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PRESENTACIN Y REPORTE VERBAL

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NDICE
1. INTRODUCCIN... 3 1.1 Estructura para una presentacin efectiva... 3 1.2 Nuestra Visin Cultural... 3 1.3 Nuestros Valores Operativos... 3 1.4 Reglas de efectividad en el reporte verbal... 4 1.4.1 Efectividad 4 1.5 Nuestro Contrato de Desempeo. 4 2. FUNDAMENTO.. 4 3. PRIMER PASO: ENFOCA TU PRESENTACIN. 5 3.1 Enfoca tu objetivo 5 3.1.1 El objetivo es accin o reaccin 5 3.2 Enfoca a tu auditorio 5 3.2.1 Conocimiento y empata 5 3.3 Enfoca tu mensaje. 5 3.3.1 El mensaje clave 5 3.3.2 Los submensajes 6 3.3.3 Evidencia de Soporte. 6 3.4 Enfoca tu desempeo.... 6 3.4.1 Parmetros de desempeo.. 6 3.4.2 Administracin del tiempo. 6 3.4.3 Apertura, cierre y desempeo global.. 7 3.4.4 Recomendaciones al desempeo 7 4. SEGUNDO PASO: ESTRUCTURA TU PRESENTACIN 8 4.1 Organizando los mensajes de la presentacin 8 5. TERCER PASO: VISUALIZA TU PRESENTACIN. 8 5.1 No uses ttulos, usa encabezados 8 5.1.1 Estrategias para un mayor impacto en el mensaje de tus visuales... 8 5.2 Simplifica tus visuales 9 5.2.1 Siempre que sea posible, usa visuales en lugar de texto.. 9 5.2.2 Mantn tus textos claros y directos. 9 5.3 No solo uses cifras, usa grficas y tablas.. 10 5.3.1 Al usar grficas.. 10 5.3.2 Al usar tablas.. 10 5.4 Usa un estilo corporativo unificado.. 11 5.4.1 Ventajas de tener un estilo unificado. 11 6. RESUMEN 12

MAPA CONCEPTUAL.. 13

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1. INTRODUCCIN 1.1 Estructura para una presentacin efectiva.


Este curso de Presentacin y Reporte Verbal aportar valiosas herramientas para establecer procesos de exposicin verbal, a travs de una serie de pasos cuidadosamente diseados, para alcanzar un estilo integrado y efectivo. Este proceso de integracin, nos permitir disminuir de manera considerable los conflictos y problemtica que se origina por malos entendidos, diferentes percepciones y falta de claridad en la comunicacin verbal. ETC promueve la estandarizacin de los procesos de interaccin en la RMNE con el objeto de: Apoyar la congruencia del liderazgo. Optimizar la efectividad en la comunicacin y la interaccin. Reducir el ndice de errores y problemas originados por malos entendidos y diferencias en el hacer. Reducir el nivel de conflicto negativo. El objetivo de este curso es aportar a los participantes las herramientas para llevar a cabo presentaciones y reportes verbales de manera efectiva e integrada.

1.2 Nuestra Visin Cultural


Ser una cultura en la cual nos responsabilicemos por el logro de nuestros objetivos de negocio y sociales, con honestidad y de manera institucional.

1.3 Nuestros Valores Operativos.


Responsabilizacin: Es el aceptar que somos responsables de realizar las tareas encomendadas, en tiempo, forma y calidad. Honestidad: Es la transparencia en los actos, en la administracin de los recursos, en reconocer nuestros errores y limitaciones, as como las virtudes de los dems. Compromiso Social: En la RMNE estamos comprometidos a reintegrar en bienes, servicios y productos, la riqueza que la sociedad mexicana nos ha confiado. Trabajo en equipo: Es la forma de trabajo que permite la aportacin del conocimiento de todo el personal para mejorar los procesos y sistemas en la ejecucin diaria con el fin de hacer ms competitiva a nuestra Empresa.

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1.4 Reglas de efectividad en el reporte verbal


Las reglas de efectividad que debe cumplir nuestro reporte verbal deben ser: Enfocado a resultados Claro y fundamentado Respetar los tiempos programados

Es importante notar la coincidencia de estas reglas de efectividad con nuestro contrato de desempeo. 1.4.1 Efectividad Recordemos que la efectividad es la suma de la eficacia ms la eficiencia. La eficacia es el alcance de los objetivos establecidos (alcanzar objetivos). La eficiencia es la ptima utilizacin de los recursos disponibles para alcanzar nuestros objetivos (uso ptimo de los recursos).

1.5 Nuestro Contrato de Desempeo


El contrato de desempeo son las reglas de nuestra cultura laboral que debemos aplicar cotidianamente en nuestro trabajo. Estn enfocadas a resultados, no a procesos. Manejan una comunicacin clara y efectiva. Perciben el tiempo como un contrato social. Poseen una cultura de Responsabilizacin Accountability Trabajan efectivamente en equipos. Tienen una visin global de negocios. Poseen un gran orgullo cultural.

2. FUNDAMENTO.
Un proceso de comunicacin efectiva empieza como todo, con una adecuada planeacin. Estructura tu presentacin en tres fases:

Efectividad
III Visualiza tu presentacin II Estructura tu presentacin I Enfoca tu presentacin

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3. PRIMER PASO: ENFOCA TU PRESENTACIN 3.1 Enfoca tu objetivo.


Define objetivos claros y precisos. 3.1.1 El objetivo es accin o reaccin? Las presentaciones efectivas no finalizan con grandes aplausos y felicitaciones, finalizan con accin. La pregunta ms importante que debemos hacernos es: Qu respuesta espero de mi auditorio, en trminos de accin? Define lo que quieres lograr con tu presentacin, qu informacin o mensaje deseas transmitir. Para enfocarse mejor, es importante no confundir el objetivo con el tema de la presentacin: El tema es de lo que se quiere hablar El objetivo es lo que quieres que el auditorio haga o cmo quieres que reaccione despus de tu presentacin.

3.2 Enfoca a tu auditorio.


Pngase en el lugar del pblico y vea las cosas desde su perspectiva 3.2.1 Conocimiento y empata. Resulta difcil persuadir a un auditorio cuando se desconoce quienes lo conforman; sus antecedentes, intereses, metas. Pregntate: Qu perfil general tiene mi pblico? Cul es su nivel de conocimiento en el tema? Despus enfoca tu presentacin en un nivel de empata, considera preguntas tales como: Cmo beneficia mi mensaje clave a mi auditorio? Qu experiencias, metas o valores comparto con mi auditorio? Qu preguntas u objeciones podra originar mi mensaje?

3.3 Enfoca tu mensaje.


3.3.1 El mensaje clave El mensaje clave es la idea principal o la impresin que deseamos transmitir al pblico. Ideas tales como: Mi nuevo proyecto producir mayor rentabilidad o Soy sumamente efectivo, por lo cual debera recibir mayor responsabilidad y remuneracin El mensaje clave se puede trasmitir directamente o puede comunicarse indirectamente. Como sea, debe de ser reforzado continuamente durante la presentacin. Al enfocar el mensaje clave de tu presentacin, ten en cuenta los siguientes puntos: 5 Aprendizaje sin fronteras uvirtual@pep.pemex.com

Es de utilidad para lograr mi objetivo? Es congruente con las expectativas de mi auditorio?

3.3.2 Los submensajes. Los submensajes son los mensajes clave que transmitiremos al pblico en cada seccin de la presentacin. Los submensajes deben complementar y reforzar al mensaje clave. Por ejemplo: Mi mensaje clave es:

Soy un excelente elemento


Mis submensajes pueden ser: 1. Logr un incremento de 35% en la productividad de mi rea 2. Puedo integrar equipos de alta efectividad 3. Tengo mucho ms potencial 3.3.3 Evidencia de soporte. La evidencia de soporte es un elemento clave en cualquier presentacin de efectividad global. Si hacemos cualquiera de las afirmaciones anteriores, ms vale que tengamos a la mano los estudios, anlisis, diagnsticos o encuestas que lo respalden.

3.4 Enfoca tu desempeo.


3.4.1 Parmetros de desempeo. Para enfocar tu desempeo es elemental contemplar los parmetros de: Administracin del tiempo y ritmo de la presentacin Apertura y cierre Parmetros de impacto psicolgico. 3.4.2 Administracin del tiempo. Una de las metas que deseamos alcanzar en la Regin Marina Noreste, es la buena administracin de los tiempos. Una presentacin que inicia y concluye a tiempo transmitir al pblico, organizacin y control. Considera las siguientes cuestiones en el diseo de cada parte de tu presentacin: Cunto tiempo tomar cada parte? Cunto tiempo tomar la presentacin completa? Se ajusta al tiempo disponible?

Siempre planea utilizar menos tiempo del disponible y ajusta el ritmo de tu presentacin de acuerdo a la respuesta del auditorio.

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3.4.3 Apertura, cierre y desempeo global Otro punto importante, es el hecho de que las partes ms importantes de una presentacin son los primeros y los ltimos 30 segundos. Finalmente, recuerda que ms all de qu tan bien preparado ests, qu tan clara sea tu informacin, o qu tan simples y efectivas sean tus visuales, el factor crtico de impacto es tu desempeo. El impacto de una presentacin tpica es: 55% visual (cmo lucimos) 38% vocal ( cmo hablamos) y Solamente 7% verbal (lo que decimos)

Muestra lo que dices y en lo que crees


3.4.4 Recomendaciones al desempeo Desempeo general: No brinques de lado a lado. Establece una presencia slida en un rea determinada de manera que el pblico tenga un punto de enfoque. Refuerza las ideas que expresas verbalmente con tu leguaje corporal, especialmente el de las manos. Mantn el contacto visual con el pblico, pero nunca con una sola persona o seccin. Distribuye equitativamente tu atencin. Has preguntas o intercambia comentarios con el pblico, esto los integrar ms y permitir que se sientan parte activa de la situacin.

Errores que molestan al pblico: Los datos de presentador no tienen enlace. El presentador no involucra mentalmente a la audiencia en la presentacin. Durante la presentacin se repite informacin sin objeto o significado. El presentador solamente lee los textos de los apoyos visuales. El presentador da la espalda a la audiencia. La presentacin carece de ejemplos relacionados con la audiencia. La presentacin es compleja, con demasiada informacin. Las ideas que transmite el presentador son poco claras.

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4. SEGUNDO PASO: ESTRUCTURA TU PRESENTACIN 4.1 Organizando los mensajes de la presentacin.


Usa la estructura para desarrollar tus argumentos. Decide tu mensaje clave. Usa un mximo de cuatro submensajes. Muestra evidencias de soporte para cada mensaje. Cuando se expresa el mensaje clave de forma abierta, resmelo en una sola frase corta y directa. De esta manera ser ms fcil que permanezca en la mente del auditorio.

Mensaje clave

Sub Mensaje

Sub Mensaje

Sub Mensaje

Sub Mensaje

O b j e t i v o
Evidencia de soporte

Evidencia de soporte

Evidencia de soporte

Evidencia de soporte

Evidencia de soporte

Evidencia de soporte

Evidencia de soporte

Evidencia de soporte

5. TERCER PASO: VISUALIZA TU PRESENTACIN 5.1 No uses ttulos, usa encabezados.


5.1.1 Estrategias para un mayor impacto en el mensaje de tus visuales. Crculos de Calidad

Los Crculos de Calidad Producen Mayor Rentabilidad


Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4

Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4

Todas tus visuales deben transmitir o reforzar un punto. Una estrategia efectiva es la de pensar como periodista y escribir encabezados en lugar de simples ttulos. 8 Aprendizaje sin fronteras uvirtual@pep.pemex.com

Si por ejemplo, estas hablando de Crculos de Calidad, no uses el simple nombre como ttulo. Un encabezado como Los crculos de calidad producen mayor rentabilidad ayudar a mantener al pblico enfocado en tu mensaje. El encabezado debe transmitir la idea principal, el cuerpo de la visual aparta la informacin de complemento y respaldo.

5.2 Simplifica tus visuales


5.2.1 Siempre que sea posible, usa visuales en lugar de texto. Proceso de DNC Proceso de DNC
Resultado

Paso 1

Paso 1: xxxxxxxxxxxxxxx Paso 2: xxxxxxxxxxxx Paso 3: xxxxxxxxxxxxxx Paso 4: xxxxxxxxxxxxx Resultado: xxxxxxxxxxxxxxxx

Paso 4

Paso 2

Paso 3

No satures tus visuales, este es uno de los errores ms comunes cometidos por los expositores. Recuerda que la mente solamente puede procesar efectivamente hasta siete nuevos elementos de informacin a la vez. Si deseas demostrar un proceso complejo o muy extenso, simplifcalo o divdelo en dos o ms visuales. Ten siempre en mente que la mayora de las visuales se muestran por un tiempo limitado y, por tanto, su mensaje debe ser claro y directo. Seguro no deseas que tu pblico se est concentrando en tratar de leer una visual compleja en lugar de enfocarse en lo que ests diciendo.

5.2.2 Mantn tus textos claros y directos.

Texto muy complejo


Las visuales complicadas, demasiado llenas de informacin, son ms difciles de recordar y transmiten una imagen anticuada e inefectiva al pblico.

Texto Simple
Mantenga sus visuales simples y directas. La gente las recordar mejor. Proyectar una imagen eficiente.

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Usa tipos de letra limpios, grandes y fciles de leer. La gente recuerda mejor un texto corto, con un mensaje claro y directo. Tu informacin debe fluir de manera coherente. Mientras menos adornada est tu visual, ser ms efectiva y su apariencia ser ms profesional.

5.3 No solo uses cifras, usa grficas y tablas.


Ventas Mes 100 80 60 40 20 10
May Jun Jul Ago Sept

5.3.1 Al usar grficas. Mantn la informacin a un mximo de siete unidades. Coloca el texto fuera de la grfica de ser posible. Asegura que cada lnea o segmento de la grfica pueda diferenciarse claramente.
Usa grficas de pastel para mostrar distribucin o participacin Usa grficas de barra para mostrar comparativos por periodo
97 5 30% 3 2 1 0 0 43% 1 27% 3 2 95 96

Usa grficas lineales para mostrar tendencias

5.3.2 Al usar tablas. Enfatiza las cifras clave. No uses colores obscuros con nmeros oscuros Lo ms recomendable en tablas es simplemente no usar colores.

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5.4 Usa un estilo corporativo unificado.


Estilo de visual Estilo Impreso

xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx

5.4.1 Ventajas de tener un estilo unificado. Tener y utilizar un estilo corporativo unificado produce una mejor impresin en los clientes, especialmente clientes corporativos que puedan asistir a presentaciones realizadas por diferentes reas de tu empresa. Tener un estilo corporativo unificado tambin simplifica la integracin de presentaciones de diferentes reas. Finalmente, el proceso de preparacin y desarrollo de las presentaciones de la empresa se simplifica.

Al preparar tu presentacin, ten en mente estos elementos para lograr un estilo corporativo unificado.

Encabezados Diagramas Sintaxis Verbos Etiquetas

Posicin Uso del logo Bordes / marcos Grficas Colores Sombras

Tipo de letra Uso de minsculas y


maysculas Uso de itlicas o negritas

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6. RESUMEN
Recuerda los tres pasos:

I ENFOCA
Define objetivos claros y precisos Conoce a tu auditorio Enfoca tu mensaje clave Enfoca tu desempeo

II ESTRUCTURA
Estructura tus mensajes y evidencia de soporte, en funcin de tu objetivo.

III VISUALIZA
No uses ttulos, usa encabezados. Simplifica tus visuales No uses solo cifras, usa grficas y tablas

No te ests fijando en los dems. Tan slo encrgate de que uno lo haga TU!

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MAPA CONCEPTUAL

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