AREA:

PROCESO

GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

COMPONENTE VALORACIN 1 2
La institucin cuenta con una poltica para desarrollar el proceso de matrcula que garantiza su agilidad y coherencia con los lineamientos nacionales y locales. La institucin cuenta con un sistema de archivo organizado donde se integra la informacin histrica de los estudiantes de todas las sedes. La institucin cuenta con una poltica unificada para administrar la expedicin de boletines de calificaciones en todas sus sedes.

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La institucin cuenta con un proceso de matrcula gil y oportuno que tiene en cuenta las necesidades de los estudiantes y los padres de familia, y que es reconocido por la comunidad educativa. La institucin tiene un sistema de archivo que le permite disponer de la informacin de los estudiantes de todas las sedes, as como expedir constancias y certificados de manera gil, confiable y oportuna. La institucin dispone de un sistema gil y oportuno para la expedicin de boletines de calificaciones y cuenta con los sistemas de control necesarios para garantizar la consistencia de la informacin.

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La institucin hace evaluaciones peridicas sobre la satisfaccin de de las familias y los estudiantes en relacin con el proceso de matrcula y propicia el mejoramiento del mismo. La institucin revisa peridicamente la calidad y disponibilidad del archivo acadmico y ajusta y mejora este sistema.

El proceso de matrcula se desarrolla segn los criterios Proceso de matrcula adoptados por cada una de las sedes.

Apoyo a la gestin acadmica

Archivo acadmico

La informacin acadmica de los estudiantes est organizada en archivo en algunas sedes, segn criterios diferentes. La expedicin de boletines de calificaciones presenta en ocasiones inconsistencias e irregularidades. No hay un sistema unificado para todas las sedes. El mantenimiento de la planta fsica se realiza ocasionalmente, sin obedecer a una planeacin sistemtica.

Boletines de calificaciones

Administracin de la Mantenimiento de la planta fsica y de los planta fsica recursos

La institucin revisa peridicamente el sistema de expedicin de boletines de calificaciones e implementa acciones para ajustarlo y mejorarlo. La institucin revisa La institucin cuenta con La institucin asegura los recursos para peridicamente el programa un programa de cumplir el programa de mantenimiento de mantenimiento de su mantenimiento preventivo de su planta fsica. planta fsica y realiza los de su planta fsica. ajustes pertinentes.

Programas para la adecuacin y embellecimiento de la planta fsica

Seguimiento al uso de los espacios

La institucin realiza actividades aisladas y ocasionales de adecuacin, accesibilidad y embellecimiento de su planta fsica, y recibe apoyos puntuales de la comunidad educativa para realizarlas. La institucin tiene algunos registros sobre la manera cmo se estn utilizando los espacios fsicos, pero stos son espordicos y no estn sistematizados.

La institucin cuenta con un programa de adecuacin, accesibilidad y embellecimiento de su planta fsica, y ste cuenta con la ayuda de la comunidad educativa.

El programa de adecuacin, accesibilidad y embellecimiento de la planta fsica se lleva a cabo peridicamente y cuenta con la participacin de los diferentes estamentos de la comunidad educativa.

La institucin revisa y evala peridicamente su programa de adecuacin, accesibilidad y embellecimiento de su planta fsica y los resultados propician acciones de mejoramiento. La institucin revisa y evala peridicamente el plan de uso de cada uno de sus espacios fsicos y disea acciones para optimizarlos.

La institucin realiza una programacin La institucin cuenta con coherente de las actividades que se un sistema de registro y llevan a cabo en cada uno de sus seguimiento al uso de los espacios fsicos, basada en indicadores espacios fsicos. de utilizacin de los mismos. La institucin tiene un plan para adquisicin de los recursos para el aprendizaje que garantiza la disponibilidad oportuna de los mismos dirigidos a prevenir las barreras y potenciar la participacin de todos los estudiantes, en concordancia con el direccionamiento estratgico y las necesidades de los docentes y estudiantes. El proceso para determinar las necesidades de adquisicin de suministro de insumos, recursos y mantenimiento de los mismos, es participativo, se hace oportunamente y est articulado con la propuesta pedaggica de la institucin.

Adquisicin de los recursos para el aprendizaje

Suministros y dotacin

La institucin cuenta con un plan para la En los procesos de adquisicin de adquisicin de los los recursos para el aprendizaje recursos para el (computadores, laboratorios, aprendizaje que consulta bibliotecas, etc.) priman los las demandas de su intereses aislados de algunos direccionamiento docentes o los criterios de la estratgico y las administracin municipal. necesidades de los docentes y estudiantes. La institucin tiene un proceso establecido para La adquisicin de los suministros garantizar la adquisicin se realiza en el momento en que y la distribucin oportuna se presentan las necesidades; no de los suministros hay un plan que oriente esa necesarios (papel, actividad. materiales de laboratorio, marcadores, etc.).

La institucin evala peridicamente la disponibilidad y calidad de los recursos para el aprendizaje y realiza ajustes a su plan de adquisiciones.

La institucin revisa y evala peridicamente su proceso de adquisicin y suministro de insumos en funcin de la propuesta pedaggica, y efecta los ajustes necesarios para mejorarlo.

Mantenimiento de equipos y recursos para el aprendizaje

Seguridad y proteccin

Administracin de servicios complementarios

Servicios de transporte, restaurante, cafetera y salud (enfermera, odontologa, psicologa)

La institucin cuenta con un programa de mantenimiento preventivo El mantenimiento de los equipos y y correctivo de los otros recursos para el aprendizaje equipos y recursos para slo se realiza cuando stos el aprendizaje y, en caso sufren algn dao. Los manuales de requerirse, ste se de los equipos no estn hace oportunamente. disponibles para los usuarios. Adems, los manuales de los equipos estn disponibles. La institucin tiene una La institucin ha aproximacin parcial a su levantado el panorama panorama de riesgos o se completo de los riesgos encuentra apenas en proceso de fsicos. iniciar el levantamiento. La institucin cuenta con programas definidos para algunos servicios complementarios, y los La institucin ofrece algunos presta con la calidad y la servicios complementarios regularidad necesarias espordicamente y su cobertura para atender los es insuficiente. requerimientos del estudiantado. Adems, hay una articulacin con la oferta externa.

El programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje se cumple adecuadamente; con ello se garantiza su estado ptimo. Adems, los manuales de uso estn disponibles cuando se requieran.

La institucin revisa y evala peridicamente su programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje, y tiene en cuenta el grado de satisfaccin de los usuarios para realizar ajustes al mismo. La institucin revisa y actualiza peridicamente el panorama de riesgos.

La comunidad educativa conoce y adopta las medidas preventivas derivadas del conocimiento cabal del panorama de riesgos. Los servicios complementarios y recursos que ofrece la comunidad y los Establecimientos Educativos, se distribuyen de forma equitativa, se ofrecen oportunamente teniendo en cuenta la calidad requerida . Cada sede tiene programas sensibles a las demandas de los estudiantes, y la institucin cuenta con el apoyo e otras entidades para su prestacin.

La institucin revisa y evala peridicamente la cobertura, calidad y oportunidad de los servicios complementarios y recursos y promueve acciones correctivas en funcin de las necesidades del estudiantado.

Apoyo a estudiantes con necesidades educativas especiales

La institucin ofrece apoyos puntuales a los estudiantes que presentan bajo desempeo acadmico o con dificultades de interaccin de acuerdo con sus requerimientos. No hay una estrategia articulada para atender a esta poblacin.

Perfiles

La institucin cuenta con perfiles poco especficos que no orientan con claridad el proceso de seleccin o solicitud de personal.

Talento humano La institucin realiza actividades de induccin con los docentes y administrativos nuevos, pero stas no son sistemticas y obedecen a iniciativas individuales, de reas o de sedes.

La institucin tiene una estrategia definida para prestar apoyos pertinentes a los estudiantes que presentan bajo desempeo acadmico o con dificultades de interaccin, pero esta no es conocida ni aplicada por todos. Los perfiles se encuentran bien definidos, son coherentes con el PEI y con la normatividad vigente; sin embargo, no son tenidos en cuenta en los procesos de seleccin, solicitud e induccin del personal. La institucin cuenta con una estrategia organizada de induccin de docentes y administrativos nuevos, pero no se dan a conocer el PEI ni el plan de mejoramiento.

La estrategia para apoyar a los estudiantes que presentan bajo desempeo acadmico o con dificultades de interaccin, es aplicada en todas las sedes y es conocida por toda la comunidad educativa. Adems, est articulada con los servicios prestados por otras entidades o profesionales de apoyo.

La institucin evala peridica y sistemticamente la estrategia de apoyo a los estudiantes que presentan bajo desempeo acadmico o con dificultades de interaccin y adelanta acciones correctivas y de gestin para mejorarla.

Los perfiles con que cuenta la institucin se usan para la toma de decisiones de personal y son coherentes con su estructura organizativa. Adems, su uso en procesos de seleccin, solicitud e induccin del personal facilita el desempeo de las personas que se vinculan laboralmente a la institucin. La institucin tiene una estrategia organizada para la induccin y la acogida del personal nuevo, que incluye el anlisis del PEI y del plan de mejoramiento. Adems, realiza la reinduccin del antiguo en lo relacionado con aspectos institucionales, pedaggicos y disciplinares.

La institucin revisa y evala continuamente la definicin de los perfiles y su uso en los procesos de seleccin, solicitud e induccin del personal, en funcin del plan de mejoramiento y de sus ecesidades.

Induccin

La institucin revisa y evala peridicamente su estrategia de induccin y reinduccin del personal, y realiza los ajustes pertinentes para que sta se adecue al PEI y al plan de mejoramiento.

Formacin y capacitacin

La formacin y la capacitacin son asumidas como un asunto de inters particular de cada docente. La institucin acepta procesos de formacin sin evaluar su pertinencia con respecto al PEI o sus necesidades.

La institucin cuenta con lineamientos que permiten que sus integrantes opten por procesos de formacin en coherencia con el PEI y con las necesidades detectadas.

La institucin tiene un programa de formacin que responde a problemas identificados y demandas especficas; existen criterios claros para valorar la oferta externa y se cuenta con destinacin de recursos para adelantar procesos internos de capacitacin.

La institucin revisa y evala continuamente su programa de formacin y capacitacin en funcin de su incidencia en el mejoramiento de los procesos de enseanza y aprendizaje y en el desarrollo institucional.

Asignacin acadmica

Pertenencia del personal vinculado

La institucin tiene un proceso establecido para La institucin cuenta con criterios elaborar los horarios y explcitos para la asignacin realizar la asignacin acadmica de los docentes; sin acadmica de los embargo stos no son tenidos en docentes, pero ste cuenta a la hora de realizar dicha solamente se aplica en asignacin. algunas sedes o niveles, y no siempre es equitativo. Una parte importante del personal vinculado a la institucin comparte la El personal vinculado se identifica filosofa, principios, solamente con algunos aspectos valores y objetivos y de la misma, y ello genera dedica algn tiempo a la indiferencia hacia la institucin. realizacin de actividades relacionadas con estos aspectos.

La institucin cuenta con procesos explcitos para elaborar los horarios y los criterios para realizar la asignacin acadmica de los docentes, y stos se cumplen.

La institucin revisa y evala continuamente sus criterios de asignacin acadmica de los docentes y realiza los ajustes pertinentes a los mismos.

El personal vinculado est identificado con la institucin: comparte la filosofa, principios, valores y objetivos, y est dispuesto a realizar actividades complementarias que sean necesarias para cualificar su labor.

La institucin revisa permanentemente si el personal vinculado est identificado con su filosofa, principios, valores y objetivos, y toma medidas pertinentes para lograr que todos se sientan parte de la misma.

Evaluacin del desempeo

Estmulos

Apoyo a la investigacin

La institucin ha implementado un proceso de evaluacin de desempeo para La institucin realiza evaluaciones docentes, directivos y de desempeo de docentes, personal administrativo directivos y personal que indaga los diferentes administrativo de forma aspectos en el desarrollo espordica y sin contar con un del cargo. Este proceso modelo evaluativo para este cuenta con indicadores y propsito. referentes claros que estn en concordancia con la normatividad vigente, y son conocidos por todos. La institucin ha definido La institucin realiza algunas una estrategia de actividades de reconocimiento al reconocimiento al personal vinculado, de acuerdo personal vinculado, pero con iniciativas aisladas de sedes, sta no siempre es niveles o grados. llevada a la prctica. La institucin cuenta con una poltica de apoyo a la La investigacin en la institucin investigacin y a la se encuentra en estado produccin de materiales incipiente; carece de apoyo y relacionados con la seguimiento a las iniciativas de misma; adems se han los docentes. definido temas y reas de inters en concordancia con el PEI.

La institucin revisa continuamente el proceso de evaluacin de docentes, El proceso de evaluacin de docentes, directivos y personal directivos y personal administrativo administrativo, as como los permite la implementacin de acciones resultados de las acciones de mejoramiento y de desarrollo de mejoramiento, con el fin profesional. Adems, es conocido por la de ajustarlos y crear nuevos comunidad y cuenta con un respaldo planes de incentivos, apoyo amplio de los miembros de la institucin. a la investigacin, divulgacin de buenas prcticas, etc.

La estrategia de reconocimiento al personal vinculado es aplicada cabalmente y es parte fundamental de la cultura institucional.

La institucin revisa y valora continuamente su estrategia de reconocimiento al personal vinculado y realiza los ajustes pertinentes.

La institucin discute y La institucin cuenta con una poltica de perfecciona sus planes de investigaciones y ha desarrollado planes investigacin y busca para la divulgacin del conocimiento fuentes de financiacin que generado entre sus miembros. permitan su realizacin.

Hay conocimiento sobre las fuentes potenciales de los conflictos, pero la institucin no Convivencia y cuenta con estrategias para manejo de conflictos abordarlos eficazmente; en algunas oportunidades se hacen reuniones pero no hay avances en la solucin de los mismos. La institucin realiza espordicamente algunas Bienestar del talento actividades orientadas a la humano integracin y bienestar del personal vinculado.

La institucin ha definido estrategias para la mediacin de conflictos, pero stas se usan de manera espordica y no abarcan la totalidad de sedes, grados o niveles. La institucin ha definido un programa de bienestar del personal vinculado, pero ste no se cumple totalmente o no abarca a todas las sedes, niveles o grados.

La institucin dispone de estrategias claras para mediacin y solucin de conflictos y stos se resuelven a travs del dilogo y la negociacin permanente. Esto contribuye a que exista un buen clima laboral. La institucin cuenta con un programa de bienestar del personal vinculado que se cumple en su totalidad. Adems, es conocido y aceptado por la comunidad educativa desde una perspectiva de equidad.

La institucin revisa peridicamente sus estrategias de mediacin de conflictos y los ajusta de acuerdo con las necesidades.

Apoyo financiero y contable

La institucin revisa y evala continuamente su programa de bienestar del personal vinculado y los ajusta de acuerdo con los resultados obtenidos y las nuevas necesidades. La institucin evala Existen procedimientos establecidos peridicamente los La elaboracin del para que las sedes y los niveles puedan procedimientos para la presupuesto se hace elaborar el presupuesto de forma elaboracin del presupuesto, El presupuesto de la institucin es teniendo en cuenta las acorde con las actividades y metas de manera que se logre Presupuesto anual un agregado de ingresos y necesidades de las sedes establecidas en el Plan Operativo coordinar las necesidades del Fondo de gastos que no tiene relacin con y niveles, y toma como Anual. Adems, el plan de ingresos y de las distintas sedes y Servicios Educativos las prioridades. No hay referentes el Plan egresos est relacionado con los flujos niveles. Asimismo, realiza (FSE) mecanismos de planeacin Operativo Anual, el PEI, de caja. El presupuesto es un anlisis financieros y financiera. el plan de mejoramiento y instrumento de planeacin y gestin proyecciones la normatividad vigente. financiera que opera coherentemente presupuestales para la con otros procesos institucionales. planeacin y gestin institucional.

Contabilidad

Ingresos y gastos

Control fiscal

La contabilidad de la institucin se organiza de acuerdo con los requisitos reglamentarios y discrimina claramente La institucin lleva registros los servicios prestados. contables de algunas actividades, Sin embargo, su uso se pero stos se hacen de forma limita a la elaboracin de desorganizada y sin la totalidad informes para los de los soportes respectivos. organismos de control, de modo que no se cuenta con esta informacin como instrumento de anlisis financiero. La institucin cuenta con La institucin ha definido algunas procesos para el recaudo actividades para el recaudo de de ingresos y la ingresos y el desembolso de realizacin de los gastos. egresos, pero los registros Los registros son pueden presentar inconsistencias consistentes y coinciden con respecto al plan de ingresos y plenamente con el plan gastos estipulado. de ingresos y gastos estipulado. La institucin presenta los informes financieros a las Los informes financieros autoridades competentes presentados por la institucin a de manera apropiada y las autoridades competentes no oportuna, y tambin los siempre se hacen de manera da a conocer a la oportuna y no son conocidos por comunidad educativa. Sin la comunidad educativa. embargo, no los utiliza para apoyar la toma de decisiones.

La contabilidad est disponible de manera oportuna y los informes financieros permiten realizar un control efectivo del presupuesto y del plan de ingresos y gastos.

La contabilidad tiene todos sus soportes; los informes financieros se elaboran y se presentan dentro de los plazos establecidos por las normas y se usan para el control financiero y para la toma de decisiones en el corto, mediano y largo plazo. Sus resultados aportan informacin para ajustar los planes de mejoramiento. Hay seguimiento y evaluacin de los procesos de recaudo de ingresos y de realizacin de los gastos; dicha informacin retroalimenta la planeacin financiera y apoya la toma de decisiones. La institucin revisa y hace seguimiento a los resultados de los informes financieros, para que stos sean un elemento clave en el momento de planear las acciones, tomar decisiones y evaluar los resultados de las mismas.

Hay procesos claros para el recaudo de ingresos y la realizacin de los gastos, y stos son conocidos por la comunidad. Adems, su funcionamiento es coherente con la planeacin financiera de la institucin.

La institucin presenta los informes financieros a las autoridades competentes de manera apropiada y oportuna. stos son parte del proceso de control interno y sirven para tomar decisiones y realizar seguimiento al manejo de los recursos.