UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS

AGNCIA PARA FORMAO PROFISSIONAL ARQUIVO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOS

MANUAL TCNICO DE ORGANIZAO DE ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS

Campinas Outubro/2011

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS

AGNCIA DE FORMAO PROFISSIONAL ARQUIVO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOS

MANUAL TCNICO DE ORGANIZAO DE ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS

Elaborao: Neire do Rossio Martins

Colaborao: Maria Aparecida Forti Cristina Correia Dias Barbieri Cirlene Domingues Agradecimentos: Equipe Tcnica do Arquivo Central do Sistema de Arquivos Agncia de Formao Profissional da Unicamp CONTATOS: Telefone: (19) 3521-6456 Site: http://www.siarq.unicamp.br/siarq/ E-mail: siarq@unicamp.br M379m Martins, Neire do Rossio Manual tcnico de organizao de arquivos correntes e intermedirios/ Neire do Rossio Martins - Campinas: Unicamp, 2011. 47 f.

1. Arquivos correntes 2. Arquivos intermedirios 3. Secretarias 4. Documentos digitais 5. Fundamentao legal 6. Preservao de documentos CDD 025.21

3 SUMRIO 1. Apresentao 2. Fundamentos legais Lei Federal n 8.159 Deliberao CONSU A-8/95 3. Como organizar arquivos correntes e intermedirios 3.1 Estrutura Bsica Necessria Recursos Humanos Instalaes Fsicas Recursos Materiais 3.2 Conceitos Bsicos O que Arquivo? Tipos de Arquivos Sistema de Arquivos Natureza dos Documentos Idade dos Arquivos 3.3 Rotinas de Arquivamento Inspeo Leitura Seleo Data Registro Classificao Ordenao Arquivamento Emprstimo de Documentos 4. Eliminao e Preservao de Documentos 4.1 Plano de Destinao de Documentos 4.1.1 Tabela de Temporalidade de Documentos 4.1.2 Eliminao de Documentos 4.1.3 Transferncia de Documentos 4.2 Recomendao para Preservao de Documentos 5. Documentos Digitais 5.1 Conceitos 5.2 Tipos Caractersticos de Documentos Digitais 5.3 Qualidade Original 5 6 7 7 10 11 11 11 12 12 12 13 13 14 16 20 21 21 21 22 22 23 23 24 24 26 27 27 29 29 30 31 32 33 33

4 5.4 Digitalizao 5.5 Sistema Eletrnico de Gesto Arquivstica de Documentos 5.6 Recomendao para Conservao e Preservao de Informaes em Documentos Digitais. 6. Referncias 7. Anexos 33 33 34 35 36

5 1. Apresentao O objetivo deste manual oferecer informaes bsicas e prticas sobre questes relacionadas organizao de arquivos. Visa facilitar a rotina daqueles que atuam na Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) e se deparam no dia-a-dia com questes relacionadas organizao de documentos. Trata-se de um conjunto de conceitos e tcnicas que proporcionam aos profissionais um roteiro para a adaptao, implementao e execuo da organizao de arquivos correntes e intermedirios, incluindo noes de preparao de planos de classificao e destinao de documentos e demais rotinas de arquivamento. Conhecer a legislao e os instrumentos adotados pela UNICAMP auxilia no estabelecimento de critrios tcnicos dentro de padres especficos facilitando o acesso e o uso da documentao, contribuindo dessa forma na preservao dos documentos produzidos e recebidos. Assim, o cuidado preventivo com os documentos e suas informaes incluindo armazenamento adequado, higienizao do ambiente e princpios bsicos de recuperao e acesso s suas informaes constitui algo possvel de ser alcanado. As informaes deste manual foram baseadas em experincias dos autores com a estruturao e organizao de arquivos da UNICAMP e com o auxlio da bibliografia citada.

2. FUNDAMENTOS LEGAIS DE ARQUIVO

7 Este captulo introdutrio tem como objetivo apresentar fundamentos legais relativos ao uso e guarda de documentos arquivsticos. As instrues normativas de procedimentos de arquivos e protocolos da UNICAMP esto relacionadas em anexo. 2.1 Lei Federal n 8.159/91 Objetivo: dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma da Lei. Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. Apresenta: Conceitos e direitos gerais Arquivos pblicos e arquivos privados Organizao e administrao das instituies arquivsticas pblicas Acesso e sigilo dos documentos pblicos

8 2.2 Deliberao CONSU A-8/95 Objetivo: reformula o Sistema de Arquivos da UNICAMP Artigo 1 - Fica criado o Arquivo Central do Sistema de Arquivo UNICAMP (AC/SIARQ), como rgo complementar diretamente vinculado Reitoria, em substituio Coordenadoria do Sistema de Arquivo, criada pela Deliberao CONSU A-39/89, que fica extinta pela presente Deliberao. CAPTULO I DO SISTEMA DE ARQUIVOS Artigo 2 - O Sistema de Arquivos tem os seguintes objetivos gerais: I - desenvolver uma poltica de aperfeioamento das atividades arquivsticas, compatvel com as necessidades de agilizao da informao e de eficincia administrativa; II - promover a interao e a interdependncia das Unidades responsveis pela custdia de documentos considerando a integrao das diferentes fases da gesto documental; III - assegurar condies de conservao, proteo e acesso ao patrimnio documental, na defesa dos interesses da Universidade e dos direitos da comunidade acadmica; IV - preservar a memria da Universidade, protegendo seu acervo arquivstico, para servir como referncia, informao, prova ou fonte de pesquisa cientfica. Artigo 3 - Integram o Sistema de Arquivos da Universidade: I - o Arquivo Central; II - o Conselho Consultivo; III - a Comisso Central de Avaliao de Documentos; IV - a Rede de Arquivos.

2.3 Portaria GR n 105/93 Objetivo: baixas normas relativas ao Sistema de Protocolo da UNICAMP com processamento automatizado. mbito de aplicao: todas as Unidades/rgos da UNICAMP. Abrangncia documental: processos Artigo 1 - Fica aprovada a implantao do Sistema de Protocolo da UNICAMP, com operao e controle automatizados, obedecidas as normas desta Portaria. CAPTULO I OBJETIVO DO SISTEMA Artigo 2 - O Sistema de Protocolo tem por objetivo bsico armazenar e fornecer informaes que identifiquem a existncia e localizao de documentos que envolvam o registro de atos e fatos de natureza administrativa/jurdica, de interesse da UNICAMP.

9 Artigo 3 - O fornecimento de informaes, de que trata o item anterior, envolve o acompanhamento das principais ocorrncias associadas movimentao fsica do documento, e encerra-se apenas quando o documento completar seu tempo de arquivamento necessrio para fins legais ou gerenciais, podendo ento ser objeto de custdia permanente, ou eliminao, pelo Arquivo Central/ SIARQ. Artigo 4 - Participam do Sistema de Protocolo da UNICAMP, na condio de agentes diretos de sua operao: a) O Protocolo Central, subordinado ao Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP (AC/SIARQ), b) O Protocolo de cada Unidade, c) O recebimento, controle e expedio de documentos especficos de rgos das Unidades, d) O recebimento, controle e expedio de documentos especficos de convnios, e) A Coordenadoria do Sistema de Arquivos da UNICAMP - SIARQ.

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3. COMO ORGANIZAR ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS

11 3.1 Estrutura Bsica Necessria Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o arquivo necessita de uma estrutura bsica que pode ser composto dos seguintes elementos: Recursos Humanos Instalaes Fsicas Recursos Materiais

3.1.1 Recursos Humanos A responsabilidade da execuo das operaes de arquivo deve ser confiada a pessoal competente e responsvel para executar as operaes de: a) b) c) d) e) f) Selecionar documentos. Registrar documentos. Estabelecer o mtodo de classificao adequado. Ordenar documentos. Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado. Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado. g) Localizar documentos. h) Controlar a sada de documentos do arquivo. i) Transferir e descartar documentos.

Para desenvolver estas atividades, o (a) secretrio (a) deve possuir alguns requisitos indispensveis, dentre os quais destacamos: a) Estar a par de todas as atividades e interesses da Instituio e da sua rea de atuao. b) Conhecer as principais regras para classificar documentos. c) Conhecer abreviaturas importantes. d) Possuir habilidade para ler e destacar as funes (aes) principais dos documentos. e) Ser leal e discreto. f) Ser metdico. g) Possuir boa memria. 3.1.2 Instalaes Fsicas A instalao dos arquivos requer anlise dos seguintes aspectos: a) Iluminao: ampla, mas difusa, isto sem que tenha incidncia direta do sol. b) Arejamento: ventilao natural, constante e regulvel.

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c) Higienizao: limpo, bem cuidado. d) Disposio (lay out): espao livre para locomoo, fcil consulta e conservao dos documentos. 3.1.3 Recursos Materiais Mobilirio: ideal para os formatos e gneros dos documentos produzidos que economize espao, que permita arrumao racional dos documentos e que apresente capacidade de expanso, seguro e resistente. Acessrios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes. Observar tambm as etiquetas e projees procurando sempre que possvel a padronizao dos materiais.

13 3.2 Conceitos Bsicos Para que voc possa entender como planejar e como escolher o melhor mtodo ou sistema de organizao que atenda a instituio que voc trabalha, necessrio que se entenda o que so ARQUIVOS e DOCUMENTOS. 3.2.1 O que Arquivo? Voc j sabe, mas vamos tentar dar mais valor a essa palavra? O Dicionrio de Terminologia Arquivstica adota a seguinte definio: Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 5). Os conjuntos de atas de reunies da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatrios de atividades, mais os conjuntos de pronturios mdicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades. Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio. Ex.: Arquivo Central da UNICAMP Ex.: Arquivo Setorial da Faculdade de Educao E tem mais: ARQUIVO tambm conhecido como mvel ou armrio que guarda documentos (mas no vamos considerar essa definio nesse texto). 3.2.2 Tipos de Arquivos Baseados nas primeiras definies podemos dizer que existem vrios tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos e competncias das entidades que os produzem. Os Arquivos podem ser classificados: Segundo as entidades criadoras/mantenedoras Pblicos (federal, estadual, municipal) Privados - Institucional (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes, associaes). - Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).

14 Temos tambm os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos Mdicos, de Imprensa, de Engenharia, Literrios e que muitas vezes precisam ser organizados com tcnicas e com materiais especficos. So conhecidos como Arquivos Especializados. 3.2.3 Sistema de Arquivos Sistema de Arquivos: um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns. Exemplo: Sistema de Arquivos da UNICAMP 3.2.4 E Documento? a unidade constituda pela INFORMAO (elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE (material, base), produzida em decorrncia do cumprimento de uma ATIVIDADE, preservados para servir de prova, testemunho e pesquisa. O documento pode ser Simples (ofcio, relatrio, memorando, relao de remessa) ou Composto (Processo) 3.2.5 Natureza dos Documentos Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhec-los: 1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, fichas, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa, etc. 2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas.

15 Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma, etc. 3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas); textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, CD-ROM, etc). 4. Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Freqncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Relatrio de Atividades, Atestado de Matrcula, etc. 5. Suporte: material sobre o qual as informaes so registradas. 3.2.6 E Documento Arquivstico? a informao registrada independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. Elementos principais: a) Intrnsecos ou forma intelectual: Gnero Espcie/tipo Procedncia (entidade produtora) Data (Data crnica) Local (Data tpica) Local Autor Destinatrio Texto/contedo/assunto Ao ou ato Remetente Cargo de remetente Anotaes Assinatura

16 b) (Extrnsecos ou forma fsica) Idioma Cor Letra Selo Quantidade Forma Formato Logomarca Suporte Anexos 3.2.7 E Processo? Unidade documental em que se rene oficialmente documento de natureza diversa no decurso de uma ao administrativa ou judiciria, formando um conjunto materialmente indivisvel. interessante lembrar que o processo tambm pertence aos rgos e reas que desencadearam a ao que motivou sua criao e desenvolvimento, independentemente de serem os protocolos e arquivos setoriais ou central que coordenem sua gesto e tramitao. Ex.: Processo de concurso de livre docente, pertence ao departamento que o gerou; Processo de catlogo de cursos de graduao, pertence a coordenadoria de graduao correspondente.

3.2.8 Gesto de Documentos Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal n. 8.159, 1991, Art. 3). Todos as reas da universidade fazem gesto de documentos. O importante que a gesto seja feita sob orientao tcnica fundamentada em instrumentos aprovados pelo SIARQ. 3.2.9 Avaliao de Documentos Processo de anlise de arquivos visando a estabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhes forem atribudos. 3.2.10 Idade dos Arquivos Voc sabia que os Arquivos tambm tm ciclo de vida?

17 , e este contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato, ao ou fato que motivou a sua produo e da sua freqncia de uso. Essa fase se diz na Arquivologia que tem relao com a VIGNCIA do documento (a razo de ser do documento). Depois de destitudo dessa vigncia o documento pode ser guardado em funo da importncia das informaes nele contidas, para a histria da administrao ou mesmo para tomadas de decises pautadas nas aes do passado. Ento o ciclo pode ser categorizado em trs fases ou arquivos: Arquivo Corrente ou de Gesto tambm conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. So conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e freqncia de uso. So muito usados pela administrao. Arquivo Intermedirio tambm conhecido como de Segunda Idade ou Semi-Ativo. So Arquivos que aguardam em depsito de armazenamento temporrio, sua destinao final. Apresenta pequena freqncia de uso pela administrao. Arquivo Permanente tambm conhecido como de Terceira Idade ou Histrico. So os conjuntos documentais custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor. O acesso pblico. Ateno: Por descuido e desinformao, muitas vezes o Arquivo considerado morto ou inativo. Lembre-se: importante saber estes conceitos porque os mtodos de organizao em cada fase do ciclo podero sofrer algumas diferenas, devido freqncia de uso e mesmo pelo perfil do usurio.

18 3.3 Metodologia de Organizao Nessa apostila no trataremos da organizao de arquivo permanente, muito embora a organizao deste seja uma conseqncia natural da gesto dos arquivos anteriores. 3.3.1 Elaborao de Plano de Classificao interessante que a sua Unidade, rgo ou rea de trabalho tenha um plano de classificao para que voc possa guardar os documentos dentro dos dossis ou pastas certas. Classificao , portanto, a seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 16). Todas as Unidades possuem planos de classificao de documentos. Cada rea identifica suas pastas, caixas e etc. do modo como conhecem. Mas, interessante entender como a sistemtica para se montar um plano que facilite o trabalho de arquivamento, acesso e destinao dos documentos. Vamos apresentar um modelo denominado estrutural/funcional que se baseia nas estruturas e funes da instituio, pode ser utilizado por qualquer unidade da UNICAMP. Siga as etapas abaixo sugeridas: a) Identifique as atribuies e atividades da instituio e da rea em que voc trabalha Voc poder encontrar essas informaes pesquisando nos atos legais que so: Portarias, Deliberaes, Resolues, Regimento e Estatuto. Voc poder encontrar essas informaes tambm em Atas e/ou Relatrios da sua rea. Em ltimo caso, analise as atividades desenvolvidas e as descreva. b) Relacione e organize o que voc levantou Dica: aproveite e organize uma pasta com os atos relativos a implantao de sua Unidade, rgo ou rea, baseado nas informaes que voc conseguiu descrever. c) Identifique os tipos de documentos que so produzidos a partir do cumprimento das atividades identificadas Relacione-os abaixo das suas respectivas atividades que foram levantadas. Obs.: uma atividade pode gerar vrios documentos e um tipo de documento pode ser produzido em grande escala.

19 3.3.1.1 Montagem do Plano de Classificao a) Relacione as atividades da sua rea Exemplos: - Agendar pacientes para atendimento odontolgico. - Assessorar reunies da Diretoria. - Preparar minutas de correspondncias para Diretoria. - Controlar o inventrio patrimonial do rgo. - Registrar freqncia de funcionrios. - Proceder ao cadastro de funcionrios. - Controlar frias. - Solicitar materiais de consumo/almoxarifado. - Solicitar aquisio de materiais permanentes. - Administrar convnios e contratos. b) Classifique as atividades de acordo com as atribuies afins ou maiores (classes) ordenando-as em sub-classes: Voc pode dar uma numerao seqencial s classes e subclasses. Veja os Exemplos: At. 1 Assessorar Diretoria 1.1 Assessorar Reunies da Diretoria (pautas, atas) 1.2 Elaborar/Minutas de Correspondncias Notao/Pastas - 1. Asses. Diretoria 1.1 Reunies/Diretoria 1.2 Correspondncias/Convocaes At.2 Inventariar Bens Patrimoniais 1.1 Inventariar Mveis (inventrios, correspondncias) 1.2 Inventariar Equipamentos (inventrios, manuais) 1.3 Inventariar Instalaes/Prdio (codificao e plantas) At.3 Administrar Recursos Humanos 3.1 Cadastrar Pessoal (lista de necessidades, concursos) 3.2 Controlar Frias (escala, avisos de frias e recibos de frias) 3.3 Controlar Freqncia de Pessoal (papeletas, atestados) At. 4 Administrar Material/Suprimentos 4.1 Comprar Material/Consumo (solicitao de compra...) 4.2 Comprar Material/Permanente (solicitao de compra...) 4.3 Controlar Almoxarifado (lista de materiais...) At.5 Administrar Convnio 5.1 Projeto FAPESP (projeto, carta de outorga, relatrios...)

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At.6 Controlar Manuteno do Prdio (solicitao de pintura prdio...)

do

Ateno: O ideal que esse Plano seja elaborado em conjunto com todas as pessoas que vo utilizar e manter o Arquivo. importante que todos saibam como que o arquivo est organizado, para que o acesso seja facilitado.

c) Codificao do Plano de Classificao As pastas, caixas ou qualquer unidade de arquivamento que voc adotou podero ser identificadas com cdigos correspondentes da classificao: Nmero (ou cdigo da Classificao), ou Nmero e o Nome da Atividade, ou Nome da Atividade (pode ser abreviada) Ex.1 MATERIAL/SUPRIMENTOS Compra/Consumo 4. SUPRIMENTOS/MATERIAL 4.1 Compra/Mat. Consumo

Ex.2 Projeo 1

Voc poder ainda, alm desses elementos, escolher CORES para identificar as classes: Ex.: Amarelo - atividades administrativas Azul - atividades fim Ateno: Sempre identifique a pasta ou a caixa com a sigla da unidade e da rea ou sub-rea que os documentos pertencem, no canto superior esquerdo. Ex. FEM/DIR Secretaria de Eventos CSS/CECOM Serv. Atend. Mdico

Agora o critrio a ser adotado para a identificao das pastas deve levar em conta os usurios do arquivo. Quanto mais simples mais fcil de ser mantido e utilizado. Lembre-se: Perceba como a identificao das atividades fundamental. Qualquer um que consultar o seu arquivo vai verificar que existe uma coerncia entre os documentos e as atividades desempenhadas pela Unidade e/ou rgo.

21 d) Plano de Classificao de Funes e Atividades da UNICAMP O Arquivo Central/SIARQ est elaborando um Plano de Classificao de Funes e Atividades da Universidade a partir de estudos de atos legais que configuram sua estrutura organizacional e funcional tais como: Estatutos, Regimento, Deliberaes, Portarias. Deve ser validado pelos rgos administrativos e acadmicos centrais e Comisso Central de Avaliao de Documentos. O objetivo principal o de dotar as unidades e rgos de um nico instrumento de classificao de atividades que facilite a organizao, o acesso e a interpretao do contexto em que os documentos foram gerados, alm, de tornar mais eficiente a coordenao e a gesto de documentos pelo SIARQ. Exemplos: 1.03.00.00 GESTO DE RECURSOS HUMANOS 1.03.01.00 Execuo de polticas de recursos humanos 1.03.01.01 Elaborao de manuais de procedimentos 1.03.02.00 Seleo e desenvolvimento de recursos humanos 1.03.02.01 Recrutamento, seleo e mobilidade de pessoal 1.03.02.02 Capacitao e aperfeioamento funcional 1.03.02.03 Transferncias 1.04.00.00 GESTO DE BENS DE CONSUMO E PATRIMONIAIS 1.04.01.00 Controle de Aquisio e de Servios 1.04.01.01 Aquisio de materiais e de servios por Licitao 1.04.01.02 Aquisio de materiais e de servios com Dispensa de Licitao 1.04.01.03 Aquisio de materiais por importao 1.04.01.04 Contratao de servios

3.4 Rotinas de Arquivamento Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossis e mveis correspondentes, os funcionrios do arquivo devero obedecer a uma seqncia de etapas: 3.4.1 Conferncia: consiste na verificao de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar ao arquivo por diversos motivos: a) b) c) d) para arquivamento; para solicitar informao; para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro etc.; em obedincia a uma rotina.

importante que o funcionrio ao fazer esta conferncia, verifique se os documentos possuem autorizao para serem arquivados (Ok, arquive-

22 se) e se a ao nele contida j foi cumprida e encerrada. Verificar o ltimo despacho. Nesta conferncia tambm ser examinado se os documentos possuem anexos e se esses esto no documento. Aqueles que se encontrarem irregulares devero retornar ao setor de origem, ou se for do seu conhecimento complet-lo. 3.4.2 Leitura: cada documento deve ser lido cuidadosamente a fim de verificar o seu contedo e sob que classificao dever ser arquivado. (se j existe pasta ou se h necessidade de abrir nova). 3.4.3 Seleo: selecionar o material que ser realmente arquivado, daquele que poder ser descartado imediatamente, sem prejuzo para a instituio (como cpias, comunicados passageiros). Lembre-se: A manuteno de um arquivo dispendiosa e ocupa muito espao, portanto este trabalho de seleo requer conhecimento, critrio e cuidado, para no deixar de arquivar o que necessrio, nem entulhar o arquivo de papis desnecessrios. Ateno: o responsvel pela seleo deve conhecer as exigncias e valores que determinam a conservao de documentos, tanto por lei como por necessidade do servio e da preservao da memria do rgo. Exemplos: A sua rea assessora administrativamente a diretoria do rgo e recebeu do: IMECC Cartazes, folders e convites ao diretor para participar de um evento. Destinao possvel dos documentos: Afixar os cartazes e distribuir os folders: Eliminar quando tiver ocorrido o evento. Convites ao diretor: Arquivar juntamente com a resposta do diretor na pasta (Eventos/Convites - sempre em ordem cronolgica).

Caso o Diretor faa parte do Evento como organizador ou conferencista arquivar em pasta: (Diretoria/Eventos/Participao juntamente com o folder e o texto apresentado). Caso tiver relao, ou seja, promovido pela Unidade montar dossis que podero ser dispostos em ordem alfabtica do ttulo do evento ou em ordem cronolgica de suas realizaes. Dentro das gavetas do arquivo, as pastas seriam assim dispostas:

23 Ordem alfabtica dos eventos: Congresso Brasileiro de Energia (3) 20 a 26-06-80 Congresso Latino Americano de Lingstica (1) 20 a 26-02-74 Congresso Paulista de Educao Fsica (9) 22 a 27-03-94

Ordem cronolgica do evento: 20 a 26-02-74 20 a 26-06-80 22 a 27-03-94 1 Congresso Latino Americano de Lingstica 3 Congresso Brasileiro de Energia 9Congresso Paulista de Educao Fsica

3.4.4 Datar: marcar a data de entrada do documento no arquivo. 3.4.5 Registro: registrar diariamente, em um livro (ou outro sistema) os documentos que daro entrada no arquivo ou no expediente. Colocar a data de entrada, origem, n do documento/ano, espcie documental, assunto, local de arquivo (classificao), observaes. Isso possibilitar estabelecer uma estatstica diria de arquivamentos efetuados, e facilitar a busca. Ver modelo de controle de entrada de documento no arquivo e tambm modelo de controle de retirada e devoluo de documento nas pginas 46 e 47. Obs.: Se o seu setor tambm cuidar do expediente da rea fazer esse registro quando o documento entrar na rea ou quando se expedido. Assim sendo, coloque todas as informaes necessrias e no campo de localizao preencha para onde ele foi encaminhado.

3.4.6 Classificao: Determinar como ser arquivado o documento, de acordo com o mtodo e a classificao adotado pela organizao. Escrever a lpis no documento onde dever ser arquivado. Para que os documentos pblicos de uso dirio estejam conservados de maneira ordenada e acessvel necessrio que os mesmos estejam bem arquivados e bem classificados. Lembre-se: analisar o tipo do documento, a atividade que o gerou, a sua procedncia e a data. Ex.1: Procedncia: Gabinete do Reitor Comunicado estabelecendo normas para contratao de pessoal para arquivos. Pasta: Diretoria / RH / ATOS GR (podero entrar Portarias e demais atos do Reitor relativos a RH). Ex.2: Procedncia: Diretoria

24 Cpia de ofcio do diretor solicitando auxlio de determinada rea, para elaborar o projeto que est em anexo. Pasta: Diretoria / PROJETO (acondicionar as cpias do ofcio e do projeto, depois arquivar tudo o que estiver relacionado ao projeto nesta pasta). Se necessrio abrir outra sub-classe (nova Pasta) dentro dessa. Ex.: Diretoria / PROJETO / PRESTAO DE CONTAS Dica: Caso voc tenha um Caderno ou sistema eletrnico para registrar os ofcios expedidos, indique em um campo especfico a pasta em que foi arquivada a cpia. Ex.3: Memorando ao ESTEC solicitando conserto de torneira. O que o conserto de torneira seno uma das atividades de Manuteno do Prdio. Ento voc poder arquivar em uma Pasta: MANUTENO PRDIO (guardando todos os documentos que nascerem em funo da manuteno, independente do assunto: conserto de torneira, pintura, telhado, etc.). Se houver necessidade, dado o volume de documentos acumulados, pode-se abrir sub-classe (nova pasta) para a atividade. Ex.: MANUTENO EQUIPAMENTOS / MICROCOMPUTADORES 3.4.7 Ordenao: disposio dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo. A escolha da forma de ordenao depende muito da natureza dos documentos. Vejam os mtodos bsicos: Ordenao Alfabtica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a seqncia das letras do alfabeto. Pode ser classificada em enciclopdico e dicionrio quando se trata de assuntos. Ordenao Cronolgica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a sucesso temporal. Ordenao Geogrfica: disposio de acordo com as unidades territoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros e outras). Ordenao Temtica: disposio de acordo com temas ou assuntos. Ordenao Numrica: disposio de acordo com a seqncia numrica atribuda aos documentos. Depende de um ndice auxiliar para busca de dados. Ex.: Na pasta MANUTENO PRDIO voc poder arquivar os documentos em ordem cronolgica, assim sendo teramos: primeiro o

25 Memorando pedindo o conserto, depois a resposta do ESTEC solicitando a compra de torneira nova, em seguida a Informao de que j foi adquirida a torneira, e por ltimo a Informao do ESTEC que o servio foi concludo. importante no Arquivo que os documentos de uma mesma funo sejam guardados juntos, para que se perceba como comeou a ao e como terminou, formando assim os dossis de fcil compreenso para quem pesquisa. 3.4.8 Arquivamento: guarde os documentos dentro das pastas e das caixas j contidas no setor ou monte-as de acordo com o plano de classificao. Nesse ltimo caso faa as etiquetas indicando o cdigo da atividade correspondente. No se esquea de anotar no canto superior esquerdo da pasta os cdigos da Unidade/rgo/rea respectivos. 3.4.9 Emprstimo de Documentos: para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e para garantir a integridade do mesmo, interessante que se adote um sistema de controle de emprstimo de documentos. Voc pode criar um formulrio de Requisio de Documentos com os seguintes dados: a) Identificao do documento. b) Classificao ou pasta a qual ele pertence. c) O nome do requisitante e o setor. d) Assinatura e datas de emprstimo e devoluo.

Lembre-se: O arquivamento correto e a localizao imediata dos documentos, depende, em grande parte, da preciso e cuidado com que so executadas cada uma dessas operaes.

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4.Eliminao e Preservao de Documentos

27 4.1 Plano de Destinao de Documentos Para eliminar e/ou preservar documentos arquivsticos a Unidade ou rgo deve seguir o manual de avaliao de documentos do qual consta o Plano de Classificao. O Plano de destinao: o conjunto de instrumentos que permitem, em decorrncia do processo de avaliao documental, que se encaminhem os documentos para a guarda temporria ou definitiva, bem como para eliminao. Constam ainda do Plano as Instrues e os formulrios para os procedimentos de eliminao, transferncia e recolhimento, acompanhados das tabelas de temporalidade e respectivos manuais de aplicao. O Arquivo Central/SIARQ tem estes formulrios e normas de apoio no endereo: http://www.siarq.unicamp.br/siarq/index.php?option=com_content&view=article&id =114&Itemid=43. Porm todas as instrues para os procedimentos de eliminao, transferncia e recolhimento constam do manual de avaliao disponvel no endereo: http://www.siarq.unicamp.br/siarq/images/siarq/avaliacao_de_documentos/manual _de_avaliacao_de_documentos.pdf 4.1.1 Tabelas de Temporalidade de Documentos O mais importante instrumento de destinao de documentos a Tabela de Temporalidade Documentos, "Instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que determina prazos para transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de documentos.(CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 72). O Arquivo Central/SIARQ da UNICAMP, de acordo com a Deliberao A-8/95, o rgo que tem a atribuio de assessorar a elaborao dessas tabelas. Na UNICAMP essa tabela elaborada por Comisses Setoriais constitudas nas Unidades e rgos, consolidada e aprovada pela Comisso Central de Avaliao de Documentos que avalia aspectos legais, jurdicos, administrativos e histricos dos documentos. Essas normas so publicadas em Dirio Oficial do Estado e passam a vigorar 30 dias aps a publicao. So instrumentos de destinao que contemplam prazos de guarda de documentos, aprovados pela Comisso Central de Avaliao de Documentos/SIARQ. Foram elaboradas originalmente pelas Comisses Setoriais de Arquivos das Unidades, portanto somente podero ser utilizadas no mbito das prprias Unidades que as aprovou. Objetivo: estabelecer normas para destinao de documentos. mbito de aplicao: todas as Unidades/rgos da UNICAMP. Abrangncia documental: todas as espcies documentais.

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4.1.1.1 As Tabelas instrues de uso, disponveis para consulta e aplicao so: Tabela de Temporalidade da Procuradoria Geral- as Tabelas de Temporalidade de Documentos da Procuradoria Geral contm sries de documentos relativas s normas e legislaes da Universidade. Tabela de Temporalidade do Gabinete do Reitor- as Tabelas de Temporalidade de Documentos do Gabinete do Reitor contm sries de documentos relativas s atividades da Administrao Superior da Universidade. Tabela de Temporalidade dos Institutos e Faculdades- as Tabelas de Temporalidade de Documentos dos Institutos e Faculdades (Srie: Unidades de Ensino e Pesquisa) foram elaboradas num esforo conjunto do Sistema de Arquivos da UNICAMP: equipe tcnica do Arquivo Central, Comisso Central de Avaliao de Documentos, Comisses Setoriais de Arquivos e Dirigentes de Unidades. Manual para Aplicao das Tabelas de Temporalidade de Documentos dos Institutos e das Faculdades: instrues para aplicao de Tabelas de Temporalidade de Documentos dos Institutos e Faculdades elaboradas pelas Comisses Setoriais de Arquivos (CSArq) de Unidades e aprovadas pela Comisso Central de Avaliao de Documentos (CCAD). Tabela de Sries Gerais contm sries de documentos relativas s atividades administrativas comuns a todas as Unidades. Foi elaborada pelo Arquivo Central/SIARQ durante a avaliao dos documentos da DGA Diretoria Geral da Administrao. Pode ser utilizada pelas Comisses Setoriais de Arquivos para elaborao de Tabelas de Temporalidade referentes s reas e atividades afins. Diretoria Acadmica (DAC) - contm sries de documentos relativas s normas e ao registro e controle acadmico dos alunos de Graduao e de Ps-Graduao. Diretoria Geral da Administrao (DGA) - abrange todas as atividades da Unidade (Coordenao; Finanas/Oramento, Registros Contbeis, Suprimentos, Controle Patrimonial e Prestao de Servios Especializados de Marcenaria, Grfica eTransporte). 4.1.1.2 Atualizao das Tabelas de Temporalidade As Tabelas devero ser atualizadas, anualmente, ou de acordo com as necessidades das Unidades. Durante a sua aplicao podem aparecer documentos e atividades que no foram informados nas Tabelas, siga os procedimentos:

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a) indique, mo, a competncia/atividade na Tabela da correspondente, sugerindo prazo de arquivamento e destinao;

rea

b) preencha todos os campos da Pr-Tabela de Temporalidade de Documentos e encaminhe ao Arquivo Central/SIARQ para incorporao e apreciao da Comisso Central de Documentos; c) As Tabelas atualizadas e aprovadas sero publicadas e encaminhadas s Unidades.

4.1.2 Eliminao de Documentos Ao eliminar conjuntos de documentos a Unidade deve entrar em contato com o Arquivo Central/SIARQ para, conjuntamente, avaliar os aspectos jurdicos, legais e administrativos que envolvem a documentao e definir se deve proceder a eliminao. 4.1.2.1 Relao de Eliminao de Documentos Havendo aprovao para a eliminao obrigatrio a elaborao da Relao de Eliminao de Documentos, com todas as assinaturas exigidas. Os documentos devem ser destrudos por fragmentao. 4.1.2.2 Perodos Histricos A equipe do Arquivo Permanente do SIARQ elaborou um quadro de perodos Histricos para os Arquivos dos Institutos e Faculdades, levando em conta as datas de criao das unidades e de seu desenvolvimento inicial. Deve ser utilizado por ocasio de se eliminar e recolher documentos guarda permanente. http://www.siarq.unicamp.br/siarq/images/siarq/arquivos_setoriais/quadro_periodo _historico.pdf 4.1.3 Transferncia de Documentos a) Guarda Permanente O Arquivo Central/SIARQ tem a responsabilidade de guardar em definitivo a documentao de carter histrico da Universidade, portanto, os documentos decorrentes da avaliao promovida nas Unidades, devem ser recolhidos ao Arquivo Central/SIARQ atravs do: 4.1.3.1 Formulrio Relao de Destinao de Documentos. Este deve ser preenchido em duas vias, sendo que uma permanecer no Arquivo Central e a outra ser arquivada na Unidade/rgo/rea produtor.

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b) Guarda Temporria As Unidades geralmente possuem depsitos que centralizam o armazenamento de documentos das suas vrias reas. Para o arquivo ativo encaminhar os documentos que j esto destitudos de valor administrativo ou cujas aes j se encerraram, poder utilizar o Formulrio Relao de Destinao de Documentos. Este deve ser preenchido em duas vias: sendo uma entregue para o responsvel pelo depsito e a outra dever ficar arquivada na rea produtora dos documentos e que servir como instrumento de busca.

4.2 Recomendao para Preservao de Documentos Medidas de conservao que visam preservar os documentos e em conseqncia as informaes geradas pelas unidades necessrias ao cumprimento de suas atribuies devem ser observadas durante a produo, trmite e arquivamento corrente e intermedirio. Recomenda-se: a) b) c) d) No dobrar o papel. No expor documentos luz solar. No rabiscar os documentos. Evitar o uso de fita adesiva ou gomada de qualquer espcie, pois as resinas empregadas se alteram e podem provocar manchas de difcil remoo. Evitar utilizar materiais oxidantes como: (clipes metlicos, grampos), devido s marcas irreversveis que causam no documento, e tambm os elsticos que podem danificar os documentos. No perfurar os documentos desnecessariamente. Manter as mos sempre limpas. No comer e beber prximo a documentos. No use saliva para passar pginas de documentos. Tomar cuidado ao transportar documentos. No apoiar os cotovelos sobre os documentos.

e)

f) g) h) i) j) k)

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5. Documentos Digitais

32 5.1 Conceitos De acordo com o Glossrio de Documentos Arquivsticos Digitais elaborado pela Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos, seguem as seguintes definies: Documento Digital 1. Unidade de registro de informaes, codificada por meio de dgitos binrios. 2. Documento em meio eletrnico, com um formato digital, processado por computador. Documento Arquivstico Digital Documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. So exemplos de documentos arquivsticos digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertrio de diversidade crescente. Documento arquivstico processado por um computador. 5.2 Tipos Caractersticos de Documentos Digitais Correspondncia Eletrnica (e-mail): um documento arquivstico, desde que contenha informaes produzidas ou recebidas no decorrer das atividades da instituio, ou seja, informaes que se constituem em fontes de prova dessas atividades. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos) Pginas de um Website: so documentos arquivsticos na medida em que tais pginas se constituem em documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades da instituio que as criou e, portanto, servem como fonte de prova dessas atividades. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos) Documento Arquivstico Eletrnico Original: o primeiro documento completo e efetivo. Para um documento ser original, ele deve ser completo, isto , sua forma deve ser aquela pretendida pelo seu autor e/ou pelo sistema jurdico; primitivo, isto , deve ser o primeiro a ser produzido de forma completa; e efetivo, isto , deve ser capaz de alcanar os efeitos para os quais foi produzido (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos). Exemplos: Boletim de notas e freqncia de alunos de graduao emitido pelas Unidades pelo Sistema Acadmico; Aviso de Frias emitido pelo Sistema de RH.

33 5.3 Qualidade de Original Documento transmitido eletronicamente No ambiente eletrnico a qualidade de original dada de acordo com a rota do documento dentro do sistema eletrnico de gesto arquivstica. Quando um documento transmitido eletronicamente, o original aquele que recebido. Isto porque a transmisso acrescenta metadados (informaes necessrias para dar significado aos dados armazenados num sistema de computador, dado sobre o dado) que o tornam mais completo e capaz de gerar conseqncias. Neste caso, o documento armazenado pelo remetente considerado uma cpia. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos) Documento digitado e depois impresso O original depende do contexto em que se d a produo do documento. Se o documento digitado assinado, tramita e arquivado em papel, este ser considerado original. Neste caso, o documento armazenado no computador uma cpia que deve ser eliminada. Se, ao contrrio, o documento digitado assinado, tramita e arquivado eletronicamente, este ser considerado original. Neste caso, a impresso em papel eventual e o documento da resultante considerado uma cpia. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos) 5.4 Digitalizao Processo de converso de um documento convencional para o formato digital ou processo de converso de imagens e sons de cdigo analgico para cdigo digital por meio de dispositivo apropriado como uma scanner. Ateno: ao adotar medidas de digitalizao de acervos arquivsticos de sua Unidade ou rgo, no eliminar os documentos convencionais (papel, fitas cassete, VHS, etc.) sem antes, obter autorizao da Comisso Setorial de Arquivos de sua Unidade (Diretoria) ou a Comisso Central de Avaliao de Documentos do SIARQ.

5.5 Sistema eletrnico de gesto arquivstica de documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caractersticos do sistema de gesto de documentos arquivsticos processado eletronicamente e aplicvel em ambientes eletrnicos digitais ou em ambientes hbridos, isto , documentos eletrnicos e convencionais ao mesmo tempo. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos) Exemplo: Sistema de Protocolo da UNICAMP permite o registro, o controle do trmite, do arquivamento, da avaliao e acesso de processos;

34 5.6 Recomendaes Conservao e Preservao de Informaes em Documentos Digitais Recomenda-se: a) Imprimir os documentos gerados em meio eletrnico, que contenham informaes importantes para e sobre a Unidade e mant-los em arquivo. b) Documentos armazenados somente em meio eletrnico devem possuir uma cpia em um CD ou pen-drive para facilitar o acesso aos documentos em caso de alguma eventualidade. c) Evitar deixar DVD, CD-ROM, prximos a campos magnticos. d) Devido fragilidade do suporte e a obsolescncia tecnolgica, procure migrar as informaes de um suporte menos atualizado para um suporte mais atualizado: ex. fitas de vdeo para DVD, fitas cassete para CD. e) Tomar cuidado no manuseio das mdias digitais especialmente com os CDs que podem riscar comprometendo a inteligibilidade das informaes ali registradas.

Eliminaes de documentos digitais: as regras para a formalizao de eliminaes de documentos digitais so as mesmas adotadas nos planos de destinao de documentos aprovadas pela CCAD/SIARQ.

35 6. Referncias ARQUIVO NACIONAL. Conselho Nacional de Arquivos. Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm > Acesso em: 13 out. 2011. CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Dicionrio de Terminologia Arquivstica So Paulo: AAB/Ncleo Regional de So Paulo/Departamento de Museus e Arquivos, 1996. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 1986. RONDINELLI, Rosely Cury. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos: uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea. Rio de Janeiro: FGV, 2002. SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNICAMP. SIARQ - Arquivo Central do Sistema de Arquivos. Disponvel em: < http://www.unicamp.br/siarq > Acesso: 13 out. 2011.

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7. Anexos

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Anexo1
INSTRUES NORMATIVAS PARA ARQUIVOS E PROTOCOLOS DA UNICAMP Instruo Normativa SIARQ N 012/2011, SIARQ N 013/2011, SIARQ N 014/2011 Objetivo: estabelecer procedimentos para encerramento, arquivamento de processo e expediente protocolado. mbito de aplicao: todas as Unidades/rgos da UNICAMP. Abrangncia documental: processos e expedientes. reativao e

Consideraes: O Encerramento constitui ato formal, expresso atravs de despacho, que deve ocorrer quando tiverem sido tomadas e registradas todas as decises e providncias pertinentes a Ao/Assunto de um E/P (Expediente ou de um Processo) - considerando, evidentemente, a documentao at ento disponvel. O despacho de Encerramento extremamente necessrio, pois a partir dele que se define: a) - O arquivamento final do Expediente ou Processo. b) - A contagem da quantidade de anos de arquivamento, para o posterior descarte (fragmentao dos documentos) ou seleo para arquivamento histrico e permanente. _____________________________________________________________ Instruo Tcnica SIARQ N 001/99 Objetivo: estabelecer procedimento para microfilmagem de documentos na UNICAMP. mbito de aplicao: todas as Unidades/rgos da UNICAMP. Abrangncia documental: documentos textuais. Conceito: Microfilmagem: Produo de imagens fotogrficas de um documento, em tamanho altamente reduzido (filmes, microfichas etc). Procedimentos: Identificada a necessidade de se microfilmar documentos oficiais da Unidade/rgo, convocar o Arquivo Central do Sistema de Arquivos AC/ SIARQ para que proceda a anlise tcnica sobre a documentao e a empresa

38 de microfilmagem, a ser contratada, cabendo a Unidade/rgo contratar os servios de terceiros para a prestao da microfilmagem. http://www.siarq.unicamp.br/siarq/images/siarq/arquivos_setoriais/InstTec001.p df

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Anexo 2 Relao de links de apoio

Recomendaes aos Arquivos Setoriais (Formulrios e Normas) Dispe de instrues, recomendaes, formulrios, tabelas de temporalidade e documentos de apoio. <http://www.siarq.unicamp.br/siarq/index.php?option=com_content&view=article&i d=114&Itemid=43 > Acesso em: 14 out. 2011 Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991 - Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. <http://www6.senado.gov.br/legislacao/ListaTextoIntegral.action?id=112053> Acesso em: 14 out. 2011. Deliberao CONSU A-8/95 - Reformula o Sistema de Arquivos da UNICAMP. <http://www.siarq.unicamp.br/siarq/images/siarq/sistema_de_arquivos/deliberacao _a8_95.pdf> Acesso em: 14 out. 2011.

Portaria GR 105/93 - Baixa normas relativas ao Sistema de Protocolo da UNICAMP com processamento automatizado. <http://www.pg.UNICAMP.br/portarias/1993/INDNUM93.htm> Acesso em: 14 out. 2011. Instruo Normativa SIARQ N- 012/2011, N- 013/2011, N - 014/2011 - Encerramento, reativao e arquivamento de Processo e Expediente (E/P). <http://www.siarq.unicamp.br/siarq/images/siarq/protocolos_e_arquivos/manual _protocolo_expediente.pdf > Acesso em: 14 out. 2011 Instruo Tcnica AC/SIARQ/ N 001/99 - Para microfilmagem de documentos na UNICAMP <http://www.siarq.unicamp.br/siarq/images/siarq/arquivos_setoriais/InstTec001.pdf > Acesso em: 14 out. 2011 Portaria GR - 104/03 - Constitui o grupo de trabalho para a padronizao de procedimentos tcnicos para preservao e acesso de documentos arquivsticos eletrnicos da UNICAMP < http://www.pg.unicamp.br/mostra_norma.php?id_norma=1522> Acesso em: 14 out. 2011 Tabela de Temporalidade da Procuradoria Geral - As Tabelas de Temporalidade de Documentos da Procuradoria Geral contm sries de documentos relativas s normas e legislaes da Universidade <http://www.pg.unicamp.br/mostra_norma.php?consolidada=undefined&id_norma =686> Acesso em: 14 out. 2011

40 Tabela de Temporalidade do Gabinete do Reitor - As Tabelas de Temporalidade de Documentos do Gabinete do Reitor contm sries de documentos relativas s atividades da Administrao Superior da Universidade <http://www.pg.unicamp.br/mostra_norma.php?consolidada=undefined&id_norma =1262> Acesso em 14 out. 2011 Tabela de Temporalidade dos Institutos e Faculdades - As Tabelas de Temporalidade de Documentos dos Institutos e Faculdades (Srie: Unidades de Ensino e Pesquisa) foram elaboradas num esforo conjunto do Sistema de Arquivos da UNICAMP: equipe tcnica do Arquivo Central, Comisso Central de Avaliao de Documentos, Comisses Setoriais de Arquivos e Dirigentes de Unidades <http://www.pg.unicamp.br/mostra_norma.php?consolidada=undefined&id_norma =1301> Acesso em 14 out. 2011 Tabela de Sries Gerais - Contm sries de documentos relativas s atividades administrativas comuns a todas as Unidades. Foi elaborada pelo Arquivo Central/SIARQ durante a avaliao dos documentos da DGA - Diretoria Geral da Administrao. Pode ser utilizada pelas Comisses Setoriais de Arquivos (CSArq) para elaborao de Tabelas de Temporalidade referentes a reas e atividades afins. REDE SIARQ, \\siarq01\Avaliao Documental\DGA\DGA-96. Acesso em: 14 out. 2011 Diretoria Acadmica (DAC) - Contm sries de documentos relativas s normas e ao registro e controle acadmico dos alunos de Graduao e de Ps-Graduao <http://www.pg.unicamp.br/mostra_norma.php?consolidada=undefined&id_norma =1261> Acesso em: 14 out. 2011. Diretoria Geral da Administrao (DGA) - Abrange todas as atividades da Unidade (Coordenao; Finanas/Oramento, Registros Contbeis, Suprimentos, Controle Patrimonial e Prestao de Servios Especializados de Marcenaria, Grfica e Transporte). <http://www.pg.unicamp.br/mostra_norma.php?consolidada=undefined&id_norma =715> Acesso em: 14 out. 2011.

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Anexo 3 Regras de Alfabetao

O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao. 1 Nos nomes de pessoas fsicas considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Joo Barbosa Pedro lvares Cabral Paulo Santos Maria Lusa Vasconcelos Arquivam-se: Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Lusa Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece ordem alfabtica do prenome Exemplo: Anbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vtor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Anbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vtor 2 Os sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor 3 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos So Paulo

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Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano So Paulo, Carlos 4 As iniciais abreviadas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira Jos Vieira Arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira, Jos 5 Os artigos e preposies tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9). Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia da Cmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de dAndrade, Ricardo Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do 6 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mais no so considerados na ordenao alfabtica. Exemplo: Antnio Almeida Filho Paulo Ribeiro Jnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio Ribeiro Jnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique Obs. Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de distino. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge

43 Abreu Neto, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge 7 Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Ministro Milton Campos Professor Andr Ferreira General Paulo Pereira Dr. Paulo Teixeira Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, Andr (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Doutor) 8 Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n. 10 e 11). Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Mller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Mller, Paul Schmidt, Jorge 9 As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome, quando escritas com letra maiscula. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon OBrien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles Mac Adam, John OBrien, Gordon 10 Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da famlia do pai. Exemplo: Jos de Oviedo y Baos Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero

44 Antonio de los Ros Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco de Ros, Antonio de los

11 Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Al Ben-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Ben-Hur Li Yutang 12 Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm para fins de ordenao, os artigos e preposies que se constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel lvaro Ramos & Cia. Fundao Getlio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundao Getulio Vargas Library of Congress (The) 13 Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3. Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3.)

45 Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras Exemplo: Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior Jos Flix Alves Pacheco Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos: Peregrino Jnior, Jos Flix Pacheco, Jos Colocam-se remissivas em: Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha Pacheco, Jos Flix Alves

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Modelo de Controle de Entrada de Documento no Arquivo

Ano de Referncia_______
Data de Entrada Origem N do documento /Ano Espcie documental Assunto Local de arquivo Observaes (classificao)

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Modelo de Controle de Retirada e Devoluo de Documentos

Ano de Referncia_______
Nome do Local de Documento Arquivamento Data de Retirada Data prevista de entrega Nome do Retirante Assinatura