Plan de Mejoramiento Contraloria 2013

Tipo Informe Formulario Moneda Informe Entidad Fecha Periodicidad [1]
8 3401 1 406 5/30/2013 1
8 GESTION CB-0402: PLAN DE MEJORAMIENTO - 2
Mensual PLAN DE MEJORAMIENTO 32 RESPONSABLE DE LA EJECUCION
4 ORIGEN Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular vigencia 2008, AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR. PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL 2012 CICLO: I. VIGENCIA: 2011 AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR. PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL 2012 CICLO: I. VIGENCIA: 2011
8 CAPITULO
12 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION
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En conclusin, el proyecto no fue formulado adecuadamente, al presentar fallas en la definicin de aspectos bsicos como el problema, el objetivo y las metas, lo cual dificulta establecer el grado de avance alcanzado a diciembre 31 de 2008. Por consiguiente incumple lo establecido en el mdulo 4 Programacin del Manual Metodolgico General, para la identificacin preparacin y evaluacin de proyectos del Grupo Asesor de la Gestin de Programas y Proyectos de Inversin GAPI del Departamento Nacional de Planeacin, as como el literal b) artculo 2 de la Ley 87de 1993
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Las Tablas de Retencin Documental del Hospital vigentes no se estn utilizando en la Oficina de Planeacin, Oficina de Gestin Pblica y Autocontrol, Control interno Disciplinario, Oficina de Atencin al Usuario y Oficina de Gestin del Talento Humano; al evidenciase archivos de gestin sin identificar las carpetas donde reposan los registros correspondientes a las Peticiones de Quejas presentadas por los ciudadanos, Actas de Comit Coordinador de Control Interno, Actas de reunin de Comits de Asociacin de Usuarios, Plan de Mejoramiento y Seguimiento, Actas Comisin de Personal, Actas de reuniones internas entre otras carpetas y/o A-Z; como corresponde segn el cdigo, series/subseries. Esta situacin no permite organizar adecuadamente el archivo y dificulta la ubicacin fcil, oportuna de los documentos y registros que conforman el archivo de gestin de las dependencias. Por lo expuesto no se esta cumpliendo con lo consagrado en el artculo 24 de la Ley 594 de 2000 y la circular N 41 de noviembre de 2001 emanada por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot. Archivo central, la entidad dispone de una bodega donde se trasladan los registros una vez cumplan el tiempo de retencin como archivos de gestin.
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En el Archivo Central del Hospital al verificar el cdigo 140 02.13 de retencin documental de las Actas del Comit Coordinador de Control Interno, no se pudo evidenciar el registro mediante el cual se transfiere al archivo una vez cumplan el tiempo como archivo de gestin en la dependencia, de otra parte no existe las cajas donde debe reposar el archivo correspondiente a esta serie/subseries; los archivos de actas de reuniones internas, actas de usuarios y el archivo de PQR peticiones, quejas y reclamos, estn en mora de ser transferidas de acuerdo a su retencin que es de 2 aos, se constato que la ltima transferencia data del 26 de mayo de 2010. Es fundamental poder disponer de los archivos, de modo que la informacin de la entidad se pueda consultar. No se esta cumpliendo a cabalidad con el Ley 594 de 2000 articulo tercero Fin del Archivo. Los registros que evidencian la gestin que desarrollan las reas, los cuales son objeto de consulta y conservacin se debe garantizar su adecuada custodia y retencin.
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AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR. PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL 2012 CICLO: I. VIGENCIA: 2011
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Registros de las vigencias fiscales 2010 y 2011 recopilados en carpetas y/o A-Z en las oficinas de Gestin Publica y Autocontrol, Gestin del Talento Humano y Oficina de Atencin al Usuario como son: Actas de reunin de comits de asociacin de usuarios, peticiones de quejas presentadas por los ciudadanos, actas de comisin de personal, carpeta de comunicaciones, programa de bienestar, deporte, recreacin, plan de calidad de vida laboral, actas del comit coordinador de control interno y comunicaciones; se evidencio que los registros no estn foliados. Estos archivos que son sometidos a frecuente consulta, prstamo y utilizacin, no se garantiza la adecuada salvaguardia y seguridad. Por lo tanto no se cumple adecuadamente con Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 60 de 2001. El componente obtuvo una calificacin de 67, que representa un nivel de mediano riesgo.
20 INDICADOR Numero de deficiencias subsanadas del Realizar los ajustes a la Proyecto de la formulacin del proyecto de Clnica Fray / la Clnica Fray Bartolom.. Total de las deficiencias del proyecto X100 Socializar las Tablas de Retencin Documental con los respectivos cuadros de (No. de sesiones caracterizacin y clasificacin de capacitacin documental, en los cuales se realizadas / No. evidencian las series, de sesiones de subseries y tipos capacitacin documentales producidos y programadas) * recibidos en el cumplimiento 100 de las funciones asignadas con cada una de las reas. Socializar las Tablas de Retencin Documental con los respectivos cuadros de (No. de sesiones caracterizacin y clasificacin de capacitacin documental, en los cuales se realizadas / No. evidencian las series, de sesiones de subseries y tipos capacitacin documentales producidos y programadas) * recibidos en el cumplimiento 100 de las funciones asignadas con cada una de las reas. Socializar el acuerdo 042 de 2002 (Ley 594 de 2000) para el proceso de organizacin documental, las Tablas de (No. de sesiones Retencin Documental con de capacitacin los respectivos cuadros de realizadas / No. caracterizacin y clasificacin de sesiones de documental, en los cuales se capacitacin evidencian las series, programadas) * subseries y tipos 100 documentales producidos y recibidos en el cumplimiento de las funciones asignadas con cada una de las reas. Cumplir a cabalidad con los Requisitos sealados en la Resolucin 0403 de 2010. sealados en el articulo 3 y numeral 10
16 ACCION CORRECTIVA
24 META
28 AREA RESPONSABLE
100% Oficina de Planeacin
Jefe Oficina Asesora de Planeacin. Dra Victoria Pineda
Subgerencia 85% Administrtativa Referente Documental.
- Lider Gestion Documental - Sr. Carlos Gestin de la Osa
Subgerencia 85% Administrtativa Referente Documental
Subgerencia 85% Administrtativa Referente Documental
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Actas Comit Coordinador de Control Interno, son primordiales como evidencia del desarrollo y mantenimiento del Sistema de Control Interno, por consiguiente requieren de tratamiento adecuado conforme a lo normado. Se observ que en las actas de las reuniones de la vigencia 2011, no hay constancia de la presentacin y aprobacin del Plan de Auditorias internas del Hospital Simn Bolvar como se estipula en articulo tercero numeral 10 de la Resolucin 0403 de 2010, de otra parte no se deja constancia ni resea la inasistencia al Comit de algunos de los miembros que lo conforman de acuerdo al artculo segundo de la citada resolucin, las tareas pendientes no se precisan en el acta posterior sobre su cumplimiento. El comit es el escenario para presentar y garantizar que se cumpla con los roles y es la mxima instancia del Sistema de Control Interno en las entidades pblicas. No se esta cumpliendo apropiadamente con el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 numeral 5.3 Comit Coordinador de Control Interno; artculo 13 de la Ley 87 de 1993 y Resolucin 0403 del 7 de octubre de 2010 articulo Segundo y Articulo Tercero numeral 10 del Hospital Simn Bolvar. El componente autoevaluacin con una calificacin de 77, que representa un nivel de bajo riesgo.
Mediante comunicacin escrtia del Secretario Tcnico del Comit, se solicit a los miembros del comit que en caso de inasistencia a las reuniones deberan justificarse por escrito Precisar el estado de las tareas pendientes sealdas en cada una de las reuniones del comit.
N Actas diligenciadas acorde a las observaciones / N total de Actas X 100
Dr. Julin Hernndez - Jefe Oficina 90% Oficina Gestin Pblica y Gestin Pblica y Autocontrol y Autocontrol Profesionales de la Oficina
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Registro de riesgos altos en los egresos-muertos por Diagnstico de - Insuficiencia respiratoria aguda.- De acuerdo a la revisin efectuada a las estadsticas de produccin hospitalaria en el sistema Hipcrates del Hospital Simn Bolvar, se observa que se registran picos de riesgos altos en los egresos determinados por diagnostico principal y secundario durante la vigencia 2011, correspondiente al Diagnstico con cdigo J960 Insuficiencia respiratoria aguda- con un registro de 255 egresos, de los cuales se registra un total de 163 egresos- muertos, con un promedio de 15 das-estancia; situacin que indica que la tasa promedio de egresosmuertos por dicho tipo de diagnostico es superior al 9.9%, del total de egresos-muertos registrados en el 2011(1.644 Egresos- muertos). Lo anterior evidencia que existe una situacin de alto riesgo si se analiza las estadsticas presentadas en el 2010 por el hospital, donde los egresos- muertos por el diagnostico de Insuficiencia respiratoria aguda- registr 141 egresos, con una tasa promedio de 8.19% frente al total de egresos muertos registrados (1.722 Egresos-muertos). Esta situacin deja entrever, cual ha sido el nivel de efectividad en la aplicacin de los niveles de riesgo del control?, al igual que no se evidencia cuales han sido los niveles de valoracin y de evaluacin en este tipo de egresos por diagnsticos mdicos. Por lo que se estara incumpliendo con las metas del POA. Garantizar la sostenibilidad financiera de la ESE.- Mediante el Acuerdo No.0008 de 23 de marzo de 2011, de Junta Directiva del Hospital, se aprob el Plan de Desarrollo Institucional para el periodo 2011-2012, y dentro del cual se delimitaron cinco (5) objetivos estratgicos concordantes con el Plan de Desarrollo del Distrito. La auditoria observa, con relacin al objetivo estratgico No.5, relacionado con Fortalecer la gestin de la organizacin a partir de la formulacin, aplicacin y control de estrategias y acciones en pro de la sostenibilidad financiera, de la entidad, que los resultados financieros y presupuestales dejan entrever el cumplimiento objetivo de dicha estrategia financiera. Esto en razn, que durante la vigencia fiscal 2011, la ESE registr un recaudo de ingresos presupuestales por valor de $112.563.680.851, de los cuales por concepto de disponibilidad inicial corresponden $15.071.398.904, y por concepto de recaudo de cuentas por cobrar se registran $28.594.495.691. Lo que indica de acuerdo a la metodologa trazada por el Ministerio de la Proteccin Social, para la evaluacin de la gestin financiera y presupuestal de las ESEs, que los ingresos netos de la vigencia alcanzaran un recaudo de $68.897.786.256. De otra parte, al analizar los compromisos presupuestales asumidos durante la vigencia fiscal 2011, se observa que la entidad registr un total de compromisos por valor de $133.175.973.081, de los cuales, $20.324.605.584, corresponden a cuentas por pagar de vigencias anteriores. Por lo que, el total de compromisos netos asumidos durante la vigencia, seran del orden de los $112.851.367.497; en tal sentido, el ejercicio presupuestal de la vigencia fiscal 2011 de la ESE, arrojara un resultado negativo con un dficit presupuestal de $43.953.581.241. Ante estos resultados presentados, la auditoria observa, que el cumplimiento del objetivo estratgico de la ESE relacionado con Fortalecer la gestin de la organizacin a partir de la formulacin, aplicacin y control de estrategias y acciones en pro de la sostenibilidad financiera, se ve seriamente afectado en razn a que al cierre del periodo, la entidad refleja un desequilibrio presupuestal que pone en riesgo las finanzas del Hospital y por ende la gestin Hospitalaria, es de anotar, que el dficit en la vigencia fiscal 2010, fue de $16.827.845.898, cifra que representa un incremento de $27.125.735.343,es decir en ms del 161%, por lo que se denota que las medidas tomadas para reducirlo, no fueron eficaces para garantizar la sostenibilidad presupuestal de la entidad. En tal sentido, la entidad estara incumpliendo con lo estipulado en los literales a) y b) del artculo 2 de la ley 87 de 1993.
Implementacin del comit de anlisis de mortalidad para el 10% de las muertes por insuficiencia respiratoria cada mes
N total de acciones de mejora implementadas /N total de riesgo identificados por caso*100
100% Subgerencia Cientifica
Subgerente cientfico - Dr. Nicolas Escobar, lderes de Servicios asistenciales- Lider Grupo Auditoria de Servicios
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El Hospital continuara realizando el cobro de la cartera con el fin de recaudar y cumplir con las necesidades de la institucion, pero debemos aclarar que esta situacion se debe por el no pago de las diferentes entidades responsables de pago y que es conocedora por el ente de cotrol.
Valor recaudado anual/ ejecucin de ingresos presupuestal anual
Cartera - Martha Mora Subgerencia Financiera y 80% Comercial - Cartera - Auditoria de cuentas medicas - Erika Bustos PRESUPUESTO Presupuesto - Alavaro Pardo
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Desbalance financiero de la gestin asistencial en la Unidad de Apoyo Teraputico.- Con relacin a la Unidad de Apoyo Teraputico del Hospital, se observa de acuerdo a la estructura de costos de dicha Unidad funcional, que esta registra unos costos totales por valor de $4.896.389.349, que corresponden bsicamente a los Concertamente con el rea servicios de Fisioterapia y rehabilitacin con unos costos de operacin de $2.152.615.505, en los servicios de terapia renal se registran costos de funcionamiento por de costos el analisis de las $989.808.733, entre otros servicios que hacen parte de la Unidad de Apoyo Teraputico. Sin embargo, a nivel de la facturacin generada por la prestacin de este cifras para determinar las tipo de servicios por parte de la ESE, se observa que la entidad registra una facturacin por valor de $2.721.768.579, lo que determina que el margen de actividades a efectuar rentabilidad de esta Unidad es negativo, del orden de los $2.174.620.770, situacin esta que pone en riesgo el margen de operacin financiera de esta Unidad funcional del Hospital. Por lo que, se estara incumpliendo con lo estipulado en los literales a) y b) del artculo 2 de la ley 87 de 1993.
Nmero de actividades realizadas / nmero de actividades programadss *100
Grupo funcionales de: 100% Subgerencia Financiera y Costos - Mario Comercial - Costos Facturacion - Marcela Sanchez Comerccial - Saul Leon
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Deficiente gestin en el cumplimiento de las metas del POA de la Subgerencia Cientfica.- Rama de medicina interna consulta externa.- Dentro del Plan Operativo de la Subgerencia Cientfica, se planteo el objetivo especfico con el numeral 1.1. Mejorar la Oportunidad en el tiempo de respuesta y la productividad en el servicio mdico clnico y consulta externa del Hospital Simn Bolvar y la Clnica de Medicina Fsica y rehabilitacin Fray Bartolom de las Casas, de donde se planteo como meta, garantizar a 31 de diciembre de 2011, la realizacin de 35.561 consultas en la Rama de MEDICINA INTERNA en Consulta Externa. Observndose, que la ESE registra estadsticas de produccin hospitalaria por 31.395 de consultas ejecutadas. En consecuencia, la ejecucin de dicha meta no fue la ptima, alcanzando un nivel de ejecucin del 88%, es decir se dejaron de realizar 4.166 consultas de las proyectadas, en esta rama de la medicina interna. En tal sentido, se estara incumpliendo con la lnea base establecida para este indicador, al igual que con el artculo 2, literal b) de la ley 87 de 1993. Tratamientos odontolgicos.- Con relacin al servicio de Tratamientos Odontolgicos Terminados, en el POA del rea de la Subgerencia Cientfica, se programo como meta, realizar a 31 de diciembre de 2011, 1.223 tratamientos odontolgicos terminados. Registrando la ESE la realizacin de 1.178 tratamientos, con un nivel de ejecucin del 96.3%. Sin embargo, llama la atencin que en el ltimo trimestre del ao la entidad registra una ejecucin de 526 tratamientos, que significan el 43% del total de los tratamientos realizados durante todo el ao, esto teniendo en cuenta que tan solo se haban proyectado realizar 227 tratamientos para el mismo periodo. Por lo que se genera la incertidumbre sobre el cumplimiento de esta meta, con que capacidad logstica y humana se realiz. De otro lado, es de observar, por parte de la auditoria, que mediante el Acuerdo No 0024 de 2010 de Junta Directiva, se modifico el Plan de Desarrollo Institucional de la ESE, en su numeral 3 Desdoblamiento de los objetivos del Plan, donde se aprob en el artculo 1. Ajustar las metas de produccin hospitalaria para los Tratamientos odontolgicos terminados a una meta de 3.744 tratamientos, los cuales no se ven reflejados en las metas proyectadas para la vigencia 2011. Incumpliendo de esta manera con la lnea base del indicador al igual que con el artculo 2, literal b) de la ley 87 de 1993. Cirugas programadas.- Teniendo en cuenta el objetivo especifico del POA de la Subgerencia Cientfica y relacionado con Mejorar la Oportunidad en el tiempo de respuesta y la productividad en el servicio mdico clnico y consulta externa del Hospital Simn Bolvar, se observa que en el POA se determino como meta A 31 DE DICIEMBRE DE 2011 GARANTIZAR LA DISMINUCIN A 4,00 LA PROPORCIN DE CANCELACIN DE CIRUGIAS PROGRAMADAS, en tal sentido, la auditoria observa que dicho indicador no se cumpli, al observarse que el promedio ponderado super las metas establecidas, al evidenciarse un promedio del 4.40%. De igual forma, en la presentacin de los resultados en la matriz de programacin y ejecucin del POA, no se determinaron las variables correspondientes al numero de cirugas programadas, como al igual, no se especificaron el nmero de cirugas que fueron objeto de cancelacin durante el periodo 2011.,
Dentro del plan de mejora, est el de revisar nuevamente el POA para realizarle ajustes, debido a las nuevas polticas del plan de desarrollo propuesto por la Administracin Distrital en cabeza del Seor Alcalde de Bogot d.c., Gustavo Petro, para poder mejorar y dar cumplimiento con nuestras metas de manera real.
Numero de modificaciones realizadas al POACientifica/ Numero de modificaciones POA - Cientifica x 100
Subgerente Cientifico - Dr. Nicolas 100% Subgerencia Cientifica y Escobar y Lderes de los Servicios Servicios Asistenciales Asistenciales que intervienen en el POA
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AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR. PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL 2011 CICLO: I
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El Hospital Simn Bolvar a la fecha tiene aprobada por el Comit de Archivo de la Entidad, la Tabla de Retencin Documental, decisin que se encuentra registrada en Acta de reunin del Comit de Archivos No. 29 de septiembre de 2010. No obstante lo anterior, se evidencia que el mismo hospital ha actuado con negligencia para que la Direccin General del Archivo Distrital de Bogot, efecte la revisin del documento y d la respectiva aprobacin como instancia competente. La falta de gestin por parte del hospital es evidente si se tiene en cuenta que esta misma observacin es reiterativa, toda vez que un requerimiento similar fue consignado en el informe resultante de la auditora practicada para la vigencia 2009. A la fecha, el Archivo Distrital se pronunci sobre las tablas de Retencin Documental remitidas por el Hospital, donde hace claridad de las deficiencias que an persisten sobre el documento y los soportes que se deben anexar, actividad que debe adelantar el hospital en aras de poder contar a corto plazo con un instrumento tcnico para la clasificacin, ordenacin, organizacin, conservacin y disposicin final de la documentacin producida y recibida por las diferentes reas del hospital. Por lo anteriormente manifestado, la entidad contraviene lo estipulado en la Ley 87 de 1993, especficamente el artculo 2 Objetivos del sistema de Control Interno, por lo que se constituye en un hallazgo administrativo
1. Generar cronograma con las reas para la revisin de la informacin pertinente. 2. Socializar con las areas el mecanismo de actualizacin requerida para el levantamiento de las TRD. 3. Consolidar la informacin reportada por las areas. 4. Realizar las gestiones pendientes con el Archivo Distrital para la aprobacin de las Tablas de Retencin Documental de acuerdo a la normatividad vigente. Gestionar la recuperacion de los dineros cobrados por mora de las facturas que se encontraban en proceso de reclamacion y que no han prescrito mediante la interposicion de recursos a que haya lugar en Lime
No de modificaciones realizadas/ Total de modificaciones por realizar a las tablas de retencin documental
100% Subgerencia Administrativa
Dra. Sonia Esmeralda Sanchez Rodriguez Subgerente Administrativa
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AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR. PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL 2011 CICLO: I
373
Revisados los pagos de aseo de los aos 2007 al 2011, se encontr mora por $2.837.515, falta gestin para recuperar los dineros cobrados por mora, cuando las facturas estaban en proceso de reclamacin, mediante la radicacin de los recursos pertinentes ante LIME, como lo define el Art. 155 Ley 142 y concepto SSPD-OJ2007-314 2007 de la SuperServicios Pblicos. Otro valor que podra estar sobredimensionado es el cobro por deuda anterior de aseo $38.002.058, pagado el 12-0209 de la factura No. 812-4951-155, el cual corresponde al pago retroactivo despus de la Resolucin No.SSPD - 20008814-0204745 del 20-10-2008, en la cual queda en firme el cobro de 156,757m3 de residuos convencionales, los soportes fueron solicitados el 12-04-11 por la Contralora y a la fecha no a entregado LIME. No hay control. Hay un presunto detrimento por $2.837.515, enmarcndose en la segunda parte del art. 6 Ley 610-00 que define el dao patrimonial al Estado y seala que se produce por una Gestin fiscal Antieconmica, Ineficaz, Ineficiente, Inequitativa, inoportuna, (.) y arts. 2 y 4 Ley 87/93.
Recursos interpuestos/ Total de recursos por imterponer
Dra. Sonia esmeralda Sanchez Subgerencia Rodriguez -Subgerente Administrativa 100% Administrativa Dr. Mauricio Sopo S. Subgerente Subgerencia Financiera Financiero
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Elaborar y socializar un instructivo que clarifique la actividad de entrega de puestos de trabajo o En la Oficina de Gestin de Talento Humano, al examinar las actas de entrega de puesto de trabajo o finalizacin de contrato, se evidenci que se utiliz el registro finalizacin de contrato y el obsoleto Versin 1, siendo el vigente la Versin 2 cdigo GTH-FO-028, en el registro cotejado no contiene la fecha de entrega y lo relacionado en el formato no es manejo de los formatos conforme con lo estipula en el procedimiento Gestin por Competencias cdigo:GTh-PR-002; el acta corresponde a la entrega del cargo de un funcionario asociados a tal fin, tcnico operativo de la Subgerencia Administrativa, esta situacin conlleva a inconvenientes en el recibo del puesto de trabajo del funcionario que recibe. No insistiendo en que la se esta cumpliendo a cabalidad con la ISO 9001:2008 Numeral 4.2.3 control de documentos literal d) y g) y con el procedimiento Gestin por Competencias. La aplicacin del mismo es entidad mediante resolucin 0370 de 2011, conformo la comisin de personal del Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE. responsabilidad de cada funcionario y del jefe o supervisor que recibe dicho registro. Solicitar a los miembros de la comisin de personal, en el oficio de citacin a reunin que en el caso en que no puedan asistir a la misma notifiquen por escrito a la Secretaria de dicha instalacin (profesional especializado de gestin humana), para soportar su no participacin en dicho comit.
N Socializaciones del documento elaborado realizadas / N Socializaciones del documento elaborado a realizar.
Funcional 100% Grupo Gestin Humana
de
Dra Lucy Stella lvarez Ramrez Profesional Especializado Gestin Humana
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Se evidenci que las actas de reunin de la comisin de personal del Hospital, no se estn manejando de conformidad con Resolucin 0370 del 13 de octubre de 2011, a las reuniones no asisten todos los funcionarios delegados en la Resolucin y en el contenido de las actas no se trata la razn de la inasistencia, esta situacin no permite que se tomen decisiones oportunamente y que transgreda con la funcin que le corresponde a la comisin. Por consiguiente se incumple con la Resolucin 0370 de 2011 del Hospital Simn Bolvar. La calificacin obtenida en ste componente fue de 80, que representa un nivel de bajo riesgo.
Nmero solicitudes realizadas nmero solicitudes realizar
de / de a Funcional 100% Grupo Gestin Humana de Dra Lucy Stella lvarez Ramrez Profesional Especializado Gestin Humana
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Informe Fiscal PAD 2012 ciclo II
2.1.15
Solicitar desde el Servicio Farmaceutico concepto juridco en la realizacin las compensaciones de inventarios con base al cumplimiento de la resolucin 2.1.15 En las Actas de Comit de Farmacia y Frmaco-vigilancia se muestran Faltantes por valor $126.551.77 y sobrantes por $1.103.426.80, ocasionada por errores 001 de 2001. Manual de en el ingreso de cdigos al sistema, de los medicamentos devueltos al 1. Cumplimiento procedimientos proveedor para cambio por vencimiento y devolucin a farmacia, por los auxiliares. a la actividad administrativos y contables As mismo se realizan compensaciones de productos con similares caractersticas fsicas o tcnicas, aspectos que generaron deficiencias en los saldos y registros propuesta para el manejo y control de del inventario, desconociendo lo normado en los literales a) y f) de la Ley 87 de 1993. los bienes en los entes pblicos del distrito capital este concepto debe complementarse con financiera-contabilidad para determinar el manejo 1) Estudios previos con necesidades adecuadas/ Total de estudios previos *100 2) Modificaciones contratactuales justificadas/ Total de modificaciones contractuales realizadas*100 3) No de Ofertas ajustadas a los requisitos establecidos en el codigo de comercio / Total de Ofertas Contratadas *100 No. De contratos de alquiler de equipos biomedicos con estudios previos/ Total de contratos de alquiler de equipos biomedicos *100
100%
SUBGERENCIA CIENTIFICA SUBGERENCIA ADMINISTRATIVASUBGERENCIA FINANCIERA JURIDICA FARMACIA.
CONTABILIDAD FARMACIA JURIDICA
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INFORME VISITA FISCAL EVALUACIN, ANLISIS Y SEGUIMIENTO A CONTRATOS DE SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS PAD 2012 CICLO II
2.3
Con relacin al Contrato de Suministro N 2294 - 2011 celebrado entre el Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE y Carlos Alberto Escobar Gonzlez, se evidenci una modificacin en el objeto del contrato, en el cual se hace referencia a la contratacin de la impermeabilizacin de las terrazas de los pisos segundo, octavo y salud mental, de acuerdo a los estudios previos. Con base en dicho estudio, se solicitaron las cotizaciones y se elabor el cuadro comparativo de las propuestas; sin embargo, el 24 de octubre de 2011 el supervisor del contrato solicit se modifique el objeto del mismo de manera que se incluya la impermeabilizacin de la cubierta del primer piso, lo que evidencia que el estudio previo para contratar dicho servicio no fue adecuado. De otra parte, el otros se firma modificando el nmero de reas y metros a intervenir en cada una de las terrazas sin que se explique la razn de la modificacin al incluir la impermeabilizacin del primer piso. Adems, no aparece la invitacin a ofertar, adicionalmente los ofertantes no registran en su propuesta ningn domicilio o Nit como en el caso del oferente Aluminios y Cubiertas, sin embargo se hace el estudio y se evalan de la misma manera calificndolos a todos como pertenecientes al rgimen simplificndolo anterior contraviene lo establecido en los numerales 7 y 12 del Artculo 25 de la ley 80 de 1993 y lo establecido en los literales a) y f ) del Artculo 2 de la ley 87 de 1993.
1) Planear adecuadamente la necesidad del servicio a contratar, y evidenciarla en los estudios previos 2) Justificar la solicitud de modificacion de los contratos 3) Verificar que las ofertas cumplan con los requisitos establecidos en el Codigo de Comercio
100% Estudios previos con necesidad es adecuadas 100% Modificacio nes contratact uales justificada s 100% Ofertas ajustadas a los requisitos establecid os en el codigo de comercio
Zoraida Bejarano Profesional Grupo Funcional de Especializado Suministros y Almacen y Grupo Funcional de Ingeniero Macedonio Hernndez Ingeniera Profesional Especializado
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FILA_25
INFORME VISITA FISCAL EVALUACIN, ANLISIS Y SEGUIMIENTO A CONTRATOS DE SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS PAD 2012 CICLO II
2.4
En la Orden de Servicio N 1905-2010 para alquiler de equipos biomdicos, el Contrato de Suministro N 186-2011 y en la Orden de Servicio N 2327-2011 de prestacin del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de vehculos, no se encontraron los estudios previos para la escogencia de los oferentes el estudio de mercado para calcular el precio del servicio a contratar, as como tampoco se encontr la justificacin de la necesidad de dicha contratacin, ni la fecha de apertura de invitacin a cotizar. Contraviniendo lo establecido en el Artculo 2, literales a) y f) de la Ley 87 de 1993 y lo normado en el Artculo 25, numerales 2 y 7 de la Ley 80 de 1993.
Realizar estudios previos para contratar el alquiler de equipos biomedicos, y en el se debe evidenciar la justificacion de la necesidad y el estudio de mercado
100% contratos de equipos Grupo Funcional biomedico Ingenieria s con estudios previos
de
Macedonio Hernndez Especializado
Profesional
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AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE INTEGRAL 2.1.1 Hallazgo MODALIDAD administrativo REGULAR. PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL 2013 Vigencia 2012
En las reas evaluadas, existe desconocimiento de la memoria histrica que la entidad ha generado en administraciones anteriores; no se conocen acuerdos, compromisos o protocolos ticos de la entidad. As mismo, no se conocen los planes de capacitacin, induccin y reinduccin, debido a la rotacin y/o al ingreso de nuevo personal en las diferentes reas auditadas, lo cual incide en la gestin institucional incumpliendo lo establecido en los literales e) y h) del artculo 2, y a) y b) del artculo 4, de la Ley 87 de 1993 y requisito 6.4, Ambiente de Trabajo de la norma tcnica NTGP 1000:2004.
A 31 de diciembre de 2013 se habr desplegad Total de o y medido colaboradores su nuevos con adherencia Reforzar el despliegue de los socializacion de al 90% de acuerdos, protocolos y los acuerdos, los compromisos ticos de la compromisos y colaborado entidad a nivel de toda la protocolos eticos res nuevos organizacin, midiendo la de la institucin y del adherencia del conocimiento su medicin de hospital, de estos adherencia / Total en de colaboradores acuerdos, nuevos por protocolos periodo y compromis os ticos de la institucin
Grupo Funcional de Calidad
Dra. Maria Eugenia Rodriguez Nuez
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Se evidencia falta de articulacin y coordinacin entre las funciones que realizan las reas organizacionales y las que conforman la estructura institucional, no hay presencia activa en la sede Clnica de Medicina Fsica y Rehabilitacin Fray Bartolom de las Casas por parte de la Oficina de Gestin Pblica y Autocontrol, lo cual incumple lo normado en el artculo 9 de la Ley 87 de 1993; artculo 1 del Decreto 1537 de 2001, requisitos 4.1, Ttulo Sistema de Gestin de Calidad, 5.4.1 Ttulo Objetivos de la Calidad; 5.5.2 Representante de la Direccin de la norma tcnica de calidad NTGP 1000:20 04.
Asignar un espacio fisico para que los auditores de la oficina de Gestin Pblica puedan establecerse en la sede fray Bartolome de las casas
Espacio fisico asignado en la sede Fray Bartolome de las Casas
Oficina de Gestin Dr. Julian Hernandez Palacios. Jefe 1 Pblica y Autocontrol - OGPA, Dra. Sonia Esmeralda Sanchez Subgerencia Subgerente Administrativa Administrativa
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El hospital no tiene mapa actualizado de riesgos por procesos, no se encuentran totalmente identificados, unos se repiten o estn desarticulados, no se armonizan los indicadores para los controles y la matriz de indicadores, no se verifica el cumplimiento de las polticas de administracin de riesgo, no se realiza seguimiento peridico a la mitigacin de los mismos, conllevando a un riesgo alto para la entidad al evidenciar que los controles en ocasiones ya no se valoran como preventivos sino como correctivos, lo que genera impacto negativo en el cumplimiento de su misin institucional e incumple lo contemplado en los literales b), f) del artculo 2 de la Ley 87 de 1993 y requisitos 4.2.3, literal b, Ttulo Control de Documentos, 8.5.1 Ttulo Mejora Continua y 8.5.2 Ttulo Acciones Correctivas de la norma tcnica de calidad NTGP 1000:2004; artculos 3 y 4 del Decreto 1537 de 2001.
a) Total de Procesos a) Estructurar el programa de institucionales gestin y administracin del incluidos en el riesgo de forma que permita mapa de crear una metodologa riesgos/total de sistemtica que d alcance a procesos los requerimientos normativos institucionales y lo establecido en el Sistema nico de Acreditacin b) Nro de b) Realizar la identificacin acciones y valoracin y control de los controles de los riesgos generando una planes de cultura hacia la prevencin tratamiento con el fin de minimizar el ejecutadas/Nro de impacto y la ocurrencia de acciones y los mismos en los procesos controles de los de la organizacin planes de tratamiento formuladas
a) A 30 de septiembre de 2013 contar con el 100% de los procesos institucion ales incluidos en el mapa de riesgos de la Institucin b) A 31 de Enero de 2014 contar con la implement acin del plan de tratamient o para cada uno de los procesos institucion ales A 30 de abril de 2014 la institucin contar con el 100% de los procesos y procedimie ntos actualizad os cumpliend o con el decreto 019 de 2012
Oficina Asesora de Planeacin
Dra. Isabel Victoria Pineda
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AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE El Hospital no cuenta con un manual de procesos y procedimientos actualizado, INTEGRAL 2.1.4 Hallazgo situacin evidenciada en las reas Financiera, Almacn, Farmacia, Contratacin; MODALIDAD administrativo igualmente no se adecuan al Decreto antitrmites 019 de 2012, lo cual genera riesgo para la entidad al desarrollar procesos desactualizados, trasgrediendo lo REGULAR. PLAN contemplado en el literal h) del artculo 2, literal b) del artculo 4, literales c), g) del artculo 12 de la Ley 87 de 1993; artculo 2 del Decreto 1537 de 2001. DE AUDITORIA DISTRITAL 2013 Vigencia 2012
Total de procesos y procedimientos Actualizar los procesos y de la institucin procedimientos de las reas actualizados financiera, almacn, cumpliendo con el farmacia, contratacin del Decreto Hospital acorde con lo antitrmites/total enunciado en el Decreto anti de procesos y trmites 019 de 2012 procedimientos de la institucin
Grupo Funcional de Calidad
Maria Eugenia Rodriguez Nuez
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A 31 de Diciembre * Fortalecer la aplicacin de de 2013, el la lista de chequeo existente 100% de para la solicitud de papeles los AUDITORIA al proveedor, en donde se Cantidad de contratos GUBERNAMENTA garantice la presentacin de contratos con el suscritos L CON ENFOQUE En el contrato 1479 de 2011 suscrito el 01/02/2011 para el servicio de fotocopiado, se evidencia falta de control y seguimiento del hospital para verificar la afiliacin y los aportes a seguridad social cumplimiento de en la INTEGRAL 2.1.5 Hallazgo pago de aportes a la seguridad social y riesgos profesionales, toda vez que no se comprob la realizacin de estos pagos y los documentos soportes en la carpeta aportes a vigencia MODALIDAD administrativo y del contrato, lo cual implica que no se obtengan los recursos destinados a la seguridad social y riesgos profesionales observndose riesgo en la gestin de la * Implementar en el seguridad social/ contarn REGULAR. PLAN disciplinario entidad, incumpliendo lo establecido en el artculo 23 del Decreto 1703 de 2002, la Ley 789 de 2002 y el artculo 34 Ley 734 de 2002. procedimiento de total de contratos con el DE AUDITORIA contratacin los puntos de suscritos por el certificado DISTRITAL 2013 control necesarios para Hospital de Vigencia 2012 garantizar el cumplimiento de cumplimie los requisitos de aportes a nto de seguridad social aportes a seguridad social A 31 de diciembre de 2013 se Prstamo de garantizar medicamentos o que el insumos mdico 100% de quirrgico en el los Hospital prestamos controlados y con de seguimiento / medicame Total de ntos o prstamos de insumos medicamentos o medico insumos mdico quirurgicos quirrgico en el cumplan Hospital con los controles establecid os
Subgerencia Administrativa
Dra. Sonia Esmeralda Sanchez
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En las reas de Almacn y Farmacia del Hospital, se evidenci falta de control y seguimiento en el prstamo de medicamentos o insumos mdico quirrgico desde el ao 2000 que a la fecha asciende a $5.419.016.810, lo cual indica falta de gestin para depurar y sanear esta situacin y pone en riesgo a la entidad. En visita fiscal realizada con la alta direccin del Hospital el da 22 de abril de 2013, se determin que no se cuenta con un plan de gestin, ni procedimiento, ni controles efectivos documentados para el prstamo de medicamentos o insumos mdico quirrgico en el Hospital, lo cual incumple lo contemplado en el literal h) del artculo 2, literal b) del artculo 4, literales c), g) del artculo 12 de la Ley 87 de 1993
* Documentar y aplicar el procedimiento y controles para el prstamo de medicamentos o insumos mdico quirrgico en el Hospital * Revisar el Sistema de Informacin hipcrares y realizar la depuracin de los saldos registrados
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Procedimiento AUDITORIA para el GUBERNAMENTA En el seguimiento a los convenios interadministrativos docentes asistenciales seguimiento a los L CON ENFOQUE suscritos con diferentes Universidades, se evidenci que el Hospital no cuenta con un procedimiento documentado que garantice su efectivo control, no se tiene Documentar el procedimiento convenios INTEGRAL 2.1.7 Hallazgo registro presupuestal o contable previo o posterior de la totalidad de los ingresos provenientes del convenio, falta de control, gestin y cuidado por parte de la para el seguimiento a los interadministrativo MODALIDAD administrativo y administracin respecto a los recursos generados como resultado de los convenios, falta de diligencia y supervisin de los mismos, incumpliendo la clusula novena convenios interadministrativos s docente REGULAR. PLAN disciplinario del Convenio y contraviene lo establecido en los literales a), b), docente asistenciales del asistenciales del DE AUDITORIA c), e), f), y h) del artculo 2; literal c) del artculo 3 de la Ley 87 de 1993 y principios, b), d) e) e i) del numeral 1.2, de la norma tcnica de calidad NTGP 1000: 2004; Hospital Hospital DISTRITAL 2013 artculos 27 y 34 de la Ley 734 de 2002. documentado Vigencia 2012 para implementacin
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AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE INTEGRAL Existe inadecuada formulacin de indicadores en las reas de Contratacin y Planeacin, situacin que incide en el seguimiento de la gestin del Hospital e impide 2.1.8 Hallazgo MODALIDAD tener datos confiables que no permiten establecer una medida real de su gestin, situacin que incumple lo establecido en el literal d) artculo 2 de la Ley 87 de administrativo REGULAR. PLAN 1993 DE AUDITORIA DISTRITAL 2013 Vigencia 2012
Fortalecer la formulacin de los indicadores institucionales con el fin de que puedan medir de manera significativa la gestin que apunten de manera contundente al cumplimiento de los objetivos estratgicos y que involucre a todos los niveles de la institucin.
Cantidad de indicadores formulados, medidos y con seguimiento / Total de indicadores institucionales
A 30 de septiembre de 2013 se contar con el procedimie nto para el seguimient o a los convenios interadmini strativos docente asistencial es del Hospital A 31 de diciembre de 2013 contar con el 100% de medicin y seguimient o de los indicadore s institucion ales que permitan medir efectivame nte la gestin institucion al
Subgerencia Cientfica
Dr. Luis Gerardo Cano Villate
Oficina Asesora de Planeacin
Dra. Isabel Victoria Pineda Sarmiento
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A 31 de * Revisar y ajustar segn diciembre corresponda los mecanismos de 2013 se existentes para atender de cantidad de habrn forma oportuna los respuestas revisado el requerimientos provenientes remitidas a entes 100% de La informacin que proviene de fuentes externas se procesa dentro de la entidad identificando su procedencia y concepto, sin embargo, los mecanismos diseados de fuentes externas a la de control, las Subgerencia no permiten la efectividad en las operaciones que se requieran para atender la institucin. revisadas de respuestas Administrativa - Oficina informacin, evidenciado en la entrega de requerimientos solicitados por este ente de control, allegada de forma incompleta, errada, desarticulada, inoportuna y no acuerdo a remitidas a de Gestin Pblica y confiable, lo cual incumple lo establecido en los literales d), e) y g) del artculo 2 de la Ley 87 de 1993 y requisito 8.5.1 Ttulo Mejora Continua de la norma * Ajustar el procedimiento de procedimiento entes de Autocontrol tcnica de calidad NTGP 1000:2004. correspondencia de salida establecido/total control, de incluyendo un punto de de respuestas acuerdo a control que asegure la remitidas a entes procedimie revisin previa de la de control nto informacin que es enviada a establecid entes externos o 1) A 31 de diciembre de 2013 garantizar la actualizaci n del PETIC al 100% 2) a 31 de 1)PESI 1) Actualizar el Plan Diciembre actualizado / PESI Estratgico de Informacin de 2013 vigente Oficina Asesora de AUDITORIA PESI y la poltica de garantizar 2) paz y salvo de Planeacion. GUBERNAMENTA seguridad. que el El Plan Estratgico de Sistemas de Informacin PESI y la poltica de seguridad se encuentran desactualizados, no se evidencia controles que permita dar de baja Sistemas L CON ENFOQUE 2) Incluir en el proceso de 80% de los las cuentas de los usuarios de personal que ya no labora en la entidad, no cuenta con tecnologa actual para el registro, seguridad y control de la informacin, el entregado / Oficina de Contratacin. INTEGRAL contratacion el requerimiento funcionario 2.1.10 Hallazgo manejo y administracin de la pgina web est desactualizada, en el link de consulta se presentan datos del ao 2004 en recaudo, cartera, atencin al usuario, funcionarios MODALIDAD de paz y salvo de Sistemas s que se administrativo contratos, retirados Oficina de Talento REGULAR. PLAN para el personal que se retire retiran de saldo en bancos, POA y plan de desarrollo incumpliendo los literales b) y e) del artculo 2 de la Ley 87 de 1993 y requisito 8.4, Ttulo Anlisis de Datos de la 3) documentos Humano DE AUDITORIA del Hospital. la norma tcnica de calidad NTGP 1000:2004. publicados DISTRITAL 2013 3) Verificar con ls reas del institucin avalados por area Oficina de Recursos de Vigencia 2012 Hospital que la informacin cuenten pertinente / Informacin publicada en la pgina web con el paz documentos se encuentra actualizada y salvo de publicados sistemas 3) A 31 de diciembre se contar con el 80% de la pgina WEB con informaci n A 30 de abril de Cantidad de 2014 se actividades del contar procedimiento de con el organizacin y 100% de AUDITORIA administracin la GUBERNAMENTA El Hospital Simn Bolvar adolece de una adecuada gestin documental para validar, organizar, facilitar, utilizar y conservar las unidades documentales, situacin * Fortalecer e implementar el tcnica de los implement L CON ENFOQUE evidenciada en el rea de Contratacin y en la Clnica de Medicina Fsica y Rehabilitacin Fray Bartolom de las Casas, donde se encuentran en cajas o en bolsas procedimiento para la archivos del acin del INTEGRAL 2.1.11 Hallazgo plsticas en el piso con documentos sin controles, exponindose al riesgo de prdida no se tiene ficha documental, no hay orden cronolgico de documentos, no se organizacin y administracin hospital Subgerencia procedimie MODALIDAD administrativo y diligencia el formato de las cajas de archivo y no se aplican en todos los casos, las tablas de retencin documental, que permita administrar de manera eficiente la tcnica de los archivos del implementadas/To Administrativa nto de REGULAR. PLAN disciplinario informacin, as como la demora en el traslado de documentos al archivo central incumpliendo lo establecido en los literales b), d) y e) del artculo hospital. tal de actividades organizaci DE AUDITORIA 2 de la Ley 87 de 1993, articulo 34 de la Ley 734 de 2002, la Ley 594 de 2000, el requisito 6.3 de la norma NTCGP 1000:2004 y 4.2.4, titulo Control de Registros; contenidas en el n y DISTRITAL 2013 as como lo normado en el artculo 4 del Decreto 514 de 2006. procedimiento de administra Vigencia 2012 organizacin y cin administracin tcnica de tcnica de los los archivos del archivos Hospital del hospital A 30 de abril de Cantidad de 2014 se actividades del contar procedimiento de con el organizacin y 100% de AUDITORIA administracin la GUBERNAMENTA El hospital no cuenta con mecanismos idneos para el manejo y archivo de la * Fortalecer e implementar el tcnica de los implement L CON ENFOQUE informacin que se produce en cada una de las reas evaluadas, encontrando documentos desorganizados, falta de controles para el seguimiento de procedimiento para la archivos del acin del INTEGRAL requerimientos, hojas de ruta sin diligenciar, las carpetas presentan deterioro organizacin y administracin hospital 2.1.12 Hallazgo Subgerencia procedimie MODALIDAD fsico, como son rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, sin foliacin y tcnica de los archivos del implementadas/To administrativo Administrativa nto de REGULAR. PLAN faltantes de documentos. De igual manera, se evidenci que en oportunidades se desconoce el lugar en el cual reposan los documentos; lo anterior transgrede lo hospital. tal de actividades organizaci DE AUDITORIA normado en el artculo 1, literal e) del artculo 2, literal i) del artculo 4, literal g) del artculo 12 de la Ley 87 de 1993 y literal a) del artculo 4, 10, 11, 12 de la Ley 594 contenidas en el n y DISTRITAL 2013 de 2000. procedimiento de administra Vigencia 2012 organizacin y cin administracin tcnica de tcnica de los los archivos del archivos Hospital del hospital AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE INTEGRAL 2.1.9 Hallazgo MODALIDAD administrativo REGULAR. PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL 2013 Vigencia 2012
Dr. Julian Hernandez Palacios. Jefe OGPA, Dra. Sonia Esmeralda Sanchez Subgerente Administrativa
Ing. Isabel Victoria Oineda Sarmiento Dr. Alexander Moreno. Dr. Jorge Almario Torres Ing. Daniel Alfaro Rojas
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AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE INTEGRAL Del seguimiento efectuado a los planes de mejoramiento se evidenci que stos no son efectivos ya que se suscriben de manera recurrente y sistemtica y no 2.1.13 Hallazgo MODALIDAD obstante implementar las acciones correctivas las observaciones se repiten; incumpliendo los literales f) y h) del artculo 2 de la Ley 87 de 1993; requisito 8.5.2. administrativo REGULAR. PLAN Ttulo Accin Correctiva; 8.5.2 Ttulo Acciones Correctivas de la norma tcnica de calidad NTGP 1000:2004. DE AUDITORIA DISTRITAL 2013 Vigencia 2012
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Redisear el procedimiento Acciones correctivas, preventivas y de mejora GMC PR - 160 - 006 y formato GMC FO 160 019 Plan de Mejoramiento Institucional , donde se incluya el concepto y la aplicacin de correccin. Desplegar el procedimiento Acciones correctivas, preventivas y de mejora GMC PR - 160 - 006 y formato GMC FO 160 019 Plan de Mejoramiento Institucional ajustados. Evaluar la adherencia del procedimiento Acciones correctivas, preventivas y de mejora GMC PR - 160 - 006 y formato GMC FO 160 019 y Plan de Mejoramiento Institucional ajustados, a los auditores, colaboradores del rea de Calidad, Planeacin, Control de Gestin, Lideres de Servicios. Realizar anlisis de la eficacia de las acciones establecidos en los planes de mejora para eliminar el hallazgo y prevenir su recurrencia, realizando informes cuantitativos y * Continuar con los trmites pertinentes para el mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles identificados como prioritarios en la Clnica Fray Bartolom de las Casas.
Numero de acciones cerradas / No acciones establecidas en los planes de mejora.
A 30 de abril de 2014 se habrn cerrado el Grupo Funcional de 90% de las Calidad acciones establecid as en los planes de mejora
Los planes de mantenimiento preventivo y correctivo no son efectivos para atender las necesidades de la entidad; se evidenci deterioro en silletera y paredes del rea de urgencias del Hospital y deterioro de camas que se encuentran en desuso en la Clnica de Medicina Fsica y Rehabilitacin Fray Bartolom de las Casas como consecuencia de las deficiencias en la planificacin y control, incumpliendo lo establecido en el literal h) del artculo 2 de la Ley 87 de 1993, requisito 6.3, Ttulo infraestructura de la norma tcnica de calidad NTGP 1000:2004.
A 31 de diciembre de 2013 se tendr el Cantidad de 100% de actividades cumplimie * Iniciar la ejecucin del proyecto de adecuacin del desarrolladas/Tota nto de las rea de urgencias, el cual l de actividades actividades establecidas priorizadas incluye la dotacin y en el plan mantenimiento de la de infraestructura. mantenimi ento * Hacer seguimiento al cumplimiento del Plan de Mantenimiento del Hospital Simn Bolvar Se el proceso y Juzgado que embarg la cuenta bancafe. No 053-99023.00 Radicar solicitud de desarchivo de proceso. Verificar el estado del proceso. Verificar lo anterior en caso A 31 de de existir orden de diciembre desembargo ser tramitado Cantidad de de 2013 se en un trmino de ocho das. procesos vigentes garantizar En caso de verificarse con seguimiento el desistimiento del proceso el permanente por seguimient mismo ser solicitado se parte de la Oficina o declare por el Juzgado, en Asesora permanent un trmino de ocho das. Jurdica/Total de e al 100% Efectuar seguimiento a las procesos vigentes de los acciones anteriores para del Hospital procesos asegurar la finalizacin del Simn Bolvar vigentes proceso, dejando constancia de la de los resultados. entidad * Efectuar seguimiento permanente a los procesos vigentes de manera mensual, lo que impide que se vuelva a presentar lo acaecido con el proceso citado que es de la vigencia 2.003.
Dra. Sonia esmeralda sanchez
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Se observ que durante la vigencia 2012, la cuenta que posee el Hospital en el Banco agrario con nmero 4-280.300247-1 se embarg por solicitud de la Organizacin Cooperativa La Economa en cuanta de $5.669.512. En esta misma situacin de embargo se encuentra desde el ao 2003 un embargo por valor de $39.900.000 con el proveedor Textiles Granada, que afect en su inicio a la cuenta de Bancafe No 053-99023.00; cuenta que desapareci al fusionarse esa entidad con Davivienda. Con relacin a esta situacin, la entidad no posee los soportes que muestren que cuenta de Davivienda se afect, ni la gestin adelantada por el Hospital con relacin a este embargo; situacin que refleja falta de control en el manejo y custodia de los soportes y genera incertidumbre en la informacin presentada por la entidad, contraviniendo lo establecido en el literal e), Artculo 2, Ley 87 de 1993.
Oficina Asesora Jurdica
Javier Pardo Prez
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AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE A 31 de diciembre de 2012, se presentan ingresos por identificar en cuanta de INTEGRAL 2.2.2 Hallazgo $13.269.325.243, que representan el 10.86% del total de la cartera, los cuales no han sido aplicados al orrespondiente pagador en razn a que en $3.719.819.078, MODALIDAD administrativo no se conoce el pagador que efectu la consignacin y en $9.421.882.927, a pesar de conocerse el pagador no se conoce a que facturas corresponde el respectivo REGULAR. PLAN pago. Situacin que afecta la razonabilidad de los saldos, incumpliendo lo establecido en los literales a) y e) del Artculo 2 de la Ley 87 de 1993. DE AUDITORIA DISTRITAL 2013 Vigencia 2012
Efectuar imputacin de pagos de acuerdo a normatividad vigente y en las circularizaciones que ha efectuado el Hospital a las diferentes Entidades Responsables de Pago para el cumplimiento del descargo de las facturas canceladas y que an no posee la informacin para el descargo de esta cartera. Realizar la notificacin a las entidades responsables de pago para el cumplimiento en el envo de la informacin con el fin de realizar el descargo de la cartera, si pasados los 3 das hbiles que segn Decreto 1095 de 2013, estas entidades no hayan reportado la informacin correspondiente, se realizar imputacin de pago a cada partida que se encuentre por este concepto para la cual el Hospital notificar las facturas que se descargaron del estado de cartera en el tiempo establecido segn la mencionada norma.
Valor depurado/ Valor a depurar *100
70%
Grupo Funcional de Cartera
Dra. Martha Cecilia Mora
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Se observ que durante la vigencia 2012 el Hospital realiz solamente un comit de glosas el 3 de octubre de 2012, incumpliendo lo establecido en el Artculo Cuarto de la Resolucin No 0445 de 5 de noviembre de 2010, por la cual se crea el Comit de glosas, devoluciones y respuestas del Hospital Simn Bolvar, que establece: Periodicidad de las reuniones: EL Comit se deber reunir una vez al mes ordinariamente y extraordinariamente cuando lo convoque al menos dos de sus miembros. El Secretario del Comit deber convocar por escrito con ocho das de antelacin a los miembros del Comit y las decisiones se AUDITORIA tomaran por unanimidad. En el comit efectuado se present como conclusin de la evaluacin y anlisis a las glosas definitivas de las vigencias 2007, 2008 y GUBERNAMENTA 2009, una relacin de las glosas con detrimento patrimonial las cuales ascendieron a $ 341.583.343. El resultado de este estudio fue remitido el 18 de octubre de L CON ENFOQUE 2012 a la Oficina de Control Interno de la entidad para adelantar las acciones respectivas. Es decir, a INTEGRAL 2.2.3 Hallazgo 31 de diciembre de 2012 nicamente se estudi y analiz por parte del Comit de MODALIDAD administrativo Glosas, las glosas definitivas de las vigencias 2007, 2008 y 2009. REGULAR. PLAN Adicionalmente, se observ que el 21 de febrero de 2013, el Hospital efectu un DE AUDITORIA comit de glosas de las vigencias 2010 y 2011. DISTRITAL 2013 Teniendo en cuenta el elevado nmero de glosas, la carencia de controles previosv al envo de la facturacin que garanticen la disminucin de glosas y la falta de Vigencia 2012 oportunidad en el estudio y depuracin de las mismas, se concluye que el Hospital Simn Bolvar no ha realizado una gestin oportuna y eficaz en cuanto a la recuperacin de recursos y depuracin oportuna de la informacin contable, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad econmica, financiera y patrimonial de la entidad, incumpliendo lo establecido en la Ley 716 de 24 de diciembre de 2001, el Decreto 1282 de 19 de junio de 2002 y la Ley 87 de 1993, Artculo 2, literales a) y e).
Dar cumplimiento a la Resolucin 045 del 05 de febrero de 2013, en la cual se establece su artculo primero modificar el artculo cuarto de la Resolucin 445 del 05 de noviembre de 2010
Reuniones efectuadas/ Reuniones establecidas mediante Resolucin *100
100%
Grupo Funcional de Auditoria de Cuentas Medicas
Dra. Erika paola Bustos Triana
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En la sede 104 (antigua Fray Bartolom de las Casas), se encuentran en bodega dos (2) elementos nuevos una baera y una ducha escocesa con saldos de $71.920.000 y $8.120.000 respectivamente, elementos que a pesar de corresponder a propiedades planta y equipo no explotados, presentan una depreciacin acumulada de $40.155.333 y $4.533.667 incumpliendo lo establecido en el numeral 2.3.1, Resolucin 01 de 2001 del Contador General de Bogot, sobrevaluando en $44.689.000 la cuenta Depreciacin acumulada. 2.2.5 Hallazgo administrativo
Adelantar un proceso que inicia con la intervencin de Almacen, para verificar la existencia de los bienes y el estado de los mismos previo a contar con el concepto de Ingeniera Biomdica; una vez se cuente con el informe de Almacn, conjuntamente loa reas del Almacn y Activos Fijos procedern con los registros pertinentes en el sistema de informacin.
Reajuste valores reales de bienes
100%
Subgerencia Administrativa - Almacen Activos Fijos
Dra Sonia Esmeralda Sanchez - Sr. Gonzalo Medina - Sr Gabriel Henao
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Se observ que a pesar de presentarse el Convenio de Comodato No 0622 de 19 de julio de 2006, mediante el cual se hizo entrega material y fsica a ttulo de comodato por parte del FFDS al Hospital Simn Bolvar III Nivel de Atencin ESE del inmueble, muebles, enseres, instrumental y equipos ubicados en la Clnica Fray Bartolom de las Casas, el Convenio Interadministrativo No 091 de 2010 de traspaso de bienes muebles ubicados en la Clnica Fray Bartolom de las Casas y Otro S del Convenio en mencin, de septiembre 12 de 2012, en el cual se establece que el valor de los bienes muebles que se trasladan al Hospital Simn Bolvar tienen un valor de $4.870.502.593.86, los cuales presentan una amortizacin por concepto de depreciacin en cuanta de $4.857.721.539.86 para un saldo en libros de $12.781.054, El hospital no registra en sus respectivos libros estos bienes muebles. Situacin que contraviene lo establecido en el numeral 9.1.1.5 del Plan General de Contabilidad Pblica, la caracterstica cualitativa de la informacin en cuanto a la Universalidad, presentndose una subvaloracin de $12.781.054 en las cuenta de Equipo mdico y cientfico y en el Patrimonio. La entidad utiliza para el manejo de la informacin financiera el Sistema Hipcrates. La informacin contable es alimentada a travs de interfaces mensuales de los diferentes mdulos administrativos como son: Tesorera, facturacin, suministros, activos fijos y cartera. El proceso de costos se causa manualmente a travs del mdulo de contabilidad con base en los soportes en Excel remitidos por el grupo funcional de costos, generando reproceso y sobrecarga laboral al rea de contabilidad. Lo anterior representa riesgos para la presentacin de una informacin confiable y oportuna, incumpliendo lo establecido en los literales e) y f), Articulo 2 de la Ley 87 de 1993
Surtir los procedimientos que se inician con la verificacin por parte del Almacen de la Informe de ajustes existencia y estado actual de aporbados por el comit de los bienes por valor de $ sostenibilidad 12.081.754 que deben ser Contable incorporados al sistema de informacin conforme a la normatividad
100%
Subgerencia Administrativa - Almacen Activos Fijos
Dra Sonia Esmeralda Sanchez - Sr. Gonzalo Medina - Sr Gabriel Henao
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AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE INTEGRAL 2.2.6 Hallazgo MODALIDAD administrativo REGULAR. PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL 2013 Vigencia 2012 AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE INTEGRAL 2.3.1 Hallazgo MODALIDAD administrativo REGULAR. PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL 2013 Vigencia 2012
establecer el modulo de costos en un sistema que permita la interaccin conel Modulo de Costos actual sistema reduciendo los reprocesos y labores manuales
100%
Subgerencia Financiera Costos
Ginna Aguilar
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De acuerdo con los principios presupuestales establecidos en el Estatuto Orgnico de Presupuesto y que aplican para las ESE y en especial el principio de la anualidad presupuestal, el cual establece que los recursos se ejecutan del 1o. de enero al 31 de diciembre, tanto en la ejecucin activa como pasiva de la entidad; se observa que el resultado de dicha ejecucin obtuvo un dficit presupuestal de $60.121.018.282, si se tiene en cuenta que registr ingresos recaudados por valor de $71.856.788.458, una vez descontados los recursos por Convenios de Desempeo, la Disponibilidad Inicial y las Cuentas por Cobrar, ya que corresponden a saldos y recursos aforados de la anterior vigencia fiscal. De otra parte, el hospital asumi un total de compromisos presupuestales por $131.977.806.740, teniendo en cuenta que se descontaron las Cuentas por Pagar de vigencias anteriores; lo que deja ver que al cierre de la vigencia 2011 el hospital no obtuvo un equilibrio presupuestal, lo que pone en riesgo sus finanzas de acuerdo a los resultados de la gestin de los recursos que fueron aprobados para la respectiva vigencia fiscal, lo que contraviene lo establecido en la Resolucin No. 710 de 2012.
.Lograr el equilibrio presupuestal a partir de politicas de auteridad del gasto y de mejorar el recaudo durante la vigencia
presupuesto de egresos/ presupuesto de ingresos
85%
Subgerencia Financiera Presupuesto
Dr. Mauricio Sopo - Alvara Pardo Neira
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AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE 2.4.1 Hallazgo INTEGRAL administrativo MODALIDAD con incidencia REGULAR. PLAN disciplinaria y DE AUDITORIA penal DISTRITAL 2013 Vigencia 2012
Se requiri a la administracin, para que suministrara los documentos soportes de los contratos de la muestra Nos. 1239/2009, 1855/2010, 45/2011, 57/2011, 107/2011, 210/2011, 234/11, 404/2011, 1477/2011, 4670/2011, 400/2011, 3162/2011, 4667/2011, 003/2012, 106/2012, 305/2012, 826/2012, 831/12, 848/2012, en respuesta la Entidad entreg los oficios nmeros GFC-030-2013 y GNo.3 00822 del 25 de febrero de 2013, manifestando que la nica informacin que poda proporcionar era la relacionada en el cuadro siguiente, adems, que esta administracin solo responda por aquellos contratos que se hayan celebrado y ejecutado despus de haberse posesionado la nueva administracin del Hospital (Mayo de 2012).Con lo anterior, se observ que dentro de los soportes que sealan la ejecucin, no aportan los informes de ejecucin, supervisin, las actas de inicio, terminacin y liquidacin, por lo tanto se puede concluir que la administracin que asumi la responsabilidad de la custodia, organizacin y conservacin de la informacin de la memoria histrica de la documentacin de la contratacin, no ha cumplido con esta funcin, adems, no ha tomado medidas pertinentes para la recuperacin de la informacin denunciado a los entes competentes para que se tomen las disposiciones necesarias para aclarar el por qu, no se encuentran los documentos que justifican la ejecucin de los contratos celebrados en la vigencia de 2011 y 2012. Es por todo lo anterior, que se vislumbra falta de diligencia y debido cuidado con las carpetas y soportes de la documentacin de la contratacin, por el no cumplimiento de las actividades encomendadas por la administracin en aras de lo normado en los artculos 12, 15 y 17 de la Ley 594 de 2000, igualmente, los literales a), e), y f) del artculo segundo de la Ley 87 de 1993, adems, del artculo 292 de la ley 599 de 2000 y las causales disciplinarias consagradas en los artculos 33, 34, 35 y 48 de la Ley 734 de 2002. C.U.D.
* Realizar la bsqueda de los soportes contractuales de los contratos en mencin, complementar las carpetas de cada contrato y segn corresponda remitir a control disciplinario segn el caso la ausencia de documentos en dichas carpetas * Continuar con el A levantamiento, ajuste y DICIEMBR validacin de las TRD tablas E 31 DE de retencin documental, de 2013, SE Cantidad de manera que las series y CUMPLIR acciones subseries documentales se CON EL realizadas/total de administren segn el 100% DE acciones documento respectivo LAS establecidas ACCIONE * Documentar e implementar S los procedimiento de DEFINIDA contratacin y supervisin, en S donde se incluir entro otros el control a la ejecucin y la liquidacin de los contratos que por ley deben cumplir con este requisito. * Socializar el procedimiento a los lderes y supervisores de contratos para la adecuada realizacin y * Socializar y Aplicar el Acuerdo 12 de 2013 (manual A 31 de de Contratacin) el cual fue Diciembre cimentado en los principios de 2013, el de la contratacin pblica y 100% de Cantidad de dems principios los concordantes, de esta forma requisitos exigidos contratos garantizando una seleccin en el manual de cumplirn contratacin objetiva guardando los con la principios de transparencia, cumplidos/Total totalidad de requisitos responsabilidad, de exigidos en el imparcialidad y economa requisitos Manual de exigibles y aplicables a la exigidos Contratacin funcin pblica. en el manual de * Iniciar con el proceso de contrataci compras electrnicas que n garanticen la transparencia en ofertas y seleccin
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AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE 2.4.2 Hallazgo INTEGRAL administrativo MODALIDAD con incidencia REGULAR. PLAN disciplinaria y DE AUDITORIA penal DISTRITAL 2013 Vigencia 2012
Del anlisis hecho a los contratos Nos. 57/2011, 404/2011, 400/2011, 3162/2011, 4667/2011, 003/2012, 106/2012, 396/2011, escogidos en la muestra, se pudo verificar que no cumplieron con el principio de seleccin objetiva y de planeacin, puesto que no se hace unos adecuados estudios previos, ni estudios econmicos, ni anlisis de mercado, as mismo, se observa el incumplimiento del deber de seleccin, puesto que, se denota la forma irregular en el otorgamiento de los objetos contractuales, adems, no se dio aplicacin al manual de contratacin para la escogencia de los proveedores, observndose que solamente se contrataba al nico oferente que se presentaba, debiendo haber enviado solicitud de invitacin a por lo menos otros proponentes y con ello garantizar los principios de transparencia y seleccin objetiva de los contratistas, incumpliendo con lo sealado en el Acuerdo No. 0036 de 2011, (manual de contratacin), que modifica los artculos 4,13,14,15 y 20 del Acuerdo 012 del 31 de agosto de 2004. Con lo anterior se inobserv los principios de la funcin administrativo de transparencia, responsabilidad, imparcialidad y economa consagrados en el artculo 3 de la ley 489 de 1998 e ncumpliendo el deber de la seleccin objetiva, consagrado en el artculo 209 de la Constitucin Nacional, as como el 410 de la ley 599 de 2000. Igualmente, incumpliendo los literales a), e), y f) del artculo segundo de la Ley 87 de 1993, adems, el Acuerdo No. 0036 de 2011, que modifica los artculos 4, 13, 14, 15 y 20 del Acuerdo 012 del 31 de agosto de 2004, (Manual de Contratacin) y las causales disciplinarias consagradas en los artculos 33, 34, 35 y 48 de la Ley 734 de 2002.
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Se evidenci una inadecuada labor en la supervisin, situacin que se refleja en la AUDITORIA entrega de la responsabilidad a determinados funcionarios que desempean adems de la de vigilancia de los contratos otras actividades dentro de la entidad, GUBERNAMENTA otorgndoles el control de 40, 50 y hasta ms de 100 contratos, es el caso de los seores Carlos Eduardo Hernndez Forero con 1169, Jess Eduardo Alfonso L CON ENFOQUE Gonzlez con 266 y Gonzalo Medina Caballero con 181 contratos supervisados Por otra parte, al observar la documentacin que reposa en los contratos Nos. 2.4.3 Hallazgo INTEGRAL 1855/2010, 107/2011, 234/11, 1477/2011, 4670/2011, 400/2011, 3162/2011, administrativo MODALIDAD 4667/2011, 003/2012, 106/2012, 305/2012, 396/2011, 826/2012, 848/2012, objeto de la muestra, se pudo evidenciar la no realizacin de la funcin encomendada a con incidencia REGULAR. PLAN los supervisores, puesto que, dentro de las carpetas no se encontr los informes de la actividades desarrolladas por los contratistas y por los supervisores, con ello disciplinaria DE AUDITORIA demostrndose que no existi un seguimiento a las actividades de ejecucin y al DISTRITAL 2013 cumplimiento de los objetos contratados por el Hospital, por lo que se configura un hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, por el no cumplimiento de las Vigencia 2012 actividades encomendadas por la administracin en aras de la vigilancia de la actividad contractual, reglada en la Resolucin No. 0208 de 2007, Manual de interventora, y las causales disciplinarias consagradas en los artculos 33, 34, 35 y 48 de la Ley 734 de 2002.
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El Hospital Simn Bolvar III Nivel de Atencin, suscribi el contrato No. 4670 del 29 de diciembre de 2011, cuyo objeto consisti en la Prestacin del servicio de auditora integral al proceso contractual del contrato No. 2203-2009 por la suma de $336.400.000. Al analizar los documentos concernientes a la propuesta del oferente Abogados C&M Consultores (folios 33 al 54) se observ que no cumpli con lo exigido por la administracin en lo referente a la experiencia que hace mencin los estudios AUDITORIA previos, en su pgina 15 9. DOCUMENTOS DE CARCTER TCNICO CERTIFICACIN GUBERNAMENTA 2.4.4 Hallazgo DE EXPERIENCIA. El proponente deber acreditar mnimo dos (2) aos de experiencia en procesos de auditoria realizados a personas jurdicas legalmente L CON ENFOQUE administrativo reconocidas en el pas, puesto INTEGRAL con incidencia que, no aporto los documentos soportes que certificaran la experiencia. Dentro de la carpeta del contrato se anex a folios 58 al 61, fotocopias del MODALIDAD fiscal, certificado de Cmara de Comercio, en el cual se destaca que mediante documento privado del 2 de febrero de 2007, se constituy la sociedad comercial REGULAR. PLAN disciplinaria y denominada SPORT LOGISTIC E.U., despus mediante acta No. 001 del 12 de mayo de 2011, la sociedad cambia su razn por el de IN ACTION LOGISTISTICA DE AUDITORIA penal DE EVENTOS S.A.S. , y por ltimo, mediante por acta No. 002, del 8 de agosto de DISTRITAL 2013 2011, inscrita el 29 de agosto de 2011, la sociedad vuelve y cambia su razn social por el de C&M Abogados Consultores S.A.S. adems, se observ en el Vigencia 2012 mismo certificado que la sociedad C&M Abogados, justific un capital de $20.000.000, lo cual hace ver que es un riesgo celebrar un contrato que supere esa cuanta, puesto que, al ser una Sociedad de Acciones Simplificada S.A.S. esta solo tendra responsabilidad hasta el monto del valor de sus acciones, por lo tanto, la administracin del Hospital al haber celebrado con esta firma este contrato puso en riesgo el erario pblico invertido en este contrato
A 31 de diciembre el 100% de los contratos Nro de contratos celebrados revisados que en la cumplen con los vigencia * Continuar con las reuniones criterios de 2013, con los supervisores de supervisin/Total contarn contratos para lograr una de contratos con las capacitacin adecuada que revisados ejecucione se reflejar en los informes sy establecidos o requeridos por supervisio la ley nes respectiva s A 31 de Diciembre de 2013, el 100% de los * Documentar el contratos procedimiento de suscritos contratacin (etapa Nro de contratos durante la precontractual, contractual y revisados que vigencia postcontractual) en donde se cumplen con los cumplirn indiquen los requisitos que criterios del con la deben ser cumplidos para Manual de totalidad cada tipo de contrato de contratacin/Total de los acuerdo al Acuerdo por de contratos requisitos medio del cual se aprueba el revisados de la manual de contratacin etapa vigente. precontrac tual, contractual y postcontra ctual * Generar mecanismos que permitan la socializacin y exigencia al estricto cumplimiento de la resolucin de supervisin de contratos.
Dra Sonia Esmeralda Sanchez
dra. Sonia Esmeralda Sanchez
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* Generar cronograma para la presentacin oportuna del informen de los contratos de Personas Jurdicas sin nimo Teniendo en cuenta la comunicacin enviada por la Contralora Auxiliar con de Lucro ante la radicado 3-2013-04642 del 15 de febrero de 2013, se procedi a evaluar 8 contratos en el Hospital Simn Bolvar de lo cual se pudo establecer En visita Subdireccin Distrital de Oportunidad en la administrativo realizada con la Gerente y con el lder de contratacin, se evidencio que el hospital no ha reportado a la fecha, los contratos de Personas Jurdicas sin Inspeccin, presentacin del nimo de Lucro ante la Subdireccin Distrital de Inspeccin, Vigilancia y Control de informe Vigilancia y Control de Personas Jurdicas sin nimo de Lucro, el cual lo debe Personas Jurdicas sin nimo realizar cada dos meses. Por lo anterior se establece, que el hospital incumpli lo estipulado en el Art 1, del Decreto 397 del 17 de agosto de 2012 de Lucro. * Socializar el crongorama de presentacin del informe a las reas correspondientes
A 31 de Diciembre se garantizar una oportunida d al 100% en la entrega del informe
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AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR. PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL 2013 Vigencia 2012
A 31 de diciembre Revisar y verificar que los Cantidad de de 2013 POAs cumplan con los El hospital mediante Acta de Junta Directiva No. 3 de enero 12/12 aprob los Planes Operativos Anuales (POA) hasta el mes de junio del mismo ao, en virtud del POAs que los POAs lineamientos establecidos en cambio del nuevo Plan de Desarrollo que se dara con posterioridad a esta fecha, como consta en dicha acta. A partir de la misma fecha, la nueva administracin fue cumplen de habrn 2.5.1.1 los planes de accin negligente en la legalizacin de los POAS para el segundo acuerdo a los cumplido Hallazgo presentados y aprobados por semestre de 2012, toda vez que dichos planes no fueron presentados nuevamente lineamientos con el 90% administrativo la Junta Directiva de la ante la Junta Directiva y por ende, su aprobacin para el segundo semestre no se establecidos en de los con incidencia Institucin llev a cabo, incumpliendo lo establecido en el numeral 3, del Artculo 12 del Acuerdo 17 de diciembre 10 de 1997, del Concejo de Bogot, D.C.; los artculos 27 y los planes de lineamient disciplinaria Realizar el seguimiento, 34 de la Ley 734 de 2002 y los literales f) y h) del artculo 2 de la ley 87 de 1993. accin/total de os evaluacin y ajuste a los POAs formulados establecid informes de seguimiento a para la institucin os en los los POAs planes de accin a 31 de diciembre se habrn ejecutado el 100% de los proyectos aprobados y apropiados en la vigencia 2013
Oficina Asesora de Planeacion
Victoria Pineda Sarmiento
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Con respecto a la Armonizacin de los Planes de Desarrollo Bogot Positiva y Bogot Humana, se puede observar que la entidad solo realiz armonizacin presupuestal sin tener en cuenta los proyectos que continuaban para el nuevo plan de desarrollo y los nuevos que se inscribieron para ser ejecutados dentro del Total de proyectos 2.5.1.2 % de ejecucin de los mismo, hallazgo que est soportada en el hecho, que la armonizacin del presupuesto se dio a septiembre de 2012 y la mayora de los proyectos ejecutados/Total Hallazgo proyectos de inversin que se presuntamente armonizados fueron inscritos ante la Secretaria Distrital de Salud de proyectos administrativo encuentran apropiados y entre septiembre de 2012 a febrero de 2013, sin concordancia con lo establecido en el artculo 51 del Decreto 714 de 1996, donde se establece que no se podr aprobados y con incidencia aprobados para la vigencia ejecutar ningn proyecto que haga parte del presupuesto, hasta tanto no se encuentre debidamente registrado en el Banco Distrital de Programas y apropiados para disciplinaria 2013 Proyectos, pero para este caso en particular, los proyectos que presenta el la vigencia 2013 hospital como armonizados para el Plan de Desarrollo Bogot Humana, no se reflejan en el presupuesto armonizado vigencia 2012.
Ing. Isabel Victoria Pineda Sarmiento
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El Hospital Simn Bolvar durante las vigencias 2010, 2011 y 2012 ha venido adquiriendo paales para nios y adultos, en cumplimiento de fallos de tutela y para el suministro de los mismos a las reas hospitalarias que lo requieren, por valor de $16.677.994, $33.284.970 y $4.531.970 respectivamente, para un costo 2.5.1.3 total de $54.494.559, situacin que se evidencio del anlisis a las bases de datos suministradas por el rea de almacn de la entidad y relacionadas con los Hallazgo movimientos de paales durante estos periodos. Lo anteriormente descrito permite la configuracin de un presunto hallazgo administrativo con incidencia fiscal y administrativo disciplinaria en cuanta de $54.494.559, al con incidencia incumplirse lo estipulado en los artculos 3 y 6 de la Ley 610 de 2000; Los numerales 2, 7, 21, 24 y 25 del artculo 34 del captulo segundo del ttulo IV de la ley 734 fiscal y del 2002; Artculo 2 y literal e) del artculo 4 de la ley 87 de 1993; artculo 54, numeral 14 del Acuerdo 8 de 2009; artculos 49, numeral 14 de los Acuerdos disciplinaria 28 y 29 de 2011, emitidos por la Comisin de Regulacin en Salud, (CRES); artculos 4, 6, 7, 9, 10, 11, 12 y 14 de la Resolucin No. 3099 de agosto 19/08, del Ministerio de la Proteccin Social y articulo 26 de la Ley 1438/11.
* Generar contratos exclusivos para la adquisicin de paales por tutela, de acuerdo a los requerimientos presentados y a los fallos emitidos por el juzgado.
Cantidad de A 31 de paales Diciembre entregados con de 2013 se orden mdica o entregarn * Realizar control mensual al por tutela/Total de el 100% consumo de paales, paales por orden generando un proceso de entregados por mdica o conciliacin entre las farmacia por tutela entradas de almacn, los depachos a farmacia y la dispensacin de sta ultima a los pacientes
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2.5.1.4 Hallazgo administrativo
Evaluados los indicadores de productividad en consulta externa (Ver anexo 3.2.1), se observa que para quince (15) servicios especializados de salud prestados por el hospital en el 2012, tan solo uno de ellos (Ortopedia) super la meta propuesta en un 2.7%, mientras que las restantes especialidades se encuentran por debajo de la meta fijada con un cumplimiento promedio de las mismas del 82%, lo que refleja que la entidad contina con el incumplimiento de las metas propuestas Por otra parte, al realizar un anlisis de la variacin de la productividad del hospital (Ver anexo 3.2.2) entre los aos 2011 y 2012, de once (11) especialidades evaluadas, se puede evidenciar que el 54.16% de sus procedimientos presentan un decrecimiento en su produccin en la vigencia auditada, de los que sobresalen los servicios de Odontologa tratamiento terminado operatoria y endodoncia- (100% y -22% respectivamente); terapia respiratoria -urgencias y hospitalizacin- (-49.5% y -45.5% respectivamente); Imgenes diagnosticas - electroencefalograma, Rx especializados y tomografa axial computarizada- (-30.3%, -38% y -27.2% respectivamente). Los dems servicios, en trminos generales presentan un comportamiento muy similar en las dos vigencias. No obstante dichos resultados, se observa una vez verificadas las metas programadas y ejecutadas segn POA de la Subgerencia Cientfica vigencia 2012, que esta informacin difiere significativamente frente a la reportada por el Hospital mediante oficio No. 00287 de enero 30 de 2013 (Ver anexo 3.2.3), toda vez que comparadas las metas programadas y ejecutadas segn informacin presentada en SIVICOF frente a la suministrada mediante el oficio antes mencionado, en el primero, las metas en la mayora de los casos se cumplen por encima de 100% frente al segundo, pero lo ms relevante, es que las metas y ejecucin del primero son superiores por casi el 50% de lo expresado en la informacin reportada, tal como se refleja en el siguiente cuadro: Lo expuesto anteriormente, contraviene lo establecido en el artculo 2, Objetivos del Sistema de Control Interno, literales b, c, d g y h, de la Ley 87 de 1993, de igual forma, lo establecido en los Planes Operativos Anuales vigencia 2012
Total de informes de produccin Estandarizar los informes de estandarizados/To produccin generados por la tal de informes de Oficina Asesora de produccin Planeacin generados por la Oficina Asesora de Planeacin
a 31 de diciembre de 2013 se habrn estandariz ado el 100% de los informes de produccin generados por la Oficina Asesora de Planeacin
Ing. Isabel Victoria Pineda Sarmiento
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2.5.1.5 Hallazgo administrativo
A 31 de Diciembre Evaluados los indicadores de calidad (Ver anexo 3.2.4) se evidencia una mejora en la vigencia 2012 con relacin al 2011. Sin embargo, la tasa de reingreso de de 2013 se pacientes hospitalizados aument en un 50%; el numero de nacidos vivos disminuy en un 3.8%; el porcentaje de satisfaccin de usuarios disminuy en un 2.9%, el habrn nmero de muertes mayor a 48 horas aument en un 10%, el porcentaje de ciruga cancelada se increment en un 57.1% y la programacin de cirugas disminuyo ejecutado en un 2.3%, situacin que nos permite concluir que la entidad debe tomar o renovar las medidas preventivas y/o correctivas implementadas, que le permitan la el 100% Total de acciones creacin de mecanismos de medicin y seguimiento para asegurar la de las de mejora mejora en la prestacin de sus servicios y la satisfaccin de sus usuarios. Por otra parte, el nmero de intervenciones quirrgicas (Ver anexos 3.2.5 y 3.2.6) acciones Estandarizar el anlisis de los cumplidas/Total realizadas en la vigencia 2012 fue de 8.609 con un decrecimiento del 0.4% con formulada indicadores y documentar las de acciones de respecto a la vigencia 2011, situacin que se viene presentando por la alta s en los medidas correctivas que se mejora ocupacin de las salas de ciruga. Para la vigencia 2012 fueron programadas 9.216, de las cuales se realizaron 8.609, teniendo que cancelarse 607, de las cuales el planes de toman producto del anlisis formuladas en los 1.48% obedece a causas extra hospitalarias y el 98.5% representado en causas intrahospitalarias (133) y otras causas (455). Entre las principales causas mejoramie planes de intrahospitalarias obedece el 30.7% por mantenimiento salas, 48.1% por falta de suministros y 14.3% por falta de cirujanos y anestesilogos. Las otras causas estn nto mejoramiento asociadas a la no disponibilidad permanente de materiales mdicoquirrgicos producto de alto costo e imgenes diagnsticas (arco en c) y por las dificultades financieras del sector, lo cual ha causado el mayor impacto en este indicador. Lo expuesto del anteriormente contraviene lo establecido en el artculo 2, Objetivos del Sistema de Control Interno, literales b, c, d, f, g y h, de la Ley 87 de 1993, de anlisis de igual forma, lo establecido en los Planes Operativos Anuales vigencia 2011. los indicadore s
Luis Gerardo Cano Villate
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Como resultado del anlisis practicado a informacin suministrada por el Subgerente Financiero actual del Hospital, en treinta y dos (32) folios, el cual contiene soportes de irregularidades en la facturacin y registro clnico de procedimiento quirrgico realizado al seor RICARDO ANDRS RINCN RUBIO, con cedula de ciudadana No. 1032400350, se observ que el procedimiento practicado al paciente en mencin fue una Ciruga Baritrica (By Pass Gstrico) y lo cobrado al mismo, segn factura No. 5230926 y su detalle de cargos, corresponde a una Herniorrafa Epigstrica. En tal sentido, el valor correspondiente a la Ciruga Baritrica (By Pass Gstrico) para la fecha fue de $21.300.000 y el valor pagado por el usuario fue de $914.996 (Herniorrafa Epigstrica), lo que conlleva a configurar un presunto detrimento al patrimonio en cuanta de $20.385.004. 2.5.1.6 Por otra parte, dentro de los documentos aportados por el Subgerente Financiero, Hallazgo se encuentra un registro clnico, denominado Informe Quirrgico Salas de administrativo Ciruga, donde se registra el cdigo 7107-5 y la descripcin del procedimiento con incidencia Herniorrafa Epigstrica, registros que no corresponden al procedimiento realmente practicado al paciente en mencin y a su vez, est con un tipo de letra distinto fiscal, penal y con la que fue diligenciado el formato La causas que dieron origen para que se facturara un procedimiento diferente al disciplinaria practicado al paciente RINCN RUBIO RICARDO ANDRS por un menor valor, se dio por el hecho de que el usuario era familiar de un funcionario de la institucin, lo que permiti al Gerente, al Subgerente Administrativo y al Lder de Salas de Ciruga del Hospital de la poca, autorizar la realizacin de la misma, para ser facturada como un procedimiento de menor valor, el cual describieron como Herniorrafa Epigstrica Por lo expuesto en los prrafos anteriores, se configura un hallazgo administrativo con incidencia fiscal, penal y disciplinaria, al incumplirse lo estipulado en los artculos 3 y 6 de la Ley 610 de 2000; Los numerales 2, 7, 21, 24 y 25 del artculo 34 del captulo segundo del ttulo IV de la ley 734 del 2002; Artculo 2 y literal e) del artculo 4 de la ley 87 de 1993; Artculos 1, 10, 13, 14 y 16 de la Resolucin 1995 de 1999; Artculos 6 y 7, capitulo I, Titulo 3, del Decreto No. 1011 de 2006; Numeral 6.2 y 6.5, del Estndar 6 Historia Clnica y Registros Asistenciales, del anexo tcnico No. 1, de la Resolucin 1043 de abril 3/06 y artculos 286 Falsedad ideolgica en documento pblico y 411 Trfico de influencias del servidor pblico del Cdigo Penal.
A 31 de diciembre de 2013 se garantizar que el Nmero de 100% de facturas y cuentas las Implementar auditora a las mdicas que facturas y facturas y cuentas mdicas correlacionan con cuentas con el fin de evitar que se la Historia mdicas vuelvan a presentar hechos clnica/total correspon como los mencionados en el facturas y cuentas dan a los hallazgo mdicas procedimie auditadas ntos realizados de acuerdo a la Historia clnica
Grupo Funcional de Auditoria de Cuentas medicas
Erika Paola Bustos Triana
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AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE Se estableci que la entidad no llev a cabo la Semana Ambiental para la vigencia 2012 la cual se debe realizar como es t rategia de promocin del INTEGRAL 2.6.1 Hallazgo cuidado de los recursos naturales, a travs de actividades recreativas MODALIDAD administrativo y acadmicas, es un espacio para fomentar la cultura ambiental y promover el REGULAR. PLAN cuidado y preservacin de los recursos naturales de la ciudad y el planeta, contraviniendo lo establecido en el Acuerdo 197 de 2005 del Concejo de Bogot DE AUDITORIA DISTRITAL 2013 Vigencia 2012
Establecimiento de acto 100% administrativo en donde se cree la semana ambiental, la A 31 de primera semana de junio de Acto diciembre cada ao. Establecimiento de administrativo. de 2013 se la planeacion de la semana habr ambiental y Solicitud de Actividades cumplido Grupo Funcional de recursos. Realizacion de las ludicas realizadas con el Calidad actividades ludicas de la / Actividades 100% de semana ambiental y programadas en las realizacion del informe de la semana acciones retroalimentacion a nivel del ambiental. definidas comit de Calidad y control para la de Gestin. semana ambiental A 31 de diciembre de 2013 se garantizar Total de que el actividades 100% de implementadas a las la luz del actividades procedimiento/Tot del al de actividades procedimie formuladas en el nto procedimiento cumplan con los criterios de calidad esperados
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AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE INTEGRAL Algunas de las actas de apertura de buzones no se encuentran diligenciadas en 2.7.1 Hallazgo MODALIDAD su totalidad, lo que impide verificar la confiabilidad de la informacin, haciendo caso omiso a la obligacin de hacer dicha tarea; de acuerdo al (formato FO-110administrativo REGULAR. PLAN 018), infringiendo lo normado en el artculo 2 de la Ley 87 de 1993 DE AUDITORIA DISTRITAL 2013 Vigencia 2012
Ajustar el procedimiento de gestin documental incluyendo auditoras concurrentes de calidad
Oficina de Atencin al Usuario y Participacin social
Andrea Pardo Cubides
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FILA_60
AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE 2.7.2 Hallazgo INTEGRAL administrativo MODALIDAD con incidencia REGULAR. PLAN disciplinaria DE AUDITORIA DISTRITAL 2013 Vigencia 2012
En los A-Z donde reposan los requerimientos de informes de PQR se observ incumplimiento en la respuesta de algunos DPCs, es el caso de los Nos. 01755,881548 Q-014, 881635Q-8, puesto que, no se respondieron en su trmino, llegando a darle tramite entre mes y medio despus de radicados los mismos, infringiendo lo normado en el Cdigo contencioso administrativo y el artculo 34 de la Ley 734 de 2003, Titulo II, pargrafo 2, Decreto 1011 de 2006.
a 31 de diciembre de 2013 se contar Implementar un sistema de Nmero de PQR con el semaforizacin en donde se incluidos en el 100% de establezcan alertas para el sistema de PQR cumplimiento en los tiempos semaforizacin/To incluidas de respuesta de las PQR tal de PQR en el sistema de semaforiza cin A 31 de Diciembre de 2013, el 100% de los contratos suscritos durante la vigencia cumplirn con la totalidad de los requisitos de la etapa precontrac tual
Oficina de Atencin al Usuario y Participacin social
Andrea Pardo Cubides
10
FILA_61
* Documentar el procedimiento de contratacin (etapa precontractual, contractual y AUDITORIA postcontractual) en donde se Dentro de las rdenes de servicio No 615, 2698 de 2010, 3136, 3958, 3161 y 004 de 2011, 821, 002 y 823 de 2012; rdenes de servicios, 1911 y 1174. Se encontr Cantidad de GUBERNAMENTA indiquen los requisitos que un alto riesgo en la contratacin, cuando al contratar el servicio de transporte terrestre, a los contratistas no se le est exigiendo documentacin tan importante como requisitos exigidos L CON ENFOQUE deben ser cumplidos para 2.7.3 Hallazgo es tarjeta de propiedad ni seguro obligatorio, ya que al no exigirse esta en el INTEGRAL cada tipo de contrato de administrativo documentacin, no se demuestra la propiedad y se corre el riesgo de contratar un medio de transporte sin los respectivos seguros ni plizas, que amparen el procedimiento MODALIDAD acuerdo al manual de con incidencia cubrimiento de eventuales accidentes, debiendo el hospital responder cumplidos/ Total REGULAR. PLAN contratacin vigente. disciplinaria por estos. Igualmente no existe una contratacin objetiva, lo que significa que cualquier ciudadano puede contratar con la entidad este tipo de servicio sin demostrar de requisitos DE AUDITORIA su propiedad, ni el lleno de requisitos, incumpliendo lo normado en los exigidos en el DISTRITAL 2013 * Consultar en la pgina artculos 21, 34 y 35 de la Ley 734 de 2002. procedimiento Vigencia 2012 dispuesta por la Secretara de Movilidad (SIM) el estado del vehculo a contratar y las condiciones propias que el mismo refleja
Dra Sonia Esmeralda Sanchez
10
FILA_62
AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE 2.7.4 Hallazgo INTEGRAL administrativo MODALIDAD con incidencia REGULAR. PLAN fiscal y DE AUDITORIA disciplinaria DISTRITAL 2013 Vigencia 2012
Dentro del contrato No 3697 de 2010, el cual tiene como fecha de inicio 30 de diciembre de 2010, cuyo objeto es Servicio de transporte para pacientes de unidad renal; se contrata una camioneta marca Hyundai Starex con capacidad de 12 pasajeros; este contrato tiene una prorroga hasta el 30 de abril de 2011. Estando vigente el anterior contrato, se suscribe uno nuevo con el mismo objeto y utilizando el mismo vehculo, (Camioneta marca Hyundai Starex con capacidad de 12 pasajeros, servicio prestado del domicilio de los pacientes de unidad renal al hospital y viceversa y ser de lunes a viernes), correspondiente al No 1495 de 2011, del 14 de febrero de 2001 y hasta el 31 de julio de 2011; es decir por cinco (5) meses; segn registro presupuestal No 1958 por un valor de $25.400.000; con los siguientes pagos 04-0429 por $5.4000.000; 05-0538 por $5.400.000; 0538 por $5.200.000; 06-0579 por $5.200.000; 07-0655 por $5.200.000; 08-0709 por $4.400.000. De lo anterior, se evidencia un presunto detrimento por $10.400.000, toda vez que estando en vigencia el contrato No 3697 de 2010, se suscribe el 1495 de 2011, por lo tanto, se concluye que en el mismo tiempo de ejecucin de los dos contratos no se puede utilizar la misma camioneta de placa UFV-378, incumpliendo con lo establecido en el artculo 6 de la ley 610 de 2000, y artculos 21 y 34 y numeral 15 del articulo 35, de la Ley 734 de 2002. De igual forma, el Manual de Contratacin del hospital.
* Establecer e implementar mecanismos para controlar la ejecucin de los contratos de esta forma logrando prevenir el riesgo de contratar objetos iguales en plazos iguales * Socializar a los supervisores e interventores de los diferentes contratos, los procedimientos propios del control de ejecucin de los mismos.
Cantidad de contratos controlados a travs de los mecanismos implementados/tot al de contraddos suscritos por la Institucin
A 31 de Diciembre de 2013 se garantizar el control del 100% de los contratos a travs de los mecanism os establecid os a 31 de diciembre de 2013 se garantizar la asignacin del 100% de los recursos provenient es de convenios docente asistencial es a travs del comit
10
FILA_63
AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE 2.7.5 Hallazgo INTEGRAL administrativo MODALIDAD con incidencia REGULAR. PLAN disciplinaria, DE AUDITORIA fiscal y penal DISTRITAL 2013 Vigencia 2012
Se puede concluir que los pagos realizados por las Universidades San Martn, Antonio Nario y la Sabana, y soportados en la evidencia recaudada con cargo a los convenios, estos no corresponden a actividades propias del hospital, como se observa en los cuadros comparativos, constituyndose en un posible detrimento al patrimonio en cuanta de $174.700.000, teniendo en cuenta que no existen argumentos que permitan probar que lo pagado fuera destinado al objeto social del hospital, demostrando que la entidad contraviene lo establecido por las partes en el mismo convenio; lo estipulado en artculo 6 de la Ley 610 de 2000 y el artculo 394 -A- del Cdigo Penal.
Crear un comit para asignacin de recursos provenientes de convenios docente asistenciales acorde con los objetos de tales convenios
Monto de recursos provenientes de convenios docente asistenciales asignados por el comit/Total recursos provenientes de convenios docente asistenciales
Luis Gerardo Cano
10
FILA_64
AUDITORIA GUBERNAMENTA L CON ENFOQUE Las cintas donde se guardan las copias de seguridad deben reposar en lugares diferentes a las reas de sistemas y tendrn que reposar en un sitio lejano donde INTEGRAL 2.8.1. Hallazgo se guardaron, por lo anterior se considera un hallazgo administrativo con MODALIDAD Administrativo incidencia disciplinaria, incumpliendo el articulo 2, literales a y e de la Ley 87 de REGULAR. PLAN 1993. DE AUDITORIA DISTRITAL 2013 Vigencia 2012
A 31 de diciembre de 2013 se habr servicio de implement Gestionar la contratacion del custodia ado al Subgerencia servicio de custodia y gestionado para 100% el Administrativa almacenamiento de las contratacin / servicio de Oficinad de Recursos de copias de seguridad servicio de custodia Informacion custodia requerido de las copias de seguridad institucion ales formatos * Dar aplicacin a los electronicos formatos establecidos por la enviados Contralora de Bogot para la correctamente/tot presentacin de la cuenta al de formatos anual. enviados por SIVICOF
Dra. Sonia Esmeralda Sanchez Ing. Daniel Alfaro
10
FILA_65
Revisada la cuenta presentada por el Hospital a travs de SIVICOF, con corte a diciembre 31 de 2012, se observ que la rendicin se cumpli en cuanto a la forma, trminos y mtodo establecidos por la Contralora de Bogot. D.C. No obstante la informacin relacionada con el formato CBN 1024 Plan Anual de Compras correspondi a la vigencia 2011 y no a la vigencia evaluada, por lo que fue necesario solicitar nuevamente dicha informacin. As mismo, se evidenciaron diferencias entre la informacin reportada en el formato CB -1112-1 Plan de Accin Anual Institucional, y la entregada directamente al equipo auditor, lo cual en cierta medida obstaculiz el cabal cumplimiento de las actuaciones adelantadas por el equipo auditor, contraviniendo lo establecido en las Resoluciones No. 034 del 21 de diciembre de 2009 y 01 de 2011 emanadas de la Contralora de Bogot y el literal e) del artculo 2 de la Ley 87 de 1993
100%
Subgerencia Administrativa - Oficina Asesora de Planeacin
Dra. Sonia Esmeralda Sanchez - Dra Isabel Victoria Pineda
[2] 4 ORIGEN 10 20 30 FECHA DE CONFORMIDAD FECHA DE SEGUIMIENTO FECHA DE MODIFICACIN 8 CAPITULO 12 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION 16 ACCION CORRECTIVA 20 INDICADOR 24 META 28 AREA RESPONSABLE
FECHA DE CONFORMIDAD Y SEGUIMIENTO 32 RESPONSABLE DE LA EJECUCION
PLAN DE MEJORAMIENTO 36 RECURSOS
40 FECHA DE INICIO
44 FECHA DE TERMINACION
48 52 RESULTADO DEL INDICADOR SEGUIMIENTO GRADO DE AVANCE FISICO DE EJECUCION DE LAS METAS - SEGUIMIENTO ENTIDAD
56 ANALISIS - SEGUIMIENTO ENTIDAD
60 64 RANGO DE CUMPLIMIENTO - SEGUIMIENTO CONTRALORIA ESTADO DE LA ACCION FORMULADA
Tecnicos Humanos
6/7/2013
8/7/2013
Se hiceron los ajustes al proyecto de la Clinica Fray bartolome, segn Vo.Bo. dado por la Secretaria de salud en oficio 09132 del 28 de septiembre de 2012
Quedo pendiente por el Hospital la busqueda de recursos para poder financiar 95% el proyecto dentro del presupuesto de la entidad; unico aspecto pendiente para su viabilidad ante el ente rector .
Recurso humano tecnolgico
7/6/2013
Segn la reunin con el Ing. Chinchilla se estableci que la ultima socializacin se realiz el 8/7/2013 19 de septiembre , y el 8 de octubre con gestin pblica. No se volvi a socializaciar debido a unas mesas de trabajo realizadas en el archivo de Bogot por cambio en la metodologia.
Este hallazgo no se ha completando 20% debido a que las mesas de trabajo se han aplazado por varios meses.
6/7/2013
Al archivo central se socializ el cuadro de 8/7/2013 valoracin y caracterizacin el 1 de octubre. No se ha realizado seguimiento con el archivo central. El nico encargado es el Ing Chinchilla
10%
No se ha podido organizar la mesa de trabajo con el archivo
6/7/2013
8/7/2013
En las mesas de trabajo se le informa la directriz, con el objetivo de ayudar a la elbaoracion de tabalas de retencin de los hospitales, la primera que se va a elaborar es gestin humana, esta se elabor pero falta que den las retroalimentacin.
10%
No se ha podido organizar la mesa de trabajo con el archivo
Tecnicos Humanos
6/7/2013
Se evidencia para la vigencia 2012 aprobacin del plan de auditorias en comite de calidad y control interno . A partir de la vigencia 2012 se esta dejando constancia de la verificacin de 8/7/2013 asistencia y llamado a quorum en las reuniones. En reunin del da 23 de enero se estableci plan de accin, actividades e indicadores del comit , all se establecen las tareas para su posterior seguimiento y cumplimiento .
95%
Pendiente realizar el respectivo a las actas .
seguimiento
Tecnicos Humanos
6/7/2013
8/7/2013
En la ultima reunin que se realiz con la subgerencia cientfica informa que deben revisar nuevamente a finalizar diciembre del 2.012, se cit previamente pero nunca fue posible concretar esta reunin
60%
Planear una reunin con el rea Subgerencia Cientifica
de
Humanos tecnicos
6/7/2013
Para la vigencia del 2012 la ejecucin de ingresos a 31 de diciembre del 2012 fue del 74%, debido a que el impacto en la unificacin del POS ESE afect los ingresos del hospital, pero es importante resaltar que para la sostenibilidad 8/7/2013 financiera del sostenibilidad segn lo propuesto en el plan de desarrollo segn lo formulado en el hallazgo por el ente de control el rea de cartera realizo todas las actividades del cobro persuasivo ante las entidades responsables del pago evidencia que se puede corroborar en los expedientes que reposan en el rea en mencin.
74%
Realizar una revisin mensual con esta rea
Humanos tecnicos
6/7/2013
Frente al manejo del costeo de los servicios que oferta el hospital el rea de facturacin suministra mensualmente la informacin de lo facturado por centro de costos y por pagador de los servicios efectivamente prestados a los pacientes que lo demande. Es importante aclarar que el hospital factura los servicios 8/7/2013 acogindose a lo establecido al decreto 2423 de1996, y el sistema de facturacin esta parametrizado teniendo en cuenta la normatividad vigente y las pautas emitidas del rea comercial de acuerdo a la contratacin con las entidades responsables de pago. Es as como el rea de facturacin no tiene incidencia en el costeo de los servicios que se ofertan.
30%
realizar mesas de trabajo con las reas de facturacin y costos.
Tecnicos Humanos
6/7/2013
8/7/2013
Se programaron reuniones con el subgerente cientifico pero a ninguna asistio
progrmar por parte de Gestin Pblica 0% una reunin para el seguimiento con la subgerencia cientifica
Tecnicos Humanos
6/7/2013
8/7/2013
Se elabor cronograma con las diferentes areas, se llevaron a cabo reuniones con cada una de las areas establecidas en el cronograma. Se esta llevando a cabo el proceso de consolidacion y analisis de la informacin
25%
Esta pendiente consolidar y analizar la informacin allegada por las areas, y preparar la informacin pertinente y presentarla al Archivo Distrital por parte del lider con apoyo del rea de Calidad.
Tecnicos Humanos
6/7/2013
8/7/2013
Se evidencia gestion a traves del envio de comunicaciones a la empresa LIME, solicitando revision de la facturacion y del consumo, sin respuesta satisfactoria por parte de la empresa de servicios publicos
La gestin adelanta por la entidad no fue efectiva ya que los supuestos dineros no se recuperaron o no era tan claro la 65% procedencia como se hizo ver en un inicio. Tampoco se pidio el apoyo de los abogados para adelantar una reclamacion mas eficaz.
Tecnicos Humanos
6/7/2013
8/7/2013
se encontro elaboracion del instructivo GTH-IN003 Aacta de entrega, que luego se convirtio en Formato GTH-FO-028 v.2., el document ya se encuentra en la intranet para ser conocido por todos los colaborados y poder ser descargado para su aplicacin
Los soportesal cumplimiento del presente 100% hallazgo se encuentran archivados en la AZ de seguimiento OGPA 2012.
Tecnicos Humanos
6/7/2013
8/7/2013
Se evidencia en citacin de fecha 16 de julio de 2012 al Dr Javier pardo en el ltimo prrafo se indica que en caso de no asistir, debe notificar y justificar el motivo
100% Se da cumplimiento al 100% del hallazgo conforme a la accinn correctiva propuesta
Humano y tecnico
6/7/2013
En seguimiento esta pendiente la solicitud del 8/7/2013 concepto jurdico y de igual manera el concepto al rea financiera
El departamento de Farmacia se 10% compromete a solicitar el concepto por parte del rea Jurdica
Tcnicos Humanos
6/7/2013
En la orden de compra e especifica le estudio 8/7/2013 previo. Se implementaron estudios para contratos formales y para alquiler
75%
Se verifica con mas soportes el cumplimiento pleno del hallazgo
Tcnicos Humanos
6/7/2013
8/7/2013 Se implementaron estudios previos actualmente se maneja por la subgerencia administrativa
90%
Verificar soportes adicionales a la fecha de la visita
Tecnicos y Humanos
6/7/2013
1/3/2014
Tecnicos Humanos
6/7/2013
12/31/2013
Tecnicos Humanos
6/7/2013
3/30/2014
Tecnicos y humanos
6/7/2013
3/30/2014
Tecnicos y Humanos
6/7/2013
3/30/2014
Tecnicos y Humanos
6/7/2013
1/30/2014
Tecnicos y Humanos
6/7/2013
10/15/2013
Tecnicos y Humanos
6/7/2013
1/3/2013
Tecnicos y Humanos
6/7/2013
1/3/2014
Tecnicos y Humanos
6/7/2013
1/3/2014
Tecnicos y Humanos
6/7/2013
5/5/2014
Tecnicos y Humanos
6/7/2013
5/5/2014
Tecnicos y Humanos
2014/05/30 7/6/2013
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
1/3/2014
Tecnicos y Humanos
6/7/2013
1/3/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2014
10/30/2014
Tecnicos y Humanos
6/7/2014
1/3/2014
Tecnicos y Humanos
6/7/2013
9/30/2014
Tecnicos y Humanos
6/7/2013
9/30/2014
Tecnicos, Humanos y economicos
7/6/2013
5/31/2014
Propios
7/6/2013
3/30/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
1/16/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
3/1/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
3/1/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
3/1/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
3/1/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
3/1/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
1/3/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
1/3/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
1/3/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
1/3/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
1/3/2014
Humano Logistico Economico.
7/6/2013
1/3/2014
Humano Logistico Economico.
7/6/2013
2/28/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
2/28/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
2/28/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
2/28/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
2/28/2014
Disponibilidad Presupuestal
7/6/2013
2/28/2014
Tecnicos y Humanos
7/6/2013
3/30/2014
FECHA DE CONFORMIDAD Y SEGUIMIENTO 36 40 RECURSOS FECHA DE INICIO
44 FECHA DE TERMINACION
48 52 RESULTADO DEL INDICADOR SEGUIMIENTO GRADO DE AVANCE FISICO DE EJECUCION DE LAS METAS - SEGUIMIENTO ENTIDAD
56 ANALISIS - SEGUIMIENTO ENTIDAD
60 64 RANGO DE CUMPLIMIENTO - SEGUIMIENTO CONTRALORIA ESTADO DE LA ACCION FORMULADA

Plan de Mejoramiento Contraloria 2013

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Plan de Mejoramiento Contraloria 2013

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Tipo Informe Formulario Moneda Informe Entidad Fecha Periodicidad [1]

8 3401 1 406 5/30/2013 1

8 GESTION CB-0402: PLAN DE MEJORAMIENTO - 2

Mensual PLAN DE MEJORAMIENTO 32 RESPONSABLE DE LA EJECUCION

12 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION

100% Oficina de Planeacin

Jefe Oficina Asesora de Planeacin. Dra Victoria Pineda

Subgerencia 85% Administrtativa Referente Documental.

- Lider Gestion Documental - Sr. Carlos Gestin de la Osa

Subgerencia 85% Administrtativa Referente Documental

- Lider Gestion Documental - Sr. Carlos Gestin de la Osa

Subgerencia 85% Administrtativa Referente Documental

- Lider Gestion Documental - Sr. Carlos Gestin de la Osa

N Actas diligenciadas acorde a las observaciones / N total de Actas X 100

N total de acciones de mejora implementadas /N total de riesgo identificados por caso*100

100% Subgerencia Cientifica

Valor recaudado anual/ ejecucin de ingresos presupuestal anual

Nmero de actividades realizadas / nmero de actividades programadss *100

Numero de modificaciones realizadas al POACientifica/ Numero de modificaciones POA - Cientifica x 100

100% Subgerencia Administrativa

Dra. Sonia Esmeralda Sanchez Rodriguez Subgerente Administrativa

Recursos interpuestos/ Total de recursos por imterponer

Funcional 100% Grupo Gestin Humana

Dra Lucy Stella lvarez Ramrez Profesional Especializado Gestin Humana

Nmero solicitudes realizadas nmero solicitudes realizar

Informe Fiscal PAD 2012 ciclo II

SUBGERENCIA CIENTIFICA SUBGERENCIA ADMINISTRATIVASUBGERENCIA FINANCIERA JURIDICA FARMACIA.

CONTABILIDAD FARMACIA JURIDICA

Macedonio Hernndez Especializado

Grupo Funcional de Calidad

Dra. Maria Eugenia Rodriguez Nuez

Espacio fisico asignado en la sede Fray Bartolome de las Casas

Oficina Asesora de Planeacin

Dra. Isabel Victoria Pineda

Grupo Funcional de Calidad

Maria Eugenia Rodriguez Nuez

Dra. Sonia Esmeralda Sanchez

Dra. Sonia Esmeralda Sanchez

Cantidad de indicadores formulados, medidos y con seguimiento / Total de indicadores institucionales

Dr. Luis Gerardo Cano Villate

Oficina Asesora de Planeacin

Dra. Isabel Victoria Pineda Sarmiento

Dra. Sonia Esmeralda Sanchez

Dra. Sonia Esmeralda Sanchez

Numero de acciones cerradas / No acciones establecidas en los planes de mejora.

Maria Eugenia Rodriguez Nuez

Dra. Sonia esmeralda sanchez

Oficina Asesora Jurdica

Javier Pardo Prez

Valor depurado/ Valor a depurar *100

Grupo Funcional de Cartera

Dra. Martha Cecilia Mora

Reuniones efectuadas/ Reuniones establecidas mediante Resolucin *100

Grupo Funcional de Auditoria de Cuentas Medicas

Dra. Erika paola Bustos Triana

Reajuste valores reales de bienes

Subgerencia Administrativa - Almacen Activos Fijos

Dra Sonia Esmeralda Sanchez - Sr. Gonzalo Medina - Sr Gabriel Henao

Subgerencia Administrativa - Almacen Activos Fijos

Dra Sonia Esmeralda Sanchez - Sr. Gonzalo Medina - Sr Gabriel Henao

Subgerencia Financiera Costos

presupuesto de egresos/ presupuesto de ingresos

Subgerencia Financiera Presupuesto

Dr. Mauricio Sopo - Alvara Pardo Neira