LICENCIATURA EN ADMINISTRACIN DE LAS ORGANIZACIONES

MATERIA: GESTIN DEL CONOCIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE LA TECNOLOGA EN LAS ORGANIZACIONES

TEMA: APLICACIN DE LA TEORA DE LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO

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Introduccin El presente plan de trabajo se presenta a los directivos de la empresa Polmeros de Mxico S. A. de C. V. con el objetivo de dar a conocer acciones que pueden dar a la empresa en el largo plazo ventajas competitivas mediante el uso de un sistema de gestin del conocimiento. Dicho plan se estructura en funcin de algunas visitas a la empresa, as como de la realizacin de entrevistas con personal de la misma. Antecedentes. Someramente se puede asentar que las organizaciones hasta antes del siglo XX estaban enfocadas principalmente en comprar, vender e invertir. Es a partir del siglo XX, fundamentalmente en los 70 cuando inicia la revolucin de las Tics, la industria automovilstica, los electrodomsticos y la telefona mvil lo que da un carcter de innovacin intensiva. En los 80 se nota una evolucin en el enfoque hacia una tendencia a la gestin por competencias (saber, saber hacer y saber estar). A partir del 95 se puede asegurar que el negocio es el conocimiento. Es en esta dcada cuando la proliferacin del internet, la escalada del neoliberalismo y la globalizacin de los mercados imponen grandes exigencias a las organizaciones, aunado a las exigencias de los consumidores, cambios en la demanda, regulacin ambiental, etc. Todo lo anterior, genera que el paradigma de valor centrado en los bienes fsicos cambia hacia otro elemento: la gestin del conocimiento. Puede decirse entonces que a partir de 1995 el negocio es el conocimiento. A partir de 1990 la evolucin puede clasificarse en cuatro granes etapas: De 1990 a 1995. Orientacin hacia la informacin y los resultados (productividad y reingeniera de procesos, uso e las TIC para lograr la eficiencia, nfasis en las teoras del aprendizaje e inicio de las teoras de la medicin de intangibles). De 1995 a 1999. Enfoque centrado en el cliente (Explosin de las WWW por todo el mundo, almacenes de datos, como afianzar lo que sabemos sobre los clientes para servirles mejor).

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De 1999 a 2001. Enfoque hacia la interaccin (bases de investigacin colaborativa, como crear y compartir conocimientos juntos, www interactivas, ecommerce, on-line, etc.).

2001 hasta hoy. Enfoque sobre las personas (la llave para abrir el valor del conocimiento en las personas, mercados de ideas, capital social, organizaciones enfocadas hacia las personas).

Tendencias de gestin actuales Actualmente las tendencias en la gestin del conocimiento giran en torno de dos grandes elementos: por un lado estn los modelos centrados en la gestin de las Tics con formacin intensiva en sistemas. Y por otro lado tenemos a la tendencia centrada en la gestin de las personas, la cual genera directivos con alta formacin en ciencias humansticas (psicologa, administracin, sociologa, antropologa). Algunos conceptos importantes Dato. Un Dato lo definen Sena y Shani (1999) como hechos diferenciados y objetivos sobre un suceso, citado por Riesco (2006). En este sentido en Cajaplax tenemos que los resultados de los indicadores de clima organizacional representan datos, los cuales deben ser interpretados por los ejecutivos, con el fin de tomar decisiones ms efectivas. Informacin. La informacin la define Riesco (2006) como datos con estructura, complementando dicha definicin con la observacin de que existe informacin cuando se le pone cierto orden a los datos con el fin de darles sentido. Podemos decir que los conjuntos de indicadores usados en Polmero de Mxico S. A. de C. V. son informacin que puede ser de utilidad para usarse en la toma de decisiones efectivas. Para ello ser necesario que dichos datos tengan una estructura u organizacin adecuadas. Conocimiento. El mismo Riesco (2006) define conocimiento como informacin con significado, agregando que cuando la informacin es metabolizada por alguien que la entiende y la incorpora a lo que ya sabe o conoce, tenindola para su uso, es cuando se crea conocimiento. En Polmero de Mxico S. A. de C. V. es importante la incorporacin de personal competente que sepa interpretar la informacin generada en su departamento. Por lo tanto, la informacin generada solo tendr significado de impacto en tanto el personal tenga la capacitacin integral. En estos trminos, la generacin de

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informacin es importante, pero la incorporacin capacitada para interpretar dicha informacin es el otro factor que le infunde competitividad y valor a las actividades. Dimensiones del conocimiento Se puede decir que las dimensiones del conocimiento giran en torno a dos factores: la epistemolgica o naturaleza del conocimiento (tcito y explicito) y la dimensin ontolgica (donde se encuentra el conocimiento). Respecto a la naturaleza del conocimiento se tiene que este se clasifica en dos ramas o tipos: Conocimiento tcito. Corresponde al conocimiento subjetivo y dentro de sus caractersticas es que es un conocimiento personal y codificado muy difcil de transmitir. Forma parte de la personalidad y muchas veces incluso se es inconsciente de que se posee. Un ejemplo de conocimiento tcito es el andar en bicicleta: no se piensa que actividades o procesos se deben realizar para avanzar en el aparato, solo se hace. En este caso el reto para las organizacin es la transformacin de este conocimiento en conocimiento explicito. El conocimiento tcito incluye elementos cognitivos y elementos tcnicos. Dentro de los elementos cognitivos se tienen los modelos mentales (paradigmas, esquemas, perspectivas, creencias y puntos de vista). Dentro de los elementos tcnicos se tienen las habilidades, el saber hacer, el know how. Conocimiento explicito. Es el conocimiento codificado en manuales de procedimientos, polticas, etc. Este tipo de conocimiento es fcilmente transferible. El conocimiento explicito representa tan solo la punta del iceberg Los autores plantean que los dos tipos conocimiento son complementarios. La dimensin ontolgica establece y hace referencia a los niveles de las entidades generadoras e conocimiento: individuo, organizacin, interorganizacin. La creacin de conocimiento organizacional debe ser entendida como un proceso que organizacionalmente amplifica el conocimiento creado por los individuos y lo cristaliza como una parte de la red de conocimiento de la organizacin. Si el conocimiento se produce a un bajo nivel ontolgico, n puede ser generado a nivel organizacional, ni en consecuencia es posible obtener ninguna ventaja competitiva, ya que no puede ser debidamente difundido ni utilizado por la organizacin para avanzar en procesos de innovacin continua.

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Conversin de conocimiento tcito en conocimiento explicito (espiral del conocimiento) La interaccin entre conocimiento tcito y conocimiento explicito es denominada conversin del conocimiento. De las posibles combinaciones de interaccin, Nonaka establece cuatro formas de conversin del conocimiento: Socializacin. Interaccin de conocimiento tcito a tcito y se produce por la interaccin entre las personas al compartir experiencias, se puede adquirir conocimiento tcito sin usar el lenguaje, a travs de la observacin, la imitacin y la prctica. Interiorizacin, (explicito a tcito). Resultado de poner en prctica lo aprendido (learning by doing). Exteriorizacin (tcito a explicito). Comunicacin del conocimiento interno. Se enuncia el conocimiento tcito en forma de conceptos explcitos, generalmente mediante el idioma u otras representaciones formales. Combinacin (explicito a tcito). Intercambio, asociacin y estructuracin de

conocimientos explcitos procedentes de distintas fuentes, que facilita la generacin de nuevos conocimientos del mismo tipo y a la vez, puede permitir la interiorizacin de nuevo conocimiento. Gestin del conocimiento La gestin del conocimiento es aquella serie de acciones que consisten en capturar, codificar, clasificar y diseminar la informacin a travs de la organizacin a las personas que lo necesiten en forma y tiempo adecuado. Brevemente se explican cada una de estas etapas. Capturar. Significa materializar la informacin en documentos, hardware, historias, etc. Es un proceso importante, ya que es el principio de todo el proceso y de ello depende que la organizacin cuente con fuentes confiables y completas para generar su desarrollo. Codificar. Significa dar sentido a la informacin en smbolos con significado. En este caso es necesario que los responsables de cada rea codifiquen la informacin usando formatos, indicadores, medios de soporte y una simbologa adecuada, todo esto estandarizado o de acuerdo a modelos o normas de la organizacin.

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Clasificar. Significa dar coherencia a la informacin. De poca utilidad ser tener mucha informacin desperdigada por todas las reas sin ton ni son. En este paso deber implementarse un sistema adecuado para contener la informacin capturada. Diseminacin. Significa distribuir la informacin. En este caso es necesario implementar medios adecuados y fiables con el fin de tener la informacin adecuada en tiempo y forma. Algunos de las herramientas usadas pueden ser carpetas, software, manuales, etc. Uso. Es el elemento final y el ms importante. Toda la organizacin debe estar capacitada para interpretar y usar la informacin generada al interior y al exterior de la misma y de esa manera el conocimiento es usado en la creacin de productos, modificacin y/o creacin de procesos. Es importante sealar que el principal reto de la gestin del conocimiento no es tanto su creacin como su captura e integracin (Davenport, 1997 citado por Barnes, S. 2002), argumentando asimismo que el conocimiento en una organizacin tiene poco valor si no se comparte. Al respecto la verdadera ventaja competitiva se logra mediante la integracin y aplicacin del conocimiento especializado y el grado de habilidad en este aspecto es determinante (Grant 1996, citado por Barnes S., 2002). Segn una investigacin algunos de los beneficios que experimentan las organizaciones que cuentan con sistemas de gestin del conocimiento o en vas de implantacin de estos son en dos reas: respecto a los procesos y respecto a la organizacin en general. Relativas al proceso: Reduccin del tiempo necesario para ofrecer propuestas contractuales a los clientes. Mejora de la gestin de proyectos. Aumento de la participacin del personal. Ahorro de tiempo. Incremento de la comunicacin. Mayor visibilidad de las opiniones de los trabajadores de planta. Reduccin del tiempo necesario para la resolucin de problemas.
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Mejora del servicio de asistencia posventa. Progreso de la medicin y de la contabilidad.

Relativos a la organizacin: a). Financieros: - Aumento de las ventas. - Reduccin de los costos. - Aumento de la rentabilidad. b). De Marketing: - Mejora de servicios. - Enfoque dirigido al cliente. - Marketing orientado. - Marketing proactivo. c). Generales: - Propuestas consistentes a clientes multinacionales. - Mejora de la gestin de proyectos. - Reduccin del personal. Respecto de las tecnologas usadas para la implantacin de sistemas de GC se tienen: Intranet. Correo electrnico. Herramientas de bsqueda descarga.

Sistemas de gestin del conocimiento

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Son el conjunto de herramientas empleadas por las organizaciones para capturar o crear, organizar, distribuir el conocimiento. Normalmente se usan tres tipos de tecnologas: a). De comunicacin (correo electrnico, chats, redes sociales). b). De colaboracin (blogs, wikis, foros). c). Almacenamiento y recuperacin. Sistemas de gestin documental. Barreras para la implantacin de un sistema de gestin del conocimiento En este tema existen varias `posturas, ya que por un lado estn lo que plantea Stenmarck (2002) acerca de que el conocimiento tiene dos propiedades: es de alto valor y es fugaz. Por un lado su alto valor se debe a que el conjunto de nuestro conocimiento est formado casi en su totalidad por cosas que conocemos y que somos capaces de expresar y por otro es fugaz porque: no somos del todo conscientes de el, en segundo lugar no existen razones para hacerlo explicito y en tercer lugar existe un riesgo potencial de perder poder y ventaja competitiva al exteriorizarla. Por otro lado Prez D. y Dressler M. (2006) aseguran que existen tres grandes barreras a la GC: espaciales, temporales, y jerrquico (estructura organizacional) sociales (cultura organizacional), siendo estas ltimas las ms complejas e importantes para las organizaciones y especialmente para aquellas organizaciones con estructuras piramidales rgidas. Propuesta de un sistema de gestin del conocimiento en Polmeros de Mxico S. A. de C. V. Retos a superar con el fin de implantar efectivamente el SGC en Polmeros de Mxico S. A. de C. V. Sensibilizacin acerca del valor del conocimiento. De las visitas realizadas a la empresa se observa que la informacin generada es de alto valor para la empresa, pero existe la oportunidad de crear un departamento, rea o puesto de gestin del conocimiento, probablemente recayendo dicha labor sobre un gerente con la ayuda de un coordinador o auxiliar, ya que como se menciona no existe dicha figura en el organigrama. La tarea en este caso es sensibilizar a los mandos medios y altos sobre la importancia de la gestin del conocimiento en la empresa como medio para generar ventajas competitivas de alto

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valor y a largo plazo. Por lo tanto esta caracterstica de la gestin del conocimiento vendra a representar parte de la gestin estratgica.

Como se plantea en renglones anteriores, el sistema de gestin del conocimiento en la empresa debe ser capaz de capturar, crear, estructurar, transformar y transmitir o difundir el conocimiento a todos los interesados con el fin de ser usado en la mejora de sistemas, procesos o productos. Por lo tanto, se plantea trabajar en los siguientes elementos. Fuentes del conocimiento. Riesco, citando a Sveiby ubica las fuentes del conocimiento en tres tipos de familia: la organizacin, el entorno y las personas. Desde esta ptica, Polmeros de Mxico cuenta con las opciones de: La organizacin: Estructura organizativa, roles, responsabilidades y relaciones, materializada en los manuales de organizacin, de procedimientos, reglamento interno. Flujo y rutina de procesos. Patentes, Know-how, memoria corporativa, por ejemplo derivadas de las experiencias de fabricacin de productos. Planes de mejora, de calidad, de reingeniera, por ejemplo las derivadas de la norma ISO 9001:2008. El entorno: Satisfacciones, quejas, sugerencias, necesidades y retencin de clientes y proveedores, esto viene al caso ya que a travs de las auditorias se genera importante informacin que debe materializarse tanto en planes de mejora como en documentos que estructuran la historia y generen memoria (de la experiencia).

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Expertos y consultores. En los diversos ramos, tanto los gestores de la norma ISO 9001:2008 como de otros tipos (alianzas estratgicas, consultores acadmicos, etc.).

Cursos de formacin, internos y externos (ejemplo en el ICAT).

Las personas: Contacto con los clientes, es el caso de los vendedores, ya que la informacin recabada puede generar informacin respecto a las tendencias, estrategias de la competencia, etc. I. La creacin de conocimiento.

Basndonos en la teora de Nonaka y Takeuchi las fases de la creacin del conocimiento son: a. Compartir conocimiento. Debido a que la organizacin por si sola no crea conocimiento, debern implementarse mecanismos para que las personas compartan conocimiento tcito. Por lo tanto se necesita un campo de interaccin que facilite el dialogo, por ejemplo equipos autnomos (de diferentes departamentos). Estos equipos fijan una meta comn, establecen sus propios lmites e interactan con el exterior acumulando conocimiento tcito y explicito. b. Creacin de conceptos. Esta fase corresponde a la externalizacin y en ella se intensifica la interaccin entre conocimiento tcito y explicito. Consiste en que los equipos autnomos articulen en palabras los modelos mentales compartidos en la fase anterior y los cristalizan en conceptos explcitos. Para mejorar la efectividad es frecuente el uso de metforas y analogas. c. Justificacin de conceptos. Significa justificar si los nuevos conceptos tienen validez real para la organizacin y la sociedad. En este paso se justifica la interaccin entre directivos y mandos medios para comparar y testar datos. d. Construccin de arquetipos. Los nuevos conceptos derivan en arquetipos concretos (por ejemplo en la innovacin del servicio puede ser considerado un mecanismo de modelo operativo como un prototipo).

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e. Extensin del conocimiento. Los nuevos modelos justificados y modelados deben continuar movindose hacia otros niveles y rincones, dando lugar a una espiral del conocimiento dentro y fuera de la organizacin. Un requisito bsico es que las diferentes reas o departamentos deben contar con cierta flexibilidad para transferir y aplicar el nuevo conocimiento en sus operaciones. II. Clasificacin, almacenamiento y distribucin del conocimiento

Este paso es necesario para evitar la perdida del conocimiento, para distribuirlo, modificarlo o utilizarlo. Clasificar el conocimiento consiste en organizarlo siguiendo unos criterios previamente definidos. Para la empresa Polmeros de Mxico, de acuerdo al horizonte temporal y a lo observado conviene clasificarlo de acuerdo a dos clases: estratgico y operativo. Lo estratgico comprende la informacin referente a objetivos a largo plazo, resultados de las auditorias ISO 9001:2008, modificacin en la regulacin gubernamental, etc. Lo operativo comprende los resultados en las operaciones de manera mensual. Complementando lo anterior valdra la recopilacin de conocimientos por departamento: recursos humanos, calidad, etc. Y tambin debera concentrarse informacin respecto a cada unidad de negocios (Monterrey, Mxico, Guadalajara). Tal como recomiendo Riesgo (2002), si el conocimiento se guarda en sistemas informticos, deber ponerse especial atencin a la indizacin, clasificacin y filtrado. En cuanto a los elementos tecnolgicos usados para guardar y compartir el conocimiento en Polmero de Mxico podrn usarse: Intranet. Permite el acceso a documentacin de la empresa, informacin corporativa, aplicaciones informticas, incluso permiten la publicacin de informacin y conocimientos personales de los empleados. Tambin dentro de la intranet se pueden organizar y tener acceso a comunidades de prcticas virtuales, foros y listas de distribucin. Datamining. Permite la explotacin y anlisis de datos almacenados por la organizacin, generalmente una gran cantidad de datos almacenados en bases de datos y datawarehouse, buscando entre ellos relaciones y patrones de comportamiento no observables directamente.
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Gestin documental. Esta herramienta ya es usada por la organizacin, consiste en el almacenamiento y control de documentos asimismo el control y disponibilidad para los usuarios con autorizacin para su consulta y/o modificacin.

Mensajera instantnea y correo electrnico. Tambin es usado actualmente por la empresa Polmeros de Mxico S. A. de C. V. y facilita la comunicacin en tiempo real y diferido as como la transmisin de documentos.

Groupware. Son tecnologas diseadas para la gestin de trabajos en equipo. Facilita coordinar el trabajo y compartir informaciones y aplicaciones informticas.

Por lo tanto, enfocndonos en las etapas de la espiral del conocimiento se aplican las propiedades de las TICS mencionadas, as como las barreras del conocimiento se tiene el siguiente cuadro (Prez, D. y Dressler, M., 2006):

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Proceso Socializacin

TIC Intranet, Groupware

Efecto de la TIC Barrera Permite obtener Espaciales conocimiento tcito a partir de otro conocimiento tcito mediante observacin, imitacin y prctica.

Exteriorizacin

Datamining, intranet, Permite la descripcin Temporales correo electrnico, formal o representacin de Groupware. conocimiento tcito y su puesta a disposicin de toda la organizacin.

Combinacin

Groupware, intranet, foros, correo electrnico y gestin documental (ADHOC). Foros, Datamining,

Permite el acceso, Jerrquicas y sociales utilizacin conjunta y almacenamiento de distintos conocimientos explcitos. Lo que facilita generar nuevos conocimientos. Permite el acceso conocimientos explcitos su asimilacin comprensin mediante reflexin, simulacin y puesta en prctica a y y la la

Efecto de la TIC sobre la barrera Permiten identificar el stock de conocimiento e inventariarlo, describiendo donde se encuentra, personas o grupos de trabajo, fuentes externas a la organizacin, etc. A la vez, debe dar acceso al conocimiento con independencia de su ubicacin fsica o de la situacin geogrfica de quien desea acceder a l. Permiten almacenar el conocimiento con estructuras cronolgicas y facilitan el acceso simultneo, estructurado y controlado al conocimiento a distintos usuarios tantas veces como sea necesario. Adems, permite la comunicacin y transmisin de informaciones en mltiples formatos en tiempo real o diferido a bajos costos. Facilitan la comunicacin personal formal o informal, ya sea temporal o continua, con independencia de las estructuras jerrquicas y de la departamentalizacin funcional facilitando la adaptacin mutua y la flexibilidad organizativa.

Interiorizacin

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Conclusiones: De lo tratado en este trabajo podemos decir que el sistema de gestin del conocimiento es un conjunto de herramientas que es de utilidad para crear, almacenar y distribuir el conocimiento a las personas adecuadas en el tiempo adecuado en la organizacin. Tambin se ha analizado la espiral del conocimiento generada por Nonaka y Takeuchi (socializacin, externalizacin, combinacin e interiorizacin), complementado con el proceso de creacin del conocimiento (compartir el conocimiento, crear conceptos, justificar los conceptos, creacin de arquetipos y extensin del conocimiento). Adems de lo anterior se mencionaron tambin las fuentes a las que puede acudir la empresa Polmeros de Mxico S. A. de C. V. para crear conocimiento (proveedores, consultores, formacin, etc.). Tambin vimos que en Polmeros de Mxico S. A. de C. V. cuentan con algunas herramientas para la gestin del conocimiento: manuales de organizacin, de entrenamiento y formacin, de polticas, procedimientos, adems del sistema informtico de gestin documental ADHOC, el intranet y correo electrnico. De no contar con la herramienta Datamining, el Datawarehouse y el Groupware, se sugiere su incorporacin con el objeto de contar con herramientas que propicien la generacin, almacenamiento y distribucin del conocimiento, asimismo se anticipa que derivado de la utilizacin de todas estas herramientas se gestionar el conocimiento ms efectivamente y se difundir la participacin del personal de mandos medios y altos. Asimismo se han identificado algunas barreras que afectan la gestin del conocimiento en la empresa, mismas que pueden diluirse mediante el uso de las tecnologas mencionadas en un cuadro esquemtico.

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Referencias. CIDEC. (2004). Gestin del conocimiento y capital intelectual. Cuadernos de trabajo. Espaa: Autor. Descargado de internet el 08/05/2013 desde: http://cidec.cidec.net/pub/archivos/31.pdf Gonzlez Riesco, M. (2006). El negocio es el conocimiento. Espaa: Ediciones Daz de Santos. Pp. 13-19, 41-54 y 125-150. Prez, D. y Dressler, M. (2006) Tecnologas de la informacin para la gestin del conocimiento. Revista Intangible capital, Vol. 3, No. 15, Pp. 31-59. Consultado en internet el %20informacion.pdf Stuart, B. (2002). Sistemas de gestin del conocimiento teora y practica. Mxico: Thomson. Pp. 41-54. 06/05/2013 disponible en: http://upcommons.upc.edu/revistes/bitstream/2099/2945/1/Tecnologias%20de%20la

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