El control en la empresa

Es una herramienta clave en el desarrollo organizacional que involucra a varios actores.

Mara ngeles Hierro. Estudiante de Administracin Universidad Complutense de Madrid - 05/03/2008

Es un proceso que lleva a cabo el Consejo de Administracin, la direccin y los dems miembros de una entidad, con el objetivo de proporcionar un grado razonable de confianza en la consecucin de objetivos en los siguientes mbitos o categoras: eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la informacin financiera, cumplimiento de las leyes y normas aplicables: - es un proceso - lo llevan a cabo las personas - solamente puede aportar un grado razonable de seguridad - est pensado para la consecucin de objetivos EL PROCESO DE CONTROL INTERNO Constituye una herramienta til para la gestin, pero no la sustituye. Los controladores internos deben ser incorporados, no aadidos: si una Compaa se centra en las operaciones existentes e incorpora controles en las actividades operativas bsicas, normalmente puede evitar procedimientos y costes innecesarios incorporar controles en las estructuras operativas suele generar nuevos controles, lo que hace ms giles a las entidades. LAS PERSONAS. El Consejo de Administracin se convierte en depositario y se erige como un importante elemento de control interno. SEGURIDAD RAZONABLE. El control interno slo puede aportar un grado razonable de seguridad a la direccin y al Consejo de Administracin en la consecucin de los objetivos de la entidad. OBJETIVOS. Pueden ser clasificados en 3 mbitos o categoras: operativos - informacin financiera - cumplimiento Se espera que el sistema de control interno proporciones un grado razonable de seguridad en la consecucin de objetivos relacionados con la fiabilidad de la informacin financiera y el cumplimiento de las leyes y normas aplicables. COMPONENTES. El control interno no es un proceso lineal, sino un proceso interactivo multidireccional, con cinco componentes interrelacionados: - Entorno de control - Evaluacin de riesgos - Actividades de control - Informacin y comunicacin - Supervisin EL ENTORNO DE CONTROL ELEMENTOS DEL ENTORNO DE CONTROL . Integridad y tica Un clima tico vigoroso dentro de la empresa y en todos sus niveles, es esencial para el bienestar de la organizacin, sus componentes y el pblico en general. La transmisin de valores se hace: - con el ejemplo - estableciendo normas escritas - estableciendo respuestas eficientes y contundentes Competencia profesional Compromiso de la organizacin con el trabajo bien hecho, de forma eficaz y eficiente Responsabilidad del Consejo de Administracin Un Consejo de Administracin pasivo y sin capacidad de cuestionar las decisiones y polticas de la Direccin es un riesgo de control interno muy significativo Estilo y Filosofa Gerencial Actitud positiva de control interno = evitar riesgos innecesarios, ponderar aspectos positivos y negativos de cada alternativa, etc. Estructura organizativa Ajustada al tamao de la entidad y a su tipo de actividad y objetivos. - Delegacin de poderes y responsabilidades Acompaada de: - nivel de supervisin adecuado - conocimiento claro e in dudable de los objetivos de la entidad Polticas y prcticas de recursos humanos Indicando a los empleados los niveles ticos y de competencia profesional que pretende lograr la entidad en cada caso. EVALUACIN DE RIESGOS La determinacin de objetivos es una condicin sine qua non para establecer un elemento fundamental del control interno: la evaluacin de riesgos. Los objetivos pueden clasificarse en relativos a operaciones, a informacin financiera y a cumplimiento. OBJETIVOS DE LAS OPERACIONES. Son la razn de ser de las empresas y se dirigen a la consecucin del objetivo social. Son peculiares para cada entidad y han de ser coherentes y realistas. Aunque no son un elemento de control interno sino de gestin, son una base previa para aqul. OBJETIVOS RELACIONADOS CON LA INFORMACIN FINANCIERA Requisitos de fiabilidad de los estados financieros: - principios contables aceptados y apropiados a las circunstancias - informacin financiera suficiente y apropiada, resumida y clasificada pertinentemente - estados financieros que reflejen adecuada y razonablemente la situacin financiera Como cualquier informacin, los estados financieros anuales deben cumplir: - existencia - totalidad - derechos y obligaciones - valoracin - presentacin OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO Los objetivos se interrelacionan y debe existir una estructuracin coherente de los mismos. La definicin ms usual hasta hace pocos aos inclua como objetivos del mismo el adecuado reflejo de los registros contables y la salvaguarda de los activos. Tambin debe lograr un nivel adecuado de informacin sobre la consecucin de los objetivos operativos. RIESGOS. La identificacin y el anlisis de riesgos es un proceso interactivo continuo y constituye un componente fundamental de un sistema de control interno eficaz. La identificacin de riesgos debe ser seguida de un proceso de anlisis de los mismos, que incluye: estimacin de su importancia, evaluacin de su probabilidad y anlisis de cmo han de gestionarse ( = establecer medidas para limitarlos o reducirlos). El anlisis de riesgos es fundamental para el xito de la Compaa GESTIN DEL CAMBIO. En el anlisis de riesgos es fundamental identificar las circunstancias que modifican los riesgos para tomar las acciones necesarias: - cambios en el entorno operacional - nuevas tecnologas - nuevas actividades y nuevos productos - nuevos S.I.(fundamentalmente, informticos) crecimiento rpido - rotacin del personal El anlisis de riesgos es una actividad que debe revisarse de forma continua y exige a la direccin una permanente alerta para detectar las circunstancias que modifican el entorno y, por consiguiente, los nuevos riesgos a

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los que se enfrenta. LAS ACTIVIDADES DE CONTROL Se traducen en polticas y procedimientos. El control interno es un mecanismo integrador del proceso de gestin. Son posibles mecanismos de control: - segregacin de funciones - anlisis realizados por la direccin - controles fsicos - mecanismos de seguimiento del proceso de informacin (acciones correctivas) gestin de funciones de actividad - indicadores de rendimiento CONTROLES DE LOS S.I. Se distinguen los programados de los generales. Entre stos se incluyen: - Seguridad fsica de los equipos y la informacin (programas de emergencia) - Controles de acceso - Controles sobre el software - Controles de operaciones del proceso de datos - Controles sobre el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones - Controles de las aplicaciones. INFORMACIN Y COMUNICACIN INFORMACIN. Los flujos de informacin (verticales, horizontales o transversales; formales o informales) se recogen de fuentes internas o externas y se comunican a destinatarios tanto internos como externos. Se designa como S.I. al procesamiento interno de los datos relativos a transacciones y actividades operativas. Cada entidad debe valorar sus necesidades de S.I. en funcin de sus objetivos, atendiendo a: - contenido - tiempo - actualidad - accesibilidad. COMUNICACIN. Transmisin de informacin, interna y externa. La direccin establece los canales adecuados para que la comunicacin llegue con claridad a sus destinatarios. Es preciso mantener canales independientes que acten como mecanismos de seguridad. Existen multitud de mecanismos posibles (formales e informales) para comunicar incidencias, problemas, ideas, sugerencias, etc., mejorando la flexibilidad y adaptabilidad de la organizacin. Se transmiten pautas de comportamiento esperado, reglas del juego (incluyendo actuacin decidida y sancionadora, si es preciso). La direccin ha de establecer canales de comunicacin abiertos con el exterior (clientes, bancos, etc.) y con el Consejo de Admn., as como con determinados elementos externos como auditores, asesores legales, etc. SUPERVISIN Su objetivo es asegurar que el sistema est funcionando adecuadamente y que tiene capacidad de adaptacin a las necesidades y cambios en el entorno, a travs de actuaciones y evaluaciones recurrentes o especficas. Recurrentes: - canales abiertos empleados - revisin sistemtica (departamento auditoria interna) de aspectos operativos y de cumplimiento administrativo - revisin anual por auditores externos de los sistemas de control interno - comunicacin sistemtica o espordica con terceros (clientes., bancos, etc.) Especficas: - eficiencia de los controles de supervisin sistemticos y recurrentes - autocomprobacin de control interno por departamentos o unidades de negocio - auditorias internas o externas de departamentos o unidades de negocio La metodologa a utilizar depende de las circunstancias y necesidades en cada caso: el benchmarking se usa en el marco de asociaciones empresariales especficas para esta finalidad y con ayuda de consultores. Las lneas generales del procedimiento de revisin del control interno son: - concretar el alcance de la revisin - identificar el sistema o subsistema a revisar - analizar y evaluar otras revisiones realizadas - analizar reas de riesgo - desarrollar un programa de trabajo - comprobar que el programa de trabajo funciona - seguimiento del trabajo y obtencin de conclusiones provisionales - discusin de las conclusiones - informe - seguimiento de conclusiones y recomendaciones. INFORMACIN SOBRE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO Deficiencia = situacin o condicin del sistema de control interno digna de atencin (insuficiencias o posibles mejoras). La fuente de identificacin de deficiencias son las actividades de supervisin recurrentes, las espordicas y las fuentes externas. Todas las debilidades de control interno que puedan afectar a la consecucin de objetivos de una entidad deberan ser comunicadas. La evaluacin de qu deficiencias son importantes o no para ser comunicadas, es tambin un problema delicado, as como determinar quin debe ser informado de las deficiencias detectadas: los responsables de reas o departamentos tienen que recibir informacin de todas las deficiencias de su rea de actuacin y la alta direccin y el Consejo de Administracin de las significativas. Los informes especficos describen el problema y sus efectos, las recomendaciones para solucionarlo y la respuesta de los responsables. RESPONSABILIDADES DEL CONTROL INTERNO Llevado a cabo por el Consejo de Administracin, la direccin y el resto del personal. La responsabilidad ms directa corresponde a la direccin, que tambin asigna a los directores de departamento responsabilidades de gestin y control interno, pero casi todo el personal cumple alguna funcin de control interno, transmitiendo posibles sugerencias por los canales adecuados: los miembros de la organizacin deben concientizarse de que el control interno no es ajeno a ellos, sino que todos estn implicados. No debe olvidarse el papel clave de la direccin financiera y contable, as como el del departamento de auditoria interna, que cubre los 3 tipos de objetivo (operativos, formacin financiera y cumplimiento). En organizaciones complejas, se corre el riesgo de identificar el control interno con las funciones de auditoria interna, en vez de considerarlo responsabilidad de toda la organizacin. La garanta de independencia ms importante que se puede dar al departamento de auditoria interna es situarla bajo el control del propio Consejo de Administracin y concederle acceso al Consejo o Comit de Auditoria, con los terceros que colaboran en el control interno (auditores externos, reguladores, etc.). Los auditores externos informan de si los estados financieros representan adecuadamente la situacin financiera patrimonial, los resultados del perodo y los motivos de fondos. Los reguladores emiten normativas, inspeccionan y controlan la informacin. Los clientes y proveedores, as como otros terceros, aportan informaciones tiles. El Consejo de Administracin nombra al mximo ejecutivo de la organizacin, establece polticas y lneas generales de actuacin, aprueba presupuestos y cuentas anuales y ejerce el control general de la organizacin = debe establecer lneas de comunicacin directa con los diferentes niveles de la organizacin y, al menos una parte de sus miembros, debe ser independiente de la lnea ejecutiva. En algunos pases se organiza el Consejo en comits, como el de Auditoria o el de Nombramientos. LIMITACIONES DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO La seguridad es razonable y no absoluta. En cuanto a los objetivos operativos, el sistema

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genera la informacin necesaria para que direccin y Consejo de Administracin conozcan de forma adecuada en qu medida se cumplen los objetivos, pero no garantiza que los objetivos se estn alcanzando. En cambio s se pueden alcanzar, siempre con una seguridad razonable, los objetivos de informacin financiera y su cumplimiento. DISFUNCIONES errores de juicio, fatiga o despiste OMISIN DE CONTROLES POR PARTE DE LA DIRECCIN Encubrir situaciones no deseadas o realizar u ocultar actos fraudulentos: no confundir con la intervencin (actos de la direccin con finalidades legtimas pero fuera de las polticas establecidas) utilizada para enfrentar acontecimientos puntuales CONFABULACIN DE 2 O MS PERSONAS No identificable por el sistema de control RELACIN COSTE/BENEFICIO - El beneficio de un control es difcil de cuantificar de forma positiva. Generalmente es ms fcil evaluar los costes de los controles, aunque es ms difcil con los de alto nivel. APLICACIN A LAS PEQUEAS EMPRESAS La filosofa y los conceptos bsicos son aplicables igualmente a las pymes. EL ENTORNO DE CONTROL Es muy poco probable que una pequea empresa disponga de un cdigo de conducta formal y que el Consejo de Administracin cuente con suficientes miembros cualificados. LA DETERMINACIN DE LOS RIESGOS En una pequea empresa se simplifica la determinacin y comunicacin de los objetivos que, aunque no est muy formalizada, tendr un seguimiento directo dada la involucracin directa de la direccin general que tambin participar directamente en el anlisis de riesgos, que tambin seguir un procedimiento informal pero seguramente muy flexible y adaptado a las circunstancias. LAS ACTIVIDADES DE CONTROL En una pequea organizacin no suele ser posible mantener todos los mecanismos de control que existen en las grandes organizaciones pero el control de la direccin suele ser ms directo y concreto y su presencia permanente es un elemento fundamental dentro del funcionamiento del sistema de control. INFORMACIN Y COMUNICACIN La informacin tambin es esencial en las pequeas empresas. L os medios informticos actuales facilitan la recogida de informacin interna independientemente del tamao de la entidad pero la informacin externa en estas empresas pequeas requiere una fuerte involucracin de la direccin. La ausencia de canales formal es de comunicacin no significa que sta no exista, ya que los contactos directos son mucho ms frecuentes en las pequeas organizaciones. SUPERVISIN La direccin debe apoyarse en los empleados, los auditores externos, los terceros y otros asesores externos. En resumen, los conceptos bsicos de control interno son aplicables a todo tipo de entidades, independientemente de su tamao, pero la aplicacin prctica es ms directa, flexible e informal en las pequeas organizaciones. LA INFORMACIN SOBRE EL CONTROL INTERNO El hecho de informar pblicamente sobre el control interno no constituye un componente eficaz ni es un elemento que contribuya a conseguirlo, pero normalmente el Consejo de Administracin que va a emitir un informe sobre el control interno suele analizar el sistema con ms detalle y se preocupa por conseguir que funcione de manera correcta. ALCANCE DEL INFORME El control interno relativo a la formulacin de estados financieros pblicos es realizado por el Consejo de Administracin, la direccin y el resto de empleados de una entidad, diseado para proporcionarle un grado razonable de seguridad en cuanto a la fiabilidad de dichos estados financieros. La seguridad razonable de que dicha informacin pblica es fiable, adecuada y representativa conduce al concepto de imagen fiel. - objetivos operativos: no se plantea la informacin pblica objetivos de cumplimiento: si se planteara, la presentacin sera como la informacin financiera. CONTENIDO DEL INFORME Se emite a fecha de cierre de ejercicio y cubre no slo las cuentas anuales sino tambin los estados financieros intermedios publicados y cualquier otra informacin financiera publicada a lo largo del ejercicio. Se tiende a incluir los siguientes elementos: Responsabilidad de los administradores en el control interno - Anlisis de elementos especficos: Funciones del Comit de Auditoria Polticas y procedimientos escritos Delegacin de poderes Polticas de personal Cdigo de conducta Auditoria interna y revisiones Medidas correctivas Limitaciones del sistema de control interno (seguridad razonable, no garanta absoluta) Recomendaciones que debe contener la informacin pblica sobre el control interno: - Categora de los controles - Declaracin sobre limitaciones de todo sistema de control interno - Declaracin sobre mecanismos de supervisin del sistema y regularizacin de deficiencias - Marco de referencia para el informe - Conclusin sobre la eficacia del control interno - Fecha o periodo a la que se refiere la conclusin - Los nombres de las personas que firman el informe.
www.losrecursoshumanos.com - info@losrecursoshumanos.com - Documento generado: 08/05/2011 - 10:32 PM

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