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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE NICARAGUA, LEN
SISTEMA DE BIBLIOTECAS, UNAN - LEN
Ao 5, No. 9
Agosto, 2012
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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE NICARAGUA, LEN
SISTEMA DE BIBLIOTECAS, UNAN - LEN
Ao 5, No. 9
Agosto, 2012
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Consejo Editorial Honorario
Rger Gurdin Vigil
Rector
Octavio Guevara
Vicerrector General
Sonia Ruiz
Secretario General
Consejo Editorial
Adela Morales Mungua
Directora del SIBUL
Aracely Valladares Lacayo
Resp. de Archivo
Oscar Espinoza Miranda
Diseo y diagramacin
Antonia Heredia Herrera
Julia Mara Rodrguez Barredo
Luis Crespo Arc
Llus-Esteve Casellas i Serra
Colaboradores
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Contenido
Presentacin
Breves reexiones archivstas sobre lecturas
recientes / Antonia Heredia Herrera
El real decreto 17088/2011 y el proyecto de
ley para la transparencia en Espaa / Julia
Mara Rodrguez Barredo
Nociones sobre la conservacin de los
nuevos soportes documentales: registros
sonoros y audiovisuales / Luis Crespo Arc
La transicin hacia la Administracin
electrnica: la experiencia del Ayuntamiento
de Girona / Llus-Esteve Casellas i Serra
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Presentacin
En la edicin nmero 9 del Bole!n electrnico Archivala, se presenta el ar!culo de la Dra. Antonia
Heredia Herrera, BREVES REFLEXIONES ARCHIVSTAS SOBRE LECTURAS RECIENTES, en el cual comenta
acerca de las armaciones odas o aparecidas en trabajos editados y sobre textos recientes que, sin ningn
ltro cien!co, estn incrementando la bibliogra#a archivs$ca y que por el hecho de estar publicados se
convierten inevitablemente en referencias, no siempre convenientes.
La Dra. Julia Mara Rodrguez Barredo, en su publicacin acerca del REAL DECRETO 1708/2011 Y EL
PROYECTO DE LEY PARA LA TRANSPARENCIA EN ESPAA, destaca en su escrito la importancia que $ene la
transparencia y el acceso a los documentos y a la informacin durante los siglos XIX, XX y en estos primeros
aos del siglo XXI en Espaa.
El ar!culo del Dr. Luis Crespo Arca, NOCIONES SOBRE LA CONSERVACIN DE LOS NUEVOS SOPORTES
DOCUMENTALES: REGISTROS SONOROS Y AUDIOVISUALES, destaca la necesidad de denir lneas de actuacin
en materia de preservacin, as como tambin los retos presentes y futuros para archivos y bibliotecas,
especialmente para almacenar y preservar informacin en nuevo soportes.
El Dr. Llus-Esteve Casellas i Serra, en su ar!culo sobre LA TRASICIN HACIA LA ADMINISTRACIN
ELECTRNICA: LA EXPERIENCIA DEL AYUNTAMIENTO DE GIRONA, comparte la experiencia de los resultados
obtenidos en el Ayuntamiento de Girona, en relacin con la Administracin electrnica y la ges$n de
documentos desde una perspec$va prc$ca dentro del contexto norma$vo y organiza$vo.
Adela Benita Morales Mungua
Directora Sistema de Bibliotecas, UNAN-LEN

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Breves reexiones archivstas sobre lecturas recientes /
*Antonia Heredia Herrera
A mis queridos alumnos de la UNIA
La aceleracin que nos est llevando a la aplicacin de cambios substanciales no debera
impedirnos la coherencia a par!r del conocimiento y uso de conceptos fundamentales que nos afectan
como profesionales.
A este respecto me voy a permi!r hacer algunos comentarios sobre armaciones odas o aparecidas
en trabajos editados y sobre textos recientes que, sin ningn ltro cien#co, estn incrementando
la bibliogra$a archivs!ca y que por el hecho de estar publicados se convierten inevitablemente en
referencias, no siempre convenientes. No los citar por respeto.
Sigue sin desterrarse, en algunos entornos, la preferencia, la insistencia, la acotacin exclusiva
de los Archivos histricos en las ins!tuciones como puede ser el caso, no nico, de las Universidades. Y
resulta que el Archivo histrico no es suscep!ble de acotacin $sica ni temporal porque es una pieza o
elemento al nal de una red que siempre est incrementndose a par!r del contenido documental de los
Archivos inmediatamente anteriores de dicha red. Con ellos forman una secuencia en con!nuo aumento
y movimiento. No nos quedemos con los Archivos histricos aislndolos, dmosles vida insertndolos
en una red de Archivos acordes con las edades documentales. No nos encerremos en ellos porque se
desvirtuaran si no crecen a par!r de transferencias reguladas y obligadas. La ges!n documental de la
que tanto hablamos y aplicamos, menos, no tendr sen!do.
Y hablando de Historia, quiz sea importante reconocer que los Archivos y sus contenidos
documentales son siempre memoria. No toda la memoria de la sociedad sino parte de ella y exis!endo esa
relacin intrnseca entre memoria, historia y Archivos, no resulta la misma relacin cuando hablamos de
historiadores y de Archivos. La Historia es un conocimiento importante para los archiveros y para su trabajo
a la hora de la sistema!zacin de los contenidos documentales. Los historiadores por el hecho de ser tales
no son archiveros aunque en ms de una ocasin, por ausencia de archiveros, bienintencionadamente,
los han sus!tuido realizando ac!vidades archivs!cas a par!r de una metodologa propia cuyos resultados
no siempre han sido afortunados. Resultados que sobreviven por respeto, intocables, trasgrediendo la
teora y la praxis archivs!cas. En ms de una ocasin, quienes me conocen han odo una recomendacin
personal parecida a sta el respeto siempre para el principio de procedencia y no para los historiadores.
Recomendacin que sacada de contexto puede resultar ofensiva, pero no es ese mi propsito.!Yo tambin
soy historiadora!
No me canso de insis!r en estos l!mos aos, aunque tengo que reconocer que con escasos
resultados, que los archiveros trabajamos prioritariamente con documentos de archivo y no con
documentacin. Sin embargo al hablar de ges!n documental se insiste que la documentacin pierde
su vigencia administra!va, que se ingresa documentacin y tambin se conserva, se reproduce y se
digitaliza documentacin No sera ms correcto en todos estos casos hablar de documentos?.
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No cabe duda que a veces son expresiones que pueden tacharse de inofensivas pero ciertamente no son
acertadas y como tales pueden alejarnos de la dimensin cien!ca, en nuestro caso archivs#ca Qu
trabajo nos cuesta ser rigurosos?.
En esta lnea, porqu archivos de ocina y Archivos centrales?. Puede exis#r ms de un criterio
a la hora de la gra$a, lo que no es admisible es la discrecionalidad, la arbitrariedad.
Me aparto totalmente de quien ha llegado a armar que los valores primarios y secundarios se
otorgan a los documentos, porque el archivero no #ene facultad de otorgar esos valores. Esos valores
los #enen los documentos, a nosotros no nos cabe otra cosa que reconocerlos y representarlos.
Cuando se arma que el nivel de descripcin ms general, por comn, es el inventario quiz
estemos desvirtuando el concepto de nivel de descripcin. Pese a algunas interpretaciones de ayer, hoy
nivel de descripcin #ene que ver con categora y supone el nivel de jerarqua de los documentos dentro
del fondo. Nivel de descripcin en la norma ISAD(G) nos lleva a la representacin del nivel de organizacin
de las agrupaciones documentales. Ese nivel de descripcin sirve para reconocer al fondo mismo, a sus
divisiones, a las series y, en su caso, a las subseries y a las unidades documentales compuestas y simples.
El inventario es un instrumento resultado de la aplicacin de la descripcin a las series de un fondo.
Nunca nivel de descripcin lo hemos aplicado al inventario, ni al catlogo. Otra cosa es la relacin de
los instrumentos de descripcin con los niveles de descripcin.
Con todo, segn la ISAD(G) -como acabamos de ver- el nivel de descripcin limita las unidades
de descripcin a solo las agrupaciones documentales integrantes del fondo de aqu que exis#endo otras
realidades o en#dades archivs#cas stas podran quedar al margen de la descripcin cuando tambin
son suscep#bles de describirse. De aqu que la CNEDA (Comisin de Normas Espaolas de Descripcin
Archivs#ca) haya eliminado de su glosario el trminonivel de descripcin porque lmita y reduce las
unidades de descripcin posibles cuando stas incluso van ms all de los documentos, as los agentes,
las funciones.
Ms grave me parece la armacin siguiente: la estructuracin de un fondo de acuerdo con el
principio de procedencia exige el conocimiento de los procedimientos administra#vos del autor, porque
creo que todos estamos de acuerdo en que el autor nada #ene que ver con el principio de procedencia
y que lo que este principio exige, a la hora de estructurar un fondo es el reconocimiento del productor y
las funciones atribuidas y procedimientos que le son propios.
Poco conocimiento de las series #ene quien a la hora de una transferencia denomina a una de
ellas.calamidades. Calicacin que mejor conviene al pseudo archivero que ha hecho la transferencia.
Invocamos con facilidad el Modelo de excelencia empresarial (EFQM), se nos llena la boca hablando de
liderazgo, de estrategias, de procesos, de op#mizacin de resultados y de sa#sfaccin de clientes y no
siempre a la hora de llevar todo esto a la prc#ca, acertamos, porque a veces nos falta algo fundamental
:el conocimiento riguroso de la realidad a la que vamos a aplicarlo y el lenguaje cien!co para reconocer
esa realidad .El resultado puede ser contrario a la mejora de procesos cuando estos procesos no son
tales y a la hora de estructurarlos nos apartamos de algo tan importante como la consistencia que algo
#ene que ver con la coherencia.

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De aqu que si la secuencia de ac!vidades/procesos enumera:
Ingreso de documentos
Iden!cacin
Clasicacin
la cuarta no podr ser Programa de descripcin, sino Descripcin archivs!ca, del mismo modo que en
lugar de clasicacin no podremos poner cuadro de clasicacin, porque una cosa es la ac!vidad y otra
los resultados.
Los Manuales de procedimientos de las Organizaciones, sin duda, a la hora de su ges!n
administra!va son imprescindibles pero su traslacin a nuestro contexto archivs!co no puede obviar
que la ges!n documental no es ges!n administra!va y como tal no responde a procedimientos
administra!vos sino a procesos archivs!cos.
Quiz deberamos par!r reconociendo que proceso no es equivalente a procedimiento
administra!vo porque ste siendo un proceso (secuencia de acciones, de trmites) es uno especco
que documenta una ac!vidad administra!va. Las ac!vidades que realizan los archiveros sobre los
documentos no son ac!vidades administra!vas pero hay tambin que reconocerlas y documentarlas por
procesos y no por procedimientos administra!vos. La regulacin de los sucesivos pasos permi!r que a
la hora de la aplicacin de la misma ac!vidad se repitan siempre dichos pasos. .Y algo ms, las funciones/
ac!vidades archivs!cas se desdoblan las ms de las veces en ms de un proceso. Pensemos en el ingreso
de documentos para el que han de reconocerse los procesos todos aplicados a los documentos y no
a la documentacin- de transferencia, de compra, de donacin, de depsito, etc. y cada uno exige un
diagrama diferente. De aqu lo inconveniente que puede resultar hablar de Manual de procedimientos
administra!vos para un Archivo.
Admi!endo la consistencia de la que antes hemos hablado para estructurar algo, la ges!n documental
no se sustrae a este planteamiento y quiz lo primero que tendramos que tener claro qu vamos a
entender por ges!n documental, donde empieza y donde termina, cuales son las funciones/ac!vidades
que la integran y cuales los procesos que corresponden a cada una.
Personalmente, me cuesta reconocer que la ges!n documental sea un proceso no ser
un conjunto de procesos?. Por otra parte, si la ges!n documental se inicia con el ingreso de
documentacin ,con!na por la iden!cacin de series y por la clasicacin para concluir en el
programa de descripcin documental que mejor sera de descripcin archivs!ca, sin ms- estaremos
ante una ges!n documental de puertas adentro de los Archivos cuando tendramos que abogar por una
ges!n documental que se inicia mucho antes. Adems se nos plantean algunas duda: la valoracin,
la conservacin, la reproduccin, la digitalizacin no son parte de la ges!n documental?. En!endo que
s.
La coherencia aliada a la consistencia quiz debera evitar que, a la hora de enumerar los procesos
de la ges!n documental, una Comisin calicadora de documentos tuviera el mismo nmero de dgitos
que ingreso de documentos o clasicacin y ,adems, que la digitalizacin preceda a la valoracin.

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Y hablando de valoracin, no se me hubiera ocurrido nunca que la valoracin es el procedimiento
que explica cmo se cons!tuye la Comisin calicadora de documentos.
En!endo que puede quedarse corto quien arma que la iden!cacin es un proceso relacionado
con la clasicacin, cuando tambin lo est con la valoracin y con la descripcin archivs!ca.
Es ms que probable que ninguno de nosotros pueda armar que no ha sido responsable de algn
equvoco ver!do en sus trabajos. Equvocos que en ms de un caso han sido rec!cados a lo largo del
!empo al asumir la evolucin de la Archivs!ca. Los gazapos a los que me he referido en esta ocasin
son recientes, muy recientes, y deberan tenerse en cuenta para evitarlos.
Sevilla 28 de febrero 2012

Da de Andaluca
* Doctora en Historia
Archivera
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El real decreto 17088/2011 y el proyecto de ley para la transparencia en
Espaa /
*Julia Mara Rodrguez Barredo
Resumen: El acceso de los ciudadanos a los documentos Administra!vos se ha conver!do en un derecho
obligatorio que los Estados deben respetar en aras de la democracia y para favorecer la transparencia
administra!va. Los ciudadanos !enen la obligacin de informarse y el derecho a saber. Estamos viviendo
un momento muy interesante en todos los pases tanto por las reformas legales como con la implantacin
de las administraciones electrnicas. Pero se est haciendo bien la preparacin y se est dando la
suciente informacin?, se est haciendo la reforma administra!va necesaria?.Porque si ciudadanos,
administradores y Gobiernos no se preparan covenientemente, cualquier reforma legal se puede quedar
en papel mojado.
Palabras clave: Acceso, Administracin Central, Administracin Local, archivo, buen gobierno, ciudadano,
cons!tucin, derecho, informacin, ley de archivos, ley de prensa, ley de transparencia, publicidad ac!va,
real decreto, reglamento, sistema de archivos.
INTRODUCCION

A par!r de la Declaracin de los Derechos del Hombre en 1789, se inicia un proceso de liberalizacin
para el acceso a los Archivos y stos, empiezan a adquirir una nueva funcin sin perder la tradicional e
histrica; pasan a cons!tuir el tesoro documental de la nacin, su fe pblica, el depsito de sus Leyes al
servicio de los gobiernos y de los ciudadanos.
En los siglos XIX y XX todos los pases han realizado serios esfuerzos para exibilizar las norma!vas
de acceso a la informacin, esfuerzos y exibilizacin que tambin se dan en Espaa; los archivos durante
estos dos siglos fueron perdiendo, de forma progresiva, el carcter secreto que tenan (locus ad secre!s
como se les llam en algunas ocasiones) para adquirir un carcter abierto. El siglo XIX se caracteriza por
teoras y corrientes liberalizadoras:
Cons!tucin de 1812.
Real Orden de Abril de 1844
En el siglo XX hay en Espaa etapas bien diferenciadas:
Decreto de 1901
II Repblica Espaola: Reglamento de Rgimen y Gobierno de los Archivos del Estado y creacin de
los Archivos Histricos Provinciales.
Dictadura 1939-1975: I Ley de Procedimiento Administra!vo.
Cons!tucin de 1978
Ley de Patrimonio Histrico Espaol.
Pero si hay algo que caracterice los aos desde 1901 a 1978 es: Secre!smo y Privacidad.
Con momentos de apertura como consta en las Actas del IV Congreso Internacional de Archivos,
del C.I.A., celebrado en Madrid en 1968, donde se adoptaron varias resoluciones interesantes para el
acceso a los archivos y llama la atencin un prrafo contenido en sus conclusiones:

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El hacer accesibles los archivos que presentan un valor nacional e histrico, constuye para todo
gobierno democrco una obligacin moral. Esta es la razn por la que se ha podido decir que los
archivos pblicos son la conciencia suprema de los Estados.
No eran precisamente !empos democr!cos en Espaa, si bien es cierto, que desde la legislacin
de 1958, con la Ley de Procedimiento Administra!vo o la Ley de Prensa e Imprenta de 1966, o la Ley de
Secretos Ociales de 1968... se pretendi abrir puertas al acceso a la informacin y a los documentos.
Pero la realidad democr!ca en cuanto a ello, lleg con el gran hito: la Cons!tucin de 1978. Por primera
vez en la historia de Espaa, el acceso a la informacin es un derecho cons!tucional.
Por lo que respecta a los archivos municipales, (que son los que mejor conozco), cualquier
legislacin o norma!va dictada para la Administracin Central, afectaba tambin a la Administracin
Local, esto es, Ayuntamientos y diputaciones.
La transparencia administra!va y la liberalizacin del acceso a la informacin, ha sido un proceso
lento. Hemos tenido que esperar a hechos y leyes recientes para que sean considerados como un derecho
ciudadano.
La Constucin de 1978 es, como decamos, el gran hito y el ar#culo de obligada referencia
para los administradores, ciudadanos y archiveros es el ya famoso Art.105.b. De este ar#culo y de
otros enunciados legales se recoge que, los archivos deben garan!zar la seguridad y conservacin de los
documentos, sea cual sea su soporte, y que adems, los archivos forman parte del patrimonio documental
y cultural del Estado, pues as consta en la Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico Espaol, otro texto legal
muy importante para el acceso y para la conservacin de los documentos.
1.- LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACIN EN ESPAA: COMENTARIOS.
La transparencia y el acceso a los documentos y a la informacin durante los siglos XIX, XX y
en estos primeros aos del siglo XXI, ha sido en Espaa una historia de luces y sombras. Mas sombras
que luces Para comenzar debo decir con sinceridad que Espaa es uno de los pases mas opacos de
la Unin Europea y el nico con ms de un milln de habitantes sin ley de transparencia; aunque no
nos guste hay que decirlo. No obstante, el pasado 23 de marzo el presidente del Gobierno de Espaa,
don Mariano Rajoy, present el proyecto de la futura Ley de Transparencia y Buen Gobierno, durante el
Consejo de Ministros de ese da. La idea era presentarla ocialmente en Brasilia el da 17de Abril, en el
Foro Internacional impulsado por Brasil y Estados Unidos para fomentar precisamente, el acceso a los
documentos. Bien est, pero en las l!mas dcadas del siglo XX, en plena democracia, los sucesivos
gobiernos espaoles han ignorado la realidad o no han querido plantear una ley similar a la Freedon of
Informa!on Act, aprobadas por casi todos los pases de nuestro entorno. Aunque realmente el concepto
de transparencia es ms moderno y las normas se empezaron a elaborar de manera generalizada desde
los aos ochenta.
En 2010 la llamada Plataforma Coalicin pro Acceso que integra 54 organizaciones hizo un
experimento que se llam la Campaa de las 100 preguntas y la conclusin fue que las Administraciones
Pblicas Espaolas, ocultan datos!... en materia de:
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Defensa, Medioambiente, Listas de Espera para Hospitales, Sanidad, Par!dos Pol!cos, Sindicatos, Polica,
Jus!cia, Presupuestos
Segn informacin gubernamental, la prxima ley, permi!r a los ciudadanos preguntar por
todo aquello que no tenga el sello de condencialidad. Tambin que con esta ley nos pondremos a la
vanguardia mundial. Como archivera y como ciudadana espero y deseo que as sea.
Pero la citada Coalicin y otras voces, aseguran que esta ley no servir de mucho si no se cumplen
algunos principios bsicos, de ellos cabe citar a dos muy importantes:
1. La creacin de un rgano independiente que garance en cumplimiento de la Ley.
2. Que sta sea considerada como un derecho fundamental.
Al hilo de la cues!n, hace ya unos cuantos das, le en la prensa espaola una frase que deca
ms o menos as: No es casualidad que los pases en los que la ley obliga a las administraciones a
trabajar con transparencia, sean precisamente los pases con menos ndices de corrupcin y con mayor
sasfaccin ciudadana. Interesan#simo comentario para reexionar unos instantes sobre el momento
que estamos viviendo.
Pero est preparado el sistema en todas las Administraciones?. Sera tremendo para los
ciudadanos y para la futura ley que ocurriera lo mismo que ocurri con el Sistema Nacional de Sanidad.
En el ao 2004, se aprob la Ley de Cohesin y Calidad del Sistema Nacional de Salud, (SNS), pero
hemos tenido que esperar a 2011 para que todos los espaoles estemos totalmente iden!cados en el
citado Sistema. Otros organismos de la Administracin Central, man!enen frreos herme!smos. Segn
opiniones de diferentes medios, son secretas hasta la estads!cas!. Se facilitan datos e informaciones
globales pero no de manera individualizada.
2.- DOS HECHOS RECIENTES: EL REAL DECRETO 1708 DE 2011 Y EL PROYECTO DE LEY DE TRANSPARENCIA
ACCESO A LOS DOCUMENTOS Y BUEN GOBIERNO.
1 REAL DECRETO 1708/2011.
El Real decreto 1708/2011 de 18 de Noviembre, por el se establece el Sistema Espaol de
Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracin General del estado y de sus organismos
pblicos y su rgimen de acceso.
Entr en vigor el 1 de enero de 2012 y lo primero que se nos ocurre comentar es una opinin generalizada:
lleg con mucho retraso. El l!mo Decreto en materia de Archivos databa de 1901. El vaco legal era
enorme y se dejaba sen!r en no pocas ocasiones.
El objeto del Real Decreto es:
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Establecer el Sistema Espaol de Archivos, previsto en el arculo 66 de la Ley 16/1985, de 25 de junio,
del Patrimonio Histrico Espaol, formado por los archivos de la Administracin General del estado
y el resto de archivos pblicos y `privados, vinculados al Sistema, mediante los correspondientes
instrumentos de cooperacin.
Regular el Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado como conjunto de todos
los archivos de la citada Administracin, as como de las endades de Derecho pblico vinculadas
o dependientes de ella.
Establecer el procedimiento comn para el acceso a los documentos obrantes en el Sistema de
Archivos de la Administracin General del Estado.
Qu pretende esta norma?
1 Facilitar el ejercicio del derecho de acceso de los ciudadanos a los Archivos y a los Documentos
Administra!vos.
2 Claricar criterios contenidos en la diversa legislacin aplicable.
3 Introducir un procedimiento comn de solicitud de acceso ms sencillo.
4 Pretende suprimir incer!dumbres y ocasiones de arbitrariedad.
5 Establece la necesidad de proteger intereses pblicos y privados en los trminos reconocidos por la
Cons!tucin. (Art. 105.b)
6 Reconoce la existencia de especiales requisitos y condiciones para el acceso a documentos que no son
de libre consulta y requieren autorizacin.
7 Aplica recomendaciones y normas nacionales e internacionales para dar a los documentos el
tratamiento tcnico archivs!co adecuado.
8 Empleo de nuevas tecnologas en el desarrollo de su funciones y ac!vidades; desarrollar programas
de digitalizacin, reproduccin, descripcin y planes archivs!cos.
9 Garan!zar: la integridad, auten!cidad, abilidad, disponibilidad, condencialidad y conservacin de
los documentos electrnicos, recibidos o almacenados, (segn lo establecido por la Ley 11/2007 de 22
de junio de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos en los Esquemas Nacionales de
seguridad e Interoperabilidad) .
10 Es una norma respetuosa con el delicado equilibrio que debe mantenerse entre la salvaguarda del
derecho fundamental a la proteccin de datos personales, (Ley Orgnica 15/1999 de 13 de diciembre de
Proteccin de Datos de Carcter personal) y el derecho de acceso a documentos y archivos.

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11 Dis!ngue una variedad de supuestos en relacin con el acceso a los documentos que con!enen
datos personales. Grada atendiendo al !po de datos:
Edad del documento
Circunstancias del caso
Finalidad del acceso
Condiciones y requisitos que se han de reunir para levantar las restricciones del acceso.
12 No altera el rgimen material de acceso a los documentos de los Archivos de la Administracin
General del estado, compa!ble con el reconocimiento de un procedimiento comn para la solicitud de
acceso a los documentos.
13 El rgimen previsto (solicitud de acceso, tramitacin y resolucin, derecho a obtener copias),
complementa y facilita la aplicacin de otras disposiciones legales:
Ley 30/1992 ley de Procedimiento Administra!vo Comn.
Ley 16/1985 de Ley de Patrimonio Histrico Espaol.
Ley 11/2007 Lay de Acceso Electrnico de los ciudadanos a los Servicios pblicos.
Ley 52/2007
Ley 16/85 Ley de Bases del Rgimen Local.

Como he comentado, entr en vigor el 1 de enero y algunos juristas y archiveros lo encuentran
adems de tardo, escaso. Otras opiniones lo ven como:
Una norma posibilista.
Respetuosa.
Moderniza el Sistema Espaol de Archivos.
Establece el principio voluntariedad entre la Administracin Central del Estado y las Administraciones
Autonmica y Local.
Todas las competencias son compar!das: Juntas de calicacin, expolios, bienes de las
comunidades...

Me permito aadir como comentarios personales lo siguiente:
El Reglamento de su desarrollo es necesario que se haga cuanto antes. La mayor parte de las veces
los Reglamentos llegan tarde. Ojal! Que en este caso no sea as.
Cambiar el Ciclo Vital de los documentos tal y como lo entendemos hoy.
Archiveros, Gestores de la administracin, Inform!cos Y Juristas tendremos que trabajar codo con
codo y ser generosos para crear Normas idneas entre todos.
2 LEY DE TRANSPARENCIA
Ley de la Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Buen Gobierno
Es todava un Proyecto, en el momento de redactar estas lneas ha sido aprobada por el Consejo de
Ministros ( como digo en lneas anteriores), pero es probable que tarde algo ms en ser aprobada por las
Cortes. Su enunciado rene tres conceptos que se han dado en momentos histricos bien diferentes:

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Buen gobierno: es el concepto ms an!guo de los tres. Conocido y prac!cado por ins!tuciones
y sociedades de rasgos democr!cos desde la Grecia Clsica. Cobr fuerza y actualidad en la Unin
Europea en los aos noventa; el trmino usado en esos aos fue gobernanza.
Acceso igualitario a la informacin y a los documentos se consolida en la dcada de los noventa,
en nuestro pas con la Ley de Prensa de 1966. Aunque del acceso a los documentos se habl con fuerza
por toda Europa desde el n de la II Guerra Mundial y en Estados Unidos desde la Freedom of Informa!on
Act , promulgada en 1966 por el Presidente L. B. Johnson.
Y por l!mo el concepto ms moderno: la transparencia, cuyas normas se comenzaron a elaborar
y promulgar de forma generalizada desde los aos ochenta.
Creo que la futura Ley de Transparencia obligar a las tres administraciones espaolas: Central,
Autonmica y Local, a facilitar el acceso a los documentos y al control de las buenas prc!cas administra!vas.
Las tecnologas tendrn un papel muy importante, todos lo sabemos, ya que la Interoperabilidad, y los
Decretos que la desarrollen), permi!rn acceder a los ciudadanos, en !empos o plazos razonables a la
informacin que deseen conocer o necesiten en sus relaciones con la administracin en general.
Desde el lunes da 26 de Marzo ha estado some!da a quince das de audiencia pblica reforzando
as la obligacin de Publicidad ac!va(Art.3). Obligacin que tendrn que tendrn que cumplir todas las
Administraciones del Estado Espaol, incluyendo en sus pginas web, toda la informacin rela!va a:
Contratos
Tasas y precios pblicos
Adjudicaciones de obras y proyectos
Subvenciones y ayudas recibidas y concedidas.
Par!das presupuestarias
Sueldos de direc!vos y altos niveles de la Administracin
Incompa!bilidades de funcionarios y otros cargos.
El mbito de aplicacin, de la futura ley est contenido en el Art.2, donde se dice:
1. Las disposiciones de ste #tulo se aplicarn a:
La Administracin General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autnomas y la
En!dades que integran la Administracin Local.
Los organismos autnomos, en!dades pblicas empresariales y las en!dades de Derecho Pblico
que tengan atribuidas funciones de regulacin o control sobre un determinado sector o ac!vidad.
En!dades de Derecho Pblico con personalidad jurdica propia, dependientes de la Administraciones,
incluidas las Universidades Pblicas.
El Congreso de los Diputados, el Senado, el Tribunal Cons!tucional, el Consejo del Poder Judicial, el
Consejo de Estado, el Defensor del Pueblo, el Tribunal de Cuentas, el Consejo Econmico y Social y las
ins!tuciones anlogas de las Autonomas sujetas a Derecho Administra!vo.
Las Sociedades Mercan!les en cuyo capital social, la par!cipacin directa o indirecta del Estado, sea
superior al 50%.
Las fundaciones del sector pblico.
Las Asociaciones cons!tuidas por las Administraciones.

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2. Las personas !sicas y jurdicas que presten servicios pblicos o ejerzan potestades administra"vas,
estarn obligadas a suministrar a la Administracin a la que se encuentren vinculadas, toda informacin
necesaria para que aquella cumpla con las obligaciones previstas en la esta Ley de Transparencia.

Los lmites del Derecho al acceso estn contenidos en el Art.10, donde se dice:
1. El derecho de acceso podr ser restringido cuando la divulgacin de la informacin suponga un
perjuicio para:
2. Cmo vemos algunos archiveros municipales esta Ley? Pues la vemos: profunda, moderna,
homologable ( con otros pases de la U.E. y con las Autonomas Espaolas), en n bienvenida sea. Es
de destacar la relevancia penal que van a tener determinadas conductas de las autoridades, en el mal
empleo y manejo de los fondos pblicos.
Se preguntarn, con un Reglamento de 1901 y sin Ley de Transparencia cmo se resolva el
problema del derecho de acceso, de la conservacin y todos los derivados?. Pues bien, no haba falta de
norma"va o de "picacin penal para ciertos delitos; las normas estaban y estn por toda la legislacin
espaola, pero no siempre se aplicaron y tampoco se crearon reglamentos para su desarrollo.
La legislacin que nos ha para desarrollar legalmente nuestro trabajo y permi"r el acceso de los ciudadanos
a los archivos y registros es la siguiente:
CONSTITUCIN
Constucin Espaola.
Arculos 18, 20, 44, 46 y 103. Arculo 105.b.
LEGISLACIN GENERAL
Ley 7/1985, de 2 de Abril, Reguladora de las Bases de Rgimen Local. Arculos 18, 55 c y 70.3.
Real Decreto Ley 781/1986, de 18 de Abril. Texto Refundido de disposiciones legales vigentes en
materia de Rgimen Local.
Real Decreto 1372/1986, de 13 de Junio. Reglamento de Bienes de las Endades Locales.
Real Decreto 2568/1986, de 28 de Noviembre. Reglamento de Organizacin, funcionamiento y
Rgimen Jurdico de las Corporaciones Locales. Arculo 14 y 230.2.
Ley 12/1989, de 9 de Mayo, de la Funcin Estadsca Pblica. Arculos 13, 15 y 19.
Ley 30/1992, de 26 de Noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administravo Comn. Arculos 35, 37 y 38.
Ley 5/1992, de 29 de Octubre, de Regulacin del Tratamiento Automazado. Arculo 14.
Ley 4/1999, de modicacin de la Ley 30/1992, de 26 de Noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones y del Procedimiento Administravo Comn.
Ley 11/1999, de 21 de Abril, de modicacin de la ley 7/1985, de 2 de Abril, Reguladora de las
Bases del Rgimen Local, y otras medidas para el desarrollo del Gobierno Local.
Ley 33/2003, de 3 de Noviembre de Patrimonio de la Administraciones Pblicas.
Ley 57/2003 de 16 de Diciembre de Modernizacin de las Administraciones Pblicas.
Ley 11/2007 de 22 Junio de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos
Ley 30/2007 de 30 de Octubre de Contratos del Sector Pblico.

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19
LEGISLACION DE ARCHIVOS
Ley 16/1985, de 25 de Junio, del Patrimonio Histrico Nacional. Arculos 57.1.a y c y el 62.
Real Decreto 111/1986, de 10 de Enero, de desarrollo parcial de la Ley 16/1985. Arculos 25 y 39.
Real Decreto 1708/2011, por el que se establece el Sistema Espaol de Archivos y se regula el
Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado y de sus Organismos Pblicos y su
rgimen de acceso.
LEYES DE ARCHIVOS DE LAS AUTONOMAS (por ejemplo)
Ley 4/1993, de 21 de Abril, de Archivos y Patrimonio documental de la Comunidad de Madrid.

LEYES DE TRANSPARENCIA DE LAS AUTONOMAS (por ejemplo)
Anteproyecto de Ley Foral de la Transparencia y del Gobierno Abierto de Navarra.
* Archivera Municipal.
Presidenta de la Asociacin Espaola de Archiveros de la Federacin ANABAD.

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20
Nociones sobre la conservacin de los nuevos soportes documentales:
registros sonoros y audiovisuales /
*Luis Crespo Arc
La irrupcin de un nuevo horizonte
La actual celeridad en el avance tecnolgico est generando nuevos soportes para registros
de todo !po con tcnicas y a un ritmo que a duras penas somos capaces de asimilar y entender. Este
!po de soportes son origen de nuevas necesidades de preservacin y restauracin alejadas de las
de aquellos materiales y tcnicas que en el mundo de archivos y bibliotecas son considerados como
soportes tradicionales. Los materiales de base vegetal, protenica o celulsica llevan siglos posibilitando
el avance social y cien"co del ser humano; por ello ha habido un esfuerzo global con!nuado en el
!empo, con perodos ms o menos ac!vos, que ha permi!do desarrollar tcnicas y estrategias para su
conservacin a medio y largo plazo. En todos los campos del cuidado del Patrimonio Cultural se han
realizado inves!gaciones y progresos cien"cos espectaculares en algunos casos para mejorar tanto
la naturaleza de los materiales como las diferentes tcnicas de intervencin restauradoras. El Patrimonio
Bibliogrco y Documental no ha sido ajeno a estos avances y ello ha posibilitado disear planes de
preservacin o hacer intervenciones de restauracin impensables hace unos decenios como puede
ser el uso de la tecnologa lser para eliminar manchas tanto en materiales celulsicos como en los
protenicos. Paralelamente al desarrollo cien"co y tcnico coexiste una nueva corriente entre parte del
colec!vo de conservadores-restauradores que est llevando a cabo una revisin de las soluciones del
pasado pues ven en ellas actuaciones muy acertadas que sirven de gua en este camino.
La inves!gacin cien"ca devenida del Racionalismo y de la Ilustracin fue la fuerza motriz que
permi! la bsqueda de todo un nuevo mundo de avances en los materiales y medios para generar
documentos y registros. Este impulso cien"co tuvo un punto de inexin en el siglo XIX tanto con la
evolucin en la forma de elaborar las materias primas empleadas en los medios para la difusin de
la informacin impresa y manuscrita como fue, por ejemplo, el caso de la aparicin de los sistemas
de elaboracin mecnica de las pulpas para la fabricacin masiva de papel, hasta el surgir de diversos
avances tcnicos y soportes innovadores como fueron los primeros sistemas de grabacin sonora sobre
los cilindros de cera desarrollados por Thomas Alva Edison para su fongrafo. La necesidad de grabar,
registrar o capturar imgenes y sonidos ha permi!do el desarrollo de medios mecnicos, digitales, etc.
que han sobrepasado los lmites de las herramientas tradicionales de comunicacin y expansin del
conocimiento. Los registros sonoros y audiovisuales, pero tambin toda la informacin almacenada en
los diversos !pos de CD, DVD, Laserdisc, etc., son los nuevos portadores de la manifestacin cultural,
social y ar"s!ca del ser humano. Su aceptacin e implementacin ha posibilitado nuevas ciencias y
pautas de comportamiento sociales que no paran de ser no!cias en prensa, radio, televisin o en la red
de redes. Estos medios incluyen desde pelculas de cine y fotogra%a, grabaciones de vdeo y audio sobre
soportes magn!cos hasta la tecnologa digital. No es improbable que mientras estas lneas se escriben,
estarn a punto de salir al mercado nuevas variantes tecnolgicas que sus!tuirn a otras que, an siendo
novedosas apenas unos aos atrs, ya se considerarn por parte de la industria modelos a sus!tuir.
La paradoja de esta rpida y permanente introduccin en el mercado de aparatos y disposi!vos para
transmi!r y almacenar informacin reside en que, incluso aquellos considerados como rela!vamente
novedosos, como puede ser la televisin, se pueden considerar ya desfasados en su concepcin original
frente a las tremendas posibilidades mul!media que aportan medios como la red de redes o la telefona
con la tecnologa que a su alrededor no cesa de aparecer.
.
21
Esta carrera de consumo rpido genera nuevas preguntas y retos a los responsables de disear pol!cas
de preservacin del Patrimonio Cultural. Surge la necesidad de proteger soportes con la cer!dumbre
de su e"mera vida pues ninguno ha sido diseado con nes de conservacin, al contrario, responden a
exigencias de masivo y ver!ginoso consumo, decaimiento en su uso y, con ello, de rpida desaparicin. Los
mundos de los soportes tradicionales y los recin llegados, realizados a par!r de materias muy dispares,
se ven conectados por compar!r zonas de almacenamiento o por servir como soportes de duplicado;
de este modo empiezan a compar!r problemas comunes en la estrategia de su conservacin hacia el
futuro. Las tcnicas y los !empos pausados de accin empleados en la conservacin pasiva (contenedores
adecuados; control clim!co de diverso !po de los depsitos; etc.) an siendo imprescindibles, ya no
son la nica referencia para contarnos qu podemos esperar que suceda con nuestras colecciones y
fondos de forma precisa. Es necesario crear lneas de actuacin que se complementen y permitan tomar
decisiones cr!cas en su preservacin.
Retos presentes para archivos y bibliotecas que alberguen nuevos soportes
La can!dad de informacin que se genera diariamente es tal que supera las capacidades de
cualquiera para emplearlas de modo absoluto con eciencia e inteligencia. Las bibliotecas y archivos se
encuentran con la forzosa necesidad de tener que almacenar y aprender a manejar una gran diversidad
de materiales de naturaleza bien dis!nta entre s. Basndose en las experiencias del pasado, los
bibliotecarios y archiveros saben que hay dos cosas ciertas relacionadas con los fondos y colecciones
que custodian: en primer lugar que no todo lo guardado sobrevivir, y en segundo lugar que no pueden
predecir qu ser importante para los inves!gadores esto es, para la sociedad -en el futuro. El leg!mo
esfuerzo conservador de un soporte tradicional valioso, como puede ser un libro en forma de cdice,
es el de mantener ntegros sus valores histricos, sociolgicos o est!cos para la sociedad. Esos valores
se reconocen en sus aspectos tcnicos: elaboracin de los ml!ples componentes de la estructura de
su encuadernacin, el !po de pieles sobre el que se realiz, !pos de hilos, telas, cordeles, pigmentos,
etc; pero tambin por permi!r el estudio de aquellos otros aspectos est!cos y antropolgicos que
aparecen reejados en sus textos e ilustraciones. La sociedad actual tambin revela su tecnologa y gustos
culturales pero empleando nuevas representaciones: es el caso de los contenidos de las pelculas o de las
cartulas de una coleccin de discos de vinilo. Tanto los objetos an!guos como los contemporneos son
ejemplos y manifestaciones de un momento social que merecen el esfuerzo conservador para retardar
su desaparicin. Sin embargo, la mentalidad occidental la oriental !ene ma!ces diferenciadores
signica!vos en este sen!do !ende a otorgar ms importancia a aquellos objetos que ya han adquirido
una p!na de valor producto del paso del !empo; ello genera esfuerzos conservadores dismiles entre
objetos an!guos y contemporneos.
Ejemplo de rollo de pianola severamente daado.
.
22
Los expertos dedicados a estudiar la complejidad del mundo de los registros sonoros y los audiovisuales
son bien sabedores de los incalculables valores histricos, educacionales y culturales que hacen de
este !po de documentos una parte insus!tuible el Patrimonio Cultural contemporneo. Tambin son
conscientes del breve ra!o de expecta!va de vida que existe desde el momento de su creacin y puesta
en uso hasta su desaparicin por deterioro irremediable. Este fenmeno se comenz a acelerar con
la aparicin de las primeras grabaciones en cinta magn!ca, especialmente el video, a mediados del
siglo XX. Una de las necesidades impera!vas que demandan las pol!cas de conservacin para estos
nuevos medios radica en la permanente migracin de la informacin de los soportes originales a unos
nuevos ms estables. Esta necesidad topa con un problema extra: hallar acuerdos en la trama legal de los
problemas derivados por los derechos de autor.
Conseguir recursos econmicos, de forma con!nuada en el !empo, que sustenten la conservacin/
preservacin de estos materiales es una tarea a la que se enfrentan todas aquellas ins!tuciones
poseedoras de estas insus!tuibles partes de nuestro patrimonio.
En los l!mos decenios se han creado y generado medios que albergan informaciones de todo !po
con un elevadsimo inters cultural y social. Se puede decir que, desde el surgimiento del fongrafo,
gramfono, etc., no ha cesado de haber una carrera de inventos siempre con puro afn comercial que
con!nua hasta nuestros das con la mul!tud de aparatos y medios que son creados, introducidos en el
mercado y abandonados rpidamente por las expecta!vas incumplidas de ventas que no por la calidad
del medio. Recordemos la guerra comercial entre los sistemas de video VHS, Beta o 2000; este l!mo
fue reconocido por los profesionales como el ms estable y de mejor calidad, pero fue marginado hasta
su desaparicin por los acuerdos comerciales de las empresas que desarrollaron los otros sistemas. Los
nuevos soportes y sus variantes cintas magn!cas; cintas de video; DVD; CD; Laserdisc; etc. siguen
el mismo camino pues algunos de ellos o ya no se comercializan o estn a punto de desaparecer. Las
energas y recursos econmicos des!nados a la conservacin de la informacin recogida en estos sistemas
y medios deben abordarse desde una nueva p!ca: es desacertado esforzarse en des!nar par!das de
los presupuestos para el acondicionamiento "sico de, por ejemplo, una coleccin de cintas de video sin
disear simultneamente un plan con!nuo de migracin de la informacin albergada: todo contenido
que no sea traspasado estar condenado, con seguridad, a su desaparicin debido tanto a la inestabilidad
qumica y "sica del medio. A esta ecuacin se aade el problema tcnico irremediable - cada vez a ms
corto plazo - de la obsolescencia y desaparicin de los equipos y/o de los programas de so#ware que
permiten su grabacin, reproduccin, visualizacin o lectura. Pensemos cuntos de nosotros disponemos
hoy da de un PC con algn !po de disqueteras de cinco pulgadas o la ms moderna de tres pulgadas y
media; siquiera de alguna versin primi!va de los sistemas opera!vos de los aos ochenta que permita
leer documentos que no fueron migrados a nuevos sistemas en su momento. Son documentos, en la
mayora de los casos, simplemente no reproducibles y por ello la informacin que con ellos se gener
puede quedar condenada al olvido. Enfrentarse a la preservacin de estos nuevos medios nicamente
con aquellos conceptos que son vlidos para una coleccin de libros raros, sita de antemano la accin
en un contexto quijotesco, mal planteado y de desperdicio econmico.
.
23
El mundo de los registros sonoros y de los audiovisuales representa, en cuanto a la naturaleza de sus
materiales, un caso aparte dentro del contexto de los fondos de una biblioteca o archivo: las materias
primas que componen sus soportes son, en su inmensa mayora, de naturaleza bien dis!nta del resto
de objetos realizados sobre los materiales comnmente llamados tradicionales (soportes celulsicos
o protenicos) Las formas de abordar su con!nuidad en el !empo implican acciones que, genrica e
indiferenciadamente, denominamos como de preservacin o conservacin. Entendemos que existe una
acepcin ampliamente aceptada sobre qu queremos decir al usar el trmino conservacin aplicado
a un bien cultural:
1
La conservacin es la ac!vidad que consiste en evitar futuras alteraciones de un
bien. Sin embargo, dado que la inmensa mayora de la literatura y estudios cien"cos emanan desde
el mundo anglosajn, querramos aadir las diferenciaciones explcitas que en el mismo se otorgan a
ambos trminos.
Una de las fuentes ms nombradas por su claridad y capacidad de sntesis de ambos trminos es la
de la asociacin del American Ins!tute for Conserva!on of Historic and Ar!s!c Works (AIC) Para
este grupo, estos dos trminos se denen as: Preservacin es la proteccin de la propiedad cultural
mediante acciones que minimizan los deterioros y daos qumicos y $sicos, y que previenen de la
prdida de informacin. El obje!vo primordial de la preservacin es la de prolongar la existencia
de la propiedad cultural. Por Conservacin se en!ende la profesin dedicada a la preservacin
de la propiedad cultural para el futuro. La conservacin incluye ac!vidades como el examen,
documentacin, tratamiento y cuidado preven!vo, apoyado en la inves!gacin y la enseanza
2
.
1 Muoz Vias, Salvador. Teora contempornea de la Restauracin. Madrid: Editorial Sntesis, Madrid 2003, p.18
2 El texto ntegro original se puede consultar en <h%p://www.conserva!on-us.org/> [15 abril 2010]. Es la pgina del Ins!tuto Estadounidense de
Conservacin (American Ins!tute of Conserva!on - AIC) Su papel es el de establecer y mantener estndares profesionales, promover publicaciones,
formacin con!nuada y el intercambio de conocimiento entre conservadores, profesionales relacionados y el pblico interesado.
Ejemplo de la disparidad de soportes y formatos AV y digitales en
el depsito de una biblioteca.
.
24
A n de no crear confusin entre los potenciales lectores de este ensayo, equipararemos como
sinnimos los trminos preservar y conservar pues si, como hemos destacado, en el mundo anglosajn
se manejan deniciones bien diferenciadas entre ambos conceptos, en Espaa, y en el mundo la"no por
extensin, estas diferencias no son tan claras. As podemos englobar en la conservacin/preservacin
todas aquellas ac"vidades realizadas sobre un bien de inters cultural que implican acciones tanto
pasivas (control del clima del almacenaje, limpieza, buenas prc"cas de manejo) como ac"vas
(pol"cas de migracin de la informacin a nuevos soportes de forma sistem"ca, por ejemplo) En este
ar#culo trataremos de exponer las condiciones que a fecha de hoy consideramos ms adecuadas en
la conservacin de los registros sonoros en forma de cilindro; para ello nos jaremos en dos aspectos
que hemos constatado son cruciales: su manejo y almacenamiento. Quedan fuera del mbito de este
escrito aspectos no menos capitales como son la captura digital del sonido; el tratamiento que de lo
capturado se hace o los problemas especcos que plantea la conservacin de los soportes digitales.
Consideramos que son problemas objeto de otros estudios no menos apasionantes y complejos.
Las normas de la IASA
3
en el punto 3, rela"vo a la Inestabilidad y vulnerabilidad de los soportes
sonoros [estas normas son ciertamente extensibles a muchos de los documentos AV] seala: Para los
documentos sobre papel, la conservacin a largo plazo del soporte original es fac"ble, salvo algunas
excepciones. En general, los soportes de audio (excepto las matrices metlicas de soportes de copiado
masivo) tendrn una expecta"va de vida ms corta que la de los materiales tradicionales de los textos,
aun en buen estado. Adicionalmente a lo que ocurre con los documentos de texto, los soportes de audio
son ms vulnerables a sufrir daos por un mal manejo, por el estado precario de mantenimiento o mal
funcionamiento del equipo reproductor, o por una mala prc"ca de almacenamiento. Debido a la gran
densidad de informacin, los soportes digitales, en comparacin con los soportes analgicos, estn
generalmente ms expuestos a la prdida de informacin por dao. Tanto en el material digital como
analgico, la informacin podra perderse si un soporte se daa debido a malas prc"cas de almacenamiento
y manipulacin. Como complemento al anterior se indica en el punto 5, rela"vo a la Salvaguarda de la
informacin, que esta se consigue [] Por medio de la conservacin del soporte. A pesar de que la
vida de casi todos los soportes de audio no puede extenderse indenidamente, se debe hacer el mejor
esfuerzo para conservarlos en condiciones que permitan su acceso y su uso, el mayor "empo posible.
Conservar implica almacenar los soportes en ambientes adecuados para este propsito,
separando la informacin primaria de la secundaria, siempre que sea posible y necesario,
y realizando un mantenimiento ru"nario (que incluya la revisin regular de los tonos
prueba -test tones - siempre que estn disponibles, en soportes analgicos y la revisin
de la integridad de la informacin en los soportes digitales) y una limpieza adecuada.
3 IASA, Asociacin Internacional de Archivos Sonoros y Audiovisuales, Comit tcnico para Normas, prc!cas recomendadas y estrategias.. La salvaguarda
del patrimonio sonoro: "ca, principios y estrategia de preservacin. IASA-TC 03. Versin 3, Diciembre 2005.
Ejemplo de daos y limpieza en un disco metlico.
.
25
Revisando la bibliogra!a
4
rela"va a la conservacin de los registros sonoros, independientemente
del soporte en que se realicen, vemos que aparece sistem"camente la preocupacin por lo que se
denomina almacenamiento a largo plazo (long term storage)
5
. Esta corriente de pensamiento resalta un
aspecto impera"vo como es el de la migracin de la informacin registrada a nuevos soportes (abunda
en literatura el trmino captura digital o digitalizacin) Algunos de los mo"vos que llevan a tomar la
migracin como una necesidad ineludible son: las exigencias que imponen la naturaleza inestable de
muchos de los soportes de los registros sonoros; las dicultades de mantener una reproduccin dedigna
con los sistemas o aparatos diseados especcamente para cada uno de ellos sin daarlos por el uso
reiterado, o la desaparicin sistem"ca de componentes de repuesto para los reproductores. Por todo
ello las energas y recursos econmicos des"nados a la conservacin de la informacin recogida en estos
sistemas y medios deben abordarse desde una nueva p"ca: es desacertado esforzarse en des"nar
par"das de los presupuestos para el acondicionamiento !sico de, por ejemplo, una coleccin de cintas
de video sin disear simultneamente un plan con"nuo de migracin de la informacin albergada.
Todo contenido que no sea traspasado estar condenado, con seguridad, a su desaparicin debida
tanto a la inestabilidad qumica y !sica del medio como al problema tcnico irremediable - cada vez a
ms corto plazo - de la obsolescencia y desaparicin de los equipos y/o de los programas de so$ware que
permiten su grabacin, reproduccin, visualizacin o lectura.
* Conservador-restaurador de Bienes Culturales, Especialista en libros y documentos
Biblioteca Nacional de Espaa / Ministerio de Cultura
4 Dale, R., et al., Audio Preserva"on, A Selec"ve Annotated Bibliography and Brief Summary of Current Prac"ces. Chicago: American Library Associa"on,
Audio Preserva"on Task Force, 1998. [en lnea] <www.lita.org/ala/mgrps/divs/alcts/resources/preserv/audiopres.pdf> [15 abril 2010]
5 Casey, M., Gordon, B., Sound Direc"ons: Best Prac"ces for Audio Preserva"on, 2007. [en lnea] <h%p://www.dlib.indiana.edu/projects/sounddirec"ons/
bestprac"ces2007> [15 abril 2010]
.
26
La transicin hacia la Administracin electrnica: la experiencia del
Ayuntamiento de Girona
1
/
*Llus-Esteve Casellas i Serra
Obje!vo
El obje!vo de este texto es exponer qu estamos haciendo y qu resultados se han obtenido en
el Ayuntamiento de Girona
2
, as como qu nos preocupa especialmente en relacin con la Administracin
electrnica y la ges!n de documentos desde una perspec!va prc!ca y, a la vez, de acuerdo con el
contexto norma!vo y organiza!vo en el cual nos movemos, dado que condiciona tambin nuestros
proyectos.
Contexto
En 2010, el Gobierno del Estado aprob el Esquema Nacional de Seguridad
3
y el Esquema Nacional
de Interoperabilidad
4
, con el obje!vo de facilitar unas bases comunes sobre estas materias para las
dis!ntas administraciones pblicas. Estas bases se han concretado ms recientemente en la publicacin
de las Normas Tcnicas de Interoperabilidad (NTI), sobre documentos, expedientes y rmas digitales,
digitalizacin de documentos, copiado autn!co y conversin entre documentos digitales, entre otras
5

. Sin embargo, el inicio hacia la Administracin electrnica a nivel norma!vo se sita generalmente en
1992, la ley de procedimiento administra!vo general
6
porque abra las puertas al uso de las tecnologas.
Posteriormente, en 2003
7
, se aprob la ley que regula el uso de la rma digital y en 2007
8
la ley sobre
Administracin electrnica y servicios telem!cos para la ciudadana.
1 Este texto parte de la comunicacin presentada a la 8e Confrence europenne sur larchivage digital. Gnve: CIA/ICA, 28 au 30 davril 2010 (CASELLAS
i SERRA, L-E; BOADAS i RASET), e incorpora las aportaciones introducidas para su exposicin en el 70 aniversario de la Universidad de Costa Rica (2010)
y en el IV Foro Iberoamericano de Evaluacin Documental, en el marco del Pre-FIED La archivs!ca y sus actores (2012). La versin en cataln ha sido
publicada en Lligall. Revista dArxivs!ca Catalana (2012): CASELLAS i SERRA, L-E. La transici vers ladministraci electrnica: lexperincia de lAjuntament
de Girona.
2 Girona se encuentra geogrcamente entre la ciudad de Barcelona (100 km) y la frontera con Francia (60 km).
3 Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el cual se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Administracin electrnica (Bole#n Ocial
del Estado (BOE), 29 de enero de 2010).
4 Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el cual se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin electrnica (BOE,
29 de enero de 2010).
5 Se tata de seis resoluciones de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica especcas para cada uno de los mbitos mencionados, todas ellas de fecha
19 de julio de 2011 (BOE, 30 de julio de 2011).
6 Ley del Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administra!vo Comn, ar#culos 38 y 45, sobre registros e incorporacin
de medios tcnicos respec!vamente, y la disposicin adicional 2, aprobada inicialmente por la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, posteriormente
modicada.
7 Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de rma electrnica, que derogaba el Real Decreto Ley 14/1999, de 17 de se!embre (BOE, 20 de diciembre de
2003).
8 Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos (BOE, 23 de junio de 2007).
8 Ley 26/2010, de 3 de agosto, de rgimen jurdico y procedimiento de las administraciones pblicas de Catalua (Diari Ocial de la Generalitat de
Catalunya (DOGC), 5 de agosto de 2010).

.
27
A toda esta efervescencia legisla!va cabe aadir, como mnimo, dos referencias ms en el mbito
cataln: la ley de rgimen jurdico y procedimiento
9
y la ley sobre el uso de los medios electrnicos
10
.
Por consiguiente, podemos armar que actualmente disponemos de un marco norma!vo (y tambin de
estndares internacionales) que nos empuja inexorablemente hacia la Administracin electrnica, pero
a pesar de todo, todava nadie ha establecido exactamente cmo hacerlo.
Resulta bastante evidente que coexisten varias perspec!vas sobre qu es y qu no es la
Administracin electrnica: desde la p!ca ciudadana, de la modernizacin de las organizaciones
(principalmente desde el punto de vista tecnolgico) o desde la misma ges!n de los documentos
digitales entendida desde la ver!ente archivs!ca. El resultado de todo ello es una cierta confusin en el
seno de las organizaciones.
Adems, debemos tener en cuenta que slo en Catalua existen 947 municipios, el 87% de los
cuales est por debajo de los 10.000 habitantes. Es ms, el 63% no supera los 2.000 habitantes. Todo esto
diculta an ms la transicin hacia la Administracin electrnica de forma coordinada. En este contexto,
Girona es una capital de provincia con casi 100.000 habitantes, lo cual permite considerarla una pequea
ciudad mediana. A nivel organiza!vo, en el Ayuntamiento de Girona trabajan unas 1.000 personas, de
las cuales unas 600 trabajan directa o indirectamente en el mbito de la ges!n administra!va.
No hace falta decir que a lo largo de estos aos en Espaa se han iniciado mul!tud de proyectos para
impulsar la Administracin electrnica en todas las ins!tuciones, todos ellos bajo dis!ntas perspec!vas
y desde dis!ntas ins!tuciones: gobierno estatal, gobiernos autnomos, diputaciones y, tambin, desde
los mismos ayuntamientos. Esto ha propiciado que la coexistencia de perspec!vas haya favorecido en
algunos casos la complementariedad, pero en otros tambin la confrontacin de obje!vos, la redundancia
o incluso una visin parcial en los planteamientos a desarrollar. Por consiguiente, desde el punto de vista
archivs!co de la ges!n de documentos, podemos armar que somos esencialmente supervivientes de
todos estos proyectos en tanto que, con independencia de lo que se haga, los resultados siempre acaban
siendo documentos. Por lo tanto, en el caso del Ayuntamiento de Girona es ms adecuado hablar de
experiencia que de proyecto, dado que los resultados, todava en curso, no son sino la suma de proyectos
de departamentos diferentes, o cuando menos el producto de su convivencia.
9 Ley 26/2010, de 3 de agosto, de rgimen jurdico y procedimiento de las administraciones pblicas de Catalua (Diari Ocial de la Generalitat de
Catalunya (DOGC), 5 de agosto de 2010).
10 Ley 29/2010, de 3 de agosto, del uso de los medios electrnicos en el sector pblico de Catalua (DOGC, 6 de agosto de 2010).
.
28
Punto de parda
Desde el punto de vista archivs!co nuestras dos estrategias de par!da eran claras. Por un
lado, garan!zar la accesibilidad a los documentos, entendida en un sen!do amplio. Es decir, en cuanto
a calidad, per!nencia y garan"as de preservacin de los documentos. Por otro, u!lizar la ges!n de
documentos como base para el uso eciente de los recursos organiza!vos y econmicos en el desarrollo
de la Administracin electrnica. Tambin habamos asumido como premisas bsicas que:
Los obje!vos de la ges!n de documentos eran coincidentes con los de la organizacin.
La ges!n de documentos tena que integrarse en la ges!n administra!va.
La ges!n de documentos deba presentarse como un instrumento facilitador de soluciones, y no
como un aporte de nuevos problemas, evitando una imagen nega!va o excesivamente coerci!va.
Deban tambin evitarse duplicidades y redundancias en la ges!n de la informacin.
Bajo este planteamiento, la propuesta de implantacin de un Sistema de Ges!n de Documentos
(SDG) en el Ayuntamiento de Girona tena por obje!vo general la organizacin, control y seguimiento
de todos los documentos producidos por la organizacin, y como obje!vos especcos (vase la Fig. 1.
Documento base de presentacin a responsables), los siguientes:
Agilizar la tramitacin administra!va.
Normalizar los documentos administra!vos.
Organizar de manera homognea y ecaz la documentacin administra!va.
Establecer pol!cas de conservacin de los documentos en soporte papel y en soporte digital.
Fundamentos del SGD
Las bases del SGD eran inicialmente tres (vase la Fig. 2. Esquema de interrelacin de registros):
1. El subsistema o sistema de clasicacin, que !ene como instrumento principal el cuadro de
clasicacin.
2. El sistema de descripcin o de control de la documentacin, focalizado en el Registro General de
Expedientes y vinculado a tres registros ms:
El Registro General de Documentos, es decir, de entrada y salida de documentos del
Ayuntamiento.
El Registro General de Resoluciones, que incorpora todas las resoluciones de los rganos
municipales de gobierno (decretos de Alcalda, acuerdos de la Junta de Gobierno Local y acuerdos
del Pleno municipal).
El Registro General de Informes, de carcter meramente instrumental, para permi!r la
automa!zacin de la produccin de documentos en la ges!n de propuestas de resolucin.
3. El sistema de conservacin, el instrumento principal del cual es el calendario de conservacin de la
documentacin.
Posteriormente, se ha incorporado un cuarto subsistema, el sistema de acceso, que !ene como
instrumentos esenciales el cuadro de acceso a la documentacin y el registro de usuarios, con la
correspondiente ges!n de sus privilegios de acceso.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.

.
29
11 Sirva de muestra el hecho de que las bases del sistema y sus instrumentos principales ya haban sido denidos en proyectos anteriores, a principio de
loas aos 1990, elaborados por LASSERP, S.C. para el Ayuntamiento de Palafrugell y para el Consejo Comarcal del Pla de lEstany (ambos en la provincia
de Girona), sin embargo no fueron implementados completamente por la existencia de perspec"vas diferentes con el sector tecnolgico de dichas
organizaciones. De hecho, fue en el Ayuntamiento de Girona en donde nalmente la propuesta se consolid, ampli y termin desarrollndose, An as,
la cronologa de los principales hitos muestra claramente colmo este proceso tampoco ha sido fcil ni con"nuo:
- 1993 (diciembre): presentacin y consenso tcnico interno del proyecto.
- 1994: inicio del provecto: presentacin tcnica a los departamento, planicacin y diseo.
- 1995: implantacin del Registro General de Expedientes en el rea de Cultura y Educacin.
- 1999: cambio de plataforma tecnolgica, conexin con el Registro General de Documentos y extensin progresiva del Registro General de
Expedientes al resto del Ayuntamiento.
- 2000: inicio de los anlisis de tramitaciones para la automa"zacin de los ujos de trabajo.
- 2005: implementacin del Registro General de Informes y del Registro General de Resoluciones para la ges"n de los procesos de acuerdos del
Pleno de la Corporacin y de la de Gobierno Local.
- 2007: implementacin de los decretos de la Alcalda en el Registro General de Resoluciones.
- 2009: implementacin masiva de la rma digital en la produccin de todas las no"caciones administra"vas.
En el diseo del sistema, el subsistema de clasicacin es fundamental para el funcionamiento
de todo el SGD porqu sobre l pivotan el resto de sistemas. El rgimen de conservacin y el rgimen de
acceso de los documentos "enen un alto valor estratgico por su incidencia en la organizacin. Pero el
sistema ms cr"co es sin duda el de la descripcin y control de la documentacin, principalmente porque
su realizacin no depende de nosotros sino del departamento de sistemas y tecnologas de la informacin,
el cual a menudo puede tener una visin diferente sobre como afrontar este tema
11
. Evidentemente, la
ges"n informa"zada de los otros subsistemas tambin depende de este departamento, pero su nivel
de cri"cidad no es tan elevado porque la elaboracin de sus instrumentos esenciales corresponde en
buena parte a los archiveros, e incluso pueden llegar a ges"onarse en paralelo aunque no sea lo ms
recomendable. Es indispensable, por lo tanto, que el proyecto sea compar"do.
En la misma lnea, tambin es necesario que el proyecto sea compar"do por todo el personal
que trabaja en la ges"n administra"va de la organizacin. Por consiguiente, no basta con esperar su
colaboracin de manera voluntaria. Obviamente, al registrar un expediente es obligatorio establecer su
clasicacin porque es el vnculo indispensable para determinar su rgimen de conservacin y rgimen
de acceso, pero cmo conseguir que se registren todos los expedientes?
En este sen"do, el diseo de un sistema de descripcin y control a par"r de dis"ntos registros generales
vinculados es esencial para este n. No obstante, no "ene demasiado sen"do obligar a registrar todos
los expedientes si no disponemos de indicadores que muestren el grado de cumplimiento de esta norma,
aunque s podemos establecer medidas paralelas para compensar su inexistencia. Por ejemplo, que no
se registre ningn documento de salida que no incorpore el nmero de expediente al que pertenece. Sin
embargo, todava puede exis"r algn riesgo de fugas dentro del sistema. Por este mo"vo, esta obligacin
tambin se traslada a cualquier propuesta de resolucin a los rganos de gobierno del Ayuntamiento, de
modo que no se admite a resolucin ninguna propuesta que no pertenezca a un expediente registrado,
con lo cual el sistema queda cerrado.
.
30
Desarrollo del SGD
No obstante, un sistema de control de la documentacin no puede ser slo la suma de registros
sobre los cuales el personal debe realizar asentamientos. Por esta razn, desde el principio estbamos
convencidos de que tambin tenamos que ofrecer soluciones que facilitaran las tareas administra!vas.
La estrategia para hacerlo se centr en el anlisis comparado de la estructura de los documentos bsicos
de cualquier tramitacin: los informes, las propuestas de resolucin, las resoluciones de cada rgano de
gobierno y las no!caciones externas e internas de las mismas (vase Fig. 3. Anlisis compara!vo de la
estructura informa!va de los documentos bsicos).
El resultado de esta comparacin nos permi! iden!car las correspondencias informa!vas y
estructurales entre las partes comunes de los documentos y si stas podan variar o no segn estuvieran
en un estadio de la tramitacin o en otro. Esto ha hecho posible que tanto el Registro General de
Informes como el Registro General de Resoluciones no sean simples registros si no que, a su vez, acten
como formularios para la redaccin de documentos. De este modo, el contenido de un informe puede
ser capturado y reu!lizado para la elaboracin de una propuesta de resolucin, sta a su vez para la
redaccin de una resolucin deni!va y, de forma autom!ca, la elaboracin y registro de salida de las
no!caciones correspondientes.
Esta estrategia ha reforzado el Sistema de Ges!n de Documentos, a la vez que ha facilitado
las tareas administra!vas y permi!do obtener un sistema de bases de datos para consultar todas las
decisiones del gobierno municipal y sus documentos asociados, adems de la normalizacin de la mayor
parte de los documentos administra!vos.
Paralelamente, el anlisis realizado sobre algunas tramitaciones administra!vas para la
automa!zacin completa de sus ujos de trabajo ha tenido dos consecuencias. La primera es que, gracias a
los modelos de documentos previamente establecidos y al anlisis de su estructura informa!va, en algunos
casos se han podido denir plan!llas de documentos y, por lo tanto, los borradores de los documentos
se elaboran autom!camente, siendo solamente necesario vericarlos, modicarlos y validarlos. La
segunda ha sido la necesidad de iden!car y !picar los trmites esenciales de cualquier expediente.
El resultado ha sido un conjunto de trmites de libre uso por parte del usuario para tramitaciones que
no disponen de una automa!zacin completa de los ujos de trabajo, es decir, la mayora, dado que su
anlisis e implementacin generalizada es un proceso complejo. Esto permite al personal incorporar
documentos (nicamente en formato PDF, y puntualmente JPG) no realizados dentro del SGD, de manera
que si se es!ma oportuno es posible completar en versin digital todos los expedientes.
Los principales trmites !picados incorporados en la tramitacin bsica (o expediente bsico), de libre
disposicin para el usuario, con los sub!pos y modelos de documentos correspondientes son:
1. Entrada de documentos
Solicitud
Alegacin
Denuncia
Recurso administra!vo
Requerimiento externo
Comunicacin externa

.
31
2. Informe
Informe de propuesta de resolucin
Informe de seguimiento
3. Exposicin pblica
4. Resolucin
Acuerdo de la Junta de Gobierno Local
Acuerdo del Pleno de la Corporacin
Decreto de Alcalda
Autorizacin de gasto
5. No!cacin
6. Comunicacin interna
7. Comunicacin externa
8. Requerimiento
En cuanto al !po de anlisis, ste necesariamente ha tenido que ultrapasar el tradicional nivel de
serie documental, de manera que el esquema de anlisis en su detalle mximo sera el siguiente:
1. Serie documental
2. Tipo de expediente
3. Tipo de tramitacin administra!va
4. Tipo de trmite administra!vo
5. Modelo de documento
6. Formulario o plan!lla
El documento digital
A pesar de todo lo descrito, la mayor parte de los documentos producidos por el Ayuntamiento
de Girona todava con!nan siendo en soporte papel, aunque buena parte de ellos se encuentra en
el sistema como referencia informa!va y de consulta. La siguiente etapa es cmo abordar la creacin
de documentos digitales, entendiendo por stos los documentos adecuadamente validados mediante
rma digital, es decir, los records. Una primera cues!n a resolver ha sido si la transicin a digital deba
producirse dentro de un proceso de ges!n completo como podra corresponder a la tramitacin de un
expediente, o por el contrario si se poda implementar de manera transversal en dis!ntos procesos de la
organizacin.
En el Ayuntamiento de Girona valoramos las siguientes consideraciones:
1. De forma preven!va, el paso de expedientes en soporte papel a soporte exclusivamente digital slo
se aplica a series documentales previamente evaluadas y, preferiblemente, con una disposicin nal que
prevea su eliminacin.

12 El !po de tramitacin administra!va es especialmente !l a efectos inform!cos, dado que un mismo diseo de procedimiento informa!zado puede
ser reu!lizado en diferentes contextos, por ejemplo el procedimiento sancionador o la concesin de determinadas licencias
.
32
2. La produccin de documentos digitales de manera transversal a la organizacin se centra, por ahora,
nicamente en documentos normalizados, el contenido de los cuales quede tambin recogido en otros
documentos. Por ejemplo, desde 2009 el uso masivo de la rma digital se aplica a todas las no"caciones
de resolucin, que nicamente se conservan en soporte digital. An as, los ciudadanos reciben una
copia impresa con un cdigo iden"ca"vo que les permite hacer la vericacin y descarga en la sede
electrnica municipal. De todas formas, actualmente se est ul"mando la integracin de la plataforma
e-Notum, del consorcio pblico Administraci Oberta de Catalunya (Administracin Abierta de Catalua)
para la no"cacin exclusivamente por medios digitales si el ciudadano lo solicita.
3. La digitalizacin subs"tu"va de expedientes o documentos en soporte papel slo se puede llevar a
cabo bajo la regulacin especca para la produccin de copias autn"cas, adecuadamente aprobadas y
rmadas digitalmente. Este "po de digitalizacin es puntual y nicamente se realiza en series con un alto
ndice de consulta.
4. La produccin de documentos digitales requiere siempre el informe previo favorable del Servicio de
Ges"n Documental, Archivos y Publicaciones (SGDAP) y del Servicio de Sistemas y Tecnologas de la
Informacin (SSTI).
En deni"va, podemos armar que los primeros pasos en la produccin de documentos digitales
se han basado en minimizar el riesgo de prdidas o de falta de abilidad de los documentos para la
ins"tucin, frente a las presiones para la u"lizacin masiva e indiscriminada de la rma digital. Cabe
apuntar que, en relacin con la rma digital, la opcin del Ayuntamiento de Girona ha sido no rermar
digitalmente, o diligenciar, los documentos ante la posibilidad de prescripcin de los cer"cados que
los generaron, sino dar conanza a la cadena de custodia y al valor del contexto de produccin del
documento. Nuestra propuesta se basa en contrastar autom"camente la validez del documento con
las agencias de cer"cacin en el momento de su captura dentro del sistema. El "que de vericacin
obtenido se integrar en la tramitacin del expediente como un trmite ms y, junto con el HASH del
documento, permi"r comprobar su integridad en cualquier momento.
Por otra parte, la ges"n de los documentos digitales implica una ges"n mucho ms cuidadosa
de los metadatos referidos al documento y a los objetos digitales que lo componen, la rma digital y la
conformidad del cer"cado que le conere validez. Para ello, elaboramos un modelo de datos
13
para
su ges"n a par"r de un anlisis comparado de diferentes modelos internacionales, que ahora deber
integrarse a la plataforma iArxiu, el archivo digital seguro ofrecido por la Generalitat de Catalunya, el
gobierno autnomo de Catalua. No obstante, una primera dicultad es la integracin previa de estos
metadatos, porque muchos de ellos se ges"onan de manera distribuida en diversas bases de datos. Esto
nos obliga a llevar a cabo un proceso nada fcil de mapeo (maping) de todas las bases de datos, el cual
hacemos a par"r del catlogo de aplicaciones del Ayuntamiento que hemos elaborado.
13 CASELLAS, Llus-Esteve; OLIVERAS, Snia. Estrategias de ges"n de los documentos electrnicos en la Administracin local: la experiencia del
Ajuntament de Girona en El documento electrnico. Aspectos jurdicos, tecnolgicos y archivs"cos. I Congreso sobre Ges"n y Conservacin del
Documento Electrnico (Jos Luis Blasco y Modesto J. Fabra, ed.). Castell de la Plana (Espaa): 2008. P. 399-426. (Collecci Estudis Jurdics, 16).
h#p://www.girona.cat/sgdap/docs/ges"on_documentos_electronicos.pdf
Recientemente acaba de ser publicada la Resolucin de 28 de junio de 2012 (BOE, 26 de julio de 2012), de la Secretara de Estado de Administraciones
Pblicas, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Pol"ca de ges"n de documentos electrnicos. Por consiguiente debemos
reevaluar el modelo en relacin con la nueva norma tcnica.
.
33
Las bases de datos
El catlogo de aplicaciones tambin es de inters para evaluar la obsolescencia de las aplicaciones
y de los formatos de los datos y su riesgo de prdida. As mismo, el catlogo nos permite focalizar otro
problema como es la preservacin de las bases de datos.
Actualmente, el diseo del SGD del Ayuntamiento de Girona est orientado a la preservacin de
documentos jados en el momento de su captura (sistema docucntrico), y no a la preservacin de datos
que puedan considerarse documentos (sistema datacntrico). La ges"n de sistemas docucntricos es en
principio ms simple, pero es ste realmente el futuro, cuando uno de los pilares de la Administracin
electrnica son los formularios en lnea y la interoperabilidad de los datos? Podemos avanzar que
seguramente no, pero sin duda, deberemos prestar atencin a las tendencias tecnolgicas para
evolucionar hacia las soluciones ms adecuadas.
Por otro lado, la ges"n de datos, especialmente los generados a par"r de la automa"zacin de
los ujos de trabajo (workow), permite la creacin de nuevos documentos inexistentes hasta ahora, con
un componente informa"vo nada despreciable. Estos documentos, que podramos llamar potenciales,
pueden asumir en muchos casos funciones recapitula"vas en relacin con otros documentos y, por
consiguiente, permi"r eliminar los documentos de los cuales toman la informacin. Sin embargo, el
principal obstculo es la iden"cacin en si misma de estos documentos, dado que generalmente
pasan desapercibidos por las mismas unidades administra"vas que los producen. En este sen"do, cabe
sealar que el asesoramiento archivs"co en el proceso de iden"cacin de dichos documentos resulta
determinante.
En el Ayuntamiento de Girona hemos iden"cado y empezado a producir algunos de estos
documentos en el mbito de la ges"n tributaria municipal, lo que nos ha permi"do eliminar un volumen
importante de documentacin. An as, no se trata de una simple subs"tucin, sino que la produccin
de estos nuevos documentos ha sido autorizado por el rgano de gobierno competente, as como los
requisitos de su creacin como son la forma documental y su estructura informa"va, el formato digital
(PDF) y la responsabilidad de quin debe validarlos mediante rma digital.
No obstante, en algunos casos conviene poder mantener la explotabilidad de los datos, por
ejemplo, en documentos cuya ges"n en datos ya ha sido regulada por la ley, como son el padrn de
municipal de habitantes
14
y sus rec"caciones se jan en cheros PDF como formato de presentacin
y se rman digitalmente para reforzar su seguridad jurdica. Al tratarse de un documento calicado de
esencial
15
tambin se ja sobre microlm mediante un proceso COM (Computer Output to Microlm)
para su preservacin a largo plazo.
14 En relacin con la preservacin de documentos ges"onados en bases de datos, vase el caso de estudio The authen"city of Data Centric Systems of
Local Council of Girona (CASELLAS, Llus-Esteve; OLIVERAS, Snia; REIXACH, Maria), en el marco del proyecto InterPARES 3 (2008-2012).
h$p://www.interpares.org/ip3/ip3_case_studies.cfm#cs02
15 Entendemos por documento esencial aqul que aporta informacin de valor suciente para comprender las funciones y las ac"vidades desarrolladas
por una organizacin o para garan"zar los derechos de terceros con los cuales se relaciona. Diere del concepto de documento vital en la medida en que
ste sirve en fase ac"va para retomar las ac"vidades de la organizacin en caso de desastre, es decir, aquellos documentos que formaran parte del plan
de con"nuidad del negocio.
.
34
Y nalmente, tambin en formato TXT
16
, igualmente validado mediante rma digital, para garan"zar a
largo plazo la explotabilidad de sus datos mediante la descripcin de su estructura de datos. En el caso
del padrn municipal de habitantes se determin la periodicidad de extraccin de datos a par"r de la
denida legalmente para sus homnimos en soporte papel, es decir, cada 5 aos el padrn y anualmente
sus rec"caciones.
Los retos
Finalmente, el desarrollo del SGD y la integracin de la ges"n de los documentos digitales en
el Ayuntamiento de Girona tambin supone el planteamiento de nuevos retos en la ges"n individual
de los documentos, ms all de los expedientes a los cuales pertenecen. En par"cular en relacin con el
rgimen de conservacin y el rgimen de acceso de los documentos.
En cuanto al rgimen de acceso, y a falta de una ley
17
especca que lo regule, el marco norma"vo
obliga a un di#cil equilibrio entre el acceso a la informacin pblica y la proteccin de datos de carcter
personal. Concretamente, la nueva ley sobre la Administracin pblica electrnica establece como derecho
del ciudadano la consulta del estado de tramitacin de sus solicitudes y, tambin, de los expedientes en
los que sea parte interesada. Para que esto sea posible, en el Ayuntamiento de Girona hemos empezado
a evaluar las posibilidades de la disociacin autom"ca de datos a par"r de la "picacin y normalizacin
general de trmites y documentos antes citada. Sin embargo, su viabilidad depender de la regulacin
a nivel interno del "po de informacin que debe contener cada documento y del establecimiento
conjuntamente con los productores de los documentos de las pautas necesarias para implementarla de
manera efec"va. Adems, debemos evaluar el contenido tambin en relacin con el rgimen de acceso
general de la serie documental a la que pertenece el expediente. En este sen"do, es preciso insis"r en
la importancia de la normalizacin previa de los trmites y los documentos bsicos de cada tramitacin
administra"va, sin la cual abordar el rgimen de acceso individual seria prc"camente imposible.
Del mismo modo, este anlisis tambin es aplicable a la iden"cacin del rgimen de conservacin
de un documento individual independientemente del que corresponda a la serie documental a la cual
pertenezca su expediente. En el entorno digital esto puede permi"r la eliminacin individualizada de
documentos aunque formen parte de un expediente que sea de conservacin permanente sin que ello
suponga prdida de informacin. Para conseguirlo, es indispensable iden"car los vnculos entre los
diferentes "pos de documentos y sus series relacionadas.
Por ejemplo, desde el punto de vista legal el contenido informa"vo de una no"cacin ha de ser
necesariamente idn"co a la resolucin que la ha generado. As mismo, los datos de la persona des"nataria
no slo estn vinculados a la descripcin del expediente sino que tambin se incluyen obligatoriamente
en el Registro General de Documentos que con"ene, adems, la informacin iden"ca"va de la remisin.
Por otra parte, la descripcin del expediente tambin con"ene los datos iden"ca"vos de todos los
trmites, incluidos los de la resolucin y los especcos de registro de salida.
16 Actualmente se est valorando el traspaso a formato XML.
17 En el momento de cerrar este texto existe un proyecto de ley de transparencia y se ha iniciado la tramitacin parlamentaria.
.
35
Todo ello nos permite plantear la posibilidad de eliminar todas las no!caciones de todos los
expedientes una vez stos hayan prescrito. Un anlisis similar se podra plantear sobre las propuestas de
resolucin que no hayan sufrido modicaciones en su aprobacin, y los cer!cados de resolucin, unas
y otros eliminables si los relacionamos con el Registro General de Resoluciones y sus correspondientes
libros ociales de resoluciones, de conservacin permanente. Por lo tanto, la normalizacin en un entorno
digital permite efectuar eliminaciones selec!vas que pueden incidir directamente en la evaluacin
archivs!ca.
En la prc!ca, este planteamiento, todava en fase de anlisis y valoracin, supone el refuerzo
del contexto de produccin de los documentos porque implica la iden!cacin y el mantenimiento de
las relaciones entre documentos, expedientes y series documentales, pero sin duda podra suponer
un cambio radical en la ges!n de los expedientes de conservacin permanente y, sobre todo, en su
descripcin y presentacin a los usuarios. Por consiguiente, deberemos evaluar tambin si este proceso
de seleccin puede o no afectar a la abilidad de los expedientes de conservacin permanente, en qu
modo, y si el mantenimiento de las relaciones entre documentos es suciente para garan!zarla.
Por otro lado, la propuesta para iden!car los regmenes de acceso y de conservacin a nivel
de documento requiere tambin una iden!cacin mucho ms precisa de los perodos de retencin
de las series documentales. Evidentemente, estos perodos de retencin ya no pueden basarse en
estadios temporales genricos en funcin de dnde se ges!onen los documentos (archivos de ges!n,
archivos centrales, archivos administra!vos, archivos histricos), sino que nicamente han de basarse
en la vigencia administra!va del documento y el perodo de retencin precaucional a efectos de
scalizacin y auditora, y consecuentemente, de prescripcin. Por lo tanto, aspectos hasta ahora quizs
considerados menores o an!cuados como el cierre efec!vo del expediente, la foliacin y la indexacin de
los documentos que con!ene un expediente pasan a ser, en el entorno digital, puntos esenciales para la
ges!n de documentos a largo plazo.
Valoracin y conclusiones
La experiencia del Ayuntamiento de Girona en la implantacin de un SGD, la integracin del documento
digital y la transicin hacia la Administracin electrnica nos ha llevado a las siguientes conclusiones:
1. La simplicidad, la claridad y la concrecin del mensaje es una de les claves del xito en el lanzamiento
de cualquier proyecto de implantacin de un sistema de ges!n de documentos: qu pretendemos, qu
es y por qu un SGD, cmo lo queremos hacer, quin debe estar involucrado, cuanto va a costar y cundo
estar disponible, son aspectos necesarios en un proyecto de esta envergadura.
2. Del mismo modo que asumimos que el sistema de clasicacin es la piedra angular del SGD y
que el desarrollo del sistema de acceso y, sobretodo, del sistema de conservacin son absolutamente
estratgicos para los productores, debemos asumir la cri!cidad del sistema de descripcin de documentos.
Esto supone la adopcin de estrategias de negociacin con nuestros interlocutores de caras a exigir de
manera fundamentada los mnimos irrenunciables, ser exibles en aquello que sea accesorio y transigir
en lo superuo.
3. El SGD no debe ser nicamente un compendio de controles y normas sobre documentos sino
que deber ser un instrumento !l en la produccin de documentos, de manera que facilite las tareas de
ges!n de las funciones y ac!vidades asignadas a la unidad productora.
.
36
As fue como con el Reglamento del SAU, publicado en el 2008, se cons!tuy el AUROL como ente
rector, con la funcin de formar un Sistema de Archivos que deber velar por la adecuada ges!n
documental, y difusin de los documentos producidos o recibidos por la Universidad de Costa Rica, la
proteccin, integridad y seguridad de la informacin contenida en dichos documentos y el libre acceso a
esa informacin en una cultura de informacin archivs!ca, de forma que integre la ges!n documental,
la ges!n de la informacin y la ges!n del conocimiento en el mbito ins!tucional.
4. La normalizacin y la !picacin de trmites y documentos bsicos del procedimiento contribuyen
en gran medida a una ges!n mucho ms eciente y, a la vez, se convierte en una estrategia muy !l para
el diseo y la implementacin progresiva de los requisitos de la ges!n de los documentos digitales, por
ejemplo, en la produccin de documentos digitales de forma transversal en la organizacin, sin necesidad
de redisear todo el proceso de ges!n de un expediente.
5. La normalizacin y la !picacin de trmites y documentos tambin puede favorecer la ges!n
individualizada de los regmenes de acceso y de conservacin de los documentos de un mismo expediente
y, por lo tanto, ser necesario valorar su incidencia en la integridad de los expedientes y en los usos de
sus usuarios potenciales.
6. La foliacin o indizacin de todos los documentos que componen un expediente cuando naliza
su tramitacin se convierte en un elemento esencial en la preservacin de la integridad y del contexto
especco del expediente.
7. El cierre efec!vo de los expedientes en el entorno digital pasa a ser un elemento determinante
en la implementacin de pol!cas de conservacin y acceso. Por este mo!vo es indispensable iden!car
los plazos de vigencia administra!va y de prescripcin de las series documentales, la superposicin de las
cuales permites iden!car correctamente y con precisin el perodo de retencin.
8. La inclusin en los expedientes del !que de vericacin de la rma digital de los documentos
puede permi!r la simplicacin de su ges!n a corto y medio plazo y, tambin, cons!tuir un elemento
ms para reforzar la cadena de custodia de los documentos.
9. La cadena de custodia implica la creacin y el mantenimiento de un documento con el historial de
las acciones realizadas sobre el documento, a par!r de los criterios bsicos sobre qu accin se realiza,
quin la efecta y cundo y cmo se lleva a cabo (criterios QQCC).
10. La iden!cacin y la documentacin de las relaciones entre documentos, expediente y series
documentales contribuye a reforzar el contexto de produccin, pero tambin permiten comprender
mejor su funcin en el procedimiento administra!vo y poder intervenir para simplicar su ges!n.
11. Disponer de un catlogo de aplicaciones es extremadamente !l para la iden!cacin de sistemas
de bases de datos que generan o con!enen datos que pueden ser considerados documentos. En este
sen!do, la iden!cacin de registros, formalmente denidos o no, o de posibles documentos potenciales
a par!r de los datos almacenados se convierte en un factor estratgico que debemos explorar y explotar
en la ges!n de documentos en el entorno digital.
12. La intervencin archivs!ca en la produccin de documentos debe reorientarse decididamente
hacia los entornos de ges!n de datos, es decir, las bases de datos. Por consiguiente, el mantenimiento
de la auten!cidad de los datos en lnea y el aseguramiento de su preservacin y explotabilidad fuera de
los sistemas operacionales de ges!n es un nuevo reto que se debe afrontar de manera ineludible, as
como su impacto en la evaluacin y en los proyectos de reu!lizacin de la informacin.
.
37
En deni"va, el desarrollo del proyecto de implantacin del sistema de ges"n de documentos
nos ha llevado a intervenir mucho ms directamente en la produccin de los documentos e incluso
a mejorar y a simplicar su ges"n administra"va. La incorporacin de esta nueva funcin, ms
administra"vista, nos ha colocado ciertamente en una situacin favorable para inuir en los cambios
decisivos de la organizacin. Esto nos permite armar que la experiencia del Ayuntamiento de Girona
es un claro ejemplo de que el desarrollo de la Administracin electrnica es (o debera ser) ms un
planteamiento organiza"vo que no nicamente un proyecto tecnolgico.
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38
* Jefe de la Seccin de Gesn Documental y Archivo del Ayuntamiento de Girona (Catalua)
lecasellas@ajgirona.cat
.
39
.
40
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE NICARAGUA, LEN
SISTEMA DE BIBLIOTECAS 2012