Classer ses papiers en 6 principes et 5 questions

Laurence Einfalt fvrier 14, 2011 8:30

On respire un bon coup. Cest parti pour le classement des papiers! Dabord, prcisons le contexte. Si je parle de classer les papiers, cest que jai dj fait ce quil y avait faire avec eux. Par exemple: lire, pointer, vrifier, montrer mon conjoint Je suis alors place devant une pile de papiers mettre "dans les bonnes cases" pour pouvoir les retrouver quand jen aurai besoin. Les principes

Quand je garde un papier, je sais pourquoi je le garde. Ce nest pas une solution par dfaut, parce que je naurais pas os le jeter ou parce que je naurais pas encore dcid quoi en faire Chaque papier a un emplacement possible et un seul (a fait peur, quand cest dit comme a, non? Restez avec moi, cest plus simple quil ny parat) Pas de rubrique "divers", "je ne sais pas", "autres", "je verrai plus tard (sans savoir quand arrivera ce "plus tard") Chaque chemise cartonne doit avoir un nom. Je ne me fie pas uniquement sa couleur. Le nom de la chemise correspond exactement ce quelle contient. Je nhsite pas bien prciser le titre. On nest pas limit en nombre de caractres. Si jai suffisamment de chemises dune mme catgorie, je les place dans un porte-revue avec une tiquette (vous dormez avec votre tiqueteuse depuis que vous avez trouv ce blog, je le sais) qui reprend le titre des chemises.

Exemples de catgories Les catgories de documents respectent votre logique. Il faudra vous mettre daccord avec la personne qui partage votre vie pour que chacun puisse classer et retrouver les documents de faon autonome. Ca pourrait donner quelque chose comme a: Porte-revue HABITATION A lintrieur, des chemises cartonnes portant le nom des catgories ci-dessous:

nergie eau lectricit proprit ou location (contrat et quittances) entretien (ramonage, coproprit, jardin, chaudire) etc (selon votre foyer)

Porte-revue PERSONNES DU FOYER Prendre une chemise cartonne par personne et y placer les sous-chemises (souples) suivantes, selon lge et lactivit des membres de la famille:

identit (copie des papiers didentit) sant (carnet de sant, ordonnances en cours, ) scolaire/travail (bulletins de notes de lanne en cours, contrat de travail et bulletins de salaire de lanne en cours)

cantine transport activits/hobbies (cartes dabonnement, adhsions de club,) etc

Chemise TRANSPORTS (pas assez de sous-catgories pour crer un porte-revue)

une sous-chemise Vhicule (proprit, entretien) une sous-chemise Abonnement transports, .

A vous de crer les autres rubriques en fonction de votre vie. Voici les questions les plus frquentes au sujet du classement: Q1: Je ne suis pas sre que mon classement soit le meilleur. Exemple: lassurance voiture doit-elle tre dans le dossier "transport" ou dans le dossier "assurance"? Cela dpend de votre logique et de votre situation. Imaginons que tous vos contrats dassurance soient chez la mme compagnie (habitation/responsabilit civile, vhicule,). Vous avez tout intrt crer une chemise Assurance et placer les quittances et changes de courrier dans cette chemise. En revanche, si vous avez des contrats avec de multiples compagnies, classez

ce qui concerne lassurance de votre vhicule dans votre chemise "transport", ce qui concerne lassurance de votre maison dans le porte-revue "maison" etc.

Q2: Je nai pas de souci avec les documents administratifs. Ce sont les papiers "affectifs" que je ne sais pas o mettre. Ni retrouver, dailleurs. Vous avez juste vous poser la question " quelle occasion en aurai-je besoin?". Prenons les dessins de Petit Dernier. Faut-il faire une chemise "dessins de Petit Dernier" et tout mettre dedans? Pas forcment. Vous pouvez

ouvrir une chemise "dessins de Petit Dernier pour moi". Vous y mettrez ceux quil a cr spcialement pour vous, ceux qui vous meuvent le plus. Vous pourrez vous y replonger, la larme loeil, volont. ouvrir en plus une chemise "dessins de Petit Dernier pour lui". Vous y mettrez le reste. Quand il quittera la maison, vous lui donnerez. Cest lui qui dcidera sil veut les conserver pour les montrer ses futurs enfants. On peut faire la mme chose pour les photos.

Q3: Que faire des documents qui minspirent, que je trouve beaux? L encore, une question toute simple "cest pour faire quoi?" Pour vous servir de sources dinspiration dans vos loisirs cratifs? Crez une chemise qui sappelle comme a: "Inspirations pour peinture". Pour vous servir dans un projet particulier? Crez une chemise qui sappelle "Ides de dcoration de salle de bain". Lobjectif: chaque document doit appartenir une chemise dont le titre lui correspond le mieux. Q4: Que faire des documents qui pourraient maider dans llaboration de mes cours/projets/prsentations? Dabord tre draconien(ne). Pour garder un document de cette sorte, alors que lon trouve de plus en plus dinformations jour et originales sur internet, il faut tre sr(e) quil est exceptionnel. Si cest bien le cas, tout va reposer sur votre capacit inventer un titre explicite, qui vous parlera encore dans six mois ou un an.

Exemple de titre qui ne marche pas si vous tes enseignant: "grammaire CE2". Exemple de titre plus utile "accord du participe pass exercices simples". Cette dernire chemise pouvant tre dans un porte-revue "grammaire", dailleurs. Q5: Comment faire lorsque je me retrouve avec des chemises contenant des sous-chemises, qui contiennent elles-mmes des sous-sous-chemises, qui.? Au secours! Avez-vous entendu parler de cet adage "le mieux est lennemi du bien?" On y est. Votre perfectionnisme a encore frapp. Cest bien simple, pour savoir si vous en avez fait un peu trop, comptez le nombre de gestes quil vous faut pour prendre ou ranger un document. Plus de 5 geste? Cest trop. Vous naurez pas le courage de maintenir une telle discipline. A mon avis, dans la vie quotidienne, trois niveaux de rangement suffisent largement. Exemple:

porte-revue Habitation (niveau 1) chemise Entretien (niveau 2) sous-chemise plus souple Entretien chaudire (niveau 3)

Ca ne mtonnerait pas que vous ayez plein de questions au sujet de cette fichue paperasse. Lchez-vous donc dans les commentaires ci-dessous. Si je nai pas la rponse, dautres lauront certainement.

6 conseils pour organiser vos listes de tches

Auteur : Judith Crillen sur http://www.mamansorganise.com/conseils-pour-organiser-listes-de-taches/

Cet article fait partie de la srie ddie la mthode Zen to Done de Leo Babauta. Pour rappel, je me lance dans le dfi de mettre en pratique cette mthode dorganisation en installant chaque mois une nouvelle habitude dans ma vie. Si vous souhaitez apprendre la mthode Zen to Done en ma compagnie, cest par ici quon commence ! Aujourdhui, et dans la ligne de larticle prcdent Comment bien organiser vos tches, je vais vous donner 6 petits conseils mais combien utiles pour vous aider bien organiser vos listes de tches. Commenons sans plus attendre !

Conseil #1 : Choisissez un support papier et un support de geek informatique. Par exemple, mon support papier est mon carnet de notes. Tandis que mon support informatique est le gestionnaire de tches Google Tasks intgr lagenda Google et Gmail. Cest donc extrmement pratique pour planifier mes tches en fonction de mon agenda. De mme, lorsque je reois un mail qui ncessite une action que je nai pas le temps deffectuer, je peux directement lajouter dans la liste de tches approprie. Conseil #2 : Notez au fur et mesure de la journe vos tches dans votre carnet de notes. Ainsi, la fin de la journe, vous aurez une liste de nouvelles tches. Attention, pas de panique cependant si votre liste de Crdit Photo : Maman s'organise ! tches ne diminue pas. Cest normal ! Limportant est de constater ce que vous avez pu raliser dans la journe. Ne vous mettez pas une pression inutile, on aura toujours faire !

Conseil #3 : Estimez une dure pour chaque tche. Si vous avez une ide du temps quil vous faudra pour raliser cette tche, notez-le ct de la tche en question. Si vous navez aucune ide, je vous conseille dutiliser un minuteur afin de mesurer le temps que vous prend diverses tches. Par exemple, je sais que vider le lave-vaisselle me prend 5 minutes, vider la machine laver et pendre le linge, 10 minutes, prendre ma douche, mhabiller et me scher les cheveux 1 heure ! Vous pouvez aussi fixer un temps limite pour certaines tches. Par exemple : 15 minutes de repassage par jour, pas plus ! Utilisez votre minuteur pour vrifier que vous ne dpassez pas le temps limite. Sauf si vous tes vraiment motiv continuer. Conseil #4 : Vrifiez si une chance est dapplication pour ces nouvelles tches. Si vous devez terminer une de ces tches date fixe, noubliez pas de noter lchance dans votre agenda et de planifier la ralisation de cette tche en fonction de la dure que vous aurez estime. Conseil #5 : Rpartissez vos nouvelles tches dans vos listes contextuelles. Si vous avez bien lu mon article prcdent Comment bien organiser vos tches, vous savez exactement comment faire. Chaque tche appartient un contexte bien prcis et cest en la plaant dans la liste adquate que vous saurez toujours quoi faire chaque moment. Conseil #6 : Reportez ces nouvelles tches sur votre ordinateur. Chaque soir, reportez les nouvelles tches non ralises dans un logiciel de gestion de tches (comme Google Tasks non, je nai pas dactions Google) ou tout simplement dans un fichier Excel. La raison pour laquelle je vous conseille de reporter vos tches sur ordinateur est que, sur papier, vous aurez vite beaucoup de ratures et dannotations. De cette manire, vos listes seront toujours au net. Vous pouvez aussi imprimer vos listes et les complter au fur et mesure sur la feuille imprime. Voil, 6 petites astuces qui devraient vous aider encore un peu mieux organiser vos listes de tches faire. Surtout ne vous prenez pas la tte avec ces listes et pensez la simplicit dutilisation. Il ne s'agit pas de prparer le BTS AM (pour faire assistant manager)! Se faciliter lexistence est lobjectif de ces listes.

7 tapes pour se motiver sorganiser

30 jan Auteur : Judith Crillen sur http://www.mamansorganise.com/etre-motive-pour-sorganiser/

Aprs une absence indpendante de ma volont dune quinzaine de jours, me voici de retour ! Je vous prsente ma contribution lvnement de lanne organis par Rachel du blog Reine de lOrganisation. Il sagit donc de la parution du magazine Une anne pour devenir organis(e) que vous recevrez trs prochainement et dans lequel vous dcouvrirez dautres articles sur le thme du mois de janvier 2012 qui est Dmarrer du bon pied, les meilleurs conseils pour se motiver !

Une bonne organisation amliore la motivation

Organisation et motivation sont des notions intimement lies. En effet, tre bien organis amliore la motivation alors quune mauvaise organisation va sans nul doute anantir votre motivation. Inversement, si vous ntes pas motiv, vous aurez du mal avancer vers les objectifs que vous vous tiez fixs. Il y a mme de grandes chances que vous ny arriviez jamais sans vouloir tre pessimiste. Etre dsorganis, cest laisser la porte ouverte aux imprvus, vous navez plus aucune matrise sur votre emploi du temps, vous tes sans cesse sous pression, courir dans tous les sens. La bonne nouvelle, cest quen vous organisant, vous allez retrouver et maintenir votre motivation. Et plus vous serez motiv, plus vous serez heureux dtre organis. Un cercle vertueux senclenche alors. Ds lors, comment dmarrer du bon pied pour enclencher ce cercle vertueux ? Etape 1 : Munissez vous dun agenda et dun carnet de notes. Vous pouvez utiliser lagenda lectronique de votre smartphone ou tout autre agenda papier. Idem pour le carnet de notes. Vous noterez dans votre agenda toutes les choses faire une date prcise, rendez-vous, runions, etc. Et dans votre carnet, vous noterez toutes vos tches du jour, vos ides, votre liste de courses, etc.

Etape 2 : Listez les choses organiser dans votre maison et au bureau. Procdez pice par pice. Si vous vous sentez dbord, mettre les choses par crit vous rendra plus facilement la motivation dont vous avez besoin pour dmarrer une nouvelle organisation. Et qui dit nouvelle organisation, dit nouvelle motivation ! Etape 3 : Crez une seconde liste de choses organiser dans votre vie, par exemple la gestion du budget familial. Selon Leo Babauta, auteur du livre "L'art d'aller l'essentiel" et du blog < a href="http://zenhabits.net/>, nous perdons notre motivation parce que nous sommes dbords et ne savons plus par o commencer. Pour avancer plus facilement, mettez donc toutes les chances de votre ct, pour vous organiser, tre ordonn et le rester. Etape 4 : Dcoupez les grands projets en petits projets. Il est ainsi plus facile de garder traces des changements et de ce qui doit tre fait. Par exemple, si vous voulez rorganiser votre salle de bain, commencez par "ramener les mdicaments prims la pharmacie", "ranger le tiroir bijoux", "dsencombrer le linge de bain", "nettoyer les brosses et pinces cheveux", etc. Procdez armoire par armoire, tiroir par tiroir. Etape 5 : Rayez les tches sur votre liste lorsqu'elles sont termines. Cela vous donnera un sentiment de satisfaction et vous motivera continuer. Votre liste doit contenir des grosses et des petites tches. Ainsi vous pourrez rayer au moins une tche par jour. Etape 6 : Une place pour chaque chose et chaque chose sa place. Dterminez une place dfinitive pour chaque objet. Si votre manque d'organisation est d un problme de rangement, vous pourriez avoir besoin d'acheter quelques meubles adapts ou de grands bacs en plastique pour y ranger vos affaires. C'est le moment d'aller faire un tour du cot des petites annonces gratuites pour faire des bonnes affaires. N'oubliez pas de remettre vos affaires en place aprs chaque utilisation ou la fin de la journe. N'oubliez pas de remettre vos affaires en place aprs chaque utilisation ou la fin de la journe. N'oubliez pas de remettre vos affaires en place aprs chaque utilisation ou la fin de la journe. N'oubliez pas de remettre vos affaires en place aprs chaque utilisation ou la fin de la journe. N'oubliez pas de remettre vos affaires en place aprs chaque utilisation ou la fin de la journe. N'oubliez pas de remettre vos affaires en place aprs chaque utilisation ou la fin de la journe. Noubliez pas de remettre vos affaires en place aprs chaque utilisation ou la fin de la journe. Etape 7 : Et enfin, motivez-vous continuer dans cette voie en vous rcompensant. Offrez-vous un massage ou une sortie au restaurant pour vous rcompenser de la ralisation de telle ou telle tche. Pensez aussi aux avantages dtre organis et ordonn. Si vous ne perdez plus vos affaires, vous ne devez pas en acheter dautres et vous pouvez utiliser largent conomis quelque chose dautre. Si malgr tout, vous vous sentez toujours submerg, rvisez votre liste de tches et vrifiez que vous ntes pas trop exigeant avec vous mme. Faites les ajustements ncessaires si vous remarquez que vous ne pouvez pas atteindre les objectifs que vous vous tes fixs.

10 conseils pour classer vos documents

24 juin

Crdit photo : Fotolia

Auteur : Judith Crillen sur http://www.mamansorganise.com/etre-motive-pour-sorganiser/

Dans la deuxime habitude de la mthode Zen to Done, nous avons vu de manire globale comment traiter les donnes que nous avons consciencieusement collectes. Dans cet article, je vais vous donner 10 conseils pour classer vos documents afin de remettre facilement la main dessus en cas de besoin. Cela suppose donc que vous avez fait le tri dans vos documents, que vous avez jet, dlgu, planifi, agi, et quil vous reste classer les documents que vous souhaitez conserver pour rfrence. 1. Ne conservez que le strict minimum de vos documents. Pour chaque document, demandez-vous si avez vraiment besoin de le conserver. Si oui, classez-le. Si non, direction poubelle. 2. Vous devez classer vos documents de faon ce que quelquun dautre puisse sy retrouver en votre absence. Pensez votre conjoint ou vos collgues par exemple. 3. Utilisez de gros classeurs A4 anneaux munis dintercalaires pour classer tous vos documents. Vous avez besoin de rangements spacieux et structurs pour un classement efficace. 4. Identifiez chaque classeur et intercalaire de manire claire et prcise. Pour identifier le classeur, crivez sur la tranche une description brve en 1 ou 2 mots maximum. Par exemple : le classeur HABITATION ou le classeur LOGEMENT, CHARGES, FAMILLE, PROJETS ou HABITATION / CHARGES, HABITATION / TRAVAUX. Vous pouvez utiliser la couverture ou la premire page du classeur pour dcrire de manire explicite ce quil contient. Par exemple, le classeur HABITATION / CHARGES sera divis en diffrents dossiers par des intercalaires pour leau, le gaz, llectricit, le chauffage, le tlphone, le loyer, lentretien de lalarme, de la chaudire, du jardin, etc. 5. Identifiez vos classeurs et intercalaires en fonction de votre situation personnelle. Une situation familiale nest pas lautre. Une maman solo naura pas les mmes besoins quun jeune homme de 20 ans qui vient demmnager dans son nouvel appartement. Certains auront besoin dun classeur Projets, dautres pas. 6. Bannissez le classeur Divers ou Autres !

7. Un classement par couleur ne vous aidera pas car il y a souvent plus de rubriques et catgories que de couleurs disponibles. 8. Classez vos documents par ordre chronologique, cest--dire du plus rcent au plus vieux, le plus rcent au dessus. 9. Dans lidal, vous devriez classer vos documents au moment o vous les traitez cest--dire tous les jours. Ds que vous vous dites Je dois classer ce document, classez-le. Pas de procrastination ! 10. Ces conseils sont galement applicables au classement des documents lectroniques. Identifiez vos rpertoires du mme nom que vos classeurs et intercalaires. Cela permet de garder la mme logique de classement et de retrouver un document plus facilement. Jespre que ces conseils vous aideront classer vos papiers de manire efficace et avec srnit. Faites-moi part dans les commentaires de vos trucs et astuces pour classer vos documents. Je serai heureuse de les lire et de partager avec vous dautres ides. __________________________________________________________________________

Comment ranger ses papiers ? Ide d'organisation et de stockage

17 juillet 2012

Classer ses papiers, c'est souvent la galre !!! On les laisse traner un peu partout, on recule inexorablement le moment o on doit les ranger... D'ailleurs les ranger o ? Jamais assez de place, jamais vraiment d'endroit ddi... Avoir ses papiers organiss c'est un doux rve... Qui peut devenir ralit!! Suivez ces quelques tapes et le dsordre ne sera plus qu'un mauvais souvenir ;) Premire tape : Runir tous ses papiers Deuxime tape : Trier ses papiers

Jeter ou dtruire ce qui doit l'tre. Pour savoir quels sont les dures de conservation : http://vosdroits.servicepublic.fr/particuliers/F19134.xhtml ; Tout y est trs bien expliqu. En plus c'est une information officielle. J'attire votre attention sur le fait qu'il est prfrable de dtruire certains documents plutt que de les jeter. En rgle gnrale, tout document contenant des donnes personnelles et confidentielles doit l'tre pour viter tout risque d'usurpation d'identit. Faire des paquets par thme gnrique et classer : Banque, Assurances, Sant, Logement, Factures, Travail, Impts, Famille... Selon vos besoins.

Troisime tape : Ranger ses papiers Le systme de boite archives me parat tre le meilleur. Cela ne cote pas cher et on en trouve partout (carrefour, auchan, ikea...)... Tout dpend du look qu'on veut qu'elles aient. Une boite (ou plusieurs selon le volume) par thme, dans laquelle pourront tre insrs des dossiers plus spcifiques. Ces boites peuvent ensuite tre stockes sur des tagres ou dans un meuble prvu cet effet. L'essentiel est la facilit d'accs. Personnellement, j'ai achet un vieux meuble clapets d'anciennes administrations, dans un dpt vente. Je

l'ai pay 35 euros. Il n'tait vraiment pas beau voir. Mais je lui ai donn un petit style industriel avec un peu de peinture en bombe grise anthracite et de cire couleur bronze. Au total, avec un peu d'huile de coude et peine 30 euros de matriel, je me retrouve avec un trs jolie meuble papier, trs pratique (puisqu'il tait quand mme prvu pour contenir des documents l'origine).

Quatrime tape : Entretenir le rangement Des nouveaux papiers, il en arrive tous les jours. Alors pour ne plus se laisser dborder, l'astuce, c'est d'entretenir. Pour que cela soit plus facile, on constitue trois petits dossiers qu'on laisse porte de main : 1. A traiter, 2. A dtruire/Jeter, 3. A classer. Une fois par semaine, on traite les documents dans A traiter (facture, infos...) puis on les met dans A dtruire/Jeter ou A classer , selon le cas. Une fois par mois on dtruit ou on classe dans les boites archives. La rgularit du rangement et la simplicit de l'organisation fait qu'on n'y passera plus des heures ;)

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