REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA COLEGIO UNIVERSITARIO DE CARACAS PROGRAMA NACIONAL

DE FORMACIN EN ADMINISTRACIN TRAYECTO II, TRIMESTRE 2 UNIDAD CURRICULAR: ORGANIZACIN Y SISTEMAS PROFESOR: DAVID ANTONIO CASTAOS MONJE P & C 2013 TEMA III MANUALES ADMINISTRATIVOS

Definicin: Un Manual es un documento que contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin e instrucciones diversas, tales como: historia de la Organizacin, polticas, normas, procedimientos, entre otros que se consideran importantes o necesarios para una mejor ejecucin de trabajo o actividades de la Organizacin. Los manuales se presentan por lo general en carpetas de gancho a presin de tapa dura lo que facilita sustituir o introducir informacin que pierde vigencia o nueva, segn sea el caso. El contenido de informacin de los manuales viene separado por captulos, partes, secciones o unidades, con separadores de pestaa, lo que facilita al usuario buscar rpidamente la informacin que requiera, adems, de un ndice general que viene al principio del manual, cada capitulo o seccin, tiene su ndice y glosario de trminos, lo que permite una mejor funcin habilidad para el usuario. Clasificacin de los Manuales: a) Por su contenido: . De Historia de la Organizacin.

. Polticas. . Normas. . Procedimientos. . Contenido Mltiple. . De Servicios al Pblico Por ejemplo: El manual de Organizacin, contiene informacin detallada referente a: Directorio, Antecedentes, legislacin, atribuciones, estructuras, funciones de las unidades orgnicas, descripcin de puestos, entre otras. El Manual de Procedimientos presenta sistemas y tcnicas especficas que sealan los procedimientos que se deben seguir para lograr un trabajo eficiente y estandarizado. b) Por su funcin especifica o rea de actividad puede ser: . De Ventas . Produccin. . Finanzas. . De Personal. . Generales. Por Ejemplo: los manuales de operacin financiera, en los que se establecen instrucciones especificas sobre el manejo de los recursos y el registro de una dependencia. c) Por su rea de aplicacin pueden ser: . Macro-administrativos: Son manuales que contienen informacin completa de grandes organizaciones: Por ejemplo: en el sector publico el manual del Gobierno Nacional; en el sector privado el manual del grupo Polar.

. Micro-administrativos: son los que contienen informacin de una sola entidad. Por ejemplo: el Manual de Ministerio de educacin, Cultura y Deportes; en el sector privado, el Manual del Banco Provincial.

Objetivos de los Manuales: El objetivo fundamental de los manuales administrativos es el de explicar en trminos accesibles el porqu de las decisiones gubernamentales, ministeriales o departamentales y el cmo se deben aplicar en la practica; para el sector privado se refiere a las decisiones tomadas por una Junta de Directores, Gerente General, Gerentes de Departamentos, entre otros. 1) Los manuales administrativos, sirven para explicar las normas ms generales con un lenguaje que puedan comprender los empleados de todos los niveles; facilitando el adiestramiento y orientacin del personal; Coadyuvar a normalizar los controles de los tramites de procedimientos y unificar las actividades. Los Manuales Administrativos permiten alcanzar los siguientes objetivos: . Presentar una visin conjunta de la entidad. . Precisar las funciones encomendadas a cada Unidad administrativa, para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones. . Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. . Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecucin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones y directrices. . Proporcionar informacin bsica para la planificacin e implantacin de medidas de modernizacin administrativa. . Facilitar el reclutamiento y la seleccin de personal.

. Servir de medio de integracin y orientacin al nuevo personal que ingresa, facilitando su incorporacin al trabajo de las distintas Unidades. . Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. . Servir como un instrumento til para la orientacin e informacin al pblico. 2) El Manual de Organizacin es aquel que expone con detalle la estructura de la Organizacin y seala los puestos y las relaciones existentes entre ellos. Explica la Jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades. Este tipo de manual contiene informacin detallada referente al directorio, antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura, funciones de las unidades administrativas que integran la organizacin y la descripcin de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular, los niveles jerrquicos, los grados de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicacin y coordinacin, as como los organigramas que describen en forma grafica la estructura orgnica. Pueden existir manuales generales de organizacin que se refieren a la totalidad de la empresa y manuales de organizacin especficos o departamentales que se refieren a una unidad orgnica en particular o a una funcin especifica. Contenido de los Manuales: para Louis A. Allen (2007), los manuales deben contener la siguiente informacin: 1) Declaracin de los Objetivos de la Organizacin. 2) Polticas Generales de la Organizacin. 3) Principios de Organizacin que han servido como base al tipo de organizacin adoptada. 4) Glosario de trminos usados en el manual u organizacin.

5) Nombre de las Unidades Administrativas y de los puestos. 6) Procedimientos de la organizacin para preparar y aprobar cartas de Organizacin y descripcin de puestos y modificaciones a la organizacin. 7) Responsabilidades comunes aplicables a los altos niveles y funciones comunes de los departamentos. 8) Cartas de Organizacin. 9) Descripcin de puestos. 10) Descripcin de actividades de los comits. 11) Sistema de numeracin, clasificacin e identificacin del contenido de manual e ndice. James G. Hendrick (2005), describe los principales aspectos que deben contener los manuales de organizacin, de la siguiente manera: 1) Prologo e Introduccin 2) Carta de organizacin de la Alta Direccin. 3) Interpretacin de la estructura bsica de la organizacin, en la cual el Ejecutivo en Jefe, explica temas tales como: Modelo de la Organizacin (Geogrfica, Por productos, entre otros) Amplitud del grado de centralizacin o descentralizacin) La relacin entre el personal Asesor y de Lnea 4) Grficos divisionales o departamentales. 5) Descripcin de trabajos resumidos para cada miembro de la Direccin. 6) Polticas de Organizacin relacionadas con aspectos fundamentales de la direccin, tales como:

a) Planificacin. b) Comunicacin. C) Control. d) Desarrollo del pensamiento directivo. 7) ndice (lista alfabtica del personal directivo con referencias cruzadas a los nmeros de la grafica de la organizacin. Segn Gustavo Quiroga Leos (1997), los manuales deben contener: a) Identificacin: (nombre del manual y la empresa). Aqu se deben especificar los siguientes datos: . Nombre Oficial del organismo o la unidad a que se refiere. . Titulo y extensin del manual si es general o especifico. . Nivel jerrquico que comprende. . Lugar y fecha de elaboracin. . Numero de revisin, en su caso. . Unidades responsables de su elaboracin. . Cantidad de ejemplares Impresos. b) ndice o contenido: aqu se incluye la relacin de captulos que conforman el manual. Este se elabora al finalizar el trabajo. c) Prologo e Introduccin: Contiene una explicacin al lector o consultor de la metodologa adoptada en el desarrollo del trabajo y las dificultades afrontadas por los analistas. Los temas que tratan el documento y los propsitos bsicos que se pretenden alcanzar; a quien va dirigido el manual, como se va a usar y cuando s harn las revisiones y actualizaciones. En algunos casos se incluye un mensaje del Director General o director de la empresa a los usuarios del manual. Esto se puede elaborar al principio o final del trabajo.

d) Directorio: Consiste en una relacin de los puestos ejecutivos principales en el rea descrita en el manual, y los cargos que ocupan dentro de la estructura de organizacin. El Directorio, debe contener la siguiente informacin: Nombre: Nombres y apellidos completos de funcionario. Puesto Oficial: Nombre completo de cargo oficial que desempea en la organizacin. Direccin y telfono oficial: direccin de la oficina; telfono oficial y extensin. Datos de currculo: Estudios acadmicos realizados: Tcnico, Licenciatura, Especializacin, Maestra, Doctorado, Phd, cargos desempeados dentro y fuera de la dependencia, Investigaciones, actividades profesionales, entre otros. e) Antecedentes Histricos: se hace una breve descripcin del origen de la Organizacin, incluyendo creacin, evolucin de la Organizacin, cuando fue creada, entre otros. f) Legislacin o Base Legal: se hace una relacin de los principales ordenamientos o disposiciones jurdicas, de las que se derivan las atribuciones de las unidades orgnicas o de la dependencia en general: Esto debe presentarse de la siguiente manera: . Constitucin. . Tratados. . Leyes. . Cdigos. . Convenios. . Reglamentos. . Decretos. . Acuerdos y circulares.

g) Atribuciones: aqu de transcribe en forma completa y textual las facultades otorgadas a la entidad o unidad orgnica de la cual se trate. h) Estructura Orgnica: es una descripcin ordenada de los principales cargos o unidades orgnicas de la dependencia en funcin de sus relaciones jerrquicas. La estructura orgnica debe corresponder a su representacin grafica en el Organigrama, tanto en lo referente al titulo de la unidad como su nivel jerrquico de adscripcin. i) Organigrama: Es la representacin grafica de la estructura orgnica, y el mismo debe reflejar, en forma esquemtica la posicin de las unidades orgnicas que la componen otras. j) Funciones: corresponde a la descripcin de las actividades inherentes a cada uno de los cargos o unidades orgnicas contenidos en la estructura que le permite cumplir con sus atribuciones legales. Cuando el manual se refiere a una unidad orgnica en particular, esta descripcin corresponde a las actividades que integran cada uno de los puestos. Es recomendable: . Que los ttulos de los rganos sean los mismos que se sealan en el apartado de la estructura orgnica. . Que la descripcin de funciones siga el orden establecido en la estructura orgnica. . Que la descripcin de las funciones se inicie con un verbo en tiempo infinitivo. k) Descripcin de Puestos: se utiliza cuando los componentes de la estructura en la unidad orgnica corresponden a puestos especficos, como en el caso de los manuales departamentales. y sus respectivas relaciones de autoridad, asesoramiento, coordinacin, Niveles Jerrquicos, y canales formales de comunicacin, entre

El puesto es la Unidad Bsica de trabajo en una estructura de organizacin. El puesto esta integrado por un conjunto de actividades y de requerimientos necesarios para llevarlo a cabo. Un puesto puede tener una o varias plazas. Por ejemplo: un puesto de analista de Organizacin y Mtodos y 20 personas trabajando en ese mismo puesto. El contenido bsico de una descripcin de puesto puede estar conformado por: . Identificacin del puesto (indicando el nombre del mismo y su ubicacin en la estructura orgnica). . Descripcin de la actividad bsica o general. . Descripcin de actividades especificas (permanentes, peridicas o eventuales) . Especificacin del puesto: escolaridad y conocimiento, experiencia, requisitos, responsabilidad, condiciones de trabajo, entre otros. k) Glosario: trminos bsicos o abreviaturas utilizadas en el manual, se recomienda colocarlo al final de cada capitulo para facilitar su uso. Fases del proceso de elaboracin del Manual: A) Presentacin de Proyecto: la unidad de O y M debe presentar el proyecto a la Gerencia General, a la comisin interna de administracin o a cualquier unidad que le competa segn sea el caso: Este proyecto debe contener la siguiente informacin: . Grado de detalle del manual que se va a elaborar, es decir, los niveles jerrquicos que abarca: Direccin, Departamentos u oficinas. . Una Proposicin sobre el contenido del manual, con ejemplos de la informacin que debe contener cada apartado del manual.

. Un calendario de tiempo para la recoleccin de informacin. . Presupuesto aproximado. B) Recoleccin de Informacin sobre el contenido del Manual: se debe comunicar a las unidades orgnicas la manera en que se proceder a obtener la informacin necesaria para la elaboracin del manual y las tcnicas de investigacin a ser aplicadas (entrevistas, cuestionarios, observacin directa, entre otros), as como, la forma en que debern participar los miembros de la dependencia. La Unidad de O y M, tiene la funcin de asesorar a los responsables de las unidades orgnicas para aclarar dudas y resolver problemas, que puedan surgir en el proceso de recopilacin de informacin y en el proceso mismo de elaboracin del manual. Se debe informar sobre el avance en la recopilacin de informacin a los organismos de asesora o de direccin. Para cada uno de los apartados se combinan las tcnicas de investigacin para recopilar informacin documental y de campo, y las tcnicas de anlisis administrativo que se denominan tcnicas de investigacin administrativa. Fuentes de Informacin: a. Fuentes Documentales: Leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, circulares, manuales administrativos existentes, diagramas de flujo, organigramas, formularios, documentos relacionados con el tema, entre otros. b. Personas: personal involucrado en las unidades orgnicas para las que se elabora el manual: La informacin sobre la organizacin y funciones se obtiene de los servicios pblicos principales y la informacin sobre las funciones y actividades, del personal encargado de realizarlas.

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c. Realidad administrativa: La presencia en el lugar donde se realizan las funciones y actividades, es decir, la observacin directa de las oficinas y en general de las actividades de toda la unidad orgnica. C) Anlisis de la informacin: se debe depurar y clasificar la informacin de acuerdo con los apartados del manual: En esta fase se utilizan las tcnicas administrativas tales como elaboracin de organigramas, descripcin de funciones y de puestos. Se debe unificar la terminologa en la redaccin del manual, con el objeto de mantener un sentido de continuidad y unificacin. Se deben presentar los organigramas ya elaborados. Tcnicas Administrativas que se aplican en la elaboracin de Manuales de Organizacin: 1) Anlisis y diseo de la estructura de Organizacin: la estructura formal de la organizacin, es el resultado de normas y prescripciones sobre la manera en que s interrelacionan las unidades orgnicas y la forma en que se ejecutan las actividades. 2) Divisin del trabajo: es un proceso que se sigue para ubicar eficientemente las funciones o actividades entre las personas y las unidades orgnicas de la empresa. La especializacin es la consecuencia de la divisin del trabajo, pues las personas localizadas en una unidad orgnica y la misma unidad, tienden a especializarse, debido al hecho de que ambas realizan la misma tarea. La diferencia vertical de las tareas establece la jerarqua y el nmero de niveles en la organizacin. De esta diferenciacin resultan los niveles jerrquicos de una determinada organizacin. La diferenciacin Horizontal origina la departamentalizacin, es decir, la divisin adecuada de las actividades de la Organizacin en departamentos con el propsito de cumplir con los objetivos de la organizacin.

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Por lo general, para los niveles jerrquicos ms altos se utiliza el criterio de departamentalizacin por funciones: En los niveles de mando intermedios comnmente, se utiliza el cuadrilla o grupos de trabajo. La diferenciacin de las actividades de la organizacin que supone la departamentalizacin es complementaria con la integracin de las actividades de la organizacin mediante la coordinacin. 3) Delegacin de Tareas: la delegacin de autoridad o de tarea es un acto bilateral mediante el cual un superior jerrquico confiere deberes y exige responsabilidades a un subordinado y le concede la autoridad que necesita para desempear tales funciones. 4) Tipos de Organizacin: Organizacin Lineal: es aquella en donde existe una Jerarqua de autoridad en la que los superiores reciben obediencia de sus subordinados. La denominacin lineal obedece a que entre el superior y el subordinado existen lneas directas y nicas de autoridad y responsabilidad. Organizacin Funcional: es el tipo de estructura de organizacin que aplica a cada tarea el principio de especializacin de las funciones. Es el origen del staff o de la asesora. Debido a que las organizaciones cada vez son ms complejas y especializadas, se hace necesario contar con especialistas que puedan actuar con mayor rapidez y flexibilidad. El origen de este tipo de organizacin es la supervisin funcional propuesta por Taylor. Organizacin de lnea-staff: es el resultado de la combinacin de las dos anteriores. Esta se basa en el hecho de que en el rgano de ejecucin (autoridad criterio de departamentalizacin por productos, por cliente o por territorios geogrficos, y en los niveles inferiores, se utiliza por

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de lnea) y los rganos de apoyo y asesora (autoridad funcional) existen tambin relaciones de consejo, de auxilio, de consulta. Organizacin matricial (para administracin por proyectos ): es una estructura multidimensional que procura maximizar las virtudes y minimizar los defectos de la estructura funcional y de proyecto. Lo principales beneficios de la organizacin matricial son el equilibrio de los objetivos, la coordinacin de los departamentos funcionales y la apreciacin de los objetivos del proyecto por conducto de la oficina del coordinador del proyecto. 5) Definicin, clasificacin y elaboracin de Organigramas: los Organigramas son la representacin grafica de las estructuras organizativas de las empresas, los mismos varan en formas de acuerdo con las necesidades, requerimientos y estilos en cuanto a su presentacin. 6) Descripcin de funciones: es una relacin de lo que hace una persona o unidad orgnica, sin que contenga necesariamente la secuencia, ni el mtodo conforme a los cuales deban ejecutarse de acuerdo con: a) Su naturaleza: a.1) Funciones Generales o Fundamentales: Son las que realizan todos los administradores, en el ejercicio normal de sus funciones especificas, independientemente de su especialidad o actividad. Ejemplo: planificar, coordinar, supervisar, entre otras. a.2) Funciones especficas o de rama: Es el grupo de actividades cuyo ejercicio esta reservado, a veces con cierto tipo de autoridad, a funcionarios de la rama correspondiente y que supone un rea de especializacin, por ejemplo: asesorar, investigar, presupuestar, entre otros.

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b) Objeto o Fin: b.1) Funciones de Lnea: denominada tambin funciones bsicas. Son funciones especficas o de rama, directamente relacionadas con el objeto de la dependencia. b.2) Funcin de asesora y apoyo: es un grupo de actividades que tienen por objeto aconsejar e informar a los rganos que realizan alguna funcin, en aquellas actividades o campos que requieran conocimiento y experiencia tcnica especializada. b.3) Funciones complementarias o de apoyo: es un grupo de actividades auxiliares o de servicio requeridas por los rganos bsicos y asesores, en otros rganos de servicio para el cumplimiento de sus funciones. Pueden ser de carcter tcnico o practico. c) Nivel de rgano responsable o grado de especializacin: c.1) Funciones Primarias: constituyen el conjunto de actividades afines cuyo cumplimiento es responsabilidad de un alto nivel ejecutivo, como el director. Estas actividades, forma un rea de trabajo o esfera de accin, sobre la cual el director tiene autoridad. Son funciones primarias la administracin de recursos financieros, de personal, entre otros. c.2) Funciones Secundarias o Subfunciones: una funcin primaria puede subdividirse en varios grupos de actividades ms homogneas y especializadas, que se asignan generalmente a un rgano de mando intermedio, como un departamento u oficina y se conocen con el nombre de funciones secundarias o subfunciones, y las cuales, forman el mbito sobre el cual el jefe de esa unidad orgnica tiene autoridad. Un ejemplo seria el reclutamiento y seleccin de personal, adquisiciones, organizacin de inventarios, entre otros. 7) Anlisis y descripcin de puestos: la estructura del anlisis de puestos comprende dos fases principales: una referente a la descripcin del puesto en el

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que se seala la actividad genrica del mismo y las actividades especificas permanentes, peridicas y espordicas o eventuales; y la otra referente a la especificacin del puesto, en la que se describen habilidades, conocimientos, aptitudes, esfuerzos, responsabilidad y condiciones de trabajo que se deben reunir para desempear las tareas del puesto. BIBLIOGRAFA Quiroga, Gustavo, (2010), Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica, Sexta Edicin, Mxico: Editorial Trillas.

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