INDICE Pg.

INTRODUCCIN 1

CAPITULO I
GENERALIDADES 1. 2. 3. Objetivo del Manual Base Legal Generalidades de la Auditora Operativa 3.1 3.2 3.3 3.4 4. Definicin de Auditora Operativa Alcance Objetivos Proceso de la Auditora Operativa

3 3 4 4 4 5 6 8 8 8 18 18 19 21

Estructura y Funciones de los Responsables de la Auditora 4.1 Estructura 4.2 Funciones Procedimientos de Designacin e Instalacin del Equipo de auditora 5.1 Designacin del Equipo de Auditora 5.2 Instalacin del Equipo de Auditora

5.

CAPITULO II
FASE DE PLANEACION 1. Grfico de la Fase de Planeacin 2. Procedimientos Generales de la Planeacin 3. Componentes de la Fase de Planeacin 3.1 Plan General de Auditora 3.2 Anlisis General 3.3 Examen Preliminar 3.4 Ejecucin del Examen preliminar. 3.5 Informe de Examen Preliminar

21 22 23 24 24 29 29 33

CAPITULO III
FASE DE EXAMEN 1. Grfico de la Fase de Examen 2. Procedimientos Generales de la Fase de Examen 3. Componentes de la Fase de Examen 3.1 Elaboracin de Programas de auditoria por proyecto 3.2 Realizacin de pruebas y Obtencin de Evidencia. 3.3 Desarrollo de Hallazgos y sus atributos 3.4 Comunicacin de Resultados 3.5 Informe por Proyecto 3.6 Revisin de Papeles de Trabajo 3.7 Preparacin del Borrador de Informe

39

39 40 42 43 43 44 45 47 47 47 49 49 50 53 53 55 57

CAPITULO IV
FASE DE INFORME 1. Grfico de la Fase de Informe 2. Procedimientos Generales de la Fase de Informe 3. Componentes de la Fase de Informe 3.1 Presentacin de Resultados 3.2 Informes a Producirse en una Auditora Integral

CAPITULO V
FASE DE SEGUIMIENTO 1. 2. 3. 4. Objetivos Programa de Seguimiento Procedimientos en la Sede Procedimientos en la Entidad

57 58 58 59

CAPITULO VI
Control de la Auditoria 1. 2. 3. 4. 5. Objetivos Tcnicas de Control Anlisis de demoras Medidas Correctivas Control y Evaluacin del Resultado Final

61

61 62 63 64 64

CAPITULO VII
Disposiciones Finales 1. 2. Actualizacin del Manual 1.1 Revisiones Peridicas Vigencia

65

65 65 65

ANEXOS Nos. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Orden de Trabajo Modificacin Orden de Trabajo Comunicacin de Inicio de Trabajo Esquela de Notificacin Plan General de Auditora Metodologa y Tcnicas de Anlisis de Informacin Gua Bsica de Entrevistas Indicadores de Gestin Formato de Hallazgo Potencial de Auditoria Presentacin de Resultados Modelo de Agenda Contenido del Informe Final Informe mensual de avance por actividades Control de Costos Mensuales del Examen Control Administrativo de Asistencia Carta de Salvaguarda Nota de Antecedentes Convocatoria a Lectura y Discusin de Borrador de Informe Bitcora de Supervisin Hoja de Supervisin 69 71 73 75 77 85 89 93 113 115 117 119 123 127 131 133 135 139 141 143

INTRODUCCIN

El presente manual se ha elaborado con el propsito de establecer la metodologa y principios bsicos requeridos para el desarrollo del trabajo de auditoria operativa y brindar una ayuda prctica a los auditores de la Corte de Cuentas de la Repblica, quienes son los encargados de ejercer la fiscalizacin en las diferentes entidades del Estado. El manual comprende siete captulos, cuyo contenido es el siguiente: El captulo I Generalidades, contiene los objetivos del documento, la base legal para su elaboracin y aplicacin; as como las generalidades de la auditoria operativa. En el captulo II Fase de Planeacin, se menciona el contenido del Plan General de Auditoria, los aspectos a considerar en el anlisis general, examen preliminar e informe de examen preliminar y bosquejo del Plan de Auditoria. Los captulos III Fase de Examen, IV Fase de Informe, V Fase de Seguimiento y VI Control de la Auditoria, se refieren a la metodologa del trabajo a desarrollar en cada una de las fases de la auditoria, donde se describen las actividades bsicas para ejecutarla, as como los controles a ejercer para lograr los objetivos previamente establecidos. El captulo VII Disposiciones Finales, se refiere a las revisiones peridicas de que ser objeto el manual, a fin de mantenerlo actualizado. Adems menciona la fecha de su vigencia, y la autorizacin por parte del seor Presidente de la Corte de Cuentas de la Repblica.

CAPITULO I GENERALIDADES
1. OBJETIVO DEL MANUAL Proporcionar a las Direcciones de Auditora de la Corte de Cuentas de la Repblica, un manual que describa con criterios unificados, los aspectos ms importantes en cada una de las fases de la Auditoria Operativa, que sirva como instrumento metodolgico para el desarrollo de la misma, en trminos de economa, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoracin de costos ambientales, a fin de lograr homogeneidad en los procesos de su ejecucin. 2. BASE LEGAL El Manual tiene como base legal, la Ley de la Corte de Cuentas de la Repblica los Arts. 5 numeral 2), Dictar las polticas, normas tcnicas y dems disposiciones para: literal b) La prctica de la auditora gubernamental, interna o externa, financiera y operacional o de gestin; y 24 en el cual expresa que: "Para regular el Funcionamiento del Sistema, la Corte expedir con carcter obligatorio:" 4) Reglamentos, manuales, instructivos y dems disposiciones necesarias para la aplicacin del Sistema.

3. 3.1

GENERALIDADES DE LA AUDITORIA OPERATIVA DEFINICION DE AUDITORIA OPERATIVA

La auditoria operativa es una evaluacin objetiva, constructiva, sistemtica y profesional de las actividades relativas al proceso de gestin de una organizacin, con el fin de determinar el grado de eficiencia, eficacia, efectividad, economa, equidad, excelencia y valoracin de costos ambientales, con que son
4

manejados los recursos, la adecuacin y fiabilidad de los sistemas de informacin y control. La auditora operacional es un amplio examen y una evaluacin de las operaciones de una entidad, con el fin de informar a la administracin si las diversas operaciones se llevan a cabo o no de manera que cumplan con las polticas establecidas, dirigidas hacia los objetivos de la administracin. En la auditoria est incluida la evaluacin del uso eficiente de los recursos, tanto humanos como fsicos, as como una evaluacin de varios procedimientos de operacin. La auditoria tambin incluir recomendaciones de soluciones a problemas y mtodos para superar las condiciones encontradas. 3.2 ALCANCE:

La auditora operativa va ms all del examen de las actividades financieras y contables de una entidad e implica: El perodo objeto de examen.

Examen y verificacin de la informacin relativa al desempeo institucional Revisin y elaboracin de informes sobre la administracin de recursos. Anlisis de actividades y procesos clave, evaluacin de sistemas de informacin y control. Verificar la utilizacin de recursos pblicos de conformidad a principios de eficiencia, efectividad, economa, eficacia, equidad y excelencia. Verificar el cumplimiento de metas y objetivos. Evaluar la gestin

3.3.

OBJETIVOS

Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados. Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos. Verificar que la entidad auditada cumpla con normas y dems disposiciones legales y tcnicas que le son aplicables, as como tambin con principios de economa, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoracin de costos ambientales, segn cada caso y formular recomendaciones oportunas para cada uno de los hallazgos identificados. Fortalecer el sistema de seguridad de todos los recursos de la organizacin. Promover la legalidad, la economa, la eficiencia, la efectividad, la equidad y la excelencia en las organizaciones. Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y polticas de la entidad. Mejorar los niveles de productividad, competitividad y de calidad de la entidad. Facilitar la consolidacin de una poltica de control de calidad y de productividad con una visin a largo plazo 3.4 PROCESO DE LA AUDITORIA OPERATIVA.

El proceso de la auditoria operativa comprende las fases de Planeacin, ejecucin del examen e informe, el cual se ilustra en la pgina N 7.
6

PROCESO DE AUDITORIA OPERATIVA

CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD

AUDITADA

ANLISIS GENERAL

DETERMINACIN DEL ALCANCE DE LA AUDITORIA

PLANEACION Y CONDUCCIN DEL EXAMEN PRELIMINAR

EXAMEN PRELIMINAR

P L A N E A C I O N

ELABORACIN DEL INFORME DE EXAMEN PRELIMINAR

ELABORACIN DE PROGRAMAS DE AUDITORIA POR PROYECTO

EJECUCIN DE PROGRAMAS REALIZACIN DE PRUEBAS Y OBTENCIN DE EVIDENCIAS

EXAMEN
ELABORACIN DE INFORMES DE PROYECTOS

REVISIN DE ARCHIVOS DE AUDITORIAS

FINALIZACION DEL INFORME DE AUDITORIA

REPORTE
ENTREGA DEL INFORME

4. ESTRUCTURA Y FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DE LA AUDITORIA 4.1. Estructura

La estructura de los responsables de efectuar las auditoras operativas estar conformada de la siguiente manera: Comit Tcnico

Director y/o Subdirector Asesor Jurdico (En los casos necesarios) Jefe y/o Subjefe Regional (Aplica Direccin de Auditora Sector Municipal) Equipo de Auditora:

Supervisor Jefe de Equipo Auditores

4.2. a) b) c) d)

FUNCIONES. Generales. Especficas. Mecnica de las reuniones. Normas disciplinarias y reglas de participacin en las reuniones,

tiempos de trabajo, horarios, etc. a) GENERALES

Asistir y participar activamente en las reuniones programadas en el desarrollo de la auditora.

 Asumir con toda responsabilidad los proyectos o actividades de auditora, que le sean asignados. Elaborar la programacin y el cumplimiento de las diversas actividades asignadas. Promover y vigilar el permanente entendimiento, integridad y respeto entre los integrantes del equipo. Asimismo, con todos aquellos que de una u otra forma interacten con el equipo, especialmente con el personal de las entidades auditadas. Llevar los papeles de trabajo al da con su respectivo anlisis, diagnstico y evaluacin causa - efecto, etc. Participar en la elaboracin y presentacin de informes. Respetar los puntos de vista de las entidades auditadas; reconociendo la experiencia y sus esfuerzos para atacar los problemas en las reas dbiles identificadas. Establecer una relacin constructiva y positiva con la administracin de la entidad, para lograr su aceptacin en aquellos problemas o puntos dbiles, sobre los cuales se informar adecuadamente. Entender y aceptar las normas y metodologa de la auditora.

b) ESPECFICAS.

b.1)

COMIT TCNICO

Organo consultivo y asesor interno conformado por: Director, y/o Subdirector, (Jefe o Sub Jefe Regional en el caso de la Direccin de Auditora Sector Municipal) Asesor Jurdico (en los casos necesarios) y otros funcionarios que el Comit considere de conformidad a las circunstancias, sus funciones son:

1. La asesora tcnica y metodolgica de la funcin auditora. 2. Evaluar el trabajo en funcin de la metodologa y procedimientos. 3. Verificar el cumplimiento de las polticas, objetivos y metas establecidos para el proyecto y el plan de trabajo. 4. Aprobar el bosquejo del Plan de Auditora.

b.2) DIRECTOR Y SUBDIRECTOR

Son responsables por el manejo y resultados de las auditoras programadas y realizadas, siendo sus funciones: Direccin y Coordinacin general de la auditora. Participacin activa en las sesiones del Comit Tcnico. Gestionar el apoyo logstico necesario para el adecuado desarrollo de la Auditora.

b.3) SUPERVISOR

Es responsable de supervisar y asistir tcnicamente las labores de cada uno de los equipos a su cargo y de los resultados del mismo, entre sus funciones estn:

Participar en la planeacin de la auditora. Asesorar tcnicamente las labores de auditora en el lugar de trabajo. Verificar la aplicacin de la metodologa y de las polticas que establezca la Direccin de Auditora. Controlar el proceso de la auditora. Formular las recomendaciones que considere pertinentes.
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 Avalar los Informes de avance de la auditora preparados por el Jefe de Equipo y remitirlos a la Direccin. Contribuir en la resolucin de situaciones que afecten el desarrollo adecuado de la auditora. Participar activamente en las presentaciones de resultados (Examen Preliminar y Borrador de Informe), ante el Comit Tcnico y la Administracin de la entidad auditada, cuando menos exponiendo lo relacionado al Anlisis General y las Lneas de Examen Preliminar, (LEPAS) establecidas. Elaborar Hojas de Supervisin.

b.4)

JEFE DE EQUIPO DE AUDITORA

Es el responsable de la direccin, orientacin y control del equipo de auditores, entre sus funciones estn: Programar y coordinar las actividades a realizar por cada uno de los integrantes del equipo, de acuerdo con el proceso y el programa establecido para la ejecucin de la auditora. Canalizar con el equipo los obstculos que surjan, procurando lograr la mejor formula de solucin. Participar en la ejecucin del trabajo de campo. Responsabilizarse del informe o producto que se derive de las actividades, resultantes del proceso de auditora. Orientar al equipo en cada una de las fases de auditora. Discutir y aprobar los programas especficos. Firmar la correspondencia relacionada con el trabajo de auditora.

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 Coordinar con la persona designada por la entidad, las labores relacionadas con el trabajo de auditora. Participar en la planeacin de la auditora. Velar por el cumplimiento de las actividades programadas. Programar reuniones de trabajo con el equipo de auditores. Preparar semanalmente y/o mensual los informes que se requieran para el control de la auditora. Preparar el borrador de informe, con los resultados que le presenten los auditores.

b.5)

AUDITORES

al Jefe de Equipo respectivo de las actividades desarrolladas. Son las personas que ejercen el trabajo de auditoria en el campo y estn organizados en equipos multidisciplinarios, algunas de sus funciones son las siguientes: Participar en la planeacin de la auditora, que incluye la revisin de informes y archivos de auditoras anteriores. Actualizar el archivo permanente y corriente. Preparar y ejecutar las guas de entrevistas y programas de auditora. Elaborar los borradores de los informes respectivos de los proyectos asignados. Informar semanalmente Preparar la correspondencia necesaria para el desarrollo de su proyecto y someterla a consideracin del Jefe de Equipo. Participar en la presentacin de los resultados de los proyectos de auditora examinados por cada uno de los auditores.

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c) c.1)

MECANICA DE LAS REUNIONES. EQUIPOS DE AUDITORA

El Jefe de Equipo establecer: El da de la semana destinado para las reuniones con su respectivo tiempo de duracin. Un da opcional, en el que pueda reemplazar alguna eventualidad de los das anteriores. Definir el lugar principal y opcional, donde se celebrarn las reuniones. Elaborar la agenda a tratar. Designar a un miembro del equipo, la elaboracin de la ayuda memoria que contenga los aspectos tratados en la reunin. c.2) AGENDA A TRATAR:

Lectura de la ayuda memoria anterior. Desarrollo de temas. Programacin de futura reunin y tareas. Espacio de retroalimentacin y distensin del equipo.

d)

NORMAS Y REGLAS DE PARTICIPACION EN LAS REUNIONES, TIEMPOS DE TRABAJO, HORARIOS, ETC.

d.1) RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO, ANTES DE CADA REUNION: Repasar peridicamente las tareas programadas para verificar si se han cumplido satisfactoriamente.

13

 Hacer los arreglos necesarios a fin de evitar que tengan que salir de la reunin para atender llamadas telefnicas o a visitantes. Hacer planes para llegar a tiempo a las reuniones. Tener claramente definidos los temas que desee incluir en la agenda. Estudiar la agenda del da para preparar la informacin necesaria y analizar con profundidad los problemas o actividades a tratar. Tener preparado el material o datos que necesite proporcionar al equipo para ayudar a tratar los temas de la agenda. Informar oportunamente si va a estar ausente, justificando debidamente la ausencia y preparar adecuadamente a quien le sustituya. Pensar acerca de las mejores alternativas para resolver los problemas del equipo. Evitar las comunicaciones que distraigan o desintegren el equipo: sarcasmos, chisme, etc. Tomar nota de los compromisos adquiridos en la reunin. Manejar una visin compartida. Abstraerse de sus propios modelos mentales. Orientar sus intervenciones con el propsito de contribuir a potenciar el trabajo en equipo a fin de lograr las metas y objetivos propuestos.

d.2) RESPONSABILIDAD DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DURANTE LA REUNION

Ser receptivo a las ideas que se estn exponiendo. Deshacerse de ideas preconcebidas. Explorar mentalmente como las nuevas ideas mejoran o

complementan sus propias ideas.

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Escuchar con atencin a quien habla. Buscar informacin para comprender lo que no entiende. Abstenerse de emitir un juicio antes de comprender una idea.

Respetar a quien difiere de sus opiniones.

Mantenerse sereno, buscar

comprender las causas del desacuerdo, tener paciencia con los dems. Comentar sus experiencias y exponer sus ideas sin temor, pero de manera concisa y ordenada. Mantener una actitud positiva, evitar caer en recriminaciones sobre el pasado y personalizar las situaciones. Permitir que el moderador de la reunin pueda cumplir con su papel, organizar la discusin, dar a todos igual oportunidad de expresarse, controlar el uso del tiempo y someter a consideracin lo concluido. Asistir puntualmente al inicio de las sesiones y contribuir a que se termine dentro del tiempo asignado. Pensar creativamente acerca de las mejores alternativas para resolver los problemas del equipo.

d.3) RESPONSABILIDAD DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DESPUES DE LA REUNIN

Llevar a cabo las asignaciones y los compromisos adquiridos en la reunin. Comunicar las decisiones y la informacin que deban conocer los Auditores. Mantener la confidencialidad de la informacin y los temas tratados por el equipo dentro del principio de reserva. Evitar quejarse de una decisin con la cual no estuvo de acuerdo.

15

 No expresar sentimientos respecto al equipo, por fuera de l. sentimientos deben manifestarse dentro de la reunin.

Sus

d.4)

PRINCIPIOS DE COMPORTAMIENTO DEL EQUIPO

LIBERTAD DE EXPRESION: Expresar libremente lo que cada quien piensa y siente, sin que la seguridad y autoestima se vean afectados. PRIVACIDAD: Respetar los lmites establecidos por cada uno, en relacin con su vida privada. SINCERIDAD: Actuar con sinceridad y consistencia en la opinin sobre s mismo y sobre los dems integrantes del equipo. TOLERANCIA Y COMPRENSION: Asumir con actitud tolerante y comprensiva los planteamientos y opiniones de los dems. LEALTAD: Actuar con lealtad al equipo y defender su integridad. CORDIALIDAD: El trato y las comunicaciones en el equipo se realizarn en forma afectuosa, positiva y amable. COMPROMISO DE EQUIPO: Las acciones individuales sern orientadas en funcin de los intereses y objetivos de grupo e) NORMAS DISCIPLINARIAS

Para lograr mejores resultados en los trabajos a realizar, los miembros del equipo debern observar las normas disciplinarias establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo, tales como:
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 Presentacin personal adecuada. Vocabulario apropiado. Puntualidad y asistencia, etc.

5.

PROCEDIMIENTOS DE DESIGNACIN E INSTALACIN DEL EQUIPO DE AUDITORIA

A continuacin se describen los procedimientos a cumplir para la designacin e instalacin del equipo de auditora, en las entidades a auditar.

5.1)

DESIGNACIN DEL EQUIPO DE AUDITORIA

RESPONSABLE

PROCEDIMIENTOS Con base a la programacin contenida en el Plan Anual de Trabajo de la respectiva Direccin, determinar la entidad a examinar y de acuerdo a la disponibilidad del recurso humano, designar al Supervisor, Jefe de Equipo y auditores para que realicen el trabajo. Seleccionado el recurso humano, emitir una Orden de Trabajo numerada correlativamente, en original y las copias que sean necesarias, el original para el Jefe de Equipo y copias para el Supervisor, auditores y archivo, segn Anexo No. 1. Cuando sea necesario efectuar cambios en las indicaciones contenidas en la Orden de Trabajo, se proceder a emitir una modificacin de la misma, segn Anexo No. 2.

1 DIRECTOR O SUBDIRECTOR

2 DIRECTOR O SUBDIRECTOR

3 DIRECTOR O SUBDIRECTOR

17

RESPONSABLE

PROCEDIMIENTOS Emitida la Orden de Trabajo, se proceder a elaborar una nota de comunicacin de la auditora a realizar, segn Anexo No. 3. Dicha nota ser dirigida y entregada a la mxima autoridad de la entidad (Ministro, Consejo Directivo, Junta Directiva, Concejo Municipal, etc.), mediante una Esquela de Notificacin segn Anexo No. 4, para cumplir lo dispuesto en el Art. 62 de la Ley de la Corte de Cuentas de la Repblica. Cuando sea necesario comunicarse con ex funcionarios o ex empleados, que presuntamente tengan alguna responsabilidad en el manejo de fondos, valores o bienes, se har la notificacin correspondiente en forma personal mediante Esquela o por Correo Certificado, si el servidor hubiere fallecido, la notificacin se har a sus herederos.

5.2

INSTALACIN DEL EQUIPO DE AUDITORA

A continuacin se mencionan los procedimientos, para la instalacin del Equipo de Auditora, en la entidad sujeta a examen. No 1 RESPONSABLE DIRECTOR O SUBDIRECTOR PROCEDIMIENTOS Solicita audiencia al Titular de la entidad a auditar y emite carta de presentacin o comunicacin de inicio del trabajo, a fin de presentar el Equipo de Auditores, ante el Titular y las principales Jefaturas de la Entidad, para dar a conocer la actividad a ejecutarse. Anexo No. 3 Solicita espacio fsico apropiado para desarrollar el trabajo. Identifica al personal de la Entidad para obtener la informacin.
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JEFE DE EQUIPO

No

RESPONSABLE

PROCEDIMIENTOS

Informa a la Direccin de auditora que el equipo est instalado y comunica la direccin, telfono y horario de trabajo de la Entidad. Coordina las necesidades de informacin del equipo de Auditora con el personal de la Entidad. Distribuye el trabajo a desarrollar segn el Plan General de auditora.

19

CAPITULO II FASE DE PLANEACION

1. GRAFICO DE LA FASE DE PLANEACION ELABORACIN DEL PLAN GENERAL DE AUDITORIA

ANLISIS GENERAL

ELABORACIN DEL PLAN DE EXAMEN PRELIMINAR

EJECUCIN DEL EXAMEN PRELIMINAR

ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL INFORME DE EXAMEN PRELIMINAR Y BOSQUEJO DEL PLAN DE AUDITORIA

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2. N 1 2

PROCEDIMIENTOS GENERALES DE LA PLANEACION RESPONSABLE JEFE DE EQUIPO AUDITORES PROCEDIMIENTOS Instruir a los auditores sobre los procedimientos a realizar para recopilar informacin preliminar. a) Con instrucciones del Jefe de Equipo, los auditores recopilarn informacin, especficamente la relacionada con los aspectos siguientes: - Normativa legal y tcnica aplicable a la entidad. - Plan anual operativo. - Planes especficos - Informes de avance de metas. - Organigrama y dems informacin relacionada con la organizacin de la entidad objeto de examen. - Indicadores de gestin establecidos por la administracin. - Libros de actas y dems registros necesarios para evaluar la gestin. b) Comunicarn al Jefe de Equipo sobre los resultados de la informacin obtenida.

3 4

JEFE DE EQUIPO AUDITORES

Con la colaboracin de los auditores, elaborar el Plan General de Auditora, segn Anexo N 5 Analizarn la informacin obtenida con metodologa y tcnicas que se describen en Anexo N 6. Con el anlisis de la informacin obtenida, el Jefe de Equipo elaborar el plan de examen preliminar.

JEFE DE EQUIPO

Instruir a los auditores para realizar el examen preliminar.

21

N 6 7

RESPONSABLE AUDITORES AUDITORES

PROCEDIMIENTOS Con instrucciones del Jefe de Equipo realizarn el examen preliminar. Identificarn y agruparan proyectos de auditora. las LEPAS por

Realizarn una presentacin a los dems miembros del equipo con el fin de que todos tengan conocimiento del trabajo realizado. Elaborar el informe de examen preliminar. Durante el proceso revisar papeles de trabajo y presentar al Jefe de Equipo sus instrucciones mediante Hoja de Supervisin. Revisar el informe de examen preliminar y presentar al Jefe de Equipo sus observaciones, si las hubiere. Presentar al Comit de Auditora el informe de examen preliminar y bosquejo del Plan de Auditora.

8 9

JEFE DE EQUIPO Y AUDITORES SUPERVISOR

10

EQUIPO DE AUDITORA

3. COMPONENTES DE LA FASE DE PLANEACION En la fase de planeacin de la auditora operativa, deben precisarse y desarrollarse al menos los siguientes aspectos:

1. Elaboracin del Plan General de Auditoria 2. Anlisis General de la entidad 3. Examen Preliminar 4. Ejecucin del Examen Preliminar 5. Informe de Examen Preliminar

22

3.1

PLAN GENERAL DE AUDITORIA.

El Plan General de Auditora ser preparado por el Equipo de Auditora y cuando menos deber contener los aspectos siguientes: Introduccin Alcance de la auditora Objetivo general Objetivos especficos Enfoque general Resultados de la auditora Fundamento de la auditora Estructura de los responsables de la auditora y Cronograma de actividades.

Este plan de auditora deber ser retomado por cada uno de los equipos al momento de desarrollar la auditora en las entidades. (Anexo No. 5). 3.2. ANALISIS GENERAL

Consiste en efectuar un "Anlisis General" de la entidad a auditar, de tal forma que el equipo de auditores pueda conocer y entender sus objetivos, metas, procesos, funcionamiento, otros aspectos al interior de la misma y de su entorno.

Para obtener un adecuado entendimiento de la entidad a auditar, es importante considerar los aspectos siguientes: Marco Jurdico Externo
23

 Normatividad Interna Arquitectura Organizacional Estructura Financiera Conocimiento del entorno. Indicadores de Gestin

3.2.1

MARCO JURDICO EXTERNO.

El anlisis del aspecto jurdico externo de la entidad, comprende toda la base legal sobre la cual se fundamenta la existencia de la misma, regulando su mbito de accin y sus relaciones con otras entidades. 3.2.2 NORMATIVIDAD INTERNA

La constituye toda la documentacin interna generada por la entidad, tales como: Reglamentos, Acuerdos de Concejo, de Juntas Directivas, del Titular de la entidad, Actas de Comits, Resoluciones, Instructivos, etc. 3.2.3 ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL

La Arquitectura Organizacional, se concibe como el modelo de gerencia adoptado por cada entidad, para el desarrollo de sus funciones, en concordancia con los fines institucionales establecidos; la cual est constituida por los siguientes componentes:

24

3.2.3.1

IDEAS RECTORAS ( VISION, MISIN, PRINCIPIOS Y/O VALORES).

a) VISIN Consiste en desarrollar un sentido del destino que la entidad reconozca como propio y ayude a sus miembros a actuar en forma coordinada para su logro. b) MISIN Representa la razn fundamental para la existencia de la entidad. Se le conoce tambin con el nombre de propsito.

c) PRINCIPIOS Y/O VALORES Describen el modo en que la entidad se propone operar da a da para alcanzar su visin. Son pautas de conducta recproca, apreciacin de los usuarios, la comunidad y proveedores / suministrantes, los lmites que se imponen. 3.2.3.2 OBJETIVOS Y METAS

Son los fines haca los cuales se dirige una actividad. Representan el fin haca el que se encamina la entidad. 3.2.3.3 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Consiste en todos aquellos bienes y servicios que las entidades proporcionan a la poblacin, usuarios, etc., en forma directa o indirecta.

25

3.2.3.4

TEORIA, METODOS Y HERRAMIENTAS

Involucra todas las herramientas utilizadas en las diferentes fases del proceso administrativo, las cuales estn contenidas en: Planes de desarrollo y/o Estratgicos, Planes Operativos, Estudio del Entorno, Programas y/o Proyectos claves, Estructura Organizacional, Manuales Procedimientos, Manuales Tcnicos, etc. 3.2.3.5 MEJORAS TECNOLGICAS U OPERATIVAS de Funciones, Manuales de

Consisten en aquellos cambios metodolgicos, tcnicos y tecnolgicos, orientados a dinamizar los procesos y controles establecidos por la entidad.

3.2.4

ESTRUCTURA FINANCIERA

Se refiere al estudio y anlisis de los Informes de Liquidacin Presupuestaria, Presupuestos, Operacin, etc. 3.2.5 CONOCIMIENTO DEL ENTORNO Estados Financieros, Cartera de Cuentas Corrientes, Costos de

Describe aquellos factores que inciden en las diferentes operaciones de la entidad auditada, ya sea de manera directa o indirecta, que entre otros podran ser: Produccin, comercio, industria, servicios pblicos, etc. 3.2.6 CONCLUSIN DE LA ETAPA DE ANLISIS GENERAL

26

En conclusin el anlisis general requiere de una concentracin de esfuerzo en el conocimiento y comprensin a travs del estudio y anlisis de la informacin y documentacin solicitada a la entidad y que ha sido detallada en los literales anteriores, para lo que deber elaborarse narrativas que describan una sntesis de cada uno de ellos. Este conocimiento se ampla con la utilizacin de entrevistas y/o cuestionarios (Anexo No. 7) Despus de efectuar el anlisis de los aspectos sealados, cada uno de los auditores responsables de los temas asignados, har una presentacin a los dems miembros del equipo con el fin de que todos tengan conocimiento de la entidad; siendo el Jefe del equipo quien consolidar la informacin presentada de la manera siguiente: Rol y posicin de la entidad auditada. Objetivos de la entidad. Funciones desarrolladas. Estructura Organizativa. Recurso humano con que cuenta y sus costos. Presupuesto Financiero, detallando sus fuentes y usos. Conocimiento del Entorno: Describiendo aquellos factores que inciden en el quehacer de la entidad auditada, ya sea de manera directa o indirecta. Identificacin de Lneas de Examen Preliminar. Finalmente se elaborar un informe el cual se denominar Plan de Examen Preliminar y deber de contener el siguiente esquema: Introduccin Anlisis General de la Entidad Identificacin de Lneas de Examen Preliminar (LEPAS)
27

Identificacin de Fuentes de Criterio

Identificacin de Criterios Generales de Auditora Planificacin del Examen Preliminar Lista de Proyectos Objetivos LEPAS del Proyecto

3.3

Cronograma de Actividades Anexos EXAMEN PRELIMINAR.

Dentro de la Fase de Planeacin se encuentra como ltima etapa el Examen Preliminar, y tiene como objetivo explorar en una forma eficiente las lneas de examen identificadas durante la etapa de anlisis general y profundizar el conocimiento y la comprensin inicial de las relaciones de responsabilidad y las actividades claves de la administracin, as como los sistemas y controles aplicados.

3.4

EJECUCIN DEL EXAMEN PRELIMINAR.

3.4.1

IDENTIFICACION DE LINEAS DE EXAMEN PRELIMINAR (LEPAS)

Estas lneas sern identificadas con la ayuda de los resultados obtenidos en el Anlisis General, e involucran las diferentes reas que conforman la entidad sujeta de examen.

28

En esta etapa es necesario enumerar y agrupar en proyectos de auditora todas las LEPAS establecidas en las diferentes reas cubiertas, con el propsito de evaluarlas en cada una de las reas que han de ser examinadas, para lograr un

mejor conocimiento y comprensin de la entidad auditada. Pueden considerarse, entre otros los aspectos siguientes: La descripcin del sistema de otorgamiento de servicios con que cuenta la entidad, a fin de garantizar que los bienes y servicios provistos han sido recibidos por los beneficiarios. La identificacin de procedimientos de control que permitan medir, corregir e informar sobre la efectividad de los planes y proyectos establecidos. La descripcin de los elementos principales que constituyen el sistema de administracin de recursos humanos. Identificacin de los controles para el manejo de las transacciones financieras y administrativas. La preparacin y actualizacin de documentos tcnicos que describan las funciones bsicas de la administracin, tales como, planes estratgicos y operativos, manuales, reglamentos, instructivos, etc., en concordancia con las necesidades reales de la Entidad. Descripcin del manejo y control de los activos fijos, haciendo nfasis en la utilizacin, custodia, salvaguarda, legalizacin, registro, etc. Una vez evaluadas las Lneas de Examen Preliminar, el equipo de auditores est en la capacidad de identificar las diferentes fuentes de criterio de auditora, aplicables particularmente a las reas sujetas de examen. 3.4.2 IDENTIFICACION DE LAS FUENTES DE CRITERIOS DE AUDITORIA. Las fuentes de criterio de auditoria son determinadas por todo el fundamento legal, normativo u operativo que regula u orienta las diversas reas sujetas de
29

examen. Las cuales el auditor identifica mediante la revisin de los proyectos involucrados en el proceso de auditora.

Las fuentes de criterio entre otras pueden ser: Leyes, reglamentos, instructivos y dems normativa que regule el funcionamiento de la entidad. Manuales Operativos y de procedimientos de la Entidad. Literatura relacionada con el tema sujeto de examen (Libros, Tesis, Guas, Folletos, etc.) Plan de Gobierno Central c) IDENTIFICACION DE CRITERIOS GENERALES DE AUDITORIA. Los criterios de auditoria proporcionan normas razonables para la evaluacin del diseo y el rendimiento de los sistemas. El Jefe de Equipo, deber cerciorarse de que se identifiquen criterios adecuados de auditora. Los criterios de auditora deben: Suministrar pautas tiles para la evaluacin del manejo de los recursos fsicos, humanos y financieros ambientales . Suministrar un medio o herramienta de evaluacin para evaluar el desarrollo de procedimientos administrativos en la entidad. Construir las bases de evaluacin de la estructura orgnica de la entidad. en trminos de economa, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoracin de costos

30

Por otra parte, cuando no existen criterios, el equipo de auditora los desarrolla segn las circunstancias del caso. Ante la ausencia de criterios explcitos, el

auditor podr aplicar su juicio y conocimiento profesional para desarrollar criterios aplicables a situaciones particulares. d) INDICADORES DE GESTION Las entidades pblicas realizan diversas acciones para alcanzar sus metas y objetivos, los cuales estn orientados a generar bienes o servicios que satisfagan las demandas de la sociedad. En la medida que la administracin de la entidad logre sus propsitos, en esa medida estar realizando su gestin. En todo proceso administrativo, es necesario asegurar el cumplimiento de metas y objetivos. Los Indicadores de Gestin constituyen herramientas valiosas para medir la gestin. Para evaluar la gestin de la entidad objeto de examen, los auditores realizarn procedimientos de verificacin utilizando los indicadores de gestin conocidos (Anexo No.8) o los que haya implantado la entidad. Es conveniente que cada institucin del sector pblico elabore los indicadores que le son aplicables de conformidad a la naturaleza de las operaciones que realiza. El Jefe de Equipo, con la participacin de los auditores elaborarn los programas de auditora en los cuales se especifique los diferentes procedimientos de examen que se habrn de realizar, estos programas tendrn como objetivos: evaluar la economa, eficiencia, eficacia , efectividad, equidad, excelencia y valoracin de costos ambientales, en la realizacin de las operaciones de la entidad. En los casos que la entidad auditada no disponga de indicadores de gestin, los auditores podrn recomendar su elaboracin y aplicacin.
31

3.5 INFORME DE EXAMEN PRELIMINAR El Informe de Examen Preliminar, es un elemento importante del proceso de auditora y una herramienta vital para su control. Este informe es preparado por el Jefe de Equipo de Auditora, conjuntamente con los auditores de cada proyecto involucrado en el examen. El propsito del informe es el siguiente:

Proporcionar al Comit Tcnico de Auditora, un mayor conocimiento y comprensin de la entidad auditada, sobre sus actividades claves y los sistemas y controles aplicados. Lograr su apoyo en cuanto a la importancia y adecuacin de los asuntos seleccionados, para ser tratados como asuntos de potencial importancia.

El informe debe ser breve, sin entrar en detalle de los asuntos que hayan sido cubiertos anteriormente; adems, debe presentarse en una forma lgica, detallando nicamente aquellos aspectos que sean de potencial importancia para las decisiones que deban tomarse en relacin con el bosquejo del plan de auditora.

3.5.1

CONTENIDO DEL INFORME DE EXAMEN PRELIMINAR.

El informe de examen preliminar contendr lo siguiente: 1. 2. Introduccin Actividades administrativas y controles claves.
32

3. 4. 5.

Identificacin de los criterios de auditora que han de aplicarse. Asuntos de potencial importancia. Bosquejo del plan de auditora.

3.5.1.1 INTRODUCCION Deber contener una descripcin breve del contenido del Informe de Examen Preliminar.

3.5.1.2 ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y CONTROLES CLAVES.

Uno de los pasos ms importantes para la etapa de examen, es la descripcin de las actividades claves que las entidades hayan determinado para ejecutar e informar sobre las operaciones que desarrollan. Tal descripcin deber hacerse por cada uno de los proyectos seleccionados y se tomarn en cuenta las consideraciones siguientes:

Enfatizar sobre las caractersticas y controles principales que existan o que deban existir y si el costo de preparacin del modelo es razonable.

El auditor debe relacionar la importancia de los procesos con el papel que desempea la entidad, para el logro de sus objetivos y programas.

33

Una herramienta, que el auditor podra utilizar para la descripcin de los procesos son los flujogramas, los cuales constituyen generalmente un

medio

apropiado

de

sintetizacin,

registro

comunicacin

del

conocimiento logrado de las actividades de la organizacin.

3.5.1.3

IDENTIFICACION DE LOS CRITERIOS DE AUDITORIA QUE HAN DE APLICARSE

El auditor describir la normativa legal y/o tcnica que se refieran a una situacin o proceso realizado en condiciones normales, es decir, que anotar los artculos, incisos o prrafos de la ley, reglamento, instructivos u otra normativa que regule la condicin identificada. 3.5.1.4 ASUNTOS DE POTENCIAL IMPORTANCIA APIS.

Los asuntos de potencial importancia, se diferencian de las lneas de examen preliminar de auditora (LEPA'S), identificadas en el anlisis general, porque dichas lneas de examen estn diseadas para mejorar y ampliar la comprensin y conocimiento de la entidad por parte del auditor, mientras que los asuntos de potencial importancia (APIS), son el resultado de la evaluacin de las LEPAS en el examen preliminar y tentativamente pueden ser determinados como asuntos sobre los cuales se elaborarn los hallazgos para el informe.

Es decir que son aquellos aspectos de potencial importancia, que en esta etapa deben ser examinados con mayor nfasis, a fin de confirmarlos como asuntos de real importancia y podran determinar el alcance de la
34

fase de examen y son tiles para la especificacin de los objetivos de la auditora. Los factores a considerar para establecer los asuntos de potencial importancia son los siguientes: Asuntos determinados por los auditores que podran afectar a la administracin en el desarrollo de sus procesos. reas de riesgo identificadas en auditoras anteriores. reas potenciales de operaciones antieconmicas o ineficientes. Asuntos relacionados con el incumplimiento de las leyes, regulaciones financieras, fraudes u otras irregularidades. Incertidumbre en cuanto al conocimiento de la entidad acerca de la efectividad de sus programas y deficiencias en sus procesos para evaluar la efectividad. Naturaleza y tamao relativo de un programa o actividad y su importancia. Importancia de nuevos programas o actividades. Caractersticas de administracin o gerencia de programa, tales como restricciones o libertades poco usuales en el desempeo de funciones, Naturaleza e importancia de los recursos fsicos, humanos y financieros involucrados.

3. 5.1.5

BOSQUEJO DEL PLAN DE AUDITORIA

Constituye uno de los puntos principales de la auditora, debido a que define el alcance del examen, en trminos de los objetivos y proyectos, los recursos requeridos de acuerdo a las capacidades especiales que se necesiten, establecer los presupuestos de tiempo que se han de requerir en

35

cada proyecto, determinar las metas, puntos de control y la fecha de finalizacin.

En esta fase es importante tener claro que los objetivos del plan de auditora, se basan en conclusiones tentativas resultantes del examen preliminar; pero una vez que se realicen las pruebas adecuadas y se recopilen las evidencias adicionales necesarias durante la fase de examen, es posible que sea necesario introducir modificaciones al plan y a sus objetivos, lo cual constituye una responsabilidad para el Jefe de Equipo y los auditores. El bosquejo del plan de auditoria deber ser preparado por el Jefe de Equipo, conjuntamente con los auditores. Contenido del bosquejo del plan de auditoria por proyecto. Nombre del proyecto Objetivo Criterios de auditoria Asuntos de potencial importancia abordados Requerimientos de recursos

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37

CAPITULO III FASE DE EXAMEN 1. GRAFICO DE LA FASE DE EXAMEN

ELABORACIN DE PROGRAMAS DE AUDITORIA POR CADA PROYECTO

REALIZACIN DE PRUEBAS Y OBTENCIN DE EVIDENCIA

DESARROLLO DE HALLAZGOS Y SUS ATRIBUTOS

COMUNICACIN DE RESULTADOS

INFORME DE PROYECTO

IMPLEMENTACION Y REVISIN DE ARCHIVOS DE AUDITORIA

38

PREPARACIN DEL BORRADOR DE INFORME

2.

PROCEDIMIENTOS GENERALES DE LA FASE DE EXAMEN N 1 2 3 RESPONSABLE AUDITOR SUPERVISOR Y JEFE DE EQUIPO AUDITOR PROCEDIMIENTOS Preparar los programas de auditora por cada proyecto objeto de examen. Aprobarn los programas de auditora Aplicar los procedimientos del programa de auditora. Obtendr evidencias suficientes y competentes para sustentar los hallazgos. Elaborar los hallazgos de auditora con los siguientes atributos: Ttulo Condicin Criterio Causa Efecto Recomendacin Presentar los hallazgos al Jefe de Equipo. Elaborar informe por Proyecto 4 JEFE DE EQUIPO Revisar los hallazgos y se asegurar que se encuentren debidamente sustentados con evidencias suficientes y competentes. Comunicar a la administracin los resultados de la auditora, en la forma siguiente: a) Comunicacin directamente a las personas relacionadas con los
39

hallazgos, solicitndoles sus comentarios con evidencias documentadas. b) Si los hallazgos se mantienen, se comunicar al titular de la entidad objeto de examen, incluyendo recomendaciones que contengan las siguientes caractersticas: Que presenten solucin a la deficiencia reportada. Que ataquen la causa. Que sea viable Comprensibles, que se expliquen por s mismas. auditores

JEFE DE EQUIPO 5 SUPERVISOR 6

Con la colaboracin de los preparar el borrador de informe.

Durante el proceso revisar los papeles de trabajo y anotar sus instrucciones u observaciones en la Hoja de Supervisin.

JEFE DE EQUIPO 7 EQUIPO DE AUDITORIA 8 Presentar el informe al Comit de Auditora. Cumplir con supervisor. las observaciones del

40

FASE DE EXAMEN 3. COMPONENTES DE LA FASE DE EXAMEN

El examen de auditora comprende la realizacin de pruebas, la evaluacin de controles y la recoleccin de evidencia suficiente, competente y confiable, para determinar si los asuntos de potencial importancia identificados en la fase de planeacin, realmente son importantes para efectos de su inclusin en el informe final. La fase de examen incluye lo siguiente:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Elaboracin de programas de auditora por proyecto . Realizacin de pruebas y obtencin de evidencia. Desarrollo de hallazgos y sus atributos. Comunicacin de resultados. Informe por proyecto. Revisin de Papeles de Trabajo. Preparacin del borrador de informe.

41

3.1

ELABORACIN PROYECTO.

DE

PROGRAMAS

DE

AUDITORIA

POR

El

programa

de Su

auditoria

deber ser

incluir

objetivos,

criterios del

procedimientos.

elaboracin

responsabilidad

auditor

encargado del proyecto y la revisin y aprobacin, corresponder al Jefe de Equipo y Supervisor. Los procedimientos de cada programa, debern estar orientados a alcanzar los objetivos formulados en cada proyecto del Plan de Auditora as como a recopilar la evidencia suficiente y competente, que constituya respaldo a los resultados de la auditora. En general, pueden establecerse varios procedimientos para un criterio y es posible que un procedimiento pueda ayudar a comprobar la existencia prctica de dos o ms criterios.

3.2

REALIZACIN DE PRUEBAS Y OBTENCIN DE EVIDENCIA.

Los programas de auditora establecen en sus procedimientos, las labores y las pruebas que deben realizarse. Estarn estructurados de manera que faciliten el desarrollo metdico del examen.

42

A diferencia de las Auditoras Financieras o de los exmenes especiales, el ejercicio de esta auditora demanda que se interacte frecuentemente con la administracin. Las reuniones con la administracin o funcionarios responsables, sern reuniones de trabajo para intercambiar ideas y opiniones acerca de los resultados, a fin de discutir sobre la razonabilidad y pertinencia de las observaciones, sus causas y sus efectos, as como la propuesta de recomendaciones para solucionarlas. 3.3 DESARROLLO DE HALLAZGOS Y SUS ATRIBUTOS

Tcnicamente surge un hallazgo cuando al comparar el criterio (deber ser) con la condicin (lo que actualmente existe o se encuentra funcionando) observamos diferencias. En este momento es necesario utilizar el formato "Hallazgo Potencial de Auditora" HPA (Anexo N 9), como medio que nos permitir preparar el informe de auditora por proyecto. Establecido el hallazgo, procedemos a su evaluacin en trminos de causa (el asunto o asuntos que originan el problema o situacin) y efecto

(las consecuencias buenas o malas que generan la situacin o situaciones encontradas). En este punto resulta de suma utilidad precisar causas y efectos, as como cuantificar o valorar sobretodo los efectos negativos, en trminos de perdidas de dinero, de activos, de imagen corporativa, de posicionamiento institucional, de calidad del servicio, del alcance de las actividades, del incumplimiento de lo establecido en planes y programas, de metas, objetivos, etc.
43

Es

importante

identificar

los

aspectos

positivos

"fortalezas"

institucionales, de las cuales debemos obtener la evidencia que las sustenten, ya que estas debern reportarse con el propsito de balancear el efecto poco constructivo de un informe eminentemente negativo.

3.4

COMUNICACIN DE RESULTADOS .

Para esta actividad, es de suma importancia la utilizacin de cuadros, grficas, fotografas, flujogramas de procesos, organigramas y cualquier otro medio que ayude a comunicar en forma efectiva los resultados obtenidos. a) A LA ENTIDAD

La comunicacin de resultados a la administracin se realiza en la medida en que desarrollamos el programa de auditora, con el propsito que al finalizar la fase de examen, todas las reas y personas responsables de la Entidad con las que hemos discutido y comunicado nuestros resultados estn enterados de los mismos. Teniendo la oportunidad de participar activamente en la presentacin de evidencias para superar los hallazgos y/o dar las explicaciones correspondientes, en beneficio de la objetividad de nuestros resultados. En esta comunicacin de resultados se podr presentar la carta a la gerencia, dirigida al titular de la entidad. (Anexo No.19) Cuando se trate de ex funcionarios o ex empleados, se proceder a elaborar una Nota de Comunicacin, que ser notificada en forma personal por medio de Esquela o por Correo Certificado en el lugar de su domicilio; en caso de que el servidor pblico hubiere fallecido, la notificacin se har a sus herederos, segn lo establecido en el Art. 62 de la Ley de esta Corte.
44

Si no hubiere domicilio conocido, se notificar mediante publicacin en uno de los diarios de mayor circulacin de la Repblica; las notificaciones por la prensa escrita podrn ser individuales o colectivas, contendrn la relacin del examen, nombres y apellidos de los interesados, as como los cargos y perodos de su servicio, tal como lo dispone el Art. 63 de la Ley de la Corte de Cuentas de la Repblica. b) INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL

S en el transcurso de la auditoria, resultaren Indicios de Responsabilidad Penal, segn opinin escrita de la Direccin Jurdica y como resultado de un arqueo de fondos se elaborar un reporte del indicio sustentado con el acta de arqueo. Formulado el reporte, el Jefe de Equipo, lo suscribir y lo remitir al

Director de Auditoria correspondiente, quien comunicar de inmediato al Presidente de la Corte de Cuentas y al Director de Responsabilidades, para los efectos legales consiguientes.

Si los indicios de responsabilidad penal aparecieren con claridad en el transcurso del examen y no fuere posible obtener en corto plazo, resultados finales de todo el movimiento de fondos o bienes, no ser necesario formular el acta mencionada y bastar un informe o reporte especifico sobre el caso, el cual tramitar conforme el procedimiento antes descrito. De resultar un faltante de recursos financieros o materiales, presunto responsable la reposicin del mismo. c) CARTA DE SALVAGUARDA
45

el auditor

adems de proceder conforme a lo antes detallado, recomendar al

Antes que el Equipo de Auditora se retire de la entidad, el Supervisor y Jefe de Equipo, debern obtener la Carta de Salvaguarda, relacionada con la gestin administrativa, financiera y operativa, suscrita por el Titular de la entidad funcionario a quien l designe (Anexo No. 16 )

3.5

INFORME POR PROYECTO

Cada uno de los integrantes del equipo de auditora, deber elaborar el informe del o de los proyectos que haya desarrollado, con el propsito de que el Jefe de Equipo, tenga los suficientes elementos de juicio para elaborar el borrador del informe de auditora. Siendo el contenido del informe por proyecto el siguiente: 3.6 Introduccin Limitantes Realizaciones o Logros Desarrollo de hallazgos Conclusin del proyecto. REVISIN DE PAPELES DE TRABAJO.

Como punto clave de control, el Jefe de Equipo se encargar de revisar los papeles de trabajo para establecer si lo escrito en cada informe por proyecto se encuentra debidamente sustentado y evidenciado.

3.7 En

PREPARACIN DEL BORRADOR DE INFORME. esta fase el equipo de auditora deber preparar el Borrador de

Informe y resumen ejecutivo los cuales sern revisados detalladamente

46

por el Supervisor de Auditora en los siguientes aspectos: ortografa, redaccin, cuadros y grficos.

contenido,

El borrador de informe ser elaborado de conformidad al esquema siguiente: Introduccin Objetivo y Alcance de la Auditora Limitaciones en el Alcance de la Auditora Informacin de la Entidad Resultados de la Auditora Proyecto X Proyecto X

Conclusiones Generales Anexos

47

CAPITULO IV FASE DE INFORME

1.

GRAFICO DE LA FASE DE INFORME

ELABORACIN DEL INFORME DE AUDITORIA

ELABORACIN DEL RESUMEN EJECUTIVO

PRESENTACIN DEL INFORME a) AL COMIT TCNICO b) A LA ENTIDAD

ELABORACIN DEL INFORME FINAL

DISTRIBUCIN DEL INFORME Y RESUMEN EJECUTIVO

AL PRESIDENTE DE LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA 48 AL TITULAR DE LA ENTIDAD A LA DIRECCIN DE RESPONSABILIDADES A LA DIRECCIN ADMINISTRATIVA

2. PROCEDIMIENTOS GENERALES DE LA FASE DE INFORME N 1 RESPONSABLE EQUIPO DE AUDITORA ACTIVIDAD Presentar el borrador de informe al Comit de Auditora, cuyos miembros podrn plantear sus observaciones. A efecto de superar las observaciones planteadas por el Comit de Auditora, aplicar las correcciones que fueren necesarias, al borrador de informe.

JEFE DE EQUIPO

EQUIPO DE AUDITORIA

Previa convocatoria, presentar en sesin de lectura, el borrador de informe a la administracin de la entidad. Despus de presentado el informe a la administracin de la entidad auditada, el Jefe de Equipo, con la colaboracin de los auditores analizar los comentarios y evidencias presentadas por la administracin y elaborar el informe final, en el cual se incorporarn dichos comentarios y se anotar el grado de cumplimiento de las recomendaciones, que podr ser: a) Recomendacin cumplida, b) Recomendacin en Proceso, c) Recomendacin no cumplida.

4 5

SUPERVISOR JEFE DE EQUIPO

Revisar el informe y plantear observaciones al Jefe de Equipo.

sus

Aplicar las correcciones sugeridas por el

49

supervisor. Remitir el informe al Director de Auditora 6 DIRECTOR Revisar el informe y si tuviere observaciones al mismo lo devolver al jefe de Equipo.

7 8 9

JEFE DE EQUIPO DIRECTOR DIRECTOR

Aplicar las correcciones sugeridas y lo devolver al Director de Auditora. Se asegurar que el informe haya sido corregido y lo suscribir . Har la siguiente distribucin del informe: a) Al Seor Presidente de la Corte de Cuentas, b) Al Titular de la entidad auditada, c) A la Direccin de Responsabilidades de la Corte de Cuentas. d) A la Direccin Administrativa de la Corte de Cuentas. e) Al archivo de la Direccin de Auditora.

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2. 3. FASE DE INFORME

La fase de informe constituye la elaboracin, edicin y entrega del informe final, este informe debe ser completo, exacto, objetivo y convincente, as como lo suficientemente claro y conciso como lo permitan los asuntos que trate, con el fin de que sean entendidos por las personas interesadas y principalmente por aquellas que intervienen en los procesos de toma de decisiones de la entidad auditada, deber emitirse lo mas pronto posible para que su informacin pueda ser utilizada oportunamente. En esta fase es necesario tomar en cuenta los comentarios de la Administracin o de los presuntos responsables, relacionados con las observaciones y recomendaciones presentadas a la mxima autoridad de la entidad. Conocidos los comentarios de la Administracin, sustentados con evidencias suficientes y competentes, se presentar en la estructura del hallazgo el grado de cumplimiento que la Administracin ha dado a la recomendacin. Este grado de cumplimiento podr definirse segn los siguientes niveles: 1. Recomendacin Cumplida 2. Recomendacin en Proceso 3. Recomendacin no cumplida.

52

3. 3.1

COMPONENTES DE LA FASE DE INFORME PRESENTACIN DE RESULTADOS

En la presentacin de resultados el equipo de auditora, podr auxiliarse de medios de visin electrnicos, y tendr el siguiente contenido: 1. 2. 3. 3.1. Objetivo y Alcance de la auditora Limitaciones principales para el desarrollo de la auditora Resultados de Auditora Proyecto (nombre)

3.1.1 Observaciones 3.1.2 Recomendaciones 3.1.3 Conclusin General del Proyecto 3.2. Proyecto (nombre) 3.2.1 Observaciones 3.2.2 Recomendaciones 3.2.3 Conclusin General del Proyecto 3.3. 3.4. 4. Observaciones Recomendaciones Conclusin General

3.1.1 AL COMIT TCNICO DE AUDITORIA Al finalizar la fase de examen, se efectuar ante el Comit Tcnico de Auditora, una presentacin de los resultados (Anexo N10), sustentada en el borrador de informe, en la cual se incluirn las principales La finalidad de la observaciones, causas, efectos y recomendaciones. informe.

presentacin es que el Comit asesore, proponga o sugiera mejoras al

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Previo a la presentacin al Comit Tcnico, el Jefe de Equipo deber preparar la agenda correspondiente, la cual ser entregada a cada asistente. (Anexo N11). 3.1.2 A LOS FUNCIONARIOS DE LAS ENTIDADES Una vez superadas las observaciones y recomendaciones efectuadas por el Comit Tcnico al borrador de informe, el equipo de auditora har la presentacin previa convocatoria a los funcionarios de la entidad auditada. Al final de la reunin se levantar un acta de lectura, en la cual se har constar bsicamente el objetivo de la reunin, los nombres de los asistentes y que la suscripcin del acta no significa la aceptacin del contenido del borrador de informe. 3.1.3 RESUMEN EJECUTIVO. El objetivo de este resumen es presentar a los funcionarios de la entidad auditada los principales resultados de la auditoria, considerando la importancia de las observaciones e indicar la inobservancia de los principios de economa, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoracin de costos ambientales en el desarrollo de su gestin. Su extensin no debe exceder de ms de cinco pginas y ser suscrito por el Director o Subdirector de la Direccin correspondiente. Dicho informe podr contener la estructura siguiente: - Introduccin - Resultados de la Auditora - Observaciones Recomendaciones - Grado de Cumplimiento - Conclusiones Generales.

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3.1.4 CONFIDENCIALIDAD DE LOS INFORMES El informe tendr el carcter de borrador, por lo que su uso ser restringido, hasta la entrega del informe final a la entidad auditada por las instancias correspondientes. 3.1.5 ELABORACION AUDITORIA. Despus de haber efectuado las correcciones sugeridas por el Comit Tcnico de Auditora y las modificaciones resultantes de la presentacin a los funcionarios de la entidad, se proceder a la elaboracin del informe final (Anexo N. 12 ); cuya distribucin se har de la siguiente manera: Un ejemplar para la entidad auditada; Direccin de Responsabilidades, con nota de antecedentes (Anexo No.17); Direccin Administrativa; papeles de trabajo; archivo Direccin de Auditoria y los necesarios de conformidad a los responsables de la gestin. miembro del equipo de auditora. 3.2 INFORMES A PRODUCIRSE EN UNA AUDITORIA INTEGRAL Esta actividad ser asignada a un Y DISTRIBUCIN DEL INFORME DE

De conformidad al plan anual operativo de cada Direccin de Auditora, podr practicarse auditora integral, para lo cual sern aplicables los procedimientos contenidos en el Tomo I del Manual de Auditora Gubernamental, referentes a las auditoras financieras; y adems los procedimientos del presente Tomo II relacionados con auditoras operativas o de gestin. En una auditora integral, se producirn informes que contengan al menos los aspectos siguientes:
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a. Dictamen sobre aspectos financieros. b. c. d. Evaluacin de Control Interno Cumplimiento normativa legal. Resultados sobre aspectos de gestin. con Leyes, Reglamentos, Instructivos y dems

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CAPITULO V
FASE DE SEGUIMIENTO. En esta fase se detallan las actividades a realizar en el seguimiento de las recomendaciones contenidas en los informes de auditoras o exmenes especiales anteriores. 1. OBJETIVOS Determinar el grado de cumplimiento a la fecha de la auditora, de las recomendaciones contenidas en los informes de auditoras anteriores efectuadas en las entidades sujetas a examen. Este grado de cumplimiento podr ser: a) Recomendacin Cumplida b) Recomendacin en Proceso, c) Recomendacin No Cumplida Unificar criterios y procedimientos entre los auditores asignados para ejecutar el seguimiento. Permitir la presentacin uniforme de los resultados del seguimiento Orientar a los auditores para la obtencin de evidencia suficiente y competente sobre el grado de aplicacin de las recomendaciones. Canalizar el establecimiento de responsabilidades, si las hubiere.

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2.

PROGRAMA DE SEGUIMIENTO

El Jefe de Equipo preparar un programa especfico de seguimiento, que servir de gua al auditor, el cual ser revisado y aprobado por el Supervisor. 3. PROCEDIMIENTOS EN LA SEDE

Se detallan a continuacin algunos procedimientos generales para el seguimiento: a) El Jefe de Equipo solicitar: Al Encargado del archivo Permanente los papeles de trabajo de la auditora anterior Ejemplar del o los informes de auditora o examen especial realizados por la Direccin de Auditora que corresponda y las Notas de Antecedentes remitidas a la Direccin de Responsabilidades. Memorandos o cualquier otra evidencia que tengan relacin con la comunicacin de recomendaciones a la entidad, originadas en el transcurso de los exmenes. b) Con la informacin obtenida, el auditor asignado proceder al anlisis de las recomendaciones tabulando las mismas en papeles de trabajo. (Anexo No.13) c) El Jefe de Equipo y/o auditor asignado con autorizacin del Director o Subdirector de Auditora, obtendr informacin en la Direccin de Responsabilidades, respecto a notificaciones y pruebas de descargo presentadas por los presuntos responsables.

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4. a)

PROCEDIMIENTOS EN LA ENTIDAD El Jefe de Equipo y/o auditor asignado solicitar a la mxima autoridad de la entidad y a los funcionarios responsables, la evidencia documental y/o fsica sobre el grado de cumplimiento de las recomendaciones u ordenes impartidas para su implantacin, as como explicaciones sobre las causas de su incumplimiento.

b)

Segn las reas de aplicacin verificar el cumplimiento de las recomendaciones.

c)

Si como producto del examen se establece que las explicaciones vertidas por la Administracin no justifican el incumplimiento de las recomendaciones, la presunta responsabilidad se incluir en la Nota de Antecedentes; para tal efecto determinar los perodos de actuacin en los casos que hubiere cambio de funcionarios responsables de aplicar las recomendaciones.

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60

CAPITULO VI
CONTROL DE LA AUDITORIA

1.

OBJETIVOS

Los objetivos del control de la auditora son: Asegurar el cumplimiento de los procedimientos dentro de los plazos establecidos en la planeacin. Analizar permanentemente los avances del trabajo, solucionando las dificultades que surjan. Evaluar las situaciones relevantes que se hayan encontrado. Optimizar la coordinacin y las relaciones humanas entre los integrantes del equipo. Asegurar que las deficiencias encontradas se encuentren debidamente sustentadas con evidencias suficientes y competentes. Es responsabilidad del Supervisor y Jefe de Equipo, encargarse de que el personal integrante del equipo de auditora, reciba la orientacin y supervisin adecuada para asegurar el logro de los objetivos. La manera ms eficaz de asegurar la calidad y acelerar el avance de la auditora encomendada es ejercitando la supervisin apropiada desde el inicio hasta la conclusin del trabajo de auditora y emisin del informe.

61

El Supervisor y Jefe de Equipo, debern controlar la correcta ejecucin de los programas, aprobar los ajustes a los mismos y revisar la preparacin de los papeles de trabajo.

2.

TCNICAS DE CONTROL

El control de la auditora se realizar mediante tcnicas de control cuantitativo y cualitativo. A travs del control cuantitativo se verifica el cumplimiento con relacin al tiempo de cada fase del trabajo, as como el costo final de la auditora, para lo cual debern fijarse fechas especficas de conclusin de determinadas tareas. Se establecern como puntos mnimos de control en cada fase, los siguientes: FASE 1. Planeacin PUNTOS DE CONTROL - Plan General de Auditora - Informe de Examen Preliminar 2. Examen - Plan especfico de auditora - Programa de auditora por proyectos. - Evaluacin de evidencias - Revisin de archivos de auditora 3. Informe - Borrador de informe de auditora - Informe final de auditora

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El Jefe de Equipo y Supervisor, debern utilizar los formularios siguientes: Informe Mensual de Avance por Actividades (Anexo No. 13) Control de Costos del Examen. (Anexo No.14) Control Administrativo de Asistencia. (Anexo No.15)

El control cualitativo, tiene como objetivo comprobar el avance y calidad de las labores desarrolladas. Debe evaluarse peridicamente el cumplimiento de las normas de auditora y el respaldo con que cuentan las observaciones que se formulen de acuerdo al programa de auditora realizado. Las revisiones de supervisin del trabajo de auditora y del informe debern ser oportunas y determinar: si se siguen los procedimientos establecidos en el programa de auditora, justificacin y autorizacin de ajustes al programa, si el trabajo de auditora ha sido realizado con el debido cuidado profesional, si los papeles de trabajo contienen la evidencia de los hallazgos y conclusiones y proveen datos suficientes para preparar el informe y si los objetivos de auditora fueron logrados. 3. ANLISIS DE DEMORAS

Las tcnicas de control tienen por finalidad detectar oportunamente las demoras que se generen, con el objeto de evaluar en trminos del impacto que producirn en el cumplimiento de los objetivos de la auditora. El Supervisor y Jefe de Equipo, informaran las causas y justificacin de la demora y si es posible recuperarla con los recursos disponibles o si debern realizarse ajustes, cambiando la asignacin de los mismos o reforzarse con nuevos recursos.

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4.

MEDIDAS CORRECTIVAS

El cumplimiento de las fechas previstas en los puntos mnimos de control es fundamental, puesto que determinan los aspectos ms importantes en cada fase y en los cuales una demora puede afectar el trabajo en su totalidad. correctivas en el momento oportuno. El control cuantitativo del grado de avance puede indicarnos, en el caso de desviaciones en exceso del presupuesto de tiempo, la necesidad de tomar medidas correctivas tendientes a: modificar el alcance del trabajo y asignar ms auditores para cumplir el trabajo en los plazos previstos. El Supervisor evaluar las desviaciones y propondr las medidas correctivas en un memorndum a la Direccin. con las nuevas decisiones. Una vez aprobadas, se debern ajustar cronogramas y programas para que sean consistentes El Supervisor y Jefe de Equipo debern enfatizar la atencin sobre estas fechas, para tomar las acciones

5.

CONTROL Y EVALUACIN DEL RESULTADO FINAL

Es el control de calidad a que se somete el producto terminado antes de hacerlo pblico. El punto de control est en el borrador del informe, en el cual se efectuar una evaluacin de las evidencias reunidas, observaciones planteadas, recursos utilizados y recomendaciones sugeridas, con la finalidad de verificar si hay necesidad de mejorarlo.

64

CAPITULO VII DISPOSICIONES FINALES 1. 1.1. ACTUALIZACION DEL MANUAL REVISIONES PERIODICAS

Con el propsito de mantener actualizado este manual, deber ser revisado peridicamente, por una Comisin nombrada por la Presidencia de esta Corte, al menos una vez por ao o de conformidad a la actualizacin de la normatividad tcnica. 2. VIGENCIA

El presente manual entrar en vigencia a partir del da 1 de febrero del ao dos mil uno.

San Salvador, 1 de febrero de 2001

INGENIERO JOSE RUTILIO AGUILERA CARRERAS PRESIDENTE CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA

65

66

ANEXOS

67

68

ANEXO 1 ORDEN DE TRABAJO

CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA DIRECCIN DE AUDITORIA SECTOR ORDEN DE TRABAJO No.___________ San Salvador, Licenciado(a), Seor(a), ____________________ Presente Con base a las atribuciones conferidas en el Art. 5. de la Ley de la Corte de Cuentas de la Repblica, comunico a usted, que a partir de esta fecha se le ha designado como Jefe del Equipo, que efectuar labores de auditoria en_____________________________________________________________ _____ conforme a las indicaciones siguientes: ACTIVIDAD (ES) A REALIZAR _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ________ TIEMPO ESTIMADO ____________________________________________________________ DESCRIPCIN DE LABORES ____________________________________________________________ PERSONAL ASIGNADO _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ________ SUPERVISION El trabajo ser Supervisado por ___________________________________________________ Atentamente Director (Subdirector) de Auditoria c.c. Supervisor (a)
69

de

de _______.

Recibido: ________________________ (fecha y firma)

70

ANEXO 2 MODIFICACION ORDEN DE TRABAJO

Modificacin No._______ Orden de Trabajo No. _____ de fecha _______________ San Salvador, _______de _____________de _______.

Licenciado (a) / Seor (a) _________________________________ Jefe de Equipo Presente. Con base en el Art. 5, numerales ________, de la Ley de la Corte de Cuentas de la Repblica y lo dispuesto en el Art. 30 del Reglamento Orgnico Funcional de esta Corte, comunico a usted, que mediante esta nota, se modifica el contenido de la Orden de Trabajo No. ____________de fecha ___________________, en la forma siguiente: TIEMPO ESTIMADO ______________________________________________________________________ ______________ DESCRIPCIN DE LABORES ______________________________________________________________________ _______________ ______________________________________________________________________ __ PERSONAL ASIGNADO Se asigna (n) a partir de esta fecha, al seor (a) (es) ______________________________, en sustitucin (en calidad de refuerzo)_______________, del (los, las) seor (es)(as) ______________________________________________, respectivamente.

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ANEXO 2-1 SUPERVISIN El trabajo ser supervisado por: _______________________________, en sustitucin de ______________________________, a partir de esta fecha.

Lo anterior se comunica a usted, para los efectos legales consiguientes.

Atentamente,

Director (Subdirector) de Auditoria

Recibido Fecha:_________________ Firma: __________________

c.c. Supervisor (a)

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ANEXO 3

COMUNICACION DE INICIO DE TRABAJO REF. ___________ _____ de ____________de_______ Seor (es) (Nombre) Ministro / Consejo Directivo/ Junta Directiva / Concejo Municipal (Nombre de la Entidad) Presente. Atentamente comunico a usted (es), que de conformidad al Art. 195 de la Constitucin de la Repblica y el Art. 5 de la Ley de la Corte de Cuentas de la Repblica, se efectuarn labores de auditoria en la Entidad a su digno cargo, segn Orden de Trabajo No. __________de fecha____________, as: Auditoria Operacional, correspondiente _________________________. al Ejercicio Fiscal de

En atencin a lo anterior solicito a usted su valiosa colaboracin, respecto a girar instrucciones a los Funcionarios y Empleados de esa entidad, para que proporcionen la informacin que sea requerida por el Equipo de Auditoria asignado, segn nmina adjunta. No obstante, podran incorporarse otros auditores de acuerdo a las necesidades del examen. Lo anterior se notifica para los efectos legales consiguientes, y aprovecho la ocasin para expresarle (s) las muestras de mi consideracin y estima. DIOS UNION LIBERTAD Director (o Subdirector) de Auditoria

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74

ANEXO 4 ESQUELA DE NOTIFICACION

En las Oficinas de _________________________________, a las_________________ ___________________________horas con ______________________minutos del da _______________________________ del ao dos mil _______. NOTIFIQUE con las formalidades de Ley e hice entrega de la nota REF: _____________, emitida por la Direccin de Auditoria Sector _____________________________de la Corte de Cuentas de la Repblica, con fecha ___________________del presente ao, mediante la cual se comunica el inicio de la auditoria segn Orden de Trabajo No. _________________de fecha _____________, que se detalla en la nota mencionada. La notificacin se hizo por medio de _______________________________________ (Nombre y Cargo), quien para constancia firma.

Notifiqu:

Notificado:

F._________________________________ (Nombre del Jefe de Equipo)

F. ________________________ (Quien recibe la nota)

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ANEXO 5

PLAN GENERAL DE AUDITORIA

INTRODUCCION

La Corte de Cuentas de la Repblica, basndose en los Arts. 30 numerales 4, 5 y 6 y Art. 31 de su Ley; as como el Plan de Auditoria de la Direccin del Sector ____________, efectuar Auditora a la Institucin de

______________________________

Esta auditoria ser desarrollada segn las tcnicas y procedimientos establecidos en las Normas de Auditora Gubernamental adoptadas por la Corte de Cuentas de la Repblica, verificando el cumplimiento de leyes, decretos, reglamentos y otras disposiciones legales aplicables.

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1. Alcance de la auditora operativa. Evaluar en forma integral la gestin administrativa, operativa y financiera de la (nombre de la Entidad), verificando, examinando y reportando sobre el cumplimiento de sus objetivos y metas, planes de desarrollo local e indicadores establecidos, su sistema de control interno, la conformidad legal sobre su funcin social y los derechos de los usuarios en la prestacin del servicio.

2. Objetivo general

Realizar una evaluacin constructiva y objetiva al proceso de gestin de la la (nombre de la Entidad), con el fin de determinar el grado de economa, eficiencia, eficacia y efectividad con que se manejan los recursos fsicos, financieros, tcnicos, tecnolgicos y su talento humano, los resultados obtenidos de su plan de gestin, programas, proyectos, objetivos, metas, polticas y lo adecuado de sus sistemas de informacin.

3.

Objetivos Especficos.

3.1

Constatar si se observa el debido cuidado en la administracin de sus recursos, observando la economa en trminos de cantidades y calidades adecuadas al mnimo costo; su eficiencia en la correcta utilizacin durante su proceso productivo y su eficacia en el logro de los objetivos y metas propuestos.

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3.2

Verificar y evaluar el cumplimiento de los planes y si stos se han implementado teniendo en cuenta: leyes, normas, decretos, resoluciones, circulares, polticas y normas internas.

3.3.

Examinar la existencia de un sistema integrado de control de resultados, que garanticen permanentemente el cumplimiento de las estrategias, objetivos y metas acordados en su proceso administrativos.

3.4.

Verificar si la entidad ha involucrado dentro de su proceso de administrativo, los elementos que conforman la arquitectura organizacional y si se cumplen de manera razonable dichos elementos, como son: la concepcin filosfica de la entidad, Ideas rectoras (visin, misin, principios, valores y polticas), el desarrollo de teoras, mtodos y herramientas, innovacin en infraestructura y su estructura organizacional.

3.5.

Determinar la existencia de un proceso de planeacin estratgica, coherente que permita establecer un adecuado Plan de trabajo, Resultados y sus componentes principales: 3.5.1. Diagnstico con relacin a sus procesos. 3.5.2. Plan de accin (operativo) 3.5.3. Metas.

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3.5.4. Plan financiero (presupuesto, reformas presupuestarias y las disposiciones generales aplicables adoptadas por la mxima autoridad) 3.6. Determinar si en la ejecucin de los procesos, sistemas, controles,

observan y acatan leyes, reglamentos, polticas, normas y disposiciones que les son aplicables y permiten acompaar e impulsar el plan de gestin.

3.7.

Verificar que en el ejercicio de la gestin institucional, se garanticen los derechos de los usuarios y la prestacin de los servicios en forma eficiente, conforme lo establecen las disposiciones de ley y su normativa interna.

3.8. Verificar si la Entidad genera y promueve una mayor cobertura, menores costos, servicio. tarifa, una mejor calidad y continuidad en la prestacin del

3.9.

Determinar la existencia de procedimientos y sistemas razonables de informacin, que le permitan a la entidad rendir cuenta plena de las actividades originadas en las responsabilidades que se le hayan conferido.

4.

Enfoque General.

Con el fin de ejecutar la auditora operativa, de acuerdo con lo establecido en el alcance y sus objetivos, se ha determinado desarrollar el examen teniendo en cuenta el direccionamiento hacia los siguientes factores y caractersticas:
80

4.1 4.2 4.3

Caractersticas del entorno de la organizacin Normas que la regulan Medio ambiente del sector de los diferentes servicios: Marco competitivo para fomentar la eficiencia de los sectores Regulacin estatal en la prestacin de servicios y actividades, con el objetivo de evitar abusos y proteger al usuario. Incidencia del sector privado y gubernamental para estimular nuevas fuentes de capital y fortalecer la competencia. Establecimiento de condiciones que propicien una buena gestin en un ambiente competitivo. El control, la inspeccin y vigilancia estatal.

4.4. 4.5

Condiciones polticas, sociales, econmicas y legislativas. Clima Organizacional. Identidad corporativa, trabajo en equipo,

satisfaccin del pblico, importancia del talento humano, liderazgo participativo e innovacin y aprendizaje. Las anteriores y otras caractersticas nos permitirn determinar el grado de estabilidad, complejidad, diversidad de variables y hostilidades en que se desenvuelve la entidad y cules son sus repercusiones. 4.6 Anlisis de las caractersticas de la organizacin 4.6.1 Arquitectura organizacional Ideas rectoras Teora, Mtodos y herramientas
81

Mejoras Tecnolgicas u operativas Estructura Organizacional.

4.6.2.1 4.6.3

Plan de desarrollo Plan de accin (operativo) Plan financiero (presupuesto) Procesos Identificacin de los principales procesos

Asignacin y distribucin de los recursos Manuales de procedimientos

4.6.4 4.6.5

Conformacin fsica de los Recursos Conformacin financiera. Anlisis de la conformacin del presupuesto y de las fuentes de ingreso. Estados Financieros.

4.6.6 Desarrollo del Talento Humano 4.6.7 Sistemas de Informacin 4.6.8 Sistema de Control - Controles preventivos - Controles de ejecucin - Controles de verificacin - Control evaluativo - Autocontrol
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4.6.9 Areas claves o estratgicas de la entidad.

El enfoque anterior corresponde al examen de la gestin organizacional y cubre la integralidad de la gestin administrativa, operativa y financiera de la entidad.

5.

Resultados de la auditora.

Proveer a la Corte de Cuentas de la Repblica y a la (nombre de la entidad) de un Informe de Auditora, que permita:

Retroalimentar a (nombre de la entidad) en forma oportuna para que se corrijan y tomen las decisiones sobre su direccionamiento.

Establecer las causas de desviacin o del incumplimiento de los planes de operacin y recomendar alternativas de solucin.

Determinar el estado global de la entidad, los riesgos en sus operaciones, las debilidades y fortalezas, la formulacin de recomendaciones concretas, que a corto, mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer su gestin y asegurar la transparencia, objetividad e independencia del proceso dentro de un marco de costo beneficio para la auditora practicada.

6.

Fundamento de la Auditora.

La auditora se ejecutar segn lo establecido en las Normas de Auditora Gubernamental adoptadas por la Corte de Cuentas de la Repblica.

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7.

Estructura de los Responsables de la Auditora. Comit Tcnico: Director: Subdirector(a): Asesor Jurdico: Equipo de Auditora: Supervisor: Jefe de Equipo: Auditores:

8.

Cronograma de Trabajo Contendr: - Actividades - Perodo de ejecucin por cada actividad, - Nombre del auditor responsable de cada Actividad.

84

ANEXO N 6
METODOLOGIA Y TECNICAS DE ANALISIS DE INFORMACION

I.

METODOLOGIA DE ANALISIS DE UNA INSTITUCION

Para

efectuar el anlisis de una institucin, es conveniente dividir el

procedimiento en dos etapas: a) Investigacin de la situacin actual b) Anlisis y critica de los datos recolectados.

INVESTIGACIN DE LA SITUACION ACTUAL Consiste en la obtencin de una fotografa de cmo est operando la entidad y consta de: Recopilacin de todo el material escrito sobre la entidad. Estudio de los niveles jerrquicos y de la distribucin de autoridad. Estudio de las funciones generales de cada unidad organizativa. Determinacin de puestos claves en la organizacin Anlisis de puestos claves. Lista de deberes y actividades. Anlisis de procesos. Determinacin y anlisis de cargas de trabajo. Determinacin de controles establecidos. Procedimientos de comunicacin.

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ANALISIS Y CRITICA DE LOS DATOS RECOLECTADOS Anlisis y agrupacin de funciones segn secciones y departamentos. Estudio de la delegacin de autoridad. Anlisis de la distribucin de actividades por departamentos, secciones y puestos. Anlisis del flujo de trabajo (procesos). Anlisis del flujo de la comunicacin. Anlisis de los controles actuales. Anlisis del proceso y cargas de trabajo. Luego de efectuado el estudio de la situacin actual de la entidad y de analizado los datos recopilados, se determinar lo siguiente: a) Objetivos de la entidad haciendo mencin si estn o no definidos. b) Agrupacin de funciones. c) Identificacin de problemas, hechos y deficiencias. d) Distribucin de la carga de trabajo por departamento, secciones y puestos. e) Existencia de procesos. f) Lneas de comunicacin interna y externa. g) Alternativas de solucin a los problemas o deficiencias identificadas. TECNICAS DE ANALISIS QUE PODRIAN UTILIZARSE 1. Cartas de Organizacin (Organigramas):

Constituyen la representacin grfica de la estructura de la entidad y sirven para proporcionar informacin sobre stas y como instrumento de anlisis.

2.

Diagramas de Flujo sobre:

Operaciones, formatos, materiales, etc.

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Estos diagramas constituyen la representacin grfica de los pasos que desarrolla una persona para ejecutar un trabajo determinado. Es una representacin grfica de qu, quin, cundo, dnde y para qu se hace algo. Expresa adems, las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de l, estableciendo formas, situaciones, hechos, movimientos, etc., generalmente mediante smbolos convencionales. La herramienta de la flujogramacin, no solamente traza un plan en si mismo, sino que expresa grficamente las instrucciones que deben seguirse en las tareas a desarrollar; el hecho mismo de componer el diagrama de flujo permite al auditor llegar a conocer a fondo los pormenores del trabajo, permitiendo el estudio de cada elemento en s mismo y en su relacin con los dems. Cuando estos diagramas se refieren a materiales o documentos, se les denomina procesos. Si la entidad sujeta de auditora cuenta con un diagrama de procesos, la labor del auditor ser la de recorrer el proceso establecido en los documentos de la entidad, como mecanismo facilitador para hacer el levantamiento de lo que realmente se hace. Ahora nos importa saber lo que la entidad hace por encima de lo que la entidad establece en sus manuales o procesos oficiales. En caso que la entidad, no cuente con estos documentos tcnicos, el equipo de auditores podr elaborarlos a fin de obtener una mayor comprensin de cmo estn operando. 3. Manuales de Organizacin Son documentos en los que se establecen las polticas, reglas, procedimientos y la informacin general que sirve para orientar y uniformar la conducta de cada grupo humano de la institucin.

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4.

Cuadro de distribucin de actividades Son formatos en los que se detallan secuencialmente las actividades de un departamento o seccin, para analizar cuales de ellas realiza cada empleado y especifica las horas que ste dedica a su labor o actividad, con el fin de analizar si la distribucin es correcta o necesita mejorarse.

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A N E X O N 7 GUIA BASICA PARA ENTREVISTAS

AUDITORIA OPERATIVA

Una gua bsica de entrevistas debe contener como mnimo los siguientes elementos: 1. Establecimiento del Objetivo de la Entrevista y/o reunin 2. Identificacin de asuntos claves del rea a investigar. 3. Opinin de la Administracin sobre el funcionamiento de su rea de trabajo. 4. Revisin de los aspectos tratados en la entrevista. 1. ESTABLECIMIENTO DEL OBJETIVO DE LA ENTREVISTA Y/O REUNION. Se determinar de conformidad con la fase cumplir con algn procedimiento de auditora. 2. IDENTIFICACION DE ASUNTOS CLAVES DEL AREA A INVESTIGAR Previa entrevista o reunin con funcionarios y/o empleados de la entidad, el auditor deber conocer aspectos importantes del rea o unidad sujeta a investigacin, tales como: ubicacin y organizacin fsica de la dependencia, principales funciones y actividades, nmero y ubicacin de los funcionarios, nombres y cargos de los principales funcionarios, principales funciones y actividades, responsabilidades u autorizaciones. de la auditora que se est

desarrollando, o el asunto que en particular el auditor requiera indagar para

En la preparacin del formato de la entrevista y/o reunin (gua o cuestionario) los auditores debern considerar:

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Lugar y tiempo asignado; Agenda a desarrollar en la entrevista y/o reunin; De preferencia en las entrevistas iniciales, es participacin de al menos dos auditores. Determinacin del rol que cada uno deber desempear, entendiendo que siempre funcionarn como apoyo el uno del otro. recomendable la

3.

OPINION DE LA ADMINISTRACION SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE SU AREA DE TRABAJO. Los auditores iniciarn el conocimiento del funcionamiento de las reas de trabajo, a travs de manuales de organizacin, funciones, de operacin, actividades, etc.; sin embargo, cuando la entrevista a efectuar sea inicial, INTENTARAN obtener la versin libre del entrevistado, evitando confrontarla con lo escrito en dichos instrumentos tcnicos. A continuacin se presentan algunas de las interrogantes entrevista: 1. Cul es el objetivo de su dependencia? 2. Cules son sus principales funciones, obligaciones, responsabilidades? 3. Cmo est organizada su dependencia? 4. Cmo planea sus actividades? puede suministrarlo? 5. Est integrada la planeacin de su dependencia a la de otra dependencia y/o a la entidad? 6. Qu informacin recibe para desarrollar su trabajo? De que persona(s) o dependencia(s) proviene y con qu periodicidad? informal? 7. Qu informes u otro "producto" prepara? Como? Con quin? A dnde lo enva? Con qu periodicidad? Quienes son sus Usuarios? : Otras dependencias, Directivos, Comits. 8. Cite o enumere las realizaciones ms importantes de su dependencia en el ltimo ao. Pueden ser productos, bienes o servicios o cambios/ajustes internos, promociones, reestructuraciones, otros.
90

a efectuar en la

Existe un documento escrito?

Si existe,

El envo es formal o

9. Cmo controla su eficiencia / desempeo? La calidad de lo que produce? 10. Realiza reuniones de evaluacin? Si es as, quienes participan? Con qu periodicidad? Son formales o informales? Dejan constancia escrita, por medio de actas u otro mecanismo? Si es as, donde se mantienen y quin las custodia? 12. Le informa a alguien ms sobre su desempeo? De que manera? por escrito? en reuniones?, con qu periodicidad? publicadas en algn documento oficial? 13. La entidad cuenta o maneja algn sistema para controlar el costo de su dependencia? 14. A qu reuniones o comits con la superioridad asiste, y con qu periodicidad? Formales o informales? 15. Se elaboran actas de las reuniones que se celebran? Si es as, quin (es) las prepara y/o custodia? 16. Qu problemas tiene dentro de su dependencia, que afecten o puedan afectar su eficiencia administrativa? 17. Qu problemas identifica usted por fuera de su dependencia que la afecten o la puedan afectar? Qu afecten o vayan a afectar a la entidad? 18. Tiene usted alguna sugerencia para los auditores a fin de se examine alguna actividad, dependencia, proceso o sistema que considere necesario para fortalecer el control interno y que influya en una mejor prestacin de servicios? Al finalizar la entrevista y/o reunin, deber expresar su agradecimiento a la (s) persona(s) que lo atendi(eron) e indicarle que posteriormente podrn requerir una nueva entrevista, de conformidad al desarrollo de la auditora. considere Son

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4.

REVISIN DE LOS ASPECTOS TRATADOS EN LA ENTREVISTA. Al culminar la entrevista y/o reunin, deber reunirse el grupo de auditores participantes, para discutir "afinar" la entrevista y los papeles de trabajo que origine, estableciendo la continuidad con referencia a los resultados de la misma. Las interrogantes detalladas anteriormente, constituyen la base para

obtener un conocimiento general de las diferentes reas que conforman la entidad a auditar, por lo que a medida que la Auditora avanza, podrn desarrollarse otras entrevistas con preguntas especficas al rea o asunto que se examinar.

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ANEXO 8 INDICADORES DE GESTION

1. INDICADORES DE GESTION

A efecto de que los auditores conozcan los conceptos bsicos de indicadores de gestin, se presentan a continuacin algunos de ellos. 1.1. Indicadores Bsicos de Gestin

Economa Determina que en igualdad de condiciones de calidad, los bienes y servicios se obtengan al menor costo. mercado. Para que una operacin sea econmica, al adquirir recursos, ya sean estos humanos, financieros o materiales, deber realizarse en un tiempo adecuado, y su costo deber ser el mas bajo posible, en la cantidad adecuada y con la calidad preestablecida. Eficiencia Determina que la asignacin de los recursos sea la ms conveniente para maximizar resultados. Significa que lo pagado es menor o igual a lo contratado. El grado de eficiencia de una actuacin viene dado por la relacin existente entre los bienes y servicios consumidos y los bienes o servicios producidos.
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Significa que el valor contratado sea menor o igual que el valor del

Una actuacin eficiente ser aquella que con unos recursos determinados se obtiene el mximo resultado posible, o la que con unos recursos mnimos mantiene la calidad y cantidad adecuada de un determinado servicio.

Por otra parte, existir ineficiencia, cuando el resultado de un trabajo no tenga ninguna finalidad, cuando se produzcan excedentes o dficits de productos o de servicios, cuando con un aumento de recursos no se obtengan las mejoras correspondientes, o cuando manteniendo determinados recursos en trminos relativos, disminuya la calidad de los servicios prestados o de los productos obtenidos. Eficacia Determina que los resultados se logren de manera oportuna y guarden relacin con los objetivos y metas. El valor pagado debe ser menor o igual que el valor del beneficio. La eficacia de una entidad se podr medir por el grado de cumplimiento de sus metas y objetivos establecidos en su plan operativo.; y se evaluar comparando los resultados realmente obtenidos, con los previstos. Efectividad La efectividad mide el impacto final de la actuacin sobre el total de la poblacin afectada. Por ejemplo en un plan o programa de la Polica Nacional Civil para combatir la delincuencia, se ha de medir la eficacia en la realizacin de las operaciones, pero adems se medir su impacto entre la poblacin, como sera la reduccin del ndice de asaltos, de muertes violentas, de secuestros, etc.

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Equidad Permite identificar los receptores de la accin econmica, analizar la distribucin de costos y beneficios entre sectores econmicos y sociales, y entre entidades territoriales. La equidad se mide sobre la base de la posibilidad de que los diferentes grupos sociales tengan acceso a los servicios pblicos. Es decir que la equidad trata de garantizar la igualdad en la posibilidad de utilizar los servicios pblicos entre quienes derecho a ellos. Excelencia Para medir la excelencia es necesario utilizar indicadores de calidad. Es necesario definir las especificaciones o caractersticas de los bienes o servicios, a efecto de evaluar si los productos que se generen, cumplen con las mismas. Valoracin de Costos Ambientales. Cuantifica: El impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente. Evala: La gestin de proteccin, conservacin, uso y explotacin de los mismos.

2.

Indicadores de Gestin Pblica Los indicadores de gestin del sector pblico se pueden clasificar en dos: sociales e institucionales. Los sociales se refieren al logro en la sociedad y los institucionales al logro en la institucin.
95

a)

Indicadores de Gestin Social Los indicadores de gestin social estn asociados al logro de objetivos en la sociedad por parte de la institucin. Estos indicadores son los de aceptacin de las demandas, la aceptacin de los deseos y la aceptacin de las necesidades de la comunidad. Los de aceptacin de las demandas son tres: participacin, adaptacin y cobertura. En las entidades del sector pblico, se utiliza solamente el de cobertura y significa el grado de cumplimiento del objetivo. Los de aceptacin de los deseos son los de calidad y stos son tres: pertinencia, confiabilidad y continuidad. Los indicadores de aceptacin de las necesidades representan el grado de impacto. Indicadores de cobertura. Indica la capacidad de la entidad de dar respuesta a las necesidades de la comunidad o sus clientes. Se mide la atencin que en total se le da a las necesidades, bien sea atencin de todo el sector o bien de los propios productos institucionales. Se busca que al igual que la participacin, la adaptacin, la cobertura debe ser ciento por ciento.

96

La diferencia de cien de la cobertura es la demanda insatisfecha o demanda potencial. Tambin la cobertura tiene que ver con un sector geogrfico. La cobertura de un producto podr ser as: Cobertura del producto uno en la zona uno, cobertura del producto uno en la zona dos, cobertura del producto uno en la zona tres. Cobertura del producto dos en la zonas uno, cobertura del producto dos en la zona dos, cobertura del producto dos en la zona tres.

Ejemplo: La cobertura en educacin primaria en el barrio X, o en la zona X, o en el municipio X. ndice de cobertura del producto en el barrio. ndice de cobertura del producto en la comuna. ndice de cobertura del producto en el municipio. ndice de cobertura del producto en el rea metropolitana. ndice de cobertura del producto en el departamento. ndice de cobertura del producto en el pas. ndice de cobertura del producto en la regin. Indicadores de calidad (deseos) Estos indicadores se refieren a la satisfaccin de los deseos del cliente. La forma de medir los indicadores de satisfaccin de los deseos, es por medio de la verificacin de la calidad de los productos suministrados al cliente. En estas condiciones se debe conocer cules son los atributos que deben poseer los productos para una buena satisfaccin de los deseos.

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Los atributos generalmente aceptados de los productos son: calidad en las especificaciones, oportunidad, confiabilidad y comodidad. Tienen aplicacin directa todos en el cliente con la visin de satisfaccin as: Calidad en las especificaciones, se utiliza el indicador de pertinencia, es decir si el producto si busca el objetivo del cliente. Es comn utilizarlo en los programas de capacitacin cuando se averigua la pertinencia del curso, quiere decir, que el curso dictado si es el solicitado, puesto que puede ser que el curso es muy bueno pero no es el solicitado. Oportunidad, se utiliza el indicador de cumplimiento, es decir, si el producto lleg en el momento que se requera y no cuando no se usa. Es comn utilizarlo en las reas de produccin para indicar si la produccin obtenida es oportuna para el cliente. Confiabilidad, se utiliza este indicador para confirmar que las caractersticas ofrecidas si cumplen en el tiempo con el cliente. Ejemplo de esto se da en el suministro de servicios pblicos domiciliarios, para averiguar la continuidad del servicio. Comodidad, se utiliza este indicador con el de comunicacin el suministro de productos al cliente final, para conocer su satisfaccin en cuando a la entrega y amabilidad de la misma en los productos adquiridos. Indicadores de impacto (beneficio) Las necesidades del cliente, son las de satisfacer las causas y efectos de una situacin actual A, para llegar a una situacin mejorada B. Se utiliza como indicador el impacto, puesto que es la forma directa en que se puede medir el efecto de la gestin y el efecto de los productos en el objetivo.

98

Son utilizados preferentemente por las entidades sin nimo de lucro, debido a que dichas entidades no pueden esperar como resultado de su gestin una alta participacin, sino un alto impacto en la solucin de las necesidades. Para calcular el desplazamiento de la situacin desde A, hasta B, es necesario conocer los dos puntos: el inicial y el final. Es decir, el diagnstico inicial y la situacin final y stos se deben valorar en trminos econmicos, puesto que los recursos utilizados siempre se valoran en trminos econmicos. El indicador de impacto est asociado con el beneficio generado a una poblacin objetivo. Por ejemplo, cuando se construye un acueducto en determinado lugar, y se puede establecer a qu porcentaje de la poblacin llega el servicio y tambin la calidad de agua, luego, conoceremos el impacto. El objetivo del acueducto de este ejemplo es de mejorar las condiciones de salud de los habitantes del lugar. La cobertura es el lugar, la calidad es la continuidad y el impacto el mejoramiento en las condiciones de salubridad de la regin. Otro ejemplo, es la construccin de una va en una zona. La cobertura es la regin toda. La calidad de la va est dada por la seguridad y el mantenimiento de la va en el tiempo. El impacto est dado por el mejoramiento de las condiciones de transporte de los vecinos, o del mejoramiento del mercadeo de los productos, o la posibilidad de un desplazamiento ms cmodo. Los planes de seguridad deben tener como objetivo el mejoramiento del clima de la sociedad, por lo tanto el impacto de estos planes est dado por la disminucin del nmero de muertes violentas o por la disminucin de rias o conflictos.

99

La medida del impacto de los programas de capacitacin debe medirse en el mejoramiento de la productividad de la institucin y no si el instructor fue bueno y si el programa es bueno. Este indicador debe calcularse en lo posible en trminos monetarios, ejemplo: Para medir el valor econmico de una va, se puede calcular por el nmero de personas o vehculos que pasan diariamente por ella, (Trfico promedio diario.) Para medir el valor econmico de la construccin de un puente, se calcula por el nmero de personas que pasan y que estaran dispuestas a pagar una especie de peaje al pasar, o tambin, por las horas que deben esperar las personas, ms los gastos de combustible, ms los costos ambientales de las colas o filas de espera. Para medir el valor econmico de una solucin de vivienda, sta se hace teniendo en cuenta el valor de la vivienda que existe en el mercado. Para calcular el valor econmico de una solucin de salud, se tiene en cuenta el mejoramiento de la productividad de las personas que podran enfermarse. El aumento de la productividad, est dado por el nmero de horas y stas por el valor hora promedio del oficio. Para calcular el valor econmico del agua, se puede realizar comparando la capacidad de pago de las personas por el servicio, o por el valor del mismo servicio en otros lugares. Para calcular el valor econmico de la capacitacin, se calcula por el mejoramiento de la productividad o el mejoramiento de la gestin social.

100

Para calcular el valor econmico de una vida (el valor sentimental o afectivo es imposible de medir), se calcula teniendo en cuenta el aporte al PIB promedio de la nacin por el nmero de aos.

Para calcular el valor econmico de un plan de publicidad, se calcula teniendo en cuenta el objetivo planteado inicialmente, como son campaas, mejoras en las ventas, mejoras en la conducta de las personas, mejoras en los hbitos.

b)

Indicadores de Gestin Institucional.

Estos indicadores son tres: solvencia o liquidez, rentabilidad y endeudamiento o apalancamiento. En las entidades sin nimo de lucro es ms utilizado el de rentabilidad. Rentabilidad social (beneficio costo) El indicador de rentabilidad nos muestra la relacin del nmero de beneficios producidos por cada unidad de recurso utilizado. Para el caso de entidades sin nimo de lucro o del sector pblico, los productos del sistema son beneficios y no productos. Los productos son obtenidos en el subsistema y no en el sistema. El sistema lo que produce son beneficios. De igual manera, los recursos en el sistema general del sector pblico, son los presupuestos generales o los costos de producir un beneficio. Por lo anterior se habla como indicador de rentabilidad en el sector pblico, como la relacin beneficio costo o comnmente llamada costo-beneficio.

101

2. EVALUACIN DE LA GESTION Se utilizarn ndices de resultados para conocer cmo una situacin A se ha transformado en otra situacin B. Para ello sern utilizados cuatro niveles de comparacin, que son: Programacin, histrico, terico y entorno. El ndice de comparacin frente a lo programado, es el de cumplimiento representa la capacidad de cumplir las unidades programadas. El ndice de comparacin frente al histrico, es el de crecimiento y representa la capacidad de mejora existente frente a perodos anteriores. El ndice de comparacin frente a lo terico, es el de rendimiento y representa la capacidad de lograr la capacidad instalada del sistema. El ndice de comparacin frente al entorno es el de competencia y representa la capacidad de lograr los mismos resultados de la mejor competencia. Indices de Cumplimiento (programado)

Indica la capacidad que tiene la entidad para cumplir con los compromisos adquiridos. Son compromisos adquiridos los que se fijan en la programacin que se realiza por parte de la entidad. La programacin debe estar bien fundamentada y con base en ella es que se arbitran los recursos y se programan todos los resultados y necesidades de la empresa, por lo tanto es necesario conocer la capacidad que se tiene para cumplir con dichos compromisos. Es la relacin existente entre lo programado y lo ejecutado.

102

Clculo:

Unidades producidas reales / Unidades programadas.

Indices de Crecimiento Histrico Indica la capacidad de la entidad en crecer de un perodo a otro. Es necesario conocer la capacidad que tiene la entidad de crecer cada perodo. Las entidades por naturaleza deben crecer, pues de no hacerlo as sabiendo que las necesidades s crecen, la entidad estara en alto riesgo de desaparecer.

Es la relacin existente entre las unidades ejecutadas en el perodo objeto de evaluacin y en perodo anterior. Clculo: Unidades producidas del perodo / Unidades del perodo anterior. Indices de Rendimiento (terico)

Indica la capacidad de la entidad en obtener la produccin mxima terica. Las entidades o unidades de operacin tienen una capacidad terica desprendida de los clculos de ingeniera o de los clculos de diseo. Es la capacidad instalada. Es la relacin existente entre la ejecucin real y la ejecucin mxima posible. Clculo: Unidades producidas / Unidades posibles (capacidad instalada).

Indices de Competencia (entorno) Indica la capacidad que tiene la empresa de obtener la produccin que obtiene la mejor empresa.

103

Es la relacin existente entre la produccin de la empresa y la mejor competencia. Clculo: Unidades producidas propias / Unidades de la competencia.

Indicadores de Gestin Institucional

Estos indicadores se refieren bsicamente a la gestin de los recursos en cada una de sus manifestaciones, financiero. Indicadores de Gestin Institucional Financiera pero se agrupan en un solo recurso que es el monetario o

Los indicadores de gestin financiera, son utilizados para las entidades industriales y comerciales con el nimo de lucro. Para las entidades sin nimo de lucro se infieren estos mismos indicadores pero desde el punto de vista financiero, sino desde el punto de vista de la utilidad social. Los indicadores muestran el logro del producto de la entidad en el objetivo: 1. A corto plazo, la liquidez; 2. A mediano plazo, la rentabilidad, y 3. A largo plazo, el endeudamiento. Se hace para cada uno de los productos de la institucin y es probable que ella tenga por lo menos seis productos.

104

Liquidez

Indica la capacidad que tiene la empresa para atender en el corto plazo (menos de un ao) las exigencias de los proveedores. Trata de determinar qu pasara si a la empresa se le exigiera el pago inmediato por parte de los proveedores. Razn corriente Clculo: Activo corriente / Pasivo corriente. La relacin indica el nmero de veces que es capaz la entidad de responder a corto plazo por la exigencia de los pasivos de corto plazo. Prueba cida

Es la relacin existente entre el activo corriente y el pasivo corriente.

Es la relacin existente entre el activo corriente sin inventarios y el pasivo corriente. Clculo: Activo corriente Inventarios / Pasivo corriente. La relacin muestra una liquidez seca, de la capacidad del nmero de veces que la empresa est en capacidad de responder a las exigencias inmediatas de los proveedores. Productividad (rentabilidad)

Indica la capacidad que tiene la empresa en retornar la inversin realizada por los inversionistas o por la propia empresa. Rentabilidad Operacional

Es la utilidad generada por la inversin realizada en la operacin o en las ventas.

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Clculo : Utilidad operacional / Gastos operacionales. La relacin indica el nmero en qu porcentaje la empresa ha sido capaz de transformar los gastos de operacin en utilidades. De esta misma forma se pueden obtener otras variantes de indicadores en la medida en que se modifique el numerador tales como: Rentabilidad operacional antes de amortizaciones y provisiones y rentabilidad operacional neta. Rentabilidad Patrimonial

Es la utilidad generada por el patrimonio de la empresa. Clculo: Utilidad neta / Patrimonio. La relacin muestra el porcentaje de utilidad generado por el patrimonio. Rentabilidad del Activo Es la utilidad generada por los activos de la empresa. Clculo: Utilidad neta / Activos totales. La relacin muestra el porcentaje de utilidad generado por los activos de la empresa. Rentabilidad de la Accin Es la utilidad generada por cada accin del inversionista. Clculo: Dividendo / Valor de la inversin. La relacin muestra la rentabilidad de la inversin en la empresa.

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Endeudamiento Indica en qu grado y en qu forma participan los acreedores dentro del financiamiento de la empresa.

Nivel de Endeudamiento Es la relacin entre el pasivo con terceros y el total de los activos de la empresa. Clculo: Pasivo con terceros / Total de activos. La relacin muestra el grado de participacin de los acreedores en los activos de la empresa.

Endeudamiento Financiero Es la relacin entre el servicio de la deuda y los ingresos operacionales. Clculo: Servicio de la deuda / Ingresos operacionales. La relacin muestra en qu medida los ingresos operacionales son capaces de responder por el servicio de la deuda. Este indicador est aceptado universalmente que debe ser menor de 30% Dependiendo de la variacin del numerador se puede obtener el indicador de endeudamiento por intereses.

Cobertura de Intereses Es la relacin existente entre la utilidad operacional y los intereses pagados. Clculo: Utilidad operacional / Intereses pagados. La relacin muestra el nmero de veces que se puede pagar los intereses con la utilidad operacional. Este indicador est universalmente aceptado que debe ser mayor o igual que la unidad.

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Productividad (costo-beneficio) Para el caso de entidades sin nimo de lucro o del sector pblico, los productos del sistema son beneficios y no productos. Los productos son obtenidos en el subsistema y no en el sistema. El sistema lo que produce son beneficios. El indicador de productividad, nos muestra la relacin del nmero de productos (beneficios), por cada unidad de recurso. De igual manera, los recursos en el sistema general del sector pblico, son los presupuestos generales o los costos de producir un beneficio. Indicador de productividad es la relacin costo-beneficio.

Indicadores de Costo Beneficio Estos indicadores, miden la gestin relacionada con los logros obtenidos al desplazar una situacin actual A, hasta una situacin esperada mejor B. La medicin del impacto se hace tanto en lo social como en lo institucional. Se busca conocer en cundo se logr el mejoramiento en la sociedad y cul fue el costo para la institucin. Para calcular el desplazamiento de la situacin desde A hasta B, es necesario conocer los dos puntos: el inicial y el final. Es decir el diagnstico inicial y la situacin final y stos se deben valorar en trminos econmicos, puesto que los recursos utilizados siempre se valoran en trminos econmicos. La valoracin en trminos econmicos de los beneficios es una tarea a veces un poco difcil, pero no imposible. Los intangibles, auque no se pueden tocar, si se pueden contar.

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El indicador de impacto est asociado con el beneficio generado a una poblacin objetivo. Por ejemplo, cuando se construye un acueducto en un determinado lugar, del cual se conoce ya a qu porcentaje de la poblacin ha llegado el servicio como tambin la calidad del agua, y el impacto sobre la poblacin, se necesita conocer cun es el costo-beneficio de la gestin. En este ejemplo, el objetivo del acueducto es mejorar las condiciones de salud de los habitantes del lugar, pero ello no puede ser a cualquier precio. La cobertura es el lugar, la calidad es la continuidad y el beneficio el mejoramiento en las condiciones de salubridad de la regin. El impacto se calcula conociendo el valor del beneficio multiplicado por el nmero de beneficiarios y el valor del costo, se calcula conociendo el valor del producto multiplicado por el nmero de productos utilizados. En algunas oportunidades, no es posible conocer el valor del beneficio, bien sea por carencia de datos o por dificultades en el clculo, entonces se utiliza un mtodo simple. Este mtodo consiste en dejar como numerador el resultado social y en el denominador el resultado del costo. Por ejemplo, el nmero de muertes violentas disminuidas por cada diez mil colones invertidos en seguridad pblica. El nmero de personas atendidas en salud por cada mil colones invertidos en salud pblica. 4. INDICADORES DE GESTION DE LOS SISTEMAS ESPECIFICOS Cada Una de las unidades componentes de los sistemas con los cuales elaboran productos para lograr los objetivos sociales e institucionales, tienen

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sus propios objetivos con los cuales estn contribuyendo al objetivo general y es el objetivo interno. Las unidades del sistema general son los sistemas especficos y los objetivos sociales e institucionales son de cliente externo e interno en el interior de la propia entidad formndose de esta manera una organizacin en cadena donde cada uno es cliente de uno y proveedor de otro. Cada una de las unidades tiene objetivos sociales: demandas, deseos y necesidades, es decir, cobertura, calidad y beneficio. Y objetivos institucionales de pago, rendimiento y apalancamiento, es decir, liquidez, productividad y endeudamiento.

Indicadores de Gestin de Suministro

En el subsistema social existen dos unidades de procesos. Una que se relaciona directamente con el suministro de los productos al cliente y la otra que tiene que ver con la fabricacin o elaboracin de los productos. La primera tiene como indicadores de gestin en lo social: la satisfaccin de las demandas del cliente, la satisfaccin de los deseos del cliente o la calidad del producto y la satisfaccin de necesidades o impacto en la solucin a los problemas. Indicador de demanda: Indicador de calidad: El nmero de pedidos. La confiabilidad, la oportunidad o la calidad misma. Indicador de impacto: Satisfaccin de necesidades.

110

Indicador de liquidez: Indicador de rentabilidad: Indicador de endeudamiento:

Porcentaje de ventas de contado. Porcentaje de descuentos. ventas a crdito, o rotacin de cuentas por cobrar.

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ANEXO N9 FORMATO DE HALLAZGO POTENCIAL DE AUDITORIA

CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA DIRECCION DE AUDITORIA SECTOR ____________________ ENTIDAD:_________________________________________________________ _______ _________________________________________________ HALLAZGO POTENCIAL DE AUDITORIA TITULO: CONDICION :

CRITERIO:

CAUSA:

EFECTO: RECOMENDACIN COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION Y/O PRESUNTOS RESPONSABLES: ( Detallar en hoja anexa si fuera necesario, el resumen o trascripcin de las respuestas recibidas por escrito). GRADO DE CUMPLIMIENTO: Este podr ser: a) Recomendacin Cumplida b) Recomendacin en Proceso, c) Recomendacin No Cumplida PREPARO: ___________ Auditor FECHA: VERIFICO: ___________________ Jefe de Equipo FECHA: FECHA: REVISO: __________________ Supervisor

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114

A N E X O N 10 4. PRESENTACION DE RESULTADOS

PRESENTACIN DE RESULTADOS Es recomendable que la presentacin de los resultados, se realice por medio de acetatos o can (proyector de multimedia), considerando el siguiente contenido: 1. 2. 3. 4. Objetivo y Alcance de la Auditora Limitaciones principales, internas y externas, para el desarrollo de la Auditora (las limitaciones internas sern para conocimiento exclusivo de la Corte de Cuentas). Principales Realizaciones o Logros. Resultados de la Auditora a) Al Comit Tcnico Proyecto 4.1.1 Objetivo del Proyecto 4.1.2 Observaciones (incluye causa y efecto) 4.1.3 Recomendaciones 4.1.4 Conclusin b) A los funcionarios de la Entidad Proyecto 4.2.1 Observaciones (incluye causa y efecto) 4.2.2 Recomendaciones 4.2.3 Conclusin 5. Conclusin General de la Auditora

115

Tanto la presentacin para el Comit como para los funcionarios de la entidad, incluye lo descrito en numerales 1, 2 y 3.

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A N E X O N 11 5. 6. MODELO DE AGENDA

CONTENIDO DE LA AGENDA Previo a la presentacin de los resultados de la auditora, el Jefe de Equipo deber preparar una agenda sobre la forma en que se desarrollar la presentacin; dicha agenda se dar a conocer a todos los participantes y debe contener cuando menos los aspectos siguientes: I. Al Comit Tcnico 1. Instalacin formal de la reunin. 2. Presentacin de los resultados de la auditora por cada uno de los integrantes del equipo. 3. Discusin y asesora entre el Comit Tcnico y el Equipo de Auditora. 4. Observaciones y Recomendaciones por parte del Comit Tcnico a los resultados presentados. II. A los Funcionarios de las Entidades 1. Instalacin formal de la reunin. 2. Presentacin de los asistentes a la reunin. 3. Exposicin de los resultados a cargo del Jefe de Equipo. 4. Conclusiones generales de los resultados. 5. Elaboracin de Acta de Lectura del Borrador de Informe.

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118

ANEXO N12 CONTENIDO DEL INFORME FINAL

CONTENIDO DEL INFORME FINAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Introduccin Objetivo y Alcance de la auditoria Limitaciones Generales Informacin de la entidad Principales Realizaciones y/o Logros Resultados de la auditoria Conclusiones generales

1.

INTRODUCCION Debe contener una descripcin breve de los fundamentos legales para la practica de la auditora, as como una descripcin bsica del contenido del informe en cuanto a su estructura.

2.

OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA En este apartado se describe el objetivo y alcance planteados en el Plan General de Auditora.

3.

LIMITACIONES GENERALES Se describirn las limitaciones generales, relevantes e importantes encontradas en el desarrollo del proceso de auditora, sin relacionar aquellas de poca incidencia para obtener los resultados. Las limitaciones internas se pueden reflejar en este apartado,

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pero solamente sern para conocimiento interno de la Corte de Cuentas; en la versin final del informe, solamente se reflejarn las de origen externo. 4. INFORMACION DE LA ENTIDAD Esta parte del informe incluye los asuntos relacionados con el anlisis general de la entidad auditada (fase de planeacin), considerando los aspectos relacionados con el rol y posicin, objetivos, funciones, estructura organizativa, presupuesto, bienes y/o servicios que produce. 5. PRINCIPALES REALIZACIONES O LOGROS De la entidad: En este apartado se comentarn todas aquellas actividades positivas de gestin que la entidad haya puesto en practica para mejorar la satisfaccin de los usuarios, as como lo implementado para mejorar administrativa, financiera y tecnolgicamente los servicios que presta. Se considerarn logros, aquellos que la entidad halla alcanzado de manera extraordinaria con los mismos recursos asignados. Logros de la Auditora: Si durante el desarrollo de la auditora, se comunicaron deficiencias y se emitieron recomendaciones, las cuales fueron atendidas por la entidad auditada, estas debern reflejarse en este apartado.

6.

RESULTADOS DE LA AUDITORIA Es la parte del informe de mayor importancia, ya que es donde se describen los resultados, estructurndose de la siguiente manera:

120

6.1.

Nombre del Proyecto 6.1.1 Hallazgos del Proyecto. 6.1.2 Conclusin del Proyecto

6.2 Nombre del Proyecto 6.2.1 Hallazgos del Proyecto. 6.2.2 Conclusin del proyecto ( as, sucesivamente, tantos proyectos hayan sido desarrollados). Nota: Como un proyecto puede contener muchas observaciones y recomendaciones, es conveniente que el auditor, luego de analizarlas, concluya sobre la situacin general del tema, asunto, rea o dependencia tratada. 7. CONCLUSIONES GENERALES Finalizada la incorporacin de los resultados de auditora, el equipo de auditores desarrollar conclusiones generales desde la perspectiva de la entidad auditada, observando los resultados y conclusiones por proyecto.

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122

ANEXO N13
INFORME MENSUAL DE AVANCE POR ACTIVIDADES DIRECCION DE AUDITORIA _____________________ INFORME MENSUAL DE AVANCE POR ACTIVIDADES

(1)TIPO DE EXAMEN_________________________ PERIODO INFORMADO DEL_____ AL _____ DE _____________DE 200__ (2)PERIODO AUDITADO_______________________________(3)MUNICIPIO/INSTITUCION_______________________________________________
(4)PRESUPUESTO DE INGRESOS____________ O TOTAL DE INGRESOS POR AO_____________ (5)FECHA Y No DE O. DE T .________________
(9) AVANCE EN % ACUMU. ACTUAL (10) LIMITANTES (11) OBSERVACIONES

EGRESOS_____________TOTAL DE EGRESOS POR AO______________

(6) NOMBRE DEL AUDITOR (7) ACTIVIDAD ASIGNADA (8) FECHA DE INICIO

INTERNAS

EXTERNAS

NOMBRE Y FIRMA JEFE DE EQUIPO___________________

NOMBRE Y FIRMA SUPERVISOR___________________

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124

ANEXO N13.1 INFORME MENSUAL DE AVANCE POR ACTIVIDADES

INFORME MENSUAL DE AVANCE POR ACTIVIDADES El Formulario anterior deber completarse conforme a los requerimientos de informacin siguiente: (1) TIPO DE AUDITORIA: Se refiere al tipo de auditora que se est realizando ejemplo: Auditora Operativa. PERIODO AUDITADO: Comprende el perodo que se est examinando, de conformidad a la Orden de Trabajo. ENTIDAD: Detallar el nombre de la Entidad. PRESUPUESTO AUTORIZADO Y/O MODIFICADO: Se refiere al presupuesto vigente a la fecha del examen FECHA DE ORDEN DE TRABAJO: La correspondiente a la orden de trabajo ( esta informacin se detallar nicamente en el primer reporte). NOMBRE DE LOS AUDITORES: El nombre de los auditores que estn ejecutando el examen, incluye al Jefe de Equipo. ACTIVIDAD ASIGNADA: Detallar cada actividad que el jefe asigne a los auditores, de verbal o escrita. manera

(2)

(3) (4) (5)

(6)

(7)

(8)

FECHA DE INICIO: Anotar el da en que el Jefe de Equipo a asignado la actividad (6). AVANCE EN %: Acumulado: se anotara l % acumulado de cada mes. Actual: se anotar el grado de avance que a juicio del auditor a ejecutado sobre la actividad asignada. Siendo responsabilidad del jefe de equipo verificar la razonabilidad de dicho porcentaje.
125

(9)

(10)

LIMITANTES : INTERNAS: Se refiere a enunciar en forma puntual las limitantes causadas por la Corte de Cuentas ( transporte, viticos, etc.). EXTERNAS: Son aquellas causadas por la entidad y el entorno.

(11)

OBSERVACIONES: Se utilizar para ampliar cualquier situacin que amerite explicacin adicional.

NOTA :

Es de obligacin que la informacin presentada en este formulario sea analizada por el Supervisor, con el propsito de verificar su razonabilidad y dar el seguimiento adecuado. El Jefe de Equipo deber presentar cada mes este formulario al jefe inmediato.

126

ANEXO N 14
CONTROL MENSUAL DE COSTO DEL EXAMEN (1) TIPO DE AUDITORIA (3) MUNICIPIO/ INSTITUCIN N (6) INTEGRANTES DEL EQUIPO DE
AUDITORIA

(2) PERIODO AUDITADO . (5) TIEMPO INVERTIDO

(4) MONTO AUDITADO (9) TOTAL APORTA C AFP (10) TOTAL APORTA C INPEP

(8) (7) TOTAL TOTAL SALARIO APORTA DEVENG. C. ISSS

(15) (14) (12) TOTAL (13) SUB TOTAL (11) OTRO COSTO GASTOS TOTAL COSTO TOTAL DE VIATICO TRANSP. ACUMU ACTUAL

EL COSTO FINANCIERO DEL JEFE DE EQUIPO Y DEL SUPERVISOR SE OBTENDRA DE FORMA PROPORCIONAL AL NUMERO DE EQUIPOS QUE TENGAN ASIGNADOS

JEFE DE EQUIPO:

SUPERVISOR:

127

128

ANEXO N14.1
CONTROL DE COSTOS MENSUALES DEL EXAMEN CONTROL DE COSTOS DEL EXAMEN El Formulario anterior deber completarse conforme a los requerimientos de informacin siguiente: (1) TIPO DE EXAMEN: Se refiere al tipo de examen que se est realizando. (2) PERIODO AUDITADO: Comprende el perodo que se est examinando, de conformidad a la Orden de Trabajo.(se definir al momento de emitir la Orden de Trabajo definitiva) (3) ENTIDAD: Detallar el nombre de la entidad a auditar. (4) MONTO AUDITADO: Se anotar el monto global del perodo de examen auditado. (5) TIEMPO INVERTIDO: Incluye el tiempo desde que se recibe la orden de trabajo hasta la presentacin del informe final. (6) INTEGRANTES DEL EQUIPO DE AUDITORIA: Detallar los nombres de todos los que participaron en la realizacin de la auditora, incluyendo el nivel de conformidad a su contrato de trabajo. (7) TOTAL SALARIOS DEVENGADOS: Comprende el salario mensual devengado por cada integrante del equipo de auditora. (8) TOTAL APORTACIONES ISSS: El porcentaje ( 7.5%) mensual segn la Ley por el nmero de meses en que se ejecut la auditora. (salario mximo 6,000.00)

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(9) TOTAL APORTACIONES AFP: El porcentaje ( 5.5%) mensual segn la Ley por el nmero de meses en que se ejecut la auditora. (10) (11) TOTAL APORTACIONES INPEP: El porcentaje ( 5% ) mensual segn la Ley por el nmero de meses en que se ejecut la auditora. VIATICOS: Anotar el total de viticos que cada integrante deveng durante el desarrollo de la auditora.

(12) GASTOS DE TRANSPORTES: Anotar el total cobrado por el auditor en concepto de transporte durante el desarrollo de la auditora. (13) SUBTOTAL: Acumulado: comprende la acumulacin mensual de la sumatoria de las columnas nmeros 7,8,9,10,11 Y 12. Actual: comprende la sumatoria de las columnas 7,8,9,10,11 y 12. OTROS COSTOS: Corresponde a costos indirectos tales como: papelera, combustible, etc. COSTO TOTAL: Ser la sumatoria de las columnas 13 y 14.

(14) (15)

NOTA : Est informacin se presentar mensualmente, anexando al informe administrativo el correspondiente al ultimo mes en que se ejecut la auditora. LA INFORMACIN CORRESPONDIENTE A LOS NUMEROS 8, 9, 10, 14 Y 15, SER COMPLEMENTADA POR LA DIRECCIN.

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ANEXO N 15
CONTROL ADMINISTRATIVO DE ASISTENCIA CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA DIRECCION DE AUDITORIA SECTOR:__________________ CONTROL ADMINISTRATIVO DE ASISTENCIA ( para uso de la Direccin)

Mes: ___________________________ DIAS LABORADOS A DIAS CON LICENCIA DIAS NO HABILES B TOTAL DE DIAS

NOMBRE DEL AUDITOR

A: Incluye das hbiles y no hbiles B: Incluye sbados, domingos, asuetos y vacaciones

Firma y Nombre del Jefe de Equipo: _______________________ 131

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ANEXO No. 16
CARTA DE SALVAGUARDA

San Salvador,

de

de

Licenciado (a) Supervisor (a) de la Direccin de Auditoria Sector Corte de Cuentas de la Repblica. Presente. Con relacin a la auditora operativa practicada por esa Direccin de Auditoria a la gestin realizada por esta Institucin, correspondientes al perodo del ---- al-----, que tuvo como objetivo determinar si los recursos se utilizaron aplicando los criterios de eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia, economa y valorizacin de costos ambientales, de conformidad con las Normas, polticas y procedimientos establecidos, expreso lo siguiente: 1. Reconocemos que la responsabilidad por la razonable presentacin del Estado de Situacin Financiera, Rendimiento Econmico, Flujo de Fondos y Ejecucin Presupuestaria, es de la Administracin de esta entidad. Los acuerdos, resoluciones (y/o puntos de actas) los registros contables, presupuestarios y cualquier informacin relacionada, ha sido puesta a su disposicin. No tenemos conocimiento de ninguna cuenta, transaccin o compromiso importante que no haya sido razonablemente registrado en los registros contables que sirvieron de base para la preparacin de los Estados Financieros. La elaboracin del plan estratgico, se realiz en atencin a las necesidades de la institucin, y que el plan anual operativo y los planes especficos, se han elaborado en concordancia al plan estratgico. La informacin proporcionado a los auditores es de conformidad a los diferentes procesos de la entidad.

2.

3.

4.

5.

Los Estados Financieros al - incluyen todos los recursos y obligaciones de la entidad.

133

6.

Las Notas a los Estados Financieros incluyen todas las divulgaciones que se consideran necesarias para una presentacin razonable de la situacin financiera, y de los resultados de operacin, flujo de fondos y ejecucin presupuestaria de la institucin de conformidad con los Principios de Contabilidad, del Sistema de Contabilidad Gubernamental, as como aquellas divulgaciones que deban ser incluidas en los Estados Financieros, de acuerdo con las Leyes y Reglamentos a los que esta sujeta la institucin. A la fecha de esta carta no tenemos conocimiento de que hayan ocurrido ningn suceso o acontecimiento que afecte materialmente a los Estados Financieros por el ao que termin al ---- de ----, ni de procedimientos irregulares, que pudieran afectar el cumplimiento de metas y objetivos.

7.

DIOS UNION LIBERTAD

______________________ Nombre y Firma del Titular o Funcionario a quien l designe

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ANEXO No.17

CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA DIRECCIN DE AUDITORIA

NOTA DE ANTECEDENTES
Licenciado Director de Responsabilidades Presente. De conformidad al Art. 4, Captulo III del procedimiento seccin; DISPOSICIONES COMUNES del Reglamento para la Determinacin de Responsabilidades, comunico a usted antecedentes relacionados con el informe de auditoria que se describe a continuacin:

1.IDENTIFICACIN DEL INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA: ( Transcribir textualmente el ttulo contenido en la portada del informe, que debe incluir el perodo auditado, tipo de auditoria realizada). 2. NOMBRE DE LA ENTIDAD SUJETA A EXAMEN: ( Ministerio, Institucin Descentralizada, Municipio, Organismo, Dependencia) 3. DESCRIPCIN DEL CONTENIDO: a. Nombres y apellidos, cargos y dems generales de los servidores actuantes, durante el periodo examinado: ( Incluir solamente a los servidores o ex servidores que presuntamente hayan incurrido en Responsabilidad Administrativa y/o Patrimonial. Respecto a las dems generales, incluir la edad, profesin u oficio, domicilio y estado civil) b. La definicin concreta del acto u omisin que haya dado origen a la responsabilidad, como resultado del examen de los asuntos de potencial importancia. Anotar el resumen de las condiciones encontradas, solo en caso que las recomendaciones se encuentren en proceso o no cumplidas. Asimismo sealar la Norma Tcnica de Control Interno incumplida o los artculos de la Ley, reglamento y/o clusula contractual infringida.

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Descripcin o referencia de los actos, hechos, contratos y sus circunstancias, de los cuales se desprenda la responsabilidad: ( Utilizando el esquema del numeral b), mencionar los pormenores de la condicin encontrada o las circunstancias en las cuales ocurrieron los hechos; no deben utilizarse frases que correspondan a referencias cruzadas con el Informe de Auditoria, tales como Vase Hallazgo No._____ de Control Interno, etc.) c. Datos para la completa identificacin de las personas que a juicio del auditor, pudieran tener responsabilidad, especificando su participacin de acuerdo al literal anterior, sealando las funciones pertinentes, sueldo mensual y lugar habitual de trabajo: Nombres y Cargo Hallazgo y/o funciones Participacin y Sueldo o Dietas Direccin, lugar de trabajo o domicilio

d. Clase de responsabilidad que a su juicio, haya incurrido cada una de las personas mencionadas Responsabilidad Administrativa ( Relacionar el hallazgo con la persona responsable, mencionando nombre y cargo) Responsabilidad Patrimonial (Relacionar el hallazgo con la persona responsable, mencionando nombre, cargo, concepto y monto del perjuicio econmico ocasionado). e. Opinin sobre la respectiva Direccin o asesora jurdica si se hubiere solicitado: (Mencionar si hubo o no opinin jurdica, especialmente cuando se identifique Responsabilidad Patrimonial e Indicios de Responsabilidad Penal) f. El concepto y monto del perjuicio que dio lugar a la Responsabilidad Patrimonial:

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ASPECTOS FINANCIEROS : Hallazgos Nos. _______, as: No. CONCEPTO Hallazgos de Aspectos Financieros ( Agregar un resumen de la Condicin encontrada) Hallazgos de Cumplimiento Legal ( Agregar un resumen de la Condicin Encontrada) Total MONTO

g. Cualquier otro elemento que a juicio se estime conveniente para el pleno conocimiento de los hechos, actos u omisiones o para que la responsabilidad y su fundamento se determinen con mayor precisin. ( Si hubieren ms elementos de juicio habr que mencionarlos, tales como la comunicacin con el servidor, presentacin de pruebas o argumentos de ste, notificacin de avances, etc.)

San Salvador, ____ de _________________________ de____________

Director o Subdirector de Auditoria Sector________________________

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ANEXO No. 18
CONVOCATORIA A LECTURA Y DISCUSIN DE BORRADOR DE INFORME REF._________________ _____ de___________________ de __________

Seor (es) ( Nombre) Ministro/ Junta Directiva / Consejo Directivo/ Consejo Municipal / Funcionarios y Empleados Presuntamente Responsables / Presente: Atentamente me dirijo a usted (es), para hacer de su conocimiento que, con la finalidad de cumplir lo dispuesto en el Art. 33 de la Ley de la Corte de Cuentas de la Repblica, esta Direccin de Auditoria, ha preparado un Borrador de Informe de Auditoria Operativa de (Nombre de la entidad) Correspondiente al perodo del ________________ al ______________, del cual remito un ejemplar adjunto a la presente. Al respecto, es oportuno mencionar que por tratarse de resultados preliminares, tal informe puede ser modificado mediante la presentacin de evidencias documentales, as como el anlisis de explicaciones y comentarios adicionales que se presenten por escrito el da de la lectura y discusin de dicho informe; para tal efecto, se le (s) convoca a usted (es), funcionarios y empleados que se detallan en anexo, a una reunin en las oficinas de esta Corte, ubicadas entre la 1. Avenida Norte y 13 Calle Poniente de esta ciudad, a las ______ horas del da ________ del corriente ao. Lo anterior se notifica a usted (es) para los efectos legales consiguientes, y aprovecho la ocasin para expresarles las muestras de mi consideracin y estima. DIOS UNION LIBERTAD

Director ( Subdirector) de Auditoria Sector______________________

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ANEXO No.19 CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA DIRECCIN DE AUDITORIA, SECTOR_______________________ BITCORA DE SUPERVISIN SUPERVISOR:________________________________________________ ENTIDAD: ___________________________________________________ FECHA HOJA DE INSTRUCCION SI No FIRMA JEFE DE EQUIPO OBSERVACIONES

FIRMA SUPERVISOR________________________________

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142

ANEXO 20 CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA DIRECCIN DE AUDITORIA SECTOR(1) HOJA DE SUPERVISIN (2)SUPERVISOR : (3)JEFE DE EQUIPO : (6) (4)INSTITUCIN (5)FECHA (8) No. (9) INSTRUCCIONES : : (10) REF/PT (11) FECHA (12) HECHO POR AUDITOR (7) SEGUIMIENTO
(13) (15) (14) NO CUMPLIDAS CUMPLIDAS FECHA

AREA DE EXAMEN

Aceptado: F.______________________ F.__________________ Supervisor. Jefe de Equipo.

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ANEXO 20.1 HOJA DE SUPERVISION | El formulario anterior deber completarse con la siguiente informacin.

1) Anotar nombre del sector de la Direccin de Auditora que puede ser: Administrativo, Justicia y Seguridad Ciudadana, Social y Econmico, Municipal o Cooperacin Externa. 2) Anotar nombre del Supervisor 3) Escribir nombre del Jefe de Equipo 4) Escribir nombre de la entidad Auditada 5) Anotar fecha de elaboracin de la Hoja de Supervisin 6) Anotar el nombre del rea objeto de examen ( Ej. Bancos, Cuentas por Cobrar, etc.) 7) Anotar el nombre del auditor responsable del rea 8) Nmero correlativo de las instrucciones del Supervisor 9) Anotar las instrucciones que debe cumplir el auditor y/o Jefe de Equipo 10) El auditor anotar la referencia de los Papeles de Trabajo en los cuales haya cumplido la instruccin del Supervisor 11) El auditor anotar la fecha cuando haya cumplido las instrucciones 12) Las iniciales del auditor a cargo del rea de examen y que haya cumplido la observacin 13) El supervisor colocar una X s ha cumplido 14) El supervisor colocar una X s no ha cumplido 15) El supervisor anotar fecha de seguimiento.
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