1.

Definicin y Utilidad Los diagramas de flujo -tambin conocidos como flujogramas- son una representacin grfica mediante la cual se representan las distintas operaciones de que se compone un procedimiento o parte de l, estableciendo su secuencia cronolgica, clasificndolos mediante smbolos segn la naturaleza de cada cual1 Es decir, son una mezcla de smbolos y explicaciones que expresan secuencialmente los pasos de un proceso, de forma tal que este se comprenda ms fcilmente. Se les llama diagramas de flujo porque los smbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de la operacin, en pocas palabras son la representacin simblica de los procedimientos administrativos. Esta herramienta es de gran utilidad para una organizacin, debido a que su uso contribuye en con el desarrollo de una mejor gestin institucional, en aspectos como: Muestran de manera global la composicin de un proceso o procedimiento por lo que favorecen su comprensin al mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas de texto. Permiten identificar problemas tales como cuellos de botella o posibles duplicidades que se presentan durante el desarrollo de los procedimientos, as como las responsabilidades y los puntos de decisin. Facilitan a los administradores el anlisis de los procedimientos, mostrando grficamente quin proporciona insumos o recursos y a quin van dirigidos. Sirven como herramienta para capacitar a los nuevos empleados y de apoyo cuando el titular responsable del procedimiento se ausenta, de manera que otra persona pueda reemplazarlo. La creacin del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que representa est disponible para ser analizado, no slo por quienes lo llevan a cabo, sino tambin por todas las partes interesadas que aportarn nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo. 1 2. Construccin de los diagramas La construccin de los diagramas de flujo implica la consideracin de una serie de pasos, mismos que sirven de gua para su diseo, estos se presentan a continuacin: Conformar un grupo de trabajo donde participen aquellos que son responsables de la ejecucin y el desarrollo de los procedimientos que se encuentran debidamente interrelacionados y que constituyen un proceso. Establecer el objetivo que se persigue con el diseo de los diagramas y la identificacin de quin lo emplear, ya que esto permitir definir el grado de detalle y tipo de diagrama a utilizar. Definir los lmites de cada procedimiento mediante la identificacin del primer y ltimo paso que lo conforman, considerando que en los procedimientos que estn interrelacionados el comienzo de uno es la conclusin del proceso previo y su trmino significa el inicio del proceso siguiente. Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la identificacin de los pasos que estn incluidos dentro de los lmites de cada procedimiento y su orden cronolgico. Al realizar la ubicacin de los pasos se deben identificar los puntos de decisin y desarrollarlos en forma de pregunta, la presentacin de las dos ramas posibles correspondientes se identifican con los trminos SI/NO. Al tener identificados y ubicados los pasos en orden cronolgico, es recomendable hacer una revisin del procedimiento con el fin de corroborar que el mismo se encuentra completo y ordenado, previendo as la omisin de pasos relevantes.

Palacios Echeverra, Alfonso J. Microanlisis Administrativo, Concepto y Tcnicas Usuales, Publicaciones del Instituto Latinoamericano de Investigacin y Capacitacin Administrativa S.R.L. 1996, pg. 92.

Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes smbolos.

2.1. Criterios para el diseo de los diagramas de flujo Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes criterios: Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente informacin: Nombre de la institucin. Ttulo del diagrama de flujo. Denominacin del proceso o procedimiento. Denominacin del sector responsable del procedimiento. Fecha de elaboracin. Nombre del analista que realiz el trabajo. Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los responsables. Simbologa utilizada y su significado. Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas recomendaciones: Debe de indicarse claramente dnde inicia y dnde termina el diagrama. Las lneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales. No cruzar las lneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos. No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores. Solo debe llegar una sola lnea de flujo a un smbolo. Pero pueden llegar muchas lneas de flujo a otras lneas. Las lneas de flujo deben de entrar a un smbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de l por la parte inferior y/o derecha. En el caso de que el diagrama sobrepase una pgina, enumerar y emplear los conectores correspondientes. Todo texto escrito dentro de un smbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras. Todos los smbolos tienen una lnea de entrada y una de salida, a excepcin del smbolo inicial y final. Solo los smbolos de decisin pueden y deben tener ms de una lnea de flujo de salida. Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecucin de dicha actividad. Cada flecha representa el flujo de una informacin. Descripcin narrativa del diagrama de flujo, en ella debe considerase: Describir los pasos del procedimiento especificando quin hace, cmo hace, cundo hace y dnde hace cada paso. Esta es la parte ms importante y til para el personal de ejecucin de una institucin, pues para recordar los pasos de un procedimiento, puede hacerlo leyendo una o dos pginas del diagrama, sin tener que volver a leer el manual de procedimientos completo. Deben utilizarse frases cortas, pero completas. Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva, etc. Deben evitarse, en lo posible, los trminos tcnicos y/o que puedan tener ms de una interpretacin: usar en todos los casos trminos sencillos y uniformes para que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido.

SIMBOLOGAS UTILIZADAS 1. American Society of Mechanical Enginners (ASME) La Sociedad Americana de Ingenieros Mecnicos ASME por sus siglas en ingls-, fue fundada en 1880 como una organizacin profesional sin fines de lucro que promueve el arte, la ciencia, la prctica de la ingeniera mecnica y multidisciplinaria y las ciencias relacionadas en todo el mundo. Los principales valores de ASME estn arraigados en su misin de posibilitar a los profesionales de la ingeniera mecnica a que contribuyan al bienestar de la humanidad. La ASME ha desarrollado signos convencionales que se presentan en el cuadro N.1, a pesar de la amplia aceptacin que ha tenido esta simbologa, en el trabajo de diagramacin administrativa es limitada, porque no ha surgido algn smbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades. Cuadro N.1 Simbologa ASME

2.

American National Standard Institute (ANSI)

El Instituto Nacional de Normalizacin Estadounidense ANSI por sus siglas en ingls- es una organizacin privada sin fines lucrativos que administra y coordina la normalizacin voluntaria y las actividades relacionadas a la evaluacin de conformidad en los Estados Unidos. El ANSI ha desarrollado una simbologa para que sea empleada en los diagramas orientados al procesamiento electrnico de datos EDP- con el propsito de representar los flujos de informacin, de la cual se han adoptado ampliamente algunos smbolos para la elaboracin de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacin administrativa, dicha simbologa se muestra en el cuadro N.2 a continuacin:

3. International Organization for Standardization (ISO) La Organizacin Internacional para la Normalizacin ISO por sus siglas en ingls- es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricacin, comercio y comunicacin para todas las ramas industriales a excepcin de la elctrica y la electrnica. Las normas desarrolladas por ISO son voluntarias, comprendiendo que ISO es un organismo no gubernamental y no depende de ningn otro organismo internacional, por lo tanto, no tiene autoridad para imponer sus normas a ningn pas. La Norma ISO 9000 establece otro tipo de simbologa necesaria para disear un diagrama de flujo, siempre enfocada a la Gestin de la Calidad Institucional, son normas de "calidad" y "gestin continua de calidad", que se pueden aplicar en cualquier tipo de organizacin o actividad sistemtica, que est orientada a la produccin de bienes o servicios. Se componen de estndares y guas relacionados con sistemas de gestin y de herramientas especficas como los mtodos de auditora. Dicha simbologa se muestra en el cuadro N.3 siguiente:

4. El Instituto Alemn de Normalizacin (Deutches Institut fur Normung e.V DIN) El Instituto Alemn de Normalizacin DIN por sus siglas en ingls- es el organismo nacional de normalizacin de Alemania. Elabora, en cooperacin con el comercio, la industria, la ciencia, los consumidores e instituciones pblicas, estndares tcnicos (normas) para la racionalizacin y el aseguramiento de la calidad. El DIN establece otro tipo de simbologa necesaria para disear un diagrama de flujo, igualmente enfocado al tema de calidad, dicha simbologa se muestra en el cuadro N.4 siguiente:

EJEMPLOS DE DIAGRAMAS. 1. CURSOGRAMAS Muestran la trayectoria de un producto o de un procedimiento a la vez que sealan con un smbolo todos los hechos sujetos a examen. Proporciona una ayuda para tener una visin panormica de un procedimiento.

2. FLUJOGRAMA

Necesidad de reparar la PC

Est la PC en garanta? S

No

Comunicarse con Servicio de Reparacin

Buscar garanta de PC

Solicitar cotizacin para reparacin

Emplee la factura de compra de la PC

No

Encontr la garanta?

Seleccion el servicio de repacin?

No

S Llevar la PC al servicio de reparacin seleccionado

Comunicarse con Servicio al Cliente

Seguir instrucciones dadas por Servicio al Cliente

Est la PC reparada en la fecha indicada por el servicio de reparacin? S

No

Reclamar al servicio de reparacin

Est la PC reparada en la fecha indicada por Servicio al Cliente? S

No

Retirar o recibir la PC

Retirar o recibir la PC

Instalar y probar la PC

Instalar y probar la PC Funciona correctamente?

No

No

Funciona correctamente? S

Fin del ciclo

Fin del ciclo

3. DIAGRAMA DE FLUJO DE BLOQUES

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE MATERIALES DEPARTAMENTO SOLICITANTE ALMACEN DEPTO. DE COMPRAS PROVEEDOR

INICIO Existencia suficiente? S Surte material No Solicita material mediante requisicin Solicita material mediante orden de compra Surte material

Pide material mediante solicitud de material

Material requerido? S

No

Comunica deficiencia a almacn

Material requerido? No Origen del material?

Surte material

Utiliza material

Almacn

Proveedor FIN Comunica deficiencia a almacn