Cmo benefician a las empresas? Los sistemas empresariales o sistemas de planeacin de recursos empresariales ERP recopilan datos de diferentes procesos de negocios de la organizacin y los almacena en una sola base de datos central. Los ERP hacen posible que la informacin que antes estaba fragmentada en diferentes sistemas se pueda compartir en la empresa y por distintas partes del negocio para trabajar en conjunto de una manera ms estrecha. Los ERP aportan informacin valiosa para mejorar la toma de decisiones administrativas. Las oficinas centrales de la corporacin tienen acceso a datos actualizados al instante sobre ventas, inventario y produccin, y utilizan esta informacin para generar pronsticos ms precisos sobre ventas y produccin. Los ERP proporcionan informacin de toda la empresa para ayudar a los gerentes a analizar la rentabilidad general de los productos o estructuras de costos. 9. Qu son los sistemas de administracin de la cadena de suministro? Cmo benefician a las empresas? Los sistemas de administracin de la cadena de suministro o SCM ayudan a las empresas a manejar las relaciones con sus proveedores. El objetivo primordial es conseguir la cantidad correcta de sus productos desde su origen al punto de consumo en la menor cantidad de tiempo y al costo ms bajo. Si una empresa y su red de suministro no cuentan con informacin exacta, lo ms probable es que tendrn inventarios excedidos, planes de manufactura imprecisos y calendarios de produccin errneos. Los sistemas SCM incrementan la rentabilidad de una empresa reduciendo los costos del desplazamiento y fabricacin de productos y permitiendo a los gerentes tomar mejores decisiones sobre como organizar y programar la contratacin, produccin y distribucin. Los SCM constituyen un tipo de sistema interorganizacional porque automatizan el flujo de la informacin a travs de los lmites de la organizacin. 10. Qu son los sistemas de administracin de las relaciones con el cliente? Cmo benefician a las empresas? Los sistemas CRM integran los procesos de la empresa relacionados con los clientes y consolidan la informacin del cliente proveniente de diversos canales de comunicacin: telfono, correo electrnico, dispositivos inalmbricos, establecimientos comerciales o

la Web. El conocimiento detallado y preciso de los clientes y sus preferencias ayuda a las empresas a incrementar la efectividad de sus campaas de marketing y a ofrecer servicio y soporte tcnico de mayor calidad al cliente. 11. Cul es el rol de los sistemas de administracin del conocimiento en la empresa? Los sistemas KMS permiten a la organizacin manejar de mejor manera sus procesos para captar y aplicar el conocimiento y la experiencia. Estos sistemas recolectan todo el conocimiento y la experiencia relevantes de la empresa, y lo ponen a disposicin de quien lo requiera, para mejorar los procesos de negocios y la toma de decisiones administrativas. Tambin enlazan la empresa con las fuentes externas de conocimiento. Otras aplicaciones KMS recurren a tcnicas inteligentes que codifican el conocimiento para que lo usen otros miembros de la organizacin y a herramientas para descubrir conocimiento que reconocen patrones y relaciones importantes en grandes concentraciones de datos.

12. Describa la manera en que la funcin de sistemas de informacin apoya a una

empresa. Qu funciones desempean los programadores, los analistas de sistemas, los gerentes de sistemas de informacin y el director de informacin (CIO)? En la mayora de las empresas, el departamento de sistemas de informacin es la unidad formal responsable de los servicios de tecnologa de informacin. Se encarga del hardware, software, almacenamiento de datos y redes que conforman la infraestructura de TI de la empresa. Est integrado por los siguientes especialistas: Programadores: son especialistas tcnicos altamente capacitados que escriben las instrucciones de software para las computadoras. Analistas de sistemas: traducen los problemas y requerimientos de negocios en requerimientos y sistemas de informacin. Lideres de proyectos/Gerentes de sistemas de informacin: son lderes de equipos de programadores, analistas, gerentes de proyecto, gerentes de instalaciones fsicas y gerentes de telecomunicaciones. Tambin son gerentes del personal que opera las computadoras y captura los datos. Director de informacin CIO: en muchas empresa, el departamento de sistemas est encabezado por un CIO que supervisa el uso de la tecnologa de informacin en la empresa. Usuarios finales: son personas de departamentos ajenos al grupo de sistemas de informacin para quienes se desarrollan las aplicaciones. Estos usuarios estn desempeando un rol cada vez ms importante en el diseo y desarrollo de los sistemas de informacin. En la actualidad, muchas empresas recurren a proveedores externos para satisfacer sus necesidades de software y de instalaciones de cmputo y utilizan sus departamentos de sistemas para supervisar a estos proveedores de servicios. 13. Describa formas alternativas de organizar la funcin de sistemas de informacin en una empresa. Hay formas alternativas de organizar la funcin de TI dentro de la empresa. Una empresa muy pequea no cuenta con un grupo formal de sistemas. Probablemente tendr uno o dos empleados responsables de mantener en funcionamiento sus redes y aplicaciones, o quiz, utilice consultores para estos servicios.

Las compaas grandes tienen un departamento de sistemas independiente, que puede estar organizado en varias lneas diferentes, segn la naturaleza e intereses de la empresa. Cada rea funcional de sta podra contar con su propio departamento de sistemas, supervisado por un CIO. La funcin de sistemas podra manejarse como un departamento independiente semejante a los dems departamentos funcionales. Una tercera forma de disposicin que se presenta en las empresas de grandes dimensiones con mltiples divisiones y lneas de productos es tener un departamento de sistemas de informacin para cada divisin, bajo el control de un grupo de sistemas de informacin central de alto nivel y un director de informacin.

OTROS CONCEPTOS Negocios en lnea o negocios electrnicos (e-business): es el uso de tecnologas digitales e Internet para realizar los principales procesos de negocios de una empresa. Incluyen el comercio electrnico o e-commerce, que tiene que ver con la compra y venta de bienes y servicios a travs de Internet. Tambin abarca actividades que apoyan transacciones de mercado como publicidad, marketing, soporte tcnico al cliente, seguridad, entrega y pagos. Gobierno electrnico: se refiere a la aplicacin de Internet y tecnologas de conectividad de redes para facilitar digitalmente las relaciones del gobierno y los organismos del sector pblico con los ciudadanos, empresas y otras instituciones gubernamentales. Por ejemplo se aplica en algunos estados de EEUU para que sus ciudadanos puedan renovar sus licencias de conducir o solicitar en lnea el subsidio por desempleo.