At mesmo os gestores j bem treinados em implementaes de ERP podem se deparar com problemas srios e inesperados.

Um caso famoso o da HP, nos EUA. A empresa, que mantinha uma unidade de consultoria para SAP, teve uma falha de implementao do ERP da mesma fabricante que custou uma queda de 400 milhes de dlares no faturamento de um terceiro trimestre. De acordo com um registros do site ingls Register.co.uk, a falha obrigou funcionrios da HP a etiquetarem manualmente remessas de equipamentos em quantidades absurdas. Alm disso, executivos de alto escalo foram forados a dedicar tempo para aprovar ordens de urgncia de 50 dlares. Sem sistema operante, essa era a nica forma. Como muitos analistas apontam, no importa quo bom voc seja, projetos de ERP so difceis e ponto. O alinhamento das necessidades do cliente, do fornecedor de software e do integrador que faz a implementao da ferramenta uma trade complexa, cuja natureza dinmica requer que todos os envolvidos, principalmente os clientes, monitore com muito cuidado e respondam de imediato a qualquer problema que ocorra. Analistas e consultores possuem consenso sobre alguns pontos fundamentais para no ter problemas. - Defina completamente o projeto Entenda o que a rea de negcios precisa fazer antes, durante e depois dos projetos. Dentre as atividades que precedem um projeto esto migraes para novos sistemas, documentao de processos de negcios e limpeza de dados. As falhas em fornecer dados limpos podem ser custosas. Em 2008, as ruas de Los Angeles foram tomadas por protestos na falha em um projeto de folhas de pagamentos que levaram a problemas nos salrios de alguns professores. Alguns receberam mais, outros menos e alguns simplesmente no foram pagos. Foi apurado, posteriormente, que um banco de dados sujo e bagunado tornou impossvel coletar exatamente as informaes sobre salrios aps uma migrao. Segundo analistas, isso no aconteceria se os responsveis tivessem respondido a todas as questes essenciais antes do incio do projeto. - Escolha o fornecedor com cuidado Bergen recomenda que as companhias que no possuam experincia com esses projetos contratem consultores sem qualquer vnculo com fornecedores ou potenciais integradores. Esse tipo de profissional vai observar a empresa e aconselhar as melhores solues, alm de facilitar o dilogo entre cliente, integradores e fornecedores. - Escolha o integrador com mais cuidado ainda Normalmente, o integrador quem traz o fornecedor, ento o conselho anterior ainda mais crtico na escolha do integrador. Entreviste a equipe snior, analise currculos dos participantes no processo e tenha a certeza que est lidando com profissionais experientes no seu segmento. - Forme uma equipe consistente para supervisionar o projeto Hatch afirma que essa equipe deve incluir o CEO, o CIO, os lderes das linhas de negcios afetadas, o lder de gesto de projetos (que pode ser um conselheiro externo), e qualquer stakeholder diretamente envolvido. Segundo Ross Wainwright, vice-presidente de servios profissionais da SAP Amrica do Norte, a integrao de executivos de negcios na equipe crucial para o sucesso. A implementao de um ERP um processo de negcios, no de TI, assinala.

As principais prticas sugeridas pela SAP na conduo de projetos tem foco na equipe. A chave ter autoridade em duas reas importantes: rejeio (ou aprovao) de requisitos para definio de escopo e contatos constantes com integrador para esclarecer e resolver atrasos, problemas na conduo do projetos e problemas de oramento. Sem essas autoridades, a falha eminente. - Gerencie o projeto ativamente Projetos ERP so quase sempre longos. Nesse contexto, no raro que o gestor tenha lapsos de ateno sobre eles. No entanto, o sucesso reside nos detalhes, razo pela qual os membros das equipes devem dar constantes atualizaes sobre os progressos e os problemas do projeto. Se um problema srio surge, os membros da equipe de superviso devem intervir e tomar decises. A equipe inteira deve se encontrar ao menos uma vez, segundo Hatch. Para Wainright, todas as linhas do projeto devem estar claras e bem compreendidas, pois isso facilita a celeridade nas correes. - Entenda o impacto sobre os negcios Os projetos ERP geralmente tm profundos impactos em muitas das atividades internas da companhia. por isso que o efeito de grandes projetos devem ser entendidos e planejados desde o comeo, de acordo com a lder da consultoria de desenvolvimento organizacional Stylus Group, Pam Daniels. Gesto de mudanas uma prtica fundamental que deve acompanhar a implementao do ERP desde o incio at o final. Uma falha na gesto de mudanas pode fazer com que os usurios resistam ao novo software ou o utilizem minimamente. Dessa forma, os benefcios do projeto so reduzidos, mesmo que haja um sucesso tcnico, analisa. - Cuide bem da metodologia de treinamento - Uma das formas mais fceis de levar o projeto ao fracasso ou diminuir o retorno sobre o investimento oferecer treino insuficiente para os usurios do novo software. No modelo mais comum de treinamento, o integrador escreve uma documentao das vrias partes personalizadas do pacote e ento instruir uma equipe de treinamento, que vai repassar o conhecimento para os usurios. Mas, de acordo com a especialista em treinamento de SAP, Jennifer Jackson, esse modelo tende ao fracasso se a equipe de treinamento do cliente no for boa. Jennifer prefere um modelo no qual a equipe de treinamento participe ativamente de sesses de briefing com os integradores, com tempo para que os instrutores possam praticar e aperfeioar sua experincia de treinamento. Considerando que a benefcio final do ERP acontece com o uso que o funcionrio d ao software, o conselho no economizar nessa rea.