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Consuelo Fernndez Lisn

Gestin de un Videoclub

TEMA 1: TABLAS .................................................................................................................................... 4


1.1. Base de datos en Access .......................................................................................................................................... 4 1.2. El proceso de diseo ................................................................................................................................................ 4 1.3. Crear una base de datos. ......................................................................................................................................... 4 1.4. Disear una tabla ..................................................................................................................................................... 5 1.5. Procedimiento para crear una tabla ....................................................................................................................... 6 1.5.1. alidacin de campo ........................................................................................................................................... 6 1.6. Vista diseo de una tabla. ........................................................................................................................................ 7 1.7. Formato de las celdas .............................................................................................................................................. 7 1.7.1. Formato de Texto y Memo ............................................................................................................................... 7 1.8. Mscaras de entrada ............................................................................................................................................... 8 1.8.1. Caracteres vlidos de mscaras de entrada ..................................................................................................... 8 1.9. Crear un campo calculado ....................................................................................................................................... 9 1.9.1. Crear una tabla en la ventana diseo ............................................................................................................. 10 1.10. Introducir datos ................................................................................................................................................... 11 1.11. Desplazar el cursor por la tabla. .......................................................................................................................... 13 1.12. Deshacer un error ................................................................................................................................................ 13 1.13. Eliminar un registro o campo ............................................................................................................................... 13 1.14. Crear tabla utilizando el Asistente para bsquedas ............................................................................................ 13 1.14.1. Introducir datos en una tabla seleccionndolos de otra .............................................................................. 14 1.15. Modificar el ancho de la columna ........................................................................................................................ 15 1.16. Formato/Alto de la fila. ........................................................................................................................................ 15 1.17. Cambiar el aspecto de las celdas. ........................................................................................................................ 15 1.18. Ordenar los registros de una tabla. ..................................................................................................................... 15 1.19. Ocultar el contenido de un campo ...................................................................................................................... 16 1.20. Volver a visualizar los campos ocultos. ................................................................................................................ 16 1.21. Mover un campo a otro lugar. ............................................................................................................................. 16 1.22. Filtros ................................................................................................................................................................... 16 1.22.1. Buscar un dato .............................................................................................................................................. 16 1.22.2. Filtros ............................................................................................................................................................ 16 1.22.2.1 Un filtro por seleccin............................................................................................................................. 16 1.23. Relaciones entre tablas ........................................................................................................................................ 17 1.23.1. Introduccin .................................................................................................................................................. 17 1.23.2. Consideraciones sobre la relacin de las tablas ........................................................................................... 17 1.23.3. Crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones ...................................................................... 17 1.23.4. Tipos de relaciones de tablas ........................................................................................................................ 18 1.23.5. Descripcin de la integridad referencial ....................................................................................................... 18 1.23.6. Actualizar en cascado los campos relacionados ........................................................................................... 19 1.23.7. Eliminar en cascada con los campos relacionados ....................................................................................... 19 1.23.8. Modificar una relacin .................................................................................................................................. 19 1.23.9. Eliminar una relacin de tabla ...................................................................................................................... 19 1.23.10. Configurar el tipo de combinacin ............................................................................................................. 20

TEMA 2: CONSULTAS ............................................................................................................................ 21


2.1.1. Crear una consulta de seleccin mediante el asistente.................................................................................. 21 2.1.2. Crear una consulta en la ventana diseo ........................................................................................................ 22 2.1.2.1 Incluir los campos en una consulta ........................................................................................................... 22 2.1.2.2 Utilizar los operadores de comparacin .................................................................................................. 22 2.1.2.3 Utilizar los comodines ............................................................................................................................... 23 2.2. Crear una consulta multitabla................................................................................................................................ 23 2

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2.3. Seleccionar registros utilizando varios criterios .................................................................................................... 24 2.4. Seleccionar registros que cumplan, a la vez, varios criterios en un mismo campo. .............................................. 24 2.5. Seleccionar registros que cumplan uno de varios criterios en un mismo campo .................................................. 25 2.6. Introducir varios criterios que afecten a distintos campos.................................................................................... 25 2.7. Crear campos con operaciones .............................................................................................................................. 25 2.7.1. Campos calculados.......................................................................................................................................... 25 2.7.2. Calcular parmetros estadsticos .................................................................................................................... 26 2.7.3. Crear consultas de seleccin interactivas. ...................................................................................................... 26 2.8. Consultas complejas .............................................................................................................................................. 27 2.8.1. Ejemplo consulta referencias cruzadas .......................................................................................................... 27 2.9. Consultas de accin ............................................................................................................................................... 28 2.9.1. Crear consultas para eliminar registros .......................................................................................................... 28 2.9.2. Crear consultas para actualizar datos ............................................................................................................. 29

TEMA 3: FORMULARIO ......................................................................................................................... 30


3.1. Formulario ............................................................................................................................................................. 30 3.2. Vista del formulario ............................................................................................................................................... 30 3.2.1. Vista Presentacin .......................................................................................................................................... 30 3.2.2. Vista Diseo .................................................................................................................................................... 30 3.3. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario .................................................................................... 31 3.4. Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido ........................................................ 31 3.5. Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos .......................... 31 3.6. Crear un formulario mediante el Asistente para formularios ................................................................................ 32 3.7. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco ................................................................... 33 3.8. Control ................................................................................................................................................................... 33 3.8.1. Seleccionar un control .................................................................................................................................... 34 3.8.2. Mover un control ............................................................................................................................................ 34 3.8.3. Modificar el aspecto de los controles ............................................................................................................. 34 3.8.4. Eliminar o aadir controles ............................................................................................................................. 34 3.8.5. Modificar las propiedades de un control ........................................................................................................ 34 3.8.6. Formato condicional de un control................................................................................................................. 35 3.9. Modificar un formulario......................................................................................................................................... 35 3.9.1. Tamao y orden de los controles ................................................................................................................... 36 3.9.2. Secciones del formulario ................................................................................................................................ 38 3.9.3. Perfeccionamiento formularios ...................................................................................................................... 38

TEMA 4: INFORMES .............................................................................................................................. 41


4.1. Tipos de informes .................................................................................................................................................. 41 4.1.1. Generar un autoinforme ................................................................................................................................. 41 4.2. Crear un informe mediante el asistente. ............................................................................................................... 42 4.3. Crear un informe con datos de varias tablas. ........................................................................................................ 43 4.4. Crear un informe en blanco ................................................................................................................................... 43

TEMA 5: PANEL DE CONTROL ................................................................................................................ 45


5.1. Introduccin ........................................................................................................................................................... 45 5.2. Insercin de controles en el panel de control........................................................................................................ 45 5.3. Crear un cuadro de dilogo.................................................................................................................................... 46

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Una base de datos un conjunto de todas las herramientas u objetos necesarios para poder gestionar datos. Los objetos que se puede crear en una base de datos son:

Tablas. Las tablas permiten almacenar los datos de forma organizada gracias a su estructura constituida
por filas y columnas. Dicha organizacin es imprescindible para poder realizar con eficacia todas las operaciones con los datos.

Consultas. Las consultas permiten dar respuesta a las preguntas que se planteen a los datos almacenados
en las tablas. Adems permiten obtener nuevos datos calculados a partir de los almacenados.

Formularios. Permiten visualizar los datos en pantalla con el formato deseado, resultando ms agradable
y eficaz. Pero no solo permiten visualizar datos, sino tambin introducir otros nuevos o modificar los existentes.

Informes. Los informes son los objetos que le permitirn imprimir los datos almacenados con el aspecto
que previamente haya diseado.

Macros. Son una especie de miniprogramas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas
en un solo paso.

Mdulos. Son un conjunto de instrucciones y procedimientos, escr5ito en leguaje de programacin


Visual Basic.

Pginas Web. Son documentos HTML en los que se ha publicado informacin de la base de datos.

El proceso de diseo consta de los pasos siguientes:

Determinar la finalidad de la base de datos Buscar y organizar la informacin necesaria Dividir la informacin en tablas Convertir los elementos de informacin en columnas Especificar claves principales Definir relaciones entre las tablas Ajustar el diseo Aplicar las reglas de normalizacin

Se va a crear una base de datos que permitir gestionar un videoclub. Para la creacin de una base de datos, los pasos son: 1/\ Seleccionar Archivo/Nuevo... o hacer clic en el botn herramientas de acceso rpido. de la barra de

2/\ Seleccionar Base de datos en Blanco de la seccin Plantillas disponibles. 3/\ Access, por defecto, propone un nombre para la nueva base de datos Database1.accdb. 4/\ Activar el recuadro de la opcin

Nombre de Archivo y

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escribir Gestin del videoclub como nombre de la base de datos. Access le asignar automticamente la extensin .accdb

Una tabla est formada por una serie de filas y columnas. Cada columna va a almacenar datos de la misma naturaleza (TtuloPelcula, director, intrpretes, gnero, etc.) y cada fila estar constituida por los diferentes datos referentes a un mismo elemento (pelcula); cada fila de una tabla se denomina Registro, mientras que cada columna se denomina Campo. El cruce de cada columna con cada fila genera una celda; en ella estar almacenado un Dato. Antes de comenzar a crear la estructura de una tabla es conveniente que, previamente, se piense en la finalidad de la base de datos, as como en las preguntas y cuestiones a plantear respecto a los datos almacenados en ella. A la hora de disear una tabla conviene tener en cuenta los siguientes puntos:

Los datos a almacenar. Si se va a necesitar, por ejemplo, los directores de las pelculas, se deber
almacenar el director de cada pelcula en un campo.

El modo en que se va a gestionar los datos. Por ejemplo si se va a necesitar los clientes ordenados
alfabticamente por su primer apellido, deber introducir su nombre completo como Apellidos, Nombre o bien almacenar los apellidos y el nombre en campos separados.

Las operaciones que va a realizar con los datos. Si se van a efectuar operaciones matemticas, estos
debern estar declarados como valores numricos.

Si se va almacenar muchos datos de un mismo elemento (persona, pelcula, etc), debe pensar en la
conveniencia de crear varias tablas distintas, de menor tamao, frente a una nica tabla de grandes dimensiones.

TIPO DE CAMPO
Texto Nmero Moneda Fecha/Hora Si/No

DATOS QUE ALMACENAR


Datos que pueden estar constituidos por letras, nmeros y espacios en blanco. Como mximo podrn introducir 255 caracteres Datos numricos, por lo que se podrn realizar operaciones matemticas con ellos. Datos numricos de tipo monetario; el programa mostrar sus datos con el smbolo monetario. Datos correspondientes a fechas y horas Slo admiten como contenido los valores Si o No. Muestra una lista de valores recuperada de una tabla o una consulta, o un conjunto de valores especificado en el momento en que se cre el campo. Se inicia el Asistente para bsquedas y se puede crear un campo Bsqueda. El tipo de datos de un campo Bsqueda es Texto o Nmero, segn las opciones seleccionadas en el asistente. Texto o combinacin de texto y nmeros a los que se puede aplicar formato mediante controles de color y de fuente. Datos anlogos a los declarados como texto, aunque admite un texto ms extenso (hasta 65535 caracteres) Imgenes, archivos de hoja de clculo, documentos, grficos y otros tipos de archivos admitidos adjuntos a los registros de la base de datos, de forma similar a adjuntar archivos a los mensajes de correo electrnico. Los campos as declarado almacenarn hipervnculos. Resultado de un clculo. El clculo debe hacer referencia a otros campos de la misma tabla. Para crear el clculo se usa el Generador de expresiones.

Bsqueda y relacin

Texto enriquecido Memorando

Datos adjuntos Hipervnculo Campo calculado

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Una base de datos nueva se inicia con la subficha Campos de la ficha Herramientas de tabla, accin lgica ya que el objeto inicial e imprescindible para confeccionar una base de datos, es la tabla. En la zona de trabajo aparece la primera ficha que aparece, por defecto, con el nombre Tabla 1 . A travs de un ejemplo se va a explicar el procedimiento de crear una tabla: 1/\ Aparece ya definido el campo Id. Access colabora para que no se olvide la insercin de un campo clave, es un campo que tiene unas caractersticas especficas: no pueden existir dos registros con el mismo contenido en este campo. Situando el puntero en la zona del botn Id y activando el men emergente, se selecciona la opcin Cambiar nombre del campo, que permite cambiar el nombre de Id a IdCliente. 2/\ Para agregar el siguiente campo, abrir el desplegable de Haga clic para agregar, elegir Texto, cambiar el nombre a Apellidos. Repetir pasos para los siguientes campos: NombreCliente, Direccin, Cod_postal, localidad, Provincia, Telfono 1 y Telfono 2. 3/\ Para modificar propiedades del campo NombreCliente y TtuloPelcula, clic sobre subficha Campos de la ficha Herramientas de tabla: cliente. de la

Situar el puntero en el campo IdCliente, y en el cuadro Descripcin escribir Clave de identificacin del En el campo Cod_postal titular como Cdigo postal.
4/\ Clic sobre campos: de la subficha Campos de la ficha Herramientas de tabla en los

NombreCliente: cambiar a 120. Cod_postal: cambiar a 5. Provincia: cambiar a 100


5/\ En el campo Provincia clic sobre de tabla en los campos: de la subficha Campos de la ficha Herramientas

=Murcia
No se deben utilizar como nombres de campo los siguientes: Nombre y Ttulo, ya que en determinadas funciones dan errores porque Access las confunde con el nombre del informe o con el Ttulo de un control.

Permite asignar un determinado comportamiento al campo,

Requerido. Obliga a introducir un dato en ese campo para pasar al siguiente registro: nico: Impide la duplicidad de datos, los campos clave. En la clave principal de una tabla se activa
automticamente, ya que estos campos no permiten duplicidad.

Indizada. Es posible crear un ndice basado en un nico campo o en varios. Considere indizar aquellos
campos que se buscan con frecuencia, que se ordenan y que se combinan con campos de otras tablas en

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consultas. Los ndices pueden ayudar a acelerar las bsquedas y a seleccionar las consultas, aunque tambin pueden ralentizar el rendimiento cuando se agregan o actualizan datos. La clave principal de una tabla se indiza automticamente
Clientes DNI/NIE Apellidos Nombr eClient e Roco Javier Elena Julio David Carlos Judit Blanca Direccin Cod_pos tal 30720 30730 30740 30720 30730 30720 30740 30720 Localidad Provinci a Telfono1 Telfono2 Cod_Cli ente RR5K JP6B EP4N JA4K DE3G CC2E JE9M BH8B

11333455K 22999666B 33777444N 55333444K 55444333G 70111222E 77888999M 77999888B

Ros Zapata Patio Paredes Pons Blas Abril Palacios Egea Fernndez Chiclano Fernndez Egea Beltran Hermida Sez

C/ Sto. Toms de Aquino, 195 C/ Margaritas, 12 Avda. Sevilla, 5 C/ Ronda Norte, 39 C/ Velzquez, 12 C/ Dal, 74 C/ Goya, 23 C/ Picasso, 21

Santiago de la Ribera Murcia 968334040 San Javier Murcia 647888999 San Pedro del Pinatar Murcia 968575757 Santiago de la Ribera Murcia 968191944 San Javier Murcia 968252525 Santiago de la Ribera Murcia 968222111 San Pedro del Pinatar Murcia 645555777 Santiago de la Ribera Murcia 968191919

609888444 654555444 607111444 628111333 601222333 633111444 612333777 622111444

La ventana de diseo presenta dos paneles bien diferenciados.

El panel superior est estructurado en filas y columnas; cada fila permite definir un campo con las
caractersticas que se indiquen en cada una de las columnas. La primera columna de este panel muestra los nombres de los campos, la segunda el tipo de datos que almacenar cada campo y en la tercera podr incluir, de forma optativa, una descripcin para el campo.

El panel de la parte inferior mostrar otras propiedades


del campo activo, que podrn modificarse segn interese. Para pasar de un panel a otro, adems del puntero o teclado se puede usar la tecla F6

Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes smbolos. Smbolo @ & < > Descripcin Se necesita un carcter de texto (ya sea un carcter o un espacio). No se necesita un carcter de texto. Convertir todos los caracteres a minsculas. Convertir todos los caracteres a maysculas.

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Valor @@@-@@-@@@@ @@@@@@@@@ >

Datos 465043799 465-04-3799 465043799 davolio DAVOLIO Davolio davolio DAVOLIO Davolio Valor Null Cadena de longitud cero Cualquier texto

Muestra 465-04-3799 465-04-3799 465043799 DAVOLIO DAVOLIO DAVOLIO davolio davolio davolio Desconocido Desconocido El mismo texto introducido

<

@;"Desconocido"

Una mscara de entrada se utiliza en campos (en tablas y consultas) y en cuadros de texto y cuadros combinados (en formularios) para dar formato a los datos y para proporcionar algn control sobre qu valores pueden introducirse. Una mscara de entrada est formada por caracteres literales (como espacios, puntos, guiones y parntesis) que separan los espacios en blanco para rellenar. La configuracin de la propiedad Mscara de entrada (InputMask) est formada por caracteres literales junto con caracteres especiales que determinan el tipo de valor que puede introducirse en un espacio en blanco en esa posicin. Las mscaras de entrada se utilizan principalmente en campos de Texto y de Fecha/Hora, pero tambin pueden utilizarse en campos Numricos o de Moneda.

Microsoft Access interpreta los caracteres de la primera seccin de la definicin de la propiedad Mscara de entrada (InputMask) tal como se muestra en la tabla siguiente. Para definir un carcter literal deber introducirse cualquier otro carcter no incluido en la tabla, incluidos espacios y smbolos. Para definir uno de los siguientes caracteres como un carcter literal, deber anteponer a dicho carcter una barra diagonal inversa (\). Carcter 0 9 # L ? A a & C .,:;-/ < Descripcin Dgito (0 a 9, entrada obligatoria; signos ms [+] y menos [-] no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria; signos ms y menos no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria; las posiciones en blanco se convierten en espacios; se permiten los signos ms y menos). Letra (A-Z, entrada obligatoria). Letra (A-Z, entrada opcional). Letra o dgito (entrada obligatoria). Letra o dgito (entrada opcional). Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria). Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional). Marcador de posicin decimal y separadores de millares, fecha y hora. Convierte a minsculas todos los caracteres que siguen.

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Carcter > ! \ Contrasea

Descripcin Convierte a maysculas todos los caracteres que siguen. Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de hacerlo de izquierda a derecha.. Hace que el carcter que viene a continuacin se muestre como carcter literal. Al establecer la propiedad Mscara de entrada (InputMask) a la palabra Contrasea, se crea un cuadro de texto de entrada de contrasea. Cualquier carcter escrito en este cuadro de texto se almacena como tal, pero se muestra como un asterisco (*).

1.1.1. Ejemplos de mscaras de entrada


La tabla siguiente muestra algunas definiciones de mscara de entrada tiles y ejemplos de valores que pueden introducirse en ellos. Para obtener informacin sobre los cdigos utilizados para crear definiciones de mscaras de entrada, consultar la tabla incluida al final de este tema. Definicin de mscara de entrada (000) 000-0000 (999) 999-9999! Ejemplos de valores (206) 555-0248 (206) 555-0248 ( ) 555-0248 (000) AAA-AAAA #999 (206) 555-TELE -20 2000 >L????L?000L0 GREENGR339M3 MAY R 452B7 >L0L 0L0 00000-9999 T2F 8M4 9811598115-3007 >L<?????????????? Elena Manuel ISBN 0&&&&&&&&&-0 >LL00000-0000 ISBN 1-55615-507-7 ISBN 0-13-964262-5 DB51392-0493

Se va a crear un campo denominado Cod Cliente, compuesto por la inicial del nombre, seguido de la inicial del apellido, seguido de los dos ltimos caracteres del NIF-NIF. Ejemplo DNI/NIE Apellidos NombreC liente () Cod_Clie nte RR5K

11333455K Ros Zapata Roco 1/\ Abrir la tabla Clientes haciendo doble clic en el panel de navegacin.

2/\ Desplazarse horizontalmente a la columna situada ms a la derecha de la tabla y clic en el encabezado de columna clic para agregar. 3/\ En la lista que aparece, clic en Campo calculado y, a continuacin, clic en texto del tipo de datos Access muestra el Generador de expresiones. 9

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Access incorpora una funciones que siguen una estructura similar a Excel, teniendo en cuenta que en Access para hacer referencia a un campo este debe ir entre corchetes [ ]. Aunque el amplio nmero de funciones y su aplicacin puede resultar compleja puede resultar muy interesante y til que el alumno indague en las posibilidades. Comenzar a escribir la expresin que se desea, en este caso:

Se ha introducido la primera letra del nombre

Se introduce el operador de unin

Hasta aqu se ha introducido la primera letra del nombre y la primera letra del apellido

Ya se han introducido los cuatro caracteres: primera letra del nombre, la primera letra del apellido, dos ltimos caracteres del NIFNIE

4/\ Escribir Cod_ cliente como nombre para el campo calculado y presionar ENTRAR.

Se va a crear una tabla donde se almacenarn datos sobre las pelculas del videoclub: TtuloPelcula de la pelcula, director, principales intrpretes, fecha de estreno y un indicador que permitir saber si est disponible . Adems de stos, se crear un campo tipo OLE que contendr una imagen con el cartel de la pelcula y un campo de tipo Hipervnculo que permitir almacenar direcciones de Internet con las que obtener ms informacin acerca de la pelcula. Pasos para la creacin de una tabla en la ventana diseo:

Hacer clic sobre el botn


Cinta de opciones.

Crear una tabla en vista diseo de la zona Tablas de la ficha Crear de la

Escribir TituloPelcula, como nombre del primer campo, y pulsar <Intro> o <Tab> para aceptarlo. Tipo de
datos: texto. Descripcin: TtuloPelcula de la pelcula. En la vista hoja de datos aparecer esta descripcin en la barra de estado.

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Activar panel inferior y tamao del campo: 100 Seleccionar la opcin S (Sin duplicados) para la propiedad Indexado. Esta opcin obliga al programa a
crear un ndice para este campo, impidiendo adems que existan varios registros con el mismo contenido en l.

Activar el panel superior, quedar situado en la columna Descripcin. Pulsar <Intro> para acepta la
definicin del campo y situar el cursor en una nueva lnea.

Escribir Director como nombre del segundo campo. Tipo de datos: texto, tamao del campo: 50 y
seleccionar la opcin S (con duplicados) para la propiedad Indexado.

Tercer campo: Intrpretes. tipo: Texto. Tamao del campo: 90. Cuarto campo: Estreno. Tipo: texto. Tamao del campo: 20 Quinto campo: Disponible?. Tipo: S/No. Sexto campo: Cartel. Tipo: Objeto OLE. Descripcin: Cartel de la pelcula. Sptimo campo: Direccin Web. Tipo: Hipervnculo. Descripcin: Ms informacin en Internet. Octavo campo: Precio. Tipo moneda Pulsar <Intro> para aceptar las caractersticas de este campo. La estructura de la tabla ya est definida. Noveno campo: Para Datos Adjuntos, como crticas, informacin econmica, Dcimo campo. Tipo campo calculado, con el nombre PrecioMircoles, que ser el 80% del precio habitual.

Una vez definidos todos los campos, interesa declarar, al menos, una clave principal. Una clave principal
es un campo que tiene unas caractersticas especficas: no pueden existir dos registros con el mismo contenido en este campo y, adems debe haberse creado un ndice para l.

En este caso se va a asignar la clave principal al campo TtuloPelcula Hacer clic sobre cualquier punto de la fila correspondiente al campo TtuloPelcula. Seleccionar Edicin/Clave principal o hacer clic sobre el botn Access permite definir varios campos como clave principal.

Si la tabla tuviera registros, hacer clic sobre el botn Introducir datos en la tabla:

de la barra de herramientas, para situar el cursor en un registro vaco y poder as introducir nuevos datos.

Al introducir datos en un registro, su indicador cambiar a

, lo que significa que este ha sido , ya que en

modificado y an no se han grabado los cambios. En la siguiente lnea est el indicador ella se puede introducir un nuevo registro.

Los campos de tipo lgico, presentan una casilla de verificacin. Si la casilla est desmarcada, opcin por
defecto, el contenido del campo es NO. Si se desea que el contenido del campo sea S, se debe activa dicha casilla haciendo clic sobre ella o pulsando <Barra espaciadora>

Insertar objeto; se activar el cuadro de dilogo, en el que se activar la opcin Crear desde archivo e
indicar la ruta de acceso a la imagen Los campos de tipo Objeto OLE no muestran su contenido en la tabla de datos, nicamente indican al programa al que est asociado el tipo de objeto insertado. El contenido de estos campos s se podr ver en un formulario.

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PELCULAS TtuloPelcula 8 millas Agua para elefantes Amar al lmite Carta blanca El diario de Bridget Jones DIRECTOR Curtis Hanson Francis Lawrence Peter Sehr Intrpretes DIS ESTREN PONI CARTEL O BLE? No S S No No No S S No S S S No No No No No No No S No S No S No Web http://es.movies.yahoo.com/8/8-millas/index-31972.html http://es.movies.yahoo.com/a/agua-para-elefantes/index-8784305.html http://es.movies.yahoo.com/a/amar-al-limite/index-3501.html http://es.movies.yahoo.com/c/carta-blanca/index-8559408.html http://es.movies.yahoo.com/e/el-diario-de-bridget-jones/index-30215.html http://es.movies.yahoo.com/e/el-secreto-de-los-mccan/index-3445.html http://es.movies.yahoo.com/e/el-sicario-de-dios/index-8960350.html http://es.movies.yahoo.com/f/falsa-identidad/index-30943.html Vin Diesel, Paul Walker, Dwaynehttp://es.movies.yahoo.com/f/fast-five/index8527473.html http://es.movies.yahoo.com/i/imagining-argentina/index-3070.html http://es.movies.yahoo.com/l/la-mala-educacion/index-3022.html http://es.movies.yahoo.com/db/f/2/1/212272.html http://es.movies.yahoo.com/l/la-nina-de-tus-ojos/index-25913.html http://es.movies.yahoo.com/l/la-pasion-de-cristo/index-3181.html http://es.movies.yahoo.com/l/la-ventana-secreta/index-3452.html http://es.movies.yahoo.com/l/los-ninos-de-san-judas/index-3437.html http://es.movies.yahoo.com/m/muertos-de-risa/index-25919.html http://es.movies.yahoo.com/r/rios-de-color-purpura-2-los-angeles-delapocalipsis/index-3510.html http://es.movies.yahoo.com/s/scary-movie-3/index-3316.html http://es.movies.yahoo.com/s/scooby-doo-2-desatado/index-3420.html http://es.movies.yahoo.com/s/solas/index-25815.html http://es.movies.yahoo.com/s/starsky-hutch/index-3459.html http://es.movies.yahoo.com/t/thor/index-8527465.html http://es.movies.yahoo.com/t/todo-sobre-mi-madre/index-25823.html http://es.movies.yahoo.com/t/torrente-el-brazo-tonto-de-la-ley/index-25915.html Ms Precio PRECIO informa Mircol cin es 2,00 0 3,30 2 2,00 0 3,30 0 2,25 0 2,25 0 3,30 0 2,25 0 3,30 0 3,00 0 3,00 0 2,00 0 2,25 0 3,00 0 3,00 0 3,00 0 2,00 0 3,00 0 3,00 0 2,00 0 2,00 0 3,00 0 3,30 0 2,00 0 2,00 0 1,6 2,64 1,6 2,64 1,8 1,8 2,64 1,8 2,64 2,4 2,4 1,6 1,8 2,4 2,4 2,4 1,6 2,4 2,4 1,6 1,6 2,4 2,64 1,6 1,6

Eminem, Kim Basinger, Brittany Murphy, Mekhi Phifer, Chloe 2002 Greenfield, Evan Jones Robert Pattinson, Reese Witherspoon, James Frain, Paul 2011 Schneider, Hal Holbrook Joan Seda, Charlotte Ayana, Adrien Brody 2004

Bobby Farrelly, Peter Owen Wilson, Jenna Fischer, Christina Applegate, Alyssa 2011 Farrelly Milano, Richard Jenkins Sharon Maguire Rene Zellweger, Colin Firth, Hugh Grant, Lisa Barbuscia, Patrick 2001 Barlow, Honor Blackman, Crispin Bonham-Carter Michael Caine, Haley Joel Osment, Kyra Sedgwick, Robert Duvall 1998 Cam Gigandet, Karl Urban, Paul Bettany, Maggie Q, Christopher 2011 Plummer, Stephen Moyer, Brad Dourif, Mdchen Amick John Travolta, Vince Vaughn, Teri Polo, Matthew O'Leary, Steve 2001 Buscemi, Chris Ellis Vin Diesel, Paul Walker, Dwayne Johnson, Jordana Brewster, 2011 Tyrese Gibson, Elsa Pataky, Chris "Ludacris" Bridges Antonio Banderas, Fele Martinez, Javier Camara Laura morante, Jos Coronado, Miguel ngel Garca Penlope Cruz, Antonio Resines, Neus Asensi... Monica Bellucci, James Caviezel, Maia Morgenstern Timothy Hutton, Maria Bello, John Turturro, Johnny Depp 1998 2004 1998 1998 2004 2004

El secreto de los Mc Cann Tim McCanlies El sicario de Dios Falsa identidad Fast five Imagining Argentina La mala educacin La mirada del otro La nia de tus ojos La pasin de Cristo La ventana secreta Los nios de san Judas Muertos de risa Charles Stewart Harold Becker Justin Lin Christopher Hampton Pedro Almodvar Vicente Aranda Fernando Trueba Mel Gibson David Koepp Aisling Walsh Alex de la Iglesia

Simone Bendix, Alan Devlin, Dudley Sutton, Marc Warren, Iain 2004 Glen, Aidan Quinn Santiago Segura, El Gran Wyoming, Alex Angulo Camille Natta, Christopher Lee, Benot Magimel, Jean Reno Charlie Sheen, Pamela Anderson y Queen Latifah Sarah Michelle Gellar, Mara Galiana, Ana Fernndez, Carlos lvarez Ben Stiller, Owen Wilson, Snoop Dogg, Vince Vaughn 1999 2004 2004 1999 1998 2004

Ros de color prpura 2 - Olivier Dahan los ngeles del apocalipsis Scary Movie 3 Scooby Doo 2 Solas Starsky y Hucth Thor Todo sobre mi madre Eduardo Mignogna Raja Gosnell Benito Zambrano Todd Phillips Kenneth Branagh Pedro Almodvar

Natalie Portman, Anthony Hopkins, Idris Elba, Stellan Skarsgard, 2011 Ray Stevenson Cecilia Ruth, Marisa Paredes, Penlope Cruz Santiago Segura, Javier Cmara, Neus Asensi 1999 1998

Torrente, el brazo tonto Santiago Segura de la ley

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ACCIN Activar el siguiente campo Activar campo anterior Ir al campo activo del registro anterior Ir al campo activo del siguiente registro

COMBINACIN DE TECLAS <Tab> o <Flecha dcha> <Mays-Tab> o <Flecha izqda> <Flecha arriba> <Flecha abajo>

Otro mtodo sencillo para situar el cursor en un campo determinado consiste en hacer clic sobre l. Access dispone de unos botones de navegacin, situados en la parte inferior izquierda de la ventana Hoja
de datos, que permiten activar registros de modo rpido.

Access tambin permite desplazar el cursor a un registro determinado mediante la opcin Ir del men
Edicin.

Pulsando <Esc>; anula el ltimo valor introducido en un campo. Haciendo clic sobre el botn .

Situar el puntero sobre el registro, cuando el puntero adopte la forma de cruz gruesa
hacer clic sobre l para activarlo, de esta forma se puede eliminar el contenido de la celda, de la fila o de la columna.

Si se desea eliminar el registro completo, clic sobre el botn identificador del mismo Si se desea eliminar un campo, clic sobre el botn identificador del mismo (Nombre del
campo).

Activar la ficha Inicio, seleccionar la opcin deseada del desplegable del botn Elimina de la zona
Registros.

La eliminacin de registros es un proceso irreversible. Tambin es posible eliminar, en una misma operacin, varios registros contiguos. Para ello debe
seleccionarse sus filas, haciendo clic sobre el botn identificador de una de ellas y arrastrando el ratn hasta el botn de la ltima fila a eliminar. Una vez seleccionadas las filas pueden eliminarse rpidamente pulsando <Supr>.

Crear la tabla Alquileres con las siguientes caractersticas:

Primer campo: Autonmerico. Segundo campo: denominacin: TtuloPelcula; tipo de dato: Bsqueda y relacin (ver punto 1.141.14.1 Tercer campo: denominacin: Cliente; Tipo de dato; Bsqueda y relacin. Introducir datos del campo
NIF-NIE, NombreCliente y Apellidos de la tabla Clientes; ordenar por Apellidos y Ocultar la columna clave.

Quinto campo: denominacin: Fecha; tipo de dato: Fecha


Alquileres Id TtuloPelcula Fecha Cliente 1 El secreto de los Mc Cann 04/01/2011 Chiclano Fernndez

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Alquileres Id 2 Falsa identidad 3 Los nios de san Judas 4 Scary Movie 3 6 Todo sobre mi madre 7 Solas 8 La ventana secreta 9 Muertos de risa 10 Imagining Argentina 11 La nia de tus ojos 12 La mala educacin 13 Muertos de risa 14 La ventana secreta 15 La pasin de Cristo 16 Fast five 17 Amar al lmite 18 Agua para elefantes 19 El secreto de los Mc Cann 20 El diario de Bridget Jones 21 Thor 22 Carta blanca 23 La pasin de Cristo 24 Fast five 25 Fast five 26 Thor 27 Agua para elefantes 28 El secreto de los Mc Cann 29 El sicario de Dios 30 Thor TtuloPelcula Fecha Cliente 17/01/2011 Hermida Sez 25/01/2011 Egea Beltran 31/01/2011 Pons Blas 02/02/2011 Patio Paredes 03/02/2011 Egea Fernndez 05/02/2011 Egea Beltran 07/02/2011 Ros Zapata 12/02/2011 Hermida Sez 26/02/2011 Pons Blas 09/03/2011 Egea Fernndez 11/03/2011 Chiclano Fernndez 20/03/2011 Pons Blas 21/03/2011 Abril Palacios 28/03/2011 Hermida Sez 31/03/2011 Patio Paredes 01/04/2011 Ros Zapata 03/04/2011 Abril Palacios 15/04/2011 Patio Paredes 17/04/2011 Ros Zapata 21/04/2011 Egea Beltran 27/04/2011 Chiclano Fernndez 30/04/2011 Hermida Sez 02/05/2011 Egea Beltran 06/05/2011 Pons Blas 11/05/2011 Chiclano Fernndez 12/05/2011 Patio Paredes 15/05/2011 Abril Palacios 15/05/2011 Chiclano Fernndez

5 Ros de color prpura 2 - los ngeles del apocalipsis 02/02/2011 Egea Fernndez

Para introducir el TtuloPelcula de la pelcula, dato que se encuentra en la tabla Pelculas, no es necesario escribirlo de nuevo, pueden utilizarse los datos introducidos en la tabla Pelculas, siguiendo los siguientes pasos:

Crear el campo TtuloPelcula, el


tipo de dato: Bsqueda y relacin: se activar en cuadro de dilogo siguiente:

Activar la misma opcin del


cuadro de dilogo y hacer clic sobre el botn siguiente.

Hacer clic sobre la tabla Pelculas, para resaltarla, y el botn


siguiente.

Para indicar qu campo contiene los


datos, seleccionar el campo TtuloPelcula y hacer clic sobre el botn

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Indicar el orden de los datos. Ajustar el tamao de la columna de datos. Guardar la tabla. Introducir los registros en la tabla alquiler, situando el cursor en el campo TtuloPelcula, abriendo el desplegable y seleccionando el TtuloPelcula correspondiente.

Las ventajas de utilizar este tipo de campo son enormes: evita la escritura de datos extensos y elimina los errores de escritura.

1/\ Activar el desplegable del comando seleccionar la columna, activar men emergente, seleccionar Ancho de columna, 2/\ Seleccionar la opcin ms adecuada 3/\ Aceptar

1/\ Activar el desplegable del comando seleccionar la fila, activar men emergente, seleccionar Alto de las filas, 2/\ Seleccionar la opcin ms adecuada 3/\ Aceptar

Activada la ficha Inicio seleccionar la opcin deseada de los comandos disponibles de la zona Formato de texto. Destacar:

El formato aplicado al texto de una celda se aplicar a


toda la tabla, salvo que el tipo de datos sea Texto enriquecido.

El comando El

Alternar filas permite cambiar el color de relleno de filas alternas, lo que facilita la lectura de los datos de un determinado registro. iniciador de cuadro de dilogo

permite aplicar formato a la hoja de datos.

Access muestra los registros ordenado, por defecto, segn el contenido de los registros en el campo
declarado como clave primaria

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Para realizar una ordenacin ascendente o descendente, hacer clic sobre el botn
respectivamente de la zona Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

Seleccionar el campo que se desea ocultar, activar men emergente Clic sobre Ocultar Campos

Activar men emergente, se abre el cuadro de dilogo Mostrar


columnas.

Activar las columnas que se desean mostrar

Seleccionar la columna correspondiente al campo que se desea mover. Arrastrar la columna, por su botn identificador, al lugar deseado.

Una caracterstica importante de un gestor de bases de datos es que permite buscar un dato determinado dentro de cualquier tabla.

A continuacin se a localizar el registro correspondiente a la pelcula Fast five

En la ficha Inicio y en la zona Buscar, clic sobre el botn . Escribir en el recuadro Buscar, el dato que se desea localizar: Fast five. Seleccionar Pelculas: Tabla de la lista desplegable del cuadro Buscar en, para que el programa busque en
todos los campos de la tabla.

Hacer clic sobre el botn Buscar siguiente. El programa localizar el dato y lo resaltar

Un filtro es una restriccin que se realiza en una tabla para visualizar slo un conjunto de registros. Estos deben tener u, en un mismo campo, un dato comn o parte de l.

Basta con indicar, en el campo correspondiente, el dato que deben tener los registros que se desea filtrar y seguidamente activar el filtro.

A continuacin se va a filtrar las pelculas que se estrenaron en 2004. Hacer clic sobre una celda del campo Estreno cuyo dato sea 2004.

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En la ficha Inicio y en la zona Filtrar y Ordenar,


adecuada.

desplegar y seleccionar la opcin

Hacer clic sobre el botn

para eliminar el efecto del filtro y volver a visualizar todos los registros. Cliqueando de nuevo el botn Alternar filtro, muestra los registros filtrados (2004)

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Access los medios para recopilar de nuevo esa informacin cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que estn relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la informacin de varias tablas Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tablas antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes.

Las relaciones de tabla inspiran los diseos de consulta. Para trabajar con registros de ms de una tabla, a
menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Las relaciones de tablas inspiran los diseos de formulario e informe.

Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros hurfanos en
la base de datos. Un registro hurfano es el que hace referencia a otro registro que no existe

En cada tabla se almacenan unos determinados datos, que no tienen por qu repetirse en las tablas,
excepto los del campo comn necesario para relacionarlas.

Aumento de la velocidad de trabajo; al no tener datos repetidos en las distintas tablas. Ahorro de espacio en el disco en el que se guarde la base de datos, ya que no se almacenan datos
repetidos.

Facilidad de mantener los datos actualizados. Slo habr que modificar el dato en una sola tabla. Posibilidad de activar opciones de integridad referencial La relacin entre dos tablas es nica y se establece a travs de un campo comn en ambas. Cuando se establece una relacin entre tablas, una de ellas actuar como tabla primaria y la otra como tabla relacionada. Es obligatorio que, en la tabla primaria, el campo comn est definido como clave principal relacionadas con varias tablas distintas.

No puede existir ms de una relacin entre dos tablas, sin embargo, una tabla s puede estar

1/\ En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, clic en Relaciones. 2/\ Si an no se ha definido ninguna relacin, aparecer automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, clic en Mostrar tabla.

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3/\ En el cuadro de dilogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver nicamente las tablas, clic en Tablas. Para ver nicamente las consultas, clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, clic en Ambas. 4/\ Seleccionar una o varias tablas o consultas y, a continuacin, clic en Agregar. En el ejemplo se seleccionan las tablas: Alquileres, Clientes y Pelculas y clic en Cerrar. 5/\ Arrastrar un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo comn (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presionar la tecla CTRL, clic en cada uno de los campos y, a continuacin, arrastrarlos. En el ejemplo:

Arrastrar el campo Cliente de la tabla Alquileres hasta el campo DNI_NIE de la tabla Clientes. Arrastrar el campo TtuloPelcula de la tabla Alquileres hasta el campo TtuloPelcula de la tabla Clientes.
6/\ Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 7/\ Comprobar que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relacin. Si un nombre de campo es incorrecto, clic en l y seleccionar un nuevo campo de la lista. Para exigir la integridad referencial para esta relacin, activar la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. En el ejemplo Exigir integridad referencial 8/\ Haga clic en Crear. Se dibujar una lnea de relacin entre las dos tablas. Si se activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, la lnea aparece ms gruesa en los extremos. Adems, solo si se activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, aparecer el nmero 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la lnea de relacin y aparece el smbolo de infinito () sobre la parte gruesa del otro extremo. En el ejemplo:

En tabla Alquileres, a la altura del campo Cliente aparece (el cliente puede tener varios registros) y en la tabla Clientes a la altura del campo NIF-NIE aparece un 1 (el cliente solo puede tener un registros). En tabla Alquileres, a la altura del campo TtuloPelcula aparece (el Titulo puede tener varios registros) y en la tabla Pelculas a la altura del campo TtuloPelcula aparece un 1 (el TtuloPelcula solo
puede tener un registros).

Existen tres tipos de relaciones de tablas.

Una relacin uno a varios.

Cada registro de la primera tabla slo puede tener un registro y puede repetirse varias veces en la segunda tabla.

Una relacin varios a varios. Cada registro de la primera tabla puede tener varios registros y tambin
puede repetirse varias veces en la segunda tabla.

Una relacin uno a uno. Cada registro de la primera tabla slo puede tener un registro coincidente en la
segunda tabla y viceversa.

El propsito de la integridad referencial es evitar los registros hurfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situacin hipottica no ocurra nunca. Para aplicar la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relacin de tabla. Una vez habilitada, Access rechazar todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relacin de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, as como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad por detectar un error en un registro del campo DNI-NIE de la tabla Clientes. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automticamente todas las filas afectadas como parte de una nica operacin. De ese modo, Access se asegura de que la actualizacin es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no.

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Tambin es posible que tenga la necesidad vlida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, se desea eliminar una pelcula y todos los alquileres relacionados con esa pelcula. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados.

Esta opcin permite que, al modificar un dato en el campo comn de la tabla principal, el programa actualice, en cascada, el mismo dato en los campos comunes de las tablas relacionadas; ste es el modo de garantizar el mantenimiento de la relacin.

Al activar esta opcin se consigue que, al borrar un registro de la tabla primaria, el programa borra todos los registros que estn relacionados de la tabla relacionada.

1/\ En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, clic en Relaciones. 2/\ En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, clic en Todas las relaciones. 3/\ Clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee modificar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. 4/\ Doble clic sobre la lnea. aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 5/\ Establecer los valores que se desean 6/\ Guardar.

Para quitar una relacin de tabla, es preciso eliminar la lnea de relacin en la ventana Relaciones. Colocar el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y, a continuacin, clic en la lnea. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Con la lnea de relacin seleccionada, presionar SUPRIMIR. Observar que si se quita una relacin, tambin se quita la integridad referencial para esa relacin si est habilitada. Como resultado, Access ya no evitar automticamente la creacin de registros hurfanos en el lado "varios" de una relacin. 1/\ En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, clic en Relaciones. 2/\ En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, clic en Todas las relaciones. 3/\ Clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee eliminar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. 4/\ Presione la tecla SUPR. 5/\ Puede que Access muestre el mensaje Confirma que desea eliminar de forma permanente la relacin seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmacin, clic en S.

Si se est usando alguna de las tablas empleadas en la relacin de tabla, quizs por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un formulario), no se podr eliminar la relacin. Primero se deben cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relacin.

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Cuando se define una relacin de tabla, los hechos referentes a la relacin determinan el diseo de las consultas. Por ejemplo, si se define una relacin entre dos tablas y, a continuacin, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona automticamente los campos coincidentes predeterminados basndose en los campos especificados en la relacin. Se pueden invalidar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relacin suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos ms sencillas, la configuracin de valores predeterminados mediante la creacin de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa. 1/\ En el cuadro de dilogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinacin. Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin. 2/\ Haga clic en la opcin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
OPCIN
1. Incluir slo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales. 2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y slo aquellos registros de Alquileres donde los campos combinados sean iguales. 3. Incluir TODOS los registros de Alquileres y slo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.

COMBINACIN RELACIONAL
Combinacin interna Combinacin externa izquierda Combinacin externa derecha

TABLA IZQUIERDA
Filas coincidentes Todas las filas Filas coincidentes

TABLA DERECHA
Filas coincidentes Filas coincidentes Todas las filas

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Trabajar con una tabla resulta algunas veces un poco tedioso y lento, sobre si las tablas tienen un nmero muy elevado de registros. Access ofrece una herramienta que permite seleccionar un conjunto de registros con los que trabajar en un momento determinado y, adems, limitar el nmero de campos, es posible centrar el trabajo en los registros y campos adecuados, y acelerar los procesos con Access, ya que ste slo tendr que mantener en memoria los datos de los registros y campos seleccionados. Entre los distintos tipos de consultas, las ms importantes y utilizadas son las dos siguientes:

Consultas de seleccin: aqullas que permiten dar respuesta a las preguntas que se plantee sobre los
datos introducidos en las tablas.

Consultas de accin: aqullas que permiten realizar, automticamente, diversas operaciones con los
datos de una tabla. Las posibilidades para crear una consulta son:

Crear una consulta en vista Diseo Crear una consulta utilizando un asistente.

1/\ Clic sobre

del grupo Consultas dentro de la ficha Crear.

2/\ En el cuadr de dilogo Nueva consulta seleccionar Asistente para consultas sencillas. 3/\ Hacer clic sobre el botn que despliega la lista de la opcin Tablas/Consultas y seleccione la tala Pelculas. Los campos de esta tabla se visualizarn en el recuadro Campo disponibles. 4/\ Hacer clic sobre el campo TtuloPelcula y seleccionar este campo. 5/\ Hacer clic sobre el campo Director y seleccionarlo. 6/\ Aadir del mismo modo, los campo Estreno y Disponible? 7/\ Hacer clic sobre el botn Siguiente. Aparecer un nuevo cuadro de dilogo en el que podr indicar si desea realizar una consulta de detalle o de resumen. Seleccionar detalle 8/\ Introducir como nombre de la consulta Pelculas disponibles. 9/\ Finalizar. Un dato importantsimo de las consultas es que todas las modificaciones que se realicen en sus datos quedarn reflejadas automticamente en la tabla correspondiente.

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A continuacin se va a seleccionar las pelculas cuyo precio de alquiler inferior a 3

1/\ Clic sobre

del grupo Consultas dentro de la ficha Crear.

2/\ Aparece el cuadro de dilogo Mostrar tabla, y seleccionar la tabla Pelculas, agregar y cerrar cuadro de dilogo 3/\ Incluir los campos TtuloPelcula y Precio. 4/\ Clic sobre la celda criterio del campo Precio y escribir <3. 5/\ Clic sobre la celda orden del campo Precio y seleccionar Ascendente. 6/\ Clic sobre la celda del campo TtuloPelcula y seleccionar la opcin Ascendente. 7/\ Guardar la consulta con el nombre Pelculas con alquiler inferior a 3 . Cuando en una consulta se activan varias ordenaciones, el programa realiza primero la que est ms a la izquierda en la rejilla QBE, en segundo lugar la que est a su derecha, y as sucesivamente.

Para incluir un campo en la rejilla QBE (Query by Example, Consulta por ejemplo) hay varias posibilidades: la primera consiste en hacer doble clic sobre el campo en la ventana de campos, con lo que aparecer en la rejilla; otra opcin cosiste en hacer clic sobre una celda vaca de la fila campo y seleccionar. En la mayora de los casos interesar aadir todos los campos a la rejilla y desactiva la visualizacin de los que no se deseen. Para aadir todos los campos a la rejilla QBE:

Hacer doble clic sobre la barra de TtuloPelcula de la ventana campo Arrastrar los campos seleccionados hasta la primera celda de la fila campo de la rejilla QBE

OPERADOR

SIGNIFICADO Igual a (este operado se puede omitir) Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de

= > < >= <= <>

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COMODN

SIGNIFICADO Acta como un conjunto de caracteres de longitud variable Acta como cualquier carcter, en la posicin especificada Acta como cualquier dgito es la posicin especificada.

* #

Para que una consulta pueda realizarse en varias tablas, stas deben tener un campo comn por el que combinarse. No hace falta que los campos sean del mismo tipo ni que tengan el mismo nombre, aunque si esto fuera as, el programa lo detectara y automticamente relacionara las tablas. Lo que s es realmente importante es que los campos que van a servir de unin tengan el mismo dato en las tablas ya que, en caso contrario, la combinacin no podra realizarse Recordando el diseo de las tablas existentes en la base de datos, existe un campo comn entre cada dos tablas, aunque en alguna ocasin no coincide su nombre; Consulta en la que combinar las tablas Pelculas y Alquiler, y que le permitir conocer el director y los intrpretes de las pelculas alquiladas el da 2 de enero de 2011. 1/\ Clic sobre Diseo de consulta del grupo Consultas dentro de la ficha Crear. 2/\ Hacer clic sobre la tabla Pelculas y agregar 3/\ Repetir los pasos con la tabla Alquileres. La lnea que une los campos TtuloPelcula de ambas tablas representa la combinacin entre las tablas. A partir de este momento las dos tablas actuarn como una sola. 4/\ Introducir los siguientes campos: TtuloPelcula, Director e Intrpretes de la tabla Pelculas y el campo Fecha de la tabla Alquiler. 5/\ Introducir el criterio que permite seleccionar las pelculas alquiladas el da 02/01/2011 y activar la ordenacin ascendente en el campo TtuloPelcula. 6/\ Guardar consulta como Datos de las pelculas alquiladas el 02/01/2011. Consulta combinando las tablas Alquiler y Clientes, que permitir averiguar, por ejemplo, las pelculas vistas por uno de los clientes. 1/\ Crear una consulta nueva y agregar las tablas Alquileres y Clientes 2/\ Aadir, en el siguiente orden los campos Cod_Cliente, NombreCliente y Apellidos de la tabla Clientes, y los campos TtuloPelcula y Fecha de la tabla Alquiler. 3/\ Introducir el criterio (campo Cod_Cliente, JP6B) que permita seleccionar las pelculas vistas por Javier Patio Paredes, desactivar la visualizacin del campo Cod_Cliente, NombreCliente y Apellidos; activar una ordenacin ascendente en el campo Fecha. 4/\ Guardar con el nombre Pels vistas por JP6B

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Consulta 1/\ Hacer clic sobre la opcin Vista Diseo; aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. 2/\ Hacer clic sobre Pelculas y sobre el botn Agregar, para aadir la ventana al diseo de la consulta 3/\ Incluir los campos: TtuloPelcula, Intrpretes y Director. 4/\ Escribir en la celda de criterio del campo intrpretes, *Penlope Cruz* 5/\ Seleccionar la opcin ascendente para el campo TtuloPelcula 6/\ Guardar la consulta como Protagonista: Penlope Cruz

Que se cumplan los criterios a la vez. Esta relacin corresponde al operador lgicoY.
Por ejemplo: pelculas que no estn alquiladas y con un precio superior a 2,5 .

Que se cumpla, al menos, uno de los criterios indicados. Esta relacin corresponde al operador lgico O.
Por ejemplo pelculas dirigidas por Santiago Segura o por Pedro Almodvar

Los criterios que deben cumplirse a la vez y que hacen referencia un mismo campo deben escribirse en la misma celda Criterio, separados por el carcter Y Realizar los pasos necesarios para crear una consulta como el de la figura siguiente.

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Guardar como Pelculas alquiladas en febrero de 2011.

La introduccin de varios criterios relacionados con el operador lgico O puede realizarse escribiendo cada uno de ellos en una celda Criterios distinta, pero en la misma columna, o bien en la misma celda de criterios separados por el carcter O

Si los criterios han de cumplirse a la vez, deben escribirse en la misma lnea de criterios. Si ha de cumplirse al menos uno de los criterios, es decir, deben escribirse en lneas diferentes.
Consulta: Seleccin de las pelculas estrenadas en 1999 que estn alquiladas y ordenadas por TtuloPelcula. Consulta: Pelculas estrenadas en 2004 en las que haya actuado Nicole Kidman o Vince Vaughn.

Pueden ser de dos tipos:

Clculos con valores de cada registro, se obtendr un nuevo valor para cada uno de los registros, en un campo
distinto, denominado campo calculado.

Clculos con los valores correspondientes a un grupo de registros para obtener parmetros estadsticos, valor
medio, mximo, mnimo, etc.

Realizar una consulta en la tabla Pelculas, para calcular el precio de cada pelcula si se le hubiera aplicado un descuento del 10% en el alquiler. 1/\ Crear una consulta con los siguientes campos:, TtuloPelcula y Precio. 2/\ Crear un nuevo campo denominado Precio Oferta. Este campo se crea escribiendo, en la celda campo de una columna vaca de la rejilla QBE, el nombre que se desea darle y la operacin matemtica que realizar el programa para calcular sus datos; ambos datos deben ir separados por el carcter dos puntos (:). Si en la operacin matemtica, el programa va a tomar valores introducidos en un campo de la tabla, el nombre de ste ha de escribirse entre corchetes. 3/\ Escribir en la celda Campo de la cuarta columna Precio descuento: [precio]*0,9 4/\ Activar ordenacin Ascendente para el campo TtuloPelcula 5/\ Guardar como Oferta especial 25

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Consulta con funcin. 1/\ Introducir todos los campos de la tabla Alquileres. 2/\ Agregar un nuevo campo calculado y en genera la siguiente expresin .Aparece un campo indicando el mes de la fecha 3/\ Guardar como Alquileres por das y meses.

Consulta. 1/\ De la tabla Alquiler con los campos Cliente y TituloPelcula; de la tabla Clientes: NombreCliente y de la tabla Pelculas el campo Precio en la rejilla QBE

2/\ Comprobar si la rejilla QBE contiene la fila Total. En caso contrario, hacer clic sobre el botn de la zona Mostrar u ocultar de la ficha Diseo de consultas. Este botn aade, en la rejilla QBE, la fila Total que, por defecto, muestra en todas sus celdas el operador Agrupar por. 3/\ Hacer clic sobre la celda Total del campo TtuloPelcula, seleccionar la opcin Cuenta. 4/\ Hacer clic sobre la celda Total del campo Precio y seleccionar la opcin Suma, 5/\ Guardar con el nombre Gasto de los Clientes.

Consulta. 1/\ De la consulta Alquileres por das y meses introducir los campos Mes y Titulo 2/\ Hacer clic sobre la celda Total del campo TtuloPelcula, seleccionar la opcin Cuenta. 3/\ Guardar con el nombre Pelculas alquiladas al mes.

Para realizar una consulta interactiva hay que introducir en el criterio una cuestin entre [ ]. Realizar la siguiente consulta interactiva 1/\ De la tabla Clientes, aadir los siguientes campos: NombreCliente, Apellidos, Direccin y Localidad. 2/\ Activar la ordenacin Ascendente para el campo Apellidos. 3/\ Introducir el criterio en el campo ciudad: [De qu Localidad?]. 4/\ Guardar la consulta con el nombre Clientes por localidad.

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Crear una consulta interactiva: 1/\ De la tabla Alquileres, aadir los siguientes campos: Cliente, TtuloPelcula, Fecha, de la tabla Clientes Cod_Cliente, NombreCliente. 2/\ Activar la ordenacin Ascendente para el campo Apellidos. 3/\ Introducir el criterio en el campo Cod_Cliente: [Introduce Cdigo cliente;] 4/\ Guardar la consulta con el nombre Alquiler por cliente.

1/\ Clic sobre del grupo Consultas dentro de la ficha Crear. Este cuadro de dilogo presenta tres posibilidades nuevas para crear consultas, adems de las ya estudiadas en el captulo anterior:

Asistente para consultas de referencias


cruzadas; este Asistente permite crear una consulta particular cuyo resultado es la creacin de una tabla con tres campos: uno como cabecera de columnas, otro como cabecera de filas y el tercero para mostrar una funcin.

Asistente para consultas de buscar duplicados; el Asistente ayuda a crear una consulta para buscar
datos duplicados en un campo determinado.

Asistente para consultas de buscar no-coincidentes; este Asistente permite crear una consulta para
buscar los registros que no tengan relacin con otros pertenecientes a la tablas que estn relacionadas

2/\ Clic sobre el Asistente para consultas del grupo Consultas dentro de la ficha Crear. 3/\ En el cuadr de dilogo Nueva consulta seleccionar Asist. consultas de tabla ref. cruzadas. 4/\ Seleccionar la consulta Alquileres por das y meses. Siguiente. 5/\ Elegir Titulo como TtuloPelcula de fila. Siguiente. 6/\ Elegir Mes como encabezado de columna. Siguiente. 7/\ Elegir Id como Campos: y Cuenta como Funciones:, como clculo de interseccin de columna y fila. El resultado ser el nmero de veces que se alquila cada TtuloPelcula al mes. 8/\ Guardar como Referencias cruzadas TtuloPelcula y mes.
TtuloPelcula Agua para elefantes Amar al lmite Carta blanca El diario de Bridget Jones Referencias cruzadas TtuloPelcula y mes Total de Id enero 2 1 2 1 1 1 1 1 febrero marzo abril 1 mayo 1

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TtuloPelcula El secreto de los Mc Cann El sicario de Dios Falsa identidad Fast five Imagining Argentina La mala educacin La nia de tus ojos La pasin de Cristo La ventana secreta Los nios de san Judas Muertos de risa

Referencias cruzadas TtuloPelcula y mes Total de Id enero 3 1 1 2 1 1 1 2 1 1 2 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1

febrero

marzo

abril 1

mayo 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Ros de color prpura 2 - los ngeles del apocalipsis Scary Movie 3 Solas Thor Todo sobre mi madre Torrente, el brazo tonto de la ley

1 1 1

Permiten realizar determinadas acciones sobre los datos de una tabla o consulta.

Aadir registros; esta operacin permite agregar registros de una tabla a otra con la misma estructura;
tambin es posible aadir algunos datos de otras tablas aunque no tengan idntica estructura.

Eliminar registros; esta operacin permite borrar un nmero elevado de registros en una nica
operacin.

Actualizar datos; esta operacin permite modificar los datos de uno o varios campos. Si el campo
contiene datos numricos, es posible actualizarlo con operaciones en los que est involucrado el propio dato de la tabla; por ejemplo, aumentar el valor al doble, reducirlo a la mitad, etc.

Crear una nueva tabla; esta operacin permite crear una nueva tabla y guardar en ella los datos
seleccionados. Su utilidad ms importante es que, a partir de una consulta que acte sobre varias tablas al mismo tiempo, se puede crear una nueva tabla con datos de cada una de ellas.

A continuacin se va a utilizar una consulta de actualizacin para eliminar las pelculas estrenadas antes del ao 2000. 1/\ Con el fin de no perder los datos de la tabla Pelculas, ya que puede ser interesante para trabajar el manual, se va a copiar la tabla y se le va a denominar Pelculas ensayo, para poder realizar una consulta de eliminacin habra que eliminar tambin el campo Ms_informacin, ya que Access no permite la eliminacin mediante consulta de accin de los registros multinivel 2/\ Crear en Diseo de consultas, aadiendo todos los campos de la tabla Pelculas ensayo

3/\ Clic sobre el botn

de la zona Tipo de consulta de la ficha Herramientas de Consultas

4/\ En la fila Eliminar escribir <2000

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5/\ Guardar la consulta con el nombre Eliminar estrenos anteriores al 2000 6/\ En la lista de consultas aparece , las consultas de accin tienen distinto icono, ya que al ejecutarlas pueden provocar cambios muy significativos en las tablas. 7/\ Ejecutar la consulta. Access mostrar un cuadro de dilogo indicando el nmero de registros que se van a eliminar. 8/\ Hacer clic sobre S. 9/\ Cerrar la ventana de la consulta sin guardar el diseo.

A continuacin se a utilizar una consulta de actualizacin para modificar el precio del alquiler de las pelculas estrenadas en 2011, ya que la empresa ha decidido incrementar su precio en un 10%. 1/\ Crear en Diseo de consultas, aadiendo todos los campos Estreno y Precio de la tabla Pelculas

2/\ Clic sobre el botn

de la zona Tipo de consulta de la ficha Herramientas de Consultas

3/\ Aparecer una nueva lnea en la rejilla QBE, denominada Actualizar a. 4/\ Introducir, en la celda Actualizar a del campo Precio, la expresin [Precio]*1,10, que permitir calcular el nuevo valor para este campo. 5/\ Introducir en Criterios del campo Estreno 2011 6/\ Introducir los criterios que muestra la figura de la derecha:

7/\ Ejecutar la consulta haciendo clic sobre el botn de la zona Resultados de la ficha Herramientas de consultas, Access mostrar un cuadro de dilogo indicando el nmero de registros que se van a actualizar. 8/\ Hacer clic sobre S. 9/\ Cerrar la ventana de la consulta sin guardar el diseo, ya que si se volviese a ejecutar los precios se incrementaran otro 10%, no precisa matizar que este tipo de consultas se deben realizan puntualmente.

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Permite visualizar los datos de una tabla (e incluso de varias tablas a la vez) con un diseo personal. Adems de poder distribuir los campos por la ventana, pueden aadirse rtulos aclarativos que faciliten la interpretacin de los datos, un TtuloPelcula que los encabece, imgenes grficas, etc. Existen diferentes tipos de formularios, siendo los ms utilizados los denominados En columnas; en ello, los campos de la tabla se distribuyen en filas, por lo que slo se visualiza un registro en la ventana.

Los formularios tienen tres posibilidades de vistas: vistas formulario que solo permite trabajar con los datos subyacentes y las vistas Presentacin y Diseo, que en los apartados siguientes se explican. Para acceder a estas vistas, la secuencia de pasos es:

En la ficha Diseo de presentacin de formulario, activar la ficha Diseo. En la


zona Vistas elegir la opcin que se desee del desplegable.

Desde cualquier ficha de formularios, clic sobre el botn adecuado


de la barra de estado

La Vista Presentacin es la ms intuitiva para modificar formularios y se puede usar para casi todos los cambios que se deseen realizar en un formulario de Access. En la Vista Presentacin, el formulario se est ejecutando en realidad. Por tanto, se pueden ver los datos tal y como aparecern cuando se use el formulario. Sin embargo, tambin se puede cambiar el diseo del formulario en esta vista. Al visualizar los datos mientras est modificando el diseo del formulario, sta es una vista muy til para establecer el tamao de los controles o realizar casi cualquier otra tarea que afecte a la apariencia y a la facilidad de uso del formulario. La vista Presentacin ofrece tambin diseos mejorados, es decir, grupos de controles que se ajustan como un solo control para poder reorganizar fcilmente los campos, las columnas, las filas o los diseos completos. Asimismo, se puede quitar un campo o aplicar un formato fcilmente en la vista Presentacin. Sin embargo, ciertas tareas no se pueden realizar en la Vista Presentacin, en cuyo caso hay que cambiar a la Vista Diseo. En algunas situaciones, Access muestra un mensaje en el que se le indica que debe cambiar a la Vista Diseo para realizar un cambio determinado.

La Vista Diseo ofrece una vista ms detallada de la estructura de un formulario. Se pueden ver las secciones Encabezado, Detalle y Pie de pgina de un formulario. Cuando se muestra en la Vista Diseo, el formulario no se est ejecutando en realidad. Por lo tanto, no se pueden ver los datos subyacentes mientras se realizan cambios de diseo. Sin embargo, hay algunas tareas que se pueden realizar ms fcilmente en la Vista Diseo que en la Vista Presentacin. Se puede:

Agregar una mayor variedad de controles al formulario, marcos de objetos dependientes, saltos de
pgina y grficos.

Modificar los orgenes de los controles de cuadro de texto en los mismos cuadros de texto sin usar la
hoja de propiedades.

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Cambiar el tamao de las secciones de los formularios, por ejemplo, la seccin Encabezado del
formulario o la seccin Detalle.

Cambiar algunas propiedades del formulario que no se pueden cambiar en la vista Presentacin.

Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen (tabla o consulta) de datos subyacente estn colocados en el formulario. Se puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, modificarlo en la vista Presentacin o Diseo para ajustarlo a sus necesidades. Pasos: 1/\ En el panel de navegacin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que se desean ver o tratar en el formulario. 2/\ En el grupo Formularios de la ficha Crear, clic en Formulario. Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se pueden realizar cambios de diseo en el formulario mientras muestra los datos

Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de datos. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no est configurado para evitar estas acciones). Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rpidamente un registro y, a continuacin, usar la parte correspondiente al formulario para ver o editar el registro. Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido 1/\ En el panel de navegacin, clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de datos. 2/\ En el grupo Formularios de la ficha Crear, clic en Ms formularios y, a continuacin, clic en Formulario dividido.

Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario, ese formulario muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros pero ms personalizable que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos. 1/\ En el panel de navegacin, clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. 2/\ En el grupo Formularios de la ficha Crear, clic en Ms formularios y, a continuacin, clic en Varios elementos.

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Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creacin de formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite definir cmo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de ms de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelacin las relaciones entre las tablas y consultas. 1/\ En el grupo Formularios de la ficha Crear, clic en Asistente para formularios. 2/\ Seguir las instrucciones incluidas en las pginas del Asistente para formularios. Si se desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no clic en Siguiente ni en Finalizar despus de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera pgina del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los dems campos que desee incluir en el formulario. A continuacin, clic en Siguiente o Finalizar. 3/\ En la ltima pgina del asistente, clic en Finalizar. Una vez que las tablas de una base de datos estn relacionadas, puede crearse un formulario en el que incluir campos procedentes de distintas tablas o consultas. A continuacin se va a crear un formulario en el que incluir los campos de la tabla Pelculas y Alquileres. 1/\ En el grupo Formularios de la ficha Crear, clic en Asistente para formularios. 2/\ Seleccionar la tabla Pelculas y agregar los campos: TtuloPelcula, Director, Intrpretes, Cartel y Precio. 3/\ Seleccionar de la lista Tablas/Consultas, la tabla Alquileres y agregar los campos: Fecha y Cliente. 4/\ Seleccionar la tabla Clientes y agregar el campo NombreCliente y Apellidos. 5/\ Aparecer un cuadro de dilogo en el que se debe indicar como visualizar los datos 6/\ Escribir como TtuloPelcula del formulario, Informacin de las pelculas y, para el subformulario, Datos del alquiler

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Si el asistente o las herramientas de creacin de formularios no se ajustan a las necesidades, se puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. 1/\ En el grupo Formularios de la ficha Crear, clic en Formulario en blanco. 2/\ Access abre un formulario en blanco en la vista Presentacin y muestra el panel Lista de campos. 3/\ En el panel Lista de campos, clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario. 4/\ Para agregar un campo al formulario, doble clic sobre l o arrstralo al formulario. Una vez que ha agregado el primer campo, se podrn agregar varios campos a la vez. Para ello, mantener presionada la tecla Ctrl, clic en varios campos, (si los campos a agregar son consecutivos, clic sobre el primero o el ltimo, mantener pulsada la tecla Mays y clic en el ltimo campo o en el primero, respectivamente) y, a continuacin, arrastrar al mismo tiempo hasta el formulario. El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar segn qu parte del formulario est seleccionada en ese momento. Si no puede ver el campo que desea agregar, seleccionar otra parte distinta del formulario e intentar agregar el campo nuevamente.

5/\ Con las herramientas del grupo Encabezado o pie de pgina, en la ficha Diseo, se puede agregar al formulario un logotipo, un TtuloPelcula, o la fecha y la hora. 6/\ Usar las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseo para agregar una mayor variedad de controles al formulario.

Un formulario est constituido por diferentes elementos: TtuloPelcula del formulario, nombre de cada campo, dato del registro en cada campo, posibles botones de accin, etc. A todos estos elementos se les denomina, genricamente, controles. Los controles pueden clasificarse de dos modos diferentes. Los controles permiten mostrar los datos y trabajar con ellos en la aplicacin de base de datos. El control ms frecuente es el cuadro de texto, pero tambin hay otros controles como botones de comando, etiquetas, casillas y controles de subformulario y subinforme. Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados:

Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se
denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores procedentes de los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, nmeros, valores S/No, imgenes o grficos. Por ejemplo, un cuadro de texto que muestre los apellidos de un Cliente podra obtener esta informacin del campo Apellidos de la tabla Clientes.

Control independiente Los controles que no tienen un origen de datos (como un campo o una expresin)
son controles independientes. Los controles independientes se usan para mostrar informacin, imgenes, lneas o rectngulos. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el TtuloPelcula de un formulario es un control independiente.

Control calculado Un control cuyo origen de datos es una expresin en lugar de un campo se denomina
control calculado. Para especificar el valor que se va a usar como origen de los datos del control, se define una expresin. Una expresin puede ser una combinacin de operadores (por ejemplo, = y +), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un nico valor y valores constantes.

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En la zona Controles de la subficha Diseo de la ficha Herramientas de diseo de formulario. La utilizacin de cada uno de ellos sobrepasa las pretensiones de sntesis y concrecin de este manual. En ejemplos sucesivos, se incluirn alguno de los controles, explicando el proceso de insercin y funcionamiento. El objetivo es definir el procedimiento en ejemplos concretos de forma que despierte el inters y abra el camino para la realizacin de aplicaciones diversas.

Para poder realizar operaciones sobre un control, ste debe ser seleccionado previamente; para ello slo se debe hacer clic sobre el control, con lo que quedar enmarcado por los cuadros de seleccin. Para realizar la misma operacin en varios controles, se puede realizar en un nico paso si se tiene seleccionados todos los controles a la vez. Para ello, mantenga pulsada la tecla <Mays> mientras se hace clic sobre cada uno de ellos.

Los controles se arrastran por uno de sus bordes y, durante el desplazamiento, se visualizar una silueta que indicar la nueva posicin. Los dos controles correspondientes a un campo (control dependiente y control independiente) pueden moverse conjuntamente o por separado. Al seleccionar uno de ellos se seleccionan, automticamente, los dos; si se desea desplazar slo uno de los controles, se deber arrastrar por el cuadro de seleccin de su esquina superior izquierda .

Pulsar >Mays> y, sin soltarla, hacer clic sobre todos los controles de las etiquetas de cada campo; todos
ellos quedarn seleccionados.

Cambiar el tamao de la fuente a 11. Seleccionar Formato/Tamao/Ajustar, el tamao del control se ajustar automticamente al nombre de
la etiqueta.

Para aadir nuevos controles al formulario, debe seleccionar el tipo de control deseado en el cuadro de
herramientas.

Para eliminar un control del formulario, debe seleccionarlo y seleccionar Edicin/Eliminar o pulsar
>Supr>

En la zona Herramientas de la subficha Diseo de la ficha Herramientas

de diseo de formulario, clic sobre se accede al cuadro de dilogo PropiedadesHacer clic sobre el control dependiente del campo Cartel, para seleccionarlo.

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El formato condicional consiste en la capacidad de dar formato a los controles de forma dinmica, o sea que el formato no se aplicar hasta que se cumplan unas condiciones. Lo positivo de este proceso es que la verificacin del cumplimiento de las condiciones se lleva a cabo en el tiempo de ejecucin. Esta funcin est integrada en la ficha Herramientas de diseo de formulario, en la subficha Formato en la zona Formato de controles El cuadro de dilogo de formato condicional tiene las partes siguientes:

Por ejemplo, 1/\ En el formulario Clientes se va a aplicar un fondo anaranjado a los clientes de San Javier. La referencia va a ser el valor 30730 del control Cod_postal.

2/\ Seleccionar el control Cod_postal y clic sobre

3/\ para que el resto de controles del mismo registro tambin tengan el fondo anaranjado se debe seleccionar todos los controles y aplicar la siguiente expresin

1/\ En el grupo Formularios de la ficha Crear, clic en Formulario en blanco. 2/\ Access abre un formulario en blanco en la vista Presentacin y muestra el panel Lista de campos.

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3/\ En el panel Lista de campos, clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla Pelculas. 4/\ Agregar los campos TtuloPelcula, Director, Intrpretes y Cartel. 5/\ Access introduce todos los campos en una tabla. Para trabajar libre e independientemente con cada campo, en Vista diseo, ir a la subficha Organizar y en la zona Tabla clic sobre Quitar diseo.

6/\ Para ampliar el rea del formulario clic sobre el modificador de tamao y arrastrar hacia la derecha y abajo hasta alcanzar el tamao deseado. En la zona Seleccin de la subficha Formato de la ficha Herramientas de diseo de formulario, se encuentra el cuadro de lista que indica el nombre control seleccionado, tambin permite desplegado, seleccionar el control a modificar.

7/\ Activar la subficha Formato de la ficha Herramientas de diseo de formulario, seleccionar la etiqueta (control independiente) Cartel y Supr, ya que con el control de imagen (Control dependiente) es evidentemente un cartel. 8/\ Seleccionar Cartel y moverlo a la derecha y modificar el tamao. 9/\ Seleccionar el control dependiente Director y disminuir su ancho, seleccionar la etiqueta Director y aumentar su ancho para visualizar todo el texto. 10/\Realizar los pasos del punto anterior para el control Intrpretes. 11/\Manteniendo pulsada la tecla Mays seleccionar las etiquetas Titulo, Director e Intrpretes y del men emergente seleccionar un Efecto Especial.

12/\Seleccionar todo el formulario activar la Hoja de propiedades situada en la zona Herramientas de la subficha Diseo de la ficha Herramientas de diseo de formulario. En la ficha Formato en Imagen insertar una imagen, con distribucin Esquina inferior izquierda. 13/\Seleccionar los controles dependientes y Titulo, Director e Intrpretes y del men emergente seleccionar el Efecto Especial Cincelado. 14/\Agregar el Campo Estreno y con la herramienta Copiar formato de la zona Portapapeles de la ficha Inicio, dar el formato aplicado a los controles anteriores.

Access tiene las herramientas necesarias para conseguir un diseo perfecto, en la zona Tamao y orden de la subficha Organizar de la ficha Herramientas de diseo de formulario.

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Ejemplos. Antes Accin 1. Seleccionar todos los controles, por ejemplo manteniendo la tecla Mays pulsada y clic sobre cada control. 2. Clic sobre desplegable Tamao y espacio. los controles tienen tamaos diferentes del Despus

Los controles exactamente el tamao 1. Seleccionar etiqueta y cuadro de texto,por ejemplo 2. 3. Clic sobre del desplegable Alinear. Repetir los pasos con el resto de campos.

tienen mismo

Los controles no estn correctamente alineados 1. 2. Seleccionar todos los controles. Clic sobre desplegable Tamao y espacio. del

Los controles estn perfectamente alineados

Los espacios verticales entre campos son distintos

Distribucin perfecta

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En el formulario se encuentran las siguientes secciones:

Encabezado del formulario. Puede estar constituido por un TtuloPelcula, una imagen o cualquier otro
control.

Detalle del formulario. En esta zona se encuentran la mayora de los controles que constituyen la
definicin del formulario.

Pie del formulario. Puede estar constituida por distintos objetos.


Para visualizar las partes es preciso estar en Vista Diseo. 1/\ De entrada tanto el encabezado como el pie aparecen cerrados, para asignarles espacio: 2/\ Situar el puntero debajo del botn Encabezado del formulario o Pie del formulario, clic cuando adopte la forma y arrastrar hasta alcanzar el tamao deseado.

A travs de un ejemplo se va a crear un formulario con subformularios, al que se le van aadir controles y macros. 1/\ En el grupo Formularios de la ficha Crear, clic en Formulario en blanco. 2/\ Access abre un formulario en blanco en la vista Presentacin y muestra el panel Lista de campos. 3/\ En el panel Lista de campos, clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla Clientes y aadir todos los campos 4/\ Seleccionar toda la tabla, desde Vista diseo, ir a la subficha Organizar y en la zona Tabla clic sobre Quitar diseo.

Trucos de diseo:
1/\ Seleccionar todos los controles. 2/\ Ir a en la zona Tamao y orden de la subficha Organizar de la ficha Herramientas de diseo de formulario, en Tamao y espacio, clic sobre Aumentar vertical, tres veces para conseguir un buen espacio. 3/\ Seleccionar los controles dependientas para disminuir su tamao y dar un Efecto cincelado. 4/\ Seleccionar los controles independientes y establecer un ancho de 8 cm, un alto de 0;75 cm y un color de fondo Tema de Access 2.

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5/\ Crear una consulta con todos los campos de la tabla Alquileres y con el campo Precio de la tabla Pelculas, guardar con el nombre Historial alquileres clientes. 6/\ Crear un formulario con la consulta anterior, utilizando el comando Varios elementos de Ms formularios de la zona Formularios de la ficha Crear. Guardar con el nombre Histrico alquiler.

7/\ En la ficha Diseo, ir a la zona Controles y seleccionar rectngulo en el rea derecha del formulario. 8/\ Se activa el Asistente para Subformularios, seleccionar el formulario Histrico alquiler, siguiente..

y dibujar un

9/\ A la pregunta Quiere definir qu campos vinculan al formlario principal al subormulario o prefiere elegirlos de la lista de abajo?. Normalmente Access vaa reconocer un campo comn que relacione ambos formularios, pero tambin puede que no se corresponda con el desado o que se quiera vincular ms de un campo. En elste caso se elige la opcin Definir la ma propia. Y es evidente que los campos que se refieren inequivocamente a un mismo cliente son DNI/NIE del formulario y Cliente del subformulario (recordar que en este campo es el DNI/NIE el campo clave oculto). Siguente 10/\Denominar al subformulario como Sus pelculas 11/\El campo cliente del subformulario es repetitivo, no aporta ninguna informacin y ocupa espacio, por lo que se le va a dar la propiedad, en Formato, visible: no. Suprimir la etiqueta. 12/\Se a aadir un botn para cerrar el

formulario. clic sobre y dibujar un pequeo botn en el ngulo inferior derecho. 13/\Se activa el Asistente para botones de comando, seleccionar en Categoras Operaciones con formularios y en Acciones Cerrar formulario. Siguiente 14/\Elegir Imagen de salida y Finalizar. 15/\Para dar un diseo ms profesional al formulario, de manera que no se visualicen ni la cinta de opciones ni las barras de herramientas y el formulario ocupe toda la ventana, los pasos son:

Crear una macro. En la ficha Crear ir a la zona Macros y cdigo, clic sobre
Macro, seleccionar MaximinarVentana. Guardar la macro con el nombre max.

Volver al formulario y en las Propiedades del formulario (no olvidar clic


sobre el selector del formulario). En la ficha Eventos, en Al abrir: max; en la ficha Otras, en Emergente S.

Guardar los cambios

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16/\Para conocer el gasto total del cliente se va aadir un control calculado, abrir el pie del subformulario y clic sobre y dibujar o clic en el pie subformulario, en el control dependiente agregar en propiedades, en la ficha Datos, en Origen del Control, en el generador de expresiones, confeccionar la siguiente : , en la ficha Otras, poner como Nombre: Total. 17/\Se va a ocultar el pie del subformulario, para ello

18/\Guardar formulario para que recoja los cambios, sobre todo el nuevo control. 19/\.De nuevo clic sobre el control cuadro de texto y clic en el formulario, debajo del subformulario. En la etiqueta cambiar el nombre por Gasto total y en el control dependiente agregar en propiedades, en la ficha Datos, en Origen del Control: 20/\En Propiedades del formulario, en la ficha Formato, en TtuloPelcula: Clientes y detalle de sus alquileres

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Algunos tipos de informes se detallan en la tabla siguiente: INFORME En columnas DESCRIPCIN Este tipo de informe permite obtener, lnea a lnea, los datos de cada registro. Cada lnea estar constituida por el nombre del campo y por el dato del registro en l. El aspecto ser similar al obtenido en el informe automtico. Este tipo de informe imprime los datos de un mismo registro en una fila, quedando los campos distribuidos en columnas; su aspecto es similar al de una tabla. Este informe permite imprimir los datos con el diseo de las etiquetas postales, generalmente utilizadas para imprimir la direccin de personas o entidades para enviarles correspondencia. Estos informes, generados automticamente por el programa, tienen el mismo aspecto que los informes de tipo En columnas.

En tablas Etiquetas Autoinformes

Ejemplo: 1/\ En el panel de navegacin seleccionar la tabla o consulta que se desee, ejemplo la tabla Alquiler.

2/\ En el grupo Informes de la ficha Crear, clic en quedar activa con el aspecto que la figura siguiente:

; el informe se crear y su ventana Vista preliminar

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3/\ Clic sobre la Vista diseo para presentar y trabajar la estructura del informe,. Dispone de tres zonas distintas: Encabezado de pgina, Detalle y Pie de pgina. Al igual que ocurra con los formularios, los informes estn constituidos por una serie de objetos que se denominan controles, que pueden aadirse, eliminarse o modificarse en la ventana diseo 4/\ Para dar una decoracin ms personalizada, liberar todos los controles de la tabla, para ello, seleccionar toda la tabla, desde Vista diseo, ir a la subficha Organizar y en la zona Tabla clic sobre Quitar diseo.

5/\ Hacer clic sobre el botn de la herramienta Rectngulo del cuadro de controles, de la zona controles de la subficha Diseo, de la ficha Herramientas de diseo del informe. 6/\ Hacer clic sobre la esquina superior izquierda del rea Detalles y arrstrelo hasta la esquina inferior derecha de dicha rea, de manera que enmarque a todos los controles. El rectngulo dibujado impide la visualizacin de los controles por lo que es necesario enviarlo al fondo pero antes se va a colorear

7/\ Seleccionar, el color verde plido.

8/\ Clic sobre Enviar al fondo; visualizar los controles. 9/\ Activar de nuevo la Vista preliminar.

s de la zona Tamao y orden de la subficha Organizar se volvern a

10/\Guardar el informe con el nombre de Alquiler de pelculas

1/\ Activar ficha Crear, clic sobre el botn Asistente para Informes de la zona Informes. 2/\ Seleccionar, de la lista desplegable Tablas/Consultas, la tabla Pelculas. 3/\ Doble clic sobre los campos: TtuloPelcula, Director, Intrpretes, Estreno y Cartel. Siguiente... 4/\ A la pregunta Desea agregar algn nivel de agrupamiento? clic sobre el campo Estreno. Siguiente 5/\ Ordenar por TtuloPelcula .Siguiente 6/\ Activar el distribucin En pasos, la orientacin Vertical. 7/\ Introducir como TtuloPelcula Lista de pelculas por fecha de estreno. 8/\ Realizar en la ficha Formato de la hoja de propiedades, los siguientes ajustes a los controles.

En el cuadro de texto Estreno se le aplica un Efecto especial: con relieve y un Color de fondo. Establecer
un orden descendente para este control.

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Al cuadro de texto TtuloPelcula se le aplica la propiedad Autoextensible:S, y Fuente: negrita. Al cuadro de texto Director cambiar la fuente a 9 pto. Al cuadro de texto Intrpretes se le aplica la propiedad Autoextensible: S y Fuente: cursiva y 9pto. Al control Cartel dar un Modo de cambiar el tamao: Zoom, reducir tamao y Color de bordes: Transparente

1/\ Activar ficha Crear, clic sobre el botn Asistente para Informes de la zona Informes. 2/\ Seleccionar, de la lista desplegable Tablas/Consultas, la tabla

Pelculas: TtuloPelculas. Alquileres: Fecha, Cliente. Clientes. Apellidos, NombreCliente Forma de ver los datos: Por Pelculas. consideren adecuados.

Aplicar los atributos que se Seleccionar los campos: DNI/NIE, Direccin y Telfono.

1/\ En el grupo Informes de la ficha Crear, clic en Informe en blanco. 2/\ Access abre un informe en blanco en la vista Presentacin y muestra el panel Lista de campos. 3/\ Pasar a Vista diseo. 4/\ En el panel Lista de campos, clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla Clientes y aadir todos los campos. 5/\ Seleccionar cada una de las etiquetas, cortar y situar en la zona del Encabezado de pgina y alinear a su altura los cuadros de texto.

6/\ En la ficha Diseo, ir a la zona controles y seleccionar rectngulo en la seccin detalles debajo de los cuadro de texto anteriores.

y dibujar un

7/\ Se activa el Asistente para Subforinformes, seleccionar la consulta Historial alquileres clientes, siguiente.. (seguir los pasos ya indicados en la realizacin de un subformulario Ir) 8/\ Orgarnizar los controles y ocultar el control Cliente. 9/\ Para aadir un nmero de orden a los distintos alquileres realizados por el cliente, el procedimiento es:

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Insertar un control
de pgina.

, como en el resto de controles , se pasa la etiqueta a la zona del encabezado

En el cuadro de texto, en la Hoja de propiedades, en la ficha Datos y en Origen del control se escribe =1
y en Suma continua: Sobre grupo.

10/\Para conocer el gasto total del cliente se va aadir un control calculado, abrir el pie del subinforme y clic sobre y dibujar o clic en el pie subinforme, en el cuadro de texto agregar en propiedades, en la ficha ,

Datos, en Origen del Control, en el generador de expresiones, confeccionar la siguiente : El resultado despus de aplicar la decoracin es.

11/\Guardar con el nombre Detalle de alquileres por clientes

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Una base de datos puede ser gestionada por el propio creador o bien por otros usuarios, es interesante disear un interfaz que facilite su uso.

12/\En el grupo Formularios de la ficha Crear, clic en Formulario en blanco. 13/\Access abre un formulario en blanco en la vista Presentacin y muestra el panel Lista de campos.

14/\En la ficha Diseo, ir a la zona Controles y clic sobre inferior izquierdo.

y dibujar un pequeo botn en el ngulo

15/\Se activa el Asistente para botones de comando, seleccionar en Categoras Operaciones con formularios y en Acciones Abrir formulario. Siguiente 16/\Elegir Clientes. 17/\Poner como texto del botn Clientes. 18/\Repetir los pasos para aadir botones para Alquileres y Pelculas.

19/\Elegir el control y dibujar un botones poner como ttulo Datos.

rectngulo enmarcando los tres

20/\Crear otros dos botones uno para abrir el formulario Informacin de las pelculas y otro para abrir Clientes y detalle de sus alquileres. Enmarcar con el nombre Operaciones. 21/\Realizar otro grupo de botones para los informes.

22/\Utilizando el control

poner el nombre Video Club Flash.

23/\Insertar un botn para salir de la aplicacin. 24/\Utilizando el control Insertar una imagen.

25/\Para que el formulario se abra maximizado y no se visualicen las barras de herramientas en las Propiedades del formulario (no olvidar clic sobre el selector del formulario). En la ficha Eventos, en Al abrir: max; en la ficha Otras, en Emergente S. 26/\A todos los informes y formularios a los que hace referencia el panel de control, se debe configurar en las Propiedades del formulario, en la ficha Otras, en Emergente S. 27/\Para personalizar la base de datos, en Archivo, Opciones y en el comando Base de datos actual, en opciones de la aplicacin:

Poner un Ttulo de la aplicacin en este caso Video Club Flash. Se puede poner un Icono de la aplicacin Para mostrar el icono en la ficha de documento de cada
formulario o informe, o en la barra de ttulo del formulario o informe cuando se usan ventanas superpuestas, active la casilla de verificacin Usar como icono Formulario e informe

En el cuadro de lista Mostrar formulario, seleccionar el formulario de entrada a la aplicacin, en este


caso Panel de control.

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El resultado sera el siguiente, y tambin sera la primera ventana de Access

En la mayora de las ocasiones cuando se accede a un informe se quiere filtrar una determinada informacin, por ejemplo, las pelculas alquiladas en un determinado mes y ao. A continuacin se va a realizar la secuencia de pasos para conseguir un cuadro de dilogo que de forma cmoda de acceso a la informacin citada. 1/\ Abrir la consulta Alquileres por das y meses, a la que se le va a aadir un campo calculado con el nombre Ao con la siguiente funcin Alquileres por das y meses Id TtuloPelcula Fecha Cliente mes Ao y guardar con el nombre Alquileres meses y aos

1 El secreto de los Mc Cann 04/01/2011 Chiclano Fernndez enero 2011

2/\ Aadir registros con fechas de otros aos para ver el resultado. 3/\ Crear un informe utilizando el Asistente, aadiendo todos los campos de la consulta Alquileres meses y aos y el campo NombreCiente de la tabla Clientes. Utilizar TtuloPelcula como nivel de agrupamiento. Ordenar por Fecha. Guardar con el nombre Informe por fechas. En Hoja de Propiedades en la ficha Otras, Emergente:S

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4/\ Dibujar un Formulario en blanco con un Ancho de formulario de 7,5 cm y un Alto de detalle de formulario de 4 cm. Estilo de los bordes: Dilogo 5/\ Desde la zona Controles de la subficha Diseo de la ficha Herramientas de diseo de formulario. elegir Cuadro combinado. Se activa el asistente para cuadro de lista.

5/\1- Marcar la opcin Escribir los valores que desee

Siguiente

5/\2- Escribir valores en cada fila desde 2000 a 2020. 5/\3- Llamar a la Etiqueta Ao. 5/\4- Crear otro cuadro de lista, siguiendo los pasos del anterior, los valores sern los meses: enero, febrero, marzo, abril. La Etiqueta obviamente ser Mes. 5/\5- En los cuadros combinados poner en la Hoja de propiedades en la ficha Otras y en Nombre: ao y mes, respectivamente. 5/\6- La imagen de la derecha refleja el trabajo realizado. 6/\ Se va a crear una macro para dar funciones a los botones que se crearn en el punto siguiente.

6/\1- En una misma macro con el nombre mesesyaos, se van a crear tres submacros,

La primera submacro con el nombre Vista Previa, su funcin es abrir (Vista Informe) el informe
Alquileres meses y aos con la condicin que coincida el ao del informe y el ao seleccionado en el formulario y tambin debe coincidir el mes del informe con el mes del formulario.

La segunda submacro con el nombre imprimir, imprime (vista Imprimir) el informe Alquileres meses
y aos con la condicin que coincida el ao del informe y el ao seleccionado en el formulario y tambin debe coincidir el mes del informe con el mes del formulario.

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La tercera submacro con el nombre Cancelar, cierra el formulario y el informe

7/\ Se van a aadir tres botones: Vista previa, Imprimir y Cancelar 7/\1- Dibujar el primer Botn de comando y finalizar en la primera ventana del asistente. En la Hoja de propiedades en la ficha Formato, en Ttulo: Vista Previa; en Imagen: (ninguna); en la ficha Eventos, Al hacer clic: mesesyaos.Vista Previa. 7/\2- Dibujar el segundo Botn de comando y finalizar en la primera ventana del asistente. En la Hoja de propiedades en la ficha Formato, en Ttulo: Imprimir; en Imagen: (ninguna); en la ficha Eventos, Al hacer clic: mesesyaos.Imprimir 7/\3- Dibujar el tercer Botn de comando y finalizar en la primera ventana del asistente. En la Hoja de propiedades en la ficha Formato, en Ttulo: Imprimir; en Imagen: (ninguna); en la ficha Eventos, Al hacer clic: mesesyaos.Cancelar

8/\ Abrir en Vista diseo el formulario Panel de control y en el grupo informes, agregar un nuevo botn, seleccionar en Categoras Operaciones con formularios y en Acciones Abrir formulario, seleccionar el formulario Dilogo meses y aos; con el texto Alquiler por mes y ao.

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