Configurar pedidos de compra envi mail en PDF En este tutorial mostramos la configuracin necesaria del modulo de gestin de materiales

para enviar una orden de compra por correo electrnico a un proveedor. Como requisitos previos el modulo de Basis debe haber configurado las conexiones del servidor de SAP para poder enviar correos electrnicos por internet. Paso 1. Actualizar la direccin de correo electrnico del proveedor. En la transaccin XK02 se ingresa el nmero de proveedor y se marca el indicador de datos de direccin.
direccin.

En los datos de direccin se actualiza el campo de e-mail con la direccin de correo electrnico a la que se enviara la orden de compra.

Actualizacin email de proveedor Paso 2. Actualizar direccin de correo electrnico del usuario que enva la orden de compra. Es necesario actualizar la direccin de correo electrnico del usuario para efectos de poder identificar al remitente de la orden de compra. En la transaccin SU01 se ingresa el usuario que generar las rdenes de compra y se presiona el botn de modificacin de datos.

Seleccionar usuario En la pantalla de datos de direccin se actualiza la direccin de correo electrnico en el campo con el (correo electrnico).

Actualizar email de usuario Paso 3. Definir los datos de estrategia de comunicacin. Es necesario definir en la configuracin una estrategia de comunicacin que soporte el medio 5 (envio externo). En la transaccin SPRO, en la ruta SAP NetWeaver Servidor de aplicacin Web SAP Servicios base Control de mensajes Especificar estrategia de comunicacin. Se define una estrategia de comunicacin que incluya la forma de comunicacin INT (correo electrnico).

Ruta de acceso a estrategias de comunicacin En este ejemplo se usar la estrategia de comunicacin estndar CS01 que ya incluye la forma de comunicacin.

Estrategias de Comunicacin Paso 4. Configurar el programa y formulario de proceso de orden de compra. Es necesario definir en la configuracin el programa, rutina y formulario en el cual se generar la orden de compra para el medio de envo 5 (envo externo). En la transaccin SPRO, en la ruta Gestin de materiales Compras Mensajes Formularios para mensajes Asignar formulario y programa de edicin para pedido.

Ruta Configuracin de Mensajes En este ejemplo se agrega el tipo de mensaje estndar NEU con tipo de envo 5, con los parmetros estndar de programa SAPFM06P, rutina ENTRY_NEU, formulario MEDRUCK. El formulario puede cambiarse por cualquiera creado por el usuario, el correo electrnico utilizara el que se encuentre definido. Tambin es posible utilizar programas creados por el usuario siempre y cuando estos consideren l envi por email.

Configuracin de mensajes Con esto finaliza la configuracin funcional para que una orden de compra pueda ser enviada por correo electrnico. Paso 5. Generacin de una orden de compra con mensaje para envo por correo electrnico. Se crea la orden de compra pedido en la transaccin ME21N y se presiona el botn de Mensajes.

Crear Orden de Compra con Mensajes En la pantalla de mensajes se selecciona la clase de mensaje NEU, el medio de envo Externo, la funcin de interlocutor PR, en el numero de interlocutor se ingresa el numero de proveedor y el idioma que utiliza el proveedor.

Pantalla de Mensajes Se presiona el botn de datos adicionales y en la modalidad de envo se selecciona Enviar Inmediatamente (al grabar la aplicacin).

Pantalla de datos adicionales Al regresar a la pantalla anterior y presionar el botn de guardar el sistema nos solicitar una estrategia de comunicacin, ser necesario ingresar la estrategia que se configuro en el paso 3. En este ejemplo es CS01.

Ingresar estrategia de comunicacin Despus de ingresar la estrategia, hay que regresar a la pantalla anterior y guardar el pedido. Es posible generar un registro de condicin para que estos datos del mensaje se determinen de forma automtica. Paso 6. Verificar el estatus y envo de los correos electrnicos. Para verificar el estatus del envo de la orden de compra por correo electrnico se puede accesar a la transaccin SCOT. En esta transaccin se muestran los medios de comunicacin, sus nodos y los estados de los mensajes generados. Los mensajes de correo electrnico se encuentran en el medio de comunicacin INT, en el nodo SMTP. La forma en la que se envan los formatos de orden de compra (PDF, HTML, TXT, etc.) dependen de la configuracin realizada por el modulo de Basis para el nodo de SMTP. Para iniciar inmediatamente el envo de los mensajes por correo electrnico simplemente se presiona el botn de Iniciar Proceso de Envio .

Transaccin SCOT Si la configuracin se realizo correctamente y el servidor de SAP tiene la conexion necesaria para enviar correos electronicos externos, la orden de compra llegara unos instantes despues de ejecutar el envo. Esperamos que esto sea de utilidad. Dudas y comentarios se pueden enviar en la seccin inferior de esta pagina o en el foro.