PLAN DE LA AUDITORIA DE VENTAS El plan para examinar y evaluar esta rea funcional se puede estructurar mediante dos amplios

aspectos de las actividades de ventas: la distribucin y la comercializacin. Cada una tiene subfunciones distintas y requisitos de informacin que se pueden estudiar por separado.

VENTAS

DISTRIBUCIN

COMERCIALIZACIN

Polticas Registros Control

Estrategias (planeacin): Anlisis de ventas Pronstico de ventas Investigacin de mercados Planeacin de mercadotecnia

Tctica (accin): Promocin y publicidad Administracin de ventas Servicio al cliente

a. Polticas de ventas: Son aquellas que describen el curso de accin que la empresa intenta tomar para llevar a cabo la distribucin y la comercializacin de productos. El auditor revisar si hay una clasificacin de estas polticas y si estn fijadas por escrito y con claridad; existe una uniformidad en su compresin e interpretacin; si son apropiadas en relacin con la situacin particular a la que se enfrenta la empresa.

b. Registro de Ventas: Estos registros debern estar diseados para proporcionar informacin exacta, cuando y donde sea necesaria, para los fines del control de ventas. c. Control de Ventas: Es el que debe proporcionar las oportunidades para cambios y ajustes convenientes en las polticas de ventas. d. Comercializacin: Es un proceso de mercadeo conocido tambin como el negocio de vender. Los auditores examinarn los registros y actividades para determinar si los productos de la empresa son adecuados a la demanda de los consumidores; si se venden en el lugar apropiado, en el tiempo conveniente y a un precio aceptable por el pblico. Esta subfuncin abarca dos aspectos: la estratega, concentrada en la planeacin, y la tctica, concentrada en la accin e. Anlisis de ventas: Ofrece el mejor punto de partida; toda empresa, sin tomar en cuenta su tamao o ndole, debe conocer ciertas cosas especficas acerca de lo que se ha hecho para generar sus ventas. Debe conocer; por ejemplo, el promedio de visitas del vendedor, la relacin de los costos de venta al valor de las ventas, la distribucin geogrfica de ventas y por importancia del cliente. Dicha informacin, sobre todo comprada con los datos del periodo anterior, tiene muchos usos para la direccin superior y la administracin de ventas. f. Pronstico de Ventas: Es una de las principales partes de la informacin de mercadotecnia que el auditor debe investigar. Ninguna empresa puede estar sin este requisito informativo, pues constituye la base para planear la informacin, la fuerza de trabajo, las finanzas y la mercadotecnia. Para que tenga el mximo de utilidad, los pronsticos se deben hacer a corto y a largo plazo. Adems, deben ser multidimensionales, es decir. Las ventas deben clalcularse por anticipado al menos por grupos de productos o marca, territorio y grupo de uso final. g. Investigacin de Mercados: Toda empresa, sea cual fuere su importancia, precisa informacin real y pertinente para guiar la explotacin de sus oportunidades en el mercado. La investigacin de mercados satisface esa necesidad. Los cinco objetivos de investigacin de mercados consisten en obtener informacin sobre: clientes actuales, clientes potenciales, competidores, productos y actividades de ventas. En parte, dicha informacin ya est en manos de la misma empresa, pero tal vez los datos no estn bien organizados y, por tanto, no son tiles para lograr la mayora de los objetivos. El punto de partida para la investigacin de mercados es la organizacin de los datos existentes. La empresa enseguida puede determinar qu datos faltan y dedicarse a obtenerlos. El auditor debe investigar qu clase de informacin se emplea en la investigacin de mercados. h. Planeacin de Mercadotecnia: El auditor administrativo deber revisar estos planes. La ausencia de planes concretos y exhaustivos sugiere enseguida muchas posibilidades: falta de representacin de la funcin de mercadotecnia en los consejos superiores de la empresa; mercadotecnia en los consejos superiores de la empresa; mercadotecnia sobre bases de reaccin y de explotacin, no sobre bases creativas y controladas; economas y ventajas perdidas por no llevar la mercadotecnia y las ventas sobre bases integradas. Cuando existen planes de mercadotecnia, el auditor debe verificar si se basan en hechos, si son completos, si estn unidos a los controles y a los procedimientos de revisin del desempeo, y si se comunican ampliamente. i. Promocin y Publicidad: Las empresas gastan anualmente muchos millones de soles en promocin y publicidad. Es muy probable que una suma considerable de gastos se haga sin

objetivos conocidos. Enormes sumas de dinero se gastan con insensata energa en algn tipo de promocin. Para el auditor, una de las actividades ms difciles es la de evaluar la efectividad de las tareas tendientes a mantener y aumentar la posicin en el mercado de una empresa mediante los procesos que amplan la exposicin de los productos, eleven el inters del comprador y difunden el conocimiento de productos a travs de los medios de comunicacin, en contraste con los procesos de ventas personales. Compete al auditor conocer qu planes y objetivos de mercadotecnia son los que existen, tanto para el comercio como para el consumidor j. Administracin de Ventas: La habilidad para administrar las actividades de ventas o comercializacin y la forma de utilizar los recursos revisten de esencial inters para el auditor y, por lo comn, se evalan ms fcilmente que la promocin y la publicidad. Al revisar el desempeo de un departamento de ventas, el auditor deber revisar la aplicacin de la administracin de ventas. Otras actividades muy importantes de la administracin de ventas son el adiestramiento y la supervisin de vendedores, as como la medicin del desempeo del vendedor, lo cual es difcil, pues no se puede medir por el volumen de ventas ni por otros resultados directos. Por lo tanto, para evaluar con rapidez el procedimiento de ventas, el auditor de operaciones debe dividirlo como sigue:4 Desempeo del trabajo (subdividido en elementos principales para lograr un trabajo bien hecho) Valores personales (sudividirlo en secciones para evaluar aspectos fuertes y dbiles del vendedor) k. Servicio al Cliente: En su ms amplio sentido, el servicio prestado por una empresa comprende todas aquellas actividades que hacen que sus productos rindan beneficios a los distribuidores mayoristas y minoristas, y que ayuden al ltimo consumidor a obtener la mxima satisfaccin de los productos adquiridos. Por ello, se revisarn los medios utilizados para informar o educar al pblico acerca de si los productos vendidos requieren instalacin y verificacin y si se ofrece el servicio de reparacin. El auditor no puede cuantificar los probables efectos de las quejas de los clientes sobre las utilidades. Los aspectos de servicios que se pueden cuantificar incluyen el tiempo de ida y vuelta entre la solicitud del cliente y el servicio, as como el costo de unidad por el servicio segn el modelo, marca o clase de cliente.

CUESTIONARIO rea Funcional: DEPARTAMENTO DE VENTAS Jefe de la Unidad:

Auditor:

Fecha:

POLTICAS 1. Se cuenta con polticas de ventas por escrito? 2. Reflejan los objetivos de la direccin superior? 3. Conoce las polticas el personal del departamento? 4. Las polticas describen condiciones tales como: a) caractersticas del vendedor, b) seleccin del vendedor, c) obligaciones del vendedor, d) forma de realizar la venta, e) adiestramiento, f) descuentos, g) actividades para la venta?

REGISTROS 1. Se disean y controlan las formas de registros? 2. Existe un mtodo adecuado para el manejo de documentos? 3. Los expedientes de clientes se localizan fcilmente y existe un mtodo de informacin adecuado? 4. Qu registros se preparan para informacin sobre ventas?

CONTROL 1. Se cuenta con un control efectivo sobre aspectos generales de ventas? 2. Se preparan presupuestos de ventas sobre bases realistas o sobre bases ptimas? 3. Se elaboran estadsticas de ventas: por vendedor, por producto y por lnea, y se tienen datos de los ltimos tres aos? 4. Se controlan los volmenes de devolucin, quejas, y se reportan a la direccin superior?

ANLISIS DE VENTAS 1. Se desarrolla alguna forma de anlisis de ventas? 2. Se analizan las formas de venta, dificultades de ventas, actividades de vendedor, devoluciones,

gastos, zonas, necesidades de venta, etc.? PRONSTICO DE VENTAS 1. Se elaboran pronsticos de ventas todos los aos para cada producto? 2. Estn bien basadas y son lgicas las proyecciones de ventas? Es decir, se desarrollan despus de una investigacin del mercado o economa? 3. Se preparan proyecciones con suficiente detalle para comparar con ellas el desempeo?

INVESTIGACIN DE MERCADOS 1. Se lleva a cabo alguna investigacin de mercados? 2. Cmo se investigan nuevos mercados? 3. Informan los vendedores respecto a lo que los clientes creen necesitar en materia de diseo del producto, qu producto se vende mejor y por qu, efectos sobre ventas proyectadas, etc.?

PROMOCIN Y PUBLICIDAD 1. Son adecuados los presupuestos de publicidad promocional? 2. Se revisan los gastos hechos por las agencias de publicidad a fin de tener un adecuado control de gastos? 3. Existe alguna manera de conocer la efectividad de cada campaa publicitaria? 4. Proporciona a empresa servicio para sus productos? Es adecuada la literatura tcnica de ventas?

ADMINISTRACIN DE VENTAS 1. Se comparan los volmenes de ventas esperados por cada vendedor con los resultados obtenidos? Qu acciones se toman con las desviaciones? 2. Elaboran reportes los vendedores? Con qu frecuencia? 3. Se asignan cuotas de ventas a cada vendedor y participan en la fijacin de sus cuotas?

SERVICIO AL CLIENTE 1. Forma parte el servicio a clientes, del departamento de ventas? 2. Se llevan un control sobre las quejas de los clientes? 3. Algn funcionario se encarga de analizar las quejas de los clientes?