CONCEPTOS BASICOS DE ACCESS

PRESENTADO POR CESAR ANDRES MORALES HINCAPIE CODIGO: 14474751

2013 TECNOLOGIA EN INFORMATICA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO BUENAVENTURA

CONCEPTOS BASICOS DE ACCESS

PRESENTADO POR CESAR ANDRES MORALES HINCAPIE CODIGO: 14474751

PROFESOR MARIO QUIONES

2013 TECNOLOGIA EN INFORMATICA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO BUENAVENTURA

CONTENIDO Introduccin Conceptos bsicos Qu es una base de datos? Partes de una base de datos Tablas Formularios Informes Consultas Macros Mdulos Partes principales del programa Crear una base de datos en blanco Tablas Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla Agregar nuevas tablas en vista hoja de datos Agregar nuevas tablas en vista diseo Tipos de Datos Propiedades de los campos Guardar una tabla Establecer o quitar la clave principal Qu es una clave principal? Definir la clave principal Quitar la clave principal Relaciones Tipos de relaciones de tabla Una relacin uno a varios Una relacin de varios a varios Una relacin uno a uno Tipos de combinacin Establecer el tipo de combinacin Integridad referencial Crear una relacin de tabla Eliminar una relacin Consultas Consulta de seleccin Crear una consulta mediante el asistente Agregar criterios a la consulta Formularios Crear un formulario mediante el Asistente Informes Crear un informe mediante el Asistente para informes

INTRODUCCIN

El programa Access de la suite de Office 2007 conserva gran parte de sus caractersticas y rendimiento como el programa ms utilizado para el manejo de bases de datos en el mercado de la computacin y la informtica, la presentacin en pantalla de los mens, barras de herramientas, botones, etc. y dems elementos que lo constituyen, s han tenido cambios significativos, pero siempre enfocados hacia el mayor rendimiento, desempeo y facilidad en su manejo por quienes lo utilizan para realizar tareas diversas en cualquier ambiente, sea est de trabajo o escolar.

MICROSOFT ACCESS Conceptos Generales 1. Las bases de datos Una base de datos es una aplicacin que permite organizar muchos tipos de informacin diferentes. Access presenta varias clases de objetos distintos y cada objeto se utiliza para realizar una funcin especfica: Tablas Las tablas se usan para almacenar listas de datos. Existen diferentes tablas para los distintos tipos de informacin que se presente. Formularios

Un formulario se utiliza para introducir/editar y observar los datos de una tabla. Por lo general un formulario muestra un solo registro a la vez.

Consultas Una consulta se usa generalmente para extraer y localizar datos dentro de una tabla.

Informes Un informe se utiliza para organizar los datos de una tabla dentro de un esquema en particular, para que pueda verse previamente o pueda imprimirse. Los informes se pueden crear para agrupar datos relacionados, y/o para calcular resultados.

2. Ventana de Access y de bases de datos Una vez que se inicia Microsoft Access 97, crea una nueva base de datos o abre una existente, aparece la ventana de la aplicacin conteniendo una ventana de la base de datos.

2.1. Abrir y guardar bases de datos Un archivo de una base de datos de Access es una estructura que agrupa objetos conjuntamente Estos objetos son las herramientas que se necesitan para guardar, ver, extraer y presentar datos en un formato adecuado, asimismo como para crear aplicaciones completas. La siguiente ilustracin muestra los varios tipos de objetos que pueden encontrarse en una base de datos.

PEDIDOS.MDB

Una tabla es un objeto que guarda Una consulta es un objeto listas de datos con que generalmente extrae un formato de filas y datos de una o ms tablas. columnas.

Un formulario es un objeto que permite que se vean, introduzcan y editen datos.

Un informe es un objeto que permite que los datos se presenten segn una estructura especfica

Una macro es un objeto que permite el trabajo con otros objetos de Access para automatizar funciones sin necesidad de que se usen cdigos de programacin

Un mdulo es un objeto que permite el trabajo con otros objetos de Access programndolos en Visual Basic

2.1.1. Abrir bases de datos Cuando se crea o se edita una bae de datos, sta debe guardarse en un disco con un nombre nico dentro de un directorio. Una base de datos guardada puede recuperarse posteriormente para trabajar con ella.

Los nombres de archivo pueden tener entre 1 y 255 caracteres de largo, incluyendo espacios. Los nombres de archivo no pueden contener ninguno de los siguientes caracteres: /:*"<> Por defecto, Access asigna la extensin .MDB de forma automtica al final de los nombres para las bases. Dependiendo de las opciones de vista elegidas en el Explorador de Windows, puede que la extensin de los archivos est o no visible.

Existen diferentes mtodos que permiten abrir o crear bases de datos, dependiendo si Access acaba o no de iniciarse; cuando lo hace por primera vez, aparece el siguiente cuadro de dilogo:

1- Selecciona Base de datos en blanco para crear todos los objetos de la base de datos en forma manual. 2- Selecciona Asistente para bases de datos para crear tablas, formularios, informes y otros objetos, siguiendo las indicaciones en pantalla. 3- Selecciona Abrir una base de datos existente para abrir una base de datos creada previamente. 4- Pulsa Aceptar. 2.1.2. Guardar bases de datos 1. Seleccione Archivo, Guardar Como 2. Escriba el nombre que desee para el objeto y elija Aceptar.

2.1.3. Cerrar un objeto 1. Seleccione Archivo, Cerrar. CREAR TABLAS 1. Asistente para tablas El Asistente para tablas es un ayudante electrnico que se utiliza para automatizar las tareas propias del diseo de una tabla. Existen diferentes diseos de tabla predefinidos que pueden utilizarse como se presentan o mortificarse segn sea necesario.

Se utiliza el siguiente procedimiento para crear una tabla usando el Asistente: 1. En la ventana de la base de datos, selecciona la ficha Tablas. 2. Selecciona el botn Nueva tabla aparece. 3. Selecciona Asistente para tabla y luego elija Aceptar. El cuadro de dilogo Asistente para tablas aparece.

4. Selecciona Siguiente para continuar. 5. Dale un nombre a la tabla y determina cmo se especificar la clave principal.

6. Selecciona Siguiente para continuar. 7. Seleccione el campo que contendr los datos nicos para la tabla.

8. Pulsa Siguiente para continuar. 9. Si es necesario, establece las relaciones entre las tablas y luego elige Siguiente para continuar. 10. Selecciona la opcin que desee que se realice una vez que se haya creado la tabla y luego elija Terminar. 1.1. Seleccionar campos Una vez que se haya seleccionado una tabla de muestra, la nueva tabla se disea en base a los campos de ejemplo. El Asistente para tablas tiende a incluir todos los campos posibles de manera que el diseo de la tabla puede aplicarse a una gran cantidad de aplicaciones. El usuario simplemente selecciona los campos necesarios o introduce nuevos.

1. Selecciona el campo para agregarlo a la lista Campos en la nueva tabla y luego pulsa el botn para agregar el campo seleccionado a la lista. 2. Selecciona el botn para agregar todos los campos a la lista Campos en la nueva tabla. Utiliza el siguiente procedimiento para modificar los nombres de campo en la lista Campos en la nueva tabla.

1. Selecciona el nombre de campo a mortificarse en la lista Campos en la nueva tabla. 2. Selecciona el botn Cambiar el nombre del campo. Aparecer el cuadro de dilogo Cambiar el nombre del campo aparece. 3. Introduce el nuevo nombre para el campo y luego elije Aceptar. El nombre del campo se modificar en la lista Campos en la nueva tabla. 1.2. Nombrar la tabla Access da un nombre predeterminado a las tablas. El usuario puede introducir un nombre alternativo para la misma que conste de 1 a 64 caracteres de longitud. Access ubica en forma automtica, la nueva tabla dentro de la base de datos seleccionada corrientemente. 1.3. Campo de clave principal Uno de los campos dentro de la base de datos debe ser designado como el campo de clave principal. El valor en el campo de clave principal debe ser nico para cada registro en la base de datos. Las ventajas de utilizar un campo de clave principal son: - Se previene duplicar valores dentro del campo de clave principal. Por ejemplo, si un campo Nmero de empleado se define como el campo principal, se evita que dos personas reciban accidentalmente el mismo Nmero de empleado. - Los registros de la tabla se muestran en el orden del campo de clave principal, y no en el orden en que fueron introducidos. Esto hace que los registros sean ms fciles de localizar. El usuario puede permitir que Access establezca el campo de clave principal en forma automtica, o que controle la seleccin de este campo eligiendo la opcin No, yo asignar la clave principal. 1.4. Tipo de datos nicos Si se eligi la opcin No, yo asignar la clave principal, aparece el cuadro de dilogo que se usa para establecer la clave principal.

Selecciona el nombre del campo que desees usar como el campo de clave principal; luego elige el tipo de datos que prefieras. Despus de que se hayan introducido las configuraciones deseadas para el campo de clave principal, selecciona Siguiente. 1.5. Completar la nueva tabla El cuadro de dilogo permite al usuario decidir qu accin tomar despus de que Access cree la tabla. 2. Modificar el diseo de una tabla 1. Selecciona el nombre de la tabla que desee en la ventana de la base de datos. 2. Haz Clic en el botn Diseo. 3. Modifica el diseo de la tabla como lo prefieras. 4. Cierra el diseo de la tabla guardando los cambios.

2.1. Tipos de datos A cada campo de una tabla se lee asigna un tipo de dato apropiado segn el tipo de informacin que se guarde en l. La informacin de la siguiente tabla muestra todos los tipos de datos disponibles con una breve descripcin: TIPO DE DATOS Texto DESCRIPCIN Es el tipo de dato dado por defecto para todos los campos nuevos. Los campos Texto pueden contener cualquier carcter incluyendo letras, nmeros y smbolos hasta un

Memo

Numrico

Fecha/Hora

Moneda

Contador

Si/No

Objetos OLE

mximo de 255 caracteres. Si fuera necesario un nmero mayor, se debera utilizar un campo Memo. Los campos Memo, semejantes a las campos Texto, pueden guardar cualquier carcter. Estos campos se utilizan para mantener notas o informacin adicional sobre un registro, por ejemplo comentarios o explicaciones. El tamao mximo para un campo memo es de 64.000 caracteres. Los campos Numrico se utilizan para almacenar nmeros a ser usados en clculos, con la excepcin de los que envuelvan dinero. Los nmeros se guardan con uno de cinco formatos fijos.- Byte cuyo valor est entre 0 y 255 sin decimales, ocupando 1 byte.- Entero cuyo valor est entre -32,768 y 32,767 sin decimales, ocupando 2 bytes.- Entero largo cuyo valor est entre -2,147,483,648 y 2,147,483,647 sin lugares decimales, ocupando 4 bytes.- Simple cuyo valor es de hasta 38 dgitos, con o sin decimales, ocupando 4 bytes.- Doble cuyo valor es de hasta 308 dgitos, con o sin decimales, ocupando 8 bytes. Los campos Fecha/Hora pueden contener solamente uno de los formatos disponibles para fechas y horas. Las fechas que se permiten son desde enero 1,100 a Diciembre 31,9999; Access controla los aos bisiestos segn corresponda. De manera semejante al campo Numrico, el campo Moneda utiliza un formato fijo especial con cuatro lugares decimales diseados para prevenir los errores al redondear nmeros. La moneda puede introducirse con un mximo de hasta 15 dgitos a la izquierda del lugar decimal y con un nmero especificado de lugares decimales, configurados en la propiedad Lugares decimales. Un contador es un valor numrico introducido automticamente por Access. La numeracin se inicia con el nmero 1 para el primer registro, e incrementa de a uno para cada registro subsiguiente. Este tipo de datos podra usarse como el campo de clave principal. Los campos lgicos en Access utilizan valores numricos: 1 para S y 0 para No. La propiedad Formato permite al usuario mostrar el campo como S/No, Verdadero/Falso, o Activado/Desactivado. Los campos de objetos OLE pueden contener un grfico o un objeto de otra aplicacin que soporte objetos OLE (Enlace e incrustacin de objetos)

Asistente para clculos

El Asistente para bsquedas crea columnas de bsqueda que muestra una lista de valores de la cual se puede seleccionar uno.

2.2. Propiedades de campo Cada campo cuenta con una serie de caractersticas que se denominan propiedades. Al seleccionar un campo en el diseo de una tabla se muestran ssus propiedades. Las que se describen a continuacin pueden cambiarse segn sea necesario para cada campo: PROPIEDADES Descripcin Tamao del campo Formato Lugares decimales USO La descripcin aparece al pie de la pantalla cuando se agregan o se modifican datos. La longitud mxima para la descripcin es de 255 caracteres. Los tamaos de campos deberan ajustarse al valor de campo que se espera que sea el mayor. El formato afecta la apariencia del campo. (Clic) para seleccionar de una lista de formatos predeterminados o para introducir un formato personalizado. Los lugares decimales que se utilizan para configurar el nmero de lugares decimales a la derecha de la coma decimal para los campos numrico o de moneda. Las mscaras de entrada refuerzan los datos de un campo. (Clic) para seleccionar de una lista de mscaras de entrada predefinidas o para introducir un formato personalizado.Introduzca > para convertir todas las letras a minsculas.Introduzca L para permitir solamente letras en la posicin indicada.- Introduzca 9 para permitir solamente dgitos en la posicin indicada. Los ttulos son la etiqueta predeterminada que aparece al lado de un campo que aparece en un formulario o informe. El valor predeterminado se introduce automticamente dentro de un campo cuando se crea un nuevo registro. El usuario puede aceptar el valor del campo o puede introducir uno nuevo. Una regla de validacin establecer una frmula que se usa para limitar los valores permitidos en un campo. El texto de validacin presenta un mensaje que aparece cuando se introduce un valor que no coincide con la regla de validacin para el campo que le corresponda. La propiedad Requerido determina si un campo puede

Mscara de entrada

Ttulo Valor predeterminado Regla de validacin Texto de validacin Requerido

Permitir longitud cero Indexado

dejarse o no en blanco. La propiedad Permitir longitud cero permite determinar si un campo Texto o Memo puede dejarse en blanco. Los ndices de campos simples se definen para acelerar las bsquedas y el orden de campos.

2.3. Crear un formulario nuevo En la mayora de los casos, cuando se cambia el diseo de una tabla ser necesario crear un nuevo formulario de manera tal que los nuevos elementos de diseo estn disponibles. Para crear un nuevo formulario, selecciona el nombre de la tabla que desees, (Clic) el botn Nuevo objeto y, luego elija Autoformulario. 3. Agregar registros Se pueden agregar registros a una tabla desde la vista Hoja de datos o desde la vista Formulario. 1. Abre la tabla o el formulario a ser usado para la entrada de datos. Se muestra la vista Hoja o Formularios. 2. Selecciona Registros, Entrada de datos Pulsa (Ctrl +) 3. Introduce los valores de campo para el registro como lo desees. 3.1. Valores que se repiten Los valores de campo a menudo se repiten de un registro a otro. Por ejemplo, cuando se agregan registros nuevos a una tabla Facturas cada factura puede contener la misma Fecha. Cuando se pulsa (Ctrl ' ) en cualquier campo, se repetir el valor del registro previo.

LOS DATOS DE LAS TABLAS 1. Ver datos En Access, los datos pueden verse en dos formas:

Vista Formulario Vista Hoja

Cuando los datos se muestran en la vista Formulario, slo se muestra un registro a la vez. Cuando se observan los datos de una tabla en la vista Hoja, los datos se muestran con un formato de filas y columnas. Access utiliza los trminos que aparecen a continuacin para describir los componentes de las tablas. 1.1. Abrir formularios

1. Selecciona la ficha Formularios en la ventana de la base de datos. 2. Selecciona el formulario que desee de la lista y haz clic en Abrir.

1.2. Abrir tablas. 1. Selecciona la ficha Tablas en la ventana de la base de datos

3. Selecciona la tabla de la lista y haga clic en el botn Abrir.

2. Movimiento dentro de vistas 2.1. Uso del Ratn Los botones de navegacin que se muestran al pie de la vista Hoja de datos o Formulario contienen las opciones para moverse de un registro a otro. Tambin se muestra la posicin del registro corriente y el nmero de registros de la tabla.

2.2. Ir a un registro especfico 1. Selecciona el nmero del Registro especfico. 2. Escribe el nmero del registro al que desee ir y pulsa Intro. La vista cambia para mostrar el registro especificado. 2.3. Uso del teclado Utiliza las teclas que se muestran a continuacin para moverte dentro de la tabla. TECLA { { { { } } } } SE MUEVE: 1 columna hacia la derecha 1 columna hacia la izquierda 1 fila hacia arriba 1 fila hacia abajo 1 ventana hacia arriba 1 ventana hacia abajo A la primera columna de la fila A la ltima columna de la fila A la ltima columna en la ltima fila.

{RePg} {AvPg} {Inicio} {Fin} {Ctrl Fin}

{Ctrl Inicio} A la primera columna en la primera fila

Utiliza las teclas que se muestran a continuacin para moverte dentro de un formulario. TECLA { } SE MUEVE: 1 campo hacia la derecha

{ { {

} } }

1 campo hacia la izquierda 1 campo hacia arriba 1 campo hacia abajo 1 registro hacia arriba 1 registro hacia abajo Al primer campo del formulario Al ltimo campo del formulario Al primer registro del formulario Al ltimo registro del formulario.

{RePg} {AvPg} {Inicio} {Fin} {Ctrl Inicio} {Ctrl Fin}

Nota: Las barras de desplazamiento vertical y horizontal tambin pueden utilizarse para cambiar la vista segn la direccin de las mismas.

3. Personalizar la vista Hoja de Datos La organizacin de una hoja de datos puede modificarse a travs de varias acciones: ajustando el tamao de sus columnas y filas; moviendo, ocultando o fijando columnas; y cambiando el tipo de letra con que se muestran los datos.

3.1. Seleccionar campos y registros Para modificar la vista Hoja de datos, se utilizan las siguientes tcnicas:

Para seleccionar una sola celda, haga clic dentro del borde izquierdo de la celda. El puntero de ratn toma la forma cuando est ubicado correctamente. Para seleccionar varias celdas, arrastralo a travs de las mismas, comenzando en el borde interior izquierdo de una celda. Para seleccionar una columna, haz clic en el selector del campo. El puntero del ratn toma la forma de flecha negra apuntando hacia abajo. Para seleccionar varias columnas, selecciona la primera y arrastra a travs de las dems hasta seleccionar el nmero de columnas que desees. Para seleccionar una fila, haz clic en el selector de registro. El puntero del ratn toma la forma cuando est ubicado correctamente. Para seleccionar varias filas, seleccione la primera y arrastre a travs de las dems hasta seleccionar el nmero de filas que desees. Para seleccionar la hoja por entero, haz clic en la esquina superior izquierda de la hoja.

3.2. Ajustar el tamao de columnas El ancho predeterminado de una columna es aproximadamente una pulgada. Este tamao puede ajustarse para que acomode diferentes anchos segn los campos. 1. Coloca el puntero del ratn sobre el borde derecho del campo en la columna que desee ajustar. El puntero del ratn toma la siguiente forma: 2. Arrastra el borde hasta llegar al lugar que desee y libere el botn del ratn. Otro camino a seguir sera el siguiente: 1. Selecciona la columna o columnas que desee ajustar de tamao. 2. Selecciona Formato, Ancho de Columna. El cuadro dilogo que aparece es el siguiente: Selecciona el cuadro de verificacin Ancho Estndar para ajustar el ancho de columna al tamao predeterminado

Selecciona Ajuste Perfecto, para permitir que Access ajuste el tamao de la columna o columnas a la entrada ms larga dentro de la misma.

3. Cuando termines, pulsa Aceptar. 3.3. Ajustar el tamao de filas Cuando se aumenta el alto de filas dentro de una hoja, se facilita la lectura. No es posible modificar el alto de una fila especfica. 1. Coloca el puntero del ratn sobre el borde de cualquier fila. El puntero del ratn toma la forma 2. Arrastra el borde de la fila hasta el lugar que desee y libere el botn del ratn. Todas las filas de la hoja ajustan su tamao. Otra posibilidad sera la siguiente:

1. Selecciona Formato, Alto de Fila. Aparece el siguiente cuadro dilogo. 2. Cuando finalices, pulsa Aceptar.

3.4. Mover columnas El diseo de una tabla determina el orden en el que aparecern los campos. Las columnas pueden moverse individualmente o en grupos.

1. Selecciona la columna o columnas que desee mover. 2. Coloca el puntero del ratn en el selector de campos de las columnas seleccionadas. 3. Arrastra la columna o columnas hasta la nueva ubicacin. 4. Libera el botn del ratn. 3.5. Ocultar y mostrar columnas

1. Selecciona Formato, Mostrar columnas. Aparece el cuadro de dilogo Mostrar columnas. 2. Haz clic en Cerrar. 3.6. Inmovilizar Columnas En la vista Hoja de datos, existen, por lo general, ms columnas de las que pueden verse en una ventana al mismo tiempo. Cuando se inmovilizan columnas en esta vista, se permite que los campos de la parte izquierda de la hoja permanezcan visibles mientras se estn viendo los de la derecha. 1. Selecciona la o las columnas a la izquierda de las que quieras inmovilizar en la hoja. 2. Seleccione Formato, Inmovilizar columnas. Cuando te desplace hacia la derecha de la hoja de datos, la columna o las columnas inmovilizadas permanecen visibles.

3. Para movilizar las columnas de nuevo, elige Formato, Liberar todas las columnas. 3.7. Cambiar la fuente Los cambios de fuente se pueden aplicar a la hoja por entero, incluyendo los encabezados de columna.

1. Selecciona Formato, Fuente.

2. Escoge la fuente y pulsa Aceptar. La hoja por entero refleja el cambio de fuente y el alto de las filas se ajusta automticamente. 4. Editar datos Las vistas Hojas de datos y Formulario que Access presenta, no slo sirven para ver datos sino tambin para introducir nuevos y editar los existentes en una tabla. 4.1. Cambiar valores de campos Cuando se cambian los valores de campos, no es necesario guardar los cambios, ya que este proceso se produce automticamente al usuario se desplazarse entre campos y registros, o al pulsar Enter.

1. Localiza el registro que deseas modificar. 2. Para reemplazar la hoja por entero, elige los datos del campo data y escribe sobre ellos. Para realizar un cambio a la entrada, haz Clic en el lugar que desees insertar el punto de insercin 3. Utiliza la informacin de la siguiente tabla para desplazarte entre campos y realizar cambios. Movimientos dentro de un campo TECLA { { {Ctrl {Ctrl {Fin} {Inicio} } } } } MOVIMIENTO 1 carcter hacia la derecha 1 carcter hacia la izquierda 1 palabra hacia la derecha 1 palabra hacia la izquierda Fin del campo Inicio del campo

{Insertar Alterna entre los modos Insertar y } Sobreescribir 4.2. Eliminar registros Los registros pueden eliminarse en grupo o de uno en uno. 1. Selecciona el registro o registros que desee eliminar. 2. Pulsa Suprimir. Nota: Los registros eliminados no pueden recuperarse. Borrar datos dentro de un campo.

TECLA {Suprimir} {Retroceso}

ACCIN DE BORRAR Se borra el carcter hacia la derecha del punto de insercin Se borra el carcter hacia la izquierda del punto de insercin

{Ctrl suprimir}

Se borra el texto desde el punto de insercin hasta el final de una palabra.

4.3. Deshacer cambios El botn deshacer cancela el cambio ms reciente. 4.4. Buscar el valor de un campo Antes de que puedan modificarse los contenidos de un registro, se debe localizar dicho registro. Cuando se trabaja con tablas pequeas, los datos pueden buscarse desplazndose a travs de sus registros; sin embargo este mtodo puede resultar muy lento cuando se trata de tablas con numerosos datos. Se puede usar la funcin Buscar para localizar los valores de un campo en particular dentro de una tabla. Access compara una frase dada con los datos de una tabla; la bsqueda puede realizarse rpidamente en un solo campo o en todos. 1. Sita el punto de insercin en el campo en que desee realizar la bsqueda. 2. Haga clic en el botn Buscar El cuadro de dilogo Buscar en campo aparece.

3. Selecciona las opciones de bsqueda que desee y {Clic} Buscar primero. Access inicia la bsqueda y resalta el primer hallazgo. 4. Para continuar con la bsqueda haga clic en Buscar siguiente.

5. Cuando encuentre la informacin que corresponda, elija Cerrar. Buscar y reemplazar valores de campos En algunas circunstancias, puede que sea necesario reemplazar todas las coincidencias del valor de un campo con uno nuevo. Por ejemplo, en un campo Pas todas las coincidencias "ES" podan cambiarse a "Espaa". 1. Coloca el punto de insercin en la columna que contiene el texto a reemplazarse. 2. Selecciona Edicin, Reemplazar. Aparece el cuadro de dilogo Reemplazar:

3. Selecciona las opciones de reemplazo que necesite. 4. Selecciona Buscar siguiente para localizar el valor del campo siguiente. Access inicia la bsqueda y resalta la primera ocurrencia . 5. Selecciona Reemplazar para reemplazar el valor de campo seleccionado corrientemente. Selecciona Reemplazar todos para reemplazar todas las coincidencias del valor de campo. 6. Para confirmar el reemplazo de datos, pulsa S.

CONSULTAS 1. Conceptos generales Se utiliza una consulta para realizar preguntas acerca de los datos de una tabla. El diseo de la consulta le indica al programa lo que debe buscar para llegar a los registros adecuados. Cuando se ejecuta una consulta, Access buscar en todos los registros y separa un grupo que se denomina dynaset. ste se concentra en un grupo de registros con el propsito de verlos, editarlos, borrarlos o imprimirlos. Si se editan los valores de campo o se eliminan registros del dynaset, estos mismo cambios ocurren en las tablas que les corresponda. 1. En la ventana de la base de datos, elige 2. Selecciona el botn 3. Selecciona Vista Diseo y elige Aceptar. 4. Selecciona el objeto en el que desea basar la consulta, elige Agregar, y luego Cerrar para salir del cuadro de dilogo Mostrar tabla.

5. Completa el formulario de la consulta como lo desee. 6. Haz clic en el botn Ejecutar para mostrar el grupo de registros elegidos. 7. Haz clic sobre Vista Diseo en el botn Vista para regresar al formulario de la consulta 8. Haz clic sobre el botn Guardar para guardar el formulario de la consulta para uso futuro. 2. Seleccionar campos Los campos seleccionados en el formulario de la consulta, aparecern en el dynaset. 2.1. Agregar campos 1- Para agregar un campo al formulario de una consulta, Arrastra el nombre del campo deseado desde la lista de campos de la tabla hasta la celda deseada o elija el campos en la lista de la celda. 2- Para agregar varios campos, haga Ctrl Clic en todos los campos que desee agregar, y luego arrastre los campos hasta la celda del campo deseado.

2.2. Reorganizar campos

Para reorganizar campos, el procedimiento ser el siguiente:

Mover un campo: haz clic sobre el Selector de columna, que est encima del nombre del campo a moverse, luego arrastre la columna hasta la ubicacin del nuevo campo. Insertar un campo: arrastra el nombre del campo deseado desde la lista de campos hasta el formulario de la consulta. Los campos existentes en dicho formularios se movern hacia la derecha haciendo espacio para el nuevo campo insertado. Eliminar un campo: haz clic sobre el Selector de columna que est encima del nombre de campo a eliminarse y luego pulse Suprimir.

2.3. Modificar el ancho de columnas Para cambiar el tamao de un campo, arrastra el borde derecho de la columna hasta la ubicacin que desee. 3. Introducir criterios Cuando se escribe una expresin en la celda Criterios, se pueden extraer los registros deseados de la tabla correspondientes creando el dynaset. Tanto uno como todos los campos de una tabla pueden recibir una expresin de criterio. 3.1. Expresiones Los diferentes tipos de datos poseen diferentes reglas para la introduccin de expresiones: TIPO DE DATOS Texto DESCRIPCIN Agregue comillas cuando la expresin contenga ms de una palabra EJEMPLOS "Madrid Espaa"Valencia

Fecha

15 de septiembre 1995 Se permite una variedad de formatos 15/9/95 15-Sep-1995 Sep. 15 95 Excluye los smbolos de moneda y los separadores de miles, sin importar cmo est formateado el 750 751,25

Nmero

campo

3.2. Expresiones que coinciden perfectamente Se pueden usar expresiones exactas en expresiones de criterios para cualquier tipo de datos. EXPRESIN Azul No Azul Azul o Verde 2550 28/5/91 3.3. Expresiones modelo Se pueden utilizar modelos que creen expresiones de criterio para los campos de texto: - El carcter ? representa cualquier carcter en una posicin especfica. - El carcter * representa cualquier secuencia de caracteres en el valor de un campo. EXPRESIN >7000 <7000 >=7000 <=7000 >15/9/98 Entre 5000 y 10000 Entre 1/9/98 y 30/9/98 VALORES DE CAMPOS SELECCIONADOS Mayor que 7.000 Menor que 7.000 Mayor o igual a 7.000 Menor o igual a 7.000 Despus del 15 de septiembre de 1998 Mayor que o igual a 5.000 y menor que o igual a 10.000 Cualquier fecha en septiembre de 1998 VALORES DE CAMPO SELECIONADOS El campo contiene "Azul" El campo no contiene "Azul" El campo contiene "Azul" o "Verde" El campo contiene $2.550,00 El campo contiene 28 de mayo, 1997

4. Ordenar las consultas Los registros de un grupo (dynaset) pueden ordenarse segn cualquier campo. Se utiliza el siguiente procedimiento para asignar un orden determinado de ordena a un campo. 1. Haz clic en el campo segn el cual se ordenarn los registros. 2. Haz clic sobre el botn en la celda Orden

3. Selecciona la opcin de orden que desee

4.1. Ordenar varios campos Muchas consultas requieren que exista ms de un campo en sus configuraciones de orden. Por ejemplo, una Lista de Empleados puede ordenarse por Departamento y dentro de cada departamento, por el Nombre de Empleado. No existe lmite para el nmero de especificaciones de orden en una consulta. Access procesa las configuraciones de orden de izquierda a derecha. El campo de ordenamiento ms importante (primario) es el que est ms a la izquierda; el menos importante (secundario) se ubican por orden de importancia a la derecha del campo de ordenamiento primario.

5. Clculos dentro de consultas Se pueden realizar clculos matemticos cuando se ejecuta una consulta. En estas circunstancias, se introduce una expresin dentro de una celda en blanco en la fila del campo, en lugar del nombre de capo. Las expresiones pueden contener una combinacin de operadores, nombres de campo y constantes 5.1. Operadores aritmticos SIMBOLO + / * & Adicin Sustracin Divisin Multiplicacin Concatenacin(unir dos o ms campos conjuntamente) SIGNIFICADO

5.2. Componentes de expresiones COMPONENTE <Nombre de expresin Nombre de campo Constante numrica USO DE LA FRMULA Introduzca el nombre al inicio de la expresin seguido por dos puntos ( : ) Introduzca el nombre del campo contenido entre corchetes. Introduzca el nmero en s mismo, sin smbolos monetarios o signos de puntuacin.

Constante de texto Introduzca el texto contenido entre comillas 5.3. Ejemplos de expresiones CLCULO EXPRESIN Salario Bruto Total de facturacin Nombre completo Localidad Bruto: [Horas]*[Tarifa por horas] Total:[Cantidad]+[Impuesto a las Ventas] Nombre completo: [Nombre]&" "&[Apellidos] Localidad: [Ciudad]&", "&[Provincia] Impuesto a las Ventas (IV) IV: [Cantidad]*[Precio]*Porcentaje correspondiente

5.4. Consultas de actualizacin Cuando se necesita modificar un nmero grande de registros, es ms fcil hacerlo a travs de una Consulta de actualizacin en lugar de editar la tabla. La diferencia entre las Consultas de actualizacin y las de seleccin es que los datos de la tabla con que se est trabajando cambian cuando se ejecuta la consulta. Utiliza el siguiente procedimiento para crear una consulta de actualizacin. 1. Crea una nueva consulta y agrega los campos necesarios Se deberan incluir el campo o los campos que se estn modificando y los campos necesarios para definir los criterios de seleccin. 2. Haz clic sobre Consulta de actualizacin del botn Tipo de consulta La consulta cambia de una consulta de seleccin a una de actualizacin, como se indica en la barra de ttulo del formulario de la consulta. 3. Introduce la expresin actualizada en la celda o las celdas correspondientes Actualizar a y luego ejecute la consulta.

Aparece el siguiente cuadro de dilogo:

4. Seleccione S para continuar con la actualizacin. 6. Aplicar filtros

Los filtros se emplean para mostrar un grupo secundario de registros o para ordenar registros usando la vista Formulario o la vista Hoja de datos. - Los filtros pueden aplicarse fcilmente mientras se usa la vista Formulario o la vista Hoja de datos. - Un filtro ordena registros rpidamente mientras se ven o se editan datos. - Un filtro reduce el grupo de registros que se muestran con el propsito de editarlos. - En forma diferente a las consultas, un filtro no puede usarse para exportar datos o para crear un informe. - Si fuera necesario, un filtro puede guardarse como una consulta. Utiliza el siguiente procedimiento para aplicar un filtro. 1. Abra la tabla o el formulario que prefiera. 2. Haga clic sobre el botn Filtro por formulario 3. Selecciona el criterio de campo que prefiera utilizar para el filtro.

4. Haz clic sobre el botn Aplicar Filtro . 5. Observa y edita el grupo de registros como prefiera 6. Cuando haya finalizado, haz clic en el botn Quitar filtro

INFORMES 1. Crear informes Access posee diferentes funciones que facilitan la creacin de informes. Una de ellas es el Asistente para informes, un ayudante electrnico que se utiliza para automatizar la tarea de disear informes. Otro tipo de ayudante que Access utiliza para las listas de distribucin postal es el Asistente para etiquetas. 1.1. Informe tabular Este tipo de informe imprime los nombres de los campos atravesados en la parte superior de la pgina del informe, y los campos asociados debajo. Puede crearse eligiendo Autoinforme tabular en el cuadro de dilogo Nuevo informe o seleccionando el Asistente para informes. La ventaja de usar el Asistente para informes es que se puede seleccionar las opciones que se prefieran, mientras que Autoinforme slo contiene las opciones preestablecidas. 1.2. Informe agrupado Los informes agrupados imprimen los nombres de campo atravesados en la parte superior de la pgina del mismo, y los valores de los campos relacionados debajo de dichos nombres, con una separacin entre un grupo y otro. Se pueden agregar subtotales para campos seleccionados. 1. Selecciona la ficha Informes en la ventana de la base de datos. 2. Selecciona el botn .

3. Selecciona Asistente para informes y luego pulsa Aceptar. 4. Escoge la tabla o la consulta en la cual basar el informe. 5. Selecciona los campos que incluir en el informe.

6. Pulsa Siguiente para continuar.

7. Si fuera necesario, elije el campo o los campos que desee agrupar en el informe.

8. Pulsa Siguiente para continuar. 9. Si fuera necesario, elije el campo o los campos a travs de los cuales desee ordenar el informe. 10. Pulsa Siguiente

11. Seleccione las opciones para la Distribucin y la Orientacin del informe. 12. Selecciona Siguiente para continuar. 13. Elige el estilo que desees para el informe y luego pulsa Siguiente para continuar. 14. Escribe un ttulo para el informe y luego elige una opcin con respecto a lo que hay que hacer con el informe una vez que se haya completado.

15. Seleccione Terminar. 1.3. Etiquetas postales El Asistente para etiquetas ayuda a crear e imprimir nombres y domicilios en etiquetas de formato predefinido tipo Avery. Las direcciones pueden ordenarse en cualquier orden de campo.

1.3.1. Asistente para etiquetas 1. Selecciona la ficha Informes en la ventana de la base de datos.

2. Selecciona el botn. 3. Selecciona Asistente para etiquetas y la tabla o consulta en la que desee basar las etiquetas. 4. Pulsa Aceptar. 5. Selecciona el Nmero Avery, Unidad de medida y el Tipo de etiqueta que prefieras.

6. Pulsa Siguiente para continuar. 7. Selecciona los atributos de fuente que prefiera 8. Selecciona Siguiente para continuar.

9. Selecciona los campos y formatea la etiqueta prototipo como lo prefieras.

10. Selecciona Siguiente para continuar. 11. Si fuera necesario, ordena las etiquetas acordemente y luego elige Siguiente para continuar. con 12. Introduce un ttulo para el informe y luego escoge una opcin respecto a lo que hay que hacer con el informe una vez que se haya completado.

13. Dar Clic en Terminar. 2. Vista preliminar de informes La funcin de vista preliminar de informes de Access es muy til para mostrar los resultados de un informe sin imprimirlo. Esta opcin le asegura al usuario que: - El informe est produciendo los datos de tabla y/o los clculos deseados. - Los encabezados de las columnas se alinean apropiadamente. - El informe es fcil de leer. La vista preliminar de un informe pude hacerse tanto en el modo Diseo como en el de Vista previa. Cuando se usa el primero se excluyen ciertos detalles del informe: - No todos los registros estn incluidos en el modo Diseo. - Puede que los Totales no se calculen. - Si la fuente de datos para el informe es una consulta, esta vista ignora el criterio de seleccin.

Para realizar la vista preliminar de un informe que ya est guardado hay que seguir los siguientes pasos 1. Haz clic en el botn informes en la ventana de la base de datos.

2. Selecciona el nombre del informe que prefieras 3. Haz clic en la Vista Preliminar. - Seleccione el botn - En la ventana de Vista preliminar aparece.

Se utiliza el siguiente procedimiento para realizar la vista preliminar de un informe que se est creando o editando. 1. Crea o edita el informe que desees. 2. Haz clic en la flecha hacia abajo del botn Vista y luego elige Vista preliminar para mostrar la ventana de la vista preliminar. 2.1. Ventana de la vista preliminar Las vistas preliminares de informes siempre muestran la esquina superior izquierda de un informe cuando su ventana se abre por primera vez. Si lo refieres, la ventana Vista preliminar pude ajustarse de tamao para ver diferentes secciones del informe. Los elementos de la pantalla que se muestran a continuacin pueden usarse despus para examinar los datos de un informe.

CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS Supongamos que tenemos dos tablas que contienen informacin sobre mis clientes. Una de ellas (Clientes) contiene sus nombres, direcciones y datos generales, mientras que la otra (Pedidos) contiene sus pedidos. Ambas tablas

deberan tener un campo en comn "N de cliente". Todos los registros de la tabla Pedidos corresponderan a un registro de la tabla Clientes (a esta relacin se le llama "muchos a uno", puesto que un cliente puede realizar varios pedidos). 1. Crear una relacin entre tablas 1. Desde cualquier parte de la base de datos, selecciona Herramientas, Relaciones. 2. Si an no ha seleccionado ninguna tabla, aparecer automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no apareciera, abre el men Relaciones y seleccione Mostrar tabla o pulsa el botn Mostrar tabla de la barra de herramientas. 3. Pulsa en una de las tablas que desees utilizar para la relacin y, a continuacin, pulsa en el botn Agregar.

4. Repite el paso anterior hasta haber seleccionado todas las tablas con las que desees trabajar y, a continuacin, pulsa en Cerrar. Cada tabla aparece en su propio cuadro en la ventana Relaciones, tal como aparece en la siguiente imagen. En este ejemplo se han agregado dos tablas, pero se pueden aadir tantas como se desee.

5. Pulsa en el campo de una tabla que desees enlazar con la otra tabla. Por ejemplo, vamos a enlazar el campo Cdigo Seguro de la primera tabla con Cdigo seguro de la segunda. 6. Mantn pulsado el botn del ratn y arrastra el campo seleccionado. El puntero del ratn se transformar en un pequeo rectngulo. Suelta dicho rectngulo en el campo destino.

7. Pulsa el botn Crear. Los smbolos que aparecen en la relacin significan 1: uno , muchos. Lo que quiere decir que uno de los registros de la primera tabla pueden coincidir con muchos de la segunda.

2. Qu es una integridad referencial? La integridad referencial evita que se comentan errores al introducir datos. Esencialmente, dice que la informacin de ambos campos debe coincidir. Si hay una entrada en el campo enlazado de una tabla que no exista en la otra, la integridad referencial corrige este problema. 2.1. Refuerzos Cuando se incluyen refuerzos a las propiedades de integridad referencial, se previenen una serie de problemas en el procesamiento de datos:

Ninguna marcada: Vers un mensaje de error indicndole que necesita un registro relacionado en el Tabla y no te permitir introducir la informacin. Actualizar en cascada los campos relacionados: Si se modifica un registro en la tabla principal, el cambio se traslada automticamente a la tabla o las tablas relacionadas. Si por ejemplo se cambia un cdigo de seguro en la primera tabla, se modificar consecuentemente el mismo nmero en la tabla facturacin. Eliminar en cascada los campos relacionados: Si se borra un registro en la tabla principal, el cambio se traslada automticamente a la tabla o las tablas relacionadas.

3. Editar, modificar y quitar relaciones Una vez creada una relacin, puedes editarla volviendo a mostrar el cuadro de dilogo Relaciones. Pulsa dos veces en la lnea de la relacin. Ya se puede modificar la relacin utilizando los mismos controles que al crearla.

3.1. Quitar relaciones Para eliminar una relacin, pulsa en la ventana Relaciones y, a continuacin, presionar la tecla Supr. Access le pedir confirmacin; pulse en S y la relacin desparecer.

MACROS 1. Conceptos generales En el trabajo diario con Access, muchos de los procesos se repiten continuamente. La mayora de las tareas que se hacen manualmente en Access, pueden ejecutarse utilizando una macro. Sin embargo, stas no generan funciones adicionales. Las macros pueden iniciarse automticamente o con un Clic del ratn, y pueden ejecutar cualquier nmero de acciones. 2. Crear una macro Antes de crear una macro, es conveniente practicar la secuencia de acciones que va a grabar; se recomienda anotar cada paso. 1- Pulsa en la ficha Macros y elige el botn Nuevo

2- Completa la hoja de la macro 3- Guarda y cierra la hoja de la macro. El nombre de la macro aparece en la ventana de la base de datos. 3. Completar la Hoja de Macros Se llama accin a cada instruccin o tarea ejecutada por una macro. Cada macro tiene por lo menos una accin y no existie lmite para el nmero que puede incluirse en dicha macro. La mayora de los nombres de las acciones pueden reconocerse y entenderse fcilmente, por ejemplo: CopiarObjeto o AbrirTabla. Cuando se especifica cmo funciona una accin, puede que sea necesario utilizar un argumento. ste brinda informacin adicional para permitir que la accin ocurra. Por ejemplo, la accin AbrirTabla necesita un argumento Nombre de Tabla. Si no existiera este argumento, Access no sabra cul es la tabla que debe abrirse. Aunque los comentarios son opcionales, stos deberan completarse para documentar las acciones de la macro. Puede que luego otros usuarios deban modificar la macro, y estos comentarios resulten sumamente tiles para entender la original.

3.1. Condiciones Puede determinarse que las macros posean la facultad de "tomar decisiones" para ejecutar o no acciones especficas.

Haz Clic sobre el botn condiciones para mostrar la columna Condicin en la hoja de la macro. Si la condicin es verdadera, la accin relacionada se ejecutar; de lo contrario, la accin se ignorar y se continuar con la siguiente operacin

3.2. Duplicar comandos de men La mayora de los usuarios crean macros para duplicar procedimientos que ya existen en los mens de Access. La macro equivalente al comando de un men es la accin EjecutarElementoMen. Los argumentos para esta accin se describen a continuacin:

ARGUMENTO Barra de mens Nombre del Men Comando

DESCRIPCIN sta es la vista desde la cual se ejecutar la macro. Por ejemplo, si la macro se ejecutara a partir de un formulario, seleccione Formulario como el argumento de accin en Barra de men. La macro seleccionar el nombre de este men. La macro seleccionar este comando de men.

Subcomando

La macro seleccionar el subcomando de men o la opcin de cuadro de dilogo.

3.3. Eliminar una macro Para borrar una macro se necesitan tres acciones de Ejecutar Elemento Men, segn lo que se describe a continuacin: ENTRADA PARA EL ARGUMENTO Formulario Editar Seleccione el registro Nada Formulario Editar Eliminar Nada Formulario Registros Renovar Nada

ACCIN

ARGUMENTO

DESCRIPCIN

EjecutarElementoMen ( Para seleccionar )

Barra de Mens Nombre del Men Comando Subcomando Barra de Mens Nombre del Men Comando Subcomando Barra de Mens Nombre del Men Comando Subcomando

Selecciona el registro actual utilizando el men Edicin. Borra el registro actual utilizando el men Edicin. La pantalla se renueva despus de borrar el registro.

EjecutarElementoMen ( Para Borar ) EjecutarElementoMen ( Para renovar )

3.4. Duplicar pulsaciones de tecla La accin EnviarTeclas asigna un grupo de acciones pertenecientes a Access a una tecla o a un grupo de teclas. El programa procesa estas instrucciones generadas por la macro, de manera similar a que si se hubieran pulsado las teclas para escribirlo. Los argumentos para esta accin se describen a continuacin: ARGUMENTO DESCRIPCIN

Se especifica las distintas pulsaciones de tecla que sern procesadas por la macro. Se pueden ingresar hasta 255 caracteres en secuencia; si el procedimiento requiere ms Pulsaciones de tecla de 255 caracteres para completar la tarea, se pueden agregar a la macro teclas de acciones mltiples EnviarTeclas. Con anterioridad a que las pulsaciones de tecla hayan ocurrido, el mensaje Espera determina si una macro debe o no detenerse. Si las pulsaciones de tecla se utilizan para completar un cuadro de dilogo, este argumento debera dejarse con su informacin predefinida No.

Espera

3.5. Caracteres invisibles Utiliza los cdigos que se muestran a continuacin para representar, dentro de la macro, caracteres que no aparecen cuando se presiona una tecla: TECLA Entrar Retroceso Supr Fin Esc CDIGO {} {BS} {DEL} {END} {ESC} Inicio Tab Teclas de funcin Teclas de direccin Teclas de pgina TECLA {HOME} {TAB} {F1}..{F12} {UP}{DOWN}{LEFT}{RIGHT} {PGUP }{PGDN} CDIGO

3.6. Teclas modificadoras Las pulsaciones de tecla que definen una macro se definen con los cdigos que se muestran a continuacin: MODIFICACIN Mayus Control Alt 4. Verificar una macro CDIGO + ^ % EJEMPLO +C genera {Mayus C } ^C genera {Ctrl. C } %C genera {Alt C }

Para verificar si una macro funciona correctamente debes seguir los siguientes pasos: 1. Haz clic en la ficha de Macros 2. Doble-Clic sobre la macro que vayas a probar Si la macro se ejecuta correctamente, no hacen falta modificaciones. Sin embargo, la aparicin de un cuadro semejante a al siguiente, puede significar que se deben realizar cambios.

4. Selecciona Aceptar para indicar que se recibi el mensaje. El cuadro de dilogo Fall la accin aparece indicando las circunstancias por las cuales no funciona la macro.

Selecciona Detenerse. La macro se detiene y la ventana de la base de datos reaparece. 5. Edita la hoja de macros y vuelve a probar la macro.