Software Asset Management: Fehler vermeiden, Prozesse gestalten und die Weichen fr eine zukunftsfhige IT stellen

In diesem Informationsdienst werden uns noch intensiv mit dem Themen Software Asset Management und Lizenzmanagement beschftigen. Insbesondere die sich wandelnden Anforderungen werden wir nher vorstellen. Um in das Thema leicht einzusteigen, fassen wir in diesem Beitrag einige zentrale Aspekte des Themenkreises auf. Lizenzmanagement: Eine Herausforderung fr IT-Verantwortliche Das Bereitstellen von IT-Kapazitten hierzu zhlt auch die Software gehrt mit zu den erfolgskritischen Faktoren eines Unternehmens. Auftretende Strungen bei IT-Systemen wirken sich nicht nur auf das eigene Unternehmen negativ aus, sondern beeintrchtigen in hohem Mae auch die Beziehungen zu Kunden und Geschftspartnern. Fllt die IT einmal aus, kommt es nicht selten zu rechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen. Kurz gesagt: Ohne Software funktioniert im Unternehmen und im gesamten Wirtschaftssystem nichts mehr. Weil Software eine erhebliche betriebliche Ressource darstellt, wird deshalb ein enormer Aufwand in den Bereichen Stabilitt und Funktionalitt gelegt. Hierbei wird versucht, das wirtschaftliche Maximum mit einem Hchstma an Verfgbarkeit und Laufsicherheit zu erzielen. Ganz anders sieht es jedoch im Bereich des Managements und in der Verwaltung der einzelnen Software-Produkte bzw. der damit verbunden Lizenzen aus. In diesem erfolgskritischen Feld ist hufig Misswirtschaft anzutreffen. Die Organisation, das Management und die Weiterentwicklung der Software-Struktur und der Lizenzbestnde stehen bedauerlicherweise fr die meisten Unternehmen nicht im Mittelpunkt ihrer IT-Strategie, bzw. im strategischen Fokus. Ein schwerwiegender Fehler, denn die Fehleinschtzung der Lizenzthematik kann hohe finanzielle Einbuen zur Folge haben. Ein Grund fr die nachrangige Behandlung des Themas liegt beispielsweise darin, dass die Frage nach den tatschlichen momentanen und zuknftigen Lizenzbedarfen fr viele

Unternehmensverantwortliche nur bedingt zu beantworten ist. Andere verzichten auf ein aktives Lizenzmanagement, da sie insgeheim von einer Unterlizenzierung ausgehen. Doch das Gegenteil ist hufig der Fall: So liegt in 25 bis 35 % der Unternehmen eine nicht bedarfsgerechte Lizenzierung bzw. eine berlizenzierung vor. Diese fehlerhafte Allokation vermeidet man durch ein strategisches Lizenzmanagement, welches alle Aktivitten umfasst die dazu dienen, den Softwarebestand eines Unternehmens ber seinen gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten, zu kontrollieren und zu schtzen.

Strategische Herangehensweise unabdingbar Hufig sind weder die Vorteile von Lizenzmanagement-Lsungen und -Konzepten, noch die unterschiedlichen Bedarfe innerhalb des Life-Cycle einer Software-Lsung im Unternehmen bekannt. Dabei liegt gerade in der strategischen Herangehensweise an das Thema Lizenzmanagement ein enormes Reservoir zur Optimierung der Kostenstrukturen. Erreicht wird dies in der Regel mit einem Stufenmodell. Neben dem Erfassen von installierter Software und vorhandenen Lizenzen bildet insbesondere die Compliance-Prfung ein wichtiges Element in diesem Modell. Hier kann berprft werden, ob der technische Bestand mit dem kaufmnnischen Bestand identisch ist. Ergnzt werden diese skizzierten Stufen unter anderem durch Bedarfsplanung und Beschaffungskonzepte. Ein Vertragsmanagement, in welchem die Besitzverhltnisse und/oder vertragsrechtliche Determinanten erfasst werden, vervollstndigt das Organisationsinstrument. Doch bevor verborgene Reserven freigesetzt werden knnen, ist ein Softwarelizenzierungskonzept mit festen Prozessen erforderlich. Bei der Konzeptentwicklung arbeiten die Verantwortungstrger aus der IT- bzw. den technischen Bereichen mit den kaufmnnischen Verantwortlichen sowie der Geschftsleitung (bzw. in greren Unternehmen der Bereich Business Development) zusammen. Nur durch eine unternehmensweite Kooperation knnen die tatschlichen Bedarfe erkannt werden. Bei diesen sogenannten integrativen Prozessen werden die Anwenderunternehmen von zahlreichen Dienstleistern untersttzt, was bei der Vielzahl der Software- und Lizenzvarianten auch ntig ist. Auch die Anbieter der Software bieten entsprechende Lsungen und Angebote, um die Anwender unbrokratisch zu untersttzen. Knig Kunde oder Lizenzdschungel: Unberschaubares Angebot an Software und

Lizenzmodellen mindern die Effektivitt Dass der Kunde Knig ist, scheint bei den Softwareherstellern keine hohle Phrase zu sein. Mittlerweile gibt es fr jedes nur denkbare Bedrfnis entsprechende Lizenzmodelle zur Auswahl. Eine kostenoptimale beziehungsweise bedarfsgerechte Nutzung von Software soll dadurch ermglicht werden. So gibt es exemplarisch neben Systembuilder-Lizenzen (SB-Lizenzen) durch Hardwarehersteller vorinstallierte OEM-Lizenzen, Lizenzen zum Mieten, zum Kaufen oder auf Raten. Diese Modelle knnen zudem noch werden auf das es entsprechende Lizenzvolumen der

Anwenderunternehmen

angepasst

seien

Grounternehmen,

mittelstndische

Unternehmen oder Unternehmen mit nur fnf oder zehn PC-Arbeitspltzen. Server werden pro Kern oder pro Prozessor lizenziert; Zugriffsrechte pro Gert oder je Anwender. So oder so: Die Vielfalt der einzelnen Modelle erschweren aber fr den Anwender eine effiziente Planung bzw. optimale Beschaffung von Lizenzen. Auerdem werden zustzlich zu den Lizenzen hufig noch Vertrge fr Wartung oder Services abgeschlossen. Diese zustzlichen Vertrge verkomplizieren die Verwaltung sowie effiziente Ablufe. Auch binden solche Vertrge mehr Ressourcen. Zum Beispiel mssen die unterschiedlichen Vereinbarungen der diversen Lieferanten (Software-Hersteller) gesammelt, organisiert und verwaltet werden. Laufzeiten und Kndigungsfristen sind hierbei genauso zu bercksichtigen wie Serviceinhalte und Service Level Agreements (SLAs). Durch die vielfltigen Ausprgungen der Modalitten verdichtet sich der Lizenzdschungel immer weiter. Denn Anwenderunternehmen mssen nicht nur die vielfltigen Lizenz- und Wartungsmodelle

bercksichtigen. Sie mssen vielmehr auch die zahlreichen Versionen einzelner Softwareprodukte vergleichen. Hinzu kommt die zunehmende Bedeutung von Cloud-Lsungen und Services, die zustzlich abgebildet werden mssen. Richtige Auswahl der Beschaffungsmodelle fhrt zu optimierter Allokation und erffnet neue Chancen Der Investitionsgterbereich zeichnet sich in der Regel durch eine sehr hohe Produktkomplexitt aus, die fr den Einsatz des Investitionsguts Software und den damit verbundenen Lizenzbestimmungen typisch ist. Anwenderunternehmen setzen eine Vielzahl von Softwareprodukten unterschiedlicher Hersteller ein und im gehobenen Mittelstand kommt es leicht zu einer dreistelligen Zahl an unterschiedlichen Programmen. Hierdurch wchst der Grad an Komplexitt und mglichen Fehlerquellen, wie zum Beispiel ungengende Versorgung mit rechtlich einwandfreien Lizenzen. Die hufigste Fehlerquelle lsst sich auf fehlendes Lizenzwissen zurckfhren, welches direkt zu einer falschen Allokation fhrt. Grounternehmen oder mittelstndische Unternehmen knnen hingegen durch ein optimiertes Lizenzmanagement die Kosten reduzieren. Die Art der Software-Beschaffung, d.h. die nutzungsrechtlichen Grundlagen, sind daher von entscheidender Bedeutung fr alle Unternehmen und erffnen ein groes Sparpotenzial. Lizenzmanagement gewinnt an Bedeutung Unternehmensverantwortliche mssen sich der bereits bestehenden und wachsenden Bedeutung von Software-Lizenzmanagement im eigenen Unternehmen bewusst werden. Und dies auch besonders vor dem Hintergrund neuer Beschaffungsmodelle. Hier sind - natrlich Cloud-Lsungen zu nennen. Aber auch neue Monetarisierungsmodelle der Anbieter sind zu bercksichtigen. Viele Entscheider unterschtzen den Trend und die zunehmende Bedeutung von Freemium-Modellen. Hier gilt es frhzeitig mgliche Auswirkungen zu bewerten. Warum Software Asset Management (SAM) fr Unternehmen unabdingbar ist In Anlehnung an die Definition der IT Information Library (ITIL) kann SAM als ein Bndel von Geschftsprozessen bezeichnet werden, die im Lebenszyklus einer Software im Unternehmen (Beschaffung, Bereitstellung, Verwaltung, Ausmusterung) ntig sind, um den Softwarebestand eines Unternehmens zu verwalten, zu kontrollieren und zu schtzen. Software Asset Management ist fr Anwenderunternehmen Voraussetzung fr agile IT, eine moderne Infrastruktur und Zukunftsfhigkeit. Ferner kann regelmig nur durch entsprechende Prozesse und Vorgehensweisen eine konforme Lizenzierung erreicht werden. An dieser Stelle wollen wir nicht auf die finanziellen und rechtlichen Auswirkungen eingehen. Vielmehr gilt es die moralische und ethische Kultur zu reflektieren, um die Bedeutung von SAM zu erkennen. Es ist jedoch keine Seltenheit, dass viele Unternehmen auf Softwareinventare, Bedarfsanalysen oder ein ganzheitliches Software Asset Management (SAM) verzichten. Unsere Untersuchungen zeigen, dass sich Entscheider zwar im Rahmen des Auswahlprozesses intensiv mit den Kosten und Nutzen

einer Software auseinandersetzen, ein aktives Management der im Unternehmen vorhandenen Lizenzen jedoch oftmals nicht forcieren.