Administracin del Tiempo y Direccin de Reuniones(ATDR01)

Con frecuencia no le alcanza el tiempo para hacer todo lo que tiene que hacer y le afecta el estrs en su vida diaria? Le gustara distribuir mejor su tiempo? Desea hacer ms productivas sus reuniones con colegas o empleados?

Si ha respondido S a alguna de las preguntas anteriores, entonces le recomendamos matricular este curso.

Presentacin del curso: Los avances en la tecnologa y el acelerado movimiento de la informacin en el mundo entero, as como los estndares de vida cada vez ms exigentes en los tiempos modernos, obligan al ser humano a demandarse a s mismo cada vez ms eficiencia y eficacia, con lo cual se ve inmerso en un aumento constante de actividades diarias. Muchas de estas actividades le consumen a tal grado su tiempo, que debe sacrificar sus pasatiempos, su vida familiar y social, entre otros aspectos que a la postre llegan a degenerar en una serie de patologas fsicas y emocionales que disminuyen o anulan su calidad de vida. En este curso se busca que el participante pueda desarrollar la capacidad de gestionar su tiempo de la mejor manera posible, atendiendo a sus prioridades y balanceando apropiadamente lo urgente y lo importante. A su vez se estudiarn distintas estrategias para evitar, o al menos, reducir el estrs en su vida laboral y en sus actividades personales. Esto se logra a travs de distintas metodologas individuales y participativas que se desarrollan en el curso. Este curso es parte de nuestro Programa de Desarrollo de Competencias Gerenciales y es certificado por la Universidad San Marcos. Objetivos: Objetivo general: Formular estrategias que permitan una administracin efectiva del tiempo y eficacia en la direccin de reuniones a travs de la aplicacin de las tcnicas ofrecidas en ejercicios de aplicacin personal.. Objetivos especficos:

1. Identificar las principales caractersticas del tiempo y de quienes administran bien el

tiempo.

2. Identificar los principales factores que afectan el uso que se le puede dar al tiempo 3. Explicar los factores que permiten lograr mayores niveles de productividad personal.

4. Describir estrategias para dirigir reuniones de una forma efectiva. Opiniones sobre nuestros cursos:
"Me parece muy importante que realicen este tipo de cursos, ms que todo para las personas que laboramos lejos de la capital, muy provechoso el curso y de mucho inters, la verdad es que aprend bastante y pienso que me servir para un futuro. Muchas gracias de verdad!!!! " Wendy Arce Barboza Curso Contabilidad "La materia de este curso me gusta mucho porque nos dan exactamente lo que debemos conocer para saber cmo nos llevan la contabilidad, los libros contables etc., creo que es de mucho provecho. La materia de las 4 semanas me encant, todo se entiende y se aplica a lo que necesitamos. Gracias por ayudarnos de esta manera " Guadalupe Solis Gamboa Curso Contabilidad "Disfrut mucho del curso, espero poder poner en prctica lo aprendido en mi trabajo diario " Silvia Vquez Cerdas Curso Finanzas Ms opiniones sobre nuestros cursos - clic aqu

Contenidos: 1. Caractersticas del tiempo Administracin del tiempo Mitos y realidades sobre el tiempo Caractersticas de quienes administran bien el tiempo

2. Principios y barreras para una adecuada utilizacin del tiempo. Lo urgente y lo importante Ladrones del tiempo

3. Relacin Tiempo y productividad. Los hbitos de la gente altamente efectiva Administracin de s mismo Liderazgo y productividad

4. Direccin de juntas y reuniones. Reuniones eficientes e ineficientes Manejo Efectivo de Reuniones Recomendaciones para mejorar sus reuniones Metodologa de enseanza-aprendizaje:

El curso se ofrece en una modalidad de curso virtual, es decir, de tutora en lnea. Se emplean los recursos de la plataforma de enseanza en lnea de AulaDeEconomia.com, donde se ofrecen actividades didcticas como foros, cuestionarios, presentaciones interactivas, wikis, chat, talleres, entre otros, adems de lecturas y ejercicios adicionales. El curso tiene una duracin de cuatro semanas dedicando entre 3 y 5 horas semanales, ms una semana adicional para presentar la prueba final. En el curso se incluyen los materiales y la tutora de un profesor especialista. Cada semana el profesor plantea distintos materiales, es decir, lecturas, presentaciones, videos u otros. Adems el profesor cada semana formular actividades colaborativas, como foros para discutir temas de actualidad o para discutir casos. En el curso la interaccin con los compaeros y el tutor es esencial, por lo que la participacin en los foros es obligatoria, pues es a travs del debate y la argumentacin donde se logra el mayor nivel de aprendizaje. Adicionalmente, cada semana se efecta un cuestionario en lnea para evaluar el conocimiento adquirido por el participante. Opcionalmente se efectan otras actividades como videoconferencias, tareas, tests, chat, wikis, talleres, etc. El seguimiento del alumno por parte del profesor es constante, pues es fundamental acompaar al participante en su proceso de aprendizaje y sostener el xito de este proceso. Con esta finalidad se envan mensajes mediante los cuales se motiva a los participantes a realizar las actividades del curso y se les ofrecen instrucciones adicionales cuando se presenta alguna dificultad. Los cursos de www.auladeeconomia.com son altamente prcticos. No se deja de lado la teora, pero se hace mucho nfasis en su aplicacin. Los conocimientos previos del participante y la realidad empresarial son complementados con la teora y la prctica, lo que permite alcanzar un aprendizaje ms significativo, que a su vez facilita el construir criterio crtico y formar al participante en la disciplina de bsqueda de informacin y aplicacin de los diferentes temas estudiados. Experiencias de aprendizaje: Las experiencias de aprendizaje se propician de acuerdo con las necesidades, intereses y caractersticas de los participantes del curso. En este caso especfico, se buscan situaciones de aprendizaje ms prcticas que tericas que le permitan "aprender haciendo", a saber: Lecturas y presentaciones: el participante desarrollar gran parte de su habilidad a travs de la lectura de la teora y varios artculos, y a la vez aumenta su vocabulario relacionado con la temtica del curso. Foros de discusin en lnea: A travs de los foros se resolvern ejercicios y casos. Esto permite poner en prctica la comprensin, la evaluacin de ideas, la argumentacin, el anlisis, la criticidad, la creatividad y la toma de decisiones.

Opcionalmente se efectan otras actividades como videoconferencias, tareas, tests, chat, wikis, talleres, etc. Las actividades planeadas segn esta metodologa contribuyen a aproximar al participante a la realidad del ambiente empresarial actual, motivndolo a fortalecer los criterios de investigacin, reflexin, simulacin, evaluacin, anlisis de impacto y creatividad, en la prevencin y formulacin de acciones y polticas para mejorar la toma de decisiones. Tutor: El tutor del curso es Gabriel Leandro Oviedo, quien es Licenciado en Economa y Mster en Administracin de Negocios., y posee 16 aos de experiencia docente y 14 aos de experiencia profesional. Se ha desempeado como profesor universitario en reas como economa, matemticas, estadstica, contabilidad y administracin. Es director de AulaDeEconomia.com, consultor de la Cmara de Industrias de Costa Rica y otras empresas consultoras. Posee amplia experiencia en e-learning, pues se ha capacitado en el tema y lo ha implementado desde 2002.

Evaluacin: La evaluacin de este curso es tanto cognoscitiva como socio-afectiva. La primera representa un 90% de la nota final y la segunda un 10% de la nota final. Los aspectos cognoscitivos del curso se evalan a travs de foros, cuestionarios y una prueba final. En la plataforma o aula virtual se ofrecen instrucciones detalladas para cada actividad y la forma en la que el profesor evaluar cada una de ellas. Foros de discusin en lnea: Cada semana el profesor provee un foro de discusin en el cual se va a discutir un tema o se va a desarrollar un caso. El estudiante debe participar en forma activa y respetuosa en la discusin. En cada foro se especifica el ejercicio a efectuar y los criterios que se utilizarn para su evaluacin. Cuestionarios en lnea: Cada semana se presentar un cuestionario con distintas preguntas sobre los temas estudiados en el curso. En cada cuestionario se ofrecen las instrucciones respectivas y los lineamientos sobre tiempo y nmero de oportunidades que se tienen para efectuar la prueba. Prueba final: En la semana 4 se presentar una prueba final. En ese momento se ofrecern las instrucciones precisas para su desarrollo y los criterios mediante los cuales se evaluar. Para la presentacin de la prueba final se concedern varios das adicionales luego de concluida la semana 4, esto para que cada participante la pueda efectuar del mejor modo posible. Los siguientes son los porcentajes de las distintas evaluaciones: Foros de discusin en lnea: 40% (4 foros con valor de 10% cada uno) Cuestionarios en lnea: 30% (4 cuestionarios con valor de 7.5% cada uno) Prueba final: 20% Evaluacin socio afectiva: 10%

La nota mnima de aprobacin es 70. El certificado de aprovechamiento se extiende nicamente en el caso en que se apruebe el curso. La finalidad de la evaluacin socio-afectiva es obtener informacin de la conducta manifestada por el participante, especficamente en cuanto a comportamientos, valores, actitudes y sentimientos. Para su valoracin se emplea el siguiente instrumento que permite la observacin de los siguientes aspectos: participacin, puntualidad, respeto, expresin e interaccin. Bibliografa: Todo el curso se basa en recursos proporcionados a travs del aula virtual, por lo que el participante no tiene que adquirir ningn texto u otro material. Todos los materiales del curso se proporcionan en formatos de texto, HTML o archivos Word o PDF, tambin presentaciones en formatos Flash o Power Point. Tambin en algunos casos hay videos, archivos de audio u otros formatos multimedia. Generalmente se permite la descarga de los materiales a su computadora para que los pueda imprimir o estudiar sin la necesidad de estar conectado a Internet. La bibliografa recomendada es la siguiente: Hawley Jack. Gerenciar desde la Verdad Interior, Editorial Longseller, Argentina, 2001.

Davis Keith. Comportamiento Humano en el Trabajo. Dcima edicin, McGrawHill, Mxico, 2000. Hellriegel Don, Jacson Susan , Slocum Jr. John. Administracin Un enfoque basado en competencias. Dcima edicin, Thomson, Mxico, 2005. Castro Martnez Armando. Administracin del Tiempo. Monografa.

Inscripcin:
Este curso se ofrece en una modalidad de tutora en 100% en lnea empleando los recursos de www.auladeeconomia.com tanto en su web como los recursos su plataforma de enseanza en lnea, donde se ofrecen actividades didcticas como foros, cuestionarios, videos, presentaciones interactivas, wikis, chat, talleres, entre otros, adems de lecturas y ejercicios. El curso tiene una duracin de cuatro semanas que incluyen los materiales y la tutora de un profesor de nivel universitario, y por tanto evacuacin de dudas y explicaciones adicionales. Ver metodologa del curso y experiencias de aprendizaje. Los contenidos del curso son los mostrados en esta pgina. La duracin del curso es de 4 semanas ms una semana adicional para presentar la evaluacin final. Requisitos mnimos de ingreso: Edad mnima de ingreso: 15 aos Condiciones: El participante debe tener un manejo al menos bsico de la computadora, es decir, de Windows, Word, Internet Explorer y uso del e-mail. Nivel acadmico mnimo: Tercer ao de secundaria aprobado. El participante deber presentar constancia del cumplimiento de este requisito enviando un documento que as lo certifique. Otras habilidades requeridas: Ninguna

Cuando La Administracin Del Tiempo No Funciona Bien

No importa cmo se mire, la administracin del tiempo es una herramienta maravillosamente eficaz. El nico objetivo es utilizar las horas del da con sabidura y eficiencia. Sin embargo, hay personas que toman la organizacin del tiempo hasta el extremo.

Aunque suene irnico, hay gente que pierde ms tiempo obsesionado con encontrar maneras efectivas para ahorrar tiempo. Un buen ejemplo, son las personas que pasan horas tratando de encontrar una ruta ms rpida de trabajo por la maana. Esta es una tarea que realmente no vale la pena, esfuerzo y estrs todos los das. Aprender a utilizar efectivamente el tiempo a su favor es importante, ya que hay muchas maneras en que puede ser una desventaja. El tiempo tiene que tenerse en cuenta para relajarse y descansar, as como utilizarlo como una herramienta eficaz. Por ejemplo, si no es necesario trabajar cuando viaja en tren o en avin a una conferencia o reunin, mantenga cerrada la tapa del porttil y disfrute del viaje. De esta manera se llega menos cansado y ms capaces de aprovechar al mximo los puntos planteados. Aunque siempre hay un milln de cosas que hacer y nunca suficientes horas en el da para concluirlas, hay veces en que es muy necesario un descanso para recargar las pilas y dar paso a estrategias eficaces de gestin del tiempo.

Todos se quejan de "no tener suficiente tiempo". Esta declaracin negativa y frustrante a menudo puede dar lugar a sentimientos de decepcin y fracaso por la no realizacin de tareas que han sido previamente preparadas para el da. En algunos casos, las personas llevan esto a los extremos y cancelan vacaciones. Una manera de evitar estas frustraciones es aceptar que no siempre es posible completar las tareas que se dispuso a cumplir, y revise las que si haya podido completar. En muchos casos, los proyectos que se ha asignado, probablemente no eran urgentes y fcilmente podra dejarse a un lado para otro da. Si hay algo que podra fcilmente ser prorrogados hasta el da siguiente, tome su tiempo para descansar. De esta manera usted puede llevarlo a cabo en la mitad del tiempo que habra que tomar cuando est cansado y menos productivo. Pruebe este pequeo experimento para ver si usted puede hacer algunos cambios positivos en su punto de vista y de rutina. -Mencione dos actividades que ocupan mucho de su tiempo personal -Mencione dos actividades que ocupan mucho de su tiempo de trabajo. -Piense en dos actividades que le sorprendan por la cantidad de tiempo que pasa en ellos -Mencione dos actividades que le sorprendan por el poco tiempo que gasta en ellos -Cules son las dos tareas que siente usted debe dedicar ms tiempo a? -Cules son las dos tareas que siente usted puede pasar menos tiempo?

Ahora mire hacia atrs en sus respuestas para determinar si su tiempo se distribuye con eficacia. Usted debe ser capaz de ver qu reas de su da se estn utilizando para su propio beneficio y que estn siendo utilizados en su contra. Esta tarea podra ser llevada a cabo por aquellos que sienten que tienen buenas habilidades de administracin del tiempo, ya que resalta las reas que podran causar problemas potenciales y ayuda a descubrir las tcnicas ms eficaces para tener un da equilibrado.

Administracin del tiempo ms efectiva, una va al xito cotidiano En ese instante MAGICO es cuando queda definido el plan de accin que seguiremos a lo largo de la jornada. Y seguir unas sencillas pautas durante este proceso, nos garantizar aumentar la cantidad y la calidad de los resultados que obtenemos con nuestro esfuerzo.

A continuacin van a encontrar diez elementos importantes a tener en cuanta a la hora de anotar citas y actividades en su agenda. Pero antes de comenzar, y como concepto previo, me gustara repetir la importancia que tiene el que tengamos siempre nuestros objetivos perfectamente definidos y establecidos por escrito.

La causa fundamental por la que muchas personas no alcanzan sus objetivos es precisamente que los dejan simplemente en su memoria, solo para que queden olvidados cuando los primeros obstculos, o otras tareas menos importantes reclaman su atencin.

Recuerden mantener su INTENCION en el FUTURO y su ATENCION en el PRESENTE: denominado as porque es el regalo que nos da el UNIVERSO para que seamos FELICES.

Aprovecha tu tiempo, tu DIA, tu instante y no permitas que tus deseos no se manifiestes por no tenerlos templados. Tenga siempre presentes sus objetivos de una manera clara, a travs de una lista que lleve siempre consigo y que pueda consultar con frecuencia.

De este modo, se garantizar un enfoque claro en aquellos objetivos que usted mismo ha determinado como importantes para su vida.

Claves para un manejo del tiempo ms efectivo Comencemos a desgranar estas diez claves fundamentales que les servir en la planificacin de cada DIA de manera extraordinaria: Clave 1.- Establezca siempre que le sea posibles momentos de tiempo especficos para realizar cada una de las tareas que planifique. No anote simplemente en su agenda

Hacer 30 minutos de ejercicio, sino que determine con claridad a que hora comenzar a hacer ejercicio y en que momento terminar. De este modo tiene instrucciones precisas que seguir, y evitar distracciones que pueden hacerle desviar su atencin del objetivo, para terminar por no realizarlo.

El tener a lo largo del da claramente definido cuando haremos cada una de las tareas que nosotros mismos hemos establecido que necesitan ser hechas, libera nuestra mente de tener que estar constantemente pensando en algo para que no se olvide.

Usted podr enfocarse en cada instante en lo que tiene entre manos, ya que tendr la certeza de que despus estar bien claro lo siguiente que tendr que hacer. Todos los grandes realizadores trazan un plan detallado de su jornada, y despus se cien al mximo posible a ese plan que ellos mismos han creado.

De este modo se garantizan que en cada instante estn haciendo lo ms importante que podran hacer. Clave 2.-Cuando reserve un tiempo para completar una tarea, respete al mximo esa cita con usted mismo.

Si ha establecido un espacio de tiempo desde las 10 hasta las 12, y alguien le pide reunirse con usted a las 11:40, solicite amablemente encontrarse a las 12. De este modo, no tendr que interrumpir su flujo de trabajo, y ser mucho ms efectivo.

En muchas ocasiones tendemos a valorar mucho ms nuestros compromisos y reuniones con otras personas, que las reservas de tiempo que hacemos para trabajar en temas importantes relativos a nuestros propios objetivos.

No caiga en esta trampa. El tiempo que reserve para usted tiene la misma prioridad que la que tendra una reunin con la persona a la que usted ms admire en el mundo. Asigne siempre la prioridad que merecen sus citas con usted mismo.

Clave 3.-Intente por todos sus medios enlazar las tareas que tenga que realizar a lo largo del da.

As, por ejemplo, si tiene una reunin con alguien de 10:30 a 12:45, y alguien pide verle a las 1:00, solictele adelantar la cita a las 12:45. De este modo, consigue dos importantes beneficios.

Por una parte, reafirma el hecho de que su primera reunin ha de terminar a la hora prevista, es decir a las 12:45, ya que a esa hora tiene otro compromiso con otra persona.

Por otra parte, una pausa de 15 minutos entre dos reuniones, raramente es productiva, por lo que juntando sus dos tareas ha logrado ser mucho ms efectivo y aprovechar mejor su tiempo. Clave 4.-Establezca un lapso de tiempo mayor para realizar una tarea del que crea que le llevar completarla.

Si piensa que le llevar 30 minutos, planifique 45 minutos para hacerla. Si cree que le llevar una hora y media, planifique dos horas. Esto le permitir manejar imprevistos que puedan surgir mientras realiza la tarea.

Adems, por regla general, los seres humanos pecamos de exceso de optimismo a la hora de calcular el tiempo que nos llevar completar cualquier tarea. Permtase un margen para no tener que dejar siempre sus tareas a medias porque no le haya dado tiempo a completarlas.

Clave 5.-Procure planificar las tareas que hayan de estar completadas para una fecha determinada con anterioridad a la llegada de esa fecha.

No haga como la mayora de estudiantes que esperan hasta el ltimo instante para preparar sus lecciones. Si un informe tiene que entregarlo el juego, planifique para tenerlo terminado el martes o el mircoles.

Esto le permitir tener un margen de tiempo para solucionar cualquier imprevisto que pueda surgir y le aportar un sentimiento de seguridad y confianza. De este modo, tambin ganar la reputacin de ser un persona que cumple los plazos de entrega con los que se compromete.

Clave 6.-Cuando tenga muchas tareas que completar en una misma semana, procure planificar las ms importantes al comienzo de la semana.

De este modo tendr ms posibilidades de que estas tareas se completen ya que generalmente, al final de la semana el tiempo se hace ms escaso porque suele haber ms temas que solucionar. Adems, cree el hbito de planificar aquellas tareas ms importantes en los periodos de mxima energa para usted.

No cometa el error de asignar las tareas ms importantes a los momentos del da en los que su energa se halle bajo mnimos. De este modo conseguir que las tareas importantes, que generalmente son tareas de envergadura y que nos cuesta realizar, sean mucho ms llevaderas y fciles de completar. Clave 7.-No cometa el error de planificar absolutamente todo su tiempo disponible. Utilice siempre la regla setenta-treinta.

Planifique solo el 70% de su tiempo diario, y deje el 30% sin planificar porque siempre tendr que dar cabida a imprevistos y tareas que surgen como fruto del propio desempeo diario. Muchas personas tienden a planificar hasta el ltimo minuto, solo para verse frustradas cuando su agenda jams se cumple.

Deje espacio en su planificacin para la flexibilidad y para poder amoldarse rpidamente a cualquier tema importante que deba ser tratado de inmediato.

Clave 8.-Mantenga siempre una visin con la suficiente perspectiva de todos sus objetivos en la vida.

Aunque lo normal es planificar la mayora de acontecimientos de su vida con una o dos semanas de anticipacin, procure siempre tener presentes sus mayores objetivos. Esto aportar motivacin a su jornada, ya que ser capaz de ver sus acciones diarias como parte del proceso de convertir sus sueos realidad.

A muchas personas les falta motivacin en sus vidas porque no son capaces de ver la relacin existente entre las tareas que hacen cada da y sus mayores sueos y aspiraciones. No permita que esto le suceda a usted.

Hasta la tarea ms sencilla, si est correctamente planificada, va a tener una gran importancia ya que es un elemento importante en la construccin de sus objetivos.

Clave 9.- Su Planificacin ha de incluir tanto los aspectos profesionales de su vida, como los aspectos personales.

Tome conciencia de la importancia de planificar momentos especficos de tiempo con su familia, realizando actividades de ocio o de disfrute personal, disfrutando de sus amistades

Y tome tambin el tiempo necesario para mejorarse como persona. Dedique un tiempo diario a cuidar la herramienta ms importante que posee: usted mismo.

Clave 10.- Haga una prioridad el hecho de disfrutar de cada instante de su vida. En la vida todos tenemos que hacer tareas que nos resultan agradables, mientras que otras no lo son tanto.

Aprenda a disfrutar tanto unas como las otras. Aprenda a saborear lo bueno de cada situacin, y enfquese en hacer de cada instante de su vida un momento mgico y especial. Tome conciencia de que el hacerlo dependo nica y exclusivamente de usted.

Usted puede hacer que redactar ese informe pesado y aburrido sea un gran momento, si decide conscientemente convertirlo en un gran momento.

Hgase la pregunta Cmo puedo transformar la realizacin de este trabajo en algo especial? Le garantizo que su mente comenzar a darle respuestas de cmo hacerlo. En definitiva, TOME EL CONTROL. Puede que usted no controle algunos de los acontecimientos de su vida, pero le garantizo que lo que siempre controla es como reacciona ante esos acontecimientos.

En su mano est el permitir que esos acontecimientos le afecten negativamente, o que usted los transforme en experiencias maravillosas. No esperes que la suerte golpee a tu puerta y diga: Tengo un trabajo para ofrecerte; uno que te har sentir feliz y completo. T puedes (y debes) organizar el futuro de tu carrera profesional. Este curso gratis de Planificacin de tu Carrera Profesional te ayudar a lograrlo.

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Taller Administracin del tiempo - Presentation Transcript
1. TALLER SOBRE ADMINISTRACIN DEL TIEMPO Cmo administrar bien su tiempo para incrementar la productividad en su trabajo y disfrutar de su tiempo libre GUSTAVO ADOLFO VILLEGAS LPEZ UNIVERSIDAD EAFIT Colombia Objetivo del taller o Analizar costumbres y actitudes actuales relacionadas con el manejo del tiempo y descubrir maneras eficaces de emplearlo en el trabajo y en la vida en general. Temas o El valor del tiempo. o Cmo planear el tiempo? o Criterios para priorizar actividades. o Herramientas: Horario, agenda y listas o Cambie su lugar de trabajo. o El manejo de documentos fsicos y electrnicos. o Cmo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los dems. o Manejo de reuniones. o Manejo del telfono y del correo electrnico. o Preparacin de viajes de negocios, administracin del tiempo durante el viaje. o Programacin del tiempo libre. Metodologa o El taller es prctico y participativo. El recorrido por los diferentes temas se hace de forma dinmica apoyado en tareas y consejos tiles motivando cambios inmediatos en las costumbres de los participantes y en su lugar de trabajo para hacerlo ms productivo. Duracin o El taller presencial tiene una duracin de 16 Horas. o En modalidad virtual, el taller tiene una duracin de 3 semanas con una dedicacin estimada de 8 Horas semanales del participante. 6. o Profesor o GUSTAVO ADOLFO VILLEGAS LPEZ o [email_address] o Ingeniero Mecnico de la Universidad EAFIT, Ph.D. en Ingeniera Industrial y Especialista en Gestin Industrial de la Universidad Politcnica de Valencia (Espaa), Experto en aseguramiento de la Calidad ICONTEC. o Ocupacin actual: o Profesor Investigador Universidad EAFIT o Conferencista y Consultor Internacional Expectativas Iniciales o Qu espero obtener al final de este curso? Objetivo Lugar a donde quiero llegar El valor del tiempo o Siempre que se hace referencia al tiempo se considera nuestro recurso ms valioso.

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Para reflexionar: Qu es el tiempo? Por qu el tiempo es valioso? Para qu hacer un buen uso del tiempo? De qu maneras puedo aprovechar el tiempo? 10. El uso del tiempo o Pocas personas estn dispuestas a reconocer que gran parte del tiempo se malgasta. o Cmo hacer un mejor uso del tiempo? o Pasos: o Analizar la forma en que se aprovecha en los diferentes ambientes (hogar, trabajo, diversin, etc.) o considerar cmo distribuirlo con mayor eficacia 11. Acciones o Lleve un registro del tiempo (al menos 2 semanas). Este registro le proporciona un punto de partida para evaluar en qu debe mejorar. o Divida cada da en secciones de 30 minutos o Registre exactamente a qu se dedic en cada seccin o Evale el tiempo utilizado en tareas productivas e improductivas Cunto tiempo dedica a hacer la tarea equivocada en el momento incorrecto, dejando de cumplir los objetivos fijados para ese da? 12. Examino mi registro para evaluar la eficacia de mi trabajo Grupo 1: Tareas rutinarias Grupo 2: Proyectos en curso Grupo 3: Planificacin y desarrollo 13. Examino mi registro para evaluar la eficacia de mi trabajo Grupo 1: Tareas rutinarias Grupo 2: Proyectos en curso Grupo 3: Planificacin y desarrollo 14. Para responder o Realizo tareas que debera hacer otro? (o que no agregan valor) o Hay patrones repetitivos en el registro? o Siempre me dedico a las tareas del Grupo 1 por las maanas? o Suelo tardar ms de lo calculado para una tarea? o Dispongo del tiempo suficiente para reflexionar y ser creativo? R P = ------ t 15. Trace un plan o Fjese metas personales y profesionales a corto y largo plazo (mi tiempo es mi vida). o Cada meta supondr llevar a cabo una serie de tareas. o Construya un horario en el que balancee las actividades (incluya das de 24 horas y semanas de 7 das). Tomar tiempo para planificar amplia la visin, produce satisfaccin personal, evita el estrs y ayuda a lograr los objetivos. 16. Estrs y envejecimiento o Segn Epel, la gente puede ayudar a reducir el efecto del estrs sobre el envejecer con una variedad de tcnicas, como por ejemplo: Ejercicio moderado Buen sueo Manejo de expectativas y metas Aceptacin - no intentando controlar aquellas cosas que no dependen de mi Encontrar el significado de las cosas Consolidacin de lazos familiares y sociales significativos Creencia espiritual o religiosa o Fuente: http://www.NewsTarget.com/019974.html (agosto/06) 17. Criterios para priorizar actividades o Analice las tareas o Haga una lista de todas las tareas y los objetivos a los que apuntan. Despus seprelas en tres categoras: Tipo A, B o C. Tipo A: Tareas importantes y urgentes Tipo B: Tareas importantes o urgentes, pero no ambas cosas

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Tipo C: Tareas que no son importantes ni urgentes sino rutinarias Si tuviera dudas acerca de alguna tarea, considrela del tipo C o elimnela. 18. Equilibrar tareas diarias TAREAS A TAREAS B TAREAS C Una Jornada Laboral 19. Clasificacin de tareas (adaptacin a partir de Covey) Ms urgentes Menos urgentes Ms Importantes I. Importantes y urgentes II. Importantes no urgentes Menos importantes III. Urgentes no importantes IV. No importantes y no urgentes 20. Para recordar o El tiempo dedicado a trazar un plan nunca se malgasta: siempre llevar a ahorros al final. o El agotamiento se evita haciendo planes de vida, no slo viviendo el da. o Administrar el tiempo significa hacer cosas con ms eficacia, no slo con ms rapidez. o Cada da debe hacer al menos una cosa placentera. o Los momentos de tranquilidad en la oficina, como antes de que vengan los dems, son muy tiles. 21. Momentos de tranquilidad o Usted necesita tiempo para s mismo: tiempo para reflexionar, evaluar prioridades y concentrarse en tareas difciles o prioritarias. o No dispondr de este tiempo si no lo planifica cotidianamente. o No se sienta culpable por encerrarse. o Explique a los dems que tendrn su atencin una vez usted haya disfrutado de ese perodo breve libre de interrupciones y distracciones. o Intente disciplinarse y ocupe este tiempo de manera constructiva: o Dedquelo a tareas del Tipo B que requieren su total atencin. 22. Maximice la eficacia 23. Listas de chequeo o Sirven para asegurar que las actividades que se deben realizar no se olvidarn. o Deben estar visibles o No deben dejarse almacenadas en la memoria. o Se debe aprender a usar la lista, de lo contrario, se puede correr el riesgo de terminar siendo usado por la lista. 24. Agendas o El uso de una agenda requiere disciplina. Permite planificar citas, llamadas, reuniones, compromisos, recordar fechas de entrega de proyectos, etc. o Elija el tipo ms adecuado a sus necesidades o No escatime costos, compre la mejor que pueda o Debe llevarla siempre 25. Usela con eficacia o Separe horarios para realizar tareas B en momentos de mxima energa o Defina horarios de descanso o No escriba en ella las tareas por hacer o Recuerde dejar suficiente tiempo libre cada da para atender cualquier situacin inesperada que surja 26. Generaciones de administradores de tiempo (Stephen Covey) o Primera Generacin: Hacedores de listas (conciencia de lo que deben hacer) o Segunda generacin: Programadores (planean y usan la agenda) o Tercera generacin: Priorizadores (Fijan objetivos y actan de acuerdo a prioridades). o Cuarta generacin: Autoorganizados (en lugar de administrar el tiempo se organizan ellos mismos). 27. Cambie su lugar de trabajo o Considere su escritorio como una lnea de montaje. Por un extremo entran las materias primas (en su mayora en forma de papeles) para ser procesados por una mquina (su cerebro), antes de pasar a la etapa siguiente. Un Just in Time de su escritorio significa tomar conciencia de los papeles y las herramientas y el sitio donde deben estar. 28. Cosas que hacer o Debe vaciar su escritorio de papeles relacionados con tareas anteriores. o La superficie de trabajo debe tener slo lo necesario (productos en proceso). o Ordene los cajones y de ser posible ELIMNELOS o Defina un lugar para sus herramientas (lpiz, tijeras, grapadora, etc) y siempre mantngalas en este lugar.

Foto: Gustavo Villegas L. 29. Cinco palabras en japons SEIRI (Clasificar) SEITON (Ordenar) SEISO (Limpiar) SEIKETSU (Estandarizar) SHITSUKE (Continuar) SEI: SENTIDO 30. Sentido de clasificacin o Clasificar es hacer la diferencia entre lo que se necesita y lo que no se necesita.

Eliminar lo innecesario Se necesita? Est en la cantidad adecuada? Cul es la frecuencia de utilizacin? 31. Sentido del orden o Ordenar es: o Asignar un espacio, a las cosas que se necesitan para ejecutar los diferentes procesos, dentro del rea de trabajo. o Definir un sitio o lugar apropiado para ubicar cada cosa, pieza o herramienta dentro de un sistema lgico . o Distribuir y manejar el espacio adecuadamente. o Tener las cosas listas y al alcance para cuando se necesiten. o UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR 32. Cmo lo Hacemos? Clasificar Es un objeto o informacin necesaria para el objetivo del puesto de trabajo? Es un objeto o informacin innecesaria para el objetivo del puesto de trabajo? Colocar cerca Colocar menos cerca Colocar lejos No es til para nadie A alguien le puede servir Vender, donar o botar Transferir Se usa ocasionalmente Se usa con frecuencia Usados muy de vez en cuando 33. Manejo de documentos fsicos y electrnicos o Solo archive documentos que consultar en el futuro o que requieren algn respaldo. o Ordene los archivos segn frecuencia de uso. o Separe el archivo muerto. o Solo tenga en la bandeja de entrada aquello que est en curso. o Almacene y elimine el resto. o Cree carpetas y subcarpetas para agrupar los documentos relacionados. 34. Manejo del correo electrnico o El correo implica siempre el desencadenamiento de alguna accin. Se deben planear en el da momentos para su lectura. o El E-mail debe gestionarse con agilidad: Eliminarse, responderse, archivarse re-enviarse de forma inmediata. Consejo: Abra su correo electrnico 1 hora despus de que haya llegado a su puesto de trabajo. 35. Para gestionar el correo electrnico Correos recibidos cada da (promedio): 30 80% son informativos basura (24 mensajes) (Tiempo estimado: 24 minutos) 20% Requieren responder, re-enviar con comentarios hacer algo (6 mensajes) (tiempo estimado: 60 minutos) 36. Manejo del correo electrnico o Al escribir correo electrnico: o Los mensajes de correo electrnico deben ser breves y la direccin precisa. o Si debe enviar archivos adjuntos, hgalo luego de escribir los destinatarios y antes de escribir el cuerpo del mensaje. o El lenguaje usado es ms informal. o El encabezado del correo debe indicar claramente el objeto del mensaje. o Enve re-enve mensajes a aquellos que les interesa explicando brevemente por qu usted as lo piensa. Evite enviar mensajes con textos como: puede ser de utilidad, por si les interesa, etc. 37. Cmo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los dems o Generalmente, los planes mejor trazados para administrar el tiempo dependen de otros. Nadie trabaja solo. Es importante conciliar la forma en que los otros administran su tiempo con la suya. 38. Preguntas que debe hacerse o Al programar actividades tengo en cuenta la agenda de los dems? o Escribo demasiados informes innecesarios? o Organizo reuniones sin objetivos concretos y con resultados imprecisos? o Siempre llego puntualmente a las citas y reuniones? o Con qu frecuencia suelo interrumpir a los dems? o (mi jefe, mis colaboradores y compaeros) 39. Manejo de reuniones o Realmente es necesario reunirse? o Podra ahorrar tiempo no convocando la reunin y hablando personalmente, por telfono o va e-mail con los otros. o Si todos los asistentes trabajan para la misma empresa, es til para todos si el tiempo dedicado a reunirse es el mnimo. o Planee la reunin luego de considerar otras posibilidades.

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R P = ------------------------------------- t x Nmero de personas 40. Prepare un orden de la reunin o La duracin de una reunin puede verse muy afectada por el orden en que figuran los temas. o Evite iniciar una reunin con un tema controvertido ya que se puede dedicar un tiempo excesivo en comentarlo. o Empiece con temas rutinarios y directos que supongan decisiones fciles. o Sugiera a los dems que asistan a la parte de la reunin que les concierne. o Recuerde a todos lo acordado en una reunin por escrito. 41. Reflexiones acerca de las reuniones Quin realmente debe estar presente? Todos deben estar presentes todo el tiempo? Debern desplazarse? Se pueden tratar otros asuntos en la reunin? Se puede cancelar la reunin? Examine los temas a tratar Piense que las personas entrarn y saldrn Considere otras posibilidades Aproveche la situacin al mximo Resuelva los asuntos sin reunirse Los temas determinan los asistentes. Los asistentes solo asisten al tema de su inters. Los tiempos de desplazamiento deben sumarse al tiempo de la reunin Programar la reunin slo cuando hayan suficientes temas a tratar. 42. Manejo del telfono o Al hacer llamadas: o Reserve una hora del da para llamar o Haga una lista de las llamadas que debe hacer cada da o Tenga claro el objetivo de cada llamada y preprela como si se tratara de una reunin o Asegrese de tratar todos los temas durante la conversacin o Haga las llamadas por orden de importancia. No aplace las urgentes y difciles o Tome nota de los aspectos discutidos durante la llamada 43. Manejo del telfono o Al recibir llamadas: o Las llamadas pueden tomarlo por sorpresa e interrumpirlo cuando no est preparado. o No es descorts hacerle saber a quien llama que es un mal momento para hablar. o Indique a las personas el horario ms apropiado para que lo llamen. o Si usted le pide a alguien que lo vuelva a llamar, indquele el da y la hora mas apropiado y apntelo en su agenda. o Siempre responda las llamadas que no contesta. 44. Si lo llama un vendedor a ofrecerle un producto o servicio o No le diga que lo llamen mas tarde. Lo harn, y seguramente ser en un momento menos apropiado. o No diga que usted los llamar si no piensa hacerlo o No pida detalles si no est interesado. o No responda a preguntas con oraciones vagas y largas, sea conciso. 45. Preparacin de viajes de negocios, administracin del tiempo durante el viaje o Durante un viaje de trabajo pasar la mayor parte del da reunido. Cuanto ms largo sea el viaje, a ms reuniones asistir. o Es esencial actualizar las notas todos los das; si no, todas las reuniones se habrn confundido cuando regrese a la oficina. o Reserve tiempo todos los das para re-escribir las notas de las reuniones a las que asisti, las decisiones tomadas y las medidas de las que ellas se derivan. 46. Programacin del tiempo libre o No debe sentirse culpable por tomarse tiempo libre. Le ayudar a trabajar con mayor eficacia. o El ejercicio ayuda a reducir el estrs y puede ser una pausa til en caso de que tenga las facilidades para practicarlo al medioda. o Programe su tiempo libre y dedquelo a las personas y actividades ms gratificantes para usted. o Valore su tiempo libre: no lo desperdicie haciendo zapping con el control del TV. o Realice al menos una actividad gratificante y planeada cada da. 47. Para finalizar o Qu compromisos adquiero luego de este Taller?