INSTRUCTIVO PARA EL USUARIO DE LA BASE DE DATOS DEL PCME Propsitos

Proporcionar a los consulados una base de datos y procedimientos a fin de que:

Registren, sistematicen y analicen la informacin relacionada con los educandos, asesores, organizaciones, materiales educativos y Plazas Comunitarias. Identifiquen los avances y necesidades que se presenten en el proceso educativo. Conozcan procedimientos de anlisis de la informacin para que propongan estrategias a fin de cubrir las necesidades detectadas.

Estructura La Base general de datos est construida en Excel y se integra por siete bases, sealadas por pestaas en la parte inferior de la hoja. 1)- Educandos Latinos. Asignada para personas de habla hispana y de nacionalidad diferente a la mexicana. 2)- Educandos Mexicanos. Propia para personas de nacionalidad mexicana. 3)- Asesores. Base en la que se registran datos de los asesores. 4)- Instituciones y organizaciones. Base para registrar datos de las instituciones, organizaciones, universidades, distritos escolares o asociaciones que organizan y ofrecen servicios de educacin para adultos, as como informacin correspondiente a las Plazas Comunitarias. 5)- Materiales de alfabetizacin, 6)- Materiales de primaria y 7)- Materiales de secundaria. Tres ltimas bases, para registrar informacin referentes a los materiales educativos de los tres niveles sealados. Procedimiento de registro de informacin Abrir el archivo Base de datos consulados PCME que est en programa Excel. En la parte inferior aparecen la siete bases en las pestaas denominadas con los siguientes ttulos y en el orden que a continuacin se expone:

EDUCANDOS_LAT; EDUCANDOS_MEX, ASESORES; INSTITUCIONES_ORG; MATER_ALFABETIZ; MATER_PRIMARIA; MATER_SECUNDARIA. Hacer clic en la base que requiera y registre la informacin solicitada en cada columna. Los datos se escriben con nmeros o palabras segn los casos. Para ubicarse en la casilla, puede usar las barras de desplazamiento del lado derecho o inferior. Se recomienda hacer una carga inicial en cada una de las bases con informacin fidedigna y confiable tomando como fuente principal los Registros del educando y del asesor y las que disponga el propio consulado, organizaciones o instituciones que participan en el proceso educativo en el exterior. Anlisis y uso de la informacin La mayor parte de los datos capturados pueden analizarse haciendo uso de las formulas del programa Excel: frecuencias, porcentajes, moda, media, etc. Tambin pueden llevarse a diferentes tipos de grficas, para visualizar ms rpidamente el comportamiento de algunos indicadores bsicos. En esta versin se generan automticamente reportes estadsticos en grficas. Lo ms importante es utilizar esta informacin para detectar avances y deficiencias y as corregir estas ltimas. Lo anterior es muy til para la construccin de informes de resultados.

Los datos ms relevantes sujetos a anlisis son: promedios de calificacin por nivel y mdulo, nmero de educandos que terminaron nivel, cantidades de datos relacionados con los perfiles de educandos y asesores, suficiencia de materiales por nivel y mdulo, datos correspondientes a las Plazas Comunitarias, etc. Para verificar el comportamiento de cada evento es importante y prctico remitirse a la informacin representada en las 30 grficas, las cuales podemos localizar de la siguiente manera:

Para el caso de Educandos Latinos* la secuencia es la siguiente (las grficas se encuentran en la ceja inferior denominada Grficos educandos latinos): 1. Nmero de educandos por nivel educativo de Latinos. 2. Porcentaje de hombres y mujeres de Latinos. 3. Promedio de calificaciones de primaria de Latinos. 4. Promedio de calificaciones de Secundaria de Latinos. 5. Rango de edades de Latinos. 6. Rango de aos sin estudiar de Latinos. 7. Rango de estado civil de Latinos. 8. Forma de Atencin a Latinos. 9. Cantidad de Educandos Latinos por Mdulo. 10. porcentaje de estancia por mdulos para Latinos.

Para el caso de Asesores las grficas se presentan de la siguiente manera siguiente (las grficas se encuentran en la ceja inferior denominada Grficos de asesores): 1. 2. 3. 4. 5.
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Porcentaje de hombres y mujeres. Rango de edades. Procedencia de los asesores. Escolaridad de los asesores. Estado civil de los asesores

La secuencia de las grficas de educandos latinos es la misma para educandos mexicanos, las cuales podemos ubicarlas en la seccin correspondiente. .

 En la base de datos que corresponde a Instituciones y organizaciones pueden localizar las siguientes grficas siguiente (las grficas se encuentran en la ceja inferior denominada Grficos instituciones y organizaciones): 1. Instituciones PCME nivel educativo. 2. Instituciones Plaza comunitaria.

La secuencia de las grficas de Materiales la encontramos de la siguiente manera siguiente (las grficas se encuentran en la ceja inferior denominada Grficos de materiales): 1. Materiales de alfabetizacin a solicitar. 2. Materiales de primaria a solicitar. 3. Materiales de secundaria a solicitar. La captura de la informacin en esta base de datos tiene como objetivo facilitar la construccin de informes de resultado, a travs de la informacin capturada y presentada en las grficas. Es importante hacer hincapi en que los datos que sean capturados, automticamente tomaran lugar en las grficas que se encuentran determinadas en cada pestaa. Al capturar los datos en la base, el anlisis que se har ser de mucha importancia ya que esto permitir saber con mayor precisin los avances, retrocesos y necesidades de educandos y asesores, sin dejar de lado a las instituciones. A partir del anlisis realizado con la base de datos los usuarios determinarn con mayor precisin estrategias que permitan cubrir las necesidades detectadas. Especificaciones para capturar la informacin Es importante tener clara la manera en que se tendrn que registrar los datos en la base, ya que si se hace de forma distinta,- a la que se les indica- se alterar el procedimiento de anlisis que este programa tiene determinado para mostrar la informacin en las grficas, las cuales tienen como objetivo visualizar rpida y prcticamente cierto comportamiento de algunos indicadores.
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 En el caso de educandos Latinos y educandos Mexicanos la captura para la columna de sexo tendr que ser de la siguiente manera, para sexo Femenino representarla con F y para sexo Masculino ser M letras maysculas- . Respecto de las fechas, que se encuentran en las diferentes pestaas de la base de datos, todas tendrn que ser capturadas con nmeros, comenzando por da, mes y ao, utilizando el guin para la separacin. Ejemplo: 05-10-79. Respecto de la columna de Nombre del Estado, -en todas las pestaas- sta tendr que ser capturada con maysculas y minsculas, por ejemplo: Chicago, Mxico, Texas, etc. El registro que se har en la columna de Escolaridad, (la cual se encuentra en la base de Educandos Latinos y Educandos Mexicanos), tendr que ser representada con los nmeros del 1al 8 de la siguiente manera: El nmero 1 representa 1ro de primaria El nmero 2 representa 2do de primaria El nmero 3 representa 3ro de primaria El nmero 4 representa 4to de primaria El nmero 5 representa 5to de primaria El nmero 6 representa 6to de primaria El nmero 7 representa 1ro de secundaria El nmero 8 representa 2do de secundaria Para la columna de Estado Civil, la cual podemos localizar en las tres primeras bases, -Educandos_Latinos, Educandos_Mexicanos y Asesores- la captura de los datos tendr que ser con maysculas y minsculas, como se muestra a continuacin; Soltero, Casado, Unin Libre, Viudo y Divorciado**
**Sin omitir ningn acento, de lo contrario la informacin quedar inconclusa, pues el programa se encuentra determinado para las opciones escritas correctamente.

 Para la columna de Forma de Atencin en las bases de Educandos Latinos y Educandos Mexicanos, se tendr que registrar con letras maysculas y minsculas, segn sea el caso, por ejemplo, si la forma de atencin de cierto educando fue libre el dato se registrar de la siguiente manera; Libre. En el caso de la base de Asesores, el registro ser distinto, ya que la columna se encuentra dividida en Grupal o Libre, el registro de los datos tendr que ser nicamente marcando la forma de atencin con el nmero 1. Para el caso de la base de datos correspondiente a Asesores, encontramos la columna de Niveles que asesora (por cantidad de alumnos), respecto de esta columna la captura de los datos tendr que ser con nmeros. En las pestaas correspondientes a la base de Educandos Latinos y Educandos Mexicanos, nos encontramos con distintas columnas, en las que se encuentran ubicadas los mdulos que integran la educacin bsica, en cada una de estas aparece una columna denominada DX , la cual se refiere al examen diagnstico o final. La manera en que tiene que ser capturada la informacin ser a travs de nmeros, los cuales representaran la calificacin obtenida y la fecha de presentacin del examen. En la base de datos de Instituciones y organizaciones, encontraremos tres tablas, en la ltima, correspondiente a Plaza Comunitaria, se encuentra la columna referente a Tiempo de Ofrecer Servicio, en la cual los datos tendrn que ser capturados con nmeros, haciendo referencia a meses, por ejemplo; 8 aos, es igual a 96 meses.